PROCEDIMIENTO DE DISEÑO DE SISTEMA DE

COSTOS DE CALIDAD

VERSION 1.0 CODIGO PLD 0652 FECHA JUNIO 6 DE 2011

OBJETIVO: En este procedimiento describimos los pasos que se siguen para

el diseño de el sistema de costos de calidad de la empresa embutidos buen

sabor.

ALCANCE: Este documento hace referencia al sistema de costos de calidad

iniciado en el área de producción.

RESPONSABLES: Equipo de trabajo del sistema de diseño de costos de

calidad.

DESARROLLO:

1. PLANIFICACION

A. Compromiso por la gerencia

a. La finalidad de un sistema de costos de calidad es evaluar y corregir

el manejo de estos, la empresa viene trabajando hace 2 años en

base a los sistemas de gestión que ya tiene certificados, pero el

desempeño se muestra deficiente y por tanto las ganancias, lo que

hace referencia a buscar causas y entre ellas que costos se pueden

suprimir o en que hay que invertir para mejorar el desempeño y por

ende las ganancias.

Para iniciar se debe presupuestar el costo de la implantación del

sistema de costos de calidad y proponerlo al igual que la estrategia

con la que se trabajara.

-Presupuesto-

b. para el buen desarrollo del sistema es necesario conformar un equipo

de trabajo que preferiblemente debe contar con los siguientes

funcionarios: director del sistema, líder; gestor financiero, responsable

de contabilidad y costos; director del área a evaluar, provee el acceso

a la información; gestor de aseguramiento de calidad, director calidad

El cargo de director del sistema de costos puede ser ocupado por el

gerente de la organización o quien el designe.

-organigrama-

B. Plan de implementación

a. producción es el área donde se definen todas las características del

producto, por tal motivo es el proceso que mas información puede

brindar; para esto nos podemos apoyar de la caracterización del

proceso.

Es posible tomar un área más pequeña para hacer la prueba del

sistema (piloto).

-caracterización-

b. se debe elaborar un calendario de trabajo en el que se especifican las

actividades y tareas del sistema con su duración, fecha de inicio,

finalización y si es conveniente datos adicionales como responsables,

recursos, etc.

-plan de trabajo-

2. EJECUCION DEL SISTEMA

A. Costos de calidad

a. Se debe identificar y clasificar los costos en los siguientes cuatro

grupos de costos de calidad:

PREVENCION: Estos son los costos de las actividades dedicadas

a la prevención de defectos que ocurren durante el desarrollo,

producción, almacenamiento y transporte de un producto. Se

refieren a la calidad, antes que una sola unidad de producto sea

elaborada. Usualmente representan los costos previos, que

deberían minimizar el costo global, por la realización de cada

tarea adecuada y con éxito, desde el primer intento. Entre ellos

los siguientes se presentan en el área de producción:

Proceso de validación de las operaciones

Planificación de la calidad de las operaciones

Planificación de la calidad apoyo

Formación de calidad de los operarios

Revisiones de proveedores

Clasificación de proveedores

Revisión de datos

Planificación de la calidad de los proveedores

EVALUACION: Estos son los costos de inspección y ensayos

para asegurar que los productos, partes y materias primas

cumplen con los requerimientos de calidad. Este es generalmente

el tipo más fácil de costos para medir, algunos de estos son:

Operaciones, inspecciones, ensayos y auditorias

Comprobación de la mano de obra

Auditoria de calidad del producto o servicio

Inspecciones y ensayo de materiales

Inspecciones y ensayo de preparación

Ensayos parciales

Medidas de control de proceso

Apoyo de laboratorio

Equipo de medida de inspección (inspección y ensayo)

Avales y certificaciones externas

FALLAS INTERNAS: Este es el tipo de costo de calidad más alto

en la mayoría de las operaciones. Ello incluye las fallas en

productos y procesos que se vuelven evidentes y aquéllas las

cuales no lo son (costos ocultos). Entre ello están:

Acciones correctivas del diseño

Reproceso debidos a cambios de producción

Costos de coordinación de producción

Costos de disposición

Costos de análisis de fallas costos de apoyo a la

investigación

Acciones correctivas de las operaciones

Costos de reparación y reproceso de operaciones

Reproceso

Reparaciones

Costos de re inspecciones y reensayos

Operaciones extra

Costos de desechos de operaciones

Producto final o servicio degradado

Perdida de mano de obra por fallas internas.

FALLAS EXTERNAS: los costos de los defectos encontrados

después del envío al comprador o consumidor. Este tipo de falla

es probablemente la más cara de todas. Los costos de fallas

externas pueden ser generados a partir de incidentes menores

(por ej., referido a un solo paquete de producto) hasta un suceso

catastrófico involucrando el retiro del producto, lo cual puede ser

devastador para la compañía y resultar en la quiebra de la

empresa. En el caso de falla externa, los costos usualmente

exceden todos los costos involucrados hasta el punto donde la

falla es encontrada e incluye la responsabilidad por el producto

erróneo y la pérdida de confianza del cliente, que a su vez, se

reflejará en la posición de la empresa en el mercado. Esto afecta

tanto al mercado interno como externo. Los costos de fallas

externas pueden involucrar o crear situaciones comerciales,

políticas, legales y algunas veces diplomáticas, las cuales son

muy difíciles de resolver en la práctica y a las cuales se les llama

intangibles por que sus efectos no se pueden contar, y a las

demás se les llama tangibles.

Indemnizaciones por garantías

Plazos de entregas con demoras

Penalizaciones.

b. Entre los costos de los cuatro grupos se debe evaluar cuales son

los mas frecuentes o tienen mas relevancia en la empresa y

cuanto suman en total cada grupo.

B. Calcular costos de la calidad

a. Se define una técnica apropiada para calcular los costos de

calidad, en base a los datos obtenidos, el gestor del sistema

decide cual de las cuatro técnicas de cálculo de costos, descritas

a continuación, o su combinación si así lo considera necesario.

PARTIDAS CONTABLES: se registran los costos de calidad por

proceso, área, sección, actividad o centro de costos.

PRECIO POR PERSONA: se registran los costos de calidad por

las personas cuyos puestos de trabajo incluyen actividades de

inspeccionar, detectar, corregir o enmendar lo defectuoso,

además personas de atención de quejas y reclamos, inspectores

de calidad, etc.

PRECIO POR DEFECTO: Tomar el costo promedio por un

incumplimiento o por fallas externas, se multiplica por el numero

de incumplimientos.

DESVIACION DE LO IDEAL: Compara las actividades resultantes

de inspección, detección, etc. Contra las actividades diseñadas

de inspección, detección, etc.

b. Se deben definir formatos adecuados para la información

necesaria, dependiendo de la técnica de cálculo elegida la

información varia, y se debe tener en cuenta que el primer cálculo

que se obtenga será la base para el seguimiento del sistema de

costos de calidad.

3. SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE COSTOS DE CALIDAD

A. Análisis de datos

a. Luego de calculados los costos es necesario el análisis de las

causas mas relevantes para tomar decisiones frente a las

acciones que minimicen dichos costos cuando sea posible.

b. Se procede a definir un modelo de medición basado en la

información que se obtiene del análisis de los costos de los cuatro

grupos y el objetivo que se tenga frente lo que se quiere hacer

para cambiar los aspectos negativos; los modelos de medición de

costos de calidad son:

MODELO DE PREVENCION Y EVALUACION DE FALLAS (PEF)

Clasifica los costos de prevención, evaluación, fallas

internas y fallas externas.

Elimina totalmente los defectos

Invierte en prevención y evaluación

MODELO DE COSTOS DE FALLAS INTERNAS Y EXTERNAS

(NO CALIDAD).

Clasifica los costos de fallas internas y externas

Desenglosa fallas externas en dos grupos: tangibles e

intangibles

Analiza las fallas encontradas en los procesos de

evaluación

MODELO COSTOS OCULTOS

Agrupa anomalías y fallas en cuatro indicadores:

absentismo, accidentes de trabajo, rotación del personal,

no calidad.

Clasifica costos históricos: sobre costos, sobre sueldos,

sobre tiempos y también los costos oportunidad en no

producción y no creación potencial.

Analiza como costos tangibles e intangibles

MODELO DE CERO DEFECTOS

Identifica costos ocultos en una organización

Clasifica costos de fallas, en costos tangibles (sobre

carga) y costos intangibles (oportunidad)

Analiza enfocado en costos intangibles

MODELO DE COSTOS POR PROCESO

Identifica responsable del proceso que controlara el costo

total

Se estructura como un flujo de materiales e información

de las actividades de la organización

Define cada una de las actividades a realizar

Analiza las actividades que generan valor

Determina los costos de calidad de cada proceso

MODELO ABC

Análisis y clasificación de las actividades en tres tipos:

preventivas, correctivas, productivas y en las que agregan

y no agregan valor.

Calculo de costos de las actividades determinando el

costo total de las actividades preventivas, actividades

correctivas y control de calidad de los procesos.

B. Informes de los costos de calidad.

a. Para depositar toda la información se propone un modelo de Informe de Costos de calidad, en el que se relacione la información inicial con el seguimiento que se debe seguir haciendo al sistema del mismo modo que la primera prueba, y siguiendo el modelo de medición elegido.

b. Se determina de que forma se van a presentar los resultados en el análisis (graficas o números) teniendo en cuenta cual es mas claro, en nuestro caso se elige graficar diagramas de barras y sus respectivas cifras para ser mas claros. Para finalizar totalizamos los costos de calidad de todo el año y se evalúa el porcentaje de satisfacción obtenido y se relaciona con el diseñado y el que se desea alcanzar en los próximos informes. -informe de costos de calidad-

ANEXOS:

Presupuesto

Organigrama

Caracterización

Plan de trabajo

Informe de costos de calidad