COOPERATIVA DE SACHICULTORES DE COLOMBIA.SACHACOOP

REGLAMENTO CONSEJO DE ADMINISTRACION - 1 ACUERDO No. 01 de 2015

Por el cual se adopta el reglamento interno del CONSEJO DE ADMINISTRACION de la Cooperativa de Sachicultores de Colombia SACHACOOP. El Consejo de Administración de la Cooperativa Multiactiva SACHACOOP, en uso de sus atribuciones legales y Estatutarias y.

CONSIDERANDO Que el artículo 55, de la Cooperativa Multiactiva SACHACOOP., consagra dentro de las facultades y atribuciones del Consejo de Administración, la de dictarse su propio reglamento.

ACUERDA CAPITULO I

COMPOSICION, INSTALACION, SEDE Y CONVOCATORIA ARTICULO 1º. COMPOSICION La conformación del Consejo de Administración será la siguiente: a. Cuando el número de departamentos sea igual o inferior a cuatro (4), estará conformado por dos (2) miembros principales y dos (2) miembros suplentes, personales, elegidos por cada uno de los departamentos, para períodos de un (1) año. b. Cuando el número de departamentos que conforman la Cooperativa, sea igual o superior a cinco (5), el Consejo de Administración estará conformado por un (1) miembro principal y un (1) miembro suplente personal de cada uno de los departamentos para períodos de un (1) año. PARAGRAFO : En caso que el número de representantes para integrar el Consejo sea par se elijará uno más en representación del departamento que más asociados tenga. ARTICULO 2°. REQUISITOS. Para ser miembro del Consejo de Administración se requiere: a. Ser asociado hábil de la Cooperativa, al tenor de los estatutos y de los reglamentos. b. Ser fundador o tener una antigüedad como asociado de por lo menos dos (2) años o haber servido con eficiencia por lo menos un (1) año en Comités Especiales u otro cuerpo colegiado de la Cooperativa. c. No haber sido sancionado durante los dos (2) últimos años anteriores a la nominación, con suspensión o pérdida de sus derechos sociales. d. No estar incurso en alguna de las incompatibilidades o inhabilidades previstas en este estatuto y en la ley.

e. Comprobar un mínimo de veinte (20) horas de educación cooperativa y tener conocimientos básicos o experiencias en dirección y administración de empresas. f. Ser técnico, tecnólogo, profesional o acreditar experiencia de un (1) año equivalente en el área de la administración y/o cultivo del Sacha Inchi. g. Los miembros del Consejo de Administración, no podrán ser parientes entre sí, ni con los miembros de la Junta de Vigilancia, el revisor fiscal o empleados de manejo y confianza, dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad, ni estar ligados por matrimonio o unión libre. ARTICULO 3º. Vacantes. El Consejero que habiendo sido oportunamente convocado, dejare de asistir a las sesiones del Consejo sin causa justificada por tres (3) ocasiones consecutivas, o por cuatro (4) ocasiones discontinuas durante un mismo año, será considerado como dimitente. En tal evento se producirá la vacante automática del cargo, hecho que será comunicado al afectado dentro de los ocho (8) días siguientes a su ocurrencia, por la Junta de Vigilancia. Producirá igualmente la vacancia automática del cargo la pérdida de uno de los requisitos para ser consejero o el hecho de presentarse alguna de las incompatibilidades o inhabilidades señaladas en este estatuto. En caso de presentarse vacantes, el Presidente del Consejo de Administración llamará al suplente correspondiente. Las vacantes que se presenten en el primer año del período del respectivo consejero, serán cubiertas en la siguiente Asamblea General Ordinaria, para un período igual al que correspondería al suplente llamado a cubrir la respectiva vacante. PARAGRAFO: Serán causas justificadas las siguientes: Excusa por escrito 12 horas antes de la reunión del Consejo con comunicación directa a través de correo electrónico en respuesta al citante. El consejero principal deberá prever con tiempo su inasistencia para habilitar su suplente por escrito, y que este asista habilitado a la sección del consejo. ARTICULO 4º. INSTALACION: El Consejo de Administración se instalara por derecho propio con posterioridad a su elección por la Asamblea General, dentro de los quince (15) días siguientes a la elección, eligiendo dentro de sus miembros principales; un Presidente, un Vicepresidente y un secretario. Esta elección se realizara únicamente con votación de los miembros principales. ARTICULO 5º. LUGAR DE LA REUNION: El Consejo de Administración por regla general sesionara en las oficinas principales de La Cooperativa, salvo que por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido y en forma ocasional, decidan reunirse en lugar diferente y que este quede establecido en la convocatoria. ARTICULO 6º. CITACION: El Consejo de Administración será citado por el Presidente, sesionara con la asistencia de sus miembros principales y suplentes cuando el principal le cediere la principalía por escrito al suplente por ausencia temporal del mismo, todos los miembros principales del Consejo de Administración, serán citados previamente, a las sesiones del Consejo de

Administración podrán concurrir el Gerente, el Revisor Fiscal y la Junta de Vigilancia cuando sean invitados. ARTICULO 7º. CALENDARIO DE REUNIONES: Al instalarse, El Consejo de Administración acordara el calendario de reuniones Ordinarias con su horario, para el respectivo periodo y el cual establecerá como mínimo una reunión mensual. Adoptado este, la secretaria lo entregara por escrito a cada miembro para su seguimiento, sin perjuicio de que se produzcan las citaciones previas a cada reunión. Por razones ampliamente justificadas, el Consejo de Administración podrá alternar parcialmente el calendario y horario de reuniones Ordinarias, dicha determinación se notificara a los interesados por lo menos con veinticuatro (24) horas de anticipación a la fecha y hora previstas inicialmente, tal verificación se podrá hacer siempre y cuando no se suprima la reunión prevista. ARTICULO 8º. CONVOCATORIA: La convocatoria para sesiones ordinarias la realizara el Presidente del Consejo de Administración, esta convocatoria deberá efectuarse y notificarse con una antelación no menor de setenta y dos (72) horas y con indicación del temario. La convocatoria a las sesiones extraordinarias las podrá hacer el Presidente del Consejo de Administración, el Revisor Fiscal, la Junta de Vigilancia o en su defecto el Gerente, Deberá notificarse de acuerdo con la prioridad del asunto.

CAPITULO II DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION – FUNCIONES – SECRETA RIADO –

COMITES ESPECIALES ARTICULO 9º.DESIGNACIONES: Instalado el Consejo de Administración, designara entre sus miembros principales, un Presidente, un Vicepresidente y un Secretario para el respectivo periodo. El Vicepresidente será elegido en la misma sesión en que se elija al Presidente y reemplazara a este en sus ausencias temporales o definitivas, durante las cuales ejercerá las funciones previstas en el artículo siguiente. PARAGRAFO. El Consejo de Administración cuando lo estime conveniente, en cualquier momento, puede cambiar sus dignatarios. ARTICULO 10º. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION: Al Presidente del Consejo de Administración, como coordinador de la gestión del Consejo, le corresponden las siguientes funciones: a. Vigilar el fiel cumplimiento de los estatutos y reglamentos, y de las decisiones adoptadas por la Asamblea General y el Consejo de Administración. b. Representar al Consejo de Administración en todos los actos oficiales de la Cooperativa. c. Promover, en asocio con los demás miembros del Consejo, la preservación del buen nombre de la Cooperativa y de sus relaciones con entidades e Instituciones

privadas y oficiales, nacionales o internacionales, con el público en general y con los Sachicultores en particular. d. Convocar y servir de moderador en las reuniones del Consejo de Administración y velar porque se desarrollen conforme a lo establecido en el respectivo reglamento. e. Aprobar con su firma las Actas de reuniones del Consejo. Además de las funciones estatutarias, las siguiente s: a. Presidir y ordenar las sesiones del Consejo y todos los actos solemnes de la Cooperativa. b. Suscribir con el Secretario los Acuerdos, Resoluciones y Actas del Consejo de Administración. c. Cumplir y hacer cumplir el reglamento. d. Hacer que los consejeros concurran puntuales y asiduamente a las reuniones y vigilar, con el concurso del secretario el registro que se lleva para comprobar la asistencia. e. Proponer los nombres de las personas para integrar los comités establecidos en los estatutos o creados por la Asamblea General o del Consejo de Administración, así mismo coordinar la integración de las comisiones especiales que fueren necesarias. f. Dirigir el debate interno de las sesiones del Consejo de Administración e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad. g. Requerir los Comités y Comisiones designadas para que presente los informes de las tareas que se les hayan encomendado. h. En general, ejercer las demás atribuciones que le asigne el Consejo de Administración o los Reglamentos. ARTICULO 11º. DESIGNACION DEL SECRETARIO DEL CONSEJ O DE ADMINISTRACION: El Secretario del Consejo de Administración será elegido de su seno. Corresponde al Consejo de Administración autorizarle a su secretario, el uso de los medios o instrumentos auxiliares que requiera para desempeñar su labor, tales como auxiliares, instrumentos de grabación o similares. En todo caso, corresponde al Secretario, garantizar al máximo de prudencia y cuidado en el uso de los auxiliares o medios para el desempeño de su trabajo. ARTICULO 12º. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son funciones del Secretario: 1. Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar. 2. Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos, objeto de las deliberaciones y acuerdos. 3. Firmar las Actas, los acuerdos, las resoluciones, junto con el Presidente y dar fe de los mismos. 4. Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones de proyectos, correspondencia y otros documentos que deben ser conocidos y considerados por el Consejo de Administración.

5. Enviar al organismo correspondiente, los informes, actas y documentos que sean pertinentes. 6. Colaborar con el Presidente del Consejo de Administración en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por este último como consecuencia de las labores del Consejo de Administración. 7. Enviar la documentación que se acuerde, a todos los consejeros y demás asistentes de las mismas. 8. Las demás que le asigne el Consejo. ARTICULO 13º. COMITES: Independientemente de elegir los Comités Estatutarios; el Consejo para el mejor cumplimiento de sus funciones, podrá integrar Comisiones permanentes o transitorias que se encarguen del estudio de asuntos específicos. Los informes de las comisiones deberán ser presentados por escrito.

CAPITULO III FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION

ARTICULO 14º. FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACI ON: a. Planear, organizar y dirigir la ejecución de las políticas y directrices trazadas por la Asamblea General, procurando el cumplimiento de los fines señalados por ésta y la realización del objeto social de la Cooperativa. b. Diseñar, aprobar y revisar permanentemente la estructura administrativa de la Cooperativa, crear o suprimir los cargos a medida que las necesidades de la Cooperativa lo exijan, fijar sus funciones y establecer su remuneración. c. Coordinar los planes y programas de la Cooperativa y establecer anualmente sus propias actividades, establecer prioridades y determinar objetivos en la ejecución de los proyectos a cargo de las distintas dependencias. d. Orientar y aprobar el plan estratégico. e. Orientar y aprobar el presupuesto anual de la Cooperativa con base en los ingresos y en los requerimientos de los planes y programas de actividades, de conformidad con los proyectos que para su estudio debe presentar el Gerente; controlar, y evaluar su ejecución. f. Autorizar los gastos extraordinarios que no figuren en el presupuesto y efectuar a la vez los traslados de recursos que estime conveniente. g. Reglamentar la aplicación de los fondos y recursos de la Cooperativa. h. Determinar las políticas en materia de adquisición de equipos e implementos, así como la de inversión y endeudamiento, de la Cooperativa. i. Crear provisiones técnicamente calculadas para constituir e incrementar fondos que garanticen a los trabajadores de la Cooperativa el pago de sus prestaciones sociales legales y extralegales. j. Convocar oportunamente a la Asamblea General Ordinaria y a las Asambleas Extraordinarias cuando a su juicio éstas sean convenientes y necesarias y atender la petición que en tal sentido le formulen la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal o un quince por ciento (15%) de los asociados hábiles.

k. Presentar cada año a la Asamblea un informe detallado de su gestión y de los resultados de las actividades de la Cooperativa y sobre su verdadera situación económica y social, junto con un proyecto de aplicación de excedentes que corresponda a los planes y proyectos de desarrollo de la Cooperativa. l. Nombrar al Gerente y subgerente, fijar su remuneración y señalar el valor máximo que constituirá el tope de competencia de estos funcionarios en operaciones diferentes a las de comercialización de Sacha Inchi y otros productos y las de provisión agrícola, actividades para las cuales el Consejo podrá fijar topes especiales cuando lo estime conveniente, orientar, controlar y evaluar su gestión. m. Autorizar al Gerente para adquirir, gravar o enajenar muebles e inmuebles y para celebrar y ejecutar actos, contratos y operaciones cuyo valor exceda el tope de su competencia. n. Crear e integrar los comités especiales y comisiones auxiliares que sean necesarios para la adecuada prestación de los servicios de la Cooperativa; orientar, controlar y evaluar su gestión. o. Fijar el monto y la naturaleza de las fianzas que han de exigirse a los funcionarios y agentes de la Cooperativa que tengan a su cargo la administración, manejo y custodia de valores y especies. p. Mantener comunicación permanente con los órganos de vigilancia y fiscalización para facilitar el pleno cumplimiento de sus funciones. q. Decidir sobre el ingreso y retiro de los asociados y sobre el traspaso o devolución de aportes. r. Imponer a los asociados las sanciones contempladas en este estatuto. s. Proponer a la Asamblea un proyecto de reglamento de la misma, adoptar su propio reglamento y los demás reglamentos de funcionamiento, procedimiento y prestación de servicios. t. Resolver las dudas que surgieren en la interpretación de los estatutos y reglamentar por medio de Acuerdos las Resoluciones adoptadas por la Asamblea General. u. Autorizar al Gerente la celebración de convenios o contratos con otras Cooperativas o entidades públicas y privadas, tendientes a la expansión y mejoramiento de los servicios. v. Decidir sobre la integración de la entidad con otros organismos del sector cooperativo o con entidades de distinto carácter jurídico de conformidad con la ley y designar a la persona o personas que la representarán ante las mismas. w. Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales o extrajudiciales y autorizar al Gerente para adelantarlas, ponerles término y transigir cuando sea necesario. x. Reglamentar lo que se requiera para el desarrollo del objeto social de la Cooperativa y que sea de su competencia. y. Las demás atribuciones que le señalen la Ley y los Estatutos y todas aquellas que no estén asignadas expresamente a otro órgano y que le correspondan como administrador superior de la entidad.

CAPITULO IV DE LAS SESIONES

ARTICULO 15º. SESIONES: De conformidad con lo establecido con este reglamento, las sesiones de El Consejo de Administración serán presididas por el Presidente o el Vicepresidente, a falta de estos presidirá un miembro principal. Las Sesiones serán de dos (2) clases: Ordinarias y Extraordinarias: Las Ordinarias son aquellas que se ocupan de desarrollar las funciones de El Consejo de Administración en forma normal y periódica, conforme al calendario que para efecto se adopte. Las Extraordinarias, son aquellas que se efectúan para tratar asuntos de extrema urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideración en reunión ordinaria. ARTICULO 16º. QUORUM. Constituye quórum para deliberar y tomar decisiones validas, la asistencia de por lo menos cinco (5) miembros principales o suplentes personales cuando estos tengan carta de autorización del principal para asumir la principalía temporalmente. Se considera que un consejero no ha asistido a una reunión cuando haya transcurrido quince (15) minutos de la misma y este miembro no se haya presentado. De la misma manera si se presentase a la hora citada pero se retira antes de la hora de finalización estipulada en la citación, se considera que no asistió. ARTICULO 17º. DECISIONES: Las decisiones del Consejo de Administración por regla general, se adoptaran por mayoría simple de votos. Lo resuelto regirá a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. Cuando sea necesario y por solicitud de algunos de sus miembros, se decidirá sobre la adopción del voto secreto. ARTICULO 18º. ORDEN DEL DIA: Al iniciar la sesión, el Presidente someterá a consideración el orden del día, una vez aprobado, la reunión deberá acogerse a él rigurosamente, solo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime de los miembros principales, podrá ser alterado o suprimido algunos de los puntos anteriores. ARTICULO 19º. DELIBERACIONES: En las deliberaciones del Consejo de Administración participaran los miembros principales o en ausencia de estos los suplentes, autorizados con carta y se procurará que las decisiones se tomen en consenso, sin embargo, en razón de la necesidad de agilizar el debate o introducirle orden al mismo, el Presidente podrá limitar las intervenciones de los miembros. ARTICULO 20º. INTERVENCIONES: Las intervenciones de los asistentes a las sesiones ordinarias o extraordinarias, deberán concentrarse a los asuntos que se estén discutiendo. La sesión se regirá por los procedimientos y técnicas del debate

usualmente aceptadas y garantizando la participación democrática de los miembros del Consejo. El Revisor Fiscal, la Junta de Vigilancia y el Gerente, tendrán voz pero no voto en las deliberaciones. ARTICULO 21º. PRESENTACION DE PROYECTOS: Los consejeros están en facultad de presentar proyectos, programas e iniciativas específicas a consideración del Consejo, pero no serán estudiadas en la misma sesión en que se presenten. ARTICULO 22º. RESERVA DE LOS ASUNTOS TRATADOS: Los miembros del Consejo de Administración, el Secretario y las demás personas que asistan a la reunión, están obligados a guardar discreción sobre los asuntos que sean tratados en dichas reuniones. ARTICULO 23º. ACUERDOS Y RESOLUCIONES: Las decisiones del Consejo de Administración, se expresan en Acuerdos, Resoluciones y otras disposiciones, Los Acuerdos serán decisiones de carácter general, con vigencia permanente y versaran sobre reglamentaciones fundamentales de la Cooperativa. Las Resoluciones corresponden a decisiones particulares y por medio de ellas se desarrollaran y reglamentaran los Acuerdos. Los Acuerdos y Resoluciones serán presentados formalmente, redactados de conformidad con las normas legales y estatutarias vigentes, técnicas y jurídicas legalmente aceptados. Las demás decisiones que correspondan al giro normal de las operaciones no tendrán las formalidades anteriores y bastará con que ellas aparezcan registradas en las Actas del consejo. ARTICULO 24º. ACTAS: Las Actas de las reuniones, que redactara el Secretario, contendrán por lo menos los siguientes puntos: a. Lugar, fecha y hora de sesión. b. Conformación del quórum. c. Nombres y apellidos de los consejeros asistentes y no asistentes y de las demás personas que concurran a la reunión. d. Registro de las correspondientes excusas. e. Relación clara y sucinta de todos los aspectos tratados, de las constancias y proposiciones presentadas y la forma como fueron evacuadas. f. Decisiones aprobadas, con los votos a favor, en contra o en blanco, con su texto literal cuando se trate de acuerdos y resoluciones especiales. g. Hora de clausura de la sesión. h. Llevar archivo de los anexos. PARAGRAFO. Las Actas serán firmadas por el Presidente y Secretario de la sesión en que fueron consideradas y aprobadas.

CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 25º. PRESENTACION DE EXCUSAS POR NO ASISTE NCIA: Por regla general, el miembro principal del Consejo de Administración que no pueda concurrir, deberá informar con la debida anticipación (12 horas) al Secretario o al Gerente explicando las razones que lo asisten. Cuando sobrevengan hechos intempestivos o de fuerza mayor, que impidan presentar anticipadamente la excusa. Esta deberá presentarse en la sesión siguiente para su consideración. ARTICULO 26º. COMITES: Los comités especiales establecidos en los Estatutos o creados por decisión de la Asamblea General o del Consejo de Administración, aplicarán en lo pertinente, para sus deliberaciones, las normas contenidas en el presente reglamento. ARTICULO 27º. MATERIAS NO REGULADAS: Las materias y situaciones no reguladas en el presente reglamento, así como las dudas de interpretación, serán resueltas por El Consejo de Administración con el voto favorable de por lo menos las dos terceras partes de los miembros principales asistentes o suplentes personales habilitados según este reglamento. ARTICULO 28° VIGENCIA Y DEROGACION. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones anteriores y que le sean contrarios. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dado en Medellín, a los 04 días del mes de febrero de 2015. Original firmado Original firmado HERNÁN GIRALDO CORREA VICTHA LUCÍA VERA POLANÍA Presidente Secretaria

Medellín, Febrero 04 de 2015

Señores

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

SACHACOOP

Cordial saludo

Yo JUAN CAMILO BUITRAGO JIMENEZ identificado con cedula de ciudadanía número 71.367.843

de Medellín manifiesto que he decidido de manera voluntaria prestar a la Cooperativa de

SachiCultores de Colombia – SachaCoop mis servicios profesionales en el cargo Subgerente de

manera gratuita y por lo tanto eximo a la cooperativa de toda responsabilidad que pueda

generarse en nuestra relación.

Cordialmente,

_______________________________

JUAN CAMILO BUITRAGO JIMENEZ

C.C. 71.367.843 de Medellín

Medellín, Febrero 04 de 2015

Señores

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

SACHACOOP

Cordial saludo

Yo CARLOS ANDRES PALACIO LOPERA identificado con cedula de ciudadanía número 71.762.662

de Medellín manifiesto que he decidido de manera voluntaria prestar a la Cooperativa de

SachiCultores de Colombia – SachaCoop mis servicios profesionales en el cargo Gerente y

Representante Legal de manera gratuita y por lo tanto eximo a la cooperativa de toda

responsabilidad que pueda generarse en nuestra relación.

Cordialmente,

_______________________________

CARLOS ANDRES PALACIO LOPERA

C.C. 71.762.662 de Medellín