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ASESORIAS GESTION PLUS Tecnología Gestión del

Talento Humano

FECHA DE ELABORACIÓN

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Ficha:

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EVALULACIÓN ESCRITA

Ficha: 518373 Fecha: 07 de octubre de 2013

Integrantes: Diana Álvarez

Diana Calderón

Stefania Garcés

Luz Elena Usuga

Natalia Martínez

Objetivo: Consolidar avances en el proceso formativo propios de las competencias, estructurar cargos y Elaborar manual de funciones, mediante un cuestionario que permita clarificar asuntos puntuales para la formulación de la evidencia de fin de fase.

Instrucciones: Por grupos colaborativos argumentar cada uno de los criterios indicados a continuación

A. Procedimiento para estructurar cargos y elaborar manual de funciones por competencias

1. Contactar en la empresa

R/ Realizar llamada a la persona encargada del proceso

2. Establecer perfil y diagnostico organizacional.

R/ Para establecer el perfil se debe hacer una identificación del cargo definir responsabilidades, y condiciones de trabajo, el D.O se realiza mediante un análisis de la situacion real de la organización.

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ASESORIAS GESTION PLUS

Revisado por: Aprobado por:

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3. Determinar cargo a estructurar.

R/ Se verifica que el cargo a estructurar no este creado en la organización

4. Definir técnicas a utilizar.

R/ Se puede realizar una lista de chequeo

5. Levantar instrumentos para la recolección de información

R/ Técnica a utilizar cuestionario

6. Aplicar instrumentos para la recolección de información (identificar-describir)

R/ Se realizara una entrevista con preguntas abiertas y cerradas

7. Analizar información.

R/ se hace mediante la revisión y organización de la información

8. Diseñar instrumento para PERFIL DE CARGO

R/ Los instrumentos para realizar el perfil de cargo son: Nombre, ubicación Organizacional, propósito, funciones, competencias y líneas de comunicación ya sean internas o externas.

9. Almacenar información analizada

R/ Se puede realizar una base de datos.

10. Presentar propuesta de perfil de cargo y manual de funciones elaborados.

R/ Se utiliza con el fin de dar un orden a la organización y una mejor efectividad es sus procesos ya sea internos o externos, el manual de funciones tiene como fin definir funciones y responsabilidades de cada área de la empresa

11. Archivar documento Perfil de cargo y manual de funcionesElaborado por:



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R/. Se realiza mediante un documento y debe llevar estos tres aspectos importantes quien lo elabora, quien lo revisa y por ultimo quien lo aprueba

B. Variables fundamentales para la identificación y descripción de cargos por competencias.

IDENTIFICACION DE CARGOS

Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

EJEMPLOS

I. Identificación de Cargo

Nombre del Cargo: AUXILIAR DE GESTION HUMANACódigo del Cargo: 1031709685Tipo de Cargo: AUXILIAREmpresa: INVERSIONES JVÁrea de dependencia: RECURSOS HUMANOS Y ADMÓN. DE PERSONALAsignación salarial: $1.200.000Cargo del Jefe Inmediato:

JEFE DE GESTION HUMANA

Disponibilidad del Tiempo:

COMPLETO

Jornada de Trabajo: 8 HORAS DIARIASTipo de contrato: INDEFINIDO

Objetivo – Misión del Cargo

Responsable por el proceso de contratación y el archivo del área debe apoyar operativamente todos los procesos de Talento Humano.

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Lugar que ocupa en el Organigrama

Requerimientos de experiencia

Entre uno y dos años

Requerimientos de Formación

Técnico o Tecnólogo en Recursos Humanos. Formación: Con conocimientos en condiciones contractuales, Manejo y Dominio de la Seguridad Social.

Conocimiento técnicos requeridos

Conocimientos generales de los diferentes procesos de Gestión Humana.

Manejo de software

Word,Excel,power point,acces,internet explorer

2. ESTRUCTURA JERARQUICA

PRESIDENCIA

CONTADOR

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GERENTE


AUXILIAR DE GESTION HUMANA

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3. DESCRIPCION DEL CARGO

Son tareas y responsabilidades que diferencian un cargo de otro.

Funciones

Realizar, Diligenciar Afiliaciones en Seguridad Social físicas y a través de internet. Recepción de llamadas telefónicas por parte de Empleados. Realizar y solucionar inconsistencias ante las diferentes entidades de seguridad social. Elaboración de contratos de trabajo. Seguimiento terminación de Contrato de trabajo para informe a Jefe de Gestión Humana. Seguimiento terminación de Contrato de trabajo para informe a Jefe de Gestión Humana. Realización y envío de cartas. Realizar Mensualmente la solicitud de papelería para el área de Gestión Humana a Servicios generales. Atención a Asesores de las diferentes entidades de Seguridad Social. Diligenciar rutina de ingreso y archivo en hoja de vida.

Competencias laborales

Generar nóminas, pagos e informes de acuerdo las normas nacionales e institucionales vigentes.

Preparar informes y documentos relacionados con las actividades del personal.

Apoyar los procesos de convocatoria y selección de aspirantes. Tramitar, verificar y registrar información relacionada con el personal, como

selección, ingreso, entrenamiento y evaluación del desempeño.Competencias comportamentales Elaborado por:



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Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados.

Capta y asimila con facilidad conceptos e información. Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales. Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. Es

práctico, creativo.Responsabilidades

Apoyar la gestión de la compañía Representar a los empleados Diseñar y fomentar programas de bienestar Jornadas de capacitación a los empleados continuamente.

EJEMPLO DE UNA ESTRUCTURA COMPLETA DE GESTION HUMANA

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Cuestionario para la construcción de perfil del cargo Auxiliar de Gestión Humana

Fecha de aplicación:

Objetivo: obtener datos en el área de los deberes, tareas, propósito del PUESTO,

distribución física, requisitos para realizar el trabajo (habilidades, educación,

experiencia, exigencias físicas y mentales), el equipo y material que se utilizará,

además de temas de interés especial en materia de salud y seguridad.

Instrucciones: Para responder el cuestionario es necesario tener a la mano lápiz y

borrador, en las preguntas abiertas responder con sinceridad y claridad a la

pregunta y con las preguntas cerradas solo responder Si o No según sea el caso,

realizar las observaciones al finalizar.

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Cuestionario:

Cuáles son las principales funciones de

su cargo?

cuanto tiempo de experiencia tiene en el

cargo?

que competencias laborales posee?

Que competencias comportamentales

posee?

Cuáles son sus responsabilidades en el

cargo?

Tiene personal a cargo?

Posee manejo de algún tipo de

software?

tiene habilidades para el manejo de

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otros idiomas?

Que estudios posee?

Cree usted que es necesario obtener

conocimientos contables para el

desempeño de sus funciones?

Cree usted que cuenta con los

materiales ofimáticos adecuados para el

desarrollo de sus funciones?

Cuál es su disponibilidad de tiempo para

el desarrollo de sus funciones?

Observaciones:

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Responsable:

D. Diligenciar con tres funciones asociadas al cargo de auxiliar de gestión humana, el cuadro del mapa funcional.

Nombre del cargo: Auxiliar de gestión humana

Estructura jerárquica:

PRESIDENCIA

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VARIABLE PREGUNTA ASOCIADA INFORMACION IDENTIFICADA

Función Qué hace? Elaboración de nomina

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Actividad Como lo hace? Elaborar la nómina correspondiente al pago de los empleados de acuerdo a la empresa o centro productivo asignado, ingresando y generando todas las novedades enviadas.

Frecuencia Cada cuanto lo hace? Depende de la empresa puede ser semanal, quincenal o mensual

Responsabilidad (información confidencial-manejo de personal-económica)

Que implica lo que hace?

Debe realizar efectiva y oportunamente la liquidación de nomina, prestaciones sociales e impuestos asociados al proceso del personal de la compañía y las empresas asociadas al grupo, asegurando su administración y pago oportuno.

Herramientas Que necesita para lograrlo?

Personal adecuado

Herramientas ofimáticas que ayudan para que el trabajo sea mas optimo

Autoridad A quien le entrega? Jefe de gestión humana

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De quien recibe?

Puesto de trabajo Donde lo realiza? En la empresa o a través de terceros

VARIABLE PREGUNTA ASOCIADA INFORMACION IDENTIFICADA

Función Qué hace? Realizar capacitaciones

Actividad Como lo hace? Desarrollando habilidades del personal en todos los niveles

Frecuencia Cada cuanto lo hace? Cuando sea requerido por la empresa. Ejemplo cuando se implementaran nuevas herramientas



mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles

eleva la moral de la fuerza de trabajo

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ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización

crea mejor imagen

ayuda a mantener bajos los costos en muchas áreas

se promueve la comunicación a toda la organización


Conocimientos previos

Material didáctico para la capacitación

Evaluaciones de calificación


De quien recibe? Jefe de gestión humana

Puesto de trabajo Donde lo realiza? Dependiendo del tema

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de la capacitación, lo puede realizar en el auditorio, en el puesto de trabajo del colaborador, en un espacio al aire libre, entre otros.

VARIABLE PREGUNTA ASOCIADA

INFORMACION IDENTIFICADA

Función Qué hace? Selección de personal

Actividad Como lo hace? Mediante unas convocatorias, entrevistas y pruebas sicotécnicas

Frecuencia Cada cuanto lo hace? Cuando la empresa lo requiera y hayan vacantes



Toma de decisiones en el que se analizan las características y requisitos del puesto de trabajo ofertado en relación con las características que presentan los candidatos. Objetivo obtener información sobre los candidatos para elegir a la persona más adecuada para el desempeño del puesto de trabajo y de

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integración en la empresa.


Personal adecuado para realizarlas entrevistas, material para las pruebas como lápices,borradores,pupitres,hojas en blanco


De quien recibe? Jefe de gestión humana

Puesto de trabajo Donde lo realiza? En la empresa o a través de terceros

E. Realice en un cuadro que permita encontrar diferencias y semejanzas entre los dos instrumentos utilizados en la estructuración de perfiles y elaboración de manual de funciones por competencias. Teniendo en cuenta que estos instrumentos son:

Instrumento para la identificación, descripción y análisis de cargo. Instrumento para documentar un perfil de cargo.

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INSTRUMENTO PARALA IDENTIFICACION, DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGO

INSTRUMENTO PARA DOCUMENTAR UN PERFIL DE CARGO

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DIFERENCIAS

La descripción y análisis se utilizan como herramienta para definirlas atribuciones, funciones y tareas de un cargo(que hace, como lo hace y para que lo hace)

Su utilidad es dirigida a la selección y reclutamiento de personal, administración de salarios y evaluaciones de desempeño.

En este caso se utiliza el instrumento de observación directa, que nos permite evidenciar que hace y como la hace

Y para complementar se utiliza un cuestionario mediante el cual se realizan preguntas concretas que permitan levantar o ajustar el cargo.

El perfil es un resumen de las funciones y dependencias que tiene un cargo, su utilidad restringida al reclutamiento y a la selección de personal.

En este caso es muy utilizado las listas de chequeo, ya que facilitan la revisión y verificación de las tareas que se están realizando

También son utilizadas las entrevistas, pues facilitan el proceso de selección y reclutamiento al verificar si el aspirante cumple con las condiciones necesarias para el puesto.

SEMEJANZAS

Ambos son documentos necesarios para los procesos de la organización

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En los dos casos se utilizan para el reclutamiento y selección de personal

Utilizan instrumentos como ayudas para sus procesos Son objetivos `para el planteamiento de sus diseños enfocados al

quehacer de la organización.

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