PARA FUNCIONARIOS PERMANENTES, PERSONAL CONTRATADO Y COMISIONADOS DEL … · 2018. 1. 8. · Qué...

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑOPARA FUNCIONARIOS PERMANENTES, PERSONAL CONTRATADO Y

COMISIONADOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA

PROGRAMA DE DEMOCRACIA Y GOBERNABILIDAD USAID - CEAMSO

“CONSULTORÍA DE APOYO A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (SFP) PARA LA ASISTENCIA TÉCNICA AL MINISTERIO DE JUSTICIA (MJ) CON EL FIN DE FORTALECER LA

GESTIÓN Y EL DESARROLLO DE PERSONAS EN LA REFERIDA INSTITUCIÓN”

RDC N° 049-C1-2016

Contenido

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La Evaluación del Desempeño (EDD) en el marco del Índice de Gestión de Personas (IGP)

Qué es y para qué sirve la EDD

Revisión de INSTRUMENTOS e INSTRUCTIVO

Guía básica para la ENTREVISTA DE DEVOLUCIÓN (retroalimentación)


El Índice de Gestión de Personas del Sector Público (IGP) comprende un conjunto de orientaciones y parámetros para la evaluación de la gestión de personas en las instituciones públicas, éstas se basan en el Marco Analítico para el Diagnóstico Institucional de Sistemas de Servicio Civil (Longo, 2002); los conceptos, fundamentos y marco regulatorio preconizados por la Secretaría de la Función Pública (SFP) acordes con las Cartas Iberoamericanas de la Función Pública y de Calidad en la Gestión Pública.

3


4


SUBSISTEMA: Gestión del Rendimiento (GR)

Este subsistema de la Gestión de Personas tiene como propósito influir sobre el rendimiento de las personas en el trabajo, para alinearlo con las prioridades de la institución, y mantenerlo en el nivel más alto posible, concretando una mejora sostenida de la contribución de los /as servidores /as públicos /as al logro de los objetivos organizacionales, así como la obtención de informaciones valiosas para la toma de decisiones de GP en diferentes campos.

5

Contenido

6






• Es el análisis del desempeño o de la gestión de una persona,

es una herramienta de gestión (un medio) para dirigir y supervisar el trabajo de las personas.**Adaptado de Alles, Martha; Desempeño por Competencias

7


• La Evaluación del desempeño tiende un puente, entre el responsable y sus colaboradores, de mutua comprensión y adecuado diálogo en cuanto a:

• lo que se espera de cada uno,

• la forma de satisfacer las expectativas y

• qué hacer para mejorar los resultados.*Adaptado de Alles, Martha; Desempeño por Competencias

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• Es un proceso iterativo

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Evaluación Primaria

Retroalimen-

tación

Evaluación intermedia

Fijación de objetivos

Etapa inicialEtapa

intermedia

Etapa finalRetroalime

ntación

Leyes y Reglamentos

Descripción de Puestos de

Trabajo

Código de ética

Código de Buen Gobierno

Registro de incidentes críticos(IT 01 - Hoja de Registro de Evidencia)


Registro de incidentes críticos

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Proceso de la EDD

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Normativa, Descripciones de

Puestos de trabajo e información del legajo

IT 01

Hoja de Registro de Evidencia

IT 02

Evaluación Primaria de Desempeño

Orden de CALIFICACIÓN

Entrada Salida

INSTRUMENTOSIT 01 – Hoja de Registro de EvidenciaIT 02 – Formulario de Evaluación Individual Primaria del Desempeño (Grupo 1, Grupo 2 y Grupo 3)

Entendida y asumida, por el/la Evaluador/a, como proceso de gestión del desempeño

Evaluación Primaria

Evaluación Secundaria

Entrada Salida

Formularios de Evaluaciones Primarias impresos: firmados por

los Evaluadores y Evaluados

IT 03

Evaluación Secundaria de Desempeño

Orden de MÉRITO

INSTRUMENTOIT 03 – Planilla de Evaluación Secundaria del Desempeño

Qué es y para qué sirve la Evaluación del Desempeño

La Evaluación del desempeño sirve para:

1. Motivar a las personas al comunicarles su nivel de desempeño

2. Identificar personas con potencial para ocupar otros puestos

3. Detectar necesidades de capacitación

4. Identificar inquietudes de el/la evaluado/a

5. Tomar decisiones sobre incentivos salariales, promociones, re-asignación de puestos

*Adaptado de Alles, Martha; Desempeño por Competencias

12

Contenido

13





Proceso de diseño de los instrumentos de Evaluación del Desempeño

PASOS a seguir según el INSTRUCTIVO

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15

(1)

Leer "Objetivo del Instructivo"

(2)

Leer "Políticas generales para la EDD"

(3)

Leer "Descripción de los criterios de EDD y

ponderación por grupo"

(4)

Leer "Instructivo para el llenado del formulario de

EDD"

(5)

Realizar la EDD (utilizar "Hojas de Registro de Evidencia" del periodo

evaluado

(6)

Realizar la revisión con el Superior Inmediato

(7)

Realizar la entrevista de retroalimentación al

Evaluado

(8)

Remitir las evaluaciones a la Dirección General de Talento Humano en el

plazo establecido


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Objetivo del Instructivo

El presente Instructivo permite al Evaluador Primario -y a todo funcionario que tenga interés- conocer el sistema de Evaluación del Desempeño del personal permanente, contratado y comisionado de la institución, sus políticas y sobre todo la metodología para efectuar la evaluación de cada colaborador.

(1)

Leer "Objetivo del Instructivo"


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Políticas generales para la EDD

Para evaluar el desempeño de los funcionarios permanentes, contratados y comisionados de otros OEE se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1) Antigüedad en el puesto y tiempo de desempeño en el puesto actual, del Evaluado/a y del Evaluador/a.a) La persona evaluada deberá tener, como mínimo, 3 (tres) meses de trabajo

efectivo en el puesto en el cual será evaluado.

b) Si la persona a ser evaluada tiene menos de 3 (tres) meses en el puesto actual deberá ser evaluada por su superior inmediato anterior, siempre que éste haya observado su conducta laboral por al menos 3 (tres) meses.

c) El evaluador/a que tenga menos de 3 (tres) en el puesto de jefatura deberá requerir informe de los otros jefes directos con los cuales se hubiera desempeñado el evaluado/a durante el periodo que se califica.

d) En el caso de que no fuera posible la evaluación, se deberá registrar la observación en el formulario del funcionario/a.

(2)



18

Políticas generales para la EDD

2. El evaluado podrá manifestar su conformidad o disconformidad con la calificación obtenida.

3. Si el evaluado no asiste luego de tres notificaciones, debidamente documentadas, para la entrega y devolución de su calificación, el evaluador/a podrá tomar como válidos y definitivos, los resultados de la evaluación primaria.

4. Comisionados a otros OEE. Los funcionarios del Ministerio de Justicia que se encuentran comisionados a otros OEE, no serán evaluados, ya que estos deberán ser evaluados en las instituciones donde se encuentran prestando sus servicios.

(2)



19

Descripción de los criterios de EDD y ponderación por grupo

Existen 3 (tres) tipos de formularios, cada uno de ellos dirigido a diferentes grupos ocupacionales:

(3)



Ministro/a

Director/a Gral.

Grupo 1

Director/a

Grupo 1

Jefe/a

Grupo 2

Director/a

Grupo 1

Jefe/a

Grupo 2

Director/a Gral.

Grupo 1

Director/a

Grupo 1

Jefe/a

Grupo 2

Director/a Gral.

Grupo 1

Director/a

Grupo 1

Jefe/a

Grupo 2

Puesto Jefatura de Staff

Grupo 2

Puesto

Puesto

Puesto

Grupo 3

GR

UP

O

ALCANCE

1Directores /as Generales y

Directores/as.

2

Jefes de Departamentos,

Jefes de Áreas, Jefes de

Secciones, Encargados,

Coordinadores o puestos de

naturaleza similar con

personal a cargo.

3

Puestos no titulares de

unidad: Técnicos,

Profesionales, Personal

administrativo, Secretarias,

Guardia cárceles, Personal de

apoyo, etc.

Grupo 3

Grupo 3

Puesto

Puesto

Puesto

Grupo 3

Grupo 3

Grupo 3

Puesto

Puesto

Puesto

Grupo 3

Grupo 3

Grupo 3

Puesto

Puesto

Puesto

Grupo 3

Grupo 3

Grupo 3


21

Descripción de los criterios de EDD y ponderación por grupo

A continuación de describen los criterios de evaluación y se detalla la ponderación correspondiente a cada grupo.

Archivo: EDD-MJ_Formulario

Hoja: Ponderación

(3)




22

Instructivo para el llenado del formulario de EDD

El EVALUADOR/A deberá seguir los siguientes pasos, ya sea que vaya a proceder al llenado a mano de todo el formulario o algunos datos ya estén consignados en forma automática, en cuyo caso deberá simplemente verificar la consistencia de los mismos.

Archivo: EDD-MJ_Formulario

Hoja: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3

(4)

Leer "Instructivo para el llenado del formulario

de EDD"

(5)

Realizar la EDD (utilizar "Hojas de Registro de Evidencia" del periodo

evaluado

(6)

Realizar la revisión con el Superior Inmediato


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Entrevista de retroalimentación

Consiste en el establecimiento de un espacio y momento de DIÁLOGO entre el/la EVALUADO/A y el/la EVALUADOR/A. En la misma, el/la EVALUADOR/A hace la entrega de las calificaciones que otorgó a el/la EVALUADO/A y la fundamentación de cada una de ellas.

Deberá realizarse con cada uno de los EVALUADOS en forma personal y no a través de terceras personas.

Al finalizar la entrevista, el formulario deberá ser firmado por el/la EVALUADO/A como constancia de haber sido informado respecto de los resultados de la EDD. En caso de no conformidad con respecto a la evaluación, el/la EVALUADO/A podrá registrar, en el espacio habilitado para ello, sus discrepancias con la fundamentación correspondiente.

(7)

Realizar la entrevista de retroalimentación al

Evaluado


24

Plazos

Los evaluadores/as tendrán tiempo de remitir las evaluaciones a la Dirección General de Talento Humano hasta el …/…/…

(8)

Remitir las evaluaciones a la Dirección General de Talento Humano en

el plazo establecido

Contenido

25




Guía básica para una ENTREVISTA DE DEVOLUCIÓN (retroalimentación)


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1. Centrada en la conducta, no en la personaEjemplo: “elaboraste el trabajo con algunos errores…”

en vez de “sos un torpe”

2. Describir, no evaluarEjemplo: “llegaste tarde por segunda esta semana…”

en vez de “¡qué imputual sos!”

3. Especificar, no generalizarEjemplo: “Entregaste incompletos 3 de los 8 informes que te pedí…”

en vez de “todos los informes están incompletos”


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4. Enfatizar el qué, no el por qué (las razones que nosotros atribuimos a la conducta)Ejemplo: “ayer cuando te hablé de tal problema no me respondiste…”

en vez de “ayer cuando te hablé de tal problema no me respondiste, seguro te pareció poco importante…”

5. Centrada en las necesidades de la persona a quien va dirigida la retroalimentación, no en las necesidades del que está realizando la retroalimentación, evitar utilizar es espacio de retroalimentación como una oportunidad para descargase o hacer catarsis.

¡MUCHAS GRACIAS!

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