OFAS 300 Creación de Documentos - Blog Didáctico · Cuando se formatees una carta sigue las ......

UUNNIIVVEERRSSIIDDAADD DDEELL EESSTTEE OFAS 300

Creación de Documentos

Preparada por

María L. Moctezuma, MA

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

El texto de este material, o parte del mismo, no puede reproducirse o trasmitirse por método o forma alguna, sea electrónica o mecánica, incluyendo copias fotos-táticas, copias electrónicas, acumulación en un sistema de información con me-moria o de ninguna otra forma sin la autorización por escrito de la autora.

TALO

INSTRUCCIONES GENERALES

Acabas de ocupar un puesto en nuestra compañía como ayudante administrativa de la

gerente general. La compañía le provee apoyo a clientes en procesamiento de texto, transcrip-

ción, servicios de fax, diseño de publicaciones y producción de proyectos importantes como:

correspondencia, propuestas, informes y manuales.

En ocasiones, te corresponderá únicamente teclear los documentos, pero en otras tendrás

la responsabilidad de redactar los comunicados, además, de darle el formato adecuado. También

utilizarás el buen juicio y discreción al tomar decisiones en cuanto a la prioridad de éstos.

La Sra. María L. Moctezuma, tu supervisora y Gerente General, requiere que produzcas y

le des formato a los documentos que se incluyen en este manual. La mayor parte de ellos son bo-

rradores. Cotéjalos cuidadosamente para detectar errores ortográficos, mecanográficos, de pun-

tuación, etc. Usa el diccionario y manuales de referencia para realizar esta labor. Si tienes dudas

en cuanto a cómo realizar alguna de las tareas, consulta a tu supervisora. El teléfono de ella es

787-368-2920.

El manual contiene: correspondencia comercial (cartas y memorandos), bosquejos,

informes, tablas y otros tipos de documentos administrativos.

Las instrucciones que siguen te ayudarán a producir adecuadamente los documentos:

Utiliza el papel de la compañía (crea un membrete para los documentos que se generen).

Teclea los documentos en el formato apropiado. Utiliza libros de mecanografía que

poseas y otros textos para revisar los formatos correctos para éstos.

Usa cualquier otra fuente de referencia que estimes apropiada para que los documentos

salgan con la debida corrección.

Algunos documentos se imprimirán, otros se enviarán al correo electrónico de la supervi-

sora [email protected]. En la línea de asunto copiarás OFAS 300-Ej (número[s] de

ejercicio[s]). Separa los números de ejercicios con guión para que no tengas dificultad al

enviarlos.

rabajos a la Orden PO BOX 3911, SAN JUAN, PR 00936-3911

Tel. 787-287-1672 Fax 787-287-2100

mailto:[email protected]

TALO -5- Simulación

Ejercicio 1:

1. Pasa el siguiente informe. Hazlo sin encuadernar , corrige los errores que encuentres y dale el formato apropiado.

2. Añade un pie de página (footer) que diga OREJITAS PARA ... y numera las páginas automáticamente.

3. Cotéjalo cuidadosamente y somételo por correo electrónico a la supervisora, a menos que te indique lo contrario.

OREJITAS PARA PREPARAR LA CORREPSONDENCIA

las cartas se teclean los estilos bloque, bloque modificado o simpliricadas, según las requiera el cliente. Utiliza el formato bloque con puntuación abierta si no se especifica lo contrario.

Disposición de la Carta

para formatear la carta en forma atractica se requiere cotejar el largo de ésta. Un carta corta contine de uno a tres párrafos cortos de alrededor de 100 palabras; la carta promedio, tiene tres o cuatro párrafos y 100 a 200 palabras; la carta larga tiene más de cuatro párrafos y más de 200 palabras. El largo se afecta por el número de palabras, número de párrafos o partes especiales como una tabla o ítemes enumerados y partes especiales como anexos y anotaciones de envío. Cuando se formatees una carta sigue las siguientes guías:

1. Usa márgenes laterales de 1", a menos que se requieran márgenes variables.

2. Si se requieren márgenes variables, usa márgenes de 2", 1.5" o 1" para cartas cortas, medianas y largas, respectivamente

3. Centraliza verticalmente la carta si esta es de un solo pliego. Considera como larga la carta que incluye una tabla o varios enumerados ítemes.

Saludo

El saludo contiene el titulo y el apellido de la persona a quien se le dirije la carta. No uses el primer nombre de la persona a menos que lo requiera el remitente.

Usa el saludo “Damas y caballeros” cuando la carta se dirige a una firma o cuando línea de atención se usa.

Identificación del Remitente

El formato de la firma mecanografiada y el título varía a base del largo de éste, a saber:

a. Cuando el nombre y el título son cortos ambos se escriben en la misma línea y se separan por coma.

María L. Moctezuma, Presidenta

b. Cuando el nombre o el título es largo, se teclea debajo del nombre.

María L. Moctezuma Vicepresidenta Ejecutiva

Estilos de Puntuación

las cartas pueden llevar puntuación abierta o mixta. Los estilos de puntuación se refieren a la puntuación que sigue al saludo y la


despedida

Puntuación abierta Estimado señor Monzón: Atentamente, Puntuación mixta Estimado señor Monzón Atentamente

Las cartas comerciales se preparan en papel con membrete de la compañía. Este incluye el nombre de la compañía, la dirección, el teléfono y el emblema. Siempre prepare un sobre o etiqueta para cada carta, lo que sea apropiado.

Ejercicio 2:

1. Pasa la siguiente carta bloque.

2. Dale el formato apropiado.

3. Cotéjala cuidadosamente y somételo por correo electrónico a la supervisora, a menos que te indique lo contrario.

Fecha / Sra. Lucía Fuentes / Gerente de Oficina / Lorenson & Co. / 17 Saavedra / San Juan, PR 00901-7890 / Estimada señora Fuentes / Gracias por llamarnos acerca de la subasta para producir el manual de procedimientos de nuestra compañía. Como le mencionamos por teléfono, el proyecto comenzará al finalizar esta semana. (¶) La Sra. Carla Ruiz será la coordinadora del mismo y el contacto directo. De tener dudas al respecto, por favor, dirija sus preguntas a ella. (¶) Proveeremos borradores de las secciones completadas para que los cotejen. Usted y sus empleados son bienvenidos a pasar por nuestras oficinas en cualquier momento que así lo deseen para discutir el proyecto o para utilizar nuestras facilidades para el cotejo. / Atentamente / tu nombre / Ayudante Administrativa / xxx

Ejercicio 3:

1. Pasa la siguiente carta bloque modificado con párrafos sin sangrar y anotaciones espe-ciales. Corrige los errores que encuentres



Fecha / FAX 724-5566 / Washington Industrial Insurance / Atención Sra. Stephanie Reynosa / Departamento de Reclamaciones / Edif. Corujo, Suite 909 / Caguas, PR 00726-4321 / Re: P 864812 / Señoras y señores: / TRATAMIENTO DE PSICOTERAPIA PARA ROGER MUÑOZ / El señor Roger Muñoz ha estado bajo mi cuidado durante los últimos tres meses. La terapia ha probado ser una ayuda estabilizadora para él. (¶) los efectos a largo plazo de su afección, unidos a la inestabilidad emocional que exhibe, requieren que el paciente esté en terapia ambulatoria por lo menos dos meses más. (¶) Incluyo copia del récord del paciente para sus archivos. Por favor, notifíqueme si autoriza la psicoterapia para el señor Muñoz. / Cordialmente / CLÍNICA PSICOLÓGICA-HOLÍSTICA / Samuel Ibrahim / Sicólogo Industrial / xx / Anexo / c: Dr. Ignacio Beltrán, MD / Apreciamos la respuesta rápida a este asunto, de modo que el señor Muñoz pueda continuar recibiendo la terapia regularmente.

Ejercicio 4:

1. Pasa la siguiente carta carta bloque modificado con párrafos sangrados.


3. Incluye la anotación de envío: FAX (505) 555-1007.

4. Dirígela a:

Confirmamos nuestra conversación telefónica de esta mañana acerca del cambio en el contrato 68-MK. Hemos alterado el itinerario para proveerle servicio de teleconferencia todo el día, el 12, 16 y 20 de julio. Los otros nueve días se regirán bajo el contrato original, cuyo costo es de $5,690 por día.

Por favor, notifíquenos tan pronto pueda si sus planes para las confe-rencias en otoño se materializaron entre Las Cruces y sus afiliados en Londres. Prepararemos una cotización de subasta para usted por


Sr. León Rivera Industrias Hoffmeyer & Marco 38 Alameda Dr., Suite 101 Albuquerque, NM 87114-9355


nuestros servicios. Gracias por su continuo patrocinio. Cordialmente, Marcia García, Representante de Servicio

Ejercicio 5:

1. Pasa el siguiente memorando simplificado.



(fecha) / Decanos, Directores de Departamentos y Administradores / FORMATO DE MEMORANDA / Efectivo hoy, solicitamos que impartan las siguientes instrucciones al personal bajo su supervisión: 1. La memoranda a generarse en este recinto tendrá el formato

moderno; o sea, se les eliminará las palabras A, DE y ASUNTO y se dejará espacio doble entre cada uno de estos renglones.

2. Todas las partes de la comunicación partirán del margen izquierdo. 3. De la línea de asunto al texto se dejarán una o dos líneas en blanco. 4. Del último párrafo a la firma se dejarán tres líneas en blanco. 5. Se incluirán debajo de la firma las iniciales de responsabilidad. 6. El personal a cargo de prepararlos estará pendiente de colocar las

anotaciones especiales debajo de las iniciales de responsabilidad (anotación de anexo, de copias, etc.). Además, si hay anotación de anexo, se ocupará de que los mismos se incluyan.

Esperamos que el uso de este nuevo formato y las recomendaciones que brindamos ahorren tiempo y agilicen la preparación de la corres-pondencia interna. Es nuestro mayor deseo poder continuar ofreciendo el servicio eficiente, rápido y de la más alta calidad que acostumbramos. / René Quiñones Rabell, Rector / xx

Ejercicio 6:

1. Pasa el siguiente memorando.



(fecha) / Guillermo Moreta, Gerente General / MEMORANDO SIMPLIFICADO / Este es un ejemplo del memorando simplificado. A continuación se detallan sus características principales:

1. Puede prepararlo en papel con o sin membrete. 2. Hágalo con márgenes laterales de 1" y suprima los muchos tabula-

dores de los memorandos convencionales, que atrasan tanto. 3. Coloque la fecha a dos espacios del membrete o a 1½" del borde

superior del papel. 4. Separe las partes principales por tres espacios (fecha, nombre del

destinatario, línea de asunto, cuerpo, nombre del remitente, iniciales de responsabilidad, anotaciones especiales).

5. Haga el texto a espacio sencillo y doble entre los párrafos. 6. Escriba las listas numeradas a espacio sencillo o doble entre cada

ítem.

Por el formato sencillo se prepara fácilmente en microcomputadoras o en cualquier equipo de oficina que utilice papel continuo o de otro tipo. Son convenientes para mensajes cortos o de media hoja de papel. Aun-que en la mayor parte de las oficinas, incluyendo el Gobierno Federal,


utilizan papel 8½" x 11" para procesar la información.

Estamos a su disposición para contestar cualquier duda que pueda surgir en el futuro. / MILAGROS ACOSTA, GERENTE DE SERVICIOS TÉCNICOS / xx

Ejercicio 7:




Sra. Amalia Ríos, Gerente de Recursos Humanos / Brenda R. Rivera, Vicepresidenta / Fecha / EVALUACIÓN DE EMPLEADOS / Todos los formularios de evaluación a empleados deben completarse para mediados de abril. Por favor, duplique la forma que se incluye, ya que debe completarse una hoja para cada evaluación. (¶) Las evaluaciones y los resúmenes de cada departamento deben estar en mi oficina antes o en las siguientes fechas:

Servicios Administrativos martes, 22 de marzo Comunicaciones martes, 29 de marzo Contabilidad lunes, 5 de abril

Todos los demás departamentos deberán entregar estos documentos a más tardar el viernes, 15 de abril. / xx

Ejercicio 8:




Toda la Facultad / William D. Erazo, Director / Fecha / REUNION DE FACULTAD / El 29 de abril, a las 8:00 a.m., habrá una reunión de la facultad pra revisar el prontuario de un nuevo curso llamado Creación de Páginas en la Red. Este comenzará a ofrecerse en agosto próximo. Discutiremos los siguientes asuntos:

Descripción del curso – Una descripción del curso que refleje los objetivos a desarrolar. Texto y referencias – María Llanos y Aymara González someterán sus recomendaciones en la reunión Objetivos del curso – El comité distribuirá una lista de éstos para el 15 de abirl; por favor, revísenla antes de la reunión.

Esperamos contar con la presencia de todos en la fecha señalada. / xx

Ejercicio 9:

1. Pasa el siguiente informe en-cuadernado a la izquierda.


3. Crea la nota al calce (footnote).

4. Créale un header que incluya el título y la numeración automá-tica de las páginas.

5. Cotéjalo cuidadosamente y somételo por correo electrónico a la supervisora, a menos que

Informes Cortos1

Los informes cortos son documentos de naturaleza informal y para comunicación interna. Consisten de una o más páginas y no se encua-dernan. Por lo general, se grapan en la esquina superior izquierda para evitar que se traspapelen.

Formato

Se hacen regularmente a espacio doble, dejando tres espacios del título al cuerpo del informe. También se dejan tres espacios antes de un subtítulo, aunque está aceptado sólo dos. Cuando se preparan a espacio sencillo es con la única idea de economizar papel.


te indique lo contrario. Márgenes

El borde superior en la primera página debe ser de una y media o dos pulgadas, o sea, que lo ideal es comenzar a trabajar en la línea 10 o la 13. De la segunda en adelante, es recomendable empezar en la línea 7. Sin embargo, el número de la página debe colocarse en la cuarta lí-nea. Este se puede escribir centralizado o pegado al margen derecho. Algunas personas incluyen la palabra "Página" precediendo el número o un guión antes y después, pero esto depende de las preferencias del autor del informe. El margen inferior debe fluctuar entre una y una pulgada y media.

Los márgenes laterales son normalmente de una pulgada. Si el informe es de menos de doscientas palabras, es conveniente utilizar margenes de una pulgada y sangrar los párrafos a cinco espacios.

Títulos y Subtítulos

El título principal se escribe todo en mayúscula y, como se men-cionó anteriormente, se dejan tres espacios para comenzar el texto. Los subtítulos se pueden escribir en mayúsculas sólidas o con la letra inicial mayúscula y el resto en minúscula. Si se escriben en mayúscula y minúscula puede agregársele negrilla o itálica.

Portada

Esta debe incluir lo siguiente: título, nombre del autor y fecha en que se presentó. Podría contener, además, el nombre y título de la persona para la cual se preparó.

Numeración de las Páginas

Partes introductorias. – A estas partes se les coloca números roma-nos minúsculos (i, ii, iv, x, etc.). Van centrados a media pulgada del borde inferior de la página. No se les coloca punto ni guión antes o después.

Numerando el informe. – Para ello se utilizan números arábigos comenzando con el 1. Se continúa consecutivamente hasta finalizar el informe. Es recomendable numerar la primera página en la parte infe-rior, las restantes en el centro o al margen derecho, a media pulgada del borde superior. Si el informe es encuadernado en el borde superior, el número de la primera página ubícalo en la parte inferior.

Indice o Tabla de Contenido

El índice es una lista de los temas y subtemas que incluiste en el informe con el número de página donde aparecen. Word lo genera automáticamente, pero debes utilizar los estilos para darle formato a títulos y subtítulos.

Bibliografía

Incluye todas las fuentes de documentación a que nos referimos en


un informe (libros, artículos, publicaciones). Este se organiza en orden alfabético por autores, editores o títulos. Se hace a espacio sencillo y a doble entre cada referencia. La estructura de ésta es distinta a la del resto del informe, ya que la primera línea es pegada al margen y el remanente sangrado a cinco espacios.

Hay varios estilos aceptables de informes cortos. Escoge uno que sea lógico, fácil de hacer y entender. Recuerda que lo importante es el contenido y la sustancia, no un estilo en particular.

1Tomado de Mecanografía Moderna, 8va ed, página 81, Editorial del Caribe.

Ejercicio 10:

1. Prepara una certificación.



CERTIFICACIÓN NÚM. 321 / Sra. Evelyn Marrero, Oficina de Recursos Humanos, Banco Popular de PR, PO Box 362708, San Juan, PR 00936-2708 / Certificamos que la Srta. Nereida Burgos es estudiante nuestra de la Facultad de Administración de Empresas. (¶) La señorita Burgos ha aprobado 32 créditos hasta el momento con un promedio de 3.80 en la concentración de Sistemas de Oficina. (¶) Expedida a los diecinueve días del mes de febrero de dos mil uno en Carolina, Puerto Rico. / Marta M. Reyes / Decana / Ivette Mercader / Registradora / xx

Ejercicio 11:

1. Prepara una certificación de empleo.



La Sra. Amalia Ríos, Gerente de Recursos Humanos de Trabajos a la Orden, te solicitó que prepares una certificación de empleo. Sigue el formato apropiado. El documento lo firmará la supervisora.

El Sr. Andrés Rubio Rivera se desempeña como Ayudante Admi-nistrativo en el Departamento de Contabilidad de nuestra empresa. Trabaja con nosotros desde el 15 de abril de (cinco años atrás). El sueldo que percibe es de $18,500 anuales.

Ejercicio 12:

1. Prepara una resolución.



RESOLUCIÓN NÚMERO 2001-01 / Por cuanto: Gran parte del quehacer diario lo dedica a sembrar la semilla del saber. Por cuanto: Representa una de las más antiguas y sacrificadas profesiones de la historia del hombre. Por cuanto: Al igual que el Divino Maestro, sacrifica los asun-tos personales por impartir con éxito el pan de la enseñanza. Por cuanto: Con paciencia y dedicación moldea el carácter y actitudes de los estudiantes y con cariño y bondad los motiva para que obtengan el mayor provecho de las enseñanzas. Por cuanto: Acepta con respeto las opiniones de los estudiantes, aún cuando difieran de las propias. Por cuanto: Saborea el triunfo de los estudiantes como si fuera el suyo propio. Por tanto: Resuélvase: Primero: Reconocer, agradecer y expresar orgullo de la excelente labor realizada por la Prof. Matilde Fronteras. Segundo: Nombrar a la profesora Fronteras como Maestra del Año a nombre de la Asociación de Educación Secundaria de Puerto Rico. Tercero: Felicitar a la profesora Fronteras por sus logros y magní-fica labor. Cuarto: Hacer entrega de copia de esta Resolución a la Prof. Matilde Fronteras. (¶) Expedida hoy en San Juan, Puerto Rico, a los diecinueve días del mes de febrero de dos mil uno. / Reinaldo Colón,


Presidente, Junta de Directores / Jenny Ramos, Secretaria

Ejercicio 13:

1. Prepara un résumé. Utiliza una de las plantillas que provee la aplicación Word.


La Sra. Amalia Ríos, Gerente de Recursos Humanos, interesa poner al día los expedientes de los empleados. Por lo tanto, solicita que actualices tu résumé y lo envíes a su oficina lo antes posible.

Ejercicio 14:

1. Prepara un memorando.



El Sr. Daniel Beltrán, Gerente de Compras, desea enviar un memorando a los compañer@s gerentes. En éste indicará la necesidad de someter las requisiciones de materiales y equipo a más tardar el 15 de junio. El motivo principal para esta petición determinar los fondos que no se uti-lizarán, ya que serán congelados. Hay que enviar copia de éste al Sr. Juan Ramos, Contralor de la compañía.

Ejercicio 15:

1. Prepara un itinerario de reunio-es para tu supervisora.



10:15 a.m. Pablo J. Figueroa, National Bank of NY, y Carlos Arrillaga, Vicepresidente de Finanzas. Discutir los detalles del financiamiento de bonos.

12:15 p.m. Consejo Americano de Industriales. Reunión-almuerzo en el Hotel de la Peña.

2:00 p.m. Héctor Alicea, Alicea & Associates. Discutir la campaña de publicidad para el año próximo.

3:00 p.m. Arturo Camacho, Vicepresidente de Manufactura. Discutir los itinerarios de producción y el plan de reclutamiento para el próximo año fiscal.

5:00 p.m. Janet Díaz, Vicepresidenta de Desarrollo y Comunicación. Discutir el discurso para la reunión-almuerzo del próximo mes.

Ejercicio 16:

1. Prepara un itinerario de viaje.



Tu supervisora saldrá de Puerto Rico en gestiones oficiales el mes próximo. Prepárale el itinerario de viaje con la información que se detalla.

Saldrá vía American Airlines en el vuelo 1253, a las 9:00 a.m., el sábado 15, y hará escala en Miami. Allí abordará el vuelo 789 de Mexi-cana de Aviacion a la 1:00 p.m. Llegará a Ciudad México a la 5:00 p.m. y se trasladará al Hotel Camino Real. Asistirá ese día a una cena de gala a las 8:00 p.m., la cual será en el mismo hotel donde se hospeda.

El domingo 16 hará registro en la Convención Anual de Comercian-tes a las 9:00 a.m. Asistirá a las siguientes conferencias: “La globaliza-ción del comercio”, 10:00 a.m.; y “Cómo establecer tu compañía a traves de la red”, 11:00 a.m. A las 12 m visitará los exhibidores, a la 1:00 p.m. irá al almuerzo en donde se homenajearán a los comerciantes


distinguidos de la Asociación. A las 3:00 p.m. asistirá a la conferencia “Los costos sociales de la inflación”.

El lunes y martes los dedicará a hacer turismo. El 19 sale a las 10:00 a.m. por la misma línea aérea en el vuelo 788, hasta Miami. Trasbordará al vuelo 1345 de American Airlines y llegará al Aeropuerto Luis Muñoz Marín a las 6:00 p.m.

Ejercicio 17:

1. Prepara el documento como explicado a la derecha.



Prepara una convocatoria para la reunión ordinaria de gerentes de departamento. Se enviará a: Sra. Amalia Ríos, Gerente de Recursos Humanos; Sr. Daniel Beltrán, Gerente de Compras; Sr. Osvaldo Lugo, Gerente de Seguridad y Sra. Elena Camacho, Gerente de Servicios Administrativos.

La agenda de asuntos a discutir será: Saludos y reflexión Aprobación del acta de la reunión anterior Informe del Gerente General Correspondencia recibida de otros recintos Asuntos pendientes Asuntos nuevos Clausura

Ejercicio 18:

1. Prepara la siguiente acta.



ASOCIACIÓN de PROFESORES de EDUCACIÓN COMERCIAL de PUERTO RICO, INC. (APEC) / ACTA #2 / COMPETENCIAS ESTUDIANTILES / 23 de enero de 20___ / Universidad Interamericana, San Germán, PR / 10:45 a.m. / El 23 de enero de 20___ nos reunimos por segunda vez con re-lación a las Competencias Estudiantiles. Ésta comenzó a las 10:45 a.m. en la Universidad Interamericana de San Germán. Estuvieron presentes las profesoras: María L. Moctezuma, Presidenta; Lissette Rivera, quien fue designada Coordinadora General de las Competencias; Ana I. Báez y la Dra. María Bonilla. (¶) Se entregó a la profesora Báez unas guías en cuanto al contenido de las Competencias. Esta información se relaciona con las materias a cubrirse en las pruebas, ya que ella está a cargo de conseguir los redactores-correctores de las mismas. A la profesora Rivera se le entregó la carpeta de las Competencias del año anterior para que le sirva de referencia. La misma contiene todos los archivos pertinentes a esta actividad. Además, se le entregaron los siguientes documentos: Guía de Coordinación, Procedimiento para Comité de Salón y de Premiación y las Directrices para las Competencias Secreta-riales. (¶) Inmediatamente se discutieron uno por uno los documentos citados para aclarar las responsabilidades que competen a la Sede y las de APEC. Se desglosaron las tareas que correspondían a los diferentes comités de trabajo y quién estaría a cargo de éstos. (¶) Entre los acuerdos a que se llegaron están los siguientes: la Presidenta se hará cargo de preparar el cartel en donde se haga el anuncio de los gana-dores para las diferentes áreas. En cuanto al Comité de Salón, APEC (profesora Báez) nombrará los redactores-correctores y los coordina-


dores de salón (Junta); la profesora Rivera nombrará los observadores y los ayudantes. La profesora Báez preparará los rótulos identificando los salones, incluirá en un sobre los materiales para cada competencia, preparará los certificados de participación y duplicará las evaluaciones. (¶) El Comité de Logística quedó compuesto por María L. Moctezuma, Juanita Rodríguez, Ana I. Báez, Josefina Rodríguez y Lissette Rivera. Se nombró como Coordinador General del Comité de Premiación al Prof. David González y para presidir el Comité de Evaluación a la Prof. Josefina Rodríguez. (¶) No habiendo nada más que discutir se terminó la reunión a las 12:15 p.m. / tu nombre / Secretaria de Actas

Ejercicio 19:

1. Prepara un comunicado de prensa.



Para Publicación Inmediata De: Julián Estévez

Reconocimiento

SAN JUAN, Puerto Rico, (fecha), Trabajos a la Orden se complace en anunciar que su presidente, el Sr. Ramón Mondoruza Teltting, recibirá un homenaje en la Convención Anual de Comerciantes. Dicha convención se llevará a cabo en Ciudad México del 25 al 27 de noviembre de 20___.

Los directores y empleados de nuestra empresa nos unimos a tan merecido homenaje y le felicitamos por este logro.

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Ejercicio 20:

Prepara una hoja de trámite con la información de la derecha e imprímela.

Este mensaje es para la señora Moctezuma. El Sr. Adolfo Ángel Cubero, Presidente, desea notificarle que se designó al Lic. Alberto González como Gerente del Departamento de Comunicaciones. Iniciará sus funciones el martes próximo.

Ejercicio 21:

1. Prepara un bosquejo.



GUÍAS PARA PREPARAR UN BOSQUEJO

UBICACIÓN

Se utiliza un margen estándar de 1.5" o centrado verticalmente.

Se dejan los márgenes laterales en configuración de 1" o se fijan de forma que acomode la lína más larga promedio.

NIVELES

Tópicos en el Primer Nivel

Los precede un número romano.

Se escriben en cierre de mayúscula

Tópicos en el Segundo Nivel

Los precede una letra mayúscula.

Cada palabra importante comienza con letra inicial mayúscula.


Tópicos en Niveles Subsiguientes

Comienzan con números arábigos.

Sólo va en mayúscula la primera letra de la línea

ESPACIADO INTERLINEAL

Cuatro Espacios Debajo del Título

Espacio doble Encima y Debajo de los Tópicos en el Primer Nivel

A Espacio Sencillo el Resto de los Niveles

Ejercicio 22:

1. Prepara la tabla que sigue, la cual acompañará una carta.

2. Dale el formato apropiado y determina el total por escuela y el gran total.


COLEGIO CENTRAL UNIVERSITARIO Clase Graduanda del 200___1

Por Sexo Escuela Graduandos Graduandas Total Comercio 428 320 748 Educación 151 253 Comunicaciones 31 46 Ingeniería 179 86 Agricultura 17 12 Total ________________ 1Las escuelas que tienen menos de diez graduandos no se incluyen en la lista.

Ejercicio 23:

1. Prepara la tabla que sigue, la cual acompañará una carta.

2. Dale el formato apropiado y determina el total por escuela y el gran total.


COLEGIO CENTRAL UNIVERSITARIO Educación Continuada y Extensión

Informe de Gastos Para el mes de enero

Concepto Cantidad Salarios $10,000 Materiales de Oficina

Papel 1,865 Cintas de máquinas 200 Tipos de impresión 96 Cartuchos de tinta 351

Otros materiales 542 Equipo de Oficina 20,000 TOTAL

Ejercicio 24:

1. Prepara la carta de la derecha para enviarse a las personas que se detallan.

Prof. Mario Santana Sr. Braulio Figueroa 22 De Diego Parkville, 349 Arpegio San Juan, PR 00926-2222 Guaynabo, PR 00966-3535 Mario Braulio


2. La carta la firmará tu supervisora.

3. Utiliza la función de "merge" para hacerla.

4. Coteja cuidadosamente y somete el documento final por correo electrónico a la supervisora, a menos que te indique lo contrario.

Lic. Miguel de la Torre Dr. Pablo Materán Jardines de Caparra Edif. Tachira #24-AB, Calle 35 Piso 3, Apt. 34 Bayamón, PR 00919-3333 Sabana Grande Miguel Caracas, Venezuela 10050 Pablo

Estimado :

Gracias, , por acceder a vender 50 entradas para el baile de la Asociación de Profesores, programado para el último viernes de junio, en el Hotel Hyatt, a las 9:00 p.m.

Incluimos los boletos y deseamos recordarte que el precio por persona es de $20. Debes mencionarle a los compañeros, que estén dudosos en comprarlos por adelantado, que el día de la actividad costarán $25. Si te quedan algunos sin vender, puedes devolverlos en la puerta. No obstante, esperamos que esto no suceda. La Srta. Margarita Marrero se encargará de recibir el dinero de las ventas. Ella estará esa noche a la entrada.

Apreciamos tu disposición en ayudarnos en un proyecto tan meritorio. Los fondos que se obtengan se dedicarán a proveer ayuda económica para los estudiantes con recursos limitados que comiencen sus estudios doctorales.

De nuevo, muchas gracias y nos veremos en el baile.

Atentamente,

Ejercicio 24:

1. Abre una plantilla (template) para una orden de compra y vacía la información de la derecha.

2. Coteja cuidadosamente e imprímela.

ORDEN DE COMPRA (Fecha del día)

Cantidad Descripción Precio por

Unidad Total

1 Silla ergonómica $455.00

2 Tablillas para teclado 54.10

2 Cajas de papel (20 lb.) 29.99

3 Cartuchos de tinta HP LaserJet

122.99

2 Cajas de etiquetas 1" x 2⅝”

24.95


BIBLIOGRAFÍA Vanhuss, S. H., Duncan, C. H., Forde, C. y Woo, D. L. (2010). College Keyboarding. Ohio: South-Western Educational Publishing. Ejercicios que preparó la facultad de la Universidad de Puerto Rico en Bayamón para los cursos de Producción de Documentos. Especial agradecimiento a la Prof. Carmen Acevedo. Moctezuma, M. L. (1995). WP 6.0. Puerto Rico: Imprenta Ramallo Bros. Santiago-Pérez, A. y Morales Montañez, Z. (2000). Transcripción en la Computadora. México: McGraw-Hill Interamericana.

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