OBJETIVO: ALCANCE: RESULTADO ESPERADO DEL PROCESO · requisitos para presentar las pruebas...

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: AR-CP-01 Versión:7

Fecha de aprobación: 28/02/2018

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Este documento impreso se considera copia no controlada

OBJETIVO: ALCANCE: RESULTADO ESPERADO DEL PROCESO:

Gestionar los procesos de admisión de estudiantes desde el ingreso hasta la graduación, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales e institucionales.

Desde la inscripción, admisión, matricula, registro académico y control de la información del usuario hasta su Graduación. Historias Académicas Actualizadas

archivo activo, de acuerdo a los requisitos legales e institucionales.

RESPONSABLE Y PARTICIPANTES: Jefe de la oficina de Admisiones y Registro Secretario General Auxiliar Administrativa

INDICADORES:

Eficacia / Operativos

Eficiencia Historias académicas actualizadas de archivo activo.

Efectividad/Impacto

CONTROL

¿QUÉ? ¿CÚANDO? ¿QUIÉN? EVIDENCIA

Aspirantes Admitidos 2 convocatorias en cada semestre

Admisiones y Registro

Carpetas y archivos digitales

Matriculados en primer curso Semestral Admisiones y Registro

Pago de matrícula y carpeta de estudiante nuevo

Certificados entregados oportunamente

Cada que se presentan Admisiones y Registro

Archivo digital y control de certificados archivo de calidad

Historias académicas actualizadas Diariamente Admisiones y Registro

Carpetas actualizadas de los archivos inactivos y egresados





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de archivo inactivo y egresados

Estudiantes Graduados de la técnica que continúan en la tecnología

Semestral Admisiones y Registro

Correo electrónico enviado a la Vicerrectoría académica con la información

Actualización y reporte a los Sistemas de Información.(SNIES-SPADIES-SIET-ACADEMUSOFT)

En las fechas indicadas por el Ministerio de Educación Nacional


Reporte en la página del Ministerio de Educación Nacional HECCA y SPADIES. Planillas diligenciadas con cada uno de los reportes realizados.

PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA

ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE

Entes Municipales,

Departamentales y Nacionales.

Consejo Directivo Organizaciones

públicas y privadas

Normatividad en

IES (Leyes,

Decretos,

Resoluciones,

Directrices,

Decisiones del

Consejo

Directivo,

Resoluciones

Rectorales y

Plan

Estratégico)

P

Identificar y mantener

actualizado el

normograma del

proceso.

Jefe de Admisiones y Registro

Normograma del proceso Admisiones y Registro

Comunidad académica y administrativa





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Todos los Procesos institucionales Partes Interesadas

Necesidades y expectativas de las partes interesadas

P Establecer la DP-FO-30 Matriz Partes Interesadas

Comité de Gestión Integral

Partes Interesadas Pertinentes

Todos los procesos Partes Interesadas

Proceso de direccionamiento y planeación institucional

Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Acción

P

Elaborar el plan de acción del proceso de acuerdo con el plan estratégico y los lineamientos institucionales


Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01 Plan de Acción.



EC-PR-10 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Mapas de Riesgo.

P

Establecer el mapa de riesgos del proceso de acuerdo con los lineamientos institucionales.


Mapa de riesgos del proceso en el formato DP-FO-02 Mapa de Riesgos


Direccionamiento y planeación Institucional,

Normatividad vigente

Lineamientos

P Formular estrategias y políticas en materia de admisión de

Líder del proceso P.E.I: Políticas y lineamientos para la admisión de

Comunidad Académica Comunidad en





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Ministerio de Educación Nacional.

Institucionales, lineamientos C.N.A.

estudiantes. estudiantes. general

Ministerio de Educación Nacional. Alta Dirección Gestión Académica

Requisitos de Ley e Institucionales

P

Establecer los criterios de admisión de aspirantes a la Institución.


AR-PO-01 Políticas En Materia De Admisión De Estudiantes AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción, Y Admisión de Aspirantes

Comunidad Académica

Gestión Académica

Calendario Académico Listado de Docentes Activos AR-PO-01 Políticas En Materia De Admisión De Estudiantes

P Planear el proceso de Admisión y Matricula para cada convocatoria


AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02 Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas AR-PT-04 Protocolo Admisión Técnico Laboral por Competencias Ilustración

Comunidad académica





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AR-PT-05 Protocolo Admisión Contenidos Audiovisuales

Aseguramiento de la Calidad

Requisitos de norma AC-PR-03 Propiedad del Cliente y Proveedores Externos

P

Establecer los procesos para la administración y el control de la propiedad del cliente.

Líder de Procesos

AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes AR-FO-12 Identificación de Carpetas Hojas de Vida


Tesorería Aspirantes de Técnica y Tecnología Software Académico

Preinscripción en la página Web Recibo de Caja por concepto de Pago de Formulario Documentación Requerida para Hoja de Vida

H Inscribir Nuevos Aspirantes.


Programación del Examen de Admisión Formulario de Inscripción AR-FO-19 Control Venta de Formulario

Aspirante Admisiones y Registro


Listado de estudiantes inscritos por

H Realizar el proceso de Admisión En esta etapa se


Listado de Aspirantes por programas

Docentes encargados de apoyar el





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Psicóloga encargada de prueba psicotécnica Decanos de cada programa

programa reciben las solicitudes de reingreso.

GD-FO-16 Formato de Asistencia AR-FO-02 Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II Horarios de Atención a prueba psicotécnica AR-FO-21 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-13 Solicitud de Reingreso

proceso de admisiones Psicóloga encargada de prueba psicotécnica Admisiones y Registro Aspirante

Admisiones y Registro Psicóloga encargada de prueba psicotécnica Decanos de cada programa

Resultado de las pruebas de Admisión

H Consolidar resultados, publicación de admitidos


Tabulación General de las tres pruebas. AR-FO-03 Lista de Admitidos

Consejo Académico

Estudiante Admisiones y Registro Tesorería

Recibo de pago por concepto de matricula

H Formalizar la matrícula Académica


AR-FO-08 Asesorías y Matriculas Comprobante de Matricula

Estudiante Admisiones y Registro





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Sticker en carné

Admisiones y Registro Líder Software Académico

Listado de estudiantes matriculados por programas y por grupo AR-IN-01 Instructivo de Ingreso al Software Académico para Estudiantes

H

Entregar Usuarios y contraseñas para el ingreso de estudiantes nuevos al software académico


Usuario y contraseña

Estudiante

H Elaborar informe de matriculas


Informe de Matricula Listados

MEN Rectoría Vicerrectoría Académica Decanos Vicerrectoría Administrativa y financiera

Estudiantes

Necesidad de trámites y servicios a cargo de Admisiones y registro

H

Realizar proceso de cancelación de materia

Auxiliar Admisiones y Registro

AR-FO-15 Solicitud Cancelación de asignaturas o Cancelación de Semestre

Estudiante, Admisiones y Registro

Realizar proceso de cancelación de semestre





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Recibo de Caja y Solicitud del Certificado Académico

Realizar Certificados Académicos

Certificados Académicos AR-FO-05 Control Certificados de Estudio

Oficina de Prácticas y Virtualidad

Listado de estudiantes aspirantes para realizar las prácticas.

H

Entregar información que proporciona la plataforma sobre los estudiantes que matricularon práctica profesional.


Listados de estudiantes que cumplen los requisitos para la realización de la práctica profesional.

Oficina de Prácticas y virtualidad Proceso de Gestión Académica

ICFES Comunicaciones

Cronograma y requisitos de Inscripción y matricula a las pruebas SABER-PRO

H

Difusión en página web de cronograma y requisitos para la presentación de las pruebas SABER-PRO

Jefe de Admisiones y Registro Comunicaciones

Cronogramas y Requisitos

Oficina de Comunicaciones, Admisiones y Registro





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Listado de estudiantes que cumplen con los requisitos para presentar las pruebas SABER-PRO

H

Preinscribir en la plataforma ICFES, los programas académicos que tienen estudiantes que cumplen requisitos para presentar la prueba censal.


Constancia de preinscripción Instructivo de pago

Vicerrectoría Académica Estudiante

Estudiante Recibo de Pago H

Inscribir Estudiantes en plataforma ICFES para la PRUEBA SABER PRO


Citación a la prueba Estudiante





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Decanos Bibliotecólogo Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrectora Académica Admisiones y Registro Coordinador de practicas Secretaria Académica

AR-PR-05 Grados AR-FO-17 Paz y Salvo para Graduando Recibo de pago derecho de grados

H

Teniendo en cuenta las fechas registradas en el calendario académico, recibir documentación completa con los requisitos de grado. Realizar informe de Hojas de Vida de estudiantes aptos para graduación.


Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación AR-FO-22 Listado de Graduandos

Secretaria Académica

Proceso Aseguramiento de la Calidad

AC-PR-01 Procedimiento de Control de Salidas No Conforme

HV

Controlar el servicio no conforme para

asegurar que las salidas que no sean conformes con sus

requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o

entrega no intencionada.

Líder del Proceso

AC-FO-05 Control de Salidas No Conformes

Proceso Aseguramiento de la Calidad

Parte

interesada





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DP-FO-01 Plan de acción del proceso para la vigencia.

V

Hacer seguimiento cuatrimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso


Informe de gestión del proceso. Seguimiento y monitoreo en el formato DP-FO-01 Plan de Acción.

Proceso de Direccionamiento y Planeación Institucional


DP-FO-02 Mapa de riesgos del proceso.

V

Hacer seguimiento al menos cuatrimestral al mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación.


DP-FO-02 Mapa de riesgos con seguimiento



Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación

V

Verificar con la lista de chequeo los documentos de la hoja de vida.


AR-FO-09 Hoja de Control Historial Académico

Admisiones y Registro Secretaria Académica





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Comunidad Académica

AR-FO-04 Encuesta de Satisfacción de Servicio e Información al Cliente

V

Realizar la encuesta de satisfacción de los usuarios con los servicios prestados.

Líder de Admisiones y Registro

Tabular la AR-FO-04 Encuesta de Satisfacción de Servicio e Información al Cliente AC-FO-01 Formato Seguimiento a la mejora.

Líder de Admisiones y Registro

Proceso de evaluación y control

Resultados de auditorías internas y externas

A

Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas del proceso


EC-FO-08 Plan de mejoramiento

Proceso de evaluación y control

Proceso de Admisiones y Registro

Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo





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Mapa de riesgos con seguimiento

AC-FO-01 Formato Seguimiento a la mejora.

Proceso de Aseguramiento de la calidad.

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

Constitución Política de Colombia de 1991: Articulo 69 LEYES: Ley 30 de 1992 Educación Superior. Ley 749 de 2002 organiza el servicio público de la educación superior en las

LINEMIENTOS: Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013 Lineamientos para la Acreditación Institucional-Consejo Nacional

Acuerdos del Consejo Directivo Resoluciones Rectorales Decisiones del Consejo Académico

5.1.2 Enfoque al cliente 5.2.2 Comunicación de la política de la calidad 7.1.3 Infraestructura 7.1.6Conocimientos de la organización 7.3 Toma de Conciencia 7.5 Información documentada 8.5.3. Propiedad

Decreto 1072 de 2015 Resolución 1111 de 2017 Políticas Matriz de peligros y riesgos AROS (Análisis de Riesgos por Oficios) Riesgo Psicosocial Exámenes





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LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

modalidades de formación técnica profesional y tecnológica. Ley 1188 de 2008 Registro calificado de los programas de Educación Superior DECRETOS: Decreto 1767 de junio 2 de 2006. Decreto 4968 de diciembre 23 de 2009. Decreto 1075 de 2015. RESOLUCIONES: Resolución 1780 de marzo 18 de 2010. ACUERDOS: Acuerdo 02 de 2012 Apreciación

de Acreditación –CNA–2015 GUÍAS: Guía para la presentación de informe fines Acreditación Guía de Procedimiento 01 Condiciones Iniciales 2017 Guía Procedimiento 02 Condiciones Iniciales Acreditacion Institucional Guía Procedimiento Condiciones de calidad Institucional 2017

perteneciente a los clientes o proveedores externos 8.6 Liberación de los productos y servicios 8.7 Control de los elementos de salida del proceso, los productos y los servicios no conformes 9.1Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.3 Análisis y evaluación 10.1Generalidades 10.2 No conformidad y acción correctiva 10.3 Mejora continua MECI: 2.3 Componente

Médicos Análisis de ausentismos Mediciones de higiene y seguridad Inspecciones Mantenimiento Preventivo Simulacros

AMBIENTALES Matriz de aspectos e impactos Manejo de residuos Preservación de recursos naturales





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LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional. LINEAMIENTOS Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013. Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional Guía CNA tercera

Guía Procedimiento

Condiciones de

calidad Programas

Académicos 2017

Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación





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LEY ASEGURAMIENTO

A LA CALIDAD MIPG

DE LA INSTITUCIÓN

NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2015

MECI: 2014

REQUISITOS SST

edición.

PROPIEDAD DEL CLIENTE

Tipo Dónde se custodia Acceso En caso de perdida Cuando y como se

devuelve

Archivo Activo Admisiones y Registro Admisiones y Registro Verificar información

digital en bases de datos

de la Institución

En caso de préstamo se

debe diligenciar la plantilla

de préstamos

documentales

Archivo Inactivo Admisiones y Registro Admisiones y Registro Verificar información


de la Institución



de préstamos

documentales

Archivo

Egresados

Admisiones y Registro Admisiones y Registro Verificar información


de la Institución



de préstamos

documentales





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COMUNICACIONES

Que comunica Cuando

comunica

A Quien comunica

(proceso y/o cargo)

Quien comunica Como

Inscripciones En la fechas indicadas en el calendario académico

Comunidad en general

Comunicaciones y Admisiones y Registro

Redes sociales, correos electrónicos, vallas publicitarias, avisos comerciales, volantes, pauta en televisión y radio. Apoyo de la oficina asesora de Comunicaciones de la Alcaldía.

Matriculas En la fechas

indicadas en

el calendario

académico



Redes sociales, correos electrónicos y carteleras de la Institución.

Convocatorias En la fechas

indicadas en

el calendario

académico

Comunidad en general


Redes sociales, correos electrónicos, avisos comerciales, volantes, pauta en televisión y radio.

Pruebas Saber Pro En la fechas

indicadas por

el ICFES




Grados En la fechas

indicadas en

el calendario








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académico

RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA AL PROCESO

Sistema de información Archivo para el almacenamiento de las historias académicas de los estudiantes Mobiliario y computador

PROCEDIMIENTOS AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción y Admisión de Aspirantes AR-PR-02 Asesoría y Matrícula AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes AR-PR-05 Grados POLÍTICAS AR-PO-01 Políticas en Materia de Admisión de Estudiantes INSTRUCTIVOS AR-IN-01 Instructivo de Ingreso al Software Académico para Estudiantes PROTOCOLOS AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02 Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas AR-PT-04 Protocolo Admisión Técnico Laboral por Competencias Ilustración AR-PT-05 Protocolo Admisión Contenidos Audiovisuales

INFORAMCIÓN CONTROLADA ASOCIADA AL PROCESO

FORMATOS AR-FO-02 Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-03 Lista de Admitidos AR-FO-04 Encuesta de Satisfacción de Servicio e Información al Cliente AR-FO-05 Control Certificados de Estudio





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AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-08 Asesorías y Matriculas AR-FO-09 Hoja de Control Historial Académico AR-FO-12 Identificación de Carpetas Hojas de Vida AR-FO-13 Solicitud de Reingreso AR-FO-15 Solicitud Cancelación de Asignaturas o Cancelación de Semestre AR-FO-17 Paz y Salvo para Graduando AR-FO-19 Control Venta de Formulario AR-FO-21 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-22 Listado de Graduandos AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión Formulario

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN

3 15/03/2016 Objetivo Se ajusta el objetivo para dar incluir todas las actividades que realiza el proceso.

Redacción y ajuste de entradas, proveedores, salidas y registros.

Se ajustan las actividades del proceso, actualizando las formas del registro.

4 07/06/2017

Eliminación de Formato Se elimina el formato AR-FO-20 ya que se unifica en el AR-FO-21 como única hoja de respuestas

5 05/07/2017 Protocolo Se incluye el AR-PT-04 Protocolo Admisión Técnico Laboral por Competencias Ilustración.





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6 08/08/2017 Protocolo Se incluye el AR-PT-05 Protocolo Admisión Contenidos Audiovisuales

7 28/02/2018 Resultado esperado del proceso. Indicadores. Controles. Actividades. Requisitos aplicables al Proceso. Propiedad del cliente. Comunicaciones.

Se realizan los cambios para actualización en la versión de la norma ISO9001:2015, y se integra con MiPG y SST. Se cambia el nombre del AC-FO-01 Formato Seguimiento a la mejora y el nombre del proceso Aseguramiento de la calidad. Se incluyen actividades: Normograma DP-FO-30 Matriz Partes Interesadas

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