NIT. 901054891-6 INFORME DE GESTIÓN MAYO 2017 A … · Direccionamiento Estratégico como guía...

Conjunto Residencial Alejandría Real 5

ASAMBLEA ORDINARIA 2018

Marzo 18 de 2018

Hoja No 1

Conjunto Residencial Alejandrìa Real 5/ Carrera 5 No 8-26 www.alejandriareal5.com / [email protected]

NIT. 901054891-6

INFORME DE GESTIÓN MAYO 2017 A ENERO 2018

PROYECCIÓN AÑO 2018

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS



Marzo 18 de 2018

Hoja No 2


INFORME DE GESTIÓN - ADMINISTRACIÓN Mayo de 2017 a Enero de 2018

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 675 de 2001 y con el ánimo de presentar a todos los Copropietarios el Informe de Gestión de Administración de Marzo de 2017 a Enero de 2018, relaciono continuación los hechos más destacados de la gestión: INTRODUCCIÒN La gestión administrativa del Conjunto Residencial Alejandría Real 5, con la implementación del Direccionamiento Estratégico como guía para la gestión de la calidad, permite evitar a futuro la ejecución de proyectos improvisados, asegurando con ello el bienestar de los copropietarios y residentes, así como la seguridad de los bienes privados y de uso común. Aplicando procesos estratégicos (PHVA) en ambientes participativos, transparentes, concertado y de respeto, se garantiza la consecución de servicios excelentes, competentes, con personal motivado y comprometido en el mantenimiento y mejora permanente de las instalaciones, reflejándose ello en el aumento del valor adquisitivo de los bienes y mejora de la calidad de vida de sus residentes. OBJETIVOS GENERALES 1. Dar a conocer las estrategias implementadas por el órgano administrativo del Conjunto orientado

a cumplir objetivos que beneficien a la mayoría de la comunidad.

2. Exponer los cambios desarrollados durante el año 2017, sus costos y beneficios para los propietarios y residentes del Conjunto.

ANTECEDENTES Durante el periodo comprendido entre el 1º de enero al 30 de Abril de 2017, la Constructora URBANSA ostentaba como propietario del Conjunto al no cumplirse el 51% de las entregas conforme lo dispone la Ley 675 de 2001, en consecuencia era la autoridad administrativa del Conjunto (Consejo y Administrador). En Asamblea del 22 de abril de 2017, la Constructora URBANSA hace entrega del Conjunto a sus propietarios conforme lo dispone la Ley 675 de 2001, articulo 52, allí se nombro el nuevo Consejo de Administración quien bajo las facultades otorgadas por el Reglamento de Propiedad Horizontal No 02304 de fecha 13 de Mayo de 2016 dispuso nombrar como Administrador del Conjunto a la empresa Alianza Inmobiliaria a partir del 1º de Abril de 2017. El día 7 de Mayo de 2017 se llevó a cabo la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios 2017, esta reunión contó con un quórum total del 55.124 % y estuvo enmarcada por el absoluto respeto, intervenciones concisas y claras, con total orden se presentaron cada uno de los temas propuestos y se aclararon las dudas respectivas, en esta reunión se sometieron a votación y fueron aprobados los Estados Financieros del año 2016 e informe con corte 31 de marzo de 2017, así mismo se aprobó el Presupuesto para la vigencia del 2017, cabe resaltar que esta reunión se caracterizó por su agilidad y la gran parte de las dudas presentadas a los informes fueron atendidas en la oficina de Administración en los días y horarios establecidos para tal fin. Todos los resultados de la Asamblea General Ordinaria fueron publicados en las carteleras del Conjunto y en la página Web, de igual manera fue publicada la respectiva acta.



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Hoja No 3


A inicios del mes de Mayo la empresa Alianza Inmobiliaria solicita la cancelación del contrato por voluntad propia, siendo aceptada la renuncia al cargo y por ende previa a una auditoría financiera y administrativa se hizo entrega del cargo el día 1º de Julio de 2017, en esa misma fecha por decisión unànime de los miembros del Consejo de Administración, se nombra a quien en su momento era presidente del Consejo de Administración (DANIEL MORALES) como administrador del Conjunto, esto en forma provisional hasta la convocatoria de asamblea con el fin de ejecutar los proyectos que se habían desarrollado por el Consejo . A partir del 1º de Julio, toma posesión el señor DANIEL MORALES, como nuevo administrador y en conjunto con el Consejo de Administración se aprobaron y llevaron a cabo varios proyectos que han beneficiado al conjunto en los aspectos de seguridad, convivencia y bienestar. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Con el fin de tomar las mejores decisiones que beneficiaran a todo el conjunto y buscando un beneficio general se realizo un análisis de riesgos y mejoras aplicando la metodología del Sistema de Gestión de Calidad a través del ciclo PHVA (Planear, hacer, verificar y actuar) Frente a la seguridad se llevo a cabo un estudio por parte de la empresa ASEISA la cual permitió detectar falencias que podrían poner en riesgo los bienes de los residentes, realizando la planeación y ejecución de proyectos que permitieron mejorar las condiciones de seguridad del Conjunto. Respecto a la convivencia, previo análisis de los factores que afectaban éste ítem, se llevo a cabo la implementación del Manual de Convivencia, basado en las normas vigentes (Ley 1801 de 2016), que permitieron fortalecer la prevención, disuasión y corrección de las conductas que afectan la convivencia pacífica de los residentes, a pesar de ello se ha visto casos aislados de afectación a la convivencia pacifica, especialmente con los temas de control de las mascotas, manejo de basuras en las torres y el alto volumen, conductas que más afectaron la convivencia en el Conjunto durante el año 2017. Por último,tenemos el bienestar, la cual va muy ligada a los proyectos de embellecimiento de las instalaciones, toda vez que éstos van orientados a aumentar el valor adquisitivo de las propiedades, permitir que los residentes habiten en un lugar agradable, que el personal de planta (aseo, mantenimiento, seguridad y piscina) tenga sentido de pertenencia con el Conjunto transmitiéndolo en las labores desarrolladas a diario. Así las cosas, durante el transcurso del año 2017, la gestión fue la siguiente; Nombre Proyecto: Pagina web: Se adquirió la página web del conjunto la cual permite tener

recursos tecnológicos para que los propietarios mantengan informados de las novedades presentadas en el Conjunto.

Fecha implementación: Marzo de 2017

Costo total invertido: $ 120.000, incluye la creación de la página web, hosting 1 Giga, dominio



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Hoja No 4


propio. Área afectada. Bienestar

Nombre Proyecto: Dia de los niños

Fecha implementación: Abril de 2017

Costo total invertido: $ 200.000, actividades de recreación, bombas, piñata y refrigerio. Área afectada. Bienestar

Nombre Proyecto: Recibimiento de Gimnasio y Salon social

Fecha implementación: Mayo de 2017

Costo total invertido: $ 250.000, se realizó una actividad de zumba dirigida con los asistentes.

Área afectada. Bienestar

Nombre Proyecto: Señalización de zonas

Fecha implementación: Julio de 2017

Costo total invertido: $ 560.000

Área afectada. Seguridad.



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Hoja No 5


Nombre Proyecto: Inauguración piscina


Costo total invertido: $ 155.250, se contrató recreacionistas, anuncios y señalizaciones iníciales. Área afectada. Bienestar

Nombre Proyecto: Adecuación oficina de administración: Se adquirió para el conjunto un

Computador marca HP Tres en uno, Escritorio, Impresora con sistema de tinta continua, Software contable,

ANTES DESPUES


Costo total invertido: $ 2.857.000 Corresponde a un computador de buena tecnología, escritorio, elementos de oficina, impresora multifuncional de tinta recargable, y software contable Word Oficce con licencia por un año.

Área afectada. Seguridad

Nombre Proyecto: Citofonia virtual



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Hoja No 6


Fecha implementación: Agosto de 2017

Costo total invertido: $ 970.000, mensualmente se hace una recarga de aproximadamente $ 50.000 de minutos a celular.


Nombre Proyecto: Polarizado de Piscina, portería y gimnasio

ANTES

DESPUES

Fecha implementación: Agosto 2017

Costo total invertido: $ 644.000


Nombre Proyecto: Instalación del sistema de ingreso peatonal a través de Tags de acceso, los

cuales permiten mejorar la seguridad y comodidad de ingreso al conjunto por parte de los residentes. Asi mismo se instaló sistema de ingreso restringido en la puerta del Gimnasio y acceso peatonal hacia la salida vehicular.

Fecha implementación: Agosto 2017

Costo total invertido: $ 4.098.000; este precio incluye el sistema de cierre electromagnético de las dos puertas de la recepciòn, gimnasio y 400 Tags para entrega a los residentes



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Hoja No 7



Nombre Proyecto: Control acceso vehicular: A través de la página web del conjunto se creó el

sistema de Control de acceso vehicular para visitantes, asi mismo el personal de seguridad tiene acceso a información sobre propietarios y autorizaciones que permiten dar mayor seguridad al ingreso y salida del conjunto.

Fecha implementación: Agosto de 2017

Costo total invertido: $ 223.000, Costo correspondiente a la Tablet y soporte.


Nombre Proyecto: Tarjetas integrales y vehiculares: Con el fin de mejorar la seguridad del conjunto se adquirió tarjetas en PV para propietarios y vehículos. De la misma forma el respectivo tarjetero para mayor control de los mismos.

Fecha implementación: Septiembre de 2017

Costo total invertido: $ 417.000, su implementación está orientada a mejorar la seguridad para el ingreso de personas y uso de las zonas comunes, esta inversión se considera autosostenible debido a que los propietarios cancelaron la suma de $ 1.500 para obtener su tarjeta.




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Hoja No 8


Nombre Proyecto: Adecuaciòn recepción para recibido de encomiendas y atención a visitantes. Se realizó una adecuación de la zona verde en donde quedo un andén que permite que

los visitantes, domiciliarios y demás se anuncien a través de una pequeña ventana adecuada en la recepción.

ANTES DESPUES

Fecha implementación: Octubre 2017

Costo total invertido: $ 500.000, esto incluye el cambio de ventana y construcción de anden.


Nombre Proyecto: Adecuación del Shut de basuras para separación de los residuos sólidos y preparación para el proceso Multiusuario de recolección de basuras

Se llevo a cabo una remodelación al interior del shut en el cual se construyo tres módulos en ladrillo y enchapados

conforme a las normas técnicas exigidas por la Secretaria de Salud, con el fin de realizar la separación de residuos

sólidos, Se realizo el cambio de las puertas originales debido a

que éstas habían sido fabricadas en un material no apto para el uso del shut y presentaban riesgo para la

integridad de las personas.

Fecha implementación: Octubre y Noviembre de 2017

Costo total invertido: $ 988.000.

Área afectada. Bienestar.



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Hoja No 9


Nombre Proyecto: Celebración día de Hallowen y semana de receso

Fecha implementación: 31 de octubre de 2017

Costo total invertido: $ 550.000 / En la semana de receso se realizaron talleres de pintura y clases de natación, asi como en Hallowen se realizo unas actividades con los menores y sus padres y se entregaron unos pequeños detalles con dulces para los niños.


Nombre Proyecto: Embellecimiento jardines, dos exteriores y dos interiores

ANTES

DESPUES

Fecha implementación: Noviembre de 2017

Costo total invertido: $ 4.800.000 / Precio correspondiente a dos jardines delanteros, dos internos, y cerca viva cerca delantera. Área afectada. Bienestar



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Hoja No 10


Acción: Remodelación y adecuación de la recepción

Fecha implementación: Noviembre 2017

Costo total invertido: $ 6.271.000 (Estucada, pintura, decapado pisos, sala de espera, guardaescobas, arreglo fachada recibidor)


Acción: Instalación de cerca eléctrica: Se adquirió el sistema de cerca eléctrica con una

extensión de 420 mt, quedando cubierto el 100% de la zona perimetral.

Fecha implementación: Diciembre 2017

Costo total invertido: $ 4.480.000


Acción: Instalación del circuito cerrado de TV. Se adquirió para propiedad del conjunto el

Sistema de Circuito Cerrado con un total de 22 cámaras de alta definición.



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Hoja No 11


Fecha implementación: Diciembre de 2017

Costo total invertido: $ 17.257.000: Es de aclarar que se logró gestionar con la empresa de seguridad ASEISA un apoyo económico para la consecución del sistema por valor de $ 16.000.000 el resto de dinero fue aportado por el Conjunto. Área afectada. Seguridad

Acción: Remodelación salón social, compra de 50 sillas, 6 mesas y sonido

Fecha implementación: Diciembre de 2017 Costo total invertido: $ 4.435.000 (Estuco, pintura, decapado pisos, 50 sillas, 6 mesas, 6

lámparas, sonido) Área afectada. Bienestar

Acción:Iluminación: Durante el año 2017 se realizó la optimización de la iluminación de las torres y zona administrativa, la cual consistió en el cambio de bombillos incandescentes por lámparas Led de 12 W

Fecha implementación: Diciembre de 2017.

Costo total invertido: $ 2.257.000




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Hoja No 12


Nombre Proyecto: Actividades navideñas, decoración interna y externa del conjunto

Fecha implementación: Diciembre de 2017

Costo total invertido: $ 3.600.000, Este valor corresponde a la decoración navideña del Conjunto,

de la recepción, torres y pesebre, así como bonos entregados al personal de seguridad, aseo y piscina. Área afectada: Bienestar y convivencia

Acción: Remodelación Gimnasio

ANTES DESPUES

Fecha implementación: Enero de 2018

Costo total invertido: $ 1.500.000 ( Estuco, pintura, espejos, cambio de luces)




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Hoja No 13


OTRAS ACTIVIDADES Nombre Proyecto: Sorteo de estacionamientos

Fecha implementación: Septiembre, diciembre y enero.

Costo total invertido: $ 120.000, Corresponde a la compra de pinpones, papelería y alquiler de

sillas en el mes de Septiembre ya que no se contaba con las mismas. Área afectada. Bienestar

Acción: Estudios para implementación Plan de Emergencias

Fecha implementación: Enero de 2018

Costo total invertido: $ 0 El estudio se lleva a cabo por parte de Correcol, la agencia de seguros de zonas comunes. Se debe disponer de un presupuesto para la elaboración y aprobación y certificación del plan de emergencia y su implementación. Área afectada. Seguridad

Acción: Lavado de Tanques y fumigación de zonas comunes

Fecha implementación: 12 de Febrero de 2018 Costo total invertido: $ 1.100.000




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Hoja No 14


Nombre Proyecto: Actividades de la mano con las autoridades del Municipio

Apoyo en la pintura artística de los muros exteriores frente al conjunto

Apoyo para la realización de clases de Gimnasia por parte de la Alcaldía en el

Conjunto dirigido a todos sus residentes.

Costo total invertido: $ 0


Nombre Proyecto: Otras actividades y gestion

Reparaciones de algunos daños presentados en la reja perimetral

Mantenimiento de zonas verdes, podado, instalación de zonas de

riego.

Se colocaron carteleras de

goma para cada torre.

En coordinación con la empresa

Habitad los escombros se recogen directamente por dicha empresa evitando la salida por

parte de carreteros.

Se realizo una reestructuración de las zonas de

estacionamiento (pendiente aprobación asamblea)

Se vincula el conjunto a la Red de Apoyo de la Policía

de Mosquera.



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Hoja No 15


POLIZA DE ZONAS COMUNES: Para el mes de septiembre se logró la compra de la Póliza de

Áreas Comunes, luego de realizar un estudio de las diferentes opciones entregadas en el mercado, lográndose con esta compra no solo mantener protegido el Conjunto de posibles pérdidas económicas sino bajar el presupuesto en casi $ 950.000 pesos mensuales. La póliza adquirida cuenta con las siguientes coberturas;



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Hoja No 16




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Hoja No 17


REUNIONES ADMINISTRADOR – RESIDENTES: Así mismo, en el mes de Noviembre se llevo a cabo reuniones por parte de la Administraciòn con cada uno de los integrantes de las torres con el fin de socializar aspectos de convivencia, seguridad y bienestar para el conjunto, en el cual se llego a un acuerdo por parte de los residentes para mejorar las relaciones interpersonales con sus vecinos. RECIBIMIENTO DE ZONAS COMUNES Para el año 2017 se llevó a cabo el recibimiento de las siguientes zonas comunes. Es de aclarar que el procedimiento de llevo a cabo a través de simple observación y bajo las condiciones de contar con una garantía de un año por daños, toda vez que en la asamblea anterior no fue aprobado el contratar una empresa de ingeniería especializada en el tema de recibimiento técnico de las zonas, así;

JULIO: Se recibió la piscina con todo el sistema de maquinas, caldera, luces, baños y señalización principal para el uso de la misma.

AGOSTO: Se recibieron los puntos fijos de las doce torres, el cual incluye los puntos contra

incendios. Frente al tema, el suscrito Administrador solicitó las certificaciones de funcionamiento de las mismas y si cumplían con las normas técnicas, encontrándose que efectivamente cumplen con la norma NSR-10, en donde el proyecto se clasifica como Residencial Familiar (R-2) K.2.10.3.

NOVIEMBRE: La empresa CODENSA instala los contadores de energía de las zonas comunes, a partir de allí se inicia la facturación a nombre del Conjunto.

DICIEMBRE: Se recibió el cuarto de bombas y tanques de reserva de agua, maquinaria que fue entregada con la certificación del proveedor de mantenimiento y funcionamiento.

En general se realizaron todos los mantenimientos programados de acuerdo con las necesidades de Conjunto, siempre con el ánimo de mejorar día a día el estado de la Copropiedad. A continuación resaltamos algunos de los temas más relevantes presentados durante el año 2017; GARANTIAS PISCINA: Para el mes de diciembre de 2017 se evidencio que la piscina estaba presentando una baja de nivel del agua, en consecuencia y luego de una verificación por parte de la empresa contratada como administradora del mismo, se dispuso solicitar la garantía de la misma siendo intervenida por URBANSA. DAÑOS ELECRICOS TORRES 6, 8 Y 10: Para los meses de octubre a diciembre, las torres empezaron a presentar daños en el alumbrado de los pasillos, motivo por el cual se solicitó a URBANSA la intervención de las mismas, luego de las verificaciones por parte de la constructora se informa que las redes eléctricas no presentan falla y que el daño de los temporizadores es por el mal uso del sistema. En vista de lo anterior se solicitó a la póliza de seguros la verificación y según informe emitido se encontró que los mismos residentes habían cambiado algunos swih de timbre por swch eléctricos lo que generaba el daño de los temporizadores. COSTO EXAGERADO SERVICIOS PUBLICOS: Se realizó reclamación ante Hydros Mosquera por el costo exagerado en el valor del consumo del mes de enero de 2018 el cual llego por un valor de



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14.500.000 por concepto de Agua. Una vez realizado un estudio a las redes hidráulicas se evidencio una tubería averiada, daño no perceptible pero que no afecta el valor de la facturación de cada apartamento. IMPOSICION COMPARENDOS Y MULTAS POR CONVIVENCIA

Durante el periodo comprendido entre el 1 de Julio de 2017 al 31 de Enero de 2018 se impusieron los siguientes comparendos y multas, así;

Tipo Infracción Cantidad

Comparendo pedagógico Trabajar en horarios no establecidos 35 (obreros)

Comparendo pedagógico Realizar bulla o escándalo en horario no autorizado 3 propietarios 10 obreros

Comparendo pedagógico Sacar los perros sin supervisión del propietario 4 propietarios Llamados de Atención Realizar bulla y escándalo, perturbando la tranquilidad

de las personas 3 arrendatarios 1 propietario

Llamado de atención Sacar los perros sin supervisión del propietario 1 Propietario 1 Arrendatario

Multa $ 30.000 Sacar perro sin supervisión y botar basuras por las ventanas del apartamento

1 arrendatario

Multa $ 50.000 Realizar bulla y escándalo, perturbando la tranquilidad de las personas

2 arrendatarios

Total percibido por multas convivencia $ 130.000

REUNIONES CON EL CONSEJO DE ADMINISTRACION Entre Abril a Diciembre de 2017 se llevaron a cabo un total de 19 reuniones por parte del Consejo de Administración en donde se tomaron las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. Usted puede descargar todas las actas en la página www.alejandriareal5.com CARTERA 2017-2018:

La recuperación de la cartera ha sido el eje principal de la Administración, la cual ha presentado un comportamiento variado durante el transcurso del año 2017, es así como se recibió por parte de la Constructora a marzo 31 de $ 45.357,000, lográndose a la fecha reducir la cartera a un total de 25.579.900, (Cartera mayor a 30 días con corte 20/03/2018) véase el documento “Cartera detallada” el cual puede encontrar en la página web del conjunto. Frente al tema la Administración ha venido realizando acciones tendientes a que dicha cartera no se aumente a través de los cobros persuasivos o pre jurídicos conforme a las atribuciones conferidas por la Ley 675 de 2001, así mismo se han realizado 9 actas de conciliación o acuerdos de pagos. Actualmente por contraer una cartera superior 120 días se iniciaron acciones jurídicas en contra de cuatro apartamentos teniendo en cuenta su elevada deuda por concepto de Administración, así;

TORRE 10 Apartamento 602 DIANA CAROLINA PRADA ROJAS 1.368.000,00

TORRE 7 Apartamento 501 DANIEL RICARDO POVEDA SÁNCHEZ 1.141.000,00

TORRE 7 Apartamento 204 JEISSON ALBERTO TIBOCHA GUZMÁN 1.110.600,00

TORRE 10 Apartamento 204 TATIANA RICO MARULANDA 980.500,00

http://www.alejandriareal5.com/documentos



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Hoja No 19


Acciones que se tuvieron que realizar a través de la Abogada CONSUELO GHISLAYNE BONILLA ALONSO con TP No 110276 del C.S.J, debido a la negativa por parte de los propietarios de acercarse a la Administración para realizar un acuerdo de pago o solucionar dicha situación, a pesar de los constantes cobros persuasivos realizados por el Administrador en cumplimiento a lo señalado por la ley 675 de 2001. LISTADO DE CARTERA

El artículo 29 de la Ley 675 de 2001 dispone " Participación en las expensas comunes necesarias.

Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al

pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios

comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de

acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal. (...)

Artículo 30. Incumplimiento en el pago de expensas. El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior. (Declarado exequible mediante Sentencia C-343 de 2004)

Mientras subsista este incumplimiento, tal situación podrá publicarse en el edificio o conjunto. El acta de la asamblea incluirá los propietarios que se encuentren en mora.

En concordancia con lo anterior el articulo el artículo 49 de la norma ídem, Parágrafo 2°, dispone que la convocatoria asamblea contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes, en consecuencia anexo a la citación se allegará la relación de la cartera a la fecha de la convocatoria junto con la ejecución de presupuesto del año 2017. Lo anterior para conocimiento y fines correspondientes. Atentamente, Daniel Morales Parra

Administrador Conjunto Alejandria Real 5.

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