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OFIMTICA EMPRESARIAL I OFIMTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD IIIUSO DE FUNCIONES DE EXCELe.- Funciones de Fecha y Hora1.- Funcin = HOY().- La funcin HOY devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si se desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero.

La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo, independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien naci en 1980, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad de esa persona a partir de este ao de nacimiento:

=AO(HOY())-1980 (El resultado es 30)

La sintaxis de la funcin HOY no posee argumentos.2.- Funcin =AHORA().- La funcin AHORA devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones.

La funcin AHORA es til cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de clculo.

La sintaxis de esta funcin es la siguiente:

AHORA()

La sintaxis de la funcin AHORA no posee argumentos.3.- Funcin =MES().- La funcin MES da como respuesta el nmero de mes de una celda que contiene una fecha.Sintaxis

=MES(nm de serie)=MES(referencia a una celda que contiene una fecha)

4.- Funcin =DIAS360().- Nos calcula la diferencia de das que hay entre dos fechas basndose en un ao de 360 das, normalmente se utiliza para clculos financieros.

Sintaxis

=DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)

En Fecha inicial pondremos la menor de las fechas y en Fecha final la mayor para as poder conocer la diferencia que existe entre ellas teniendo en cuenta un ao de 360 das.

f.- Funciones Lgicas1.- Funcin =SI( ).-La funcin =SI( ) es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado FALSO. Sintaxis

=SI(Condicin;Verdadero;Falso)

2.- Funcin =Y ( ).-Esta funcin devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.Sintaxis

Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)

3.- Funcin =O( )Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO..Sintaxis

O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Formulario de datos

Una forma diferente de trabajar con las tablas grandes o usar una presentacin diferente en el ingreso y mantenimiento de datos es utilizando formulario, este es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar una fila entera de datos o registro dentro de una ventana vertical.

La herramienta formularios no est disponible directamente en la ventana de Excel, por ello debemos agregarla a la barra de acceso rpido:

1. Seleccionar ms comandos en la Barra de acceso rpido.

2. En el cuadro Comandos disponibles en: elegir todos los comandos, buscar el comando formulario.

3. Agregar a la lista de herramientas y Aceptar.

4. Ahora vemos integrado en la barra de acceso rpido al comando formulario.

5. Luego de colocar el botn correspondiente debemos cerciorarnos que el cursor este sobre la tabla y que en ella se haya completado al menos la primera fila de datos con sus formulas incluidas, para seguidamente hacer clic en el botn de formulario y se abra la ventana sobre la hoja de clculo.

Al crear el formulario, disponemos de las siguientes opciones:Nuevo: nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados mientras no haya presionado Enter (guarda los cambios).

Buscar anterior: Ir al registro anterior.

Buscar siguiente: Ir al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar filtros a la bsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Observe que en la ventana Formulario los campos calculados aparecen bloqueados para el ingreso o edicin de datos, estos solo se abren al momento que aplicamos criterios o filtros por el formulario. Por esta razn antes de abrir la ventana formulario al menos debemos tener ingresada una fila de datos completa incluyendo sus respectivas formulas.

Validacin de datos

Est herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos a las celdas que previamente hallamos aplicado la validacin, solo se permitir el ingreso o la seleccin de datos vlidos (restringiendo los errores de digitacin al limitar el ingreso libre de datos), por ejemplo: no se permitir nmeros con decimales en celdas donde se hayan validado para nmeros enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a validar.

2. Colquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarn la misma validacin, seleccinelas todas.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Validacin de datos.

4. En la ficha Configuracin de la ventana Validacin de datos, especifique el criterio de validacin para la celda o celdas seleccionadas.

Cualquier valor Permite cualquier tipo de dato, opcin predeterminada.

Nmero entero solo nmeros enteros.

Decimal solo nmeros enteros y decimales.

Lista Permite seleccionar un dato de una lista desplegable.

Fecha Permite ingresar datos fecha.

Hora Permite ingresar datos hora.

Longitud del texto Permite ingresar un dato con un lmite de longitud en caracteres.

Personalizada Permite la introduccin de una frmula que calcule un valor lgico.

Mensaje Entrante

Ingrese un ttulo y un mensaje que ser mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validacin.

Mensaje de error

Seleccione un estilo para el mensaje de error, ingrese un ttulo y el mensaje el cual ser mostrado al ingresar un dato fuera de la regla de validacin, y presione Aceptar.

Ejemplos:

Validar datos por tamao de texto:

1. Seleccionar celdas y abrir el comando Validacin de datos->Validacin de datos:

2. En el campo Permitir seleccionar Longitud del texto es igual a 10 caracteres y Aceptar.

Validar datos con expresiones decimales (en caso de enteras no acepta expresiones decimales)En el paso 2 del procedimiento cambiamos a Decimal y seleccionamos el intervalo de datos:

Crear una lista Debemos ingresar los datos que aparecern en la lista en algn lugar de la hoja de clculo, ver ejemplo.

Seleccionamos los datos que irn dentro de las celdas, Enter y Aceptar.

Ahora abrimos el botn con la lista de distritos y seleccionamos lo que corresponda.

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

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DOCENTE:

LIC. ENRIQUE CRDENAS DAZ

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