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U-2 Organización del departamento

de Compras

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Organización

Toda empresa, sea pequeña, mediana o grande, debe aplicar el proceso administrativo (previsión, planeación, organización, integración, dirección y control).

Para que su funcionamiento sea eficiente, ello le permite crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de la empresa.

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Organización

Organización, es toda aquella entidad social en la que varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos.

También debe entenderse que al organizar una empresa, se armonizan todos los recursos con que cuentan (humanos, materiales e intangibles), para la consecución de sus objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se proyecten y controlen todas las funciones de la empresa

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Organización

La organización de una empresa permite, establecer un sistema con características de funcionalidad y orden además de coordinar y controlar sus funciones con eficiencia, asegurando el rendimiento adecuado de todos los recursos disponibles, todo lo anterior con el propósito de alcanzar sus metas mediante una estructura precisa que clarifique una división de actividades y muestre como se relacionan estas, el grado de especialización que alcanzan y su jerarquía o autoridad

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Estructura Organizacional

Es la interacción de las partes que componen una empresa; especifica la división de actividades y muestras de la relación entre funciones o actividades y tiene como elementos fundamentales:

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Estructura Organizacional

La especialización de actividades, que es la agrupación en unidades de trabajo, también llamada departamentalización.

La estandarización, que uniforma de manera congruente las instrucciones y normas a partir de políticas y procedimientos hacia los subordinados

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Estructura Organizacional

La Coordinación, que posibilita la armonía y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar sus objetivos.

El tamaño, con el cual se determina si una empresa es pequeña, mediana o grande y bajo qué sistema trabajará:

Centralizado, descentralizado o mixto

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Estructura Organizacional

Mediante la estructura organizacional se puede visualizar si la empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto para la toma de decisiones.

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En principio para lograr una adecuada organización del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos:

Objetivos

Determinar con claridad los objetivos del departamento de compras que indiscutiblemente serán congruentes con los de la empresa

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Funcionalidad:

El trabajo debe ser coordinado para alcanzar los objetivos propuestos

Organización:

Se debe establecer el tipo de organización que más se adapte a las necesidades y propósito de la empresa y crear la estructura organizacional que defina el sistema bajo el cual trabajará

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Tipos de Organización

o Lineal: De arriba abajo

o Funcional: Delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de línea; actividades limitadas y definidas

o De asesoría o staff: Estructura organizacional con apoyo de especialistas para la toma de decisiones

o Combinado: Con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyados en especialistas para la toma de decisiones

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Organización de departamentos de compras

En una empresa pequeña, se entiende que el volumen de compras es mínimo y poco heterogéneo, por lo que se puede organizar de tal forma que dicha función recaiga en una sola persona con un asistente que le auxilie para realizar trabajos complementarios.

Este tipo de organización no implica ningún problema y se trabaja de manera centralizada

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Organización de departamentos de compras

En una empresa mediana, donde la actividad de compras es más compleja, la organización deberá ser de otra índole y con personal más capacitado y en algunos casos, con cierto grado de especialización.

Se puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado

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Organización de departamentos de compras

En una empresa grande, donde la tarea de compras es más amplia y especializada, la organización de este departamento deberá estar bien definida en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas y objetivos y dependiendo de su naturaleza.

Se puede establecer una organización centralizada, descentralizada o mixta.

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Su Funcionamiento al cumplir objetivosLas microempresas por lo regular se apoyan para su organización en la experiencia e intuición de sus propietarios o socios, otras deciden apoyarse en especialistas, y las menos tienen una organización más formal donde claramente se observa que su estructura organizacional es compleja y funcional, con modelos propios para el logro de sus objetivos

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Su Funcionamiento al cumplir objetivosEn las empresas medianas, los socios normalmente ocupan los cargos de dirección más importantes, aun sin tener la experiencia que ello requiera; la razón, cuidar su inversión y no correr riesgos.

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Su Funcionamiento al cumplir objetivosEn las empresas grandes, es común que los puestos directivos sean ocupados por verdaderos especialistas con experiencia, capacidad y astucia, entre otras aptitudes y los socios son los que conforman el consejo de administración, con todas las facultades para modificar la estructura organizacional de su empresa, si a su juicio consideran que ello les permite alcanzar sus objetivos

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Personal de Compras

El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética.

Lo anterior obedece a las cantidades de dinero que maneja o a las partidas presupuestales de su área

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Personal de Compras

El personal de compras debe actuar con una conducta libre de toda sospecha al realizar las adquisiciones de cumplir con el siguiente perfil:

• Honradez• Integridad• Equidad• Propiedad• Responsabilidad

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Personal de Compras

También en materias de compras, el personal de dicho departamento debe actuar con cortesía y lealtad hacia los proveedores.

El comprador NO debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores, por razón de las excesivas atenciones que tuvieran con él, aun cuando pudieran considerarse dentro de las llamadas “Cortesías comerciales”

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Comité de Compras

Dicho comité es común en empresas grandes, y se constituye por acuerdo de los consejos de administración de las mismas, integrándose con directivos de otras áreas relacionadas con el área de compras

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Comité de Compras

Este comité tiene como propósito fundamental establecer mecanismos de coordinación necesarios que permitan el desarrollo transparente y eficaz de las actividades del área.

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Comité de Compras

Frecuentemente están conformados por las siguientes áreas:

El director general de la empresa Finanzas Producción Contabilidad Compras

Almacén Crédito y cobranzas, entre otros.

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Algunas atribuciones del comité

Establecer las bases sobre las cuales deben formularse las adquisiciones derivadas del presupuesto.

Aprobar y modificar, según sea el caso, los programas de adquisiciones.

Vigilar el funcionamiento estricto de las adquisiciones

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Algunas atribuciones del comité

Establecer políticas y normas que deben observarse en las adquisiciones y selección de proveedores

Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución del programa integral de adquisiciones

Recomendar la rotación o reorganización del comité para darle la debida transparencia a todas las compras de la empresa.

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Sistema de Compras

Sistema Centralizado:

Este sistema tiene 2 significados, el primero se refiere a la concentración de autoridad en un departamento y el otro más común al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales , aunque haya diversas sucursales en distintos lugares

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Ventajas de un Sistema Centralizado Un mayor control sobre el volumen de

las compras

Facilita el control de las piezas compradas, así como la calidad de las mismas

Mayores descuentos en grandes volúmenes de compras

Utiliza menos personal de compras

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Ventajas de un Sistema Centralizado Permite procedimientos uniformes y un

mejor control sobre ellos

Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminución de inversiones

Evita duplicidad de funciones

Reduce considerablemente el papeleo

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Desventajas de un Sistema Centralizado En situaciones urgentes no siempre se

pueden atender rápidamente los requerimientos

La perdida de personal valioso, repercute más en este sistema que en el descentralizado

El personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales.

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Desventajas de un Sistema Centralizado El personal de compras tiene más

carga de trabajo

Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursales

Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacén general a otras sucursales

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Sistema Descentralizado:

En este tipo organización existen varios grupos independientes de compras que reporten a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.

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Ventajas de un Sistema Descentralizado En situaciones urgentes se pueden

realizar compras en forma más rápida

Formar personal más experimentado y especializado

Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad

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Desventajas de un Sistema Descentralizado La empresa tiene menos control sobre

las compras regionales

No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas

Los descuentos son menores

Se utiliza más personal de compras

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Sistema Mixto:

Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y si les favorece en la continuidad, volúmenes y condiciones de entrega.

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Sistema Mixto:

Sin embargo cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben ser aprobadas por el comité de compras, o que la alta dirección considera elevadas, las compras se llevan a cabo de manera centralizada, es decir que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizadas se dice que esta operando bajo un sistema mixto

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Políticas de Compras

La política por extensión significa arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado.

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Políticas de Compras

Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de compras, debe establecer sus políticas respecto al sistema de compras que emplea la empresa. Ya que el mismo afectará a toda una serie de políticas internas, relativas a la línea de autoridad, procedimiento y relaciones interdepartamentales y definirá el alcance y responsabilidad del departamento de compras.

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Estas políticas deben:

Reflejar los objetivos y planes del departamento.

Elaborarse por escrito

Ser flexibles, discretas, sencillas y claras

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Los objetivos deben:

Establecer criterios para tomar decisiones

Ser una herramienta administrativa

Delimitar las responsabilidad de compras

Darse a conocer a todo el personal de compras

Revisarse y actualizarse periódicamente

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Algunos ejemplos de políticas de compras son:

Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones

Todas las adquisiciones de la empresa deberá realizarlas el departamento de compras

Todas las importaciones de maquinaria y equipo será autorizadas por el comité de compras

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Algunos ejemplos de políticas de compras son:

Las requisiciones deberán describir claramente las especificaciones y la fecha en que se requieran los materiales

Todas las compras superiores a un millón de pesos deberán estar autorizadas por el comité de compras de la empresa.

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Procedimiento para la realización de compras:

En un procedimiento se documenta la secuencia lógica del deber ser del departamento de compras, para delimitar correctamente los pasos a seguir y determinar exactamente quien lo debe hacer en el se incluye:

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Procedimiento para la realización de compras:

1.- La requisición: Se reciben las requisiciones provenientes del departamento de almacén, debidamente autorizadas.

2.- Localización de las fuentes proveedoras: Se identifica a los proveedores que tengan los materiales requeridos en la plaza, región, e incluso en el extranjero

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Procedimiento para la realización de compras:

3.- La solicitud de cotización: Se solicitan cotizaciones por vía telefónica, fax, correo o a través de mensajero o correo electrónico.

4.- La cotización: Documento que envían los proveedores en el que se indican precio, condiciones de entrega, condiciones de pago y garantía entre otros.

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Procedimiento para la realización de compras:

5.- Cuadro comparativo: Se elabora un resumen o comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores.

6.- La negociación : Es la etapa más importante del proceso; en ella se negocian las condiciones de pago, entrega, precio, calidad etc. De los materiales buscando siempre el beneficio mutuo.

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Procedimiento para la realización de compras:

7.- Orden de compra o pedido : Se elabora un pedido en firme u orden de compra al proveedor que ofrezca las mejores condiciones señaladas en el punto anterior.

8.- El seguimiento de órdenes de compra : Se establecen formas de control para activar las órdenes de compra fincadas a los proveedores y se vigilan las entregas que éstos realizan

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Procedimiento para la realización de compras:

9.- Recepción de materiales: Se reciben las mercancías en el departamento de almacén

10.- Comprobación exacta de las mercancias : Se realiza una comprobación exacta de las mercancías recibidas, con el pedido u orden de compra fincada

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Procedimiento para la realización de compras:

11.- Envío al departamento de cotabilidad de todos los documentos para su pago: Se deben presentar al departamento de contabilidad todos los documentos inherentes a la orden de compra o pedido (factura, orden de compra, acuse de recibo, entre otro), para trámite de pago.

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Procedimiento para la realización de compras:

12.- Punto de recompra: El departamento de almacén determina el punto de recompra a través del sistema que haya elegido (por ejemplo máximos y mínimos)

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Manual de Compras:

El manual de compras, proporciona una idea clara, lógica e integral de como opera el área de compras y precisa los pasos que debe de seguirse en cada una de las actividades que realiza.

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Manual de Compras:

Normalmente este manual debe considerar, entre otros los siguientes puntos:o Introduccióno Índiceo Objetivoo Misióno Visióno Estructura orgánica de la empresa y del área de compras

o Políticaso Procedimientoso Diagrama de Flujoo Formatoso Instructivo para su usoo Glosario

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Como planear las compras de una empresa:

En el caso de una empresa industrial, el departamento de producción determinará la frecuencia y la cantidad de materias primas que deban adquirirse, en razón de la labor que haya realizado el departamento de ventas

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Como planear las compras de una empresa:

Cuando es una empresa que solamente se dedica a la comercialización de productos, las compras y volumen de las mismas se determinarán básicamente por las condiciones de pago y el ritmo de las ventas.

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Como planear las compras de una empresa:

En las empresas importantes las compras deben basarse en métodos científicos y racionales, de manera que pueda realizarse de modo correcto.

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Como planear las compras de una empresa:

Para ello es de utilidad el pronóstico, que es un indicador que permite hacer conjeturas para tratar de determinar cuándo y cuanto se debe comprar y así encontrar el equilibrio adecuado entre ambos términos.

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Como planear las compras de una empresa:

Algunas técnicas cuantitativas para pronosticar son las siguientes:

Pronóstico

Método de consumo del Ultimo Periodo

Análisis de Pareto

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Método de Consumo del Último Periodo:

Por lo tanto, para 2014 se estima un consumo similar de 10 toneladas, lo que permitirá prever compras iguales al último periodo anterior:

Método de promedio móvil

Año Toneladas

2009 10

2010 20

2011 30

2012 40

2013 50

150/ 5= 30

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Método de Consumo del Último Periodo:

Se observa que las cantidades consumidas en los últimos 5 años son diferentes y el promedio ha sido de 30 toneladas, por lo tanto para el 2014 se estima que se consumirán 30 toneladas.

Lo que permite prever compras mínimas de 30 toneladas, más alguna reserva intocable para cubrir contingencias.

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Análisis de Pareto

Un buen indicador para diseñar una adecuada planeación de compras es la consideración del análisis de pareto, también conocido como análisis de ABC.

En virtud del examen minucioso que se realiza con los diversos artículos existentes en almacén, clasificados en 3 grupos (A,B y C), aquí la base del análisis es el valor que tienen los artículos consumidos

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Análisis de Pareto

Si todos los artículos del inventario se listan y para cada artículo se procede a multiplicar el Costo Unitario por la cantidad que se utiliza en un año determinado, se obtendrá el valor del costo anual

Si se clasifican dichos artículos conforme a su valor, se obtendrá un listado de todos los que se tienen en el inventario, ordenados conforme a su valor.

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Análisis de Pareto

Por se observa que aproximadamente 70% del costo de los materiales es atribuible a 10% de los artículos almacenados, que se denominan artículos tipo A.

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Análisis de Pareto

Los artículos tipo B se consideran intermedios; representan 20% del valor del consumo y constituyen también 20% de los artículos almacenados.

Los artículos tipo C son heterogéneos y de poco valor, son muy numerosos y muestran una parte insignificante del costo de los materiales almacenados, además de tener una rotación lenta y que siguiendo con el ejemplo representan 10% de ellos.

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Análisis de Pareto

Por lo tanto el análisis permite concluir que la mayor atención debe estar en los artículos tipo A, estableciendo controles estrictos, formas precisas y adecuadas para las compras que realice una empresa, en virtud de la inversión que representan.

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Análisis de Pareto

Análisis de Pareto a de

ABC

% de existencia de las mercancías

A-10B-20C-70

% de valor de las mercancías

702010

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También pueden planearse de acuerdo a su uso e importancia en:

o Artículos que se consideran indispensables (materias primas)

o Artículos de consumo inmediato o directo, que no necesiten almacenamiento (mobiliario y equipo de oficina

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o Artículos de consumo esporádico o con fines muy particulares; su almacenamiento es mínimo y transitorio (refacciones para el departamento de producción o mantenimiento)

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Función de un sistema de compras

El sistema de compras se compone de las funciones que a continuación se enlistan y siguen una secuencia lógica:

1.- Adquisiciones: Precio, Calidad, Cantidad, Condiciones de entrega, Condiciones de Pago y Servicio Post venta.

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2.- Guarda y Almacenamiento: Recepción, Verificación en cuanto a dimensión, peso y medida, Clasificación e Inventario.

3.- Proveer a producción: Tipo de Material, Cantidad, Dimensiones, pero y medida

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Por otra parte, las adquisiciones son una práctica comercial que depende de diversas circunstancias:

1.- Fuente de aprovisionamiento: En el país, en el extranjero.

2.- Clase y costo de empaque: Terrestre, marítimos y aéreos

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3.- Condiciones y cotizaciones de los mercados:

• Procedencia agrícola: Depende de las cosechas, abundantes o escasas de las mismas y de su existencia, que determinan la oferta y la demanda

• Si son de extracción minera: Las cotizaciones pueden fluctuar según la zona de explotación, las clases de los materiales y el costo de la mano de obra.

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3.- Condiciones y cotizaciones de los mercados:

• Si proceden de otras industrias: Los precios pueden depender de su grado de transformación, de la oferta y la demanda de los productos, atendiendo principalmente a su calidad y existencias.

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Uno de los aspectos esenciales a considerar en las compras está el análisis de valor, directamente relacionado con el precio, en cuyo caso el comprador debe analizar también las características técnicas de los materiales conjuntamente con el precio de compra.

El análisis de valor es una investigación o revisión integral de las materias primas o materiales comprados.

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En concreto análisis de valor lo definimos, un enfoque ordenado y creativo que tiene como objeto la identificación, de una manera eficiente, de los costos innecesarios, o sea de aquel costo, que no aporta calidad, utilidad, vida, apariencia ni ventajas para el cliente