NODO VELEZ CARARE OPON INFORME DEFINITIVO DE...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 N° 10-30 6306420 Tel. Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

Página 1 de 136

NODO VELEZ CARARE OPON

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000150 28 Agosto 2014 )

ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLIVAR

WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO REPRESENTANTE LEGAL

ALCALDE

VIGENCIAS AUDITADAS 2012 y 2013

2014




INFORME DEFINITIVO


Página 2 de 136


EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Profesional especializado

ELVENY PABON VILLABONA Profesional especializado

ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor fiscal

Coordinadora Auditoría




INFORME DEFINITIVO


Página 3 de 136

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 1.1 CONTROL DE GESTION 5 1.1.1 Factores Evaluados 5 1.1.1.1 Ejecución Contractual 5 1.1.1.1.1 Análisis contractual vigencia 2012 6 1.1.1.1.2 Análisis contractual vigencia 2013 41 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 77 1.1.3 Legalidad 78 1.1.4 Gestión Ambiental 79 1.1.5 Línea de las tecnologías de la información 82 1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 83 1.1.7 Evaluación del sistema de Control Interno 90 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 92 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 95 1.2.1.1 Estados Contables 95 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 111 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 113 1.3 OTRAS ACTUACIONES 126 1.3.1 Legalización de los Recursos de Colombia Humanitaria 126 1.3.2 Seguimiento a Controles de Advertencia 126 1.3.3 Atención de Quejas y Denuncias 126 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE OBSERVACIONES 130 1.5 CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADOS Y COMUNICADOS 133

1.6 PRONUNCIAMIENTO Y/O DICTAMEN DE AUDITORIA:

134




INFORME DEFINITIVO


Página 4 de 136

INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular al MUNICIPIO DE BOLIVAR- SANTANDER a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social de las vigencias 2012 y 2013, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas y la evaluación al Sistema de Control InterN°

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Santander, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el MUNICIPIO DE BOLIVAR- SANTANDER, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: análisis estados financieros y presupuestales, gestión contractual, plan de mejoramiento, control interno, quejas y denuncias y controles de advertencia que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales.




INFORME DEFINITIVO


Página 5 de 136

1 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada al MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER durante las vigencias 2012 y 2013 el concepto sobre control de la gestión se determinó como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 1.1.1. Factores Evaluados La auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual Rendición y revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Plan de mejoramiento Control Interno TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables Gestión Presupuestal Gestión Financiera

1.1.1.1 Ejecución Contractual El proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, modalidad regular, se practicó a la gestión contractual del MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012 y 2013, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER, se determinó que la entidad celebró para la vigencia 2012 la siguiente contratación:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 58 $1,736,971,081

Prestación de Servicios 67

$ 537,818,447

Suministros 97

$ 925,281,712

Consultoría u Otros 32 $ 671,227,563

TOTAL 254 $3,871,298,803

Fuente: Alcaldía Municipal Elaboro: Secretaria De Planeación Y Secretaria De Gobierno




INFORME DEFINITIVO


Página 6 de 136

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual de las vigencias 2012 y 2013, es CON DEFICIENCIAS como consecuencia de los hechos y observaciones que se relacionan a continuación: 1.1.1.1.1. ANALISIS CONTRACTUAL VIGENCIA 2012 Conforme a la relación de contractos realizada por la entidad entregada al equipo auditor se establece que para la vigencia 2012, el Municipio de Bolívar realizó 254 contratos por valor total de $3, 871, 298,803. En cumplimiento del PGA -2014, el equipo auditor seleccionó muestra contractual de 17 contratos por valor de $1, 551, 770,740.00 cuya muestra corresponde al 40 % del valor total contratado y ejecutado por el ente territorial. N CTO MODALIDAD OBJETO DEL

CONTRATO VALOR CONTRATISTA SUPERVISO

R

CSP-002

DIRECTA `PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL MANEJO DE PLATAFORMAS ESTATALES. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN Y AVANCE DEL PLAN DE DESARROLLO. ADSCRTA A LA SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLÍVAR SANTANDER`

17,600,000

EDILMA ARIZA CORTES

ADRIANO JEREZ QUIROGA

CI-007-2012 DIRECTA EL MUNICIPIO DE BOLIVAR. SE COMPROMETE PAR CON EL CENTRO EDUCATIVO HORTA MEDIO SEDE A. A TRASFERIR RECURSOS PARA COFINANCIAR LA ADECUACION. MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS SEDES EDUCATIVAS QUE CONFORMAN EL CENTRO EDUCATIVO HORTA MEDIO. DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

30,500,000

CENTRO EDUCATIVO HORTA MEDIO SEDE

JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA

CS-002-2012 SELECCIÓN ABREVIADA

SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS. UNIFORMES Y ELEMENTOS NECESARIOS CON EL OBJETIVO DE DESARROLLAR. ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y RECREATIVAS QUE CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE

62,100,000

JORGE ESPINOSA MOGOLLON





INFORME DEFINITIVO


Página 7 de 136

LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACION EN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

COP-003-2012

SELECCIÓN ABREVIADA

REPOTENCIACION. MANTENIMIENTO Y EXTENSION DE REDES DE ALUMBRADO PUBLICO DEL SECTOR RURAL DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

74,620,980

CONDISLEC E.U.


MCCS-015 MÍNIMA CUANTÍA

`SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM) PARA LA OPERACIÓN DE DOS (2) VOLQUETAS. UNA RETROEXCAVADORA PAJARITA Y UN VIBROCOMPACTADOR. DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER`

15,600,000

HELIODORO VARGAS GONZALEZ



SUMINISTRO DE OCHENTA (80) KITS ESCOLARES PARA LAS DIFERENTES INSTITUCIONES Y CENTROS EDUCATIVOS DEL MUNIICPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

9,176,600

WILLIAM ARIZA FONTECHA


RESOLUCION N° 206 - 2012

MÍNIMA CUANTÍA

CONVENIO 514 - 2012 CON EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER. EN DESARROLLO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACION APOYO A ACTIVIDADES ARTISTICAS Y CULTURALES ( XXI FESTIVAL NACIONAL DEL REQUINTO Y LA GUABINA

24,000,000

JAIME SANTAMARIA RUIZ


MCCS-075-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES. HERRAMIENTAS E INSUMOS AGROPECUARIOS. CON DESTINO PROYECTOS PRODUCTIVOS EADELANTADOS EN DIFERENTES VEREDAS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

4,508,500

NELCY MOGOLLON ARIZA

WILFAN YESID SARMIENTO JEREZ




INFORME DEFINITIVO


Página 8 de 136

MBS-CMLC-001-2012

CONCURSO DE MÉRITOS

INTERVENTORIA TECNICA EXTERNA PARA EL CONTRATO QUE TIENE COMO OBJETO LA CONSTRUCCION DE REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION. MONTAJE DE TRANFORMADORES PARA LA ELECTRIFICACION RURAL DE LA VEREDA POZO TORTUGA Y LAS VEREDAS EL ESPEJO. LA FLORIDA. PUERTA DE LOS CERROS. HOYA DEL TAMBOR. ALTAMIRA. LA HERMOSURA Y SANTA BARBARA DEL MUNCIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

85,715,970.00

EVERS SAUL SANCHEZ GUZMAN


MBS-CMA-002-2012


ESTUDIOS Y DISEÑOS DE REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION MONTAJE DE TRASFORMADORES E INSTALACIONES INTERNAS PARA LA ELECTRIFICACION RURAL 13.2 KV/120/240VOL PARA SECTORES DE VEREDAS POZO TORTUGA - ARENA Y HERMOSURA - EL CRUCE - ALTO DEL TIGRE - SANTA ROSA PARA EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER. DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS DEFINIDAS POR EL MUNICIPIO.

30,000,000.00

GERMAN HERNAN VILLAMIZAR VERA


MCCS-026-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM) PARA LA OPERATIVIDAD DE DOS (2) VOLQUETAS. UNA RETROEXCAVADORA PAJARITA Y UN VIBROCOMPACTADOR DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

15,600,000



MCCS-066-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA EL MEJORAMIENTO DE VIVIENDA A PERSONAS DE ESCASOS RECURSOS DE LAS VEREDAS DE: MOJON. SAN ANTONIO. HORTA. MOTUAS. MINAS. LOMA ALTA. ALTO NOGALES. RESUMIDERO. 15622800

JEYSON ALEXANDER BARRAGAN MOGOLLON





INFORME DEFINITIVO


Página 9 de 136

GRANADILLOS. TURCAL. MOCHILERO. PALMAR. ALTO MINAS. CEDROS. LA AMISTAD. JABONERO. CUCHILLA MEDIOS. GUAMAL. FUNCIA. PUERTA CHUELO Y CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

MCCOP-A008-2012

MÍNIMA CUANTÍA

REALIZAR A TODO COSTO LOS TRABAJOS DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL COLISEO MUNICIPAL DE BOLIVAR SANTANDER.

$ 12,128,000

CESAR LEONEL VARGAS TELLEZ

MCCS-38-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES Y ELEMENTOS CON DESTINO AL SANEAMIENTO BASICO DE FAMILIAS RESIDENTES EN LAS VEREDAS SAN MARCOS. CHOROLO BAJO Y VILLA ALICIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER. 15500000

GLADIS HERREÑO SUAREZ


MCCS-41-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES CON DESTINO DEL MEJORAMIENTO DE VIVIENDAS DE FAMILIAS DE ESCASOS RECURSOS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER. 1675000

CLEOFELINA ROMERO DE HERNANDEZ


COP-001-2012

LICITACIÓN PÚBLICA

CONSTRUCCION REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION. MONTAJE DE TRANSFORMADORES PARA LA ELECTRIFICACION DE LA VEREDA POZO TORTUGA Y LAS VEREDAS EL ESPEJO. LA FLORIDA. PUERTA DE LOS CERROS. OYA DEL TAMBOR.ALTAMIRA. LA HERMOSURA Y SANTA BARBARA. DEL MUNICIPO DE BOLIVAR SANTADER.

1,109,826,890

CONSORCIO CONDISLEC Y ASOINGENIERIA LTDA

ELVERS SAUL SANCHEZ GUZMAN

MCCS-039-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCION CON DESTINO MEJORAMIENTO DE VIVIENDA EN LAS VEREDAS DE LA FUNCIA. RESUMIDERO. LA HERMOSURA. HORTA. EL PAYO. CASCO 15596000

JEYSON ALEXANDER BARRAGAN MOGOLLON





INFORME DEFINITIVO


Página 10 de 136

URBAN° SAN JOSE DE LA HERMOSURA. SAN JOSE DE LA MELONA. LOMA ALTA Y JABONERO. DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

MCCS-047-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES Y ELEMENTOS PARA LA ADECUACION Y CONSTRUCCION DE UNIDADES SANITARIAS PARA VEINTE (20) FAMILIAS DE LAS VEREDAS LA CUCHILLA. CHOROLO MEDIO. LOS COMBOS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR. 12000000

NAYIVE MOSQUERA HERNANDEZ


OBSERVACIÓN N°01: VIOLACION AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD CONFORME A LA DIRECTIVA 007 DEL 13 DE JUNIO DE 2011 Y DECRETO 734 DE 2012.

DESCRIPCION DE LA OBSERVACION

Revisados los procesos contractuales realizados por la entidad territorial se observa que para la vigencia 2012, de los 254 procesos contractuales realizados durante la vigencia 2012, la Entidad solo publicò en el SECOP 16 procesos contractuales, actuación que evidencia flagrante violacion e incumplimiento al principio de publicidad y transparencia previstos en la constitución artículo 209, Artículo 8 del decreto 2474 de 2008 el cual estípula “Publicidad del procedimiento en el Secop, La entidad contratante será PRESUNTO RESPONSABLE de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos

a reserva.” incumpliéndose con los principios de transparencia de la contratación Estatal estipulado en Literal c), de el Numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80la ley 1474 de 2011, directiva 007 del 13 de junio de 2011 expedida por la procuraduría general de la Nación así como el decreto 734 de 2012

Artículo 2.2.5. Que para el efecto reza: “La entidad contratante será PRESUNTO

RESPONSABLE de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos

a reserva…”, en este mismo sentido el articulo estableció los parágrafos la calificación de la conducta para las entidades que omitan realizar la debida publicación al respecto estableció: “Parágrafo 1°. La falta de publicación en el

Secop de la información señalada en el presente artículo constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los PRESUNTO RESPONSABLEs, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único… Parágrafo 2°. La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda”.

La deficiencia anotada persiste en el año 2013, por cuanto de los 284 contratos realizados solo fueron publicados en la página del SECOP 124 Procesos contractuales, es decir menos del 50% del totalidad de la contratación celebrada.




INFORME DEFINITIVO


Página 11 de 136

Por lo anterior se plasma OBSERVACION con alcance DISCIPLINARIO para el representante legal de la entidad WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO y observacion ADMINISTRATIVA en aras de subsanar la deficiencia mediante accion de mejoramiento, la cual sera objeto de seguimiento por parte de este ente de contro.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE NORMA VULNERADA ART 209 CPC, DIRECTIVA 007 DE 2011 DECRETO 734 DE 2012 ARTICULO 2.2.5. RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: La falta de publicación en el SECOP en las vigencias 2012 y 2013 obedeció en términos generales a las graves dificultades de existencia de un operador de internet que prestará eficaz y eficientemente sus servicios en Bolívar junto a las serias dificultades para lograr conectividad permanente. El operador en el 2012 lo era la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB, (advirtiendo que antes, esto es, desde el 2010, el operador era COMPARTEL quien se retiró en el primer semestre de 2011), la cual también presentaba serias imposibilidades para prestar idóneamente el servicio el cual había sido instalado en el Municipio desde junio de 2011; sin embargo el servicio no sirvió, era totalmente deficiente, a tal punto que ya desde el 22 de junio de 2011 se notificó a ETB de esas serias dificultades, para que lo repararán. Ese fue el común denominador del operador. El Municipio en el 2012, atendiendo las previsiones del decreto 2474 de 2008 en su artículo 8, para procurar atender la situación, implementó la publicidad a través del medio de cartelera y así la llevó a cabo salvo en los procesos de Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Licitación Pública por los cuales para cumplir con su publicación en el SECOP se debía trasladar hasta los Municipios cercanos de Vélez o Barbosa a efectuar el cargue de la información, insistimos tratando de dar la mayor publicidad en esos procesos de mayor envergadura a los de mínima cuantía y contratación estatal directa. Para la vigencia 2013 se logró mejorar este proceso cumpliendo con la publicación de la mayoría de los procesos contractuales de mayor envergadura, esto es, selección abreviada de menor cuantía, concurso de méritos y licitación pública, procurando superar las deficiencias por ausencia de operador (porque si bien ETB existía el servicio no se prestaba con eficiencia y eficacia) pero además porque ese operador retiró la antena satelital desde el 20 de abril de 2012, lo cual trajo consigo que nos quedásemos sin operador de internet y sin posibilidad de publicar; no obstante , como se denota en el SECOP y bien lo advierte el hecho resaltado en el informe preliminar se trató en gran medida de subsanar los inconvenientes por lo cual los procesos de mínima cuantía y los de contratación estatal directa, fueron los que no se subieron, precisamente por las dos deficiencias que hemos expuesto. A hoy, exponemos que hemos logrado mejorar este proceso significativamente y continuamos superando las fallas tecnológicas que en gran medida ha afectado el cumplimiento del reporte al SECOP, publicando en un 100% para el 2014 todos los procesos que desarrolle la entidad bajo todas sus modalidades distintas. Se adjuntan copias de múltiples correos electrónicos enviados y recibidos por y en nuestra entidad, de los cuales se refleja e infiere las gravísimas dificultades de acceso a internet durante las vigencias 2012 y 2013, incluso en los cuales se observa como efectivamente los operadores COMPARTEL y ETB no prestaban idóneamente el servicio de internet, pero además como a AZTECA COMUNICACIONES (el nuevo operador que nos apoya desde mayo de 2013) se le reportaban fallas a través de la línea gratuita,




INFORME DEFINITIVO


Página 12 de 136

reportando luego tales anomalías en los respectivos TICKET de fallas presentadas. Luego para poder cumplir con el reporte al SECOP lo básico es contar con conectividad o acceso a internet, lo cual en nuestra municipalidad, como se evidencia, es asunto de gran complicación. Y en el deseo de procurar cumplir, esto es, desarrollando conducta para aplicar los principios de publicidad y transparencia, es que se adoptó publicar temporalmente en cartelera o acudir a otras municipalidades para lograr cargue, lo cual se comprenderá genera múltiples situaciones que impiden realmente lograr ese propósito. Con base en lo anterior le solicitamos se sirva aceptar la explicación concedida y retirar la

observación o en su defecto darle el alcance administrativo. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Respecto al presente hallazgo, el equipo auditor considera que existieron razones externas que conllevaron a que la entidad no lograra dar cumplimiento a requerimientos legales, circunstancias externas a la voluntad del administrador, puesto tal y como se observó en los soportes allegados, la admisnitracion Municipal realizó constantes requerimientos y solictudes al prestador del servicios de internet y a la secretarias de las TICS de la gobernacion de santander en aras de encontrar pronta solucion al respecto sin embargo y pese a los requerimiento efectuados no se obtuvo satisfactorio resultado. Por los argumentos expuestos y conforme a los soportes allegados se DESVIRTUA el alcance administrativo y se CONFIRMA hallazgo ADMINISTRATIVO para que el municipio en virtud de principio de planeacion es quien debe realizar las apropiaciones necesarias para asumir los costos del servicio de conectividad como parte de sus gastos de funcionamiento. OBSERVACION N° 2: MANUAL DE CONTRATACION DESACTUALIZADO


El manual de contratación el Municipio de BOLIVAR fue expedido mediante decreto del 30 de noviembre de 2009 por consiguiente se encuentra desactualizado conforme a la normatividad vigente, de lo cual se evidencia un presunto incumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, así mismo conforme a lo dispuesto en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece que las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación actualizado, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente. Conforme a lo anterior se plasma OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO para que se actualice el manual de contratacion de manera tal que sirva como herramienta util de facil consulta para los funcionarios de la administracion Municipal. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

En relación con esta observación se informa al grupo de auditoria que fundamentalmente debido a la existencia de las prohibiciones contenidas en los artículos 33 y 38 de la ley 996 de 2005, en lo que concierne a la vinculación de una persona externa en contratación estatal para que apoye a la entidad territorial y sus servidores en la elaboración del manual de contratación, es que verdaderamente no se ha podido llevar acabo tal trabajo.




INFORME DEFINITIVO


Página 13 de 136

Sin embargo a partir del próximo 16 de junio de 2014, el Municipio efectuara las acciones, gestiones y actos contractuales necesarios para que antes a la finalización del mes de julio de 2014, ya se pueda contar con dicho manual de contratación, siguiendo los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional para la contratación estatal, Colombia compra eficiente. En tal orden de ideas solicitamos que se retire la observación de carácter administrativo.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR No se aceptan las respuestas presentadas por el ente auditado, por cuanto este ente de Control en ningún momento ha solicitado ni sugerido que el Municipio recurra a la contratación de un externo adicional para la elaboracion del manual de contratación, por consiguiente no es aceptable bajo ninguna premisa la respuesta presentada. Máxime cuando es responsabilidad de la entidad contar con esta herramienta como mecanismo de consulta rápida y de fácil apoyo para la elaboracion de procesos contractuales y para el debido y adecuado ejercicio de supervisión e interventoría, que bien puede ser elaborado por la misma entidad con el apoyo del asesor jurídico externo; sin que se deba acudir a un proceso contractual adicional para la elaboracion de este manual mediante erogaciones que pueden ser invertidas en otras necesidades, especialmente cuando Colombia compra eficiente ya ha definido los lineamientos y la publicación de un manual tipo, el cual solo requiere de ajustes mínimos de acuerdo a las necesidades de cada entidad, sin que amerite la contratación de un tercero. Por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo, y se conmina a la entidad para que realice internamente lo necesario así mismo a quien desarrolle la actividad de asesor para que en cumplimiento del objeto de asesoría y acompañamiento brinde herramientas de apoyo y fácil consulta a los funcionarios que tienen bajo su órbita la realización de procesos contractuales en aras de evitar que se repitan los errores y deficiencias contractuales evidenciadas durante las vigencias 2012 y 2013 que arrojaron como calificación desfavorable el proceso de gestión contractual. Es importante recordad que la entidad cuenta con un plazo perentorio dado por el decreto 1510 de 2013 en su artículo 160, el cual vence el día 17 de julio de 2014. OBSERVACIÓN N° 3: INCUMPLIMIENTO AL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION PREVISTA EN EL DECRETO 734 DE 2012.

CS-002-2012 SELECCIÓN ABREVIADA

SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS. UNIFORMES Y ELEMENTOS NECESARIOS CON EL OBJETIVO DE DESARROLLAR. ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y RECREATIVAS QUE CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACIÓN EN EL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER.

62,100,000






INFORME DEFINITIVO


Página 14 de 136


Respecto a la fase de planeación del presente contrato se observa que la entidad no realiza estudios de mercado que sirvieran de soporte para calcular el presupuesto del contrato, así mismos tanto en los estudios previos elaborados por ADRIANO JEREZ QUIROGA Secretario de Gobierno, los pre pliegos de condiciones y Resolución 254 de 13 de septiembre de 2012 expedida por WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO que ordena la apertura de procedimiento de selección abreviada número 004 de 2012, se observa que en el ítem fundamentos jurídicos que soportan la modalidad se establece: “el régimen jurídico aplicable a la modalidad de contratación será la SELECCIÓN ABFREVIADA DE MENOR CUANTIA” sin embargo revisando el anexo 1 de los referidos estudios previos, se establece sin temor a equívocos que los bienes a suministrar son bienes de características técnicas uniformes y que por ende el procedimiento correcto a aplicar corresponde al descrito en el artículo 3.2.1.2 y 3.2.1.1.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012 que corresponde a SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA.

Al no adelantarse el procedimiento correspondiente a la clase de bienes a contratar en la fase previa (estudios previos, pre-pliegos y pliegos definitivos), se afecta el principio de legalidad por cuanto se incumple injustificadamente un procedimiento reglado por el Decreto 734 que para el efecto reza: “Artículo

3.2.1.2. Procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y de común utilización deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de

productos” por cuanto las reglas que establezca la entidad en sus procesos deben respetar las normas que regulan la materia debiendo adaptarse tal contenido a lo prefijado por el ordenamiento, y el principio de economía el cual pretende que la actividad contractual “no sea el resultado de la improvisación y el desorden, sino que obedezca a una verdadera planeación para satisfacer necesidades de la comunidad” (…). Este principio exige al administrador público el cumplimiento de “procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable” lo anterior por cuanto coarta la posibilidad de adquirir igual calidad a menor precio.

Respecto a la fase contractual se establece en la cláusula séptima del contrato GARANTIAS pero solo se exige amparar los siguientes riesgos: a) PAGOS DE SALARIOS E INDEMNIZACION QUE AMPARE EL RIESGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES DE TRABAJADORES y b) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: en cuantía equivalente al 10% del presente contrato: esta Clausula no coincide con los estudios previos ni con los pre pliegos por cuanto se omitió exigir sin justificación alguna el amparo de riesgo de CALIDAD DE BIENES por cuantía equivalente al 10%. Incurriendo en evidente desconocimiento de las reglas establecidas en los estudios previos y pliegos de condiciones.

Conforme a lo anterior se establece OBSERVACIÓN con alcance DISCIPLINARIO para ADRIANO JEREZ QUIROGA Secretario de Gobierno y WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO Alcalde Municipal por incumplimiento al procedimiento de contratación previsto en el decreto 734 de 2012 para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes así como la presunta trasgresión a los principios de economía y legalidad axiomas básicos de la contratación estatal y la función pública y observación ADMINISTRATIVA a fin de que la entidad desarrolla una fase previa integral que evalué las condiciones más




INFORME DEFINITIVO


Página 15 de 136

favorables para la entidad y que atienda principalmente al cumplimiento del estatuto general de la contratación como a los principios rectores de la gestión fiscal y de la función pública en aras de evitar que la deficiencia observada se repita a posteriori.

Respecto a la ejecución se evidencia que el presente contrato desarrolla un programa denominado OLIMPIADAS CAMPESINAS, así mismo se observa los informes de supervisión, la ejecución se encuentra soportada, las actas de entrega de implementos deportivos sin embargo en las mencionadas actas no se establece la calidad que ostenta quien recibe los elementos y materiales entregados.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO PRESUNTOS RESPONSABLES WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

ALCALDE ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO

ADRIANO JEREZ QUIROGA Secretario de Gobierno DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA Decreto 734 de 2012 ARTICULOS

3.2.1.2 y 3.2.1.1.1 y siguientes; numeral 8º

del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Sobre las observaciones efectuadas en las que se señala que la entidad no realiza los estudios de mercado que sirvieran de soporte para calcular el presupuesto del contrato, y que se ha utilizado en el procedimiento de selección abreviada número 004 -2012 una modalidad contractual diferente a la exigida en la ley, al considerarse los bienes a adquirir como de características técnicas uniformes, señalamos: 1.- En relación con la observación efectuada en este numeral y relacionada con la no realización de estudios de mercado debemos precisar que este estudio si era realizado en el Municipio, adelantado en aquel entonces entre otras actividades a través de cotizaciones que verbalmente se realizaban por la oficina gestora, y que permitían concluir en un valor final, base o referencia final para la contratación. Hechos, de los cuales podemos concluir en que el MUNICIPIO DE BOLIVAR no hubiera incurrido en sobrecostos en la adquisición de bienes o servicios, de lo que da cuenta también el informe de auditoria aquí analizado.. 2. En cuanto al segundo reproche efectuado debemos señalar: a.- La selección abreviada de acuerdo al artículo 2 numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. b.- De acuerdo al citado artículo son causales de la modalidad de selección abreviada las siguientes:

La adquisición o suministro de bienes y servicios de características Técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

La contratación de menor cuantía.

La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

Cuando se haya declarado desierto un proceso de licitación pública.

La enajenación de bienes del Estado.




INFORME DEFINITIVO


Página 16 de 136

Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta.

Los contratos de entidades a cargo de ejecución de programas de protección de personas amenazadas, desmovilización y reincorporación, población desplazada, protección de derechos humanos y población con alto grado de exclusión.

La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional

c.- Para adelantar un proceso de selección de contratistas a través de la modalidad de selección abreviada invocando la causal referida a la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y que corresponden de acuerdo a la ley a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, la entidad tendrá como único criterio para justificar su escogencia aquel referente a la naturaleza de los bienes, así mismo adelantará el procedimiento utilizando el mecanismo de subasta inversa. d.- Ahora bien del análisis precedente encontramos que el proceso de la subasta inversa se encuentra determinado dentro de la modalidad de la SELECCIÓN ABREVIADA. Capítulo II, Subsección I, articulos 3.2.1.1.1. del Decreto 734 de 2012. e.- Según el literal a. del articulo 2 de la ley 1150 de 2007, y el articulo 3.2.1.1. del decreto 734 de 20121, Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. f.- El objeto del contrato suscrito el 5 de octubre de 2012, era el siguiente: “SUMINISTRO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS UNIFORMES Y ELEMENTOS NECESARIOS CON EL OBJETIVO DE DESARROLLAR ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y RECREATIVAS QUE CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDAD DE LA POBLACION EN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER’.

1 Artículo 3.2.1.1. Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite. Parágrafo 1°. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. Parágrafo 2°. Para efecto de lo previsto en el presente artículo, por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. Parágrafo 3°. No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior, sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia.




INFORME DEFINITIVO


Página 17 de 136

Así, a través del referido acto se adquirían, según unas especificaciones técnicas (pero diversas, jamás uniformes) determinados en el pliego de condiciones los siguientes elementos: 61 balones de microfútbol, 995 camisetas con unas características, logos y colores definidos, 1782 camisetas con unas características logos y colores definidos, 1782 pantalonetas, 1782 medias con características y logos definidos, 109 medallas con logo de la administración y especificaciones y 16 trofeos con una información y características precisas. Y esa es una de las razones fundamentales, por las cuales objetivamente creemos que no se puede considerar que el proceso se debió llevar dentro de los lineamientos y regulaciones de la selección abreviada por subasta inversa, puesto que si bien el objetivo contenía una relación de bienes, estos tenían unas características propias otorgadas según la necesidad que supliría en el municipio, es decir, todas las camisetas no eran de las mismas características técnicas y claro en su descripción tampoco había identidad pues eran de diferente color, con igual logo, o características, así tampoco las pantalonetas, ni los trofeos, con lo cual no podían ser considerados en manera alguna como “bienes de características técnicas uniformes y de común utilización”, puesto que se notará que entre esos varios bienes o elementos no existen ni comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Así obrando dentro de tales limitantes, pero siempre con la salvaguarda de los principios de transparencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia es que el procedimiento se llevó a cabo por las regulaciones de la selección abreviada por razón de la menor cuantía. g.- Adicionamos todo lo anterior, con una premisa en la que se insiste que de acuerdo al objeto del contrato, a la variedad de bienes, a las especificaciones técnicas diversas que para cada uno de los diferentes bienes o elementos estableció la entidad, lo contratado no se enmarca como un bien o conjunto de bienes de características técnicas uniformes, los cuales, fueron definidos en el Decreto 734 de 2012, como aquellos que poseen unas mismas especificaciones técnicas, comunes a su funcionalidad y calidad y que según la misma reglamentación podían ser adquiridos “ por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización.”2, situación que en el caso de ninguna manera hubiere podido aplicarse. Insistimos además, que tales bienes objeto de ese proceso contractual no comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

j.- Igualmente resulta procedente señalar que el procedimiento de la SUBASTA INVERSA requiere unas actuaciones similares a las establecidas para la Selección abreviada DE MENOR CUANTIA, la cual en verdad, es más exigente, pues la primera no requiere del cumplimiento de los siguientes requisitos: a.- la manifestación de interés como requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta y b.- el otro aspecto en que difiere es el relacionado con la conformación de la lista de posibles oferentes y audiencia de sorteo para consolidación de oferentes. Así, analizadas entonces las situaciones y conductas determinadas en esta observación desde el punto de vista disciplinario creemos, que por las motivaciones expuestas no se configura tipicidad, menos antijuricidad y menos forma de culpabilidad con arraigo en las explicaciones dadas, por lo cual se solicita sea cuando aceptada la explicación y si fuere , cuando más, confirmada una observación administrativa.

2 Artículo 3.2.1.1.2. Aplicación de la subasta inversa en la contratación de bienes y servicios de

características técnicas uniformes y de común utilización.




INFORME DEFINITIVO


Página 18 de 136

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Evaluada la réplica presentado por los presuntos responsables, el equipo auditor ACEPTA los argumentos esbozados y por ende se procede a DESVIRTUAR la conducta endilgada. No obstante, se hace necesario indicar a la entidad que respecto de la modalidad no es hecho relevante el proceso que más garantías brinda sino el cumplimiento de los procedimientos previstos en la ley, los cuales tienen su razón de ser conforme a su objeto y naturaleza, es por ello que el decreto 734 de 2012 estableció la subasta inversa para adquisición de bines de características técnicas uniformes sin tener en cuenta la cuantía ni otro supuesto diferente al establecido por la referida norma. En consecuencia se CONFIRMA HALLAZGO ADMINISTRATIVO a fin de que se dé cumplimiento a los procedimientos previstos en la ley respecto a las modalidades de escogencia previstas para cada caso. OBSERVACIÓN N° 04: VIOLACION AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, SELECCION OBJETIVA DE CONTRATISTAS E IGUALDAD DE OFERENTES. COP-003-2012 Selección

Abreviada Repotenciación. Mantenimiento y extensión de redes de alumbrado público del sector rural del municipio de Bolívar Santander.

74,620,980

CONDISLEC E.U.

Jimmy Alberto Rocha Quiroga

No se observan estudios previos ni en la WEB ni en el contrato que entrega la entidad el cual está compuesto por 187 folios encontrándose a la fecha numerados cronológicamente y archivados en la respectiva carpeta del contrato.

La entidad consagra en los pre pliegos y pliegos definitivos en requisito habilitante cláusulas abusivas como la visita de obra de carácter obligatoria contrariando así los principios de transparencia y selección objetiva de contratista, al respecto la procuraduría General de la Nación ha establecido: PLIEGO DE CONDICIONES- “No se puede consagrar como obligatoria la visita al sitio de la obra/PLIEGO DE CONDICIONES-Visita obligatoria al sitio del lugar es un factor ilegal de eliminación -Ítems injustificados elude los procesos selectivos del caso/ PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL Y DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA-Desconocimiento

No es posible legalmente consagrar la visita al sitio de la obra como obligatoria y mucho menos como factor habilitante de una determinada propuesta; esto sería tanto como consagrar un criterio adicional y diferente de los que con toda claridad señaló el artículo 5° de la ley 1150 de 2007 y que únicamente habla de la capacidad jurídica, de las condiciones de experiencia, de la capacidad financiera y de la organización de proponentes, pero nunca mencionó la visita a los sitios de obra.

Con esta consagración, se incluyó en el pliego de condiciones una nueva etapa en el proceso selectivo, en abierto desconocimiento del principio de transparencia y del deber de selección objetiva de los posibles oferentes.

En cuanto a que la asistencia de un interesado a la visita programada como obligatoria, en manera alguna puede comprometer su capacidad para efectuar ofrecimiento a la entidad y que haberla tornado obligatoria, fue un factor ilegal de eliminación de propuestas.




INFORME DEFINITIVO


Página 19 de 136

La consagración de ítems sin que figuraran justificados en los estudios previos y que a su vez desconocían el principio de transparencia, así como haber incorporado una visita obligatoria al sitio de las obras, la cual se tornó causal de eliminación de propuestas, desconoció el principio de transparencia de la contratación estatal y el deber de selección objetiva (artículo 5° de la ley 1150 de 2007, artículo 24 (numeral 5°) de la ley 80 de 1993.

Conforme a la tesis reiterada por el Ministerio Público que alude a las clausulas injustificadas y que resultan violatorias de los principios de transparencia de la contratación estatal y el deber de selección objetiva (artículo 5° de la ley 1150 de 2007, artículo 24 (numeral 5°) de la ley 80 de 1993) este Ente de Control estable OBSERVACIÓN con alcance DISCIPLINARIO para el jefe de la oficina gestora JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA y a WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO- Alcalde Municipal quienes suscriben los documentos previos del proceso contractual.

Así mismo se observa que la entidad no publica los estudios previos ni las observaciones realizadas a los pre pliegos y pliegos definitivos de condiciones conforme lo prevé la directiva 007 del 13 de junio de 2011.

Respecto a la ejecución, se observa que la supervisión no da cumplimiento a las funciones asignadas por ley 1474 de 2011 Artículo 83. Que para el efecto reza: “Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados” por cuanto no se evidencia dentro de la ejecución contractual e informe de supervisión que el contratista haya ejecutado todas las actividades referidas en la ficha técnica, por el contrario conforme a las actas solo se observa que el contratista realizó el suministro de 95 luminarias y reflectores lo que indica presuntamente se cancelaron actividades no ejecutadas máxime cuando en el informe de supervisor elaborado por el secretario de planeación JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA no se verificó en el acta de recibo final de obra ni previamente que las cantidades ejecutadas sean igual a las contratadas así como tampoco los ítems contratados. Así mismo conforme a lo descrito en el mismo artículo 83 es deber del supervisor realizar un seguimiento administrativo y financiero deberes que fueron desatendidos por cuanto se evidenció presunto incumplimiento al artículo 8.1.18 del Decreto 734 de 2012 por medio del cual se establece que el anticipo debe manejarse mediante cuenta separada, la anterior omisión produjo que la entidad no ejerciera control sobre la inversión del anticipo como tampoco de réditos producidos, los cuales pertenecían al tesoro municipal, máxime cuando el anticipo es la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar. Por lo expuesto se estable presunto incumplimiento a las funciones de supervisión con afectación al deber funcional por el secretario de planeación municipal JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLES WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

Alcalde Municipal ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO




INFORME DEFINITIVO


Página 20 de 136

JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Secretario de planeación DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA Artículo 5° de la ley 1150 de 2007,

artículo 24 (numeral 5°) de la ley 80 de 1993; Decreto 2474 de 2004; articulo 83 ley 1474 de 2011.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Acerca de esta observación en su orden se precisa, en primer lugar, que se trata en verdad del procedimiento MBS-SAMC-005-2012 y no con la numeración que se indicó en la observación; efectuada esta precisión se expone: 1.- Se anexa copia de los estudios previos, los cuales reposaban en la entidad en los archivos de la Secretaría de Hacienda, que los reproduce para efectuar el pago. Efectivamente cuando se entregó la carpeta para revisión al grupo auditor, allí no estaban, lo cual ocurrió porque la Secretaría de Hacienda cuando va a pagar una cuenta pide todo esta documentación de la carpeta e incluso que le sea fotocopiada y entregada, sin embargo se insiste no se percibió que allí en Hacienda quedaron adjuntos tales estudios a la cuenta y pago que se hizo al contratista. 2.- Acerca de la visita de obra que en su tenor literal se insertó en el proyecto de pliegos y pliegos definitivos obedeció a un error en la minuta contractual que jamás tuvo aplicabilidad en lo material y desarrollo del proceso. Lo cual exponemos porque como bien lo pudo notar el grupo auditor, jamás se descalificó o excluyó a ningún potencial interesado en ofertar ni oferente, pues así lo determinó el Secretario de Planeación Ing. Jimmy Alberto Rocha, quien al notar que ello se había involucrado informó, sugirió y se determinó que tal visita no podría ser factor de exclusión, siendo ya imposible para el momento en que lo advirtió realizar una adenda; pero se procuró evitar la aplicación de reglas excluyentes. Ese error se genera por cuanto al publicar el proyecto de pliegos o su definitivo se ha tomado de una minuta o plantilla base, y no se observó, con mayor detenimiento que iba inserta tal manifestación. Pero se insiste en lo material, en lo real, nunca se excluyó a nadie del procedimiento; nunca hubo observación ni reclamación por interesado en participar en la cual expusiera sobre el asunto o más aún que presentara objeción por ser excluido. Ello quiere decir, que no hubo, en realidad, la limitación real a concurrentes posibles que es el posible principio que se podría ver afectado junto al de selección objetiva. 3.- La entidad ha pretendido publicitar los estudios previos siempre, con las precisiones de dificultad que expusimos al responder la observación no. 1; por error involuntario este documento no se cargó en la WEB. Pero si existió. Ahora, comprometidos con el mejoramiento continuo, los supervisores deben garantizar el cumplimiento de esta tarea, lo cual se está aplicando en la actualidad satisfactoriamente 4.- Acerca de la ejecución contractual y el informe del supervisor en tal sentido, para precisar las posibles inconsistencias que se denotan por el grupo auditor en cuanto a lo ejecutado por el contratista la entidad, en la actualidad solicitó las explicaciones para salvar esas inconsistencias y así dar claridad a lo dubitado. Ante ello el Ing. Jimmy Alberto Rocha Quiroga presento un informe explicativo al seguimiento que como supervisor efectuó al acto contractual el cual se anexa al presente informe. Con base en dicho escrito se observan las desagregaciones y detalles del porque existió variación contractual necesario, para el cumplimiento del objeto. Por lo anterior se solicita se retire la observación de carácter disciplinario y se plantee una de carácter administrativo.




INFORME DEFINITIVO


Página 21 de 136

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Antes de iniciar el proceso de evaluación, es importante aclarar que la connotación disciplinaria dada a la presente observación solo corresponde al requisito habilitante exigido en los pliegos de condiciones, respecto a las demás observaciones su incidencia corresponde a la Administrativa. Realizada la precisión anterior, una vez es revisada la réplica presentada por el ente auditado, este ente de control procede a CONFIRMAR observación DISCIPLINARIA por cuanto acogida la teoría de la Procuraduría General de la Nación la conducta objeto de reproche la constituye la inmersión de cláusulas abusivas como la visita de obra obligatoria. Por consiguiente será el Ministerio Publico quien en el marco de sus competencias y con fundamento a sus precedentes conceptuales establezca la ocurrencia o no de violación a los principios rectores de la contratación estatal y la función pública así como 209 de la Constitución Política de Colombia. Así mismo se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO para que se adopten los correctivos de los hechos relevantes enunciados.

OBSERVACIÓN N°5: DEFICIENCIAS VARIAS CON POSIBLE INCIDENCIA DISCIPLINARIA

N° CTO

(C) Modalidad (C) Objeto Del Contrato (D) Valor (Contratista (*)

Supervisor (*)

(C) Plazo De Ejecución -

COP-001-2012


CONSTRUCCION REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION. MONTAJE DE TRANSFORMADORES PARA LA ELECTRIFICACION DE LA VEREDA POZO TORTUGA Y LAS VEREDAS EL ESPEJO. LA FLORIDA. PUERTA DE LOS CERROS. OYA DEL TAMBOR.ALTAMIRA. LA HERMOSURA Y SANTA BARBARA. DEL MUNICIPO DE BOLIVAR SANTADER.

1,109,826,890

CONSORCIO CONDISLEC Y ASOINGENIERIA LTDA

ELVERS SAUL SANCHEZ GUZMAN 6 MESES

DESCRIPCION DE LAS OBSERVACIONES

De la revisión documental efectuada por el equipo auditor se evidencian los siguientes aspectos que son objeto de cuestionamiento

1) En los pliegos definitivos requisito de experiencia especifica ítem 4.4.2.2.1.2 se establece “en máximo dos contratos ejecutados en los últimos 10 años hubiese realizado montajes electromecánicos redes de distribución áreas subterráneas mediante certificaciones y copias de contratos la entidad deberá aclarar las razones por las cuales estableció como requisito de experiencia que la misma solo se debe acreditar con dos contratos celebrados desde enero 2000 a 2012, lo anterior toda vez que analizados diversos factores el equipo auditor encuentra que el mencionado requisito es desproporcionado e injustificado la luz de los criterios y principios de la contratación pública. (clausula injustificada).

2) No se publican las observaciones presentadas por los futuros proponentes a los pliegos de condiciones.

3) Se da apertura al proceso de licitación pública mediante RESOLUCION 394 DE 2011 suscrita por NOE ALEXANDER MEDINA SOSA alcalde Municipal, no obstante revisado el respectivo acto administrativo se observa que no cumple con los requisitos mínimos previstos en el Artículo 5 del decreto 2474 de 2004 numerales 3,5, y 6 . “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de carácter




INFORME DEFINITIVO


Página 22 de 136

general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos... al respecto se especifica: El acto administrativo de que trata el presente artículo señalará: 1. El objeto de la contratación a realizar.2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. 4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección”.

Conforme a los requisitos mínimos señalados por el Señor NOE ALEXANDER MEDINA SOSA Alcalde Municipal para la época de los hechos se incumplió la normatividad vigente, por consiguiente se establece observación con incidencia DISCIPLINARIA por el incumplimiento al decreto 2474 de 2004 .

4. No se publica el acta de cierre y de apertura de propuestas conforme al artículo Decreto 2474 de 2004 y directiva 007 del 13 de junio de 2011 de la PGN.

5. Pese a suscribirse en el contrato anticipo del 20% la entidad no paga por anticipo sin o por avance de obra. Conforme a acta de pago parcial número 01 de 2012.

6. El contrato se suscribió el 2 de febrero, el día 15 de febrero se designó supervisor pero no se observa acta de inicio que permite determinar el plazo de ejecución del objeto contractual.

7. Se observa que el contrato es iniciado el día 15 de mayo de 2012 sin pólizas según acta de avance parcial de obra número 01, por cuanto las mismas son expedidas hasta el día 17 de mayo de 2012 es decir después de celebrado el mismo y a la fecha no se encontraban aprobadas; es decir, el contrato es iniciado sin cumplimiento de los requisitos de ejecución conforme lo prevé el artículo 41 de la ley 80 de 1993. Así mismo el supervisor incurrió en presunto incumplimiento de la cláusula VIGESIMA CUARTA PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCION que prescribe: “una vez firmado el contrato, el contratista tendrá 5 días hábiles de plazo para la constitución y aprobación de la garantía única”

8. En el acta de recibo final y acta de liquidación no se consigna la firma de la interventoría del contrato de obra.

Por las deficiencias observadas se establece observación con alcance DISCIPLINARIO para el Señor NOE ALEXANDER MEDINA SOSA Alcalde Municipal para la época de los hechos por incumplimiento a la normatividad vigente, y observación ADMINISTRATIVA a fin de que se alleguen las explicaciones, se adopten los correctivos en la fase de ejecución y en el cumplimiento a los requisitos mínimos establecidos en los procedimientos contractuales.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE -ADMINISTRATIVO NOE ALEXANDER MEDINA SOSA EX ALCALDE –DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA articulo 5 decreto 2474 de 2008, ley 8º de . 1993, ley 1150 de 2007.




INFORME DEFINITIVO


Página 23 de 136

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En cuanto a las observaciones efectuadas en este numeral nos permitimos señalar lo siguiente: 1.- Se advierte dentro de la observación que en los pliegos definitivos, requisito de experiencia específica, ítem 4.4.2.2.1.2, se establece como requisito de experiencia que los oferentes presenten "en máximo dos contratos ejecutados en los últimos 10 años en los que hubiese realizado montajes electromecánicos redes de distribución áreas subterráneas mediante certificaciones y copias de contratos”. Esa regla objetiva, clara y completa efectivamente es válida, y no constituye contenido injustificado ni excluyente en el procedimiento. En efecto, en la contratación general del estado puede exigirse como factor habilitante la experiencia, no solo general sino también (entre otras más, la específica); y recuérdese que la experiencia es, la enseñanza que se adquiere con el uso, la práctica o el vivir. Pues bien, no debe olvidarse que todos los contratos del estado son de aquellos denominados intuite personae, esto es, que se celebran en consideración a una especial persona (el contratista) que se requiere para cumplir un objeto contractual específico. En ese orden de ideas la experiencia constituye garantía para la entidad contratante sobre el cumplimiento del objeto futuro, pero más aún edifica la posibilidad real de minimizar los riesgos para que esa necesidad sea satisfecha eficaz y eficientemente a través de las actividades que ejecuta. En ese orden de ideas la entidad, si se observa exigió que la persona del oferente acreditara una experiencia en construcción de redes de media y baja y montaje de transformadores de los últimos 10 años, esto es, dio la posibilidad para que toda personas que hubiera ejercitado esas actividades u objetos pudiesen participar: ello no constituye ninguna regla injustificada ni excluyente: al contrario, con ella se pretende que haya pluralidad de participantes, pero también garantía probable a la entidad que quien pretende ser adjudicado si tiene la enseñanza y conocimiento sobre esa materia especifica. Además podrán notar que los dos contratos exigidos, son un presupuesto menor de exigencia, porque es probable que muchas personas interesadas puedan cumplir este requisito; lo anormal sería exigir un número exagerado de tales. De otro lado si se observa la entidad exigió que esos dos contratos acreditaran no solo que el objeto pretendido ya fuese de la experiencia amasada del oferente, con el paso de los años, sino que también se exigió, en materia de su valor (para ser acreditado) que su valor a costo actualizado fuese igual o superior a 2080 SMLMV, que si se compara, correspondía al valor del presupuesto oficial que la entidad estaba ofertando. Entiéndase entonces, que se permitía una experiencia acreditada con contratos del pasado, pero cuyo valor era traído en salarios mínimos a valor presente, hasta un presupuesto acreditado (en experiencia) igual a UNA SOLA VEZ el valor del presupuesto oficial. De lo cual se puede inferir que la exigencia de los dos contratos en los últimos años (10) por un valor igual a 2080 salarios en verdad constituía una regla objetiva, justa y completa (art. 30 ley 80 de 1.993) para seleccionar al contratista . Por último, creemos que al plantear este punto en la observación no se identificó, en manera clara, cuál era la condición (o norma o principio) de la contratación estatal que se consideraba vulnerada, para poder efectuar una contradicción más perfecta y específica, por parte del auditado. Ese es uno de los diversos elementos o características esenciales de una observación, para que pueda ser trascendente a hallazgo. 2.- Acerca de la no publicación de una observación presentada por un potencial oferente, debemos decir, que si bien en estricto sentido, como parece lo entiende el grupo auditor, no se le envió una respuesta exclusiva o no se publicó la observación misma o un escrito específico de respuesta a la observación planteada por el interesado, lo cierto es que si fue conocida, atendida y respondida al interesado a tal punto que se produjo una




INFORME DEFINITIVO


Página 24 de 136

adenda (ver adenda 001 del 12 de enero de 2012, folio primero, que se adjunta), la cual se publicó y en la que se indicó expresamente que se hacía referencia y pronunciamiento a la observación planteada… 3.- Respecto a la información que se señala como no anunciada en el acto de apertura al proceso de licitación pública número MBS-LPCOP-003-2011, debemos precisar que si bien algunos de estos datos (enlistados en el artículo 5 numerales 3,5 y 6 del decreto 2474 de 2004) expresa y tácitamente no fueron señalados en la resolución 394 del 30 de diciembre de 2011, si se dejó en este acto de apertura de proceso contractual expreso señalamiento remisorio a documentos del procedimiento contractual que contenían dicha información como los mismos estudios previos o el pliego de condiciones, y en este sentido fue claramente señalado en el artículo cuarto de la resolución aludida, con lo cual consideramos no existió vulneración a principio que oriente la contratación pública, pues en todo caso el procedimiento contractual fue publicitado en su totalidad en debida forma en el SECOP, documentos que fueron publicados el mismo día de la apertura del procedimiento contractual y como se dijo en los términos de ley establecidos. Se adjunta copia de la resolución antes señalada, copia de los pliegos en lo que corresponde al cronograma, a la disponibilidad presupuestal y a la convocatoria a veedurías, que fueron los tres aspectos que no contuvo la resolución de apertura, pero que por la clarísima remisión que en su artículo 4 se hizo a estudio previo y pliegos de condiciones definitivos nos permiten reafirmar que no hubo violación de principios porque la información si existió, pero además se concedió al público y también si se publicitó, que dijéremos sería los aspectos esenciales a analizar para de su existencia o ausencia poder determinar si el principio contractual fue o no quebrantado; con lo cual una vez más se sustenta la inexistencia de irregularidad de índole disciplinario por parte de los servidores correspondientes, menos del alcalde municpal que desconcentra en sus subordinados la posibilidad que proyecten estos documentos contractuales . 4.- El Municipio amen incluso de las graves deficiencias que ya se han expuesto con la publicación electrónica de estos documentos contractuales, en el presente caso si efectuó todas las publicaciones en el SECOP exigidas por la ley, específicamente los documentos enlistados en el artículo 8 del decreto 2474 de 2008 y dentro de los que no se encuentra (i) el acta de cierre y (ii) el de apertura de propuestas como se ha preanalizado por el grupo auditor, documentos que si se confeccionaron o elaboraron en sus momentos idóneos pero que no fueron publicados por ausencia de exigencia reglamentaria; y de los cuales se adjunta copia. 5. Efectivamente el Municipio no canceló el valor del contrato con un pago de anticipo como inicialmente se había pactado, y como fue garantizado en la póliza con el buen manejo de anticipo, sino que el mismo fue cancelado por actas de avance de obra; no obstante con ello no se causa vulneración a principio alguno que oriente la contratación estatal, pues tanto la obra como los recursos públicos no fueron vulnerados ni sufrieron mengua o detrimento. Pero además, y es eso lo esencial, tanto entidad contratante como contratista al celebrar actas parciales, aceptan en su desarrollo contractual y en libertad y expresión máxima de voluntad que los pagos se efectúen de tal forma, insistimos sin que ello consista en vulneración directa o material de principio o regla normativa de la ley contractual. 6 y 7. En relación con los señalamientos efectuados en los numérales 6 y 7, debemos expresar que del acta de avance de obra número 001 de fecha 12 de junio de 2012, se concluye que el acta de inicio aconteció el 15 de mayo de 2012 y que para este día ya habían sido expedidas y aprobadas los riesgos prestados a través de la garantía, instrumentada en póliza, pues según se corrobora con las documentales anexas al presente informe la garantía (singular y no plural, así en ella se amparen varios riesgos) fueron expedidas el 6 de marzo de 2012 y aprobadas el 8 de marzo de 2012; con estas precisiones, podrá el grupo auditor constatar que el señalamiento relevante expuesto por el órgano de control fiscal y en el que se se expresa que “ el contrato es iniciado el día 15 de mayo de 2012 sin pólizas según acta de avance parcial de obra 01, por cuanto las




INFORME DEFINITIVO


Página 25 de 136

mismas son expedidas hasta el 17 de mayo de 2012…” merece una revisión de parte de los auditores para su aceptación. Luego el art. 41 de la ley 80, como deber ser, si se observó. Sobre el retraso en el inicio de ejecución del objeto contractual se precisa que dado que se trataba de un procedimiento de licitación pública que implicaba un proceso de interventoría, el mismo no podía iniciarse hasta tanto no se adjudicara este proceso de interventoría, lo cual aconteció solo hasta el 15 de mayo de 2012, razón para que hasta esa fecha se diera inicio a la ejecución contractual. Conforme a las previsiones de los artículos 83 y 84 de la ley 1474 y a los principios de la contratación estatal, en la licitación pública la interventoría es obligatoria; y hasta tanto exista es que se podrá iniciar la ejecución del contrato principal para su verificación y control en ejecución idónea y oportuna. De esa manera se minimizan riesgos, se procura la realización del objeto y la satisfacción de la necesidad detectada; esto es que el resultado o finalidad si se logre. Y también de tan trascendental propósito se ocupa el control fiscal: el resultado. Luego creemos que ello no debería adquirir connotación disciplinaria. 8. A pesar de que el interventor no suscribió el acta final y de liquidación del contrato de obra, si reposa en los demás documentos e informes su aprobación para todos y cada uno de los pagos realizados en la ejecución del acto contractual, omisión que de ninguna manera denota negligencia o ausencia de supervisión o vigilancia. Y en todo se precisa que, como quiera que los recursos de este contrato emanaron de convenio suscrito con el Departamento de Santander todas las actas parciales, final y de liquidación fueron avaladas por el supervisor del ente territorial departamental que ejecito su actividad de inspección , control y vigilancia sobre el objeto contractual en lo técnico, financiero, contable , jurídico y administrativo. Pero además denótese que ese error, que existió, no produjo ninguna consecuencia lesiva, dañina ni perjudicial. Pero además ese fue un error de ese interventor, y no tan propio y personalísimo de los servidores públicos a quienes se les endilga la observación a titulo disciplinario.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se ACEPTAN los argumentos expuestos en la replica presentada por el ente auditado, por consiguiente se Desvirtúa la observación disciplinaria endilgada, no obstante se confirma el ADMINISTRATIVO para que se adopten las medidas correctivas a las deficiencias observadas por el equipo auditor.

OBSERVACIÓN N°6: CONTRATO CELEBRADO CON INCUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES

N° CTO

(C) Modalidad (C) Objeto Del Contrato (D) Valor (Contratista (*)

Supervisor (*)

(C) Plazo De Ejecución -

MBS-CMLC

-001-2012


INTERVENTORIA TECNICA EXTERNA PARA EL CONTRATO QUE TIENE COMO OBJETO LA CONSTRUCCION DE REDES DE MEDIA Y BAJA TENSION. MONTAJE DE TRANFORMADORES PARA LA ELECTRIFICACION RURAL DE LA VEREDA POZO TORTUGA Y LAS VEREDAS EL ESPEJO. LA FLORIDA. PUERTA DE LOS CERROS. HOYA DEL TAMBOR. ALTAMIRA. LA HERMOSURA Y SANTA BARBARA DEL MUNCIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

85,715,970.00

EVERS SAUL SANCHEZ GUZMAN

JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA 60 DÍAS

De la revisión efectuada al expediente contractual se observan las siguientes omisiones:




INFORME DEFINITIVO


Página 26 de 136

1. La entidad no determina los riesgos previsibles en el proyecto de pliego de condiciones conforme lo prevé el Artículo 56 decreto 2474 de 2008. Determinación de los riesgos previsibles. “las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato”.

2. La entidad estableció en los pliegos de condiciones como requisito habilitante la visita de obra de carácter obligatoria incurriendo así en la flagrante vulneración de los principios de trasparencia y del deber de selección objetiva de contratistas conforme a los diversos pronunciamientos y fallos emitidos por el Ministerio Publico.

3. No se evidencia estimación de costos conforme lo prevé el artículo 57 del decreto 2474 de 2008.

4. No se publicó el acta de liquidación del contrato conforme lo exige el decreto 734 artículos 2.2.5.

5. El aviso de convocatoria pública no fue publicado conforme lo ordena el decreto 2474 de 2008 artículo 5 y 8.

6. Conforme a lo establecido en el decreto 2474 de 2008 la entidad no dio cumplimiento al procedimiento previsto para la conformación de listas cortas, toda vez que según el informe de evaluación existió una sola manifestación de interés cuya única propuesta fue habilitada por la entidad y posteriormente le fue adjudicado el contrato, conforme a lo anterior la entidad incurrió en flagrante violación al principio de LEGALIDAD por desconocer injustificadamente el procedimiento reglado y establecido en el Artículo 64 (ibídem). “En caso de no lograr integrar la lista con al menos

dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo

dispuesto en el artículo 90 del presente decreto”. Conforme a lo anterior la entidad no podía adjudicar el proceso sino que debió haber convocado nuevamente. Por consiguiente se plasma observación con alcance DISCIPLINARIO para el comité evaluador conformado por ADRIANO JEREZ QUIROGA, JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Y LUZ EVELIO RUIZ Secretario de Despacho integrantes del comité evaluador por concluir en el informe de evaluación y en la calificación de lista corta la adjudicación del proceso y declarar como admisible la propuesta presentada por ELVERS SAUL SANCHEZ GUZMAN y DISCIPLINARIO para el Alcalde Municipal WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO por Adjudicar el proceso contractual sin dar cumplimiento al decreto 2474 de 2008.

TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE

–ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO ADRIANO JEREZ QUIROGA JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA LUZ EVELIO RUIZ INTEGRANTES COMITÉ EVALUADOR DISCIPLINARIO




INFORME DEFINITIVO


Página 27 de 136

NORMA VULNERADA DECRETO 2474 DEL 2008 ARTICULOS 56, 57, 64; LEY 734 DE 2002.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En relación con las observaciones efectuadas y que concluyen en el grupo auditor en una observación de tipo administrativo y disciplinario, señalamos lo siguiente: 1.- Los riesgos derivados de dicho procedimiento contractual fueron asignados de acuerdo con el principio según el cual, cada riesgo debía ser asumido por la parte que mejor lo pueda controlar y administrar. De hecho, el Gobierno Nacional, a través del Documento CONPES número 3107 de 2011, estableció dicho criterio cuando señaló: “Los principios básicos de asignación de riesgos parten del concepto que estos deben ser asumidos: i) por la parte que esté en mejor disposición de evaluarlos, controlarlos y administrarlos; y/o; ii) por la parte que mejor disponga de los medios de acceso a los instrumentos de protección, mitigación y/o diversificación” . La estimación del riesgo es la valoración, en términos monetarios o porcentuales respecto del valor del contrato, que se hacen, de acuerdo con la tipificación que se haya establecido y con base en la información fehaciente y soportada que tenga a su alcance la entidad contratante (Numeral 6, Artículo 3 Decreto 2474 de 2008).La asignación del riesgo es el señalamiento que hace la entidad de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo y su atención. … Adicionalmente se solicita al grupo auditor que observe que esa omisión no fue común denominador en los procedimientos contractuales que la entidad realizo, pues de la muestra se podrá inferir que en todos los procedimientos si se identificaron, estimaron, tipificaron y asignaron los riesgos previsibles. El error en este procedimiento pudo ocasionarse debido a que en municipios de sexta categoría estos tipos contractuales de consultoría por cuantías altas resultan ser poco comunes; y ello hace que al lograr apoyo en minutas preestablecidas se obvie sin intención dañina un acápite como el que el grupo auditor analizo. Pero se insiste esa situación no constituyó un común denominador en los procedimientos contractuales de la entidad y en tal orden de ideas el hecho que produce la observación pierde la categoría de relevante3; y en el análisis de las características de un hallazgo bien sabido es, que si el hecho no es sobresaliente, no es importante o no es significativo, bien puede entonces quitarse la naturaleza de hallazgo por ausencia de esa característica del hecho denotado. Insistimos la observación, aun cuando tiene varias características correctas como lo es el criterio, la condición y la objetividad no contempla otra , itérese, esta es la de relevancia, porque como ya se explicó y puede ser comprobado en los papeles de trabajo y muestra contractual observada los procedimientos, si tuvieron la caracterización de los riesgos previsibles. Por ello en manera respetuosa como prueba de la ausencia de relevancia de la observación le solicitamos se sirvan analizar los demás documentos contractuales que tienen en su poder. 2.- Acerca de la exigencia visita de obra que en su tenor literal se insertó en los pliegos definitivos obedeció a un error en la minuta del procedimiento contractual que jamás tuvo aplicabilidad en lo material y desarrollo del proceso. Lo cual exponemos porque como bien lo pudo observar el grupo auditor, jamás se descalificó o excluyó a ningún potencial interesado en ofertar ni oferente, pues así lo determinó el Secretario de Planeación Ing. Jimmy Alberto Rocha, quien al notar que ello se había involucrado informó, sugirió y se determinó que tal visita no podría ser factor de exclusión, siendo ya imposible para el

3 El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que constituye un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación factual detectada] con el criterio [deber ser].




INFORME DEFINITIVO


Página 28 de 136

momento en que lo advirtió realizar una adenda; pero se procuró evitar la aplicación de reglas excluyentes. Ese error se genera por cuanto al publicar los pliegos definitivos se tomó una minuta o plantilla base, y no se observó, con mayor detenimiento que iba inserta tal manifestación. Pero se insiste en lo material, en lo real, nunca se excluyó a nadie del procedimiento; nunca hubo observación ni reclamación por interesado en participar en la cual expusiera sobre el asunto o más aún que presentara objeción por ser excluido. Ello quiere decir, que no hubo, en realidad, la limitación real a concurrentes posibles que es el posible principio que se podría ver afectado junto al de selección objetiva. Ahora, como en otros casos la entidad ha saneado ese error por lo cual solicita que la observación se retire por este punto. 3. En relación con la estimación de costos debemos precisar que si bien taxativamente los mismos no fueron expuestos en la forma que señala el organismo de control, del presupuesto oficial señalado en los documentos del procedimiento contractual, así como de la propuesta presentada por el contratista, si se infieren y establecen los conceptos asociados con las tareas a contratar según lo determinaba el artículo 57 del decreto 2474 de 2008… … Por lo anterior se solicita al grupo auditor que al revisar este punto de la observación distinga casos como estos en los cuales de antemano el Municipio al celebrar los contratos que ejecutan el convenio, ya tiene definidos con toda claridad los costos, los cuales están perfectamente soportados e múltiples pruebas documentales tales como el proyecto de inversión matriculado en el banco departamental, los documentos pre y contractuales del convenio mismo, el convenio con el Departamento aludido, y claro, los documentos precontractuales junto a la propuesta del contratista consultor. Entonces, si se analiza con mayor amplitud la situación evidentemente no solo si estuvieron determinados sino clara y perfectamente demostrables 4. Sobre este punto referido a la ausencia de publicación del aviso de convocatoria señalamos que la información que ha de contener el aviso, fue involucrada en el proyecto de pliegos de condiciones, el cual fue publicado en el SECOP. El aviso de convocatoria, si bien es cierto si existió por un error no fue publicado en el SECOP, sin embargo como se puede contar no solo del proyecto de pliego de condiciones del 30 de marzo de 2012, sino también del pliego definitivo, allí esta contenida toda la invitación y la convocatoria a todo interesado con lo cual se quiere significar que estando los documentos de aviso su no publicación constituyó un error nunca doloso ni menos en forma de culpa que amerite inicio de actuación disciplinaria, porque como se ha dicho si se elaboró y la propuesta publica a interesados si fue publicitada. Con lo cual se significa que si el objeto fundamental del aviso es publicar y enterar este efectivamente se logró con los otros documentos. Adicionalmente podrá notar el grupo auditor que en todos los edemas procedimientos el aviso si fue publicado lo cual permite inferir con demostración y razonabilidad que el yerro ya ha sido subsanado por lo que se solicita se retire la connotación de disciplinario. 5.- En relación a este punto alusivo a la ausencia de publicación del acta de liquidación debemos señalar tal cual se expuso con anterioridad que en el municipio en las vigencias 2012 y 2013 se presentaron graves dificultades de existencia de un operador de internet que prestará eficaz y eficientemente sus servicios en Bolívar, razón que junto a las serias dificultades para lograr conectividad permanente, impidiera en su momento efectuar esta publicación, no obstante lo anterior se precisa que a la fecha esta acta de liquidación ya fue publicada en el SECOP y adicionalmente en los demás procedimientos si se ha efectuado. 6.- Sobre el señalamiento efectuado en este numeral debemos precisar que según el cronograma hasta el día 19 de abril de 2012, los interesados podrían manifestar su interés para conformar la lista corta ; el día 20 de abril el comité de evaluación verifica la conformación dela lista corta concluyendo que un oferente ya se encuentra precalificado;




INFORME DEFINITIVO


Página 29 de 136

según el mismo cronograma en los dos días hábiles siguientes la entidad y sus funcionarios entendieron que podrían presentarse más oferentes en el objetivo de verificar sus requisitos y documentos habilitantes para involucrarlos también en la lista corta, de suerte que el día 25 de abril de 2012 se publicaría la lista definitiva de oferentes. Como se puede inferir de los documentos existentes entre el 20 de abril y el 25 de abril de 2012, no se presentó ningún otro oferente; por ello la lista quedo definitivamente conformada el día 25 de abril. Seguidamente se puede observar y analizar que ya habiendo dado la posibilidad de que se hubieren presentado dos o más oferentes la entidad en su cronograma había dispuesto que el 26 de abril se enviaría la invitación a los incluidos en la lista corta para que presentaran su propuesta económica entre el 27 de abril y el 3 de mayo hasta las 4:00 pm del año 2012. El único oferente que concurrió entre el 20 y 25 de abril, y que por tanto quedo en la lista, en el plazo establecido presento su propuesta la cual como se denota fue analizada el día 4 de mayo de 2012, encontrándose ajustada a las exigencias por lo cual fue recomendada en adjudicación. De lo anterior puede verificarse que la entidad si procuro dar cumplimiento al artículo 64 del decreto 2474 de 2008, porque en el cronograma permitió que luego de la verificación de la lista costa existiesen cinco días para que más proponentes pudieran interesarse dando a si la posibilidad de continuar y desarrollar el proceso si es que a 19 de abril solo un interesado arribaba. Por ello fue que en el cronograma y en el curso procesal se estableció una evaluación inicial para la conformación dela lista corta y una lista definitiva cinco días después, para que llegaran más oferentes esto fue hasta el 15 de abril de 2012. De esa manera es que la entidad aplico el procedimiento y dando esa aplicación al artículo 64 es que con posterioridad, ahí sí a la evaluación adjudicó el contrato a la única propuesta presentada porque cumplía los requisitos habilitantes exigidos junto a los factores o requerimientos de evaluación contenidos en el pliego, tal cual lo permite también el artículo 90 del decreto ibídem. Por lo anterior se solicita al grupo auditor acepte la explicación que denota el verdadero sentido y comprensión que en la entidad se aplicó sobre ese procedimiento contractual inusual, retirando la connotación disciplinaria y, si en su justo criterio les parece darle la connotación de mejoramiento a través de plan.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Respecto a las observaciones realizadas en el presente hallazgo de los numerales 1,2,3,4,5, se MANTIENE la observación con incidencia ADMINISTRATIVA por cuanto corresponden a hechos ciertos evidenciados durante el trabajo de campo y que fueron objeto de reproche por el equipo audito, por tanto la entidad deberá adoptar los correctivos inmediatos Respecto el numeral 6 del presente hallazgo, una vez analizada la respuesta presentada por el ente auditado, se aceptan los argumentos expuestos, por cuanto los mismos son hallados razonables toda vez que se deduce del actuar de la administración la intención de conformar la lista corta de oferentes, que si bien es cierto no se realizó una interpretación y aplicación exegética del articulo 34 y 90 del decreto 2474 de 2008 se cumplió la finalidad de la norma que consiste en la búsqueda de conformación de la lista plural de oferentes al conceder un pazo adicional de 5 días al plazo previsto para el cierre de ofertas, por consiguiente la observación con connotación disciplinaria se DESVIRTUA. OBSERVACIÓN N° 7: CELEBRACION DE CONTRATO CON DESCONOCIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS QUE REGULAN LA CONTRATACIÓN ESTATAL Y LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y GIRO DE ANTICIPO SIN GARANTIA UNICA.




INFORME DEFINITIVO


Página 30 de 136

MBS-CMA-002-2012

Concurso de Méritos

Estudios y diseños de redes de media y baja tensión montaje de trasformadores e instalaciones internas para la electrificación rural 13.2 KV/120/240VOL para sectores de veredas Pozo tortuga - Arena y Hermosura - El Cruce - Alto del Tigre - Santa Rosa para el municipio de Bolívar Santander. de acuerdo a las especificaciones técnicas definidas por el municipio.

30,000,000.00

German Hernán Villamizar Vera

Jimmy Alberto Rocha Quiroga

Antes de adentrarnos al proceso de revisión documental es importante precisar que en lo que respecta a la planeación, celebración y ejecución del presente contrato la normatividad a aplicar corresponde al Decreto 734 de 2012 expedido el día 13 de abril de 2012.

Conforme a los documentos previos elaborados por la entidad contratante se establece que el procedimiento adelantado para la realización del concurso de méritos corresponde al de concurso abierto, en este orden de ideas una vez es revisado el expediente contractual se establece que la entidad da cumplimiento al procedimiento previsto en el decreto 734 de 2012.

Se observa en el presente contrato, que la entidad establece como requisito habilitante LA VISITA OBLIGATORIA A LA OBRA en hora y fecha señalada so pena de rechazar las propuestas que no acrediten asistencia mediante la inclusión en el acta de visita de obra con vulneración de los principios de transparencia, IGUALDAD y deber de selección objetiva de contratistas, al consagrar clausulas ilegales y abusivas.

Respecto a la fase de ejecución se evidenció que mediante acta de fecha 29 de agosto suscrita por WILSON GAMBOA SEDANTE y el ING YIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Se autorizó el pago de ANTICIPO por valor de $15.000.000 sin póliza que ampare del riesgo de correcta inversión del anticipo, pues pese al establecerse en el mismo contrato de consultoría la forma de pago la autorización del 50% a título de anticipo y establecerse la CLAUSULA DECIMA TERCERA – GARANTIAS se omitió garantizar la cobertura del anticipo así; CLAUSULA DECIMA TERCERA – GARANTIAS “el contratista constituirá póliza de cumplimiento por el 10% del valor del Contrato por el termino del mismo y 4 meses más” como se observa la entidad omite exigir al contratista la constitución de garantía a favor de la entidad contratante que cobijará el riego de buen manejo y correcta inversión del anticipo del 100% ; conforme a lo anterior atendiendo que el dinero girado a título de anticipo corresponde a la suma de dinero que se entrega al contratista para ser destinada al cubrimiento de los costos en que éste debe incurrir para iniciar la ejecución del objeto contractual, en otras palabras, es la financiación por parte de la entidad estatal de los bienes y servicios correspondientes a la prestación a ejecutar, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice durante la ejecución del contrato. Por lo expuesto se plasma OBSERVACION con alcance DISCIPLINARIO por girar anticipo sin amparar la cobertura para los señores WILSON GAMBOA SEDANO por no establecer el amparo en la minuta contractual y el ING YIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA por cuanto en el




INFORME DEFINITIVO


Página 31 de 136

ejercicio de la supervisión jurídica sobre el objeto contractual debió haber informado al representante legal en el marco de las facultades previstas en la ley 1474 de 2011 a fin de que se subsanara mediante adicional o aclaratorio la omisión en la que se incurrió.

En ejecución del trabajo de campo se solicitaron los soportes de pago a los sistemas general de seguridad social y riesgos laborales, sin que fueran entregados por consiguiente de no acreditarse en la réplica se habrá incurrido en un incumplimiento a la ley 100 de 1993, ley 789 de 2002.

Adicional a lo anteriormente mencionado se observa que en la propuesta no se relaciona el personal que va a ejecutar el objeto contractual así como tampoco se aportan las hojas de vida junto con la experiencia e idoneidad acreditada de cada uno de ellos, requisito que es consignado en el artículo 3.3.4.8 del decreto 734 de 2012 así: “Sustitución en el equipo de trabajo, continuidad del servicio y

adición. Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo si así lo autoriza la entidad, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta

respecto del miembro del equipo a quien reemplaza”.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE

ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Secretario de Planeación DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA ARTICULO 40 LEY 80 DE 1993, artículo

3.3.4.8 del decreto 734 de 2012, ley 1474 de 2011 artículos 83 y siguientes articulo 48 ley 734 de 2002 núm. 31.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En atención a las observaciones efectuadas en este numeral y que se relacionan con el procedimiento contractual suscrito por el Municipio de Bolivar bajo el número MBS-CMA-002-2012, señalamos: 1. Acerca de la exigencia visita de obra que en su tenor literal se insertó en los pliegos definitivos obedeció a un error en la minuta del procedimiento contractual que jamás tuvo aplicabilidad en lo material y desarrollo del proceso. Lo cual exponemos porque como bien lo pudo observar el grupo auditor, jamás se descalificó o excluyó a ningún potencial interesado en ofertar ni oferente, pues así lo determinó el Secretario de Planeación Ing. Jimmy Alberto Rocha, quien al notar que ello se había involucrado informó, sugirió y se determinó que tal visita no podría ser factor de exclusión, siendo ya imposible para el momento en que lo advirtió realizar una adenda; pero se procuró evitar la aplicación de reglas excluyentes. Ese error se genera por cuanto al publicar los pliegos definitivos se tomó una minuta o plantilla base, y no se observó, con mayor detenimiento que iba inserta tal manifestación. Pero se insiste en lo material, en lo real, nunca se excluyó a nadie del procedimiento; nunca hubo observación ni reclamación por interesado en participar en la cual expusiera sobre el asunto o más aún que presentara objeción por ser excluido. Ello quiere decir, que no hubo, en realidad, la limitación real a concurrentes posibles que es el posible principio que se podría ver afectado junto al de selección objetiva. Adicionalmente debe decirse que al establecer en un procedimiento contractual la exigencia de una visita al sitio probable de obra, ello por sí solo no quebranta el orden




INFORME DEFINITIVO


Página 32 de 136

jurídico (artículo 30 de la ley 80 de 1993: reglas claras objetivas y concretas), sino que aquello que lo vulnera es la real exclusión a los oferentes o concurrentes. Denótese como en muchos procedimientos contractuales del país la visita se involucra pero como un factor de mayor percepción y conocimiento por parte de los potenciales oferentes al lugar en el cual se deberá llevar a cabo el objeto; situación que se reitera no es violatoria. Lo quebrantador es efectivamente descalificar bajo el argumento de que si no se asistió entonces ello constituye requisito para retirar el oferente. Permítasenos precisarles que el haber establecido en este específico procedimiento la visita no constituyó por si sola violación, toda vez que de la prueba se puede demostrar y de su valoración inferir que no se afectó ni la libre concurrencia ni la selección objetiva. Ahora, como en otros casos la entidad ha saneado ese error por lo cual solicita que la observación se retire por este punto. 2. En relación con este punto de la observación, por un error debe explicarse con total certeza que no existió en el error que se produjo y que aduce el grupo auditor comportamiento doloso, culposo y por supuesto de carácter intencional para que se hubiese omitido el amparo del riesgo del anticipo. Solo existe una cierta y real explicación de ello, pero la cual permite inferir lo antes expuesto para que quite la connotación de hallazgo disciplinario y se eleve en connotación de administrativo; y dicha justificación está en el contenido del mismo proyecto de pliego de condiciones; observen ustedes como a folio 78 del proceso contractual ( está conformado del folio 1 al folio 176) se pude otear el anexo No 11-Minuta de contrato, que sabemos debía formar parte de tal proyecto de pliegos; esa prueba documental (folio 78 a 80) demuestra con total nitidez el error que se produjo. Porque al descender a la cláusula DECIMO TERCERA (folio 80) se observa que allí se estableció la obligación de constituir la garantía pero únicamente amparando el riesgo de cumplimiento. Luego con total nitidez, al ser esta la minuta del contrato propuesta desde el inicio del procedimiento los funcionarios involucrados simplemente al perfeccionar el acto llenaron o diligenciaron aquellos espacios que sabemos en esos eventos se completan cunado ya se ha adjudicado el acto jurídico. Y por supuesto como el error nació desde el inicio así se llevó a cabo. Pero sin ningún actuar doloso o gravemente culposo correspondió a una inexactitud no observada. Piénsese respetados doctores del grupo auditor qué sentido tiene para un funcionario involucrar desde sus inicios en una minuta le exigencia de una garantía, cuya carga sabemos corresponde al contratista, incluido su pago, para dejar por fuera un riesgo como el que aquí se echó de menos. En verdad no existe la forma de culpabilidad que ameritaría reproche disciplinario y si la prueba que denota a necesidad de que la entidad no vuelva a concurrir en un error de estos, error que dicho sea de paso como bien lo observo el gripo auditor desde el punto de vista patrimonial no arrojo perdida de dineros púbicos, puesto que el anticipo fue efectivamente invertido para la ejecución del contrato. Adicionalmente como lo puede comprobar el grupo auditor con las copias auténticas que obtuvo de todos los demás procedimientos contractuales de la muestra observada, este error no se presentó en aquellos, incluido los actos contractuales del año 2013, lo cual demuestra que la entidad y sus funcionarios subsanaron esa falencia que se presentó. Dicho en otras palabras el hecho siendo importante, deja de ser relevante y en ese orden de ideas respetuosamente solicitamos se estructure, cuando más, como un hallazgo administrativo, 3. En cuanto a la ausencia de documentos que soportan los pagos de seguridad social del contratista con el presente informe se allegan los documentos que demuestran la cancelación y pago de los mismos. 4. En cuanto al ultimo señalamiento efectuado en esta observación, debemos indicar que la propuesta económica presentada por el oferente elegido, si involucró el personal con el cual se realizaría el objeto contractual el cual era un director de proyecto ( siendo este el proponente mismo como persona natural ), un topógrafo, un cadenero y un conductor. De manera que con estas personas, las cuales fueron desde un inicio individualizadas por los funcionarios del Municipio, fue que se desarrolló y ejecutó el objeto contractual.




INFORME DEFINITIVO


Página 33 de 136

En ese orden de ideas, creemos, par ale revisión, que no hubo vulneración a lo preceptuado en el artículo 3.3.4.8. del decreto 734 de 2012, debido a que si hubo la identificación de las personas que iban a desarrollar el objeto, siendo leal reconocer que sería importante involucrar las hojas de vida de las mismas, aspecto que como mejoramiento administrativo futuro la entidad y los funcionarios tendrán en cuenta y aplicaran. Ahora, también lo cierto es que no hubo cambio del personal ofertado situación en la que la entidad si hubiera exigido la aplicación de los supuestos exigidos en el artículo descrito.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se ACEPTA la réplica presentada por el ente auditado, en el sentir de que la omisión de garantía en la que incurrió el supervisor YIMMY QUIROGA ROCHA y WILSON GAMBOA SEDAANO no produjo lesividad al ente territorial, no obstante se precisa la mesura y cuidado con la que se deben administrar los recursos públicos así como el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la ley, las cuales no tienen finalidad diferente que la de proteger recursos públicos de los intereses partículas o de terceros; pues no es un factor desconocido los problemas existentes en Colombia de defraudación del tesoro con ocasión a los procesos contractuales. En lo que respecta al cumplimiento de la obligación legal de realizar aportes al sistema de seguridad social, en la réplica presentada se exhibió la siguiente respuesta “En cuanto a la ausencia de documentos que soportan los pagos de

seguridad social del contratista con el presente informe se allegan los documentos que

demuestran la cancelación y pago de los mismos”. Sin embargo, revisados los soportes allegados en la respuesta presentada se verificó que los documentos allegados no correspondieron a los aportes que debió realizar para la época de la ejecución del contrato (vigencia 2012) sino que se allegaron aportes realizados en el sistema de seguridad social en los meses de noviembre y diciembre de 2013; es decir pagos efectuados un año después por periodos de cotización efectuados en épocas totalmente diferentes. Por consiguiente se CONFIRMA hallazgo DISCIPLINARIO para el supervisor- JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA y GERMAN HERNÁN VILLAMIZAR VERA- contratista; por el incumplimiento al artículo 50 ley 789 de 2002 que para el efecto reza: “Artículo 50. “Control a la

evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta”.




INFORME DEFINITIVO


Página 34 de 136

OBSERVACIÓN N°8: LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO NO SE ENCUENTRA SOPORTADA

OBSERVACIÓN N° 8MCCS-015

MÍNIMA CUANTÍA

`SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM) PARA LA OPERACIÓN DE DOS (2) VOLQUETAS. UNA RETROEXCAVADORA PAJARITA Y UN VIBROCOMPACTADOR. DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER`

15,600,000



MCCS-026-2012 MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE (ACPM) PARA LA OPERATIVIDAD DE DOS (2) VOLQUETAS. UNA RETROEXCAVADORA PAJARITA Y UN VIBROCOMPACTADOR DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

15,600,000



La entidad adelanta el proceso de selección de mínima cuantía, revisados los estudios previos se establece que la entidad describen la necesidad de celebrar la contratación referida por cuanto las frecuentes lluvias han ocasionado una emergencia vial que requiere de la intervención inmediata a través de maquinaria que inicie la remoción de tierra y rehabilitación de vías que fueron afectadas por la ola invernal. Atendiendo que la necesidad según lo justifica los documentos previos era inminente la entidad considera oportuna y conveniente la celebración de los contratos mencionados y se realiza selección de contratista mediante el procedimiento previsto en el decreto 734 capítulo V artículo 3.5.1 y siguientes.

Respecto a la ejecución del proceso, se observa que NO HAY SOPORTES DE EJECUCION solo se allega factura de cobro por parte del contratista por la totalidad del servicio contratado, no hay bitácora de consumo de combustible como tampoco existe soportes de suministros efectuados por el contratista a la administración municipal, deficiencias en la supervisión y seguimiento a la ejecución del objeto contractual. Atendiendo que la inversión no se encuentra soportada se plasma observación con alcance ADMINISTRATIVO, en procura de que la administración sustente la diferencia detectada y allegue los documentos idóneos que permitan desvirtuar la falta de ejecución del objeto contractual justificando la inversión realizada; por consiguiente es pertinente ADVERTIR que la sustentación al presente hallazgo debe estar debidamente soportada, por cuanto la inconsistencia del material probatorio podría inferir en una conducta fiscal y disciplinaria.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Secretario de Planeación

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

En cuanto a su observación que no hay soportes de la ejecución nos permitimos allegar el informe de supervisión donde se detalla el combustible suministrado para el banco de maquinaria de la entidad, garantizando su operatividad durante el periodo de ejecución de




INFORME DEFINITIVO


Página 35 de 136

los contratos relacionados en esta observación MCCS-015 DE 2012 y MCCS-26 DE 2012, igualmente coherente a este informe se adjunta la factura del contratista que soporta el gasto de combustible durante el periodo de cada contrato, cuyo valor es coherente con el informe reportado por el supervisor. Con el fin de soportar la ejecución es importante señalar que en los estudios previos el municipio de Bolívar se refiere al plan de desarrollo “SEMBRANDO FUTURO” , Sector de Transporte cuenta en su numeral 2.5.2.1. Programa construcción, rehabilitación, mejoramiento y mantenimiento de vías. Cuyo Objetivo: Comunicar e integrar a la población a través de la construcción, rehabilitación, mejoramiento y mantenimiento de las vías del municipio, garantizando la operatividad del banco de maquinaria la cual se relaciona en el informe del supervisor, lo que garantiza la ejecución de los recursos de los procesos contractuales que permiten apoyan a cumplir en parte con el mantenimiento de la red terciaria la cual consta de más de 400 Km. Para su conocimiento se relaciona listado de vías terciarias del municipio Tabla 1. Se informa de igual forma que las metas y actividades realizadas de mejoramiento de vías el grupo auditor las conoció dentro del informe de avance de plan de desarrollo entregado en el proceso de auditoría. Igualmente acogemos la observación del grupo auditor implementando formato para realizar seguimiento al suministro de combustible que incluye la actividad programada en mejoramiento de vías del municipio que como se demuestra es una necesidad sentida de la comunidad bolivarense. Tabla 1. Vías municipales y rurales

DESCRIPCIÓN

TRONCAL DEL MAGDALENA MEDIO (PANAMERICANA)

VIA VELEZ - PALO BLANCO – CABECERA MUNICIPAL DE BOLIVAR.

VIA VELEZ , EL UVITO - LAS TORRES / GUAVATA – BOLIVAR

CABECERA MUNICIPAL DE SUCRE – MOJON - CABECERA MUNICIPAL DE BOLIVAR

VIA CABECERA MUNICIPAL DE BOLIVAR – POLVERO - MUNICIPIO PEÑON

CORREGIMIENTO LA HERMOSURA – SANTA ROSA - CABECERA MUNICIPAL DE LANDAZURI

SANTA ROSA – EL GODO

CASERIO SAN MARCOS – LANDAZURI

LANDAZURI – CASERIO DE GALLEGOS - LA BALSA

CABECERA MUNICIPAL BOLIVAR - MOCHILERO - CTO DE BERBEO – SAN ROQUE – FLOREZ – MELONA –

LANDAZURI

HERMOSURA – SANTUARIO – BERBEO

CABECERA MUNICIPAL BOLIVAR – ALTO NOGALES - TRAPAL

VIA ESCUELA CRISTALES

VIA ESCUELA SAN JOSE DE LA AMISTAD.

VIA TRAPAL – SABANAGRANDE / SUCRE

SAN ANTONIO / BOLIVAR – CASIQUITO / GUAVATA.

MOGOTES - ESCUELA NUEVA GAVILANES - SECTOR NEGRITOS

VIA BOLIVAR – LA FUNCIA

VÍA BOLIVAR – ALTO MINAS – JABONERO

CIMITARRA – HORTA MEDIA BOLIVAR - LA INDIA LANDAZURI

HORTA MEDIA / BOLIVAR – SECTOR LA VUELTA LA OREJA – RIO HORTA – POZO TORTUGA.

RIO CARARE – ( CGTO LA INDIA / LANDAZURI,) ESCUELA AUYAMERA

RIO ERMITAÑO (PUERTO PINZON) – ESCUELA LOCACIÒN.

PUERTO BOYACA – CASERIO ERMITAÑO – CRUCE DE NUTRIAS/ BOLIVAR CRUCE ZAMBITO /CIMITARRA

CASERIO NUTRIAS – EXPLANCIÓN.

PUERTO BOYACA – CORCERGA – MATA COCO/ BOLIVAR - CASERIO ARIZA/ CIMITARRA - PUERTO PINZON/

PUERTO BOYACA.

CORCEGA – CAÑO BAUL

CASERIO CRUCE ZAMBITO - CORREGIMIENTO ZAMBITO




INFORME DEFINITIVO


Página 36 de 136

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR:

Revisada la respuesta emitida por el ente auditado, el equipo auditor CONFIRMA el hallazgo administrativo a fin de que la entidad adopte herramientas idóneas de seguimiento a la ejecución, gasto y consumo de combustible; para ello se propone la elaboracion de una bitácora de consumo que permita medir de manera constante el gasto, que destino tiene y que beneficio reporta a la entidad. Pues no está de menos recordarle a la Administración que se están “administrando recursos públicos” y no cuentas personales. Por consiguiente debe haber un seguimiento permanente por parte de la supervisión; el cual será objeto de control y vigilancia por parte de esta Territorial.

OBSERVACIÓN N° 9: NO SE EVIDENCIAS ESTUDIOS DE MERCADO NI CRITERIOS OBJETIVOS DE SELECCIÓN A BENEFICIARIOS.

MCCS-075-2012

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES. HERRAMIENTAS E INSUMOS AGROPECUARIOS. CON DESTINO PROYECTOS PRODUCTIVOS EADELANTADOS EN DIFERENTES VEREDAS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

$4,508,500




SUMINISTRO DE OCHENTA (80) KITS ESCOLARES PARA LAS DIFERENTES INSTITUCIONES Y CENTROS EDUCATIVOS DEL MUNIICPIO DE BOLIVAR SANTANDER. $ 9,176,600

WILLIAM ARIZA FONTECHA



SUMINISTRO DE INSUMOS AGRÍCOLAS CON DESTINO A PROYECTOS PRODUCTIVOS ADELANTADOS EN LAS VEREDAS DE: BAJO MINAS. SANTA CECILIA. AMATISTA. CEDROS. HORTA. LAGUNITAS. FLÓREZ. RESINA; MOJÓN. LA MINA. SANTA ROSA. SAN ANTONIO. PEÑA NEGRA. DEL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER. $ 3,214,000






INFORME DEFINITIVO


Página 37 de 136


SUMINSITRO DE RECARGAS. TINTAS. CILINDRO PARA IMPRESORA. CARTUCHOS. PANTALLAS PARA PORTATIL. TONER. UN SCANER HP. EQUIPO DE COMPUTO Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES Y LA RED DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLIVAR SANTANDER. $ 5,765,000

RAMIRO EDUARDO SANABRIA PATIÑO



SUMINISTRO DE LLANTAS PARA LA VOLQUETA KODIAK DE PLACAS OTM-001 Y VOLQUETA INTERNACIONAL. DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER`. $ 12,473,480

NORBERTO CARRILLO BORJA


El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos relacionados en el cuadro anterior, en los cuales se puedo evidenciar el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. No obstante, se exhiben algunas inquietudes, para que sean aclaradas por la entidad auditada, a fin de verificar el cumplimiento de los fines y los principios que regulan la gestión pública.

1. Se observa como deficiencia general y reiterativa en los contratos de suministro revisados que la entidad no da cumplimiento a lo previsto en el decreto 734 de 2012 para el procedimiento de mínima cuantía Artículo 3.5.2 que reza: “. Estudios previos. La entidad elaborará un estudio previo simplificado que contendrá: … Las condiciones técnicas exigidas.4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente…”. Conforme a lo anterior debe establecer expresamente las variables que sirvieron de fundamento para fijar el presupuesto estimado del contrato.

2. En ninguno de los contratos relacionados se observó que a entidad realizara un procedimiento de sondeo de mercado o cotizaciones a establecimientos de comercio para determinar con certeza el índice de precios de los elementos a contratar.

3. Respecto a los contratos 037 y 075 observados los estudios previos elaborados para el Suministro de materiales herramientas e insumos agropecuarios con destino en diferentes veredas del municipio, no se establece en la descripción de la necesidad cuales proyectos productivos serán beneficiados, tampoco si existen asociaciones conformada que desarrolle tales proyectos productivos así mismo se observa que en la fase de planeación la entidad no fija criterios claros de escogencia y selección utilizados por la entidad para escoger los beneficiarios de los mencionados contratos, por cuanto la gestión fiscal debe consultar en todo momento los principios de eficacia, eficiencia así como los principios de transparencia en todo momento.

4. Respecto al contrato 036 es importante que en virtud del principio de planeación la entidad realice un solo contrato de insumos de oficina que




INFORME DEFINITIVO


Página 38 de 136

permita satisfacer en tiempo, en calidad y en cantidad las necesidades permanentes de herramientas y materiales para la continua prestación de la actividad misional dela entidad, teniendo como referencia el consumo efectuado en el año inmediatamente anterior, la cantidad de equipos de oficina, el número de oficinas y demás variables que permitan determinar de manera razonable la necesidad a satisfacer.

5. Respecto al Contrato 029 que trata del suministro de 80 kits escolares se observa que el valor de la propuesta es presentado en precio global, respecto a este contrato en aras del principio de transparencia y economía, los precios debe ser establecidos por valor unitario por cuanto cada objeto es susceptible de precio unitario en el mercado, por ello se requiere a la administración municipal a fin de que minimice los riesgos de sobrecostos o sobre estimación de precios mediante la debida planeación y exigencia de propuestas económicas claras, discriminadas de manera que permita ejercer sobre el mismo un control más específico al cumplimento del objeto contractual incluyendo los aspectos cuantitativos y cualitativos

En este orden de ideas, nos encontramos frente a una observación con alcance administrativo a fin de que se aclaren los cuestionamientos por deficiencias observadas y en otros casos se corrijan las respectivas falencias.

TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE- ADMINISTRATIVO RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: 1. Se informa que dentro de los estudios previos de cada uno de los procesos contractuales desarrollados en la entidad y referidos en la observación se cumple con la norma decreto 734 de 2012 para el procedimiento de mínima cuantía Artículo 3.5.2 Estudios previos. La entidad en los estudios previos contiene 1 la descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación, 2- descripción del objeto a contratar, 3. Las condiciones técnicas exigidas (las cuales son referidas en el Anexo que hace parte de cada uno de los procesos).4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente lo cual se determina en el anexo y es el valor del proceso. 5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. 2. En el estudio previo en el ítem 4.3 ANALISIS DEL VALOR ESTIMADO en el literal (b), se pone de manifiesto que: “Para el cálculo de los precios de SUMINISTRO se tomaron como referencia los valores que se manejan en la región en cuanto al objeto contractual” así mismo, los mismos precios de los productos suministrados y facturados son prueba de que son coherentes con los precios del mercado y que supone, se hizo el sondeo de precios en la zona, cumpliendo el decreto 743 de 2012. De la misma manera, acogiendo las observaciones del ente auditor y con el fin de que exista evidencia física del estudio de mercado que realiza el supervisor, todos los procesos de contratación que se realizan actualmente por la entidad, cuentan con cotizaciones y demás documentos que evidencien este análisis. 3. Los contratos 037 y 075 no se establece cuales proyectos productivos serán beneficiados con la entrega de insumos porque no se consideró relevante describirlos ya que los campesinos bolivarenses subsisten de diversos cultivos como son la huerta casera, la arveja, el maíz y otros cultivos reconocidos que dinamizan la economía bolivarense como son la Mora, el Tomate de Árbol, El Lulo, La caña panelera etc, los insumos que se entregan son principalmente correctivos del suelo, abonos y plaguicidas que pueden ser utilizados en cualquiera de los cultivos anteriormente mencionados. El NO mencionar cuales proyectos productivos serán beneficiados ciertamente no le quita ni le agrega importancia a la decisión de ejecutar el proceso contractual.




INFORME DEFINITIVO


Página 39 de 136

Por otra parte, de manera inocente, no se puso de manifiesto si existen asociaciones de productores en nuestro municipio, porque son tan evidentes y representativas las asociaciones existentes en nuestro municipio y con las cuales hemos venido trabajando mancomunadamente, tales como Morelia, Asocañibol, Asogaher, Asofrutiber y que están legalmente constituidas, que han gestionado recursos no solo del orden nacional sino internacional como es el caso de Morelia y Asocañibol y que hoy por hoy son motor de la economía en nuestro municipio. Finalmente, en la fase de planeación, la entidad no fijó criterios claros de escogencia y selección utilizada por la entidad para escoger los beneficiarios porque en un municipio como el nuestro, con un NBI superior al 55% con productores campesinos que en un porcentaje superior al 90% son microfindistas, es decir con predios que oscilan entre 0,5 y 5 hectáreas donde subsisten núcleos familiares en promedio de 5 personas, en su gran mayoría en estrato 1 y 2 del SISBEN es decir población vulnerable; sería innecesario establecer criterios de selección entre población en esa condición de vulnerabilidad porque todos serian objeto de ayuda por parte del estado. 4. Respecto al contrato 036 es importante aclarar que este proceso cuyo objeto es “SUMINISTRO DE RECARGAS, TINTAS, CILINDRO PARA IMPRESORA, CARTUCHOS, PANTALLA PARA PORTATIL, TONER, MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES Y RED DE LA ALCALDIA MUNICIPAL” logro satisfacer su objetivo principal cuyos insumos de oficina garantizan el funcionamiento de las impresoras y el mantenimiento del hardware que lo requería en el momento de la contratación. 5. Respecto al Contrato 029 que trata del suministro de 80 kits escolares acatamos su observación, acogiendo la recomendación del ente auditor. Por tanto para todos los procesos de suministro se solicita a los supervisores contar con la evidencia física de las cotizaciones y estudios de mercado que realicen, acción correctiva ya implementada en la entidad.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Atendiendo la respuesta presentada por el ente auditado, se CONFIRMA el hallazgo administrativo a fin de que la entidad adopte acciones correctivas para el mejoramiento continuo de la elaboracion de los procesos contractuales; dentro de los cuales se debe en primera instancia dar cumplimiento al principio de legalidad mediante la aplicación y el desarrollo de los procedimientos previstos para tal fin y segundo desarrollar reglas claras; por cuanto lo que es evidente para los responsables de la contratación no lo es para los entes de control ni para quienes ejercen un control social. Por consiguiente los estudios previos deber ser desarrollados bajo una responsabilidad precisa, donde de manera seria, soportada y clara se exprese y se justifique la necesidad, se establezca la población beneficiaria (criterios de selección de la misma), las variables que sirvieron para determinar el precio soportado sumariamente, y la finalidad del gasto a realizarse; de manera tal que permita medir la efectividad de la inversión realizada partiendo de la necesidad insatisfecha superada. MCCOP-A008-2012

MÍNIMA CUANTÍA

REALIZAR A TODO COSTO LOS TRABAJOS DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL COLISEO MUNICIPAL DE BOLÍVAR SANTANDER.

$ 12,128,000

CESAR LEONEL VARGAS TELLEZ


El proceso de selección se encuentra ajustado a lo previsto en el Decreto 734 de 2012 capítulo V, así como a los principios que rigen la gestión fiscal.




INFORME DEFINITIVO


Página 40 de 136

Revisada la fase de ejecución, se observa mediante soportes documentales la existencia de informes del contratista con su respectivo registro fotográfico así mismo se observa los informes de supervisión donde da constancia de la realización de los trabajos de mantenimiento contratados.

RESOLUCION N° 206 - 2012

MÍNIMA CUANTÍA

CONVENIO 514 - 2012 CON EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER. EN DESARROLLO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CONCERTACION APOYO A ACTIVIDADES ARTISTICAS Y CULTURALES ( XXI FESTIVAL NACIONAL DEL REQUINTO Y LA GUABINA

24,000,000

JAIME SANTAMARIA RUIZ


El Municipio ejecuta las obligaciones establecidas en el convenio 514 de 2012 mediante resoluciones 206 y 212 de 2012, en la primera resolución el Alcalde Municipal establece un procedimiento reglado para el reconocimiento y pago de incentivos, estímulos y premiación a los participantes del XXI FESTIVAL NACIONAL DEL REQUINTO Y LA GUABINA.

Mediante resolución 212 del 22 de julio de 2012 el Alcalde Municipal resuelve conceder los incentivos económicos y/o premiación a los artistas y conjuntos folclóricos que participaron en el XXI FESTIVAL NACIONAL DEL REQUINTO Y LA GUABINA.

Respecto a la ejecución del convenio 514-2012 por medio del cual el ministerio de cultura asignó recursos para brindar APOYO A LAS ACTIVIDADES ARTISTICAS Y CULTURALES EN EL MARCO DEL XXI FESTIVAL NACIONAL DEL REQUINTO Y LA GUABINA , se observó la existencia de INFORME FINAL Y DE SUPERVISION enviado al MINISTERIO DE CULTURA donde el Municipio presenta informe de gestión del proyecto, relación detallada de todas las actividades realizadas así como los logros y resultados obtenidos con la ejecución del proyecto, así mismo se relacionan los beneficiarios con los datos de contacto y el valor del estímulo entregado.

Conforme a los soportes documentales se evidencia el cumplimiento del objeto convenido, así como la ejecución efectiva mediante la entrega de los premios, estímulos e incentivos.

CSP-002

DIRECTA `PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL MANEJO DE PLATAFORMAS ESTATALES. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN Y AVANCE DEL PLAN DE DESARROLLO. ADSCRTA A LA SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLÍVAR SANTANDER`

17,600,000

EDILMA ARIZA CORTES





INFORME DEFINITIVO


Página 41 de 136

El presente contrato fue realizado bajo la modalidad de contratación directa atendiendo al objeto contractual, revisada la legalidad del mismo se observa que se da cumplimiento a la ley 80 de 1993 decreto 2474 de 2008 y a los principios que rigen la función pública y la gestión fiscal,

En lo que respecta a la fase de ejecución se evidencia mediante informes del contratista el cumplimiento de las obligaciones pactadas en la minuta contractual, el pago de aportes al sistema y el cumplimiento del objeto contractual, así mismo se observa informe de seguimiento suscrito por el supervisor quien avala el cumplimiento de las obligaciones a satisfacción de la entidad .

1.1.1.1.2 ANALISIS GESTION CONTRACTUAL VIGENCIA 2013.

En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER, se determinó que la Entidad celebró para la vigencia 2013 la siguiente contratación:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

OBRA PUBLICA 38 $762.783.530

PRESTACION DE SERVICIOS 127 $1.133.236.712

SUMINISTROS 58 $1.122.857.535

CONSULTORIA U OTROS 58 $1.947.183.978

TOTAL 281 $4.966.061.755

Conforme a la relación de contractos realizada por la entidad entregada al equipo auditor se establece que para la vigencia 2013, el Municipio de Bolívar realizó 281 contratos por valor total de $4.966.061.755 En cumplimiento del PGA -2014, el equipo auditor seleccionó muestra contractual de 32 contratos por valor de $2, 228, 044,578 cuya muestra corresponde al 44% del valor total contratado y ejecutado por el ente territorial.

MUESTRA CONTRACTUAL VIGENCIA 2013

N CTO MODALIDAD OBJETO VALOR ($) CONTRATISTA SUPERVISOR

SP-CEMCS-001-2013

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LA ADECUACION DE LA SALA DE COMPUTO DEL COLEGIO SIMON BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR -SANTANDER

12,000,000

EVELS SAUL SANCHEZ GUZMAN


SP-CEMCS-002-2013

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE EQUIPOS DE OFICINA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA SECRETARIA DE PLANEACION DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

14,850,000

ANGEL ALEJANDRO CARREÑO


SP-CEMCS-003-2013

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO E INSTALACION DE TRES JUEGOS DE TABLEROS

9,000,000

ALBERTO ELIECER

JIMMY ALBERTO ROCHA




INFORME DEFINITIVO


Página 42 de 136

ACRILICOS PARA LA ADECUACION DE LOS POLIDEPORTIVOS DE LOS CORREGIMIENTOS DE BERBEO LA HERMOSURA Y CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

GONZALEZ

QUIROGA

SP-CEMCOP-004-2013

MÍNIMA CUANTÍA

REALIZAR A TODO COSTO EL MANTENIMIENTO DE LAS INSTALACIONES COLISEO MUNICIPAL

15,000,000

JACINTO VARGAS RUIS



SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM Y GASOLINA PARA LA OPERATIVIDAD DE LOS VEHICULOS DE LA POLICIA NACIONAL CTI Y EJERCITO ACANTONADOS EN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

16,500,000

JEYSON ALEXANDER BARRAGAN



Suministro De Alimentación Y Refrigerios Para Atender A Los Asistentes A Los Diferentes Acontecimientos De Rendición De Cuentas Y Participación Ciudadana

16,500,000

VALENZUELA MUÑOZ NIDIA CONSUELO

ADRIANO JEREZ GUIROGA


SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM Y GASOLINA PARA LA OPERATIVIDAD DE LOS VEHICULOS DE LA POLICIA NACIONAL CTI Y EJERCITO ACANTONADOS EN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

16,500,000



MCCS-002-2013

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO DE 2000 LIBRAS DE CARNE DESTINADAS AL APOYO DE JORNADAS DE TRABAJO QUE SE ADELANTARAN PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS VIAS Y CAMINOS VEREDALES DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

10,000,000

ERNESTO HERREÑO VARGAS


MCCS-007-2013

MÍNIMA CUANTÍA

SUMINISTRO KIT BÁSICO DE CRIMINALISTICA CON DESTINO A LA SIJIN ACANTONADA EN EL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER

8,000,000

JAIRO ENRIQUE PESCA SANDOVAL


CUP-005 DIRECTA

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE VIVIVENDA SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LOS BENEFICIARIOS 359 FAMILIAS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER FASE 2

190,180,000

CODENCO

RENE HORACIO QUITIAN MATEUS

MBS-SAMC-003-2013


ADQUISICION DE UN VEHICULO PARA EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

131,305,000

MOTORESTE


MBS-SAMC-007-2013


ADQUISICION DE UN TRACTOR PARA EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

122,384,752

CASA TORO AUTOMOTRIZ SA


MCCOP-002-2013

MÍNIMA CUANTÍA

REALIZAR A TODO COSTO LOS TRABAJOS DE MANTENIMIENTOS DE LAS INSTALACIONES DE LA ESTACIÓN DE POLICIA MUNICIPAL

13,500,000

EDGAR MARTIN VALDIVIESO MUÑOZ


CSP-025-2013 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA TITULACION Y LEGALIZACION DE PREDIOS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

15,000,000

HERREÑO MOGOLLON EDINSON



PAGO ESTUDIOS Y DISEÑOS CONSTRUCCION ACUEDUCTO EXPLANACION DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR

21,638,805

HIDROSOLUCIONES SAS



PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA

16,042,412

ESPARZA GARAY





INFORME DEFINITIVO


Página 43 de 136

ACTUALIZACIÓN ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DISEÑO DE BASES DE DATOS INVENTARIO FINAL Y CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE LA ENTIDAD EN GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

JOSE GREGORIO

CSP-035 -2013 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SECRETARIA DE PLANEACIÓN PARA REALIZAR LOS ESTUDIOS TOPOGRAFICOS DISEÑOS ESTRUCTURALES DISEÑOS HIFRAULICOS Y ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PARA EL ACUEDUCTO DE LA VEREDA POZO TORTUGA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

34,885,223

OSCAR MAURICIO GARCIA BLANCO



PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SECRETARIA DE PLANEACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL DE LA PLANTA DE COMPOSTAGE DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

16,500,000

NATALY GOMEZ MARTINEZ



PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DEL PLAN DE CAPACITACION DEL TALENTO HUMANO PRESUNTO RESPONSABLE DEL CUIDADO DE LA PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER LINEAMIENTO CONPES 152 DE 2012

34,669,297

FUNDACION LA VIDA ES BELLA

KELLY YOLIMA SANCHEZ CASTÑEDA

CPSNOP-011-2013 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS NO PROFESIONALES EN ACTIVIDADES ASISTENCIALES DE CELADURIA LABORES DE CELADURIA LABORES DE SEGURIDAD Y ENTREGA DE COCUMENTOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA Y ENTES MUNICIPALES

3,000,000

ISMAEL QUIROGA MORENO


CC-002-2013 DIRECTA

APOYO Y CONFINANCIACIÓN A LA JUNTA DE ACCION COMUNAL DE LA VERDA SAN MARCOS PARA EL ALQUILER DE MAQUINARIA CUATRO 4 VOLQUETAS PARA EL MANTENIMIENTO DE LA VIA CHOROLO -SAN MARCOS DEL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER

50,000,000

JUNTA DE ACCION COMUNAL VEREDA SAN MARCOS


CA-017-2013 DIRECTA

ANUAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE BOLÍVAR Y LA FUNDACIÓN SOCIOCULTURAL PARA EL DESARROLLO ECOLOGICO Y LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE FUNDESCOL PARA LA REALIZACION DE EVENTOS DEPORTIVOS QUE NOS PERMITA PROPICIAR ESPACIOS DE ESPARCIMIENTO Y APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE E INTEGRACIÓN ENTRE LAS DIFERENTES COMUNIDADES

41,000,000

FUSDECOL





INFORME DEFINITIVO


Página 44 de 136

CA-018-2013 DIRECTA

ANUAR ESFUERZOS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA VIA BERBEO SANTUARIO LA Y

77,000,000

JUNTA DE ACCION COMUNAL JOSE ANTONIO BERBEO


CA-003-2013 DIRECTA

ANUAR ESFUERZOS PARA LA CONSTRUCCION SEGUNDA ETAPA DE LA PLAZA DE FERIAS DEL CORRIMIENTO DE LA HERMOSURA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR

18,000,000

JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL LA HERMOSURA


CA-004-2013 DIRECTA

ANUAR ESFUERZOS PARA LA ADQUICISIÓN DE 165 METROS CUADRADOS DE PIEDRA LABOR PIEDRA BARICHARA E INSTALACION DE 285 METROS PARA LAS CALLES DEL CORREGIMIENTO DE BERBEO DEL MUNICIPIO BOLIVAR SANTANDER

16,500,000

JUNTA DE ACCION COMUNAL JOSE ANTONIO BERBEO


CA-007-2013 DIRECTA

ANUAR ESFUERZOS CON EL FIN DE APOYAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ASISTENCIA DIRECTA RURAL Y APOYO A PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LOS PEQUEÑOS Y MEDIANOS PRODUCTORES AGRIPECUARIOS DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

72,923,488

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO EPSAGRO LO SCOMUNEROS CTA


MBS-LP-001-2013


COMPRA TRANSPORTE INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE ELEMENTOS DE DOTACION DE 18 SEDES EDUCATIVAS Y CENTRO DE SALUD

308,801,253

LOPEZ HERNANDEZ LUIS FERNANDO


MBS-LP-002-2013


CONSTRUCCION HOGAR AGRUPADO PARA ATENCION DE LA PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

228,429,549

JUAN CARLOS OSORIO


MBS-SAMC-008-2013


ELEMENTOS DE APOYO A LAS JUNTAS DE ACCION COMUNAL DE LAS 99 VEREDAS QUE CONFORMAN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

100,000,000

ELECTROMERO SAS


CI-A-003-2013 DIRECTA

EJECUTAR PROYECTOS DENTRO DEL PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS VIGENCIA 2013

127,414,877

ESE HOSPITAL LOCAL BOLÍVAR

KELLY YOLIMA SANCHEZ CASTÑEDA

CONTRATO ESTATAL DE UTILIDAD PUBLICA 001 DE 2013 DIRECTA

FASE 1 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE VIVIVENDA SUMINISTRO DE MATERIALES CELEBRADO ENTRE EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER Y CODENCOFASE UNO

147,000,000

CODENCO


CONVENIO 001 DIRECTA

IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES TIC EN EDUCACION DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR

323,519,922

FUNDACION PARA EL DESARROLLO Y ENTORNO SOCIAL DE L


Del análisis efectuado a la muestra selectiva tomada de los contratos reportados en el 2013, se establece que la evaluación a la gestión contractual adelantada por




INFORME DEFINITIVO


Página 45 de 136

la administración municipal para la vigencia 2013 es con deficiencias, conforme a las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN N° 10: LA EJECUCION DEL ITEM CAPACITACIONES NO SE EN CUENTRA ACREDITADO

CONVE

NIO 001 DIRECTA

IMPLEMENTACION DE

TECNOLOGIAS DE

INFORMACION Y LAS

COMUNICACIONES

TIC EN EDUCACION

DEL MUNICIPIO DE

BOLIVAR

$

323,519,922

FUNDACION PARA

EL DESARROLLO Y

ENTORNO SOCIAL

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

La entidad realiza el proceso de selección y escogencia de contratista fue realizada mediante el procedimiento de CONTRATACION DIRECTA, previsto en el decreto 734 de 2012 capítulo IV artículos 3.4.2.3.1. Revisada la fase precontractual se observa que el ente territorial ha dado cumplimiento a la normatividad referida y al decreto ley 393 de 1991 “Por el cual se dictan normas

sobre asociación para actividades científicas y tecnológicas, proyectos de investigación y

creación de tecnologías”.

En lo que respecta a la fase de ejecución, el equipo auditor observa que se encuentran soportados la entrega de materiales realizados a las instituciones y establecimientos educativos sin embargo respecto a los ítems cancelados y cobrados por la firma contratista no se encuentran todos ejecutados por cuanto los ítems números 31 y 32 denominado capacitación que asciende en valor a la suma de $120.000.000 no fue acreditada su ejecución.

Lo anterior se establece, por cuanto revisados los soportes documentales, el equipo auditor no tiene evidencia alguna que permita determinar el cumplimento del ítem capacitaciones, máxime cuando la cuantía establecida por el mencionado concepto es considerable.

Por lo anterior se presume un presunto incumplimiento parcial al objeto contractual así como daño al patrimonio por reconocer al contratista ítems que no habían sido ejecutados ni cumplidos incurriendo en la realización de pagos indebidos y el incumplimiento al principio de responsabilidad que le asigna al funcionario que ostenta la calidad de supervisor el deber de buscar y asegurar la realización de los fines mediante el cumplimiento del objeto contractual, por consiguiente se endilga observación con alcance ADMINISTRATIVO, en procura de que la administración soporte la ejecución del ítem de capacitación conforme a la propuesta y a los documentos previos; es pertinente ADVERTIR que la sustentación al presente hallazgo debe estar debidamente soportada, por cuanto la inconsistencia del material probatorio podría inferir en una conducta con connotaciones fiscal y disciplinaria.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLES WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE) JIMMY ROCHA QUIROGA- (Supervisor) ERWIN AVELLANEDA DUARTE- (contratista) RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO




INFORME DEFINITIVO


Página 46 de 136

En cuanto a su observación de documentación que evidencie el cumplimiento del ítem capacitación dentro del proceso CONVENIO 001 OBJETO IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES TIC EN EDUCACION DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR, se adjunta al presente convocatoria la capacitación realizada dentro del proceso contractual TIC, enviada por el contratista y remitida por correo electrónico a las instituciones y centros educativos del proyecto, igualmente se adjunta listados de asistencia remitidos por el contratista, del cumplimiento de la actividad. Información aportada por el contratista y lo cual se tuvo en cuenta por parte del supervisor para la firma del acta de recibo a satisfacción del objeto contractual ejecutado en un 100%. Anexo 10.1 Correos Electrónicos convocatoria plan de capacitación Anex0 10.2 Fichas de asistencia de Capacitación.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se ACEPTA la respuesta presentada por el ente auditado, por cuanto se soporta el cumplimiento del ítem de capacitación mediante la firma de asistentes, entrega de módulos los cuales fueron enviados vía mail junto la invitación al plan de capacitación proyecto TIC de Bolívar y proyecto de capacitación. Los cuales fueron enviados a las concentraciones de Berbeo, la Hermosura, Santa Rosa, gallegos y Horta Medios. OBSERVACIÓN N° 11: EJECUCION RECURSOS CONPES 152 SIN CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS DEL MEN

CSP-010-

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

ONALES

PROFES

I

PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES PARA EL

DESARROLLO DEL PLAN DE

CAPACITACION DEL TALENTO

HUMANO PRESUNTO

RESPONSABLE DEL CUIDADO DE

LA PRIMERA INFANCIA DEL

MUNICIPIO DE BOLIVAR

SANTANDER LINEAMIENTO

CONPES 152 DE 2012

$

34,669,297

FUNDACI

ON LA

VIDA ES

BELLA

KELLY

YOLIMA

SANCHEZ

CASTÑEDA

Revisado el Expediente contractual por medio del cual se Ejecutan recursos girados mediante Conpes 152 el equipo auditor evidencia una serie de no conformidades, las cuales deben ser objeto de aclaración por parte del ente territorial a saber:

Dentro de los lineamientos dados por el MEN en el Documento Conpes -152 DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES se establece: “ b. Los municipios que reciban por este concepto

recursos entre $10 y $50 millones los destinarán prioritariamente a la línea de inversión 2, formación de talento humano, destinada a la formación del talento humano que trabaja con Primera Infancia de acuerdo con los lineamientos que expida el Ministerio de Educación Nacional. (Anexo 10. “Orientaciones para la formación de talento humano

vinculado a los servicios de atención integral a la primera infancia” del MEN). El talento

humano a formar debe estar vinculado directamente a programas y/o servicios dirigidos a la primera infancia (madres comunitarias, equipos de salud, pedagogos, artistas, equipos

psicosociales) y no podrán formarse grupos inferiores a 10 personas por municipio”. Al revisar la legalidad en función del cumplimiento del Anexo 10 denominado. “Orientaciones para la formación de talento humano vinculado a los servicios de atención integral a la primera infancia del MEN” se evidencia que el municipio no dio cabal y adecuado cumplimiento al procedimiento establecido por el MEN para dar inicio al proceso de contratación por cuanto no cumple los criterios




INFORME DEFINITIVO


Página 47 de 136

establecidos para la ejecución de los recursos. Si bien es cierto que el municipio envió el plan de capacitación a la Secretaria Departamental para los fines pertinentes, quien a su vez tenían el deber de aprobar y remitir al Ministerio de Educación Nacional para la aprobación del mismo, no se prueba que el MEN a través de la comisión intersectorial de primera infancia lo haya avalado en cumplimiento de los siguientes prerrequisitos:

1) Numeral 7 “ El municipio puede iniciar los procesos de capacitación, solo hasta cuando cuente con el aval emitido por la comisión intersectorial de primera infancia” : al respecto no existe dentro del expediente contractual soporte ni evidencia documental que establezca que el comisión intersectorial de primera infancia del MEN haya emitido aval toda vez que se establece en el numeral 5 “El Ministerio de Educación Nacional remitirá a las

Secretarías de Educación la notificación de aval o no aval de los planes y propuestas emitido por la mesa de Formación de Talento Humano de la Comisión Intersectorial de Primera Infancia. 6- Cada Secretaría de Educación deberá notificar al municipio la aprobación o no de su plan y propuesta de capacitación”.

Conforme a lo expuesto en el párrafo anterior y a los soportes existentes en la entidad, el equipo auditor concluye que la ejecución de recursos del conpes 152 no fue ajustada a los lineamientos establecidos por el DNP en el anexo 10, por cuanto

el mecanismo para avalar los procesos de formación previsto en el numeral 7 no fue realizado correctamente puesto que la entidad inició el proceso contractual sin contar con el aval de la comisión intersectorial de primera infancia del MEN.

2) Por otra parte se observa con mucha inquietud la designación del contratista por cuanto el ANEXO 10 refiere lo siguiente “¿QUIENES

PUEDEN OFRECER EL PROCESO DE CAPACITACION?” Los procesos de capacitación del Talento humano podrán ser impartidos por: Instituciones de Educación Superior, el Sena, la Cruz Roja y Organizaciones no gubernamentales debidamente constituidas, que cuenten con experiencia en procesos de formación o capacitación en la temática correspondiente, temáticas afines y/o trabajo con primera infancia. La institución o entidad seleccionada por cada municipio para el desarrollo de los procesos de capacitación deberá garantizar, al finalizar el mismo, la entrega de un certificado por participante donde conste, el tema de la capacitación y el número de horas destinadas a la misma. De igual forma deberá entregar a cada municipio las bases de datos de los participantes según los

criterios”; al respecto se observan dos aspectos a saber: a) en el registro de cámara de comercio de la fundación la vida es bella FUNDAVIBE el objeto o razón social no contempla la actividad de CAPACITACION así como tampoco esta acreditada la experiencia del proponente para el desarrollo de

los procesos de capacitación. 3) La fundación la vida es bella FUNDAVIBE entrega a sus participantes al

finalizar el proceso de capacitación un certificado donde hace constar ASISTENCIA AL I DIPLOMADO en atención a primera infancia, es decir la fundación esta graduando con diplomados a los participantes cuando dentro del marco de sus competencias y naturaleza no se encuentra acreditada como institución educativa, por consiguiente tal diplomado carecería de validez por cuanto no se establece que la fundación tenga la capacidad técnica- administrativa e idoneidad para dar diplomados conforme lo establecido por el ministerio.

Conforme a lo anterior se observa que la entidad ha desatendido los lineamientos y requisitos específicos previstos por el MEN para la ejecución del Conpes 152 , por consiguiente la ejecución de los mismos no se encuentra




INFORME DEFINITIVO


Página 48 de 136

ajustada al principio de legalidad. En consecuencia se da a la presente OBSERVACIÓN un alcance ADMINISTRATIVO, en procura de que la administración Municipal argumente soporte y desvirtué la deficiencia detectada; es pertinente ADVERTIR que la sustentación a la presente observación debe estar debidamente soportada, por cuanto la inconsistencia del material probatorio podría inferir en una conducta Disciplinaria para la jefe de la oficina gestora KELLY YOLIMA SANCHEZ CASTÑEDA y el Alcalde Municipal WILSON GAMBOA SEDANO .

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO, PRESUNTO RESPONSABLES WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE) administrativo

KELLY YOLIMA SANCHEZ CASTÑEDA- (Supervisor)-

NORMA VULNERADA ARTÍCULO 48 LEY 734 DE 2002, CONPES 152, PRINCIPIO DE LEGALIDAD RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: 1. En cuento a su observación donde se concluye que la ejecución de los recursos del Conpes 152, no fue ajustada a los lineamientos establecidos por el DNP, se adjunta al presente ANEXO AVAL emitido por la mesa de Formación del Talento Humano de la comisión Intersectorial de Primera Infancia lo cual evidencia que el municipio cumplió con este requisito. 2. En la cámara de comercio de FUNDANVIVE se detalla las actividades dentro de las cuales se encuentra la actividad No. INVESTIGACION Y FORMACION. ANEXO CAMARA DE COMERCIO DE FUNDANVIVE 3. Igualmente se adjunta aclaración en cuanto a los certificados entregados durante el proceso de Capacitación ejecutado por FUNDANVIVE, remitida por el contratista donde igualmente se informa la corrección de dichos certificados de manera inmediata. Anexo 11.1 AVAL Anexo 11.2 CAMARA DE COMERCIO Anexo 11.3 OFICIO CONTRATISTA ACLARATORIA Y CORRECCION CERTIFICADOS CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Revisada la réplica presentada así como los soportes allegados, los cuales fueron relacionados anteriormente, el equipo auditor concluye que la entidad ha efectuado las aclaraciones requeridas. En este orden de ideas, al aportarse los documentos faltantes en el expediente contractual al momento en que se efectúo el proceso de auditoría, el equipo auditor obrando con fundamento en el principio constitucional de presunción de la Buena fe establecido en el artículo 83 que para el efecto reza: “Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas”, este ente de control procede a DESVIRTUAR el hallazgo ADMINISTRATIVO.

OBSERVACIÓN N 12: REALIZACION DE CONTRATOS CON DESCONOCIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS QUE REGULAN LA CONTRATACIÓN CONTEMPLADOS EN LA CONSTITUCIÓN Y EN LA LEY.




INFORME DEFINITIVO


Página 49 de 136

CSP-035 -

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

PROFESI

ONALES


PROFESIONALES DE APOYO A LA

SECRETARIA DE

PLANEACIÓN PARA REALIZAR LOS

ESTUDIOS TOPOGRAFICOS DISEÑOS

ESTRUCTURALES DISEÑOS

HIFRAULICOS Y ANALISIS DE PRECIOS

UNITARIOS PARA EL ACUEDUCTO DE LA

VEREDA POZO TORTUGA DEL

MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

$

34,885,223

OSCAR

MAURICIO

GARCIA

BLANCO

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CSP-037-

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

PROFESI

ONALES


PROFESIONALES DE APOYO A LA

SECRETARIA DE PLANEACIÓN PARA

REALIZAR EL ESTUDIO DE IMPACTO

AMBIENTAL DE LA PLANTA DE

COMPOSTAGE DEL MUNICIPIO DE

BOLIVAR SANTANDER

$

16,500,000

NATALY

GOMEZ

MARTINEZ

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CSP-027-

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

PROFESI

ONALES

PAGO ESTUDIOS Y DISEÑOS

CONSTRUCCION ACUEDUCTO

EXPLANACION DEL MUNICIPIO DE

BOLIVAR

$

21,638,805

HIDROSOL

UCIONES

SAS

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

La administración municipal de bolívar celebró 3 contratos a través de modalidad directa, transformando el objeto bajo prestación de servicios cuando las actividades descritas y los objetos contractuales corresponden a elaboración de estudios y diseños proyectos específicos los cuales obedecen a un contrato con características propias de consultoría contratado por concurso de méritos.

En los estudios previos elaborados por el Jefe de la oficina asesora - JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA se establece en el numeral 3 “ FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD … el decreto 734 de 2012 artículos 3.4.2.5.1 capitulo IV estableció la modalidad determinándose en el artículo 3.4.2.5.1 los contratos de prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión”; de conformidad con lo anterior el sr JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA establece erradamente la modalidad de contratación directa para los contrato de consultoría a realizar, desatendiendo así los requisitos legales para contratar las consultorías, incumpliendo los procedimientos de selección objetiva de contratistas y transgrediendo el principio de transparencia.

Para efectos de clarificar conceptos y distinguir las dos clases de contratos, la Corte Constitucional en Sentencia C-326/97 explica las diferencias existentes entre contrato de prestación de servicios y contrato de consultoría así: “ El objeto de los contratos de consultoría no está relacionado directamente con las actividades de la entidad que los requiere, o con su funcionamiento, a través de ellos la administración contrata servicios especializados de asesoría, interventoría, gerencia de obra o de proyectos, o la elaboración de estudios y diagnósticos, que no siempre coinciden en su contenido con la órbita de las actividades propias de la entidad contratante; para ello recurre a personas naturales o jurídicas especializadas en una determinada materia, las cuales ofrecen conocimientos y experiencia en una específica área o actividad; mientras en los contratos de prestación de servicios sucede lo contrario, en ellos el contratista, persona natural, pone a disposición de la entidad contratante su capacidad de trabajo para asumir funciones o tareas relacionadas con aquella, que por alguna razón no puede realizar el personal de planta, luego los supuestos de hecho que sirven de sustento a uno y otro tipo de contrato son diferentes”.




INFORME DEFINITIVO


Página 50 de 136

De conformidad con la anterior definición, es claro y evidente de acuerdo a los estudios previos elaborados en la necesidad descrita que la Administración Municipal la necesidad y el objeto corresponde a la elaboración de un estudio de proyectos específicos y de inversión y que por tal motivo su naturaleza corresponde a un contrato de consultoría tal como lo dispone la ley 80 de 1.993 Art. 32. Núm. 2 y no de prestación de servicios, que en principio se selecciona contratista mediante un concurso de méritos, pero atendiendo la cuantía puede acudirse al procedimiento de selección de mínima cuantía previsto en el Decreto 734 de 2012 Artículo 3.5.1. Conforme a lo expuesto y atendiendo al direccionamiento de la modalidad del contrato dado en los estudios previos suscritos por JIMMY ALBERTO ROCHA

QUIROGA – Jefe de la oficina de planeación se evidencia una presunta transgresión a los principios de selección objetiva de contratistas, transparencia, igualdad de oferentes, deber de selección objetiva de contratistas consagrados en la constitución y la ley, incurriendo presuntamente en la conducta disciplinable prevista en el artículo 48 ley 734 de 2002 numeral 31, esta responsabilidad también es endilgada para WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO alcalde Municipal por su participación en la fase contractual con pleno desconocimiento de

los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley. Así mismo se endilga responsabilidad para el asesor jurídico ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO en virtud del contrato CSP-004-2013, por cuanto tenía bajo su responsabilidad la asesoría contratación de la entidad quien de acuerdo a lo establecido en el artículo 82 de la ley 1474 de 2011 los asesores son PRESUNTO RESPONSABLEs por el cumplimiento de las obligaciones derivados del contrato así como por los hechos u omisiones; al respecto se establece: “ Articulo 82: Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así: Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría”. Respecto a la ejecución del contrato y obligaciones del contratista, se evidencia dentro del expediente contractual el cumplimiento de las obligaciones del contratista. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO PRESUNTORESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

Alcalde -ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Jefe De Oficina de planeación

Disciplinario ROBERT AUGUSTO DUARTE QUINTERO Asesor Jurídico ExterN° Disciplinario PRESUNTA NORMA VIOLADA. Ley 734 de 2002 articulo 48 numeral 31.

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO:

En relación con los actos contractuales de prestación de servicios profesionales de apoyo cuyo reproche ha sido efectuado en la presente observación, se expone en el siguiente orden:




INFORME DEFINITIVO


Página 51 de 136

1. Los objetos contractuales de estos procesos verdaderamente correspondieron a actividades profesionales de apoyo asignadas a la Secretaria de planeación; actividades dirigidas al sector de agua potable y saneamiento básico según ley 715 de 2001 y 1176 de 2007. Resáltese que lo que en dichos actos contractuales pretendió la entidad fue lograr la adquisición delos servicios profesionales para que los contratistas con sus conocimientos especiales y en apoyo a la secretaria de planeación que goza del conocimiento material y real de acueductos, o planta de compostaje del Municipio pueda con su final autonomía de dependencia u órgano de la administración adelantar sobre estos temas con base en las competencias asignadas. Por tanto precisamente con base, entre otras, en la sentencia C-326 DE 1997, en la que se plasman diferencias entre contratos de prestación de servicios y contratos de consultoría es que se informa y explica al grupo auditor que la actividad fundamental que la entidad contrató consistió en lograr de personas naturales o también de personas jurídicas su disposición con capacidad de trabajo para sumir funciones o tareas relacionadas con aquella ,las cuales no puede realizar con personal de planta Ello quiere decir que la entidad no contrató con la persona de estos tres contratistas la elaboración de estudios o diagnósticos de suerte que el contratista tuviera la obligación de entregarlos. Lo que el Municipio de Bolivar contrato en tales actos fue los servicios profesionales para que apoyaran a la dependencia especializada y así esta poder culminar unos estudios o diseños. Esa precisa distinción que se ha efectuado resulta de inmejorable entendimiento para discernir los tres contratos motivo de esta observación también conforme a los contenidos del artículo 32 de la ley 80 de 1993 en sus numerales segundo (contrato de consultoría) y tercero (contrato de prestación de servicios). Permítasenos insistir: el objeto de los tres contratos, para ser desarrollado por la persona de los contratistas, no implicaba para estos ejecución o elaboración de diseños o estudios como describe y caracteriza el numeral segundo antes aludido; lo era apoyar profesional a la dependía para desarrollar actividades propias de la administración o de su funcionamiento. Y dentro de la estructura administrativa del Municipio de Bolivar a la oficina de planeación, como es apenas obvio le corresponde idear, planear, construir y hasta ejecutar policitas publicas relacionadas con la prestación del os servicios o la construcción de la infraestructura municipal, como por ejemplo en torno a acueductos y plantas de compostaje. Por lo anterior, hasta aquí le solicitamos que al revisar la explicación, basados en las pruebas documentales contenidas en cada uno delos tres procedimientos contractuales, se acepte la distinción propuesta ya sí que el Municipio dio existencia, ejecución y cumplimiento a contratos de prestación de servicios profesionales (que son diferentes a los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión) regulados por el artículo segundo numeral cuarto de la ley 1150 de 2007, concordante con el artículo 3.4.2.5.1. del decreto 734 de 2012 y no a un contrato de consultoría, para el cual claro existe un procedimiento contractual diverso al de aquellos. Agregamos en este tópico que como bien lo resaltó el grupo auditor al concluir la observación los contratos y sus contratistas fueron cumplidos con el objeto. 2. Permítasenos agregar las siguientes conceptuaciones para que se entienda aún más la explicación: De acuerdo con lo anterior, el contrato de prestación de servicios, es un género de contrato que hace referencia a manifestaciones de la contratación del Estado, las cuales están soportadas en diversos tratamientos por parte del ordenamiento jurídico y con varias consecuencias en torno a la celebración, ejecución y liquidación. Una es la situación de los contratos cuyo objeto tiene actividades de apoyo logístico de la entidad y otra diferente, la de un contrato que implica el ejercicio de actividades propias de la misión público-funcional de la entidad. Es así como el contrato puede realizar una obligación directamente relacionada con la administración y funcionamiento de la entidad; es decir, comporta actividades de colaboración con el ejercicio de la función pública asignada a la entidad, de apoyo a la misma, como es el objeto de los contratos motivo de este hallazgo, dentro de los que se encontraba por ejemplo el de determinar el impacto




INFORME DEFINITIVO


Página 52 de 136

ambiental de la planta de compostaje del Municipio, actividades que sin duda corresponde también realizar a un secretario de planeación, siendo necesidades que fueron el resultado de la observancia de nuestras necesidades institucionales previamente definidas de conformidad con los estudios de oportunidad y conveniencia que al respecto se realizaron y no al capricho o subjetividad de la entidad. Además si observamos el valor que canceló el Municipio a cada uno de los contratistas en los actos contractuales suscritos, encontramos que los mismos, verdaderamente fueron cancelados por la labor de apoyo que se efectuó, pues en otro sentido (si se hubiera estipulado la elaboración plena de los estudios) se habría incrementado el costo por la actividad contratada. Aúnese que el acudir a esta modalidad contractual, es una practica usual en las entidades de estado que sin contar con los recursos que pudiera demandar unos estudios de consultoría propiamente dichos, se ven avocados a celebrar actos contractuales de apoyo, para que mancomunadamente con la secretaria de planeación se efectúen estudios (en aspectos atribuidos a esas dependencias) que contribuyan al desarrollo territorial. 3. Ahora frente al señalamiento con connotación disciplinaria que se efectúa al asesor jurídico externo Robert Augusto Duarte Quintero, en virtud del contrato CSP-004-2013 por cuanto tenía bajo su responsabilidad la asesoría de la contratación de la entidad, debemos precisar lo siguiente frente a ese juicio de reproche que se endilgo como ha quedado subrayado: a. El contrato CSP-004-2013 tuvo por objeto fundamental la prestación de servicios profesionales para el fortalecimiento municipal en el periodo comprendido entre el 18 de enero al 30 de diciembre de 2013. b. En la cláusula primera de dicho acto se establece las actividades que debe desarrollar el contratista para cumplir con el objeto pactado. Una de ellas la que concierne a la explicación de esta observación para que sea retirada es la que esta contenida en dicha cláusula numeral 1.2. y que se contrae “ 1.2. Revisar o corregir y complementar, jurídicamente, los procedimientos o contratos que hayan elaborado previamente los servidores del Municipio y que deba suscribir el contratante, junto a los demás documentos de carácter jurídico relacionados con la entidad contratante, siempre que le sean sometidos a su consideración”. En tal orden de ideas y de acuerdo a la información que en la carpeta de ejecución contractual del contratista reposa, especialmente el informe de fecha agosto 1 de 2013 (comprende el periodo de actividades del 3 de abril al 31 de julio) y el informe del 1 de octubre de 2013 (comprende el informe de ejecución de actividades del 1 de agosto al 30 de septiembre) no denota que a su conocimiento le hayan puesto en estudio o análisis la etapa precontractual o de planeación y hasta la celebración del contrato, cuando menos esos tres procedimientos a los que se refiere. Exposición que se hace para sea verificada por el grupo auditor con los documentos de trabajo y muestra contractual verificada, dentro del cual estuvo el contrato del asesor. Lo anterior para resaltar que evidentmente hay actuaciones contractuales de las que celebran dne las entidades que por se consideradas menores o de mínimo riesgo o ya conocidas por reglas de experiencia, o ya trabajadas que no son sometidas a la revisión preliminar del asesor como en este caso aconteció. Por ello el centro de imputación de una aparente responsabilidad disciplinaria que plasma el grupo auditor en la observación que se responde se funda, como ya se dijo en la responsabilidad de asesorar la actividad contractual dela entidades, lo cual resulta ser condicionadamente cierto. La condición consiste en que el o los procedimientos contractuales (que no es la única obligación contractual si se revisa el contrato en su cláusula primer, el cual se adjunta) sean puestos a su análisis, a su revisión, a sus sugerencias, a su conceptuación jurídica; porque si el funcionario, cualquiera que sea, por su particularísimas razones, considera que no lo debe someter al escrutinio preliminar del asesor, pues bien cierto es que este no tendrá la posibilidad material y real ni de revisar, ni sugerir, no conceptuar. Insistimos precisión que solo se hace no como camino o




INFORME DEFINITIVO


Página 53 de 136

excusa facilista sino que por el contrario de desarrollo directo de una realidad que se produjo. Ahora el abogado asesor de la entidad territorial atendiendo al contenido del párrafo ultimo del informe preliminar número 000045 del 12 de mayo de 2014, ha solicitado que se involucre a la observación lo antes transcrito e igualmente que coadyuva la distinción del objeto contractual entre prestación de servicios profesionales y consultoría cuando la entidad contratante en el procedimiento contractual y, en el objetivo de adquirir unos servicios, desee el apoyo de los servicios personales y profesionales de un idóneo y experto para atender funciones o actividades de la entidad (lo cual constituye prestación de servicios) en frente de la necesidad de la entidad de contratar servicios especializados para elaborar y ejecutar estudios y diseños, actividades sustancialmente propias de la consultoría. Tratándose de la responsabilidad no queda duda alguna en Colombia cualquiera sea su naturaleza que esta es personalísima, lo cual quiere decir que se responde por el acto propio y no por acto impropio, sin que con ello de ninguna manera se quiera desnaturalizar la explicación que inicialmente se ha dado a esta observación. Todo lo anterior también está dirigido a que se reconozca que debido al objeto contractual que fue pactado por la entidad en esos tres actos y a la ejecución misma del objeto que no implico obligación de ejecutar o entregar estudios o diseños que en efecto no fueron entregados sino que con el apoyo de cada uno de los respectivos contratistas la entidad los confecciono, se solicita respetuosamente al grupo auditor que dé por aceptada la explicación también por cuanto al reestudiar lo fácticamente considerado se concluye que no se ha quebrantado el articulo 32 literal b. de la ley 80 de 1993, esto es, que no se configura la característica del deber ser o violación de la ley para que se pueda estructurar un hallazgo.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR:

Revisada la réplica presentada por el ente auditado, El equipo auditor NO ACEPTA la respuesta presentada; por cuanto evaluada y analizadas una vez más las obligaciones contractuales y las actividades establecidas en el contrato, así como los informes de supervisión se evidencia claramente que estas son actividades propias del contrato de CONSULTORIA. Así pues de aceptarse en el mundo del derecho contractual la teoría planteada en la réplica los contratos de consultoría dejarían de existir, pues su naturaleza no tendría razón de ser por sustracción de materia.

Por otro lado, es evidente para este ente de control que en la respuesta aludida, los presuntos responsables buscan inducir al error al mencionar que lo que se prestó fue un apoyo y asesoría cuando quedo plenamente demostrado tanto en el trabajo de campo como en los documentos contractuales que la entidad contrató fue el producto; es decir la REALIZACION DE LOS ESTUDIOS TOPOGRAFICOS DISEÑOS ESTRUCTURALES DISEÑOS HIFRAULICOS Y ANALISIS DE PRECIOS UNITARIOS PARA EL ACUEDUCTO DE LA VEREDA POZO TORTUGA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER, Así como los demás estudios contratados y que por la especialidad de las mismas, estas obligaciones contractuales corresponden a un contrato de consultoría, así mismo se debe tener presente que el precio pactado es un valor bastante oneroso en proporción al plazo de ejecución fijado, por cuanto lo que se cancela es la consultoría efectuada mediante la entrega de productos y no una asesoría como lo pretende hacer ver el administración Municipal.

En conclusión, es claro para este ente territorial conforme a los estudios previos y a la minuta contractual que la entidad contrato en los 3 casos señalados servicios




INFORME DEFINITIVO


Página 54 de 136

especializados para la elaboracion de estudios y diseños para la realización de proyectos de inversión específica y que por consiguiente la contratación debió haberse realizado por proceso de concurso de méritos y no por selección directa, procedimiento de selección y escogencia de contratista que fue EVADIDO por la entidad. Por lo anterior, se CONFIRMA el hallazgo endilgado en los mismos términos del informe preliminar, del cual se dará traslado al Ministerio Publico a fin de que se emita un pronunciamiento de fondo por ser la autoridad competente para determinan la existencia de responsabilidad disciplinaria.

Por otra parte, en lo que respecta a la réplica presentada por el asesor jurídico como presunto responsable en el desacierto descrito, dado que la entidad contratante reconoce en el mismo contrato celebrado con el asesor jurídico un eximente de responsabilidad bajo la siguiente obligación contractual “ 1.2. Revisar

o corregir y complementar, jurídicamente, los procedimientos o contratos que hayan elaborado previamente los servidores del Municipio y que deba suscribir el contratante, junto a los demás documentos de carácter jurídico relacionados con la entidad

contratante, siempre que le sean sometidos a su consideración”; este Ente de control desvirtúa la responsabilidad endilgada al mismo, no obstante será la Procuraduría quien estimara lo correspondiente conforme a su competencia bajo la teoría de la ilicitud sustancial.

OBSERVACIÓN N 13: LA ENTIDAD TERRITORIAL SUSCRIBE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA CON PERSONA NATURAL

(C) Número Del Contrato

(C) Modalidad De Selección

(C) Objeto Del Contrato

(D) Valor Inicial Del Contrato

(C) Nombre Completo Del Contratista (*)

(Fecha De Suscripción Del Contrato ()

(C) Nombre Completo Interventor O Supervisor (*)

(C) Plazo De Ejecución - Unidad De Ejecución

CPSNOP-004-2013

DIRECTA

PRESTAR LOS SERVICIOS NO PROFESIONALES EN ACTIVIDADES ASISTENCIALES DE CELADURIALABORES DE SEGURIDAD Y ENTREGA DE DOCUMENTOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA Y ENTES MUNICIPALES

3000000

JOSE EDGAR VARGAS

13/01/18 JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA

3 MESES

CEA-035-2013

DIRECTA

CONTRATO ESTATAL DE APOYO A LA GESTIÓN PARA CUMPLIR ACTIVIDADES ASISTENCIALES DE CELADURIA LABORES DE SEGURIDAD ENTREGA DE DOCUMENTOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA Y ENTES

3000000

MAGIVER QUITIAN OSMA


3 MESES




INFORME DEFINITIVO


Página 55 de 136

MUNICIPALES

CPSNOP-009-2013

DIRECTA


3000000

EFREN ALIRIO VARGAS MARIN

13/05/08 ADRIANO JEREZ GUIROGA

3 MESES

CPSNOP-011-2013

DIRECTA


3000000

ISMAEL QUIROGA MORENO


3 MESES

CPSNOP-013-2013

DIRECTA


3000000

ARNULFO DUARTE MOSQUERA

13/08/12 ADRIANO JEREZ GUIROGA

3 MESES

El Municipio en aras de satisfacer la necesidad de prestación del servicio de asistencia de celaduría contrata la prestación del servicio mediante modalidad directa con persona natural, incurriendo así en flagrante desconocimiento a la normatividad vigente en seguridad privada que prohíbe expresamente acudir a la celebración de contratos con persona natural.

En efecto, la circular externa 1 de 2011 de Enero 13, ha establecido en el numeral 1 lo siguiente: “. Licencias de funcionamiento: Todos los servicios de vigilancia y

seguridad privada deben contar con una licencia de funcionamiento debidamente expedida por esta Superintendencia que habilita al prestador respectivo para operar hasta por cinco (5) años, con unas modalidades específicas y a través de unos medios determinados.

…( )




INFORME DEFINITIVO


Página 56 de 136

Las personas que requieren los servicios de seguridad privada deben tener presente que en ningún caso se podrá contratar servicios de vigilancia y seguridad privada a través de los servicios de consejería, portería o cuidadores, toda vez que no es legalmente permitido el hecho que personas naturales o jurídicas que no cuenten con la respectiva licencia de funcionamiento expedida por esta Superintendencia preste servicios de vigilancia y seguridad privada, son pena de incurrir en las sanciones y/o multas a que

haya lugar sobre el particular. Es importante reiterar que la entidad de control se encuentra legalmente facultada para imponer medidas cautelares tanto a las personas naturales o jurídicas que presten servicios de vigilancia y seguridad privada no autorizados y por lo tanto ilegales, así como multas de 20 a 40 SMLMV a aquellas que contraten tales servicios.”

Así mismo en Concepto 113887 del 28 de abril de 2008 expedido por el Ministerio de la Protección Social sostuvo al respecto lo siguiente: “ Los servicios de

vigilancia sólo pueden contratarse con entidades debidamente autorizadas y no con personas naturales. … Frente a los servicios de vigilancia el Ministerio de Defensa Nacional a través del Decreto 356 de 1994 consagra el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada orientado a proteger la seguridad ciudadana, el cual ordena que los servicios de vigilancia y seguridad privada, solamente podrán prestarse mediante la obtención de licencia o credencial, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (articulo. 3 Dec 356 de 1994)

A su vez, el Decreto 2187 del 2001 reglamentario del Estatuto de Vigilancia y Seguridad

Privada establece que se entiende por vigilante: “Artículo 2º. Vigilante y Escolta de

Seguridad. Se entiende por Vigilante, la persona natural que en la prestación del servicio

se le ha encomendado como labor proteger, custodiar, efectuar controles de identidad en

el acceso o en el interior de inmuebles determinados y vigilar bienes muebles e inmuebles

de cualquier naturaleza, de personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado a

fin de prevenir, detener, disminuir o disuadir los atentados o amenazas que puedan

afectarlos en su seguridad.… Esa persona natural, denominado vigilante o escolta de

seguridad, debe prestar su labor necesariamente a través de un servicio de vigilancia y

seguridad privada…” (Resaltado Fuera de Texto).

En aplicación de los citados decretos, desde el año 1994, el servicio de vigilancia no

puede ser contratado con personas naturales sino que debe ser prestado a través de

empresas de vigilancia debidamente autorizados por el Estado, normas estas que son de

obligatorio cumplimiento para los ciudadanos mientras se encuentren vigentes.

Conforme a los antecedentes normativos descritos, la entidad territorial cuando realizó los contratos de vigilancia números CPSNOP-004-2013 , CEA-035-2013, CPSNOP-009-2013, CPSNOP-011-2013, CPSNOP-013-2013 de manera directa con persona natural sin que los mismos estuviesen autorizados por la superintendencia de seguridad y vigilancia privada, celebró contratos sin dar cumplimiento a los requisitos legales por cuanto la actuación fue realizada con total desconocimiento de lo previsto en el Decreto 356 de Febrero 11 de 1994, Decreto N° 2187 de 2001, Resolución N° 2852 de Agosto 8 de 2006, Decreto N° 4950 de Diciembre 27 de 2007, circular 01 de 2011 entre otras.

Por lo expuesto se establece OBSERVACIÓN con alcance DISCIPLINARIO para los señores WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE) por suscribir los contratos con persona naturales, JIMMY ROCHA QUIROGA- jefe de la oficina gestora y ADRIAN ALEJANDO JEREZ QUIROGA- jefe de la oficina gestora por cuanto son los funcionarios que inician la fase precontractual direccionando los estudios previos para la contratación del servicios de vigilancia mediante la modalidad




INFORME DEFINITIVO


Página 57 de 136

directa con persona natural sin atender la normatividad que regula la materia y observación con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopte los correctivos para evitar que este tipo de contratos se vuelvan a repetir.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO PRESUNTOS RESPONSABLES WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE) DISCIPLINARIO JIMMY ROCHA QUIROGA- (OFICINA GESTORA- PLANEACION) DISCIPLINARIO ADRIAN ALEJANDO JEREZ QUIROGA (OFICINA GESTORA- GOBIERNO) DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: Decreto 356 de Febrero 11 de 1994, Decreto N° 2187 de 2001, Resolución N° 2852 de Agosto 8 de 2006, Decreto N° 4950 de Diciembre 27 de 2007, circular 01 de 2011

RESPUESTAS DEL ENTE AUDITADO:

De antemano solicitamos sea retirada la connotación con alcance disciplinario de la observación que se ha planteado, como quiera que la entidad y sus servidores lo que en verdad contrataron según la interpretación y lectura que se hace de los cinco contratos fuente fáctica de este contenido, no estaban dirigidos a lo que ha interpretado el grupo auditor, pues los mismos en las actividades que desarrollaban no se dirigían ni supeditaban a la vigilancia y seguridad privada definida en la circular externa 1 de enero 13 de 2011, porque si se observa los actos contractuales y los informes que de los mismos surgieron, estas personas lo que realizaban durante el día que eran actividades propias de unos servicios administrativos eventuales y no los inherentes a los lineamientos de seguridad y vigilancia, a tal punto que sustancialmente se dedicaban a la recepción y entrega de documentos en las diferentes dependencias de la alcaldía. Así tenemos que dentro de las actividades que se le encomendaba a esta persona contratista en la alcaldía del Municipio de Bolívar se encontraban las de responder por los elementos, instrumentos y equipo a su cargo, guardar con la debida discreción y reserva el contenido de la correspondencia y demás documentos que le se han asignados, ejercer el control ante la salida y entrada de personas, aunado a que estas personas, por la forma de contratación adelantada (prestaciones de servicios) no manejaba arma de fuego, de dotación, medio tecnológico, canino, bastón de mando, vehículo, comunicación o arma no letal para desarrollar su actividad. Igualmente debemos señalar que la alcaldía del Municipio de Bolivar no requiere de la contratación de un personal de seguridad con las exigencias establecidas en el decreto 356 de 19944 y decreto 2187 de 20015, como lo deja entrever el informe de auditoría, pues de ello da cuenta la realidad tranquila e imperante en el casco urbano, la cercanía de la policía adscrita y en todo caso el fundamento plasmado para la contratación de este personal de apoyo en los respectivos documentos previos a la contratación. Por lo anteriormente expuesto, se solicita aceptar la explicación y restar la connotación disciplinaria a la observación.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Analizada la respuesta presentada por el ente auditado, el equipo auditor acepta los argumentos expuestos por los presuntos responsables, por cuanto durante el

4 Por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada

5 Por el cual se reglamenta el estatuto de vigilancia y seguridad privada contenido en el decreto ley 356 de 1994.




INFORME DEFINITIVO


Página 58 de 136

trabajo de campo el equipo auditor evidencio que durante el día como en la noche en las instalaciones del palacio Municipal con periodicidad diaria se observó la presencia de un particular que se encargaba de realizar la función de guarda de la infraestructura, así mismo se evidencia en los informes de supervisión la siguiente certificación o constancia impuesta por el supervisor elaborado el día 08 de noviembre de 2013 por RENE HORACION QUITIAN MATEUS: “el contratista cumplió a satisfacción con el objeto del contrato lo que nos permitió contar con una persona idónea que cumpliera con las actividades de celaduría y seguridad en el palacio con el fin de garantizar la buena marcha en la administración”. Por consiguiente lo manifestado en la respuesta presentada al presente hallazgo no es coherente con lo evidenciado durante el trabajo de auditoria, por consiguiente se CONFIRMA el hallazgo, el cual se dará traslado al Ministerio Publico a fin de que bajo la competencia propia sea quien determine la ocurrencia de irregularidad que sea objeto de investigación disciplinaria.

OBSERVACIÓN N° 14: DEFICIENCIAS EN CONTRATOS VARIOS CON PRESUNTO INCUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 94 LEY 1474 DE 2011

N° CTO

MODALIDA

D CLASE OBJETO VALOR

CONTRATI

STA

SUPERVISO

R

MCCS-

048

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMINI

STROS

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM Y

GASOLINA PARA LA OPERATIVIDAD DE LOS

VEHICULOS DE LA POLICIA NACIONAL CTI Y

EJERCITO ACANTONADOS EN EL MUNICIPIO

DE BOLIVAR

$

16,500,00

0

HELIODO

RO

VARGAS

GONZALE

Z

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

MCCS-

007-2013

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMINI

STROS

SUMINISTRO KIT BÁSICO DE CRIMINALISTICA

CON DESTINO A LA SIJIN ACANTONADA EN

EL MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER

$

8,000,000

JAIRO

ENRIQUE

PESCA

SANDOVA

L

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

CCS-041

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMINI

STROS

SUMINISTRO DE ALIMENTACION Y

REFRIGERIOS PARA ATENDER A LOS

ASISTENTES A LOS DIFERENTES

ACONTECIMIENTOS DE CUENTAS Y

PARTICIPACION CIUDADANA

$

16,500,00

0

VALENZU

ELA

MUÑOZ

NIDIA

CONSUEL

O

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

SP-

CEMCS-

003-2013

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMIN

ISTRO

S

SUMINISTRO E INSTALACION DE TRES

JUEGOS DE TABLEROS ACRILICOS PARA LA

ADECUACION DE LOS POLIDEPORTIVOS DE

LOS CORREGIMIENTOS DE BERBEO LA

HERMOSURA Y CASCO URBANO DEL

MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

$

9,000,000

ALBERTO

ELIECER

GONZALEZ

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

SP-

CEMCS-

001-2013

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMIN

ISTRO

S

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LA

ADECUACION DE LA SALA DE COMPUTO DEL

COLEGIO SIMON BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE

BOLIVAR -SANTANDER

$

12,000,00

0

EVELS

SAUL

SANCHEZ

GUZMAN

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CS-002-2012


SUMINISTROS

SUMINISTRO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS. UNIFORMES Y ELEMENTOS NECESARIOS CON EL OBJETIVO DE DESARROLLAR. ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y RECREATIVAS QUE CONTRIBUYEN AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACION EN EL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER.

62,100,000



El proceso de escogencia y selección de contratista fue realizada a través del procedimiento previsto de la mínima cuantía. En los cinco (5) contratos relacionados se evidencia que la Entidad no da cumplimiento a la realización de estudios previos de conformidad con lo normado en la Ley 1474 de 2011 reglamentado en el Decreto 734 de 2012 artículo 3.5.2, que sobre estudios previos de mínima cuantía reza: “la entidad elaborará un estudio simplificado que contendrá:




INFORME DEFINITIVO


Página 59 de 136

1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo. 5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación”. Respecto al numeral 4 de la norma ibídem, en los contratos descritos y analizados se evidencia que la entidad omite justificar el valor estimado del contrato, máxime cuando se establece precios unitarios, respecto de los cuales la oficina gestora debe en aras de dar cumplimiento al principio de planeación contractual, realizar el respectivo estudio de precios reales de mercado y así mismo deberá incluir la forma como se calculó para establecer el presupuesto oficial estimado, toda vez que la contratación pública no puede ser el resultado de la improvisación. Respecto del contrato MCCS-048 la entidad territorial inobservó la ley 1474 de 2011 articulo Artículo 94 que reza: “Transparencia en contratación de mínima

cuantía. Adiciónese al artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas; b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día

hábil…” lo anterior, toda vez que el cronograma relacionado en la invitación publica ítem 1.3, se establece como plazo para recepción de propuestas el día 29 de agosto de 2013 hasta las 12:00m; cuando la norma descrita ordena que como mínimo se debe establecer un día hábil para publicación y un día hábil para recepción y entrega de propuestas. Por consiguiente en el presente contrato se establece observación con alcance DISCIPLINARIO para el Alcalde Municipal quien suscribe la invitación pública por el presunto incumplimiento al ARTÍCULO 94. TRANSPARENCIA EN CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA literal b) de la norma descrita, por no garantizar el término de un día hábil máxime cuando la jornada laboral culmina a las 6:00 pm, circunstancia que afecta la transparencia del procesos por cuanto la ley fijó plazo mínimo de un día para publicación de la invitación y otro día hábil para la presentación de propuestas, lo cual permite mayor publicidad y brindar garantías de transparencia y pluralidad en la participación de oferentes.

Revisada la fase de ejecución, los suministros contratados se encuentran soportados mediante informes de supervisión con las constancias y manifestaciones del cumplimiento a satisfacción, informes de contratistas y actas de recibido y entrega a los órganos de la fuerza pública.

A fin de corregir las actuaciones descritas como falencias, la entidad deberá incluir acciones correctivas dentro de un plan de mejora. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON GAMBOA SEDANO

(ALCALDE). DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA Articulo 94 ley 1474 de 2011




INFORME DEFINITIVO


Página 60 de 136

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO 1. En relación con la observación efectuada en este numeral y relacionada con el no cumplimiento de la exigencia en el estudio previo simplificado de estimar el valor del contrato, de acuerdo a la ley 1474 de 2011 y decreto 734 de 2012, en varios actos contractuales de suministro adelantados bajo la modalidad de la mínima cuantía, debemos señalar que el Municipio de Bolivar si efectuó estos estudios previos con las condiciones y exigencias mínimas de las normas citadas, documentos en los que sí se dejó plasmado el valor de los elementos por contratar, justificado sumariamente con las cotizaciones que verbalmente se realizaban por la oficina gestora, e incluso tomando como referencia precios conocidos por el gestor resultantes de otras adquisiciones precedentes en el tiempo; con base en esas informaciones se permitió a la entidad concluir en un valor final estimado contratado que no superara los precios del mercado, pero que sustancialmente también pretenden evitar sobrecosto, lo cual fue claramente percibido por el grupo auditor. En ese sentido no existió improvisación sino que hubo apoyo también con base en las reglas de le experiencia. Entonces, dentro de los estudios previos de los procesos de la referencia se determinó en el numeral 4 análisis técnico y económico, los sustentos que soportaban el valor estimado del contrato, de los que se infería que se habían tomado como referencia los precios de la región, lo cual era efectuado por la oficina respectiva mediante llamadas telefónicas y procesos sencillos de comparación de precios, dada la poca monta del procedimiento contractual y la experiencia en el tema. 2. En relación con la presunta irregularidad al no haberse dado cumplimiento al artículo 94 de la ley 1474 de 2011, por no otorgar un día de publicación a la invitación y un día hábil para recepción y entrega de propuestas, permítasenos señalar al grupo auditor, que de acuerdo a nuestro razonable entendimiento e interpretación de l a normatividad vigente consideramos que se desarrolló el procedimiento y el cronograma6 establecido por la entidad sin desatención a la disposición legal antes aludida. D acuerdo al análisis del cronograma del presente caso, lo cualquier posible oferente tuvo la opción por un día y medio para presentar ofertas ello porque el término que corrió lo fue desde el 28 de agosto de 2013., hasta el 29 de agosto de 2013 a las 12:00 m. fecha que estaba prevista para el cierre y de lo cual se colige posibilidad de ofertar en día y medio aproximadamente. Para nuestro razonamiento el artículo aludido señala: Artículo 94. Transparencia en contratación de mínima cuantía. Adiciónese al artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#2




INFORME DEFINITIVO


Página 61 de 136

La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:

a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;

b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil; c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas; d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. De la norma antes transcrita se infiere que el término de la invitación no sea inferior a un día hábil, pero también que para presentar ofertas haya un término no inferior a un día hábil; (y si se agrega el contenido reglamentario el tercer término que debe observarse en la mínima cuantía es el de traslado de la evaluación que debe ser por un día hábil). Lo desarrollado por el MUNICIPIO DE BOLIVAR no contradice la disposición legal antes transcrita, pues como se dijo y se puede ver en el cronograma se cumplió con e l término de la invitación que es de un día, pero también con el de presentación de la oferta que fue más extenso que aquel. Nótese que la norma analizada no impide sancionatoriamente que el termino de invitación corra a la par con el termino para presentar propuesta, claro siempre que se dé la publicidad, lo que la norma si conceda es la necesidad de que el termino previsto para esos dos eventos se respecte, pero se insiste sin que la disposición prevea que debe ser en días diferentes, que es como al parecer lo entiende el grupo auditor (dijeron: “… un día para publicación de la invitación y otro día hábil para presentación de propuestas…”. Para la mayor comprensión a lo antes expuesto debe recordarse que el artículo 94 de la ley anticorrupción al introducir en la mínima cuantía el concepto de un día hábil lo que pretendió exterminar fue el desarrollo de estos procesos en los que por ejemplo la invitación se publicitaba solo medio día, es decir, cuatro o cinco horas y para la presentación de ofertas se concedía el restante del medio día. Eran múltiples los procedimientos contractuales concebidos de esta manera especialmente en las grandes ciudades, por ejemplo véanse en el SECOP procedimientos contractuales de esa época del distrito de Bogotá o el Municipio de Bucaramanga en los que incluso hubo términos de dos horas. En síntesis: tanto el término legal de la invitación, como el dispuesto para presentar propuestas fue acatado porque aquel se dispuso en un día y sobre este, en la invitación, como lo indica el literal b del art. 94 de la ley 1474 de 2011 se contempló por más de un día, luego no hubo quebrantamiento al deber ser. En los anteriores términos esperamos sean de recibo las explicaciones otorgadas y consecuentemente se proceda a levantar la observación con alcance disciplinario determinado en el informe preliminar.

CONLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Es importante anotar que la connotación disciplinaria endilgada corresponde exclusivamente al incumplimiento del artículo 94 del 1474 de 2011. Realizada la precisión anterior, el equipo auditor no acepta la respuesta presentada por el ente auditado por cuanto la entidad no dio cumplimiento a lo normado como reglas mínimas para garantizar la transparencia en los procesos de selección de mínima cuantía.

Al respecto el DNP ha sostenido lo siguiente: “En los términos previstos en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 2516 de 2011 son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad contratante, vale decir, el término de un día hábil completo para mantener publicada la invitación el cual cuenta a partir del día siguiente a su publicación, así como




INFORME DEFINITIVO


Página 62 de 136

el día hábil para la presentación de las ofertas, lo que significa que en el menor de los casos, el proceso debe estar abierto cuando menos 3 días hábiles en el Secop. Lo anterior no significa que en todos los casos las entidades deban adoptar este término mínimo, pues al ser un mínimo, en atención a la complejidad y naturaleza del objeto a contratar, la entidad deberá establecer el cronograma requerido para su contratación, los cuales deben respetar los principios principalmente de transparencia habida cuenta que su creación fue precisamente para garantizar la selección objetiva en la contratación de bajo monto en la Ley Anticorrupción, así como los de economía y responsabilidad. En caso de no darse observancia al precepto legal desarrollado en el presente concepto, deberán efectuarse las correspondientes denuncias a los entes de control competentes para el efecto”.

Conforme a lo expuesto se CONFIRMA los hallazgos en los términos del informe preliminar, para el respectivo traslado a la entidad competente y administrativo a fin de que se adopten las acciones correctivas. OBSERVACIÓN N 15: DEFICIENCIAS EN EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA FINALIDAD PREVISTA EN EL CONTRATO.

MCCS-

002-

2013

MÍNIMA

CUANTÍA

SUMIN

ISTRO

S

SUMINISTRO DE 2000 LIBRAS DE

CARNE DESTINADAS AL APOYO DE

JORNADAS DE TRABAJO QUE SE

ADELANTARAN PARA EL

MANTENIMIENTO DE LAS VIAS Y

CAMINOS VEREDALES DEL MUNICIPIO

DE BOLIVAR SANTANDER

$

10,000,0

00

ERNEST

O

HERREÑ

O

VARGAS

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

El contrato se inició el día 13 de febrero con plazo de ejecución de 6 meses, se estableció como fecha de terminación el día 14 de agosto de 2013, se cancela anticipo por valor de $5.000.000, el día 12 de julio de 2013 se liquidó anticipadamente el contrato de mutuo acuerdo con cumplimiento del objeto contractual.

Se observan actas de entrega de carne a diferentes beneficiarios, sin embargo no existe un informe de seguimiento a la ejecución de trabajos realizados para el mantenimiento de caminos y veredas ya que no existe acta de aprobación de recibido de trabajos por parte de presidentes de la juntas ni por el supervisor donde consten que los trabajos de mantenimiento se hayan efectuado. Así mismo, no se evidencian seguimiento a las jornadas de trabajos, los participantes de esas jornadas de trabajo, los alcances de las mismas y los trabajos realizados de mantenimiento en unidades de distancia (kilómetros o metros).

MCCOP-

002-

2013

MÍNIMA

CUANTÍA

MANTE

NIMIEN

TO Y/O

REPAR

ACIÓN

REALIZAR A TODO COSTO LOS

TRABAJOS DE MANTENIMIENTOS DE

LAS INSTALACIONES DE LA ESTACIÓN

DE POLICIA MUNICIPAL

$

13,500,0

00

EDGAR

MARTIN

VALDIVIE

SO

MUÑOZ

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CA-003-

2013 DIRECTA

CONVE

NIO DE

ASOCI

ACIÓN

CON

PARTIC

ULARE

S

ANUAR ESFUERZOS PARA LA

CONSTRUCCION SEGUNDA ETAPA DE

LA PLAZA DE FERIAS DEL

CORRIMIENTO DE LA HERMOSURA DEL

MUNICIPIO DE BOLIVAR

$

18,000,0

00

JUNTA

DE

ACCIÓN

COMUNA

L LA

HERMOS

URA

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

SP-

CEMCO

P-004-

2013

MÍNIMA

CUANTÍA

OBRA

PÚBLIC

A

REALIZAR A TODO COSTO EL

MANTENIMIENTO DE LAS

INSTALACIONES COLISEO MUNICIPAL

$

15,000,0

00

JACINTO

VARGAS

RUIS

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA




INFORME DEFINITIVO


Página 63 de 136

La selección o escogencia de contratista fue realizado mediante el procedimiento de mínima cuantía previsto el decreto 734 de 2012 artículo 3.5.1.

En los contratos de obras relacionados en el cuadro anterior se observa que en los estudios previos simplificados elaborados por JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA secretario de planeación que no se establecen las especificaciones técnicas mínimas en criterios de calidad y cantidad para la ejecución de los trabajos y obra contratada, y en otros no se realiza de forma clara las mencionadas especificaciones dejando baja discrecionalidad y a criterio del contratista las circunstancias y condiciones de cumplimiento del contrato, deficiencia que dificulta el grado de exigencia y la calidad de supervisión.

En los estudios previos del contrato MCCOP-002-2013 la necesidad no se determinó de forma clara; en lo que respecta a la ejecución no existe dentro del expediente contractual acta de recibo a satisfacción por parte del comandante de estación que haga constar la realización de los trabajos contratados cumpliendo satisfactoriamente.

Por lo anterior se establece observación con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten los correctivos y de esta manera fortalecer el proceso de planeación, ejercer mejor control sobre el objeto contratado a fin de que la necesidad prevista sea satisfecha y la contratación haya cumplido con los fines propuestos.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

ALCALDE

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO El municipio de Bolívar cuenta con más de 400 Km de vías terciarias, se cuenta con 99 veredas y el sector de mayor inversión como lo evidencian las ejecuciones presupuestales es el SECTOR TRANSPORTE, siendo una necesidad de primordial el cumplimiento para la entidad y la cual se evidencian estas actividades en el informe de avance de plan de desarrollo entregado al ente auditor, en las actas de recibo del proceso se cumple con la entrega a satisfacción de los que requieren de este proceso, acogemos su recomendación y se exige a los supervisores mayor detalle en los informes. En cuanto a las especificaciones técnicas e informes de seguimiento de los supervisores acatamos la observación del grupo auditor y se exige a los supervisores especificar en los informes en mayor detalle la ejecución y en los estudios hacer mayor claridad a los requerimientos de los procesos. Verificado el expediente contractual MCCOP-002-2013 se anexa certificación de la estación de policía local por tanto la necesidad prevista en dicho objeto contratado fue cumplida a satisfacción de acuerdo a los estudios realizados.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Aceptada la observación por el Ente auditado, este órgano de control CONFIRMA el hallazgo administrativo para su respectivo seguimiento

OBSERVACIÓN N 16: CELEBRACION DE CONTRATOS CON PRESUNTA VULNERACION AL DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTA Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION PUBLICA.




INFORME DEFINITIVO


Página 64 de 136

CA-004-

2013 DIRECTA

CONVE

NIO DE

ASOCIA

CIÓN

CON

PARTIC

ULARES

ANUAR ESFUERZOS PARA LA

ADQUICISIÓN DE 165 METROS

CUADRADOS DE PIEDRA LABOR

PIEDRA BARICHARA E INSTALACION

DE 285 METROS PARA LAS CALLES

DEL CORREGIMIENTO DE BERBEO

DEL MUNICIPIO BOLIVAR

SANTANDER

$

18,500,0

00

JUNTA

DE

ACCION

COMUNA

L JOSE

ANTONI

O

BERBEO

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CC-002-

2013 DIRECTA

CONVE

NIO DE

ASOCIA

CIÓN

CON

PARTIC

ULARES

APOYO Y CONFINANCIACIÓN A LA

JUNTA DE ACCION COMUNAL DE LA

VEREDA SAN MARCOS PARA EL

ALQUILER DE MAQUINARIA CUATRO

4 VOLQUETAS PARA EL

MANTENIMIENTO DE LA VIA

CHOROLO -SAN MARCOS DEL

MUNICIPIO DE BOLÍVAR SANTANDER

$

50,000,0

00

JUNTA

DE

ACCION

COMUNA

L

VEREDA

SAN

MARCOS

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CA-018-

2013 DIRECTA

CONVE

NIO DE

ASOCIA

CIÓN

CON

PARTIC

ULARES

ANUAR ESFUERZOS PARA EL

MEJORAMIENTO DE LA VIA BERBEO

SANTUARIO LA Y

$

77,000,0

00

JUNTA

DE

ACCION

COMUNA

L JOSE

ANTONI

O

BERBEO

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

Respecto a los convenios CC-002-2013 y CA-004-2013, el ente de control cuestiona el procedimiento contractual realizado por el ente territorial toda vez que los objetos contractuales corresponde a suministro de materiales (165 METROS

cuadrados de piedra labor piedra barichara) y alquiler de maquinaria (4 volquetas), objetos que como bien se observa no corresponde con la naturaleza de las Juntas de Acción Comunal y su objeto social, puesto que dentro de sus competencias o actividad social no está la de ser proveedor de este tipo de elementos por tanto la entidad debió adquirirlos a través de un contrato de invitación publica conforme al estatuto general de la contratación consultando y dando aplicación a los principios

que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley máxime cuando la norma que autoriza la celebración de contratos con las juntas de acción comunal y estableció expresamente que el fin de los convenio son el de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía.

Respecto al CONVENIO CA-018-2013, si bien es cierto la tipología corresponde a contratos de obra, cabe recordarle al ente auditado que la ley 1551 de 2012 (Julio 6) Artículo 6 estableció un tope máximo de mínima cuantía para celebración de convenios con las juntas de acción comunal.

Así mismo, respecto a los valores de los tres convenios suscritos es importante recordarle al ente auditado que ley 1551 de 2012 (Julio 6) Artículo 6 por medio del cual se modificó artículo 3° de la Ley 136 de 1994 establece lo siguiente: Artículo 3º. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio: (…) Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad. Conforme a lo establecido por la norma ibídem, es claro para este ente de Control que se incumplió el requisito legal de la cuantía prevista para los contratos que suscriban las entidades territoriales con las juntas de acción comunal.

Conforme a lo anterior se incurrió presuntamente en vulneración de la ley 1551 de 2012 (Julio 6) Artículo 6, ley 489 de 1998 artículo 3 , 4 y 95 , ley 136 de 1994




INFORME DEFINITIVO


Página 65 de 136

artículos 3 y ss., articulo 48 ley 734 de 2002 numeral 31, articulo 209 de la constitución política de Colombia, por consiguiente se establece observación con alcance DISCIPLINARIO para JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA secretario de planeación como jefe de la oficina gestora y para WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO Alcalde Municipal por suscribir los convenio objeto de análisis.

Así mismo se establece OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten los correctivos en aras de prevenir que se repitan las deficiencias observadas.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO PRESUNTOS RESPONSABLES WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE) DISCIPLINARIO JIMMY ROCHA QUIROGA- (OFICINA GESTORA- PLANEACION) DISCIPLINARIO

NORMA VULNERADA: Ley 1551 de 2012 (Julio 6) Artículo 6, ley 489 de 1998 artículo 3, 4 y 95, ley 136 de 1994 artículos 3 y ss., articulo 48 ley 734 de 2002 numeral 31, articulo 209 de la constitución política de Colombia.


Sobre la observación efectuada en este numeral y que concluye en la presunta vulneración del ente territorial del artículo 6 de la ley 1551 de 2012, artículos 3 y s.s. de la ley 489 de 1998, artículos 3, 4 y 95 de la ley 136 de 1994 y articulo 48 de la ley 734 de 2002, al suscribir en la vigencia 2013 tres convenios de asociación con juntas de acción comunal debemos señalar: 1.- El artículo 6 de la ley 1551 de 2012, en su parágrafo 4 determina lo siguiente: ARTICULO 6. El artículo 3° de la Ley 136 de 1994 quedará así: Artículo 3°. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio: … Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad. El organismo de acción comunal debe estar previamente legalizado y reconocido ante los organismos competentes. 2. De acuerdo al tenor literal transcrito tenemos entonces que la norma autoriza a los Municipios suscribir de manera directa convenios solidarios hasta por la mínima cuantía con las con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras. 3. Los contratos de asociación que suscribió el Municipio de Bolivar y que son objeto de análisis en el presente numeral (que no convenios solidarios como los que se permiten en la disposición antes citada), no fueron suscritos por el ente territorial atendiendo dicha disposición o régimen legal, sino que fueron desarrollados tal cual se planeó y dejó plasmado en los contenidos de los mismos, atendiendo las siguientes disposiciones constitucionales y legales: a- Que el Artículo 355 de la Constitución Nacional establece la facultad del Gobierno en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal para celebrar contratos entre entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y de Desarrollo. b- Pero también el artículo 96 de la ley 489 de 1998, permite que las entidades estatales, y recuérdese que según el artículo 2 de la ley 80 de 1993, lo es, puede asociarse con personas jurídicas particulares mediante la celebración de

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=329#3




INFORME DEFINITIVO


Página 66 de 136

convenios de asociación para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos o funciones que le asigne a aquellas la ley. c.- Que las JUNTAS DE ACCION COMUNAL son personas jurídicas particulares, sin ánimo de lucro, con personería jurídica debidamente reconocidas, cuya existencia y objeto se encamina a brindar, apoyar y ejecutar proyectos de interés público en coordinación con las entidades territoriales. No existe duda alguna con razonabilidad, acierto y proporcionalidad que el mejoramiento de las calles o vías así como el alquiler de maquinaria para lograr ese mejoramiento es un proyecto, una inversión, y un objeto licito, legítimo y apenas obvio que quieran desarrollar ese tipo de organizaciones comunitarias para lograr el desarrollo de sus propias comunidades

d.- Que los contratos a que se refiere el artículo 96 de la ley 489 de 1998, deben determinar con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes. e.- Que en relación con estas modalidades contractuales ha señalado la Corte Constitucional, que la misma le ha otorgado a las entidades estatales la facultad para que con observancia de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución puedan celebrar contratos de asociación con personas jurídicas de derecho privado o participen en la creación de personas jurídicas de este carácter para desarrollar actividades propias de "los cometidos y funciones" que la ley asigna a las entidades estatales, y no vulnera en nada la Carta Política, por cuanto se trata simplemente de un instrumento que el legislador autoriza utilizar para el beneficio colectivo, es decir, en interés general y, en todo caso, con acatamiento a los principios que rigen la actividad administrativa del Estado.

f.-. Que las obras que se pretendían desarrollar se encontraban y hacían parte del plan de desarrollo municipal de Bolivar y sus objetos se encaminaban al impulso de programas y actividades de interés público y especialmente del beneficio de las comunidades que representan esas juntas de acción comunal. g. A los convenios de asociación se les aplica el contenido del artículo 355 de la Constitución7, esto es el régimen previsto para otra modalidad especial contractual, esto es, el de los contratos de utilidad pública. h. El decreto 777 de 1992, en su artículo primero, al reglamentar los contratos de utilidad pública, y por ser su régimen aplicable a los convenios de asociación determina que sus procedimientos se someten a las reglas contractuales entre particulares8, esto es contratación privada; pero aplicando los principios del artículo 209 de la C.N.

7 Artículo 96º.- Constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares. Las entidades estatales, cualquiera sea su naturaleza y orden administrativo podrán, con la observación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución, asociarse con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de asociación o la creación de personas jurídicas, para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley. Los convenios de asociación a que se refiere el presente artículo se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la Constitución Política, en ellos se determinará con precisión su objeto, término, obligaciones de las partes, aportes, coordinación y todos aquellos aspectos que se consideren pertinentes. 8 DECRETO 777/1992. Artículo 1º.- Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso

del artículo 355 de la Constitución Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares, salvo lo previsto en el presente Decreto y sin

perjuicio de que puedan incluirse las cláusulas exorbitantes previstas por el Decreto 222 de 1983.




INFORME DEFINITIVO


Página 67 de 136

i. Que conforme a lo anterior dispuesto por la constitución, la ley y el reglamento, la característica más importante que se concedió al establecer este régimen especial de los convenios de asociación (otros los llaman de apoyo y otros de cooperación) no fue otro que concederles su total autonomía e independencia respecto de los contratos de la ley 80 de 1993, es decir, como claramente se pudo transcribir que se sometan al derecho privado; entonces precisándose que no se someten ni a la ley 80 ni sus disposiciones complementarias ni reglamentarias ni tampoco al artículo 6 de la ley 1551 de 2012. 4.- Asi entonces tenemos que los convenios que suscribió el MUNICIPIO DE BOLIVAR con las Juntas de acción comunal de Berbeo y de la Vereda San Marcos se encontraron sustentados y aprobados también por disposiciones legales e incluso constitucionales y reglamentarias que los permitían y en tal sentido con los mismos no se vulneraron y transgredieron las disposiciones citadas por el grupo auditor, en tanto que estos convenios también en tal sentido se encuentran autorizados tal cual se dejó consignado. Adviértase que en estos convenios las juntas de acción comunal efectuaban un aporte representado en la mano de obra tanto para la instalacion de estos elementos (piedra barichara), como para el mejoramiento de las vias de la Municipalidad, con lo cual tambien contribuían al desarrollo y beneficio colectivo. Recálquese que en relacion con esta clase de convenios ha señalado la Honorable Corte Constitucional que estos convenios de asociacion con personas juridicas de derecho privado para desarollar actividades propias de los cometidos y funciones que la ley asigna a las entidades estatales no vulenra nada la carta politica, por cuanto se trata simplemente de un instrumento que el legislador autoriza utilizar en beneficio colectivo, es decir el interés general. Agréguese para finalizar, que estos convenios no están sometidos a las cargas tributarias que si por ejemplo se aplica al os contratos generales del estado, lo cual indica que el recurso que en ellos se inmiscuye permite un mejor cumplimiento de los fines e intereses estatales. Con los anteriores exposiciones esperamos haber desvirtuado el hallazgo disciplinario que inicialmente se ha dejado estipulado en el informe preliminar.


El grupo auditor, NO ACEPTA los planteamientos y razones expuestos por la administración municipal por las siguientes razones:

Como prima facie debe observarse respecto de lo convenios de apoyo a

programas de interés público, el artículo 1 del Decreto 777 de 1992, dispone que: “Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del artículo

355 de la Constitución Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares, salvo lo previsto en el presente Decreto y sin perjuicio de que puedan incluirse las cláusulas exorbitantes previstas por el Decreto 222 de 1983”.

En aras de evaluar un primer requisito legal para la procedencia se establece que las

entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de las entidades sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato, requisito que las juntas de acción comunal no




INFORME DEFINITIVO


Página 68 de 136

cumplen por cuanto no cuentan con la experiencia, capacidad técnica ni la idoneidad requerida para ejecutar el objeto contractual.

De igual forma, el reglamento excluye de la celebración de éste tipo de Convenios o Contratos, según el artículo 3 del Decreto 777 de 1992, modificado y adicionado por los artículos 2 y 3 del Decreto 1403 de 1992, a: “1. Los contratos que las

entidades públicas celebren con personas privadas sin ánimo de lucro, cuando los mismos impliquen una contraprestación directa a favor de la entidad pública y que por lo tanto podrían celebrarse con personas naturales o jurídicas privadas con ánimo de lucro, de acuerdo con las normas sobre contratación vigentes.

Asi pues, revisados los objetos referentes a los aludidos contratos, se observa que los mismos corresponden a contratos de obra pública y cumplen con el desarrollo de los fines y actividades propias de la entidad y no se enmarca dentro de la naturaleza de este tipo de contratos (Apoyo a un programa de interés público) En este sentido la procuraduría ha sostenido: “precisamente el objeto contractual, la

construcción de infraestructura, la que origina que este tipo de contrato de obra está excluido expresamente para ser contratados bajo esta modalidad excepcional de contratación establecida en el artículo 355 de la Constitución Política, de manera pues que no era posible argumentar que se adjudica un contrato de obra pública bajo la modalidad excepcional de convenio por aportes, recurriendo a la argucia de que dicha obra esta contemplada en el plan de desarrollo municipal, si obviamente se está recibiendo una contraprestación para la entidad territorial, como lo es la construcción de obra pública, la construcción de infraestructura, objeto que para recurrir a esta modalidad excepcional de contratación del artículo 355 de la Constitución Política, el objeto contratado se encuentra expresamente excluido para ser contratado de esta forma, según el Decreto 777 de 1992, en su artículo 2 numeral 1º, y no es que los contratos con asociaciones sin ánimo de lucro se encuentren prohibidos, sino que al tratarse la contratación Estatal de una actividad pública reglada, la misma se encuentra expresamente reglamentada, regulada, debiéndose cumplir con la cabalidad de todos los presupuestos exigidos por el decreto 777 de 1992 para optar por la forma de contratación excepcional del artículo 355 de la Constitución Política, procedimiento frente al cual no

existe discrecionalidad. En otro aparte respecto al interés publico mencionó : “En

relación a que es fin de toda la contratación estatal buscar el cumplimiento de los fines del estado, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines; así mismo, los particulares tendrán en cuenta que al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que como tal, implica obligaciones (artículo 3° de la ley 80 de 1993); entonces, no puede tenerse como válido el argumento relativo a que con la construcción de una infraestructura para atender la primera infancia en el Municipio de Concordia se beneficiaría la comunidad infantil, es decir, de interés público, por cuanto dicho interés están inmerso en toda la contratación estatal y no se puede ser argumento suficiente para acudir a una contratación como si fuese entre particulares, De igual manera se observa que los contrato CA-004-2013 Y CA-018 DE 2013 EN SU OBJETO ESTBALECE AUNAR ESFUERZOS, lo enmarcaría dentro del tipo de contratos interadministrativos los cuales de igual manera se encuentran excluidos para los contratos de suministro u obra pública por ende tampoco sería aceptable esta tesis. Por otra parte tenemos que la ley 1551 de 2012 permitió la suscripción y/o celebración de contratos de obra pública con las juntas de acción comunal sin




INFORME DEFINITIVO


Página 69 de 136

embargo limita su aplicación a contratos de obra y hasta por un monto previsto para la mínima cuantía. En consideración de lo anterior tenemos que las razones y fundamentos esbozados y argumentados por el ente auditado, no son de recibo por parte de este despacho y se ratificaran los mismos en todo su tenor.

OBSERVACIÓN N° 17: DEFICIENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA ACLARACION Y COMPLEMENTACION

CSP-033-

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

PROFES

IONALE

S


PROFESIONALES PARA LA ACTUALIZACIÓN

ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DISEÑO DE BASES DE DATOS INVENTARIO

FINAL Y CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE LA

ENTIDAD EN GESTION DOCUMENTAL Y

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO

$

16,042,41

2

ESPARZA

GARAY

JOSE

GREGORI

O

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

CSP-025-

2013 DIRECTA

PRESTA

CIÓN DE

SERVICI

OS

PROFES

IONALE

S


PROFESIONALES PARA LA TITULACION Y

LEGALIZACION DE PREDIOS DEL MUNICIPIO


$

15,000,00

0

HERREÑO

MOGOLLO

N

EDINSON

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos relacionados en el cuadro anterior, en los cuales se puedo evidenciar el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. No obstante, se presentan algunas inquietudes del equipo auditor, para que sean aclaradas por la Entidad auditada, a fin de verificar su cumplimiento total. En el primer contrato CSP-033-2013 el mismo se encuentra ajustado al procedimiento establecido mediante decreto 734 de 2102, sin embargo se pone de presente a la administración municipal que la gestión documental se materializa mediante la organización archivística de la entidad, por consiguiente es una política de continuidad inherente a la administración pública y que como tal no se suple mediante la contratación de capacitaciones sino con la cultura que asuman los funcionarios frente a la organización administrativa y que es el comité de archivo a quien le corresponde realizar las respectivas actualizaciones de tablas de retención de acuerdo a las necesidades institucionales y no a un tercero ajeno de la entidad, lo anterior en aras de la eficiencia del gasto público. En el segundo contrato (CSP-025-2013), a pesar de haberse cumplido el plazo de ejecución, al parecer no se ha concluido con la totalidad la actividad contratada, no obstante en el expediente contractual no se evidencia acta de suspensión o adición alguna que señale su verdadero estado contractual, no se evidencio avance de cumplimiento del objeto contractual cuando ya han trascurrido 5 meses desde la fecha de iniciación (29 de agosto de 2013).

En este orden de ideas, nos encontramos frente a un hallazgo administrativo a fin de que se aclaren las respectivas falencias. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

(ALCALDE).





INFORME DEFINITIVO


Página 70 de 136

Con relación al Contrato CSP-033-2013 PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ACTUALIZACION, ORGANIZACIÓN E IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DISEÑO DE BASES DE DATOS, INVENTARIO FINAL Y CAPACITACION AL PERSONAL DE LA ENTIDAD EN GESTION DOCUMENTAL Y SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO, teniendo en cuenta que la entidad no cuenta con personal dedicado exclusivamente al manejo del archivo municipal, lo cual dificulta el manejo y la organización de este, más aun cuando las personas que están nombradas en carrera administrativa cumplen funciones que les ocupa el 100% del tiempo lo cual hace necesario contratar personas para el cumplimiento de tal fin teniendo en cuenta que son vigencias anteriores, actualización del archivo histórico y se hace necesario contribuir de alguna forma a la generación de cultura organización mediante las actividades de capacitación que siempre contribuyen al mejoramiento continuo del personal.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR En consideración que la entidad auditada no se pronuncia respecto a la observación realizada en el contrato (CSP-025-2013), se CONFIRMA hallazgo ADMINISTRATIVA a fin de que sea objeto de seguimiento, evaluación y revisión por parte de esta territorial en la próxima auditoria, por cuanto se desconoce el alcance del mismo y el cumplimiento del objeto contractual.

CI-A-

003-

2013

DIRECT

A

CONVEN

IO

INTERA

DMINIST

RATIVO

EJECUTAR PROYECTOS DENTRO

DEL PLAN DE INTERVENCIONES

COLECTIVAS VIGENCIA 2013

$

127,414,87

7

ESE

HOSPITA

L LOCAL

BOLÍVAR

KELLY

YOLIMA

SANCHEZ

CASTÑED

A

CA-017-

2013

DIRECT

A

CONVEN

IO DE

ASOCIA

CIÓN

CON

PARTIC

ULARES

ANUAR ESFUERZOS ENTRE EL

MUNICIPIO DE BOLÍVAR Y LA

FUNDACIÓN SOCIOCULTURAL

PARA EL DESARROLLO

ECOLOGICO Y LA PROTECCIÓN

DEL MEDIO AMBIENTE FUNDESCOL

PARA LA REALIZACION DE

EVENTOS DEPORTIVOS QUE NOS

PERMITA PROPICIAR ESPACIOS DE

ESPARCIMIENTO Y

APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO

LIBRE E INTEGRACIÓN ENTRE LAS

DIFERENTES COMUNIDADES

$

41,000,000

FUSDEC

OL

ADRIANO

JEREZ

GUIROGA

CA-007-

2013

DIRECT

A

CONVEN

IO DE

ASOCIA

CIÓN

CON

PARTIC

ULARES

ANUAR ESFUERZOS CON EL FIN DE

APOYAR LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO DE ASISTENCIA DIRECTA

RURAL Y APOYO A PROYECTOS

PRODUCTIVOS PARA LOS

PEQUEÑOS Y MEDIANOS

PRODUCTORES AGRIPECUARIOS

DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR

SANTANDER

$

72,923,488

COOPER

ATIVA DE

TRABAJO

ASOCIAD

O

EPSAGR

O LO

SCOMUN

EROS

CTA

WILFAN

YESID

SARMIENT

O JEREZ

Revisados los expedientes contentivos de los aludidos convenios se observa que la fase precontractual y contractual se encuentra ajustada al decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes.

Respecto a la ejecución, se observa que las actividades desarrolladas en el marco de los convenios suscritos se encuentran soportadas por el contratista así mismo se observa que el supervisor recibe a satisfacción el cumplimiento del objeto contractual.




INFORME DEFINITIVO


Página 71 de 136

OBSERVACIÓN N° 18: PRESUNTAS IRREGULARIDADES EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL DEL MUNICIPIO. CONTRAT

O

ESTATAL

DE

UTILIDAD

PUBLICA

001 DE

2013 DIRECTA

CONVENIO DE

ASOCIACIÓN

CON

PARTICULARE

S

FASE 1 PROGRAMA DE MEJORAMIENTO

DE VIVIVENDA SUMINISTRO DE

MATERIALES CELEBRADO ENTRE EL

MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER Y

CODENCOFASE UNO

$

147,000,0

00 CODENCO

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

CUP-005 DIRECTA

CONVENIO DE

ASOCIACIÓN

CON

PARTICULARE

S

PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE

VIVIVENDA SUMINISTRO DE MATERIALES

PARA LOS BENEFICIARIOS 359 FAMILIAS

DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER

FASE 2

$

190,180,0

00 CODENCO

RENE

HORACIO

QUITIAN

MATEUS

Respecto a los convenios en relación, el ente de control cuestiona el procedimiento contractual realizado por el entidad territorial toda vez que los objetos contractuales corresponde al suministro de materiales de características técnicas uniformes y por lo tanto debieron haberse adelantado mediante modalidad de selección abreviada por subasta inversa procedimiento previsto en el decreto 734 de 2012 artículos 3.2.1.2, 3.2.1.1.1 y siguientes, por cuanto el objeto de los convenios se encuentra desnaturalizado por el lucro que representa para el contratista la venta de los materiales de común adquisición en el mercado.

Así mismo respecto a la utilidad pública del proyecto, cabe precisar que todos los actos jurídicos generadores de obligaciones a cargo de las entidades estatales tienen como finalidad el cumplimiento de los fines estatales, el cual lleva implícito el interés público, razón por la cual no es de recibo el argumento según el cual, por tener el contrato esta finalidad se enmarca dentro de la modalidad de convenio interadministrativo.

Conforme a lo anterior , se presume que la entidad incurrió presuntamente en vulneración del articulo 48 ley 734 de 2002 numeral 31, articulo 209 de la constitución política de Colombia y Decreto 734 de 2012 artículos 3.2.1.2, 3.2.1.1.1, por consiguiente se establece observación con alcance DISCIPLINARIO para JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA secretario de planeación como jefe de la oficina gestora y para WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO Alcalde Municipal por suscribir los convenio objeto de análisis.

Así mismo se establece OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten los correctivos en aras de prevenir que se repitan las deficiencias observadas.

Por otra parte, no se observa el procedimiento adelantado por la entidad para la selección objetiva de beneficiarios de los mejoramientos de vivienda, así como tampoco se conocen los criterios, requisitos y lineamientos definidos para conceder los mencionados beneficios toda vez que este proceso debió haberse adelantado en la fase precontractual y por ende debe hacer parte integral del contrato.

Así mismo atendiendo que la finalidad de los procesos contractuales objeto de estudio corresponde a mejorar las condiciones de vivienda digna a la población de escasos recursos y/o población vulnerable, el municipio debe prever las acciones de seguimiento y control que conlleven a garantizar que la finalidad sea cumplida, es decir que la necesidad planteada sea satisfecha efectivamente en aras de los principios de eficiencia, eficacia pilares de la gestión fiscal a la que están sujetos




INFORME DEFINITIVO


Página 72 de 136

todos los servidores públicos que administran recursos del estado, pues en nada contribuye la entrega de materiales a los beneficiarios si la obra no se realiza por cuanto la condición de necesidad no fue superada. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO PRESUNTO RESPONSABLES WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO . (ALCALDE) JIMMY ROCHA QUIROGA- (OFICINA GESTORA- PLANEACION) NORMA VULNERADA: art. 48 ley 734 de 2002 numeral 31, art. 209 de la constitución política de Colombia y Decreto 734 de 2012, art. 3.2.1.2, 3.2.1.1.1 RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO 1. De antemano sobre este hallazgo se traen ya los contenidos explicativos que en el hallazgo número 16 se efectuaron para explicar al grupo auditor que si bien en aquel se trató de convenios de asociación, ahora en este se trata de contratos de utilidad pública previstos en el artículo 355 de la Constitución y a los cuales como ya se expuso se les aplica el artículo 1 del decreto 777 de 1992, que hace abstracción de tales tipologías contractuales del régimen previsto en la ley 80 de 1993 y disposiciones complementarias y reglamentarias y lo lleva a la contratación privada. Insistimos aquí se trata de contratos de utilidad pública, ósea régimen contractual especial sometido al régimen privado y no a normas de contratación general estatal como por ejemplo el decreto 734 de 2012, modalidad selección abreviada, sub modalidad subasta inversa. … (…) f.- El objeto de los contratos de utilidad pública números 001 (fase I) y 005 (fase II) de 2013 fue el siguiente: “LA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO CODENCO SE COMPROMETE PARA CON LA POBLACIÓN SELECCIONADA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR, SEGÚN EL PROYECTO MATRICULADO EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO Y SU SECRETARIA DE PLANEACIÓN A PRESTAR CON SUS PROPIOS MEDIOS Y CON PLENA AUTONOMÍA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE VIVIENDA A TRAVÉS DEL SUMINISTRO DE MATERIALES DE MATERIALES QUE SE ENCUENTRAN DESCRITOS EN EL ANEXO ADJUNTO EL CUAL HACE PARTE INTEGRAL DEL PRESENTE DOCUMENTO Y DE LA MANO DE OBRA CALIFICADA Y NECESARIA PAR AL INSTALACIÓN DE LOS MATERIALES EN LA VIVIENDA DE CADA BENEFICIARIO DENTRO DEL MARCO DEL PROYECTO DE ERRADICACIÓN DE LA POBREZA ABSOLUTA, PARA DAR CUMPLIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO 2012-2015.” Así, a través de los referidos actos se desarrollaba un programa de mejoramiento de vivienda, el cual involucraba que la entidad privada sin ánimo de lucro no solo suministrara unos bienes, sino también unos servicios traducidos en mano de obra calificada para que permitiera no solo el desarrollo sino también la ejecución y culminación de estos programas de mejoramiento. Pero, y es otra de las razones fundamentales, por los cuales objetivamente creemos que no se puede considerarse que el proceso se debió llevar dentro de los lineamientos y regulaciones de la selección abreviada por subasta inversa, puesto que el resto del objeto contemplaba un servicio referido con el suministro de mano de obra calificada y necesaria par al instalación de los materiales en la vivienda de cada beneficiario del




INFORME DEFINITIVO


Página 73 de 136

programa, actividad u obligación que, ya sabemos no puede ser considerada en manera alguna como “bienes de características técnicas uniformes y de común utilización”. Como se trascribió en párrafos anteriores, los servicios intelectuales no constituyen esta clase de bienes según los definía el art. 3.2.1.1. del decreto 734 de 2012. Dedúzcase, de lo expuesto, que los objetos desarrollados implicaron servicios (además de adquisición de bienes) igual o tan importantes como las adquisiciones de elementos, pues sin que aquellos fuesen instalados el objetivo sustancial del proyecto que era el adelantamiento y ejecución de programas de mejoramiento de vivienda, técnicamente no se podrían haber logrado, como en efecto aconteció. Así obrando dentro de tales limitantes, pero siempre con la salvaguarda de los principios de transparencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia es que el procedimiento se llevó a cabo por las regulaciones de los contratos de utilidad pública, sobre las cuales no expresa contradicción o inconformidad el grupo auditor, pues el sustento de la observación lo enmarca en que lo que aconteció en los objetos de los contratos reprochados fue “el suministro de materiales de características técnicas uniformes” y que por tanto los mismos debieron adquirirse a través de la modalidad de la selección abreviada por subasta inversa, sin advertir la obligación aneja al mismo, cual era el suministro que de mano de obra calificada que brindaba la entidad privada sin ánimo de lucro para la dirección e instalación de los materiales y la culminación de los mejoramientos de vivienda, fundamento principal para que el Municipio carente de recursos para asumir dichos costos, adelantara estos procedimientos con los cuales como se ha dicho se buscaba otorgar impulso a programas y actividades de interés público g.- Adicionamos todo lo anterior, con una premisa en la que se insiste, que de acuerdo al objeto del contrato, a la variedad de bienes, a las especificaciones técnicas que para cada uno de los bienes estableció la entidad junto a la necesidad de adquirir mano de obra calificada, lo contratado no se enmarca como un bien de características técnicas uniformes los cuales, se expuso, eran definidos en el Decreto 734 de 2012, como aquellos que posee unas mismas especificaciones técnicas, comunes a su funcionalidad y calidad. h. Como elemento adicional, citamos la Exposición de Motivos a la Ley 1150 de 2007, que al referirse a la subasta inversa, precisó: “De esta forma, en la medida en la cual se trate de adquirir un objeto cuyas características técnicas puedan reducirse a unas comunes a su funcionalidad y calidad, tal proceso debe realizarse únicamente en función del precio del bien, una vez se han verificado las condiciones de capacidad de los proponentes para cumplir con el contrato ("pasa, no pasa"). Allá en donde tal aproximación conceptual se ha llevado a la práctica en otras legislaciones, la contratación pública ha concentrado su estrategia de aprovisionamiento en la elaboración de catálogos a cargo del gobierno, en donde tales bienes son descritos de manera neutra, permitiendo la simplificación y extraordinaria brevedad de la contratación de una gran cantidad de objetos contractuales de aprovisionamiento.”.

Resáltese, por ejemplo, que dentro del objeto contractual previsto en los contratos de utilidad pública números 001 y 005 de 2013, no solo existía la obligación de DAR consistente en la tradición y entrega de diversos elementos, sino que además esta obligación se debía complementar con otra actividad intelectual que consistía y consistió en el suministro de mano de obra calificada a través de un ingeniero que orientara la instalación de los materiales en las viviendas de cada beneficiario. i.-En dicho orden con el adelantamiento de estos contratos de utilidad publica el MUNICIPIO DE BOLIVAR, no desconoció los principios de la contratación estatal, pues como bien lo observó la auditora estos procedimientos se encontraron ajustados a la normatividad y fueron desarrollados con todas las garantías, incluida las de publicidad , transparencia, imparcialidad etc.




INFORME DEFINITIVO


Página 74 de 136

j.- Analizada la conducta determinada en el informe desde el punto de vista disciplinario creemos, que por las motivaciones expuestas no se configura tipicidad, menos antijuricidad y jamás forma de culpabilidad para que pueda ser catalogado como un hallazgo de estas características. Por otra parte en relación con la inexistencia de criterios, requisitos y lineamientos para conceder estos mejoramientos de vivienda se precisa que el MUNICIPIO DE BOLIVAR, dirigió este programa de vivienda a la población vulnerable del sector rural, de niveles de sisben I y II, que mediante formulario de recepción de solicitudes requirieron y expresaron de necesidades básicas de vivienda. De esta forma se buscó contribuir al mejoramiento de la calidad vida de las familias de escasos recursos del municipio y en dicho sentido a aquella población se dirigió el objeto de estos procedimientos. Por todo lo anterior se retire la observación.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Revisada la respuesta presentada por el ente auditado, el equipo auditor ACEPTA los argumentos expuestos, toda vez que se cumplió con el proyecto y la finalidad propuesta. No obstante, se indica a la entidad territorial que los contratos suscritos para aunar esfuerzos se debe conforme su nombre lo indica a la realización de aportes de las 2 partes, para el caso en particular se observó conforme a la respuesta presentada en el escrito de descargos que la cooperativa CODENCO quien fungió como contratante aportó la MANO DE OBRA, aporte que no había quedado consignado de manera clara en el contrato de utilidad pública 001 de 2013 y atendiendo que es una obligación de orden contractual se debe realizar el seguimiento al cumplimiento de la misma por consiguiente deberá consignarse en el acta de recibo final o liquidación la forma cómo realizo aportes y cumplió en su efecto la entidad sin ánimo de lucro. Por lo considerado, se DESVIRTUA la responsabilidad disciplinaria endilgada y se confirma hallazgo ADMINISTRATIVO a fin de que la entidad tome atenta nota de lo indicado, así mismo este ente de control se permite prevenir a la entidad tener en cuenta el concepto emitido respecto a los APIP a saber: “… No es posible

argumentar que se adjudica un contrato de obra pública bajo la modalidad excepcional de convenio por aportes, recurriendo a la argucia de que dicha obra está contemplada en el plan de desarrollo municipal, si obviamente se está recibiendo una contraprestación para la entidad territorial, como lo es la construcción de obra pública, la construcción de infraestructura, objeto que para recurrir a esta modalidad excepcional de contratación del artículo 355 de la Constitución Política, el objeto contratado se encuentra expresamente excluido para ser contratado de esta forma, según el Decreto 777 de 1992, en su artículo 2 numeral 1º, y no es que los contratos con asociaciones sin ánimo de lucro se encuentren prohibidos, sino que al tratarse la contratación Estatal de una actividad pública reglada, la misma se encuentra expresamente reglamentada, regulada, debiéndose cumplir con la cabalidad de todos los presupuestos exigidos por el decreto 777 de 1992 para optar por la forma de contratación excepcional del artículo 355 de la Constitución

Política, procedimiento frente al cual no existe discrecionalidad. En otro aparte respecto al interés público mencionó: En relación a que es fin de toda la contratación estatal

buscar el cumplimiento de los fines del estado, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines; así mismo, los particulares tendrán en cuenta que al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que como tal, implica obligaciones (artículo 3° de la ley 80 de 1993); entonces, no puede tenerse como válido el argumento relativo a que con la construcción de una infraestructura se beneficiaría la comunidad, es decir, de interés público, por cuanto dicho interés están inmerso en




INFORME DEFINITIVO


Página 75 de 136

toda la contratación estatal y no se puede ser argumento suficiente para acudir a una contratación como si fuese entre particulares,

Así mismo, se ha sostenido que solo aquellos contratos de cuto objeto no haya sido reglado por la ley 80 de 1993 procederá la contratación por APIP por cuanto los demás dada su naturaleza y objeto reporta un lucro para quien los ejecuta y a su vez una una contraprestación para la entidad territorial, como lo es la construcción de obra pública, la realización de un suministro, un arrendamiento etc…

OBSERVACIÓN N° 19: PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES LA ENTIDAD NO REALIZA SONDEOS DE MERCADO, COTIZACIONES, ESTUDIOS DE PRECIOS.

MBS-

SAMC-

008-2013 SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINI

STROS

ELEMENTOS DE APOYO A LAS

JUNTAS DE ACCION COMUNAL

DE LAS 99 VEREDAS QUE

CONFORMAN EL MUNICIPIO DE

BOLIVAR

$

100,000,000

ELECTRO

MERO

SAS

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

MBS-

SAMC-

003-2013 SELECCIÓN

ABREVIADA

SUMINI

STROS

ADQUISICION DE UN VEHICULO

PARA EL MUNICIPIO DE BOLIVAR

$

131,305,000

MOTORES

TE

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

Respecto a la fase de planeación, se observa que la entidad no realiza previamente cotizaciones para establecer un valor de presupuesto conforma a lo normado por el decreto 734 de 2012 articulo 2.1.1 numeral 4 “ … Los estudios y

documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: … numeral 4 El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de

presupuesto en la estimación de aquellos…” Por lo anterior establece OBSERVACIÓN con alcance ADMINISTRATIVO a fin de que se adopten los correctivos, los cuales serán objeto de seguimiento por este ente de control.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO . . (ALCALDE) RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: Para el cálculo de los precios de los SUMINISTROS el supervisor realizo los estudios de mercado realizando previamente sondeo mediante llamadas para elaborar los presupuestos y se tomaron como referencia los valores que se manejan en la región, así mismos los precios de los productos suministrados y facturados son prueba de que son coherentes con los precios del mercado y que supone, se hizo el sondeo de precios en la zona. De la misma manera, acogiendo las observaciones con el fin de evidenciar el análisis de mercado que realiza el supervisor, se establece que los supervisores de los procesos de la entidad a partir del año en curso requieren de cotizaciones evidencia física de la actuación. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO a fin de que sea objeto de seguimiento por parte de este ente de Control.




INFORME DEFINITIVO


Página 76 de 136

OBSERVACIÓN N° 20: PLAZO DE EJECUCION VIGENTE.

MBS-LP-

002-2013 LICITACIÓN

PÚBLICA

OBRA

PÚBLIC

A

CONSTRUCCION HOGAR

AGRUPADO PARA ATENCION DE LA

PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO


$

228,429,549

JUAN

CARLOS

OSORIO

JIMMY

ALBERTO

ROCHA

QUIROGA

El proceso de selección pública es realizado mediante licitación pública atendiendo a la cuantía conforme lo prevé el decreto 734 de 2012 capítulo I, ley 80 de 1993 y con plena observancia de los principios que rigen la función pública.

Conforme a la minuta contractual se pagó anticipo por valor de $114.214.774,50, giro que fue autorizado previa aprobación de póliza de garantía única mediante acta del 2 de septiembre de 2013 y previa constitución de fiducia mercantil. Se da inicio a la obra el mismo 02 de septiembre y se establece como fecha de terminación el día 29 de diciembre de 2013. Mediante acta de avanece de obra del 20 de diciembre se aprueba y ordena el pago de $52.920.724.

El día 17 de enero el contratista solicita prorroga al contrato de obra pública 040 de 2013, el día 26 de diciembre se suscribe acta de prorroga o1 del contrato considerando el invierno y mal estado de las vías de acceso que dificulta el proceso de suministro de materiales y se establece prórroga del contrato por el termino de 4 meses más, fijando como nueva fecha de terminación el día 02 de abril de 2012.

Respecto a la ejecución, durante el trabajo de campo adelantado en cumplimiento de la auditoría realizada a la municipalidad de Bolívar se logra verificar que la obra está en ejecución y que el nuevo plazo aún se encuentra vigente, sin embargo se establece un avance significativo de más del 85% del objeto contractual.




INFORME DEFINITIVO


Página 77 de 136

Teniendo en cuenta que a la fecha de Auditoría el plazo de ejecución se encontraba vigente, el equipo auditor se abstiene de pronunciarse respecto de la ejecución y cumplimiento del objeto contractual, por consiguiente el presente contrato será objeto de revisión por parte de la próxima Auditoría.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO . . (ALCALDE). RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO No se establece observación por parte del grupo auditor al contrato MBS-LP-002-2013 LICITACION PUBLICA CONSTRUCCION HOGAR AGRUPADO PARA ATENCION DE LA PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER, debido a que este proceso se encuentra en ejecución. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR

Se CONFIRMA Hallazgo ADMINISTRATIVO a fin de que en la próxima auditoria el equipo auditor realice auditoria al contrato MBS-LP-002-2013 LICITACION PUBLICA CONSTRUCCION HOGAR AGRUPADO PARA ATENCION DE LA PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER; por cuanto a la fecha se encuentra en ejecución pero dada su importancia se requiere que la contraloría ejerza su control posterior, por consiguiente deberá tenerse como insumo de auditoria. 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta

OBSERVACION N°21 Deficiencias en la rendición de la cuenta

Al evaluar la rendición de la cuenta anual de las vigencias 2012 y 2013 teniendo en cuenta la información reportada a través del Sistema Integral de Auditoría SIA de la Contraloría General de Santander, de acuerdo a los factores evaluados en la rendición de la cuenta como: Oportunidad, Suficiencia y Calidad se concluye emitir una opinión con DEFICIENCIAS tanto en la vigencia 2012 como en la 2013, dado a que se observó que la Alcaldía Municipal de Bolívar no cumplió con los factores de suficiencia y calidad en la rendición de algunos formatos.

En lo que respecta a la gestión contractual, La información rendida por la Administración Municipal a través del Sistema Aplicativo- SIA y tenida en cuenta como material de insumo para seleccionar la muestra de contratación no cumplió con las expectativas de confiabilidad y veracidad, dado que no se registró de




INFORME DEFINITIVO


Página 78 de 136

manera correcta, no coinciden el número total de contratos reportados al SIA con el reporte entregado por la entidad al equipo auditor, no coinciden los valores totales contratados, las modalidades de contratos son reportadas correctamente. Así mismo, una vez se da inicio al trabajo de campo por parte de este organismo de control mediante requerimiento le solicitó al enlace designado para la Auditoría remitir la totalidad de la contratación de la vigencia 2012 y 2013; remitiendo por ello la relación de los contratos de las dos vigencias donde se establece que no coinciden ni los valores ni el número de contratos realizados. Por lo anterior se deja la presente observación administrativa como PRECEDENTE, a fin de que de reincidir la entidad en el no reporte CORRECTO, ADECUADO Y OPORTUNO de la información se establezca conforme a la resolución 294 de 2009 el respectivo proceso sancionatorio conforme lo establece el artículo 26: “PROCEDIMIENTO EN CASO DE NO RENDICIÓN. El incumplimiento

en la rendición de cuenta e informes especiales en los siguientes casos, dará lugar a la iniciación de proceso sancionatorio por parte de la Contraloría General de Santander.

a) Cuando no se rinde la cuenta:

b) Cuando se rinde extemporánea la cuenta.

c) Cuando se rinde la cuenta incompleta.

En los tres eventos anteriores, el Auditor Fiscal correspondiente junto con el profesional encargado de la cuenta, remitirá a la Subcontraloria delegada para el Control Fiscal quien remitirá al Subcontralor Delegado para Procesos de responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativo Sancionatorios la iniciación del respectivo proceso administrativo sancionatorio, el cual se llevará hasta la aplicación de la sanción que corresponda, de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42 de 1993, en la Resolución 00291 de Abril 26 de 2004 y 384 del 16 de mayo de 2005, emanadas de la Contraloría General de Santander, y aquellas que las adicionen o modifiquen”.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO . . ALCALDE RESPUESTA ENTE AUDITADO:

Deficiencias en la rendición de la cuenta En criterios de oportunidad la Administración Municipal ha cumplido con el ente de control teniendo en cuenta que la rendición anual de las vigencias auditadas se ha realizado en los términos establecidos, para la vigencia 2013 a pesar que se amplió los términos la entidad cumplió a cabalidad dentro de los periodos iniciales establecidos por el ente de control, cumpliendo con oportunidad con la cuenta 201314. En términos del informe CORRECTO y ADECUADO la entidad comparando las vigencias 2012 y 2013 se evidencia notablemente el mejoramiento continuo, prueba de ello en el reporte de contratación para el 2013 se generó directamente del aplicativo SIA y fue entregado al ente auditor como insumo para su trabajo, si bien es cierto se encontraron algunos errores involuntarios de digitación pero en general se mejoró significativamente a comparación con el reporte del 2011 y 2012. Continuamos comprometidos con el mejoramiento continuo y evitando cometer errores involuntarios de digitación en este reporte que es complejo para las entidades.





INFORME DEFINITIVO


Página 79 de 136

Se CONFIRMA el hallazgo administrativo, en aras de establecer PRECEDENTE, a fin de que de reincidir la entidad en el no reporte CORRECTO, ADECUADO Y OPORTUNO de la información se establezca conforme a la resolución 294 de 2009 el respectivo proceso sancionatorio. 1.1.3 Legalidad

En cuanto a la legalidad financiera, se logró evidenciar que la Alcaldía para la vigencia 2012 y 2013 dio cumplimiento a las normas contables y presupuestales Respecto a la gestión contractual se verificó en la Gestión Contractual, que en el desarrollo del contrato se cumpliera con: la disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, estudios previos y de conveniencia, póliza de seriedad propuesta, acta de inicio, póliza de garantía, supervisión, interventoría y/o coordinación aprobación garantía única, cumplimiento deducciones ley: seguridad entre otros, el cumplimiento de los procedimientos legales, verificar el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación. Además del cumplimiento a las normas tanto internas como externas aplicables a la entidad. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor se evalúa CON DEFICIENCIAS, por cuanto no se dio cumplimiento total a la legalidad en la gestión contractual. 1.1.4 Gestión Ambiental

El municipio cuenta con la administración cooperativa de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo de Bolívar ACUABOL con Nit: 900.275.068-5, creada mediante acuerdo municipal No 025 de agosto 18 del 2008, la cual cumple con todos los requisitos de ley para su operación. RESIDUOS SOLIDOS DISPOSICION DE BASURAS Según la empresa ACUABOL para el año 2012 se prestó el servicio de aseo y recolección de residuos sólidos a 396 usuarios y para el año 2013 a 400 correspondiente al 92.23% de cobertura en el casco urbano. El servicio se presta con unas frecuencias y rutas de recolección de los residuos sólidos de manera semanal así: Orgánicos: Lunes y jueves Inorgánicos: martes Existe una planta de aprovechamiento de los residuos orgánicos ubicada en el Km 1 vía salida al municipio de Sucre, donde se transforma el material orgánico en abono orgánico. Cantidad dispuesta 4 toneladas mensuales en promedio. Los residuos inorgánicos son transportados y dispuestos en la planta de aprovechamiento Ecosangil con NIT: 900.275.068-5 del municipio de San Gil, contrato de prestación de servicios suscrito entre las dos partes. Cantidad en promedio mensual dispuesta 16 toneladas, costo por tonelada $60.000. El barrido y limpieza de vías y áreas públicas es desarrollado por la empresa con frecuencia diaria, (7 veces a la semana). Por otra parte el municipio de Bolívar mediante resolución No 198 de julio 11 del 2012, adopto el plan de gestión integral de residuos sólidos PGRIS, desarrollando las actividades proyectadas en este plan por parte de la empresa Acuabol.




INFORME DEFINITIVO


Página 80 de 136

Por concepto de subsidios por prestación del servicio de aseo, alcantarillado y acueducto para los estratos 1,2 y 3 la Alcaldía transfirió a Acuabol $ 58.429.245 para el año 2012 y para vigencia 2013 $ 56.669.334 Planta de compostaje municipio de Bolívar

OBSERVACION N°22 En general el servicio de aseo y recolección de los residuos sólidos es bueno se hace necesario adecuar la planta de compostaje según los requerimientos de la autoridad competente en este caso Corporación Autónoma Regional de Santander CAS, con el fin de evitar la contaminación de los recursos naturales, es así que la administración durante la vigencia 2013 se celebró un contrato de prestación de servicios profesionales de apoyo a la secretaria de planeación para realizar el estudio de impacto ambiental de la planta de compostaje del municipio de Bolívar por valor de $16.500.000, por lo tanto este ente de control considera necesario se desarrollen las actividades pertinentes de este estudio, con el fin de evitar la posible contaminación ambiental y de igual manera que estos estudios no se conviertan en un daño fiscal para la entidad al no ser implementados. Por lo anteriormente señalado este ente de control establece una observación de carácter administrativa con el fin de hacer el respectivo seguimiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA ALCALDE RESPUESTA ENTE AUDITADO

Se acatan las recomendaciones del ente de control, igualmente ya se deben realizar acciones de acuerdo al estudio arrojado por la CAS. Señor Alcalde si tiene aportes en este tema. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la observación es aceptada por el ente auditado se CONFIRMA para plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento. PLANTA DE SACRIFICIO ANIMAL:




INFORME DEFINITIVO


Página 81 de 136

En el municipio de Bolívar no existe planta de beneficio animal, este servicio se presta en la planta de sacrificio animal del municipio de Barbosa. ACUEDUCTO Según información el municipio en el sector urbano se abastece de dos fuentes: la quebrada la Hervedora por gravedad y de Pozo Verde, por bombeo en periodos de veraN° El acueducto urbano cuenta con planta de tratamiento de agua potable con una capacidad de cuatro litros por segundo y tiene una cobertura de 428 para el año 2012 y 431 para el 2013 de viviendas correspondiente al 100% del sector urbano.

CONTROL DE LA CALIDAD DEL AGUA DECRETO 1575 DE Mayo 9 de 2007 “por el cual se establece el Sistema para la Protección y Control de la Calidad del Agua

para Consumo Humano” Artículo 3º. Características del agua para consumo humaN° Las características físicas, químicas y microbiológicas, que puedan afectar directa o indirectamente la salud humana, así como los criterios y valores máximos aceptables que debe cumplir el agua para el consumo humano, serán determinados por los Ministerios de la Protección Social y de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial en un plazo no mayor a un (1) mes contado a partir de la fecha de publicación del presente decreto. Para tal efecto, definirán, entre otros, los elementos, compuestos químicos y mezclas de compuestos químicos y otros aspectos que puedan tener un efecto adverso o implicaciones directas o indirectas en la salud humana, buscando la racionalización de costos así como las técnicas para realizar los análisis microbiológicos y adoptarán las definiciones sobre la materia. El tratamiento de agua proveniente de fuentes naturales, tiene como propósito eliminar los microorganismos, sustancias químicas y sustancias nocivas para la salud de la población; y brinda las condiciones óptimas que cumplan con lo establecido en el Decreto 1575 de 2007 y la resolución 2115 de 2007.

La administración del municipio de Bolívar en respuesta a lo anterior manifiesta que la empresa de servicios públicos mensualmente realiza pruebas de laboratorio para medir la calidad de agua, y según los reportes adjuntos de laboratorio particular ES Barbosa e.s.p y del laboratorio de la Secretaria de salud Departamental se puede asegurar que la calidad del agua es buena sin riesgo para el consumo humaN°




INFORME DEFINITIVO


Página 82 de 136

Foto laboratorio Acuabol

Planta de Tratamiento de Agua Potable

Respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surte de agua al acueducto municipal (Articulo 111, Ley 99 DE 1993; artículo 106, ley 1151 de 2007, articulo 210, ley 1450 de 2011, respecto a las inversiones del sector ambiental durante las vigencias 2012 y 2013 la administración municipal presupuestó y ejecutó una inversión de ($ 3.200.000) cuyo objeto fue suministro de materiales para el mantenimiento de fuentes hídricas del municipio y para el 2013 una inversión de ($12.000.000) cuyo objeto fue reforestación manejo y aprovechamiento de cuencas hidrográficas representadas en la compra de una finca para la conservación y protección de áreas naturales y reservas hidrográficas. En cuanto a las acciones desarrolladas por la Administración Municipal en el programa de protección de micro cuencas, en la vigencia 2013 el Municipio comprometió recursos en el orden de $ 63.768.645 para Reforestación-manejo y Aprovechamiento De Cuencas Y Micro cuencas Hidrográficas en la construcción pozo profundo para el acueducto de la vereda Nutrias del municipio de Bolívar el cual se celebró con la firma Hidrosoluciones ALCANTARILLADO El municipio cuenta con el plan maestro de alcantarillado el cual se ejecutó en la primera fase en el año 2005, el servicio de alcantarillado en el casco urbano,




INFORME DEFINITIVO


Página 83 de 136

según la Empresa Acuabol, se presto a 391 usuarios con una cobertura para el año 2012 del 91.53% y en el 2013 de 395 usuarios. PLANTAS DE TRATAMIENTO En cuanto a las aguas residuales, se vierten sin ningun tratamiento sobre la quebrada los Papagayos, aproximadamente a 400 metros del perímetro urbano y a la quebrada Pozo verde. No se cuenta con plantas de tratamiento de aguas residuales en el sector urbano ni en el sector rural. El municipio en la actualidad paga tasa retributiva a la CAS por contaminacion de aguas por vertimiento a la quebrada los Papagayos y por vertimiento a la quebrada Pozo Verde, mensualmente se pago en el año 2012 un valor de $ 297.407 $ y para el 2013 $ 304.675 Por lo anterior se hace necesario dar una adecuada recoleccion, tratamiento y disposición de las aguas residuales, que generan contaminacion ambiental y sanitaria principalmente en las fuentes anteriormente mencionadas, , lo que limita la disponibilidad del recurso hídrico, por lo cual este municipio debe hacer gestion en la consecución de recursos a fin de que se inviertan en difrentes obras como es la terminación del plan maestro de alcantarillado y la construcción de plantas de tratamiento de aguas residuales tanto en el area urbana como rural, con el fin de reducir la contaminacion hidrica al minimo costo posible. 1.1.5 Línea de las tecnologías de la información

El municipio de Bolívar Santander hace uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), ampliando los servicios en cuanto al uso de aplicaciones, y tecnologías, al servicio de las dependencias de la Alcaldía y mejorar la toma de decisiones y el servicio a la comunidad, la utilización de equipos, de programas informáticos y con la utilización de las redes de comunicaciones como la Internet y las red LAN de la entidad. “Las TIC son una actividad social que consiste en la aplicación y la optimización de procesos de información y comunicación dentro de la Administración Municipal, para atender necesidades y demandas sociales y buscar mejorar los procesos de la entidad y generar desarrollo para todos los Bolivarenses”. En el Municipio las TIC han evolucionado permitiendo ser una herramienta de apoyo a la gestión, logrando fortalecer la plataforma tecnológica y los sistemas de información, mejorando significativamente la toma de decisiones de la entidad y así brindar a los funcionarios herramientas de tecnología de punta que les permitan estar actualizados y cumplir con sus funciones de la mano de las herramientas tecnológicas, con el fin brindar un servicio eficiente aportando al cumplimiento de la misión institucional, entre las actividades que se han realizado para el mejoramiento de las T]IC tenemos:

Ampliación Red Inalámbrica de Internet, instalación y ubicación de servicios de internet inalámbrico para el Municipio de Bolívar.

Adquisición de computadores de escritorio para las dependencias de la Administración Municipal y portátil .

Soporte y mantenimiento de los Sistemas de Información PRADMA




INFORME DEFINITIVO


Página 84 de 136

Solución Integral en TIC para la Secretaria de Hacienda de Bolívar, que Comprende el Suministro, instalación, implementación, capacitación y soporte de un Software Modulo Nomina.

A través de la utilización de los correos institucionales generar la política de Cero papel y Capacitación manejo Correo Electrónico Institucional

Estamos en fase de implementación de la herramienta Transaccional de

Gobierno en línea con el fin de activar en línea los siguientes Tramites Alcaldía:

1. Tramite Concepto Uso del Suelo

2. Tramite Certificado de Estratificación

3. Paz y Salvo - Industria y Comercio

4. Certificado de Residencia o Domicilio

Se continúa mejorando dicho proceso, El municipio de Bolívar recibió el acompañamiento de Gobierno en Línea a finales del año de 2013, se busca gestionar mayor acompañamiento en este tema, igualmente se ha participado activamente en las fases de implementación de las estrategias de Gobierno, buscando mejorar los indicadores. 1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento La Alcaldía Municipal de Bolívar, dentro de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular para la vigencia 2011, reportó 13 hallazgos administrativos. En consecuencia, se verificó el nivel de cumplimiento alcanzado por las Acciones Correctivas descritas al seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno y la calidad de los procedimientos aplicados. A continuación se evalúan cada uno de los hallazgos determinados con el fin de establecer no solo las medidas correctivas a las desviaciones detectadas si no también el porcentaje de cumplimiento y efectividad frente a los logros alcanzados a la auditoría realizada en la vigencia 2011. Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo, Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología utilizada se enfoca de acuerdo a la Guía de Auditoría Territorial GAT; para establecer estos criterios se tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y




INFORME DEFINITIVO


Página 85 de 136

de cero (0) puntos si no la cumplió. Los hallazgos a evaluar del plan de mejoramiento fueron los siguientes:


SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

VIGENCIA 2011

N° DEL HALLAZ

GO DESCRIPCION DEL HALLAZGO

FECHA TERMINACION

CALIFICACION DE CUMPLIMIENTO

1

EFECTIVO: Bancos y corporaciones. El Saldo de Bancos

reflejado en el Balance de prueba de la Alcaldía Municipal de Bolívar, a diciembre 31 de 2011 por valor de $707.859.000, está representado en 74 cuentas bancarias, dentro de las cuales existen varias cuentas sin movimiento en la vigencia 2011, cuentas inactivas, cuentas sin conciliar y cuentas que no tienen saldo según extracto bancario, como la cuenta con código 1110050184, pero que aparecen en el estado financiero con saldo, por valor de $3.712.154.000, que la Entidad debe investigar y depurar, con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones

30-06-2013 1

2

CONCILIACIONES BANCARIAS. La Alcaldía Municipal de

Bolívar no registra el código contable en las conciliaciones bancarias, lo cual dificulta su control y supervisión.

30-06-2013 2

3

DEUDORES: El Saldo de Deudores reflejado en el Balance

de prueba de la Alcaldía Municipal de Bolívar, a diciembre 31 de 2011 por valor de $17.367.146.021,85, está representado en deudores por ingresos no tributarios por valor de $71.070.947, Transferencias por cobrar por valor $13.954.814.293,35, Recursos entregados en administración por valor de $3.098.956.922, y otros deudores por valor de $242.303.859,50. Estos valores corresponden a saldos que vienen de vigencias anteriores, las cuales deben investigarse y depurarse con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones.

30-06-2013 2

4

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: La cuenta Propiedad,

planta y equipo por valor de $5.678.263.000 a diciembre 31 de 2011, debe depurarse e individualizarse, para que permita un control efectivo de los bienes propiedad del Municipio; con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones.

31-12-2013 0

5

OTROS ACTIVOS – RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL

El Municipio de Bolívar no registra en sus Estados Financieros la reserva financiera actuarial, que posee, según lo reportado por el Ministerio de hacienda para pensiones futuras, que ha diciembre 31 de 2011, según reporte de FONPET, tiene un valor de $13.871.760.834. por lo cual la administración actual debe contabilizar estos recursos con el fin de actualizar la información contable del Municipio.

30-06-2013 2

6

MANEJO PRESUPUESTAL

La Alcaldía Municipal de Bolívar no maneja adecuadamente el sistema presupuestal, en razón a que los actos administrativos de adición, reducción, créditos y contra créditos, no guardan una numeración consecutiva, en algunos casos la numeración esta repetida y existen diferencias en los valores y conceptos al mencionar en el resuelve que es un contra crédito y una adición, además las fechas no están consecutivas y el libro radicador de los actos administrativos, no se lleva en debida forma al dejar varios espacios en blanco entre un acto administrativo y otro .

30-04-2013 2




INFORME DEFINITIVO


Página 86 de 136

7

OBRA SUSPENDIDA POR LA OLA INVERNAL: La entidad

suscribió los siguientes contratos: 1) La entidad suscribió un contrato con la Junta de Acción Comunal Vereda La Peña, cuyo objeto fue: Realizar a todo costo los trabajos de construcción casa comunal secor La Peña del Municipio de Bolívar, por la suma de $14.989.976, el cual al momento de la Auditoría se encuentra suspendida por factores climáticos. 2) la entidad suscribió un contrato con el señor OMAR OCHOA AMAYA, cuyo objeto fue: Mejoramiento de la Casa de Mercado, por la suma de $227.272.337 (el contrato no se ha diseñado por rediseños de la Gobernación). 3) La entidad suscribió con el señor JORGE ELIAS ARGAS PATIÑO, cuyo objeto fue: construcción Plaza de Ferias corregimiento Berbeo, por la suma de $185.672.142, el cual al momento de la Auditoría se encuentra suspendida por factores climáticos. En el momento que se realizó la Auditoría, se efectuó visita a las anteriores obras, las cuales no se encontraban ejecutadas, por circunstancias climáticas, toda vez que la ola invernal afectó gravemente las vías del municipio, por lo que se recomienda al ente auditado reiniciar la ejecución de las mismas en el menor tiempo posible, teniendo en cuenta el estado climático que se presenta actualmente en la región,

30-04-2013 2

8

NO INGRESO ALMACEN: Observándose que no se le dio

entrada por el almacén, la entidad tiene que hacer el respectivo control de los elementos que adquiere, para así, a su vez poder establecer PRESUNTO RESPONSABLEs en caso de pérdida de los bienes, ya que si bien es cierto existe un póliza no menos es cierto que las aseguradoras no responden por el 100% del valor total del bien en caso pérdida o de hurto, además que este es un requisito necesario para en un momento dado tener el conocimiento exacto de los bienes que se encuentren dentro de Inventario.

INMEDIATA 1

9

. VIOLACION PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Los

informes que realiza la entidad son preestablecidos, omitiendo por parte de la administración municipal la obligación que le asigna el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, cual es el de vigilar oportunamente el correcto y cabal cumplimiento de cada una de las clausulas pactadas durante el desarrollo y cumplimiento del mismo y por ende en dado caso a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

INMEDIATA 1

10

INFORMACION MAL REPORTADA AL SIA.

La entidad no esta dando cumplimiento a la información en el SIA, toda vez que en la información de la contratación se repite 3 veces el contrato suscrito con el señor NORBERTO MOGOLLON MOSQUERA, cuyo objeto fue: Compra de un predio rural, por la suma de $140.000.000, en igual sentido el contrato suscrito con la Junta de Acción Comunal Vereda La Peña, cuyo objeto fue: Realizar a todo costo los trabajos de construcción casa comunal, el cual se repite 3 veces.

INMEDIATA 1

11

. No cumplimiento a la Ley 594 del 2000, que estipula como obligación de los funcionarios velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán PRESUNTO RESPONSABLEs de su organización y conservación, así como de la presentación de los servicios archivísticos, que para el caso del Municipio de Vélez presenta una falencia administrativa y una trasgresión a la norma

31-10-2013 2

12

SANCION POR PRESENTACION DE DECLARACIONES EXTEMPORANEAS ANTE LA DIAN

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Bucaramanga – DIAN – mediante proceso Coactivo Radicado 200805368 impuso Resolución Sanción por NO pago de obligaciones tributarias. pues si se llegase a producir un fallo en contra, atentaría contra las finanzas del Municipio

31-10-2013 2

13

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, (dado lo observado en el trabajo de campo de la auditoría y el informe rendido por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad), presenta algunas evidencias de control, mas aun falta porque se diseñen los

31-10-2013 1




INFORME DEFINITIVO


Página 87 de 136

procedimientos de la entidad y su adecuada socialización e implementación del mismo, que le permita dar cumplimiento a los a los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993.

De la anterior tabla, se deduce que en cuanto a los trece (13) hallazgos incluidos dentro del Plan de Mejoramiento suscrito ante este de control, uno de ellos no se cumplió dentro de los términos establecidos (31-12-2013) y que corresponde al hallazgo N° 04 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, se observó que en el balance de comprobación no se ha realizado la depuración que permita un control efectivo de los bienes de propiedad del Municipio, para lo cual se requiere la realización de un avaluó técnico de cada uno de los bienes con el objetivo de que se refleje el valor real en los Estados Financieros, para lo cual se considera pertinente mantener el hallazgo ya que no se encontró mejora a la falencia detectada, arrojando así una calificación de cero ( 0) puntos. Los hallazgos N° 1, 8, 9, 10, y 13 se observó que se cumplieron parcialmente, dentro de la meta establecida que era a junio 30 de 2013, obteniéndose una calificación de uno (1). Es de aclarar que los hallazgos 8,9 y 10 el cumplimiento de la meta era inmediato, sin embargo se observó que el cumplimiento a la fecha de la auditoría ha sido parcial, dejando entrever la inobservancia a las acciones comprometidas en este plan de mejoramiento. Los restantes hallazgos es decir el hallazgo N° 2,3,5,6,7,11 y 12, se cumplieron obteniéndose una calificación de dos (2) puntos. CONCLUSION: En lo atinente a las acciones de mejora plasmadas como compromisos para subsanar las falencias observadas por este Ente de Control Fiscal, se tiene que el Plan de Mejoramiento alcanzó un nivel de cumplimiento de apenas el 73.1% que indica que se cumplió parcialmente reflejando una insuficiente gestión institucional ya que la ultima fecha de cumplimiento del hallazgo incumplido estaba hasta diciembre 31 de 2013, y las demás metas algunas eran de cumplimiento inmediato, y las demás de cumplimiento a junio y octubre de 2013. . OBSERVACION N° 23 Incumplimiento al plan de Mejoramiento Por las razones expuestas anteriormente, se convierte en incumplimiento al compromiso pactado en el Plan de Mejoramiento debido a que este fue aprobado con la fecha establecida por la Alcaldía el 1 de marzo de 2013 según registro N° 1334 y aprobada por el equipo auditor PRESUNTO RESPONSABLE de la auditoría realizada a la vigencia 2011 en esta misma fecha, razón por lo cual se concluye iniciar el respectivo Proceso Administrativo Sancionatorio por no acatamiento pleno de las acciones de mejora pactadas a las metas propuestas en el plan de mejoramiento vigencia 2011, conforme a lo establecido en la Resolución 291 de abril 26 de 2004 y Resolución 617 de septiembre de 2010, en aras de subsanar plenamente las irregularidades administrativas reportadas por este Órgano de Control Fiscal. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO Y SANCIONATORIO PRESUNTOS RESPONSABLES WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

Alcalde SANDRA MILENA GONZALEZ CARANTON




INFORME DEFINITIVO


Página 88 de 136

Jefe de Control Interno

NORMA VIOLADA Resolución 291 de abril 26 de 2004, artículo 4 Resolución 617 de septiembre de 2010

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: En cuanto al plan de mejoramiento nos permitimos aclarar para su revaluación: HALLAZGO 8 NO SE LE DA INGRESO A LOS ELEMENTOS POR ALMACEN PROCESOS CONTRACTUALES 1 La entidad suscribió un contrato la señora GLADYS HERREÑO SUAREZ cuyo objeto fue Suministro de materiales de construcción por la suma de 14902500 2 La entidad suscribió un contrato con el señor JORGE ELIECER ESPINOSA MOGOLLON cuyo objeto fue suministro de uniformes e implementos deportivos por la suma de 5000000 3 La entidad suscribió un contrato con el señor CARLOS RAMON CASTAÑEDA SAENZ por la suma de 14888140 Observándose que no se le dio entrada por el almacén la entidad tiene que hacer el respectivo control de los elementos que adquiere para así a su vez poder establecer responsables en caso de pérdida de los bienes ya que si bien es cierto existe un póliza no es menos cierto que las aseguradoras no responden por el 100 del valor total del bien en caso pérdida o de hurto además que este es un requisito necesario para en un momento dado tener el conocimiento exacto de los bienes que se encuentren dentro de inventario. Acción de Mejora: Tener definido un formato para presentar los inventarios y bienes que cada dependencia tiene para su uso y registrar su responsable RESPUESTA: Como evidencia del cumplimiento de este hallazgo se informa que todos los contratos de suministros cuentan con un formato de certificación de entrega de los suministros como lo evidencio el ente de control en los contratos en la observación No 3 del presente informes pagina 13 donde el ente de control expone: “la ejecución se encuentra soportada, las actas de entrega de implementos deportivos”, donde el beneficiario final, la población vulnerable que firma a satisfacción el recibido de dichos suministros, para que el supervisor certifique el cumplimiento del objeto. Por tal razón el cumplimiento de este numeral dentro del plan de mejoramiento no se debe calificar con cero. Comprometidos con el mejoramiento continuo para la vigencia 2014 actualmente se actualizo dicho formato. HALLAZGO 09 VIOLACION AL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD Acción de mejora: Que se le de seguimiento y vigilancia a los contratos mencionados en este hallazgo, para su cabal cumplimiento Para La Vigencia 2013 verificada la contratación estatal de esta vigencia se logra demostrar que como lo determina al realizar al revisión a la mayoría de los procesos contractuales el grupo auditor en su informe preliminar en la ejecución no se presentan observaciones negativas al respecto, por tanto se logra el mejoramiento de este hallazgo definido en la vigencia 2011. Algunos de las observaciones del grupo auditor de la vigencia 2013 evidencia el avance en cuanto a la acción de mejora que había planteado la entidad en su momento con respecto al hallazgo 09 de 2011: Observaciones del grupo auditor contratos 2013 ejecución: No 12 “Respecto a la ejecución del contrato y obligaciones del contratista, se evidencia dentro del expediente contractual el cumplimiento de las obligaciones del contratista. Igualmente en el hallazgo “ No. 14: Revisada la fase de ejecución, los suministros contratados se encuentran soportados mediante informes de supervisaron con las constancias y manifestaciones del cumplimiento a satisfacción, informes de contratistas y actas de recibido y entrega a los órganos de la fuerza pública.




INFORME DEFINITIVO


Página 89 de 136

No 17 Respecto a la ejecución, se observa que las actividades desarrolladas en eI marco de los convenios suscritos se encuentran soportadas por el contratista asi mismo se observa que el supervisor recibe a satisfacción el cumplimiento del objeto Agradecemos al ente de control considerar estos argumentos y que evidencia que continuamos mejorando en el proceso. Es importante señalar que se cumplió en un 80% el plan de mejoramiento y continuamos comprometidos con el ente control. Como apoyo al cumplimiento de los planes de mejoramiento de la entidad mediante DECRETO NÚMERO 106 DE 2013 (DICIEMBRE 30) CREA EL CARGO DE control interno de gestión y resultado, TENIENDO DENTRO DE SUS FUNCIONES Velar porque se adopten acciones de corrección de los hallazgos, en un plan de mejoramiento. Todas estas actuaciones revelan nuestra voluntad de mejoramiento y compromiso con el ente de control para logra cumplir con los indicadores propuestos. HALLAZGO No 10 INCUMPLIMIENTO DEL SIA Respuesta: Se establecieron acciones de mejora y es importante señalar que su cumplimiento fue inmediato a la fecha del reporte de contratación SIA anual vigencia 2013 que se desarrolla en el mes de febrero de la siguiente vigencia 2014, se minimizaron los errores, seguimos en mejoramiento continuo partiendo que no se presentaron filas repetidas en el reporte de contratación 2013 reportadas en el informe del ente auditor. Por tanto este hallazgo se cumplió en un 100% en lo que se refiere a lo observado en la auditoria de la vigencia 2011 Por tanto se suma un puntaje de 2 Esperamos se evalúe lo manifestado tanto en esta respuesta como lo expresado en la respuesta a la observación 24, y en consecuencia encuentren desvirtuado el presunto hallazgo administrativo sancionatorio aquí estipulado.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La réplica presentada por la Administración, conduce a dejar en firme el Proceso Administrativo Sancionatorio, por el incumplimiento de las metas y acciones correctivas al plan de mejoramiento de la vigencia 2011, dado a que fue insuficiente la gestión institucional para su cumplimiento, como resultado de la verificación de los mismos durante el trabajo de campo realizado a la alcaldía entre el periodo comprendido entre el 6 al 15 de marzo de 2014. El incumplimiento a las metas objetadas se resume en el siguiente cuadro:

N° DEL HALLAZ

GO DESCRIPCION DEL HALLAZGO

FECHA TERMINACION

CALIFICACION DE CUMPLIMIENTO

1

EFECTIVO: Bancos y corporaciones. El Saldo de Bancos reflejado en el Balance de prueba de la Alcaldía Municipal de Bolívar, a diciembre 31 de 2011 por valor de $707.859.000, está representado en 74 cuentas bancarias, dentro de las cuales existen varias cuentas sin movimiento en la vigencia 2011, cuentas inactivas, cuentas sin conciliar y cuentas que no tienen saldo según extracto bancario, como la cuenta con código 1110050184, pero que aparecen en el estado financiero con saldo, por valor de $3.712.154.000, que la Entidad debe investigar y depurar, con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones

30-06-2013 1

4

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: La cuenta Propiedad, planta y equipo por valor de $5.678.263.000 a diciembre 31 de 2011, debe depurarse e individualizarse, para que permita un control efectivo de los bienes propiedad del Municipio; con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones.

31-12-2013 0




INFORME DEFINITIVO


Página 90 de 136

8

NO INGRESO ALMACEN: Observándose que no se le dio entrada por el almacén, la entidad tiene que hacer el respectivo control de los elementos que adquiere, para así, a su vez poder establecer PRESUNTO RESPONSABLEs en caso de pérdida de los bienes, ya que si bien es cierto existe un póliza no menos es cierto que las aseguradoras no responden por el 100% del valor total del bien en caso pérdida o de hurto, además que este es un requisito necesario para en un momento dado tener el conocimiento exacto de los bienes que se encuentren dentro de Inventario.

INMEDIATA 1

9

. VIOLACION PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD: Los informes que realiza la entidad son preestablecidos, omitiendo por parte de la administración municipal la obligación que le asigna el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, cual es el de vigilar oportunamente el correcto y cabal cumplimiento de cada una de las clausulas pactadas durante el desarrollo y cumplimiento del mismo y por ende en dado caso a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

INMEDIATA 1

10

INFORMACION MAL REPORTADA AL SIA. La entidad no esta dando cumplimiento a la información en el SIA, toda vez que en la información de la contratación se repite 3 veces el contrato suscrito con el señor NORBERTO MOGOLLON MOSQUERA, cuyo objeto fue: Compra de un predio rural, por la suma de $140.000.000, en igual sentido el contrato suscrito con la Junta de Acción Comunal Vereda La Peña, cuyo objeto fue: Realizar a todo costo los trabajos de construcción casa comunal, el cual se repite 3 veces.

INMEDIATA 1

13

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, (dado lo observado en el trabajo de campo de la auditoría y el informe rendido por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad), presenta algunas evidencias de control, mas aun falta porque se diseñen los procedimientos de la entidad y su adecuada socialización e implementación del mismo, que le permita dar cumplimiento a los a los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993.

31-10-2013 1

No obstante, recomienda la Contraloría que se concluya con las metas propuestas, para lo cual se requiere que se incluya en el plan de mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. 1.1.7 EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Control Interno debe dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 22 del Decreto Nacional 1737 de 1998, donde expone, “… Que las oficinas de Control Interno verificaran en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararan y enviaran al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...”

El informe como se señala anteriormente pretende convertirse en un documento soporte, a partir del cual el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces pueda monitorear los procesos de mejoramiento y establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión en cada una de las áreas de la Entidad. La evaluación del CI es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diferentes fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área; por lo tanto el sistema de control interno debe buscar la efectividad de los resultados establecidos por la Administración para




INFORME DEFINITIVO


Página 91 de 136

el logro de la misión institucional, también busca asignar responsabilidades, definición de cronogramas, establecimiento de los recursos, capacitación del grupo de trabajo y socialización a directivos de la entidad.

ASPECTOS POSITIVOS Y NEGATIVOS:

Durante el trabajo de campo realizado a la administración Municipal de Bolívar se pudo corroborar que esta entidad cuenta con manuales de procedimientos para cada una de las áreas más representativas de la Entidad, como contratación, talento humano, almacén e inventarios entre otros, manual de funciones y se cuenta con el Código de Ética y Buen Gobierno, adoptado mediante acto administrativo este documento se socializó y fue aprobado a través de reuniones del Comité de Control Interno, de la misma manera se creó el Comité de ética y de buen gobierN° Por otra parte se evidenció que la Alcaldía de este municipio actualmente cuenta con la oficina de Control Interno y el funcionario que tiene asignas esta función, en cumplimiento a las normas legales. Dentro de las labores realizadas por la oficina de control interno se encuentran:

Diligenciamiento y remisión vía Web, de la encuesta nivel de implementación

MECI nivel territorial remitida el 31 de enero de 2013, en cumplimiento de lo solicitado por la dirección de Control Interno y racionalización de trámites del DAFP.

Se han realizado jornadas de capacitación a los funcionarios sobre la

importancia de la aplicación de la Ley 594 de 2000, así mismo esta oficina ha realizado acompañamiento y seguimiento en la aplicación de las Tablas de Retención documental.

Se implementó el programa de Gobierno en línea, así mismo para que la

comunidad pueda expresar sus inquietudes, a través de la página WEB, link quejas y reclamos.

Se cuenta con el Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se identificaron los

riesgos institucionales enmarcados dentro de los factores causantes, consecuencias, áreas afectadas.

OBSERVACIONES: La entidad si tiene establecido el Mapa de Riesgos, pero no ha realizado

ningún seguimiento a este, por lo tanto no hay evidencias donde se pueda verificar que se hayan realizado algún tipo de acciones por parte de la oficina de Control Interno para mitigar estos riesgos.

También se debe fortalecer el comité coordinador de control Interno y a la alta

gerencia mediante charlas realizadas por el jefe de control interno relacionadas con valores, principio corporativo, administración pública y administración del riesgo

La administración municipal requiere de la actualización del manual de funciones, operaciones y procedimientos en los procesos de contratación, planeación y de la secretaría de hacienda entre otros




INFORME DEFINITIVO


Página 92 de 136

Establecer un compromiso por parte de la Administración Municipal de Bolívar, no solamente con el Diseño e implementación, sino con el sostenimiento y mantenimiento del Modelo estándar de Control Interno interpretándolo como un mecanismo de retroalimentación permitiendo cumplir con eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia los diferentes procesos y procedimientos al interior de la entidad.

Formular las recomendaciones necesarias para cada una de las falencias

encontradas

Es necesario realizar un mayor seguimiento a los procesos contractuales haciendo una lista de chequeo con la normatividad vigente.

Mejorar la comunicación entre las dependencias para que así fluya la

información a fin que se convierta en un instrumento para el control gerencial, actualizando los diferentes indicadores

Fortalecer el programa de capacitación en todas las áreas que comprenden a

la Alcaldía y así lograr la mejora continua en todos los procesos.

OBSERVACIÓN No .24 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: La entidad debe mejorar este sistema, con el fin de identificar las debilidades en los diferentes procesos, e iniciar acciones de mejoramiento donde se puedan corregir lo anteriormente mencionado, lo cual indica que se debe seguir aunando esfuerzos para su verdadero ajuste e implementación. Esto se debe realizar mediante auditorías internas y seguimiento a los diferentes procesos en las áreas administrativas, financieras y presupuestal, contratación, planeación y desarrollo social entre otros, con el fin de llevar un mejor control sobre el manejo de cada área, y permitan un mejoramiento continuo el cual debe establecerse en la institución. Por lo anteriormente expuesto, la administración deberá realizar acciones de mejoramiento por procesos en cumplimiento de la función de la entidad que será una herramienta de gestión que busque unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. Por lo anterior se establece una observación de tipo administrativo para que sea incluido en un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Comprometidos con el mejoramiento continuo la entidad mediante DECRETO NÚMERO 106 DE 2013 (DICIEMBRE 30) CREA EL CARGO DE control interno de gestión y resultado, con el compromiso del nivel directivo con el fin de realizar las actualizaciones al MECI, cumplir con los planes de mejora y realizar auditorías con el fin de realizar seguimiento a los procesos y detectar posibles fallas.




INFORME DEFINITIVO


Página 93 de 136

Igualmente agradecemos al ente de control su acompañamiento anual teniendo en cuenta que en el 2013 se realizó la auditoria de la cuenta 2011 y para el 2014 se realizó la auditoria 2012 y 2013, y es necesario realizar esta importante auditoria con menor intervalo de tiempo y así contar con su apoyo ya que su acción preventiva es de vial importancia en el mejoramiento de la función pública que realizamos.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que la observación es aceptada por el ente auditado se CONFIRMA para plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS El control de resultados se basa en los planes programas y proyectos que debe desarrollar la administración municipal, con el objetivo de medir la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la coherencia se realizó seguimiento al Plan de Desarrollo a 2013 observándose lo siguiente: En cuanto al plan de desarrollo trazado por la administración del municipio de Bolívar para el periodo 2012-2015 denominado “SEMBRANDO FUTURO” se pudo establecer a través de la información suministrada por parte de la Alcaldía, el grado de avance en el cumplimiento de algunos sectores más representativos. De acuerdo al diagnóstico de la dimensión sociocultural del municipio de Bolívar, entre los principales retos se encuentran mejorara la calidad de vida, el acceso y calidad de los servicios sociales (educación, salud, deporte, cultura), así mismo continuar aumentando la cobertura de servicios y programas focalizados en niñez, infancia y adolescencia, como lo plantea el Plan Nacional de Desarrollo los retos en materia social en Colombia se centran en aumentar la eficiencia del gasto social, que supere los desequilibrios sociales existentes, propiciando el acceso y la prestación de servicios de educación, salud, deporte y recreación, cultura, agua potable, saneamiento básico y vivienda con calidad y equidad, en donde prime la dignidad humana y el desarrollo integral de las comunidades. Los sectores derroteros del desarrollo en el municipio a los cuales se les apostó en 2012 y 2013 son: Agrícola, vías y educación, donde se logró ejecutar proyectos vitales para el desarrollo y gestionar importantes recursos que han permitido generar un impacto social en la comunidad bolivarense. Sector Agrícola En la vigencia 2012, la inversión ejecutada para este sector ascendió a $266.601.779 y en el 2013 $435.576.822, es decir se ejecutó el 99.41% y 95.82% respectivamente de lo presupuestado para la parte agrícola, con un porcentaje de avance respecto a lo proyectado al 2015 en este sector del 50% a diciembre del 2013. Entre los proyectos de desarrollo rural que tuvo en cuenta este municipio para mejorar la economía campesina y las condiciones nutricionales de los pobladores mediante la asistencia técnica, la promoción de las asociaciones entre otras fueron:

Adquisición de un tractor para el arado de tierras y trasporte de insumos agrícolas.




INFORME DEFINITIVO


Página 94 de 136

Acompañamiento técnico para el fortalecimiento y manejo agroindustrial de asociaciones productivas

Ejecución del plan de asistencia técnica agropecuaria

Realización feria agrícola, ganadera, festival equino y celebración del día del campesiN°

Convenio alcaldía EPSAGRO Sector Transporte En la vigencia 2012, la inversión ejecutada para este sector ascendió a $ 599.410.047 y en el 2013 $791.459.278, es decir se ejecutó el 56.78% y 63.56% respectivamente de lo presupuestado para la parte trasporte, con un porcentaje de avance respecto a lo proyectado al 2015 en este sector del 45% a diciembre del 2013. Es de señalar que uno de los objetivos de este sector es mejorar y mantener la infraestructura vial, buscando mejorar la conectividad, transitabilidad, la movilidad de los pobladores. Dentro de las obras desarrolladas para disminuir el porcentaje de vías terciarias y secundarias en mal estado se mencionan:

15 convenios con juntas de acción comunal para mantenimiento de vías Mantenimiento vía Bolívar- Pablo Blanco Bolívar el uvito, casco urbano-

Trapal, la batea la Funcia, Santuario – El Claro, Rio Horta- La Balsa. vía carreteable el Gualero – San Antonio.

Apertura vía alto minas- resumidero Acceso escuela la amistad y escuela la guacharaca.

Arreglo vías calles principales corregimiento Berbeo.

Conformación calzada y afirmado vía Mochilero- Berbeo- Santuario- la

Hermosura Conformación calzada vía Landázuri plan de Girón

Conformación calzada vía la Estación- rio Horta – Santa Rosa – El godo

Conformación calzada vía Agua linda – La Ahuyamera

Conformación calzada vía Polvero- La Motilona- Jabonero

Convenio Ecopetrol combustible conformación vía San Marcos, Villa Alicia, Mochilero Berbeo y Hermosura.




INFORME DEFINITIVO


Página 95 de 136

Convenio Invias construcción obras de arte ( placa huellas y alcantarillas ) vía Mogotes, el Hatico, Gavilanes Negritos vía San Roque flores- la Melona

Convenio Gobernación – Invias Construcción obras de arte placa huellas y alcantarillas, vía polvero-

Parario y guachar el cruce

Recursos Gobernación Construcción puente vehicular vía San Roque-Flores

Convenio Embajada de Japón – mejoramiento vía Choloro- San Marcos. Sector Educación En la vigencia 2012, la inversión ejecutada para este sector ascendió a $ 963.256.444 y en el 2013 $1.135.648.926, es decir se ejecutó el 96.41% y 90.15% respectivamente de lo presupuestado para el sector educación, con un porcentaje de avance respecto a lo proyectado al 2015 en este sector del 48% a diciembre del 2013. Uno de los principales objetivos de este sector está el de garantizar una oferta educativa en los niveles de preescolar, básica primaria, secundaria y media vocacional en el área urbana y rural, con criterios de equidad, calidad y eficiencia para facilitar la formación de niños, niñas y jóvenes competentes, emprendedores y comprometidos con el desarrollo de la región. Para ello la administración de este municipio realizo obras como: Mantenimiento de 2 aulas y cooperativa en la sede A (Horta Medio)

adecuación escuela la Ahuyamera. Mantenimiento de escuelas ( Alto minas, Resumidero Granadillos,

Jabonero, La Resina, Mochilero, Gallegos, el Boquerón, La Funcia, El Polvero, Portachuelo, La Ahuyamera Trapal, El Claro, Polvero, San Vicente, Charolo Bajo

Mantenimiento y adecuación de sedes educativas del Centro educativo Gallegos, Horta Medio, Colegio Agropecuario Silvano Velazco (hermosura) Colegio Simón Bolívar, Concentración de Desarrollo Rural, Instituto Agropecuario San Antonio de Padua (Berbeo) Instituto Agropecuario Santa Rosa.

Construcción aula máxima y unidad sanitaria colegio Silvano Velazco

Terminación aulas Instituto Agrícola Santa Rosa.

Dotación de 18 Sedes educativas equipo de cómputo, mobiliario y material

didáctico- convenio ECOPETROL Dotación tecnología de la información.

Sostenimiento internado 35 Estudiantes CDR

Adecuación patio de ropas CDR




INFORME DEFINITIVO


Página 96 de 136

Construcción de la biblioteca y suministro de sillas, mesas para

computadores, extintores y otros elementos (Santa Rosa). Dotación escuelas beneficiadas con el programa computadores para

educar Suministro de menaje Escuela Horta y Portachuelo.

Transporte Escolar: Programa para 583 estudiantes 17 rutas del transporte escolar

Alimentación Escolar, se ejecutaron los siguientes programas: Alimentación escolar (Berbeo, Hermosura y Santa Rosa, pago y

capacitación de las manipuladoras, dotación a restaurantes escolares y transporte de alimentos.

Restaurante escolar del ICBF beneficia a 1102 estudiantes de todo el municipio.

1.2.1 Control Financiero y Presupuestal El Control Financiero y Presupuestal se encuentra conformado por los Estados Contables, Gestión Presupuestal, Gestión Financiera, los cuales generan un concepto Favorable o Desfavorable de acuerdo al resultado de la evaluación. 1.2.1.1 Estados Contables Evaluación financiera: Razonabilidad de los estados contables vigencia 2012 y 2013: La Contraloría General de Santander dando cumplimiento a lo reglamentado por la Constitución Política y a la Ley 42 de 1993, realizó un examen a los estados contables de la Alcaldía de la vigencia 2012 y 2013 con miras a dar una opinión sobre si presentan razonablemente o no la situación financiera y los resultados de sus operaciones; todo ello en concordancia con las normas y principios establecidos por la Contaduría General de la Nación. .

Para realizar la evaluación se confrontó de manera selectiva la información contable rendida por la Administración de la Alcaldía dentro de la cuenta anual consolidada y rendida al Sistema Integral de Auditoría SIA, aquella presentada ante la Contaduría General de la Nación; igualmente se evaluó el informe de control interno contable, el cual contiene información que sirve de base para conceptuar sobre la información financiera de la Alcaldía.

La Administración responde por la información suministrada y que fue tenida en cuenta para realizar los análisis que soportan los conceptos emitidos. Esta evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría de general aceptación, de manera que el examen proporcione una base razonable que fundamente la opinión.

Contenido del Dictamen




INFORME DEFINITIVO


Página 97 de 136

La emisión del dictamen se fundamentó de acuerdo a las disposiciones técnicas y normativas de la Contaduría General de la Nación. Para el desarrollo del proceso de revisión y análisis contable se establecieron los Siguientes criterios:

Alcance

Cobertura

Evaluación de la información Contable.

Alcance

La Contraloría General de Santander tiene bajo su responsabilidad auditar los Estados Financieros de los entes territoriales, a fin de emitir un dictamen sobre su concordancia con las operaciones realizadas durante el año y los resultados obtenidos. Dado que la Alcaldía no consolida ninguna otra información, los estados financieros evaluados están constituidos por el Balance General, El Estado de Actividad Financiera Económica social y ambiental, así como las notas a los estados contables de la entidad.

Cobertura

A efectos de emitir una opinión contable con un rango de cobertura al Balance y Estado de Actividad financiera económica y social, donde el criterio de calificación se ubique en un nivel amplio que permita cuantificar y estimar las cuentas reflejadas en los mismos, tomando como referencia las anualidades enero 1 a diciembre 31 de 2012 y enero 1 a diciembre 31 de 2013.

Evaluación de la información Contable Para el desarrollo de la evaluación se utilizaron las técnicas de auditoría de general aceptación, teniendo en cuenta el cumplimiento de normas y demás disposiciones legales tanto internas como externas que enmarcan a la entidad, estos dos propósitos incluyen determinar si los registros y procedimientos contables son adecuados y verificados por parte de la administración financiera de la entidad, así como la revisión de algunas de las cuentas que conforman el Activo, Pasivo Patrimonio y Estado de Actividad Financiera , aspectos que se consideran base válida para proferir una opinión sobre las cifras mostradas en los Estados Financieros de la Alcaldía. La información contable de la Alcaldía Municipal de Bolívar para la vigencia 2012 y 2013 se administró bajo el software denominado PRADMA, y se reflejó en las siguientes cuentas: BALANCE GENERAL




INFORME DEFINITIVO


Página 98 de 136

Fuente: Estados Financieros suministrados por la Alcaldía

CUENTAS DEL ACTIVO

Los Activos de la Alcaldía para la vigencia 2012 se encuentran valorados en $124.133.344.000 frente a $124.220.518.000 para la vigencia 2013, que al hacer una comparación se refleja una variación mínima que no tiene incidencia significativa. CUENTAS DEL PASIVO Dado a que los pasivos en el 2013 se incrementaron en un treinta por ciento (30%) con respecto al año 2012, al pasar de $5.458.904.000 en el 2013 $4.187.621.000 en el 2012 a, se hace necesario aclarar que se debe a que para la vigencia 2013 los pasivos de jubilación se ajustaron de acuerdo al soporte emitido por la Secretaría de Hacienda Fonpet. Con relación a las operaciones de crédito se observó que se está realizando una adecuada contabilización ya que la cifra que se reporta a la Contaduría General de la Nación coincide con lo reportado en los Estados Financieros para la vigencia 2012 y 2013. CUENTAS DEL PATRIMONIO Para la vigencia 2013, el patrimonio se disminuyó a $118.761.614.000, con respecto al 2012 que estuvo en $119.945.723.000, producto de las contabilizaciones practicadas en la cuenta provisiones, agotamientos y depreciaciones realizados en la vigencia 2013.

ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL




INFORME DEFINITIVO


Página 99 de 136

Fuente: Información rendida al Sistema Integral de Auditoría SIA

Como resultado del ejercicio de la Actividad Financiera Económica y Social para el periodo del 1 de Enero a 31 de diciembre de 2012, arroja un excedente de $750.581.000 y para el 2013 de $2.251.644.000, según se muestra en la siguiente tabla:


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA COMPARATIVO

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

2012 2013 % VARIACION

INGRESOS OPERACIONALES

5.198.966 8.506.087 64

GASTOS OPERACIONALES 4.942.195 6.283.352 27

OTROS INGRESOS 555.832 127.342 (77)

OTROS GASTOS 62.022 98.433 59

RESULTADO DEL EJERCICIO

750.581 2.251.644 200

Fuente: Información rendida al Sistema Integral de Auditoría SIA

INGRESOS OPERACIONALES Los ingresos operacionales del Municipio para la vigencia de 2013 reportaron un valor de $8.506.087.000, frente a $5.198.966.000 registrados en la vigencia anterior, lo cual representó un incremento del sesenta y cuatro por ciento (64%) debido específicamente a que se incrementó el ingreso por Transferencias en el 2013. GASTOS OPERACIONALES Los gastos operacionales para la vigencia 2013 fueron de $6.283.352.000, reflejando un incremento del veintisiete por ciento (27%) con respecto al año anterior que ascendió a $4.942.195.000.

BALANCE GENERAL COMPARATIVO AÑOS 2010 A 2013




INFORME DEFINITIVO


Página 100 de 136

El Balance General del Municipio de Bolívar, que se presenta para este análisis es a Diciembre 31 de 2012 y 2013, comparativo con los años 2011 y 2010.

ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLÌVAR

BALANCE COMPARATIVOS AÑOS 2010 A 2013


2010 2011 2012 2013

ACTIVO 137.274.986 136.533.810 124.133.344 124.220.518

PASIVO 10.611.918 9.687.294 4.187.621 5.458.904

PATRIMONIO 126.663.068 126.846.516 119.945.723 118.761.614

Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía.

Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía.

En la gráfica comparativa se observa que la Alcaldía Municipal de Bolívar, el reporte de los Activos presenta variaciones constantes al presentar en el año 2010 Activos por valor $137.274.986.000, para el año 2011 $136.533.810.000, para el 2012 $124.133.344.000 y para el 2013 de $124.220.518.000, reflejando disminuciones entre el 2010-2011 del uno por ciento (1%), para el 2012-2013 la variación reflejada no alcanza al uno por ciento (1%) basado específicamente en la reclasificación de la cuenta deudores, la gran mayoría de las cuentas que conforman el activo para la vigencia 2013 mantuvieron un comportamiento estático. En lo que respecta al Pasivo para las vigencias comparadas 2010,2011, 2012 y 2013 se observan endeudamientos normales de las obligaciones a excepción de la vigencia 2010, donde se observa un aumento en los compromisos en el corto plazo debido a la adquisición de nuevos créditos financieros. El patrimonio para la vigencia 2010-2011 se mantuvo estático, para la vigencia 2013 se disminuyó en un uno por ciento (1%) con respecto al 2012 ,producto de la disminución del resultado del ejercicio. SITUACIÓN FISCAL COMPARATIVA 2010 A 2013




INFORME DEFINITIVO


Página 101 de 136


INDICADORES FINANCIEROS


2010 2011 2012 2013

ACTIVO CORRIENTE

19.114.599 18.459.808 5.018.537 2.697.925

PASIVO CORRIENTE

10.611.918 9.687.294 4.187.621 5.458.904

SUPERAVIT O DEFICIT FISCAL

8.502.681 8.772.514 830.916 (2.760.979)

Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía

Fuente: Información SIA y Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía

La situación fiscal como resultado de los superávit fiscales obtenidos para la vigencia 2010, 2011 y 2012 fue positiva y presenta liquidez, mientras que para la vigencia 2013 presenta déficit producto del incremento en la contabilización de las pensiones de jubilación de acuerdo al reporte del Ministerio de Hacienda Fonpet. De la revisión y análisis de los estados financieros se obtuvieron los siguientes resultados: REVISIÓN Y ANÁLISIS DE ALGUNAS CUENTAS: CAJA A diciembre 31 de 2012 y 2013 se reporta un saldo de $0, sin embargo al revisar el auxiliar de la cuenta en mención se observó la siguiente inconsistencia: OBSERVACION N° 25 Inconsistencia en la contabilización de los hechos económicos Revisado el Libro Auxiliar de Caja en la vigencia 2012 y 2013 se pudo establecer que se presentaron saldos negativos, situación que no corresponde al manejo y dinámica de la cuenta por cuanto en ella se registran pagos en efectivo




INFORME DEFINITIVO


Página 102 de 136

recepcionados en la tesorería de la Institución, así como las consignaciones que los ingresos registrados como débito. La observación se fundamenta al revisar el libro auxiliar de caja de la vigencia 2012 y 2013, en el que se evidencia que durante varios meses del año, hubo periodos en los que la caja se reportó con saldos negativos, siendo una situación irregular que se acreditan sumas en exceso de los ingresos registrados como débito. Tal y como se refleja en el siguiente cuadro:

VIGENCIA 2012

MES NRO DIAS EN LO QUE SE REPORTÓ

SALDOS NEGATIVOS

ENERO 07

FEBRERO 10

MARZO 04

ABRIL 05

MAYO 03

JUNIO 04

JULIO 14

AGOSTO 10

SEPTIEMBRE 10

OCTUBRE 11

NOVIEMBRE 03

DICIEMBRE 04

VIGENCIA 2013

MES NRO DIAS EN LO QUE SE REPORTÓ

SALDOS NEGATIVOS

ENERO 01

FEBRERO 12

MARZO 07

ABRIL 12

MAYO 07

JUNIO 16

JULIO 19

AGOSTO 20

SEPTIEMBRE 20

OCTUBRE 20

NOVIEMBRE 19

DICIEMBRE 03

Por organización y Control Interno la entidad debe reglamentar el registro adecuado de los hechos económicos lo cual permite reconocer y revelar a través de los estados contables la situación, los resultados y la capacidad de servicio o generación de flujos de fondos de la entidad contable pública en forma confiable. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La Secretaría de hacienda estará muy pendiente que estas fallas no se sigan cometiendo, las cuales han sido el no registrar los ingresos en el momento en que se hace el movimiento bancario (tiempo real), en el programa contable; y esto debido:




INFORME DEFINITIVO


Página 103 de 136

1) Que hasta en el momento de recibir el extracto bancario es cuando se identifican los valores recibidos de transferencia de los diferentes recursos o fuentes de recursos. 2) Que por la ubicación geográfica del municipio y de lo apartado de ella, los terceros que consignan y pagan los impuestos no envían copia de la consignación para identificarlos, y con ello realizar su respectivo ingreso, situación que sólo se puede realizar junto con la verificación al momento de recibir el extracto que describe el sitio donde efectuaron la consignación.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: De acuerdo a la respuesta presentada se aclara que la observación hace referencia a la forma como se contabilizan los hechos económicos, lo cual permite reconocer y revelar a través de sus auxiliares el movimiento de la caja, siendo una situación irregular que se acreditan sumas en exceso de los ingresos registrados como débito, para que se reflejen saldos negativos, por organización y Control Interno la entidad debe reglamentar el registro adecuado de los hechos económicos lo cual permite reconocer y revelar a través de los estados contables la situación, los resultados y la capacidad de servicio o generación de flujos de fondos de la entidad contable pública en forma confiable. En este orden de ideas, para este ente de control es procedente CONFIRMAR la observación administrativa, generándose un hallazgo administrativo para su inclusión en el Plan de Mejoramiento, al cual se le realizara el respectivo seguimiento. BANCOS En el desarrollo del proceso auditor se evidenció que la cuenta depósitos en instituciones financieras en la vigencia 2012 ascienden a $1.248.248.000 y para la vigencia 2013 a $2.159.399.000 , que incluye los recursos de liquidez inmediata en cuenta corrientes y de ahorros disponibles para el desarrollo de su cometido estatal se encuentra integrado por los saldos en cuentas corrientes y de ahorros., las cuales se encuentran conciliadas con libros, extractos bancarios, auxiliares , reflejando con exactitud los saldos registrados en el balance de comprobación a diciembre 31 de 2012 y 2013; sin embargo se observa en el balance de comprobación que continúan existiendo cuentas pendientes por depurar, pese a que la administración ha realizado gestiones de cancelación de algunas cuentas, es de aclarar que se debe continuar con el comité de sostenibilidad contable que es permanente , dejando las cuentas corrientes que realmente necesita la administración para el desarrollo de su cometido estatal. OBSERVACION N° 26. CUENTAS CORRIENTES SIN MOVIMIENTO Se evidenció que existen cuentas corrientes que durante el 2012 y 2013, no registraron movimiento por lo que se requiere que se evalúen para dejar las estrictamente necesarias para evitar el desgaste administrativo en su continua verificación. Es de aclarar que si bien es cierto la alcaldía adelantó las gestiones necesarias para cancelar algunas cuentas bancarias, incluidas en el plan de mejoramiento de la vigencia 2011, aun quedan cuentas que deben ser tenidas en cuenta para su cancelación, para lo cual se hace necesario dejar una observación con incidencia administrativa. Durante el desarrollo del proceso auditor se evidenciaron las siguientes cuentas:




INFORME DEFINITIVO


Página 104 de 136


RELACION CUENTAS SIN MOVIMIENTO

VIGENCIA 2013

( CIFRAS EN PESOS )

CODIGO CONCEPTO SALDO VIGENCIA

2013

1110050158 0000011-4 Adulto Mayor Prosperar Hoy 6,945,963

1110050163 Cta. 19-7 Areas Estratégicas 7,544,764

1110050167 Cta 00608-3 Prevención Y Atención De Emergencia 18,323

1110050168 000009-8 Mpio. Bolívar 6,432,617

1110050174 000039-5 Convenio Interadministrativo 002/08 Incoder 1,414,355

1110050175 000041-1 Programa De Alimentación Y Nutrición ¨pan¨ 3,706,778

1110050176 Cta 36029-000043-7 Convenio N°336, Ministerio De Cultura "festival Nacional Del Requinto Y La Guab 1,442

1110050177 Convenio 509 Realización Comercialización Agropecuaria Y Agroindustrial 202,245

1110050178 Convenio 631 Apoyo Actividades Artísticas Y Culturales 66,575

1110050179 Convenio Ecopetrol No 140/09 7,525,682

1110050181 Convenio 008 Ministerio De La Protección 4,000,299

1110050188 36029000064-3 Clopad Fondos Oficiales Especiales 397,240

1110050189 36029000067-6 Fondo Maquinaria 221,000

1110050190 Transferencias Ley 1289 /2009 903,039

1110050301 3290916589-0 Fondo Comunes 4,557,066

1110050304 329-072342-69 Impto Vehículo Mcipio Bolívar 362,915

1110050305 Convenio 1567/08 Construcción Cancha Múltiple Escuela La Funcia 1,196,283

1110050306 Convenio 1583/08 Construcción Cancha Múltiple Colegio Agropecuario San Antonio De Padua 572

1110050307 Remodelación Palacio Municipal 1

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Se está haciendo la correspondiente evaluación a fin de poder cancelar estas cuentas que no han tenido movimiento, y así tener el menor número de cuentas habilitadas. Según la relación estas cuentas en su mayoría son convenios, que vienen de mucho tiempo atrás por lo cual se requiere que se identifique que los saldos allí arrojados corresponden al municipio o a la entidad con la que se realizó el convenio, lo que necesariamente requiere de un trabajo de gestión e identificación, y luego de depuración.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Sin desconocer los avances que se haya realizado sobre el tema de depuración de saldos de cuentas corrientes, se hace necesario que se continúe con el proceso en mención, con el fin de que en el balance de comprobación se reflejen las cuentas corrientes que realmente se utilizan, ya que en la revisión se evidenció que las cuentas que aún están activas relacionadas en la presente observación viene de años anteriores, razón por la cual es procedente confirmar la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento.




INFORME DEFINITIVO


Página 105 de 136

INVERSIONES A 31 de diciembre de 2012, la Alcaldía presentó unas inversiones que ascienden a $130.604.000 y para el 2013 a $84.412.000 representadas en acciones de la ESSA las cuales son registradas por el valor nominal y conciliadas periódicamente. A la fecha de la Auditoría se observó que el valor reflejado en el balance se encuentra actualizado a 30 de septiembre de 2013.

OBSERVACION N° 27 RENTAS POR COBRAR

IMPUESTO PREDIAL Durante el desarrollo del proceso auditor se evidenció que las cifras reflejadas en el balance de comprobación a diciembre 31 de 2012 y 2013, podrían estar sobreestimadas ya que no fue posible confrontarlas con el reporte del software PRADMA con corte a la misma fecha, se observó que algunos de estos valores corresponden a saldos que vienen de vigencias anteriores, los cuales deben depurarse con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad de sus operaciones. De acuerdo a la información suministrada por el Secretario de Hacienda, en la gran mayoría de los casos no se distribuye las facturas por concepto de predial, si no que se espera que el propietario del predio solicite el respectivo pago para su causación, generando las siguientes situaciones:

Baja gestión en el recaudo

No se está aplicando el principio de causación

Desconocimiento de la totalidad de los predios

Generación en forma extemporánea de la factura

Así mismo se observó que no existe una depuración de cartera, dado a que en la base de datos suministrada por el programa de predial existe una relación de deudores por concepto de impuesto predial desde el año 1970, situación que amerita una observación de índole administrativa que debe ser tenida en cuenta para beneficio de la alcaldía. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Con respecto a la baja gestión de recaudo: La administración central ha realizado gestión de recaudo, lo que ha sucedido es que por fallas con la base de datos suministrada año tras año por IGAC, no se ha podido dar certeza y por ende un cobro efectivo a predios que presentan demasiadas inconsistencias, aparecen predios doblemente registrados, algunos inexistentes, otros que el sistema les aplica el impuesto cuando están exentos, otros por los cambios de tradición y que no se identifica quien es actual propietario.




INFORME DEFINITIVO


Página 106 de 136

No se está aplicando el sistema de causación: El área de contabilidad incluyendo la tesorería realiza el registro contable de los hechos económicos que con certeza han sucedido, es decir cuando se ha emitido la factura de cobro y esta se haya recibido (notificado) por el contribuyente, cuando se ha realizado la gestión de cobro y de esta se ha elaborado el acto administrativo de cobro ya sea coactivo o persuasivo; en cualquiera de estos momentos es cuando se incorpora en la contabilidad, en otras palabras, sólo cuando el documento presenta que es una obligación clara, expresa y exigible se incorpora en la contabilidad, siendo estos documentos los soportes y no la simple liquidación que presenta el sistema, ya que la liquidación por si misma puede presentar errores como son: predios que tienen inconsistencias, predios exentos, otros que están mal registrados, los predios que están procesos sucesorales, etc. Desconocimiento de la totalidad de los predios: No es posible, ni siquiera por parte del IGAC, que se tenga el conocimiento de todos predios que se encuentran en el municipio, pero el municipio si conoce los predios que le pertenecen, es decir, sus bienes fiscales. Generación en forma extemporánea de las facturas: La amplia geografía y la difícil topografía del municipio de Bolívar Santander, hacen que el envío de las facturas sea un proceso dispendioso y muy costoso, lo que afecta la entrega de las facturas, solo con dos ejemplos se pueden explicar, el primero existen clientes en Puerto Boyacá que solo su envío puede ser más costoso que el mismo impuesto, otro, que existen predios en Antioquia que son amplias extensiones de tierra que sus propietarios no habitan en la zona, muchos de ellos en Medellín. Luego no es fácil, ni mucho menos económico el envío de las facturas o cualquier documentación a los contribuyentes. Esto no significa que la administración no realice su gestión de cobro, sino que utiliza otros medios, como la llamada telefónica, fax, internet, en algunos casos por veredas apartadas las cuñas radiales o la radio comunitaria.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Analizada la respuesta, no es aceptada por este ente de control, porque si bien es cierto el impuesto predial es una de las principales fuentes de ingreso municipal , no se entiende el por qué la administración no toma las acciones necesarias para determinar cuál es el valor real de lo que le adeudan al municipio, no debe ser una simple excusa de que el IGAC no ha podido dar certeza de los predios para realizar un cobro efectivo, si no que se debe tener disposición para realizar las contabilizaciones respectivas de la vigencia actual y de las vigencias anteriores , tomando como base las rentas por cobrar que representan el valor de los ingresos tributarios determinados en las liquidaciones oficiales, es de aclarar que en la gran mayoría de los municipios auditados se está tomando nota de las apreciaciones realizadas por la Contraloría, tomando como fundamento lo reglamentado en el manual de procedimientos contables de la Contaduría General de la Nación. Razón por la cual es procedente CONFIRMAR la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. OBSERVACION N° 28 De igual forma, el último avaluó catastral realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi fue realizado en el 2009, para lo cual se requiere que la administración realice nuevamente la actualización del avaluó catastral la cual debe realizarse cada 5 años fundamentado legalmente en la Ley 14 de 1983, Decreto 3496 de 1983, Ley 1450 de 2011, Resoluciones 0070 de 2011, 1008 y 1055 de 2012 expedidas por el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi, .por las razones expuestas se constituye en una deficiencia con alcance administrativo.




INFORME DEFINITIVO


Página 107 de 136

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO A aunque estamos dentro del término de los 5 años, luego que el último avalúo se realizó en el 2009, la administración municipal está programando las gestiones para que el nuevo avalúo se realice antes de terminar el presente año.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR: Se acepta la respuesta enviada por el ente auditado, mas sin embargo como se tiene programado realizar el nuevo avaluó antes de terminar la vigencia de la actual administración, se considera procedente confirmar la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. OBSERVACION N° 29 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Y BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES AVALÚO TÉCNICOS LA ENTIDAD NO CUENTA CON UN INVENTARIO ACTUALIZADO Y DETALLADO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO y BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES

El hallazgo se fundamenta al verificar que la propiedad, planta y equipo y los Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, no se encuentra totalmente valorada y actualizada, los valores que reportan esta cuenta no han sido actualizados ni detallados y deben someterse al proceso de valorización cada tres años como lo indica la Contaduría General de la Nación. Esta situación afecta el cálculo de depreciación, amortización y valorización. El cálculo de la depreciación acumulada se está realizando en forma global por el valor acumulado de los bienes en poder del municipio y no individual como lo ordena la Contaduría General de República.

Es de anotar que los bienes de Propiedad Planta y Equipo y los Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales, deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación de su valor de adquisición en libros y avalúos técnicos que se realicen para actualizar su valor real. De igual forma la Depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Por tanto las observaciones enunciadas por parte de la Contraloría General de Santander, para los registros contables del Grupo 16 Propiedades, planta y equipo; se aplican plenamente también para el caso del Grupo 17 “Bienes de




INFORME DEFINITIVO


Página 108 de 136

Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales”, presentándose así una deficiencia reiterativa en la vigencia anterior. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Se requiere del trabajo de un perito valuador (persona idónea), para establecer los valores (actualizados) y el estado de los bienes de propiedad del municipio y de los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales, y a su vez de un sistema que lleve de manera individualizada el registro de cada bien, para que de esta manera se pueda establecer su depreciación, provisión y amortización.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Verificada la respuesta se analiza que explican cómo se debe realizar el trabajo, mas no cuando van a empezar a realizarlo, razón por la cual se considera procedente CONFIRMAR la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento en próximas auditorias. CUENTAS POR PAGAR

El saldo reflejado a 31 de diciembre de 2012 asciende a $100.122.906 y para el 2013 a $184.902.333 y que corresponde a los bienes y servicios que a esta fechas adeuda la Alcaldía por este concepto. RECURSOS PÚBLICOS EN FIDUCIAS La Alcaldía Municipal de Bolívar para la vigencia 2012 y 2013, no registró encargos fiduciarios. VIGENCIAS FUTURAS El Municipio de Bolívar, no tiene vigencias futuras ordinarias ni excepcionales Aprobadas y en ejecución de conformidad con lo establecido en Ley 819 de 2003. FONDO NACIONAL DEL AHORRO Durante el proceso auditor se verificó que en las vigencias auditadas 2012 y 2013 los pagos por concepto de cesantías al FNA, se realizaron en forma oportuna. DEUDA PÚBLICA El Municipio actualmente tiene una obligaciones financieras adquirida con Idesan por valor de $1000.000.000 utilizado para adquirir una volqueta y una retroexcavadora por valor de $800.000.000 con un plazo de 6 años, y de una cantera por valor de $200.000.000 con un plazo de 2 años, créditos que se han se ha venido amortizando normalmente, reflejando un saldo a diciembre 31 de 2012 por valor de $408.997.000, de acuerdo a como se refleja la siguiente tabla:





INFORME DEFINITIVO


Página 109 de 136

DEUDA PUBLICA 2012

CIFRAS EN PESOS

SECTOR OBJETO ENTIDAD FECHA DESEMBOLSO

MONTO APROBADO

SALDO DEUDA CIERREVIGENCIA ACTUAL

TRANSPORTE

ADQUISICION DE VOLQUETA Y RETROEXCAVADORA

IDESAN 05-01-2010

800,000.000 408.997.000

TRANSPORTE

ADQUISICION DE UNA CANTERA

IDESAN

03-12-2010

200,000.000 0

Dentro del balance se observó que en el pasivo se incluyó el rubro de la Deuda Pública, y que al verificar con la información reportada por la Contaduría General de la Nación este valor se encuentra acorde a lo reportado. En el 2013 se adquirió un tractor por valor de $140.000.000 con Idesan con un plazo de 2 años de los cuales los primeros 4 meses son con periodo de gracia, lo cual quiere decir que la primera cuota a cancelar será a partir del 6 de abril de 2014. a diciembre 31 de 2013 reflejaba una deuda de $431.767.771, que coincide con lo reportado en el balance de comprobación FONDO NACIONAL DEL AHORRO Durante el trabajo de campo se pudo verificar que el Municipio de Bolívar no registra deuda con el Fondo Nacional del Ahorro a la fecha, ya que los funcionarios que se encuentran vinculados a este fondo la administración ha realizado los pagos en forma oportuna. Fueron manejados PATRIMONIO CULTURAL El Municipio de Bolívar a la fecha no ha declarado ningún tipo de bien como Patrimonio Histórico y Cultural, según información aportada por la Alcaldía.

Durante la vigencia 2012 y 2013 no registra que haya recibido recursos por concepto de restauración cultura y telefonía celular. La Estampilla Pro-cultura y en la actualidad se constituye en la principal fuente de financiación del sector cultural del municipio, que para la vigencia de 2012 ascendieron por estampilla pro cultura a $20.049.041 y por SGP $44.179.372 de los cuales ejecutó $20.800.000 y para la vigencia 2013 los ingresos ascendieron por estampilla pro cultura a $92.458.970 y por SGP $49.628.169 y ejecutados $40.871.343 PASIVOS PENSIONALES La Ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales FONPET, con el objetivo de provisionar los recursos necesarios para cubrir el pasivo pensional. Los recursos de este fondo provienen de las Entidades Territoriales y de la Nación y son administrados por el Ministerio de Hacienda por medio de patrimonios autónomos manejados por fiduciarias y fondos de pensiones. El Municipio en la actualidad cuenta con siete (7) pensionados.




INFORME DEFINITIVO


Página 110 de 136

RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL Se verificó los valores contabilizados y se evidencia que existe incertidumbre en el registro del cálculo actuarial pensional presentado en el balance de comprobación a diciembre 31 de 2012 y 2013, teniendo en cuenta que son los recursos destinados por la entidad empleadora para atender sus obligaciones pensionales OBSERVACION DE AUDITORÍA N°30 Inconsistencia En la Contabilización de los Pasivos Pensionales El hallazgo se fundamenta al realizar el cruce con la información del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Fonpet a 31 de diciembre de 2012 y 2013, en el cual se reporta valores dejado de contabilizar para la vigencia 2012 y sobreestimación en la contabilización del 2013, como se refleja en el siguiente cuadro:

VIGENCIA 2012 VALOR

($)

Valor reportado por Fonpet 8.272.614.500

Valor reportado Contablemente 7.854.969.000

Diferencia no Contabilizada 417.645.500

VIGENCIA 2013 VALOR

($)

Valor reportado por Fonpet 9.231.486.753

Valor reportado Contablemente 9.259.130.587

Diferencia sobre estimada 27.643.834

Por lo anterior, se deja entrever que pese a que se corrigió en el 2011 la contabilización de la Reserva Financiera Actuarial, para la vigencia 2012 y 2013 se continua con inconsistencias en su contabilización para lo cual se requiere que se ajusten estos valores teniendo en cuenta la fuente informativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público hace su reporte en forma mensual, con la finalidad de que no se afecte la razonabilidad de los estados financieros. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO De acuerdo al cuadro que se extrajo de la página de Ministerio de Hacienda y Crédito Público, fue de donde se tomó el valor para realizar el ajuste del saldo final a 31 de diciembre de 2013 en la contabilidad del municipio, para lo cual estamos adjuntando copia del pantallazo donde evidencia el valor de $9.259.130.587,14 que es el mismo valor que arroja la cuenta contable 190102 denominada Fondos Pensionales a 31 de diciembre de 2013, se adjunta copia; esto quiere decir que ya a corte 31 de diciembre de 2013 se ajustó el saldo del Pasivo Pensional del FONPET, acorde al reporte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.





INFORME DEFINITIVO


Página 111 de 136

Verificada nuevamente la página del Fonpet, saldos pasivos pensionales territoriales el saldo reflejado es de $9.231.486.753.68, razón por la cual se requiere que se ajusten estos valores teniendo en cuenta la fuente informativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con la finalidad de que no se afecte la razonabilidad de los estados financieros , situación por la cual se considera procedente CONFIRMAR la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento en próximas auditorias. RETENCION EN LA FUENTE A diciembre 31 de 2012 se registra un saldo de $150.492.292 por pagar a la Dian, el cual durante el desarrollo del proceso auditor se evidenció que fue cancelado en la vigencia 2013, así mismo para esta vigencia no registraron saldo de Retención en la Fuente ya que se dejo el cheque listo para cancelar en el próximo año, sin embargo se realizaron pruebas aleatorias verificadas con auxiliares y soportes de pago evidenciándose que la administración se encuentra al día por este concepto ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES En la etapa de planeación se verificó que a diciembre 31 de 2012 y 2013, no existen valores pendientes por girar por este concepto. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267º- 272º de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000463 de mayo 28 de 2013, y el Plan General de Auditorías, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la a la vigencia 2012, a través del examen del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social con corte a diciembre 31 de 2012 y 2013. La información verificada corresponde a la suministrada por la entidad en medio físico, magnético y la información rendida al SIA. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con el Balance de Comprobación, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la administración reflejando su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados; la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración del Municipio en el desarrollo del trabajo de campo en la ejecución de la auditoría, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorías Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2012 y 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública NUBIA ESTHER LEON VILLALBA, con tarjeta profesional N° 50083-T, expresa: OPINIÓN CON SALVEDADES Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLÍVAR, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más




INFORME DEFINITIVO


Página 112 de 136

significativos por la vigencia 2012 Y 2013 y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, conforme con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría, se presentó limitación en cuanto a que los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012 y 2013, presentaron incertidumbre en algunas cuentas que afectan su razonabilidad, lo que conlleva a expresar una opinión con las siguientes salvedades: SALVEDADES

Existe sobreestimación en las cifras reportadas en el impuesto predial unificado.

La entidad no cuenta con un inventario actualizado de la propiedad planta y equipo, se debe realizar un avaluó técnico detallando cada uno de los bienes..

Inconsistencia en la contabilización de los pasivos pensiónales Fonpet.

Debilidades en el Control Interno Contable. Atendiendo lo expresado, los Estados Financieros de la Alcaldía presentan razonablemente con salvedades la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y 2013 y el resultado del Ejercicio Económico, con corte a la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable Según Resolución número 357 de Julio de 2008, los objetivos del control interno contable es generar información contable con las características de confiabilidad, compresibilidad y relevancia en procura de lograr la gestión eficiente transparencia, control de los recursos La Ley 42 de 1993, en su artículo 18 precisa: La evaluación del Control Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de calificar los componentes de control interno financiero y contable, justificar y soportar las calificaciones de los mismos, identificar los riesgos a los que se encuentra expuesto el sistema contable y el nivel de confianza que se les puede otorgar, por lo anterior, se debe verificar el adecuado funcionamiento para que proteja los recursos de la Entidad del menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido y deterioro. El sistema de Control Interno Contable fue evaluado por la entidad para la vigencia 2012 y 2013, arrojó un puntaje de 4.23 ubicándose en un rango satisfactorio de acuerdo a la calificación dada por la guía territorial GAT, sin embargo en la revisión de la información enviada a la CGN, se evidenció que no se dio cumplimiento a las actividades mínimas de control interno, contempladas en la Resolución 357 de julio de 2008. OBSERVACION DE AUDITORÍA N°31




INFORME DEFINITIVO


Página 113 de 136

Debilidades presentadas en el Control Interno Contable Una vez realizado el seguimiento a la información reportada a la CGN, para las vigencias 2012 y 2013, se evidenció que existen observaciones en los siguientes ítems:

No se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes.

No se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros.

No se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica social y ambiental de la entidad.

No se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información.

No se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente.

No se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable.

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente no se encuentran debidamente documentadas.

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables no se encuentran debidamente soportadas.

No se evidencia por medio de flujo gramas u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad.

Durante el desarrollo del proceso auditor no se observó que se hubieran realizado auditorías contables que permitieran evidenciar que se hizo seguimiento a estas falencias, teniendo en cuenta que la evaluación del control interno contable se hace con el propósito de determinar la calidad y el nivel de confianza que se le puede otorgar al proceso contable, determinando la eficacia, eficiencia y economía de las actividades de control en la prevención y monitoreo del riesgo. Para lo cual se hace un llamado a la Administración para que realice evaluaciones objetivas que permitan establecer oportunidades de mejora en los procesos, sin crear expectativas que sobrepongan la realidad de algunos de éstos, además de dejar en riesgo latente el patrimonio de la Entidad. Dado todo lo anterior, se considera pertinente realizar una revisión a todos los procesos que involucran la causación, registro, y control de cada una de las operaciones que inciden en la información contable, a fin de poder garantizar la calidad de la misma.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE SANDRA MILENA GONZALEZ CARANTON ALCALDE




INFORME DEFINITIVO


Página 114 de 136

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO La labor del control interno contable se ha venido realizando año a año, prueba de ello son los reportes que se han subido a la plataforma del CHIP, del cual estamos adjuntando a la presente contestación. Sin embargo falta fortalecer la evaluación realizada y que tengan respuesta oportuna a las debilidades allí registradas. Anexo: 11 (once) folios. Que incluye los pantallazos del envío del Control Interno

Contable, vía CHIP y el cuadro anexo de la calificación del CI contable. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Analizada la respuesta, es pertinente aclarar que dentro de las funciones de control interno, se encuentra el de subir los formatos a la plataforma del chip, sin embargo es importante fortalecer la entidad con la realización de auditorías al area financiera para que no se generen debilidades en la información que produce esta área; situación por la cual se considera procedente confirmar la observación, que con lleva a que se genere un hallazgo de tipo administrativo, que deberá ser incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento en próximas auditorias. 1.2.1.2 Gestión Presupuestal Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la administración del municipio de Bolívar Santander, se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto y disposiciones locales del mismo. El presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por la leyes 152/94 y 951 de 2005, es el parámetro de orientación para lograr sus objetivos, y compromisos acordados con sus comunidades. PROGRAMACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO. El Concejo Municipal, mediante Acuerdo 017 del 29 de noviembre de 2011 aprobó el Presupuesto de Ingresos y Gastos, para la vigencia de 2.012, en la suma de ( $ 6.825.792.106) SEIS MIL OCHOCIENTOS VEINTI CINCO MILLONES SETECIENTOS NOVENTA Y DOS MIL CIENTO SEIS PESOS M/CTE y mediante Decreto No 148 de Diciembre 30 del 2011 se liquida en el mismo valor. El Presupuesto fue presentado con sus respectivas Disposiciones Generales, clasificación y definición de gastos para el Municipio. Durante la vigencia se efectuaron Adiciones, por valor de $ 3.825.787.360; de los cuales donde se adicionaron mayores recursos fue por: Sistema General de Participaciones especialmente el sector salud régimen subsidiado y por Recursos de Balance en lo concerniente a las reservas presupuestales Excepcionales se registro un valor de $ 2.123.749.943, se efectuaron reducciones, por valor de $ 423.642.134; Créditos y Contra créditos, por valor de $ 892.834.962 para un Presupuesto Definitivo para el año 2012 de $ 10.227.937.332.




INFORME DEFINITIVO


Página 115 de 136

Para el periodo 2013 mediante Acuerdo No 023 del 27 de noviembre del 2012 se establece el Presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia 2013 en ($ 6.213.226.841) SEIS MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES DOSCIENTOS VEINTI SEIS MIL OCHOCIENTOS CUARENTA Y UN PESOS M/CTE, igualmente para esta vigencia con el decreto No 122 del 28 de diciembre del 2012 se liquida este presupuesto con el mismo valor. Se adicionaron recursos por el orden de $ 8.283.104.013; en donde unos de los numerales de mayor ingreso fue en lo correspondiente a recursos del Fosyga, Recursos de Balance por las reservas presupuestales Excepcionales y por el del sistema general de regalías - fondo de compensación, no se efectuaron reducciones en esta vigencia; Créditos y Contra créditos, por $ 993.557.442, para un presupuesto definitivo para el año 2013 de $ 14.496.330.854 El movimiento del Presupuesto General de Rentas y Gastos, vigencia 2010 al 2013, se resume a continuación: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013

PRESUPUESTO INICIAL

5.929.269.213 6.110.581.432 6.825.792.106 6.213.226.841

Adiciones 4.177.961.966 5.894.715.653 3.825.787.360 8.283.104.012.98

Reducciones 280.683.520

1.260.577.840 423.642.134 0

Créditos 619.068.102 406.016.022 892.834.962 993.557.442

Contra Créditos 619.068.102 406.016.022 892.834.962 993.557.442

PRESUPUESTO DEFINITIVO

9.826.547.658 10.744.719.245 10.227.937.332 14.496.330.854

Recaudos 8.717.639.231 8.089.199.974 8.816.153.544 13.974.423.254

Por Recaudar 1.108.908.427 2.655.519.271 1.411.783.788.18 521.907.600

Comprometido 8.332.391.825 7.949.754.549 8.536.325.579 12.267.896.206

Saldo por Comprometer

1.494.155.833 2.794.964.696 1.691.611.753 2.228.434.648

Pagos 7.655.148.475 7.183.588.699 7.451.679.234 11.816.952.604

SALDO POR PAGAR 677.243.350 766.165.850 1.084.646.344 450.943.603

FUENTE: Formatos F6 y F7 Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos.

El comportamiento de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos de la vigencia 2012, permite determinar que la entidad recaudó el 86.20% del valor total del presupuesto de ingresos, y comprometió 83.46% del presupuesto de gastos y realizó pagos en un 84.52% del total recaudado y el 87.29% del total de compromisos Para el periodo 2013, la Entidad recaudó el 96.4% del valor Total del Presupuesto de Ingresos, Por otra parte se comprometió el 84.63% del Presupuesto de Gastos, y realizó pagos del 84.56 % del total recaudado y el 96.32% del total de compromisos.




INFORME DEFINITIVO


Página 116 de 136

GENERACION DE RECURSOS PROPIOS AÑOS 2010 AL 2013

CONCEPTO

- Año 2010 Año 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

IMPUESTOS INDIRECTOS 165.596.362 367.029.201 571.681.000 692.150.279

Avisos y Tableros 2.571.500 3.996.100 5.200.788 6.186.216

Impuesto de Delineación 1.674.450 1.016.700 300.000 494.400

Espectáculos públicos 5.000

Estampilla Pro-Anciano 39.559.802 62.072.264 125.786.795 233.581.971

Estampilla Pro-Cultura 740.200 909.000 20.049.041 92.458.970

Alumbrado publico 42.000.000 236.135.148 318.496.886 260.588.122

Contribución Contratos de Obra Publica 30.267.000 21.481.000 60.245.000 56.655.000

Otros Ingresos Tributarios

Sobretasa al Combustible 47.303.000 38.642.000 38.972.040 38.983.000

De vehículos Automotores 1.480.410 2.776.989 2.625.450 3.202.600

IMPUESTOS DIRECTOS 222.445.784 263.233.844 315.348.369 474.112.050

Predial Unificado 166.156.484 188.563.818 207.910.024 244.547.811

Sobretasa Ambiental 36.829.900 45.263.526 54.644.950 63.877.320

Industria y Comercio 19.459.400 29.406.500 52.793.395 165.686.919

TOTAL 388.042.146 630.263.045 887.029.369 1.166.262.329

Como se puede observar en el cuadro anterior en cuanto a la tendencia del recaudo por concepto de Recursos Propios de este municipio, durante los cuatro años, estos aumentaron entre el periodo 2010 al 2011 en un valor de $242.220.899 representado en el 38.43%, en el 2011 respecto al 2012 en $256.766.324 con el 28.95% y en el año 2012 al 2013 por valor de $ $279.232.960 correspondiente al 23.94% Para la vigencia 2012 y 2013 el principal recaudo de impuesto proviene de Predial Unificado por un valor de $207.910.024 y 244.547.811 respectivamente, rubro que se incremento entre el año 2013 respecto al periodo anterior 2012 en un valor de $36.637.787, equivalente solo al 14.98% así mismo el recaudo de este impuesto se incremento entre la vigencia 2010 al 2012 en el 11.88 %, 9.3% 14.98 respectivamente.

-

2.000.000.000

4.000.000.000

6.000.000.000

8.000.000.000

10.000.000.000

12.000.000.000

14.000.000.000

16.000.000.000

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO 9.826.547.658 10.744.719.245 10.227.937.332 14.496.330.854

RECUADOS 8.717.639.231 8.089.199.974 8.816.153.544 13.974.423.254

SALDO POR RECAUDAR 1.108.908.427 2.655.519.271 1.411.783.788 521.907.600

9.826.547.658

10.744.719.245 10.227.937.332

14.496.330.854

8.717.639.231 8.089.199.974

8.816.153.544

13.974.423.254

1.108.908.427 2.655.519.271 1.411.783.788

521.907.600

PRESUPUESTO DEFINITIVO Vs RECAUDOS- SALDO POR RECAUDAR AÑOS 2010-2013 ALCALDIA BOLIVAR




INFORME DEFINITIVO


Página 117 de 136

En cuanto al recaudo de impuesto de Industria y Comercio, este rubro presento un incremento significativo en el año 2013 respecto al periodo anterior 2012 en un valor de $ 112.893.524, representado en el 68.14%, en los demás periodos 2010 al 2011 y 2012 este estuvo entre el 33.83% y 44.30% respectivamente. Por otra parte el comportamiento de los recaudos por concepto de ingresos no tributarios, durante la vigencia 2012 y 2013, se evidencia que este municipio recibió un valor importante por trasferencias y aportes en el año 2012 de $7.123.511.450 y para el 2013 de $ 9.685.917.148 en los cuales representa un mayor recaudo la participación para salud y para propósito general Por otra parte, dentro del presupuesto de los años 2012 y 2013, los recursos de capital mostraron uno de los mayores recaudos para estas vigencias, toda vez que se adicionaron recursos del orden de $ 2.123.749.943 y 2.369.498.580 respectivamente, principalmente por recursos que financian reservar presupuestales excepcionales para el periodo 2012 $ 2.120.749.943 y $1.309.058.097 2013. Es de anotar que este municipio para la vigencia 2013 adicionó recursos por valor de $ 1.437.023.523 de los cuales se recaudaron $839.679.413,57 por concepto de ingresos sistema general de regalías – recursos provenientes de fondo de compensaciones. OBSERVACION N°32 De acuerdo a la ejecución de ingresos a diciembre 31 del 2012 y mediante decreto No 030 de enero 10 de 2012 se adicionan recursos que financian reservas presupuestales de la vigencia 2011 por valor $ 2.120.749.943, observando que de estos solo se recaudo $ 776.760.870,67 que corresponde al 36.62% del total constituido, en el año 2013 se evidencia que del total de reservas se recaudo el 81.28%, situación que coloca en evidencia que los compromisos no tienen respaldo en efectivo. Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativo TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Esto se ha presentado debido a que el Municipio ha suscrito convenios con el Departamento, de los cuales el Departamento no giró estos recursos al municipio dentro de la vigencia. Por tanto y existiendo el compromiso con los acreedores o contratistas, se han mantenido los recursos en reservas hasta tanto sean girados por el Departamento..

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR El presente hallazgo se CONFIRMA para plan de mejoramiento, toda vez que la administración debe dar cumplimiento al principio de anualidad presupuestal en ejercicio de l planeación anual de inversiones. OBSERVACION N° 33 Mediante decretos número 007, 020, 026,028, 034, 038, 046, 057,085 y acuerdos número 001 y 004 del año 2013 suministrados por la administración se adicionan recursos por valor de $ 6.711.685.724 y en la ejecución presupuestal de ingresos




INFORME DEFINITIVO


Página 118 de 136

y gastos de la vigencia 2013 se refleja un valor de $ 8.283.104.012, presentando una diferencia de $1.571.418.289, lo que deja entrever que no hay controles a los movimientos presupuestales y modificaciones, lo que no garantiza que se estén apropiando los recursos ni control en el manejo del efectivo incurriendo en presuntas faltas a la administración publica en cuanto a la eficiencia, eficacia. se advierte que de no entrar a aclarar estas diferencias este ente de control iniciara procesos de orden sancionatorio y disciplinario, por lo que se configura una observación de tipo administrativa. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Todas las adiciones están respaldadas por el acto administrativo correspondiente, de acuerdo a la presente relación:

NUMERO ACTO. ADVO. VALOR ADICION

Acdo 001 de 27-01-2013 1.234.603.412

Acdo 002 de 27-01-2013 693.892.134

Acdo 003 de 26-02-2013 508.855.282

Acdo 004 de 20-05-2013 291.371.884

Acdo 005 de 28-05-2013 140.000.000

Acdo 008 de 17-07-2013 93.000.000

Acdo 014 de 18-09-2013 693.892.134

351.548.349

Acdo 017 de 17-11-2013 65.000.000

Decreto 007 de 18-01-2013 2.994.824.216

Decreto 020 de 22-03-2013 101.583.760

Decreto 026 de 06-05-2013 25.970.880

Decreto 028 de 10-05-2013 25.000.000

Decreto 034 de 24-05-2013 32.000.000

Decreto 038 de 20-06-2013 1.462.023.523

Decreto 046 de 18-09-2013 74.454.685

Decreto 057 de 18-09-2013 117.180.612

Decreto 085 de 29-11-2013 71.795.275.98

TOTAL ADICIONES 8.283.104.012.98

En la observación se relacionan únicamente los acuerdos 001 y 004; por tanto se adjunta copia de los acuerdos 002, 003, 005, 008, 014, 017. Anexo: Treinta y cinco (35) Que corresponde a los acuerdos 002, 003, 005, 008, 014, 017. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR De acuerdo a la respuesta dada por el ente auditado y los soportes allegados, el equipo auditor precede a DESVIRTUAR el siguiente hallazgo de carácter administrativo, no obstante en trabajo de campo no fueron entregados los respectivos actos administrativos razón por la cual se había establecido la presente observación. DISTRIBUCION DE LOS RECAUDOS AÑOS 2010 AL 2013 ALCALDÍA DE BOLIVAR.




INFORME DEFINITIVO


Página 119 de 136

Como se puede observar en el cuadro anterior en cuanto a la tendencia del recaudo por concepto de Ingresos Tributarios, durante los cuatro años, se observa un incremento importante entre el periodo 2012 y 2013 por un valor de $ 198.786.159, así mismo los ingresos no tributarios por $2.557.990.332, los recursos de capital $ 1.344.779.222 y los fondos especiales $ 217.034.583. EL COMPORTAMIENTO DE LOS GASTOS DE LOS AÑOS 2010-2013, ES EL SIGUIENTE:

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

VIGENCIAS AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

PRESUPUESTO DEFINITIVO 912.977.755 1.245.789.905 1.216.698.245 1.321.960.133

COMPROMETIDO 893.417.754 1.079.863.555 1.043.996.332 1.319.241.346

SALDO POR COMPROMETER 19.560.001 165.926.350

172.701.913

2.718.787

PAGOS 863.804.234 1.069.964.015

1.038.423.699 1.297.039.682

Es de señalar que los gastos de funcionamiento para este municipio no presentaron un incremento significativo, entre periodos 2010 a 2013, para el año 2012 representaron el 12.23 % del total de presupuesto comprometido, así mismo para el año 2013 el porcentaje fue del 10.75%, en el año 2013 estos gatos se aumentaron en un 20.86% respecto al periodo anterior.

SERVICIO DE LA DEUDA


PRESUPUESTO DEFINITIVO 263.695.393 260.356.775 254.367.113 152.475.931

COMPROMETIDO 260.840.378 251.698.194 254.310.586 152.431.616 SALDO POR COMPROMETER 2.855.015 8.658.581 56.527 44.315

PAGOS 260.840.378 251.698.194 254.310.586 152.431.616

Para la vigencia 2013, el servicio de la deuda disminuyo en $ 101.878.970 con respecto al periodo anterior.

INVERSION



COMPROMETIDO 7.216.527.794 6.618.192.801 7.238.018.661 10.796.223.245

- 5.000.000.000

10.000.000.000

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

TRIBUTARIOS 583.373.141 595.030.447 647.172.828 845.958.987

NO TRIBUTARIOS 6.690.601.692 6.109.418.961 7.199.310.118 9.757.300.450

RECURSOS DE CAPITAL 1.329.775.957 1.285.479.373 779.760.871 2.124.540.093

FONDOS ESPECIALES 113.888.441 99.271.193 189.909.727 406.944.310

583.373.141 595.030.447 647.172.828 845.958.987

6.690.601.692 6.109.418.961

7.199.310.118 9.757.300.450

1.329.775.957 1.285.479.373 779.760.871 2.124.540.093

113.888.441 99.271.193 189.909.727 406.944.310

DISTRIBUCION DE LOS RECAUDOS AÑOS 2010 AL 2013 ALCALDIA DE BOLIVAR




INFORME DEFINITIVO


Página 120 de 136

SALDO POR COMPROMETER 1.433.346.717 2.620.379.764 1.518.853.313 2.225.671.545

PAGOS 6.530.503.863 5.861.926.490 6.158.944.949 10.367.481.306

La Alcaldía de este municipio para el periodo 2013 ejecutó en inversión un valor de $ 10.796.223.245, la cual se incrementó en $ 3.558.204.584 equivalente al 32.96% con respecto al periodo anterior 2012 que registro $ 7.238.018.661 y entre el año 2011 y 2012 este osciló en $619.825.860 representado en un 8.56%, el mayor valor comprometido en inversión para estos dos periodos correspondió al sector salud y educación que para el año 2013 registro un valor de $4.843.216.953 que equivale al 44.86% del total de la inversión y en educación por $ 1.135.648.926 con el 10.51%. En relación al 2012 la inversión fue menor en estos sectores pues estuvo en $2.662.389.539 y $963.256.444 respectivamente y representó el 36.78 % salud y el 13.31% en educación del total de la inversión ejecutada para el 2012. Por otra parte se observa que en el 2012 en inversión quedaron recursos por comprometer por $1.518.853.313, dentro de los cuales esta lo de la programa de mantenimiento y ampliación de cobertura en salud por $589.993.171, sector transporte $456.267.359 recursos Departamentales, agua potable y saneamiento básico $146.744.521, sector trabajo y seguridad social $104.933.737 educación por $35.795.458, entre otros. En la vigencia 2013 por comprometer se registra un valor de $ 2.225.671.545 que corresponde a educación $123.875.295, salud $94.479.242.66, cultura $15.200.000, transporte $ 453.811.702 recursos Departamentales, atención a grupos vulnerables $118.828.073,equipamiento $ 56.888.386 y $ 1.128.328.601 en inversión con recursos de regalías. Según la Ejecución Presupuestal de Gastos a diciembre 31 del 2010 al 2013, la Alcaldía de este municipio comprometió recursos en estas vigencias para inversión en un 86.60 %, 71.64% , 84.79% y 88 % respectivamente, Así mismo para gastos de funcionamiento los porcentajes fueron: 2010 se comprometió 10.72%, 2011 – 13.58%, 2012- 12.23% y 2013- 10.75%. del total de compromisos, Por lo que se aprecia que los gastos de inversión para el año 2010 y 2013 representaron un porcentaje importante dentro del presupuesto. Por

0

2.000.000.000

4.000.000.000

6.000.000.000

8.000.000.000

10.000.000.000

12.000.000.000

14.000.000.000

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013


COMPROMETIDO 7.216.527.794 6.618.192.801 7.238.018.661 10.796.223.245

SALDO POR COMPROMETER 1.433.346.717 2.620.379.764 1.518.853.313 2.225.671.545

PAGOS 6.530.503.863 5.861.926.490 6.158.944.949 10.367.481.306

8.649.874.511 9.238.572.565

8.756.871.974

13.021.894.790

7.216.527.794 6.618.192.801 7.238.018.661

10.796.223.245

1.433.346.717 2.620.379.764

1.518.853.313 2.225.671.545

6.530.503.863

5.861.926.490

6.158.944.949

10.367.481.306

INVERSION ALCALDIA DE BOLIVAR AÑOS 2010-2012




INFORME DEFINITIVO


Página 121 de 136

otra parte los gastos de funcionamiento de los periodos 2010 y 2013 presentaron una menor proporción en referencia a los demás periodos 2011 y 2012.

SITUACION PRESUPUESTAL Año 2010 Año 2011 Año 2012 Año 2013

INGRESOS RECAUDADOS

8.717.639.231 8.089.199.974 8.816.153.544 13.974.423.254

MENOS GASTOS COMPROMETIDOS

8.332.391.825 7.949.754.549 8.536.325.579 12.267.896.206

SUPERAVIT PRESUPUESTAL

385.247.406 139.445.425 279.827.965 1.706.527.048

Como podemos ver en esta grafica la Alcaldía de Bolívar presentó superávit presupuestal, para los periodos 2010, 2011, 2012 y 2013, por valor de $ 385.247.406, $ 139.445.425, $ 279.827.965 y $ 1.706.527.048 respectivamente, observando que el superávit reflejado para el año 2013, obedece como se menciono anteriormente a que no se comprometió en algunos numerales un valor considerable del presupuesto. ANÁLISIS DE RUBRO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA. A continuación relacionamos lo recaudado y ejecutado, durante la vigencia 2012 y 2013 en el municipio de Bolívar, en lo relativo a la parte de la Estampilla Pro Cultura.

INGRESOS AÑO 2012 AÑO 2013

ESTAMPILLA PRO CULTURA

20.049.041.00 92.458.970

Estampilla pro cultura Recursos de Balance

2.071.343

TOTAL 20.049.041.00 94.530.313

De acuerdo al auxiliar de presupuesto suministrado por la Alcaldía de Bolívar, lo que corresponde al rubro de Estampilla Pro-Cultura, sus compromisos fueron de la siguiente manera:

GASTOS COMPROMETIDO AÑO 2012

COMPROMETIDO AÑO 2013

ESTAMPILLA PRO CULTURA 20.800.000 40.871.343

RECURSOS DE BALANCE

TOTAL 20.800.000 40.871.343

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

SUPERAVIT PRESUPUESTAL 385.247.406 139.445.425 279.827.965 1.706.527.048

385.247.406

139.445.425

279.827.965

1.706.527.048

-

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

1.400.000.000

1.600.000.000

1.800.000.000

SUPERAVIT PRESUPUESTAL VIGENCIAS 2010-2012 ALCALDIA DE BOLIVAR




INFORME DEFINITIVO


Página 122 de 136

Por concepto de Estampillas Pro Cultura Municipal durante la vigencia fiscal 2012, se recaudó la suma de $ 20.049.041, y por gastos de Estampillas Pro Cultura Municipal durante la vigencia fiscal 2012, se ejecutaron $20.800.000 de acuerdo al siguiente cuadro:

Ejecución Presupuestal de Gastos, rubro estampilla Pro-cultura 2012

RUBRO CONCEPTO DEFINITIVA COMPROMETIDO

05.45.34.01.02 Contrato con el Señor Omar Romero Logísticas Celebración Concierto Música Andino Colombiana 4,800,000 4,800,000

05.45.34.01.03 Contrato con el Señor Omar Romero Logísticas Celebración Concierto Música Andino Colombiana 4,350,000 4,350,000

05.45.34.01.03

Contrato con ALVARO QUIROGA HERREÑO por prestación de Servicio De Apoyo A La Gestión Para Cumplir Actividades Como Instructor Musical Para La Escuela Folclórica 11,650,000 11,650,000

TOTAL 20,800,000 20,800,000

Para la vigencia 2013, se recaudó la suma de $ 94.530.313, y se ejecuto $ 40.871.343 en la siguiente forma:

Ejecución Presupuestal de Gastos, rubro estampilla Pro-cultura 2013

RUBRO CONCEPTO DEFINITIVO COMPROMETIDO

A.5.1

Derechos Por Música Fotograbada Dentro Del Marco Del Festival Del Requinto Y La Guabina Y La Feria Agroindustrial Y Artesanal 1,179,000.00 1,179,000.00

A.5.1 Derechos De Autor Para La Celebración Del Festival Del Requinto Y La Guabina Y La Feria Agroindustrial Y Artesanal 1,768,500.00 1,768,500.00

A.5.2

Entrega De Incentivos Y Gastos Generales Xxii Festival Nacional Del Requinto Y La Guabina Y Xxx Feria Agroindustrial Y Artesanal 4,123,843.00 4,123,843.00

A.5.9

Contrato Estatal De Apoyo A La Gestión Para Cumplir Actividades Como Instructor Musical En Diferentes Géneros Canto Danza Colombiana Percusión Y Cuerdas Para La Escuela Jorge Ariza Lindo, Del Municipio De Bolívar Santander con el señor ALVARO QUIROGA HERREÑO

15,000,000 15,000,000

A.5.9

Contrato con ALVARO QUIROGA HERREÑO por prestación de Servicio De Apoyo A La Gestión Para Cumplir Actividades Como Instructor Musical Para La Escuela Folclórica

17,400,000 17,400,000

A.5.9

Pago Liquidación Contrato Esta De Apoyo A La Gestión Para Cumplir Actividades Asistenciales Como Directora De La Escuela Folklórica "Jorge Ariza Lindo" Del Municipio De Bolívar Santander

1,400,000 1,400,000

TOTAL 40,871,343 40,871,343

Es pertinente señalar que este es uno de los municipio donde mas se incentiva la parte cultural, a través del funcionamiento de la escuela folclórica para niños y la realización de festival nacional del requinto y guabina entre otras actividades con el fin de rescatar la cultura, es así que este municipio en lo relacionado con la Estampilla Pro- cultura en las vigencias 2012 y 2013, estos recursos se ejecutaron, en diferentes programas tales como promoción de la cultura, eventos folclóricos y culturales y dotación y mantenimiento de la casa de la cultura, entre otros; los cuales fueron encaminados al fomento y difusión de los valores culturales de conformidad con los planes locales de cultura.

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR El comportamiento de los ingresos por este concepto fue de la siguiente manera:


ESTAMPILLA PRO ANCIANO 125.786.795 233.581.971

Recaudado




INFORME DEFINITIVO


Página 123 de 136

RECURSOS DE BALANCE

Recaudado 115.420.573

TOTAL 125.786.795 349.002.544

En lo relacionado con la ejecución del gasto se presenta así:

GASTOS COMPROMETIDO AÑO 2012

COMPROMETIDO AÑO 2013

ESTAMPILLA PRO ANCIANO 44.067.000 136.592.500

RECURSOS DE BALANCE ESTAMPILLA PRO ANCIANO

TOTAL 44.067.000 136.592.500

OBSERVACION N° 34 Los recaudos de recursos de Estampillas de Pro Bienestar del Adulto Mayor Municipal, a 31 de diciembre de 2012 y 2013 fueron del orden de $ 125.786.795 y 349.002.544. El Gasto de Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor Municipal, a 31 de diciembre de 2012 y 2013 alcanzaron solo la suma de $44.067.000 y $136.592.500 que corresponde al 35.03% y al 39.13% del total recaudado, presentando una baja ejecución de estos recursos, los cuales deben ser invertidos en programas que componen los Centros de atención al adulto mayor y los centros vida y crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo a la gestión por estos realizada, orientados a garantizarle la satisfacción de las necesidades a esta población tan vulnerable y con amplias necesidades en este municipio. Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativo con alcance disciplinario, ya que solo se ejecutó el 35.03% y 39.13% del total recaudado. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA Numeral 1 del art. 34 de la Ley 734 de 2002 Ley 1276 de 2009 PRESUNTO RESPONSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO Alcalde Municipal RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO En relación con la observación efectuada en este numeral la que han configurado de tipo administrativo con alcance disciplinario al no haberse ejecutado en las vigencias 2012 y 2013 en su totalidad los recursos recaudados por concepto de estampillas de probienestrar del adulto mayor municipal debemos expresar lo siguiente: Para las vigencias 2012 y 2013 en el Municipio de Bolivar no se encontraban organizados centros vida en su circunscripción territorial, así para aquel entonces solo se contaba con el centro de bienestar del anciano del casco urbano. En la actualidad ya se han organizado y desarrollan las actividades propias en beneficio de la comunidad de la tercera edad, tres centros vida ubicados en el casco urbano, y en los corregimientos de Santa Rosa y Berbeo, en los cuales se propugna con estos recursos percibidos por la salud y bienestar de esta población. Por otra parte consideramos que el hecho de no ejecutar unos recursos públicos no puede constituirse en fundamento para configurar un hallazgo de tipo disciplinario, pues si el mandatario Municipal para aquel entonces hubiera invertido estos recursos en unos




INFORME DEFINITIVO


Página 124 de 136

actos no fundados o reales, buscando así evitar la configuración de un hallazgo de este tipo, si le hubiera ocasionado al ente territorial un detrimento y menoscabo patrimonial, resultado de la ejecución ineficiente de unos recursos exclusivamente dirigidos a una población. De manera que la interpretación de una política como esta, no puede efectuarse tabla rasa9, pues muy de seguro el efecto a futuro será contrario a aquello deseado. Permítasenos recordar que con fundamento en la ley 687 de 2001, modificada en algunos apartes por la ley 1276 de 2009, en manera precisa y clara en tales regulaciones se determina en que porcentajes, y ante qué tipo de instituciones ( ver artículo 1 de la ley 687 de 2001, modificado por el artículo 3 de la ley 1176 de 209) se distribuirá la estampilla para el bienestar del adulto mayor, siendo que un mínimo del 70% será para la financiación de centros vida y el 30% restante a la dotación y funcionamiento de centros de bienestar del anciano. Como se adujo para esas anualidades se estaban desarrollando la actividad administrativa tendiente a crear, constituir y poner en funcionamiento el centro vida que como ya expresamos las normas establecen que en ellos se ha de invertir el 70% de los recursos de esta estampilla. Si el Municipio y sus servidores hubieses invertido esos recursos sin existencia de centro vida sin duda alguna la Contraloría General de Santander como lo ha propuesto podría configurar observaciones y hallazgos de carácter fiscal, luego ese actuar no fue el que la entidad y sus servidores desarrollo. Con base en lo anterior le solicitamos se sirva aceptar la explicación concedida y retirar la

observación o en su defecto darle el alcance administrativo. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Revisada la respuesta presentada por el ente auditado, el equipo auditor considera no procedente los argumentos expuestos en la réplica, por consiguiente se CONFIRMA la observación de tipo DISCIPLINARIO puesto que la función impuesta por la ley no consiste en organizar un centro vida como estructura sino en una serie de servicios integrales que mejoren la calidad de vida de la población de la tercera edad de los niveles de sisben I y II. Así mismo se confirma observación con alcance ADMINISTRATIVO para el respectivo seguimiento por parte de esta contraloría, en aras de que se evidencia acciones correctivas y la ejecución adecuada de los recursos en beneficio del adulto mayor. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA El Fondo de Seguridad Ciudadana presentó el siguiente comportamiento durante la vigencia 2012 y 2013.


FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA 60.245.000 56..655.000

RECURSOS DE BALANCE 0 47.937.436

TOTAL RECAUDOS 60.245.000 104.592.436

GASTOS COMPROMETIDO

AÑO 2012 COMPROMETIDO

AÑO 2013

FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA 21.702.000

58.450.000

RECURSOS DE BALANCE 0 0

TOTAL 21.702.000 58.450.000

9 Tabla rasa, (en latín Tabula rasa) es decir, una tablilla sin inscribir y que se aplica a algo

que está exento de cuestiones o asuntos anteriores

http://es.wikipedia.org/wiki/Locuciones_latinas




INFORME DEFINITIVO


Página 125 de 136

Del anterior cuadro se observó que su ejecución fue del 36.02% y del 55.88% del total de sus ingresos, recursos estos que fueron invertidos en contratos de trabajo de mantenimiento instalación estación de la Policía, suministro de una motocicleta con destino al CTI, suministro de Kit básico con destino a la Sijil acantonada en el municipio y suministro de materiales y elementos con destino equipo de campaña ejercito nacional que presta servicios en la jurisdicción entero otros. OBSERVACION N° 35

En lo relacionado con las cuentas de los fondos Pro- Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana, no se evidencio dentro de la ejecución del presupuesto de ingresos a diciembre 31 del 2012, ningún valor de adición o recaudo de los recursos de balance de la vigencia anterior 2011 por estos conceptos, se observa por extracto bancario a diciembre 2011 y por certificación del secretario de hacienda que el Fondo Pro cultura cuenta numero 0-3029-00656-2 presento un saldo de $ 2.541.701, el Fondo Pro Adulto Mayor cuenta No 36029000016-3 un valor de $ 31.718.698, y el Fondo de Seguridad Ciudadana un saldo de $ 779.366. Por lo tanto y teniendo en cuenta lo observado se establece una observación con alcance ADMINISTRATIVO, conminándose a la Administración a tener en cuenta lo preceptuado en el art. 48 Ley 734 del 2002.

TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPOSABLE WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO ALCALDE

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO Se han acumulado los recursos (el mayor recaudo) de los años 2011 y 2012 de los conceptos Pro- Cultura, Pro Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana, para poder realizar proyectos de mayor impacto, esto evidencia la no adición en el año 2012, pero si su incorporación como recursos del balance en la vigencia 2013, donde se realizaron las inversiones.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Se CONFIRMA hallazgo ADMINISTRATIVO para plan de mejoramiento, con el fin de que la entidad: FONDO DE SEGURIDAD comité de orden público adelante los proyectos conforme al PICSC tendientes a fortalecer la seguridad. Respecto a los otros conceptos la entidad debe ejecutar los recursos en aras de satisfacer necesidades insatisfechas en el Municipio de acuerdo a su destinación. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 La Ley 617 de 2000 estableció algunos parámetros para la realización de los gastos y la generación de ingresos, cuyo objetivo principal es hacer viable financieramente a las Entidades Territoriales; de tal forma que al realizar estudios y análisis financieros se deben tener en cuenta las normas establecidas en la presente Ley, tanto para el Ente Central como para los Concejos y Personerías, se debe determinar el cumplimiento de los artículos 6 y 10 de la citada Ley, comparándose con los límites previstos establecidos para cada una de las categorías municipales, de tal manera que la ejecución posterior de los recursos proyectados por los Municipios sea suficiente para apalancar la Inversión Social.




INFORME DEFINITIVO


Página 126 de 136

Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del Municipio de Bolívar, el cual por encontrarse clasificado en la 6a categoría, sus Gastos de Funcionamiento no pueden superar el límite del 80% ICLD. Durante la vigencia 2012 en la administración de Bolívar, los gastos de funcionamiento de dicho municipio representaron un 34.04%, de los ICLD, según información obtenida y Certificada por la Contraloría General de La República. Esto nos permite definir, que el Municipio de Bolívar, para las vigencias 2012 y 2013 clasificado en 6ª categoría, cumplió los límites máximos del gasto autorizado para el funcionamiento de la Administración Central EVALUACIÓN AL DESEMPEÑO INTEGRAL El objetivo del municipio es obtener los mayores niveles de bienes y servicios, productos y resultados – que redunden en una mayor calidad de vida para los habitantes del municipio. Los componentes que se tuvieron en cuenta son 4 (EFICACIA, EFICIENCIA, GESTION Y ENTORNO Y REQUISITOS LEGALES). Según la evaluación realizada por la Secretaria de Planeación del Departamento de Santander, con base en la información suministrada por los Municipios y reportada al Departamento Nacional de Planeación, mediante el SICEP, muestra resultados dentro del Rankin Índice de Gestión Integral Municipal DNP, vigencia 2012, para el Municipio de Bolívar, así: INDICE DE DESEMPEÑO

EFICACIA EFICIENCIA GESTION REQUISITOS LEGALES

INDICE INTEGRAL

63.7 48.87 69.78 83.7 66.5

El cálculo del Índice de Desempeño Municipal, es un promedio de los cuatro componentes, a saber: Eficacia, Eficiencia, Gestión y Cumplimiento de Requisitos Legales, dando como resultado 66.5%, que de acuerdo a los procedimientos metodológicos propuestos por el DNP, se cataloga con nivel de cumplimiento medio ya que está entre el rango (>=60 y <70), para la vigencia 2012. De los anteriores componentes el que presenta promedio menor es de eficiencia con el 48.87%, en este componente se busca determinar si el municipio está optimizando la utilización de recursos humanos, financieros y físicos que tiene disponibles para producir los servicios de salud, educación y agua potable entre otros, dentro de este contenido, el municipio de Bolívar obtuvo un resultado del 48.87%, catalogándose en un rango bajo (>=40 y <60), por lo cual se haría necesario mejorar la cobertura de agua potable y el régimen subsidiado. El componente de promedio más alto fue el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES, cuyo objeto es determinar el grado de cumplimiento a los requisitos y condiciones establecidas por las normas legales para la gestión local en los sectores básicos (Educación, Salud, Agua potable, etc.) en el marco de la descentralización y en la destinación de los recursos principalmente el correspondiente al Sistema General de Participaciones (Ley 715 de 2001 y ley 1176 de 2007), se determinó una calificación 83.7% con un índice de incumplimiento bajo, por lo que este municipio presenta leves diferencias en la




INFORME DEFINITIVO


Página 127 de 136

ejecución de algunos componentes del S.G.P, frente a lo asignado por la Nación, es decir ejecutan en forma consistente, tanto en ingreso como inversión , los recursos del S.G.P asignados por el Conpes. Por lo tanto tenemos que el municipio de Bolívar en el Rankin de desempeño se ubicó en el puesto 44 a nivel del Departamento y de 517 a nivel nacional de acuerdo a los porcentajes de cumplimiento de los cuatro componentes de evaluación. 1.3 OTRAS ACTUACIONES 1.3.1 LEGALIZACION DE LOS RECURSOS DE COLOMBIA HUMANITARIA De acuerdo a la información suministrada por el Municipio, se observó que la Alcaldía ha adelantado lo pertinente para la legalización de los desembolsos relacionados con las siguientes carteras colectivas: Construcción Gavión Urbanización los Guaduales del Municipio de Bolívar Santander por valor de $235.722.091, la cual fue iniciada el 5 de septiembre de 2011 y certificada mediante acta final el 20 de abril de 2012. Construcción Gavión Barrio las Delicias del Municipio de Bolívar por valor de $235.796.075, la cual fue iniciada el 19 de julio de 2011 y certificada mediante acta final el 20 de abril de 2012. Para tal fin se evidenció el acta de recibo final en el que se certifica la culminación de de los recursos ejecutados, así como las actas de recibo final de las interventorías, concluyéndose que por parte del Municipio se encuentra finiquitado la legalización de estos recursos. 1.3.2 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA El Municipio no tiene controles de advertencia de carácter específico. 1.3.3 ATENCIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS Durante la fase de planeación del proceso auditor se estableció la existencia de dos ( 2) quejas conforme a la siguiente descripción: 1) Queja registrada bajo el Radicado Q-12-0145 presentada por el señor Leonardo Vargas Ruiz. 2) Queja interpuesta por el Rector del Colegio Integrado Simón Bolívar. Durante el desarrollo del proceso auditor se abordó las dos denuncias interpuestas por los quejosos, del cual el equipo auditor adelanto el trámite correspondiente obteniendo los siguientes resultados DENUNCIA RADICADO Q-12-0145

1. HECHO DENUNCIADO:

El Señor Leonardo Vargas Ruiz denuncia en el escrito de queja presentado posibles irregularidades con detrimento fiscal y al respecto precisa “también solicito que se realice una verificación en la ejecución de los contratos con vigencia 2012 que a continuación enumero por motivo de quejas de la comunidad que supuestamente no han recibido dichos beneficios MCCS-039




INFORME DEFINITIVO


Página 128 de 136

DE 2012, MCCS-041 DE 2012, MCCS-047 DE 2012, MCCS-038 DE 2012, MCCS-066 DE 2012”. VERIFICACIÓN DE LOS HECHOS En desarrollo del proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular practicada a la Alcaldía de Bolívar- Santander se solicitaron los expedientes relacionados en la queja con el fin de determinar en el marco de nuestra competencia de control fiscal la ocurrencia de posibles detrimento al patrimonio o el presunto incumplimiento del objeto contractual conforme a la denuncia presentada. En aras de atender y tramitar la mencionada queja, el equipo auditor revisó la etapa de ejecución de todos los contratos referidos en la denuncia, de lo cual se considera pertinente realizar las siguientes aseveraciones:

1. La entidad contratante realiza la selección de los 5 contratistas mediante el procedimiento establecido en el artículo 94 de la ley 1474 de 2001 y decreto 734 de 2012 relacionadas con la mínima cuantía, como se observa en las carpetas archivo de los contratos mencionados.

2. La obligación del contratista en cumplimiento del objeto contractual consiste en el suministro y entrega de materiales y elementos para la construcción de mejoramientos de vivienda con destino a diferentes zonas del área rural del municipio de Bolívar Santander (el detalle se encuentra en cada uno de los contratos).

3. Revisada la ejecución de cada uno de los contratos se evidencia como soportes de cumplimiento al objeto contractual certificaciones de entrega y recibido de los elementos y materiales suministrados y entregados a los beneficiarios de las familias, las cuales son suscritas por el contratista (quien entrega) y el representante del núcleo familiar de la familia beneficiada con el mejoramiento asignado (quien recibe).

4. En desarrollo del proceso auditor se pudo evidenciar que el contratista cumplió a cabalidad con los objetos contractuales no solo como se observa en las actas y certificaciones mencionadas sino como lo establece el supervisor del presente contrato en los informes de supervisión adjunto a cada uno de los expedientes contractuales mencionados.

Teniendo en cuenta los anteriores planteamientos, el grupo auditor considera que en el presente caso no existe evidencia que permita determinar la existencia de irregularidades en la etapa de ejecución de los contratos enunciados; sin embargo es importante establecer que el grupo auditor no pudo realizar visitas de verificación con cada una de las personas beneficiadas de la entrega de materiales con destino a la construcción de mejoramientos en aras de establecer que efectivamente la necesidad haya sido satisfecha por cuanto el tiempo para la presente Auditoría fue limitado adicional a que la ubicación geográfica de los beneficiados corresponde en su mayoría a lugares de difícil acceso.

PRONUNCIAMIENTO GRUPO AUDITOR El equipo auditor concluye que en los hechos a los cuales hace alusión el quejoso, una vez analizado los soportes documentales no se evidencia daño fiscal alguno que sea competencia de este ente de control ni tampoco incumplimiento al objeto contractual, en consecuencia se desestima el hecho denunciado.




INFORME DEFINITIVO


Página 129 de 136

2. HECHO DENUNCIADO

El quejoso manifiesta: “contrato de construcción tanque de almacenamiento de agua en la vereda gavilanes del Municipio de Bolívar y al parecer no se encuentra en funcionamiento”

VERIFICACIÓN DE LOS HECHOS En desarrollo del proceso de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular practicada a la Alcaldía de Bolívar- Santander en aras de determinar la veracidad y tramitar denuncia ciudadana bajo radicado Q-12-145 donde se denuncian irregularidades en la construcción y ejecución de la mencionada obra, se comisionó al señor personero Municipal Dr. PEDRO ARIEL ARIZA PINZÓN, para que realizará VISITA ESPECIAL al TANQUE DE ALMACENAMIENTO DE AGUA DENOMINADO LOS GAVILANES a fin de que rindiera informe técnico debidamente soportado del estado actual de la obras denunciada, en aras de establecer el funcionamiento de la misma y determinar el cumplimiento del objeto contractual. Al respecto, el señor personero PEDRO ARIEL ARIZA PINZÓN allega acta de visita de fecha 4 de marzo de 2014 de 2014 e informe al requerimiento de la contraloría donde se manifiesta: “inspeccionado el tanque de almacenamiento se evidencia fallas de orden estético pero NO se evidencian fugas o grietas que puedan afectar su funcionamiento, se revisó la parte interna y se encontró lleno de agua pero se pudo observar que las paredes internas no presentan ninguna anomalía , lo cual es corroborado por habitantes de la comunidad que un vez interrogados manifestaron que el tanque no presenta fugas y que el mismo está en funcionamiento desde hace 8 meses y que estructuralmente está bien…” PRONUNCIAMIENTO GRUPO AUDITOR Una vez analizado los soportes documentales, el equipo auditor concluye que los hechos a los cuales hace alusión el quejoso no corresponden a la realidad, por cuanto en el acta de visita especial con fecha 4 de marzo de 2014, el informe de requerimiento rendido por el Personero Municipal PEDRO ARIEL ARIZA PINZON ASI COMO CERTIFICACION TECNICA expedida por el Secretario de Planeación COINCIDEN en manifestar que el tanque está en funcionamiento por consiguiente no se evidencia daño fiscal alguno que sea competencia de este ente de control ni tampoco incumplimiento al objeto contractual. QUEJA INTERPUESTA POR EL RECTOR DEL COLEGIO SIMON

BOLIVAR. Durante el desarrollo del proceso auditor se abordó la denuncia interpuesta por el rector de la INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO INTEGRADO SIMON BOLIVAR en la que solicita la intervención de este Ente de Control para que se practique una Auditoría Contable Financiera a la Institución educativa para evidenciar posibles irregularidades, para lo cual se requiere recopilar el material probatorio, situación que justifica que el equipo auditor decida dar ampliación a la misma en forma independiente de la presenta Auditoría.




INFORME DEFINITIVO


Página 130 de 136

1.4 CUADRO DE TIPIFACION DE OBSERVACIONES

#

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME A D P F S

1 X

VIOLACION AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD CONFORME A LA DIRECTIVA 007 DEL 13 DE JUNIO DE 2011 Y DECRETO 734 DE 2012.

ADMINISTRATIVO, WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

ALCALDE 12

2 X

MANUAL DE CONTRATACION DESACTUALIZADO, LA ENTIDSD DEBE DAR INMEDIATO CUMPLIMIENTO ART 160 DECRETO 1510 DE 2013.

WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

ALCALDE

12

3 X

SE DEBE SELECCIONAR CONTRATISTA MEDIANTE MODALIDAD DE SUBASTA INVERSA CUANDO EL OBJETO CORRESPONDA A LA ADQUISICION DE BIENES DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES

ADMINISTRATIVO WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO

Alcalde Municipal ADMINISTRATIVO

13

4 X X

VIOLACION AL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, SELECCION OBJETIVA DE CONTRATISTAS E IGUALDAD DE OFERENTES

ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


Alcalde Municipal ADMINISTRATIVO Y

DISCIPLINARIO JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA

Secretario de planeación DISCIPLINARIO

18

5 X

. DEFICIENCIAS VARIAS QUE DEBERAN SUBSANARSE MEDIANTE ACCION DE MEJORA


ALCALDE -ADMINISTRATIVO

21

6 X X

CONTRATO CELEBRADO DE CONSULTORIA CON INCUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OBSERVACIONES VARIAS DE TIPO ADMINISTRATIVO QUE DEBERAN SER SUBSANADAS POR LA ENTIDAD.


ALCALDE –ADMINISTRATIVO

DISCIPLINARIO ADRIANO JEREZ

QUIROGA JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA LUZ EVELIO RUIZ

INTEGRANTES COMITÉ EVALUADOR

DISCIPLINARIO 25

7 X X

INCUMPLIMIENTO AL ARTICULO 50 LEY 789 DE 2002, POR NO EFECTUARSE DESCUENTOS Y PAGOS AL SISTEMA DE SEGURIDAD.


Secretario de planeación DISCIPLINARIO

GERMAN HERNÁN VILLAMIZAR VERA-

contratista 29

8 X

SE DEBE EFFECTUAR UN SEGUIMIENTO IDONEO RESPECTO DEL CONSUMO Y GASTO DE COMBUSTIBLE MEDIANTE EL DESÑO DE BITACORA DE CONSUMO.


Alcalde Municipal JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA

Secretario de planeación 33

9 X

NO SE EVIDENCIAS ESTUDIOS DE MERCADO NI CRITERIOS OBJETIVOS DE SELECCIÓN A BENEFICIARIOS.


ALCALDE 36

10 X

LA EJECUCION DEL ITEM CAPACITACIONES NO SE EN CUENTRA ACREDITADO, EL CUAL CORRESPONDE A LA SUMA DE $120.000.000


Alcalde Municipal RENE HORACION

QUINTIAN JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA

Secretario de planeación ERWIN AVELLANEDA DUARTE- (contratista) 44

11

DESVIRTUADO 46




INFORME DEFINITIVO


Página 131 de 136

12 X X

REALIZACION DE CONTRATOS CON DESCONOCIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS QUE REGULAN LA CONTRATACIÓN CONTEMPLADOS EN LA CONSTITUCIÓN Y EN LA LEY AL SUSCRIBIR MEDIANTE ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS MODADLIDAD DIRECTA , CONTRATOS DE CONSULTORIA

WILSON ORLANDO GAMBOA SEDAN°

Alcalde -ADMINISTRATIVO

DISCIPLINARIO JIMMY ALBERTO ROCHA QUIROGA Jefe De Oficina de

planeación Disciplinario

48

13 X X

LA ENTIDAD TERRITORIAL SUSCRIBE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA CON PERSONA NATURAL

Administrativo y disciplinario

WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE)

Administrativo disciplinario

JIMMY ROCHA QUIROGA-

(OFICINA GESTORA- PLANEACION)

disciplinario ADRIAN ALEJANDO JEREZ QUIROGA

(OFICINA GESTORA- GOBIERNO) disciplinario 54

14 X X

DEFICIENCIAS EN CONTRATOS VARIOS CON PRESUNTO INCUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 94 LEY 1474 DE 2011


Alcalde –ADMINISTRATIVO Y

DSICIPLINARIO 58

15 X

DEFICIENCIAS EN EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LA FINALIDAD PREVISTA EN EL CONTRATO.


Alcalde -ADMINISTRATIVO 62

16 X X

CELEBRACION DE CONTRATOS CON PRESUNTA VULNERACION AL DEBER DE SELECCIÓN OBJETIVA DE CONTRATISTA Y PRINCIPIOS DE LA CONTRATACION PÚBLICA.

WILSON GAMBOA SEDANO (ALCALDE)

DISCIPLINARIO JIMMY ROCHA

QUIROGA- (OFICINA GESTORA-

PLANEACION) DISCIPLINARIO 63

17 X

EN CONSIDERACIÓN QUE LA ENTIDAD AUDITADA NO SE PRONUNCIA RESPECTO A LA OBSERVACIÓN REALIZADA EN EL CONTRATO (CSP-025-2013), SE CONFIRMA HALLAZGO ADMINISTRATIVA A FIN DE QUE SEA OBJETO DE SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y REVISIÓN POR PARTE DE ESTA TERRITORIAL EN LA PRÓXIMA AUDITORIA, POR CUANTO SE DESCONOCE EL ALCANCE DEL MISMO Y EL CUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL.


Alcalde –ADMINISTRATIVO

69

18 X

ESTE ENTE DE CONTROL SE PERMITE PREVENIR A LA ENTIDAD TENER EN CUENTA EL CONCEPTO EMITIDO RESPECTO A LOS CONTRATOS APIP, POR CUANTO TODO CONTRATO QUE GENERE UN LUCRO, REPORTE UNA CONTRAPRESTACION MUTUA Y QUE POR SU CLASE Y NATURALEZA PUEDA SER CONTRATADO CON PERSONAS DE DERECHO PRIVADO DEBERA CONTRATARSE BAJO LA MODALIDADES PREVISTAS EN EL ESTATUTO GENERAL DE LA CONTRATACION MEDIANTE UN PROCESO DE CONVOCATORIA PUBLICA



70

19 X

PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES LA ENTIDAD NO REALIZA SONDEOS DE MERCADO, COTIZACIONES, ESTUDIOS DE PRECIOS.


Alcalde -ADMINISTRATIVO 75

20 X

PLAZO DE EJECUCION VIGENTE, EL CONTRATO DE OBRA PÚBLICA MBS-LP-002-2013 LICITACIÓN PÚBLICA CUYO OBJETO CORRESPONDE A LA CONSTRUCCION HOGAR AGRUPADO PARA ATENCION DE LA PRIMERA INFANCIA DEL MUNICIPIO DE BOLIVAR SANTANDER, QUEDA PARA SEGUIMIETNO AL PROCESO DE LIQUIDACION EN LA PROXIMA AUDITORÍA



75

21 X

EVALUACION A LA RENDICION DE LA CUENTA NO CUMPLE CON LAS CONDICIONES DE CALIDAD, OPORTUNIDAD, SE DEJA COMO PRECEDENTE A FIN DE QUE DE REINCIDER SE DE INICIO AL PROCESO PREVISTO EN EL ARTICULO 26 RESOLUCION 294 DE 2009.

TIPO DE OBSERVACION

ADMINISTRATIVO PRESUNTO

RESPONSABLES WILSON ORLANDO

GAMBOA SEDANO . .

(ALCALDE) 77




INFORME DEFINITIVO


Página 132 de 136

22 X

ADECUAR LA PLANTA DE COMPOSTAJE SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE LA AUTORIDAD COMPETENTE EN ESTE CASO CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE SANTANDER CAS, CON EL FIN DE EVITAR LA CONTAMINACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES, ES ASÍ QUE LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA VIGENCIA 2013 SE CELEBRÓ UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SECRETARIA DE PLANEACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL, POR LO TANTO ESTE ENTE DE CONTROL CONSIDERA NECESARIO SE DESARROLLEN LAS ACTIVIDADES PERTINENTES DE ESTE ESTUDIO, CON EL FIN DE EVITAR LA CONTAMINACIÓN AMBIENTAL Y DE IGUAL MANERA QUE ESTOS ESTUDIOS NO SE CONVIERTAN EN UN DAÑO FISCAL PARA LA ENTIDAD AL NO SER IMPLEMENTADOS.

ADMINISTRATIVO Wilson Orlando

Gamboa Sedano Alcalde 2012-2015

80

23 X

X

INCUMPLIMIENTO A LAS ACCIONES CORRECTIVAS CONTENIDAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2011.- EL PLAN DE MEJORAMIENTO, VIGENCIA 2011, FUE APROBADO EL 1 DE MARZO DE 2013, EL CUAL RECOPILÓ 13 HALLAZGOS Y DE ACUERDO A LOS OBJETIVOS PROPUESTOS SE OBSERVÓ INCUMPLIMIENTO EN EL HALLAZGO N° 04 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CON FECHA DE CUMPLIMIENTO A 31 DE DICIEMBRE DE 2013, ASÍ MISMO CUMPLIMIENTO PARCIAL A LOS HALLAZGOS 1,8,9,10 Y 13 LOS CUALES DEBÍAN HABER ESTADO CUMPLIDOS A JUNIO 30 DE 2013.

ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO


Alcalde SANDRA MILENA

GONZALEZ CARANTON


87

24 X

LA ENTIDAD DEBE MEJORAR ESTE SISTEMA, CON EL FIN DE IDENTIFICAR LAS DEBILIDADES EN LOS DIFERENTES PROCESOS, E INICIAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO DONDE SE PUEDAN CORREGIR LO ANTERIORMENTE MENCIONADO, LO CUAL INDICA QUE SE DEBE SEGUIR AUNANDO ESFUERZOS PARA SU VERDADERO AJUSTE E IMPLEMENTACIÓN. ESTO SE DEBE REALIZAR MEDIANTE AUDITORÍAS INTERNAS Y SEGUIMIENTO A LOS DIFERENTES PROCESOS EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS Y PRESUPUESTAL, CONTRATACIÓN, PLANEACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL ENTRE OTROS, CON EL FIN DE LLEVAR UN MEJOR CONTROL SOBRE EL MANEJO DE CADA ÁREA, Y PERMITAN UN MEJORAMIENTO CONTINUO EL CUAL DEBE ESTABLECERSE EN LA INSTITUCIÓN. POR LO ANTERIORMENTE EXPUESTO, LA ADMINISTRACIÓN DEBERÁ REALIZAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS EN CUMPLIMIENTO DE LA FUNCIÓN DE LA ENTIDAD QUE SERÁ UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN QUE BUSQUE UNIFICAR CRITERIOS EN MATERIA DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, ESTABLECIENDO UNA ESTRUCTURA PARA EL CONTROL A LA ESTRATEGIA, LA GESTIÓN Y LA EVALUACIÓN.



91

25 X

INCONSISTENCIA EN LA CONTABILIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS. LA OBSERVACIÓN SE FUNDAMENTA AL REVISAR EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA DE LA VIGENCIA 2012 Y 2013, EN EL QUE SE EVIDENCIA QUE DURANTE VARIOS MESES DEL AÑO, HUBO PERIODOS EN LOS QUE LA CAJA SE REPORTÓ CON SALDOS NEGATIVOS, SIENDO UNA SITUACIÓN IRREGULAR QUE SE ACREDITAN SUMAS EN EXCESO DE LOS INGRESOS REGISTRADOS COMO DÉBITO..


Alcalde

101

26 X

CUENTA CORRIENTES SIN MOVIMIENTO SE EVIDENCIÓ QUE EXISTEN CUENTAS CORRIENTES QUE DURANTE EL 2012 Y 2013, NO REGISTRARON MOVIMIENTO POR LO QUE SE REQUIERE QUE SE EVALÚEN PARA DEJAR LAS ESTRICTAMENTE NECESARIAS PARA EVITAR EL DESGASTE ADMINISTRATIVO EN SU CONTINUA VERIFICACIÓN.


Alcalde

103

27 X

IMPUESTO PREDIAL DURANTE EL DESARROLLO DEL PROCESO AUDITOR SE EVIDENCIÓ QUE LAS CIFRAS REFLEJADAS EN EL BALANCE DE


Alcalde 104




INFORME DEFINITIVO


Página 133 de 136

COMPROBACIÓN A DICIEMBRE 31 DE 2012 Y 2013, PODRÍAN ESTAR SOBREESTIMADAS YA QUE NO FUE POSIBLE CONFRONTARLAS CON EL REPORTE DEL SOFTWARE PRADMA CON CORTE A LA MISMA FECHA, SE OBSERVÓ QUE ALGUNOS DE ESTOS VALORES CORRESPONDEN A SALDOS QUE VIENEN DE VIGENCIAS ANTERIORES, LOS CUALES DEBEN DEPURARSE CON EL FIN DE QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS REFLEJEN LA REALIDAD DE SUS OPERACIONES.

28 X

NO SE ESTÁ REALIZANDO AVALUÓ CATASTRAL DESDE EL AÑO 2009


Alcalde 106

29 X

LA ENTIDAD NO CUENTA CON UN INVENTARIO ACTUALIZADO Y DETALLADO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO E HISTORICOS Y CULTURALES EL HALLAZGO SE FUNDAMENTA AL VERIFICAR QUE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y LOS BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES, NO SE ENCUENTRA TOTALMENTE VALORADA Y ACTUALIZADA, LOS VALORES QUE REPORTAN ESTA CUENTA NO HAN SIDO ACTUALIZADOS NI DETALLADOS Y DEBEN SOMETERSE AL PROCESO DE VALORIZACIÓN CADA TRES AÑOS COMO LO INDICA LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN..


Alcalde

106

30 X

INCONSISTENCIA EN LA CONTABILIZACIÓN DE LOS PASIVOS PENSIONALES EL HALLAZGO SE FUNDAMENTA AL REALIZAR EL CRUCE CON LA INFORMACIÓN DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO FONPET A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Y 2013, EN EL CUAL SE REPORTA VALORES DEJADO DE CONTABILIZAR PARA LA VIGENCIA 2012 Y SOBREESTIMACIÓN EN LA CONTABILIZACIÓN DEL 2013


Alcalde

109

31 X

DEBILIDADES PRESENTADAS EN EL CONTROL INTERNO CONTABLE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE SE HACE CON EL PROPÓSITO DE DETERMINAR LA CALIDAD Y EL NIVEL DE CONFIANZA QUE SE LE PUEDE OTORGAR AL PROCESO CONTABLE, DETERMINANDO LA EFICACIA, EFICIENCIA Y ECONOMÍA DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL EN LA LA PREVENCIÓN Y MONITOREO DEL RIESGO . LOS RESULTADOS DE DICHA EVALUACIÓN INDICAN UN NIVEL DE RIESGO, EN DONDE SE ADVIERTEN SITUACIONES NECESARIAS PARA INTENSIFICAR SU APLICACIÓN EN FORMA DINÁMICA Y CONSTANTE DE MANERA QUE GARANTICE EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS AUDITORÍAS QUE SOBRE EL PARTICULAR DEBEN REALIZARSE A ESTA ÁREA-

ADMINISTRATIVO SANDRA MILENA

GONZALEZ CARANTON


113

32 X

DE ACUERDO A LA EJECUCIÓN DE INGRESOS A DICIEMBRE 31 DEL 2012 Y MEDIANTE DECRETO NO 030 DE ENERO 10 DE 2012 SE ADICIONAN RECURSOS QUE FINANCIAN RESERVAS PRESUPUESTALES DE LA VIGENCIA 2011 POR VALOR $ 2.120.749.943, OBSERVANDO QUE DE ESTOS SOLO SE RECAUDO $ 776.760.870,67 QUE CORRESPONDE AL 36.62% DEL TOTAL CONSTITUIDO, EN EL AÑO 2013 SE EVIDENCIA QUE DEL TOTAL DE RESERVAS SE RECAUDO EL 81.28%, SITUACIÓN QUE COLOCA EN EVIDENCIA QUE LOS COMPROMISOS NO TIENEN RESPALDO EN EFECTIVO. POR LO ANTERIOR SE CONFIGURA UNA OBSERVACIÓN DE TIPO ADMINISTRATIVO



116

33

DESVIRTUADO

117

34 X

EL GASTO DE ESTAMPILLA PRO BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR MUNICIPAL, A 31 DE DICIEMBRE

DE 2012 Y 2013 ALCANZARON SOLO LA

Administrativo Y Disciplinario Wilson Orlando 122




INFORME DEFINITIVO


Página 134 de 136

CORRESPONDE AL 35.03% Y AL 39.13% DEL TOTAL RECAUDADO, PRESENTANDO UNA BAJA

EJECUCIÓN DE ESTOS RECURSOS, LOS CUALES DEBEN SER INVERTIDOS EN PROGRAMAS QUE COMPONEN LOS CENTROS DE ATENCIÓN AL

ADULTO MAYOR ORIENTADOS A GARANTIZARLE LA SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES A ESTA

POBLACIÓN TAN VULNERABLE Y CON AMPLIAS NECESIDADES EN ESTE MUNICIPIO.


35 X

EN LO RELACIONADO CON LAS CUENTAS DE LOS FONDOS PRO- CULTURA, PRO ADULTO MAYOR Y FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA, NO SE EVIDENCIO DENTRO DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS A DICIEMBRE 31 DEL 2012, NINGÚN VALOR DE ADICIÓN O RECAUDO DE LOS RECURSOS DE BALANCE DE LA VIGENCIA ANTERIOR 2011 POR ESTOS CONCEPTOS, SE OBSERVA POR EXTRACTO BANCARIO A DICIEMBRE 2011 Y POR CERTIFICACIÓN DEL SECRETARIO DE HACIENDA QUE EL FONDO PRO CULTURA CUENTA NUMERO 0-3029-00656-2 PRESENTO UN SALDO DE $ 2.541.701, EL FONDO PRO ADULTO MAYOR CUENTA NO 36029000016-3 UN VALOR DE $ 31.718.698, Y EL FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA UN SALDO DE $ 779.366. POR LO TANTO Y TENIENDO EN CUENTA LO OBSERVADO SE ESTABLECE UNA OBSERVACIÓN CON ALCANCE ADMINISTRATIVO, CONMINÁNDOSE A LA ADMINISTRACIÓN A TENER EN CUENTA LO PRECEPTUADO EN EL ART. 48 LEY 734 DEL 2002.



124

1.5 CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE OBSERVACIONES CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 33

DISCIPLINARIOS 06

PENALES 00

FISCALES 00

SANCIONATORIOS 01

TOTAL HALLAZGOS 40

1.6 PRONUNCIAMIENTO Y/O DICTAMEN DE AUDITORIA: DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267º- 272º de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000463 de mayo 28 de 2013, y el Plan General de Auditorías, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la a la vigencia 2012, a través del examen del Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social con corte a diciembre 31 de 2012 y 2013. La información verificada corresponde a la suministrada por la entidad en medio físico, magnético y la información rendida al SIA. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con el Balance de Comprobación, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la administración reflejando su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados; la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración del Municipio en el desarrollo del trabajo de




INFORME DEFINITIVO


Página 135 de 136

campo en la ejecución de la auditoría, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorías Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2012 y 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública NUBIA ESTHER LEON VILLALBA, con tarjeta profesional N° 50083-T, expresa: OPINIÓN CON SALVEDADES Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE BOLÍVAR, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por la vigencia 2012 Y 2013 y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, conforme con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría, se presentó limitación en cuanto a que los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012 y 2013, presentaron incertidumbre en algunas cuentas que afectan su razonabilidad, lo que conlleva a expresar una opinión con las siguientes salvedades: SALVEDADES

Existe sobreestimación en las cifras reportadas en el impuesto predial unificado.

La entidad no cuenta con un inventario actualizado de la propiedad planta y equipo, se debe realizar un avaluó técnico detallando cada uno de los bienes..

Inconsistencia en la contabilización de los pasivos pensiónales Fonpet.

Debilidades en el Control Interno Contable. Atendiendo lo expresado, los Estados Financieros de la Alcaldía presentan razonablemente con salvedades la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y 2013 y el resultado del Ejercicio Económico, con corte a la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Control de Gestión Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual de las vigencias 2012 y 2013, es con deficiencias como consecuencia de los hechos y observaciones verificados en el desarrollo del proceso auditor. Control Financiero El proceso de control interno contable no muestra un mapa de riesgos actualizado, situación que no permite advertir amenazas que puedan afectar la confiabilidad de la información contable, así como tomar los correctivos requeridos para lograr su prevención o neutralización, situación que originó que por parte de la contadora del equipo auditor que se emitiera un concepto con salvedades a la razonabilidad de los estados financieros. Control Presupuestal Al verificar la línea presupuestal, se observó una correcta apropiación de los recursos, y un nivel de ejecución aceptable, así mismo se verifico el cumplimiento




INFORME DEFINITIVO


Página 136 de 136

del estatuto orgánico de presupuesto, expedición oportuna de los actos administrativos que modifican el presupuesto, expedición de CDP y RP para dar oportunidad a los pagos, realizadas las pruebas de auditoría programadas, las evidencias resultantes brindan elementos de juicio para opinar que se debe hacer una mayor planeación del presupuesto para una adecuada y correcta identificación, clasificación y registro de la información presupuestal correspondiente a las vigencias auditadas. Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento. Atendiendo las observaciones plasmadas en el presente Informe de Auditoría; estipulando que el concepto de gestión y de resultados de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE BOLIVAR no consulta adecuadamente con los principios de la administración Pública, la cuenta rendida sobre la vigencia 2012 Y 2013 cuyo responsable es, WILSON ORLANDO GAMBOA SEDANO Alcalde, NO SE FENECE

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) NUBIA ESTHER LEON VILLALBA ELVENY PABON VILLABONA Profesional Especializada Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO)

ANA MILENA BELTRAN QUIÑONEZ Auditor Fiscal

Coordinador de Auditoría

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub-contralora Delegada para el Control Fiscal

NODO VELEZ CARARE OPON INFORME DEFINITIVO DE...

Documents

Transcript of NODO VELEZ CARARE OPON INFORME DEFINITIVO DE...