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1 PASANTIA DISEÑO DE UN TABLERO INTEGRAL DE CONTROL DE INDICADORES (BSC) PARA LOS SERVICIOS ASISTENCIALES DE LA CLÍNICA MEDICAL DUARTE JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES” - CAMPUS CÚCUTA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2020

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PASANTIA

DISEÑO DE UN TABLERO INTEGRAL DE CONTROL DE INDICADORES (BSC)

PARA LOS SERVICIOS ASISTENCIALES DE LA CLÍNICA MEDICAL DUARTE

JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES” - CAMPUS CÚCUTA

FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2020

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PASANTIA

DISEÑO DE UN TABLERO INTEGRAL DE CONTROL DE INDICADORES (BSC)

PARA LOS SERVICIOS ASISTENCIALES DE LA CLÍNICA MEDICAL DUARTE

JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ

CÓDIGO: 15152026

Tutor de la Universidad

ING. PAULA MARCELA PATIÑO CONTRERAS

Tutor de la Empresa

MARYORIE ANGELICA AVENDAÑO SANCHEZ

UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES” - CAMPUS CÚCUTA

FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2020

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Advertencia

El autor, JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ, autoriza a la UNIVERSIDAD DE

SANTANDER la reproducción total o parcial de este documento con la debida cita de

reconocimiento de la autoría y cede a la misma Universidad los derechos patrimoniales con fines

de investigación, docencia e institucionales, consagrado en el artículo 72 de la Ley 23 de 1982 y

las normas que lo instituyan o modifiquen.

(Artículo 4º, Acuerdo 0066 de 2003)

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Título: DISEÑO DE UN TABLERO INTEGRAL DE CONTROL DE INDICADORES (BSC)

PARA LOS SERVICIOS ASISTENCIALES DE LA CLÍNICA MEDICAL DUARTE

Autor

JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ

Tutor de la Universidad

ING. PAULA MARCELA PATIÑO CONTRERAS

Tutor de la Empresa

NOMBRE COMPLETO TUTOR EMPRESARIAL

Línea de investigación

OPTIMIZACION

Palabras claves: BSC, kaplan, norton, steakholder, feedback.

Resumen

A lo largo del tiempo la mejora continua ha sido un elemento de gran importancia en las

diferentes áreas de las empresas, principalmente en el área Gestión de Calidad, facilitando la

determinación de estrategias, generando una optimización del tiempo en los diversos servicios e

intervenciones asistenciales de la clínica medical duarte.

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Existe un problema latente que enfrenta a diario la Clínica Medical Duarte, la cual

actualmente posee una información desarticulada de los diversos servicios asistenciales, el

propósito del proyecto es el diseño de una herramienta la cual se denomina como “tablero

integral de mando de los indicadores de los servicios asistenciales de la Clínica Medical Duarte”,

el propósito de esta herramienta es el diagnosticar adecuadamente las situaciones que se

evidencien en las diversas áreas de los servicios asistenciales.

Se pretende consolidar, tabular, comparar la información que será de gran importancia a la

herramienta a desarrollar, mediante la aplicación de este instrumento nos generara una

estandarización de los tiempos en la recolección de los datos, orientando a la Clínica medical

duarte a alcanzar la eficiencia en sus procesos.

La Recolección de los datos de los procesos proporcionados por la misma institución, que, a

su vez, fueron verificados en autenticidad y anexados debidamente para legalizar las actividades

ulteriores correspondientes para la ejecución de los objetivos dos y tres.

Organización (tabulación) y comparación de los datos obtenidos, legalizados, de cada uno de

los procesos, en una matriz dinámica, que dicta la actividad por cada piso de la institución, bajo

la condición de línea de tiempo (año por año).

Introducción de los datos al cuadro de mando integral de indicadores, diseñado por el

pasante, para la configuración, análisis y toma de decisiones posteriores con respecto a su

interpretación encargada por los líderes de procesos y el gerente.

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Title: DESIGN OF A COMPREHENSIVE INDICATOR CONTROL BOARD (BSC) FOR

THE CARE SERVICES OF CLÍNICA MEDICAL DUARTE

Author

JAIRO ALBERTO TORRADO RAMÍREZ

University tutor

ING. PAULA MARCELA PATIÑO CONTRERAS

Company Guardian

FULL NAME BUSINESS TUTOR

Research Line

OPTIMIZATION

Key words: BSC, kaplan, norton, steakholder, feedback.

Abstract

Over time, continuous improvement has been an element of great importance in the

different areas of the companies, mainly in the Quality Management area, facilitating the

determination of strategies, generating an optimization of time in the various healthcare services

and interventions of the medical duarte clinic.

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There is a latent problem that the Duarte Medical Clinic faces daily, which currently has

disjointed information on the various healthcare services. The purpose of the project is to design

a tool which is called the “comprehensive dashboard of the indicators of the healthcare services

of the Medical Duarte Clinic ”, the purpose of this tool is to adequately diagnose the situations

that are evident in the various areas of healthcare services.

It is intended to consolidate, tabulate, compare the information that will be of great

importance to the tool to be developed, by applying this instrument it will generate a

standardization of time in data collection, guiding the Duarte Medical Clinic to achieve

efficiency in their processes.

The Collection of the data of the processes provided by the same institution, which, in

turn, were verified in authenticity and duly annexed to legalize the corresponding subsequent

activities for the execution of objectives two and three.

Organization (tabulation) and comparison of the data obtained, legalized, of each of the

processes, in a dynamic matrix, which dictates the activity for each floor of the institution, under

the condition of time line (year by year).

Introduction of the data to the integral scorecard of indicators, designed by the intern, for

the configuration, analysis and subsequent decision-making regarding its interpretation

commissioned by the process leaders and the manager.

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Contenido

Pág.

Introducción 18

1. Problemática 22

2. Justificación 23

3. Objetivos 24

3.1 Objetivo General 24

3.2 Objetivos Específicos 24

4. Requisitos legales o normativos aplicables 25

7. Capítulo 2. Tabular y comparar la información suministrada por los servicios asistenciales de

la Clínica Medical Duarte mediante tablas dinámicas que nos permitan analizar la situación de

cada servicio en su determinado año. 28

8. Capítulo 3. Estructurar un tablero de control integral de indicadores que oriente y brinde la

información deseada de los servicios asistenciales de la Clínica Medical Duarte 29

8.1 Estructura de tablero de control integral de indicadores 29

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9. Conclusiones 31

10. Recomendaciones 32

11. Bibliografía 33

Anexos 34

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Lista de Figuras

Pág.

Figura 1. Cuadro de Mando Integral 20

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Lista de Tablas

Pág.

Tabla 1. Requisitos legales 25

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Lista de Anexos

Pág.

Anexo 1. Pantallazo de servicio asistencial de Imagenologia 35

Anexo 2. Pantallazo de servicio asistencial de Ginecobstetricia 36

Anexo 3. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Neonatal 37

Anexo 4. Pantallazo de servicio asistencial de UCI pediátrica 38

Anexo 5. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Coronaria. 39

Anexo 6. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Adultos 40

Anexo 7. Pantallazo de servicio asistencial de Cirugía 41

Anexo 8. Pantallazo de servicio asistencial de Urgencias. 42

Anexo 9. Pantallazo de servicio asistencial de Consulta Externa 43

Anexo 10. Pantallazo de servicio asistencial de Hospitalización 44

Anexo 11. Pantallazo de Tablero Integral de control de indicadores 46

Anexo 12. Solicitud de información 47

Anexo 13. Formato de registro de firmas 48

Anexo 14. Carta Pasantía 49

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Introducción

El Balance Score Card (BSC) Cuadro de Mando Integral) es una herramienta que permite

enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas

en cualquier empresa: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de

negocio y aprendizaje y crecimiento.

Kaplan y Norton explican que se trata de una estructura creada para integrar indicadores

derivados de la estrategia. Aunque sigue reteniendo los indicadores financieros de la actuación

pasada, el Cuadro de Mando Integral introduce los inductores de la actuación financiera futura.

Los inductores, que incluyen los clientes, los procesos y las perspectivas de aprendizaje y

crecimiento, derivan de una traducción explícita y rigurosa de la estrategia de la organización en

objetivos e indicadores intangibles.

Las empresas innovadoras utilizan el Cuadro de Mando integral como el marco y estructura

central y organizativa para sus procesos. Las empresas pueden desarrollar un Cuadro de mando

Integral, con unos objetivos bastante limitados: conseguir clarificar, obtener el consenso y

centrarse en su estrategia, y luego comunicar esa estrategia a toda la organización. Sin embargo,

el verdadero poder del Cuadro de mando Integral aparece cuando se transforma de un sistema de

indicadores en un sistema de gestión.

A medida que más y más empresas trabajan con el Cuadro de Mando Integral, se dan cuenta

de que puede utilizarse para:

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1. Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre ella.

2. Comunicar la estrategia a toda la organización.

3. Alinear los objetivos personales y departamentales con la estrategia.

4. Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los presupuestos

anuales.

5. Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.

6. Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas

7. Obtener feedback para aprender sobre la estrategia y mejorarla.

El cuadro de mando integral llena el vacío que existe en la mayoría de sistemas de gestión: la

falta de un proceso sistemático para poner en práctica la estrategia y obtener feedback sobre ella.

Los procesos de gestión alrededor del Cuadro de Mando permiten que la organización se

equipare y se centre en la puesta en práctica de la estrategia a largo plazo. Utilizado de este

modo, el Cuadro de Mando Integral se convierte en los cimientos para gestionar las

organizaciones de la era de la información.

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En la siguiente figura se presentan las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral, se

puede apreciar que es un sistema que considera todos los procesos estratégicos de la

organización:

Figura 1. Cuadro de Mando Integral

Fuente: https://lideres4.wordpress.com/2016/05/02/las-4-perspectivas-del-cuadro-de-

mando-integral-kaplan-y-norton/

Ante el desafío de superar sus necesidades y de afrontar las exigencias del mercado de una

manera más eficiente, la clínica medical duarte ha comprendido la importancia de mejorar sus

procesos y de implementar estrategias que permitan enlazar tácticas y objetivos claves, a través

de cuatro áreas críticas en cualquier empresa: desempeño financiero, conocimiento del cliente,

procesos internos de negocio y aprendizaje y crecimiento.

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Este proyecto tiene el propósito aplicar e implementar la herramienta de cuadro integral de

mando o balance score card (BCS) en el área de gestión de la calidad, enfocándonos en los

indicadores que manejan los diversos servicios asistenciales de la clínica, con el fin de contribuir

con el mejoramiento dentro de esta área, aumentando la eficiencia en los servicios asistenciales

de la clínica medical duarte.

Se llevara a cabo una consolidación de la información suministrada, luego se tabulara y se

comparara la información, realizando un informe de análisis y estadísticas correspondientes a los

servicios asistenciales, por último se presentará una propuesta del diseño del tablero integral de

control de los indicadores para los servicios de la clínica donde se especifique cada servicio y se

socialice con mayor claridad el funcionamiento de la herramienta.

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1. Problemática

En el momento actual, las empresas enfocadas en el área de la salud se enfrentan a un

entorno cada vez más competitivo, por lo cual contar con herramientas de gestión basadas en

mediciones y controles de los procesos, hace necesario el establecimiento de un sistema de

indicadores que permitan a la alta dirección y en general a toda la organización, disponer de

información fidedigna para la toma de decisiones que apunten al cumplimiento de los objetivos

estratégicos organizacionales y los exigidos por el marco normativo vigente.

Bajo este panorama, las organizaciones se ven sometidas a múltiples exigencias para cumplir

su misión, enfrentar con éxito el mercado y dar íntegro cumplimiento a los requisitos legales,

todo ello enmarcado dentro de un direccionamiento estratégico que va encaminado entre otros

objetivos a lograr la satisfacción de todos sus steakholder.

A su vez, el medio ofrece a las empresas múltiples opciones que pretenden solucionar estas

necesidades y así dar cumplimiento a las tareas impuestas. Motivado en gran parte por la

complejidad del tema y el gran volumen de información al respecto, a más de que en ocasiones

no parece haber una clara conciencia de la importancia que tienen estas herramientas.

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2. Justificación

A lo largo del tiempo la mejora continua ha sido un elemento de gran importancia en las

diferentes áreas de las empresas, principalmente en el área Gestión de Calidad, facilitando la

determinación de estrategias, generando una optimización del tiempo en los diversos servicios e

intervenciones asistenciales de la clínica medical duarte.

Existe un problema latente que enfrenta a diario la Clínica Medical Duarte, la cual

actualmente posee una información desarticulada de los diversos servicios asistenciales, el

propósito del proyecto es el diseño de una herramienta la cual se denomina como “tablero

integral de mando de los indicadores de los servicios asistenciales de la Clínica Medical Duarte”,

el propósito de esta herramienta es el diagnosticar adecuadamente las situaciones que se

evidencien en las diversas áreas de los servicios asistenciales y poder facilitar la ilustración de

los resultados para la toma de decisiones.

Se pretende consolidar, tabular, comparar la información que será de gran importancia a la

herramienta a desarrollar, mediante la aplicación de este instrumento nos generara una

estandarización de los tiempos en la recolección de los datos, orientando a la Clínica medical

duarte a alcanzar la eficiencia en sus procesos.

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3. Objetivos

3.1 Objetivo General

Diseñar un tablero integral de control de indicadores (BSC) para los servicios asistenciales de

la Clínica Medical Duarte en San José de Cúcuta.

3.2 Objetivos Específicos

Consolidar la información suministrada por los diferentes servicios asistenciales de la Clínica

Medical Duarte.

Tabular y comparar la información suministrada por los servicios asistenciales de la Clínica

Medical Duarte mediante tablas dinámicas que nos permitan analizar la situación de cada

servicio en su determinado año.

Estructurar un tablero de control integral de indicadores que oriente y brinde la información

deseada de los servicios asistenciales de la Clínica Medical Duarte.

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4. Requisitos legales o normativos aplicables

Tabla 1. Requisitos legales

NORMA DESCRIPCIÓN

Resolución 2003 del

2014.

Por la cual se definen los procedimientos y

condiciones de inscripción de los

Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de

servicios de salud.

•Resolución 1552 del

2003.

Por medio de la cual se reglamentan parcialmente los

artículos 123 y 124 del

Decreto - Ley 019 de 2012 y se dictan otras

disposiciones.

Circular 0256 del 2016

Por la cual se dictan disposiciones en relación con el

Sistema de Información para

La Calidad y se establecen los indicadores para el

monitoreo de la calidad en salud.

Fuente: Autor

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5. Alcance del Proyecto

Se establece aportar una herramienta de búsqueda y consolidación de datos de los servicios

asistenciales de la clínica medical duarte, desarrollando el diseño de un tablero integral de

control que tiene como alcance, los servicios asistenciales que brinda la clínica medical duarte

los cuales son:

8. Urgencias

9. Hospitalización.

10. UCI Neonatal.

11. UCI Pediátrica.

12. UCI Adultos.

13. UCI Coronaria.

14. Cirugía.

15. Imagenologia.

16. Ginecobstetricia.

17. Consulta externa.

Por último se presentará la propuesta del diseño del tablero integral de control de los

indicadores donde se especifique servicio a servicio y socialice con mayor claridad la

funcionalidad de la herramienta.

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6. Capítulo 1. Consolidación de la información suministrada por los diferentes servicios

asistenciales de la Clínica Medical Duarte

En el objetivo uno se refiere a la recopilación de la información de los servicios asistenciales

de la clínica medical duarte al cual hace referencia a los siguientes servicios, urgencias,

hospitalización, uci neonatal, uci pediátrica, uci adultos, uci coronaria, cirugía, imagenologia,

ginecobstetricia y por ultimo consulta externa.

Esta información fue suministrada por la clínica medical duarte y consolidado atreves de

documentos legales que permitirán la verificación de la autenticidad de verificación de la

información recolectada.

El fin de este objetivo es estructurar un tablero o cuadro de control integral de indicadores

de los servicios ya mencionados en el párrafo anterior, el cual se recopila la información

suministrada de los años 2016, 2017, 2018 y 2019 mediante un oficio de solicitud de

información emitido por el coordinador Gestión de calidad hacia los coordinadores de los

servicios asistenciales ya mencionados (Ver Anexo 12 y 13).

Se recibe la información mediante medio magnético (CD), a los siguientes días de ser

emitida la solicitud de información en el día 16 de agosto del vigente año, ya siendo recolectada

la información se prosigue a la revisión y consolidación de los datos adquiridos, se requiere

consolidar la información mediante matrices dinámicas de los datos suministrados.

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7. Capítulo 2. Tabular y comparar la información suministrada por los servicios

asistenciales de la Clínica Medical Duarte mediante tablas dinámicas que nos permitan

analizar la situación de cada servicio en su determinado año.

7.1 Definición del método recolector

Los datos fueron consolidados mediante el programa Excel, se reúnen los datos mediante

tablas dinámicas, buscando una mejor manipulación de los datos, ya que fueron categorizados

por año, servicio e indicadores, logrando una mayor comprensión de la información adquirida

por los servicios asistenciales, esta información será de utilidad para el ingreso de los datos en

cada área, servicio u/o proceso de la clínica medical duarte en él un tablero o cuadro de control

integral de indicadores (Ver Anexos del 1 al 10).

La realización de esta herramienta es muy importante no solo para la operación interna de la

empresa, sino también para cualquier otro colaborador que realice la misma labor en el área de

gestión de calidad en la clínica medical duarte, pues inculca las pautas de los procesos internos

en su estructura, de manera que se puedan optimizar los tiempos de ejecución y

retroalimentacion. También cabe resaltar la importancia de su introducción en la base de datos

institucional, pues es una recopilación de todas las fuentes principales de la empresa prestadora

de salud, ya que es de óptima importancia enlos reportes enviados a la secretaria de salud

nacional.

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8. Capítulo 3. Estructurar un tablero de control integral de indicadores que oriente y

brinde la información deseada de los servicios asistenciales de la Clínica Medical Duarte

8.1 Estructura de tablero de control integral de indicadores

Se realiza la estructura del tablero de control integral de indicadores cuyo diseño es de

elaboración propia, cuyo fin permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y

resultados a través de aprendizaje, crecimiento y retroalimentación.

El tablero de control integral de indicadores quedara editable para la configuración de los

datos para el área gestión de calidad, el cual contiene los procesos de la clínica medical duarte,

evidenciando los indicadores entregados mes a mes por sus coordinadores de área o servicio

asistencial.

El Tablero de Mando integral tiene como fin desarrollar unos objetivos bastante limitados:

conseguir clarificar, obtener el consenso y centrarse en su estrategia, y luego comunicar esa

estrategia a toda la organización. Sin embargo, el verdadero poder del Cuadro de mando Integral

aparece cuando se transforma de un sistema de indicadores en un sistema de gestión.

1. Clarificar la estrategia y conseguir el consenso sobre ella.

2. Comunicar la estrategia a toda la organización.

3. Alinear los objetivos personales y departamentales con la estrategia.

4. Vincular los objetivos estratégicos con los objetivos a largo plazo y los presupuestos

anuales.

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5. Identificar y alinear las iniciativas estratégicas.

6. Realizar revisiones estratégicas periódicas y sistemáticas

Para la consolidación de los indicadores de los servicios asistenciales de la clínica medical

duarte se elaboraron unas tablas dinámicas para la introducción de los datos en cada servicio así

evidenciando mes a mes sus resultados para realizar las estrategias adecuadas en cada situación.

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9. Conclusiones

Se realizaron las respectivas conclusiones con base a los resultados obtenidos en cada uno de

los objetivos específicos presentados. La contribución a la Clínica Duarte proporcionó al pasante

experiencia en administración y gestión de indicadores por procesos en el área de salud. Cada

uno de los objetivos permitió la ejecución de la pasantía con base en el siguiente paso a paso:

1. Recolección de los datos de los procesos proporcionados por la misma institución, que, a

su vez, fueron verificados en autenticidad y anexados debidamente para legalizar las actividades

ulteriores correspondientes para la ejecución de los objetivos dos y tres.

2. Organización (tabulación) y comparación de los datos obtenidos, legalizados, de cada uno

de los procesos, en una matriz dinámica, que dicta la actividad por cada piso de la institución,

bajo la condición de línea de tiempo (año por año).

3. Introducción de los datos al cuadro de mando integral de indicadores, diseñado por el

pasante, para la configuración, análisis y toma de decisiones posteriores con respecto a su

interpretación encargada por los líderes de procesos y el gerente.

La orientación por parte de la tutora fue indispensable para la ejecución de los objetivos, ya

que permitió la factibilidad en la comprensión de los conceptos y en la metodología a seguir para

la optimización de los métodos y tiempos, evitando holguras en el tiempo, y finalmente

concluyendo con las pasantías.

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10. Recomendaciones

Se realizaron las recomendaciones con base a las conclusiones obtenidas en estas

pasantías, en forma de listado:

1. Conservar como editable el cuadro de mando de indicadores, con el propósito de ser

configurado por los cargos contractuales correspondientes.

2. Se recomienda realizar una orientación previa con todos los líderes de la institución,

socializando los objetivos específicos del pasante para optimizar los tiempos y evitar confusiones

a largo plazo.

3. Se recomienda utilizar los aportes de este proyecto como base teórica y empírica para

otras metodologías de pasantías similares, permitiendo así una mejor retroalimentación y

agilización de los procesos.

4. Conocer los cronogramas de la institución que otorga el pasante para evitar contratiempos

en cuanto a cronogramas, programación y planeación de actividades, no solo con respecto a las

actividades propias de la universidad, sino con las del estudiante académicas y extraacadémicas.

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11. Bibliografía

Cáceres, S. et al. (2015). Diseño del sistema de gestión de la calidad con base en los

lineamientos de la NTC-ISO 9001:2015 para la empresa Garnica Ingenieros S.A.S. en la ciudad

de Cúcuta. Trabajo de Grado, Universidad de Santander. Cúcuta, Colombia: La universidad.

Fleitman, Jack (2010). Libro evaluación integral para implementar modelos de calidad. La

importancia de los tableros de control.

Fleitman, Jack (2015). Definición tablero de control. PDF, En línea, Disponible en:

www.jcvalda.wordpress.com

Kaplan, Robert S., y David P. Norton (2008). El cuadro de mando integral : the balanced

scorecard. Barcelona.

Martínez Pedrós, Daniel, y Artemio Milla Gutiérrez (2005). La elaboración del plan estratégico y

su implantación a través del cuadro de mando integral. Madrid.

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Anexos

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Anexo 1. Pantallazo de servicio asistencial de Imagenologia

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Anexo 2. Pantallazo de servicio asistencial de Ginecobstetricia

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Anexo 3. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Neonatal

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Anexo 4. Pantallazo de servicio asistencial de UCI pediátrica

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Anexo 5. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Coronaria.

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Anexo 6. Pantallazo de servicio asistencial de UCI Adultos

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Anexo 7. Pantallazo de servicio asistencial de Cirugía

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Anexo 8. Pantallazo de servicio asistencial de Urgencias.

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Anexo 9. Pantallazo de servicio asistencial de Consulta Externa

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Anexo 10. Pantallazo de servicio asistencial de Hospitalización

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Anexo 11. Pantallazo de Tablero Integral de control de indicadores

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Anexo 12. Solicitud de información

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Anexo 13. Formato de registro de firmas

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Anexo 14. Carta Pasantía