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PCM Manejo del Cicio de Proyecto

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PCM Manejo del Cicio de Proyecto

Prefacio Este texto ha sido preparado como material didactico para un curso de capacitaci6n de

una semana a fin de ensefiar los conocimientos y tecnicas del Manejo del Ciclo de

Proyecto (PCM) El PCM es una metodologia para planificar y ejecutar proyectos de

desarrollo- Se ha elaborado considerando como posibles lectores aquellas personas que

se encargan directamente de planificar y ejecutar esos proyectos tales como miembros

de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales consultores y encuestadores

ademas de los investigadores sobre las metodologias de proyectos de desarrollo pero

tambien servira como un texto independiente para aprender el PCM

Este texto abarca todos los aspectos relevantes sobre el PCM y no se limita a la

presentaci6n de su teoria sino tambien incluye un contenido sustancial que refleja con

abundancia ricas experiencias en los lugares del desarrollo Ademas de tocar aquellos

aspectos comunes del PCM que han venido utilizando como herramienta las

organizaciones internacionales y bilaterales explica tambien la ultima tendencia de

esta metodologia y la coordinaci6n con otras metodologias de investigaci6n Este

documento da mayor enfasis en la planificaci6n en el PCM especialmente la

Planificaci6n Participativa sin omitir el monitoreo y la evaluaci6n

lLos proyectos de que se habla en este texto significan concretamente los de la Cooperacion Tecuica de Tipo Proyecto que ejecuta la Coopcracion Internacional del Japan JICA

1

1 Descripci6n de PCM

1-1 Definicion de PCM

El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el

Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un

proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar

ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino

ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y

fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada

con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente

publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia

muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido

el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la

pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)

1-2 Trasfondo Historico de PCM

Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para

Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su

parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de

desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6

mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo

instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica

como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja

de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas

anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al

introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a

escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los

paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para

Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional

(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones

introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo

Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la

sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten

unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite

2 Ziel Orientierte Projekt Planung

3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit

2

instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la

primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo

Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las

criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento

basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso

de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el

procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras

metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo

VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion

Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones

tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible

En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional

(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la

Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90

FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos

moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA

por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM

en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA

utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica

Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades

de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No

Reembolsable

1-3 Caracteristica de PCM

El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos

a) Consistencia

Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que

recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y

evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los

conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las

personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion

ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de

cooperacion como en la del pais receptor de la misma

4 Foundation for Advanced Studies on International Development

3

b) Acercamiento L6gico

El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n

causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI

analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar

estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en

una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM

Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en

tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza

evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion

c) Participacion

En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como

beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli

son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera

extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la

presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la

organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0

investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como

resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar

un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios

del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como

suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el

futuro

d) Transparencia

Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es

visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema

el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy

claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto

4

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Prefacio Este texto ha sido preparado como material didactico para un curso de capacitaci6n de

una semana a fin de ensefiar los conocimientos y tecnicas del Manejo del Ciclo de

Proyecto (PCM) El PCM es una metodologia para planificar y ejecutar proyectos de

desarrollo- Se ha elaborado considerando como posibles lectores aquellas personas que

se encargan directamente de planificar y ejecutar esos proyectos tales como miembros

de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales consultores y encuestadores

ademas de los investigadores sobre las metodologias de proyectos de desarrollo pero

tambien servira como un texto independiente para aprender el PCM

Este texto abarca todos los aspectos relevantes sobre el PCM y no se limita a la

presentaci6n de su teoria sino tambien incluye un contenido sustancial que refleja con

abundancia ricas experiencias en los lugares del desarrollo Ademas de tocar aquellos

aspectos comunes del PCM que han venido utilizando como herramienta las

organizaciones internacionales y bilaterales explica tambien la ultima tendencia de

esta metodologia y la coordinaci6n con otras metodologias de investigaci6n Este

documento da mayor enfasis en la planificaci6n en el PCM especialmente la

Planificaci6n Participativa sin omitir el monitoreo y la evaluaci6n

lLos proyectos de que se habla en este texto significan concretamente los de la Cooperacion Tecuica de Tipo Proyecto que ejecuta la Coopcracion Internacional del Japan JICA

1

1 Descripci6n de PCM

1-1 Definicion de PCM

El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el

Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un

proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar

ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino

ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y

fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada

con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente

publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia

muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido

el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la

pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)

1-2 Trasfondo Historico de PCM

Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para

Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su

parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de

desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6

mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo

instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica

como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja

de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas

anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al

introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a

escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los

paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para

Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional

(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones

introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo

Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la

sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten

unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite

2 Ziel Orientierte Projekt Planung

3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit

2

instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la

primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo

Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las

criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento

basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso

de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el

procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras

metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo

VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion

Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones

tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible

En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional

(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la

Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90

FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos

moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA

por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM

en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA

utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica

Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades

de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No

Reembolsable

1-3 Caracteristica de PCM

El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos

a) Consistencia

Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que

recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y

evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los

conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las

personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion

ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de

cooperacion como en la del pais receptor de la misma

4 Foundation for Advanced Studies on International Development

3

b) Acercamiento L6gico

El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n

causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI

analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar

estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en

una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM

Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en

tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza

evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion

c) Participacion

En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como

beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli

son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera

extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la

presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la

organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0

investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como

resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar

un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios

del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como

suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el

futuro

d) Transparencia

Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es

visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema

el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy

claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto

4

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

1 Descripci6n de PCM

1-1 Definicion de PCM

El PCM (Abreviatura del termino ingles Project Cycle Management) significa el

Manejo del Ciclo de Proyecto PCM El Ciclo de Proyecto indica todo el proceso de un

proyeeto de desarrollo pOI 10 que el PCM es una metodologia de planificar y gestionar

ese proceso mediante el Matriz de Disefio de Proyecto (PDM abreviatura del termino

ingles Project Design Matrix) El modelo original del PCM fue ideado en EEUU y

fue bautizado con el nombre de Logical Framework Esta herramienta fue unificada

con ZOPp2(Planificacion de Proyeeto Orientado al Objetivo) que establecio GTZ3 ente

publico de cooperacion alemana convirfiendose en origen del PCM Hoy en dia

muchos organizaciones internacionales y bilaterales de cooperacion tienen introducido

el PCM y 10 adoptan oportunamente a la necesidad de cada organizacionfblota en la

pagina 6 se muestra la relacion general entre el ciclo de un proyecto y su PCM)

1-2 Trasfondo Historico de PCM

Logical Framework 0 Estructura Logica fue desarrollada pOI U8AID Agencia para

Desarrollo Internacional de EEUU en la segunda mitad de los alios 60 GTZ POI su

parte tras probar esta herramienta para planificar y administrar sus proyectos de

desarrollo en la primera mitad de los alios 80 la introdujo plenamente y Ie agreg6

mejoramiento para llegar a desarrollar la metodologia de ZOPP Este nuevo

instrumento aleman incluye aquellos analisis que no contemplaba la Estructura L6gica

como Analisis de Participantes de Problema y de Objetivos ZOPP tiene gran ventaja

de cubrir aquellos puntos dehiles que tenian otras metodologias de desarrollo utilizadas

anteriormente tal como confirmaban los paises receptores de cooperacion al

introducirse la herramienta alemana que los donantes de cooperacion comienzan a

escucharlos por primera vez De esta manera ZOPP fue bien recibido tanto pOI los

paises receptores de cooperacion como los donantes hasta que la Agencia Noruega para

Cooperacion para el Desarrollo(NORAD) Asistencia Danes de Desarrollo Internacional

(DANIDA) 0 el Banco Asiatico de Desarrollo (ADB) entre otras muchas organizaciones

introdujeron esta metodologia para planificar y administrar los proyectos de desarrollo

Este movimiento corresponde a la opinion de que no se puede esperar ni la

sostenibilidad ni el desarrollo autonomico a los proyeetos de desarrollo que ejecuten

unilateralmente los donantes mientras que los receptores reciban unicamerite

2 Ziel Orientierte Projekt Planung

3 Deutsche Gesellschaft fur Technische Zusammenarbeit

2

instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la

primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo

Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las

criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento

basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso

de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el

procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras

metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo

VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion

Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones

tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible

En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional

(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la

Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90

FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos

moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA

por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM

en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA

utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica

Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades

de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No

Reembolsable

1-3 Caracteristica de PCM

El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos

a) Consistencia

Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que

recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y

evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los

conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las

personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion

ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de

cooperacion como en la del pais receptor de la misma

4 Foundation for Advanced Studies on International Development

3

b) Acercamiento L6gico

El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n

causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI

analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar

estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en

una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM

Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en

tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza

evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion

c) Participacion

En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como

beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli

son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera

extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la

presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la

organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0

investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como

resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar

un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios

del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como

suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el

futuro

d) Transparencia

Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es

visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema

el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy

claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto

4

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

instrucciones voces que se extendieron en la comunidad internacional a partir de la

primera mitad de los 90 requiriendo un desarrollo participativo

Y sin embargo tambien surgian criticas sobre el PCM Entre ellas se destacaban las

criticas sobre la falta de flexibilidad por darse mayor importancia al procedimiento

basico GTZ mismo reconocia esta debilidad y ha revisado las lineas directrices del uso

de ZOPP recientemente Concretamente da mayor enfasis a la flexibilidad en el

procedimiento de ZOPPPCM y promueve la combinacion del PCM con otras

metodologias como RRA metodologia de Evaluacion Rural Rapida (vease el capitulo

VI) y PRA(vease el capitulo VI Participatory Rural Appraisal en Ingles Evaluacion

Participativa Rural) a fin de planificar proyectos apropiados Otras organizaciones

tambien recomiendan a sus funcionarios utilizar el PCM de manera mas flexible

En el Japan la Fundacion para Estudios Avanzados sobre el Desarrollo Internacional

(FASID)4 estudia la metodologia del PCM y JICA la introdujo en la ejecucion de la

Asistencia Oficial para el DesarroHo(ODA) a partir de la primera mitad de los 90

FASID lleva a cabo tambien la difusion de esta herramienta y ha formado numerosos

moderadores mediante sus propios metodos de capacitaciontvease la pagina 5) JICA

por su parte ha establecido un procedimiento de manejo de proyecto Ham ado JPCM

en que destaca su originalidad en el monitoreo y evaluacion AI principio JICA

utilizaba esta metodologia principalmente en la planificacion de la Cooperacion Tecnica

Tipo Proyecto y sin embargo ha comenzado a aplicarla tambien en otras modalidades

de cooperacion como el Estudio de Desarrollo y la Cooperacion Financiera No

Reembolsable

1-3 Caracteristica de PCM

El PCM tiene como caracteristica ventajosa los siguientes aspectos

a) Consistencia

Todo el proceso de proyecto es planificado y manejado mediante un matriz PDM que

recoge la informacion relevante de manera resumida Esto facilita el monitoreo y

evaluacion del proyecto relativamente facil sin depender del volumen de los

conocimientos detallados sobre el proyecto en cuestion que tenga cada una de las

personas que participen en el proyecto De modo que no afecta mucho ala planificacion

ni manejo del proyecto algun relevo del personal tanto en la parte del donante de

cooperacion como en la del pais receptor de la misma

4 Foundation for Advanced Studies on International Development

3

b) Acercamiento L6gico

El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n

causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI

analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar

estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en

una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM

Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en

tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza

evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion

c) Participacion

En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como

beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli

son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera

extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la

presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la

organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0

investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como

resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar

un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios

del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como

suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el

futuro

d) Transparencia

Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es

visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema

el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy

claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto

4

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

b) Acercamiento L6gico

El Analisis de Problema en el PCM se hace basado en la logica de la relaci6n

causa-efecto y sus resultados son expresados mediante un arbol genealogico AI

analizar el problema de modo apropiado mediante esta logica se puede redactar

estrategias y actividades necesarias para resolver el problema de forma resumida en

una PDM Estos analisis se realizan en reuniones de debate llamadas taller de PCM

Estos talleres son muy visuales ya que los participantes expresan sus ideas escritas en

tarjetas y las pegan en una pizarra De esta forma el proceso de debate se visualiza

evitando la omision de puntos a debatir 0 confusion en discusion

c) Participacion

En dichos talleres participan las partes implicadas relevantes del proyecto como

beneficiarios del proyecto y comunidades afectadas Y los debates que se realizan alli

son regidos por un determinado reglamento a fin de analizar el problema de manera

extendida y profunda por parte de los participantes Por 10 tanto es importante la

presencia de un moderador A estas reuniones tambien asisten los oficiales de la

organizacion donante de cooperaci6n y del pais receptor adernas de expertos 0

investigadores del tema a discutir junto con los miembros de unas ONGs locales Como

resultado el problema sera discutido desde varios puntos de vista para poder elaborar

un proyecto altamente factible Adernas la participacion obligatoria de los beneficiarios

del proyecto en su analisis y proceso de planificacion posibilita que ellos 10 tomen como

suyo Esto optirnizara el efecto del proyecto y la sostenibilidad de las actividades en el

futuro

d) Transparencia

Como se ha mencionado en el PCM el proceso de analisis y planificacion de proyecto es

visualizado y los resultados del taller se registran en formatos como arbol de problema

el de objetivos 0 PDM Esto hace que el proceso de planificacion de proyecto sea muy

claro y facil de entender incluso para la gente ajena del proyecto

4

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Columna -Iapon y PCM

Al ver el fondo historico del PCM da la sensacion de que se trata de una metodologia exclusiva de las organizaciones bilaterales de otros paises 0 las internacionales Ya que la mayor parte de su terminologia procede del exterior y el constante enfoque en la logica puede resultar incomodo a algunas personas por sentir que tengan que aceptar a la fuerza una cultura extraiia Y sin embargo no deberia decir que el Japan no tenga nada que ver con esta metodologia extranjera y que la ha importado simplemente

En el PCM las partes implicadas se reunen y expresan sus opiniones en unas tarjetas pegandolas en una pizarra para analizar la causa del problema y redactar sus resultados en el arbol de problema Esto es el procedimiento mas caracteristico de esta metodologia Este proceso de analisis y los esquemas de los resultados sin embargo no son originales del PCM sino son muy similares al arbol de causaefecto 0 el de relaciones que forman parte de las siete herramientas del QC tan frecuentemente utilizados para el control de calidad en la produccion de las empresas japonesas (Nota hay incluso consultores occidentales que afirman que el punto de partida del PCM es precisamente este arbol de causaefecto llamado diagrama de espina de pez creado por un ingeniero de una empresa japonesa Es cierto que las actividades de QC ya comenzaron en los afios 50 mucho mas antes de que comenzaran a crear el PCM) Adernas las actividades de QC desarrolladas en el Japan son muy participativas y se discute libremente entre los mismos trabajadores en las plantas para que ellos mismos se esfuercen en el mejoramiento de los problemas uniendo sus ideas 10 que resulta muy efectivo para fomentar sus ganas de trabajar Es bien conocido que esta

metodologia sirvio de modo importante para el desarrollo economico en la postguerra del Japan

Es mas no es unico en la administracion empresarial 0 el sector manufacturero que los mismos trabajadores de base y no los directores ni investigadores hagan propuestas de modo activo tras analizar problemas que tengan En el sector agricola tarnbien existen grupos de agricultores de consultas en muchos lugares del Japan para realizar estudio agrario de modo participativo Es un buen ejemplo la Reunion para Intercambio de Semillas de la provincia de Akita que siguen sus actividades

Como se puede ver en el Japan hay una historia y muchas experiencias del desarrollo participativo de manera propia idea y cultura comunes al PCM De modo que en el Japan ya existe una base suficienternente madura como pam asimilar y adaptar el PCM en la ejecucion de la cooperacion internacional 0 incluso se puede decir que tenemos posibilidades de mejorar y desarrollarlo mas a nuestra manera

5

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Ciclo de Proyecto General

Descubrimien

Relaci6n entre Ciclo de Proyecto y JPCM

Fase de Proyecto Planificaci6n y Manejo por PCMJ

Planificacion Descubrimiento Consolidaci6n Preparacion

Elaboraci6n de PDM

Ejecucion Ejecuci6n Monitoreo

Perfeccion de PDM

Monitoreo Peri6dico Evaluaci6n Intermedia

Evaluaci6n Seguimiento Evaluaci6n

Evaluaci6n al Termino de Proyecto Prolongaci6n de ProyectoSeguimiento Monitoreo Posterior Evaluaci6n Posterior

6

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

1-4 Componentes Basicos de PCM

El PCM consiste principalmente en dos componentes Planificacion Participativa (pP) y

Monitoreo y Evaluacion (M y E)

PP es una metodologia usada en la fase de planificacion en el Ciclo de Proyecto y

realizada en una serie de talleres en que participaran varias partes relevantes del

problema En esta metodologia se realiza una serie de analisis para proceder a la

planificaci6n de proyecto mediante la Matriz de Disefio de Proyecto PDM

M y E es ejecutado durante y al termirio del proyecto El monitoreo es una operacion

para chequear peri6dicamente la ejecuci6n oportuna de las actividades del proyecto 0

que el proyecto da resultados esperados con objeto de optimizar los resultados finales

del proyecto Mientras que la evaluacion se hace para confirmar el desarrollo del

proyecto en su ejecuci6n 0 el grado de cumplimiento del objetivo del proyecto terminado

adernas de analizar la efectividad y la evolucion aut6noma del mismo a fin de

identificar lecciones que contribuyan a futuros proyectos Normalmente los

participantes del proyectos como expertos de la parte japonesa 0 el personal local de

contraparte ejecutan el monitoreo mientras que la evaluaci6n es llevada a cabo por

expertos externos que no esten involucrados al proyecto

En este texto se enfocara mas en PP y referente aMy E se explicara sobre su esencia

en el capitulo III

7

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2 Planificacion Participativa (pp)

PP es un componente del PCM y se divide en varias fases como pueden verse abajo

Esta actividad se realiza mediante una serie de talleres

2-1 Procedimiento de PP

Sumario de Indicadores

Modos de Condiciones Proyecto Verificaci6n Externas

Meta Superior

Objeto de Proyecto

Efecto Esperado

Actividades Insumo

Premisas

Analisis de Participantes

~ Analisis de Problema

~ Analisis de Objetivos

~ Selecci6n de Proyeeto

~ Elaboraci6n de PDM

PDM

Elaboracitn de PO

Plan de Operaciones (PO)

Efecto Crono- Puesto Insumo CondicionesActividades

Esperado grama Responsable Personal Bienes Fondos Necesarias

8

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

especificas Al haber tal participacion variada se puede proponer las iniciativas de

proyecto que reflejen distintas opiniones sin limitarse a las de un determinado grupo de

gente

Como participan tanto los conocedores de la situacion dellugar como varios expertos

con abundantes experiencias y conocimientos de distintas areas aun sin conocer tanto

la situacion local pueden cotejarse sus correspondientes opiniones para buscar una

solucion apropiada Esta composicion diversificada de participantes satisfara los

requerimientos de un amplio interes de las partes interesadas y conducira a la

planificacion de un proyecto con mayor factibilidad

En segundo lugar los beneficiarios directos del proyecto tambien participan en el

analisis y planificacion del mismo pOI 10 que sus necesidades son detalladamente

estudiadas en los talleres Esto hace que en los beneficiarios surja el sentido de

iniciativa y voluntad de colaborar en el proyecto Se trata de un aspecto que no podria

esperarse mediante el estudio social convencional como entrevistas 0 encuestas

En tercer lugar en el taller las opiniones son escritas en tarjetas pOI 10 que la

discusion queda claramente visualizada Para los japoneses resulta muy familiar este

tipo de debate basado en tarjetas como herramienta de analisis en la metodologia KJ y

enQC

De todos modos es recomendable evitar que se llegue a la decision pOI mayoria smo

que se esfuerce en conseguir un consenso general para que todos queden satisfechos y

conciban voluntad de colaboracion

Es necesario una buena preparacion previa para que el taller evolucione con mayor

fluidez Como en muchas ocasiones los miembros del equipo de estudio japones no

conocen suficientemente la situacion local es importante realizar un estudio de campo

encuestas 0 entrevistas antes de convocar el taller Mientras tanto a las instituciones

relacionadas al proyecto del pais receptor de asistencia les corresponde ir convocando a

los participantes y preparando un local para la organizacion del taller Como

anteriormente dicho los principales participantes del taller son vecinos de la

comunidad no obstante es importante seleccionarlos con imparcialidad sexual desde la

equidad geografica entre las personas representativas con liderazgo en el area de

proyecto

POI otra parte es menester una regla relevante para convocar un taller del PCM Al

igual que la importancia de la regla de juego para una favorable evolucion del mismo

10

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-2 Desarrollo de Taller de PCM

Como anteriormente dicho e1 taller de PCM se organiza para que participen las partes

relevantes del tema con objeto de realizar una serie de analisis y planificacion de

proyecto Son los principales participantes los futuros beneficiarios de proyecto por

ejemplo las comunidades que se enfrentan a series problemas en ese momento Como

habra participacion por parte de las organizaciones 0 personas fisicas que se

involucraran en el proyecto (vease Ejemplo de Participantes que viene abajo)

normalmente asisten a un taller entre 10 y 20 personas en total Alli se realiza un

trabajo conjunto mediante debate para planificar el proyecto tras identificar y analizar

el problema

En el taller es importante el papel que corresponde al moderador quien se encarga de

llevar la reunion de forma oportuna El moderador debe hacer que el debate se

evolucione con fluidez y de modo constructivo de acuerdo con un reglamento Ademas

es importante que el moderador sea neutral sin representar interes de ninguna parte y

no induzca 1a discusion a determinada direccion Normalmente se Ie asigna a expertos

del PCM que realicen actividades en el pais de ejecucion del proyecto 0 consultores

independientes que trabajen en el equipo de estudio japones Un taller de PCM suele

durar unos dias

bullbullbull Ejemp10 de Participantes (en Talleres representativos de JICA) I bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull middot Representacion de grupos beneficiarios de 5 a 10 personas

Moderador (Experto consultor) 1 persona

Personal de JICA (de Tokyo 0 de Oficina local (Encargado de proyecto

de 1 a 2 personas

Expertos de JICA algunas

Instituciones centrales y locales responsables de Proyecto que

administren el tema en el pais receptor algunas middot

Personal de contraparte de expertos japoneses (investigadores

funcionarios etc) algunas bull

Otras representaciones ltInstitucion de ventana para cooperacion

etc) 1 0 2 personas bull middotbullbullbull Las caracteristicas relevantes del taller son varias como ya se han presentado sobre los

aspectos relevantes de esta metodologia

En primer lugar los participantes representan sus respectivos intereses y areas

9

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

es necesario evitar que un debate y presentacion de opiniones sin control provoque la

dilatacion de discusion sin limite y que se minimicen la eficiencia y resultados

constructivos de la reunion

Regla Fundamental de Taller de PCM

(1) Los asistentes participaran activamente en la anotacion de ideas y opinionetarjetas

s en

(2) Cada tarjeta llevara solo una idea u opinion

(3) Hay que usar expresiones explicitas con datos concretos como cifras evitateorias generales

ndo

(4) Hay que fundarse en los hechos y no en las suposiciones

(5) Cada uno de los participantes no debora persistir en sus propias opimondeberan mejorar entre todos el conjunto de las opiniones expresadas

es y

(6) A ser posible buscaran el mayoria

consenso general sin recurrir a la decision por

La regla fundamental para el taller de PCM es la siguiente

La organizacion del taller requiere algunos equipos y efectos de escritorio ademas de

preparar un lugar de reunion A continuacion aparece un listado de equipos y

materiales para un taller de PCM

11

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Listado de Eguipos y Materiales Necesarios para Taller de PCM

A continuacion se muestran los equipos y materiales necesarios para un taller de PCM

con una participacion de 20 personas y de una duraci6n de dos dias utilizando un solo

idioma para anotar en tarjetas La cantidad realmente necesaria de los elementos 5 6 Y

12 dellistado se calculara cuando se determine la fecha del taller conforme al numero de

participantes y los dias de duracion En cuanto al resto de los bienes de consumo la

cantidad que aparece en este listado sera valida hasta para un taller que dure menos de

cinco dias En cuanto al resto de los bienes de consumo la cantidad que aparece en este

listado sera valida para un taller que dure hasta cincodias

r r rgt __ ---_ __ - __ _--_ __-__ __ _ - _ - bullbull _-- __ bullbull _ __ bull __ _ __ shy~__---

I 1 Silla la cantidad equivalente al nurnero de participantes y que no sean demasiado

grandes para no ocupar espacio Seran recomendables las que no tengan mesita

No es necesario ningun escritorio para este fin

o (Uso para asientos de los participantes) I 2 Pizarra 0 tablon Que sea tan grande como para poder pegar unas 15 hojas de I

papel de envoltura de tamafio estandar Puede ser de madera 0 carton e inc1uso

una pared lisa del local de taller puede servir tambien

(Uso para servir de soporle para pegar hojas de envoltura)Ii 3 Mesa de trabajo para el mcderador

(Usa para colocar efectos de escritorio textos 0 otros materiales)Ii 4 Proyector de transparencias (ORP) 1 unidad

i (Uso para explicar la metodologia de PCM)

i 5 Tarjeta de quita y pon de 7cmsx 20cms y 50 tarjetastaco 10 tacos por cada uno

de dos colores y otros 2 tacos de cada uno de otros dos colores

I (Uso para expresar opiniones de participantes en distintos analisis

i 6 Hoja de envoltura de tamafio estandar 15 hojas

i (Uso para servir de base para pegar tarjetas)

i 7 Roturador 20 unidades en negro y 2 unidades en rojo

(Uso para escribir opiniones en tarjetas)

8 Cinta adhesiva de ernbalaje 2 rollos

(Uso para pegar hojas de embalaje en su soporte)

9 Celo 0 cinta adhesiva 1 rollo (Uso para fijar tarjetas en las hojas de base)

10 Cortaplumas I Iijera 1 unidad

(Uso para cortar hojas de embalaje conforme al tamafio de la pizarra 0 pared)

11 Camara Polaroid 1 unidad (Uso para registrar los resultados graficos del taller) f

Nota Puede registrar esta informacion en una computadora en el mismo taller

mediante algunos programas como Inspiration

~ 12 Film de Polaroid 30 fotos

t__j~~i~~~_cL~~~lUL__ _ __ _ _ ___ __ __ ____

12

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-3 Analisis de Participantes (Analisis de Partes Interesadas)

El taller de PCM comienza con este analisis Tiene como objetivo confirmar las

caracteristicas de las partes implicadas del proyecto e identificar el Grupo Meta

principales beneficiarios del proyecto Al mismo tiempo hay que confirmar el 101 que

correspondera en el futuro a cada una de las partes y especialmente analizar los grupos

que puedan salir desfavorecidos por el proyecto 0 gente que pueda mostrarse oponente al

proyecto a efectos de minimizar posibles desventajas 0 en su caso revisal el proyecto

para evitar la oposicion al mismo De esta manera optimizar la factibilidad del proyecto

y ofrecer la imparcialidad de beneficios tambien es uno de los objetivos relevantes de

este analisis En este proceso es importante tambien motivar a los futuros implicados

del proyecto

Procedimiento de Analisis de Participantes

Se realiza del modo siguienteshy

(1) Enumerar todos los grupos organizaciones y personas relevantes

(2) Aclarar sus respectivos aspectos como caracteristicas problemas puntos

fuertes y debiles oportunidades y amenazas

(3) Agrupar las partes segun categorias basicas beneficiario ente ejecutor de

cooperacion ente financiero etc

(4) Desglosar la categoria de beneficiarios para aclarar el Grupo Meta tras

comparar sus caracteristicas

Esta operacion se realiza normalmente mediante la participacion de las partes en el

taller pero se puede hacerla mediante encuestas como RRA (vease el capitulo vn No

obstante ambos metodos tienen sus pros y contras Cuando se analiza en el taller gran

volumen de informacion se recoge en poco tiempo adernas de que los beneficiarios

quedaran motivados desde el principio como futuros implicados del proyecto y teridran

interes y motivacion sobre el proyecto Y sin embargo en caso de que haya serios

enfrentamientos entorno al interes entre las partes el taller puede convertirse en un

lugar de intercambio de insultos 0 una parte de asistentes abandone la sala de debate

provocando un una confusion seria

POI otra parte cuando se realiza este analisis por RRA se puede efectuar de forma mas

objetiva y evitar una posible confusion porIa convocatoria general de las partes No

obstante tiene como punto debil Ia falta de oportunidad para motivar a los participantes

especialmente a los futuros beneficiarios ni para obtener consenso general de la

comunidad encaminado a la formulacion del proyecto POI este sentido suele realizarse

el analisis de participantes del PCM combinado con RRA sin recurrir unilateralmente a

una de las dos metodologias Con todo no es suficiente la informacion que se obtenga en

el taller para analizar detalladamente el tema y planificar el proyecto por 10 que es

13

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

necesario como anteriormente dicho ejecutar otros estudios sobre los sectores

relacionados al proyecto mediante encuestas entrevistas estudios de campo mediciones

entre otros medios

Los resultados de este analisis se resumen del modo siguiente

Categorizaci6n de participantes (Listado de las partes categorizadas como resultado

del proceso (3) anteriormente mencionado)

Resultados detallados del analisis de grupos

Grupo Meta seleccionado

14

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Ahora se presentara un caso de estudio titulado Desarrollo Agricola en Provincia Y del

Pais X y su correspondiente analisis sencillo de participantes

[Caso de Estudio Desarrollo Agricola de Provincia Y del Pais xl

En el pais asiatico X unos 70 de las familias se dedican a la agricultura yeste sector contribuye

al PIB unos 60 en el ano 2000 Por consiguiente la agricultura es considerada como sector de

mayor importancia a desarrollar en el pais y existe una politica de desarrollo agricola con la meta

final de mejorar el nivel de vida de los productores del sector Como parte de esta politica es

importante establecer metodos y tecnicas de desarrollo que posibiliten un desarrollo sostcnible y

econ6mico mediante la participaci6n de la comunidad A tal efecto el Ministerio de Agricultura de

dicho pais decidio trabajar en metodos y tecnicas para el desarrollo tras seleccionar como areas

modelo dos comunidades A y B en la provincia Y de las afueras de la capital del pais y solicit6

una cooperaci6n tecnica al pais Z para este fin

Al considerar posible la cooperaci6n tecnica tras analizar dicha solicitud las autoridades del pais

Z envi6 un equipo de estudio preparatorio formado de expertos de varias especialidades como el

desarrollo agricola produccion agraria y manejo de agua entre otras al pais solicitante a fin de

confirmar las necesidades y factibilidad del proyecto a traves de un estudio detallado En primer

lugar el equipo de estudio hizo diagn6stico de las dos comunidades mediante el reconocimiento

de campo La situaci6n actual de ambas comunidades modelo se muestra posteriormente

Despues el equipo organiz6 basado en los resultados de dicho reconocimiento sendos talleres de

PCM con vistas a analizar el problema y elaborar los lineamientos basicos del proyecto en cada

una de las comunidades que duraron unos dias Asistieron a estas reuniones los que aparecen a

continuaci6n

[Participantes de Taller]

6 expertos japoneses el moderador inclusive

1 encargado de proyecto del Ministerio de Agricultura del pais X

7 funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y

Unos diez vecinos de la comunidad que inc1uia el alcalde con decenas de observadores en

ambos casos

2 traductores

15

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

[Situacion Actual de Comunidades ModeloAy B]

1 Numero de beneficiarios (Habitantes)

Comunidad A 127 familias (SOO personas)

Comunidad B 107 familias (509 personas)

2 Etnia beneficiaria

Comunidad A Etnia D

Comunidad B Etnia E

3 Superficie de terrenos de cultivo y arrozales de secano

Comunidad A ISO ha y 130 ha

Comunidad B 90 ha y 75 ha

4 Producci6n unitaria de arroz del area de proyecto

Comunidad A 2Stha

Comunidad B 15tha

5 Principales productos en el area de proyecto

Comunidad A Arroz con regadio y hortalizas

Comunidad B Arroz con regadio y de secano y legumbres

6 Principales fuentes de agua de riego en el area de proyecto

Comunidad A pozos de poca profundidad tranques y rios

Comunidad B pozos de poca profundidad embalses y tranques

7 Caracteristica de la agricultura del area de proyecto

Comunidad A Uso parcial de abono quimico y maquinaria agraria

Comunidad B Uso parcial de abono quimico y no se usa maquinaria

A continuaci6n se muestran los resultados del analisis de participantes que se realize en

la comunidad A (los resultados de la comunidad B es similar a los de A)

16

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

[Ejemplo de Analisis de Participantes Categorizacion de Participantes]

1 Beneficiaries Vecinos de la comunidad A de la Provincia Y (Be llego a la conclusion de que no necesitaba desglosar mas este grupo por 10 que es el mismo Grupo Meta del proyecto

2 Ejecutores de proyecto Depto de agricultura de la Provincia Y extensionistas agrarios y vecinos de la comunidad A

3 Tomadores de decision politica Ministerio de Agricultura del pais X y Gobernacion de la Provincia Y

4 Financieros Banco de Fomento Agricola Dpto de agricultura de la Provincia Y Vecinos de la comunidad Ay Agencia de cooperacion del pais Z

5 Colaboradores Agencia de Cooperacion del pais Z (mediante el experto enviado) Instituto de investigacion agraria del pais X

6 Posibles grupos desfavorecidos por el proyecto A pesar de que no se identifico en el taller se confirrno entre todos los participantes del taller la necesidad de concentrar cargas a cierto grupo de vecinos ya que pueden surgir grupos vecinos afectados por las construcciones cuando se ejecuten las obras

no de

7 Oponentes al provecto No en particular

17

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-4 Analisis de Problema En este proceso despues de aclarar el principal problema a que se enfrenta el Grupo

Meta se ordena y analiza el conjunto de problemas mediante la teoria de la relacion

causaefecto El procedimiento de anahsis es el siguiente

Procedimiento de Analisia de Problema

1 Poner los problemas que tenga el Grupo Meta en tarjetas (Tarjetas de Problema)

2 Elaborar un arbol de problema utilizando menos de diez tarjetas segun la logica de la relacion causaefecto

3 Escoger la tarjeta de un problema que se considere incidir mas en otros y colocarla en el centro de la pizarra Be Ilamara este Problema Nucleo

4 Identificar las causas del Problema Nucleo y colocar sus tarjetas debajo del Problema Nucleo Comprobar que estas causas Causas Directas provocan directamente el Problema Nucleo

5 De la misma manera identificar las causas que provocan dichas Causas Directas y colocarlas debajo de estas ultimas Ir chequeando el arbol de problemas de vez en cuando para comprobar que no hay omision de ningun aspecto importante

6 Ir desarrollando la parte superior al Problema Nucleo Es decir ir colocando gradualmente las tarjetas de problema partiendo del Problema Nucleo desde el punto de vista de cual es el resultado directo de un problema

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de problemas para que

los asistentes al taller tengan un reconocimiento comun de la situacion entre todos En la

pagina siguiente se presentara el arbol simplificado de problema del caso de estudio

Desarrollo Agricola de la Provincia Y del Pais X (Nota A pesar de que aqui aparecen

once tarjetas de problema para simplificar el arbol en los talleres se suelen usar 50 0 60

e incluso cerca de 100 para for mar un arbol)

Hay que tener en cuenta los puntos siguientes aillenar tarjetas de problema

Como Llenar Tarjetas de Problema

1 Exponer problemas existentes

2 Expresar un problema en cada tarjeta

3 Exponer el problema explicitamente con cifras ejemplos concretos indicando quien y que lugar sufren el problema en cuestion (vease el arbol de problema de la pagina siguiente)

4 Procurar no usar expresiones tales como No hay algo No XXX sino exponer la situacion provocada por la falta de ese algo

5 Evitar usar frase que contenga tanto la causa como su efecto

18

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

e e

lt Arbol deProblemas de la Comunidad A

Insuficiencia de productos paraInsuficiencia de prod autoconsumoen ventaI I I------

------------~--------------Produccion agricola

insuficiente te debe haber

del Principal

dos que estan

I I son Causas

exp lican la de Prod uccion escasa Produccion escasa de arroz I

de hortalizas

- - _-shy ----~----

Limitadas Tecnica de

especies de cultivo no

arroz adecuada

CausasEscasaFalta deF alta de aguaTecnica de Directassuministro de extension de

cultivo cultivo no de riego de

agtaadecuada hortaJizas

19

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-5 Analisis de Objetivos

Se realiza este analrsis para aclarar el reto a trabajar y realizar una vez identificado el

problema Aqui se elaborara un arbol de objetivos sustituyendo aquellas expresiones

negativas que se empleaban en las tarjetas de problemas por otras mas constructivas

Este nuevo arbol se formara segun la 16gica de la relacion medio-efecto y su

procedimiento es el siguiente

Procedimiento de Analisis de Objetivos

1 Sustituir la expresi6n del Problema Nucleo por la que indique la situaci6n mejorada despues de solucionar tal problema ( Esta tarjeta se llama Objetivo Principal) En las tarjetas debe exponerse las situaciones mejoradas y no las acciones que se tomen

2 Sustituir las Causas Directas por las tarjetas de objetivos que sean realistas y que no generen otros nuevos problemas En caso de que se considera que algunas tarjetas de objetivos no conducen suficientemente al Objetivo Principal puede agregarse nuevas tarjetas Por otra parte si se observa gran dificultad de sustituir algunas tarjetas de problemas por las de objetivos no es necesario hacerlo

3 De la misma manera ir extendiendo el arbol de objetivos hacia abajo

4 Desarrollar la parte superior al Objetivo Principal igualmente

Los resultados de este analisis son resumidos en forma de arbol de objetivos para que los

asistentes al taller tengan un reconocimiento cornun entre todos En la pagina siguiente

se presentara el arbol simplificado de objetivos del caso de estudio Desarrollo Agricola

de la Provincia Y del Pais X (Nota AI igual que el arbol de problemas en los talleres

suelen usar 50 0 60 e incluso cerca de 100)

20

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

------ ------ ______--

e e

laquohOOl deObjetivos de la Comunidad A raquo

Se prom ueve el desarrollo agricola en la provincia Y

I Hay cierto Se puede 5e

volumen de cosechar incrernentan pesca

I frut as ganadosI

I I- -------- --------- 1-------shy

Se introducen

especies de mayor cosecha

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

AumentodeI Aumento de productos I I en venta productos Se ordena un sistema de extension de

los resultados del proyecto J

I I a otras comunidades de la provincia Y

---------------------------- ----------------1 ISe incrementa Ila Produccion Agricola I I bull

I I I

5e incrementa Se incrementa la I la produccion de produccion de arroz I

hortalizas I I I I 1

I I Se mitiga la falta Se introd uce Se mi tign la Se introduce 5e introduce Se mejoran de agua de riego el cultivo la ganaderia falta de agua dela piscicultura las tecnicas I

para arrozde arboles frutales riego para en estanquss de cultivo I I

Se mejoran Se incrementa las tecnicas la extension de cultrvo de cultivo

~

21

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-6 Seleccion de Proyecto

Mediante el analisis de objetivos se queda clara la metodologia para conseguir el

objetivo principal pero es sumamente dificil aplicar todos los medios expresados en el

arbol de objetivos debido a los aspectos como el presupuesto y recursos humanos por 10

que es muy importante seleccionar medios adecuados Esta operacion es precisamente la

seleccion de proyecto y en esta fase es donde se realiza el disefio de proyecto a base del

analisis de objetivos Su procedimiento es el siguiente

Procedimiento de la Seleccion de Proyecto

1 Identificar varios acercamientosf que concreten el Objetivo Principal que es una alternativa de los objetivos del futuro proyecto Cada acercamiento 10 constituye un conjunto de aquellos objetivos de distintos niveles que tengan estrecha relacion entre ellos

2 Poner una denominaci6n a cada acercamiento para que todos puedan reconocer cada uno de ellos con facilidad

3 Comparar los acercamientos segun los siguientes criterios Efectividad Eficiencia de insumo factibilidad tecnica y general asuntos de genero efecto de beneficios desde la lucha contra la pobreza influencia ambiental existencia de otros proyeetos relacionados al Objetivo Principal prioridad de la politica de desarrollo del pais receptor de cooperacion etc

4 Seleccionar uno 0 algunos acercamientos que puedatn) ser la estrategia mas adecuada para el proyecto

Los resultados de este analisis se resumen como 10 siguiente

Arbol de objetivos que indica los acercamientos de 10 que es alternativa del proyeeto

Listado de alternativas de acercamientos

Tabla comparativa de acercamientos ( se incluye el acercamiento seleccionado como

estrategia basica del proyecto)

~tenci6Ilj

1 En la selecci6n del proyecto es necesario primero marcar un objetivo provisional de

proyecto en el arbol de objetivos y como anteriormente mencionado el Objetivo

Principal sera alternativa del objetivo de proyecto Y sin embargo la seleccion del

objetivo de proyecto se hace en realidad considerando hasta que grado se puede

aprovechar los recursos como expertos personal e instalaciones 0 el estado de

ejecuci6n de otros proyectos relacionados al Objetivo Principal POl 10 tanto hay

veces en que se seleccione desde un nivel inferior del arbol

2 El procedimiento arriba mencionado se aplica cuando se organiza el taller de PCM en

5 El acercamiento significa determinado metodo para ejecutar un trabajo 0 solucionar un problema

22

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

A continuacion se realize el estudio comparativo sobre los cuatro sub-acercamientos que

componen la alternativa A Acercamiento por el Incremento de Produccion de Arroz Sus

resultados Be resumen en la tabla siguiente Como aqui tarnbien se observaba una clara

diferencia de sus resultados se diria oportuno trabajar en AI A2 y A3 ( En cuanto al

acercamiento B por el Incremento de Produccion de Hortalizas

componentes y ser los dos importantes se decidi6 ejecutar ambos )

[Tabla Comparativa de Acercamientos - 2]

al tener solo dos sub

Nota- El calculo de la evaluacion global ae basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad

Contenido Concreto Criterio de Corcparacion Eva- Selec-Sub Acercamiento Esperado Efectrv Eft Factibi-

I

luacion cion ado 0

(Actividades) idad Costo ciencia lidad Global No

1 Rehabilitacion de pozos Alta

Relat Relat AltaAI Mitigacion d2 Rehahilitacion de Alta Alta

falta de agua embalses en rios 3 Si

3 Conatruccion de canal 3 15 25 3

1 Introduccion de especies Relat Relat Relat Relat mejoradas Alta Baja Alta Al~-

2 Mejoramiento de

A2 Introduccion de especies en estaciones

especies de 3 de experimentos

mayor cosecha Produccion y provision 25 Side semillas 25 25 2G 2G

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Mejora y extension de Relat Regu- Relat Relat plan de control de cultivo Alta Iar Alta Alta por abonado

2 Servicio de provision de agroquimica abono etc

A3 Mejoramiento de 3 Provision de agroquimica tecnicas de y ruaquinar-ias de cultivo pulver izacion 25 2 25 25 25 Si

4 Expoaicicn y extension de tecnicas de cultivo

5 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

A4Aumento de 1 Explotaci6n de cohn as Baja Alta Baja Bajaextension de 2 Introduccion de

1 Nocultivo maouinarias ae-rarias 1 1 I ]

(como el costo ya esta incluido en el calculo de la eficiencia no se cuenta aqui a parte)

Estos resultados se resumen en un arhol de objetivos CSeleccion de Proyecto Caso 2) como

el de la siguiente pagina

28

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Lo que se hace ahora es la comparacion de los acercamientos Aqui se toman en cuenta tres

criterios para la comparacion Efectividad eficiencia y factibilidad (un conjunto de la

factibilidad tecnica y la aceptabilidad social y cultural de los acercamientos por parte de los

beneficiaries) Se prestaron posibles resultados que suponian tanto el experto enviado del

pais Z como los funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y de cada uno de los

acercarnicntos desde A hasta E sobre los cuales se hizo Ia evaluacion entre todos los

participantes del taller y se elaboro la tabla comparativa de acercamientos como viene

abajo Ante su evaluacion se habia establecido el siguiente criterio para hacer comparacion

entre las alternativas de acercamiento

Bueno 3 Algo bueno 25 Regular 2 Algo malo 15 Malo I

Los resultados de comparacion entre las cinco alternativas de A a E se resumen en Ia

siguiente tabla Se observa una clara diferencia de sus resultados y se puede sacar la

conclusion de que sera apropiado enfocar las A Bye

[Tabla de Comparativa de Acercamientos - 1]

Acercashymiento

A Incremento de Prod uccion de Arroz

B Incremento de Producci6n de Hortalizas

C Fomento de Ganaderia

D Cultivo de Arboles Frutales E Fomento de Piaciculshy

tura

Sub- Acercamiento

1 Mifigacion falta de agua

2 Extension Especies mayor cosecha

3 Mejoraruiento tecnicas cultivo

4 Aumento extension cultivo

1 Mitigacicn de falta de agu a

2 Mejcramiento tecnicas de cultivo

1 Seleccion eapecies mejoradas

1 Extension cultivo

1 Construccion eatan ques

Criteria de Comparacion SelecciomiddotnaEvaluashydoFactibili-Eficienshy cion Global

C13 Efectivi-dad Coste aNadad

de Regular Alta

de de

Alta Alta

3 Si de de

3 2 3 3

de de

Relativ RelativRelativ Alta Regular Alta Alta

25 Side 25 2 25 25

Relativde Relativ Alta Regular RegularAlta

25 Si 2525 2 2

RelativRelativ Relativde Alta

Baja Baa Baia 15 No 115 15 15

de Baja Alta Baja Baja 1 No

1 1 11

Nota El calculo de la eva luacion global se basa en el promedio de la efectividad eficiencia y factibilidad (como el cos to ya eera incluido en el calculo de la eficiencia no ae cuenta aqui a parte)

27

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

C omento de

Ganaderia

D Cultivo de arboles frutales

E Fomento de piscicultura

1 Seleccton e introducci6n de especies mejoradas

2 Vacunacion 3 Provision de piensos 4 Extension de tecnicas de cria 5 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Exposicion y extension de tdcnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

LConstrucci6n de estanques 2Introducci6n de tecnicas de

piscicultura 3 Monitoreo y evaluacion de los

resultados de introduccion

26

L 5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistaa Orgashynizacion de campesi nos

ly 3 Dpto agrioultura de I la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynizacion de campesinos

ly 3 Dpto agricultura de la Provincia Y

1Organizaci6n de cam peainos

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Una vez aclarada la configuracion general de los acercamientos se debate sobre cada

uno de estes y se estudia el contenido concreto de los mismos entre los asistentes La

siguiente tabla muestra su resumen

[Listado de AIternativas de Acercamientol

Acercashymiento

A Incremento de Produccion de Arroz

B Incremento de Produccion de Hcrralizas

A Mitigacion falta de agua riego

A2 Extension especiea mayor ccsecha

f-- shyA3

Mejoramiento tecnicas cultivo

A4 Aumento extension culrivo

BI Mitigacion falta de agua riego

B2 Mejoramientc tecnicas cultivo

SubmiddotAcercamiento

de de

de

del

de de

de de

de de

de de

Contenido Concreto (Actividadee)

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de emb alses en rios

3 Conetruccion de canal de riego

1 Extension de especies mejor-adas 2 Mejcraru iento de especies en

estacicnes de experimento 3 Aumento de produccion y

provision de semillas 4Monitoreo y evaluacion de los

resultados de extension

1 Elaboracion de plan de control de cultivo POl abonado

2 Provision de fertihzantes agroquimicas y m aquinarraa de pulver-izacion

3 Exposicion y extension de tecnicas de cultivo

4 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

1 Explotacion de colinae 3 lntroduccion de maquinarias

agrarias

1 Rehabilitacion de pozos de poca profundidad

2 Rehabilitacion de embalses en rios

3 Construccion de canal de riego

1 Aumento de produccion y provision de semillas

2 Expusicion y extension de tecnicas de cultivo

3 Monitoreo y evaluacion de los resultados de extension

25

Ejeeutor Nota Colaboradores son los que no sean expertos enviados al Dais X 1~3

Dplo agricultura de la Provincia Y Organizashycion de campesinos

1--4 Dpto agricultura de la Provincia Y

1 Extensionistas 3 Organizaci6n de cam

peainos 1 - 3 Coleboradores del

Institute de invearigashycion agraria

1 --5 Dpto agricultura de la Provincia Y

4 Extensionistas Orgashynizacion de campeshysines

ly 4 Colaboradores del Institute de investigashycion agraria

1 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Dpto agricultura de la Provincia y Orgashynizacicn de campeainos

1-3 Dpto agricultura de la Provincia Y Organizeshycion de campeainoa

1 --3 Dpto agricultura de la Provincia Y

2 Extensionistas Orgashynieacion de campesincs

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

e e laquoSelecci6n de Proyecto CaBO 1gt

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y

Se extiende la metodologia de desarrollo agricola en la provincia Y

Aumento de Aumento de productos I productos de autoconswno [ I Se ordena un sistema de extension de

l les resultados del proyecto I a otras comunidades de la pro-vincia Y

-------1 I

Se incrementa I la produccion agricola I

I Objetivo

PrincipalI _B _~ __ n_ n+ u A -- -- ------- -- -- -shy

I Se puede cosecharI frutas ganados

_ introduce la ~p introduce el

piscicultura ell ultivo de

anques arboles

JI frutales

Se mejoran

la ganaderia

Se introduce

las tecnicas

de cultivo

~----~---- I ~---------------

24

Se incrementa

la produccion

de hortalizas

~I Se

incrementa

la extension

~c cultivo

o Se mejoran las

tecnicas de

cultivo

G2J bull I

Se introducen

especies de mayor

cosecha

~

arroz

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

B ~--I-----

Se mitiga la

falta de agua

de riego para

hortalizas

--- - - - - - - _ --- --- -- --- ------ -- - ----- -- - --- _ - - -- ----- - -_ ------ -shy

------------ --------------+ --t I Se incrementa la I producci6n de arroz

I I shy

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

una fase bastante temprano del ciclo de proyecto sin que exista todavia un

anteproyecto comun entre los involucrados del proyecto No obstante normalmente

se convoca el taller cuando ya existe un anteproyecto concreto tras estudiarlo entre

los involucrados por 10 que en tal caso los alcances del debate quedan limitados

naturalmente La mayoria de las tarjetas de objetivo que se coloquen abajo del

Objetivo Principal suele incluirse como parte de las actividades del proyecto sin ser

objeto de posibles alternativas para la seleccion de proyecto

3 En caso de que la informacion sea insuficiente para comparar los acercamientos en el

taller es necesario recabar la informacion mediante otro medio 0 hacer analisis

cuantitativo

A continuacion vamos aver la seleccion de proyecto en el caso de estudio del desarrollo

agricola de la provincia Y del pais X (Vease el arbol de objetivos de la pagina siguiente

Seleccion de Proyecto Caso I) Al considerar el Objetivo Principal seleccionado como

objetivo de proyecto y estudiar los acercamientos para realizarlo se pueden esperar cinco

alternativas de acercamiento segun la configuracion del arbol que son las siguientes

A Acercamiento por Incremento de Produccion de Arroz B Acercamiento por Incremento de Produccion de Hortalizas C Acercamiento por Fomento de Ganaderia D Acercamiento por Cultivo de Arboles Frutales E Acercamiento por Fomento de Piscicultura

El acercamiento A por Incremento de Produccion de Arroz puede desglosarse en cuatro

alternativas de acercamiento

IAI Acercamiento por Mitigaci6n de Falta de Agua de Riego A2 Acercamiento por Extensi6n de Especies de Mayor Cosecha A3 Acercamiento por Control de Cultivo por Abonado A4 Acercamiento or Am liacion de Su erficie de Cultivo

El acercamiento B por Incremento de Produccion de Hortalizas puede desglosarse

tambien en dos alternativas de acercamiento

B 1 Acercamiento por Mitigacion de Falta de Agua de Riego B2 Acercamiento or Mejoramiento Tecnico de Cultivo

23

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

---------------------------------------

-- ------

----------_______________________________________________________________________________

e e

Aumentode

productos en venta I I I

laquo Selecci6n de Proyecto Caso 2 raquo

Be promueve el desarrollo agricola en la provincia Y I I

Be extiende la metodalogia de desarrollo agricola en la provincia Y I

Aumento de productos I de autoconsumo

I Be ordena ill sistema de extension de

los resultados del proyecto I

a otras comunidades de la provincia Y

r---------- ------- ------ --------- I1

Be incrementa I1 la Produccion Agricola

1 I I 4 011

~0-- ---shy

Haycierto

volumen de

pesca

Beintroduce

la piscicultura

en estanques

----- I D J- ________

Be puede cosechar

frutas 1

I

Be introduce

el cultivo de

arboles

fiutales

Be

~--

----- ~A------shy -l C Jt---shy ------------------ ------ ------------------shyB J-- --------------shy Se incrementa I Be incrementa la

incremsntan 1aproducci6n i produccion de arroz ganados de hortalizas 4-----

~-----------------

Be introduce

la ganaderia

~ Be mejoran las tecnicas de cultivo

~I Be mitiga la

falta de agua

de riego

11 Al I r

Se mitiga la falta de agua de riego

~ Be introducen

especies de

mayor cosecha

r

1II I 1

~ Se rnejoran

las tecnicas

de cultivo

I Principal

[]

I

_-------------------------------~

t Alcances de proyecto

Se

incrementa

la extension

de cultivo

1

29

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-7 Matriz de Disefio de Proyecto (PDM)

Tras realizar una serie de analisis arriba mencionada el taller entra ahora en la fase de

planificaci6n y procede a elaborar el PDM De acuerdo con el arbol de objetivos y los

resultados de la selecci6n de proyecto se concreta el plan de proyecto utilizando el

formato de PDM ( La estructura del PDM aparecera en la pagina siguiente mientras los

detalles de cada item vendran a partir de la pagina 36)

El procedimiento para elaborar la PDM es el siguiente

Procedimiento de Elaboracion de PDM

1 Elaborar un Sumario Narrativo del Proyecto que incluya los items siguientes comenzando con el Objetivo de Proyecto

a Meta Global

b Objetivo de Proyecto

c Resultados

d Actividades

2 Decidir Indicadores y Modos de Verificaci6n

3 Determinar las Premisas y Condiciones Externas

4 Determinaci6n del Insumo basada en el debate sobre las actividades y el volumen de varios recursos disponibles

Si los involucrados elaboran y acuerdan su contenido basicamente la MD servira como

plan marco del proyecto hasta que se termine El planificador del proyecto utilizara este

documento para concretar el plan detallado despues de la organizaci6n del taller de PCM

mientras que durante la ejecucion del proyecto los expertos y el personal de contraparte

trabajaran en conseguir el objetivo marcado mediante las actividades indicadas en PDM

Los responsables de evaluaci6n por su parte la utihzara cuando evaluen el proyecto

La PDM servira de guia para la operaci6n del proyecto Las partes involucradas como el

equipo de proyecto responsables del pais donante y del receptor deben mantener

consistencia en la operacion del proyecto de acuerdo con esta guia pero tambien tienen

que tener en cuenta la flexibilidad en su aplicaci6n En caso de que se cambien las

condiciones externas la PDM tambien puede modificarse segun e1 cambio surgido Es

recomendable convocar un taller para revisar el contenido de PDM especialmente las

actividades si en el momento de monitoreo el equipo del proyecto observa que estan lejos

los resultados 0 actividades reales de 10 marcado al principio

~tenci6DJ En realidad es comun hacer hasta la selecci6n de proyecto en el taller de PCM mientras

30

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

que la elaboracion de PDM se realiza en un equipo de pocos miembros Es debido a que

el debate de PDM es mas tecnico y conceptual por 10 que no es propio del ambiente de un

taller compuesto de una gran variedad de asistentes No obstante es deseable hacer

publica la PDM redactada por ejernplo en forma mas simplificada entre las partes

involucradas

31

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Estruetura de PDM Condiciones ExternasSumario Narrativo Indicadores Modos de Verificaci6n (Vease las Notas 1 y 2)

Meta Global Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las de la meta global de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo de manera concreta en verificar el contenido necesarias para largo plazo realizado terrninos de tiempo de los indicadores de la mantener el estado de al cumplirse el volumen calidad area casilla izquierda la meta global objetivo de proyecto etc

~ Que se realice dentro de 3 0 5 alios luego de terminal el proyecto

Objetivo de Proyecto Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las del objetivo de de informacion para condiciones externas

Indicar el objetivo que proyecto de manera verificar el contenido necesarias para que el debe ser realizado al concreta en terminos de los indicadores de la objetivo de proyecto terrnino del proyecto de tiempo volumen casilla izquierda conduzca a la meta

calidad area etc global Resultados Describir el contenido Indicar fuentes fiables Describir las

de los resultados de de informacion para condiciones externas Indicar importantes manera concreta en verificar el contenido necesarias para que los retos especificos y terrninos de tiempo de los indicadores de la resultados conduzca el concretos para volumen calidad area casilla izquierda objetivo de proyecto alcanzar el objetivo de etc proyecto

Los retos deben ser realizados antes del terrnino del proyecto

Actividades Insumo Describir el insumo necesario para la Describir las parte japonesa y la parte del pais receptor condiciones externas

Describir las de cooperacion para el proyecto sobre los para que las actividades diarias items siguientes actividades conduzcan que ejercera el equipo a los resultados de proyecto para La parte japonesa conseguir los Premisas- Envio de expertos resultados arriba - Capacitacion del personal de contraparte Describir las mencionados en Japan condiciones previas

- Provision de equipos necesarias para La parte del pais receptor de cooperacion comenzar el proyecto - Asignacion del personal de contraparte - Facilitacion de instalaciones y equipos - Aseguramiento de presupuesto

Notal Las condiciones externas son aquellos factores externos de importancia para el

proyecto y de mayor probabilidad a pesar de que no son controlados por el proyecto

Notaz Las condiciones externas que se mencionen a un nivel se supone aplicables en los

niveles superiores por 10 que no es necesario repetirse

Notaz Esta es la estructura de PDM que utiliza JICA

32

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

del pais donante como del pais receptor Suelen redactarse de manera que

correspondan a los items de los resultados arriba mencionados Es importante incluir

el monitoreo del proyecto en estas actividades En caso de que no se pueda recolectar

la informacion mediante documentos 0 estadisticas disponibles a pesar de la

necesidad de indicadores se incluira en las actividades tambien Ia recoleccion de

datos que sirvan de indicadores

2) Indicadores y Modos de Verificacion

a Indicadores

Aparecen en la segunda columna izquierda de la PDM y es un item formalmente

denominado Indicadores Objetivamente Verificables El sumario narrativo mas los

indicadores indicaran el objetivo mas completo Los indicadores son utilizados para

establecer con mayor claridad la meta global objetivo y resultados del proyecto e

indican el grado de alcance real de estes Por 10 tanto deben ser cuantitativos y

objetivamente verificables Los factores que constituyen los indicadores para el objetivo

de proyecto son los siguientes

Factores Constituyentes Ejemplo Proyecto de Desarrollo Agricola en la Provincia Y I

1 Objeto (Que) Productos agrarios (Arroz Hortalizas Ganados)

2 Beneficiario (Para quienj) Vecinos de las comunidades A y B

3 Volumen (Cminto) Superior a1120 de la produccion actual 4 Calidad (Como) Que no baje la calidad actual

5 Tiempo (Hasta cuando) Para el afio 2004

6 Lugar (Donde) En las comunidades A y B

Como consecuencia el indicador se redacta de la manera siguiente- Alcanzar mas de un

120 de la produccion anual actual de arroz hortalizas y ganados en las comunidades A

y B para 2004 sin bajar su calidad

b Modos de Verificacion

Se indican en la tercera columna izquierda de la PDM Se trata de un juego de datos

estadisticas 0 documentos que arrojen cifras 0 hechos concretos que serviran como

indicadores Estas cifras 0 hechos sirven para medir los resultados de proyecto Los

modos de verificacion deben ser 1) fiables 2) objetivos y 3)faciles de obtener Los

elementos 1) y 2) son importantes para realizar monitoreo y evaluacion correctamente

despues de marcar un objetivo claro mientras el 3) 10 es para hacer factible el monitoreo

y evaluacion En caso de no haber tales fuentes disponibles de informacion se realizara

un estudio que posibilite la introduccion de nuevo medio de obtencion de datos para

indicadores Es muy importante analizar en su caso especialmente que dicho estudio no

34

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

1) Sumario Narrativo

Aparece en la columna mas izquierda de PDM y resume la informacion basica del

proyecto Esta compuesto de cuatro niveles a) Meta Global b) Objetivo de Proyecto c)

Resultados y d) Actividades Estos cuatro niveles estan vinculados entre ellos mediante

la relacion medioefecto 0 la de condicion-resultado Es decir las actividades conducen a

los resultados mientras los resultados 10 hace al objetivo de proyecto 0 el objetivo de

proyecto a la meta global El sumario narrativo sera descrito de forma cualitativa En

cuanto a los detalles y los aspectos cuantitativos son indicados en su casilla derecha

Indicadores

En cuanto al orden de determinacion el objetivo de proyecto sera decidido antes de

analizar la meta global 0 los resultados Como el objetivo de proyecto debe estar

provisionalmente escogido en la seleccion de proyecto 10 que se hace en esta fase es la

revision y ajuste de expresion aclarando mas el contenido del objetivo Una vez

identificado el objetivo de proyecto tanto la meta global como los resultados seran

determinados segun el arbol de objetivos y los resultados de la seleccion de proyecto A

continuacion viene la explicaci6n de cada uno de los items que forman el sumario

narrativo

a) Meta Global es mediante la contribucion del objetivo de proyecto el objetivo de largo

plazo que se espera conseguir dentro de tres a cinco afios despues de terminal el

proyecto POI ejernplo es el incremento de producci6n de arroz despues de la

irrtroduccion y extension exitosa de determinada tecnica nueva de cultivo en el area de

proyecto que es el objeto de proyecto Hay casos en que se marca una Meta Superior

que tenga un plazo mas largo

b) Objetivo de Proyecto es algo que debe conseguirse en el momento de terminal el

proyecto que suele durar unos cinco afios en su ejecucion y son los beneficios que se

espera lIeguen al Grupo Meta Normalmente se establece un objetivo para un

proyecto

c) Resultados son los retos especificos y concretos a consegmr antes del termino del

proyecto Cada uno de los retos implica un estado deseable si se cumple y el conjunto

de enos esta directamente relacionado con el objetivo de proyecto Aunque no aparecen

como reto lttarjetas de objetivo) en el arbol de objetivos en muchas veces se mencionan

explicitamente como items de resultados ya que es necesario organizar una

estructura especifica 0 mecanismo de operacion para ejecutar el proyecto

d) Actividades son las que realizaran diariamente los participantes del proyecto tanto

33

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

salga costoso ademas de incluir la recoleccion de informacion dentro de las actividades

como se ha mencionado en el inciso d) Actividades

35

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

3) Condiciones Externas y Premisas

a Definicion

Pese a que se ejecuten todas las actividades planificadas segun su cronograma puede

que no se consigan los resultados esperados debido a factores externos Entre estos

factores los que sean imprescindibles para alcanzar el objetivo de proyecto son llamados

Condiciones Externas en PCM Sus elementos esenciales son 1) imprescindibilidad para

realizar el reto del nivel superior 2) mayor probabilidad de su incidencia y 3) estar

fuera de control del proyecto Las Premisas por su parte son las condiciones necesarias

para comenzar el proyecto

En PDM las condiciones externas son indicadas a cuatro niveles Cada una de las

condiciones se determinan segun las siguientes lineas fundamentales (Sus numeros

corresponden a los del diagrama inferior) La relacion entre las condiciones externas se

llama la Logica Vertical de PDM

(1) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar los resultados

esperados al cumplir plenamente las actividades

(2) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar el objetivo de

proyecto una vez alcanzados los resultados esperados

(3) Condicion externa ~Cual es la condicion necesaria para alcanzar la meta global una

vez alcanzado el objetivo de proyeeto

(4) Condici6n externa ~Cual es la condicion necesaria para mantener la situacion de la

meta global

L6gica Vertical de PDM

Sumario Narrativo Indicadores Modos de

Verificaci6n Condiciones

Externas

(4) Condiciones Externas

(3) Condiciones Externas

(2) Condiciones

Meta Global

Objetivo de Proyecto

Resultados Externas

Insumo (1) Condiciones Externas

Actividades Premisas

36

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

b Importancia de Condiciones Externas

Hay dos razones fundamentales de la necesidad de confirmar previamente dichas

condiciones en la PDM

La primera es para aumentar la factibilidad del proyecto A pesar de que las partes

relacionadas 10 califiquen de muy bueno si no estan identificadas las condiciones

externas el proyecto puede ser muy vulnerable al cambio del entorno POl ejemplo en un

proyecto de difundir una tecnologia aunque se identifique como condicion externa el

ordenamiento de una normativa que obligue el aprovechamiento de dicha tecnologia si

no hay alta factibilidad de su realizacion no se puede esperar la difusion de la tecnologia

como se esperaba al principio En este aspecto cuando se formulan proyectos de manera

convencional a veces no se analiza suficientemente la factibilidad de las condiciones

externas ya que suelen ser determinadas a traves de encuestas estereotipos a las partes

La segunda es para ejecutar correctamente la evaluacion y monitoreo POl ejernplo

cuando es insuficiente la identificacion de las condiciones externas si se realiza la

evaluacion 0 monitoreo de un proyecto su exito suele determinarse segun el grado de

cumplimiento del objetivo marcado Y sin embargo no tendra sentido hacer comparacion

sobre los grados de cumplimiento aparente de objetivo entre un proyecto que no alcanzo

tanto el objetivo debido al cambio desfavorable para el proyecto frente a las condiciones

del entorno esperadas y otro que alcanzo bastante nivel de cumplimento porque hubo un

cambio favorable del entorno para el proyecto No se puede evaluar estos casos

correctamente si no son identificadas las condiciones externas previamente

c Condicion Asesina

Una condicion asesina es una condicion externa dificil de ser cumplida durante el

proyecto a pesar de ser imprescindible para el exito del proyecto POl ejemplo es

considerada como condicion asesina la de mantener el volumen de personal actual

necesario para conseguir buenos resultados cuando la institucion ejecutora de proyecto

esta en plena reforma institucional realizando gran reduccion de operacion POl 10 tanto

una vez determinadas las condiciones externas hay que revisarlas para confirmar que

no son asesinas En caso de encontrar condiciones asesinas es necesario 0 bien

suspender el proyecto 0 bien cambial el disefio de proyecto radicalmente

d Categorias de Condiciones Externas

Las categorias de las condiciones externas son

Condiciones economicos como indices de crecimiento ecoriomico y precios

Condiciones naturales como clima topografia y geologia

Plan nacional de desarrollo 0 la legislacion del pais receptor de cooperacion

Directrices de operaci6n y actividades del ente ejecutor de proyecto ( En caso de crear

nueva unidad para la ejecucion de proyecto hay que mirar las directrices de la

37

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

instituci6n superior de tal unidad )

Capacidad financiera y administrativa del ente ejecutor de proyecto (Idem)

Estructura organizacional del ente ejecutor de proyecto (Idem)

A continuaci6n vrene un ejemplo de PDM elaborada a base de los resultados de la

selecci6n de proyecto sobre el Desarrollo Agricola en la Provincia Y del Pais X

38

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

PDM del Caso Desarrollo Agricola en Provincia Y del Pais x Nombre de Proyecto Proyecto de DesarrolloAgricola de la ProvinciaY

(Periodo de enero de 2000 a diciembre de 2004)

Sumario Narrativo

Meta Global

Se promueve el desarrollo agricola en la provincia Y del pais X

Objetivo deProyecto

Se consigue de forma sostenible el aumento de productos agrarios (arroz hortalizas y ganados) en las comunidades modelo AyE mediante la participacion de vecinos

Resultados

Funcionan los organos de campesinos Se mitiga la falta de agua de riego Se cultivan arroz y hortalizas de forma adecuada Se incrementa el numero de ganados

4

2

3

En cada comunidad 1

Indicadores (Nota)

La produccion agricola del barrio b de la provincia Y que incluye las dos comunidades alcanza un detenninado myel para el fin de 2009

1 La produccion anual de arroz hortalizas y ganados de cada comunidad alcanza un nivel sin afectar su calidad para el fin de 2003

2 El personal contraparte como funcionarios del Dpto de agricultura de la provincia Y y extensionistas agrarios alcanza un nivel para poder extender tecnicas autonomicamente a otras comunidades de la provincia para el fin de 2004

3 En la etapa final los productores de cada comunidad modelo realizan agricultura can nuevas tecnicas y conocimientos tecnicos que posibilitan el incremento de produccion ( 10 que corresponde a los indicadores de las actividades ) autonomicamente

4 Se elabora un manual de guia que resume las tecnicas y conocimierr tos que posibiliten el incremento de nroduccion para el fin de 2004

Para el fin de 2003 en cada comunidad modele

1 Los organos de campesinos ejecutan varias actividades como extension de tecnicas construccion administracion y mantenirniento de canal de riego Se ordenan canales de riego de

modo relativamente economico (que se pueda aplicarlo en otras comunidades en el futuro)

3 a Se introducen nuevas especies de arroz

b Se rnejoran las tecnicas de cultivo de arroz

c Se mejoran las tecnicas de cultivo de hortalizas

4 Alcanza un nivel el numero de ganados

2

Modos deVerificaci6n

Estaclisticas del Ministerio de Agricultura del pais X

Registro de actividades de proyecto Informe sobre el nivel tecnico y capacidad del personal contraparte redactado por expertos enviados del pais Z Registro de estudio y observacion de proyecto Manual de guia tecnica de cada area como desarrollo participative explotacion agraria ordenamiento de infraestructura agricola y manejo de agua

1

2

3

4

Registro de actividades de los organos de campesinos Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual Registro de actividades a Inforrne tecnico de proyecto que sirven de base para elaborar manual

4

1

2

3

Condiciones Externas

Es estable la situacion politica y economica del pais X

msmo La provincia no sufre fenomenos climaticos tan extremos como sequia

1 El presupuesto asignado a la provincia Y del ministerio no se reduce y e1 perso nal es estable habiendo un meca nismo de extension de los resultados a otras comunidades de 1a provincia a hay posible ordenashymiento de tal mecashy

2

Las comunidades modelo no sufren fenomenos climaticos extremos como soquia

39

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

Actividades (Se establecen mas detalladamente en PO)

1 Planificar y ejecutar el proyecto con participacion de vecinos

2 Ejecutar el proyecto segun sectores (items de los resultados arriba mencionados)

Insumo

Paisreceptor (Pals X)

1 Asignacion de personal contraparte para expertos del pals donante como funcionarios del dpto de agricultura de la provincia Y 0

extensionistas 2 Sufragar costos de ejecucion de proyecto 3 Provision de terreno edificios 0 instalaciones necesarios para

ejecutar el proyecto

Paisdonante (Pais Z) 1 Envio de expertos (6 de largo plaza liderdesarrollo agricola

organizacion campesinadesarrollo participativo explotaci6n agraria manejo de agua explotacion ganadera y coordinador de operacion y envios oportunos de los de corto plazo segun necesidades)

2 Provision de equipos 3 Capacitacion del contraparte del pals X en el pais Z 4 Sufragar parcialmente los costos de operacion de proyecto

La mayoria del personal contraparte del pals X que haya recibido la transferencia tecnica queda en sus puestos actuales

Premisas 1 Ambos gobiernos 10

apoyan en terminos de financiamiento recursos humanos e institucion

2 las dos comunidades muestran postura colaboradora a la ejecucion del proyecto I

Nota Es importante aclarar y cuantificar cada uno de los indicadores en una fuse temprana de 1a ejecuci6n del

proyecto

40

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

2-8 Plan de Operaciones

EI Plan de Operaciones (PO) es un plan mas detallado del proyecto que se elabora

basado en la PDM El ejecutor de proyecto 10 desarrolla despues de que los

participantes ( 0 parte de ellos en su caso) del taller hayan creado la PDM El PO

incluye la informacion mas detallada como actividades resultados esperados

cronograma insumo de personal bienes y fondos y personal responsable A

continuacion viene un formato estandar de PO En los proyectos de JICA se elabora

conjuntamente entre los expertos de JICAy el personal de contraparte del ente ejecutor

de proyecto del pais receptor Hay dos tipos de PO uno es PO global que abarca todo el

periodo de proyecto y el otro PO anual que planea actividades de cada afio Por 10 tanto

en el primer ano se crean el PO global y al menos el anual para el primer afio A pesar

de que la elaboracion de estos POs requiere unas semanas merece la pena invertir

tanto tiempo en ella ya que un plan de operacion muy analizado es la clave para el

exito del proyecto

Plan de Operaci6n (PO)

Activishyclades

Resultados Esperados

Cronograma Puesto

Respon sable Personal

J I

Condi-Insumo

ciones Necesa-

FondosBienes rias

En la ultima columna se indican los asuntos a tener en cuenta al realizar actividades

especificas (por ejernplo Ia necesidad de realizarlas en coordinaci6n con otras

actividades 0 tener en comun un mismo insumo)

A continuacion se muestra un ejemplo del PO global sobre el Desarrollo Agricola de la

Provincia Y del Pais X (Nota los resultados esperados y el insumo (bienes) deben ser

descritos mas concretamente en el proyecto real)

41

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

En el PO anual el eje horizontal de cronograma corresponde a un afio para determinar

las actividades mas detalladas (por ejemplo el inciso 2-4-1 del PO global es desglosado

entre varios items en el PO anual) Tambien hay que tener muy en cuenta las

caracteristicas dellugar de proyecto como las estaciones de lluvia y seca a la hora de

determinar el momento de ejecucion de cada actividad

42

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

(Vease el PO adjunto)

43

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

(Vease el PO adjunto)

44

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

5 Como Utilizando PDM PO y el formato de monitoreo

3-2 Evaluaci6n (Caso de JPCM)

1 Quien Un grupo formado principalmente de personas ajenas del proyecto que

incluya expertos de correspondientes especialidades

2 Cuando Durante al terrnino y despues del proyecto

3 Que Analisis sobre los cinco parametres siguientes

bull Efectividad Aclarando el grado de alcance del objetivo marcado analizar la

causa de tal grado (tan alto 0 tan bajo) y sus trasfondos (por ejemplo el grado de

contribucion de los resultados al objetivo influencia de los factores exteriores

etc) Lo que hay que tener en cuenta aqui es hacer una calificacion global

considerando la dificultad del mismo objetivo 0 la repercusion de las condiciones

externas sin sacar la conclusion simple de que un proyecto con mayor alcance de

indicadores sea de mayor exito

bull Impacto Comprobar el impacto generado por la realizacion del objetivo de

proyecto Hay que analizar todos los impactos es decir aparte de la meta global

impacto esperado al principio aquellos no esperados desde los aspectos tanto

positivo como negativo Los resultados de la evaluacion del impacto son

aprovechados para reflejar en la planificacion de futuros proyeetos

bull Eficiencia Evaluar el grado del efeeto (los resultados) frente al insumo Be

considera mejor cuando los resultados sean mayor Ademas del volumen de

insumo es importante analizar la calidad y el momento del insumo Por ejemplo

es ideal evaluarla mediante indicadores cuantitativos como IRR ( Ratio Interno

de Rentabilidad ) que se usa en proyectos de desarrollo agricola pero si es dificil

hacerlo como cuando se trata de un proyecto de desarrollo humano se hara

evaluacion comparativa con otros proyeetos 0 experiencias similares dentro y

fuera del pais

bull Pertinencia Evaluar la importancia del objetivo de proyeeto y la meta global

en terrninos de la consistencia con la politica nacional de desarrollo del pais

receptor de cooperacion y con las necesidades de los beneficiarios El plan de

proyecto tambien debe coincidir can las necesidades del ente ejecutor de proyecto

Hay que chequear las relaciones de logica de condicionefecto que existen entre

los cuatro

niveles del sumario narrativo de proyecto

46

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

bull

47

bull

bull

3 Monitoreo - Evaluaci6n Estas operaciones son sumamente importantes ya que aclaran si el objetivo de proyecto

primeramente marcado es alcanzable 0 no dependiendo de una buena ejecucion del

monitoreo 0 evaluacion En el PCM el monitoreo y la evaluacion son definidos de la

manera siguiente

1) Monitoreo Chequear si el proyecto esta desarrollando tal como se haya programado y si esta arrojando resultados esperados para hacer ajuste necesario al programa

2) Evaluacion Analizar globalmente la implantacion de proyecto desde criterios como grado de alcance de objetivo eficiencia y pertinencia para calificar el proyecto

Estas dos operaciones son similares en el sentido de que ambas chequean el grado de

alcance del plan 0 del objetivo marcado no obstante la primera es un control de avance

de proyecto realizado por las partes implicadas del proyecto mientras que la segunda es

una actividad que realizan personas ajenas al proyecto para obtener un diagnostico mas

objetivo

El Monitoreo y Evaluacion se realizan para los siguientes efectos

Mejorar la calidad de proyecto en ejecucion (Monitoreo y Evaluacion)

Explicar el proyecto adecuadamente ante los contribuyentes y tomadores de decision

politica (Evaluacion principalmente)

Extraer leccionestfactores positivos y negatives) que sirvan para proyectos futuros

(Evaluacion principalmente)

3-1 Monitoreo (Caso de JPCM)

1 Quien Personas implicados al proyectotejecutor de proyecto)

2 Cuando Cada medio ario durante el proyecto aunque la frecuencia

monitoreo es diferente segun actividades y resultados esperados

oportunamente despues del terrnino de proyecto

de

y

3 Que 1)

2)

3)

Cotejo del estado actual del insumo actividades resultados y l

condiciones externas con el programa

Estimacion de la posibilidad de alcance del objetivo de proyecto

identificacion de sus obstaculos

Formulacion de contramedidas

as

e

4 Donde Lugar de ejecucion de proyecto

45

bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

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47

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bull Sostenibilidad Comprobar que cl dodo de proyocto se manticno dcspues del

periodo de proyccto 0 las actividadcs de proyecto se mantiencn y evolucionan So

analiza especialmente dosde los aspectos organizacional fiuanciernv tecnico

4 Donde Lugar de implantacion del proyocto

5 Como Mediante PDM PO y el formate de evaluacion

bull

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47

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