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    NORMA TCNICA NTCCOLOMBIANA 3606

    1994-04-20

    GESTIN Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.GUA DE EVALUACIN DE LOS COSTOSRESULTANTES DE LA NO CALIDAD

    E: MANAGEMENT AND QUALITY ASSURANCE GUIDELINESTO ASSESS THE NON-QUALITY COSTS

    CORRESPONDENCIA: esta norma es una armonizacin

    idntica de la NFX 50 - 126.

    DESCRIPTORES: no calidad; coste; evaluacin decostos, control de calidad,aseguramiento de calidad.

    I.C.S.: 03.120.10

    Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

    Prohibida su reproduccin

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    PRLOGO

    El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin,ICONTEC, es el organismo nacionalde normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.

    ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sectorgubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en losmercados interno y externo.

    La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnicaest garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimocaracterizado por la participacin del pblico en general.

    La NTC 3606 fue ratificada por el Consejo Directivo en 1994-04-20.

    Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.

    A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travsde su participacin en el Comit Tcnico.

    ALFAN EMPAQUES FLEXIBLES S. A.ALMACENES GENERALES DE DEPSITODE OCCIDENTE S. A.ASOCIACIN COLOMBIANA DE GASBASF QUMICA COLOMBIANA S. A.CERVECERA UNIN S. A.CICOMARKETING LTDA.COLOMBIT SOCIEDAD ANNIMACOMERCIAL MODERNA LTDA.COMPAA COLOMBIANA DEALIMENTOS LCTEOS S. A.COMPAA SURAMERICANA DESERVICIOS DE SALUD S. A.

    CORPORACIN EDUCATIVAUNIVERSIDAD DE MEDELLNCRISTALERA PELDAR S. A.CYANAMID DE COLOMBIA S. A.EDUARDO LONDOO E HIJOS SUCS.LTDA.

    EMPRESAS PBLICAS DE MEDELLNFACOMEC S. A.GRANT TENSOR GEOPHYSICAL CORP.IMEGA LTDA.INDUSTRIA COLOMBIANA DEELECTRNICOS Y ELECTRODOMSTICOSS. A.INDUSTRIAS DE ACERO S. A.INMUNIZADORA SERVE S. A.INTERAMERICANA DE PRODUCTOSQUMICOS S.A. LEGISLACIN ECONMICAS. A.

    MINIPAK S. A.PVC GERFOR S. A.RALCO S. A.TUVINIL DE COLOMBIA S. A.XEROX DE COLOMBIA S. A.

    ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales.

    DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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    GESTIN Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD.GUA DE EVALUACIN DE LOS COSTOS RESULTANTESDE LA NO CALIDAD

    ACLARACIN

    Este documento coincide textualmente con su antecedente NFX 50-126.

    1. OBJETO

    El presente documento constituye una gua para las empresas en su evaluacin de los costosresultantes de la no calidad. Ha sido elaborado teniendo en cuenta particularmente los costosrelacionados con el producto y los costos relacionados con la no calidad en el trabajo.

    Su objeto es permitir la determinacin rpida y simplificada de estos costos, as comoproporcionar al gerente la informacin que le permita emprender o intensificar accionesorientadas hacia el mejoramiento de la eficiencia global de su empresa.

    Es importante destacar que los costos considerados en la presente gua slo constituyen unaparte de los costos resultantes de la no calidad generados por diferentes errores y fallas; por talrazn no se incluyen algunos elementos de cuantificacin ms compleja (vase el Anexo 3).

    2. CAMPO DE APLICACINEsta gua puede ser utilizada por cualquier empresa. Sin embargo, en su utilizacin se debetener en cuenta:

    - Los aspectos especficos (terminologa) para cada sector industrial.

    - Los aspectos particulares de la empresa: estructura de la gestin, naturaleza delos productos o servicios que provee, y tipos de mercados.

    - El caso particular de las actividades de un servicio.

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    3. REFERENCIAS

    Norma AFNOR X50-120 (1) Calidad - Terminologa.

    Norma AFNOR X50-122 Gestin de la calidad y elementos del sistema de calidad. Lineamientos

    generales.

    X60 - 020 Mantenimiento. Relaciones y frecuencias de mantenimiento y gestin de bienes yequipos de capital.

    4. DEFINICIONES

    Los trminos fundamentales, definidos en la norma AFNOR X50-1201), son aplicables al presentedocumento. Adicionalmente se aplican los siguientes trminos:

    a) Producto: trmino que incluye cualquier artculo que resulte de una produccin ocualquier prestacin de servicio, tales como:

    - Los productos materiales (materias primas, productos semi-elaborados oterminados, ingredientes, piezas, componentes, equipos, materiales,sistemas, etc).

    - La documentacin y los programas de computador.

    - Los servicios (mtodos, reparaciones, operaciones de mantenimiento,controles y ensayos, peritazgos, operaciones de transporte, de distribucin,prestaciones hospitalarias, bancarias, hoteleras, comunicaciones, etc.).

    b) Prevencin: actividad(es) o accin(es) que tiene(n) como propsito identificar,evitar o reducir la aparicin y repeticin de fallas.

    c) Deteccin: actividad(es) o accin(es) que tiene(n) como propsito verificar laconformidad de los productos con los requisitos de calidad.

    5. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS RESULTANTES DE LA CALIDAD

    Estos costos pueden desglosarse conforme al siguiente esquema:

    a) Costos de fallas internas: costos ocasionados cuando el producto no satisface losrequisitos de calidad previamente a su despacho (fallas detectadas internamente).

    b) Costos de fallas externas: costos ocasionados cuando el producto no satisface losrequisitos de calidad despus de su despacho (fallas detectadas externamente).

    c) Costos de deteccin: costos ocasionados por la verificacin de la conformidad delos productos con los requisitos de calidad (costos de determinacin de fallas).

    1) En proceso de publicacin

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    d) Costos de prevencin: costos del recurso humano y tcnico destinados a laprevencin, verificacin y reduccin de las fallas (costos de las accionesorientadas a eliminar las causas de fallas).

    Nota. El orden en que se presenta esta clasificacin corresponde generalmente al orden en que seaplica una poltica de calidad en la empresa.

    6. MODALIDADES DE EVALUACIN DE LOS COSTOS RESULTANTES DE LA NOCALIDAD

    La evaluacin de los costos resultantes de la no calidad se puede efectuar a partir delcuestionario del Captulo 7.

    Los elementos empleados corresponden a aquellos de ms fcil cuantificacin por parte de laempresa: en efecto: el clculo de los costos se fundamenta en datos existentes en la empresa o

    en el mercado, que se deben recopilar:

    - En la contabilidad general.

    - En la contabilidad por centros de costos.

    - En documentos administrativos, tcnicos o comerciales a partir de encuestas ysondeos.

    - A partir de informacin de funcionarios de la empresa, que permita determinar oaproximar los costos.

    Para cada uno de los cargos, las posibles fuentes de informacin pueden ubicarse a la derechadel cuestionario por medio de una casilla dispuesta para tal efecto.

    Para poder efectuar posteriormente un anlisis ms confiable y til a partir de los costosidentificados, es conveniente que las cifras:

    - Correspondan al ltimo balance contable.

    - Sean absolutas, esto es: cada cantidad debe determinarse tomando como

    referencia "cero (0)" defectos (y no una cantidad considerada como "aceptable").

    - Representen una informacin claramente identificada y utilizable, bien sea en todala empresa o en parte de ella.

    Sin embargo, cuando tal identificacin de los costos no sea posible para algunos cargos, sepuede:

    - Llevar a cabo una evaluacin razonable a partir de la informacin existente en laempresa.

    - Calcular o evaluar los costos a partir de un perodo para el cual se dispone deinformacin y luego inferir los resultados de este clculo o estimacin en el ltimobalance contable.

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    - Calcular o evaluar los costos a partir de la informacin disponible en un sectorrepresentativo de la empresa, para luego inferir los resultados de este clculo atoda la empresa.

    La evaluacin de los costos se efecta suponiendo constantes los recursos de la empresa, estoes, sin cuestionar su existencia, o contemplar nuevos recursos materiales y humanos.

    Las definiciones y directrices para el clculo de cada cargo del cuestionario se dan en el Anexo 1.

    7. CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE LOS COSTOS RESULTANTES DE LA NOCALIDAD

    El presente cuestionario incluye:

    - Una primera parte (Parte A) que permite enumerar las sumas correspondientes acada elemento de costos y a la naturaleza de las fuentes de informacin utilizadas.

    - Una segunda parte (Parte B) que tiene como objeto presentar los resultados de laevaluacin.

    - Una tercera parte (Parte C) en la que se pueden consignar las conclusiones deuna primera reflexin llevada a cabo a partir de los resultados de la evaluacin.

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    CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE LOS COSTOS RESULTANTESDE LA NO CALIDAD

    A. EVALUACIN DE LOS COSTOS RESULTANTES DE LA NO CALIDAD

    A1. COSTOS DE FALLAS

    A1.1 Costos de fallas internas.

    A1.2 Costos de fallas externas.

    A2. COSTOS DE DETECCIN Y PREVENCIN

    j) A2.1 Costos de deteccin

    k) A2.2 Costos de prevencin

    B. PRESENTACIN DE LOS RESULTADOS. NDICES (RELACIONES)

    Los indicadores de mayor uso se pueden calcular a partir de las cifras anteriores, considerandoadems el nmero de empleados de la empresa.

    C. CONCLUSIONES DE LA PRIMERA REFLEXIN LLEVADA A CABO A PARTIR DELOS RESULTADOS ANTERIORES (Vase el Captulo 8 de la gua)

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    8. ELEMENTO PARA EL ANLISIS DE LOS COSTOS RESULTANTES DE LA NOCALIDAD

    Durante la reflexin a partir de la evaluacin simplificada de los costos resultantes de la nocalidad, conviene tener en cuenta los siguientes aspectos:

    a) A pesar de que los indicadores aqu planteados son los que se utilizan mscomnmente , no se constituyen en indicadores absolutos.

    b) Estos indicadores pueden tener diferentes significados de acuerdo con el contextode la empresa. Es el caso, por ejemplo, de la relacin.

    Costos resultantes de la no calidad En funcin Valor agregado del rubro de actividadessubcontratadas por la empresa.

    c) Pueden ser complementados por otros indicadores significativos

    (Por ejemplo: Costos de los desechos)Volumen de produccin

    por uno o varios elementos de costos tomados en valor absoluto (por ejemplo, el costodel cargo ms importante), o por balances parciales tomados en valor absoluto yreuniendo varios elementos de costo (por ejemplo costos de los desechos + costos de losreprocesos).

    d) Como el anlisis de los costos resultantes de la no calidad se apoya en laconfiabilidad de los resultados de evaluacin de stos, se deben averiguar lossiguientes aspectos durante su anlisis:

    - La representatividad de la informacin a partir de la cual se calcularon oestimaron las cifras.

    - La relacin cuantitativa de las cifras estimadas con respecto a las cifrascalculadas.

    - La extensin del campo cubierto por la evaluacin.- La evaluacin y anlisis anteriores constituyen una primera etapa de un

    proceso ms global que lleva a la empresa a tomar disposicionesorientadas a mejorar su eficiencia, utilizando herramientas apropiadas degestin.

    - La publicacin de resultados de la evaluacin anterior.

    - La evaluacin de costos de cuantificacin ms compleja (vase el Anexo 3).

    - El seguimiento regular de los costos resultantes de la no calidad en el

    transcurso del tiempo.

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    - La puesta en evidencia de los campos de responsabilidad en materia de nocalidad, en particular en cada funcin de la empresa, o fuera de la misma.

    - El anlisis ms profundo de fallas y costos generados, y de sus causas.

    - La definicin y el establecimiento de una poltica de calidad.

    - La definicin y la aplicacin de los medios de prevencin.

    - Una modificacin de la organizacin de la empresa.

    La reflexin acerca de estas disposiciones corresponde a la empresa y se efecta teniendo encuenta particularmente el tamao de la empresa, su estructura, la naturaleza de sus productos yservicios y la naturaleza de sus mercados.

    La seleccin resulta tambin de la rentabilidad de las inversiones de prevencin, que la empresa

    puede aproximar a partir de los ahorros esperados (reduccin de costos de fallas, optimizacinde costos de deteccin).

    ANTECEDENTE

    ASSOCIATION FRANCAISE DE NORMALIZATION. Guide d' evaluation des cots rsultant de lanon qualit. 18 p., Paris 1986 (NFX 50-126).

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    Anexo 1

    Definiciones y lineamientos para el clculo de los costos resultantes de la no calidad

    - Costos de fallas internas.

    a) Los desechos son los productos que por su ineptitud para ser despachados alusuario, son eliminados en el proceso o al final de su fabricacin.

    Su evaluacin debe incluir como mnimo su costo directo de produccin (costos demateriales y mano de obra) calculado en funcin de la etapa de produccinalcanzada cuando se desecharon:

    - No se debe incluir el costo de los desechos normales y optimizados defabricacin, es decir los desechos que no son tecnolgicamente posiblesde suprimir (como por ejemplo los retales).

    - Se debe deducir el precio de recuperacin de los materiales de losproductos desechados.

    - Se debe incluir el costo de los productos perecederos desechados porvencimiento antes de su utilizacin.

    - Se deben incluir costos indirectos tales como transporte, mantenimiento yalmacenamiento.

    b) Los reprocesos, reacondicionamiento y reparaciones son las operacionesefectuadas sobre los productos durante o despus de fabricacin, con el propsitode ajustarlos a las especificaciones para permitir su despacho. Se calcula el costode las operaciones de identificacin de defectos con el fin de efectuar reprocesos,reparaciones... de las operaciones de control sobre los productos reprocesados,as como las modificaciones de precio que de eso resulten. Deben tenerse encuenta tambin los desfases en los tiempos de montaje, ocasionados porimperfecciones en la realizacin de los elementos.

    Se debe:

    - Evaluar el tiempo dedicado a estas operaciones y multiplicarlo por el costohorario correspondiente.

    - Cuando lo anterior no sea posible, se debe utilizar una aproximacinrazonable.

    No se deben tener en cuenta los costos de reprocesos,reacondicionamiento y reparaciones que sean asumidos por el proveedor.

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    c) Los productos de segunda son aquellos productos cuyo precio ha disminuidodebido a su inconformidad con los requisitos de calidad, o debido a unaproduccin demasiado elevada, originada por proyecciones inadecuadas.

    El costo de no calidad resultante de estas segundas puede aproximarse por la

    diferencia entre el precio normal y el precio rebajado. Se incluirn tambin loseventuales costos generados por la venta a precio rebajado y el costo porexistencias inmovilizadas hasta la venta.

    d) Las compras inadecuadas corresponden a los productos que por errores en lascompras o por modificaciones de diseo, no pueden ser destinados para el usoinicial establecido.

    Se calcula el valor de estos productos o materiales en el balance correspondiente.En caso de reutilizacin, se reintegran a su correspondiente valor de uso.

    e) Otros costos internos.

    - Costo de contaminacin. Este costo se puede aproximar a partir de lasindemnizaciones pagadas a las agencias de recursos naturales, de loscostos relacionados con la instalacin para el control de la contaminacin(inversin y funcionamiento del costo de control de los defectos yeventualmente del costo de las multas y juicios penales).

    - Costo de los accidentes (no se incluyen los accidentes durante el trayectodomicilio-lugar de trabajo). Este costo puede calcularse aproximadamenteteniendo en cuenta los costos salariales (indemnizacin por incapacidad,salarios por interinidad u horas extras, tiempo dedicado por la direccin pararegular la ausencia y para atender los accidentes de trabajo) y el costoadicional de seguros sociales generado por los accidentes de trabajo.

    - Costo del ausentismo. Para evaluar este costo (no importa cul sea elmotivo de ausencia, excepto en caso de accidente de trabajo evaluado enforma independiente, y de vacaciones legales) se deben tener en cuentalos costos salariales y horas extras, tiempo empleado por la direccin pararegular la ausencia y para atender el ausentismo (excusas).

    - Costos de fallas externas.

    f) Costos por reclamos de clientes.

    - Costos ocasionados por la atencin a estas reclamaciones (costossalariales, de los desplazamiento).

    - Costos ocasionados cuando algunos productos son devueltos por elcliente, incluyen:

    El monto de los reembolsos o la anulacin de facturas correspondientes a

    los productos rechazados definitivamente por el cliente, y el costo quegenera el tratamiento de estos reembolsos o anulaciones.

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    Las devoluciones, recuperaciones y reacondicionamientos, que incluyenlos gastos de transporte, manutencin, recepcin de las mercancas,eventualmente de gravmenes de aduana y costos de reproceso (el montode estos gastos debe corresponder al precio que haba acordado si sehubiera tratado de una operacin comercial normal).

    Las prdidas relacionadas con los productos retirados del mercado incluyencomo mnimo el costo directo de produccin de estos productos (retirados porproblemas de calidad) y los costos generados por operaciones relacionadascon este retiro (manutencin, transporte, almacenamiento, destruccin).

    g) Los costos de garanta incluyen el costo de todos los productos suministradosgratuitamente por reposicin, as como los costos de funcionamiento del serviciopost-venta correspondientes a esa actividad (intervenciones en garanta) y loscostos de transporte y desplazamiento que esto implica.

    h) Los descuentos, reintegros o bonificaciones que se deben tomar en cuenta, sonaquellos que se conceden de manera especial para compensar los efectos de undespacho defectuoso o no conforme.

    i) Otros costos externos.

    - Es posible determinar la prdida de clientes (en el caso de los productosindustriales) observando el volumen de ventas por cliente durante variosperodos sucesivos. En el caso de los productos de consumo, se deberealizar una encuesta con una muestra representativa de consumidores deproductos estrictamente comparables con el producto considerado. Sedeben investigar luego las prdidas de clientes, resultantes de problemasde calidad. Una estimacin de prdidas de utilidades, prdida de imagen yprdida de clientes potenciales puede tambin tenerse en cuenta.

    - Los reembolsos por daos ocasionados a terceros corresponden al pagode indemnizaciones de cualquier tipo, causadas por una mala calidad enlos productos y servicios ofrecidos.

    Ejemplos: operacin contratada para la destruccin de productossuministrados, indemnizacin por dao, etc.

    - El costo de las plizas de seguros que cubren las responsabilidades sobrelos productos, corresponde al monto (parcial o total) de la pliza que cubrelas consecuencias de las fallas de los productos a los clientes (no se debeconfundir con la responsabilidad civil, el robo, etc).

    - Se puede considerar otro tipo de costos como por ejemplo los costos deperitazgo debido a problemas de no calidad, el pago de franquiciasespeciales o los costos por demoras en el pago debidos a la no calidad.

    j) Costos de deteccin. Incluyen los costos ocasionados por operaciones deverificacin (recepcin de los productos comprados, verificaciones durante elproceso de fabricacin y al final, prueba aplicadas para la evaluacin del producto)

    y por las actividades de resolucin encuestas a los clientes. Estos gastos sedeben tener en cuenta cuando estas operaciones:

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    - Sean efectuadas por el personal del departamento de control o deldepartamento de calidad.

    - Sean efectuadas por los operarios de produccin, excepto cuando lostiempos de verificacin estn incluidos en el ciclo de produccin.

    - Sean subcontratadas.

    Estos costos resultan de gastos del personal (salarios y prestaciones) y de losrecursos involucrados en estas actividades.

    No se debe incluir la revisin de defectos, la reparacin o la clasificacin de loslotes rechazados que se encuentran contabilizados en el costo de fallas internas(Captulo 7 - Pargrafo A1.1)

    No se deben tomar en cuenta los ensayos realizados durante el proceso normal

    de produccin.

    Para calcular la amortizacin de los equipos de controles y ensayos, se puedeconsiderar un 10 % de su valor actual estimado.

    k) Costos de prevencin. Se deben tomar en cuenta todos los recursos humanos ytcnicos asignados para evitar, prevenir y reducir las fallas.

    El costo de estos recursos pertenece a los gastos de personal (salarios,prestaciones), a los gastos administrativos (establecimiento de documentos), y alos costos de actividades de prevencin eventualmente subcontratadas.

    Los costos que representan la planeacin y el establecimiento de los mecanismosde gestin de calidad (ejemplo: diagnstico de calidad, redaccin de un manual decalidad, sistema de evaluacin de los proveedores, etc) pueden distribuirse envarios balances contables, ya que su importancia y efecto son a largo plazo.

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    Anexo 2

    Clculo del valor agregado

    En comparacin con el volumen de ventas, este indicador representa la actividad propia de laempresa.

    En la mayora de los casos, para evaluar el valor agregado, slo es necesario sumar las lneasFY, FZ, FX, GU, GA, GC y GW del formulario CERFA No. 2052 N cuenta de resultados delbalance.

    Ejemplo:

    Ttulo Rubro Ejemplo

    Sueldos y honorarios+Prestaciones sociales+Impuestos, gravmenes y otros pagosasimilables+Costos financieros+Asignaciones a amortizaciones+Asignaciones a provisiones (parainmuebles)+

    Asignaciones a provisiones (paraactivo circulante)+Asignaciones a provisiones (parariesgos y desembolsos asimilables)+Resultado corriente antes deimpuestos

    FY

    FZ

    FX

    GU

    GA

    GB

    GC

    GD

    GW

    1 810 500

    756 000

    250 300

    210 500

    708 400

    35 000

    52 400

    12 200

    165 800= VALOR AGREGADO 4 001 100

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    Anexo 3

    Otros elementos de los costos resultantes de la no calidad

    Los elementos ("puestos") de evaluacin de los costos resultantes de la no calidad, reseados enel Captulo 7 del presente documento, son aquellos de ms fcil cuantificacin para la empresa.

    La empresa puede tambin, adems de estos elementos, aproximar o calcular los costos de lasfallas que se indican a continuacin:

    - Exceso de compromisos financieros.

    - Demoras en la facturacin.

    - Prdidas de imagen.

    - Atrasos en el lanzamiento, o lanzamiento prematuro de nuevos productos.

    - Ausencia en el lanzamiento, o lanzamiento prematuro de nuevos productos.

    - Ausencia, presencia insuficiente o inadecuada del producto en los puntos deventa.

    - Solicitud repetida de modificaciones en la concepcin.

    - Precios de compras mal establecidas.

    - Agotamiento de existencias o existencias en exceso (materias primas, producto enproceso o terminado).

    - Paradas en la produccin.

    - Inversiones subutilizadas.

    - Excesivo consumo de materias primas e insumos.

    - Fallas en los equipos de produccin.

    - Desvalorizacin o valorizacin insuficiente de sub-productos.

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    Anexo 4

    Bibliografa

    1. Balance de la calidad. Revisin de calidad. Prctica del control industrial.Julio1963(disponible en la AFQ1).

    2. Gua de los costos relativos a la calidad - AFNOR/AFCIQ 19812).

    3. Evaluacin de costos de no calidad en la pequeas y medianas empresas industriales ycomerciales - INFORME AFQ 31 DE MAYO DE 1983 (Disponible en la AFQ1).

    1) AFQ (Asociation Francesa de los "Calitavistas") 27 Avenue prudaine 75009 Pars.

    2) Una serie de guas (cada una especfica de un sector de actividad de la empresa) que complementan estelibro. Est en proceso de elaboracin en la AFCIQ Asociacin Francesa para el control industrial y la calidad.