ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL...

ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG

Instructor: Susana Gabriel LópezUnidad de Enlace

TemasTemas

Administración de documentosAd i i ió d d i Administración de correspondencia

Documento Expediente Expediente Clasificación de la información Formato Portada de expediente Formato Portada de expediente

Administración de documentosAdministración de documentos

T d d d hi ió d Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de

i i i i l d hii i i i l d hiun sistema institucional de archivossistema institucional de archivos

Art 18 Ley de ArchivosArt. 18 Ley de Archivos


Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización,

circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y

racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticasoperativos y las estructuras archivísticas.


Archivación de documentosArchivación de documentos


Clasificar

c vac ó de docu e osc vac ó de docu e os

Ordenar … la documentación

Describir

JARD Corporativo S.C2013

Gestión de la informaciónGestión de la información

Producción

Integración

Clasificación y ordenación

Gestión de la Información

Clasificación y ordenación

DescripciónCiclo vital

Acceso

Valoración

ConservaciónConservación

Difusión JARD Corporativo S.C2013


Ci l Vi lCi l Vi lCiclo VitalCiclo VitalFase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de

A hiArchivos

Activa Uso frecuente para la atención de trámites y asuntos

Archivo de Trámite

asuntos

Semiactiva Uso de referencia, conservación precautoria

Archivo de Concentración

Hi tó i U A hi Hi tó iHistórica Uso testimonial/investigación

Archivo Histórico

Administración de correspondenciaAdministración de correspondencia

Correspondencia de Entrada

pp

Correspondencia de Entrada

a. Revisión de contexto y contenido

b. Recepción (acuse de recibo)

c. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados)

d. Turno al área que atenderá el asunto

Administración de correspondenciaAdministración de correspondenciapp

Control de GestiónSeguimiento (mediante volante de control o sistema automatizado)

Control de Gestión

Nombre y logotipo del HospitalFecha:N b d l á dNombre del área generadoraNombre del remitenteNo. de referencia del documentoIndicacionesFirma de recibido

Administración de correspondenciaAdministración de correspondenciapp

Correspondencia de Salida

a. Revisiónb. Registro (en formato oficial o sistema)c. Despachod. Control y seguimiento de envío

Integración de la Información Archivística

Documento de archivoDocumento de archivo

D fi i ió

El que registra un acto administrativo jurídico fiscal o

Definición

El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el

ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos bli d i d di d l l obligados, independientemente del soporte en el que se

encuentren.

Art. 4 fracción XX


D fi i ió

A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,

Definición

A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,

contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las

facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.

Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico

MAAGTA


C t í ti

1. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo

Características

2. Posee valores administrativos, legales, fiscales3. Con frecuencia es exclusivo y único4 Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas4. Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas5. Es referencia y testimonio de la acción gubernamental6. Debe estar plenamente identificado con datos que permitan

ió hi í i d b d d su agrupación archivística, esto es, deben contener datos de contexto y contenido


Varios formatos, un solo concepto archivístico

Circular o atenta notaMemorándum

Oficio

Multisoporte en papel

Contexto y contenido del documento de archivoContexto y contenido del documento de archivo

1

21. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa

productora3. No. de identificación

2

3

5

asignado al documento4. Breve extracto del asunto

de que trata5. Fecha del documento

4

6

7

6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas 8p10. Siglas del funcionario

que elabora el documento y de quien lo mecanografió

8

910g

Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde

Documento electrónicoDocumento electrónico

Art. 22 MAAGTA

1.Considerar como documentos de archivo electrónicos i t i ió l i t para su registro y, en su caso incorporación al sistema

de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo aquéllos que sirvan de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de

sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades

administrativas, y que cumplan con las características siguientes:


a) Los documentos electrónicos y los digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites:

b) Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos a l l d l d d d los utilizados por las unidades administrativas, y

c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que ) q p p qsean creados para el sistema o herramienta, a fin de mantenerlos o preservarlos en el tiempo.


Cl ifi l d t d hi l t ó i l Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística.

Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las características de p q pseguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia.

Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documentalbase en su vigencia documental.


Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico.

I. Vinculo a anexos, cuando existan;N b ió d l i t f t II. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, y

III Plantillas requeridas para interpretar la estructura III. Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.


I f ió id t l d t d Información requerida para mantener los documentos de archivo electrónicos en el tiempo.

I. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software;II. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo

servidor o equipo institucional de almacenamientoIII. Reporte de eventos: cambio de la función a otro

departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa.

IV. Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y

V. Reporte de siniestros o daños al material digital.p g


V. Mantener accesible a su lectura los documentos de hi l t ó i l té i l l archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se

establezca en el catálogo de disposición documental

VI. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de q palmacenamiento administrados por la UTIC

Expedientep

Unidad documental constituida por puno o varios documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto actividad o trámite de mismo asunto, actividad o trámite de

los sujetos obligados.

Art. 4 fracción XXIII

Características del Expedientep

Se integra en forma lógica y cronológica Se integra en forma lógica y cronológica

Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren como originales

Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen

D b j bl ( á i 10 ) Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm.)

Se identifica con una portada estandarizada

Expedientep

ient

eex

ped

la d

e e

cará

tum

ato

cFo

r

Conjunto de documentos

Fondo

producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se

identifica con el nombre de este último

Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones

de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones Subdirección de Subdirección de SegSeg. . ProgProg. y Diseño . y Diseño OrgOrg..

SecciónSección Sección

plegales aplicables.

Subdirección de Subdirección de SegSeg. . ProgProg. y Diseño . y Diseño OrgOrg..

Serie SerieDivisión de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el

Informes InstitucionalesInformes Institucionales Unidad de EnlaceUnidad de Enlace Programas especialesProgramas especiales

Expedientes

desarrollo de una misma atribución general y que versan

sobre una materia o asunto específico

Solicitudes de acceso.Solicitudes de acceso.

Expedientes

DocumentosDocumentos

Portada de expedientePortada de expediente

Funciones

Coordinar la elaboración de informes y Coo d a a e abo ac ó de o es y reportes de programas gubernamentales vigentes (Transparencia y Rendición de Cuentas, Investigación, Perfil de Población Atendida, entre otros), e institucionales , ),(Capacitación) a efecto de cumplir con los requerimientos de información ante las instancias correspondientes.

Funciones vs inventarioFunciones vs inventario

Clasificación de la Información

Información Reservada

Artículo 14. También se considerará como información reservada:I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada,

comercial reservada o gubernamental confidencial;comercial reservada o gubernamental confidencial;II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como

tal por una disposición legal;III. Las averiguaciones previas;IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma

de juicio en tanto no hayan causado estado;V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se

haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, oVI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte

del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.

LFTAIPG

Clasificación de la Información

Información Confidencial

Artículo 18. Como información confidencial se considerará:I. La entregada con tal carácter por los particulares a los

sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19, yArtículo 19, y

II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley

LFTAIPG

Formato portadaFormato portada

Expedientaciónp

Consiste en clasificar el Documento, abrir el expediente escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año. // Es la operación que consiste en agrupar los Documentos

que tratan de una mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un

di t l l b bi t i t expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.

ORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓNORDENACIÓN

Definición:Definición:

Método de ubicación física (topográfica) de los expedientes en los depósitos de archivo, a través

de la elección de un criterio de ordenación determinado

Ordenar no es igual a Clasificar

40

MÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACIONMÉTODOS DE ORDENACION

El mobiliario donde se depositan los archivos El mobiliario donde se depositan los archivos debe también identificarsedebe también identificarsedebe también identificarsedebe también identificarse

Archiveros, estantes, cajasArchiveros, estantes, cajasE1N1 E2N1 E3N1

E3N2E2N2E1N2

E3N3E2N3E1N3

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