TUTOR: EDISON CARLOS TORRES CAMPAA

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.1Explique con un ejemplo para cada caso lo que es:

a) Organizacin como empresa

La empresa cuenta con una serie de estructuras que la conforman como una organizacin encaminada a la produccin de bienes y servicios, dentro de un mbito ms general, que es el entorno (institucional, organizativo y econmico) en el que se desarrolla su actividad. Las estructuras que explican a la empresa como organizacin son: Una estructura funcional, en el que se desarrollan el conjunto de las actividades habituales de la empresa. Una estructura jerrquica, que ordena las relaciones en torno a una autoridad comn, encaminada a la consecucin de un objetivo comn por parte de la empresa. Una estructura de decisin, que permite que se tomen decisiones por los elementos con capacidad para ello con vistas al funcionamiento de la empresa. La estructura organizativa de la empresa, en definitiva, muestra la configuracin de la organizacin, sus elementos y relaciones, con vistas a poder desempear de manera adecuada las tareas que deba llevar a cabo y cumplir con los objetivos previstos. Junto a la estructura organizativa se encuentra la estructura econmico-financiera, encargada del diseo de la actividad econmica (fundamentalmente a travs de las inversiones) y financiera (mediante la obtencin de fuentes de financiacin) de la empresa.b) Organizacin como elemento del proceso administrativoEs la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura, el cambio organizacional.

Este tipo de organizacin se puede visualizar desde los siguientes aspectos:Organizacin Formal: basada en una divisin de trabajo que especializa rganos y funciones, consagrada por la direccin y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organizacin formalizada de modo oficial.Organizacin Informal: Surge de modo natural y espontneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos en la organizacin formal. Se basa en las relaciones de amistad y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal.

2. Las dimensiones de la organizacin permiten entender la fisonoma que adoptan y la dinmica con la que actan. De acuerdo con este criterio, cules son estas dimensiones. Presente un cuadro sinptico.

DIMENSIONESDIMENSIONES CONTEXTUALESTAMAO: MAGNITUD DE UNA ORGANIZACIN CON BASE EN EL NMERO DE PERSONAS, RECURSOS FINANCIEROS, INSTALACIONES, MBITO DE ACTUACUN Y VOLUMEN O SERVICIOS QUE GENERA.

TECNOLOGA ORGANIZACIONAL:HERRAMIENTAS DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y TCNICAS DE ANLISIS Y EVALUACIN QUE LA ORGANIZACIN EMPLEA PARA TRANSFORMAR LOS INSUMOS EN RESULTADOS.

ENTORNO:ELEMENTOS QUE ESTN FUERA DE LAS FRONTERAS DE LA ORGANIZACIN. LOS MS REPRESENTATIVOS SON EL GOBIERNO, LA INDUSTRIA, LOS BANCOS, LAS EMPRESAS COMPETIDORAS E INCLUSO AQUELLAS SON LAS QUE NO COMPITE.

CULTURA ORGANIZACIONAL:CONJUNTO DE CREENCIAS, ACTITUDES, VALORES, HBITOS, COSTUMBRES Y FORMAS DE HACER LAS COSAS QUE COMPARTEN LOS MIEMBROS DE UNA SOCIEDAD EN FUNCIN DE SU CONTEXTO SOCIAL Y VALORES QUE LA SUSTENTAN.DIMENSIONES ESTRUCTURALESFORMALIZACIN:DOCUMENTACIN ESCRITA EN LOS OBJETIVOS, METAS, POLTICAS, PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, ESTRATEGIAS Y TODA CLASE DE RECURSOS ORIENTADOS HASCIA LA GESTIN DE SUS ACCIONES.

ESPECIALIZACIN:FORMA Y GRADO EN SE SUBDIVIDE EL TRABAJO. EN LA MEDIDA QUE SE ALATA, EL PERSONAL SE CONCENTRAR EN TAREAS ESPECFICAS; CUANDO ES BAJA, LOS INTEGRANTES DE LA ORGANIZACIN DESEMPEARN MS ACTIVIDADES.

JERARQUA DE AUTORIDAD:CORRESPONDE AL NIVEL EN QUE SE DELEGA LA UTORIDAD Y RESPONSABLIDAD, CONDICIN QUE SE REFLEJA EN EL TRAMO DE CONTROL.

CENTRALIZACIN: SE REFIERE A LA CONCENTRACIN DE AUTORIDAD EN UNIDAD. CUANDO LA AUTORIDAD SE MANTIENE EN UNIDADES DETERMINADAS, SE CENTRALIZA; CUANDO SE DELEGA EN VARIAS UNIDADES, SE DESENTRALIZA.

PROFESIONALISMO:NIVELES DE EDUCACIN Y PREPARACIN FORMAL QUE TIENE EL PERSONAL DE UNA ORGANIZACIN, LOS CUALES DEPENDEN DE LOS AOS DE EDUCACIN Y EXPERIENCIA ADQUIRIDA.

3. Visite una empresa de su localidad y analice los elementos que forman parte de la cultura organizacional de una empresa. Elabore y presente un informe sobre dicho anlisis. Para el efecto deber adjuntar un documento que certifique la visita a dicha empresa.

4. Explique con fundamentos si el anlisis organizacional mltiple es o no un factor de cambio estratgico en la empresa.

Para alcanzar la ms alta eficiencia, se adecuan y distribuyen los recursos de acuerdo con el plan establecido, y se inician las acciones tal como lo determinan los planes, de modo que los resultados coincidan con lo planeado. Esto busca que todo sea funcional y equilibrado, aunque puedan presentarse disfunciones. La autorregulacin es el mecanismo fundamental que gobierna, espontanea o naturalmente, las relaciones entre las partes, sus actividades para mantener equilibrado y estable el sistema ante las perturbaciones provenientes del ambiente externo.Se necesita un anlisis que permita una visin ms amplia desde un punto de vista que vea las cosas desde el fondo, y el primer acercamiento pueda realizarse con la mediacin del desempeo organizacional con las etapas del proceso de administracin, especificando los componentes de cada etapa asociados directamente con el anlisis.Una vez determinadas las etapas y los componentes del proceso se procede a alinearlos con los niveles de la organizacin con el propsito de jerarquizarlos en funcin de las estrategias corporativas, funcionales, de negocio o globales. Despus de fijar el nivel de estrategia, se requiere conocer las lneas profundas o reglas de juego no escritas que influyen en la forma de interpretar los hechos, las acciones y las intenciones. En el anlisis se encadenan las tcnicas de la organizacin emplea para responder a las presiones que enfrenta un producto de modelo de negocio que gua sus acciones.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.21. Qu elementos deben considerarse para implementar un estudio organizacional?Seguir los pasos del estudio organizacional, nos permite facilitar el planteamiento y ejecucin de cualquier tipo de estudio o investigacin que se aplique a un grupo u organizacin de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los principales elementos de juicio necesarios para ello.Para lograr este propsito, se requiere de un marco general de referencia metodolgico que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar sus componentes de forma racional, ordenada y sistemtica mediante las tcnicas ms adecuadas.

ETAPAS PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL:Visin de estudio.-Esta etapa constituye el paso inicial de un estudio organizacional, a partir del cual se puede lograr una aproximacin a las competencias centrales de una organizacin para dimensionar las lneas de accin que orientan su desempeo, esto es, visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones que emprende.Se revisan los siguientes aspectos: Aproximacin a conceptos Evolucin de una idea Percepcin de la idea Depuracin de la idea Consolidacin de la idea

Planeacin.-El siguiente paso a realizar en un estudio organizacional consiste en precisar la naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.Para la Planeacin se sugiere lo siguiente: Determinacin del factor estudio. Fuentes de estudio Fuentes externas Fuentes Internas Definicin del Objetivo del Estudio Investigacin Preliminar Preparacin del Proyecto de estudio.

Recopilacin de datos.-Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin; de lo contrario, se obtendr una impresin deformada de la realidad, pues se incurrir en interpretaciones errneas y se aplicarn medidas de mejora inoperantes.Revisar los siguientes puntos:

Recoleccin de datos: Especficos Completos Correctos Pertinentes Congruentes Susceptibles de validarse Actitud del equipo responsable de la recopilacin Investigacin documental Observacin directa Consulta en sistemas de informacin Cuestionarios

Entrevista.-Consiste bsicamente en reunirse con una persona con el fin de interrogarla en forma meticulosa para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y completo, pues el entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.La entrevista debe dirigirse a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en el mismo tipo de tareas, as como a clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin.Para que la entrevista tenga la efectividad deseada necesita los siguientes aspectos: Tener claro el objetivo Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo Concertar previamente la cita Atender el compromiso Clasificar la informacin que se obtenga Registrar la informacin en una bitcora

Supervisin del trabajo Integracin de los datos Clasificacin

Anlisis de datos.-Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de anlisis o examen crtico que permita precisar las causas del estudio y ponderar las alternativas de accin para su atencin eficaz. Procedimiento de anlisis Tcnicas e instrumentos de anlisis Anlisis multifactor Preparacin del diagnstico

Formulacin de recomendaciones.- Consideraciones Previas Preparacin de recomendaciones Tipos de recomendaciones: De mantenimiento De eliminacin De adicin De combinacin De fusin De modificacin De simplificacin De intercambio

Elaboracin del informe Presentacin de resultados de estudios

Implementacin.-Conformada por las siguientes fases: Preparacin del programa Integracin de recursos Ejecucin del programa

Programa de implementacin Mtodos de Implementacin Integracin de recursos Ejecucin del programa de Implementacin Acciones de apoyo para la implementacin

Evaluacin.-Una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificacin, calificacin y cuantificacin de las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de ellas.Con este propsito debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejora que se pretenda introducir.

Mecanismos de informacin Seguimiento de las accionesAcciones programadasAcciones no programadas Medicin de resultados

2. La supervisin del trabajo es una actividad gerencial que usted deber asumirla como tal en algn momento. Para estar seguro de que se respetan las lneas de accin, indique los pasos.

Para tener la seguridad de que se respetan las lneas de accin definidas, es necesario verificar que se lleven a cabo los pasos siguientes:1. Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo2. Aclaracin oportuna de dudas3. Control del tiempo invertido en relacin con el estimado4. Revisin de los avances y cuando se requiera efectuar los ajustes necesarios5. Llevar un registro de los logros y obstculos que se encontraron6. Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los integrantes del equipo7. Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando surjan actitudes negativas o no se apliquen los criterios acordados.8. Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

3. Explique con sus palabras el papel que juegan los grupos de inters en el desarrollo de un estudio organizacional.Los Grupos de Inters se definen como todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad empresarial, y por lo tanto, tambin tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de stas.Entonces, podemos decir que, los grupos de inters, juegan un papel muy importante en la empresa ya que de stos depende que los colaboradores ejerzan con entusiasmo su labor, los equipos de trabajo son clave para el xito que la empresa necesita, los grupos de inters permiten a los colaboradores apoyarse en alguien ms para concretar sus ideas, para pedir opiniones y sobre todo en la toma de decisiones que afectan a la empresa en general, 4. Visite una empresa de su localidad y realice un prediagnstico de la misma. Luego presente un informe sobre las falencias que usted considerara ms crticas y que obstaculizaran el buen funcionamiento de la empresa.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.3

1. En qu medida contribuyen las formas o formularios a mejorar la gestin de una organizacin? Explique con un ejemplo.

Las formas constituyen un elemento bsico en la dinmica administrativa de cualquier institucin. Su uso generalizado se ha convertido en un recurso casi automtico, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere de autorizaciones mltiples o de estudios exhaustivos.

Losformulariosson instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin delprocedimientoosistemaen el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en losprocedimientosysistemasdiseados con un alto grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis,diseoycontrolde formularios es indispensable en todaorganizacinpara garantizar una adecuada sintetizacin del flujo dedocumentosen las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin yalmacenamientode los formularios, as como su procesamiento y circulacin.

2. Con ejemplos, explique las clases de formularios impresos que existen.

Existen formularios, que dependen de la empresa en los que se desarrollan las actividades, por ejemplo: Tenemos los formularios de ingreso a la universidad, en dnde solicitan informacin bsica de los estudiantes.

Los formularios para solicitar servicios, sean estos de: transporte, internet, agua, luz, telfono, pago de impuestos:

Formularios para solicitar empleo:

Formularios de Trmites migratorios:

3. En la empresa que usted trabaja o conoce, solicite que le proporcionen un formulario que sea de uso en dicha empresa. Luego aplique una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario en cuanto a la fase de diseo.

4. Ingrese a la siguiente direccin electrnica: http://www.google.com/google-d-s/intl/es/forms/. Elabore una solicitud de empleo. Incorpore mnimo 15 campos.

http://goo.gl/forms/6NPPbh3qSI

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.41. Explique cmo incide la estructura organizacional en la implementacin de las estrategias empresariales.La estructura organizacional es una divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creacin que se traduce y concreta en estrategias.Su representacin grfica tambin se conoce como organigrama, que es el mtodo ms sencillo de expresar la estructura, jerrquica e interrelacin de los rganos que la componen en trminos concretos y accesibles.Pese a que es un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones cuentan por lo menos con un organigrama general, es fcil percibir la gran diferencia de criterios y enfoques que se consideran en su preparacin. Ello pone en evidencia la importancia de contar con una base de informacin paralela, que permita dar unidad y cohesin a este tipo de recursos.

2. Generalmente en el sector privado se revisan peridicamente la estructura y mtodos de trabajo, lo que trae consigo ajustes que van desde una simple variacin en la distribucin de cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa. Explique con ejemplos los cambios de esta naturaleza que se pueden hacer.

Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y el tipo de respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su implementacin.

Bsicos: Implican ajustes mnimos a operaciones, actividades, funciones, procesos o proyectos, los cuales pueden producir cambios en el organigrama no ms all del nivel departamental o de oficina.Ejemplo:Puede ser que el equipo de trabajo no est a gusto en las funciones encomendadas, y con un simple llamado de atencin, puedan surgir nuevas propuestas en el proyecto que estn elaborando.

De alcance medio: Implican variantes funcionales y estructurales que afectan hasta el nivel gerencial de la organizacin. En este caso se aplica el procedimiento para elaborar o actualizar organigramas.Ejemplo: En el caso de las aduanas, para que una carga sea entregada a su dueo o al responsable de la misma debe pasar por ciertos filtros de seguridad, pero que sucede cuando en algn filtro se saltaron el control?, esto demuestra la falta de comunicacin entre sus departamentos, porque cada filtro debe cumplir con la obligacin de revisar la carga y si no lo hace repercute al momento de la entrega porque puede ser que llegue carga indebida.

De alcance total: Son decisiones que cambian por completo la estructura de una organizacin y que varan de acuerdo con los recursos tcnicos y econmicos que se destinen a ese fin.La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud implica la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento especfico para elaborar organigramas, tambin tiene que considerar la integracin de variables de operacin y estrategia de mayor alcance.

Ejemplo: en el caso del Seor Presidente y su Gabinete de Gobierno, cuando uno de sus funcionarios, o colaboradores cercanos comete un error, o ya ha finalizado su ciclo de servicio, ste tiene todo el poder de tomar la decisin ms acertada para seguir con su desenvolvimiento normal.

3. Indique lo que es un organigrama, la utilidad que tiene el mismo y los criterios fundamentales que se deben tomar en cuenta para su elaboracin.

El organigrama.-Es la representacin grfica de la estructura de una institucin o de una de sus reas en la que se muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

Una de las herramientas ms importantes al definir la estructura orgnica de la empresa es el "organigrama", pero lamentablemente, una preocupacin por la tcnica de confeccin del mismo puede hacer que se pierdan de vista los fines bsicos de su diseo.Los organigramas, en su forma ms simple, nicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado ms complejo pueden aadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comits, e incluso las relaciones de comunicacin. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse nicamente puestos claves o segmentos de la organizacin.Utilidad.- Proporciona una imagen formal de la organizacin Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua y coordinacin. Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional. Constituye una fuerza autorizada de consulta. Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales. Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros. Brindan unaimagen formal de la organizacin. Son unafuente de consulta oficial. Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua. Constituyen unelementotcnicovalioso para hacer anlisis organizacional.

Criterios fundamentales.-Precisin:En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.Sencillez:Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja poco clara.Uniformidad: Para facilitar su interpretacin conviene homogenizar las lneas y figuras que se utilicen para disearlo.Presentacin:En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, para prepararlo se deben considerar criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.Vigencia:Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que el margen inferior derecho de la grfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorizacin y actualizacin.

4. Utilizando la herramienta VISIO de Microsoft Office, disee un organigrama vertical y otro mixto, para una fbrica de vestidos, en la cual usted es el gerente. No olvide tomar en cuenta los criterios y elementos para su diseo.

ORGANIGRAMA VERTICAL:

ORGANIGRAMA MIXTO: