PLAN DE ACCIÓN 2019 Objetivos Estratégicos...y costos, de la implementación del Plan de...
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HIDROELÉCTRICA ITUANGO S.A. E.S.P. Naturalmente… ¡Buena energía!
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PLAN DE ACCIÓN 2019
Objetivos Estratégicos
Objetivos Estratégicos 2019
Estrategias
Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica.
Implementación de acciones asociadas a la verificación técnica, financiera y legal del contrato BOOMT. Implementar los Mecanismos de Monitoreo y de Control” de la ejecución del Contrato para la verificación del cumplimiento de obligaciones estipuladas para la etapa de construcción del Proyecto Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, el impacto en programación y costos, de la implementación del Plan de Aceleración, y el análisis de costos a las inversiones del proyecto. Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, del impacto en programación y costos, de la contingencia. Realizar seguimiento al cumplimiento del Sistema de Aseguramiento a la Calidad del contrato BOOMT Contratar asesorías técnicas, financieras y legales para el ejercicio de los derechos y obligaciones en el marco del contrato BOOMT. Análisis legal y jurídico del Título que ampara la garantía del cumplimiento del contrato por parte de EPM a Hidroituango.
Acciones de Soporte Institucional y Corporativo.
Brindar el soporte Institucional y/o corporativo requerido para cumplir con el objeto social.
De los Objetivos Estratégicos Corporativos se desprenden los objetivos específicos y los planes requeridos para garantizar su cumplimiento.
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Objetivos Estratégicos
Objetivo estratégico 1 : Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica
Objetivo específico Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
Realizar el seguimiento, al cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato BOOMT
Realizar seguimiento a las obligaciones técnicas, financieras y legales al contrato BOOMT.
DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019
Documentar informes trimestrales de verificación Técnica y financiera al BOOMT
DFA G, DCI ene-2019 dic-2019
Revisión, a la luz de la Matriz de Riesgos del contrato BOOMT, el impacto en programación y costos, de la implementación del Plan de Aceleración, y la procedencia de incorporar estos costos a la inversión del proyecto.
DT G ene-2019 dic-2019
Aprobar e Implementar los mecanismos definidos en el BOOMT y desarrollados en propuesta de procedimiento para la verificación del cumplimiento de obligaciones estipuladas para la etapa de operación y mantenimiento del Proyecto. Implementar los mecanismos de verificación técnicos, financieros y legales en la etapa de contingencia del proyecto.
DT, DFA, SG y G G, DCI ene-2019 dic-2019
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Objetivo estratégico 1 : Asegurar la construcción y la operación de la Central Hidroeléctrica
Objetivo específico Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
Contratar asesor comercial y regulatorio. Se prevé para septiembre del 2019 conforme al contrato BOOMT. Contratar Banca de Inversión y Asesor Comercial y Regulatorio.
DFA G, DCI ene-2019 sep-2019
Realizar seguimiento al cumplimiento del Sistema de Aseguramiento a la Calidad del contrato BOOMT.
DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019
Objetivo estratégico 2 : Acciones de Soporte Institucional y Corporativo
Objetivo específico 1 Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
Definir y asignar metas y competencias que cada empleado debe cumplir como aporte al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Evaluación de desempeño vigencia 2019 DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019
Objetivo específico 2 Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
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Objetivo estratégico 2 : Acciones de Soporte Institucional y Corporativo
Objetivo específico 1 Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
Medir y evaluar los programas y proyectos orientados hacia una gestión empresarial alineada a resultados
Revisar, actualizar e implementar los indicadores técnicos , financieros y legales que soporten la gestión empresarial
DT, DFA, SG G, DCI ene-2019 dic-2019
Objetivo específico 3 Actividad Responsable Control Fecha inicio
Fecha final
Formular e implementar programas de creación de memoria documentada y de transferencia de conocimiento
Documentar las estrategias asociadas a la verificación del BOOMT
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Plan de acción Secretaria General
Objetivos Específicos Actividades
Verificación y Seguimiento Legal al Contrato BOOMT: Realizar el Seguimiento Legal de las obligaciones
establecidas en el Contrato BOOMT Informes mensuales de Verificación Legal (IL)
Verificación y Seguimiento Legal al Contrato BOOMT: Realizar el seguimiento y evaluación de los componentes Legales de la Matriz de Riesgos del Contrato y su efecto
en el desarrollo del Proyecto
Elaborar informes periódicos de monitoreo a la Matriz de riesgos del Contrato
Iniciar acciones por incumplimiento: Proponer e implementar las acciones necesarias en caso de
incumplimiento de obligaciones pactadas
Elaborar reporte de las alertas tempranas de orden legal; elaborar acta sobre obligación incumplida dentro del procedimiento aplicación de cláusulas penales y aplicar la cláusula penal de apremio y notificar
a la firma de auditoría cuando hay lugar a ello
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Objetivos Específicos Actividades
Apoyar a la Alta Dirección en el Desarrollo de los Comités de Seguimiento al Contrato BOOMT como espacios de relacionamiento y de integración con el
Contratista
Comités de Seguimiento (CS) del BOOMT
Gobierno Corporativo: Apoyar y actualizar los temas accionarios y Estatutarios de la Sociedad
Atención de accionistas y registro de solicitudes
Emisión de títulos accionarios y reformas Estatutarias
Apoyar la Convocatoria para reuniones de los Órganos de Dirección de la Sociedad
Proyectar comunicaciones y convocar
Documentar la Información generada por la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas
Elaboración de Actas y certificados
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Objetivos Específicos Actividades
Representación judicial de la sociedad: Desarrollar todas las acciones inherentes a la Representación Judicial de la Sociedad en cumplimiento de los términos judiciales, a fin de salvaguardar los intereses de ésta y proponiendo
fórmulas de resolución de conflictos.
Responder requerimientos de las entidades administrativas y Judiciales
Atencion y seguimiento a procesos
Asesoría legal a Hidroituango de manera preventiva y a petición de los órganos de dirección y administración
Atención de PQRS
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Objetivos Específicos Actividades
Racionalización de Trámites: Optimizar los procesos de apoyo de la Secretaría General
Construir y divulgar un protocolo de atención al ciudadano que contenga los elementos adecuados de interacción con los públicos
de interés.
Elaborar y publicar Política de Servicio al Ciudadano
Elaborar y publicar la Política de participación Ciudadana en la Gestión Pública
Elaborar y publicar política de Racionalización de Trámites
Elaborar y publicar política de Defensa Jurídica de la Sociedad
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Objetivos Específicos Actividades
Gestión Documental: Salvaguardar, clasificar, organizar y documentar la información de la entidad en concordancia a la Ley General de Archivos 594 de 2000 y el Acuerdo N°019 del Consejo Directivo del Archivo General de la
Nación.
Digitalización de los documentos de archivo
Actualización del inventario documental físico y reubicación de los documentos
Implementar una política de cero papel (capacitaciones y montar documentos digitalizados)
Construir y publicar el Manual de Riesgos para pérdida de información en soportes físicos
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Plan de Acción Dirección Financiera y Administrativa
Objetivos Específicos Actividades
Realizar el Seguimiento y la Verificación Financiera al Contrato BOOMT
Informes mensuales de Seguimiento Financiero (ISF), al cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato BOOMT
Informes Trimestrales de Verificación Financiera (IVF)
Contratar Actualización del MPODE,
Contratar Banca de Inversión y Asesor Comercial y Regulatorio.
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Objetivos Específicos Actividades
Realizar la Interventoría al Auditor de Costos - GAE- a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones y servir de enlace en la gestión de la información necesaria para el desarrollo de su objeto contractual
Informes Trimestrales de Interventoría al contrato (ITI) celebrado con el Auditor de Costos – GAE; que incluya el Plan de Inversión Social Adicional y la Adición N°2 que trata de la actualización y certificación de las inversiones no auditadas previamente.
Identificar las necesidades en materia de recursos, que faciliten el normal desarrollo de la Empresa en condiciones de racionalidad y eficiencia
Formular el Plan de Contratación y Compras 2020
Realizar el Soporte Técnico a los Equipos y Sistemas de Información (IST), llevando hojas de vida o planillas de control donde se registren los mantenimientos y fallas que se presenten.
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Objetivos Específicos Actividades
Elaboración y presentación Declaración de Renta 2018 y Reporte a DIAN de Medios Magnéticos
Informe Trimestral de Gestión Financiera y Administrativa -(ITGFA)
Elaborar informe trimestral del flujo de caja (IFC) y Presupuesto de Efectivo
Apoyar la implementación del modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG
Informes trimestrales de Seguimiento a los Contratos (ISC) desarrollados por la DFA
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Objetivos Específicos Actividades
Desarrollar los procesos de talento humano de manera articulada a los demás procesos de la Empresa, que favorezcan el mejoramiento institucional y el clima laboral
Realizar eventos definidos en el Plan de Capacitación y Bienestar que propendan por la integración, desarrollo y/o bienestar del personal (EIP):
Realización de Grupos Primarios como mecanismo de comunicación
Desarrollo del Plan de Capacitación y Bienestar 2019 (PBC)
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Plan de Acción Dirección Técnica
Objetivos Específicos Actividades
Homologar la información y realizar un trabajo en equipo para analizar, evaluar y dar integralidad al Seguimiento Técnico
Grupos Primarios
Conocimiento detallado del Contrato BOOMT Documentación, análisis y discusión del Contrato BOOMT y Anexos
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Realizar la Verificación y Seguimiento Técnico Contrato BOOMT y generar las alertas necesarias. El seguimiento técnico, se focaliza en los siguientes aspectos: • Avance general del proyecto, cronograma director, programas detallados y cumplimiento de hitos. • Parámetros técnicos y de referencia, componentes mínimos de diseño, características inmodificables, matriz de riegos, buenas prácticas de Ingeniería y estándares de calidad correspondientes al desarrollo del proyecto. • Contratos de construcción y montaje, plan de adquisiciones y mejores prácticas para la contratación. • Mercado de Energía • Gestión ambiental: Componentes físico biótico y social
• Seguimiento sobre reportes de Contingencia (temporal)
Informes mensuales de verificación del avance técnico, físico, biótico y social del Proyecto
Implementar los mecanismos de Supervisión Contrato y servir de enlace con el Comité Contractual del BOOMT.
Visitas técnicas periódicas al proyecto Visitas sociales periódicas al proyecto Comités asesores componentes técnico, ambiental y social
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Realizar el seguimiento y Evaluación del Plan de Acción Dirección Técnica realizar el reporte periódico a la
Dirección de Control Interno
Reportes a la Dirección de Control Interno de la ejecución mensual e informe de Cumplimiento del Plan de Acción de la vigencia anterior
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Plan de Acción Dirección Control Interno
Objetivos Específicos Actividades
Apoyar a la Dirección con la Verificación al cumplimento de la Gestión de Riegos de la Empresa
Informes periódicos de seguimiento y reportes a la Alta Dirección
Verificar el cumplimiento en la rendición de los informes derivados del seguimiento al contrato BOOMT
Informes de seguimiento al cumplimiento en la rendición de informes de seguimiento del BOOMT
Verificar el cumplimiento del plan acción 2019 Informes de seguimiento al plan de acción
Verificar la gestión de las PQRS en los términos señalados por la Ley
Informes de seguimiento al sistema de atención de PQRS en la Empresa
Apoyar a la administración en el logro de los objetivos, con el suministro de información mediante análisis, y recomendaciones relacionadas con la gestión (Auditorías).
Plan Anual de Auditorias
Apoyar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento como respuesta a los requerimientos de los Entes Externos
Informes de seguimiento a los avances de implementación de los planes de mejoramiento
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Objetivos Específicos Actividades
Realizar el seguimiento a la consolidación y fortalecimiento del MECI e Implementación del MIPG
Evaluación Independiente MECI - DAFP - MIPG
Rendición y Evaluación de los distintos informes que se generan a entidades del orden nacional, entre otros CHIP Contable y derechos de autor
Informes de seguimiento
Desarrollar procesos de Sensibilización que favorezcan la implementación y fortalecimiento de la Cultura de Autocontrol como mecanismo para el mejoramiento de todos los procesos Corporativos
Socialización, campaña y piezas comunicacionales
Seguimiento a las obligaciones derivadas de la Ley 1474 de 2011,Decreto 648 de 2017
Informe seguimiento al plan Anticorrupción y atención al Ciudadano (política anti trámite y atención a las PQRS)
Actuar como canal de relacionamiento con los Entes de Control, a través de la comunicación permanente y la rendición de cuentas
Atención de Citas, reuniones y entrega oportuna de reportes