Organización y Ejecución de Eventos

8/17/2019 Organización y Ejecución de Eventos

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ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE UNEVENTO

COORDINACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL - FACSO

Alejandro N!"or

Al#e$da Adr$ana

Gar%&a In'r$dOrd()e* Yen$+er

Re,e! Rd,

Saa.edra Vane!!a


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Contenido

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RESUMEN

Organizar y ejecutar un evento es el resultado de una cuidadosa planificación. A partir de este

momento se an eliminado las alternativas y se le da vida a lo !ue originalmente era una simple

idea. Este proceso no es sencillo" pues en mucas ocasiones re!uiere la armon#a de varios

elementos !ue no necesariamente tienen nada !ue ver uno con otro. Un t$cnico en sonido no

puede estar al tanto de la alergia de la !ue un invitado al evento padece" o un proveedor de

alimentos y %e%idas no puede instalar el e!uipo de audio de acuerdo al n&mero de asistentes.

'or este motivo la organización y ejecución de un evento de%en ser %astante disciplinadas" pues

%asta con !ue uno solo de estos detalles salga mal para !ue ece a perder el evento en su

totalidad. El siguiente tra%ajo de investigación se enfoca en estos puntos" las precauciones !ue

de%en tomarse durante e incluso despu$s del evento de tal manera !ue e(ceda las e(pectativas

generadas y se logre fidelizar al cliente.


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)N*RO+U,,)-N

a organización de un evento es una etapa importante una vez !ue una simple idea a tomado

forma y est/ destinada a convertirse en una realidad. 0eneralmente" los eventos %uscan una

proyección social" lo cual !uiere decir !ue %uscan notoriedad. +e a# la razón por la cual son

anunciados con %astante anticipación. Usemos un ejemplo. El siguiente Mundial de 1&t%ol se

cele%rar/ en Rusia" en el a2o 3456" sin em%argo" desde ya se est/n acondicionando los estadios"

los oteles y los diversos servicios !ue ser/n ofertados para la cita deportiva.

A!u# entra en juego tam%i$n la pu%licidad" cuyo o%jetivo es el de poner en vitrina un producto

!ue pueda atraer potenciales clientes. No solamente estamos a%lando de camisetas y %alones"

sino de todo el conjunto de %ienes y servicios !ue podr/n necesitar los clientes 7alojamiento"

restauración" transportación" etc.8 *odo este proceso re!uiere de muca organización" y su $(ito

depender/ de cuan disciplinada sea ese plan de acción" y es lo !ue deseamos presentar en el

siguiente tra%ajo de investigación. Naturalmente" de%e e(istir una planificación previa en la !ue

se tomen en cuenta asta los m/s m#nimos detalles.

El primer paso es sin duda tener conocimiento de la tem/tica del evento" pues todos esos

detalles !ue se mencionaron anteriormente son los !ue marcar/n la diferencia y con este dato

tendremos un punto de partida acerca de lo !ue se va a necesitar. Esto conlleva a definir cu/les

son los o%jetivos del evento" y en el caso !ue sea de #ndole comercial entran otros aspectos !ue

tienen !ue ver con el espacio para pu%licidades. Otra caracter#stica en la organización de un

evento es sa%er el presupuesto con el !ue se va a tra%ajar" para poder distri%uirlo acordemente

con las actividades !ue se vayan a realizar previas al evento" ll/mese contratar e!uipos de audio

o la contratación de un animador o maestro de ceremonias.


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Una vez !ue est/n claros estos puntos" lo siguiente es la selección del lugar !ue acoger/ el

evento. +ependiendo del n&mero de asistentes" si es al aire li%re o en alg&n local cerrado" o si se

va a realizar de d#a o de noce" entre otras cosas" se ar/ la elección del lugar idóneo para el

evento. 9ay !ue tener en cuenta !ue las actividades no se aca%an con el final del evento" por lo

tanto" es necesario contar con la opinión de los invitados.

Esta organización implica" de igual forma" rodearse con el personal de apoyo lo

suficientemente responsa%le para poder delegar tareas en caso !ue se trate de un evento tan

grande !ue re!uiera la intervención de varias personas" y aun as#" se de%e tener un plan

alternativo en caso de cual!uier imprevisto.

Ejecutar un evento es la segunda parte de esta investigación" y es la fase en la !ue se

desarrolla el acto" propiamente dico. Esto significa poner en marca todo a!uello !ue fue

previamente planeado y !ue se a producido. ,ada punto de%e realizarse cumpliendo con un

cronograma previamente esta%lecido" y de%e !uedar registrado en lo !ue se denomina un

:cec;list


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Ser/ entonces necesario asignar un n&mero fijo de las mesas !ue cada mesero atender/" y se

de%en coordinar los tiempos de servir una entrada y un plato fuerte. *omemos otro ejemplo. Si

en el mismo evento a%r/ la intervención de una o m/s personas" se de%e pro%ar el e!uipo de

sonido para asegurarse !ue funcione sin ning&n pro%lema o ajustar el volumen para !ue no vaya

a ocasionar molestias. a &ltima fase luego de a%erse realizado el evento" como se dijo

anteriormente" es evaluar todas y cada una de las actividades desarrolladas.

Si lo !ue se pretende es ser una empresa l#der en planificación y montaje de eventos" se de%e

mejorar las cosas !ue se icieron %ien" y se de%en tratar de corregir todas a!uellas situaciones

!ue no produjeron el resultado deseado. astimosamente las empresas !ue %rindan %ienes"

servicios" o am%os" tienen muy pocas oportunidades de causar una %uena impresión" por lo cual

es necesario darle toda la seriedad del caso.

Agradecemos nuevamente la oportunidad de conocer un poco m/s acerca de este tema" !ue

sin dudas est/ vinculado a nuestra carrera universitaria" ya !ue dominarlo y capacitarse en $l

solamente catapultar/ nuestras opciones de ser parte de $l.


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ME*O+OO0=A

a realización del presente tra%ajo es una investigación documental" lo cual !uiere decir !ue

la información recopilada se %asa en su totalidad en fuentes" como su nom%re lo indica" de #ndole

documental.

a metodolog#a usada" de%ido a la naturaleza del tema" es inevita%lemente cualitativa" ya !ue

la información o%tenida no se puede cuantificar ni medir con n&meros. No e(iste una ta%la de

medición de satisfacción del cliente" ya !ue en una materia como la planificación de eventos" el

recurso umano es el !ue dicta los procesos.

No e(iste un tiempo m#nimo ni m/(imo esta%lecido para la organización de un evento"

aun!ue lo !ue s# se necesita acer es organizarse con el de%ido tiempo de organización para

poder cu%rir todos los puntos necesarios y poder prevenir imprevistos de cual!uier tipo !ue se

llegaran a presentar en un momento dado.

a metodolog#a cualitativa incluye entrevistas" o%servación de campo y cuestionarios o

encuestas. Sin em%argo" la presente" pese a no incluir estas t$cnicas de recopilación de datos" s#

a o%tenido las citas provenientes de a!uellos>as especializados en este tema" y con eso se a

encontrado un respaldo para sustentar el desarrollo. Se an consultado tam%i$n diversas fuentes

fia%les del internet para poder e(presar los argumentos con mayor nitidez.


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:

ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS

a organización de un evento es una potente y eficaz erramienta de mar;eting promocional

puesto !ue nos permite acercarnos y conocer al cliente" comunicarnos con $l y ofrecerle" de

forma directa y ama%le" los productos y>o servicios de nuestra empresa.

:Un organizador de eventos coge la visión !ue t& tienes para el gran d#a y lo convierte en

realidad mientras t& te diviertes en el proceso


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;

'lantear su valor diferencial" para lo cual de%emos conocer !u$ asuntos se van a tratar" la

personalidad de los asistentes" las organizaciones !ue convocan o patrocinan el evento y los

asistentes @)'. a unión de estos aspectos generar/ atractivo e inter$s al evento.

Estudiar las de%ilidades y las fortalezas" de%emos procurar reducir las de%ilidades y evitar

perder las fortalezas.

,onocer los recursos internos en la empresa y las personas !ue componen nuestro grupo de

tra%ajo.

Ser creativos" el evento de%e ser original" pero so%re todo crear un entorno y una e(periencia

coerentes y !ue consigan los o%jetivos de comunicación. )maginar" innovar y aprender de la

e(periencia de otros" potenciar lo !ue nos gustó de otros eventos adapt/ndolo a nuestra empresa

y su sector.

+efinir el programa" el cómo darle ritmo y asegurar !ue fluya. Organicemos la agenda del

evento de forma clara y atractiva.

Selección de los proveedores" !u$ tipos de proveedores %uscamos" sus caracter#sticas" los

riesgos y oportunidades !ue representa cada tipo y coordinarlos para una m/(ima calidad de

tra%ajo y para evitar riesgos.

&s!ueda y selección del lugar donde se llevar/ a ca%o el evento y si es adecuado para

nosotros" por su acceso y capacidad.


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'u%licitar el evento nos ayuda a construir marca. a pu%licidad de%e ser creativa para !ue

llame la atención y el p&%lico acuda. +e%emos valernos de todos los medios !ue podamos?

telemar;eting" internet" mensajes de correo electrónico" mar;eting directo personalizado"

relaciones p&%licas" cola%oraciones con medios de comunicación 7radio" *@" periódicos8" los

socios de la empresa" todo.

:Una de las m/s grandes tendencias !ue est/n marcando los eventos es !ue la gente !uiere

algo fuera de serie" salido de lo tradicional


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En la división del tra%ajo primero se esta%lece el nivel de autoridad y las funciones de

cada individuo del grupo. Es decir jerar!uización.

uego el ,omit$ de organización del Evento tiene a su cargo la tarea de delegar

responsa%ilidades y de asegurar !ue los pasos adecuados se lleven a ca%o puntualmente.

El comit$ de organización del Evento de%e crear su%comit$sB grupos de personas a cargo de la

organización de partes espec#ficas del evento. Ejemplos de su%comit$s incluyen? el comit$ de

alimentos" el comit$ de entretenimiento" el comit$ de pu%licidad y el comit$ de dirección devoluntarios.

El d#a del evento" cada su%comit$ tiene la responsa%ilidad de planificar la log#stica y dirigir

las actividades espec#ficas de su /rea de responsa%ilidad. Sin importar la cantidad de su%comit$s

!ue el ,omit$ del Evento aya decidido formar" asegurarse !ue cada su%comit$ tenga o%jetivos

claros y un calendario de actividades previamente esta%lecido

-

,oordinación

C Organigrama 7sirve para indicar gr/ficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta

las jerar!u#as8

http://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtml


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C ,ronograma de Actividades 7consiste en una lista de todas las actividades a realizar con sus

fecas previstas de comienzo y final.

*$cnicas? +iagrama de 0antt D erramienta gr/fica cuyo o%jetivo es mostrar el tiempo de

dedicación previsto para cada tarea +iagrama de 'ertl. 8

En este momento entra en juego varios departamentos !ue se encargar/n del desarrollo de

cada uno de los aspectos implicados en el evento.

Ser/ la%or del account manager 7gerente de cuentas8 %uscar el mejor espacio para el evento"

respetando el n&mero de asistentes y teniendo en cuenta cu/l es su fin. 'aralelamente" tendr/ !ue

organizar otros aspectos log#sticos como la disposición otelera de la ciudad para alojar a todos

los participantes" organizar los viajes y medios de transporte necesarios para la movilidad de losmismos" desarrollar un plan de actividades l&dicas para los asistentes o la reserva de espacios

gastronómicos u organización del servicio de restauración y catering del evento.

'or su parte" el departamento de dise2o y creatividad ser/ el !ue se ocupe de dar un claim al

evento" crearle un storytelling y aportarle una imagen gr/fica en l#nea con la imagen corporativa

del cliente y vaya en consecuencia a los o%jetivos marcados para la acción.


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a creatividad es el elemento clave para marcar la diferencia. Analizadas las ideas y los

o%jetivos !ue se a marcado el cliente con el evento" se da comienzo a la fase creativa forjando

un concepto para el evento" dando forma a sus contenidos y desarrollando todas las aplicaciones

en las !ue est$ presente la imagen gr/fica 7invitaciones" carteles" escenograf#a" v#deos"

presentaciones de spea;ers" Fe% del eventoG8 *odos ellos constituyen elementos de atención y

a%lan de la capacidad de la agencia y el cliente de cuidar los detalles.

os elementos decorativos tam%i$n son de vital importancia para la puesta en escena. atematización y personalización del evento son un atractivo m/s !ue tiene !ue ser consecuente

con la empresa y sus o%jetivos de comunicación.

En esta fase de organización tam%i$n a%r/ !ue detallar todo el e!uipo audiovisual para la

puesta en escena. a iluminación acompa2a a la am%ientación y permite resaltar determinadas

zonas del evento con respecto a otras. Es necesario confeccionar un plano de iluminación !ue

contemple la u%icación de todos los e!uipos de iluminación !ue lleva el evento.

Otro de los factores a tener en cuenta es el e!uipamiento de sonido necesario para la

realización del evento" ya sea para la am%ientación con una m&sica de fondo o simplemente para

amplificar las voces de los spea;ers.


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Si el evento adem/s no es de car/cter interno tam%i$n de%es contemplar una fase de

pu%licidad y comunicación para el mismo. 9ay !ue pensar de !u$ forma se puede a dar a

conocer el evento ya sea a trav$s de redes sociales" pu%licidad en medios convencionales y

online o por medio de una campa2a de email mar;eting.

Unas semanas antes de la cele%ración del evento llega el momento de la visita de inspección

!ue no es m/s !ue una reunión !ue se ace con el cliente a los espacios en los !ue tendr/ lugar el

evento. En esta visita los event planners ven las posi%ilidades reales del espacio so%re el !ue sea estado tra%ajando previamente a partir de planos y fotograf#as. 9a%r/ !ue fijarse en detalles

ar!uitectónicos" en la iluminación y los suministros" si tiene espacio de almacenaje o cu/ndo y

cómo se puede acer el montaje y desmontaje.

:Nunca le digas !ue no a un cliente cuando te pida algo" as# sea la luna. Siempre puedes

tratar" y de todas maneras siempre a%r/ tiempo para e(plicarle luego por !u$ no fue posi%le


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planificado y !ue emos producido y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias

en la sede.

'ara !ue la ejecución sea perfecta se ar/ una reunión previa con todo el personal involucrado

en el evento para crear un plan de acción" resolver cual!uier duda y prevenirse a posi%les

imprevistos por medio de planes alternativos" en actos o eventos importantes" es muy

importante acer un ensayo general al menos con 3H oras de anticipación" para asegurar

!ue todo est/ en orden y en caso de !ue algo falle" poder corregirlo para !ue todo discurra

con normalidad llegado el d#a.

+urante el desarrollo de un evento lo m/s importante es la coordinación ya !ue intervienen

diferentes profesionales? responsa%les de decoración y montaje" t$cnicos audiovisuales" azafatas"

empresas de catering" artistas" ponentes" etc.

Esta etapa es la m/s intensa" la !ue re!uiere de mayor coordinación y supervisión" ya !ue para

este momento todo tiene !ue estar en marca" con las funciones delegadas a cada responsa%le"

con la log#stica %ien planificada y %ada punto de%e l levarse a ca%o tal y como se a

planif icado" aj us t/ndose al cal endar io y planing prev is to " as # como a sucorrespondiente cec;l is t y as# asegurarnos !ue todo el evento se cele%re con $(ito.


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De$u$ de! Evento

Una vez terminado el evento" llega la fase de evaluación con el !ue se cierre el proceso de

creación de un evento y en la !ue se mide si el retorno de inversión es la esperada. Una vezo%tenido el feedback interno" el resultado de las encuestas y el resto de datos" se de%e acer un

an/lisis de los resultados y documentar las conclusiones. Esta evaluación" permitir/ a los

organizadores sa%er con m/s e(actitud los resultados o%tenidos" y funcionar/ como punto de

partida para futuros eventos. a preparación de un informe final !ue incluya datos cualitativos y

cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los o%jetivos

preesta%lecidos se cumplieron o no" para esto cada su%comit$ de%e aportar su contri%ución en el

proceso de evaluación cuando el evento aya finalizado. os miem%ros del comit$ de%en realizar

un resumen !ue contenga lo !ue funcionó %ien y lo !ue no funcionó. Sus sugerencias pueden ser

de gran ayuda para el su%comit$ en el a2o siguiente.

El tra%ajo no termia con el evento" aora nos toca medir los resultados. Si an sido

esta%lecidos de antemano" podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa.

)dentifi!uemos cu/ntos negocios se an realizado 7contratos cerrados" contratos a pala%ra"

etc.8" medir cu/nto tiempo a dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento" calcular el

n&mero de asistentes" etc. 0uardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y

as# poder esta%lecer mejoras y evoluciones" so%re todo si el evento es repetitivo.

:El $(ito parece estar conectado a la acción. a gente e(itosa se mantiene activa. ,omete

errores" pero no se rinde


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O)JETIVO DE UN EVENTO2

• )ntegra la gestión de actos y eventos como un elemento m/s dentro de la estructura

general del plan de mar;eting.

• +ominar las t$cnicas m/s novedosas e imprescindi%les para la correcta gestión de

cual!uier tipo de evento.

• +efinir la 'lanificación Estrat$gica" el 'rotocolo" la ,omunicación o la og#stica

asociada al evento.

•

9acer de la organización de actos una erramienta de comunicación estrat$gica eficaz para desarrollar con efectividad futuras acciones comerciales.


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1:

)I)0IOGRA34A

http://www.monografias.com/trabajos65/organizacion/organizacion.shtml#ixzz3snccvn!

http://biblioteconomiados.blogspot.com/"$/$/etapas%para%la%organizacion%de%

&n.html

http://www.eventisimo.es/blog/etapas%en%la%creacion%de%&n%evento/

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/planificar'('organizar'&n'evento.html

http://loreroba(o.blogspot.com/

http://www.infosol.com.mx/espacio/)rtic&los/*esde'la'+nvestigacion/,ases%

-vento.html#.lmx-0vdx)

http://blog.eventioz.com/antes%del%evento/etapas%de%los%eventos%a%grandes%rasgos%1&e%s&cede%

en%cada%&na/
http://www.monografias.com/trabajos65/organizacion/organizacion.shtml#ixzz3snccvnSBhttp://biblioteconomiados.blogspot.com/2010/10/etapas-para-la-organizacion-de-un.htmlhttp://biblioteconomiados.blogspot.com/2010/10/etapas-para-la-organizacion-de-un.htmlhttp://www.eventisimo.es/blog/etapas-en-la-creacion-de-un-evento/https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/planificar_y_organizar_un_evento.htmlhttp://lorerobayo.blogspot.com/http://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/Fases-Evento.html#.VlmxEXYvdxAhttp://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/Fases-Evento.html#.VlmxEXYvdxAhttp://blog.eventioz.com/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandes-rasgos-que-sucede-en-cada-una/http://blog.eventioz.com/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandes-rasgos-que-sucede-en-cada-una/http://www.monografias.com/trabajos65/organizacion/organizacion.shtml#ixzz3snccvnSBhttp://biblioteconomiados.blogspot.com/2010/10/etapas-para-la-organizacion-de-un.htmlhttp://biblioteconomiados.blogspot.com/2010/10/etapas-para-la-organizacion-de-un.htmlhttp://www.eventisimo.es/blog/etapas-en-la-creacion-de-un-evento/https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/planificar_y_organizar_un_evento.htmlhttp://lorerobayo.blogspot.com/http://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/Fases-Evento.html#.VlmxEXYvdxAhttp://www.infosol.com.mx/espacio/Articulos/Desde_la_Investigacion/Fases-Evento.html#.VlmxEXYvdxAhttp://blog.eventioz.com/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandes-rasgos-que-sucede-en-cada-una/http://blog.eventioz.com/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandes-rasgos-que-sucede-en-cada-una/

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