PLAN ANUAL DE AUDITORIAS VIGENCIA 2021

E.S.E. HOSPITAL NUESTRA SEÑORA SANTA ANA

LUZ NEILLA OSPINO VILLAREAL

GERENTE

LUIS ALBERTO TURIZO GONZALEZ

JEFE DE CONTROL INTERNO

1. INTRODUCCION

La Oficina de Control Interno de la ESE Hospital Nuestra Señora Santa Ana, para la vigencia 2.021 tiene establecido la realización de un plan de auditoría, con la finalidad de efectuar seguimiento y evaluación al Sistema de Control Interno (SCI) y al Modelo Estándar de Control Interno (MECI), contemplando su implementación, continuidad y sostenibilidad, mediante la realización de auditorías a procesos, procedimientos y actividades, que le permitan verificar su eficiencia y/o eficacia, con base en los criterios y requisitos establecidos.

En la Articulación con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, y el MECI, de acuerdo al Decreto 1499 de 2017, en la Séptima Dimensión del MIPG: Control Interno, Que permita garantizar un adecuado desarrollo de la auditoria interna se requiere, adicionalmente, definir el rol de cada una de las instancias que participan en la definición y ejecución de las acciones, métodos y procedimientos de control y de gestión del riesgo, de acuerdo a las líneas estratégicas.

Línea estratégica - Alta dirección y Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, a quienes corresponde:

•Analizar las evaluaciones de la gestión del riesgo, elaboradas por la segunda línea de defensa.

•Asegurar que los servidores responsables tanto de la segunda como de la tercera línea defensa cuenten con los conocimientos necesarios y que se generen recursos para la mejora de sus competencias.

•Aprobar el Plan Anual de Auditoría propuesto por el jefe de control interno o quien haga sus veces, tarea asignada específicamente al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

- Primera Línea – Gerentes públicos y Líderes de proceso, a quienes corresponde:

•Efectuar seguimiento a los riesgos y controles de su proceso.

•Informar periódicamente a la alta dirección sobre el desempeño de las actividades de gestión de riesgos de la entidad.

• Deficiencias a la alta dirección o a las partes responsables para tomar las medidas correctivas, según corresponda.

- Segunda Línea – Servidores responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo, a quienes corresponde:

• Llevar a cabo evaluaciones para monitorear el estado de varios componentes del Sistema de Control Interno.

• Monitorear e informar sobre deficiencias de los controles.

• Suministrar información a la alta dirección sobre el monitoreo llevado a cabo a los indicadores de gestión, determinando si el logro de los objetivos está dentro de las tolerancias de riesgo establecidas.

• Consolidar y generar información vital para la toma de decisiones

- Tercera Línea – Oficina de Control Interno, a la cual corresponde:

• Establecer el plan anual de auditoría basado en riesgos, priorizando aquellos procesos de mayor exposición

• Generar información sobre evaluaciones llevadas a cabo por la primera y segunda línea de defensa

• Evaluar si los controles están presentes (en políticas y procedimientos) y funcionan, apoyando el control de los riesgos y el logro de los objetivos establecidos en la planeación institucional

• Establecer y mantener un sistema de monitoreado de hallazgos y recomendaciones

2. OBJETIVO GENERAL

El propósito del plan de auditoría consiste en establecer los parámetros para una revisión general con énfasis en los aspectos críticos detectados en los procesos y/o procedimientos de las diferentes dependencias del Hospital, con el fin de formular recomendaciones y oportunidades de mejora que garanticen el cumplimiento de la misión, objetivos y estrategias, mediante la evaluación y verificación de los procesos, procedimientos y actividades del mismo; propendiendo con ello al fortalecimiento del control interno, a partir de evidencias, hallazgos y planes de mejoramiento, que le permitan a la dirección, tomar las

decisiones con la debida oportunidad, para prevenir, mitigar y/o corregir las desviaciones que se encuentren en las auditorias correspondientes.

2.1 OJETIVOS ESPECÍFICOS

•Realizar acompañamiento, seguimiento, evaluación y control a los procesos y/o procedimientos objeto de las auditorias.

•Obtener información y evidencias para emitir recomendaciones de mejoramiento a los procesos y/o procedimientos, para contribuir en el cumplimiento de las metas establecidas.

•Lograr que los resultados de las auditorias, sean claros y oportunos, para que coadyuven a la administración, en la toma de decisiones asertivas.

•Garantizar la transparencia, en los resultados de las auditorías internas realizadas, para minimizar los hallazgos, que puedan encontrar los organismos de control que auditan El Hospital.

3. ALCANCE

Entre las técnicas de auditoría que se emplearan para desarrollar el Plan de Auditorias, se pueden aplicar la revisión selectiva de documentos, observación de actividades, quejas, la inspección de los procesos y/o procedimientos.

En el plan anual de auditorías, se trazan los lineamientos para evaluar los procesos de mayor relevancia y los que presenten un alto nivel de riesgo, para determinar a cuales se les hace auditoria.

4. RESPONSABLE

El Sistema de Control Interno de la ESE Hospital Nuestra Señora Santa Ana, es un proceso efectuado por la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

•Eficacia y eficiencia de las operaciones.

•Confiabilidad de la información.

•Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables.

El proceso de auditoría interna será gestionado y coordinado por el jefe de Control interno de la ESE, la autoevaluación y supervisión recae en el coordinador o responsable de cada proceso.

5. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

La Auditoria es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso.

5.1 Evidencia Documental- Son todos aquellos documentos que permiten evidenciar de forma objetiva la realización, ejecución o existencia de un asunto evaluado.

5.2 Hallazgos - Resultado de la evaluación de la evidencia verificada en el desarrollo de la auditoria, confrontada contra los criterios de la auditoria. Se clasifican en observaciones de auditoría o no conformidades.

5.3 No Conformidad - Hallazgo de auditoría que representa el incumplimiento de una norma, una política, un manual o cualquier otro criterio de auditoría.

5.4 Informe De Auditoría - Al finalizar las auditorias se presentara un informe al comité coordinador para informar los resultados finales con el fin de levantar los planes de mejoramiento si amerita de lo contrario de daría por cerrada la auditoria.

5.5 Procedimiento de la Auditoria - Los pasos a seguir, para la ejecución de una auditoría son los siguientes:

•Formular y aprobar el Plan de Auditorías Internas para los procesos y áreas de la organización.

•Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento de verificación.

•Desarrollar las actividades descritas en el plan aprobado de auditorías de gestión, acorde con la naturaleza del área o proceso a auditar.

•Tener en cuenta la reunión de apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos o no conformidades.

•Realizar reunión de cierre de auditoría y recoger firma del Auditado en el registro de los hallazgos o no conformidades.

•Elaborar el informe preliminar que consolida los hallazgos o no conformidades identificados en la auditoria del proceso.

•Presentar el informe preliminar de auditoría al responsable del proceso o el jefe del Área auditada y al Gerente

•Elaborar el informe final de auditoría, donde se incluyen las recomendaciones correspondientes.

•Consolidar el informe general de auditoría con los hallazgos, observaciones y recomendaciones y presentarlos al Gerente.

•Solicitar los planes de mejoramiento con base en los hallazgos o no conformidades de la auditoria.

•Archivar la documentación producto de la auditoria

•Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento

•Cuando se verifique la corrección de los hallazgos de la auditoria, reportar el cierre de la misma a la Oficina de Control Interno.

6. DEFINICIONES

•AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

•AUDITADO: Organización o proceso al que se le realiza una auditoria.

•AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo.

•CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

•CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

•EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

•INSPECCIÓN: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación con patrones.

•PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

•PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

•HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría.

•CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

•NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

•ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

•ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

7. PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS-OFICINA DE CONTROL INTERNO AÑO 2021

El Programa de Auditoria, se aprobó en comité interinstitucional de Control Interno y calidad de la ESE, el día 4 de enero de 2021.

ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA SANTA ANA

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS OFICINA DE CONTROL INTERNO

2021

Enero de 2021

ACTIVIDAD

Proceso

Responsable

AUDITOR

Periodo de la Auditoria 2021 Ener

o Feb. Mar. Abr. Mayo Jun. Julio Ago.

. Sep. Oct. Nov. Dic.

Procesos Administrativos

Evaluar el cumplimiento

de la normatividad vigente frente a los procesos

de contratación.

Dentro de este proceso se evalúa lo siguiente:

Evaluación del cumplimiento de la lista de chequeo No 001 -2020 aplicable en materia contractual.

Evaluación del contenido de los documentos precontractuales, contractuales y post contractuales.

Verificación de la publicación de los expedientes contractuales en las plataformas de contratación, SIA OBSERVA Y SECOP.

Nota: La oficina de control interno remitirá informes de semanales de la actuación contractual, y dos informes compilados en los meses de junio y

Ju

rídica y

Contratación

-Gerencia

-Asesor jurídico

externo en procesos

contractuales.

Control Interno

X X

diciembre.

Evaluar la efectividad de

la defensa jurídica de la

Entidad

Dentro de este proceso auditor se evalúa lo siguiente:

Verificar el estado de los procesos judiciales que versan en contra de la entidad. (instancias en las que se encuentran y evaluar las defensa jurídica ejercida )

Seguimiento a los

procesos judiciales y extrajudicial

es

Asesor jurídico externo

encargado de la defensa

jurídica de la entidad

Control interno

X X

Verificar la aprobación y la ejecución presupuestal de la vigencia 2021 fundamentada en la información generada en el sistema de información Hospitalaria SIHOS y los informes de la ejecución presupuestal publicadas en CHIP y en la

Verificar que la información presupuestal y contable, se encuentre reportada en la plataforma SIHO Y CHIP, dentro de los

términos establecidos ( cada trimestre) y que esta concuerde por la información real

de la entidad.

Presupuesto

Secretaria ejecutiva y contadora

Control interno

X X

página web de la ESE.

Verificar la normatividad legal vigente aplicable al manejo contable

Verificar que en los procedimientos contables, se estén aplicando el manual de procesos y procedimientos contables de la

entidad.

Contabilidad

contadora control interno

X x

Evaluar el manejo de las cuentas por

cobrar

Evaluar las acciones enfocadas a hacer efectivas las cuentas por cobrar.

Financiero Secretaria ejecutiva y

gerencia

Control interno

X x x

Verificar el cumplimiento del principio

de la unidad de caja

Evaluar que los gastos no superen a los ingresos efectivamente recaudados.

Financiero Secretaria ejecutiva y

gerencia

Control interno

X X

Verificar el funcionamiento del sistema

de información de la entidad, cumplimiento

de requerimientos

, actualizaciones

del software, Licencias.

Realizar un inventario de los quipos de cómputo y el software de la entidad y verificar si cuentan con las licencias

correspondientes para poder funcionar.

Sistemas de

Información

-Trabajo social

-Contratista de

sistema

Control Interno

X X

- Evaluar la efectividad

de la gestión de

talento humano

- Evaluar la

efectividad del plan de bienestar social e

incentivos.

Evaluar planes y políticas de talento humano

La entidad debe diseñar un plan de bienestar social e incentivos.

Talento humano

Secretaria ejecutiva y gerencia

Control Interno

X X

Evaluar el cumplimiento del SARLAFT

Es un sistema compuesto de etapas y elementos para que las entidades vigiladas por la Superintendencia

Financiera de Colombia en primer lugar, prevengan la introducción al sistema

financiero de recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de

activos y/o de la financiación del terrorismo.

Financiero Secretaria ejecutiva

Control Interno

X X

Evaluar el nivel de

cumplimiento de la

información depositada el

SIGEP por parte de los

funcionarios y contratistas.

Porcentaje de cumplimiento Talento Humano

Secretaria ejecutiva, gerencia y demás funcionarios y contratistas de la entidad

Control Interno

X X

Realizar seguimiento al

reporte de cajas por venta

de servicio particulares

Es función del personal de facturación Entregar al Auxiliar Administrativo designado,

los dineros en efectivos recaudados Caja por concepto de prestación de

servicios de salud, en ese sentido el compromiso debe ser que una vez

recaudado el dinero, este debe ser entregado a la funcionaria Betty Parra, para

que la funcionaria consigne el dinero a las cuentas de la ESE, so pena de

Llamados de atención.

Facturación

y contabilidad

-Facturación

-Oficina de

administración, presupuesto y contabilidad

Control Interno

X X

Realizar seguimiento al

proceso de facturación por eventualidades

Verificar que el área de facturación radique de manera oportuna las facturas

por eventualidades.

Admisión y facturación

Funcionarios y contratistas del

área de admisión y facturación

Control Interno

X X

Realizar seguimiento a

las facturas por cápita (servicios

contratados por las EPS).

Verificar que el área de facturación radique de manera oportuna las facturas

por eventualidades.

Admisión y facturación.

Funcionarios y contratistas del

área de admisión y facturación.

Control Interno

X X

Evaluar efectiva

utilización de los

medicamentos e insumos de

almacén

Verificar que los medicamentos a los que se les de salida de almacén coincidan los con los medicamentos suministrados a

los pacientes.

Realizar seguimiento a la efectiva utilización

de los medicament

os e insumos del

almacén

Responsable de almacén,

personal médico y jefes de procesos.

Control interno

X X

Verificar la implementación

del plan anticorrupción

Verificar el cumplimiento de las políticas del plan

Políticas de anticorrupci

ón Gerencia, secretaria ejecutiva,

funcionarios y contratistas

Control interno

X X

Verificar los mecanismos

implementados al interior de la

entidad para dar tratamiento a los riesgos.

Actividades de control Gerencia,

profesional contratado para la seguridad y

salud en el trabajo

Control interno

X x x

Verificas el efectivo

cumplimiento de las políticas TIC, Gobierno en línea y ley anti tramites.

TIC Gerencia Control

interno

X x x

Asistenciales

Evaluar implementació

- Al inicio de la vigencia la entidad no contaba con una dependencia y/o

funcionario específico que liderará la

Seguridad trabajo

-Contratista encargado de seguridad y

Calidad

X x x

n de las políticas de seguridad y salud en el

trabajo.

administración del riesgo. - No existen los equipos de cómputo y de

oficina adecuados para poder desarrollar eficientemente las actividades a cargo del

profesional de seguridad y salud en el trabajo.

- Existe poco compromiso del personal de la E.S.E para desarrollo de la Actividades

adelantadas por el profesional de seguridad y salud en el trabajo.

- Se hace necesario actualizar el plan anticorrupción existente.

- No se pudo implementar al 100% todas las estrategias del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad en la Atención en Salud porque estas fueron

replanteadas por el estado de emergencia social, económica y ecológica del COVID-

19-

Avances

- Se ha implementado en un 45% el SG-SST. Y investigaciones de enfermedades

laborales. - se implementó la matriz de identificación

de peligros, matriz de uso de EPP, política de seguridad y Salud en el trabajo, política de no alcohol y drogas, Diseño de puestos de trabajo seguros para la prevención del COVID- 19, Capacitación virtuales para el

COPASST, Diseño de encuesta virtual síntomas de covid-19, seguimiento al uso

de EPP, inspecciones locativas, EPP, desinfección, y lavado de manos.

- Se diseñaron señalizaciones para propender por el distanciamiento social y

salud en el trabajo.

puntos de lavado de manos. - Señalización de aforo de personas en sala

de espera urgencia. - Se implementaron políticas de Seguridad

y Salud en el Trabajo, - Se implementaron políticas para evitar el

consumo de Drogas y alcohol. - Implementación de la herramienta virtual

de condiciones de síntomas de COVID 19.

Evaluar la efectividad del Programa de

Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad en la Atención en

Salud

- Consulta externa

- Laboratorio clínico

- Odontología

- Farmacia - Historia

clínica - PGIRHS

seguimiento a PAMEC

Contratista encargado de calidad.

Control interno

X x x

Adaptación y/o implementación y evaluación

Segurida

d del paciente

Contratista encargado

de calidad y

Calidad

X x x

de las Guías de Atención.

coordinación medica

Implementación y evaluación

de parto humanizado.

Segurida

d del paciente

Contratista encargado de calidad.

Calidad

X x x

Evaluar seguimiento a estadísticas

vitales

Estadística Funcionario de estadística

Control interno

X x x

ESPECIALES

Evaluar el cumplimiento del proceso de SIAU.

Seguimiento SIAU. Trabajo social Asesor jurídico externo encargado de la defensa jurídica de la entidad

Control Interno

X x x

Evaluar el cumplimiento de la entrega de informes ante las diferentes entidades.

Cumplimiento de informes a entes de control externos.

Jefe de Área

Control Interno

X x x

Verificar la operatividad de los Comités institucionales.

Seguimiento a la funcionalidad de los comités institucionales

Contratista de calidad

Control Interno

X x x

Seguimiento al cumplimiento de las evaluaciones de

Verificar la evaluación de desempeño de los

Gerencia Control Interno

x x x

desempeño laboral. funcionarios de carrera.

Informes de ley Norma Periodo

Informe pormenorizado de acuerdo con el decreto 2106 de 2019

Decreto 2106 de 2019- circular externa No 100-006-2019

Trimestral

Informe de control interno contable Resolución 357 de 1998 Anual

Informe de la austeridad del gasto Decreto 1737 de 1998 y complementarios y modificatorios

Trimestral

Informe PQRSD Ley 1474de 2001, decreto 2646 de 2012

Semestral

Informe de evaluación de Gestión por dependencias. Ley 909 de 2004, circular 004 de 2005

Anual

Informe sobre de derechos de autor. Decreto 103 del 20 de Enero de 2015

Anual

Seguimiento a plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General del Departamento del Magdalena.

- Anual