Plan anticorrupción y de atención al ciudadano dps 2014

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2014Departamento para la Prosperidad Social

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIALConmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia

DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

Gabriel Vallejo LópezDIRECTOR

Mariana Escobar ArangoSUBDIRECTORA

Elizabeth Gómez SánchezSECRETARIA GENERAL

Luis Alberto Giraldo FernandezJEFE (E) OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN

Alonso Zuluaga ZuluagaJEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

COLABORADORES

Este documento fue elaborado con el apoyo de la red de Enlaces GAC del DPS bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y

Evaluación y la colaboración del Área de Gestión de Servicio al Ciudadano.

Enero de 2014


CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓNII. ALCANCE Y OPERATIVIDADIII. COMPONENTES DEL PLAN1. Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo2. Plan Anticorrupción derivada de la Estrategia Anti-trámites2.1. Logros y beneficios de la implementación de la estrategia3. Plan Anticorrupción derivado de la Estrategia General de Rendición de Cuentas3.1. Introducción3.2. Objetivos3.3. Actividades4. Plan Anticorrupción derivado de los Mecanismos para Mejorar la Atención

al Ciudadano5. Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano


I. INTRODUCCIÓN

La corrupción es una distorsión indeseable de la relación entre la administración y los administrados, que desvirtúa la actuación estatal, y dificulta el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, tal como los define nuestra Constitución Política. En ese sentido, todos los esfuerzos que puedan realizarse para llevar a su terminación todas aquellas prácticas que constituyan, puedan constituir o faciliten actos de corrupción, deben promoverse y desarrollarse de manera que este flagelo sea erradicado definitivamente.

El DPS como cabeza del sector de la Inclusión Social y la Reconciliación, viene desarrollando desde su creación a través del Decreto 4155 de noviembre de 2011, una estrategia de fortalecimiento institucional, lo que ha conllevado a tener un mejor seguimiento y control de las acciones y resultados derivadas de la gestión a cargo de esta entidad, convirtiéndose en uno de los pilares fundamentales para el logro de nuestros objetivos estratégicos.

Es así como el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, ha sido definido por el DPS como una herramienta eficaz de lucha contra la corrupción y el afianzamiento de la cultura de servicio al ciudadano, haciendo énfasis en la prevención de eventos y situaciones que eventualmente podrían desviar nuestro accionar.

La cultura de la legalidad, la plena intolerancia a la corrupción, el deseo institucional hacia el servicio público excelente y las acciones coordinadas y estructuradas por el DPS en todo el territorio nacional nos están llevando a ser un sector altamente eficaz y modelo mundial de la superación de la pobreza y la reconciliación de los Colombianos.

Este ejercicio de la función pública permite definir la manera en cómo se relaciona la administración con la ciudadana de la manera más económica, transparente y eficaz, mediante la cual puedan satisfacerse sus necesidades y cumplir los fines misionales para los cuales cada institución ha sido creada.

Todas las medidas que se incluyen en la presente guía, responden entonces a esa necesidad de fortalecer y mantener la integridad, el diálogo público y el control social, aspectos especialmente relevantes en nuestra Entidad debido a la preponderante labor que ejercemos dentro del cumplimiento de las políticas de lucha contra la pobreza extrema, componente determinante del Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para Todos”. Es especialmente relevante adelantar esta tarea de modo que aquellas personas que son usuarios de los


servicios que ofrecemos como cabeza del Sector de la Inclusión Social y la Reconciliación, puedan interactuar con nosotros con la confianza necesaria para que dichos servicios puedan impactar decididamente en sus condiciones de vida y ofrecer soluciones pertinentes y sostenibles en el tiempo.

II. ALCANCE Y OPERATIVIDAD

Este “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano año 2014” ha sido elaborado de acuerdo con las directrices dadas por el Decreto 2641 de 2012, reglamentario de la Ley 1474 de 2011, el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y la guía de administración del riesgo del DPS.

La envergadura de estos lineamientos repercute en la debida ejecución de los recursos, en la adecuada aplicación de los diversos programas y proyectos que adelantamos, en la imagen que la comunidad tiene de nosotros y sobre todo en el impacto que nuestra institución tiene en la construcción de una Colombia mejor.

Es nuestra responsabilidad aplicarlos adecuadamente, de manera que el objetivo se cumpla a cabalidad. Para ello, la Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación del DPS recogerá todas las información para mantenerlo actualizado y difundirlo. Por su parte, la Oficina de Control Interno hará un minucioso seguimiento al desarrollo de este Plan, en procura de la continua búsqueda de la excelencia institucional.


III. COMPONENTES DEL PLAN

1. Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo

Haciendo uso de las herramientas y metodologías descritas anteriormente, toda la Entidad realizó una evaluación integral de los riesgos de corrupción asociados a los Objetivos, Procesos y Procedimientos Institucionales. Para realizar la identificación de los Riesgos, se tuvo en cuenta la participación de un grupo de personas de cada proceso, quienes son conocedoras del mismo.

Este ejercicio llevó a la identificación de un número importante de posibilidades o susceptibilidades de incurrir en riesgos de corrupción, centrando la gestión en aquellas situaciones o eventos donde el riesgo de corrupción mostró una mayor probabilidad de ocurrencia. Este tipo de riesgos busca identificar un conjunto sistemático de eventos que por sus características, pueden originar prácticas corruptas en la Entidad, razón por la cual, los Riesgos de Corrupción en todos los casos deben llevar a estrategias de prevención de la corrupción.

Como parte de la estrategia de fortalecimiento institucional y en concordancia con el mapa de riesgo de corrupción, se han venido manejando las matrices de riesgo de la entidad, estableciéndose así los ejes de reacción prioritaria, los cuales se representan a continuación:


Fortalecimiento de la Seguridad Informática y Seguridad de la Información

Fortalecimiento de los instrumento de control en los programas de Infraestructura

Fortalecimiento de los instrumentos de control en los programas misionales

Estr

ateg

ia d

e Fo

rtal

ecim

ient

o In

stitu

cion

al

Más

Tr

ansp

aren

cia

May

or

perc

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aren

cia

Más

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ayor

Cr

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ás

incl

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cial

y

reco

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ació

nM

ás

gobe

rna

bilid

ad

Como resultado del análisis hecho y en el marco de los ejes referidos, se llega a la formulación de las acciones necesarias para reducir sustancialmente los riesgos de corrupción. (Tabla 1).

NOTA 1: Por la naturaleza de los riesgos que componen este mapa de riesgos, es fundamental resaltar que las medidas acá planteadas no sólo están enfocadas a mitigar o prevenir los riesgos de corrupción, sino que la estrategia institucional abarca la adopción de medidas de reacción inmediata ante la ocurrencia de cualquier acto de corrupción relacionado directa o indirectamente con la gestión del DPS, es por ello que se dice que la Estrategia es preventiva y reactiva a la vez.


Tabla 1Mapa de Riesgos de Corrupción

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2014Entidad: Departamento para la Prosperidad SocialMisión: Crear condiciones de prosperidad en la población vulnerable, contribuir a la reconciliación de los

colombianos y promover la integración regionalIDENTIFICACIÓN ANÁLISI

SMEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO

Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización

Valoración Administración

del Riesgo Acciones Responsable IndicadorNo. Descripción Tipo de

Control

Alianzas Público

Privadas1

Falta de información

sobre el estado de procesos y trámites al

interior de la entidad.

Información fragmentada sobre

los procesos entre las entidades del sector

de la inclusión y reconciliación y el

sector privado.

Posible Preventivo

Establecer un Sistema Unificado

Sectorial de información de posibles socios

privados estratégicos y de la Demanda de Intervención.

Se espera lanzar El proyecto “Mapa Social” antes de

iniciar el segundo semestre de 2014

Grupo de Alianzas por lo Social + Aliados de proyecto

Mapa Social en

funcionamiento

Alianzas Público Privado

2Deficiencias en el manejo documental y

de archivo.

Fragmentación de información, falta de

un sistema de información interno.

Posible Preventivo

Establecer un Sistema Unificado

Sectorial de información de posibles socios

privados estratégicos y de la Demanda de Intervención.

Se espera lanzar El proyecto “Mapa Social” antes de

iniciar el segundo semestre de 2014

Grupo de Alianzas por lo Social + Aliados de proyecto

Mapa Social en

funcionamiento

Alianzas Público Privado

3Estudios

previos o de factibilidad

superficiales.

La urgencia en la elaboración de

acuerdos, convenios y otros relacionados

puede acarrear imprecisiones.

Posible Preventivo

Establecer tiempos para la elaboración de

Estudios Previos y otros documentos

asociados al perfeccionamient

o de Alianzas

1) Se diseña ruta para la suscripción

de documentos legales. 2) Se

vincula profesional para seguimiento a estos procesos

Grupo de Alianzas

+Contratos + Aliados

Estudios previos

suscritos dentro de los

plazos

Gestión para el Ingreso

4 Extralimitación de

funciones

Uso de los programas de la

Dirección de

Casi seguro

Preventivo

Estrategias de comunicación

Creación de protocolos de comunicación

Director de Ingreso Social

Según actividades planeadas





Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Control

SocialIngreso para proselitismo

político

sobre blindaje electoral

Plazo: feb-14

Envío de circulares a todos los actores

del programa


Plazo: abr-14

Tráfico de influencias (Amiguismo

, persona influyente)

Envío de mensajes de texto sobre

blindaje electoral


Plazo: abr-14

Capacitación enlaces sobre

blindaje electoral


Plazo: jul-14

Gestión para el Ingreso Social

5Decisiones ajustadas a intereses

particulares

Intentos fraudulentos para

ingresar al programa y

beneficiarse de los incentivos:

Documentos falsos ó alterados

Casi seguro

Preventivo

Controles operativos y

sociales

Elaboración del protocolo de cruce de bases de datos Director de

Ingreso Social


Plazo: Feb./14

Piloto de control social y

participación ciudadana


Plazo: Dic/14Gestión para el Ingreso

6 Deficiencia en el

manejo

Inconsistencia por parte de las

entidades externas

Casi seguro

Preventivo

Revisiones aleatorias a entidades

Suscripción de contrato para el

programa Jóvenes







Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Control

Social documental y de archivo

que reportan el cumplimiento de

compromisosexternas

en Acción para realizar revisiones aleatorias al SENA y Universidades

Plazo: Dic/14

Realización de revisiones

aleatorias a las entidades

externas: Salud y educación –

Programa Familias en Acción


Plazo: Dic/14


7

Que terceros

particulares se

beneficien por el

trámite de la entrega

de incentivos,

el cual debe ser gratuito

Falta de continuidad en la

entrega de información sobre

educación financiera a las madres titulares

Casi seguro

Preventivo

Sensibilización Financiera

Campañas de promoción y

sensibilización en torno a la educación financiera



Plazo: Dic/14


8 Decisiones ajustadas a intereses

particulares

Posibilidad de acceso de un

Hacker al sistema de información

Casi seguro

Preventivo

Servicio especializado de pruebas de vulnerabilidad

(Ethical

Implementación de las

recomendaciones generadas por la

oficina de



Plazo: Dic/14





Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



ControlHacking)

otorgado por MinTic

Tecnologías de la información

Gestión de Seguridad Alimentari

a y Nutrición

9

Tráfico de Influencias (amiguismo, persona

influyente)

Que los entes gubernamentales propongan operadores que no cumplan con la integralidad de los requisitos legales

Casi seguro

Preventivo

Continuar con el seguimiento financiero, jurídico y

contractual; así como las visitas a empresas que

se postulan como

aperadores en territorio.

Continuar con los controles en la adjudicación de contratos con el fin de

evitar otorgamiento

de privilegios o preferencias

Seguimiento y evaluación de

idoneidad financiera, jurídica

y contractual

Controles en la adjudicación de

contratos

Subdirección de

Seguridad Alimentaria



a y Nutrición

10 Tráfico de Influencias (amiguismo, persona

influyente)

Realizar contrataciones para favorecer relaciones políticas en territorio.

Casi seguro

Preventivo

Continuar con el seguimiento financiero, jurídico y

contractual; así como las visitas

Seguimiento y evaluación de

idoneidad financiera, jurídica

y contractual

Subdirección de







Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controla empresas que

se postulan como

aperadores en territorio

Continuar con los controles en la adjudicación de contratos con el fin de

evitar otorgamiento

de privilegios o preferencias

Controles en la adjudicación de

contratos


a y Nutrición

11 Decisiones ajustadas a intereses

particulares.

Realizar la focalización de territorios y las

familias buscando favorecer

intereses políticos o particulares

Casi seguro

Preventivo

Realizar cruces de bases de datos de los

posibles beneficiarios

entre: los programas misionales;

entidades del sector (familias

Unidos, víctimas) y la

oficina de planeación a fin

Definir variables de identificación de la población

Subdirección de







Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlde identificar la

atención en territorio

Confrontar a través de

muestreo los listados

remitidos al operador frente

a las familias que estén

registradas en los aplicativos

ReSa.

Seguimiento a los sistemas de información


a y Nutrición

12 Inclusión de gastos no

autorizados.

Inversión de recursos en rubros

no autorizados

Casi seguro

Preventivo

Continuar el seguimiento

permanente a los operadores en territorio en

relación a la administración de los recursos

asignados (visitas de

seguimiento de la supervisión, seguimiento

Realizar visitas de seguimiento y

supervisión

Subdirección de







Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlmensual de

avance físico y financiero,

visita contable y financiera )

Dar continuidad a la revisión y seguimiento a los recursos a

través del Comité de

Seguimiento Técnico

Operativo LocalGestión de Seguridad Alimentari

a y Nutrición

13 Tráfico de Influencias (amiguismo, persona

influyente)

Adquisición de bienes y /o s

contratación de servicios que involucra la

ejecución del proyecto por

recomendación de un particular o un

tercero

Casi seguro

Preventivo

La SSAN remite a los

Operadores indicación formal de

advertencia en el sentido de no aceptar de los

funcionarios recomendación para contratar proveedores o personal en ejecución del

proyecto.

Afianzar los controles para la adquisición y/o contratación de

servicios

Subdirección de







Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Control

Continuar con la Mesa de

Trabajo entre SSAN,

Subdirección de Contratación

y Oficina Jurídica para la

revisión del caso y

definición de posibles

acciones legales a seguir.

Monitoreo, seguimient

o y evaluación

14 Deficiencia en controles y seguridad

de los datos.

Sistemas de información

susceptibles de manipulación o adulteración.

Casi seguro

Preventivo

- Aplicar las políticas de

seguridad de la información.

- Centralizar en el área de

Sistemas los procesos de desarrollo.

- Implementar módulos

Revisión de los procesos de Gestión Tecnológica basado en buenas prácticas.

Perfeccionar la interoperabilidad de los sistemas de registro y seguimiento de los

GT Gestión de la

Operación Tecnológica






Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlorientados al control de la información

beneficiarios.

Gestión de Infraestruc

tura y Hábitat

15

Desconocimiento de la ley, mediante interpretaciones subjetivas de las normas vigentes para evitar o postergar su aplicación.

Temas relativamente nuevos que los

formuladores de proyectos no revisan en la

Identificación y actualización los

aspectos e impactos

ambientales, los peligros que afecten la

seguridad y la salud en el trabajo,

los requisitos legales aplicables

y los riesgos asociados a los proyectos de

infraestructura.

posible preventivo

Herramientas facilitadoras

para el cumplimiento del requisito como: cartilla paso a paso

para formular el Plan de Gestión

Integral en obra, PGIO por sector en excel, PGIO por tipo de

proyectos.

Exigir la evidencia que se realizó la revisión de requisitos legales.

Redacción de la guía de

elaboración PGIO para contratación

directa, en los proyectos con el

convenio FONADE se cuenta con

PGIO referente a ajustar en cada

proyecto

El PGIO coacciona a la revisión de requisitos legales.

GT Infraestructura y Hábitat



tura y Hábitat

16 Desvío de recursos del

Estado hacia

particulares

Mal manejo de los anticipos de las

obras de infraestructura

posible preventivo Fortalecer con

los Operadores y Entes

Territoriales los controles de

Fortalecimiento de equipo técnico y jurídico para el mayor control y

seguimiento en la ejecución de

Coordinadora GT

Infraestructura y Hábitat






Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlinversión de

los recursos en los contratos y/o convenios

recursos de contratos y/o convenios.


tura y Hábitat

17

Disposiciones

establecidas en los

pliegos de condiciones

que permiten a

los participante

s direccionar

los procesos hacia un grupo en

particular, como la media

geométrica.

Los Entes territoriales deben

realizar la contratación derivada y se deben abrir licitaciones

posible Preventivo

Seguimiento al proceso de licitación

pública de la contratación

derivada de los convenios

interadministrativos suscritos

con las entidades

territoriales a través de la página del

SECOP

Consulta de la página SECOP por

parte de los supervisores, para

verificar el cumplimiento de

las normas legales.

GT Infraestructu

ra y Hábitat/supervisores de

cada convenio/co

ntrato



tura y Hábitat

18 Desconocimiento de la ley, falta de revisión del cumplimien

to de los

Lista de chequeo incompleta o

desactualizada según la

normatividad en lo técnico, ambiental

posible Preventivo

Exigencia de ajuste del PGIO a la realidad del

proyecto, aprobado por la

interventoría

Formulación de la guía para elaborar un PGIO.

GT Infraestructura y Hábitat/ Consultores, interventoría

s/Entes






Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlrequisitos antes de iniciar la

etapa precontractual de los proyectos.

y seguridad y salud en el trabajo

del contrato de obra. Territoriales.


tura y Hábitat

19

Inobservancia de algunos de los parámetros establecidos por el DPS para la Gerencia Integral de los Proyectos

posible Preventivo

Exigir la formulación de parámetros que

aseguren el cumplimiento del objeto a

cabalidad de los convenios con

FONADE, mediante la expedición e

implementación del manual

operativo de los Convenios DPS – FONADE con

la estrategia de transparencia, seguimiento y

control

Manual Operativo DPS – FONADE / Herramientas de seguimiento

Coordinadora del GT

Infraestructura y

Hábitat /Responsables FONADE



tura y

20 Concentrar muchas labores en

posible preventivo

Definir una estructura

organizacional

Definición de roles y contratación de personal necesario

Coordinadora GT

Infraestructu






Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Control

Hábitat poco personal

con capacidad de respuesta,

dada la complejidad de la ejecución en

entidades Territoriales y el

proceso de aprendizaje que muchas veces

implica.

para el cumplimiento de las metas

ra y Hábitat


tura y Hábitat

21

Falta de comunicación con las personas y comunidades a atender

posible Preventivo

Fortalecer el componente de

diálogo ciudadano y

control social, usando las

fuerzas vivas regionales

como aliadas estratégicas en el monitoreo y control de los

recursos públicos y de los proyectos regionales.

Veedurías ciudadanas y trazabilidad de las mismas. Información en la página web de la Entidad.

GT Infraestructura y Hábitat



tura y

22 Información desactualizada que no

Deficiente sistema de información y de seguimiento

posible Preventivo

Herramienta de seguimiento

confiable,

Solicitud Aplicativo a Tecnología de la Información DPS.

GT Infraestructu

ra y






Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Control

Hábitat

refleja los resultados del quehacer del grupo de trabajo

actualizada y que proporcione

información amplia y

suficiente sobre los proyectos

Exigencia a FONADE y operadores de un sistema de información que cubra las necesidades en el marco del DPS como líder de la Inclusión social

Hábitat /Tecnología

de la información/ FONADE/Op

eradores

Gestión de adquisició

n de bienes y servicios

23

Riesgos de colusión de grupos de

contratistas en la etapa precontract

ual de selección

Prácticas de colusión o

restrictivas de la competencia con otras empresas o con el mercado.

Posible Preventivo

Fortalecimiento de los requisitos requeridos a los proponentes.

Presentación de certificado de participación

independiente del proponente

Subdirección de

contratación

Certificados de

participación independiente/ procesos contractuale

s

Gestión de adquisició

n de bienes y servicios

24

Riesgo de costo

adicional en la etapa

contractual

Aumento no justificado de los

costos en las adiciones a los

contratos

Posible Preventivo

Aplicar controles a las

adiciones de los contratos

Análisis de costos a las adiciones de

los contratos

Subdirección de

contratación

Análisis de costos

elaborados/adiciones a

los contratos elaboradas y perfeccionad

asGestión integral

del talentoHumano

25 Incumplimientos legales

en la liquidación

Desconocimientos de la aplicación de

Nomina

Posible Preventivo

Evitar el Riego 1.Capacitación y retroalimentación del instructivo del aplicativo de

Subdirección de Talento Humano

Realización de capacitaciones





Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlde las

novedades laborales y

prestacionales

Desconocimientos de la actualización

normativa

Nomina

2.Capacitación y actualización del marco normativo

planteadas

Comunicaciones 26

No comunicar

oportunamente sobre la

oferta de servicios del DPS a

los beneficiario

s

Falta de información desde las Dir. Misionales

a la Oficina de comunicaciones.

Envío de información inexacta o

desactualizada a los ciudadano

Posible Preventivo

Manejo de canales internos

de comunicación

efectiva

1. Establecimiento de canales y responsables de comunicación al interior de la entidad y hacia afuera de la misma.2. Validación de la información con los responsables en las Dir. Misionales.

Direcciones Misionales y Oficina Asesora de Comunicaciones

Cantidad de información negativa sobre la entidad en medios de comunicación.

Comunicaciones

27 Uso indebido de la imagen

de la entidad por

parte de terceros

Falta de control por parte de los

supervisores de contratos con operadores

No informar oportunamente

sobre el uso correcto de la

Casi seguro

Preventivo

Aprobación de piezas

comunicativas por parte de la

OAC

1. Informar oportunamente sobre la existencia y actualización del Manual de Imagen Corporativa y protocolo de comunicaciones.

OAC, Supervisores de contratos con operadores

Capacitaciones o sesiones informativas sobre Imagen corporativa y protocolo de comunicaciones





Proceso y Objetivo

RiesgoCausas

Probabilidad de

Materialización



Controlimagen

corporativa.2. Aprobación de

las piezas comunicativas


2. Plan Anticorrupción derivada de la Estrategia Anti-trámites

El DPS cuenta con una estrategia anti-trámites, la cual busca simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites relevantes de la Entidad.

Esta estrategia permite integrar la información y actualización de los trámites y servicios de las entidades de la administración pública para facilitar a los ciudadanos la consulta de manera centralizada y en línea.

2.1. LOGROS Y BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA

En el año 2013, el DPS logró poner en marcha esta política iniciando con la publicación de los catorce (14) servicios y procedimientos no regulados con que cuenta la Entidad en el portal de Gobierno en Línea -GEL.

Posteriormente se identificaron acciones de mejora en lo relacionado con la interoperabilidad que conlleva la colaboración entre entidades para intercambiar información, siendo los casos más exitosos los presentados con el Ministerio de Educación Nacional y el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA. La primera acción de Interoperabilidad fue en lo relacionado con los reportes de Actualización Escolar de los menores entre 7 y 20 años beneficiarios del programa Más Familias en Acción a través de bases de datos compartidas con el Ministerio de Educación Nacional, permitiendo realizar cruces de información (pruebas) de Actualización Escolar a novecientos (900) municipios, contar con información de tres millones y medio (3.5 millones) de niños y evitarle a las familias pertenecientes al programa hacer la solicitud de constancias de asistencia escolar en los centros educativos de los niños inscritos; la segunda acción de interoperabilidad, se logró gracias a la colaboración del SENA en la actualización de la información de los jóvenes beneficiarios del programa Jóvenes en Acción a través de cruces de datos con esta entidad, logrando que cincuenta (50) mil jóvenes beneficiados del programa no tuvieran que solicitar reporte o constancia de estudios sino que a través de esta información se obtuvieran los datos de los jóvenes matriculados; este ejercicio también permitió determinar el procedimiento, tiempos y acuerdos para realizar los cruces de información requeridos.

Para el año 2014, las principales estrategias que apuntan al Plan Anticorrupción derivadas de la estrategia anti trámite se detallan en la Tabla 2.


Tabla 2.Estrategia Anti-trámites

NOMBRE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO O

REGULACION

TIPO PROCEDIMIEN

TO

NIVEL DE INTERVENCIÓ

N

TIPO DE RACIONALIZACI

ÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

MEJORA O PROYECTO

PRODUCTODEPENDENCI

A RESPONSABL

E

FECHAINICIO

Día/Mes/Año

FINDía/Mes/Añ

o

Interoperabilidad Servicio Interoperabilida

d Servicio web

Establecer y comunicar una

política de intercambio de

información, incluyendo la metodología

de levantamiento de servicios.

Una política Oficina de

Tecnologías de Información

01/01/2014 30/04/2014


d Servicio web

Certificación de servicios de intercambio de

información, según el marco

de GEL

Dos servicios certificados

Oficina de Tecnologías de

Información01/01/2014 31/12/2014


d Servicio web

Implementación de 10

servicios de intercambio de

información

10 servicios implementad

os

Oficina de Tecnologías de

Información01/01/2014 31/12/2014

Tramites en línea Servicio Automatiza.

total Trámite en línea

Implementación del portal web para tramites en línea

1 portal implementad

o

Oficina Asesora de

Tecnologías de la

Información /Área del

Servicio al Ciudadano /Dirección de

Ingreso Social

01/01/2014 31/12/2014

Gestión de peticiones Trámite Interno Automatiza.

ParcialSeguimiento

estado trámitesManejo del ciclo de vida de las

Sistema de gestión de peticiones

Área de Gestión de Servicio al

17/01/2014 31/03/2014


NOMBRE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO O

REGULACION

TIPO PROCEDIMIEN

TO


N


ÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

MEJORA O PROYECTO

PRODUCTODEPENDENCI

A RESPONSABL

E

FECHAINICIO

Día/Mes/Año

FINDía/Mes/Añ

opeticiones presentadas ante la Entidad de forma centralizada en un sistema que incorpore el procedimiento de todas las tipologías de peticiones, el seguimiento y el reporte de la gestión

del DPSCiudadano /Oficina de

Tecnologías de la Información

Gestión de peticiones

Procedimiento No Regulado

Automatiza. Total

Formulario en línea

Formulario web para: presentación de peticiones, consulta de radicados, seguimiento al estado de gestión, consulta de la respuesta

Formulario web para

presentación de peticiones

Área de Gestión de Servicio al

Ciudadano /Oficina de

Tecnologías de la Información

17/01/2014 31/03/2014

Verificación de compromisos

(salud)


Automatiza. Total

Seguimiento estado trámites

Determinar la viabilidad de usar una aplicación móvil para celulares de gama baja, que permita la consulta de fechas de cumplimiento de compromisos de los ciudadanos inscritos a Más

Concepto sobre la

viabilidad de usar una

aplicación móvil para

celulares de gama baja

Oficina Asesora de

Tecnologías de la

Información /Área del

Servicio al Ciudadano /Dirección de

Ingreso Social

17/01/2014 31/12/2014


NOMBRE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO O

REGULACION

TIPO PROCEDIMIEN

TO


N


ÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

MEJORA O PROYECTO

PRODUCTODEPENDENCI

A RESPONSABL

E

FECHAINICIO

Día/Mes/Año

FINDía/Mes/Añ

oFamilias en Acción

Gestión de información de los convenios

del GTPDE


Automatiza. Parcial

Formulario en Línea

Diseño para la Automatización de procesos de

gestión de información,

aplicables a la ejecución y

seguimiento de los convenios

firmados con la Unión Europea.

Gestionar información de

los beneficiarios

de los proyectos

ejecutados en las regiones, información financiera sobre la

legalización de gastos y de la

ejecución técnica de los

proyectos.

Diseño y casos de uso

para desarrollar Aplicativo

web para la gestión de

información de los

convenios del GTPDE.

OTI y GTPDE 01/02/2014 31/12/2014

Estrategia de Focalización


Interoperabilidad

Optimización Implementar una estrategia de focalización que permita el intercambio de

información con otras

entidades del sector,

especialmente con la RED

Información actualizada

SSAN/ Grupo de Trabajo Gestión de Información

(Oficina Asesora de

Planeación) / OTI

01/02/2014 31/12/2014


NOMBRE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO O

REGULACION

TIPO PROCEDIMIEN

TO


N


ÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

MEJORA O PROYECTO

PRODUCTODEPENDENCI

A RESPONSABL

E

FECHAINICIO

Día/Mes/Año

FINDía/Mes/Añ

oUNIDOS sobre

los beneficiarios

de los proyectos de

SAN

Estrategia de Divulgación


Automatiza. Parcial Estandarización

Implementar una estrategia de divulgación,

orientada a brindar

información a los ciudadanos acerca de las acciones en

Seguridad Alimentaria y Nutrición que gestiona la

SSAN, a través de las redes

sociales(facebook y

twitter)

Notas informativas

SSAN/Oficina Asesora de

Comunicaciones

01/02/2014 31/12/2014

Alistamiento Trámite Interno Automatiza. Total Tramite en línea

Estandarizar el uso del

aplicativo ASTREA a todos los

Grupos de Trabajo de la

Oficina

Mejoras al aplicativo ASTREA

Oficina Asesora Jurídica /

Subdirección de

Operaciones

01/02/2014 31/12/2014

Elaboración de Contrato Trámite Interno Simplificación

8. Reducción de pasos en

procedimientos internos

Reducción de Documentos y

de Pasos Internos

Procedimiento

Subdirección de

Contratación07/02/2014 31/12/2014


NOMBRE TRÁMITE

PROCEDIMIENTO O

REGULACION

TIPO PROCEDIMIEN

TO


N


ÓN

DESCRIPCIÓN DE LA

MEJORA O PROYECTO

PRODUCTODEPENDENCI

A RESPONSABL

E

FECHAINICIO

Día/Mes/Año

FINDía/Mes/Añ

o

Concentración de Actividades Precontractuale

sTrámite Interno Simplificación

8. Reducción de pasos en

procedimientos internos

Reducción de Documentos y

de Pasos Internos

ResoluciónSubdirección

de Contratación

01/01/2014 31/12/2014


3. Plan Anticorrupción derivado de la Estrategia General de Rendición de Cuentas

3.1. Introducción

El plan de Rendición de Cuentas que se presenta a continuación, ha sido elaborado con el fin de brindar un marco de acción que garantice los mecanismos permanentes para la interlocución, deliberación y comunicación con nuestros ciudadanos sobre la oferta y en general sobre los resultados de los procesos de nuestra gestión como Departamento para la Prosperidad Social; todo esto entendiendo la necesidad de interactuar permanentemente con la ciudadanía, integrando estrategias y avanzando en el desarrollo de escenarios innovadores para la construcción de una cultura de rendición de cuentas.

Nuestro Plan de Rendición de Cuentas 2014, comprende la implementación de los lineamientos del CONPES 3654/2010 a saber: información, diálogo e incentivos o sanciones a través del fortalecimiento de actividades y empoderamiento por parte de cada colaborador de la Entidad y se integra con la Estrategia de Gobierno en Línea, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Así mismo, busca que la ciudadanía conozca la Entidad, su funcionamiento y resultados de la gestión.

Para este año 2014 el gran reto que tiene esta estrategia, es consolidar la rendición de cuentas como un proceso permanente que comprende tanto la oferta de información clara y comprensible como espacios institucionalizados de explicación y justificación de las decisiones, acciones y resultados en el ciclo de la gestión pública (planeación, presupuesto, ejecución, seguimiento y evaluación). Este proceso permanente implica:

Ir más allá de la audiencia pública de rendición de cuentas. Crear una estrategia continua. Innovar a través de otros espacios de encuentro con la ciudadanía (mesas

de trabajo, foros, ferias, audiencias públicas, consejos comunitarios, etc.). Contar con diferentes medios: uso de la herramientas TIC’s, uso de

medios de comunicación local. Tener una actitud de transparencia y apertura del sector público.

Con estas herramientas aquí definidas, se pretende mejorar y fortalecer el ejercicio de rendición de cuentas y blindar a la Entidad de corrupción y


clientelismo, generando mayor garantía en la inversión de los recursos públicos y la legitimidad del Estado en general.

3.2. Objetivos

Objetivo General.

Diseñar e implementar un plan de trabajo para la rendición de cuentas y participación ciudadana, que garantice un proceso de doble vía con la ciudadanía para informar sobre la gestión y aprovechar los aportes que realiza para mejorar el ejercicio del Departamento para la Prosperidad Social.

Objetivos Específicos.

Garantizar canales de información para la ciudadanía. Mejorar la calidad y oportunidad de la información, comprensible,

actualizada, disponible y completa. Promover espacios de diálogo con la ciudadanía. Definir mecanismos para incentivar la rendición de cuentas, para los

servidores públicos y la ciudadanía.

3.3. Actividades

El plan de Rendición de Cuentas se desarrolla cumpliendo con las fases indicadas en el CONPES 3654/2010:

Metodología del Proceso de Rendición de Cuentas


En la Tabla 3 se establece un cronograma elaborado a partir de los componentes de la rendición de cuentas, información, diálogo e incentivos.


Tabla 3.Estrategia de Rendición de cuentas

COMPONENTE

SUBCOMPONENTE OBJETIVO ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCT

O METAFECHA

DE FECHA DE

INICIO TERMINACIÓN

Rendición de cuentas

Información Mejorar la calidad y el acceso de

los Información

sobre la gestión y

trámites de la Entidad

Identificar canales de comunicación de

acuerdo a la población objetivo

Direcciones Misionales

Documento 2 30-abr-14 31-dic-14

Direcciones Regionales

Subdirección GeneralÁrea de Gestión de

Servicio al Ciudadano Oficina de

ComunicacionesOficina Asesora de

Planeación, Monitoreo y Evaluación

Desarrollar una estrategia que permita reforzar la comunicación institucional con los ciudadanos a través de los operadores.

Direcciones Misionales/ Direcciones Regionales/ Subdirección

General/ Área de Gestión de Servicio al

Ciudadano/ Oficina de Comunicaciones/ Oficina Asesora de


Estrategia 1 20-feb-14 31-dic-14

Hacer seguimiento a los operadores respecto al nivel de servicio que se presta (indicador)

Documento

1 01-abr-14 31-dic-14Direcciones Misionales/Direcciones Regionales


COMPONENTE


O METAFECHA

DE FECHA DE

INICIO TERMINACIÓN

Subdirección GeneralÁrea de Gestión de

Servicio al Ciudadano Oficina de



Oficina de Comunicaciones

Portafolio-Página Web

actualizada

1 15-feb-14 31-dic-14

Mantener actualizado el portafolio de servicios y en general la información publicada en la página WEB de la gestión de la Entidad

Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación

Realizar la medición de efectividad de las respuestas en los canales de atención al ciudadano

Área de Gestión de Servicio al Ciudadano

Documento 1 01-abr-14 31-dic-14


Oficina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación

Medir la satisfacción

del ciudadano en relación

con la información

Realizar medición de percepción del

servicio prestado, en las dimensiones información y

atención


/ Oficina de Comunicaciones/Com

ité Gobierno en Línea/Oficina Asesora

de Planeación,

Mediciones aplicadas 3 01-abr-14 31-dic-14


COMPONENTE


O METAFECHA

DE FECHA DE

INICIO TERMINACIÓN

presentada en los

diferentes canales

Monitoreo y Evaluación

Diálogo

Realizar audiencia

de Rendición

de Cuentas

Implementación alistamiento

institucional para la Ruta de Audiencia de Rendición de Cuentas

Grupo interno de Rendición de cuentas

Audiencia Pública

Realizada1 15-ene-14 31-dic-14

Realizar audiencia

de Rendición

de Cuentas Territorial

Implementación alistamiento

institucional para la Ruta de Audiencia de Rendición de Cuentas

Grupo interno de Rendición de cuentas

Audiencia Pública

Realizada4 15-ene-14 31-dic-14

Mesa de Participació

n Ciudadana

Implementación de la Mesa de

Participación Ciudadana


/ Oficina de Comunicaciones//Ofic

ina Asesora de Planeación, Monitoreo y Evaluación

Acta 3 30-abr-14 31-dic-14

Incentivos

Promover el conocimiento sobre la Rendición

de Cuentas de los

Colaboradores de la Entidad

Estrategia de sensibilización y reforzamiento de

comportamiento para los colaboradores de la Entidad en torno a

la Rendición de Cuentas

Subdirección de Talento Humano


/ Oficina de Comunicaciones/Com

ité Gobierno en Línea/Oficina Asesora

de Planeación, Monitoreo y Evaluación

Estrategia 1 30-abr-14 31-dic-14

Incentivar a Estrategia para Oficina de Estrategia 1 30-abr-14 31-dic-14DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL

Conmutador (57 1) 5960800 * Calle 7 No. 6-54 - Bogotá – Colombia

COMPONENTE


O METAFECHA

DE FECHA DE

INICIO TERMINACIÓN

los ciudadanos

para participar

en los diferentes

procesos de la rendición de cuentas

promover las buenas prácticas

relacionadas con la Rendición de Cuentas





4. Plan Anticorrupción derivado de los Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano

Con el fin de mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios del DPS, además de satisfacer las necesidades de la comunidad, la Entidad ha desarrollado desde sus inicios una estrategia de Atención al Ciudadano, la cual contribuye con la prevención de la corrupción a través del Plan que se muestra en la Tabla 4. Este plan ha sido elaborado con el fin de mejorar la interacción de la administración con la ciudadanía, optimizar la satisfacción y percepción de los servicios prestados e incrementar el nivel de compromiso del ciudadano frente a sus obligaciones y su responsabilidad social.

En este sentido, el DPS ha venido dando cumplimiento a los requerimientos sobre la atención al ciudadano, incluyendo el tema de servicio al ciudadano dentro de sus planes institucionales, procesos y procedimientos, de modo que sus actividades puedan ser objeto de seguimiento.


Tabla 4.Plan de Servicio al Ciudadano como Estrategia de prevención de la corrupción

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y SERVICIO AL CIUDADANO

COMPONENTE SERVICIO AL CIUDADANOSegún Manual incorporado por el decreto 2641 de 2012

Enero de 2014

COMPONENTE

SUBCOMPONENTE OBJETIVO ACTIVIDADES RESPONSABLE PRODUCTO MET

AFECHA DE

INICIO FECHA DE

TERMINACIÓN

Mecanismos para

mejorar la atención al ciudadano

Desarrollo institucional

para el servicio al ciudadano Definir y difundir

el portafolio de servicio al

ciudadano de la entidad

1. Mantener actualizado el portafolio de servicios en la

página web de la Entidad

Área de Gestión de Servicio al Ciudadano /


Portafolio de servicios del DPS 1 31-ene-14 31-dic-14

2. Mantener actualizado y divulgar el kit de

servicio al ciudadano con los canales de atención,

horarios, trámites y servicios de la entidad



Kit de servicio al ciudadano 1 31-ene-14 31-dic-14

Implementar y optimizar

procedimientos internos que soportan la entrega de trámites y servicios al ciudadano

Desarrollar mesas de trabajo con las Direcciones

Misionales para priorizar y articular las campañas de

atención que desarrollen para la implementación de los

Programas


Actas de las mesas de trabajo 4 31-ene-14 31-dic-14

Diseñar un mecanismo de divulgación de la información relacionada con la atención al

ciudadano a los Programas

Área de Gestión de Servicio al Ciudadano Documento 1 31-ene-14 31-dic-14

Implementar la política de

gestión efectiva de peticiones

1.Centralizar la gestión de peticiones


Registro único de gestión de peticiones 1 31-ene-14 31-dic-14

2. homogeneizar las etapas del procedimiento de la

gestión de peticiones


Documento con las etapas del

procedimiento

1 31-ene-14 31-dic-14


3. Realizar medición de efectividad de las respuestas

a las peticiones (calidad y oportunidad); generar recomendaciones a los

dependencias, que impliquen acciones de mejoramiento a

la gestión


Medición de efectividad de las respuestas, con

recomendaciones2 31-ene-14 31-dic-14

4. Promover la apropiación del software con los actores

del proceso Área de Gestión de

Servicio al Ciudadanosesiones con los actores

del proceso 4 31-ene-14 31-dic-14

Medir la satisfacción del ciudadano con relación a la

información y la atención

Medir la satisfacción del ciudadano

Área de Gestión de Servicio al Ciudadano Mediciones aplicadas 2

31-ene-14

31-dic-13

31-ene-14

Gestionar la atención

adecuada y oportuna al

ciudadano del DPS, de acuerdo

a su caracterización

Realizar la caracterización del ciudadano atendido por el

DPSÁrea de Gestión de

Servicio al Ciudadano Documento 1 31-ene-14 31-dic-14

Divulgar los resultados de la caracterización a las

instancias competentes para generar acciones

institucionales


Estrategia de comunicación 1 31-ene-14 31-dic-13


Poner a disposición de la

ciudadanía información

actualizada sobre derechos,

procedimientos y trámites

Mantener información actualizada sobre derechos procedimientos y tramites y

publicarlo en la web



Pagina web actualizada 1 31-ene-14 31-dic-14

Afianzar la cultura de servicio al

ciudadano en los servidores

públicos

Fortalecer la Cultura de Servicio al Ciudadano

Realizar acciones de divulgación sobre el modelo

de servicio al ciudadanoÁrea de Gestión de

Servicio al CiudadanoLínea de base cultura de

servicio DPS 1 31-ene-14 30-may-13

Generar incentivos a los

servidores públicos de las

áreas de atención al ciudadano

Generar un reconocimiento público por parte del superior

jerárquicoÁrea de Gestión de

Servicio al Ciudadano Reconocimiento 1 31-ene-14 31-dic-14

Fortalecimiento de los canales de atención

Establecer canales que permitan la

participación ciudadana

Sistematizar peticiones frecuentes y generar

acciones institucionales en respuesta a las mismas


Sección web con acciones institucionales

motivadas por preguntas frecuentes

1 31-ene-14 31-dic-14

Promover espacios de participación Ciudadana que permitan generar escenarios

permanentes de control social


Mesas de Participación Ciudadana 4 31-ene-14 31-dic-14

Implementar protocolos de

atención al ciudadano

Actualizar protocolos de atención unificados para

todos los canales Área de Gestión de

Servicio al Ciudadano protocolos actualizados 1 31-ene-14 31-dic-14

Fortalecer el canal de atención

presencial

Diseñar el modelo de atención presencial

Área de Gestión de Servicio al Ciudadano Informe 1 31-ene-14 31-dic-14


5. Seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

La Oficina de Control Interno del Departamento para la Prosperidad Social, realizará seguimiento a las acciones contempladas en este Plan en las fechas previstas por la ley, para lo cual podrá usar el formato expuesto a continuación:

Seguimiento a las estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Departamento para la Prosperidad Social - DPS <año>Estrategia, mecanismo, medida, etc.

Actividades

Publicación Actividades realizadas Responsa

bleAnotacion

es<Ene. 31>

<Abril 30>

<Ago.31>

<Dic.31>

Mapa de riesgos de corrupciónEstrategia Anti-trámitesEstrategia de Rendición de CuentasMecanismo para mejorar la atención al ciudadanoOtras

Consolidación del documento

Cargo:Nombre:Firma:

Seguimiento de la Estrategia

Jefe de la Oficina de Control InternoNombre:Firma:


Plan anticorrupción y de atención al ciudadano dps 2014

Documents

Transcript of Plan anticorrupción y de atención al ciudadano dps 2014