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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................2

2. GLOSARIO...........................................................................................................................2

3. DESARROLLO.....................................................................................................................3

4. ADMINISTRACIÓN DE LA GUÍA....................................................................................11

Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195F-I-003

PROCESO: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TIC

GUIA PARA REALIZAR BACKUP AL BUZON DEL CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL

Código: F-TE-022

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Fecha: 28/09/2015

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1. OBJETIVO

Las siguientes indicaciones permiten de forma clara y sencilla que cualquier funcionario de la Secretaria Distrital de Integración Social pueda realizar el correspondiente backup a la información almacenada en el buzón del correo electrónico institucional asignado. (La información creada, procesada, modificada y/o actualiza es de índole confidencial.)

2. GLOSARIO

Información Institucional: Corresponde a todo dato creado, procesado, adquirido, modificado, y/o almacenado utilizando o no los sistemas informáticos de la Secretaria Distrital de Integración Social y para la cual se adoptan directrices con el fin de garantizar su Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad.

Información Confidencial: Toda información institucional destinada al cumplimiento de los objetivos de la entidad de carácter reservada que debe ser conocida únicamente al interior de la entidad con la debida autorización y limitación de uso a terceros, o cuya restricción a terceros se encuentre reglamentada según sentencia de la corte T – 729 de 2002.

Backup: Proceso en el cual se hace una copia de los datos originales de algún proceso, este paso se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida.

Restauración: Proceso al que se puede someter diferentes objetos, sistemas o instituciones para mejorar su funcionamiento o aspecto.




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3. DESARROLLO

3.1. Después de haber iniciado sesión en el correo institucional, debemos ingresar a la opción cuenta que se encuentra en la parte superior derecha de nuestra pantalla y se visualiza de la siguiente manera:




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3.2. Al hacer clic en la opción de cuenta se nos va desplegar una ventana con varios menús, dentro de las opciones que se nos despliegan debemos seleccionar la opción Información personal y privacidad y dentro de ella la opción Controla tu contenido.




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3.3. Antes de seleccionar que datos o que información deseamos respaldar, debemos ingresar a la opción Crear Archivo

3.4. En este paso se deben seleccionar los productos que queremos salvaguardar; en este caso el correo institucional. Igualmente podemos seleccionar varias opciones dependiendo de las necesidades del usuario y de la información a la que queramos realizar un backup, haciendo clic dentro de la casilla correspondiente, la cual quedará seleccionada en la casilla de verificación en color verde como se muestra en la imagen:




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3.5. Luego de esto se nos solicitará que seleccionemos el formato o extensión que tendrá el archivo generado con el backup (generalmente se selecciona .Zip); también debemos seleccionar la forma de publicación o como queremos que se nos notifique que el backup se está realizado. Cuando se hayan seleccionado estos campos podemos Crear el Archivo.




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3.6. También tenemos la opción de administrar los archivos que hemos generado,donde Google le informará cuando estará listo su backup, la fecha en que inicio el backup, el tiempo en que estará disponible para su descarga y los archivos que usted eligió para el backup.




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Como último paso debemos seleccionar la opción Descargar:

3.7. El sistema nos solicita volver a iniciar sesión con el usuario y contraseña, antes de descargar el archivo.




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3.8. Luego de autenticarse, el sistema comienza a descargar el archivo, indicando en la parte inferior izquierda el proceso de descarga.

(El archivo será descargado en la carpeta configurada del navegador y lo podrá ver al final de la descarga).

3.9. Para la consulta o restauración del backup realizado, el usuario tendrá la libertad de utilizar cualquier software libre o licenciado y/o aplicación la cual le permita la visualización de archivos con la extensión .mbox




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4. ADMINISTRACIÓN DE LA GUÍA

La Subdirección de Investigación e Información - Equipo de Infraestructura – Administrador Herramientas Google Apps serán los encargados de mantenerlo actualizado según las disposiciones internas.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE Ing. David Leonardo Calao Porras Virginia Alemán Casas Carlos Vladimir Cobo Ramírez

CARGO Contratista – Subdirección de Investigación e Información

Subdirectora Investigación e Información

Director de Análisis y Diseño Estratégico DADE

Líder del Proceso de Mantenimiento y Soporte de Tic




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