Parametros y procedimientos...

PPAARRÁÁMMEETTRROOSS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS

CCEENNTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN CCDDII

CCCDDDIII FFFOOOPPPAAAEEE

PPAARRÁÁMMEETTRROOSS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCDDII

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TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN ………………………………………………………. 3 OBJETIVOS ………………………………………………………. 4 1. FORMALIZACIÓN INTERNA DPAE ………………………………. 5 1.1. Misión ………………………………………………………………. 5 1.2. Visión ………………………………………………………………. 5 2. ORGANIGRAMA GENERAL ………………………………………. 6 3. MARCO LEGAL ………………………………………………………. 7 3.1. Normatividad Vigente ………………………………………………. 7 4. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ……………………………….. 8 4.1. Simbología utilizada ………………………………………………. 8 4.2. Procedimientos ………………………………………………. 9 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO 1 ………………………………… 11 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO 2 ………………………………… 13 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO 3 ………………………………… 14 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO 4 ………………………………… 15 5. PRESTAMO DE DOCUMENTOS ………………………………… 17 5.1. Préstamo interno ………………………………………………… 17 5.2. Préstamo Externo ………………………………………………… 18 5.3. Funciones CDI ………………………………………………… 18 5.4. Elementos para el Préstamo ………………………………… 19 5.5. Controles ………………………………………………… 19 5.6. Estadísticas ………………………………………………… 19 5.7. Servicios adicionales ………………………………… 19 5.7.1. Servicio ¡ATENTO! ………………………………… 20 5.7.2. Servicio de fotocopias ………………………………… 20 6. PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO INTERNOS …. 21 6.1. Identificación y selección de documentos ………………………… 21 6.2. Tecnologías de Información ………………………………… 22 6.2.1. Internet ………………………………………………………... 22



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Pág. 6.3. Desarrollo de colecciones ………………………………….. 22 6.4. Principios generales ………………………………….. 23 6.5. Procedimiento de Descarte ………………………………….. 24 6.6. Conservación y restauración del fondo bibliográfico …………... 24 6.7. Evaluación de colecciones ………………………………….. 24 6.8. Procesos Técnicos ………………………………….. 25 6.8.1. Catalogación ………………………………….. 26 6.8.2. Descripción documental ………………………………….. 26 6.8.3. Indización ………………………………….. 26 6.8.4. Análisis de contenido ………………………………….. 27 6.9. Preparación física ………………………………….. 28 6.10. Memorias de consulta ………………………………….. 28 6.11. Publicaciones ………………………………….. 28 6.12. Horario de atención ………………………………….. 29 6.13. Calidad del servicio ………………………………….. 29 6.14. Estadísticas ………………………………….. 29 7. INFRAESTRUCTURA FÍSICA ………………………………………… 30



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INTRODUCCIÓN Con el interés de optimizar la utilización y manejo del Sistema de Información del Centro de Documentación del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, se propone a través del presente documento, proporcionar una herramienta de apoyo que identifica los procesos, variables y procedimientos del sistema, dando continuidad a los parámetros establecidos en el marco Misional de la Entidad. Dado que un CENTRO DE DOCUMENTACIÓN, se encuentra catalogado como una unidad de información (UI) especializada en disciplinas científicas muy concretas y su propósito recae en el soporte y apoyo que pueda brindarse a los grupos de científicos, investigadores, especialistas o profesionales que buscan acceder a la información selectiva y confiable que forma parte del acervo documental disponible para consulta, se hace necesario fundamentar el sentido de pertenencia institucional y promover un servicio con calidad, enfocado en superar las expectativas y necesidades de los consultores. Para ello, y mediante el uso de esta herramienta, se pretende implementar un proceso de seguimiento y control sobre el desarrollo y manejo funcional del Centro de Documentación e Información del FOPAE, viabilizando el mejoramiento continúo, la creación de nuevos y complementarios medios de acceso a la información y reemplazando eventualmente tradicionales procedimientos. El documento presenta una guía sobre la modalidad de funcionamiento, parámetros de desarrollo en el proceso, así como la determinación de medidas y fuentes de operación de la herramienta tecnológica que automatizará el manejo de la información. La herramienta debe ser examinada por el personal de la Entidad en general, con el fin de evitar se cometan errores operacionales, en caso de ser así, establecer los responsables y normalizar la ejecución de cada procedimiento.



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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL El presente documento, intenta ubicar al personal administrativo y operativo de la Entidad y en especial al personal del Centro de Documentación e Información en el desarrollo de procedimientos y manejo conceptual y funcional de procesos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Publicar una guía de uso del Proceso de Gestión Documental en el CDI. • Presentar clara y lacónicamente los procedimientos y actividades que se

desarrollan en el proceso de Gestión Documental. • Regularizar las labores y funciones inmersas en el proceso. • Reestructurar operativamente las metodologías acostumbradas de manejo y

acceso a la información.



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1. FORMALIZACIÓN INTERNA DPAE La Dirección de Prevención y Atención de Emergencias—DPAE, es la oficina gubernamental adscrita a la Secretaría de Gobierno de la Alcaldía Mayor de Bogotá, que define las políticas e integra las acciones de prevención de riesgos y atención de desastres de las diferentes entidades que conforman el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias - SDPAE. Es en este contexto en el cual Bogotá organiza y establece normas alrededor del tema, de tal suerte que hoy la ciudad cuenta con el Fondo para la Prevención y Atención de Emergencias (FOPAE) como fuente de recursos que recibe el 0.5% de los ingresos corrientes tributarios del Distrito, la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias (DPAE) como entidad coordinadora y por supuesto el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE), que reúne y articula a diversos actores públicos, privados y comunitarios. 1.1. MISIÓN Tiene como misión el promover las acciones requeridas para la reducción de riesgos de origen natural y humano no intencional y garantizar el manejo efectivo de las situaciones de emergencia minimizando los efectos negativos sobre la población de Bogotá a través del Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias. 1.2. VISIÓN

Seremos el equipo líder que coordina y asesora al Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias, integrado por la comunidad y entidades, desarrollando eficientemente procesos de reducción de riesgos y respuesta a emergencias en Bogotá.



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2. ORGANIGRAMA GENERAL



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3. MARCO LEGAL

3.1. NORMATIVIDAD VIGENTE

LEY 397/1997 LEY GENERAL DE CULTURAS Por la cual se desarrollan los Artículos 70, 71 y 72 y demás Artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea cl Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias.

LEY 594/2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones

DECRETO DISTRITAL 331/2003

Por el cual se Crea la Dirección Distrital Archivo de Bogotá como ente rector del Sistema Distrital de Archivos

DECRETO DISTRITAL 173/2004 Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital.



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4. ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL El presente documento, será objeto de aplicación para dar curso a los procedimientos aplicados en el Centro de Documentación e Información, motivo por el cual debe ser manipulado cuidadosamente, de manera que se garantice el perfecto estado de sus páginas en la totalidad del material. Se aconseja mantenerlo en un lugar libre de contaminación por agentes físicos, químicos o biológicos. 4.1. SIMBOLOGÍA UTILIZADA

ACTIVIDAD SIMBOLO

DESCRIPCIÓN

INICIO

Se emplea únicamente para indicar el comienzo del procedimiento.

CONECTOR

Representación gráfica de la unión entre puntos distantes según indicación.

TRANSPORTE

Indica el transporte físico de información o documentos.

TAREA

Operaciones concretas de cada procedimiento.

DEMORA

Lapso de tiempo en el cual se puede presentar espera en medios sistemáticos y operatividad manual.

ALMACENAMIENTO

Almacenamiento de información en unidades físicas o lógicas

DOCUMENTOS Elaboración o actualización de documentos

DECISIÓN

Decisión especifica según la comparación entre los datos ingresados y la información existente.

Tabla N° 1: Elementos para diagramas de flujo.



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4.2. PROCEDIMIENTOS El Manejo del centro de documentación se divide básicamente en 5 Procedimientos fundamentales:

1. Atención a usuarios internos y externos 2. Ingreso de documentos al CDI 3. Validación de medios análogos y digitales 4. Expedición de certificaciones

Procedimiento 1: Atención a usuarios internos y externos Actividades: 1. Definición de parámetros 2. Divulgación de parámetros 3. Atiende solicitud de préstamo 4. Verifica existencia de documentos 4.1. Asesora sobre la Entidad que pueda suministrar la información 5. Registra préstamo de documentos 6. Se realiza la consulta del documento 7. Define necesidad de fotocopias 5. Registra préstamo de documentos 6. Se realiza la consulta del documento 7. Define necesidad de fotocopias

7.1. Cancela fotocopias 7.2. Toma de fotocopias 7.3. Entrega fotocopias

8. Descarga préstamo de documentos 9. Efectúa mantenimiento a la documentación 10. Efectúa seguimiento 11. Realiza medición 12. Genera Informe 13. Toma acciones Procedimiento 2: Ingreso de Documentos al CDI Actividades: 1. Recibe documentos 2. Clasifica documentación recibida 3. Codifica documentación 4. Registra información en el sistema 5. Ubica documento Procedimiento 3: Validación de medios análogos y digitales



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Actividades: 1. Recibe Estudio Técnico 2. Revisa documentación Técnica 3. Diligencia formato de validación de medios

3.1. Remite formato con observaciones para corrección

4. Emite Formato de aprobación e ingreso al CDI Procedimiento 4: Expedición de Certificaciones Actividades: 1. Define parámetros 2. Divulga parámetros 3. Recibe solicitud de certificación 4. Revisa registro de préstamos 4.1. Solicita devolución de documentos 5. Imprime certificación 6. Diligencia hoja de ruta 7. Entrega Certificación Cada uno de los procedimientos serán analizados y graficados según el orden secuencial de las tareas que lo componen. La ejecución de los procedimientos tal como lo indica el presente documento, garantiza una óptima prestación del servicio y control en los procesos desarrollados en el Centro de documentación.



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PROCEDIMIENTO 1: Atención a usuarios internos y externos. OBJETIVO: Optimizar el manejo, suministro y utilización de la información que reposa en el Centro de Documentación del

FOPAE, de manera que pueda prestarse un servicio eficiente y oportuno que supere las expectativas de los usuarios que accedan al CDI.

RESPONSABLE: Prestadores de Servicio CDI OBSERVACIONES: Este procedimiento se realiza permanentemente.

ACTIVIDADES: 1. Definición de parámetros 2. Divulgación de parámetros 3. Atiende solicitud de préstamo 4. Verifica existencia de documentos 4.1. Asesora sobre la Entidad que pueda suministrar la información 5. Registra préstamo de documentos 6. Se realiza la consulta del documento 7. Define necesidad de fotocopias

No

Inicio

Definición de

parámetros

Verifica Existencia

SI

4.1

Divulgación de

parámetros

Atiende solicitud de préstamo

Registra préstamo

Consulta del documento

Define necesidad de fotocopias



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7.1. Cancela fotocopias 7.2. Toma de fotocopias 7.3. Entrega fotocopias 8. Descarga préstamo de documentos 9. Efectúa mantenimiento a la documentación 10. Efectúa seguimiento 11. Realiza medición 12. Genera Informe 13. Toma acciones

NO

Termina

SI Cancela fotocopias

Toma fotocopias

Entrega fotocopias

Descarga préstamo de documentos

Efectúa mantenimiento

a la documentación

Realiza medición

Genera Informe

Toma acciones



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PROCEDIMIENTO 2: Ingreso de documentos al CDI. OBJETIVO: Desarrollar los procesos de ingreso y clasificación de la documentación, con el objeto de mantener control

sobre la actualización y manejo e la información. RESPONSABLE: Responsable CDI OBSERVACIONES: Procedimiento desarrollado en el momento en que se recibe información en el CDI.

ACTIVIDADES: 1. Recibe documentos 2. Clasifica documentación recibida 3. Codifica documentación 4. Registro información en el sistema 5. Ubicar documento

Recibe documentos

Clasifica documentación

recibida

Codifica documentación

Inicio

Registra información en el sistema

Ubica documento Termina



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PROCEDIMIENTO 3: Validación de medios análogos y digitales OBJETIVO: Implementar procedimientos dinámicos, sistemáticos y sostenibles que productiva y eficientemente soporten

el marco informativo Misional de la Entidad, de tal manera que se cumplan los parámetros establecidos por la DPAE para el manejo de la información.

RESPONSABLE: Responsable CDI OBSERVACIONES: Procedimiento desarrollado en el momento en que se reciben Estudios Técnicos en el CDI.

ACTIVIDADES: 1. Recibe Estudio Técnico 2. Revisa documentación técnica 3. Diligencia formato de validación de medios 3.1. Remite formato con observaciones para corrección 4. Emite formato de aprobación e ingreso al CDI.

Recibe Estudio Técnico

Diligencia formato de

validación de medios

Inicio

Emite formato de aprobación e ingreso al CDI

Termina

Revisa documentación

técnica

NO

3.1

SI



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PROCEDIMIENTO 4: Expedición de Certificaciones OBJETIVO: Certificar que los Usuarios Internos del FOPAE, se encuentran al día en la entrega de documentos ante la Coordinación de Apoyo Institucional y la Coordinación de Informática. RESPONSABLE: Responsable CDI OBSERVACIONES: Procedimiento desarrollado en el momento en que se recibe solicitud de certificado por cumplimiento

de vigencia de los contratos de prestación de servicio. ACTIVIDADES:

1. Define parámetros 2. Divulga parámetros 3. Recibe solicitud de certificación 4. Revisa registro de préstamos 4.1. Solicita devolución de documentos 5. Imprime certificación 6. Diligencia hoja de ruta 7. Entrega Certificación

Inicio

Termina

Define parámetros

Revisa registro de préstamos

Imprime Certificación

Divulga parámetros

NO

4.1

SI

Recibe solicitud de certificación

Diligencia Hija de Ruta

Entrega Certificación



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5. PRESTAMO DE DOCUMENTOS El servicio de Préstamo se realiza a través de dos modalidades diferentes: 5.1. Préstamo interno Consiste en suministrar el material para su consulta en el mismo Centro de Documentación y/o dentro de las instalaciones de la Entidad; sólo tiene acceso el personal interno de la DPAE, él préstamo se dará bajo los siguientes criterios:

Para que todo préstamo pueda efectuarse en forma adecuada, el usuario deberá registrase como usuario interno, obteniendo un número de registro que permitirá hacer seguimiento de los prestamos efectuados por cada usuario; debe registrase el préstamo en el formato de Préstamo y Consultas CDI y el usuario acreditará la entrega del documento, firmando la respectiva planilla.

Los Documentos pueden ser consultados por el personal interno

del FOPAE, durante un periodo no mayor a ocho (8) días; en caso de requerir tiempo adicional, el usuario deberá actualizar el registro del préstamo.

Las devoluciones de los documentos deberán efectuarse

únicamente por la persona que se encuentra registrada como responsable del documento; el CDI se reserva el derecho de recibir a la mano documentos que no se encuentren registrados en la base de prestamos.

Los documentos, deben ser devueltos en el mismo orden en que han sido entregados al momento del préstamo; por esta razón, se solicita manipular adecuadamente el medio documental adquirido, tomar en cuenta la acomodación física de anexos y planos que pueda contener el mismo, y conservar los parámetros de la Entidad en cuanto a la administración de la información.

En caso en que algún contratista reciba documentos donados por otra entidad, que sean de su propia autoría e inclusive aquellos que casualmente sean encontrados en las instalaciones del FOPAE, deben ser remitidos con comunicación interna al Centro de Documentación e Información, por el área a la que pertenezca el profesional.



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En el caso en que los Profesionales del FOPAE se encuentren brindando asesoría o acompañamiento a un usuario externo, y requieran un documento del CDI, el Profesional de la Entidad no puede entregar copia de ningún documento solicitado por el usuario, dado que para ello existen procedimientos específicos.

5.2. Préstamo externo De la misma manera, se suministra el material para su consulta en el mismo Centro de Documentación, dentro de las instalaciones de la Entidad; y el préstamo se dará bajo los siguientes criterios:

Los Documentos no pueden retirase de las instalaciones de la Entidad.

Si el usuario requiere copia digital de algún documento, debe ser solicitado por escrito y anexar el medio físico (CD - RW) para la respectiva copia.

En caso en que el usuario requiriera fotocopias de un documento, debe consignarse el valor de las mismas en la Tesorería Distrital y entregar en el CDI el comprobante de pago.

Para el caso de Conceptos y Diagnósticos Técnicos, se informa que la entrega de copias debe ser solicitada por escrito.

5.3 FUNCIONES CDI

Préstamo de material solicitado. Orientar a los usuarios en la utilización de los documentos Control de préstamo de documentos. Llevar registro de consultas efectuadas. Mantener ordenadas (normas de conservación) las colecciones documentales a cargo.

Revisar los documentos que ingresan al Centro de Documentación Validar los medios análogos y digitales contratados por el FOPAE. Hacer el seguimiento sobre el levantamiento, existencia y publicación de metadatos.

Expedir certificaciones sobre el cumplimiento en la devolución de medios documentales solicitados.



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5.4. ELEMENTOS PARA EL PRÉSTAMO Para que todo préstamo pueda efectuarse, el usuario deberá llenar la respectiva solicitud de préstamo, en el caso de los usuarios internos indicar el No. de registro y para el caso de los usuarios externos, aportar datos para registrarse y presentar un documento de identidad. 5.5. CONTROLES Para mantener un control adecuado sobre el material prestado, se deberá descargar en cada registro, inmediatamente los materiales sean devueltos y se ubicarán nuevamente en los estantes. De igual forma, al finalizar el día se verificará que no existan materiales sin ubicar en los estantes (tanto de préstamo interno, como externo). Para el caso de usuarios internos, si un material no ha sido devuelto en la fecha señalada, se avisará (por escrito – avisos emergentes). 5.6. ESTADÍSTICAS Las estadísticas representan un elemento de valoración muy importante, ya que permiten determinar fallas de servicio, o bien suministrar elementos para la selección y descarte de materiales. Diariamente se llevará un registro de los medios solicitados, de manera que éste sirva para realizar la estadística mensual con identificación del número de usuarios internos y externos que accedieron a la prestación del servicio, así como los documentos más consultados. 5.7. SERVICIOS ADICIONALES PRESTADOS POR EL CDI: SERVICIO ¡ATENTO! ♦ Modalidad ♦ Medios de Comunicación SERVICIO DE FOTOCOPIAS



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5.7.1. SERVICIO ¡ATENTO! Es una particularidad en el servicio que prestará el Centro de Documentación, por medio de la cual, se informa a la comunidad interna de la Entidad y si es factible a la comunidad en general, acerca del material recién ingresado en el Centro de Documentación, de manera que se despierte expectativa con respecto a la información existente. ♦ Modalidad El Servicio ¡ATENTO! se prestará a través del suministro o publicación mensual (en lugar visible – página institucional) de la lista de medios que ingresan al Centro de Documentación. ♦ Medios de Comunicación La información que provee el Servicio ¡ATENTO!, podrá ir desde la publicación en lugar visible de ésta información, el envío por correo de ésta información a los Subdirectores de área y Coordinadores de grupo, hasta la publicación de un boletín de nuevas adquisiciones si fuese necesario.

5.7.2. SERVICIO DE FOTOCOPIAS El objetivo de este servicio es facilitar fotocopias de los documentos que sean requeridos por un usuario externo, y que sean necesarios para una consulta o investigación. El servicio se prestará por solicitud del usuario, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Centro de Documentación. Los documentos restringidos en su consulta no podrán ser fotocopiados. Para la prestación del servicio, el usuario deberá diligenciar la solicitud respectiva en el formato de registro, cancelar el valor de las fotocopias en la ventanilla No. 11 de la Tesorería Distrital – SUPER CADE DE LA 26, y presentar el recibo respectivo.



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MEDIOS INEXISTENTES EN CDI - FOPAE Investigaciones relacionadas con el bombeo solar Solicitante: Sr. FRANCISCO PEREZ Empresa: IGR CONSULTORES Cargo: Ingeniero Hidráulico Mail: [email protected] Tel Oficina: 5111134 Ext. 48 Tel Adicional:

6. PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS DE TRABAJO INTERNOS DEL CENTRO

6.1. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Deben considerarse como primera instancia, los objetivos del centro y los campos de información que debe abarcar en su totalidad; los usuarios del centro son quienes recibirán de manera específica, la atención y respuesta sobre sus requerimientos. Puede suceder que la política científica y tecnológica constituya solo una preocupación más del centro y que cada usuario busque ayuda para sus trabajos de información; de allí que se cuente con las informaciones bibliográficas adecuadas, procurando suministrar la mayor parte de información a través de varios medios de consulta. Es importante contar con un fichero de documentos solicitados que no reposan en el Centro de Documentación, de manera que se promueva a través de las directivas de la Entidad, la consecución de medios de información que puedan otorgar otras Entidades del Distrito Capital; tal es caso del DAPD, INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTÍN CODAZI, EL IDEAM, CATASTRO DISTRITAL, LA EAAB, entre otras.



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En caso de requerirse la información, el Centro de Documentación emitirá la comunicación solicitando la información con la respectiva justificación, a la Entidad responsable de su emisión o custodia, la comunicación estará sujeta a verificación y aprobación por parte de la Coordinación de grupo, Subdirección de área y firmada por la Dirección de la Entidad. 6.2. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN El Centro de Documentación e Información y debe contar con un sistema integrado de información que apoye su gestión y facilite la prestación de los servicios a los usuarios. La DPAE es una institución que debe vigilar la selección del programa para automatización, dado que éste debe cumplir y resaltar factores tales como: eficiencia, adecuación, calidad, capacidad, accesibilidad y soporte técnico. Las nuevas tecnologías de información y las telecomunicaciones hacen que sea necesario romper el aislamiento y el esquema de autosuficiencia, de allí que se deba contar con el acceso y la transferencia de la información en fuentes electrónicas. 6.2.1. INTERNET El Centro de Documentación e Información, debe tener por lo menos un punto de acceso a Internet que facilita a los usuarios investigar y explorar la información existente, proyectando así un servicio abierto y activo en beneficio común a través del “intercambio de información”.

6.3. DESARROLLO DE COLECCIONES Dadas las condiciones funcionales de la Entidad y por consiguiente el objeto que enmarca dentro del Sistema Distrital, es indispensable tomar en cuenta el fortalecimiento de la sección de desarrollo de los estudios contratados, las colecciones donadas y/o aquellas que adquiera la DPAE; para ello, el CDI debe contar con un programa de gestión que permita validar la información que ingresa al Centro, tomando en cuenta los siguientes aspectos:



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Los objetivos de la institución

Las políticas de selección y adquisición para el desarrollo de consultorías.

Las normas establecidas en la Entidad, para presentar informes técnicos y cartográficos.

Las necesidades de información reales de los usuarios (activos y potenciales)

El programa debe incluir: Propósitos; descripción y objetivos de la institución; acuerdos interinstitucionales de cooperación para el desarrollo de las colecciones; relación con los programas de conservación, almacenamiento, reposición y descarte de documentos. 6.4. PRINCIPIOS GENERALES La información debe estar constituida por los documentos misionales de la Entidad, deberán ser fuente de consulta para usuarios internos y externos, incluyendo así las siguientes categorías: Colección General. Debe cubrir las necesidades de usuarios internos y externos y corresponde a: ♦ Estudios Técnicos ♦ Informes Técnicos

Conceptos Técnicos Conceptos de Amenaza Ruina Diagnósticos Técnicos

♦ Planos de Legalización Colección de Reserva. Corresponde a textos guía clasificados temáticamente, que debe estar disponible en forma permanente. Colección de Referencia. Corresponde a diccionarios, catálogos, normas técnicas, legislación “resoluciones”, etc. Colección de Publicaciones Periódicas y Seriadas. Revistas, boletines, periódicos (recortes) publicados.



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Colecciones Especiales. Folletos, publicaciones oficiales, memoria institucional, etc. Colecciones en Formatos no Convencionales. Audiovisuales, cederrón (CD-ROM), etc.

6.5. PROCEDIMIENTO DE DESCARTE La finalidad del descarte es la de mejorar la calidad y actualidad de la documentación. El descarte de basa en la valoración que se hace del contenido temático, la actualidad, la previsión de uso y el estado físico del documento. Se debe definir la política para el destino final del descarte. 6.6. CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN DEL FONDO BIBLIOGRAFICO El Centro de Documentación e Información debe contar con un programa de Conservación y Preservación de materiales, que, de acuerdo a las prioridades establecidas, aseguren un entorno adecuado de conservación. Dentro de este proceso se deben tener en cuenta la reposición y el empaste, al igual que los mecanismos adecuados contra pérdidas, robos, mutilaciones. De la misma manera debe ejercerse control sobre la circulación y el préstamo de documentos con el fin de reducir las pérdidas y los daños. 6.7. EVALUACIÓN DE COLECCIONES La documentación requiere de una evaluación constante para medir la calidad del servicio que se presta, la efectividad en el progreso y rendimiento del Centro y la satisfacción de los usuarios; con el único propósito de establecer un equilibrio entre las necesidades, los objetivos y los recursos con que cuenta la Entidad. Deben tomarse en cuenta como instrumentos principales:



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Métodos cuantitativos: tamaño de las colecciones, crecimiento periódico y porcentaje por áreas.

Métodos cualitativos: contraste documental, opinión de expertos comparación entre fondos documentales con características similares.

Análisis de uso: consulta en línea, consulta en sala, remisión de usuarios a otros fondos documentales, atención de usuarios externos.

6.8. PROCESOS TÉCNICOS

Los medios técnicos para la organización y análisis de la información, deben ser ejecutados como procesos de administración y de gerencia documental, de manera que se establezcan parámetros dinámicos que reflejan la política establecida por el Centro de Documentación e Información, de acuerdo a las necesidades de la Entidad. Los componentes más importantes de estos medios son: catalogación, clasificación y análisis de información. Es importante tomar en cuenta el principio de racionalización de esfuerzos, el cual se puede gerenciar en forma cooperativa con otras instituciones que mantengan similitud en el manejo objetivo y técnico de la información. El análisis documental permite seleccionar las características informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin imprecisiones para recuperar la información en él contenida, de manera que pueda utilizarse para identificar el documento, determinar los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, revelar el contenido del mismo y/o para utilizarse como sustituto del documento. El análisis cubre técnicas tradicionales tales como catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas informáticas como la indización automática y la recuperación de la información almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural. El análisis se desarrolla promoviendo un fin absolutamente dinámico para recuperar la información, ahora bien, ésta no es una actividad simplemente rutinaria, como tampoco es una tarea sencilla como aparenta serlo, pues se desconoce cuanto trabajo amerita realizar para suplir cada procedimiento hasta la publicación de un documento.



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El Análisis Documental inmiscuye una fase formal y otra de contenido, en el análisis formal el trabajo se enfoca en recopilar todos los elementos objetivos el documento: tipo, autor, título, fecha, número de páginas, entre otros, concluye un análisis del documento que pretende reconocer los datos lo distinguen típicamente de los demás, permitiendo identificar y controlar cada documento dentro de una colección. Se realiza en dos operaciones: catalogación y descripción documental. En el análisis de contenido se procura la descripción del documento en cuanto a su contenido y los productos resultantes son: la clasificación, la indización y la condensación (resumen). 6.8.1. CATALOGACIÓN La catalogación busca identificar la lista de documentos que componen una colección, es decir, se considera como un facilitador para el usuario, de allí que deban diseñarse formas de acceso o puntos de entrada que los documentos tengan, de manera que puedan ser recuperados con facilidad; por ésta razón la tarea implica simultáneamente operaciones propias del análisis de contenido. 6.8.2. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL La descripción documental se enfoca en el trabajo que describe el documento, teniendo en cuenta sus características formales y externas, tales como autor, título, fecha de elaboración, características físicas, etc. Es una operación sujeta a normas estrictas, con el objeto de que los registros resultantes puedan ser manejados por los usuarios. El Centro de Documentación e Información es autónomo en la utilización de tablas, puede crearlas de acuerdo a sus criterios, siguiendo por su puesto los principios de normalización documental y ser coherentes con la organización del material. 6.8.3. INDIZACIÓN La indización equivale a reconocer el contenido del documento y tiene dos componentes: analizar el contenido para identificar los conceptos que pueden reflejar el contenido del mismo y la traducción de estos contenidos al lenguaje documental utilizado por el sistema; la tarea



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requiere de un proceso intelectual y de análisis, dado que se debe tener conocimiento sobre el contenido y manejo de la información. Se trabaja con el lenguaje documental, s decir artificial, creado con el objeto de traducir la información para tener acceso por diferentes usuarios. Los términos de indización, deben corresponder a los mismos que se usen cuando se desarrolle la búsqueda en el sistema para recuperar la información. En el Centro de Documentación e Información, se desarrollan inicialmente los procedimientos de clasificación y organización documental, para proceder posteriormente a desarrollar el proceso de Indización y/o Codificación, proceso en el que deben tomarse en cuenta los siguientes parámetros: CODIGO SERIE DOCUMENTAL = (E) ESTUDIO NUMERO LOCALIDAD = (1) USAQUEN TEMATICA = (RM) REMOSION EN MASA NUMERO DE IDENTIFICACIÓN = 1 Ej. E-1-RM-1 Para el caso en que los estudios se refieren a varias localidades, se tendrán en cuenta los números de las localidades y su almacenamiento físico será clasificado por la Localidad del menor rango, es decir primera identificada: Ej. E-1,3,4-RM-2 La ubicación de los documentos, será asignada por localidad y una general para DISTRITO CAPITAL, en las separatas de cada localidad se ubicarán los documentos por temática, una vez terminado el proceso, los “CARROS” serán identificados por localidad con listado definitivo; debe registrase en el sistema, la ubicación del documento. Ej.: CARRO 1 – CARA A – LOCALIDAD 1. Cabe anotar que si existen un estudio que enmarque un contenido general a nivel Bogotá y no sea factible incluirlo en alguna localidad por sus características, será identificado así: E-DC-RM-1 (Estudio Distrito Capital Remociones en Masa No.1). 6.8.4. ANALISIS DE CONTENIDO El análisis de contenido asume el conocimiento del documento, la síntesis, representación y recuperación, de allí se determinan los



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suplementos que alimentan las bases documentales, contiene un gran número de registros, permitiendo la recuperación de información de forma rápida y eficiente, debe conducir a la fuente primaria, es decir al texto completo del documento 6.9. PREPARACIÓN FÍSICA En este procedimiento, debe adecuarse el material que reposa e ingresa en el Centro de Documentación e Información, con el ánimo de ubicar oportuna y rápidamente su localización y mantener control sobre la circulación y los prestamos a los usuarios. Se realizan los siguientes procedimientos:

Identificación. Para el caso de ESTUDIOS TÉCNICOS, clasificación de seguridad “CLASIFICADO”.

Rotulado. Registro de signatura topográfica (indización) ya sea en forma manual o en sistemas modernos y se coloca sobre el lomo de las obras, aproximadamente a 2.5 cm. de su base.

Tarjeta de préstamo. Su función es controlar el préstamo del documento. En ella se registra en la parte superior la signatura topográfica, él numero de acceso o de inventario, el nombre del autor y el título. Las columnas son para indicar la fecha de devolución, el nombre del usuario y su número de código.

6.10. MEMORIAS DE CONSULTA El Centro de Documentación e información, debe contar con una memoria unificada en línea, que incluya la información correspondiente al material existente en el centro, que indique su ubicación, disponibilidad y existencias. La Memoria debe estar disponible para consulta remota con el fin de facilitar la consulta e intercambio de información desde cualquier lugar. 6.11. PUBLICACIONES El Centro de Documentación e Información puede producir algunas publicaciones, tales como lista de adquisiciones, revistas y guías entre otros.



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Se recomienda que el Centro de Documentación, tenga su propia página web en Internet, en donde además del catálogo en línea y la información general sobre colecciones, servios, reglamentos y políticas, se incluyan sus propias publicaciones. 6.12. HORARIO DE ATENCIÓN Lunes a Viernes

9:00 a 12:00 a.m. y 2:00 a 4:00 p.m.

6.13. CALIDAD DEL SERVICIO La calidad de los servicios que preste el Centro de Documentación e Información, debe reflejarse en la opinión de los usuarios tanto internos como externos, y para ello, deben desarrollarse indicadores de calidad, que permitan conocer como mide el cliente la eficiencia. Los factores que deben tomarse en cuenta al evaluar la calidad del servicio son:

Tangibles. Colecciones, personal, disposiciones físicas como equipos y materiales para comunicación y duplicación.

Fiabilidad. Seguridad para otorgar en forma idónea el servicio ofrecido.

Oportunidad. Atender a los usuarios y proporcionar un servicio oportuno.

Seguridad. La noción y amabilidad de los prestadores de servicio y su habilidad para transmitir seguridad y confianza.

Idoneidad. Proveer atención adecuada y personalizada al usuario en forma acertada y permanente.

6.14. ESTADISTICAS Los servicios requieren contar con un registro estadístico, dado que éstos se convierten en herramienta obligatoria para medir el impacto de los mismos en la comunidad de usuarios. El Centro e Documentación e Información, debe proporcionar información de préstamo y consulta e las colecciones, así como tipo de usuario, tipo de material, área temática.



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7. INFRAESTRUCTURA FÍSICA El diseño de la infraestructura física del Centro Documentación e Información, debe mantener articulación absoluta con los objetivos de la Entidad, vigilar el contexto arquitectónico circundante y planearse con visón futurista. Debe preverse la eventualidad de adiciones por ampliación de servicios o desarrollos tecnológicos nuevos, nuevas adquisiciones entre otras, que significan adecuación de espacios. La planta física del Centro de Documentación e Información, debe ubicarse en un ligar céntrico de fácil acceso, buscando la optima prestación de los servicios. Debe tomarse en cuenta la evolución en la tecnología de la información y las comunicaciones, de manera que se adopte una dinámica de cambio que se hace prácticamente impredecible. El espacio de las instalaciones deberá tomar en cuenta factores tales como:

Funcionalidad.

Temperatura, humedad y control de humedad (45 grados - 55 grados), recomendados para el adecuado mantenimiento de los documentos.

Aire para la conservación de materiales.

Suficiente área de circulación.

Acceso (fácil ingreso y evacuación).

Acceso para discapacitados.

Refrigeración y calefacción.

Resistencia del piso (cada metro cuadrado debe resistir una carga entre 500 – 600 Kilos).



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Colecciones (estanterías y depósitos).

Usuario (salas de lectura).

Oficinas administrativas.

Áreas de consulta, circulación y libre acceso.

Las instalaciones tienen que cubrir las expectativas de servicios electrónicos; acceso a sistemas de gestión, consulta y acceso en línea.

El Centro de documentación e Información, debe mantener una señalización adecuada según los flujos de trabajo, las normas reglamentarias y los servicios que preste.

Los espacios donde se instalen los equipos deben tener temperaturas adecuadas, el suelo debe ser antiestático, sin luz solar directa, con zonas limpias y no contaminadas.

Es importante tener en cuenta la aplicación del código de sismo resistencia.

El mobiliario utilizado en el Centro de Documentación e Información, debe tener en cuenta los siguientes aspectos: módulos para atención al público; mesas y sillas y equipos para consulta.

En cuanto las áreas administrativas se deben disponer de puestos de trabajo suficientes y adecuados de acuerdo con las actividades de cada prestador de servicios.

Parametros y procedimientos...

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