NORMA Código: GADNR007.00 Fecha de Emisión: 11.01.10

Alquiler de Maquinarias Página: 1 de 2 Fecha Rev.:

ELABORADO POR: Lic. Julio César Nacimiento

REVISADO POR: Lic. Julio César Nacimiento

APROBADO POR: Lic. Víctor Lird

GADFR00100

1 - Objetivo

Establecer procedimientos y atribuir responsabilidades para contratar servicios de alquiler de maquinarias y de vehículos para su transporte, de forma a mantener control sobre los valores contratados y, así, evitar sobrepasar lo inicialmente contratado.

2 – Disposiciones Generales 2.01 – Serán alquiladas maquinarias solamente cuando las que posee ESSAP S.A. no estén disponibles para

uso por desperfecto o por encontrarse en sitios distantes de donde serian utilizadas. 2.02 – La solicitud de alquiler de equipos pesados se hará por medio del formulario Solicitud de Alquiler de

Maquinaria (anexo 01) emitida por la Unidad interesada y remitida a la Unidad Operativa de Contrataciones con, por lo menos, 48 (cuarenta y ocho horas) de antelación.

2.03 – En casos de urgencia, el Jefe de la Unidad interesada podrá, excepcionalmente, solicitar

directamente al proveedor la provisión, en carácter de alquiler, del equipo necesario mas, en este caso, en las 24 (veinticuatro) horas siguientes, deberá informar, por medio de una Comunicación Interna, a su Gerente y al Gerente Administrativo, con copia para la Unidad Operativa de Contrataciones, el motivo de la urgencia y la descripción de los servicios realizados.

2.04 – En los casos de urgencia, la Comunicación Interna emitida por el solicitante sustituirá a la Solicitud

de Alquiler de Maquinaria, en el proceso de pago de la Factura del Proveedor. 3 – Responsabilidades 3.01 – Gerente Administrativo 3.01.01 – Divulgar a todos los proveedores de servicios de alquiler de maquinarias la nueva Política de la

ESSAP S.A., en especial en lo referente al contacto de ellos con los funcionarios de la empresa. 3.01.02 – Autorizar los pagos referentes a alquiler de maquinarias hechas para las diversas unidades. 3.02 – Unidad Operativa de Contrataciones 3.02.01 – Emitir la respectiva Orden de Trabajo para el alquiler de maquinarias y de vehículos para su

transporte. 3.02.02 – Mantener un control de la disponibilidad presupuestaria destinada para el alquiler de maquinarias

y de vehículos para su transporte, de forma a evitar sobrepasar el límite fijado para ese ítem del respectivo contrato con el proveedor.

3.03 – Jefe de la Unidad Interesada 3.03.01 – Solicitar, por medio del formulario Solicitud de Alquiler de Maquinaria, el alquiler de

maquinarias y de vehículos para su transporte. 4 – Procedimientos 4.01 – Jefe de la Unidad Interesada

Emite el formulario Solicitud de Alquiler de Maquinaria, en duplicado; Archiva, para su control interno, el duplicado y envía el original a la UOC.

NORMA Código: GADNR007.00 Fecha de Emisión: 11.01.10

Alquiler de Maquinarias Página: 2 de 2 Fecha Rev.:

ELABORADO POR: Lic. Julio César Nacimiento

REVISADO POR: Lic. Julio César Nacimiento

APROBADO POR: Lic. Víctor Lird

GADFR00100

4.02 – Unidad Operativa de Contrataciones

Recibe el original de la Solicitud de Alquiler de Maquinaria y emite la correspondiente Orden de Trabajo, en triplicado:

Envía al proveedor el original; Archiva, provisoriamente, el original de la Solicitud de Alquiler de Maquinaria, el duplicado y el

triplicado de la Orden de Trabajo. 4.03 – Jefe de la Unidad Interesada

Recibe del proveedor el Original de la Nota de Remisión, correspondiente a la maquinaria alquilada y al vehículo transportador;

Solicita el Visto Bueno del Gerente de su área en la Nota de Remisión y envía esta a la UOC: 4.04 – Unidad Operativa de Contrataciones

Recibe de la Unidad interesada el original de la Nota de Remisión y guarda junto con los demás documentos, en el archivo provisorio.

Recibe, posteriormente, del proveedor la Factura correspondiente; Retira del archivo provisorio los otros documentos; Envía, para el Proceso de Pago, la Factura, el original de la Nota de Remisión, el duplicado de la

Orden de Trabajo y el original de la Solicitud de Alquiler de Maquinaria. Guarda en archivo definitivo el triplicado de la Orden de Trabajo.