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Revista de Facility ManagementNewsletter de la Sociedad Española de Facility Management - SEFM

Número 03 Año 0 Diciembre 2003

Columna de OpiniónCarta de Gregorio Chueca.

Miembro de la Junta Directiva de la SEFM

Seminario“Espacio y Talento”.

Seminario organizado por Steelcase

EncuentroII Encuentro Andaluz deFacility Management

ForosIV Foro de Empresas Finacieras

V Foro de Empresas deTelecomunicaciones

La SEFM es una asociación sin ánimo de lucro fundada 1998 que representa a losFacilities Manager en España y tiene por finalidad promover el reconocimiento, laprofesionalidad y la implantación del Facility Management en las empresas y en elsector público.

Teléfono: 91 632 5682 E mail: info@sefm.org www.sefm.org Centro Superior de Arquitectura. C/ Alameda, 14, 28014 Madrid · La Salle Ingenieria y Arquitectura. C/ Lluçanes, 41, 08022 Barcelona

Publicación de

Miembro de

Patrocinadores

ArtículoCreando una “Ventaja Competitiva” por

Asset & Facilities Management.Nicholas Hodson

Director General de EC Harris, España

IV Desayuno de trabajoDesayunos de trabajo FAMA SYSTEMS.

Mª Teresa Bessa Sánchez Directora Comercial & Marketing

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Estimados colegas y amigos:

Trabajo en una gran empresa y he vivido en primera persona la evolución del mundo empresarial e inmobiliario enlos últimos años. Nuestro entorno es cada día más exigente y competitivo y requiere una mejor organización y explo-tación de los recursos, de todos los recursos.

En este entorno he apreciado una evolución paulatina desde la organización de los Servicios Generales a una ges-tión más amplia, que al principio no sabía cómo denominar, pero que modificaba de forma sustancial los plantea-mientos y objetivos originales de nuestras áreas de gestión tradicionales.

Hemos avanzado desde la responsabilidad para la prestación de servicios comunes a la organización empresarial,casi sin darnos cuenta y sin dejar de prestar esos servicios cada día mejor, a ampliar nuestros horizontes asumiendode forma mucho más específica la gestión de un patrimonio inmobiliario, tanto en propiedad como en alquiler.

Nuestros objetivos han cambiado, dejando de ser vistos por los demás como un mero proveedor de servicios, osea, un "gastador", y convirtiéndonos en un generador de valor con resultados, a veces, superiores a los de áreas denegocio muy consolidadas y en uno de los factores más importantes para incidir en la satisfacción de los empleados,que son los que en su labor diaria generan riqueza en las empresas.

El descubrimiento de la existencia de la SEFM y sus propuestas profesionales me permitió ver todo este procesodesde un punto de vista mucho más amplio y rico, que abría todo un mundo de nuevas oportunidades y alternativas.

Creo que la SEFM es un medio importante para compartir con colegas y proveedores de servicios nuevas ideas yhorizontes.

Desde este espíritu, que compartimos todos los miembros de la Junta Directiva de la SEFM, os hago llegar nues-tro compromiso para avanzar en la mejora del Facility Management, de forma que cada día sea más eficaz y reconoci-da profesional, laboral y socialmente.

Un cordial saludo.

Editorialpor Carta de Gregorio Chueca. Miembro de la Junta Directiva de la SEFM

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Número 03 Año 0 Diciembre 2003

Teléfono: 91 632 5682 E mail: info@sefm.org www.sefm.org Centro Superior de Arquitectura. C/Alameda, 14, 28014 Madrid · La Salle Ingenieria y Arquitectura. C/Lluçanes, 41, 08022 Barcelona

Losnuevossocios

La SEFM quiere expresar su más cordial bienvenidaa todos los nuevos asociados profesionales y empre-sariales.

Nuevos miembros Corporativos:

REGUS BUSINESS CENTER S.A.Centro de Negocios Internacional. Su representante es Bernardode Vicente Lancho, Director General.TEST GRUPO JGEmpresa dedicada a la Ingeniería de Edificación, Control deCalidad, y Dirección de Puestas en Marcha. Además realizanProyectos de Ingeniería de Mantenimiento y Sistema Informáticode Gestión de Mantenimiento MANTTEST.COM.Sus representantes son Rafael Moya, Director de Mantenimientoy Josep Orti, Gerente.VALORIZA FACILITIES S.A.U.Empresa de Gestión Integral de Edificios e Inmuebles,Instalaciones y Reformas.Es una Sociedad que pertenece en su totalidad a Grupo SacyrVallehermoso.Sus representantes son Javier Arias de Luxan, ConsejeroDelegado e Ignacio Hernández Antolín, Director Técnico.VITALIS VIDA EN EL TRABAJO, S. L.Con central en Madrid y sucursal en Barcelona, es una empresadedicada a la Gestión de Espacios y Equipamiento Integral deOficinas. Está representada por el Sr. Gonzalo Manchón,Presidente y Javier Álvarez, Gerente de Ventas.JOHNSON CONTROLS GR IFM, S. L.Incorpora Nuevos Miembros:Esta empresa ha incorporado tres nuevos miembros comosocios: Pilar Abellán Campos como Services Consultant,

Gemma Casteleiro de Torres como Responsable de Seguridad ySalud y Emilio Marín Cazorla como O&M Manager.

Nuevos miembros Corporativos:

ANTONIO RODRIGUEZ ARCINIEGA; Ingeniero, Jefe de Mantenimiento de CESCE.

FELIPE BOLAÑOS FERNANDEZ; Industrial, Gerente de la empresa Bolaños Mobiliario, S.A.

PEDRO ANTAS PEREZ: Ingeniero Industrial Superior y Profesor de la Escuela Superiorde Arquitectura de la Coruña. Su cargo es el de Director deDepartamento de Obras y Contratación del Banco Pastor (sedeen La Coruña).

VICTOR MANUEL ALBOR MARINA; Consultor, Office Manager de Freelance.

Un nuevo miembro estudiante:

RAUL IRADIER estudiante de la Escuela Superior deArquitectura de Madrid.

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Número 03 Año 0 Diciembre 2003

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Espacio y Talento "cómo atraer, estimular y retener

el talento”.

El pasado 13 de noviembre, tuvo enlugar en el Hotel Ritz de Madrid, elSeminario "Espacio y Talento", organi-zado por AF Steelcase, uno de nues-tros más veteranos asociados.

La jornada, todo un éxito, contó con laasistencia de más de 300 directores derecursos humanos de las más impor-tantes empresas españolas, lo cuál nosda fe del interés que está adquiriendoel "espacio" como herramienta de ges-tión del talento, en las organizaciones.

En el seminario se mostró cómo elentorno laboral puede convertirse enuna herramienta fundamental para atra-er, motivar y retener a los trabajadores.Se analizó, además, cómo un entornode trabajo bien diseñado y adaptado acada actividad y usuario puede aumen-tar el rendimiento de modo significativo,y se desvelaron las claves del espaciode trabajo como herramienta de gestiónque permite crear organizaciones diná-micas y productivas, contribuyendo aque las empresas mejoren sus resulta-dos.

Las jornadas, Presididas por AlejandroPociña, Presidente de AF Steelcase,contaron los la presencia de José LuisLópez Saldaña, Director de I+D yDiseño de Espacios en AF Steelcase,para hablar sobre el concepto"Inspiration office". Por otro lado, losponentes invitados, Santiago Álvarezde Mon, de IESE, Alfonso Jiménez, deWatson Wyaat y Juan Carlos Cubeiro,todos reconocidos y prestigiosos gurúsen el mundo de los recursos humanosque hablaron sobre gestión de la diver-sidad, tendencias en la gestión de per-sonas y el desarrollo y liberación detalento y como el entorno influye enor-memente en ese capital, el más impor-tante con el que cuentan las empresas,que es el capital humano

Así, José Luis López Saldaña, Directorde I+D, Diseño de Espacios yMarketing de AF Steelcase, nos hablóde cómo el entorno estimula el compor-tamiento. El "Inspiration Office". Analizócomo el entorno de trabajo ofrece un

potencial desconocido para reforzar laeficiencia y eficacia de las estrategiascorporativas. Mostró novedosos princi-pios de diseño de espacios que permi-ten descubrir cómo desarrollar el talen-to, la innovación, la comunicación, elaprendizaje y la toma de decisiones delos individuos y los grupos, generandosimultáneamente bienestar a los mis-mos y mejoras demostrables en lacuenta de resultados.

Álvarez de Mon disertó sobre laGestión de la Diversidad, y explicó queen un mundo crecientemente global einterdependiente, el desafío de la diver-sidad reclama colocar el talento de losprofesionales en el núcleo de la organi-zación, más allá de diferencias socia-les, políticas y culturales.

Alfonso Jiménez con su ponenciaTendencias en la gestión de personas,explicó como será el mercado laboralen los próximos años y que la escasezde profesionales altamente preparadosgenerará una mayor competencia ylucha por el talento lo que obligará areformular las políticas en la gestión delas personas. De esta forma, se revisa-ran las políticas de czompensación,comunicación, imagen en el mercadoexterno así como los entornos de traba-jo que se convertirán en elementos deatracción y motivación.

Finalmente, Cubeiro trató el tema deldesarrollo y liberación del Talento. Elpotencial de mejora, de las tendenciasy avances del Management En los últi-mos años, el management ha avanza-do enormemente en la detección deltalento y la concreción del potencial demejora de cada uno.

No cabe duda que iniciativas comoesta, son fundamentales para dar aconocer este sector, avanzar en la pro-fesionalidad del desempeño del FacilityManagement e impulsar su implanta-ción en las empresas como medio parala optimización de sus recursos.

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Como ya viene siendo habitual, Fama Systems S.A., celebró el pasado 28de Octubre su 4ª Edición de los Desayunos de Trabajo FAMA.Los Desayunos de Trabajo FAMA, nacieron con la voluntad de ser unamuestra de agradecimiento hacia nuestros clientes, y poco a poco, graciasal buen recibimiento de los profesionales que nos acompañan en cadaedición, se han convertido en el Foro y Punto de encuentro más impor-tante de los profesionales de las distintas áreas de Gestión de Inmueblesy Facility Management.Cerca de 90 Directivos y Profesionales de las áreas de inmuebles acudie-ron a la cita, consolidando la aceptación e interés que recibimos al orga-nizar dichos actos.El 4º Desayuno de Trabajo FAMA tuvo lugar en la planta 20 de la TorreMapfre de Barcelona, desde la cual los asistentes pudieron apreciar unasmagníficas vistas del nuevo distrito 22@ y de la Torre Agbar.En esta ocasión contamos con dos temas de gran importancia y novedad,expuestos de la mano de sus máximos responsables.D. Joan Majó Cruzate, Presidente de 22@ y Ex Ministro de Industria yEnergía, nos expuso una visión completa del Proyecto 22@bcn.El 22@ es el Proyecto urbanístico de mayor envergadura que se acome-te en Barcelona. Con más de 1 millón de m2 de suelo y con un potencialde techo de 4 millones de m2. D. Joan Majó nosmostró la concepción del Proyecto, desde elpunto de vista de la convivencia de usos, la flexi-bilidad morfológica, los planes de mejora urbana,los equipamientos, las actividades, los planes deinfraestructuras; hasta los objetivos que ya sonuna realidad en cuanto a: el planeamiento apro-bado, las empresas e instituciones instaladas, lasactividades Hoteleras, de Ocio, Universidades,Investigación, y viviendas proyectadas.D. Josep Lluís Altimira, Director de Gestión deEdificios de Agbar, nos expuso una visión muypoco conocida de la emblemática Torre Agbar.

Edificio singular proyectado por el reconocido arquitecto Jean Nouvel. Elproceso creativo de la Torre Agbar se inicia con la ubicación de la mismaen el eje urbanístico futuro del 22@, y de su entorno, Barcelona y elMediterráneo.En dicho proceso, hay dos criterios fundamentales: la expresión artísticade su verticalidad y, sus formas y volúmenes coincidentes con la Obra deGaudí y los perfiles de las montañas de Montserrat. El proceso culminacon el espectacular diseño de las "dos pieles exteriores" y del diseño inte-rior, en los que el juego de colores y la luz son determinantes para enten-der la singularidad y el atractivo del edificio como sede corporativa de unaCompañía de reconocido prestigio y presencia en el Sector del agua.En esta edición contamos además con la cálida y especial colaboraciónde los Presidentes de las dos Asociaciones Profesionales de FacilityManagement de nuestro País: D. José Mª Díez Aguilera, Presidente de laSEFM, y D. Francisco Vázquez Médem, Presidente de IFMA España.Ellos nos presentaron el papel que desempeñan tan importante, a travésde sus respectivas Asociaciones, en la divulgación, apoyo y profesionali-zación de esta Disciplina y Sector del Facility Management, así como laimportancia estratégica que dichos departamentos están adquiriendo ennuestras Compañías.

Número 03 Año 0 Diciembre 2003

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IV desayuno de trabajo FAMA

El pasado 23 de octubre tuvo lugar en la SedeCentral de CEA, en Sevilla, el 2º EncuentroAndaluz de Facility Management. Este foro organi-zado por la Sociedad Española de FacilityManagement y Gestión óptima-Grupo Chavsa,junto con la colaboración de la Confederación deEmpresarios de Andalucía, el Colegio Oficial deIngenieros Industriales de Andalucía Occidental, yel Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla se haconvertido en el punto de encuentro más impor-tante del sector en el sur de España. Esta segun-da edición ha superado en número de asistentes ala primera, al tiempo que se ha realizado un pro-fundo esfuerzo en seguir contando con ponentesde primer nivel.En las sesiones del II Encuentro Andaluz deFacility Management hubo la oportunidad de cono-cer de la mano de destacados profesionales eneste ámbito los beneficios de implantar en susorganizaciones las técnicas más actuales de ges-tión de inmuebles como recurso clave para sucompañía. La ponencia de Simón Chavarri -GrupoCHAVSA- expuso la necesidad de contar con unametodología que soporte el cambio en la estrategiade uso del espacio de trabajo considerando la inte-rrelación entre personas, espacios y tecnología,logrando de este modo un espacio de trabajo inte-grado.Fernando de Miguel -Schlumberger- abrió una

perspectiva diferente al considerar las implicacio-nes de un acontecimiento traumático e inesperadosobre la actividad del negocio, así como las impli-caciones económicas de estas circunstancias: v.gr.pérdidas de 200.000 dólares/hora en un call-cen-ter. Desde Ferroser, Juan Díez de los Ríos, aña-dió una reflexión sobre los costes de mantenimien-to de un edificio, y los factores que influyen sobrelos mismos, desde el diseño inicial, el uso del edi-ficio hasta la legislación o la ubicación geográfica.Carmen Ramos - Fama Systems- incidió en lafalta de información que un Facility Managerencuentra en su labor diaria, y las distintas relacio-nes con el resto de los departamentos de laempresa, señalando el uso de herramientas CAFMcomo una ayuda imprescindible en la gestión.Para finalizar la jornada, intervino José María Álva-

rez de Iberdrola quien mostró la problemática de suorganización y el tremendo proceso de cambioorganizativo que está en marcha, y que se ve refle-jado en la creación de una nueva sede corporativa yel traslado y reubicación de más de 1200 personas.Estas diferentes visiones de varios aspectos de lastareas de los facilities managers, completaron unaidea global a los asistentes.La positiva experiencia acumulada en estas edi-ciones, tanto como punto de encuentro de profe-sionales del sector, como lugar de intercambio deconocimiento y experiencias, nos anima a comen-zar el camino hacia la preparación de un nuevoEncuentro. Si desean más información sobre elparticular, no duden en contactar. Reserven susagendas para el Tercer Encuentro Andaluz de FM,y hasta pronto.

II Encuentro Andaluz deFacility Management

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En la actual coyuntura económica las empresas se han vistoobligadas a revisar en profundidad sus estructuras de costes,buscando incrementos de productividad, que permitan lograrventajas competitivas en los mercados nacionales e internacio-nales.A pesar de ocupar, en muchos casos, el segundo lugar en loscostes estructurales, después de los salarios, la gestión de losactivos inmobiliarios y del FM, rara vez aparece entre los obje-tivos estratégicos de las compañías.Un reciente estudio realizado en el Reino Unido, país pionero enla implantación de estrategias de gestión de activos inmobilia-rios y FM, por el economista Roger Bootle ha llegado a lassiguientes conclusiones:a. El uso inapropiado de los activos inmobiliarios ocasiona a lascompañías pérdidas anuales de aproximadamente 25.000 millo-nes de Euros.b. Detener esta hemorragia incrementaría en hasta un 13% elmargen bruto.c. Una reducción de un 10% de los costes de FM supone unahorro de 1.800 millones de Euros anuales.d. La gestión de edificios ocupados por sus propietarios se harevelado mucho más ineficaz que la gestión de instalaciones enrégimen de alquiler, llegando a suponer pérdidas de hasta15.000 millones de € al año.Esta mejor gestión viene dada por el mayor enfoque de valorque supone ver un gasto concreto de forma mensual como esel alquiler. Además de las conclusiones del estudio mencionado, debemostener en cuenta que es crítico para la obtención de buenosresultados en el core business de cualquier compañía podergarantizar una optimización del uso de sus activos y sobretodouna total confianza en la disponibilidad de sus propiedades y detodas las actividades de soporte a su negocio.

El objetivo en este campo de las organizaciones, tanto públicascomo privadas, debe ser: realizar una gestión pro-activa de losactivos y facilities relacionados que permita conseguir una rela-ción óptima entre servicio y costes, consistente con las necesi-dades del negocio.La experiencia demuestra que acciones tan simples como:1. Claridad y alineación de los objetivos del negocio con losrequerimientos de los activos inmobiliarios.

2. Recopilar información de los activos inmobiliarios:- Su estado- Planes de inversión apropiados- Compromisos contractuales de alquiler

3. Crear una cultura que exija examinar el valor de todos y cadauno de los activos4. Optimizar la cadena de suministros y establecer criterioscomparativos de los resultados de gestión obtenidos, enfocán-dolo en:

- Mejora de los marcos de relación con los proveedores- Concentración y consolidación de los proveedores.- Contratos enfocado en promover una mejora continua

5. Desarrollar procesos de gestión de activos y de facilities cla-ros y soportados por una estructura de IT flexible.6. Implicación de la dirección de inmuebles en las decisionesestratégicas de la Compañía. pueden mejorar de forma signifi-cativa los resultados de la gestión de activos inmobiliarios con-siguiendo lo siguiente:A. Incremento del retorno de los capitales invertidos gracias aun mejor aprovechamiento de los activos inmobiliarios.B. Soluciones de distribución de espacios mucho más eficientesy flexibles.C. Reducción de los costes operativos, mejoras de la calidad devida de los usuarios del espacio y garantías de no interrupcio-nes del negocio.D. Claridad en la contabilidad, en la imputación de costes aso-ciados a las distintas unidades de negocio.E. Facilidad a la hora de auditar.F. Control de gestión eficiente y mejorar a la hora de tomar deci-siones.G. Liberar recursos claves de gestión para concentrarlos en elcore bussiness de la compañía.En España la gestión de los activos inmobiliarios, a la hora debuscar ventajas competitivas, ha sido tradicionalmente olvida-da. Pero a medida que se incremente, como sin duda lo hará, lapresión para mejorar los resultados ¿podrán seguir las com-pañías permitiéndose ignorar el importante impacto en los bene-ficios que tendría elevar el perfil de la gestión de activos inmo-biliarios al nivel de los recursos humanos o la dirección finan-ciera?.

Nicholas Hodson. Director General de EC Harris, España, S.L.

Creando una “Ventaja competitiva”

Durante los meses de Octubre yNoviembre se realizaron estos dos ForosSectoriales.

CAJA MADRID fue el anfitrión del IV FORODE EMPRESAS FINANCIERAS en suSede de Paseo de la Castellana y allí sereunieron el día 15 de Octubre los repre-sentantes de las empresas BBVA, DEUST-CHE BANK, CITIBANK, SUMASA, BSCH,BANESTO y del Instituto de la Empresacomo invitado especial. Ángel Tejedor Velasco, Subdirector

General del BBVA y nuevo coordinador delForo, presentó el tema principal delencuentro: "Outsourcing versus laOrganización tradicional de Servicios FM".Dos expertos en el tema hicieron interesan-tes presentaciones y animaron el posteriordebate: Vicente Álvarez Cascos, Directorde Facilities Management deCushman&Wakefield-Healey&Baker yMiguel Ángel Pascual, Director delDepartamento de Outsourcing de Indra.El V FORO DE TELECOMUNICACIONEStuvo lugar el día 5 de Noviembre en la

SEDE SOCIAL DE TELEFONICA S.A. enGran Vía 28. Participaron: UNI 2, AMENA,TELEFONICA DE ESPAÑA, VODAFONE,y TELEFONICA MOVILES. Luis SanSegundo, Director de Servicios InternosCorporativos de TELEFONICA S.A., coor-dinador y en esta ocasión anfitrión del forosirvió de guía junto con dos de sus colabo-radores en la visita a dicho edificio. EmilioGarcía Perulles, Director de OficinaTécnica y Contratación de FERROVIALSERVICIOS S.A., presentó su ponenciasobre Service Level Agreements (SLA´s).

IV Foro de Empresas Finacieras y VV FFoorroo ddee EEmmpprreessaass ddee TTeelleeccoommuunniiccaacciioonneess