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Profo. Ricardo Villar roel Dávalos, Dr . Eng.

Palhoça, Março de 2006

Organização, Sistemas e Métodos: conceitos 2

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Organização, Sistemas e Métodos: conceitos Aspectos Gerais

� No final dos anos 50 nasceu a “era da informação” , quando pela primeira vez os trabalhadores administrativos ultrapassaram em número os trabalhadores da administração (TAKESHY e SCAICO, 1997).

� Segundo estudos da IBM constatou-se que somente 2% de todos os dados das empresas estão atualmente armazenados em computadores.

� O desenvolvimento de Sistemas de Informação (SI) e a adequada implementação das novas tecnologias da informação no âmbito das organizações constituem-se em uma evolução na direção de um melhor enfoque sobre a qualidade da informação, e conseqüentemente de realização dos objetivos empresariais.

� A Figura 1.1 ilustra a defasagem (GAP) existente entre o desenvolvimento das tecnologias em geral e da evolução das técnicas de gestão aplicadas às organizações (TAKESHY e SCAICO, 1997).

Figura 1.1 Defasagem entre Tecnologia e Técnicas de Gestão

� A evolução do desenvolvimento de SI e a adequada implementação das novas tecnologias passam, necessariamente, pelo estabelecimento da competente compreensão da organização.

� As principais causas da mortalidade empresarial tem raízes fixadas na defasagem (GAP) entre os desafios criados pela revolução tecnológica e as respostas dadas pelos executivos das organizações.

� Era da informação (terceira onda) tem pouco mas de 50 anos de existência, contra a evolução dos 300 anos de experiência nos processos produtivos (revolução industrial ou segunda onda).

� A implementação dos SI tem auxiliado a superar o GAP.

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� A aplicação das tecnologias da informação desenvolvida no clima criado pelas tendências empresariais dos anos 70 e 80 ainda não atingiu a sua maturidade tão desejada pelos executivos das empresas dos tempos modernos.

� Nos anos 90, estas aplicações foram mais uma reação, ou mecanização e automatização de rotinas existentes, do que mudanças proativas voltadas à melhoria dos resultados corporativos.

� Nesta postura proativa é que pode ser inserida a tecnologia de processos sistêmicos aplicada a resolução das questões críticas, tais como redução do tempo de chegada de suprimento e de insumos produtivos, do ciclo de entrega e expedição de produtos/serviços, do tempo de resposta a modificações na empresa e outros fatores estratégicos à própria sobrevivência das organizações.

� A melhoria da produtividade das organizações, advinda da melhoria do fator tecnologia, compreende não aquela aplicada aos produtos e processos de produção, como também principalmente, aquela tecnologia aplicada à gestão composta pelos: sistemas/tecnologias da informação, processos sistêmicos, configuração organizacional, recursos humanos, e técnicas de organização e métodos (layout, fluxogramas, instrumentos analíticos, formulários, manuais, etc).

� Quatro fases da Engenharia da Informação (MARTIN, 1991): o Planejamento estratégico de informações: Passos estratégicos, objetivos da alta

administração e fatores de sucesso críticos, etc. o Análise da área de negócios: Relativa ao levantamento dos processos

necessários. o Projeto do sistema: Relativo à forma pela qual os processos selecionados são

implementados em procedimentos. o Construção: Implementação dos procedimentos.

Figura 1.2 Fases da Engenharia da Informação

Planejar

Analisar

Projetar

Construir

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Organização

� Associação ou instituição com objetivos definidos (CRUZ, 1998, p.33)

� Tipo de associação em que os indivíduos se dedicam a tarefas complexas e estão entre si relacionados por um consciente e sistemático estabelecimento e consecução de objetivos, mutuamente aceitos (CURY, 2000, p.115)

� Ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos (OLIVEIRA, 2000, p.80)

Qualquer organização – um departamento de governo, um serviço público, uma companhia comercial ou mercantil ou qualquer outra associação de pessoas unidas por um interesse comum – pode ser definida por sua estrutura, pela combinação de pessoas, máquinas e normas de atuação. Porém, dentro do conceito dinâmico de “sistemas” , pensamos a organização como um complexo entremeado de canais através dos quais os produtos, serviços, recursos e fluxo de informações transitam de um ponto a outro dentro da organização e, também, entre a organização e seu entorno (BALLESTERO-ALVAREZ, 1997, p.17).

Figura 1.3 Estrutura Organizacional da Empresa

Sistema

� Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada (CRUZ, 1998, p.33).

� Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função (OLIVEIRA, 2000, p.491).�

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Von Bertalanffy, o precursor da teoria geral de sistemas, começou comparando sistemas nas diversas áreas das Ciências Físicas. Suas conclusões permitiram-lhe identificar alguns conceitos básicos de sistemas que eram suscetíveis de aplicação em outros campos.

Os resultados dessas observações motivaram outros estudos e suposições desenvolvidas por Wiener, abrindo novos campos para a ciência, como a cibernética. Esta, por sua vez, se baseia nos conceitos de realimentação para análise de problemas gerais de sistemas. Também a administração se utiliza desses conceitos para a compreensão de fenômenos dinâmicos.

Sistemas administrativos sofreram forte evolução em sua análise, desenvolvimento e aplicação por meio da moderna técnica administrativa da reengenharia, quer em nível estratégico, organizacional, quer de processos. �

Método Metodologia Científica Ciência: Conhecimento racional, metódico e sistemático, capaz de ser submetido a verificação Metodologia: Visão concreta e operacionalização do método Método: Caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim Técnica e Processo: Execução do método Resumo: O método estabelece o que fazer, a técnica nos diz como fazer, assegurando e instrumentalizando a ação das fases metodológicas. Definição de Método em O&M

� Conjunto de procedimentos ordenados e lógicos para obter-se a melhor performance operacional (LUPORINI e PINTO, 1985, p.25).�

Organização e Métodos (O& M): Introdução de métodos de administração e estruturas nas organizações para reduzir custos sem causar danos à estrutura social da empresa.

Processo

� Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas (CRUZ, 1998, p.33) �

� Um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes (HAMMER e CHAMPY, 1994, apud GONÇALVES 2000, p.7).

� Atividade ou conjunto de atividades que toma um insumo (input), adiciona valor a ele e fornece uma saída (output) a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes. A Figura 1.3 a seguir, apresenta um esquema geral dos processos.

Ciência Metodologia Método

Técnica

Processo

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Figura 1.3 Esquema geral dos processos

Um processo de negócio (BP – Business Process) compreende um conjunto de

atividades realizadas na empresa, associadas às informações que manipula, utilizando os recursos e a organização da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um tipo de negócio, que normalmente está direcionado a um determinado mercado/cliente, com fornecedores bem definidos, conforme ilustrado na Figura 1.4.

Figura 1.4 Processo de negócio A Figura 1.5 ilustra os diversos usos dos processos, tal como, na Reengenharia de

Processos de Negócio, Gestão da Qualidade Total, Custo Baseado em Atividades (ABC), referência para a realização de atividades de benchmarking e a implantação de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning).

Figura 1.5 Utilização dos Processos de negócio

Insumo (input)

saída (output)

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Atividade

� Qualquer ação ou trabalho específico (CRUZ, 1998, p.33)

Referencias bibliográficas

AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000. BALLESTERO-ALVAREZ M. E. Manual de Organização, Sistemas e Métodos: Abordagem

teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, 1997, 249 p. CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e

Científicos, 1998, 285 p. CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.

CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.

CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 7a. ed, São Paulo: Atlas, 2000. GONÇALVES, J. As empresas são grandes coleções de processos. RAE – Revista de

Administração de Empresas, São Paulo. v. 40, n. 1, p. 6-19, Jan / Mar. 2000 LUPORINI, C.; PINTO, N. Sistemas Administrativos: uma abordagem moderna de O&M.

São Paulo: Atlas, 1985. MARTIN, J. Engenharia da Informação: Introdução. Rio de Janeiro: Campus, 1991, 196p. OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo,

Atlas, 2000. SIMCSIK, T. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Futura, 2000. 479 p. TAKESHY, T.; SCAICO, O. Organização flexível: Qualidade na gestão por processos. São

Paulo: Atlas, 1997, 335 p.

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2 Organização, Sistemas e Métodos: evolução

2.1. Introdução Or igem da O& M: Wobdrow Wilson (1913 – 1921) Departamento do Tesouro Britânico (1940) Serviço Público Brasileiro (1955) Funções O& M: Promover eficiência do pessoal Reduzir o pessoal Fazer mais trabalho pelo mesmo custo Escola clássica Estrutural Elaborar manuais de procedimentos Analisar e projetar formulários Abordagens Atuais: Estrutural Tecnológica Estratégica Comportamental Humana Visão atual exige maior competência dos profissionais de OSM 2.2. Visão tradicional Organização & Métodos (O& M)

� Objetivo: ORGANIZAR

� Sistema: Conjunto de eventos cíclicos

� Funções: Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica (CRUZ, 1998, p.34) �

- desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais

- desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional - desenho, racionalização e normatização de formulários - normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa

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2.3 Deter ioração de empresas (CHINELATO FILHO, 1998) Tabela 2.1 Processo de deter ioração das empresas

Ciclo Vital Empresas industr iais [%]

Empresas Comerciais [%]

Até os 10 anos de vida

81,3 71,9

De 10 a 20 anos de vida

12,3 17,4

De 20 a 30 anos de vida

3,8 5,2

De 30 a 40 anos de vida

1,3 1,8

De 50 a 60 anos de vida

0,8 1,5

[%] Percentual das empresas que se deterioram ou desaparecem As causas fundamentais do processo de deterioração são:

� Paradigmas ultrapassados � Desconhecimento administrativo � Desequilíbrio e inexperiência dos chefes de empresa � Falta de especialização no setor � Negligencia � Fraude � Infortúnios � Causas desconhecidas

Acrescentando alguns fatores relacionados com as causas:

� Indefinição dos objetivos e metas � Incoerência entre planejamento e execução � Indefinição na definição do trabalho � Descoordenação do poder decisório � Obscuridade das políticas e diretrizes � Excesso de centralização e personalismo do chefe superior � Imprecisões no processo de comunicação � Falta de interação com a sociedade e o ambiente externo � Sentimento negativo dos empregados com relação à organização � Existência de focos crônicos de desperdício

o Tempo (atrasos, interrupções, retardamento, etc.) o Esforços (trabalho sem valor agregado, sincronização,

programação, deslocamento, armazenagem, etc)

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2.4 O destino da área O&M (CALDAS, 1999)

� No período 1985-1997, foi diminuída a função da área O&M nas organizações

� Fatores condicionantes: � mudanças no modelo de gestão � desenvolvimento da tecnologia de informação � incremento da competitividade � Autodeterioração da O&M tradicional

� Destino da área de O&M:

2.5 Visão atual 2.5.1 Analista de Processos

� preocupa-se com como fazer � Criação, implantação e melhoria do processo que vai suportar o negócio � Busca o desenvolvimento de atividades que agregam valor ao produto ou serviço

produzido

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2.5.2 Analista de Sistemas

� preocupa-se com como automatizar o processo � define sistemas que visam atender às necessidades do usuário

2.5.3 Analista de Negócios

� preocupa-se com o que fazer �� busca melhores oportunidades negocio � analisa tendências � cria novos produtos � recria produtos existentes

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2.5.4 Uma Visão integrada

2.5.5 Habilidades

� Técnicas - Levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos�

- Lidar com programas, processos, processamentos, métodos e técnicas de análise administrativa,

- Manusear equipamentos específicos, como computadores - Reunir idéias de forma lógica (concentração e concisão)

- Conhecimento das ferramentas e processos que a empresa usa (generalista que trabalhará com especialistas sabendo integrar as informações)

� Humanas - Capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender atitudes

e motivações e aplicar uma liderança eficaz. �

- Saber ouvir, observar e argumentar

- Saber lidar com as resistências � Conceituais

- Compreender as complexidades da empresa como um todo e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da empresa�

- Atuar de acordo com os objetivos e as necessidades da empresa

“O profissional de tecnologia é um homem de negócios tanto quanto o de marketing e o de vendas. Ele precisa pensar o tempo inteiro como a tecnologia pode estar sendo utilizada para melhorar os processos, diminuir os custos e de que forma pode estar agregando soluções para que o core business esteja acontecendo de forma cada vez mais competitiva no mercado.”

(InformationWeek, fev 2001) )

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Referências bibliográficas

AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000.

CALDAS, M. O triste destino da área de O&M – I. RAE– Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.39, n.3, p.6-16, Jul./Set. 1999.

CALDAS, M. O Triste Destino da Área de O&M – II. ERA – Revista de Administração de Empresas, São Paulo.

CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e

Científicos, 1998, 285 p.

CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.

CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.

OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo, Atlas, 2000.

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Evolução das Organizações e Teorias administrativas

3.1. Fases das empresas

3.2. Teorias administrativas

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Teorias Administrativas Principais enfoques Ênfase

Racionalização do Trabalho no Nível Operacional. Nas tarefas

Clássica

Organização Formal. Princípios Gerais da Administração. Funções do Administrador.

Estruturalista

Múltipla Abordagem: Organização Formal e Informal. Análise Intra-Organizacional e Análise Interorganizacional.

Na estrutura

Sistemas Abertos Relação entre Estrutura e Ambiente

No Ambiente

Teoria da Contingência

Análise Ambiental (imperativo Ambiental). Administração da Tecnologia (imperativo Tecnológico). Abordagem de Sistema Aberto.

Na Tecnologia

Relações Humanas Organização Informal. Motivação, Liderança, Comunicação e Dinâmica de grupo.

Nas Pessoas

ENFASE NAS TAREFAS

A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica feita no nível do operário e não no nível da empresa tomada como urna totalidade. É uma abordagem mecanicista por envolver um conjunto de fatores (estudo de tempos e movimentos, seleção científica do operário, aplicação do método planejado racionalmente, medidas para reduzir ou neutralizar a fadiga, estabelecimento de padrões de produção etc.), como se cada um deles contribuísse deterministicamente para a maximização da eficiência, como se fossem dentes de uma grande engrenagem.

ÊNFASE NAS PESSOAS

A ênfase nas pessoas centra em que administrar é, sobretudo, lidar com pessoas. Esta abordagem procura enfatizar as pessoas dentro das empresas, deixando em segundo plano a estrutura e as tarefas. É a chamada abordagem humanística.

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ENFASE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A ênfase na estrutura traz embutido que administrar é sobretudo planejar e organizar a estrutura de órgãos e de cargos que compõem a empresa, e dirigir e controlar as suas atividades. Verifica-se que a eficiência da empresa é muito mais do que a soma da eficiência dos seus trabalhadores, e que ela deve ser alcançada por meio da racionalidade, isto é, da adequação dos meios (órgãos e cargos) aos fins que se deseja alcançar. A preocupação com a estrutura da organização constitui uma enorme ampliação do objeto de estudo da T.A. A microabordagem no nível individual de cada operário com relação à tarefa é enormemente ampliada no nível da empresa como uma totalidade em relação a sua estrutura organizacional.

ENFASE NA TECNOLOCIA

A ênfase na tecnologia aborda que administrar é lidar com a tecnologia, a fim de extrair dela a máxima eficiência possível.

ENFASE NO AMBIENTE

A ênfase no ambiente traz que administrar é, sobretudo, lidar com as demandas do ambiente e obter o máximo de e.ficácia da empresa. Referencias bibliográficas

ARAUJO, L. Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão

organizacional. São Paulo: Atlas, 2000. CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 3a. ed. São Paulo: Makron

Books, 2000. CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.