Opo-pr-01 Procedimiento Planeación y Programación de Operaciones 6

PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES.

Código: OPO-PR-01Fecha: 21-Abril-2015Versión: 06

PLANEACION Y PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES. Pág. 1 de 4

1. OBJETIVO.

Establecer la metodología adecuada para la planeación, ejecución, seguimiento y control de los despachos y entregas de productos y subproductos originados de los diferentes puntos de origen hacia los clientes y/o puertos.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica desde la solicitud de servicio hasta la entrega del producto o mercancía en cliente destino o destinatario.

3. DEFINICIONES.

Cliente: es quien solicita el servicio de transporte de forma directa.

Carga Líquida: Todo producto transportado que se encuentra en estado líquido Carga Seca: Todo producto transportado que se encuentra en estado sólido. Orden de Cargue: Documento mediante el cual se plasma, toda la información del vehículo y del conductor como: Nombre, Cédula, celular, EPS, ARL, NIT de la empresa, nombre del aportante (según aplique), placa, capacidad, fecha de cargue, origen y destino.

Reporte de Tráfico: Información de la ubicación de los vehículos en tiempo real.

4. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.

Director de Operaciones: Es responsable de

Planear, gestionar y controlar la ejecución del servicio del transporte solicitados por el cliente.

Realizar negociación de fletes con los proveedores. Gestionar y aprobar frente al cliente las notas créditos generadas por el

mismo. Establecer acuerdos comerciales con proveedores y clientes.

Administradores de Operaciones de Carga y Coordinador Oficina Bogotá: Es responsable de:

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Crear a los conductores y vehículos en el sistema. Recepcionar solicitudes del cliente y dar respuesta a estas. Programar vehículos según solicitud del cliente. Verificar que el proveedor cumpla con los estándares mínimos en cuanto a

conductor y vehículo para prestar el servicio. Elaborar las remesas y manifiestos de carga y entregarlos a los conductores. Realizar anticipos de viajes en el sistema. Realizar la gestión de retorno de cumplidos y facturas de los proveedores de

servicio de transporte. Cumplir en el sistema los manifiestos de viajes realizados por los

transportadores contratados. Recuperar anticipos de viajes no realizados o anulados.

5. PROCEDIMIENTO.

Ítem ActividadDescripción Responsable Registro

1.

Recibir programación

de despacho por parte de los

Clientes

Recibir del cliente la solicitud de servicios, donde se especifique la siguiente información:OrigenDestinoProductoCantidadCondiciones especiales

Administrador de Operaciones

de Carga

Director de Operaciones

Gerente

Correo electrónico o solicitud en

sistema.

2. Crear solicitud Registrar en el sistema la Administrador Solicitudes de





de servicio solicitud de transporte con la información suministrada por el cliente para atender el servicio.

de Operaciones de Carga y/o

Coordinador de Oficina Bogotá

transporte

3.

Revisar listado de vehículos

disponibles para atender el servicio

Se revisa en el reporte de tráfico, que vehículos están disponibles o próximos a estarlo.


de Carga y/o Coordinador de oficina Bogotá

Informe de TraficoBases de datos

4.

Negociar Flete. Se contacta telefónicamente a los proveedores (empresa transportadora y/o propietario independiente), cotiza flete y establece margen de utilidad, para proceder a realizar el servicio de transporte, previa aprobación del cliente


de carga

Coordinador Oficina Bogotá

Tabla de fletesSistema

5.Verificar estándares mínimos para el servicio

Se verifica en el sistema o físicamente, antes de despachar un vehículo, que cumple con las especificaciones pactadas en la solicitud de servicio y que el conductor cumpla también con todos los requisitos de ley y de exigencia por parte del cliente.


de carga


Sistema

6.Despachar y elaborar Documentos de Viaje

Despachar documentalmente el vehículo en el sistema de información de la compañía.

Remesa Orden de Carga Manifiesto Hoja de Ruta


de Carga


Remesa Orden de

Carga Manifiesto Hoja de

Ruta7. Revisar y Revisar en el software de Administrador Código ministerio





reportar manualmente a ministerio despacho si fue generado el

código del Ministerio de Transporte para un manifiesto específico, en caso negativo, generarlo manualmente, si al final el software no generó el código, enviar reporte a soporte con el error.

de Operaciones de Carga


Coordinador Oficina

Barranquilla

Coordinador oficina

Cartagena

Correo a soporte software de despacho.

8.

Reportar programación de vehículo

Se envía al cliente propietario de la carga, orden de carga, correo electrónico o web service de acuerdo al cliente.La información mínima contenida en el correo electrónico de contemplar:

Número de Placa de Vehículo

Número de Placa de Remolque

Capacidad de carga del Vehículo

Nombre de Conductor Cedula de Conductor Nombre de EPS afiliado Nombre de ARL afiliado Origen Destino Cliente Producto

Director de Operaciones


de CargaCoordinador Oficina Bogotá

Correo electrónico.

Sistema información de

cliente

9.Despacho del

vehículo

El conductor se dirige a la planta extractora de origen para iniciar el procedimiento de cargue.

cliente N.A





10.Realizar reporte

de tráfico.

Se envía al cliente el seguimiento de la ubicación del vehículo.

Si se presenta alguna anomalía durante el transporte, Cargue o descargue se debe tomar planes de contingencia especificados en el plan de emergencia de la compañía.

Correo electrónicoInforme de Tráfico

11.

Realizar seguimiento al descargue del

vehículo.

Si se presentan demoras en el descargue ya sea en puertos y/o planta de cliente, el conductor informa al controlador de tráfico la anomalía y éste a su vez informa a los administradores de operaciones carga y Director de operaciones para que tomen las acciones pertinentes.

Director de Operaciones.

Controlador de tráfico

Reporte de trafico

12.

Cumplir viaje.

Los documentos de prueba de entrega de los viajes efectuados, los transportadores los envían a las oficinas de OLC, estos son:

Manifiesto Hoja de Ruta Remisión de Cargue Remisión de Descargue

Con la información establecida en las remisiones de cargue y descargue, se registra en el sistema teniendo en cuenta cada


de Carga


Informe General de Remesa y

Manifiesto





manifiesto al que corresponda, verificando fletes y tarifas.

13.

Recuperación de anticipos

Se realiza la gestión con proveedores a los cuales se entregaron anticipos y que no realizaron el servicio para que devuelvan el dinero. Esta gestión se realiza a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos o visitas personalizadas.


de Carga


Correo electrónico

proveedores y se tomarán las acciones correctivas del caso. 6. OTRAS CONSIDERACIONES.

N.A.

7. REGISTROS

Registros generados por SILOGTRANS.

Orden de cargue Remesa Manifiesto

8. ANEXOFlujoGrama






CONTROL DE CAMBIOS.Fecha Versión Descripción del cambio

02-Oct-2012 01 Creación del documento

02-Ene-2013 02 Se cambia el sistema Gestrans.net por SILOGTRANS.

01-Feb-2013 03 Se eliminó el recibo de la orden de servicio, en su lugar se recibe correo electrónico de solicitud de

servicio por parte de C.I. BIOCOSTA SA.

16-04-2013 04 Se crea el cargo de controlador de tráfico y el formato reporte de tráfico

05 13-Junio-2014 Se cambia nombre de administradores de carga, se agrega el cargo de coordinador de oficina en Bogotá y se cambia metodología y redacción.

06 21-Abril-2015Se incluyen responsabilidades de Director de Operaciones, creación de rutas en el sistema.

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