PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL RNEC VARIAS …. Seguimien… · FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 07 de...

3 1404001

La entidad realiza contratos de arrendamientopara el funcionamiento de la misma en losdiferentes municipiosdel departamento y no exigegarantía única de cumplimiento, situación quedenota un incumplimiento de la ley 80 de 1993artículo 25 numeral 19 y

Incluir dentro de loscontratos de arrendamientode la entidad al momento desu prórroga una cláusulaque exija el optimomantenimiento del inmueblede tal manera que garanticerazonablemente laprotección y conservaciónde los archivos y equipos deOfic.

Garantizar el mantenimientopor parte de losarrendadores de losinmuebles tomados enarriendo para lasRegistradurias Municipalesde la DelegaciónDepartamental del Quindíode tal manera que exista lacerteza de protección yconservación de losarchivos

Elaborar los contratos dearrendamiento de losdiferentes municipios deldepartamento, incluyendolacláusula de exigencia demantenimiento de losinmuebles Contratos de

arrendamiento 9 2010/10/01 2011/02/28 21

4 1301002

En todos los contratos se estipula una cláusulaque enuncia: “Entrega y Restitución del Inmueble.Los Delegados Departamentales y/o elRegistrador Municipal, recibirán el inmueble dadoen arriendo mediante acta y lo restituirán tambiénel inmueble dado en

Elaborar las actas de reciboy restitución de losinmuebles tomados enarrendamiento de lasRegistradurias queconforman la delegacióndepartamental del Quindío

Recibir y restituir losinmuebles arrendadosmediante actas queespecifiquen el estado deéstos

Verificación del estado delinmueble la cual quedaraconsignado en el acta deentrega y restitución delmismo para cada contrato

Actas por cada contrato 9 2010/10/01 2011/02/28 21

7 1404001

Existe contrato de arrendamiento para el funcionamiento de la Delegación Quindío, el cual se pagó oportunamente y en el que se estipula “el arrendatario puede efectuar reparaciones que permitan el mantenimiento del inmueble”. En visita realizada por el gr

Adelantar las gestionesnecesarias ante elarrendador para lasreparaciones y elmantenimiento del inmueble.Igualmente exigir para loscontratos venideros unalá l d d ij l

Tener unas instalacioneslocativas adecuadas para elbuen funcionamiento de laDelegación

Inclusión de cláusula decompromiso dentro de loscontratos de arrendamientopor parte del arrendadordonde se exija efectuar lasreparaciones ymantenimiento necesariod l i bl l

Contratos de arrendamiento 9 2010/10/01 2011/02/28 21

Fecha terminación de

la Meta

VIGENCIA 2006 Modalidad Regular

MODALIDAD DE AUDITORIA: Regular

Fecha de Evaluación: 30 de junio de 2012

Código hallazgo

Descripción hallazgo

ENTIDAD: REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

NIT: 8-99999404-9

PERIODO FISCAL:2006,2007,2008,2009,2010

Descripción de las Metas Fecha

iniciación de la Meta

No.

REPRESENTANTE LEGAL: Carlos Ariel Sanchez Torres

Causa del hallazgo Acción de mejoramientoEfecto del hallazgo

Unidad de Medida de la

Meta

Denominación de la Unidad de medida de la

Meta

Plazo en semanas de la

MetaObjetivo

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL QUINDÍO

FORMATO No 2 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República

FECHA DE SUSCRIPCIÓN: 07 de abril de 2010

Página 1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL RNEC VARIAS VIGENCIAS

Levantamiento deinformación para el manualde funciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC

Cargos a analizar 3182 2010/07/01 2011/07/01

52

Diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC

manuales diseñados 3182 2011/01/01 2011/04/15

15

Estudio de cargas laboralesy perfiles ocupacionalespara la RNEC

estudio 1 2011/01/01 2011/04/15

15Ajuste del manual defunciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC

manuales 3182 2011/04/15 2011/07/01

11

levantamiento deinformación para el manualde funciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC


52

diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC


15

estudio de cargas laboralesy perfiles ocupacionalespara la RNEC

estudio 1 2011/01/01 2011/04/15

15Ajuste del manua defunciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC

manuales 3182 2011/04/15 2011/07/0111

RNEC - VIGENCIA 2006 Ofc. Centrales

NO ESPECIFICA

Elaboración del estudiomediante el cual sepresentará la informaciónrespecto de cargaslaborales, funcionesespecificas y perfilesocupaciones para loscargos del Niveldesconcentrado de laRegistraduria Nacional delEstado Civil

Cultura de control se evidenció que un altoporcentaje de los entrevistados desconocen loscomponentes del Sistema de Control Interno y enla Registraduría no se tiene adoptado un procesopara la asignación de las funciones específicas..."


Contar con un estudio quepermita identificar lascargos laborales, funcionesespecificas y perfilesocupaciones para loscargos de la RegistraduriaNacional del Estado Civil, elcual determinará lassoluciones de carácterestructural que se requieren

Estructura y Funciones Las Delegaciones yRegistradurias de Atlántico y Antioquia no cuentancon una estructura orgánica formalmenteestablecida y adoptada, según lo previsto en losArtículos 46 y 47 del Decreto 1010/00, y laResolución interna No. 636 de

NO ESPECIFICANO ESPECIFICA

3 1202100 NO ESPECIFICA

120210011

contar con un estudio quepermita identificar lascargos laborales, funcionesespecificas y perfilesocupaciones para loscargos de la RegistraduriaNacional del Estado Civil, elcual determinará lassoluciones de carácterestructural que se requieren


levantamiento deinformación para el manualde funciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC


52

diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC


15

estudio de cargas laboralesy perfiles ocupacionalespara la RNEC

estudio 1 2011/01/01 2011/04/15


manuales 3182 2011/04/15 2011/07/01

11

30 1402100

Desde 1997 no se han evidenciado accionestendientes a lograr la transferencia de tecnologíafrente al consorcio SAGEM, toda vez que elcontratista quedó con la administración y elmanejo de la tecnología y producción dedocumentos de identidad

NO ESPECIFICA NO ESPECIFICA

En desarrollo del contrato057 de 2005, esta previstoel diseño, suministroinstalacion operación,capacitacion y entrega bajola modalidad llave en manoy de acuerdo con elcronograma de ejecuciondel proyecto; “CLAUSULA7.

Dotación, implementacióncapacitación y entrega deproductos objeto delproyecto

Cumplimiento de los sub.proyectos y actividadescontempladas para eldesarrollo implementación,operación y entrega delPMT II

Ejecución del 100% de los

subproyectos para el desarrollo,

implementación capacitación y

entrega del PMT II

9 2010/07/01 2011/01/30

30


La Coordinación de Cobrospor Jurisdicción Coactivainiciará las accionestendientes al recaudo de losrecursos ordenados areintegro.

Recaudar el dineroadeudado a la Entidad porconcepto de viáticos delCNE de acuerdo a loestablecido en la Ley 1066del 2006.

Continuar dando impulso alos procesos de cobrocoactivo, por concepto devanticipo de viáticosvigencia 2002

procesos impulsados 30 2010/09/13 2011/08/12

48Como resultado de lagestión de cobro yefectuados los pagoscorrespondientes lacoordinación de contabilidadprocederá a la depuraciónde la cuenta realizando losregistros respectivos

Reflejar en los EstadosFinancieros el saldo real dela cuenta 142011001

Realizar los registroscontables a que haya lugar. Registros 100 2010/09/13 2011/08/12

48




1202100

Capacidad Administrativa y Operativa NivelDesconcentrado El nivel desconcentrado nocuenta con profesionales especializados,coordinadores y asesores, pese a que se cumplenfunciones misionales y de apoyo, motivo por elcual a los profesionales universit.

42 1702100

13

Anticipos La cuenta 1420 (Avances y Anticipos)por $111.738 millones, presenta $87 millones en lasubcuentaAvances para Viáticos, por concepto deanticipos entregados durante la vigencia 2002,para efectos de cancelar viáticos a los jurados devotación,


11101002

Valoración del riesgo. • La RNEC aún no cuentacon un Plan de Contingencia para salvaguardar yrecuperar la información misional de la entidad encaso de un siniestro.

Indispensable nosólo para laRegistraduría, sinopara todos lossectores yhabitantes.

situación queexpone al país alriesgo de pérdidade la informacióndeidentificación de loscolombianos.

Contar con un plan decontingencia actualizado delsistema PMT

La implementación de unplan integral de contingenciaque recoja todas lasmedidas ya establecidaspara cada uno de lossubproyectos y subsistemasdel PMT II y garantizar asíla salvaguarda de losproductos del proyecto.

Plan de Contingenciaactualizado para la vigencia2012

Documento 1 2012/05/01 2012/05/30

4

11 1406100

El estudio de conveniencia y oportunidad nocontempla los perfiles de los contratistas, talescomo profesión, especialidad y experienciarequerida para cada uno de los cargos del Grupode Apoyo, exceptuando la legal. Tampoco definelas funciones y/o tarea

Lo que afecta elcumplimiento delpropósito de lacreación del Grupo,esto es, el control enla ejecución eimplantación de estecomplejo macroproyecto.

No se ha cumplidocon los objetivosprevistos en elestudio ni con lasobligaciones acargo de loscontratistas, quienes sededicaron a otrasactividades y

Definir los criterios para unefectivo seguimiento ymonitoreo en la ejecución delos subproyectos del PMTen su fase final.

Fortalecer los mecanismosde seguimiento y control delos contratos 057 y 075 de2005;

Establecer un cronogramade control por cadasubproyecto identificandolos aspectos claves amonitorear en la fase finaldel PMTII para asegurarque se cumplan lostérminos del contrato057/2005.

Cronogramas de control de

subproyectos9 2010/07/01 2011/01/30

30

12 1503100

Gestión Dirección Grupo de Apoyo PMT IIDebilidades en la gestión del Director del Grupode Apoyo: No formulación de política y planes quevinculen a los coordinadores, profesionales ytécnicos a su cargo con los subproyectos enejecución; as

*Asegurar a la RNEC latransferencia de tecnologíay conocimiento comoresultado de la ejecucióndelproyecto.

Optimizar la labor del Grupode Apoyo en pro del controly monitoreo en la ejecucióndel PMTII y la optimizaciónde los recursos económicosasignados en el CONPES3323.

*Patentes y demásdocumentos legales queaseguren a la RNEC latransferencia deconocimiento tecnologíasegún los términos delcontrato 057/05.

Actas de Recibo y/o Patentes de propiedad (Acta

Liquidación Contrato 057 de

2005).

1 2010/08/01 2011/07/31

52

15 1401100

A la fecha, no se tiene clara la situación depropiedad del código fuente a pesar de estarcontemplado en el contratoDe otra parte, se observó que se ha certificado elrecibo a satisfacción de los bienes y servicios, sinque en el informe de Interventoria sobre el avancedel proyecto se pueda establecer claramente losrecibidos de acuerdo al cronograma por cadasubproy

Lo anterior obedecea falta de gestiónefectiva por parte dela Interventoriacontratada medianteel contrato No. 075del 2007

La entidad seexpone al riesgo deno obtener elcumplimiento delobjeto contractualdentro del plazofinal pactado, pesea la alta erogaciónde recursos en queha incurrido einduce amejoramiento de laoferta seleccionadacontra lasrechazadas.

Monitorear en formaefectiva la función de laInterventoria y aplicar lasmedidas necesarias a fin degarantizar que se el objetodel contrato 057/05 en eltiempo establecido yaprobados para cada bien yservicio tangible productode la ejecución del PMTI

Fortalecer las herramientasde supervisión y control enla ejecución del contrato deInterventoria 075 de 2005,para minimizar los riesgosinherentes a la ejecucióndelPMTII y garantizar elcumplimiento del contrato entérminos de calidad yoportunidad.

Actos administrativos conlas medidas adoptadas porla Interventoría paragarantizar la entregaoportuna de los bienes yservicios de conformidadcon los términos delcontrato 057 de 2005, conla firma de los supervisoresy/o responsables por partede la

Actas y Oficios firmados por las

partes 1 2010/08/01 2011/07/31

52

RNEC - VIGENCIA 2007


8 2202100

La Registraduría Nacional del Estado Civil, noposee una base de datos actualizada y completade la información sobre depuración del CensoElectoral, al presentarse diferencias entre lainformación reportada por la Dirección NacionalElectoral y la de Identificación ANI del nivel centralen lo relacionado con el Censo electoral,

Por falta de gestióny control en ladepuración delCenso Electoral.

Con lo cual noexiste garantía decompleta transparencia delproceso electoralque contribuya alfortalecimiento de lademocracia participativa.

Garantizar la efectividad enla depuración del censoelectoral en todos losniveles.

Continuar el proceso dedepuración del ANI Informes Estadísticos Informes

trimestrales 4 2010/09/01 2011/08/30

52

11 1202003

CONSUMO DE COMBUSTIBLE. La entidadcarece de criterios técnicos que determinen lasnecesidades reales sobre suministro decombustibles y los controles en el consumo, locual se refleja en la contratación relacionada conel tema, donde las obligaciones pac

Carencia de criteriostécnicos sobrenecesidades.

En estascondiciones seincumple lodispuesto por lanormatividad enmateria deausteridad delgasto público.

Incluir dentro de losestudios previos para lacontratación del suministrode combustibles, el informey análisis delcomportamiento históricodel consumo paradeterminar las necesidadesreales requeridas para laoperación del Parque

Ejercer un control efectivosobre el consumo decombustible del parqueautomotor

Establecer en el Contrato,las obligaciones específicase instrucciones de caráctertécnico, que debe seguir elcontratista para elsuministro de combustible,controles que debe aplicary los reportes a presentar.

Obligaciones e instrucciones

pactadas en el Contrato

1 02/01/2009 31/12/2009

52

12 1102001

RIESGOS EN LA EJECUCIÓN DEL PMTII.OTROSÍ AL CONTRATO 057 DE 2005. Seevidenció que el 30 de enero de 2008, la RNECfirmó el 6° otrosí al contrato para el programa de“Ampliación de la producción y optimización de lossistemas de identificación y registr

durante la ejecucióndel contrato se hanefectuado cambios ymodificaciones a loscronogramas yactividades, tal como se observa a folios13 y 14, queimpactan lo

d

Riesgos en cuantoal logro del impactoóptimo de locontratado, comoes la expediciónágily oportuna de losdocumentos deidentificación quesegún constató la

di í l

Evaluación por parte de laInterventoria y de lasupervisión del contrato delos cronogramas quepermitan recibir los sub.proyectos y componentesdel proyecto en los términosy condiciones previstas enel contrato

Garantizar que lasmodificaciones contractuales fijadas en losOtrosi del contrato 057 de2005, no modifica el preciodel mismo ni altera elequilibrio económico delcontrato.

Recibir de conformidad conlos términos de referencia,el documento CONPES, elcontrato principal, y lasmodificaciones el 100% delos sub. proyectoscontratados

informe final de Interventoria 1 01/10/2010 30/12/2010

13

16 1905001

Se presenta incumplimiento de los aspectosadministrativos, normativos y técnicos aplicablesen materia archivística. Se presentan deficienciasen: la asignación de funcionario responsable,ausencia de registros de transferencias, aplicaciónde TRD y tras

Los mencionadosincumplimientos seproducen pordebilidades enmateria decapacitación yentrenamiento en lafunción archivística.

El incumplimiento dela norma representaun alto riesgo en eladecuado manejodel archivodocumental de laentidad, representado en

Dar aplicabilidad a la Res.No. 2252 de 2009 pormedio de la cual se adoptanlas Tablas de RetenciónDocumental para laRegistraduría Nacional delEstado Civil.

Adoptar las tablas deretención documental en laDelegación de Caldas

Normalizar la gestióndocumental en laDelegación de Caldas

Implementación Tablas de Retención

Documental

100 2010/09/01 2011/08/30

52

Presentar proyecto de ActoLegislativo que faculte alConsejo Nacional Electoralpara adoptar su estructuraadministrativa, a fin deadecuarlo a losnuevosobjetivos misionalesasignados por laConstitucióny apartir de elloadoptar una estructura que

Contar con facultades paraadoptar un estructuraorganizacional acorde conlos objetivos misionales quela Constitución leasigna enun entorno de gestión decalidad y con adecuadasherramientas de planeacióny control.

Adopción de una estructuraorganizacional moderna,flexible, acorde con losobjetivos misionales delCNE y que cuente con lasherramientas de planeacióny control interno suficientes.

proyecto de Acto Legislativo el que

se presentó nuevamente al Congreso de la

República el próximo 18 de julio

de 2012

100 2012/07/20 2012/08/20

4Mientras se surte el trámitedel proyecto del actolegislativo en comento,efectuar el levantamientodefunciones de las diferentesáreas del CNE a fin deadoptar el correspondiente

Contar con elementos dejuicio para la adopción delos manueles de funciones ymapas de riesgo yformulación de metas eindicadores.

Analisis y levantamiento defunciones, procesos yprocedimientoes, eventuales riesgos en lagestión, metas eindicadores.

funciones, procesos y

procedimientoes, eventuales riesgos

en la gestión, metas e

indicadores.

100 2012/08/01 2013/07/31

52

CONTRATACIÓN VIGENCIA 2008

SANTANDER - VIGENCIA 2007

D.D. DE CALDAS - VIGENCIA 2008

FONDO DE CAMPAÑAS - VIGENCIA 2008

1906002

Incurrir en accionesfuera del marconormativo poromisión ynegligencia, sinidentificar plenamente elresponsable decumplirla.

1

Procesos y procedimientos.Las acciones que comprometen la capacidadorganizacional del Consejo Nacional Electoral y laRegistraduría Nacional del Estado Civil comoOrganización Electoral, carecen de procesos yprocedimientos debidamente aprobados, docume

No hay un manualque permita a lasEntidades tenerclaridad de lasobligaciones constitucionales, legales yreglamentarias queles correspondedesarrollar en losdiferentes eventoselectorales.


Capacitación previa a los

partidos politicos,

candidatos y organizaciones

sociales en relaciónn con la

normativadad vigente y

aplicable para cada proceso

electoral y frente a las

formalidades de los formatos

y anexos prediseñados para

la rendicion de cuentas y

publicacion de informacion. a

traves de la pagina web del

Consejo Nacional Electoral

Minimizar las falencias

capacitando a los partidos

politicos para que tengan

pleno conocimiento del

marco noramtivo en materia

de presentación de informes

de ingresos y gastos de

campaña electoral

Capacitar a los partidospoliticos, candidatos yorganizaciones sociales enrelaciónn con lanormativadad vigente yaplicable para cadaproceso electoral y frente alas formalidades de losformatos y anexosprediseñados para larendicion de cuentas ypublicacion de informacion atraves de la pagina web delConsejo Nacional Electoral

Una capacitación para cada Partido

Político con personería jurídica.

12 2012/08/01 2012/09/30

9Capacitación previa a los

partidos politicos,

candidatos y organizaciones

sociales en relación con la

normativadad vigente y

aplicable para cada proceso

electoral y frente a las

formalidades de los formatos

y anexos prediseñados para

la rendicion de cuentas y

publicacion de informacion. a

traves de la pagina web del

Consejo Nacional Electoral

Minimizar las falencias

capacitando a los partidos

politicos para que tengan

pleno conocimiento del

marco noramtivo en materia

de presentación de informes

de ingresos y gastos de

campaña electoral

Publicación en la páginaweb del Consejo NacionalElectoral sobre temastratados en la capacitación

Publicación 1 2012/08/01 2012/09/30

9Realizar un inventario de lascuentas observadas sinrespuesta de vigenciasanteriores.

Reducir el numero deinformes de ingresos ygastos respecto de loscuales no se haya expedidola certificacion contable

Realizar inventario de lascuentas observadas sinrespuesta de vigenciasanteriores.

Inventario Actualizado 100 2012/08/01 2012/12/31

22En tanto la Ley no dispongao consagre la prescripciondel Derecho de reposicionde gastos de campaña, elFondo Nacional deFinanciación politica deconformidad con losdispuesto en la Resolucion330 de 2007, requerira a los partidos politicos y/ocandidatos

Reducir el numero de

informes de ingresos y

gastos respecto de los

cuales no se haya expedido

la certificacion contable

como evento previo del acto

de reconocimiento del

derecho de reposicion de

gastos de campaña

Levantado el inventario delarchivo transitorio, el FondoNacional de FinanciaciónPolítica requerirá a lospartidos y movimientospolíticos para que cumplanen virtud de la falta derespuesta a lasobservaciones presentadaspor el Fondo Nacional deFinanciacion Politica

Comunicaciones-requerimientos 100 2012/08/01 2013/03/31

35

No hay una políticaespecífica queobligue a losbeneficiarios apresentar dentro detérminos y llenos derequisitos, sin tantosvicios normativos,las cuentas decobro.

La RNEC y elMinisterio deHacienda y CréditoPúblico sin precisiónpresupuestal depagos se venobligados aestablecer cifra demiles de millonesanualmente comoapropiación paraposibles cobros.

17020124

Rezago presupuestal en reposición de votosSe evidenció que existen 9.050 cuentas sincertificar a octubre de 2008(...) ( ...)aproximadamente el 80% de los informes sondevueltos en varias oportunidades para que serealicen correcciones dilatando el proc

GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL - VIGENCIA 2008


10 1301002

Observancia de principios constitucionales ylegalesLa Entidad infringió el principio constitucional deeconomía e incurrió en extralimitación de funcionesal realizar los contratos de procesamientoelectrónico de datos (preconteo) por $5.656millones pa

Se desarrollaronacciones sin tener encuenta elcomportamiento histórico de lasconsultas internas delos partidos ymovimientos políticos y seefectuaron contrataciones innecesarias.

Gastos exageradose ineficaces queimplican pagosonerosos y conposible detrimentosdel erario público.Además, de ircontra el ordenimperativo de laConstitución y laLey.

Contar con desarrollo desoftware propio de la RNECpara el procesamientoelectrónico de losresultados - preconteo- enlas consultas internas de lospartidos y movimientospolíticos

Fomentar el desarrollo desoftware propio en laRegistraduria Nacional delEstado Civil en diverso tiposde elecciones

Software desarrollado parael procesamiento de datos -preconteo- para lasConsultas internas departidos

Desarrollo y utilización de

software propietario de la Entidad para las

Consultas internas

1 2012/08/15 2012/09/30

7

Dar inicio a unproceso contractualcon fecha diferente a la establecida en elclausulado del

No cumplircabalmente con lalabor de supervisore ir contra lasnormas

Emitir circular reiterando alos supervisores elcumplimiento de lasobligaciones establecidasen el Manual de Supervisión

Dar cumplimiento al manualde supervisión

La Oficina Jurídica emitirácircular, solicitando a lasupervisión de loscontratos, cumplimientoa lodispuesto por la Resolución

Circular 1 2010/09/01 2011/08/31

52Impartir instrucciones parael cumplimiento a lodispuesto en el estatutocontractual relacionado conlos requisitos de ejecucióndel contrato

Dar cumplimiento alordenamiento legal enmateria de contratación

La oficina jurídica emitirácircular, para que, una vezinformado el supervisorsobre el cumplimiento delos requisitos de ejecucióndel contrato suscriba el

Circular 1 2010/09/01 2011/08/31

52

17 1405100

Control ingresos privados campañasDel análisis a los ingresos y gastos de la vigencia2007 presentados por los partidos políticos, no seevidencia acciones de control por parte de laOrganización Electoral a la procedencia de losdineros privados

El no desarrolloadecuado de lasactividades en lafase precontractual,con deficiencias enla elaboración de lostérminos.

Generar conflictosen la ejecucióncontractual queponen en alto riesgoel objeto de lacontratación y lainversión asignadapara ello.

Programar las visitasespecialers por parte de elFNC a los 12 partidos conpersoneria juridica vigente

Verificar el origen de losdineros privados quereciben los partidos paradar cumplimiento al artículo20 de la Ley 130 de 1994.

Comisionar por parte delCNE, al FC, la verificaciónde las fuentes de losdineros privados queingresan a los partidos ymovimientos políticos parasu sostenimiento.

informes 12 2011/01/01 2011/04/30

17

Solicitar a la DirecciónNacional de Registro Civil,una politicia deimplementación de losaplicativos en las Notariasdel Departamento deSantander

Optimiizar el Servicioregistral

1) Solicitar al nivel centralacompañamiento en lagestión e implementaciónde los aplicativos

Oficio 2 2012/07/01 2013/07/01

52La Delegación deSantander, realizara elseguimiento a laimplementación deaplitativos en las Notariasde Santander.

Sensiblizar laimplementación del softwarede registro civil en lasNotarias de Santander

2) Realizar reuniones deseguimiento con losNotarios a fin corroborar elalcande de la gestiónemprendida

Actas 3 2012/06/01 2013/01/30

35De conformidad con losindicado en los contratos desostenibilidad ymantenimiento del PMT ylas actualizacionesrequeridas en el módulo deRegistro Civil por cada

Actualizar el módulo deRegistro Civil PMT, acordecon las necesidades decada vigencia, en caso quese requiera

Actualizacióndel Módulo deRegistro Civil en el sistemaPMT, si es del caso, yremitirlo a la Delegación deSantander para su trámitecon Hospitales y Clinicas

Actualización del módulo de

Registro Civil en el sistema PMT

1 2012/08/01 2012/12/31

22Se requerirá a la Delegaciónde Santander para queinforme el avance de lainstalación del aplicativo enla notarias y hospitales. ** Se aclara que en loshospitales no se expidencertificados de registro civilya que esta función solocompete a las Regi

Sensiblizar la implementación del softwarede registro civil en las Notarias de Santander

2) Realizar reuniones de seguimiento con los Notarios a fin corroborar el alcande de la gestión emprendida Soporte

documental de migración al PMT

II

100 2009/09/15 2010/09/15 52

GESTIÓN CONTRACTUAL - VIGENCIA 2008

GESTIÓN ADMINISTRATIVA - VIGENCIA 2008

1405002

Gestión contractual.En la evaluación realizada al contrato No. 136 de2007 por $129 millones para: ”Realizar auditoriaExterna para los dineros destinados a lareposición de los gastos de campaña de laselecciones del 26 de octubre de 2003…()”, seeviden

Las gestiones que laRegistraduría adelante con lasNotarías lograránuna mayor coberturaen la expedición delos Registros Civilesde Defunción, ypermitirá a su vez, laconfiabilidad delcenso electoral,

situación quecontribuirá a aclararla información queactualmente contienen las basesde datos del actualcenso.

16

NIVEL CENTRAL 2008

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS: El modulo deExpedición de Certificados está terminado, sinembargo, dicha herramienta en la Delegación deSantander aún no ha iniciado la instalar enHospitales y Notarías, lo cual no es coherente conel objetivo del PMT II,

12011004


Funcionamiento de las Booking En la estaciónubicada en el municipio de Girón se presentaronproblemas con la batería de la mencionadaestación y fue enviada a Bogotá para sucorrespondiente mantenimiento; al momento de lavisita la Booking, se encontraba

En el municipiode Florida blanca la Booking habíallegado hacía tres meses y los técnicos deSAGEM no se habían hecho presentes para suinstalación

Las capacitaciones realizadas a los funcionariosde la Delegación de Santander para el manejo delas Booking, se dieron con base en un manualqueal ser consultado no contenía la versiónactualizada sobre el manejo de las mismas.

lo anterior debido afalta de coordinaciónentre la capacitaciónbrindada por elcontratista y laRegistraduría Nacional del estado

Puede ocasionarque no hayaconcordancia entrela informaciónrecibida y laimplementación delos nuevos sistemas

Reinducción a funcionariospara la capacitación en elmanejo de las maquinas deenrolamiento en vivo enDepartamento deSantander.

Capacitación a losfuncionarios responsablesde la funcionamiento de lamaquinas de enrolamientoen vivo en la Delegación deSantander

Reinducción a los operariosde Booking en laCircunscripción deSantander. Capacitación 1 2009/08/01 2009/12/31 22

La Coordinación dePagaduría reiterará solicituda la Entidad Bancaria con elfin de que abonen a lacuenta el valor de $174,000que corresponden a 2 notasdebitos descontadas en elaño 2008 por concepto decomisiones e iva.

Reflejar saldos reales en losEstados FinancierosDepositos en InstitucionesFinancieras

Reiterar comunicación alBanco Daviviendaargumentando laimportancia de ladepuración de laConciliación Bancaria comocumplimiento al plan demejoramiento suscrito conla CGR

Oficio 1 2012/08/01 2012/08/31

4

La Coordinación deContabilidad una vez que laEntidad bancaria abone a lacuenta el valor de las 2notas debito procedera aretirar dichas partidas de laconciliación bancaria deDaviviendaRed Bancafe. Encaso de NO recibir porparde de la entidadfinaiciera la respuesta dedevolució de recursos, sellevarán a comité desaneamiento contable laspartidas objeto dedepuración.

Reflejar saldos reales en losEstados FinancierosDepositos en InstitucionesFinancieras

Retirar las 2 partidaspendientes de laconciliación del BancoDavivienda Red Bancafe.

Partidas Conciliatorias 2 2012/08/01 2012/12/31

22

522010/10/01100

La cuenta Bancos por $616.7 millones presenta a31 de diciembre de 2008 las siguientes partidasconciliatorias, pendientes de legalizar, algunas delas cuales registran antigüedad superior a los 10meses así:

Lo anterior debido aque las entidadesbancarias noreportan con ladebida celeridad losdocumentos soportes de lasdistintas transacciones bancarias y lasacciones emprendidas por laEntidad, no son losuficientemente diligentes parareducir los tiemposde registro ylegalización de estaspartidas

Seguimiento por parte de laCoordinación de Recepciónde material , DirecciónNacional de identificación alMantenimiento preventivo ycorrectivo de la maquinasde para el Enrolamiento enVivo.

Optimización en laprestación de servicioespecíficamente en elmantenimiento de lamaquinas.

Seguimiento de losmantenimiento por parte dela Coordinación deRecepción de Material de laDirección Nacional deIdentificación.

Reportes de mantenimiento por maquina atendida

Debido a que no secuenta con losmedios necesariospara efectuar elmantenimiento endicha regional;igualmente porcuanto, se hanpresentado demorasen las instalacionesque debe efectuar elcontratista;

INFORME FINANCIERO RNEC 2008

1103002

2009/10/01

1

12

170401

Lo anterior puedeocasionar daños enlos equiposinstalados, atencióninadecuada de losusuarios y demorasen los tramites deidentificación.

Lo anteriorocasiona, subestimaciones netas en lascuentas de Efectivoy patrimonio encuantía de $75. 6millones.


La Coordinación de Cobrospor Jurisdicción Coactivacontinuará con las accionestendientes al recaudo de losrecursos ordenados areintegrar, a través de lainvestigación de bienes yaplicación de medidascautelares.

Recaudar el dineroadeudado a la Entidad porconcepto de viáticos de losDelegados del ConsejoNacional Electoral

Recaudar el valor de$50.708.738

Numero de deudores 40 13/09/2010 12/08/2011

48

A junio30 de 2012 la cuentade anticipo y gastos de viajepresenta un saldo de$13,763,399. La oficina deContabilidad solicitará a laCoordinación de Cobros porJurisdicción Coactiva lossoportes de las accioensdel recaudo con el fin delegalizar dichos anticipos.

Reflejar el saldo real de lacuenta de anticipos y gastosde viaje

Solicitar soportes delrecaudo a la Coordinaciónde Cobros porJurisdicciónCoactiva

Soportes 100 2012/08/01 2012/12/31

22



Legalizar los anticipos deacuerdo a los soportesenviados por laCoordinación de CobrosporJurisdicción Coactiva

Registros 100 2012/08/01 2012/12/31

22



Depurar la cuenta deanticipo y gastos de viaje alcierre de vigencia,convocando al ComitéTécnico de SostenibilidadContable para evaluar elsaneamiento contable dedicho saldo

Acta 1 2012/12/15 2013/01/31

7

3 1704002

No se ha hecho efectiva la implementación de unaplicativo que permita el manejo de los registroscontables de la cuenta Deudores, así comotampoco se presenta dentro del aplicativoestablecido en el sistema Leader, con el fin dellevar un control más efectivo de los Deudores dela Registraduría, toda vez que los mismos sellevan a través de hojas de Excel, y estas son

Lo anteriorcontribuye que nohaya consis tenciaentre los saldosreportados porConta bilidad y elárea de CobroCoactivo, puesto que

lo cual generaincertidumbre sobreel saldo de lacuenta Deudores a31 de diciembre de2008, en cuantía de$6.3 millones.

Generar certeza sobre lossaldos que se le adeuda ala Entidad.

Evitar generar duda frente alas deudas que tienen losciudadanos con la Entidad

Depurar de formaconstante la base de datosde deudores de la Entidad.

Base Depurada 100 2012/07/01 2013/07/01

52

debido a que estosdineros fueronentregados por laentidad para eldesplazamiento delos jurados devotación de laselecciones de 2003y muchos de loscuales, no fueronlegalizados en sudebida oportunidad.

Ocasionando incertidumbre en lascuentas dedeudores ypatrimonio por$50.7 millones.

La Entidad registra en los estados contables al 31de diciembre de 2008, Anticipos y Gastos de Viajeen cuantía de $50.7 millones, los cuales datandesde el año 2003

17041002


Realizar los trámitescorrespondientes ante lasentidades del DistritoCapital

Conservar el bien inmueble,considerado por el DistritoCapital como patrimonio dePreservación Arquitectónica

Realizar la gestión yrecopilación de losdocumentos requeridosante las entidades delDistrito Capital quecorresponda.

Trámites realizados 100 2012/04/02 2013/03/30

52Ejecutar el Contrato No.055 de 2007 y adquirir losestudios necesarios paraintervenir el EdificioCórdoba.

Estudio de Vulnerabilidad y

Licencia.1 01/09/2010 30/08/2011

52Ejecutar el Proyecto deInversión "Construcción yAmpliación de laInfraestructura Administrativa a NivelNacional - 2010".

Proyecto Ejecutado 1 01/06/2010 01/06/2011

52Emitir memorandoorientadores a todos losfuncionarios de laRegistraduría Distrital Difundir Política de

Seguridad Informática, parasu cabal aplicación

Mediante memorando sepretende difundir y reiterarla Política de SeguridadInformática institucionaladoptada bajo laResolución 13829 del 15 dediciembre de 2011

Memorando 1 2012/05/01 2012/06/30

9Realizar una solicitudmediante oficio a laGerencia Informática

Difundir Política deSeguridad Informática, parasu cabal aplicación

Elevar solicitud a laGerencia de Informática,para que se programecapacitación ysensibilización de modopresencial, entorno a lasPolíticas informáticas,dirigidas a los funcionariosde la Registraduría Distrital

Oficio 1 2012/07/16 2012/07/30

2

Implementar un control paralos usuarios que ingresan alos sistemas de la entidad

Ejercer mayor control sobrela administración de losusuarios que ingresan a lossistemas de la entidad

Implementar mediantememorando, laobligatoriedad de presentarreportes periódicos sobre el estado y cantidad decuentas de usuarios y deladecuado uso de lainformación institucional, enlas RegistraduriasAuxiliares.Dicho control lo consolidaráy verificará el Coordinadordel Grupo de SoporteTécnico de la RegistraduríaDistrital.

Memorando 1 2012/07/16 2012/08/30

6Efectuar auditoriasespeciales de controlinterno

Verificar cumplimiento depoliticas de administraciónde usuarios

Realizar auditorias decontrol interno en lasRegistradurías Auxiliares yArchivo Alfabético, paraverificar cumplimiento en laadministración y control delas cuentas de usuarios delos sistemas de informacióninstitucionales

Auditoria 5 2012/07/30 2012/12/30

22

Divulgar las políticasinformáticas adoptadas conla Resolución 13829 del 12de diciembre de 2011

Sensibilizar a losfuncionarios en la debidaprotección de la informaciónalmacenada en losSistemas de Información

Generar la Circular Internapara dar a conocer laspolíticas informáticasadoptadas con laResolución 13829 del 12 dediciembre de 2011

Circular 1 2012/01/01 2012/05/30

21

Contar con los Estudiosnecesarios para realizar laReconstrucción del EdificioCórdoba, ubicado en la Cra.7 No. 16 - 51/53.

Gestión en inmueblesPor la falta de procedimientos debidamenteestandarizados en materia de recursos físicos yfinancieros acordes con inventarios debidamentedepurados se generan costos innecesarios en elmantenimiento y sostenimiento de bienes que no u

Con el fin de subsanar estasituación, se estaejecutando el Contrato No.055 de 2007 cuyo objeto esrealizar la consultoría de losestudios necesarios para larealización del proyecto dereforzamiento estructural,diseño arquitectónico ycomplementarios

NIVEL CENTRAL - REGISTRADURÍA DISTRITAL

Se adquieren ycontratan bienes queno están prestandoningún servicio y síocasionan gastos

La RegistraduríaNacional del EstadoCivil no cuenta conpolíticas claras queprotejan y garanticenla información queadquiere en loseventos legales queobliga a laspersonas colombianas aregistrase eidentificarse

19020027

Se genera altoriesgo a lavulneración de losderechos constitucionales dela intimidad yseguridad nacionalal no protegeradecuadamente lainformación deregistro eidentificación

Se generan costosinnecesarios en elmantenimiento ysostenimiento debienes que no utilizala Entidad

6 1604001

La protección de la clave de usuarios no esrestringida y está expuesta físicamente a cualquierpersona.Los documentos no están salvaguardados y lasinstalaciones no cuentan con estructuras sólidaspara que se depositen en forma permanente otransitoria.


Divulgar las políticasinformáticas adoptadas conla Resolución 13829 del 12de diciembre de 2012

Sensibilizar a losfuncionarios en la debidaprotección de la informaciónalmacenada en losSistemas de Información

Campañas desensibilización para el usoadecuado de la plataformatecnológica a través de tipsinformáticos remitidos porcorreo electrónico paraconocimioento de todos losfuncionarios, y el usoadecuado de las claves deacceso

Tips InformáticosPocentaje 100 2012/04/01 2012/12/31

39


9 1202001

Prestación del servicio de conectividad:Los servicios informáticos para el sistema deidentificación presentan fallas al no poseer nivelesde tolerancia para permanecer fuera de red, loque afecta la efectividad del servicio a la poblaciónque requiere de una atención inmediata en lacertificación de la contraseña, como mecanismoque habilita temporalmente para ejercer algunosderechos civiles.

Fallas en el sistemade identificación alno poseer niveles detolerancia parapermanecer fuera dered.

Se afecta laefectividad delservicio en perjuiciodel usuario.

Implementar el servicio deCertificado de vigencia de lacédula a través de la páginainstitucional de la RNEC

Optimizar el servicio alciudadano a través dediversos canales decomunicación

Implementar el servicio deCertificado de vigencia dela cédula a través de lapágina institucional de laRNEC

Sistema de consulta WEB implementado

1 2012/02/06 2012/03/07

4

Levantamiento deinformación para el manualde funciones específicas ycompetencias laboralespara la RNEC


52

Diseño y elaboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales de la RNEC

Manuales diseñados 3182 2011/01/01 2011/04/15

15


Estudio 1 2011/01/01 2011/04/15



11

1 1904001

No se evidencia una participación activa por partede la OCI en la valoración de riesgos, evaluación,seguimiento y fomento de la cultura del control; noexiste asesoría y acompañamiento a los procesosde cedulación y registro. Se carece de parámetros para medir la eficacia y eficiencia de los mismos.

Las causas incluyenla ausencia demecanismos einstrumentos quepermitan desarrollarlas funcionesdefinidas a la Oficinade Control Internopor el artículo 30 delDecreto 1010 de2000; así comofalencias en lacomunicación, direccionamiento yseguimiento

Genera dificultadesde control yseguimiento quelimitan elmejoramiento de laeficiencia y laeficacia de lainstitución mediantela retroalimentacióny ajuste de losprocesos, de talmanera que losmismos se adecuenal plan o parámetroestablecido y que

Programa de auditoria a losprocesos que se llevan en ladelegación, enfocado aaquellas registradurías queevidencias falencias en laejecución de sus procesos

Fortalecer el Sistema deControl Interno Auditoriías programadas Auditorias 5 2012/08/01 2012/11/30

17

2 1202100

Se determinaron dieciocho (18) situaciones queafectan la calidad, efectividad y confiabilidad delas inscripciones de los hechos, actos yprovidencias sujetos a registro.Se observa desorden del archivo de seriales yantecedentes de registros civiles en lasregistradurías municipales de La Dorada, Supía,Manzanares, Pensilvania, Pácora, Neira yAnserma.

Los hechos sepresentan pordebilidades en losmecanismos deautocontrol de laentidad. Los hechosse presentan pordebilidades en losmecanismos deautocontrol de laentidad.

Las inconsistenciasdetectadas podríanalterar el valorprobatorio delregistro y lasituación jurídica delas personas, y porende, afectar laidentificación y elacceso a losbeneficios delEstado.

Circularizar a todosregistradores especiales ymunicipales acerca deaplicar lo inherente a lasnormas de archivo.

Dar aplicabilidad al artículo8 del Decreto 1260 de 1970sobre el archivo de RegistroCivil y el seguimiento almismo.

Generar un reporte mensualen donde se evidencie elresultado de la verificacióna los registros grabados yla información grabada

Informe mensual de las

verificaciones a los registros grabados

12 2012/08/01 2013/07/31

52

4 1905001

En los arqueos de cédulas pendientes de entregarealizados en las Registradurías Municipales de LaDorada, Chinchiná, Neira, Anserma, Riosucio,Supía, Pensilvania, Pácora y Manzanares sedetectó un faltante 1.397 documentos entre lainformación que reporta el HLED y el inventariofísico realizado por la comisión de auditoría.

El hecho se producepor debilidades enlos controlesestablecidos para laentrega dedocumentos deidentidad y, demanera particular,por deficiencias en elmontaje eimplementación delaplicativo desoftware diseñadopara este fin.

Como efecto, segenera un riesgopor pérdida o usoindebido de losdocumento deidentidad.

Continuar con la aplicacióndel procedimientoestablecido para ladepuración permanente delinventario de documentospendientes de entrega Vsinformación del HLED.

contar con inventarios dedocumentos pendientes deentrega actualizados yacordes a la realidad

Generar un reporte mensualde inventarios mensualesactualizados

Reporte mensual de inventarios de

documentos pendientes de

entrega

12 2012/08/01 2013/07/31

52

lo anterior debido aque el nivel centralda solucionesparciales y nodefinitivas, a losrequerimientos delos Delegados conrespecto a lasnecesidades de losrecursos.

afectando laproducción ycalidad en losprocesos ygenerando insatisfacción en losusuarios.

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE CALDAS - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL CALDAS

Contar con un estudio quepermita identificar lascargas laborales, funcionesespecificas y perfilesocupacionales para loscargos de la RegistraduríaNacional del Estado Civil, elcual determinará lassoluciones de carácterestructural que se requieren

GERENCIA DEPARTAMENTAL DE ANTIOQUIA - PUNTO DE CONTROL DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL ANTIOQUIA

12 1904001

Elaboración del estudiomediante el cual sepresentará la informaciónrespecto de cargaslaborales, funcionesespecificas y perfilesocupacionales para loscargos del Niveldesconcentrado de laRegistraduría Nacional delEstado Civil

Capacidad instalada - Se evidenció que lacapacidad instalada de las Registraduriasauxiliares se ha disminuidoy sus funciones se hanincrementado con nuevos procedimientos comoson entrega y renovación de cédulas en vivo,


5 1903007

Se determinaron diferencias en las existenciasfísicas de tarjetas decadactilares, seriales deregistro civil y formas continuas de tarjetas deidentidad frente a los registros de inventariosreportados a la Delegación Departamental.

Las debilidadesanotadas se originanen la ausencia de uncontrol integral almanejo de materialde producción quearmonice lasentradas y salidasdesde y hacia laDelegación.

El hecho genera unriesgo de indebidouso del material quepuede conllevar auna inadecuadaasignación ydistribución de losrecursos entre lasdiferentes dependencias.

Continuar con eldiligenciamiento del formatoen Excel para el reporte delinventario de material en lasdiferentes Registraduriasdel departamento

Eliminar las diferencias dematerial presentadas encada registraduria, conrespecto a los informes quereposan en Almacén.

Efectuar seguimientomensual en cada una de lasregistradurias y en elalmacén de la delegaciónsobre la existencia dematerial

Informes de material

consolidados

12 2012/08/01 2013/07/31

52

6 1903007

Se presentan elevados niveles de existencias dematerial utilizado en la elaboración de registrosciviles de matrimonio, defunción y nacimiento enlas Registradurías Municipales visitadas. Seestiman existencias para atender la demanda deinscripciones po

La situación seocasiona por la faltade control a losniveles de inventariode material y por ladeficiente aplicaciónde criterios deausteridad.

Como consecuencia, segenera un riesgo enel uso indebido delmismo y un costode oportunidad almantener excesosde material. Asímismo, deriva en laasunción de costosasociados a sualmacenamiento, transporte yeventuales pérdidaspor deterioro uobsol

Llevar un estricto control delos inventarios para norealizar solicitudesinnecesarias de material

Ejercer control sobre elstock de material

Realizar seguimiento alconsumo de materialreportado por losmunicipios para determinarla cantidad de material asolicitar

Informes consolidados de

consumo de material

12 2012/08/01 2013/07/31

52

10 1202002

Se presenta incumplimiento de las metasrelacionadas con: preparación y digitalización desolicitudes de cédulas de ciudadanía, renovaciónde tarjetas de identidad para menores entre 14 y18 años y preparación de material.

Las debilidadesanotadas tienen suorigen endeficiencias de laplaneación institucional comoparte de un procesode gestión integral,escasa retroalimentación porparte del nivelcentral y carencia decontroles al procesoque permitan realizarajustes an

Lo anterior, conllevaa dificultades decontrol yseguimiento quelimitan elmejoramiento de laeficiencia y laeficacia, de talmanera que losmismos se adecuenal plan o parámetroestablecido y queconduzcan a laobtención de losresultados esperados.

Dar estricto cumplimiento alaelaboración del Plan deAcción debidamenteconcertado con los dueñosde Macroprocesos.

Tener un plan de acciónajustado a la realidad de laDelegación

Verificación y seguimientodel Plan de Acción delmacroproceso de acuerdoa lo convenido con laDelegación

Informes de seguimiento

trimestrales al Plan de acción

4 2012/08/01 2013/07/31

52Gestionar ante el NivelCentral, la vinculación depersonas para proveer loscargos que están vacantes,así como personalsupernumerario.

Contar con la planta depersonal completa deacuerdo al decreto 1012 del2000.

Proveer cargos vacantes ycontratar supernumerariosde apoyo a los procesosmisionales

Solicitud

1 2010/09/01 2011/03/31

30Instruir a los registradoressobre las políticas ydirectrices definidas por elnivel central deldepartamento sobreexenciones del pago dedocumentos, tarifas,horario, agendamiento, etc.

Dar información permanentea los usuarios sobre todoslos servicios que se prestany a que tienen derecho.

Publicidad visible en lasregistradurias sobre losservicios que se presta,exenciones, horario, etc quetienen derecho los usuarios

Instructivo a los registradores

1 2012/08/01 2012/08/31

4Levantamiento deinformación para el manualde funciones específicas ycompetencias laboralespara la RNEC

Cargos a analizar

3182 2010/07/01 2011/07/01

52Diseño y eleboración de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales de la RNEC

Manuales diseñados

3182 2011/01/01 2011/04/15

15

Elaboración del estudiomediante el cual sepresentará la informaciónrespecto de cargaslaborales, funcionesespecificas y perfilesocupacionales para loscargos del Niveldesconcentrado de laRegistraduría Nacional delEstado Civil

Lo anterior, puedegenerar insatisfacción en losusuarios delservicio; limitaciones paraacceder a losservicios de laentidad por partede adultosmayores, discapacitados ymujeres embarazadas, entreotros. Tratándosedel agendamiento,se generanproblemas deidentificación de laspersonas que noposean documentode identidad válido(primera vez y

1202100Contar con un estudio quepermita identificar lascargas laborales, funcionesespecificas y perfilesocupacionales para loscargos de la RegistraduríaNacional del Estado Civil, elcual determinará lassoluciones de carácterestructural que se requieren

Las mencionadasfalencias tienenorigen en la ausenciade estrategias paraafrontar elincremento en lademanda de losservicios que surgiócomo consecuenciade la obligatoriedaden la renovación decédulas antes del 31de diciembre de2009 así como de latransferencia de losprotocolos deregistro civil

En las registradurías de La Dorada, Supía, Neira,Chinchiná y Pensilvania se determinaronsituaciones que afectan la prestación del servicio,así: dificultades para atender la demanda deservicios; instalaciones con problemas paraatención de personas en circunstancias dedebilidad manifiesta; carencia de criterios para elagendamiento de trámites; escasa publicidad

12



Estudio

1 2011/01/01 2011/04/15



11

(primera vez yduplicado), con lasconsecuencias queesto conlleva.


14 2202001

Existen problemas de conectividad en laDelegación Caldas y las RegistraduríasMunicipales de Chinchiná(desde junio de 2008 noposee condiciones de conectividad), Manzanares(carece de conectividad desde hace dos meses),Pácora (no tiene conexión de red

Esta situaciónobedece a lainsuficiente atencióny seguimiento a lasdebilidades en laprestación delservicio por parte del proveedor.

La ausencia de redno permite que elANI (ArchivoNacional deIdentificación) permanezca actualizado. Loanterior impacta demanera negativa enla prestación delservicio a laciudadanía e impideel cabalcumplimiento de suobjetivo degarantizar a la pob

Contar con un sistema deinformación (registro civil ycedulación) actualizado, asícomo prestar a laciudadania los servicios deT.I, asignaciópn de NUIP ypostgrabación, en elmomento que ellos lorequieran.

Realizar seguimiento a laprogramación deconectividad de nuevasoficinas y oficinastrasladadas.

Número de oficinascon conexión

habilitada12 2011/07/01 2012/06/30

52

16 1604100

Se determinaron deficiencias en el estado ymantenimiento de las instalaciones en lasRegistradurías Municipalesde La Dorada, Pácora,Aguadas y Anserma. Así mismo, la totalidad delas registradurías visitadas presenta ausenciageneralizada de extintores, alarmas, señalización yadecuados mecanismos de seguridad.

Las situacionesdescritas, sepresentan pordebilidades en laplanificación ydistribución derecursos físicos

Traen comoconsecuencia limitaciones para labuena prestacióndel servicio ygeneran riesgos enla adecuadacustodia yconservación dedocumentos ybienes de lainstitución.

Realizar requerimiento a laGerencia Administrativa yFinanciera para la dotaciónde alarmas, la señalizacióny mecanismos de seguridadpara las sedes de lasregistradurías

Dotar a las Registraduriasmunicipales de alarmas yseñalización como medidade seguridad de carácterpreventivo.

Dotar de extintores,alarmas y señalización a lasRegistradurías municipales

Contratación para la dotación de

alarmas y señalización en las

regsitradurías, sujeto a la

disponibilidad presupuestal 1 2012/08/01 2012/12/31

22Continuar con la acción dedar aplicabilidad a la Ley594 de 2000 archivística,

í l R l ió

Tener un archivo certero,seguro y confiable deacuerdo a los

di i t

Capacitación en Ley 594 de2000, Ley General dearchivos y circular 045 de

6 d 2009 b

capacitación 1 2012/08/01 2012/12/3122

Instruir a los todos los funcionarios de la Delegación y Registradores

Unificar criterios para el manejo y salvaguarda de toda la información que

Circular con instrucciones sobre la Gestión documental elaborada y

circular 1 2012/08/01 2012/08/314

Hacer requerimientopresupuestal (CDP) condestino al empaste detomos de registro civil,electoral, entre otros.

Disponer de los recursosnecesarios que permitan laconservación de losdocumentos

Requerimiento elaborado ypresentado, sujeto adisponibilidad presupuestal

CDP 1 2013/01/01 2013/02/28

8

Control de inventarios dedocumentos pendientes deentrega

Garantizar que la totatildadde documentos seconserven

Circularizar elprocedimiento deinventarios de cédulaspendientes de entrega

, 12 2012/08/01 2013/07/31

52

Restringir el acceso a lossitios de almacenamientodecédulas de ciudadanía

Salvaguardar de maneraefectiva los documentos deidentidad

Circularizar la directrizsobre restricción de accesoa lugares dealmacenamiento dedocumentos de identidad

Circular con la directriz sobre restricción de

acceso impartida y aplicada

1 2012/08/01 2012/08/31

4

En la registraduria de Supía, se observo elpréstamos de documentos a los ciudadanos, sindejar un registro escrito de dicha actividad.

Los mencionadoshechos tiene suorigen en la falta deherramientas paraatender la demendade usuarios.

Dicha situación,expone a la entidadal riesgo de pérdidade información ypodría vulnerar elderecho a laintimidad de lasdemás personas.

Dotar a la registraduríamunicipal de Supía de unafotocopiadora comoherramienta para atenderlas necesidades de losusuarios en materia deregistro civil, sin tener querecurrir al prestamos detomos y documentos a losusuarios.

Disminuir el riesgo deperdida de documentos.

Hacer solicitud dedisponibilidad presupuestal,para adquisición einstalación de unafotocopiadora, en elmunicipios de Supía.

Oficio e instalación fotocopiadora 1 2011/12/01 2012/11/30

52

Como resultado, segenera un riesgo enla integridad delarchivo documental,representado enpérdidas o deterioro de ladocumentación. Además repercuteen la disponibilidad,agilidad en larecuperación yconsulta de ladocumentaciónLas situaciones

descritas obedecena debilidades deplaneación paraafrontar la recepcióny manejo de losaltos volúmenes decédulas fabricadas

Conducen adificultades para elcontrol, conservación ycustodia de losdocumentos.

Existen deficiencias en materia archivística, como:inadecuada disposición de espacio, insuficientemobiliario, pocas restricciones de acceso, atrasoen archivo de alfabéticas, ausencia de inventariosdocumentales y de transferencias de archivos,inaplicación de TRD, procedimientos pararecuperación y préstamo de información, deteriorode seriales e incumplimiento del artículo 16 delDecreto 1260/70 y de las Circulares 032 y 136 de2008 sobre el envío de decadactilares al nivelcentral.

18

17

No existe un procedimiento unificado para elarchivo de las cédulas pendientes de entrega.Existen inadecuadas condiciones de seguridad enlas Registradurías de La Dorada, Supía,Manzanares, Pácora, Neira y Chinchináya que losdocumentos se encuentran ubicados en un sitio defácil acceso al público.

1903007

1905001

Los mencionadosincumplimientos seproducen pordebilidades enmateria decapacitación yentrenamiento en lafunción archivística.Además de lainadecuada difusióna los funcionarios dela Delegación, de losinstructivos, criteriosy normativa interna


Manual de procesos yprocedimientos, debidamente actualizado

Manual de procesos y

procedimientros Actualizado

1 2009/10/01 2010/04/30

30Diseñar un formato decontrol de correspondenciaredirecionada

No. de solicitudes recibidas/No. de

solicitudes redireccionadas

100 2010/05/01 2011/05/01

52

3 1102002

REGISTRO CIVIL DESPLAZADOSse observa debilidad en el cumplimiento de susactividades al no tener la certeza de los sitios deexistencia de archivos independientesestablecidospor la norma tal como lo estipula el Decreto 290del 17 de febrero de 1999 que en su artículo 1párrafo 3 .

Se evidencia que nohace uso delinstrumento tecnológico

No se cumple susdeberes funcionalesal no tener elconocimiento de lossitios de existenciade archivosindependientes establecidos

Expediciónde una Circular alas oficinas autorizadas paraejercer la función de registrocivil que reitere 1) Laobligación de conformararchivos independientes deregistros civiles de personasdesplazadas 2) Lainstrucción para que todas

Reiterar a las oficinasautorizadas su obligación deconformar archivosindependientes y a losDelegados y Registradoresla de agregar la notareferente en el momento depotgrabar dichos registrosciviles

Expedir una Circular con elalcance mencionado en laacción que permitacumplir debidamente lafunción de registro como loestipula el Decreto 290 del17 de febrero de 1999

Circular 1 2010/03/01 2011/02/28

52Realizar una solicitud escritaa la Coordinación deValidación eIndividualización

Determinar el motivo de losrechazos que puedenpresentar los trámites dedocumentos deidentificación (Cédula -tarjeta de Identidad)

Elevar solicitud a laCoordinación de Validacióne Individualización para quese genere un archivoactualizado con trámites decédulas y tarjetas conrechazos paeciales y conrechazos definitvos quecontenga la siguienteinformación: número decédula, apellidos y nombresdel ciudadano, dirección,teléfono, localida del trámite

Comunicación Oficial 1 2012/07/25 2012/08/30

5Ubicar al ciudadano quepresenta reachazo definitivoen el tra´mite del documento

reprocesar el trámite unavez se presente elciudadano a laRegistraduría Auxiliar Direccionar

listados 2 2012/07/27 2012/12/31

22Circunstancia igual de grave se detectó en el D.C.en los documentos de identidad reprocesadosbajo la denominaciónde “retratamiento de datos”;en donde una muestra aleatoria de 693 cédulasdeterminó que el 66% fue atendida, destacandoque en la Registraduría Auxiliar de los Mártires deun requerimiento de 26 hay 26 pendientes, siendoestá dependencia una de las que másdesplazados atiende y en la Registraduría Auxiliarde Usaquén de una demanda de 123 documentoshay por elaborar 117. Lo expuesto contrariaobjetivos propuestos en el CONPES 3323 del 20de diciembre de 2004 como beneficios del PMT II,la Ley 999 del 29 de diciembre de 2005, lascláusulas 23 y 24 del con trato 057 de 2005, lacláusula 10 del contrato 075 de 2005 y la Ley 80de 1993 en los numerales 1 y 2 del artículo 4. Sehace importante precisar que la interventoría esuna actividad que desarrolla la administraciónparavigilar el cumplimiento de las obligaciones nacidasde un contrato estatal y no se evidencian en laejecución del contrato 075 de 2005 y ello enmarcaestá conducta en trasgresión de la Ley 734 de 200

Realizar seguimientopermanete a cada solcitudhasta su expedición yllegada cada RegistarduríaAuxiliar del listado deerchazos parciales

Con el listado de rechazosparciales se verifica elmotivo del rechazo, seprocede a su corrección yse solicita el relanzamientoen fábrica

Direccionar listados 2 2012/07/27 2012/12/31

22

Las deficienciasmencionadas hancontribuido a lageneración deriesgos innecesarios a laprotección ysalvaguarda de lasactividades constitucionales ylegales

Se evidencia laimplementación deactividades por fueradel orden normativopor parte de laDirección de CensoElectoral,cuando determina que lacorrespondencia quemodifica la base dedatos no debe irdirectamente anovedades.

Direccionar el listado derechazos definitivos yparciales al competente

Corregir el procedimiento yactualizar el manual deprocesos y procedimientos,de tal forma que lassentencias de los juzgados,llegan directamente a laDirección de Censo, perocon el único fin de controlarlas solicitudes recibidas yposteriormente redirecionarlas a laCordinacion de Novedades(Identificación) para eltámite respetivo.

INTERVENTORÍA PMT IISe evidencia el incumplimiento de los cimientosbásicos de generar una contratación paradesarrollar e implementar sistemas tecnológicosencaminados a mejorar los procesos yprocedimientos misionales de la RNEC, los cualesse consignaron en los considerandos: primero ydécimo segundo del contrato interadministrativodeinterventoría 075 del 28 de diciembre de 2005.Las deficiencias mencionadas han contribuido a lageneración de riesgos innecesariosa la proteccióny salvaguarda de las actividades constitucionalesylegales de de la Registraduría Nacional del EstadoCivil en la ejecución del contrato 057 de 2005,máxime que ha avanzado un 87.5% a 30 de juniode 2009, como lo demuestran hechos de altanotoriedad pública como el enunciado por lamisma entidad a diferentes medios escritos,televisivos y radiales el día 29 de septiembre de2009, argumentado que por inconvenientestécnicos del contratista, 4.479 ciudadanos debenrepetir el trámite de renovación de su cédula dei d d í

El incumplimientodelos cimientosbásicos de generaruna contrataciónpara desarrollar eimplementar sistemas tecnológicos encaminados amejorar los procesos y procedimientosmisionales

Los documentosdestinados a ladepuracion delcenso electoral noson atendidosestrictamente bajolos procediminetosestablecidos.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CENSOELECTORAL.Se evidencia la implementaciónde actividades porfuera del orden normativo por parte de laDirección de Censo Electoral, cuando determinaque la correspondencia que modifica la base dedatos no debe ir directamente a novedades. La circunstancia mencionada riñe con losprincipios básicos de organización yfuncionamientode la Entidades del Orden Nacionalestablecidos en el artículo 15 de la Ley 489 del 29de diciembre de 1998, se aparta del propósito delDepartamento Administrativode la FunciónPúblicade orientar a las Entidades en la puesta enmarcha y desarrollo del MECI 1000:2005, omite laR l ió 1970 d l 09 d j i d 2003 l l

NIVEL CENTRAL- VIGENCIA 2009

1202002

Corregir y actualizar elmanual de procesos yprocedimientos de acuerdocon lo estipulado en laResolución 1970 del 09 dejunio de 2003 y Resolución636 del 29 de enero de2001 1 11 02 002

4


Presentar un informedetallado de las accionesadelantadas desde el 1 dejulio hasta el 31 dediciembre de 2009, fechade terminación y cierre delos subproyectos queconformaban el Proyecto deModernización Tecnológicaen su segunda fase - PMT II -.

Determinar el cumplimientode las funciones deseguimiento que lecorresponden al asesor enrelación con el apoyo a lasupervisión de los contratos057 y 075 de 2005.NOTA: Dado que la Entidaden la actualidad no tieneGerente PMT II, lasfunciones las asume laGerencia de Informatica y laDireccion Nacional deIdentificación

Informe detallado de lasfunciones de realizadashasta el 31 de diciembre de2009 por el asesor -gerente del PMT II enrelación con el apoyo a lasupervisión de los contratos057 y 075 de 2005,

Informe de Gestión.

1 01/03/2010 01/04/2010

4

Fortalecer los mecanismosde seguimiento a loscontratos de mantenimientoy sostenibilidad del PMT atraves de la supervisión delos mismos.

Controlar el cumplimientodelas obligacionescontractuales y lasfunciones de lossupervisores de loscontratos que se suscribanpara el mantenimiento ysostenibilidad del sistemaPMT II en la vigencia 2012

Suscribir los informes decontrol y seguimiento a loscontratos de mantenimientoy sostenibilidad del PMT enlas siguientes vigencias

Informes 2 2012/07/03 2012/12/31

26

No se observanacciones queprocuren laefectividad de losobjetivos formulados

Se vislumbra ungran riesgo devulneración, alestarse incumpliendo conlas funcionesencomendadas.

GERENTE PMT IISe evidencia el incumplimientode sus deberes deverificación acorde con la ejecución de loscontratos 057 y 075 de 2005, los cuales estándispuestos para desarrollar e implementarsistemas tecnológicos que mejoren los procesos yprocedimientos misionales de la RNEC. Sinembargo, no se observan acciones que procurenla efectividad de los objetivos formulados en elCONPES 3323 del 20 de diciembre de 2004, lascláusulas 23 y 24 del contrato 057 de 2005, lacláusula 10 del contrato 075 de 2005, y por elcontrario se vislumbra un gran riesgo devulneracióndel artículo 4 de la Ley 80 de 1993 ensus numerales 1 y 2. Al estarse incumpliendoconlas funciones de Asesor establecidas en laResolución 6053 del 27 de diciembre de 2000 y elDecreto 1010 del 06 de junio de 2000.La conducta descrita se enmarca comotrasgresora de la Ley 734 de 2002 en susartículos 22 y 23, Hallazgo con presuntaconnotación disciplinaria.

5 12 02 002


6 2202001

GESTIÓN INFORMÁTICASe evidencia una deficiente gestión en el deberfuncional por parte del Gerente y losCoordinadores de la Oficina de Informática al noatender en forma oportuna las necesidades de lasdependencias que le solicitan asesoramiento yapoyo técnico, como lo reflejaron las evidenciasrecaudadas

Se evidencia unadeficiente gestión enel deber funcionalpor parte de losresponsables al noatender en formaoportuna lasnecesidades de lasdependencias que le

Las deficienciasinciden directamente enacciones del ordenmisional queafectan el servicio ala comunidadLasdeficiencias incidendirectamente en

Elaborar formato deControl, para las solicitudesa nivel descentralizado.

Optimizar el procedimientode control establecido, quepermita hacer mas eficientey oportuna la atención a lassolicitudes del niveldescentralizado.

1. Radicar cada solicitudrecibida. 2. Establecerfuncionario responsable dela atención. 3. Estableceracciones a seguir y tiempospara cada una 4.Respuesta al requerimiento.

Solicitudes realizadas/ Solicitudes atendidas

100 2010/06/30 2011/06/30

52

7 1202001

GRUPO DE INFORMÁTICA REGISTRO CIVILSe evidencia que el grupo no ha respondido enforma eficaz al no comunicar las deficiencias delSIRC en forma oportuna a las instanciasrespectivas, dilatando hasta en 12 días lainformación. Circunstancia que impactadirectamente en la población y que por fallastécnicas impiden la solución adecuada a registrosanómalos de los menores-mayores de 14 años.Así mismo, se observan procedimientosincoherentes en un mismo proceso de RegistroCivil

Se evidencia unadeficiente gestión enel deber funcionalpor parte de losresponsables al noatender en formaoportuna lasnecesidades de lasdependencias que lesolicitan asesoramiento yapoyo técnico

Las deficienciasinciden directamente enacciones del ordenmisional queafectan el servicio ala comunidadLasdeficiencias incidendirectamente enacciones del ordenmisional queafectan el servicio ala comunidad

Efectuar seguimiento a laimplementación de losprocedimientos

Verificar el avance yaplicación de losprocedimientos

Elaborar informe deseguimiento

Informe de seguimiento bimensual

4 2010/12/01 2011/07/30

34

2 1101001

Se observó una débil participación de la delegadaen la formulación y seguimiento de los planes deacción y de las actividades que se desarrollan encada uno de los Procesos en el niveldesconcentrado.

No existenmecanismos oprocedimientos efectivos decomunicación, teniendo en cuentaque estasactividades, hacenparte delcumplimiento de losprocesos misionalesy de apoyo queejecuta laDelegación,

Afecta lacontinuidad ycumplimiento en eldesarrollo de losprogramas proyectos y metascon los cuales sepretenden alcanzarlos objetivos, deacuerdo con loexpresado en elinstructivo para laformulación del plande acción Código 1-PDE–DM–003

Establecer la metodologiapara la formulación yejecucióndel Plan de Acciónpor Macroprocesos.

Continuar con el desarrollode los objetivosestablecidos en el PlanEstratégico 2008 - 2010, através de la ejecución delplan de acción.

Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividadesque hacen parte del Plan deAcción por Macroprocesos.

Informes trimestrales de

seguimiento reportados

4 2010/04/05 2011/01/31

43

4 1202100

Al indagar sobre la existencia y aplicación deindicadores de gestión en cada uno de losprocesos de la Delegación, se observó queexisten pero no son utilizados en la medición deldesempeño de las actividades

Se encuentrapendiente lasensibilización a losfuncionarios, porparte de la oficina de planeación en loreferente a suaplicación,

No permite medir laeficiencia y laeficacia de lagestión institucionalrealizada, limitandola obtención demejores resultados.

Establecer la metodologiapara la formulación yejecución de indicadores degestión por Macroprocesos.

Continuar con el desarrollode los objetivosestablecidos en el PlanEstratégico 2008 - 2010, através de la ejecución de losindicadores de gestión.

Reportar al responsable deProcesos los informes deavance de las actividadesque hacen parte de losindicadors de gestión porMacroprocesos.

Informes trimestrales de

seguimiento reportados

4 2010/04/05 2011/01/31

43Crear un procedimiento queestructure la contingencia ypermita la continuidad delservicio en caso de falla enel fluido electrico.

Evitar la interrupción de lalabor de post-grabación delos registros civiles

Procedimiento deestructuracion de lacontingencia

procedimiento 1 2012/07/17 2013/07/17

52

Solicitar al Nivel Central elMantenimiento preventivo dela UPS de la entidad

Procurar la continuidad delservicio

solicitud documento 1 2012/07/17 2012/12/31

24

Emitir el acto administrativopor el cual se adopte elPlan de Enajenacion debienes incluyendo el prediode Cartagena

Resolución 1 2012/05/02 2012/08/31

17Realizar la enajenacion de

En la Postgrabación de los registros civiles almomento de una falla en el fluido eléctrico o en elsistema, no existe un plan de contingencia quepermita continuar con el proceso.

Se observó que la casa ubicada en Cartagena,propiedad de la Registraduría sede DelegaciónBolívar, presenta unas reparaciones. Existen

D. D. BOLÍVAR - VIGENCIA 2009

No obstante, laRegistraduría vienepagando un canonde arrendamientopor valor de $7.4millones mensualincluido IVA, de unasede que como

Adoptar el Plan deEnajenacion onerosa de los1804100

1101002

10

La anterior situaciónpodría estaroriginada porinadecuada

Atraso en elregistro de lainformación ydemoras en laentrega decertificaciones ydocumentos, alusuario del servicio,no cumpliendo conlo establecido en elPlan Estratégico sueje estratégico No2: “Reorganización de la cultura del

9

No existe un plan decontingencia quepermita continuarcon el proceso,


Realizar todas las gestionesnecesarias para la venta delpredio.

Trámites de venta realizados 1 2012/05/02 2012/12/31

35

jlos bienes inmuebles

, p pmateriales de construcción, una parte de lasegunda planta se encuentra destruida,actualmente no se ejecutan ningún tipo de obra.

sede que comohemos manifestadoen otrasobservaciones, presenta deficiencias deespacio, ycomodidad lo cual

Enajenacion onerosa de losbienes inmuebles

180410010planeación oincumplimiento de loplaneado , o cese de actividades.


Verificar que los RegistrosCiviles de Defunciónelaborador para la vigencia2009, se encuentrenactualizado en el sistemade información ANI.

Registros Civiles de Defunción 1177 2012/07/03 2012/12/31

26Proyectar los actosadministrativos necesariosinternos para losRegistradores Municipalesy Especial, en los cuales seestablece la realización deun seguimiento continuo alos RCD realizados en elmes inmediatamenteanterior para constatar quehayan sido actualizados enel ANI.

memorando y comunicaciones 100 2012/07/03 2012/12/31

26Realizar seguimiento de lasnovedades de RCDtramitados y enviados a laDelegación Departamentalmediante reportes deproducción.

reportes novedades de

RCD enviados por los Registadores

municipales

2 2012/07/03 2012/12/31

26Verificar por parte de laDirección de Identificaciónlas actualizacionesrealizadas del RCD al ANI

Informe de actualización de novedades ANI

2 2012/07/03 2012/12/31

26Levantamiento deinformacion para el manualde funciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC

cargos a analizar 3182 2010/07/01 2011/07/01

52

Diseño y elaboracion de losmanuales de funcionesespecificas y competenciaslaborales para la RNEC


15


estudio 1 2011/01/01 2011/04/15

15ajuste del manual defunciones especificas ycompetencias laboralespara la RNEC

manuales 3182 2011/04/15 2011/07/01

11

Elaboracion del estudiomediante el cual sepresentará la informacionrespecto de cargaslaborales, funcionesespecificas y perfilesocupaciones para loscargos del Niveldesconcentrado de laRegistraduria Nacional delEstado Civil

Establecer los mecanismonecesarios para verificarque los Registros Civiles deDefunción (RCD) realizadosen la Registraduría Especialde Florencia, han sidoactualizados en sistema deinformación A.N.I

Los registros de defunción generados en el primersemestre de 2009 por la Registraduría Especialde Florencia, se actualizaron en el ArchivoNacional de Identificación (ANI) con lasresolucionespertinentes solo hasta el mes de Juliode 2009, evidenciando

La Registraduría Nacional del Estado CivilDelegación Caquetá, no cuenta con un sistemapara evaluar el desempeño de los funcionarios

Deficiencia en losmecanismos decontrol interno


Afecta laconfiabilidad de lainformación suministrada por elANI.

D. D. CAQUETÁ VIGENCIA 2009

Deficiencia en losmecanismos decontrol interno

Mantener actualizado elsistema de informaciónA.N.I

12

3

1501002

Afecta laconstrucción deplanes demejoramiento individual en elproceso de mejoracontinua

12 02 001


Notificar a los ciudadanosque presentan retrazos oinconsistencias con eltrámite de la cedula,llamándolos por teléfono,radio o edicto y así corregirel inconvenientepresentadoen el material de

Reporte trimestral de los ciudadanos notificados porque

el material en tramite de

documentos de identidad presenta

inconsistencias.

2 2012/07/01 2012/12/31

26Reprocesar el material delos ciudadanos notificados,con el fin de corregir elcódigo de excepciónpresentado, con el que fuédevuelto el trámite de sucédula.

Reprocesar el 100% del material de los ciudadanos

notificados que presenta código de

excepción.

100 2012/07/01 2012/12/31

26

Dar aplicación al manual deprocesos y procedimientosen cuanto a organización yenvío de las tarjetasdecadactilares yaprocesadas correspondientes a losaños entre 2001 y 2008

Inventario pormenorizado 100 2010/12/01 2011/06/30

30Enviar al nivel central, lascajas de cartón con elmaterial decadactilardebidamente archivado

Envío de las cajas decadactilares al

nivel central100 2010/12/01 2011/06/30

30

Monitoreo del canal decomunicaciones deSantander

Informe de Monitoreo 5 2012/08/01 2012/12/31

22

Acciones de subsanabilidaddel canal de índole técnicoque depende de OficinasCentrales

Informe de acciones

realizadas donde se subsanan las

indisponibilidades del canal

2 2012/08/01 2012/12/31

22

1 1102100

Indicadores. En la Delegación del Valle del Caucano se evidenció la aplicación de los indicadores deeconomía, eficiencia, equidad, ni valoración decostos ambientales necesarios para la medición ycontrol de la gestión misional

Debilidades en laplaneación, formulación y diseñode los indicadores,

Puede dar lugar aque se afecte lagestión de laentidad

Establecer cuadros decontrol que permitan medirporcentajes de materialdañado (Decadactilar,Registro Civil y Tarjeta de

Implementar controles quepermitan minimizar elporcentaje de materialdañado.

Evaluación bimensual Informes estadisticos 6 2010/07/01 2011/06/30

52

Revisar y Verificar lossoportes de los RCD delaño 2009 hasta la fecha

RCD y soportes 528 2012/09/03 2013/04/30

34

Escanaer los RegistrosCiviles de Defunción consus respectivos soportes

Escaneo de RCD y Soportes 528 2012/09/03 2013/04/30

34

Seguimiento a Circular DRN- GTH 013 de 2010(Cumplimiento deConvenios Interadministrativos)

Actas de Seguimenito 21 2010/08/02 2011/06/30

47

Visitas a las Registradurìaspara verificación decumplimiento y desarrollode funciones del personalde apoyo.

Acta de seguimiento 10 2010/09/01 2011/06/30

43

Puede ocasionarpérdida o extravíode documentos.

Solicitar un scaner, con elfin de escanear losRegistros Civiles deDefunción con susrespectivos soportes , quepermitan guardalos enmedio Magnetico

Permitir la conservaciónadecuada de las tarjetasdecadactilares

Fortalecer los mecanismosinformaticos de seguimientoy control instalados en laDelegación como son laWeb Service, Ged, RC, etc.

por debilidades ensu administración,monitoreo deldesempeño y lacalidad de losservicios de redprestados por eloperador UNE,ocasionando que nose consolide eldesarrollo del PMTII, en lo referente a

Debilidades en elproceso deidentificación ycustodia de losdocumentos quesoportan el registrocivil de defunción

Funciones Misionales. En veintiuno municipios, seha delegado al registrador municipal la realizaciónde todas las funciones de la sede a su cargo,dejando en manos de diversas personas, elcumplimiento de actividades misionales. Además,en el Centro de custodia y entrega de cédulas deCali, el personal encargado de seleccionar yclasificar las cédulas, es personal de apoyobrindado por algunas entidades públicas.

1202003

no disponen de unespacio físico nimobiliario adecuadopara la conservacióndel archivo,incumplimiento de laLey de las normasarchivísticas

Serial Registros Civiles. Al revisar los soportes delos registros civiles de defunción en los meses deenero y febrero de 2009 en el municipio deBuenaventura, se encontró que el serial deidentificación de los siguientes registros presentainconsistencias o no cuenta con los soportesrespectivos

Deficiencias en laprestacion delservicio.

Dar el tratamiento indicadoen el manual de procesos yprocedimientos, en locorrespondiente con elArchivo adecuado de lasTarjetas Decadactilares yenvío al nivel central

Mejorar la prestación delservicio atendiendo losrequerimientos de laciudadanía en los tiemposestablecidos por la Entidad

Emitir Boletin dirigido a losRegistradores Especiales yMunicipales, donde sereitera que el personal deapoyo que se vincule a laEntidad a través deConvenios Interadministrativos, deberealizar unicamente laboresadministrativas.

Mejorar el archivo ycustodia de los RegistrosCiviles de Defunción, quereposan en la RegistraduriaEspecial de Buenaventura

Aclarar que las funcionesdel personal de apoyoobtenido medianteConvenios Interadministrativos son deíndole administrativo y nodeben relacionarse con eldesempeño de las funcionesmisionales, ya quecorresponden exclusivamente a losfuncionarios de laRegistraduria Nacional delEstado Civil

Puede dificultar elcumplimiento de lagestión misional,afectar latransparencia de los procesos y darlugar a la pérdida omala utilización delos recursos de laentidad

Alto riesgo dedeterioro y pérdidade informaciónvaliosa para laentidad; situaciónque no permite unaadecuada conservación ymanejo de lainformación,

2

2

3

situación que afectala normal operacióndel sistema enespecial cuandoestos trámites sonen línea.

Realizar el monitoreo de lared de comunicaciones

1904005

2

2202001

D. D. META VIGENCIA 2009

D. D. QUINDÍO VIGENCIA 2009

D. D. DE SANTANDER

7

Garantizar la opeatividad dela red de comunicaciones,acorde a los niveles deservicio establecidos

deficiencia que sepresenta por falta deun mecanismo deplaneacion.

Debilidades en la gestión

La Delegación Quindío presenta debilidades en eluso, manejo y organización del archivo, porcuanto no disponen de espacio físico adecuadopara su conservación; se evidenció la existenciade paquetes de tarjetas decadactilares de losaños 2001, 2002 y 2003 empacadas en cajas decartón

1201003

El Modelo de madurez establecido en el COBIT4.0 en su literal DS3 señala: “Administrar eldesempeño y la capacidad de las herramientasinformáticas”, el cual se incumple por parte de laOficina de la Gerencia Informática del NivelCentral, al presentarse

Bases de datos de cédulasLa Registraduría de Villavicencio no cuenta conbases de datos, donde se relacionen aquellascedulas que llevan mas de un año sin serelaboradas por el nivel central, generando en laciudadanía retrasos mas largos de entrega de e

19 01 001

D. D. DE VALLE


Crear usuarios en dondesea neceraio Usuarios creados 70 2010/09/01 2011/01/30

22

Consolidar la informacionde usuarios y perfiles decada registraduria

Registradurias consolidades 42 2010/09/01 2011/01/30

22

5 2202002

Antivirus.Según inspecciónrealizada a los equiposde cómputo: RCCALI03-RC, RCCALI04-RC yRCCALI09 ubicados en la delegación Cali y losequipos de cómputo de los municipios de Cartagoy La Victoria, utilizados para el proceso deregistro civil, no tienen actualizado el antivirus, seevidencia que las últimas actualizaciones serealizaron el 27 de julio, el 6 de octubre y el 20 deoctubre de 2009.

Falta demecanismos decontrol yprocedimientos quepermitan laactualización automática delantivirus en losequipos de cómputo.

Riesgo depropagación devirus en la red ydaños en lainformación

Solicitar a la Gerencia deInformatica (OficinasCentrales) actualización delAntivirus y realizar laactualizacion del antivirusdesde el servidor.

Evitar daños o perdidas enlos archivos informacióncontenida en los equipos

Evaluación y actualizaciónde Antivirus a los Equiposde Computo que seutilizan para el Proceso deRegistro Civil

Equipos de Computo 42 2012/09/03 2012/12/31

17

Formularios Inscripción de Cédulas – Disciplinario.Se evidenció la existencia de 136 copias originalesde formularios E3 (remanentes) sin numeración, lainscripción de cédulas en 86 fotocopias deformularios E3, los formularios se encontraron endesorden, en el formato Control se evidenció que60 formularios no se encuentran relacionadoscomo entregados y en las actas de cierre deinscripción de cédulas presentan enmendaduras yalgunas casillas sin diligenciar

Elaboración de control deentrega y recibo deformularios para inscripcióncédulas

Registro de Recibido 1 2011/03/01 2011/08/31

26

Formularios Inscripción de Cédulas – Disciplinario.Se evidenció la existencia de 136 copias originalesde formularios E3 (remanentes) sin numeración, lainscripción de cédulas en 86 fotocopias deformularios E3, los formularios se encontraron endesorden, en el formato Control se evidenció que60 formularios no se encuentran relacionadoscomo entregados y en las actas de cierre deinscripción de cédulas presentan enmendaduras yalgunas casillas sin diligenciar

Capacitacion Inscripción deCedulas Capacitaciones 1 2011/01/01 2011/08/31

35Almacenamiento de Cintasen un lugar adecuado parasu protección. Cintas o CD 100 01/09/2010 30/06/2011

43

Establecer politicas deseguridad para el Centro deAcopio por parte de laDelegación ( Restricción depersonal ajeno al area, yproteción y custodia de losservidores )

Documento Politicas de Seguridad

1 2012/09/03 2012/10/31

8

Actualizar los sistemas deinformación ANI y SIRC ydar acceso al niveldesconcentrado para hacercontrol y monitoreopermanente.

Actualización al 100% de la

información de las novedades

encontradas.

1 01/07/2012 31/12/2012

26Vericar en el ANI losNúmeros de Cédulas queaparecen en los RCDinscritos en lasRegsitradurias deBuenaventura y Tulúa, delos años 2009 a la fecha siestos estan dados de bajaen el Sistema

Números de Cédulas 1674 03/09/2012 30/05/2013

38

Concientizar al Registradorde la importacia de quecada funcionario tenga supropio usuario y contraseñapara poder en casonecesario rastreartransaciones efectuadas porlos mismos y determinarresponsables.

Cédulas de Personas Fallecidas. De la muestraseleccionada de 300 inscritos, una vez verificadoslos números de las cédulas de las personas cuyosdecesos fueron registrados ante las notarias y lasdependencias de Medicina Legal de Santiago deCali, se encontró que un equivalente al 4% de lamuestra, aún siguen vigentes en el ANI, igualsituación se presentó con la revisión de la totalidadde registros de defunción correspondientes a losmeses de Enero y Febrero de 2009, en losmunicipios de Buenaventura y Tulúa

Puede ocasionarpérdida de lainformación ó laindebida utilizaciónde ésta

Falta delineamientos específicos en losmecanismos decontrol, en cuanto ala generación ycustodia de copiasde seguridad de lainformación yprotección de losequipos servidores.

Ejecución de Proyecto deInversión de Levantamientoy Depuración Sistematicadel Archivo nacional deidentificación ANI- Regsitrode votantes a nivel Nacional.

2202002

2202002

1202001

1201003

Sistemas de Información. Se evidenció que noexisten copias de seguridad actualizadas de lainformación de los equipos para el proceso deduplicados y renovaciones de cédulas. Las copiasde seguridad generadas de los servidores deacopio se encuentran ubicadas sin ningunaprotección, ni restricción al personal no autorizadoy los equipos servidores no están protegidos yrestringidos a personal no autorizado

Falta de control en la aplicación de lasnormas

Diluye lasresponsabilidades ypuede comprometerla integridad yconfiabilidad de lainformación por elriesgo de pérdida óalteración

Puede ocasionar posibles fraudes y alteraciones en los

procesos electorales

8

4

11

Seguridad de Usuarios en los Sistemas deInformación. Se evidencia la falta de controlespara el manejo de usuarios y contraseñas en elSistema Nacional de Registro Civil (SES), ya queexisten funcionarios que comparten el mismousuario, como es el caso del usuario registro2,que es utilizado para el manejo de Registrosciviles

9

Solicitar a los SeñoresRegistradores la relacion deusuarios que tienen accesoa los diferentes aplicativos,con el perfil de cadausuario. Proyectar un boletinrecordando las politicas deseguridad informatica.

Establecer controles quegaranticen la seguridad delos sistemas de información.

Puede ocasionarriesgos de fraudesrelacionados confalsedad, suplantación ytranshumancia electoral. Hallazgocon presuntoalcance Disciplinario.

Debilidades en el control del registro

de las defunciones y la actualización de

los sistemas con los registros,

Utilizar formularios deinscripción originales ocopias debidamenteautorizados y numerados,para que el proceso deinscripción de Cédulas serealice con las indicacionesque imparta oficinasCentrales . Ejercer controlsobre la utilización de losformularios.

Garantizar la seguridad dela información en losdiferentes sistemas deidentificación.

Proyectar Boletin siguiendodirectrices de la Direcciónde Censo Electoral, con elfin de dar a conocer a losRegistradores Municipalesel proceso de inscripción deCédulas. Alrecibir los formularios E-3por parte de OficinasCentrales, establecer unControl de entrega y recibode los mismos.

Falta demecanismos decontrol en cuanto alacceso y seguridaden los sistemas deinformación

Depurar el Archivo nacional de Identificación ANI y el

censo Electoral.


Boletin dirigido a losRegistradores solicitando larelación de cédulas inscritasen los registros dedefunción para verificar siya fueron dadas de baja enel ANI, y si no solicitarlo a

Relaciones de cédulas de fallecidos.

20 02/08/2010 30/04/2011

39

Mejorar y agilizar la prestación del servicio para lograr una buena orientación

al ciudadano.

Asignar un funcionario parala orientación e informaciónal ciudadno en laRegistraduria Especial deCali.

funcionario 1 2012/09/01 2012/12/31

17

Limitar la función de losGuardas de seguridad afunciones exclusivas devigilancia

Oficio 1 2012/09/03 2012/12/31

17

Estudio de Necesidad yconveniencia

Estudio de necesidad 2 2012/09/03 2012/12/31

17

Gestionar el traslado delas RegistraduriasMunicipales de San Pedro yEl Cerrito

Acciones 100 2012/09/03 2013/08/31

52

14 1202003

Instalaciones Fisicas: Al inspeccionar la sedes delas registradurias Auxiliares y RegistraduriaPrincipal de la Registraduria de Cali, así como lade los Municipios de Buenaventura,Tulua,Andalucia,Buga, Cartago, San Pedro y la Victoria,se evidencio que estas no cuentan con lasinstalaciones fisicas adecuadas

Fallas en la gestiónpara garantizar unambiente laboralapropiado, debilidades en laadecuación de lasinstalciones locativas, así comoen la adquisición deelementos muebles ydevolutivos.

Incomodidad, problemas de climalaboral, riesgos desalud ocupacional,errores en lastareas realizadas,riesgos deaccidentes detrabajo y malaprestación delservicio a losusuarios y pérdida

Solicitar presupuesto a laGerencia Administrativa yFinanciera. Solicitar a los Registradoresla reorganización oredistribución de áreasdentro de la sede de laRegistraduria.

mejoramiento enlaprestación del servicio y laimagen corporativa de laentidad.

Gestionar la remodelaciónde las sedes de lasRegistradurias

Acciones 100 2012/09/03 2013/08/31

52

municipios de Buenaventura y Tulúa

Falta deorganización ygestión por parte dela Delegación

Brindar una mejor seguridady protección al material quese maneja en cada una delas Registradurias

Prestación del Servicio. En la sede de la oficinaprincipal de la Delegación del Valle, se evidencia losiguiente:� La atención al ciudadano es deficiente, ya queno existe un punto de información u orientación almismo que requiere los servicios de laRegistraduría, dando lugar a que éstos transitenpor todo el edificio buscando las oficinasrequeridas.

1202003

1201003

Seguridad Sedes de las Registradurías. Noobstante, se pudo evidenciar que en las sedes dela Registraduría de la Delegación del Valle nocuentan con servicios o sistemas o herramientasque garanticen la seguridad de las personas,edificaciones, cédulas y documentos quecontienen la información de los ciudadanos

Un alto riesgo parael personal de laentidad, sus bienesy equipos, así comotambién riesgo depérdida y/ oalteración decédulas, tarjetasalfabéticas, registros civiles ydemás documentación.

Suministro de Archivadoresy gaveteros a las diferentesregisitradurias de laCircunscripción del Valle delCauca. Gestionar el traslado de lassedes donde exista lafalencia de seguridad.

Incomodidad, problemas de climalaboral, riesgos desalud ocupacional,errores en lastareas realizadas,riesgos deaccidentes detrabajo y malaprestación delservicio a losusuarios y pérdidade autonomía

Acondicionar modulo deinformacion para atención alciudadano. Señalización de todas lasareas del edificio.

12

13

Ausencia demecanismos decontrol quegaranticen laseguridad de lainformación física,deficiencias originadas en laadecuación de lasinstalaciones locativas en lo quese refiere a laseguridad, vigilancia,


Capacitaciones Registro de asistencia 1 01/11/2010 31/03/2011

21

Organizar y adecuar losexpedientes de cada una delas dependencias de laDelegación del Valle

Archivos organizados 100 2012/09/03 2013/07/30

47

16 2002100

Peticiones, Quejas y Reclamos –PQRS. Seevidencia que no existe en la Delegación del Vallebuzones de sugerencias, líneas telefónicas, ni faxpara la prestación de este servicio, y además nose ha divulgado hacia la ciudadanía losmecanismos existentes para el mejoramiento de laEntidad,

debido a la falta demecanismos decontrol que sirvan deretroalimentación entre la Entidad y laciudadanía.

Lo que dificulta elmejoramiento continuo de lagestión, malaprestación delservicio einsatisfacción delciudadano

Instalar el buzon desugerencias, establecer unformato de quejas yreclamos.

Canalizar las Peticiones,Quejas, Reclamos ysugerencias planteadas porlos usuarios con el fin demejorar el servicio de laentidad.

Visitas a la RegistraduríaEspecial de Cali, con el finde hacer seguimiento a laspeticiones, quejas yreclamos.

Informes mensuales 8 2010/11/01 2011/06/30

34

17 1202001

Desplazados. No se evidenció que en laDelegación del Valle del Cauca se hayan realizadocampañas tendientes a la identificación de lapoblación desplazada por la violencia

Falta de seguimientoy control de loscompromisos adquiridos deactividades yprogramas.

Lo que puedeafectar la equidaden la prestación delservicio.

Realización de dos (2)Campañas macro deidentificación a zonasvulnerables. Solicitar a los Registradoresque en acuerdo con laAlcaldia y donde existapoblación desplazada por laviolencia se coordine unajornada de identificación.

Atender el mayor numero depersonas en situación devulnerabilidad en temas deRegistro Civil deNacimiento, Tarjeta deIdentidad y cédula deciudadanía.

Jornadas de identificacióndel nivel municipal parapoblación desplazada por laviolencia.

Jornadas 10 2010/09/02 2011/06/30

43

Circular 1 24/07/2012 01/08/2012 1

Resolucion actualizada 1 27/07/2012 27/08/2012

4Bienes dados de

baja100 27/07/2012 31/12/2012 22

Reiterar las circularesexistentes relacionadas conla supervisión eInterventoria de loscontratos

Circular 1 2012/07/01 2012/12/31

26

Realizar jornada deconcientización a lossupervisores en relación ala importancia de su funcióndentro del proceso decontratación de la Entidad

Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52

Mediante escritos llevar acabo seguimiento alcumplimiento de lasobligaciones del Supervisor

Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52

Realizar la baja de bieneslos bienes mueblesobsoletos y en desuso ydañados

Evitar contravenir lasnormas de contrataciónEstatal

RNEC VIGENCIA 2009

Puede generardeterioro y pérdidade los documentos,demora en laentrega de lainformación a losdistintos usuarios.

Con lo informado porla Entidad elincremento corresponde a todoslos bienesdeteriorados, obsoletos e La Entidad no debiódestinar recursosadicionales alcontrato paraadquirir bienespropios del PMT II,pues estos sedebían adquirir concargo al valor inicialpactado, máximecuando el parágrafosegundo de lacláusula 26 delcontrato estableceque “Dado

Se verificó que al cierre de la vigencia 2009 elsaldo de Propiedad, Planta y Equipo noExplotados – cuenta 163700, se incrementó en el112%, al pasar de los $410,6 millones del 2008 a$870,2 millones al 2009.

Actualizar la Resolucionpara dar de baja los bienesmuebles obsoletos y endesuso y dañados, deconformidad con loestablecido en el decreto734 de 2011

Por incumplimientode la Resolución2211 de 2002, ypor la falta dedepuración de susbienes, lo quepuede generar Esta situación segenera pordeficiencias en laplaneación delcontrato y pordesconocimiento delas cláusulascontractuales, queconducen a unaduplicidad en lainversión de losrecursos públicos,debido a que laadquisición contratada por losotrosíes y

1201003

Depurar los inventariosdando de baja los bienesmuebles obsoletos, endesuso y dañados.1

15

1602002

Falta deimplementación decontroles efectivosen el área decorrespondencia einobservancia de lasnormas,

3 1404004

El objeto de los contratos adicionales 1 y 2 de 1°de diciembre de 2008 y de 2009,respectivamente, relacionados con la adquisiciónde bienes (impresoras, escaners) para el PMT II,no debió ser pagado por la Entidad, puesto que lanaturaleza del contrato

Correspondencia y Archivo. El área decorrespondencia no cuenta con herramientasacordes para el recibo, clasificación, radicación ydistribución de los documentos, no se cuenta conla ventilación, temperatura y humedad adecuadas,conservación unidades en mal estado, elementosdiferentes a los archivadores y mueblesnecesarios para el archivo, la información engeneral no se encuentra foliada y se evidenciógran parte de ella desordenada

Organización yconservación de losdocumentos para garantizarun servicio eficiente y eficazal usuario.

Continuar con laimplemetación de la Ley deArchivistica.

Fortalecer la planeación ylas clausulas contractuales


4 1404004

El contrato 057 de 2005 estipula que su valor seentregará al contratista de la tabla No. 3. Si bien alas cancelaciones 2 a 6 relacionadas en el cuadrose les otorgó la naturaleza jurídica de PAGOS, elcontrato establece que la “transferencia depropieda

Por lo que seevidencia falta declaridad al respectode la naturaleza deestos recursos que,adicional a lo yamencionado, sonregistrados contablemente comoanticipos, sin teneren cuenta que aldeterminarles dichanaturaleza automática mente elvalor a

Esta situación segenera pordebilidades en laelaboración de lascláusulas contractuales y enla comunicaciónentre lasdependencias de laEntidad, que porgenerar falta declaridad al respectode la naturaleza delos recursos delcontrato, puedenllevar

Verificar el cumplimiento delos requisitos legalesexigidos para las figurascontractuales utilizadas enla RNEC.

Realizar seguimiento yverificación de los requisitoscontractuales para evitardebilidades en laelaboración de cláusulascontractuales ycomunicación entredependencias

verificación de requisitosde los contratos Contratos 100 2010/09/01 2011/08/31

52

5 1908003

Del seguimiento efectuado al Plan deMejoramiento suscrito por la RegistraduríaNacional del Estado Civil, se pudo establecer quela Entidad cuenta con actas sobre el cumplimientodel Plan de Mejoramiento enviadas por cada unade las Delegaciones, donde s

No obstante, laOficina de ControlInterno (OCI), noposee los soportesque lo vislumbren,como lo establece elartículo 26 de laResolución 5872 de2007, lo anterior,conlleva a que sepresenten lassiguientes situaciones: No serealice un adecuadosegui

Lo anterior, denotafalta de control yseguimiento porparte de la Oficinade Control Interno ala efectividad de lasactividades propuestas en elPlan deMejoramiento suscrito.

Efectuar la actualización delprocedimiento

Incluir en los procedimientosde la OCI, como loestablece el articulo 26 dela Resolución 5872 de 2007,la remisión de soportes porparte de las Delegaciones,para realizar un adecuadoseguimiento.

Actualización deProcedimiento OCI

Procedimiento actualizado 1 2010/08/01 2011/03/31

35

Incluir en las actas deliquidación la informacióncorrespondiente a laampliaciónde la vigenciadelamparo correspondiente ala calidad y estabilidad de laobra.

Dejar constancia en el actade liquidación la informaciónrelacionada con laampliaciónde la vigenciadelamparo de calidad yestabilidad de la obra

Enunciar en el acta deliquidación el amparoajustado y su fecha deaprobación.

Acta de liquidación 100 2010/09/01 2011/08/31

52

La supervisión realizaráseguimiento con relación ala presentación de laampliación de la coberturadel amparo de la poliza porparte del contratista a laOficina Juridica, cuandohaya a lugar.

Contar con la totalidad de ladocumentacion soporte enel archivo contractual

La supervision deberáreliazar seguimiento encuanto a la entregaoportuna de la ampliaciónde la cobertura del amparode la poliza cuando hayalugar.

Polizas (ampliaciónde cobertura) 100 2010/09/01 2011/08/31

52

7 1401003

En los estudios previos del contrato 061 de 2009mediante la compra (452 mts. de piso laminadoflotante, de tráfico comercial, que el nivel decalidad sea mínimo de AC 28, con una garantía de10 años como mínimo); principalmente cuando elrequerimiento i

No se señaló en lasespecificaciones delobjeto a contratar,de qué manera sedeterminó lanecesidad de lacantidad y calidaddel bien a adquirir.

En las situacionesdescritas, la faltade claridad en ladeterminación delas necesidades decontratación, puedeconllevar el riesgode incurrir ensobrecoseos, faltantes oduplicidad en laadquisición debienes y serviciospara la Entidad.

Ampliar las justificaciones yespecificaciones técnicasestablecidas en los EstudiosPrevios para lacontratación de ObrasCiviles

Fortalecer la Planeación,justificación y Ejecución deprocesos de contrataciónpara Obra Civil.

Estudio de justificación yEspecificaciones técnicasdefinidas en los Estudiosprevios.

Estudios previos para la

Contratación.100 2010/09/01 2011/08/31

52

La certificación que sesolicita desde lacoordinacion de contratosdebera contener elcomprobante de pagocorrespondiente

Contar con ladocumentacion que soportalos pagos efectuados a loscontratistas

La coordinación decontratos solicitará a laDirección Financiera lacertificación de pagosanexando el comprobantede pago respectivo

Certficación Comprobrante de

pago100 2010/09/01 2011/08/31

52

Remitir a la Oficina Jurídicalos informes de supervisióncorrespondientes


Mediante comunicaciónescrita se remitirá a laOficina Jurídica - GrupoContratos los informes desupervisión.

Informes de supervisión 100 2010/09/01 2011/08/31

52

En el acta deliquidación, noexiste constancia dela verificación de laampliación de dichoamparo, aunque lapóliza fueaprobada.

La situaciónrelacionada con lasupervisión segenera porinobservancia de loestablecido en lospuntos 10 y 31,numeral 2.3.1,artículo 1° de laResolución 0307 de2009 (Manual deInterventoria ysupervisión) y del

1404003

1404004

6

8

En los contratos 104, 338 y 341 de 2009 pordisposición contractual, se establece la necesidadde ampliar la cobertura del amparo de estabilidadde la obra de la garantía única de cumplimiento,pues el periodo de cobertura exigido por la RNEC(5 y 2 años)

Sin embargo debeanotarse que si biense supedita el pagodel 10% final a laterminación yliquidación delcontrato, no existeobligación contractual queobligue a laliquidación a verificarla existencia de lamodificación de lapóliza.

El archivo desupervisión de obrasno se encuentrafoliado y se incluyenvarias veces losmismos documentos.

Los archivos de los contratos de la muestraseleccionada no incluyen la totalidad de losdocumentos referentes a los pagos ni a lasupervisión, que hacen parte del archivo delproceso contractual, sino que estos se ubican enla oficina de tesorería y del


Una vez conocido losrequerimientos por parte delas areas solicitantes, elGrupo de Mantenimineto yConstrucciones como partede las actividades del futuroproceso de contratación,realizara una inspecciónprevia al sitio de laintervención, como basepara la eleboración de losEstudios Previos.

Fortalecer la Planeación yEjecución de los contratosde Obra Civil,

Incluir dentro de losestudios previos, losregistros fotograficos de lasareas a intervenir, con el finde asegurar los espaciosnecesarios para la obra acontratar.

Estudios previos con Registro Fotografico.

100 2010/11/01 2011/08/31

43

El Grupo de Comprasverificara que los estudiosprevios se ajusten a losrequisitos legales.

Velar por el cumplimientode las exigencias legales enla etapa precontractual

Revisión de los estudios ydocumentos previospresentados por las areassolicitantes

Estudios previos revisados 1 2010/11/01 2011/09/01

43

El Grupo de Mantenimientoy Construcciones comoresponsable de laplaneación y elaboración delos estudios previos para lacontratación de obra civil ,verificará la naturaleza delcontrato a celebrar deacuerdo con lascondiciones, justificacionesy especificaciones técnicas.

Asegurar la concordanciaentre el rubro presupuestaly el objeto del contrato.

Definición de la naturalezadel contrato a celebrar, deacuerdo con el objeto,especificaciones técnicasdefinidas en los Estudiosprevios para obra civil.

Estudios previos para la

Contratación.100 2010/09/01 2011/08/31

52

El Grupo de Comprasverificará que los estudiosprevios se ajusten a losrequisitos legales.




43

12 1401010

El contrato 370 de 9 Julio de 2009 celebrado conuna sociedad limitada, registra como término deejecución dos meses contados a partir delvencimiento de la garantía, realizada el 17 delmismo mes y año.

El certificadoCámara deComercio de dichaempresa determinaque la vigencia de lamisma es hasta el08 de Mayo de2010.

Se incumple elartículo 6 de la Ley80 de 1993 queestablece: “Laspersonas jurídicasnacionales yextranjeras deberánacreditar que suduración no seráinferior a la delplazo del contrato yun año más”. Estasituación genera elriesgo dedesprotección d

Revisar de maneradetallada toda ladocumentación que soportala contratación.

Dar cumplimiento alordenamiento legal enmateria de contratación

El abogado encargado delcontrato revisará de formadetallada la documentaciónallegada a la OficinaJurídica para elaborar dichocontrato.

Lista de chequeo 100 2010/09/01 2011/08/31

52

14 1404004

El Contrato 417 de 2009 exigía adicionalmente alos requisitos de ejecución establecidos por ley, dela suscripción de acta de inicio, de acuerdo con lacláusula cuarta, requisito del cual no se encontrósoporte documental en la carpeta contractual ni enla carpeta de supervisión, verificada el 23 de Abrilde 2010.

Esta situación segenera pordebilidades en elproceso desupervisión delcontrato, evidenciadas en elincumplimiento delas Resoluciones0307 de 2009

Lo descrito, generala ejecución decontratos sin ellleno de losrequisitos para ello.

Remitir a la Oficina Juridicala totalidad de losdocumentos que soportan laejecución del contrato porparte de la supervisión.

Archivo contractual cuentecon la documentacionsoporte

La supervisión de loscontratos deberá remitir ala Oficina Juridica toda ladocumentación que debereposar en la carpetacontractual.

Documentos 100 2010/09/01 2011/08/31

52

15 1402008

En el contrato 417 de 2009, en el requisito delegalización del contrato: pago del extracto depublicación en la Imprenta Nacional, el área decontratos de la Oficina Jurídica de la RNEC, revisólos mencionados documentos, pero no seevidencia requerimiento al contratista por noaportar en debida forma la referida consignaciónpor haber cancelado una suma menor a la exigida

De acuerdo con losarchivos quereposan en lacarpeta contractual,la Entidad no advirtióla situación, solohasta el 23 deOctubre de 2009,cuando, de acuerdocon el folio 105 de lacarpeta, el

Esta observacióndenota deficienciasen la verificacióndocumental delcontrato, a cargodel Supervisor y dela Oficina Jurídica,de acuerdo con lasResoluciones 8486de 2008 y 0307 de2009 y genera el

Revisar los documentosrequeridos para lalegalizaciónde los contratosen el momento en que sonallegados a la Coordinacióndel Grupo Contratos.

Mejorar la revisión de losdocumentos requeridospara la legalizacion de loscontratos.

El abogado encargado delcontrato revisará losdocumentos requeridospara la legalización de loscontratos en el momento enque le sean asignados porla Coordinación del GrupoContratos, a fin de advertiroportunamente las posiblesinconsistencias. En el casode presentarse, se

Memorando interno

Correo electronico100 2010/09/01 2011/08/31

52

Las situacionesdescritas afectan elcumplimiento delprincipio deeconomía, especialmente frente a que “Lostrámites seadelantarán conausteridad detiempo, medios ygastos y seimpedirán lasdilaciones y losretardos en laejecución delcontrato”.

Se generó la faltade concordanciaentre el rubropresupuestal con elque se ejecutó elcontrato (“Materiales ysuministros” - A 0002 0 4 4 10 C) y elobjeto real delmismo; así como, elno pago de lacontribución correspondiente al5% de todocontrato d

10

1404004

Esta situación ocurrepor debilidades en laetapa previa a lasuscripción delcontrato y en larevisión jurídica desus condiciones,pues desde losestudios previos seidentifica el contratoa celebrar como decompraventa, cuando expresamente seincluye l

En el contrato 126 de 2009, cuya ejecuciónempezó desde el 21 de abril, por un término de 30días calendario, se presentó una suspensión en suejecución el día 5 de mayo de 2009, debido a quela Registraduría no había desocupado áreas queiban a ser utili

1404001

9

Sin embargo endicha suspensión seobservó que no seincluye un plazo paraque la RNEC facilitelas condiciones paraque se puedaejecutar el contrato,indicando estasituación la falta deplaneación por partede la Entidadauditada que incideen el adec

No hubo una correcta identificación de lanaturaleza del contrato 393 de 2009, puesto quese clasificó como de compraventa, cuando elobjeto del contrato incluye la adquisición einstalación de pisos de vinilo y dry-wall, lo que loconvierte en un contra


16 1404004

Al respecto se evidenciaron las siguientessituaciones: a) El contrato 338 de 2009 exigía enla cláusula denominada RESPONSABILIDADCIVIL EXTRACONTRACTUAL “Que ampare laresponsabilidad civil extracontractual que pudieraocasionarse de las actuaciones, hechos uomisiones del CONTRATISTA por un valor de 200SMLMV, con una vigencia igual al término deejecución del contrato a partir de la expedición dela garantía“

Las situacionesdescritas denotanuna debilidad en laactividad desupervisión de loscontratos, enespecial por la noobservancia delartículo 12 Decreto4828 de 2008; de laResolución 0307 de2009, puntos 36 delnumeral 2.3.1“Responder por elcontrol,

Lo que genera elriesgo de noamparar posiblessituaciones queafecten elpatrimonio de laEntidad y elincumplimiento delos requisitospactados en elcontrato conrelación alcubrimiento de losamparos.

Emitir circular reiterando alos supervisores elcumplimiento de lasobligaciones establecidasen el Manual de Supervisión(Resolución No. 0307 de2009).Verificar que de lainformacion que se allege ala Oficina Jurídica, respectoal término de ejecucion delos contratos en casos desuspensión y reinicio de losmismos, se anexe laspolizas debidamenteajustadas a lo estipulado en

Mantener la suficiencia delas garantías durante todala ejecución del contrato yde acuerdo a las vigenciasestipuladas en el mismo.

La supervision remitirá a laOficina Jurídica las polizasdebidamente ajustadas a loestipulado en el contrato,para aprobación.

Polizas 100 2010/09/01 2011/08/31

52


Verificar que la informaciónallegada este ajustada alordenamiento legal,teniendo en cuenta que elobjeto a contratarcorresponda a la naturalezadel mismo.

Dar cumplimiento alordenamiento legal enmateria de contratacion

La Oficina JurídicaImpartirá instrucciones a losfuncionarios de laCoordinación de Contratos,para que verifiquen lossoportes allegados para laelaboración del contrato, afin de que se hayaidentificado en debidaforma la naturaleza delcontrato, los amparos quese deben garanrizar deacuerdo al bien o servicio acontratar y teniendo encuenta el término deejecución del mismo, deacuerdo a lo dispuesto porel artículo 60 de la Ley 80de 1993 y el artículo 11 dela Ley 1150 de 2007.

Memorando interno 1 2010/09/01 2011/08/31

52





43

Remitir el programa deinversión del anticipodebidamente aprobado, conlos soportes de la inversióndel mismo.


La Supervisión será laencagada de remitir a laOficina Juridica el programade inversión del anticipodebidamente aprobado, conlos soportes de la inversióndel mismo.

Programas de inversión 100 2010/09/01 2011/08/31

52





43Reiterar las circularesexistentes relacionadas conla supervisión eInterventoria de loscontratos

Circular 1 2012/07/01 2012/12/31

26


Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52


Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52Reiterar las circularesrelacionadas a Supervisióne Interventoría a lossupervisores

Circular 1 2012/07/01 2013/07/0152


Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52


Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52

Evitar contravenir lasnormas de contrataciónEstatal en cuanto a lavigilancia y control.

Fortalecer la vigilancia delas actividades de lossupervisores e interventores

Esta situacióndenota deficienciasen la supervisión,que generadebilidades decontrol sobre losrecursos

Genera el riesgo derecibir contratosque no cumplen conlas exigencias de suobjeto.

Evidencia debilidades en elcontrato y revisionjuridica de laformacion delcontrato, relacionados con elmantenimiento delas vigencias de laspolizas, de acuerdocon la Resolucion8487 de 2008.

22

Lo anterior muestradeficiencias desupervisión en sufunción de "Ejercervigilancia y controlsobre elcumplimiento delcontratista de todaslas obligacionescontractuales".

1404004

21

Los informes presentados por el contratista delcontrato 043 de 2009, cuyo objeto es “Prestar losservicios de asesoría profesional, para realizar elseguimiento y evaluación del cumplimiento de lasactividades a cargo de la Dirección Administrativay Dir

Esta situacióndenota debilidadesen la supervisión delcontrato, pues ladiscrepancia de lainformación reportada por elcontratista no fueadvertida por laEntidad.

De acuerdo con loestipulado por elpunto 8 del numeral2,3,1 y el punto 1 del numeral 2,3,3 de laResolución 0307 de2009

En el contrato 393 de 2009 los amparosconstituidos dentro de la garantía única soncumplimiento del contrato y calidad de los bienes,sin embargo debido a que el presente contrato esde obras, pero fue celebrado como decompraventa no se ampararon todos los riesgosinherentes a este tipo de contrato. Entre ellos,como primera medida se encuentran losrelacionados con los perjuicios que se leocasionan a la Entidad

1404001

Esta situaciongenera ladesproteccion delpatrimonio de laEntidad frente aeventuales ocurrencias desiniestros noamparados

140010

En el contrato 417 de 2009, que tiene por obejto"Adelantar la segunda etapa del proyecto dediseño e implementación de una politica integral deprevención del daño antijuridico ante el Comité deConciliacion y Defensa Judicial y la SecretariaGeneral de

1404004

17

20

Genera el riesgo derecibir contratosque no cumplen asatisfacción con lasobligaciones contractuales.

En todos los contratos de la muestra en los que sedispuso la entrega de anticipo al contratista, no seobserva el programa de inversión del anticipo, ni lacorrespondiente aprobación del mismo por partedel supervisor del contrato.




Reiterar las circularesexistentes relacionadas conla supervisión eInterventoria de loscontratos

Circular 1 2012/07/01 2012/12/31

26


Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52


Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52

Para la vigencia 2011, seactualizaran los Proyectosde Inversión, orientados elmejoramienro ymantenimineto de sedes,con el fin de incluir elcomponente de Viaticos yGastos de Viaje, comogastos inherentes a laejecución y supervisión delos contratos

Actualización Proyectos de

Inversión1 2010/11/01 2011/06/30

34

Programación y realizaciónde visitas técnicas para lasupervisión y recibo final dela obra.

Visitas Técnicas desupervisión para

contratos de obra civil

100 2010/11/01 2011/06/30

34

Revision de convenios entrela Registraduría Nacionaldel Estado Civil con lasEntidades Bancarias

Hacer segumiento con el finde que se cumplan losconvenios en cuanto a laexencion de cobros poroperaciones financieras yen la oportunidad en elsuminisro de la informaciónrequerida por parte de laRegistraduría Nacional delEstado Civil

Documento 3 2011/01/01 2011/03/31

13

DepuraciónBanco Popular -Gastos de Personal

Partidas conciliatorias 48 2010/09/01 2011/08/30

52

DepuraciónBanco Popular -Gastos Generales


52

Depuración BancoDavivienda Red Bancafe


52

27 1701009

El saldo de las cuentas 140102- Multas aCandidatos y Partidos Políticos y 411002Jurisdicción coactiva, se encuentran subestimadosen $3.904 millones cada una; valor registrado encuentas de orden.Así mismo, se observó que no se realiza elregistro en C

No registran comodeudores, ingresosreales por conceptode multas impuestasa través deResoluciones ejecutoriadas y

Subestima el saldode deudores

La oficina de Cobros porJurisdicción coactivaadelanta el proceso deimplementación del modulode cuentas por cobrar elcual quedará en linea con elaplicativo de Contabilidad y

Revelar con razonabilidad lainformación que conformanlos estados contables

Una vez este en marcha elaplicativo de cuentas porcobrar la Coordinación deContabilidad verificará elcumplimiento delprocedimiento establecidopara el registro de las

Reportes 100 2010/12/01 2011/11/30

52Realizar la conciliación delos saldos contables con lossaldos de almacén

Circular 1 2012/07/24 2012/08/275

Incertidumbre porefecto de losajustes ocorrecciones.

Fortalecer las labores desupervisión de los contratosde obra civil, deconformidad con lasespecificaciones tecnicas yde calidad requeridas


La Coordinación deContabilidad con apoyo delGrupo de Pagaduría,depurará las partidasconciliatorias pendientes a31 de diciembre de 2009

Incumpliendo además laResolución 0307 de2009 “Manual desupervisión eInterventoria”.

Debilidades deControl Interno

Por lo que estadeficiencia denota elriesgo de aceptarobras y pagarlas sinque cumplan latotalidad de losrequisitos contratados.

Aplicar estrictamente lasnormas existentes para elregistro de los hechoseconomicos

24

1404004

26

De esta manera,Con la situaciónevidenciada secontraviene elprincipio deresponsabilidad dela contratación, en elaparte relacionadocon la obligación delos servidorespúblicos de vigilar lacorrecta ejecucióndel objetocontratado, asícomo las Reso

25

En ninguno de los contratos de la muestra existesoporte de las revisiones periódicas del desarrollodel contrato, ni informes de dicha actividad. Si biense verificó la existencia de actas como de inicio,suspensión, reinicio y recibo a satisfacción, así

Los soportes de los contratos 104 y 338 de 2009mínima cuantía, cuyos objetos son la realizaciónde obras de mantenimiento en las oficinas de laRegistraduría en Barranquilla y Soledad, Atlántico,respectivamente, muestran el cumplimiento de losmismos,

1404004

1801004

Las conciliaciones bancarias elaboradas al 31 dediciembre de 2009 presentan partidasconciliatorias (algunas partidas con unaantigüedad hasta de 20 meses) diferentes acheques pendientes de cobrar por valor absolutode $102.3 millones, lo que genera inc

Lo cual genera elriesgo de no recibirel objeto contratadode acuerdo con lascondiciones exigidas por laEntidad, teniendoefectos ello, en lacorrecta inversiónde los recursospúblicos.


El Grupo de Mantenimientoy Construcciones como áreaencargada de la supervisiónde los contratos de obra,velara por el estrictocumplimiento del objeto yespecificaciones técnicasde los contratos de obracivil, mediante visitas en lassedes intervendidas.


Realizar la conciliación delos saldos contables con lossaldos de almacén

Levantamiento fisico Inventario 100 2012/07/27 2012/11/02

14


Depuracion de Bienes 100 2012/07/27 2012/12/07

19


Actualizacion de los bienes en el

Aplicativo Leader100 2012/12/10 2012/12/19

1


Conciliación de Contabilidad Vs

Almacen e Inventario

100 2012/12/21 2012/12/31

1Existen bienes que se encuentran relacionados enla base de datos y no se logró ubicar el formatoA1 suscrito por el funcionario que los tiene a sucargo en el inventario.

Individualización deinventarios de todos losfuncionarios de la entidad.

bienes reportados en infentario fisico

/ bienes individualizados en sistema LEADER

100 2010/08/01 2010/12/30

22Del cruce de información de la base de datos delos inventarios, la cual sirve de soporte para losregistros contables y el formato A1, sedeterminaron entre otras, las siguientessituaciones que generan incertidumbre:

hacer levantamiento físicodel inventario con lautilización del formato únicode control de bienes

Levantamiento fisico Inventario 100 2012/07/27 2012/11/02

14

Existen bienes que se encuentran relacionados enla base de datos y no se logró ubicar el formatoA1 suscrito por el funcionario que los tiene a sucargo en el inventario.


Depuracion de Bienes 100 2012/11/02 2012/12/21

7


Reporte de Novedades a

Recursos Fisicos y/o Acta

100 2012/08/01 2013/07/31

52


Informe de Faltantes a

Disciplinario y/ o Acta

100 2012/08/01 2013/08/01

52Existen bienes que se encuentran relacionados enla base de datos y no se logró ubicar el formatoA1 suscrito por el funcionario que los tiene a sucargo en el inventario.

Individualización deinventarios de todos losfuncionarios de la entidad.

bienes reportados en infentario fisico

/ bienes individualizados en sistema LEADER

100 01/08/2010 30/12/2010

22

Incertidumbre en elsaldo de la CtaPropiedad Planta yEquipo


Actualizar el registro de lainformación en un formatoúnico de control de bienes

180400228

180400229 Debilidades deControl Interno

No fue posible cruzar los saldos contables de lacuenta de Propiedad Planta y Equipo con elinventario físico a diciembre 31 de 2009, porcuanto el mismo no se realizó.

De la Coordinación del Grupo de Almacén fueronhurtados 6 Monitores HP pantalla plana colornegro, modelo LCD HP- COMPAQ placas 188737,188738, 188784, 188692, 188728, 188783 y 2computadores portátiles marca COMPAQmodelo 672 S seriales CNU8152K56 y

Debilidades deControl Interno.

No aplicación de laResolución 357 de2008 y el InstructivoNo. 9 de 2009 de laContaduría Generalde la Nación.

Controlar los bienes segúnlo establecido en losprocedimientos para elingreso, el levantamientofísico del inventario

Actualizar los bienes depropiedad planta y equipovs inventario físico de lavigencia


El saldo contable no refleja el valor real, porcuanto los avalúos son del año 2003, al 2005, porlo tanto, no da cumplimiento al manual deprocedimientos de la Contaduría, General de laNación, el cual señala que se deben realizar cada3 años. Así mismo,

De otra parte, no fue posible verificar los títulos depropiedad de los bienes contabilizados, toda vezque en la descripción de la base de datos delinventario, no identifica la característica de losbienes, solo se dice: terreno, construcción oedificio

32 1801002

El saldo de Cuentas por Pagar-Adquisición debienes y servicios (2401), se encuentrasubestimado por $34 millones, correspondientes aequipos y máquinas para oficina y equipo desistemas, que también afectan la cuentapropiedad, Planta y Equipo (16) y

Debilidades deControl Interno.

Subestimación en elsaldo de lascuentas.

La Dirección Financiera ysus Coordinacioneselaborarán la circular decierre de vigencia con el finde establecer las fechas decorte para la constitucióndelas cuentas por pagar y la

Revelar con razonabilidad lainformación que conformanlos estados contables

Efectuar seguimiento a lasáreas involucradas en elproceso administrativo yfinanciero, con el fin deverificar el cumplimiento alo establecido en la circularde cierre.

Circular 1 2010/11/01 2011/01/31

13

Base de datos de los bienes intangibles

100 2012/08/01 2013/02/28

30

Registro de los bienes tangibles e

intangibles100 2013/01/15 2013/02/28

6

Procedimiento y controles 1 2011/02/02 2011/10/30

39

Capacitación 1 2011/02/02 2011/10/30

39

2011/04/30

Subestimación en elsaldo de las cuenta

Deficiencias deControl Interno

Realizar los avalúoscorrespondientes a losinmuebles de propiedad dela Entidad

Hacer el Levantamiento del Inventario de Tangibles e Intangibles recibidos del contrato 057 de 2005

Evitar que lleguen a lasmesas de votación en elpaís y en el exterior, kitelectorales incompletos, enmal estado o que estoshayan sido vulnerados.

ESPECIAL RNEC VIGENCIA 2010 PROCESO ELECTORAL

1903005


Exigir al contratista querealice un control rigurosodel contenido, cuidado yconservación en eltransporte de los KITSquellegan a las mesas devotación en el País y en elExterior, con especialenfasis en la verificación delsellos de las cajas en elmomento en que sonentregados a laregistraduria, Embajadas yConsulados. Exigir alcontratista adoptar y poneren marcha un procedimientoespecial, que seráaprobado por laRegistraduria Ncional queconduzca a garantizar elbuen estado de los sellos,situación que quedarárefrendada con la firma derecibido por parte de losfuncionarios de la RNEC, de

Registrar los bienestangibles e intangiblesrecibidos del contrato 057de 2005.

34

Avalúos

Establecer la conciliacióndelos saldos contablesregistrando los bienes delcontrato 057 de 2005 .

Mantener conciliada yactualizada la informacióncontable.

Implementación y puesta enmarcha de control porparte de la firmacontratista, para que entodos los KITS electoralesesten contenidos todos loselementos necesarios yespecialmente para que lossellos de los kits lleguenenperfecto estado a lasmesas de votació.Presentación de unprocedimiento por parte delcontratista, aprobado por laRNEC, en el que sedeterminene los pasos aseguir cuando estos selloshayan sido vulnerados o nolleguen en buen estado alas mesas . Capacitación alos funcionarios sobre laobligatoriedad de firmaslas actas de entrega de loskits electorales.

2010/09/01

33

1

30 128Debilidades deControl Interno.

El Hallazgo sepresenta pordebilidades deControl en recibo delas adquisiciones.

1601100

En la entrega de los kits electorales del 14 demarzo del 2010 se revisaron seslectivamente 112actas correspondientes a 3021Kits de un total de78.337 Kits (1) equivalente al 38.5% y observoque en 27 actas de entrega de Kits se dejaconstancia que los

Contablemente no están registrados en lasCuentas de Orden los bienes Tangibles eIntangibles, entregados parcialmente en desarrollodel contrato 057 de 2005, descrito anteriormente,el cual es modalidad llave en mano.

Debilidades deControl Interno.Desconocimiento dela técnica contable yel concepto de laContaduría.

1803002

Actualizar la informacióncontable de los bienesinmuebles propiedad de laEntidad


Trasmisión de datos: según las pruebaspracticadas, se evidenciaron debilidades.1) El total de las líneas telefónicas de los puestosde trasmisión visitados (Puestos de Votación), nose encontraban instaladas.2) El total de las lìneas que debìa proporcionar elcontratista no se encontraban habilitadas

3) No se efectuaron los controles necesarios paradeterminar que la transmisión del puesto devotación era completa y permitia la finalizacióndelproceso de la transmisión4) El protocolo para la solución de problenmas enlos puestos de votación no se habilitó por partede la RNEC, ni por parte del contratista ( casoPestoleci).5) El transmisor no se presento en el puesto devotación , lo que era responsabilidad delContratista.6) Las medidas de seguridad de acceso ylocalización de los centrs de procesamientoprincipal CPP y alterno CPA-, no son suficientespara mitigar posibles eventos que contribuyan a lopretendido.7) No se pudo verificar el Plan de Recuoperaciónante contingencias,asi mismo, , se depende de laconfirmación fisica de del CCP para iniciar elprocesamiento en el CPA, por cuanto ,técnicamente deberían procesar sesimultaneamente.

8) Las versione de la información de los boletinesoficiales , diferian en la presentación entre el CPPyel CPA.9)El protocolo de acción para el evento depresentarse diferencias entre el último boletin delCPP y el promer boletin del CPA, no estácontempladoEl procedimiento del ECO, no estaba operando.

5 1801002

Los Reintegros originados en los contratos seefectuaron en forma equivocada al FondoRotatorio de la Registradurìa Nacional del Estado,como se observa ena los siguientes casos: 1)Analizando el reintegro No. 4 de mayo 21 de 2010,relacionado con el cont

Falta deconocimiento en elmanejo contable delAlmacen

Subestimación enlas cuentascontables de laregistraduria ySobreestimación delas del FondoRotatorio

SUBSANADO CORREGIDO POR LAENTIDAD ENDESARROLLO DE LAAUDITORIA INFORME FINAL PAG.19

Falta de conocimiento en el manejo contable

del Almacen SUBSANADO

Detallar en los estudios denecesidad y convenencia yen los lineamientos, laobligación contractual y losprocedimientos a seguir encada item

Lo que generó quela transmisión y ladivulgación de losdatos no fueraconcordante

Deficiencias deControl 2

39

2010/11/012202100Fortalecer las acciones decontrol que garanticen sutotal cumplimiento

Documentos 2011/07/30Asegurar el objetivo de losacuerdos contractuales

4


En la registraduría de Tunja se presenta unadiferencia de 17 tarjetas decadactilares en el mesde Marzo, las cuales de acuerdo al reporte,obedecen a que no se encontraron en la caja delsuministro y pertenecen a los seriales del30031284 al 30031300

No se hace control sobre el material entregado por la delegación, o en esta no se hizo la

revisión correspondiente

Lo cual puede generar mal uso de esta documentación

Elaborar una circular dondese especifique los términospara reportar la falta dematerial seriado remitidopor la Delegación yreiterando laresponsabilidad del manejodel mismo.

Asignar responsabilidadesen el control de materialseriado remitido por laDelegación a lasRegistradurías delDepartamento.

Establecer una rutina decontrol que permitadetectar los faltantes demanera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

Circular 1 2011/02/14 2011/02/28

2

En la registraduría de Tunja se presenta unadiferencia de 17 tarjetas decadactilares en el mesde Marzo, las cuales de acuerdo al reporte,obedecen a que no se encontraron en la caja delsuministro y pertenecen a los seriales del30031284 al 30031300

Ajustar de acuerdo alaplicativo de recaudos larendición de informesmensuales y capacitar a losregistradores.

Obtener un control real dela producción en lasdiferentes Registraduríasdel Departamento

Ejercer control derecaudos, detectar lasfallas en la rendición deinformes de maneraoportuna y establecer lasposibles soluciones.

Documento 1 2011/04/01 2011/04/30

4

2 1202002

En el seguimiento practicado a las tarjetasutilizadas en la Registraduría de Tunja se tieneque de las 4114 TARJETAS DECADACTILARESutilizadas se anularon 66 que corresponde a1.60% de las tarjetas utilizadas.

Indica que no setiene cuidado en eldiligenciamiento delas mismas

Genera mal uso deesta documentación.

Establecer un límitepermitido de materialdañado mensual de acuerdoa la producción de cadaregistraduría con el fin decapacitar a losregistradores que incumplandicha meta.

Disminuir la cantidad dematerial dañado en cadaRegistraduría

Ejercer control del materialseriado entregado a lasRegistradurías.

Documento 1 2011/03/01 2011/03/30

4En el proceso auditor se observó que de lascédulas que se tenían para entrega en el periodoobjeto de análisis (enero a Junio de 2010), fuerondevueltas por los usuarios 117 de las cédulasproducidas por la Registraduría, por causas talescomo errores en los nombres o apellidos, fechasy/o lugares de nacimiento o fechas depreparación.

Lo que significa quese presentan erroresen lo procesos deproducción

Lo que estáafectando a losusuarios de laregistraduría.

Implementar y divulgarmecanismos que evitentrámites de documentos conerrores.

Disminuir la cantidad deerrores en la producción dedocumentos de identidad.

Diseñar y divulgar a travésdel grupo de identificaciónprocedimientos quepermitan disminuir erroresen la producción dedocumentos.

Circular 1 2010/11/01 2011/01/31

13

En el proceso auditor se observó que de lascédulas que se tenían para entrega en el periodoobjeto de análisis (enero a Junio de 2010), fuerondevueltas por los usuarios 117 de las cédulasproducidas por la Registraduría, por causas talescomo errores en los nombres o apellidos, fechasy/o lugares de nacimiento o fechas depreparación.

Diseñar un cuadro en Exceldonde se registren lasdevoluciones que se realizanen cada Registraduría aOficinas Centralesespecificando el error acorregir.

Conformar una estadìsticaque permita identificar lacantidad y motivo de lasdevoluciones de cédulaspara corregir errores deproducción en oficinascentrales.

Solicitar informe mensualdel cuadro de Exceldiseñado para registro dedocumentos devueltos aoficinas centrales paracorregir errores deproducción.

Informes 12 2011/01/01 2011/12/31

52

4 1301002

En el municipio de Chiquinquiráen el seguimientorealizado a los seriales de las tarjetas utilizadasseencuentra que en el mes de junio se suspende eluso de uno de ellos el terminado en 27691217 yse inicia uno nuevo que comienza en el numero27647301 y se le da continuidad en su uso hastael numero 67647347; pero así mismo apareceincorporado como utilizado el número 27690986que debió utilizarse de acuerdo a la secuencia enel mes de mayo

Todo esto debido aque en el momentode de iniciar a utilizarel material noencontró materialconsecutivo por talrazón procedió ainiciar uno nuevocomo sucede en lasRegistradurías zonificadas deldepartamento teniendo en cuentaque las cajas no seencuentran

Hecho demuestradesorden y afectael Sistema deControl Interno dela Entidad.


Obtener un control real dela producción, manejo deadhesivos y material seriadoen las diferentesRegistradurías delDepartamento

Ejercer control en larendición de informes,detectar las fallas demanera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

Documento 1 2010/11/01 2011/04/30

26Revisado el seguimientoa los informes que realizael Registrador de Boavita se reporta comorecibido el mismo número desde enero y no setiene un dato real de las cedulas queefectivamente ha recibo esta dependencia por lotanto en varios meses no hubo ingreso real decédulasEn el municipio de Boavita, efectuado el cruceentre cedulas disponibles para la entrega seencontró que según relación hay 260 y soloexisten físicamente 243 y en cuanto a tarjetasrelacionan 49 y existen físicamente 44

En está se está llevando igualmente, comoacumulado del mes anterior la información del añoinmediatamente anterior


Obtener un control real dela producción, manejo deadhesivos y material seriadoen las diferentesRegistradurías delDepartamento

Ejercer control en larendición de informes,detectar las fallas demanera oportuna yestablecer las posiblessoluciones.

Documento 1 2011/04/01 2011/04/30

4

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ

1301002

44Muestra que lainformación reportada por estaregistraduría no esconfiable.

Lo cual refleja ausencia de control

AUDITORÍAS PUNTOS DE CONTROL VIGENCIA 2010

5

Ejercer control dedocumentos pendientes deentrega en cadaRegistraduría

2011/02/01 2011/12/31

Ejercer control del informesemanal a través de la hojaen Excel que remiten losregistradores semanalmente.

3

48

Informes

1905001

1 1601003

Ajustar hoja en Excel delinforme semanal de talforma que permita hacerseguimiento de cédulaspendientes de entrega encada Registraduría delDepartamento.


La Registraduría no tiene identificados yclasificados sus archivos, por lo que no se estádando pleno cumplimiento a la Ley General deArchivo, lo que refleja ausencia de control ydeficiencias en la información, como se observa enlos siguientes casos:La Delegación de Boyacá no tiene identificados yclasificados sus archivos. Los archivos de registrocivil, seriales y antecedentes se encuentran

Hacer seguimiento en laaplicación de la Ley Generalde Archivos en cadaregistraduría delDepartamento y lasdiferentes dependencias dela Delegación.

Dar cumplimiento a loexigido en la organizaciónde Archivos por la LeyGeneral de Archivos.

Solicitar informe semestralde aplicación de la LeyGeneral de Archivos.

Informes 2 2011/02/01 2011/12/31

48

En la Registraduría de La Uvita, los soportes delos antecedentes de Registro Civil no seencuentran separados (defunciones, nacimientos,matrimonios) lo cual hace más dispendioso elrespectivo cruce, los soportes se encuentran enAZ sin foliar, sin logos, sin tablas de retencióndocumental, archivos sin empastar desde 1989.Además no se tiene establecido un criterio únicopara el manejo del archivo y de los antecedentesde registro civil.

Solicitar al comité deArchivo de oficinas centralesla creación de tablas deRetención Documental paraRegistro civil y ajustarparámetros para el archivode seriales y antecedentesde Registro Civil.

Dar cumplimiento a la LeyGeneral de Archivos.

Elevar una solicitud ante elcomité de Archivo deoficinas centrales.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4

En el Municipio de Puerto Boyacá, en laRegistraduría, el archivo que contiene registros denacimiento desde el año 1964 al 1975 seencuentran semi-destruidos, teniendo en cuenta elclima (temperaturas hasta de 40 ºc), lo cualdificulta la consulta de los inscritos y entorpece lasatisfacción de los requerimientos de losciudadanos.

Instalar el aireacondicionado donado porla administración Municipal ala Registraduría

Salvaguardar laconservación de losarchivos de Registro Civil enPuerto Boyacá afectadospor la temperatura delMunicipio.

Proporcinar los elementos ymedios necesarios para lainstalación del aireacondicionado en laRegistraduría de PuertoBoyacá.

Aire acondicionadoinstalado 1 2011/02/01 2011/06/30

21En Sogamoso, pese a que la sede donde funcionala Registraduría es bastante amplia, laorganización de la misma no es la adecuada,teniendo en cuenta que se tienen espaciossubutilizados.

Corregir la distribución delos espacios en laRegistraduría deSogamoso.

Oficiar al Registrador deSogamoso para quedistribuya los espacios en laRegistraduría.

Redistribución de la Registraduría de

Sogamoso1 2011/02/01 2011/02/28

4

La Booking al momento de la visita (19/08/2010)no se encontraba en funcionamiento, creandotrauma al ciudadano para realizar sus trámitescorrespondientes.

Brindar atención a losusuarios para el trámite delos documentos a través delas booking con el fin deagilizar la expedición de losmismos.

Oficiar a oficinas centralessolicitando matenimientopreventivo y correctivofrecuente, ágil y oportunode las booking asignadas alos Municipios de Boyacá.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4En la respuesta de la entidad manifiesta queactualmente se están adecuando espacios paraorganizar archivos como antecedentes de registrocivil, cédulas, documentos electorales,correspondencia, etc. y en lo que se refiere a labooking, efectivamente se halla fuera de servicioen virtud del daño presentado en el touch pad yel esfero electrónico para la firma, debido a quelas booking son propiedad del Consorcio SAGEM,el mantenimiento correctivo y preventivo de éstas

Los seriales invalidados se dieron por errores deimpresión.

Solicitar la adecuación de los espacios subutilizados

en la Registraduría de Sogamoso.

4

El Registradormunicipal de PuertoBoyacá manifiestaque existe unadiferencia en suinventario dedocumentos desdeel momento en elque recibió lamencionada oficinapero realmente serequiere no prestarel servicio, cerrar laRegistraduría por eltérmino de dos otres días paraadelantar dichotrámite y ha sidoimposible teniendoen cuenta la elevadaproducción con laque cuenta éstaRegistraduría

Refleja deficiencias en la información

reportada

Oficio 1

6

Muestra que lainformación reportada por estaregistraduría no esconfiable.

Lo cual reflejaausencia de control

2011/02/01 2011/02/28Disminuir la cantidad dematerial serial dañado porerrores de impresión

Solicitar al nivel centralmantenimineto preventivofrecuente para lasimpresoras del PMT.

1630027

1907002


En las pruebas selectivas realizadas a los bienesse determinó la existencia de elementos quecarecen de la respectiva placa, y otros aspectosque se señalan a continuación:

Los elementoscarecen de surespectivo valor deadquisición, lo cualno posibilita conocerel monto delinventario que semaneja en laDelegación y menos

Lo anterior generaincertidumbre almomento de suverificación

De acuerdo a losprocedimientos establecidosa nivel central para solicitudde placas de bienesadquiridos en épocaelectoral ó por donación deotras entidades; adelantarlos trámitescorrespondientes para la

Actualizar inventarios de lasRegistradurías delDepartamento y de lasdiferentes dependencias dela Delegacióndepartamental.

De acuerdo a losprocedimientos establecidos, solicitar anteoficinas centrales las placasfaltantes para ésteDepartamento.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4Llevar un control real de loselementos devolutivosasignados a cadaRegistrador y demásfuncionarios de laDelegación

Solicitud de informe deactualización de inventarios.

Inventarios actualizados 1 2011/02/01 2011/02/28

4

El informe reportado por losregistradores coincida conlas placas vigentes de loselementos devolutivosexistentes en lasRegistradurías ydependencias de laDelegación.

Elaborar una circulardivulgando el procedimientoestablecido para anular lasplacas obsoletas que no sepuedan retirar de loselementos devolutivos porevitar el daño del mismo.

Circular 1 2011/03/01 2011/03/31

4

En Duitama, en el inventario del Fondo Rotatoriohace falta incluir una impresora OKI MB 460 y unafotocopiadora; además, no se especifica en elinventario el material y el color (escritorios de 5 y2 gavetas) y otros que se registran con un númerode placa en el inventario pero verificado elelemento el número es otro, tal como se evidenciócon la mesa de reseña que según inventario seidentifica con el número 31483 y realmente tiene enúmero 059153, también se evidenció elementosidentificados con número de placa pero escritacon marcador y existe una booking que no está enfuncionamiento y tampoco se encuentrarelacionada en el inventario. Así mismo, seencontró que existen elementos que carecen de larespectiva placa que identifiquen al elemento, tales el caso de CPU Pentium 4, monitor syncmaster 753s, impresora epson fx 2180, entreotros.

Llevar un control real de loselementos devolutivosasignados a cadaRegistrador y demásfuncionarios de laDelegación.

Solicitud de informe deactualización de inventarios. Informe 1 2011/02/01 2011/04/30

13

En la Registraduría de Chiquinquiráse encontró unlector 2D equipo PMT II identificado con la placaNo. 4788 según inventario, pero al momento de lainspección se verificó que este elemento no tieneplaca; además se evidencióque existen elementostales como escritorios, sillas y mesas relacionadosen el listado del inventario sin descripción decaracterísticas tales como tipo de material y color;lo cual dificulta su verificación.

En Boavita, existen diferencias en la descripción ycaracterísticas de los elementos, teniendo encuenta que figura según inventario un tarjetero deplaca 114062 en madera pero realmente es enmetal, tarjetero dos gavetas identificado con placaNo. 31007 en madera pero realmente es de metal,máquina de escribir con placa No. 31009 segúninventario es gris pero la que existe es de colorverde, contraviniendo con lo establecido en elmanejo de inventarios de los bienes en custodia alno tenerlos plenamente identificados.

No todos los elementos devolutivos se encuentranplaqueteados, tal es el caso de los bienesproducto de donaciones por parte de laGobernación de Boyacá y de algunos municipioscomo apoyo a los pasados comicios electorales.

2011/02/281 2011/02/01

Actualizar inventarios entodas las Registradurías delDepartamento y lasdiferentes oficinas de laDelegación.

Los elementoscarecen de surespectivo valor deadquisición, lo cualno posibilita conocerel monto delinventario que semaneja en laDelegación y menosaún en cadamunicipio.

Lo anterior genera incertidumbre al momento de su

verificación

De acuerdo a losprocedimientos establecidosa nivel central para solicitudde placas de bienesadquiridos en épocaelectoral ó por donación deotras entidades; adelantarlos trámitescorrespondientes para lasolicitud de placas faltantesde dichos elementos encada Registraduría ódependencia de laDelegación Departamental.

En Puerto Boyacá, se encontró que existenelementos que se registran en listado delinventario con un número de placa diferente al querealmente tiene el elemento, tal es el caso de unanevera que se registra con número de placa segúninventario 114293, cuando realmente esta poseeel número 25414, un monitor S75JD 17” connúmero de placa según inventario 143416, cuandorealmente este tiene la placa No. 85851;igualmente, se encontraron elementos sin placa,en algunos casos como el regulador que segúnlistado de inventario tiene la placa No. 140404pero una vez verificado no se le encontró númerode placa y también existen elementos que lescoincide el número de serial pero no el número deplaca que se registra en el inventario, lo cual seevidencia con una calculadora marca Casio y unaimpresora Epson

4

Actualizar inventarios de lasRegistradurías delDepartamento y de lasdiferentes dependencias dela Delegacióndepartamental.

De acuerdo a losprocedimientos establecidos, solicitar anteoficinas centrales las placasfaltantes para ésteDepartamento.

Oficio

8 1601004


Debido a que nocuentan con losrecursos financierossuficientes para ellodesde el Nivel

Posibilta que elregistrador nocumpla con susfunciones por lafalta de elementos

Se oficiará la ampliación delancho de banda para hacermas efectiva la conectividada internet.

Mejorar la calidad yprestación del servicio en laregistraduría.

Se incluia la solicitud deampliacion de acho debanda para la Registraduríade Soata, con el objetivo detener mejores resultados y

Oficio 1 2010/12/01 2011/06/30

30Solicitar a nivel centralaumento de presupuestopara implementos comopapel, esferos, cintas ytoner de impresora con elfin de dotar en mayorcantidad a las diferentesregistradurías del

Suplir las necesidades deelementos de consumo a lasRegistradurías delDepartamento.

Oficiar al nivel central con elfin de obtener aumento depresupuesto paraelementos devolutivos.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4

9

En la Registraduría de Soatá, el sistema presentadeficiencias teniendo en cuenta que el Internet nosiempre está disponible, lo cual impide darinformación oportuna y clara al ciudadano almomento de cualquier requerimiento, lasinstalaciones están en buen estado, bienorganizada

1601001


Debido a que elcontrato queintegraba el sistemase terminó y dejoestos equipos sinutilizar

Se está afectandoel servicio.

Solicitar ante oficinascentrales definir la puestaen funcionamiento de losRack instalados en algunasRegistradurías delDepartamento.

Dar funcionalidad a los Rackinstalados en algunasRegistradurías delDepartamento.

Oficiar ante oficinascentrales la puesta enfuncionamientode los Rackinstalados en algunasRegistradurías delDepartamento.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4

Implementar elfuncionamiento del Rack

Poner en funcionamiento lared abministrativa de laRegistraduría para que losrecursos y aplicacionessean compartidos y semejore la calidad yresultado de la labordesempeñada.

Realizar pruebas para lainstalación y reqerimientosdel funcionamiento delRack. Implementar lasred interna administrativacompartiendo los recursosy aplicaciones que asi lorequieran

Pruebas 3 2011/01/01 2011/06/30

26

El manejo de los recursos físicos que incluyen losbienes muebles, las instalaciones y equipos depropiedad de la entidad se constituyen en unaparte muy importante en la estructura del gastopúblico. En razón a lo anterior es necesario contarcon una clara política en el manejo de estos, asícomo generar sistemas de control que garanticenel uso adecuado de los mismos.

Debido entre otrascosas a problemasde diseño yadecuación

Afecta lascondiciones detrabajo y ladisponibilidad de losequipos entregadospara tal fin

Redistribuir y adecuar lasinstalaciones de laDelegación de Boyacá.

Mejorar las condiciones detrabajo de los empleados de la Delegación de Boyacá yproporcionar un espacioadecuado para elalmacenamiento de losdiferentes elementos.

Contratar y ejecutar através de la oficinaAdministrativa de laDelegación el rediseño yadecuación de lasinstalaciones de laDelegación de Boyacá.

Ejecucion contrato 100 2011/06/01 2011/12/31

30

No obstante, en prueba selectiva practicada a labodega de la Delegación de Boyacá, se evidencióque existe falta de ventilación y el espacio esreducido para el almacenamientode los diferenteselementos. Igualmente, no está dotada deextinguidores, lo cual genera un alto riesgo en elevento de una emergencia y posibilita el daño delos documentos y elementos que allí se tienen.

Hacer mantenimieno a losextinguidores de laDelegación y ubicarlos enlos lugares donde presten elservicio requerido en casode emergencia.

Contar con un elementovisible e indispensable encaso de emergencia encualquiera de lasdependencias de laDelegación.

Realizar mantenimiento alos extintores de laDelegación y ubicarlos ensitios estratégicos de talforma que permitan suutilización en caso deemergencias

Mantenimiento 100 2010/11/01 2011/02/28

17

12 1601003

Las existencias de los elementos de consumo nose manejan a través de kárdex ni se llevan en elsistema, lo cual no facilita su control y no permiteconocer periódicamente el stock de existenciascon lo que facilita el uso inadecuado de ellos.

Por cuanto la oficinade la registraduríano se tieneprograma para estasituación

Facilita que se hagaregularq uso deestos elementos

Solicitar a oficinas Centralesun aplicativo para el manejode kardex de elementosdevolutivos

Controlar el manejo deelementos de consumo dela Delegación de Boyacá, através de un aplicativosuministrado por oficinascentrales.

Oficiar a nivel central,solicitando aplicativo paramanejo de elementosdevolutivos.

Oficio 1 2011/02/01 2011/02/28

4

13 1602002

La entidad no ha agilizado el proceso de baja delos elementos que se tienen en bodega, con el finde propiciar una mejor ubicación y conservaciónde estos; como en el caso de Duitama seencuentran equipos para dar de baja como:computadores, máquinas de escribir y CPU, enrazón a que no se han ejecutado losprocedimientos establecidos para tal efecto.

Además no se tienenestablecidos uncriterio único para el manejo del archivo yde los antecedentesde registro civil

En consecuencia losciudadanos se venseriamente afectados almomento decualquier trámitelegal

Actualizar inventarios entodas las Registradurías delDepartamento y lasdiferentes oficinas de laDelegación, con el fin deiniciar el proceso de baja deelementos que se tienen enbodega.

Adecuar espacios parabrindar un mejor servicio deatención a los ciudadanos.

Actualizar inventarios einiciar el proceso de baja deelementos.

Informes 100 2011/02/01 2011/12/31

48

10

11 1603002

Se observó que la Oficina de la Registraduría deBoavita fue dotada de un equipo denominado Rackde Comunicacionesdesde octubre de 2008 pero ala fecha no se ha puesto en funcionamiento,.

1603003


14 1603100

El espacio donde funciona la Delegación Boyacá,no se encuentra adecuadamente distribuido deacuerdo a las diferentes áreas de trabajo lo queha hecho que personal de la Registraduría quetiene funciones totalmente diferentes según susactividades tienen que compartir la oficinaocasionando dificultad en el manejo dedocumentos y de espacio. Igualmente, el tapete que cubre los pisos se

Debido a que no sehan entregado losrecursos suficientespara la adecuaciónde la oficina

Este hecho ha generado cuello de botella en el envió de la documentación a la oficina central y afectando el control del material remitido

Solicitar al arrendador de las instalaciones de la Delegación de Boyacá, mantenimiento de instalaciones eléctricas y cambio de pisos del inmueble.

Mejorar las condiciones detrabajo de los empleados de la Delegación de Boyacá yproporcionar un espacioadecuado a cadadependencia

Oficiar al arrendador de lasinstalaciones dondefunciona la Delegación deBoyacá, solicitandomantenimiento a redeseléctricas y cambio depisos.

Oficio 1 2010/01/01 2010/01/31

4

El Centro de Acopio ha devuelto en lo corrido deeste año 3.240 cédulas y/o tarjetas tramitadas enlas diferentes Registradurías por aspectos detrámite y de control de calidad del correspondienteregistrador tales como:

• No se evaluó la reseña y es de mala calidad• No se incluye el RH • En el ANI aparece con otro RH• El registro civil no está en base de datos• Ausencia de foto o de mala calidad de la misma • Falta fecha de expedición• Rechazo definitivo • Huellas trastocadas• Falta de firma • Cédulas cancelada por muerte

En el seguimiento a los municipiosvisitados por lacomisión de la Contraloría, con el objeto deidentificar cuantos documentos preparados fuerondevueltos se encontraron: 113 a Tunja, 94 aChiquinquirá, 92 a Duitama, 70 a Puerto Boyacá,36 a Soatá, y 124 a Sogamoso.

Así mismo, el Centro de Proceso de Cedulaciónde Bogotá le ha devuelto al Departamento deBoyacá 6.441 cédulas y/o tarjetas tramitadas enlas diferentes registradurías, por causas similaresa las anteriores destacándose, de acuerdo alseguimientos hecho a los municipiosvisitados: quea Duitama le devolvieron 333, Boavita 83,Chiquinquirá 224, La Uvita 65, Pauna 65, PuertoBoyaca174, Soatá 57, Sogamoso 361, y a Tunja345; lo cual muestra falta de control en el procesode trámite de los correspondientes registradores.

Además, se está incumpliendocon lo establecidoen la Resolución 6053 de 2000 que en losnumerales11, 12, 13, 14 y 15 establece dentro delas funciones de los registradores la preparaciónde cédulas y tarjetas de identidad y el control degestión sobre este proceso y con la Ley 734,Articulo 34 numerales 1 ,2 y 7

2010/11/01

13

1 2011/01/31Circular

Diseñar y divulgar a travésdel grupo de identificaciónprocedimientos quepermitan disminuir erroresen la producción dedocumentos.

15 1601003Disminuir la cantidad deerrores en la producción dedocumentos de identidad.

Además, se estáincumpliendo con loestablecido en laResolución 6053 de2000 que en losnumerales 11, 12,13, 14 y 15establece dentro delas funciones de losregistradores lapreparación decédulas y tarjetasde identidad y elcontrol de gestiónsobre este procesoy con la Ley 734,Articulo 34numerales 1 ,2 y 7

Lo anteriorentorpece elproceso de trámitecorrespondiente yaque al detectarsetanto en el centro deacopio departamental comoen el proceso que serealizan en el nivelcentral, lasdeficiencias enunciadas; eltrámite decedulación se dilatamás ya que esnecesario ubicarnuevamente a laspersonas quehicieron la solicitudde cedulación yreiniciar el proceso.

Implementar y divulgarmecanismos que evitentrámites de documentos conerrores.


1 1101002

Indicadores Plan de Acción Delegación CaucaArts. 12, 13 y 41 Ley 42 de 1993. Art. 48 Ley 190de 1995; Ley 872 de 2003, Arts. 4 y 6. Decretoreglamentario 4110 de 2004, establecen a lasentidades públicas del orden nacional, el deber decontar con indicadores de gestión. Plan de Acción2010 de la Delegación del Cauca. El parágrafo delartículo 10, capítulo II del Decreto 1010 del 2000establece que el nivel desconcentrado tambiénparticipa “… en el diseño de los planes, ladefinición de las políticas, el establecimiento delos programas generales de la administración dela Registraduría Nacional, y la ejecución de losplanes, políticas, programas y proyectosadministrativos, de registro civil e identificación,del proceso electoral y de los mecanismos departicipación ciudadana en que deba ser parte laentidad. ”El Plan de Acción 2010 de la Delegacióndel Cauca de la Registraduría Nacional del EstadoCivil no contiene indicadores de economía yeficiencia, necesarios para la medición y controlde la gestión misional del Punto de Control, en lassiguientes actividades incluidas dentro del plan: La

Situaciones que sepresentan pordebilidades en laplaneación, formulación y diseñode los indicadores

Lo que no permiteque el Punto deControl poseaparámetros paraautoevaluación.

Solicitar a oficinas centralesse establezcan losindicadores de y eficienciaal momento de laformulación del plan deacción institucional.

Medir el cumplimientode lasactividades propuestas

Solicitar e incluirindicadores en laformulación del plan deacción institucional.

Plan de acción Institucional. 1 2011/02/01 2011/03/31

8

Memorando para losregistradores municipales,reiterando sobre la revisiónde datos, fotos y huellas.

Memorando 1 2011/02/01 2011/03/31

8

Capacitación enmejoramiento de toma dehuellas

Capacitación 1 2011/02/01 2011/06/30

21

Oficio a oficinas centrales para que

informen oportunamente las cédulas pendientes

y tarjeta de identidad.

1 2011/01/28 2011/03/31

9

Memorando a los 42 Registradores, para que informen

cédulas pendientes.

1 2011/01/28 2011/03/31

9

Solucionar a la mayorbrevedad posible losproblemás del trámite delos documentos deidentidad para beneficio delos ciudadanos

El Proyecto de Modernización Tecnológica PMT Iy PMT II, implenetado a través del contrato 057de 2005 celebrado entre la RNEC y el consorcioSAGEM, en el Departamento del Cauca,comprendía la renovación del 100% del censoelectoral a diciembre 31 de 2009 prorrogado a 30de junio de 2010, el cual según ascendia aaproximadamente de 750.000 cedulas porrenovar, sin embargo no ha cumplido los objetivosesperados, en atención a que de las 4.500renovaciones de cedulas de nueva generacióntramitadas en el primer semestre de 2010, el39.13%se realizó de manera manual por elpersonal de planta y por Booking solo el 60.87%.Además, aproximadamente 3.000 renovacionestramitadas entre julio y noviembre de 2009, quedebian ser entregadas en el primer semestre de2010, presentaron errores en los datosbiográficos, huellas dactilares fotografías, lugaresde expedicción y firmas que no correspondían,atribuibles principalmente a inconsistencias en lainformación registrada en la base de datos como

Hallazgo 3. Oportunidad en la Entrega de CédulasPlan Estratégico 2005-2009. Proyecto deModernización Tecnológica. Consejo de EstadoSala de lo contencioso administrativo Sección 4,radicación 76001-23-31-000-2006-00952-01 de 18 de Mayo de 2006 . En las RegistraduríasMunicipales de Santander de Quilichao,Mercaderes, Caloto y Bolívar se logró constatarque el término entre la presentación de ladocumentaciónrequerida para cedulación(primeravez, renovación y duplicados) supera los cuatro (4)meses establecidos por la RNEC para entregar eldocumento al ciudadano. Se detectaron casos demás de dos (2) años de mora en la entrega deldocumento de identidad. Lo anterior, por lasdebilidades en los sistemas de comunicaciónentreel Nivel Central y las DelegacionesDepartamentales de la RNEC, lo que vulnera laoportunidad en la prestación del servicio,afectando directamente al usuario.

1101002

1101002

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE CAUCA

Oficiar a oficinas centralespara que se informeoportunamente de lascedulas pendientes.Implementar directrices queconlleven a minimizar eltiempo de entrega de lascedulas y tarjetas deidentidad

tener conocimiento de losproblemas y exencionesquetengan las cedulas y darlessolución inmediata

Minimizar los errores en lapreparación de documentos

Revisión exhaustiva ydetallada en el momento dela captura de datos alusuario, fotografía y tomade huellas, tanto en papelcomo en booking

3

lo que vulnera laoportunidad en laprestación delservicio

2

Afectando directamente alusuario.


4 1101002

Cedulas personas fallecidas y doble registro. Num.16 Art. 5 del Decreto 1010 de 2000.Art. 67 delCódigo Electoral De una muestra de 303 registrosde defunción realizados en el primer semestre de2010 en las Notarías 2ª y 3ª del Círculo dePopayán, se encontró que 52 equivalente al 17.2%de la muestra aún siguen vigentes en el ANI, así:El registro civil de defunción se debe realizar unavez ocurre el deceso para suspender el procesode cedulación si este se encuentra en curso opara cancelar el documento que ya ha sidoexpedido. Lo anterior, por falta de control de laoportunidad del registro y unificación de lossistemas de información, que genera riesgos defraudes y alteración en los procesos electorales yde identificación.

falta de control de laoportunidad delregistro y unificaciónde los sistemas deinformación

que puede generarfraudes y alteraciónen los procesoselectorales y deidentificación

Reitrar mediante oficio a lasnotarias de lacircusncripción departamental para queenvien oportunamente lascopias de Registro Civil deDefunción, so pena dereportarlos a laSuperintendecia deNotariado y Registro paralas sanciones a lugar .

Tener la información de losRegistros Civiles deDefunción en el menortiempo posible

Mantener actualizado elArchivo Nacional deIdentificación (ANI) y elCenso Electoral

oficio 1 2011/01/28 2011/12/30

48

5 1101002

Equipos 7026 SAGEM.- Art. 44 de la ConstituciónNacional. Arts. 8, 10, 25 y 29 Ley 1098 de 2006 óCódigo de la Infancia y la Adolescencia. Esobligación del Estado garantizar el derechofundamental de los niños y niñas a ser registradosen el primer mes de vida. Contrato N° 057 de2005 SAGEM. Dentro de la etapa de ejecucióndelcontrato de Modernización de la plataformaTecnológica de la Registraduría contratada con lafirma SAGEM, el Contratista hizo entrega a losHospitales Francisco de Paula Santander(Santander de Quilichao), ESE Suroccidente SanAntonio de Padúa, (Bolívar), Universitario SanJosé y Susana Lopez de Valencia de Popayán deEquipos de cómputo para facilitar los registrosciviles de los recién nacidos; sin embargo no seasignó operarios ni se capacitó o instruyó personalpara realizar esta labor, ni tampoco se acordó conlos entes de salud la prestación de este servicio.Por tanto, los equipos no están cumpliendo con la

Por debilidades de la RNEC en elseguimiento y controlal mencionadocontrato

No permite laparticipación deotros oferentes

Oficiar a los diferentesHospitales y Clínicas,remitiendo copia delconvenio para quedispongan del personalnecesario para esta labor yremitir copia a laSuperintendencia Nacionalde Salud.

Prestar un servicio oportunoa los recien nacidos en loshospitales y clinicas.

Reiterar a los hospitales yclinicas el cumplimiento delas normas.

Oficio 1 2011/02/01 2011/06/30

21

6 1501006

Política de Talento Humano.- Lit. c) Art. 15, Lit. a)Num. 1° Art. 17, Lit. a) Num. 2 Art. 19 Ley 909 de2004. Plan Estratégico 2010-2011 - ResoluciónNumero 2195 del 16 de Abril de 2009. Pese a quela CGR detectó falencias en la política de talentohumano en auditoría anterior realizada a estePunto de Control – I Semestre de 2006 y deencontrarse incluidas acciones de mejora ensimilar sentido en el Plan de MejoramientoConsolidado de la RNEC vigente para el 2010, seencontró que durante el período auditado en laDelegación del Departamento del Cauca persistenlas debilidades en la Política de Fortalecimientodel Talento Humano propuesta en el PlanEstratégico 2010-2011, a través de la selección,vinculaciónde personal idóneo y el fortalecimientode competencias, habilidades y aptitudes de susservidores públicos, pues en 31 de las 42registradurias municipales que la componen, laplanta de personal está compuesta por un (1)

Lo anterior, porausencia de gestiónen determinar lasreales necesidadesdel servicio de laRNEC y gestionarante las Entidadescompetentes laimplementación deuna planta depersonal acorde,afectando laadecuada y oportunaprestación delservicio a laciudadanía engeneral

vulnerando elprincipio deespecificidad yespecialidad de lafunción administrativa

Oficiar al nivel central paraque gestione ante elMinisterio de Hacienda yCredito Público, la inclucionen el anteproyecto depresupuesto Vigencia 2012,los recursos para ampliar laplanta de personal de laRNEC.

Contar con el talentohumano necesario paraatender el deber misonal dela Entidad.

Incluir en el Anteproyectode presupuesto losrecursos para ampliar laplanta de personal.

Anteproyecto de presupuesto. 1 2011/02/01 2011/04/27

12

7 1503001

Personal Supernumerario - Art. 83 Decreto 1042de 1978. Art. 21 Ley 909 de 2004. Ord. 1° Art. 35Ley 734 de 2002. Resolución 10644 del 14 deseptiembre de 2010. Las Entidades públicaspodrán contemplar excepcionalmente en susplantas de personal empleos de carácter temporalo transitorio. Su creación deberá respondercondiciones específicas enlistadas en el artículo21 de la Ley 909 de 2004. Además, la creación deestos empleos deben poseer justificación técnica ysu ingreso deberá efectuarse con base en laslistas de elegibles vigentes para la provisión deempleos de carácter permanente. En este caso,mediante Resolución 10644 del 14 de septiembrede 2010, la RNEC ha vinculado en la vigencia 2010personal supernumerario para la DelegaciónCauca, verificando la Comisión Auditora que dichopersonal no está supliendo vacancias ni licencias

Lo anterior, porincumplimiento normativo,

Generando irregularidad en lavinculación laboraldel personalsupernumerario ygastos administrativos nopermitidos

Oficiar a la Gerencia deTalento Humanopara que lavinculacion se realice comose fundamenta en lasnecesidades funcionales dela DelegacionDepartamental.

Continuar cumpliendo elregimen normativo vigente.

los nombramientos desupernumerarios se realicenacordes con lasnecesidades del servicio delas dependencias de laDelegación Departamentaldel Cauca

Solicitud 1 2011/03/01 2011/03/31

4


8 1405004

Contrato adecuación y mantenimiento locativo.Arts. 3, 4, 25 Ley 80 de 1993. CláusulasContratode Obra 016 de 2009. Art. 3 y 6 de la Ley 610 de2000. Ord. 34 Art. 48 de la Ley 734 de 2002.El 1y 2 de septiembre de 2010 se realizo visita deobra a las instalaciones de la Registraduría Civildel Municipio de Santander de Quilichao, con el finde establecer la ejecución del contrato 016 de2009 por $13.436.070. En la visita se midieron lasactividades de obra liquidadas y se estableció quelas cantidades de los ítem: 6- Pañete muros y 9-Pintura sobre muros vinilo Tipo I, es menor que loliquidado en el documento "Cuadro Recibo deCantidades de Obra", que hace parte del acta deliquidación del citado contrato. Realizados loscálculos se determino que el valor presuntamentesin ejecutar es por $2.2 millones. Lo anteriordebido a falta de seguimiento y control a laejecución del contrato lo que pone en riesgo lacalidad del trabajo efectuado e incumplimiento del

Lo anterior, porincumplimiento delos deberes desupervisión y controlinterno de la RNECal desarrollo de losobjetos contractuales y loscorrespondientes pagos a contratistas,

Ocasionando presunto detrimentoal patrimonio estatalestimado en $2.2millones. Hallazgocon presuntaconnotación fiscal

Requerir al contratista paraque cumpla con lasfalencias presentadas eneste contrato

Cumplimiento al contrato016 de 2.009 evitandoaccciones administrativas

Mejoramiento de la imageninstitucional en la sede deSantander de Quilichao

Requerimiento 1 2011/01/22 2011/02/28

5

9 1405004

Contrato 439 de 2008 Arts. 3, 4, 26 y 32 Ley 80de 1993. Arts. 19 y 20 Decreto 568 de 1996. Ord.1° Art. 35 Ley 734 de 2002. Contrato 439 de2008, cuadros de obra ejecutada del acta deliquidación del 7 de octubre de 2010.LaRegistraduría Nacional del Estado Civil celebró elContrato 439 de 2008 con el Consorcio SFS,acumulando en el mismo objeto contractualactividades que corresponde a diferentesmodalidades de contratación pública, esto es,contrato de consultoría para los estudios ydiseños, y contrato de obra para la construcción,reconstrucción y obras complementarias, como seevidencia en la Cláusula Primera “…Realizar losestudios, diseños y construcción de las Oficinasdel Centro de Acopio, la reconstrucción de lacubierta y obras complementarias en laDelegación Departamental del Cauca…”.La RNECexpidió el CDP N° 3244 del 2 de diciembre de2008 por $251,3 millones para garantizar laapropiación de recursos para la mencionadacontratación. Se canceló un anticipo por $124,5millones y sin terminar la ejecución del contrato nihaberlo liquidado, se hizo uso de los recursos resta

Lo anterior, porincumplimiento normativo por partede la Entidadcontratante,

Afectando elprincipio detransparencia, selección objetivade la contrataciónpública y el principiode responsabilidade incumplimientodelos fines estatales.

Continuar dandocumplimiento a lanormatividad vigente tantoen materia contractual comopresupuestal.Dejar enoptimas condiciones elCentro de Acopio.

Mejorar instalaciones parael desarrollo del procesomisional

Adecuaciones centro deAcopio Centro de acopio 1 01/02/2011 31/12/2011

48

10 1405004

Incumplimiento del objeto Contractual, Estabilidadde Obra. Arts. 3, 4, 25 Ley 80 de 1993. Contrato439 de 2008, cuadros de obra ejecutada del actade liquidacióndel 7 de octubre de 2010. Art. 3 Ley610 de 2000. En inspección física realizada el 2de noviembre de 2010 a la obra ejecutada en elContrato 439 de 2008 se observó que el ítem3.2.2 Piso Madera incluido en el Capítulo 3. OtrasObras Edificación Existente Complementarias porvalor total de $12,6 millones -ejecutado en lasegunda planta de la sede de la Registraduría Civien Popayán- presenta deflectación en diferentessectores, esto es, ondulaciones causadas porerrores en el proceso constructivo al no dejardilataciones en la superficie instalada delmencionado piso de madera laminada, conformese demuestra en el registro fotográfico. Además,no se aportó evidencia de haber hecho efectiva lapóliza de estabilidad.- Lo anterior debido adeficiencias en la supervisión de la ejecución delcontrato, lo que conlleva a que la segunda plantade la sede no se esté utilizandoen espera de quese adopte una medida que garantice la calidad y es

Lo anterior debido adeficiencias en lasupervisión de laejecución delcontrato,

Lo que conlleva aque la segundaplanta de la sede nose esté utilizando enespera de que seadopte una medidaque garantice lacalidad y estabilidadde la obra y por lotanto generahacinamiento porlos puestos detrabajo desplazadoshacia otras áreas.

Requerir al contratista paraque explique, cumpla yaclare las falenciaspresentadas en estecontrato

Cumplimiento al contrato439 de 2.008 evitandoaccciones administrativas

Mejoramiento de la imageninstitucionalen la sede de laDelegacion Departamentaly Registraduria Especial dePopayan.

Requerimiento 1 2011/01/01 2011/01/31

4


11 1701006

DONACIÒN TERRENOS PARA SEDES.-Artículo209 de la Constitución Política. Artículo 8 Ley 42de 1993. Artículo 61 Decreto 2241 de 1986;articulo 26 de ley 80 de 1993, ord. 4º .A la RNECle fueron donados por parte de los municipios deBuenos Aires, Sotará, Totoró y Almaguer entre1988 al 2000, cuatro (4) lotes para construcciónde sedes propias. Sin embargo, la RNEC dejóvencer los términos de la condición resolutoria alno apropiar oportunamente los recursos para suconstrucción y ordenó su restitución inmediata ,pese a que la norma electoral obliga a atender concargo a los recursos del Fondo Rotatorio losgastos relacionados con construccióny compra deedificaciones que requiera la organizaciónelectoral. Lo anterior, evidencia debilidades en laadministración de bienes y recursos e ineficienciapara la apropiación oportuna de los recursospúblicos, afectando el principio de economía quedebe orientar la gestión pública y ocasionando

Lo anterior,evidencia debilidades en laadministración debienes y recursos eineficiencia para laapropiación oportunade los recursospúblicos,

Afectando elprincipio deeconomía que debeorientar la gestiónpública yocasionando cuantiosos gastosadministrativos quehubiesen podido serevitados

Oficiar a la Administracincentral para que se solicitela apropiacion presupuestalal Ministerio de Haciendapara la construcccion de lassedes en los lotes donados.

tener claridad respecto alos bienes donados a laEntidad.

Contar con sedes propiasen los municipios lotes legalizados 100 2011/02/01 2011/06/30

21

12 1802001

Instalaciones Locativas.- Arts. 1° y 53 de laConstitución Nacional.Arts. 80, 84, 92, 110, 111 yc.c. Ley 9 de 1979 y Arts. 3 y c.c. del Decreto614 de 1984. En las Registradurías Municipalesde Santander de Quilichao, Caloto, Mercaderes yBolívar y en la Registraduría Especial dePopayán, la Contraloría General de la Repúblicaevidenció el mal estado de las instalacioneslocativas, las cuales presentan, entre otrassituaciones, alto grado de humedad, paredesdeterioradas, falta de ventilación, instalacioneseléctricas y telefónicas expuestas y en malestado, carencia de espacios que garanticen laconservación y organización de los documentos yarchivos, estanterías y archivadores en malestado o improvisados, equipos de cómputo ymobiliario obsoletos que permanecen expuestos,inadecuada distribución de los puestos de trabajoy hacinamiento de los funcionarios, carencia delservicio de aseo y de condiciones de higienebásicas. En el registro fotográfico que evidencia lacrítica situación de las instalaciones locativas

Lo anterior,generado por faltade gestiónadministrativa ypresupuestal enprocura de mejorarlas condiciones delas instalaciones delos municipios dondeopera la RNEC, asícomo elincumplimiento delas obligacionesbásicas en materiade saludocupacional, especialmente lorelacionado con laprevención riesgosprofesionales

afectan de maneragrave y directa lacalidad en laprestación delservicio a laciudadanía y poneen riesgo la salud,la vida y el trabajoen condicionesdignas de losservidores ycontratistas quepermanecen endichas instalaciones

Soliictar a la GerenciaAdministrativa y Financierade la R.N.E.C., para quesitue los recursosnecesarios para elmejoramiento requrido ennuestras sedes propias(Popayan, Bolívar,Santander y Timbiquí).Requerir a los contratistasde inmuebles arrenados,para que los mejoramientosrespectivos, sopena delcambio de sedes

Mejoramiento locativo de lassedes

Mantener las sedes con unamejor disposición para laatención al usuario y mejorcalidad de vida laboral paranuestros empleados

Solicitud 1 2011/02/01 2011/06/30

21

13 1701006

Seguridad y Servicio de Vigilancia Art. 43 Decreto1010 de 2000. N° 7.5.5 NTCGP1000:2009. Ley 9de 1979. Decreto 1295 de 1994. Resolución 2400de 1979. Resolución 1016 de 1989 A excepciónde las sedes de Delegación del Cauca, laRegistraduría Especial de Popayán y la Municipalde Santander de Quilichao, las restantes 39 sedesde la RNEC en el Cauca no cuentan con Sistemade Seguridad personal ni técnico Adicionalmente,no poseen sistemas adecuados ni herramientasque permitan garantizar la seguridad de laspersonas, edificaciones, cédulas y demásdocumentos de la ciudadanía.En lasRegistradurías Municipales de Santander deQuilichao, Bolívar, Caloto y Mercaderes seevidenció que las puertas que dan al exterior y losaccesos internos no poseen sistemas deseguridad ni alarmas, las puertas y cerraduras seencuentran deterioradas y algunos espacios nocuentan con ellas. Las ventanas por su estado dedeterioro ponen en riesgo la seguridad de lasinstalaciones. Estas situaciones obedecen a laausencia de mecanismos de control quegaranticen un sistema de seguridad personal y téc

la ausencia demecanismos decontrol quegaranticen unsistema deseguridad personal ytécnico, deficienciasoriginadas en la faltaadecuación de lasinstalaciones locativas en lo quese refiere a laseguridad, vigilancia,así como para laadquisición deelementos mueblesnecesarios para laadecuada guarda ycustodia del materialque maneja la RNEC

Lo anterior genera,un alto riesgo parael personal de laentidad, sus bienesy equipos, así comotambién riesgo depérdida y/ oalteración decédulas, tarjetasalfabéticas, registros civiles ydemás documentación.

Oficiar a la Administracióncentral, para que situe losrecursos necesarios para lacontratación de vigilanciaensedes propias ycontratadas, así copmo laadquisiciónde muebles paraguarda de material de laInstitución y en su defectose celebre un convenio decolaboración interintitucionalcon la Policía Nacional,paraque nos preste ese servicio

Garantizar la seguridad delos bienes y documentosinstitucionales

Mantener nuestras sedesvigiladas y documentosguardados para su custodia

oficio 1 2011/02/01 2011/03/31

8

Memorandos

1 2011/02/01 2011/03/31

8

Tener un archivo seguro ycopias de seguridad detodos los tramitesrealizados a fin deresponder oportunamente

Sistemas de Información Proceso de Cedulación.Párrafo 2 numeral 4.2.4. Artículo 6.3NTCGP1000:2009. Principios de seguridad en lainformación.- Analizados los sistemas deinformación para el proceso de cedulación seencontraron las siguientes debilidades: En ladelegación de la Registraduría del Estado Civil delDepartamento del Cauca así como en las sedesde las Registradurías Municipales visitadas seevidenció que no existen copias de seguridadactualizadas de la información para el proceso deduplicados y renovaciones de cédulas Además

Implementar losmecanismos necesariospara que se realicen lascopias de seguridad ycustodia de estas, ademásque se tenga el servidor

Evitar eventuales pérdida dedocumentos e informaciónde los archivos de lasregistradurias del

lo que generariesgos de pérdidade la información óla indebidautilización de ésta,inoportunidad en laremisión deinformación al ANI y

Esta deficienciaobedece a la faltade lineamientosespecíficos en losmecanismos decontrol interno paralos procesos deinformación encuanto a lageneración ycustodia de copias

14 1702100 Página 42 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL RNEC VARIAS VIGENCIAS

Solicitud 1 2011/02/01 2011/03/31

8

Sacar de inventario los bienes muebles y equipos de oficina inservibles. Solicitar a oficinas centrales su reposición.

Dar de baja todos losbienes muebles y equiposde oficina inservibles con elfin de que se actualice elinventario.

Resoluciòn de bajade los elementos 1 2011/02/01 2011/07/31

26

Sacar de inventario los bienes muebles y equipos de oficina inservibles. Solicitar a oficinas centrales su reposición.

Reportar al AlmacenCentral para Descargar los bienes dadosde baja del inventario.

Inventario actualizado 1 2011/02/01 2011/07/31

26

Dotar de nuevos equipos ymuebles a las oficinas de laDelegaciòn.

Solicitar a oficinas centralesla dotaciòn equipos ymuebles nuestras oficinas

Memorando

1 2011/02/01 2011/07/31

26

Dotar de nuevos equipos ymuebles a las oficinas de la

Solicitar a oficinas centralesla dotaciòn equipos ymuebles nuestras oficinas

Memorando

1 01/02/2011 31/07/201126

16 1905001

Archivo y Gestión Documental.-Ley 594 de 2000.Acuerdos 048, 049 del 2000 y 042 del 2002 AGN.Instructivo I-GAF-GD-002 RNEC. Pese a laexistencia de tablas de retención documentaladoptadas por la RNEC, en el Punto de ControlDelegación del Cauca persisten las siguientesdebilidades: Inaplicabilidad de las tablas deretención documental. Las unidades deconservación se encuentran en mal estado y noson reemplazadas paulatinamente. Se encuentranelementos diferentes a los archivadores y mueblesnecesarios para el archivo, lo que puede generarriesgo de daño o pérdida de la información. Lainformación en general no se encuentra foliada yse evidenció gran parte de ella desordenada. Lossoportes de los procesos misionalesde la entidad,como los del registro civil, en algunos casos estándesorganizados, mal identificados y/o malarchivados. Lo anterior como consecuencia de lafalta de implementación de controles efectivos einobservancia de las normas, lo que puedegenerar deterioro y pérdida de los documentos,demora en la entrega de la información a los distin

falta deimplementación decontroles efectivos einobservancia de lasnormas

lo que puedegenerar deterioro ypérdida de losdocumentos, demora en laentrega de lainformación a losdistintos usuario

Oficiar a la DirecciónAdministrativa y Financierapara la asignación derecursos para laimplementación logistica delArchivo. Oficiar a laGerencia del TalentoHumano, para capacitacióne implementación delarchivo.

Tener un archivo eficaz yeficiente

Evaluar las falencias.Adecuar el archivo Generaly Capacitar a losfuncionario(s) encargado desu manejo.

Oficios 2 2011/02/01 2011/12/31

48

1 1904001

Los indicadores de eficacia presentados por laRNEC-Delegación Quindío en el informe deejecución del Plan de Acción Operativo del primersemestre de 2010, no obedecen a las formulasespecificadas en las hojas de vida de losindicadores, como el caso de indicador F-PDE-DM-007 Actualización del sistema de información deIdentificación para CC del macroprocesoIdentificación, donde la formula del indicadorestablece el No. actualizaciones realizadas paraCédula de Ciudadanía en el Sistema de

Indicadores deeficacia presentadosno se encuentranacorde con lasformulas especificasen las hojas de vidade los indicadores

Esta situación nopermite realizar unaevaluacióncompletade la gestión de laRNEC DelegaciónQuindío por partede la ContraloríaGeneral de laRepública

Estructurar el plan de acciónoperativo estableciendo lasactividades y losindicadores que permitanmedir la gestión en lasDelegaciones Departamentales y a su vez,esto contribuya a losobjetivos de los procesos

Medir la gestión de lasDelegaciones Departamentales a travésde indicadores de gestión

Basado en la informacionconsolidada en el sistemaSIGES, se medirá a travesde la aplicación deindicadores, los resultadosobtenidos en la ejecucionde las metas programadasy concertadas con el nivelcentral

Documento 4 2011/02/01 2012/01/31

52

en caso de ser requeridoevitando demoras en lostrámites

lo que ocasionasobrestimación delos activos

duplicados y renovaciones de cédulas. Además,se constató que las copias de seguridad seencuentran ubicadas sin ninguna protección nirestricción a personal no autorizado. Se evidencióque los equipos servidores carecen de proteccióny restricción de acceso a personal no autorizado.La Registraduría Nacional asignó módems(Servicio de Internet Móvil) y un módemInalámbrico con el fin de que ocho (8) municipiosdel Departamento del Cauca pudieran acceder a

1602002

que se tenga el servidor,archivo alfabetico ydecadactilar con accesorestringido.

registradurias delDepartamento del Caucademora en la

expedición de lanuevas cédulas yrenovaciones afectando a laciudadanía.

15

custodia de copiasde seguridad yprotección de losequipos servidores,así como también endeficiencias en lossistemas deinformación con elNivel Central,

Citar al comité de peritaje afin de que se evalúen losbienes inservibles y se dende baja. Solicitar los recursosnecesarios para lareposición de los muebles yequipos de oficina.Descargar los bienes dadosde baja de inventarios.

DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DE QUINDÍO

estos valoresincluidos en elbalance desfiguranlos estadoscontables de laentidad

Inventarios y Bajas de bienes.-Plan General deContabilidad, Título II Numeral 9.1.1.4 -163.Inventarios Art. 2° de la Resolución 357 de2008 de la Contaduría General de la Nación-Procedimientos de Control Interno ContableProcedimiento para la Implementación yEvaluacióndel Control Interno Contable Capitulo 4.Actividades Mínimas A Desarrollar. En contravíadel Plan General de Contabilidad y del Sistema deControl Interno contable, el Punto de Control norealizó periódicamente la toma física deinventarios y conciliación de saldos con losregistros contables, pues en la Delegación delDepartamento del Cauca RNEC se encontró queel último inventario físico se efectuó el 31 dediciembre de 2008. Adicionalmente, en lasRegistradurías Municipales de Santander deQuilichao, Caloto, Bolívar y Mercaderes y laRegistraduría Especial de Popayán seencontraron bienes inservibles u obsoletos que nohan sido dados de baja, los cuales ascienden a$57.4 millones según registros contables, sin quehayan sido enviados a cuentas de orden. Loanterior, por debilidades de control interno, ocasion


Proyectar una circular acerca de la obligatoriedadde adoptar estrategiasunificadas de informaciónde conformidad con lapolítica de informaciónadoptada por la Entidad enla Resolución 2197 de 2009

Circular 1 2011/01/01 2011/01/31

4

Informe de seguimientobimensual del cumplimientooportuno del reporte de lainformación estadística porparte de los Registradores

Informe 6 2011/03/01 2012/01/31

48

Elaboración de un sistemade información que permitael cruce eficiente delmaterial decadactilarasignado a cada municipio,su utilización y respectivossaldos

Sistema de Información

automatizado1 2010/12/01 2011/01/31

9

Informe mensual deutilización del materialdecadactilar por parte decada RegistraduriaMunicipal

Informe 11 2011/01/01 2011/12/31

52

elaboración de uncronograma demantenimiento

Cronograma 1 2010/12/01 2010/12/10

1

Ejecución del cronogramade mantenimiento

Documento soporte de visitas y mantenimiento

12 2010/12/06 2011/02/28

12

5 1602002

En la Registraduria Nacional del Estado CivilDelegación Quindío aparecen relacionados en losinventarios, muebles y enseres, equipo de oficina yequipo de computación que se encuentrancatalogados como inservibles, a la fecha no se lesha dado de baja, disminuyendo el espacio físicodisponible; contraviniendo lo establecido encapítulos I, II artículo 3 numeral 3.1.2,III artículo4,5,6 y 7, IV, V y VI artículos 16 y 18 de laResolucióninterna No. 402 de 2010, por la cual seestablecen los procedimientos para la enajenaciónde bienes muebles, se actualiza la conformacióndel comité de peritaje para la baja de bienesmuebles en la RNEC.

Inaplicabilidad de laResolución No. 402de 2010 por mediode la cual seestablecen losprocedimientos parala enajenación debienes muebles depropiedad del FondoRotatorio de laRegistraduria Nacional del EstadoCivil, se actualiza laconformación delcomité de peritajepara la baja de

La situaciónexpuesta genera unespacio físicodisminuido por losarrumes de bienesmuebles inserviblesy genera riesgo deenfermedades enlos funcionarios porla cantidad de polvoque acumulenafectando subienestar.

Realizar en Proceso de Bajade Bienes en la Delegacióndel Quindio

Depuración del inventario yeliminar inservibles queocupan espacio físicoimportante.

Elaborar acto administrativode baja de bienes, deacuerdo con la resolución402 de 2010

Resolución 1 2011/01/01 2011/02/28

8

La situaciónexpuesta pone enriesgo lainformación almacenada en losequipos informáticos.

Conseguir la actualizaciónde los antivirus que operanen los equipos de PMT II yrealizar el proceso devacunación de virusinformáticos en los mismos

Desarrollar el mantenimientode los equipos PMT II enlas DelegacionesDepartamentales donde seincluya la actualización delos antivirus y así contribuircon la protección de lainformación almacenada endichos equipos

Genera incertidumbre en lainformación consolidada de laDelegación yaumenta el riesgode permitir posiblesadulteraciones enlos documentos deidentificación paracometer actoscontra la seguridadnacional.

La anterior situaciónse presenta debidoa que el antivirus nologra conectarse alos servidores deactualización de virusen el momento en elque intenta realizardicha operación.

3

La Resolución 2534 del 31 de mayo de 2007establece el manual de procesos y procedimientospara la atención de solicitudes y expedición decédulas por parte de las RegistraduriasEspeciales y Municipales indicandoen sus apartesel paso que se debe seguir si se daña la tarjetadecadactilar por inconsistencias en los datos delciudadano. Verificados los controles realizados porla Delegación Quindío a las tarjetas decadactilaresanuladas por la Registraduria Especial deArmenia, las Registradurias Municipales deCalarcá, Circasia, Montenegro, Quimbaya y LaTebaida, se pudo constatar que ésta no supervisacorrectamente los seriales reportados, como en elcaso de Armenia que la Delegación reporta 149tarjetas anuladas mientras que en revisiónrealizada a la base de datos del Centro de Acopiode las solicitudes de cédulas y tarjetas deidentidad faltan 304 seriales de estas tarjetasdecadactilares; en Calarcá 33 mientras que la

1905001 1903007

1101100

Evitar perdida de tarjetasdecadactilares y su posibleutilización en hechosfraudulentos

Consolidar información quesustentados en suveracidad, garantice unaacertada toma dedecisiones y rendición decuentas a la ciudadanía

Elaborar informesestadísticos de producción,con información veraz yoportuna.

Garantizar un controlefectivo de la tenencia yutilización de cada una delas tarjetas decadactilaresque han sido confiadas a losmunicipios

2

2202002

La entidad cuenta con antivirus pero el softwarese encuentra desactualizado en los equipos dePMTII y no posee bases de datos de definicióndevirus al día poniendo en peligro la información queallí se almacena, incumpliendolo establecido en elartículo 2 de la Ley 87 de 1993, especialmente enlos literales a) y e). La anterior situación sepresenta debido a que el antivirus no lograconectarse a los servidores de actualización devirus en el momento en el que intenta realizardicha operación.

4

Información sobreproducción dedocumentos deidentificación, reportada demanera inconsistente

Emisión deinformación noconfiable para losusuarios externos

Falta de controlsobre los registrosefectuados por elcentro de Acopio dela DelegaciónQuindío, y en elreporte de seriales De las tarjetasdecadactilares

La Resolución 2197 del 16 de abril de 2009 por lacual la Registraduria Nacional del Estado Civiladopta la política de información y comunicaciónpública en su articulo 1° establece el compromisode proporcionar información objetiva, relevante,verificable y pertinente, sin embargo, laDelegación Departamental del Quindío en elinforme de ejecución del Plan de Acción Operativodel primer semestre de 2010 muestra datos queno son concordantes con los informes deactividades presentados por las RegistraduriasMunicipales de Armenia, Calarcá, Circasia,Montenegro, Quimbaya y Salento. Situación quedenota carencia de criterios unificados para el


Aplicar la circular 069/2010,Resolución 402/2010 FRRY 8149 /2010 RNEC, con elpropósito de levantar elinventario físico de bienes a31 de diciembre (cierrefiscal), registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas) para laindividualización deinventarios de todos losfuncionarios de la Entidad,en delegacionesdepartamentales y Oficinascentrales.

bienes reportados (inventario físico) /

bienes actualizados en

sistema LEADER

100 2010/11/01 2010/11/30

4

Aplicar la circular 069/2010,Resolución 402/2010 FRRY 8149 /2010 RNEC, con elpropósito de levantar elinventario físico de bienes a31 de diciembre (cierrefiscal), registrando lasnovedades reportadas en elsistema LEADER (ingresos,traslados, bajas) para laindividualización deinventarios de todos losfuncionarios de la Entidad,en delegacionesdepartamentales y Oficinascentrales.

bienes reportados por novedades /


sistema LEADER

100 2010/12/01 2011/01/10

6Realizar en Coordinacióncon el grupo de contabilidadla conciliación entre lossaldos contables y elinventario físico de bienesen oficinas centrales ydelegaciones departamentales.

Saldo Inventarios / Saldo Contabilidad 100 2011/01/01 2011/01/30

4

7 1604100

Verificados los títulos de bienes inmuebles dondefuncionan las Registradurias Municipales seestableció que las oficinas de Salento yQuimbaya, funcionan dentro de las instalacionesfísicas de las alcaldías de cada uno de estosMunicipios, constatando que no existe documentoque formalice el uso de algunas instalaciones porparte de la RNEC pudiéndose generar inseguridadjurídica. Contraviniendolos artículos 39 y 41 de laLey 80 de 1993.

Inaplicabilidad de losartículos 39 y 41 dela ley 80 de 1993.

Riesgo deoriginarse gastospor concepto dearrendamiento, porno existir por escrito el acuerdo devoluntades.

Gestionar la legalización delos contratos de comodatode la Registradurias deQuimbaya y Salento

Conseguir la certeza jurídicadel uso de los inmueblesdonde funcionan lasRegistradurias de Quimbayay Salento

Gestionar la legalización delos contratos de comodatocon las administracionesmunicipales de Salento yQuimbaya

Oficios 2 2010/10/01 2010/11/30

9

8 1302001

En la Registraduria Nacional del Estado CivilDelegación Quindío, se evidencia falta desupervisión de los grupos en la organizaciónadministrativa desconcentrada tales como: falta decoordinación para el desempeño de funciones delasistencial encargado del aseo y cafetería en lasinstalaciones locativas de la Registraduria Especiade Armenia, ausencia de instrucciones quepermitan el uso racional de la energía eléctrica enla Delegación; de acuerdo a lo establecido en eltítulo I, artículo 5, subtitulo III, numeral 10 literalesa), b) Y 14) de la Resolución Interna 8479 defecha 12 de diciembre de 2008 y la Circular 2 de2008 del Departamento Administrativa de laPresidencia de la República Departamento de laFunción Pública. (Párrafo cuarto)

Inaplicabilidad delartículo 4, literales ay b de la Resolución8479 de diciembre12 de 2008.

La situaciónexpuesta generainoperancia en elejercicio de ladirección administrativa de laentidad en el niveldesconcentrado.

Establecer acciones desupervisión en las diferentesactividades que sedesarrollan dentro de lasactividades misionales y deapoyo

Garantizar el oportunoejercicio de las funcionesasignadas en cumplimientode los objetivosinstitucionales

Solicitar a losRegistradores Especialesde Armenia, informesperiódicos de lasactividades de controlejecutadas dentro de sudespacho y en especial,aquellas relacionadas conquien desempeña la funciónde auxiliar de serviciosgenerales

Informe 4 2011/01/01 2011/12/31

52

Aplicar la normatividad parael levantamiento yactualización de inventarios

Actualizar el inventario debienes propiedad de laentidad, individualizándolosen sus respectivostenedores

6 1601003

En el inventario de activos por localizaciónoriginado por el nivel central aparecen bienesmuebles a cargo de ex funcionarios de laDelegación Quindío, lo que indica que losinventarios individualescargados a los funcionariosde esta Delegación no se encuentranactualizados,lo que genera riesgo de pérdida de los bienes yevidencia falta de control sobre los mismos.Contraviniendolo establecido en el artículo 2 literale) de la ley 87 de 1993.

La situaciónexpuesta generariesgo de pérdidade los bienes yevidencia falta decontrol sobre losmismos.

Incumplimiento delas funciones delalmacenista deacuerdo al artículoquinto de laResolución No. 066de junio de 2008. Yde los DelegadosDepartamentales deacuerdo a laResolución No. 8479de 12 de diciembrede 2008.


9 1905001

En las Registradurias Municipales de Salento,Circasia, Quimbaya, Montenegro y Calarcá, seevidenció que las carpetas que contienen losdocumentos de las diferentes áreas, no seencuentran foliadas, no contienen tablas deretención documental, lo que indica que el archivode gestión documental no se encuentra al día, deacuerdo a los parámetros establecidos en la ley594 de 2000 por medio de la cual se dicta la leygeneral de archivos (Artículos 11, 12 y 26).Situación que no garantiza un control efectivosobre los registros que maneja la Entidad en susdiferentes procesos.

Inaplicabilidad de laLey General deArchivo 594 de2000.

Situación que nogarantiza un controlefectivo sobre losregistros quemaneja la Entidaden sus diferentesprocesos.

Dar aplicación a la leygeneral de archivo y tablasde retención documental dela RNEC

Garantizar un registrooportuno y eficiente de lainformación ydocumentación generadacomo producto de la gestiónde la RNEC

Exigir mediante circular, laaplicación a la ley generalde archivos y tablas deretención documentaladoptadas medianteresolución 2252 de 2009,estableciendo un tiempoprudencial para suimplementación definitiva.

Circular 1 2011/01/01 2011/01/31

4

10 1603002

Una vez realizada la visita a las RegistraduriasMunicipales, se evidenció que a las instalacioneslocativas no se les ha realizado mantenimiento,enespecial la Registraduria Municipal de Calarcásiendo propiedad de la entidad auditada, seencuentra en un alto grado de deterioro, poseehumedades, goteras, cielo raso en maderadañado, piso dañado, revoque de una parte de laplancha en el primer piso caído y otra pordesprenderse. Lo que genera riesgo físico contralos funcionarios y equipo de cómputo.Contraviniendo lo establecido en el objetivoestratégico No. 4 correspondiente al planestratégico 2010-2011, el cual tiene como ejeestratégico 5. el mejoramiento de lainfraestructura en todos los órdenes.

Incumplimiento del4.objetivo estratégico, enmarcado en el ejeestratégico 5.Mejoramiento de lainfraestructura entodos los órdenes.

Riesgo físico contralos funcionarios yequipo de computode la RegistraduriaMunicipal deCalarcá.

Ejecutar los contratos deobra y mantenimiento en laedificación donde funcionala Registraduria municipalde Calarca Quindio

Garantizar una adecuadaconservación de lasinstalaciones físicas de laedificación donde funcionala Registraduria municipalde Calarca

Realizar el mantenimientofísico de la edificacióndonde funciona laRegistraduria municipal deCalarca Quindio

Contrato 2 2010/09/01 2010/12/31

17


Confrontar físicamente loselementos recibidos biensea en calidad decomodato o donación, conla información contenida enlas actas de entrega ofacturas

Certificado 6 2010/11/01 2011/02/15

15Aplicar la circular 069/2010,con el propósito de levantarel inventario físico debienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), registrandolas novedades reportadasen el sistema LEADER(ingresos, traslados, bajas)para la individualizacióndeinventarios de todos losfuncionarios de la Entidad,

bienes reportados (inventario físico) /


sistema LEADER

100 2010/11/01 2010/11/30

4Aplicar la circular 069/2010,con el propósito de levantarel inventario físico debienes a 31 de diciembre(cierre fiscal), registrandolas novedades reportadasen el sistema LEADER(ingresos, traslados, bajas)para la individualización de

bienes reportados POR

NOVEDADES / bienes

actualizados en sistema LEADER

100 2010/12/01 2011/01/10

6Realizar en Coordinacióncon el grupo de contabilidadla conciliación entre lossaldos contables y elinventario físico de bienesen oficinas centrales y

SALDO INVENTARIOS /

SALDO CONTABILIDAD

100 2011/01/01 2011/01/30

4

Prohibir a los Registradoresmunicipales, el préstamo delos tomos de Registro Civila los ciudadanos

Circular 1 2011/01/15 2011/01/31

2

Dotar de una fotocopiadoraa la Registraduria Municipalde Calarca

Acta 1 2010/11/01 2010/11/30

4

Realizar el diagnostico delestado de los Centros deComputo de lasDelegaciones de Antioquia,Atlantico, Santander yValle.

Documento de diagnóstico 4 2011/02/01 2011/05/04

13

Realizar las adecuacionesrequeridas acorde con losdiagnósticos realizados enlos departamentos deAntioquia, Atlántico,Santander y Valle

Adecuaciones realizadas 4 2011/05/01 2011/08/30

17

2 2202002

Se evidenció que el centro de Cómputo Principalno cumple con las normas de seguridad física yambiental estándar, toda vez que dentro de éstese encuentran ubicadas otras oficinas en dondelaboran funcionarios con elementos inflamablescomo papel, cajas de cartón y escritorios demadera; tampoco posee aire acondicionadofocalizado y existen servidores con su respectivocableado ubicados en el piso. Igualmente, en lasDelegaciones Departamentales de Antioquia,Valle, Santander y Atlántico se observaron lasmismas circunstancias

Se incumple elartículo 2, literal f)de la Ley 87 de1993.

Situación quedenota debilidadesen la seguridadfísica de los centrosde cómputo de laEntidad, estoconlleva un altoriesgo a la eventualocurrencia de unincendio y por endela pérdida de bienesmateriales y de

Verificar las condicionesfísicas de los centros decomputo para queposteriormente se realice lasolicitud de presupuesto ycontratación de lorequerido.Para las Delegaciones deAntioquia, Atlántico,Santander y Valle, estehallazgo se subsana con lasmetas planteadas en el

Dar cumplimientoal artículo2, literal f) de la Ley 87 de1993, mejorando lascondiciones de seguridad delos centros de computopara evitar futurosinconvenientes.

Solicitar los recursos paraejecutar las adecuacionesdel centro de cómputo delquinto piso en la sede CAN en el año 2012, acorde conel diagnóstico realizado

Solicitud de recursos 1 2011/03/01 2011/04/30

9

En la Registraduria Especial de Armenia y lasRegistradurias Municipales de Calarcá, Circasia yMontenegro, no se han legalizado los elementosrecibidos en calidad de donación en el procesoelectoral ante el nivel central para ser incluidos enel inventario físico de la Registraduria, lo querepresenta riesgo de pérdida y denota falta decontrol sobre los mismos. Incumpliendo loestablecido en el artículo 2 literal a) de la ley 87de 1993.

Evitar el préstamo de lostomos contentivos de losRegistros Civiles, a losciudadanos

Riesgo de pérdidade los tomos quecontienen losregistros de losdocumentos deidentificación de losciudadanos.

Aplicar la normatividad parael levantamiento yactualización de inventariode bienes donados

Se realizarán losdiagnósticos correspondientes para lasdelegaciones de Antioquia,Atlántico, Santander y Valle,con el objetivo de seratendidos losrequerimientos presentadosen dichos diagnósticos.

Por lo tanto seincumple el artículo2, literal a) y f) de laLey 87 de 1993 y elartículo 4 de laResolución 3257 deagosto 5 de 2005.

Esta situaciónpuede ocasionar uncorto eléctrico y porende consecuenciasgraves deseguridad tanto enla sede como en losCentros deCómputo, lo queimplica pérdida deactivos representados enHardware y/o enSoftware, al igualque la informaciónsensible de la

Incrementa elriesgo de pérdidade los elementos y Por ende falta decontrol sobre losmismos

A la fecha no se hanlegalizados loselementos recibidoscomo donación delas alcaldíasmunicipales.

GESTIÓN TECNOLOGICA DE LA INFORMACIÓN

Dar cumplimiento a lasnecesidades presentadasen los centros de computocon el fin de mejorar lascondiciones físicas de losmismos dando cumplimientoal art. 2 literal f de la ley 87de 1993, y el articulo 4 dela Resolución 3257 deagosto 5 de 2005.

2202002

Evitar la perdida deinformación de RegistroCivil, básica para laidentificación de losciudadanos

Actualizar el inventario debienes propiedad de laentidad, individualizándolosen sus respectivostenedores

AUDITORIA ESPECIAL - I SEMESTRE DE 2010

Se observó que los patch-cord que van del patchpanel al Switch de los centros de cómputo, noestán debidamente marquillados y ajustadosdentro de los organizadores del rack presentandogran cantidad de cableado a la vista como seaprecia en las Delegaciones Departamentales deAntioquia, Atlántico, Santander y Valle. Es el casoque en la Delegación Departamental del Valle,parte del cableado eléctrico esta a la vista, sin elcumplimiento de normas sobre ubicación yseguridad dentro del centro de cómputo.

12 1603003

En la Registraduria Municipa de Calarcá, se estáprestando la documentación original, la cual seutiliza fuera de las dependencias de la RNEC parafotocopiado en razón a que no se cuenta con unmecanismo de reproducción o fotocopiado quepermita facilitar el registro a los ciudadanos conlos riesgos de pérdida, adulteración y los que segeneran respecto a confidencialidad de lainformación. Incumpliendo lo establecido en elliteral c) del artículo 2 de la ley 87 de 1993,numeral 22 de la Resolución Interna 8479 de 2008y el numeral 3.3 en lo relacionado con gestiónadministrativa dentro del plan estratégico 2010-

1

A la RegistraduriaMunicipal de Calarcáno se le hasuministrado unafotocopiadora paraagilizar el trámite delos documentos deregistro civil de losciudadanos.

11 1602003


Cronograma deactualización de Base deDatos de Booking para losdepartamentos deSantander y Valle medianteel contrato 258 de 2010

Cronograma 1 2011/01/01 2011/03/16

11

Seguimiento delcronograma deactualización de las basesde datos de Booking de losdepartamentos Valle ySantander

Seguimiento realizado 100 01/03/2011 30/07/2011

22

Realizar las actualizacionesde las bases de datos delas booking en lasDelegaciones de Valle ySantander

Formato de Segumiento diligenciado

5 01/04/2011 30/08/2011

22

4 2202002

El cliente de antivirus local en los equipos dePMTII se encuentra desactualizado desdenoviembre 2009.

Incumpliendo elartículo 2, literal a)de la Ley 87 de1993 y el literal 2 delartículo 2 de laResolución 3257 deagosto de 2005.

Situación queevidencia debilidades en lagestión administrativa de laconsola antivirus anivel central. Por lotanto frente a unataque de virus ode denegación deservicio, la Entidadse expone a la

La RNEC con el fin decontar con un sistema deIdentificación (menores -Registro Civil SIRC ymayores - Cedulación)seguro confiable yactualizado convulnerabilidad a cero eninfraestructura computacional física ylógica, suscribió el contrato258 de 2010 para efectuar

Contar con un sistema deIdentificación (menores -Registro Civil SIRC ymayores - Cedulación)seguro confiable yactualizado convulnerabilidad a cero eninfraestructura computacional física ylógica

Actualización de losantivirus en los equiposPMT II a través del contrato 258 de 2010

Actualizaciones realizadas de

antivirus100 2010/09/17 2011/03/16

26

Oficialización del sistemade gestión de seguridad deinformación donde seencuentren las buenaspracticas en el uso de lasherramientas tecnológicas

Documento de sistema de gestión de seguridad de la

información

1 2011/03/01 2011/06/30

17

Informe de seguimiento decambio de Password en elaplicativo PMT II

Informe de seguimiento mensual del

historial de cambio de Password en el aplicativo PMT II por parte de los

formadores departamentales

10 2011/03/01 2011/12/30

43

6 2202003

Los equipos de cómputo no reciben mantenimientopreventivo desde noviembre de 2009, lo cualpuede conllevar a un deterioro físico acelerado,además, dentro de los Racks de comunicaciónseobservó polvo y desaseo, en las DelegadasDepartamentales y Municipales visitadas.

Por lo tanto, seincumple el artículo2, literal a) de la Ley87 de 1993.

Situación quedenota debilidadesen el PlanEstratégico desistemas deinformación, porcuanto los equipospueden presentarfallas por daño enpiezas por desgaste natural y que puedeafectar el procesonormal en las

Efectuar los mantenimientosy reposiciones que seannecesarios paracontrarrestar el deterioro delos equipos de computo ycomunicaciones y a su vezno generar obsolescenciatecnológica.

Atender en el transcurso deeste periodo el 100% de lassolicitudes requeridas, paraque de esta forma laentidad cuente con equiposóptimos para elcumplimiento de susactividades misionales.

Realizar el mantenimientopreventivo y correctivo delos equipos PMT II através del contrato 258 de2010

Mantenimiento preventivo y correctivo

realizado a través del seguimiento al

cronograma

100 2010/09/17 2011/03/16

26

Dar cumplimiento al artículo2, literal e) de la Ley 87 de1993, donde se verifique laactualización de las basesde datos de Booking de lasRegistradurías Municipalesde Valle y Santander,Cumpliendo con elprocedimiento establecido.

Verificar la actualización delas bases de datos deBooking de lasRegistradurías Municipalesde Valle y Santander.Las actualizaciones son deacuerdo a lo establecidopara este fin mediante laCircular No. 121 de 2009,presentando el Formato deSegumiento señalado en lacomunicación RDRCI-DNI-092, para su respectivosegumiento por parte de laDirección Nacional deIdentificación - CoordinaciónRecepción de Material

Seguimiento de las políticasde seguridad, ligada a laadministración del recursohumano, de red y de acceso a la información.

Esta situacióndenota debilidadesen la formulación delas políticas deseguridad, ligada ala administración delrecurso humano, dered y de acceso a lainformación. De estaforma se incumple elartículo 2, literal a)de la Ley 87 de1993 y literal 1 delartículo 2 de laResolución 3257 deagosto 5 de 2005.

Por lo tanto seexpone lainformación apersonal noautorizado y porende a la pérdidade la misma enconsideración deque trata deinformación decarácter reservaday de SeguridadNacional.

Verificación del adecuadoingreso a la VPN y aplicativoPMT II

Incumpliendo elartículo 2, literal e)de la Ley 87 de1993.

Se evidenciarondeficiencias degestión en laactualización de lasrespectivas basesde datos, lo quepodría ocasionardemoras ysobrecostos en laexpedición dedocumentos, ya quedicha labor se tieneque hacer de formamanual y en papel.En razón a que nose cumple elprocedimiento establecido para laactualización.

Los Password de ingreso de los usuarios a laVPN y al aplicativo PMTII, no son cambiadosperiódicamente, ni cuando hay cambio o rotaciónde funcionarios.

5

2202003

2202002

3La Base de Datos de las Booking de lasRegistradurías Municipales del Valle y Santanderse encuentran desactualizadas.


Se incumple elartículo 2 de la Ley23 de 1982, sobreDerechos de Autor,de conformidad conNumeral 1 delCapitulo III de laCircular No. 12 defecha 2 de febrerode 2007 de laDirección Nacionalde Derechos deAutor y el artículo 2,literales a) c) y e) dela Ley 87 de 1993.

Situación quedenota deficienciasen las políticas deseguridad de red yde acceso a lainformación, asícomo falta degestión en laadministración delos sistemas deinformación.

Se dará a conocer eldocumento de las políticasinformáticas a nivel Nacionaly a su vez se estableceránlos protocolos delicenciamiento de softwarede todos los equipos decomputo, para que estossean oficializados.

Mantener los equipos conlas actualizacionesrequeridas frente a lossoftware utilizados en laentidad mediante laadquisición de las mismas ya su vez dar a conocer a losfuncionarios las políticas deseguridad informática ylicenciamientosde software;a través de circulares ocorreos masivos, para quede esta manera demoscumplimiento al artículo 2 dela Ley 23 de 1982, sobreDerechos de Autor

(Equipos PMT): Plan deacción para actualizar lasestaciones de trabajo PMTa Windows XP ServicePack 3 y los servidores delos centros de acopio aWindows Server 2003 alService Pack que cuentecon soporte por parte delfabricante que se encuentrevigente.

Plan de acción para actualizar las

estaciones de trabajo PMT a Windows XP

Service Pack 3 y los servidores de

los centros de acopio a Windows

Server 2003 al Service Pack que

cuente con soporte por parte del

fabricante que se encuentre vigente. En este documento

se presentará el detalle de la solución a

implementar

1 2011/04/01 2011/06/30

13

Reposición gradualde equipos 350 2011/03/01 2011/12/31

44


información

1 2011/03/01 2011/06/30

17

Solución de actualización del

sistema operativo Windows

implementado

1 2011/03/01 2011/12/30

43

8 2202002

Se observó que en algunas RegistraduríasMunicipales (Tenjo y Tabio en Cundinamarcaentreotras) se instalaron elementos para la Red Landesde julio de 2008, compuesta de: Gabinete decomunicación con bandeja interna, multitoma x 4salidas dobles y ventilación forzada, UPSPowercom 1 kva, switch de 5 puertos, tableroeléctrico para dos circuitos, punto de red (tres dedatos y tres de voz), cinco tomas eléctricasreguladas y tres normales, tres patch cord colorazul categoría 5E, Sistema de Puesta a Tierra(SPT) con tratamiento químico, componentes quese están deteriorando y a la fecha, solo se estáutilizando la red eléctrica no así la infraestructurade voz y datos.

Por lo tanto, seincumple el artículo2, literales a) y f) dela Ley 87 de 1993.Situación queevidenció debilidades degestión en laadministración de lasinstalaciones.

La Entidad seexpone a la pérdidade bienesmateriales y deinformación quetienen el carácterde información deseguridad nacional.Además, el accesode personal noautorizado puedeocasionar vulnerabilidad sobrelos elementos ybienes de la RNEC.

Ampliar la cobertura delservicio de vigilancia conmedio humano a laRegistraduría Especial deBello Antioquia, haciednoénfasis DelegadosDepartamentales, Registradores Especiales,Municipales y Auxiliare;sobre el cuidado que yprotección de los bienespuestos bajo suresponsabilidad, reiterándoles las medidasdisciplinarias y

Evitar la pérdida tanto deequipos como deinformación,

Registraduría Especial deBello (Antioquia)

Contratar un servicio deviglancia de 24 horas delunes a domingo, con mediohumano y arma

Servicio de vigilancia asignado 1 2011/05/01 2011/12/31

35

equipos administrativos:Reposición gradual deequipos de computo conlicenciamiento office, que nocuenten con soporte, através del proyecto deinversión "Adquisición deequipos de computo para laRNEC"

Mantener los equipos conlas actualizacionesrequeridas frente a lossoftware utilizados en laentidad mediante laadquisición de las mismas ya su vez dar a conocer a losfuncionarios las políticas deseguridad informática ylicenciamientosde software;a través de circulares ocorreos masivos, para quede esta manera demoscumplimiento al artículo 2 dela Ley 23 de 1982, sobreDerechos de Autor

Se dará a conocer eldocumento de las políticasinformáticas a nivel Nacionaly a su vez se estableceránlos protocolos delicenciamiento de softwarede todos los equipos decomputo, para que estossean oficializados.

Se incumple elartículo 2 de la Ley23 de 1982, sobreDerechos de Autor,de conformidad conNumeral 1 delCapitulo III de laCircular No. 12 defecha 2 de febrerode 2007 de laDirección Nacionalde Derechos deAutor y el artículo 2,literales a) c) y e) dela Ley 87 de 1993.

Situación quedenota deficienciasen las políticas deseguridad de red yde acceso a lainformación, asícomo falta degestión en laadministración delos sistemas deinformación.

Se evidenció que la Entidad tiene instaladosistemas operativos cuyo soporte técnico yafinalizó por parte del fabricante, como es el casode Windows XP Service Pack 2 en donde elsoporte finalizó el 13 de julio de 2010 y WindowsServer 2003 Service Pack 1 que finalizó el 14 deabril de 2009. De igual manera, se identificó queen equipos de cómputo facilitados por el Municipiode Bello (Ant.) a la Registraduría Especial, seencuentran instalados falsos antivirus (rogueware).En las visitas realizadas se encontró que enalgunos equipos de cómputo administrativos ellicenciamiento de Microsoft Office instalado “nopuede considerarse como original”, tal como sevisualiza al validar por Internet la licencia del usodel software, el cual indica textualmente “Muchosclientes se sorprenden al saber que su copia deoffice no puede considerarse original”.Las versiones de Sistemas Operativos sin soporteno seguirán recibiendo actualizaciones deseguridad que protegen los equipos contra virusperjudiciales, Spyware y otro softwaremalintencionado, que pueden hurtar informac

22020047


9 2202003

Se observó que en algunas RegistraduríasMunicipales (Tenjo y Tabio en Cundinamarcaentreotras) se instalaron elementos para la Red Landesde julio de 2008, compuesta de: Gabinete decomunicación con bandeja interna, multitoma x 4salidas dobles y ventilación forzada, UPSPowercom 1 kva, switch de 5 puertos, tableroeléctrico para dos circuitos, punto de red (tres dedatos y tres de voz)

De esta manera seincumple el literal c)del artículo 2, de laLey 87 de 1993.

Por lo tanto, seevidenció un posibledetrimento patrimonial por lainversión enrecursos tecnológicos que noestán al servicio dela Entidad. Deacuerdo con lainformación suministrada por laRNEC estasinstalaciones serealizaron a 254municipios medianteel contrato203/2008.

Sensibilización del usoadecuado de lainfraestructura instalada enlos municipios, acorde a lagestión de la Gerencia deInformática

Sensibilización a losRegistradores Municipalesde Tabio y Tenjo(Cundinamarca) en el usode las herramientasinstaladas, con el fin deoptimizar el uso de losrecursos compartidos parae desarrollo de lasactividades misionales yadministrativas

Visita de un funcionario dela Gerencia de Informáticaa los municipios de Tabio yTenjo (Cundinamarca), conel fin de sensibilizar,capacitar y dejar operativola red LAN instalada con elfin de dar adecuado el usopara compartir losrecursos.

Visitas realizadas 2 2011/03/01 2011/06/15

15

10 2202002

Con la Resolución 3257 de Agosto 5 de 2005 dela RNEC, se adoptaron unas políticas deseguridad informática y se evidenció que a lafecha, éstas no han sido revisadas y actualizadas,con el objeto de contribuir a los controles yadministración en el acceso, seguridad yconfiabilidad en los diferentes sistemas deinformación, y de esta forma lograr unmejoramiento continuo en proveer información asus diferentes usuarios (internos y externos)habida cuenta, por la misma naturaleza de laEntidad.

Por lo tanto seincumple el artículo2, literal a) de la Ley87 de 1993.

Situación quedenota debilidadesen el desarrollo deun Plan Estratégicoen los sistemas deinformación y quefaciliten garantizarla preservación delos activosinstitucionales comoson la información,la plataformatecnológica y los

Implementar y oficializar laspolíticas de seguridadinformática según losrequerimientos exigidos ylas necesidades de laEntidad.

Contar con las Políticasinformáticas actualizadas enpro de la mejora continua delos procesos de la entidad.



información

1 2011/03/01 2011/06/30

17

Se evidencióque en las estaciones administrativasen las Registradurías Auxiliares en donde sepuede navegar en Internet, los usuarios ingresancon privilegios de Administrador.

Implementación de APN(Access Private Network) através de los modem 3G,dado que con estaherramienta se garantizarála conectividad a Internetcon parámetrosestablecidos y controladospor la RNEC.

Solución APN 1 2011/03/01 2011/06/30

17

Lo anterior seprecisa pordebilidades enpolíticas yestrategias


Así mismo se observó que en las estaciones detrabajo de PMTII que operan con MODEM 3G,tienen un alto riesgo de vulnerabilidad; ya queestos medios permiten conectividad a la www sinparámetros de restricción controlados por laRNEC.



información

1 2011/03/01 2011/06/30

17Es prudente señalar casos en que si un usuarioingresa al Computador como administrador o sinlas restricciones que establece el filtro decontenidos, hace que el sistema sea vulnerable alos caballos de Troya y a otros eventos de riesgospara la seguridad; en este caso visitar un sitio deInternet puede ser extremadamente perjudicialpara el sistema, por cuanto no es conocido ypodría tener códigos de caballos de Troya quepueden descargarse y ejecutar sin intervencióndelusuario. Si se inician sesiones con privilegios deadministrador, un caballo de Troya podría volver aformatear el disco duro, eliminar todos losarchivos, crear una nueva cuenta de usuario conacceso administrativo, permitir acceso remoto,sustraer información, entre algunas acciones quese pueden ejecutar. La Entidad se expone a lapérdida de datos con carácter restrictivo y deseguridad nacional

Documento dirigido a losformadores departamentales donde seles indica el correcto uso yresponsabilidad del accesode privilegios deadministrador en lasestaciones administrativas anivel local del PC

Documento dirigidoa formadores 1 2011/04/01 2011/06/30

13

Realizar el procedimientopara el levantamiento yactualizacion de inventariosde propiedad planta yequipo.

Procedimiento para el

levantamiento y actualizacion de

inventarios

1 2011/03/01 2011/05/30

13Actualizar y ajustar elprocedimiento para eltraslado, reintegro y/odevoluciòn de bienespropiedad de la entidad,involucrando todas lasareas y servidoresresponsables del manejo deinventario.

procedimientos para el manejo de

inventario (traslado,

reintegros y/o devoluciones)

1 2011/03/01 2011/05/30

13

Levantar el inventario físicode bienes a 31 dediciembre (cierre fiscal),registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos,traslados, bajas)

Inventario Individualizado de bienes propiedad planta y equipo de

la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52

Levantar el inventario físicode bienes a 31 dediciembre (cierre fiscal),determinando su estado,ubicación y responsable,registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos,traslados, bajas)


la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52

Levantar el inventario físicoy plaqueteo de bienes enlas delegaciones del Valle,Arauca, oficinas centrales yRegistraduria Distrital (consus auxiliares), según elplan piloto.

Plan piloto de plaqueteo de bienes en las

delegaciones del Valle, Arauca,

oficinas centrales y Registraduria

Distrital (con sus auxiliares)

100 2011/03/01 2011/08/30

26

Adicionalmente, es importante precisar que en lavisita practicada el 15 de octubre de 2010, a lasinstalaciones de la RNEC nivel central y bodega deFontibón no se encontraron los bienes descritos enel anexo 2 del acta correspondiente sobre la cualno se realiza comentario alguno.

Continuar con ellevantamiento del inventariofísico y plaqueteo debienes otras delegaciones


la Entidad.

100 2011/06/01 2012/02/28

39

Mejorar la conectividad através de modem 3G parala implementación de APN.

Dar cumplimiento al artículo2, literales a) y f) de la Ley87 de 1993 y el artículo 4de la Resolución 3257 del 5de agosto de 2005. paramitigar los problemaspresentados en el sistema.

Deficiente controlpor parte de laRNEC eincumplimiento alprocedimiento señalado en laCircular 062 en loreferente a“Deberes de losfuncionarios … encuanto a laobligación y el deberlegal de entregarformalmente todoslos bienes quetengan a su cargolos funcionarios, porla ocurrencia decualquier novedadde personal ymantener la base dedatos actualizada.

Por lo tanto seincumple el artículo2, literales a) y f) dela Ley 87 de 1993 yel artículo 4 de laResolución 3257 del5 de agosto de2005.

1601002

1601003

Actualizar el inventario debienes propiedad de laRNEC , indivualizandolosensus respectiva ubicación,estado y tenedores.

estrategias efectivas en materiade seguridad, ligada a los recursoshumanos enrelación a losdiferentes nivelesde usuarios oprivilegios, de red yde acceso a lainformación, quepueden afectar laoportunidad de laproducción, laseguridad y reservade información queadministra que tienealta sensibilidad yes de carácternacional.

Mantener la Basede Datosactualizada.

13

Del análisis realizado a los inventariosindividualizados,se detectó que los responsablesque figuran en ellos, en su gran mayoría, se hanpensionado, retirado o trasladado dedependencia.

220200211

En las actas de visita se evidenció que existenfísicamente bienes que no aparecen registradosen la base de datos de los inventarios, los cualesfueron comunicados por la CGR a la Entidad conoficio AE-RNEC-046 de fecha 24 de noviembrede2010, donde se adjunta el archivo en mediomagnético; asimismo, es de señalar y como sepudo establecer que la información reportada porlas Delegaciones, relacionada con los traslados,reintegros y bajas, que remiten al nivel central nose actualiza oportunamente. Por la deficiencia enel registro de todos los bienes de propiedad de laEntidad, se precisan debilidades de control yriesgo de pérdida de los mismos como seevidencia en cada una de las actas suscritas, locual afecta la cuenta Propiedad Planta y Equipo,al verse subestimada.

12

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA - ALMACEN E INVENTARIOS

La coordinacion dealmacen e inventarios, conel proposito de ejercer uncontrol sobre la custodia delos bienes entregados a losservidores de la Entidad,relizara el levantamientofisico de inventarios(propiedad planta yequipos), asimismo,actualizarà el manual deprocedimientos parainventarios.

Deficiencia en elregistro de todos losbienes de propiedadde la Entidad, seprecisan debilidadesde control y riesgode pérdida de losmismos como seevidencia en cadauna de las actassuscritas

La cuentaPropiedad Planta yEquipo, seencuentra subestimada.

La coordinacion dealmacen e inventarios con elfin de unificar y actualizar laidentificacion de los bienes(propiedad, planta yequipos) de la entidad,realizara el plaqueteo ymarcacion por medio demoto tool (herramientaelectrica de marcacion) delos bienes de la entidad,retirando las placasantiguas que estos tengan.





la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52

Levantar el inventario físicoy plaqueteo de bienes enlas delegaciones del Valle,Arauca, oficinas centrales yRegistraduria Distrital (consus auxiliares)


la Entidad.

100 2011/03/01 2011/08/30

26



la Entidad.

100 2011/06/01 2012/02/28

39Dar de baja los bienesinservibles y obsoletos quese encuentran en lasbodegas Edificio Cordoba yFontibon, en formapermanente (cuando por lacantidad bienes seanecesario).

Registro de bajas reportadas 100 2011/03/01 2011/12/31

44Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por lasdelegaciones yRegistraduria Distrital, enforma permanente (cuandopor la cantidad bienes seanecesario).

Registro de bajas reportadas 100 2011/03/01 2011/12/31

44

15 1602002

Según la base de datos de inventarios, lasBodegas contienen bienes clasificados como: endepósito, en servicio, no explotados, enmantenimiento, inservibles y de reintegros. Unavez verificado se estableció que los bienes allíseñalados, no se encuentran técnicamenteubicados, separados y organizados; inclusive enalgunos casos se observaron cajas de archivosdocumentales en medio de los bienes. Lo anteriordenota deficiencias en el almacenamiento ycustodia, lo cual ocasiona adicionalmente undesgaste administrativo y riesgos de generarpérdidas

Deficiencias en elalmacenamiento ycustodia

Ocasiona desgasteadministrativo yriesgos de generarpérdidas

La coordinacion dealmacen e inventariosdeterminarà los sitiosespecificos para laubicación de bienes segúnsu estado (bienes endeposito, bienes paramantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos paradar de baja)

Ubicar técnicamente ,separados y organizadoslos bienes de acuerdo a suestado.

Determinar los sitiosespecificos para laubicación de bienes segúnsu estado (bienes endeposito, bienes paramantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos paradar de baja)

Ubicación técnica de los bienes en las bodegas, de

acuerdo a su estado

100 2011/03/01 2011/05/02

9



la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52



la Entidad.

100 2011/03/01 2011/08/30

26



la Entidad.

100 2011/06/01 2012/02/28

39

La coordinacion dealmacen e inventarios, conel proposito de ejercer uncontrol sobre la custodia delos bienes entregados a losservidores de la Entidad,relizará el levantamientofisico de inventarios(propiedad planta yequipos). De igual manera

Actualizar el inventario debienes propiedad de laRNEC , indivualizandolosensus respectiva ubicación,estado y tenedores,adicionalmente seimplementará elprocedimiento y lanormatividadpara la baja debienes determinados comoinservibles y obsoletos(RES, 8149/2010 RNEC Y402/2010 FRR).

14 1601004

Según los reportes de información sobre losinventarios a cargo de la Almacenista, se pudoestablecer diferencias, así: con el denominado“Centrales-Almacén e Inventarios-Depósito”, concorte a junio 30 de 2010, figuraban 2548elementos, a la fecha de la visita el día 15 deoctubre de 2010, un segundo reporte con solo 219bienes y en la misma fecha con el informe“Inventario de Activos por Cuenta” aparecen 153bienes.De acuerdo con las verificacionesrealizadas, algunos funcionarios ya no seencontraban en la misma dependencia a donde seefectuaron los traslados Esto implica que hay

Se determinó la existencia de innumerableselementos sin placa de inventario, lo cual dificultasu identificación, ubicación y responsables;ejemplo de ello, es la entrega de los Rack decomunicaciones, que aparecen sin placa, quefueron entregados a diferentes RegistraduríasMunicipales y figura como responsable elAlmacenista de cada Delegación. Adicionalmente,existen varios bienes que se encuentran en estadode obsolescencia y arrumados y placas que nocorresponden al bien relacionado.

Además de lo anterior y según información de laadministración, existen bienes inservibles quepueden haber sido dados de baja o se encuentranen las bodegas para darlos de baja y están dentrode la relación de los inventarios.

16 1601001

Se incumple elprocedimiento DP-GAF-ARF-002 encuanto a revisar elnúmero de placa deidentificación delbien, el cual debeser adherido en unlugar visible y fijo. No se dacumplimiento alNumeral 9 delArtículo 43 delDecreto 1010 de2000,No se da aplicacióna la Circular DRN-062 de junio 16 de2008, en cuanto alas responsabilidades yobligaciones de losfuncionarios de laRNEC.

Actualizar el inventario debienes propiedad de laRNEC , individualizandolosen sus respectiva ubicación,estado y tenedores Ubicar

Entre el 30 de junio y el 15 de octubre de2010, el Almacénefectuó traslados debienes a losfuncionarios quienesdeberían tener loselementos a cargo.Desconocimiento delnumeral 13 delprocedimiento DP-GAF-ARF-007.Deficiencias en laadministración,

No se tienenactualizados losinventarios con lasnovedades depersonal, como seprecisó en loseventos detraslados o retirosdel servicio.No se depuran endebida forma losinventarios cuando

La coordinacion dealmacen e inventarios con elfin de unificar y actualizar laidentificacion de los bienes(propiedad, planta yequipos) de la entidad,realizara el plaqueteo ymarcacion por medio demoto tool (herramientaelectrica de marcacion) delos bienes de la entidad,retirando las placasantiguas que estos tengan.

Dificulta laidentificación, ubicación yresponsables de losbienes.

Se ocasiona gastosadicionales porbodegaje yvigilancia


Determinar los sitiosespecificos para laubicación de bienes segúnsu estado (bienes endeposito, bienes paramantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos paradar de baja)

Ubicación técnica de los bienes en las bodegas, de

acuerdo a su estado

100 2011/03/01 2011/05/02

9

Relizar la correspondientebaja de bienes ingrseadosde manera erronea ylevantar el Alta deInventario, registro elingreso de los bienes delPMTII, de acuerdo con lossoportes remitidos por lainterventoria y supervisoresdel contrato 057/2005

Alta de Inventarios 1 2010/10/01 2011/01/31

17

17 1804001

Comparando la Base de Datos de Inventario deelementos en depósito en el almacén, el día 15 deoctubre de 2010, existían 153 bienes y en elinforme “Inventario de Activos por Cuenta” también de elementos en depósito aparecen 219bienes. Del análisis realizado a los informes, seidentificaron 73 elementos que figuran en elreporte contable “Inventario de Activos porCuenta” y no en “Centrales-Almacén e Inventarios-Depósito”; de otra parte, se evidenció que 7bienes están en este último El traslado deinventario No. 400 del 1 de julio de 2009, impresoy firmado, incluye el monitor placa 188798, con elserial CNK8240DRV. Consultado en el sistema,dicho documento en octubre de 2010, aparecerelacionado como un monitor pantalla plana conserial CNK8221J6H y con placa 188730 y no laplaca relacionada en el comprobante inicial. y noen el reporte contable. El documento “ALTA DE INVENTARIOS” número

El aplicativoLEADER presentafalencias en sufuncionalidad y enlos reportesproducidos.

Incertidumbre respecto al controlde la cantidad debienes,

Implementacion decontroles para el registro,traslado y demastransacciones a realizar ensl sitema LEADER.

Brindar seguridad en elmanejo de los registros delAplicativo LEADER, para lageneracion de informacionconfiable.

Tomar las medidaspertinentes para laseguridad y fiabilidad de losreportes generados por elAplicativo, igualmente, laCoordinacionde Almacen eInventarios con el propositode brindar seguridad en lainformacion reportada porel sistema de control deinventarios (aplicativoLEADER), solicitarà a laGerencia de informatica laimplementacion decontroles para el registro,traslado y demastransacciones a realizar ensl sitema LEADER.

Ajustes al aplicativo

reportados mediante actas de

recibo de la Coordinación de

Almacen e Inventarios.

100 2011/03/01 2011/12/31

44Levantar el inventario físicode bienes a 31 dediciembre (cierre fiscal),registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos


la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52



la Entidad.

100 2011/03/01 2011/08/30

26



la Entidad.

100 2011/06/01 2012/02/28

39Actualizar y ajustar elprocedimiento para eltraslado, reintegro y/odevoluciòn de bienespropiedad de la entidad,involucrando todas lasareas y servidoresresponsables del manejo deinventario.

procedimiento para el manejo de inventarios (traslado,


1 2011/03/01 2011/05/30

13


Levantamiento fisico de inventario

de bienes propiedad planta y

equipo de la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52

determinará los sitiosespecificos para laubicación de bienes segúnsu estado (bienes endeposito, bienes paramantenimiento y/oreintegrados y bienesinservibles y obsoletos paradar de baja)

18

efectuaron los traslados Esto implica que hayexfuncionarios que aun aparecen con elementos acargo, o que hayan asignado bienes a funcionariosque no han tenido conocimiento de este hecho. Enla citada base de datos de inventario existenelementos que en el momento de la visita no seencontraron en la bodega de depósito y laAlmacenista indicó que se encontraban “pendientede actualización de inventario” y otros quecorresponden a placas anuladas que al corte dejunio 30 de 2010 tenían valor.Asimismo, figuranrelacionadas 500 impresoras Epson FX 2190, por $

Existen elementos entregados a los Registradoresque aún no han sido incorporados al inventarioindividual y general, situaciones evidenciadas enlas visitas realizadas, de lo cual se dejó constanciaen las actas respectivas.

1601003

La coordinacion dealmacen e inventarios con

estado y tenedores.Ubicartécnicamente , separados yorganizados los bienes deacuerdo a su estado.

Se incumple elprocedimiento DP-GAF-ARF-007 encuanto a “designar el trámite delrequerimiento otraslado de bienesal funcionarioresponsable”.

La coordinacion dealmacen e inventarios, conel proposito de ejercer uncontrol sobre la custodia delos bienes entregados a losservidores de la Entidad,relizara el levantamientofisico de inventarios(propiedad planta yequipos).

registro, manejo delos bienes de laEntidad, desconociendo losobjetivos ycualidades de lainformación contable, definidosen el Régimen deContabilidad Pública,por la ContaduríaGeneral de laNación.

inventarios cuandose supone queestán a cargo deuna determinadapersona.Afecta larazonabilidad de lossaldos contables,toda vez que losactivos estánsobreestimados

No se da aplicación

Individualizacion inventariode bienes propiedad de laRNEC

Lo anterior, denotadeficiencias en elcontrol yseguimiento de losbienes que seentregan al interiorde la Entidad,






100 2011/03/01 2011/08/30

26

Levantar el inventario físicoy plaqueteo de bienes otrasdelegaciones




100 2011/06/01 2012/02/28

39

Actualizar y ajustar elprocedimiento para elingreso de bienes de laentidad, producto dedonaciones y comodatos,socializandolos con todoslos servidores de la entidad.

procedimientos para el el ingreso

de bienes propiedad de la

entidad, producto de donaciones y

comodatos.

1 2011/03/01 2011/08/30

26

Actualizar y ajustar elprocedimiento para elingreso de bienes de laentidad, producto dedonaciones y comodatos,socializandolos con todoslos servidores de la entidad.

Registro de bienes donados o en

comodato100 2011/03/01 2011/12/31

44Registrar la reposición delos bienes realizado por laaseguradora quecorresponden al siniestrode San Fernando, Bolivar.

Alta de Ingreso por reposición 1 2011/01/01 2011/02/28

8

Registrar la reposición delos bienes realizado por laaseguradora quecorresponden al siniestrode camara de video/almacen central).

Alta de Ingreso por reposición 1 2011/03/01 2011/12/31

44Elaboración decomunicación reiterando elcontenido de la circular 111de 2009.

Oficio 1 2011/03/01 2011/03/30

4

Elaboración de informetrimestral de seguimiento alos siniestros reportados

Informe de seguimiento 4 2011/03/01 2012/03/01

52

Levantar el inventario físicode bienes a 31 dediciembre (cierre fiscal),determinando su estado,ubicación y responsable,registrando las novedadesreportadas en el sistemaLEADER (ingresos,traslados, bajas)


la Entidad.

100 2011/03/01 2012/02/28

52

1601100

1601003

Dentro de los inventarios de las dependenciasvisitadas se encuentra como responsable deelementos la Almacenista General de laRegistraduría en el Nivel Central.

21

almacen e inventarios, conel proposito de ejercer uncontrol sobre la custodia delos bienes entregados a losservidores de la Entidad,actualizara los registros deacuerdo con el reporte delfuncionario responsable delos bienes

20

19

En los casos de donación, cesión o comodato debienes recibidos de los municipios, se evidenció lacarencia de registros contables y de documentosque acrediten la propiedad. Es el caso de la Alcaldía de Yumbo, quien solicitócon el oficio No. 200.06.01.088 del 5 de marzo de2008, a la Registraduría Municipal el reintegro de2 impresoras, 1 fax, 1 fotocopiadora, 1 monitor, 1CPU y 2 memorias USB facilitados para elproceso electoral de octubre de 2007. Durante lavisita a esa Dependencia no aparecieron laimpresora de placa No. 11282 y la CPU de placaNo. 11286 (placas de la Alcaldía), no se pudoevidenciar documento sobre la devolución de estosbienes.


Lo anterior denotadebilidades decontrol yseguimiento al nodemostrarse a quetitulo se poseen losbienes

Actualizar el inventario de

Con oficio No.1186 del 29 de abril de 2009, losDelegados del Registrador en el Valle del Caucaremitieron el formato A4 “Baja de Bienes” con1.237 elementos inservibles para dar de baja,información que corresponde a las diferentesRegistradurías de ese Departamento. Cruzada la

La coordinacion dealmacen e inventarios, conel proposito de ejercer uncontrol sobre la custodia deDenota debilidades

Lo anterior, incumpleel procedimientoestablecido en elnumeral 1 de laCircular GAF 111 del 28 de octubre de2009, además demostrar debilidadesadministrativas paradeterminar lasresponsabilidad aque haya lugar,como el no hacerefectivas lasreclamaciones dentro de lostérminos a lasaseguradoras. Asimismo, sedesconoce elnumeral 13 delartículo 35 de la Ley734 de 2002.

En consecuencia sedesconoce loestablecido en laCircular DRN-085 deJulio de 2005.

al procedimiento DP-GAF-ARF-007 encuanto a registrar laaceptación confirma, nombre ycédula deldestinatario de losbienes.

Lo que a su vezpuede conllevar aque se veaafectado elpatrimonio de laEntidad.

Realizar Seguimiento a lossiniestros reportados,mediante el registro y/oreiteración de lasinstrucciones impartidas enla circular 111 de 2009relaciona con el aviso yactuaciones disciplinarias encaso de siniestro.

Presevar el patrimonio de laEntidad

De la información suministrada por la RNEC sobreelementos hurtados, perdidos o siniestrados delas diferentes dependencias, se presentan lassiguientes situaciones:En la pérdida de unos elementos comoconsecuencia del incendio en San Fernando(Bolívar), se está a la espera de que losDelegados remitan la cuantificación de la pérdida yla identificación completa de los bienessiniestrados (No. Placa). No se evidenciareclamación alguna a la compañía de seguros, noobstante, que el hecho se dio el 25 de octubre de2009. Hallazgo con presunta incidencia Fiscal. Desde el mes de mayo de 2010, en el almacéngeneral de la RNEC se evidenció la pérdida de unaCámara de Video marca Sony modelo DCR-HC52, serial 741512. En la visita del 15 de octubrede 2010, se estableció la no existencia del bien yla Contraloría pudo constatar que el denuncio fuepresentado solamente el día de la actuación deesta Entidad.No se ha iniciado ningúnproceso administrativoderesponsabilidad, como son los casos descritos en

1603002

Establecer las directrices yprocedimientos para elreporte de las donaciones ycomodatos de bienesmuebles tangibles eintangibles.

actualizar el registro debienes en donación ocomodato

Lo cual denota faltade control yseguimiento a losbienes de laEntidad.



Plaqueteo de bienes en las

delegaciones del Valle, Arauca,

oficinas centrales y Registraduria

Distrital (con sus auxiliares)

100 2011/03/01 2011/08/30

26Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por lasdelegaciones yRegistraduria Distrital, enforma permanente (cuandopor la cantidad bienes seanecesario).

registro de bienes dados de baja 100 2011/03/01 2011/12/31

44

23 1804001

El Fondo Rotatorio de la RNEC le entregaprincipalmente bienes muebles en cumplimientodesu misión institucional a la RNEC. Si bien seefectúa el respectivo registro contable deltraspaso o traslado del elemento recibido,

Carencia de undocumento administrativo quesoporte el traspasodel bien.

Origina que no seacoja la doctrina dela ContaduríaGeneral de laNación,

Expedir el ActoAdministrativo queestablezca la naturaleza dela entrega de bienes(propiedad, planta yequipos) que realiza el elFRR a la RNEC.

Establecer el sustento legalque soporte el registrocontable del traslado otraspaso de los bienesentregados por el FondoRotatorio a la RegistraduiriaNacional.

Expedir el ActoAdministrativo Acto Administrativo 1 2011/03/01 2011/06/30

17Depurar el inventario debienes intangibles (licenciasy software) a 31 dediciembre, propiedad de laEntidad, de acuerdo con lainformación remitida por laGerencia de Informática

Registro de baja de bienes

intangibles.2 2010/12/01 2011/01/15

6Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por la Gerenciade Informatica, en formapermanente (cuando por lacantidad bienes seanecesario).

registro de baja de bienes intangibles 100 2011/03/01 2011/12/31

44Actualizar y ajustar elprocedimiento para elmanejo de bienesintangibles propiedad de laentidad, involucrando todaslas areas y servidoresresponsables del manejo deinventario.

procedimiento parael manejo de

inventarios (ingresode bienes

intangibles)

1 2011/03/01 2011/05/30

13Las carpetas no contienen los Certificados deLibertad y Tradición expedidos por la respectivaOficina de Registro de Instrumentos Públicos,para verificar la tradición actual de los inmuebles.

Se emitió la cirucular 018del 16 de febrero de2011solicitando loscertificados de Libertad yTradición actualizados

Circular 1 2011/02/01 2011/02/28

4

No se encontró documento sobre el avalúoactualizado de la mayoría de los inmuebles. Deotra parte el saldo de la cuenta Valorizaciones(1999) no registra variación alguna por esteconcepto, durante el primer semestre de 2010.

Documentar y realizar elproceso para la legalizaciónde los inmuebles de loscuales no se posee titulo depropiedad.

Informe 2 2011/03/01 2012/03/01

52Suscripción y ejecución decontratos de mantenimientopara el mejoramiento de lassedes del FRR - RNEC

contratos suscritos y ejecutados 100 2011/04/01 2011/12/31

39

Exigir a los propietarios deinmuebles en arrendamientoel debido mantenimiento dela sede y su cumplimientocon la política 1 de julio de2008

Informe del Estados de bienes

inmuebles1 2011/03/01 2011/12/31

44

Gestionar los tramites anteentes gubernamentales quepermitan la intervenciónfutura de la edificación

Contar con estudios previos necesarios para inscribir elproyecto en el plan deinversión 2012

Obtener estudios, licencias permisos, cantidades deobra, planos presupuesto ydemás necesarios para laintervención del edificio

Documentos soporte 100 2011/03/01 2011/12/31

44

Denota deficienciasen la optimizaciónde los bienesinmuebles, que a su

26

Se detectó que el Edificio Córdoba, propiedad dela Registraduría, presenta estado de abandono,deterioro y amenaza ruina y se ve afectadoademás por el uso dado (Bodega de inservibles).De la misma manera, el inmueble ubicado enEngativá (pueblo), es utilizado como bodega1604100

El saldo de la cuenta Intangibles (1970) seencuentra desagregado en la base de datos delinventario; sin embargo, no fue posible verificarlo,dado que la información difiere en su contenidocon la suministrada por la Gerencia deInformática.El saldo de los Intangibles incluye registros delicenciamiento de antivirus que regularmente tieneuna vigencia de un año, encontrando múltiplesmarcas algunas de ellas ya perdieron vigencia.Adicionalmente, existe software demasiadoantiguo que ya no dispone de un soporte por partedel fabricante. Los saldos contables de las cuentas deamortización de Licencias y Software (197507 y197508), se encuentran de manera global en lacontabilidad y en la base de datos de inventarioque sirve de soporte a la contabilidad.

Se evidenció que en las instalaciones físicas delValle del Cauca (Auxiliar Cali 19 y Municipal deYumbo); Antioquia (Bello, Envigado, Sabaneta,etc.); Santander (Rionegro) y Atlántico (EspecialBarranquilla y Puerto Colombia), presentandeterioro por humedad, grietas en diferentespartes. El sitio en donde está el tanque del aguase encuentra averiado (Yumbo).

25

22 1601003

1604002

Afecta el patrimoniode la Entidad

1604100

27

180400224

bienes propiedad de laRNEC, de acuerdo con losreportes de baja remitidospor la DelegacionesDepartamentales, Registraduria Distrital yOficinas Centrales

Formalizar la tenencia delos inmuebles recibidos enadministración y Legalizarlas mejoras realizadas a lasconstrucciones

La contabilidad auntiene registradosLicencias y Softwareno vigentes.Lo anterior,evidenció elincumplimiento de laResolución 357 del23 de julio de 2008 ydel Manual deProcedimientos de laContaduría Generalde la Nación.

Se generan costosde vigilancia,

Se incumple loestablecido en elNumeral 11 y 12 dela Circular GAF-DA-114 de fecha 6 denoviembrede 2009 ylo preceptuado en laPolítica No. 1 del 28de julio de 2008.

información contenida en el formato A4 con labase de datos de los inventarios suministrada porOficina Central, algunos bienes aparecenrelacionados y otros no como es el caso de losdistinguidos con las placas número: 111380,11381, 141169, 111490, 111496, 111887,037421, 11945.Igual situación se detectó en las pruebasrealizadas en la Registraduría Distrital de Bogotá;además, existen unos elementos con su respectivaplaca en la Base de Datos, que no correspondenal bien descrito en el listado de bajas.

Contar con sedes coninfraestructura adecuadapara su funcionamiento ydebida atención alciudadano

control sobre la custodia delos bienes entregados a losservidores de la Entidad,relizara el levantamientofisico de inventarios(propiedad planta yequipos), asimismo,actualizarà el manual deprocedimientos parainventarios.

Denota debilidadesen la administraciónde la información delos bienes e Implicadeficiencias en losmecanismos decontrol interno

Se contraviene lonormado en elNumeral 1“Inmuebles dePropiedad con UsoInstitucional” de laCircular No. 0032 demarzo 26 de 2009,así como lanormativa contable.

Generan riesgos,entre otras razonespor los posiblesaccidentes ocasionados por eldebilitamiento delas estructurasfísicas, incendios,escapes yfiltraciones de agua.Adicionalmente, noofrecen comodidad

La coordinacion dealmacen e inventariosrealizara la baja de bienesintangibles de acuerdo conla informacion reportada porla Gerencia de Informatica,adicionalmente, se ajustaráel procedimientos para elmanejo de bienesintangibles propiedad de laEntidad

se solicitará a los delegados departamentales del valle,Antioquia Atlántico ySantander, y en general,intervenir las sedes propiascon el presupuestoasignado para la vigencia2011 respecto delmantenimiento de sedes y elcumplimiento de la políticaNo.1 del 28 de julio de 2008

No permitiódeterminar lacalidad depropietario oposeedor de losbienes, a su vez seexpone al riesgo depoder exigircualquier derechofrente a terceros.

Continuar con laactualización y verificaciónde todos los soportesdocumentales de los bienesinmuebles, se han solicitadolos certificados de libertad ytradición actualizados

El saldo de lacuenta estésobrevalorado.Imposibilita larevisión yevaluación.



se inicia por parte de laGerencia Administrativa yfinanciera el proceso deenajenación del inmuebleubicado en el municipio dePuerto Colombia - Atlántico

retirar de los Bienes activosdel FRR - RNEC, elinmueble ubicado en elmunicipio de PuertoColombia - Atlántico

incluir en el proceso demartillo del banco popular elremate el inmueble ubicadoen el municipio de PuertoColombia - Atlántico.

venta y enajenación del

inmueble1 2011/04/01 2011/12/31

39

Realizar el procedimientopara el levantamiento yactualizacion de inventariosde propiedad planta yequipos.

Procedimiento para el

levantamiento y actualizacion de

inventarios

1 2011/03/01 2011/05/30

13Actualizar y ajustar elprocedimiento para eltraslado, reintegro y/odevoluciòn de bienespropiedad de la entidad,involucrando todas lasareas y servidores

Procedimiento para el manejo de

inventarios (traslado,


1 2011/03/01 2011/05/30

13Levantar el inventario físicode bienes a 31 dediciembre (cierre fiscal),determinando su estado,ubicación y responsable,registrando las novedadesreportadas en el sistema




100 2011/03/01 2012/02/28

52Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por la Gerenciade Informatica, en formapermanente (cuando por la


44

Realizar los avalúospendientes Informe de Avalúo 1 2011/03/01 2012/01/31

48

29 1601100

De las visitas efectuadas a las diferentesdependencias de la Registraduría, se evidenció laexistencia de un sin número de cubículos decartón y sobrante de papelería de las elecciones,material inservible, que demanda espacio dentrode las instalaciones.

Aunque la RNECexpidió lasResoluciones 8149 y402 del 30 de juniode 2010, aún no sehan tomado lasmedidas administrativas pertinentes.

Incide en generarcostos debodegaje, vigilanciae incomodidad enlas oficinas;además depresentar problemas ambientales, por lahumedad yaparición devectores (ácaros,

La coordinacion dealmacen e inventariosrealizará la baja deelementos inservibles yobsoletos utilizados en losprocesos electorales,reportados por lasdelegaciones yRegistraduria Distrital, enforma permanente (cuandopor la cantidad bienes seanecesario).

Aplicar el procedimiento y lanormatividadpara la baja debienes determinados comoinservibles y obsoletos(RES, 8149/2010 RNEC Y402/2010 FRR).

Dar de baja los bienesinservibles y obsoletosreportados por lasdelegaciones yRegistraduria Distrital, enforma permanente (cuandopor la cantidad bienes seanecesario).


44

1 1603100

Se evidencio que el material electoral o que seguarda en el Arca Triclave, carece de lascondiciones apropiadas y de salubridad para laconservación de éste; ya que en el sitio seobserva humedad en sus paredes, el ambiente esfrio y la documentación se encuentra húmeda.

Dicha situación segenera por falta deun sitio adecuado yfalta de diligencia enla conservación de lainformación documental

Genera un riesgode daño o pérdidadel materialelectoral.

El arrendador instaloventana con reja y seincorporo el uso de unventilador de alta potenciapara eliminar la humedaddel lugar. Para determinarque esta medida essuficiente la acción esrealizar inspección física alsitio donde funciona el arcatriclave de manera que sepueda constar que la accionemprendida eliminototalmente el problema dehumedad en la misma.

Evitar el deterioro y dañopor humedad, del archivoelectoral, así como pérdidadel mismo.

Generar actas mensualesde inspección ocular al sitiodonde funciona el arcatriclave, de éstadelegación.

Acta de inspección 6 2011/07/01 2011/12/31

26

2 2202002

Se evidenció que existen 394 registros de cédulasde ciudadanía de personas fallecidas antes del 20de mayo de 2010, de acuerdo con informaciónsuministrada por las Notarias de la Ciudad, quefiguran en el censo electoral que sirvió para laprimera vuelta

Estas situaciones sepresenta pordebilidades en elseguimiento y controldel registro dedefunciones y faltade actualización enlos sistemas con quese cuenta

Puede ocasionarfraudes yalteraciones en losprocesos electorales.

Confrontar bimensualmentela base de datos ANI con labase de datos de CensoElectoral, verificando quelas inconsistencias que sepuedan presentar estenajustadas a las causales denulidad formal establecidasen el Decreto 1260 de 1970referentes a Reg

Garantizar la operatividadde la Interfaz ANI - Cesoelectoral

Confrontar información delas bases de datos ANI yCenso Electoral

Informe Bimestral 3 01/07/2011 31/12/2011

26

inmuebles, que a suvez afecta elpatrimonio de laEntidad.

Engativá (pueblo), es utilizado como bodegaDe otra parte, se cuenta con el inmuebleadquiridomediante escritura pública 4126 de 1996, en laciudad de Puerto Colombia (Atlántico), el cual,presenta estado de abandono sin tomarsemedidas al respecto

1604100

180110028

La coordinacion dealmacen e inventarios, enequipo con la Coordinaciónde Recursos Físicos,continuará con larealización de los avalúoscomerciales de los bienesinmuebles.Adicionalmente levantará elinventario físico delinventario propiedad, plantay equipo, registrando lasnovedades que de elresulten.

Deficiencias en laadministración de losbienes muebles einmuebles. Aunado a lo anterior,se evidenciandebilidades en elSistema de ControlInterno Contable, deacuerdo con lanormativa.Se estáinobservando lodispuesto en el PlanGeneral deContabilidad Públicaen el numeral 9.3 dela Sección VIII,Capitulo II, Titulo I,Libro I de la Parte I,en lo relacionadocon las NormasTécnicas Relativas alos Estados,Informes y ReportesContables.

Actualizar los estadosfinancieros de acuedo con larealidad económica de laEntidad, basados en elinventario de bienespropiedad de la RNECtangibles e intangibles,indivualizandolos en susrespectiva ubicación, estadoy tenedores.

Con las observaciones plasmadas se evidenciódeficiencias en la Gestión por la no aplicación dela normativa contable, toda vez, que no se disponede unos inventarios físicos actualizados ydepurados de la Entidad; desagregación del saldoAmortización Acumuladas de Intangibles -Licencias y software; no se han efectuado losavalúos de los inmuebles y por ende los ajustespor valorización.

27 impuestos yservicios públicos.

Afecta larazonabilidad de losEstados Financierosal no reflejar larealidad económicade la RNEC ygenera riesgo en lasalvaguarda de losActivos.

VIGENCIA 2010 Modalidad Regular CALDAS


3 1704100

En visita practicada a la registraduría MunicipaldeAnserma, se halló un faltante de 73 adhesivos deseguridad para registro civil, comprendidos entreel número 6447800 al 6447872, lo cual tiene uncosto de $386.900, hecho que en su momento notuvo explicación por parte de la registradoramunicipal

Lo anterior,evidencia falta demecanismos decontrol yseguimiento, para elmanejo de estosadhesivos deseguridad

Puede ocasionarpérdida de dinero einformación documental.

Hacer seguimiento a lassolicitudes, envío yutilización de adhesivos porparte de los registradoresmunicipales

Garantizar la debidautilización de los adhesivos,por parte de losregistradores deldepartamento.

Realizar seguimientomensual al reporte derecaudos, verificando elcomportamiento de éstos,manejo de adhesivos yreportar al Nivel Central.

Reporte mensual. 12 2011/07/01 2012/06/30

52

4 1503002

Evaluada una muestra de 184 contratos deprestación de servicios, profesionales y de apoyoa la gestión, (supernumerarios) que equivalen al10% del total de la contratación vigencia 2010, seobserva que la entidad no dio cumplimiento almanual guia para la selección y vinculación desupernumerarios, apoyo electoral de fecha enerode 2010, en lo relacionado con los requisitos parala posesión, ya que se pudo observar que en 98contratos los documentos son aportados confechas posteriores a su vinculación, , no seaportan documentos sin firmas y en varios casos

Lo anterior evidenciafalta de mecanismosde control ymonitoreo al proceso de contratación

Genera riesgo parala entidad alcontratar personalque no reune losrequisitos deafiliación al sistemaen seguridad social,situación que traeconsecuencias deíndole legal laboral

Hacer boletin reiterando elcumplimiento del manualguia para selección depersonal supernumerario,así como envío de correoselectronicos recordando lomismo.

Dar estricto cumplimiento almanual de guia para laselección y vinculación depersonal supernumerario.

Emitir Boletin dirigido a losRegistradores Especiales yMunicipales, donde sereitera que el personal deapoyo (supernumerarios)que se vincule a la Entidaddebe reunir todos losrequisitos establecidos porley, antes de su posesión,así como abstenerse dehacer vinculaciones a

Boletin 2 2011/07/01 2011/12/31

26

Monitoreos bimensuales dela existencia de laintegridad de los sistemasANI y SES

Documento de monitoreo 3 2011/07/01 2011/12/30

26

Socializar los formatos desolicitud de cuenta deusuarios.

Socialización realizada 1 2011/07/01 2011/12/30

26

Divulgar el plan decontigencia para PMTII

Socialización realizada 1 2011/07/01 2011/12/30

26

Enviar Circular a todos losRegistradores Espciales yMunicipales sobre laresponsabilidad de laveracidad y consistencia deinformacion generada yreportada por ellos.

Circular 15 2011/08/01 2011/09/30

9

Oficio 1 2011/08/01 2011/09/30

9

Verificacion fisica dejando reporte o

informe1 2011/08/01 2011/09/30

9

Oficio 1 2011/08/01 2011/09/30

9

Verificacion y seguimiento al

reproceso dejando reporte o informe

1 2011/08/01 2011/09/30

9

Oficiar al area juridica,administrativa y financiera yde control Interno para queverifiquen en todos loscontratos que se expida elRegistro Presupuestalantes de suscribir el actade inicio del respectivocontrato.

Oficio 1 2011/08/01 2011/12/31

22

Remitir Oficio y verificar enel Centro de Acopio que seimplemente el control deestas inconsistencias en elsistema.

A través de Oficio informara las dependencias deOficinas Centrales dondese programan lasaplicaciones informáticasdel sistema PMT, paradesarrollar las correcionesnecesarias en procura deidentificar de formaopotruna los errores en elprocesamiento deinformación.

Para lo relacionado con laintegridad de la informaciónen los sistemas deInformación ANI y SES, serealizarán monitoreosperiódicos con el fin deevaluar la integridad dedichos sistemas.Adicionalmente para que secumpla con las solicitudesde creacion de usuariosseran socializados losformatos que corresponda.

Definición de controles en elestablecimiento de laintegridad de los sistemasANI y SES

Ocasionado pordeficiencias deautocontrol yverificación sobreinformación digitaday falta de controlesincorporados en elsistema, quepermitan identificarde manera oportunalos errores.

22020025

Realizada la evaluación de la eficiencia decontroles generales de TI, se encontraron lassiguientes debilidades:- Los equipos servidores no cuentan con la debidacustodia y protección al personal no autorizado, - los usuarios son creados por el responsable delos sistemas sin cumplir el trámite establecido enla Resolución, como es la solicitud por escrito ydebidamente autorizado.

Lo que puedeocasionar la falta de veracidad en lainformación

Estas situacionesobedecen adeficiencias en eldiseño de controlesen las políticas y/oprocedimientos detecnología deinformación.

Puede ocasionarriesgo de pérdida oalteración de lainformación, disponibilidad yconfiabilidad en lamisma

Ocasionado pordebilidades decontrol legal en laverificación derequisitos de

VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN En laRNEC Delegación Risaralda no se observócumplimiento del artículo 2° literal e de la Ley 87de 1993 , por cuanto se digitó equivocadamentelas fechas de consignación por concepto deRegistros Civiles respecto a la expedición delmismo que es un trámite posterior , segúninformes de producción del sistema deidentificación, durante la vigencia 2010

19050011

PROCESO IDENTIFICACION En la RNECDelegación Risaralda no se observó cumplimientodel artículo 5 numerales 17 y 23 del Decreto 1010de 2000 y el artículo 22 de la Ley 962 de 2005,por cuanto en el Proceso de Identificación, en elsistema de información se evidenció un cargue deinformación en la base de datos para el tramite“expedición de cédula de ciudadanía por primeravez”, con dato diferente, como en este caso, NUIPen el Registro Civil y Tarjeta Decadactilar No.1003854518 y en la información en el sistemapara producción del documento, se remitió con elnúmero de NUIP: 1003854818, con el cual seexpidió el mismo.

19050012

3

VIGENCIA 2010 Modalidad Regular RISARALDA

Remitir Oficio a la oficinaJuridica y las demas areasde la DlegacionDepartamental encargadasdel proceso de contratacionsolicitando dar estrictocumplimiento a loestablecido en la CircularNº006 del 17/01/2008 de la

Ocasionado pordeficiencias deautocontrol yverificación sobreinformación digitaday falta de controlesincorporados en elsistema, quepermitan identificarde manera oportunalos errores

Lo que puedeocasionar tardanzaen trámites einexactitudes deidentificación delciudadano

Oficiar informando lanovedad al DirectorNacional de Identificación yal Gerente de Informáticaen Oficinas Centrales,dando a conocer estanovedad, por cuanto laparte técnica yprocedimental del sistemade información y trámite dedocumentos PMT lodesarrollan y administran enel nivel central

Garantizar Que losRegistradores Especiales yMunicipales de estaCircunscripción, tenganclaridad sobre laimportancia y laresponsabilidad por laveracidad y consistencia dela información generada porsus oficinas que esreportada a la DelegaciónDepartamental deRisaralda.

Garantizar autocontrol yverificación en el sistema,sobre la información que sedigita, que permitaidentificar de formaoportuna los errores.

Circularizar a losRegistradores Municipalesordenando el cumplimientoen la elaboración y entregade los informes mensualesde producción y laverificación de lainformación reportada,teniendo en cuenta que estase encuentra avalada con sufirma.

Realizar el control debido ala contratación que segenere en la DelegaciónDepartamental deRisaralda, especialmente enlo referente a la suscripción

REQUISITOS DE EJECUCIÓN Inobservando loestablecido en el artículo 41 inciso 2 de la Ley 80de 1993 y la Circular Nº006 del 17/01/2008 de laRNEC, y presuntamente el numeral 1 del artículo34 de la Ley 734 de 2002, en la verificación de 8contratos celebrados por la RNEC DelegaciónRisaralda, se evidenció suscripción de acta deinicio con fecha anterior a la expedición del

Lo que puedeocasionar riesgosde posiblesdemandas, nulidades, sanciones por faltade recursos

1401002Página 57 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL RNEC VARIAS VIGENCIAS

Informar a la DelegaciónDepartamental deRisaralda, y al Interventoruna vez se realice elRegistro Presupuestal en elSIIF.

Oficio 1 2011/08/01 2011/12/31

22

Oficio 1 2011/08/01 2011/12/31

22

Capacitación 1 2011/08/01 2011/12/3122

Realizar Jornadas deArchivo

Realizar jornadas de Inventarios de

Archivos2 2011/08/01 2011/12/31

22

Instalar cerraduras que denmayor seguridad a las dosventanas y a la puerta quepermiten el acceso alCentro de Acopio.

Instalar cerraduras en lasdos ventanas de acceso alCentro de Acopio.

Cerraduras instaladas 2 2011/08/22 2011/08/29

1Establecer protocolos deseguridad para el acceso de personal en el centro deacopio

Establecer el protocolo deseguridad para ingreso alCentro de Acopio

Protocolo de seguridad 1 2011/09/01 2011/12/30

17

2 1401003

Selección objetiva y principios de transparencia,responsabilidad y publicidad de contratos, esdeber de la Registraduria Nacionaldel Estado Civilcumplir con los principios de contratación de la Ley80 de 1993. Incumplimientode los principios de transparencia yresponsabilidad, artículos 24 y 26 de la ley 80 de1993 y artículo 8 del decreto No 2474 de 2008

Incumplimiento a losartículos 24, 26 y 29correspondiente alos principios detransparencia, responsabilidad yselección objetiva dela Ley 80 de 1993 yartículo 3 estudios ydocumentos previos,articulo 8 del decreto No 2474 de 2008,publicidad delprocedimiento en elSECOP.

Una contratacióndeficiente en cuantoa la selecciónobjetiva y principiode transparencia yla no publicidad delos contratos

Seguimiento a los procesosde contratación ejecutadosen la Delegación de Nortede Santander

Aplicación efectiva de lanormatividad vigente en elproceso precontractualrespecto a los estudios ycálculos correspondientes yrealizar un control en todaslas demas etapas,estableciendo los gruposinterdiscipinarios que serequieren, con el fin deoptimizar los procesos decontratacion

Seguimiento a lasactividades realizadas endesarrollo de los procesoscontractuales celebrados enla DelegaciónDepartamental (deconformidad con la etapaen que se encuentren)

Informe de seguimiento trimestral

4 2011/07/01 2012/06/30

52

3 1301002

Clasificación y ordenación de documentosTítulo IV de la Ley 594 de 2000, La DelegaciónDepartamental de la Registraduría Nacional delEstado Civil no da cumplimientoa la normatividadcontenida en el Título IV de la Ley 594 de 2000,que hace referencia a la administración dearchivos dentro de la administración pública en losdiferentes niveles, de conformidad con losartículos 10 al 16 de la Ley 594 de 2000 ynumeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Los soportes de loscontratos de Obrapública, mantenimiento deaires acondicionadosy suministrouniforme, no seencuentran debidamente foliados.

La clasificación,ordenación yconservación dedocumentos de lavigencia 2010, nopermiten laorganización yrecuperación de lainformación, todavez que la misma nose encuentraconsolidada en elarchivo de gestión,debidamente foliados losdocumentos, con

Implementación yreglamentación del Sub-comité de Archivo para laDelegación

Facilitar el control yseguimiento a lasactividades planteadas parael cumplimiento de la Leygeneral de archivo

Activación del Subcomité deArchivo creado medianteresolucion 059 del 15-05-2009

Acta 1 2011/09/01 2011/09/30

4Solicitar apoyo al SENA oESAP u Oficinas Centrales,para ayudar a interpretar laLey General de Archivo eindicación de las acciones aseguir para dar aplicabilidada la Resolución 2252 del 20

Dar cumplimiento a lodispuesto en el artículo 18de la Ley 594 de 2000 y laresolución 2252 del 20 deabril de 2009

Capacitacion y aplicacióntablas de retencióndocumental

Capacitacion y aplicación tablas

de retención documental

1 2012/01/02 2012/12/31

52

Los soportes de loscontratos de Obrapública, mantenimiento deaires acondicionadosy suministrouniforme, no se

Gestión ineficaz porparte del NivelCentral por nosuministrar losrecursos necesariospara la protección yseguridad de ladocumentación quese procesa.

1903006

GESTIÓN DOCUMENTAL En la RNEC DelegaciónRisaralda no se observó cumplimiento del numeral4º artículo 4º del Acuerdo Nº 042 de 2002 delArchivo General de la Nación, porque se evidencióque los documentos que conforman las carpetascontentivas de los contratos celebrados durante lavigencia 2010, no se encuentran debidamentefoliados.

4

Protección y seguridad del centro de acopio. Artículo 2 de la ley 87 de 1993, sobre laprotección en este caso al material misionalprocesado, recibido de las registraduríasmunicipales.El centro de Acopio como depósito dedocumentos de tarjetas decadactilares para lostramites de tarjetas de identidad y cedulación, nocuenta con las medidas de de protección

VIGENCIA 2010 Modalidad Regular NORTE DE SANTANDER

Enviar Oficio paraRealizar capacitación sobreGestión Documental

1

requisitos deejecución contractual

Nº006 del 17/01/2008 de laRNEC, en la verificación delos contratos celebradospor la DelegaciónDepartamental deRisaralda.

Enviar oficio a losinterventores y/oresponsables de ladocumentacion contractual,para que entreguen foliadaslas carpetas una vez sefinalice el proceso. Realizarcapacitacion y jornada deInventarios y archivos

Ocasionado pordebilidades decontrol interno en elseguimiento, conservación eidentificación de losdocumentos

Lo que puedegenerar un riesgode pérdida oreemplazo dedocumentos originales quesoportan lacontratación celebrada ydificultan laidentificación parareferencia de la

La clasificación,ordenación yconservación dedocumentos de lavigencia 2010, nopermiten laorganización y

Dar seguridad a las dosventanas del Centro deAcopio Departamental yejercer el control a laspersonas que ingresen almismo, con la debidaautorización

Clasificación y ordenación de documentosTítulo IV de la Ley 594 de 2000, La DelegaciónDepartamental de la Registraduría Nacional delEstado Civil no da cumplimientoa la normatividadcontenida en el Título IV de la Ley 594 de 2000,que hace referencia a la administración dearchivos dentro de la administración pública en los

pde las actas de inicio, unavez se reciba el RegistroPresupuestal.

1404004

Verificar la aplicación de lasnormas vigentes sobre leyde archivo efectuando lascorrecciones quecorrespondan, brindando laseguridad y confiabiliadad ala información soporte delos contratos y ladocuemtación en genral quese encuentra en el archivo.

inicio con fecha anterior a la expedición delRegistro Presupuestal correspondiente, requisitoprevio para la ejecución de los mismos.

La perdida dematerial misional,hacinamiento en elcentro de Acopio (5personas), asímismo dondefunciona Almacén,sistemas, comprase inventarios (4personas), losubicados en otrosalón dondetrabajan trespersonas encargadas decontrol interno ytalento humano,personal estresadopor largas jornadas

comprometidos para cumplir lasobligaciones contractuales


Solicitar apoyo al nivelcentral para la adecuacionde instalaciones físicasrequeridas para el manejodocumental y archivistico dela entidad.

Dar cumplimiento a lodispuestoen el artículo 13 de la Ley594 de2000

Solicitud Oficio 1847 1 2011/06/30 2011/08/30

9

Circular reiterando elcumplimiento de loestablecido en la circularGAF 090 del 9 deseptiembre de 2009

Circular 078 1 2011/07/05 2011/07/12

1Seguimiento trimestral delos consumos de serviciotelefónico de lasRegistradurías delDepartamento

Informe trimestral de estadisticas de

seguimiento 4 2012/01/01 2012/12/30

52

Reunión del Comité dePeritaje

Acta

1

2011/06/17 2011/07/17

4Aplicación de losmecanismos establecidosen las resoluciones 8149 y0402 del 30 de junio de2010

Acta de entrega o destrucción 1 2011/07/01 2011/12/31

26

Expedir una circular dondese impartan instruccionesque permitan cumplirdebidamente con losprocedimentos y controlesestablecidos para el trámitede expedición de lascédulas de ciudadanía yevitar rechazos en lafabircación de docuemntospor mala preparación.

Circular 1 01/09/2011 31/10/2011

9

Hacer segumiento por partede los DelegadosDepartamentales deacuerdo a lo establecido enel Decreto 1010 de 2000 yen la Circular No. 037 de2011, a traves del Centrode Acopio a lasRegistradurias Especiales,Auxiliares y Muncipales desu circunscripción ypresentar informestrimestrales a la DirecciónNacional de Identificación

informes 4 01/09/2011 31/08/2012

52Permitir el accesopermanente a la paginaWeb de la Entidad delCenso Electoral.

consulta permanentementea los ciudadanos del estadoy lugar de la cèdula deciudadania .

Consulta activa 100 2011/01/01 2011/01/31

4

Habilitar el correoelectronico [email protected]

Permitir a la ciudadania engeneral que reporte lasposibles inconsistenciasque presenten las cèdulasde ciudadanìa.

Correos Recibidos 100 2011/01/01 2011/01/31

4

Diseñar y capacitar a todoslos Registradores del paìs,para que ingresen al nuevoaplicativo de CensoElectoral.

Tiene como finalidad quelos Registradores accedana la informaciòn basica ehistorica de los ciudadanosen el censo electoral,incluyendo las novedadesde las personas fallecidas.

Funcionarios Capacitados 1102 2011/01/01 2011/02/15

6

Garantizar que lassolicitudes cumplan con losrequerimientos de calidadnecesarios para la efectivaproducción y entrega de lascédulas de ciudadanía

Depuración de losinventarios de bienes de laDelegación De Norte deSantander

1903007

1

encuentran debidamente foliados.

Deficiencias en elmanejo y custodiade propiedad, plantay equipos y falta deapoyo de recursosdel nivel central ycontroles administrativos.

Los efectosconllevan a riesgospor daños opérdidas de losbienes por no tomarlas medidassuficientes para suconservación Dañosy pérdidas de losrecursos públicos.

4

1202001

5

Controlar el uso del serviciotelefónico en todas lasRegistradurías delDepartamento

La DelegaciónDepartamental notomó las medidasnecesarias paracontrolar el uso delservicio telefónico entodas lasregistradurías municipales deacuerdo con laCircular GAF 090 del 09 de septiembre de2009 referente apolíticas deausteridad, eficiencia

La no actualizacióndel Censo Electoral,lo que puedeocasionar fraudes yalteraciones en los

Reiterar mediante circular alos Registradores delEstado Civil y Consuladosen el Exterior , lasinstrucciones impartidas porla Dirección Nacional deIdentificación a traves de las circulares Nos. 076 de2005, 061 de 2004 y 083 de 2006 , referentes a loscontroles de calidadrequeridos en lapreparación de cédulas deciudadanía

El efecto estádeterminado en elconsumo delservicio telefónicosin los debidoscontroles por partede la DelegaciónDepartamental o elNivel Central, de talmanera que lasregistradurías municipales norealicen consultasfuera de lasnecesidades del

Falta de seguimientoal contrato deSAGEM, su posibleincumplimiento, ydeficiencias encontrol de calidad delos procesos,

Serias debilidadesen el control yseguimiento delregistro de lasdefunciones en el

VIGENCIA 2010 Modalidad Regular VALLE DEL CAUCA

recuperación de lainformación, todavez que la misma nose encuentraconsolidada en elarchivo de gestión,debidamente foliados losdocumentos, cond t f Reiterar a las

Registradurías Municipalesel cumplimiento de lacircular GAF-090 del 9 deseptiembre de 2009 sobrepolíticas de austeridad yeficiencia en el gastopúblico

Aplicación de losprocedimientos establecidosen las resoluciones 8149 y0402 del 30 de junio de2010 referente a la baja deinventarios de bienespropiedad de la R.N.E.C yFondo Rotatorio

Actualizaciòn del ANI- Base de datos Censo Electoral

3diferentes niveles, de conformidad con losartículos 10 al 16 de la Ley 594 de 2000 ynumeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

2

1602002

Proceso de Fabricación y Renovación deCedulas. � Se evidenció que durante el año 2010,se produjo la devolución de 1.320 cédulas conerrores en la fabricación, a la Coordinación deValidación e Individualización de la DirecciónNacional de Identificación de la RNEC,.� Aproximadamente 3.474 cédulas porrenovaciones, duplicados y primera vez tramitadosen los municipiosde Cali Principal (1.783), Palmira(591), Tuluá (182), Cartago (319), Buenaventura(268), La Victoria (137) y Calima - El Darién (111)tuvieron que ser reprocesadas por no llegar eldocumento, algunos de los cuales tienen hasta 7años de haber sido solicitados

Mecanismos de control interno. Artículo 1, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993. En relación con los elementos de la cuenta dePropiedad Planta y Equipo la Delegación de Nortede Santander, tiene para dar de bajaaproximadamente el 50% de estos elementos,compuestos entre otros por maquinas de escribir,teléfonos, calculadoras, escritorios, archivadoresy, sillas totalmente inservibles, depreciadas yobsoletas en su totalidad, hace muchos años.

Actualización del Censo Electoral. De la muestraseleccionada de 400 cédulas de ciudadanía, delas personas cuyos decesos fueron registradosante las notarias Buga, Cartago, Zarzal, Guacarí,Alcalá, Calima - El Darién y Cali (Notarias 4, 5 y12) y las dependencias de Medicina Legal deSantiago de Cali, se realizó verificación en elaplicativo del Censo electoral de la Primera vuelta

1907001

Control del Gasto Artículo 14 del decreto 1737 de 1997; artículo 2de la ley 87 de 1993. Medidas administrativaspara prevenir los riesgos, detectar y corregir lasdesviaciones que se presenten en el manejo deservicio telefónico. Los registros en las facturas del servicio telefónicoen la vigencia 2010

1301002


Enviar un precenso previo alas elecciones del 30 deoctubre.

Realizar revisiónpermanente por parte delos registradores y envíooportuno de las posiblesomisiones a la Dirección deCenso para su correcciòn.

Reportes precenso 100 2011/01/01 2011/06/30

26

La Dirección de RegistroCivil de la Entidad produciráuna circular a todos losRegistradores

Dar cumplimiento al nuevoprocedimiento denovedades de personasfallecidas que aun sigan ensu estado de vigencia sinafectar.

Circular 1 2011/06/01 2011/06/30

4ordene la elaboración delKardex aquellasRegistraduria quedistribuyen material de

Boletin 1 2011/10/01 2011/10/31

4

Reporte bimensual a laDelegación, por parte delas Registradurias quesuministran materail deRegistro Civil de nacimientoa los Hospitales

Reportes 15 2011/11/01 2012/04/30

26Oficiar a los RegistradoresMunicipales los cualesesten autorizados pararecaudos directos porconcepto de Certificaciones

Oficio 1 2011/10/01 2011/10/31

4Solitar a la GerenciaAdministrativa y Financiera,la adquisición de cajas deseguridad para la custodiade los dineros recaudadospor los Registradores que

Oficio 1 2011/10/01 2011/10/31

4

Inducciones realizadas 100 2011/12/01 2012/11/30

52Reinducciones

realizadas 100 2011/12/01 2012/11/30 52

realizar el seguimientosemestral a los delegadosdepartamentales del valledel cauca respecto de lascapacitaciones que seanimpartidas a losfuncionarios de dichadelegación, asi comosolicitar de parte de ellos elenvío de los respectivoscertificados

seguimientos 100 2011/12/01 2012/11/30

52

Cronograma de visitas aDelegaciones Cronograma 1 2011/03/01 2011/04/15

6

Establer un formato unicode Inventario Formato 1 2011/04/15 2011/07/15

13Realizar el levantamientofisico de bienes tangibles eintangibles

Levantamiento fisico 100 2011/02/20 2011/07/30

23

Verificación y actualizaciónselectiva de los bienes de laCircunscripción del Valledel Cauca.

Actualización de Inventarios 100 2011/09/15 2011/11/15

9Traslado del vehiculo a unsitio seguro y adecuadopara garantizar suconservación.

traslado 1 2011/07/01 2011/08/30

9

Diagnostico mecanico delestado actual del vehiculo Diagnostico 1 2012/01/15 2012/03/15

9

Conocer los rangos deRegistro Civil, enviados alos Hospitales

1601002

con riesgo de quese genere un dañoy un posibledetrimento patrimonial. riesgode pérdida del bieny del valorcomercial y dañodefinitivo

Reubicación del VehiculoMazda 323 NX

Proteger los bienes de laentidad.

Genera el riesgo depérdida de estosrecursos y a su vezcompromete laintegridad de losfuncionarios que seencargan derecaudar ytransportar estosdineros a otrosmunicipios.

Desarrollar mecanismos deseguridad, para los dinerosrecaudados por losRegistradores.

Proteger la integridad de losfuncionarios y recursos dela entidad

Efectuar a traves de laEscuela Virtual de la RNECla inducción de las personasque vayan a ser vinculadasa la planta de la Delegación

4

7

19030073

6

15040015

Seguridad recursos financieros. La RNEC nobrinda mecanismos de seguridad, vigilancia einfraestructura adecuada y funcional para elrecaudo de dicho dinero y su posterior transporte;cabe anotar que esto se presenta en oficinas quecuentan con un funcionario para realizar todas lasactividades misionales, incluyendo el resguardo dedinero, que en la mayoría de los casos las realizanen sus viviendas situadas en otros municipios.

Capacitaciones. No se evidencia en la historialaboral del personal de planta, ni del personalsupernumerario, algún tipo de soporte queconfirme la inducción y/o reinducción requeridapara el desarrollo del ejercicio laboral. De los 189funcionarios de planta de la Delegación 137debieron tener un proceso de inducción en elmomento de ingresar a la entidad, dado que suvinculación fue posterior al año 2000.

1601001

1201003

Mantener actualizados losinventarios reales de lasdiferentes Registradurias dela Circunscripción del Valledel Cauca.

procesos electorales.

defunciones en elANI

garantizar que losfuncionario de la Delegaciondel Valle del Cauca seencuentren capaciatadospara el ejercicio de lasfunciones misionales parauna optima prestación delservicio al usuario.

Seguimiento y Control alenvio de material deRegistro Civil a lasRegistradurias Municipales

Serial Registros Civiles de Nacimiento (D.). En larevisión realizada sobre el manejo y control de lainformación correspondiente a los registros civilesentregados al Hospital Departamental SagradoCorazón de Jesús, ubicado en Cartago, parallevar a cabo el registro de los nacimientosocurridos en este, no se encontraron físicamentelos formularios 39610845, 39610846 y 39610847ni en el hospital, ni en la sede de la Registraduría

Vehículos (D). Se evidenció que el automóvilMazda 323 NX Sedan color blanco placas OBJ612 se encuentra, desde hace aproximadamentetres (3) meses, a la intemperie en el andén de unaviviendaque ha sido acondicionada como taller enel barrio Evaristo García, con riesgo de que segenere un daño y un posible detrimentopatrimonial.

Esta deficienciaobedece a la faltade lineamientosespecíficos en losmecanismos decontrol y seguridad,al igual que laprovisión derecursos quepermitan garantizarla seguridad del

Inventario Físico (D). Se pudo evidenciar quedurante la vigencia 2010 el inventario de laDelegación no mostraba los bienes que realmentetenía la entidad para el cumplimiento de susfunciones,

Puede conllevar aposibles fraudes ytramites queafectan la gestiónde la entidad y quepodrían demandargastos administrativos innecesarios.

Debilidades en elcontrol y seguimientopor parte de laRNEC en laexpedición y reportede los registrosciviles a cargo de losregistradores municipales y de laDelegación,

de elecciones de presidente del 2010, se encontróque el equivalente al 12% de la muestra,correspondiente a personas fallecidas, aún seencuentran vigentes y habilitadas para votar, ofiguran con pérdida de derechos políticos.

Visitas a RegistraduriasEspeciales, Auxiliares yMunicipales por parte de laDelegación

Incertidumbre sobrelos bienes queposee la entidadpara el desarrollode sus funciones;además de generarriesgos deaccidentes detrabajo, pérdida delos bienes y unadeficiente prestación delservicio a losusuarios.

Debilidades en losmecanismos decontrol en larealización delproceso delevantamiento de losinventarios de losbienes muebles einmuebles de laentidad.

Debilidades en lagestión y control,

Deficiencias decontrol y supervisiónen el área de talentohumano en loreferente aladecuado procesode ingreso depersonal supernumerario y deplanta,

Riesgo en elcumplimiento de lasfunciones concerniente alproceso deidentificación y en laprestación delservicio al usuario.

establecer estrategias parala inducción, reinducción yseguimiento a lascapacitaciones que seanimpratidas en la Delegacióndel Valle del Cauca


Evaluación semanal deproducción de documentosfrente a envio de material aRegistradurias

Informes de evaluación 12 2011/10/01 2011/12/31

13

Boletin dirigido aRegistradores con el fin deimpartir directricesrelacionadas con el cuidadoy custodia de loscomprobantes dedocumentos en tramite

Boletin 1 2011/10/01 2011/11/30

9

Solicitud por parte de laDelegación de la copia delacta o convenio por mediodel cual se darán los bienes(tangibles e intangibles)donados a las diferentesRegistradurias.

Actas o Convenios 100 2011/09/26 2011/11/30

9

Revisión de Documentaciónde los soportes para elingreso de los Bienes a lasdiferentes Registradurias

Soportes 100 2011/09/26 2011/11/30

9

Entrada al Almacen o Altade Inventario Formato 100 2011/09/26 2011/11/30

9

10 1603002

Mantenimiento Preventivo. Se pudo establecerque se realiza mantenimiento preventivo ycorrectivo de hardware y software solamente a los equipos incluidos en el PMT, dejando de lado losequipos de propiedad directa de la entidad y/odonados que soportan labores administrativas, De otra parte, aunque se realizaronmantenimientos a equipos que hacen parte delPMT, se evidenció que algunos tienen unidades ytarjetas dañadas e impresoras sin configuración,lo que permite cuestionar la eficiencia de dichosmantenimientos

Ausencia demecanismos decontrol y recursosdestinados paragarantizar laoperación ininterrumpida de losusuarios.

Representa unaexposición a laocurrencia depérdidas y/o dañosde informaciónprioritaria almacenada resultado de lasfunciones registrales, al igualque los equipos,

Se establece mediante elcontrato 141 con laempresa Morpho, paraatender a las Registraduriasy Centros de Acopio delpais.

Mitigar los dañosproducidos por ladesatencion, para evitar elretraso en la actividadesadministrativas.

Realizar periodicamente losmantenimientos estipuladosmediante el contrato y a suvez se rendira un informemensual de dichasactividades

Informes 5 2011/06/01 2011/12/31

30

11 1603002

Mantenimiento correctivo. Se evidenció que lostiempos de respuesta en la prestación del serviciode mantenimiento correctivo para los equipos decómputo impresoras, e infraestructura tecnológicasituados en las oficinas de los municipiosdiferentes a Cali son altos, como en los municipiosde Buga, Sevilla, Cartago, Buenaventura, en losque se presentaron tiempos de prestación delservicio mayores a dos meses.

Falta deprocedimientos definidos, mecanismos decontrol y recursosque soporten losrequerimientos delos usuarios.

Se ven afectadoslos procesos deregistro deinformación y laprestación delservicio.

Socializar el procedimientode los equipos de carácteradministrativo, para serimplementado en oficinascentrales.

Mitigar los dañosproducidos por ladesatencion, para evitar elretraso en la actividadesadministrativas.

A traves de correo masivoy/o circular serasocializado el procedimientopertinente

Correo 1 2011/09/15 2011/12/31

15

12 1603002

Mantenimiento de Equipos de comunicación yRack. Se evidenció en todas las oficinas de laregistraduría visitadas, la falta de mantenimientode los equipos de comunicaciones, como los sonswitches, routers y módems que se encuentranalmacenados en los Rack (Gabinetes deAlmacenamiento), los que en algunos casos no seencuentran instalados, ni funcionando (Restrepo,Calima - El Darién y Versalles) al igual que UPS yventiladores dañados sin corriente regulada(Buga), los cuales por su estado de suciedad yabandono, ya no pueden ser tratados mediantemantenimiento de primer nivel.

Falta demecanismos decontrol y seguimientode estas actividadesa desempeñar, tantopor los funcionariosde la delegacióncomo de lasempresas encargadas delsuministro de losequipos, además dedisponibilidad derecurso humanocapacitado para elcumplimiento de estetipo de funciones

Riesgo de fallas enla conexión en lascomunicaciones, caídas en la red einterrupciones en laprestación delservicio a laciudadanía yproducir daño deequipos quecumplen la funcióndirecta del registro.

Se realiza a traves delcontrato 031, donde seincluye todo lo relacionado ared WAN

Mejorar las condiciones decomunicación delDepartamento y a su vez elaspecto fisico de lasRegistradurias y Centros deAcopio

se establecen actividadesperiodicas con el objetivode hacer las mejoraspertinentes.

Informes 5 2011/09/01 2011/12/31

17

8

La entidad no cuentacon políticas sobrela entrega y custodiade comprobantes dedocumento entrámite, adhesivosde seguridad delregistro civil, formascontinuas (deregistros civiles denacimiento, defunción ymatrimonio, materialde cédula y tarjetade identidad),aunado a lo anterior,se evidencia

Puede generarpérdida de estoselementos y riesgosasociados aconductas ilícitas yposible detrimentopatrimonial.

Establer controles deentrega y custodia de loscomprobantes dedocumentos en tramite

1202003

Falta demecanismos decontrol, procedimientos ylineamientos para laprotección de laintegridad de estosequipos que hacenparte de lospatrimonio de laentidad.

Aplicativos en equipos diferentes a lossuministrados en el PMT. Se verificó laexistencia de equipos de computo que han sidodonados que no incorporaron al inventario de laRegistraduría y otros de propiedad de laRegistraduría, que no cumplen con lasespecificaciones establecidas en la normatividadde la Registraduría con relación a las políticasinformáticas definidas en el Boletín No. 144 de2010, porque el software instalado en estos notienen licencias adquiridas por la entidad, y lainstalación y actualizaciónde antivirus y aplicativosse realiza desde internet, esto se presenta en lasoficinas de Buenaventura, Sevilla, Caicedonia,Buga, La Victoria, Darién, Guacarí, Ginebra,Andalucía, Tulua, Zarzal, Yumbo, Versalles, LaUnión y Restrepo

Custodia de Documentos (D). � Al cotejardichos documentos con las existencias de laRegistraduría especial de Cali, no se evidenciaronlos siguientes comprobantes de documento entrámite, de los cuales tendría que haber algúnregistro de utilización o su existencia física� Al cotejar los comprobantes de documento entrámite entregados a las Registradurías de Calicon la producción, se evidenció faltantes.• De los 27 talonarios revisados, en tres (3) seencontraron 208 colillas de comprobantes dedocumento en trámite sin información.

22020049

Seguimiento oportuno parala incorporación a losinventarios de los bienestangibles e intangiblesdonados a las Registraduria

Evitar perdida de estoselementos y Riesgosasociados a conductasilicitar y posiible detrimentopersonal.

Seguimiento a Bienesdonados

Representa unriesgo decompromiso deintegridad de la redy de la informaciónque se almacena yse maneja en lasdelegaciones,


13 1202003

Instalación de Antenas Receptoras. Se evidenció en las oficinas de Argelia, El Dovio,Cartago, Calima - El Darién, Versalles, Tulua,Guacarí y La Victoria (Desde enero del 2010) quela empresa UNE, contratada con el fin de realizarla adecuación e instalación de los equipos decomunicacionese infraestructura de la red, no harealizado la instalación de las antenas receptorasde señal de banda ancha y de los equipos decomunicacióncon la cual se interconecta la oficinacon el nivel central.

Falta de seguimientoy control en lasupervisión de lasobligaciones contractuales por elfuncionario encargado en ladelegación.

Impide la realizacióndel trámite detarjetas deidentidad porprimera vez y limitala eficacia de lostrámites para larenovación paramenores de 14años, razón por lacual losregistradores tienenque trasladarse aotros municipios conel fin de cumplir


Mejorar las comunicacionesy la infraestructura quegarantiza respuestasoportunas en el servicio

Seran programadas lasvisitas e instalacionescorrespondientes

visitas 9 2011/09/01 2011/12/31

17

14 1202003

Plan de Contingencia. En las oficinas de Buga,Cartago, Buenaventura que cuentan conservidores donde se almacena y procesa lainformación correspondiente al Sistema deInformación SES Registro civil, se han presentadodaños de estos equipos, por lo que produjosuspensión y retardo en los procesos de creaciónde registro civil.

Falta de planes decontingencia quemitiguen o eviten lasuspensión delservicio.

Genera afectaciónen la prestación delservicio, que losusuarios tengan quedesplazarse a otrosmunicipiosa realizarel trámite y que laentidad no cumplacon sus actividadesmisionales

Socializacion de documento.

Contar con un plan deseguridad que garantice lapreservacion de lainformación.

Se socializara el docuemntoSSE-000000678721-5 quedescribe los planes decontingencia de la RNEC

correo masivo y/o circular 1 2011/09/01 2011/12/31

17

15 1202003

Energía Regulada en los municipios. Se evidenció que las oficinas de los municipios de laDelegación Valle, no cuentan con la instalación deenergía regulada para garantizar la estabilidad yfuncionamiento de los equipos que soportan lasactividades administrativas llevadas a cabo por losregistradores, y en los casos en los cuales noestán funcionando las UPS, no hay regulación dela energía de los equipos del PMT que cumplencon la función de registro y entrega deidentificaciones como lo establece la ResoluciónNo. 3257 de 2005.

Falta de gestión y de mecanismos decontrol y seguimientoque impidan el dañode equipos y en laplaneación derequerimientos de lainfraestructura tecnológica de lasoficinas

Genera el riesgo depérdidas deinformación prioritaria para laentidad en funciónde sus actividadesadministrativas ydaños de equiposque podrían afectarla prestación delservicio a laciudadanía.

Se establece mediante elcontrato 141 con laempresa Morpho, paraatender a la registradurias ycentros de acopio del pais.

Garantizar el funcionamientode todos los euipos queintervienen en los procesosmisionales.

Se hara el mantenimiento aUPS que soportan losequipos de computo

Informes 5 2011/09/01 2011/12/31

17

16 1603003

Equipos en Hospitales. Dentro del inventario dela Oficina de Buenaventura se pudo establecerque no se encuentran incluidos tres equipos quese encuentran instalados en tres hospitales en losque se realiza la inscripción de registros civiles, aligual que se pudo evidenciar que fueronentregados sin acta, con el fin de garantizar laresponsabilidad de su tenencia en dichasinstituciones; cabe anotar que aunque estosequipos están incluidos en el mantenimientopreventivo contratado para los equipos del PMT,garantizando su actualización.

Falta demecanismos decontrol establecidosen el manejo de losrecursos.

Presentan el riesgode ser extraviadoso hurtados.

Visitas periodicas aRegistradurias Especialespor parte de la Delegación

Verificación y actualizaciónde inventarios de equiposde la Registraduriaasignados a los Hospitales.

Verificación y actualizaciónde los bienes (equipos) dela Registraduría, asignadosa hospitales en el Valle.

Actualización de inventario 100 2011/09/15 2011/11/15

9Pedir concepto tecnico a laGI sobre ubicación deRACK en oficinas

Oficio 1 2011/11/01 2011/12/319

Elaborar diagnostico de laubicación y estado deRACK

Diagnostico 6 2012/01/15 2012/04/30

15

18 1202001

Modem de WI-FI. A la registraduría del municipiode la Victoria se le suministró modem de WI-Fi,con el fin de establecer la comunicación y elacceso a la base de datos del SES directamenteen el nivel central desde el mes de agosto de2010, pero no se le ha otorgado autorizaciónpararealizar dicho acceso para desarrollar lasactividades concernientes al registro civil.

Falta de gestión enla asignación depermisos de accesoa los aplicativos.

El funcionario sedebe desplazar aotro municipio parahacer el registro.


Mejorar las comunicacionesy la infraestructura quegarantiza respuestasoportunas en el servicio

Todos los municipios delValle del Cauca que tieneconexión por modem seranimplementados por APN

conexiones realizadas 1 2011/09/01 2011/12/31

17

Por su ubicación yel riesgo propio porel manejo decorriente eléctrica,pueden dar lugar aque se dañen losdocumentos quecontienen lainformación deregistro ycedulación existenteen las oficinas queocupan.

1603003

Ubicación de Equipos de comunicación. Se evidenció en las oficinas de Cartago, Darién,Buenaventura, Caicedonia, Buga y Restrepo, quela ubicación del Rack y de los equipos decomunicacióncon los que cuenta la entidad no seencuentran instalados en un lugar convenientepara preservar y asegurar su adecuadofuncionamiento y exposición a estática.

17Visitas periodicas aRegistradurias por parte dela Delegación

Esto se presenta por la falta de definiciónde políticas yestándares deubicación y manejode apropiados parala instalación de lospaneles eléctricos ylos equipos.

Determinar si es necesariola reubicaciòn de losequipos


Consultar a la Gerencia deInformatica las politicaspara la realización decopias de seguridad.

Oficio 1 2011/11/01 2011/12/30

8

Boletin dirigido a losfuncionarios de laCircunscripción del Valle,con el fin de socializar losprocedimientos paragenerar copias deseguridad.

Boletin 1 2012/01/15 2012/02/28

6

20 1603002

Protección de Servidores. Las oficinas quecuentan con servidores no cuentan con un lugarapropiado para su resguardo, que garantice suseguridad y aislamiento del polvo, el sol, laestática y del público como lo establece laResolución No. 3257 de 2005.

Falta deprocedimientos adecuados pararealizar la ubicaciónde los equipos,infraestructura en lasoficinas y falta dedestinación derecursos paragarantizar elfuncionamiento deestos equipos

Puede generardaño del equipo yperdida de lainformación prioritaria de laidentificación de laciudadanía almacenada enellos, ademásretraso en losprocesos, la noprestación delservicio y falta deeficiencia en el

Verificar en cada oficina laubicación de los servidoresde Registro Civil en lasRegistradurias que cuentancon estos equipos

Determinar si la ubicaciónactual es adecuada

Consultar a la Gerencia deInformatica las politicas deprotección de losservidores.

Oficio 1 2011/10/01 2011/10/31

4

20 1603002

Protección de Servidores. Las oficinas quecuentan con servidores no cuentan con un lugarapropiado para su resguardo, que garantice suseguridad y aislamiento del polvo, el sol, laestática y del público como lo establece laResolución No. 3257 de 2005.

Falta deprocedimientos adecuados pararealizar la ubicaciónde los equipos,infraestructura en lasoficinas y falta dedestinación derecursos paragarantizar elfuncionamiento deestos equipos

Puede generardaño del equipo yperdida de lainformación prioritaria de laidentificación de laciudadanía almacenada enellos, ademásretraso en losprocesos, la noprestación delservicio y falta deeficiencia en el

Verificar en cada oficina laubicación de los servidoresde Registro Civil en lasRegistradurias que cuentancon estos equipos

Determinar si la ubicaciónactual es adecuada

Boletin dirigido a lasRegistradurias que cuentancon Servidores, informandolos parametros deprotección de los mismos.

Boletin 1 2012/01/15 2012/02/28

6Falta de definiciónde políticas,lineamientos deseguridad y sitiosespecíficos dentrode las oficinas quegaranticen lapreservación de lainfraestructura

Genera el riesgo depérdida o daño deestos componentes.

Instalación de equipos (Servidores, Booking yLectores) en Registraduriasen lugares seguros

Evitar posibles perdidas delos equipos asignados a lasRegistradurias

Consultar a la Gerencia deInformatica las politicaspara el resguardo de losequipos

Oficio 1 2011/10/01 2011/10/31

4de políticas,lineamientos deseguridad y sitiosespecíficos dentrode las oficinas quegaranticen lapreservación de lainfraestructura informática

Genera el riesgo depérdida o daño deestos componentes.

Instalación de equipos (Servidores, Booking yLectores) en Registraduriasen lugares seguros

Evitar posibles perdidas delos equipos asignados a lasRegistradurias

Boletin dirigido a lasRegistradurias que cuentancon Servidores,Booking yLectores informando loslineamientos de protecciónde los mismos.

Boletin 1 2012/01/15 2012/02/28

6

Presentación de acciones de repetición en

contra de partidos

100 2012/08/01 2012/12/01

17

21

Especial FONDO NACIONAL DE FINANCIACION DE PARTIDOS Y CAMPAÑAS ELECTORALES VIG 2010

2202002

Resguardo de equipos. Se constató que el resguardo de los equipos (servidores, booking y lectores) se realiza en lugares de fácil acceso al

público y de mínima seguridad.

Copias de Seguridad. Se pudo establecer que enlas oficinas se realizan las copias de acuerdo alcriterio personal de los registradores ofuncionarios que tengan algún conocimiento deltema.

1603002

19

Control de Legalidad Candidatos. El CNE norevocó la inscripción de 2 candidatos a la Cámarade representantes que se encontrabaninhabilitados, quienes participaron en la contienda

Genera el riesgo dedaño y perdida delmedio dealmacenamiento utilizado y de lainformación almacenada

Falta deprocedimientos definidos yestandarización delproceso, lineamientos clarosde Backup, ymanera y lugar pararesguardar lainformación en sitio.

Esta situaciónevidencia debilidades decontrol y seguimiento

Lo que puedeocasionar pérdidade recursos, si nose adelantan

Iniciar la acción deRepetición en contra departiculares en contra de lospartidos y candidatos en

Recuperar el dineroreconocido a los partidospolíticos por concepto definanciamiento estatal a las

Realizar copias deseguridad en cada una delas Registradurias yDelegación Departamentade manera unificada.

Salvaguardar la información

Iniciar acción de repeticiónen contra de lospartidos ycandidatos a los que elConsejo de Estado declaró


Librar oficios a los partidos y

movimientos políticos

solicitando mayor rigor en la revisión

de los antecedentes de las personas que avalen o postulen

como candidatos a cargos de elección

popular.

100 2012/08/01 2012/12/02

18Levantamiento de lainformación y elaboraciónde procedimiento internopara la revisión de informesde ingresos y gastos decampana por parte de loscontadores del FondoNacional de FinanciaciónPolitica, de conformidad conlas normas legales yreglamentarias aplicables

Elaboración deprocedimiento interno parala revisión de informes deingresos y gastos decampana

Procedimiento interno para la

revisión de informes de

ingresos y gastos de campana

100 2012/08/01 2013/07/30

52Dejar evidencia del procesorealizado por el FNFP en laevaluación y estudio de losinformes de ingresos ygastos de campañapresentados.

Elaboración eimplementación de la Hojade Ruta para el proceso derevisión de informes deingresos y gastos decampaña

Hoja de ruta Circular dirigida a contadores para

disponer la utilización

obligatoria de la Hoja de ruta

100 2012/08/01 2013/07/30

52Establecer controles paraque ningunode los aspectosnormativos y contablespertinentes quede por fueraproceso de revisión yevaluación de los informesd i d

Capacitación a contadoresdel Fondo Nacional deFinanciación Politica

Capacitación

100 2012/08/01 2013/07/30

52Item 1El FNFP Elaborará eimplementará unprocedimiento para larecepción de informes deingresos y gastos decampaña.

Elaboración eimplementación deprocedimiento para larecepción de informes deingresos y gastos decampaña.

Procedimiento interno para recepciòn de informes de

ingresos y gastos de campaña

100 2012/08/01 2013/07/30

52Capacitación a funcionariosencargados de la recepciónde informes de ingresos ygastos de campaña.

Capacitación

100 2012/08/01 2013/07/30

52Circular a Partidos Politicoscon personeria juiridicavigente.

Circular

100 2012/08/01 2013/07/30

52

Mejorar y/o modificar eladministrador de contenidosde la página Web delConsejo Nacional Electoral,que permita consultar losdistintos temas de doctrina,jurisprudencia y normativasobre asuntos electorales, ylos documentos históricos(Relatoría), generados poresta Corporación

Una vez se tenganadjudicados los procesoslicitatorios, dar prioridad ala mejora y/o modificacióndel administrador decontenidos de la paginaWeb del Consejo NacionalElectoral, dando laCapacitación necesaria alos funcionarios de lasáreas involucradas en estaimplementación.

Estudio del proyecto de ampliación y

mejora del SIICNE

1 2012/08/01 2013/07/30

52

Reposición de Votos.El contador asignado por el Fondo Nacional deFinanciacion Politica para la revision de la cuentade ingresos y gastos rendida por un partido paralas elecciones de Senado de la Republica, noevidencio que 44 de los informes individualesrendidos por los candidatos inscritos por el partidofueron suscriras por un Contador Publico

2202001

Las anterioreslimitantes se debena deficiencias en laadministración de lapágina Web delSIICNE

Item 2 El FNFP expedira unacircular con destino a lospartidos politicos conpersoneria juridica vigenteen donde se informe de laimplementación de unprocedimiento interno parala recepción de informes deingresos y gastos, conmiras a que los partidospoliticos tengan en cuentaaquellos aspectos de formaque competan al partido.

Control de informes consolidados.En los informes consolidades de ingresos y gastosde las campañas electorales de las eleccionespara Presidente, Senado Parlamento Andino yCamara, rendidos para la vigencia 2010, seevidencio: • Los Formulario 5A, rendidos por los candidatosno tiene el radicado del partido falta, faltan anexosde dichos formularios y no señalan fecha de lacertificación del registro de los libros de ingresos ygastos. Esta situación se evidenció en la mayoríade las cuentas de los candidatos de los diferentespartidos evaluados.

electoral y por sus votaciones se les reconocieronrecursos para sus partidos. El Consejo de Estado,mediante sentencia, decreto la pérdida deinvestidura de los 2 representantes a la Cámara

1301100

4

1

2

12010033

1801002

Las anteriores limitantes sedeben a deficiencias en laadministración de la páginaWeb del SIICNE

Pagina Web del Consejo Nacional Electoral.La Página Web del Consejo Nacional Electoralpresenta deficiencias en el cumplimiento de losprincipios rectores de la Ley 962 de 2005 y enespecial en el artículo 6 de dicha Ley, debido aque el motor de búsqueda de la página no seencuentra funcionandolo que no permite consultarpor temas el histórico (relatoría) de lasResoluciones, Fallos y Actos Administrativos queemite el máximo órgano Electoral Colombiano

lo que conllevainobservancia de losrequisitos para larecepcion deinformes y adesorden administrativo

Las anterioreslimitantes se debena deficiencias en laadministración de lapágina Web delSIICNE

Esto evidenciadebilidades en elcontrol y seguimientode la información.

Item1. Elaboración deprocedimiento interno parala revisión de informes deingresos y gastos decampana por parte de loscontadores del FondoNacional de FinanciaciónPolitica, de conformidad conlas normas legales yreglamentarias aplicables

a los procesos queel CNE debe realizaren cumplimiento desu funciónadminstrativa comomáximo órganorector de loelectoral.

gestiones oportunaspara larecuperación de losrecursos que fuerongirados a lospartidos políticoscuyos candidatoselectos fuerondeclarados inhabilitados

referencia.

se evidencia que laevaluacion delinforme establecidoen el articulo decimode la Resolucion330de 30 de mayo de2007 no se realizoadecuadamente

lo cual inobserva elprinicipio deindependencia quese debe tener en elejercicio de laprofesion contablessegún lo estipula losarticulos 37 y 50 dela Ley 43 de 1990-

Mejorar el proceso derecepción de informes deingresos y gastos decampaña

campañas electorales enreferencia.

la pérdida de investidurapor encontrarseinhabilitados. Solicitar a losPartidos y MovimientosPolíticos que presentencandidaturas a cargos deelección popular


Permitir que el ciudadanopueda consultar en lapágina Web del ConsejoNacional Electoral, lostemas relacionados con lanormatividad Electoral

Consultas ciudadanía Consulta por la págiNa WEB 100 2013/01/02 2013/12/31

52

El Consejo NacionalElectoral, por conducto dela Presidencia de laCorporacion solicitara alMinisterio de Hacienda yCredito publico la asignacionde presupuesto para elproceso de contratacion deuna persona juridica queadelante el proceso deorganizacion, digitalizacionymicrofilmacion de losdocumentos que obran en elarchivo del ConsejoNAcional Electoral, deconformidad con lodipsuesto en la Ley Generalde Archivo.

Comunicación al Ministeriode Hacienda y CreditoPublico para la asignaciónde recursos para adelantarel proyecto de organizacióndel archivo del ConsejoNacional Electoral

Comunicación

100 2012/08/01 2013/07/30

52Consolidación de base dedatos de expedientes quese encuentran en el archivodel FNFP, y depuracion enfisico de la Base de datos.

Consolidación y Depuraciónfisica de base de datos delArchivo del Fondo Nacionalde Financiacion Politica

inventario

100 2012/08/01 2013/07/30

52Proceso de reconstrucciónde expedientes extraviados,si se establece el extravio.

Adelantamiento deprocesos de reconstrucciónde expedientes extraviados,si hay lugar a ello, segúnconcepto de Sala Plena16767 de 2011 conponencia del HonorableMagistrado CARLOSARDILA BALLESTEROS

reconstrucción de expedientes 100 2012/08/01 2013/07/30

526 145002 Informes Contrato No. 313 RNCE de 2010

“Auditoría Externa Partidos, Movimientos yCandidatos”En el contrato No. 313 de 2010 se presentó lasiguiente situación:- El informe Legal presentado por la Auditoríacontratada no advirtió la inhabilidad de doscandidatos a la Cámara de representantes para elperiodo 2010-2014 y de dos candidatos aConcejos municipales para el periodo 2008-2011,los cuales se encontraban inhabilitados por laprohibición consagrada por el numeral 5º delartículo 179 de la Constitución Política.

Lo anterior evidenciadeficiencias en lacalidad de losinformes presentados porparte del contratistaen la estructuracióny en laestructuración delcontrato

Lo que origina queante inconformidades enel resultadoentregado, laentidad no puedarequerir compensaciones económicas en loseventos presentados.

El Fondo Nacional deFinanciación Politicasolicitara a la DirecciónAdministrativa de laRegistraduría Nacional delEstado Civil que dentro delproceso contractual que seadelantara a efectos de lacontratación de la laauditoria externa - Articulo49 Ley 130 de 1994 - seestablezca que dentro delos amparos de la pólizaunica de cumplimientootorgada por el contratistase incluya como amparoasegurado la "calidad deservicio"

Preveer como riesgo yconstituir un amparo frentea la "calidad del servicio"prestado por el contratistadentro del contrato deauditoria externa

inclusión dentro del Estudiode Necesidad yConveniencia (componentetecnico) el riesgo deincumplimientoen la calidadde servicio, para que elcontratista de conformidadcon la normatividad vigente,otorgue poliza a favor delcontratante (RegistraduríaNacional de Estado Civil)garantía unica decumplimiento en donde seampare el riesgo de"calidad del servicio".

encia y Oportunidad

100 2012/08/01 2012/12/31

22

5 1902001 Archivo de cuentas de PartidosEn la gestión del archivo documental del FondoNacional de Financiación de Partidos yCampañas Electorales, se estableció que lacuenta de Ingresos y Gastos de un Partido(Informe de Ingresos y gastos presentado porel partido, certificación del Fondo yResolución del CNE) para la elección depresidente 2010, primera y segunda vuelta nofue entregada a la comisión de auditoría.

Esta situaciónevidencia elinadecuado manejo yconservación ycustodia de losarchivos.

Inobservado la Ley594 de 2000, por locual se constituyeen presuntaconnotación disciplinaria

Mejorar el proceso demanejo, conservación ycustodia el Archivo delFondo Nacional deFinanciación Politica


7 1903003 Adopción de una estructuraorganizacional moderna,flexible, acorde con losobjetivos misionales delCNE y que cuente con lasherramientas de planeacióny control interno suficientes.

Un proyecto de Acto Legislativo el que se presentará

nuevamente al Congreso de la

República el próximo 18 de julio

de 2012

1 2012/07/20 2012/08/20

47 1903003 Levantamiento de

funcionesManual de funciones

100 2012/08/01 2013/07/30

527 1903003 Manual de

procedimientos 100 2012/08/01 2013/07/3052

Mapa de riesgos 100 2012/08/01 2013/07/30 52Plan de accion e

indicadores 100 2012/08/01 2013/07/3052

Verificar que la informaciónque se va a procesar en elnuevo sistema Daruma,corresponda a lainformación formulada y

Elaborar el informe deseguimiento comparativoentre los dos sistemas atercer trimestre de 2012

Informe 1 2012/10/19 2012/11/09

3

Informe 3 2013/01/31 2013/12/31

48

Registrar la información delPlan de Acción Operativoen el Sistema Integrado deGestión- Daruma

Registros 100 2013/01/31 2013/12/31

48

10030041

Estructura de Control Interno en el ProcesoElectoral-CNE. El Consejo Nacional Electoral nocuenta con mapa de riesgos de los procesos yactividades que desarrolla y carece de indicadoresque permitan medir los resultados de loplaneado;además,no cuenta con manuales de procesos yprocedimientos.

Falta de gestión dela administración enla construcción deestos instrumentos

Presentar proyecto de ActoLegislativo que faculte alConsejo Nacional Electoralpara adoptar su estructuraadministrativa, a fin deadecuarlo a los nuevosobjetivos misionalesasignados por laConstitucióny apartir de elloadoptar una estructura queincorpore los elementosconstitutivos del ModeloEstandar de Control Interno.Mientras se surte el trámitedel proyecto del actolegislativo en comento,efectuar el levantamientodefunciones de las diferentesáreas del CNE a fin deadoptar el correspondientemanual una vez seaaprobado el proyecto enreferencia; efectuar ellevantamiento de losprocesos que se adelantanen el CNE

Durante el periodo detransición continuar con elprocedimiento de revisión,control y seguimiento de lainformación del Plan deAcción Operativo que semaneja en la base de datos-Excel y migrar lainformación al aplicativoDaruma del SistemaIntegrado de Gestión - SIG

Impide eliminar ominimizar riesgos,establecer parámetros decuantificación ycumplimiento demetas de maneraeficaz y eficiente yel establecimientode obligaciones ycompromisos paralos funcionarios queparticipan en elcumplimiento de losobjetivos misionales.

Sistema de información de Gestión –SIGES-Con base en lo establecido por la Ley 152 de1994, Art.26 y 29 y la Circular Interna deformulación del Plan de Acción; se realizóencuesta aplicada a 18 delegaciones sobre elaplicativo SIGES, y aspectos relacionados con laplaneación de las cuales el 66.6% señalanproblemas para bajar las actualizaciones delaplicativo.

Obtener información veraz,ágil y oportuna.

Contar con facultades paraadoptar un estructuraorganizacional acorde conlos objetivos misionales quela Constitución leasigna enun entorno de gestión declaidad y con adecuadasherramientas de planeacióny control. Contar conelementos de juicio para laadopción de los manuelesde funciones y procesos,mapas de riesgo yformulación de metas eindicadores.

AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2010

Levantamiento deprocesos y procedimiento

Dificultades deconectividad, eslento y no permite elingreso deinformación.

Este aspecto limitael Ingreso, control ysupervisión a laprogramación delPlan de Acción porel Macroproceso dePlaneación Estratégica y elseguimiento a laformulación yejecución del Plande Acción.


Emitir memorandosorientadores a todos losfuncionarios de laRegistraduría Distrital Aplicación cabal del

procedimiento de la PQRS

Mediante memorandos sepretende difundir y reiterarel procedimiento de PQRSadoptado por la Entidad,reporte de informesmensuales de PQRS ytratamiento de legal de lasPQRS

Memorando 4 2011/12/01 2012/08/30

39Efectuar auditoriasespeciales de controlinterno

Verificar cumplimiento en laaplicación del procedimientode PQRS

Realizar auditorias decontrol interno en lasRegistradurías AuxiliaresdeSuba, Candelaria,Teusaquillo, Ciudad Bolívary Archivo Alfabético, paraverificar el cumplimiento enla aplicación delprocedimiento de PQRS

Auditoria 5 2012/07/30 2012/12/30

22Consolidar y presentarinforme de PQRS

Controlar la oportunidad derespuesta PQRSrecepcionadas en laRegistarduría Distrital

Conforme a lasinstrucciones de la circularNo 017 de febrero de 2009consolidar y presentar elinforme mensual a laSecretaria General de laRNEC

Informe 12 2012/01/01 2012/12/31

52Identificar por parte de losresponsables de losprocesos indicadores deefectividad, economía yfinancieros

Obtener herramientas demedición que permitanevaluar el cumplimiento delos objetivos de losprocesos

Elaborar hojas de vida deindicadores

Hojas de Vida de los indicadores 100 2012/07/31 2012/12/31

22

Actualizar el manual deindicadores

Contar con una guía deorientación sobre losindicadores que maneja laentidad

Manual de Indicadoresactualizado Manual 1 2012/08/01 2012/12/30

22

4 2202002

Centro AlternoEl nivel Central de la Registraduría no cuenta conun centro alterno de datos que hospede lossistemas críticos de cómputo, de almacenamientoy de comunicaciones

Esta situacióndenota debilidadesde gestión en laadministración delCentro de Cómputoprincipal y en laGestión Informáticaal no tener en cuentalas normas deseguridad Informática de lafamilia ISO 27000 yel estándar demejores prácticasCOBIT 4.1, DS4(Garantizar laContinuidad delServicio).

La Entidad estáexpuesta a laperdida deinformación ya seapor riesgosambientales, ataques deseguridad u otrotipo de fallas, lo quepuede afectar elrestablecimiento dela continuidad desus operaciones, locual llevaría apérdidas deinformación deidentificación.

Adquirir el servicio de centroalterno de datos para laEntidad (activo-pasivo) en lavigencia 2011-2012

Dar continuidad con elservicio de Datacenteralterno a fin de salvaguardarlos sistemas sensibles de laEntidad

Adquirir el servicio decentro alterno de datospara la Entidad (activo-pasivo) en la vigencia2011-2012

Datacenter implementado 1 2011/10/09 2012/06/30

38

Implementar una replica dela base de datos biométricaque posibilite atender todaslas solicitudes de validaciónbiométrica de losciudadanos a través de lasEntidades Publicas yPrivadas habilitadas por laRegistraduría Nacional.

Replica de la base de datos

biométrica100 2012/07/03 2013/07/02

52Expedir los actosadministrativos por mediode los cuales seestablezcan las tarifas parala consulta biométrica de

Informe resumen de actos

administrativos y procedimientos a

nivel interno y

4 2012/07/03 2013/07/02

52Divulgar las políticasoperativas establecidaspara el acceso a los datosbiométricos de losciudadanos

Informe resumen de actos

administrativos y procedimientos a

nivel interno y

4 2012/07/03 2013/07/02

52

3

Conpes Web ServiceLa Registraduría ha suscrito varios convenios conentidades del Estado, por medio de los cuales sebrinda acceso a la Web Service, sin que se hayaestablecido un certificador de firma digital para elciudadano

22020025

Lo que impidecontar con unaforma efectiva ysegura devalidación de laidentificación delmismo.

Habilitar vía Web el serviciopara consultas deautenticación biométrica deentidades publicas yprivadas que cumplan conlos requisitos técnicomínimos establecidos por laRegistraduría Nacional

no aplicación decriterios claros yprecisos para elmanejo de las quejasy reclamos de losusuarios

2003100

La entidad nocumple en suintegridad larecomendación establecida por elCONPES en eldocumento 3323 del20 de diciembre de2004, recomendación referida en elnumeral 14.2.5subproyecto de WebService del contrato057 de 2005, en elsentido de: "Con unmodelo devalidación de lahuella los ciudadanos , a

Esta situacióncontraviene la Ley87 de 1993, en elsubsistema decontrol de gestión,procedimientos delcomponente deactividades decontrol del Sistemade Control Interno;de igual forma,contraviene loseñalado en el PlanEstratégico: “ElServicio es nuestraidentidad”, diseñado para el período2008-2011, el cualseñala en uno desus ejesestratégicos: “Reorientación de laCultura del Servicioal Cliente”.

Indicadores de GestiónLa Registraduría, en la rendición de la cuentafiscal correspondiente a la vigencia 2010, presentóindicadores de gestión para medir la eficacia yeficiencia haciendo falta los indicadores queevalúen la economía, financieros y otros aspectoscomo la efectividad.

2

Quejas y ReclamosEn visita a las Registradurías auxiliares de Suba,Candelaria, Teusaquillo, Ciudad Bolívar y Distrital,se evidenció la no aplicación de criterios claros yprecisos para el manejo de las quejas y reclamosde los usuarios. El Registrador Auxiliar, le da eltratamiento que él considere pertinente, lo cual noresponde a mecanismos establecidos por laRNEC.

2003100

Permitir la verificaciónbiométrica segura,confiable y efectiva de laidentidad de los ciudadanosa través de las EmpresasPublicas y Privadasautorizadas para tal efectopor la RegistraduríaNacional

Lo que limita mediren forma integral laevaluación yseguimiento de lagestión de laentidad.

Falta de gestión dela administración enla construcción deestos instrumentosde medición.


Elaboración del documentode políticas yprocedimientos deseguridad informática,prevención y manejo deriesgos electricos,perimetros de seguridad

Documento 1 2012/08/01 2012/12/31

22Revisión de lasadecuaciones locativas delarea de sistemas enRegistradurias Auxliares,comprabando especificaciones basicas

Informes de visitas de inspección 20 2012/08/01 2012/12/31

22

Inclusión de las accionescorrectivas en puntos dered y de datos dentro delproyecto de Mejoramientode la Red Eléctrica y dedatos a presentar enPlaneación Nacional

Acciones correctivas

incluidas en el proyecto

100 2013/01/01 2013/04/30

17Se llevaran a cabo visitas alas diferentes DelegacionesDepartamentales con el finde verificar el cumplimientode los términos judicialesenlos procesos en los que seencuentre vinculada laEntidad

Visitas 5 2012/07/01 2013/07/01

52Seguimiento mediante lapresentación de informesescritos trimestrales sobreel vencimiento de procesosjudiciales.

Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52

Revisar y evaluar las fichastecnicas

Fichas tecnicas evaluadas

100 2012/08/01 2013/08/0152

Elaborar Circular,reiterando a los DelegadosDepartamentales y a laCoordinación de Pagaduriala diligencia en el reporte ala Secretaria Tecnica delComité los los pagos porconcepto de condenas a laentidad, asi como porconciliaciones Circular 1

2012/08/01 2012/08/31

4

9 1501001

Vinculación de Personal (D)La Registraduría Nacional del Estado Civilmantenía (vigencia 2010 y 2011) en su plantaglobal a un funcionario, el cual se encontrabaincurso en inhabilidad para el ejercicio de derechosy funciones públicas de conformidad al literal d,artículo 8 de la Ley 80 de 1993, artículos 37 y 38de la Ley 734 de 2002. En el expediente delJuzgado Veintiuno Penal del Circuito del DistritoJudicial de Bogotá

Debilidades decomunicación, coordinación ycontrol de acuerdo alo establecido en elModelo Estándar deControl Interno –MECI

lo que expone a laentidad a riesgosderivados de laconducta de estapersona

Reiterar a los funcionarios elcumplimiento de los deberesestablecidos en la Ley 190de 1995

Que los funcionarioscumplan lo establecido en laLey 190 de 1995

Expedición de una circularen la que se recuerde a losfuncionarios el deber deinformar sobre lasinhabilidades sobrevinientes

Circular 1 2012/08/01 2012/08/31

4

Reiterar las circularesexistentes relacionadas conla supervisión eInterventoría de loscontratos

Circular 1 2012/07/01 2013/07/01

52Modificación de las listas dechequeo existentes enrelación a la supervisión eInterventoría de loscontratos

Listas de chequeo 1 2012/07/01 2013/07/01

52

Se ejercerá control sobre elcumplimiento a la listas dechequeo presentadas porlos interventores

Informes 2 2012/07/01 2013/07/01

52

7

Defensa Judicial: La Registraduría no interpuso,en la oportunidad procesal, recurso de apelaciónen contra de la sentencia del 03 de mayo de 2010,proferida en el proceso de Nulidad yRestablecimiento del Derecho No 2003-7311,instaurado en su contra en el cual se ordenóreintegrar al demandante a uno de los cargos delos cuales fue ilegalmente removido o a uno deigual o superior categoría, equivalencia yremuneración.

1405003

1405003

2202002

Ejercer control y vigilanciaen las diferentesDelegaciones con el fin defortalecer la Gestión Judicialque adelanta la Entidad.

La entidadmanifiesta que loanterior sucedeporque se presentandebilidades en laevaluación de lasfichas técnicas quecontienen lainformación necesaria yrequerida paraefectos deindividualizar eidentificar plenamente a losagentes

Adelantar dentro del terminolegal los Comites deConciliación, dandocumplimiento a l Decreto1716 de 2009

10

Fortalecer la planeación enla elaboración de loscontratos en cuanto a lajustificación en el aumentode los valores de loscontratos

Cableado estructuradoEvidencia la falta degestión de laadministración en laadecuación de lasinstalaciones de lasRegistradurías auxiliaresPerímetro deseguridad FísicaPor lo anterior no seestán aplicando lasnormas de seguridad informática ISO27000, el estándarTIA 942, Estándarde mejoresPrácticas de TICOBIT 4.0, DS5

8

Cumplimiento de lostérminos judiciales que seadelanten en relación a laDefensa Judicial de laEntidad.

Acciones de Repetición (D)El Comité de Conciliaciónde la entidad, dentro delos seis meses establecidos como termino legal,no adoptó una decisión motivada de iniciar o no elproceso de repetición, en los procesos: EjecutivoNo 2007-0449

Justificación aumento adicional del Contrato005En el Contrato 005 de 2010, por $8.7 millones,para la prestación de servicios en el ConsejoNacional Electoral, la forma de pago correspondíaal número de meses de ejecución del contrato, (7meses) contados a partir de la aprobación de lagarantía única.

1404001

Lo anterior evidenciadebilidades en lagestión judicial de laentidad.

6

Condiciones físicas de los sistemas de laEntidad Cableado estructuradoEn lo que respecta a las condiciones ycaracterísticas que debe cumplir el áreaTecnológica donde se encuentra el equipo decómputo del PMTII, de acuerdo a los numerales14.3.3, 14.3.4, 14.3.5, 14.3.6 y 14.3.7 referentesa “Otros Requerimientos Generales” del Contrato057 de 2005

evidencia debilidades en lagestión judicial de laentidad, inobservando lafunción delegadadel Control yVigilancia de lostérminos judicialesestablecidos en laCircular No 051 deMayo 20 de 2009 Esta situación limitala gestión paraadelantar dentro deltérmino legal losComités deConciliación que lepermitan a la RNECadoptar lasdecisiones oportunas y a faltade control yseguimiento porparte de la Oficinade Control Internolo que se traduce

La Entidad reiterara a losresponsables de losprocesos y DelegadosDepartamentales laimportancia en la celeridady diligencia en la iniciaciónde las acciones derepetición

Evitar que se contravenganlas normas que regulan lacontratación Estatal de laEntidad

Minimizar la materializaciónde riesgos porconflagración, pérdida ydaño de elementos einformación e interrupcionesen la prestación del servicio

Cableado estructuradoLo anterior pone enriesgo lainformación de laentidad. inobservando lasnormas deseguridad señaladas, exponiéndose alriesgo deconflagración, perdida y daño deelementos, con lasubsecuente pérdida deinformación einterrupciones en laprestación del

Diseño e implementacióndeun plan de seguridad físicae informática para lasalvagurada de hardware ysoftware

contraviniendo losnumerales 5, 6, 7 y15 delProcedimiento 10del Proceso deAdquisición deBienes (Código DP-GAF-ABS-010), adoptados mediante Resolución 8486 de2008 de la RNEC ydel artículo 3 delDecreto 2474 de2008 que establecelos requisitos derealizar estudios ydocumentos

debilidades deplaneación en laelaboración elcontrato adicional,ya que no seevidenció estudio ojustificación delnuevo valor a pagaral contratista,


Reiterar las circularesexistentes relacionadas conla supervisión eInterventoría de loscontratos

Circular 1 2012/07/01 2013/07/01

52Realizar nueva capacitaciónpara reforzar la importanciay trascendencia de lassupervisiones e

Jornada de capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52A través de informes hacerseguimiento al cumplimientode las circulares referentesa las obligaciones de los

Informes 4 2012/07/01 2013/07/01

52

12 1703004

Pago contratos de prestación de servicios.(OI)De la revisión de los Contratos de Prestación deServicios Nos. 109, 004, 021, 005, 103 y 116 de2010, se evidenciarondiferencias entre los valoresdeducidos y lo que realmente se debió retener por$1.02 millones, valor absoluto,

No se aplicanuniformemente lasnormas tributarias

Lo anteriorevidencia lainobservancia de lanormatividad, alrespecto para elcaso de lasretenciones deimpuestos nacionales

La Coordinación deContabilidad reducira losaportes de Seguridad Sociala la base de Retenciónpara todos los contratos deprestación de serviciospersonales.

Aplicar uniformemente lasnormas tributarias paraefectos de la Retención enla Fuente de Renta y de ICA

La Coordinación deContabilidad en cadacuenta para pago deprestacion de serviciospersonales, descontará losaportes de SeguridadSocial con el fin deestablecer la base únicapara aplicar la deducción dela Retención de Rentacomo para ICA.

Obligaciones 100 2012/08/01 2013/07/31

52

En el Manual de Procesos yProcedimientos deContratación Estatal de laEntidad, se establecerá queen relación con loscontratos llave en mano, ycon aprobación de laOficina de Planeación, sesolicitará la pertinencia dela Acción de los contratoscon sus respectivossoportes de proyectos deinversión.

Manual de Procesos y

Procedimientos de Contratación Estatal de la

Entidad

1 2012/07/01 2013/07/01

52

Mediante Informes seexigirá el cumplimiento delos requisitos exigidos en elmanual de procesos yprocedimiento para lasadiciones de los contratos"Llave en mano".

Informes y/o actas 4 2012/07/01 2013/07/01

52

Se llevará a cabo unajornada de capacitación enla que se socialice lasmodificaciones efectuadasen el Manual de ProcesosY Procedimientos deContratación Estatal de laEntidad.

Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52

En el Manual de Procesos yProcedimientos deContratación Estatal de laEntidad, se establecerá lacondición de que hastatanto no se tenga paz ysalvo, y no se finalice lafiducia existente, no seliquidará el contrato.

Manual 1 2012/07/01 2013/07/01

52

1404004

1405001

11

13

lo que conlleva aque si el contratistaincurre en unincumplimiento cercano o superiora los dos años yvencido el amparode cumplimiento, laentidad esta

Obligaciones posteriores al acta de liquidacióndel contrato 057 de 2005La entidad, en aras de garantizar el último pagodel contrato 057 de 2005, acordó con el140500414

Fortalecer la planeaciónpara la debida optimizaciónen la ejecución de losproyectos y la aplicación delas cláusulas contractuales

Liquidación contrato PMTII (F) (D)En el Contrato 057 de 2005 se suscribieron nueveotrosíes, los adicionales No. 1 y 2 y la prorrogaNo. 1. El acta de terminación y liquidaciónse firmóel 21 de diciembre de 2010 y en el numeral 4,6-balance final, solo se descuentan $66.9 de lasimpresoras y $885.2 millones por concepto de lamulta interpuesta al contratista por el subproyectode enrolamiento. Para la liquidación, se firmó elActa técnica de recibo final del 30 de noviembrede 2010.

Supervisión Contratos de Prestación deServicios (D)En la evaluaciónde los contratos de prestación deservicios se evidenciaronlas siguientes situacionesrelacionadas con la Supervisión:- En los contratos:109 de 2010 por $64.1 millonescuya duración es de 11 meses, 025 de 2010 por$42.4 millones con término de ejecución de 10meses y 021 de 2010 por $24.5 millones de pesoscon término de duración de 7 meses

Tomar las medidasnecesarias para hacerexigibles las obligaciones

Estas situacionescontravienen loseñalado en elArtículo 4º De losDerechos yDeberes de lasEntidades Estatalesy el Artículo 26º.-Del Principio deResponsabilidad, dela Ley 80 de 1993;los artículos 1 y 4 ypuntos 10, 11, 21 y22 del numeral


Evitar la falta demecanismos para exigir lasobligaciones incumplidas por

Evitar posibles detrimentospatrimoniales que afecten ala Entidad.


Lo anterior denotadebilidades en lavigilancia permanente alcumplimiento de lasobligaciones yfunciones delInterventor y/oSupervisor durantela ejecución delcontrato.

Esta situaciónevidencia debilidades en laplaneación para ladebida optimizaciónen la ejecución delProyecto PMTII y laomisión precisa de la aplicación de lascláusulas contractuales, queconducen a unadoble inversión delos recursos públicos para lograr el mismoalcance contractual. Como resultado dela acción propuestaen el plan demejoramiento presentado a laCGR de la auditoriavigencia 2009, laconclusión delasesor externo de laRNEC no hacereferencia a lasrazones quejustifiquen la comprade los equipos concontratos adicionales y no con recursosdel contrato inicial.

Por lo anterior, sepresenta unpresunto detrimentopatrimonial por$319.2 millones,correspondientes alsaldo de losadicionales 1 y 2.

debido a que en elnumeral 4.5.2 de laliquidación delcontrato No. 057 de2005, realizada el 21de diciembre de2010, estableció laconstitución de unafiducia por $9 335


Mediante informes seexigirá el cumplimiento delos requisitos exigidos en elmanual de procesos yprocedimiento para lasadiciones para la liquidaciónde los contratos en los quese haya constituido fiducia

Informes 1 2012/07/01 2013/07/01

52

15 1404100

Cumplimiento Cláusula Renovacióntecnológica (IP)En visita técnica realizada a las dependencias dela Registraduría, se estableció que la tecnologíainstalada corresponde al año 2006 y no dacumplimiento a lo estipulado en la cláusula 30“Renovación tecnológica” del contrato 057 de2005. Se evidenció que los equipos más utilizadosen la plataforma PMTII corresponden a servidoresDELL PowerEdge e IBM series P y estaciones detrabajo (Desktop)

Lo anterior evidenciaque la tecnologíainstalada corresponde en sumayoría al año2006, y no atecnología de 2010,vigencia en la cualse debió realizar larenovación tecnológica de quetrata la cláusula 30del contrato encomento.

La anterior situaciónconstituye unprobable dañopatrimonial para elEstado, cuyavaloración ycuantificación debedeterminarse mediante unaindagación preliminar.

Tomar las medidasnecesarias para que losprocesos contractualers endonde se requiera laadquisicion de tecnologia -equipos ofimaticos- cuentencon el estudio tecnologicopor parte de la Gerencia deinformatica.

Actualizar el procedimientocorrespondiente del Manualde Contratación, quecuando se requiera lacompra de equiposofimáticos, los estudiosprevios deben contar con laaprobacion de la Gerenciade Informática previo aradicarse en la Coordinaciónde Compras.

Adicionar en elprocedimiento correspondiente del Manualde Contratación, quecuando se requiera lacompra de equiposofimáticos, los estudiosprevios deben contar con laaprobacion de la Gerenciade Informática previo aradicarse en laCoordinación de Compras.

Manual de Contratación 1 2012/07/03 2012/12/31

26Diseñar un modelo de actade recibo para los bienesque deban ingresar alinventario de la Entidad,que permita individualizarlos bienes tangibles de losintangibles para sucorrespondiente registrocontable.

Formato de Acta 100 2012/07/03 2012/10/30

17

Realizar la suscripción delas actas de entrega debienes tangibles eintangibles, acorde alprocedimiento vigente en elManual de Supervisión.

Actas suscritas 100 2012/07/03 2012/10/30

17Reiterar las Circulares 164de 2010 y 77, 113 y 207 de2011, las cuales hacenreferencia a lasobligaciones que debencumplir los supervisores delos contratos de la Entidad.

Circular 1 2012/07/01 2013/07/01

52Realizar capacitación con elfin de formar a lossupervisores e interventoresde los contratos, a cerca de las diferentes actividadesque deben desarrollar

Capacitación 1 2012/07/01 2013/07/01

52Establecer los parámetrosde seguridad y calidad de lainformación para lacontratación delcomponente deConsolidación y DivulgaciónNacional para el año 2011

Documento de estudios previos

1

2011/07/01 2011/09/30

13

Realizar el seguimiento sela seguridad y cálida de lainformación contratada paralas elecciones del 2011

Informe de seguimiento del

contrato

1

2011/10/01 2011/12/31

13

Definir en los estudiosprevios para la contrataciónde procesamiento de datoselectorales, los riesgos desaboteo y manipulación dela información por parte deterceros

Definición de riesgos indicados

en estudios previosde procesamiento

de datos electorales para

las elecciones del año 2014

1

2013/08/01 2013/12/31

22

140200318

Situación queinobserva loestablecido por elartículo 17 delDecreto 679 de1994, artículo 12del Decreto 4828de 2008 y lacláusula 40 delcontrato 057 de2005.

1405002

Lo anterior, conllevóa que en el eventoelectoral del 14 demarzo de 2010, nose cumplieran losindicadores deoportunidad en elreporte de los datos electorales y tuvieraque implementarseplanes paralelos decontingencia, yaque en esa fecha se presentaron 70.000hits en la páginaWeb.Lo anterior conllevaa la inaplicación delprincipio deplaneación de lacontratación estatalconsagrado en elnumeral 6 delartículo 3 delDecreto 2474 de

entidad estaexpuesta a la faltade mecanismospara la exigibilidadde las obligacionespendientes porejecutar para dichaépoca.

Puesto que laomisión en elcontrol y exigenciaal serviciosuministrado generan el riesgodel no cumplimientode las obligacionescontractuales.

contratista obligaciones que superan el termino decaducidad de la acción contractual prevista en elarticulo 136 del C.C.A,

Suscripción de Actas de Entrega Final (D)Se evidencia la ausencia de inspección técnicafinal de los bienes y servicios adquiridos a travésdel contrato 057 de 2005. No se elaboró el actade recibo de cada bien o servicio entregado por elcontratista, habida cuenta que la Supervisión delcontrato 057/05 y la Interventoría CIDLIS UIS,realizaron actividades de verificación y ajuste perodocumental sobre las matrices de los bienes delPMTII, elaboradas en diferentes momentos de laejecución del contrato

Contar con las herramientasde seguridad informáticapara las elecciones arealizarse el 30 de octubrede 2012

La RegistraduríaNacional no realizóun análisis detalladoy preciso de losriesgos asociados alproceso contractualpara adquirir loscomponentes informáticos para loseventos electoralesde Congreso de laRepública, elecciónde ParlamentoAndino y presidentey vicepresidente acelebrarse duranteel 2010.La RNEC no contócon las solucionesde seguridadinformática sobreuna infraestructurade comunicaciones

Esto evidenciainadecuado controlde la estipulación enel Contrato AdicionalNo 01 para el ajustede las garantíascontractuales

16

17


Estipulación del Ajuste de la Garantía en elContrato Adicional 01 del Contrato 057 de2005.Los bienes y servicios adquiridos mediante elContrato Adicional No 01 del contrato 057 de2005, no estuvieron cobijados por ampliación oajuste de algunos de los amparos de calidad yestabilidad de las obras, buen funcionamiento delos equipos y provisión de repuestos, los cualesconstituyen garantías fundamentales para elcumplimiento de las obligaciones objeto de laadición y para el respaldo de la calidad de bienesadquiridos y puestos al servicio del sistema PMTII


1405001

del contratista en caso deincumplimiento del mismo.

Análisis de riesgos contractuales (D)no incluyó riesgos como: Sabotaje a los equipos(servidores) que procesan el preconteo,escrutinios y estadísticas o alteración de lainformación en estos tres componentes. Para laelaboración de la matriz de riesgos solo consideróestadísticas relacionadas con la participación de laciudadanía en el proceso electoral para el año2007. Ahora bien, los riesgos previstos por laRNEC en el proceso para la formalización delcontrato interadministrativo

Controlar el ingreso debienes tangibles eintangibles que debanregistrarse en el inventariode la Entidad.

parte de los contratistas dela Entidad.

Garantizar la seguridad dela información remitida delos Centros deProcesamiento Departamental aConsolidación Nacional

Realizar la inspeccion fisicade los bienes tangibles quese reciban con ocasión delos contratos y constatar siincluyen la respectivalicencia del software segúnlas condiciones del contratoy en caso de encontrarinconsistencias, hacer larespectiva reclamación alcontratista dentro de lostreinta (30) días antes alacta de recibo asatisfacción

Lo anterior evidenciael incumplimiento delas funciones deSupervisión relacionadas converificación, inspección de losbienes y servicios yrecibo a satisfaccióndel objetocontratado, asícomo su correctaliquidación.

fiducia por $9.335millones, para losinsumos deproducción dedocumentos deidentidad, cuyo plazoes de treinta (30)meses,


Esta situacióndenota deficienciasen la actividad desupervisión, pues noexiste un adecuadocontrol y exigencia,como facultadespropias delsupervisor, deconformidad con elnumeral 2.3 y 2.3.1del Manual deInterventoría de laRegistraduría: Funciones Generales “Realizarla inspeccióntécnica final previaa la entregadefinitiva de lasobras o trabajos,bienes suministrados yservicios, elaborando el actade recibo definitivo

Lo anterior, implicaadicionalmente inobservancia delManual deInterventoría ySupervisión (Resolución 0307de 2009) y delManual deProcedimientos dela Entidad(Resolución 8486de 2008), queestablecen sinexcepción alguna larealización de lasfunciones yactividades devigilancia, con lafinalidad de verificarel cumplimiento delas obligacionespactadas en losdistintos contratoscelebrados por laRNEC

Reforzar el seguimiento alas actividades de laSupervisión, en cuanto acumplimiento dedocumentación paraliquidación de contratos

Evitar que se presentenretardos en la liquidacióndelos contratos causados porla falta de soportesrequeridos para tal fin.

Requerir a los supervisoresde dichos contratos paraque alleguen ladocumentación faltante

Oficio 1 2012/07/01 2013/07/01

52

Por medio de escritoshacer seguimiento al aportede la documentación porparte de los supervisores

Constancias secretariales 1 2012/07/01 2013/07/01

52

20 1802100

Constitución Reservas PresupuestalesAl cierre de la vigencia 2010, la Registraduríaconstituyó reservas presupuestales para gastosde funcionamiento por $11.591,8 millones cifra querepresenta 4.7% del presupuesto del añoinmediatamente anterior

Lo anterior originadoen la falta deplaneación y controlpor parte de laEntidad.

Incumpliendo loestablecido en laley de presupuestodonde el límite es el2%,

La Gerencia Administrativay Financiera - DirecciónAdministrativa, DirecciónFinanciera realizaránreuniones de seguimiento ala ejecución del plan decompras establecido por laentidad, con el fin deprogramar el desarrollo delos procesos contractualesde manera que la ejecuciónde los mismos se realicedentro la vigencia.

Realizar seguimiento a laejecución del Plan deCompras para programarlos procesos contractualesdentro de la vigencia

La Gerencia Administrativay Financiera - DirecciónAdministrativa, DirecciónFinanciera realizaránreuniones de seguimiento ala ejecución del plan decompras establecido por laentidad, con el fin deprogramar el desarrollo delos procesos contractualesde manera que la ejecuciónde los mismos se realicedentro la vigencia.

Actas 2 2012/07/03 2012/12/31

26

Suministrar la informaciónen medio fisico y magneticode las actas demantenimiento validadaspor los RegistradoresMunicipales y Jefes deOficina de los bienestangibles PMTII.

Informes de mantenimiento de

bienes tecnologicos del

PMTII

1 2012/07/03 2012/08/15

6

Realizar el levantamientofisico del inventario de losbienes del PMTII, tanto enlas DelegacionesDepartamentales como enel Nivel Central, a fin deestablecer la real existenciay el estado de los mismo

Base de Datos de referencia para el Grupo Almacen e

Inventarios

100 2012/07/03 2012/12/30

26

Depuracion y registro denovedades

Base de Datos actualizada de los bienes tangibles

del PMTII

100 2012/07/03 30/6/2013

52

1405001

Liquidación contractualLa Registraduría no ha liquidado 26 contratosdentro del término fijado en los pliegos decondiciones o términos de referencia o en sudefecto, en el plazo establecido en el artículo 11de Ley 1150 de 2007, donde se señala que laliquidación se debe realizar dentro de los cuatro(4) meses siguientes a la expiración del términoprevisto para la ejecución del contrato.Igualmente se observa el no cumplimiento de losnumerales 6 y 7 del Procedimiento 13

21

lo cual originaincertidumbre en lascuentas dePropiedad, Planta yEquipo y en laLegalización delanticipo por$24.593 millones.

1601001

Soportes Incorporación bienes PMTII1. Con relación al ingreso al almacén de los bienesproducto de PMTII, se estableció que para lostangibles el soporte fueron las actas individualescon las cuales el contratista entregó los bienesdurante la ejecucióndel contrato, algunos desde elaño 2006.

no existen soportespara verificar que losbienes tangiblesincorporados alinventario con baseen la matrizsuministrada por elcontratista eincluidos en elinforme 085 denoviembre de 2010,el cual es soportadocon las actas deentrega parcialesdesde el año 2006,efectivamente existen y seencuentran en buenestado

19

Identificar y localizar losbienes del PMTII, con el finde actualizar la base dedatos de dichos bienes y sucorrespondiente registrocontable

Continuar la depuración delos bienes tangiblesasociados al desarrollo yejecución del Programa deModernizacion Tecnologica,con base en losprocedimientos establecidospor la entidad DP-GAF-ARF-017, las directricesdadas en la Circular 106 DE2011 y las intruccionesenviadas mediante oficio acada una de lasDelegaciones.establecidos para el levantamiento fisicode inventarios.


Requerir al contratistasolicitando informacionsobre la utilización de lasplacas entregadas por laCoordinación de Almancene inventarios a los mismos,para los bienes tangiblesdel PMTII

Requerimiento 1 2012/07/03 2012/09/30

13Registrar en el modulo deinventarios las placasasignadas a los bienestangibles del PMTII y susnovedades

Reporte del registro 100 2012/07/03 2013/06/30

52

Elaborar un informetrimestral de las placasasignadas a los bienesasociados al Programa deModernizacion tecnologica

Informe Trimestral de arqueo 4 2012/07/03 2013/06/30

52

Describir y documentar elprocedimiento de ingreso yconsumo de insumosutilizados en la produccionde cedulas y tarjetas deidentidad.

Procedimiento ajustado al

concepto de la Contaduria

General

1 2012/07/03 2012/12/31

26

Parametrizar y registrar enla cuenta contableestablecida el ingreso yconsumo de los insumos

Registros 100 2012/07/03 2013/06/30

52Describir y documentar elprocedimiento de para elmanejo tecnico yadministrativo de bienesintangibles.

rocedimiento ajustad 1 2012/07/03 2012/12/31

26

Registrar en el aplicativocada uno de los bienesintangibles acorde con latipificacion del tipo desoftware y el procedimientodocumentado.

Registros 100 2012/07/03 2013/06/30

52

Cuando exista apropiaciónpara cancelar los gastos decampaña y se cumplan losrequisitos para el pago delas mismas, se efectuaránlos registroscorrespondientes en elSIIF II, (CDP,COMPROMISO, RADICADO CUENTA,OBLIGACIÓN Y PAGO).

Registros 100 2012/08/01 2013/07/31

52

Soportes intangibles PMTIIEn la liquidación del Contrato 057 de 2005, no sesuscribieron actas de recibo final actualizado delsoftware y no se realizó levantamientodel formatoA1 (Actualización de inventario);

Insumos PMTIIen el ingreso y salida de los insumos producto delPMTII se detectaron las siguientes situaciones:No se han establecido los soportes de losingresos y salidas de almacén de estos insumosyen los informes entregados por SAGEM aparecela discriminación del total; sin embargo, no seevidencia documento alguno suscrito porfuncionarios de la Registraduría que validen estainformación.

23

24

22

PLACAS PMTIINo obstante, en el manejo de las placas de losbienes tangibles, se establecieron las siguientessituaciones deficientes: De acuerdo con lainformación suministrada con oficio RDRCI-DNI-121 del 18 de marzo de 2011, la entidad indicóque al contratista se le entregaron 14.966 placas,descontadas 427 que el contratista reintegró. Sinembargo, la numeraciónde las placas asignadas alos bienes incorporados al inventario oscila entre laNo. 1 y la 16.132

1405001

1601002 Identificar todos los bienestangibles del PMTII con lasplacas correspondientes

Ejercer el control tecnico yadministrativo de losinsumos utiizados.

Debido a sucondición inmaterialy a que la entidadargumentas que elsoftware estabaincorporado a losequipos entregados.

Lo anterior generaincertidumbre $12.671,4 millonesque hacen parte delsaldo de la cuentaIntangibles.

Establecer el controlespecifico del manejo debienes intangibles.

Establecer procedimientoespecifico para el control,manejo y gastos de insumoscon el apoyo de la RDRCI

Lo anterior denotafalta de controldurante la ejecucióndel contrato, delsuministro de lasPlacas y por endede los bienes que seencontraban en usode la Registraduría,los cuales estaban acargo del contratistaSAGEM,

Lo cual generaincertidumbre en losbienes recibidos.

Lo anterior, entreotras cosasevidencia falta decontrol y seguimientode la administraciónen la liquidación delcontrato.

Lo que originasubestimación de$568,5 millones enlas cuentasDeudores y porcontrapartida sobreestimación delresultado delejercicio

Implementar losmecanismos que permitan elcontrol en el uso de lasplacas que identifican losbienes tangibles del PMTII

1405001

Ejercer el control tecnico yadministrativo de los bienesintangibles.

Inobservando elprincipio deDevengo yCausación porque La Coordinación de


La DIrección Financierainformará al Fondo Nacionaldel FInanciación cuando noexista apropiación paracancelar los gastos decampaña y si ya estáreconocido medianteresolución el derecho a lareposición de gastos por elConsejo Nacional Electoral,el Fondo de Financiacióndeberá informar a laCoordinación deContabilidad, para que serealice el registro de lacuenta por pagar en elBalance.

Registros 100 2012/08/01 2013/07/31

52Cuando no existaapropiación para cancelarlos gastos de campaña ysolo se cuente con lacertificación de laRegistraduría Delegada enlo Electoral. El Fondo deFinanciación efectuará laliquidaciónde los partidos ymovimientos que tienenderecho a la reposición y

Registros 100 2012/08/01 2013/07/31

52

26 1801001

Revelación Notas a los Estados ContablesDe acuerdo con las notas a los estados contablesla entidad indica que efectuaron inventario físicocon excepción de las Delegaciones Atlántico,Bolívar, Valle, Choco y Arauca, situación que nocorresponden a la realidad, porque laRegistraduría no cuenta con un inventario físicototal;.

No se revela larealidad financierade la entidad.

incumpliendo así elPlan General deContabilidad Pública,

La Coordinación deContabilidad aplicará loslineamientos establecidosen el Manual deProcedimientos de la CGNen materia de Notas a losEstados Contables Básicos

Reverlar en las Notas a losEstados Contables lasituación financiera,económica, social yambiental de la Entidad

La Coordinación deContabilidad diseñará lasNotas a los EstadosContables atendiendo elprocedimiento establecidopor la CGN

Registros 100 2012/08/01 2013/07/31

52

Anticipo para Viaticos yGastos de Viaje: Seefectuará el seguimiento ycontrol con la pagaduríapara legalizar los anticiposrelacionados en el hallazgo.

Reflejar en los EstadosFinancieros los saldosreales de la cuenta deAnticipo 1420

Elaboracion decomprobantes contables Comprobante 100 2012/08/01 2012/12/31

22

Anticipo de Bienes yServicios a) Para evitardobles registros en lascuentas por pagar en elperiodo de transiciónContabilidad entregará aPagaduría las Cuentas porPagar en la medida que sevayan procesando con el finde ser analizadas,verificadas, evaluadas yconstituirlas adecuadamente.


La Coordinación de Gestiónfinanciera verificará yrevisará los documentossoportes de las cuentas porpagar y radicará en laCoordinación deContabilidad quien a su vezgenerará las obligacionesdurante el periodo detransición y en la medidaque se vayan procesandodichas cuentas

Obligaciones 100 2012/12/31 2013/01/17

2

b) En cuanto a laclasificación del valor de lafiducia, la Coordinación deContabilidad elevarásolicitud de concepto a laContaduría toda vez que laFiducias constituidas aDiciembre de 2010 estan anombre de Morpho y no dela RNEC.


Solicitud de concepto a laCGN sobre el tratamientocontble que se debe dar alsaldo reflejado en la cuenta142011 Anticipo paraadquisición de bienes yservicios correspondiente alos recursos entregados por la fima Morpho enadministración - encargosfiduciarias

Oficio 1 2012/08/01 2012/08/31

4

16

25

Deudores El grupo Deudores presenta sobreestimación por $2.024,1 millones. En la cuentaAvances y Anticipos de la Registraduría Nacionaldel Estado Civil, se presentan las siguientessituaciones: A 31 de diciembre de 2011, en laSubcuenta Viáticos y Gastos de viaje al interior sepresentan los siguientes saldos,

1701009

1702100

Otras Responsabilidades Contingentes(919090)La subcuenta Cuentas de Orden-OtrasResponsabilidades Contingentes presentó, a 31de diciembre de 2010, saldo por $127.596millones, cifra que contiene un registro por$91.009 millones realizado al cierre del ejerciciode 2010, con lo cual se subestima las Cuentas porPagar por dicho valor, toda vez que se encuentrasoportado con Resoluciones de Reconocimientode Reposición de Gastos de Campaña,elaboradas por el Consejo Nacional Electoral.

Falta de conciliaciónentre lasdependencias involucradas y faltade control yseguimiento a lascuentas del balance.

Inadecuada clasificación contable del valorde la fiducia,sobreestimación dela subcuentaViáticos y Gastosde viaje al interior ysubestimación deDepósitos eninstituciones financieras por $7,5millones, sobreestimación deAnticipos para laAdquisición deBienes y Servicios yde Cuentas porPagar por $635,6

ESTADOS FINANCIEROS Y PROYECTOS DE INVERSION Vig 2011

Registrar oportunamente yadecuadamente los gastosde campaña de los partidosy movimientos politicos

La entidad causa yregistra simultáneamente elpago con base en laResolución queordena el pago

Causación, porqueel reconocimientode los hechos esindependiente delinstante en que seefectúa elmovimiento deefectivo. Así mismo, seincumple el principiode Prudencia, elcual establece quelos gastos debencontabilizarse nosolo los que seincurren durante elperíodo contable,sino también lospotenciales, desdecuando se tengaconocimiento.

Contabilidad con el fin deregistrar adecuadamente lareposición de gastos decampaña de los partidos ymovimientospoliticos en susdiferentes instanciasestablecerá tresprocedimientos los cualesestaran articulados con elFondo Nacional deFinanciación. Lo anteriorconforme lo establecido enel concepto SGI 2000- Rad20116-155313 CGI 2000Rad CGN No 20122000012451 de laContaduría General de laNación.


Anticipo para proyectos: Se legalizará el anticipo delcontrato 031 de 2011entregado a EMPTELECOMUNICACIONES


Elaboración comprobantecontable Comprobante 1 2012/08/01 2012/08/31

4Elaborar una circular sobreel levantamiento fisico delinventario

Circular 1 2012/07/24 2012/08/275

Realizar el levantamientofisico del inventario a nivelDelegaciones y OficinasCentrales

Levantamiento fisico 100 2012/07/27 2012/11/02

14Realizar la depuración delos bienes

Depuración de bienes 100 2012/07/27 2012/12/07 19

Realizar la actualización delos bienes en el AplicativoLeader

Registros 100 2012/12/10 2012/12/191

Realizar la conciliacion delos saldos Registros 100 2012/12/21 2012/12/31 1

Intangibles .En el grupo de Otros Activos de laRegistraduría, con corte 31 de diciembre de 2011,se presentan las siguientes situaciones:La cuentade intangibles (1970) incluye $1.432 millones quecorresponden a licencias utilizadas por loscontratistas en la ejecución de los contratos 072 y076 de 2005,

Falta de control yseguimiento a losintangibles propiedad de laRegistraduría.

Riesgo en el manejode éstos al nocontar coninformación deresponsables, ubicación delsoftware y de laslicencias, ademásde sobreestimar en

Registrar los bienesintangibles recibidos por laentidad

Control y seguimiento a losintangibles de propiedad dela RNEC

Adoptar el procedimientopara el manejo técnico yadministrativo de los bienesintangibles

Procedimiento 1 2012/07/03 2012/12/31

26



Riesgo en el manejode éstos al nocontar coninformación deresponsables, ubicación delsoftware y de laslicencias, ademásde sobreestimar en$1.432 millones ygenerar



Registrar los bienesintangibles en el AplicativoLeader

Registros 100 2012/07/03 2013/07/02

52



Riesgo en el manejode éstos al nocontar coninformación deresponsables, ubicación delsoftware y de laslicencias, además



Realizar el registro contablecorrespondiente. Registros 100 2012/07/03 2013/07/02

52

Materiales y Suministros. La cuenta “Materialespara la prestación del servicio” representa el valorde los elementos que han sido adquiridos oproducidos por la entidad contable pública paraser consumidoso utilizadosen forma directa, en laprestación de los servicios de salud, hotelería,mantenimiento,

Debilidades en laoportunidad delregistro contable delos movimientos demateriales paraproducción dedocumentos deidentificación e

Generando inobservancia de losprincipios decontabilidad enunciados, subestimación de lacuenta “Materialespara la prestación

Establecer el procedimientopara el control, manejo ygastos de los insumos

Ejercer el control técnico yadministrativo de losinsumos utilizados

Adoptar el procedimientopara el control, manejo ygastos de los insumos

Procedimiento 1 2012/07/03 2012/12/31

26

Materiales y Suministros. La cuenta “Materialespara la prestación del servicio” representa el valorde los elementos que han sido adquiridos oproducidos por la entidad contable pública paraser consumidoso utilizadosen forma directa, en laprestación de los servicios de salud, hotelería,mantenimiento,

Debilidades en laoportunidad delregistro contable delos movimientos demateriales paraproducción dedocumentos deidentificación einadecuada clasificación contable

Generando inobservancia de losprincipios decontabilidad enunciados, subestimación de lacuenta “Materialespara la prestaciónde servicio” por$1.148,4 millones ysobreestimación en

Establecer el procedimientopara el control, manejo ygastos de los insumos

Ejercer el control técnico yadministrativo de losinsumos utilizados

Parametrizar deconformidad con el coneptode la Contaduria General, yregistrar en la cuentacontable establecida para elingreso y consumo de losinsumos

Registros 100 2012/07/03 2013/07/02

52

20 1404100

Procesos Judiciales. De la revisión de losprocesos judiciales que cursan contra laRegistraduría se evidenciaron las siguientessituaciones:De la revisión de los procesosjudiciales que cursan contra la Registraduría seevidenciaron las siguientes situaciones:A 31 dediciembre de 2011,

Deficiencias en lainformación quereporta la OficinaJurídica a laCoordinación deContabilidad dondeindica el estado dedichos procesos.

Lo que genera encada caso: a)Pasivo Estimado yel resultado delejercicio seencuentre subestimado en$103,2 millones; b)

La Coordinación deContabilidad analizará,verificará y evaluará elinforme elaborado por laoficina Juridica de lasdemandas en contra de laEntidad al cierre de lavigencia.

Reflejar en los EstadosFinancieros los saldosreales de las demandas encontra de la Entidad

La Coordinación deContabilidad conciliará elinforme de las demandaselaborado por la oficinajuridica con los saldoscontables en formatrimestral

Conciliacion 100 2012/08/01 2012/12/31

22

18 1601001

1604100

Realizar la conciliación delos saldos contables

Propiedad Planta y Equipo Registraduría (D).En el Grupo de Propiedad, Planta y Equipo sepresentan las siguientes situaciones:La entidadsuministró el inventario físico de bienes en elarchivo denominado “Consolidado Nacional” el cualpresenta 60.720 elementos y la base de datos delmodulo de inventario del aplicativo Leader

160100219

17

Control, seguimiento yconciliación de la cuenta depropiedad, planta y equipo

Falta de control,seguimiento yconciliación de lossaldos de lascuentas queconforman estegrupo,

Incertidumbre en lassiguientes cuentasde propiedad,planta y equipo ypor contrapartida en el patrimonio de laentidad.


Rezago Presupuestal (D).En la constitución delrezago presupuestal de la Registraduría Nacionaldel Estado Civil por la vigencia 2011, seevidenciaron las siguientes situaciones: En lareserva presupuestal existe una partida a nombrede Colvatel por $298,2 millones

Falta de análisis,control y depuraciónde las partidasincluidas en elrezago presupuestal.

Inobservancia delos criterios para suconstitución, alincluir compromisosy obligaciones sin elrespaldo correspondiente.

Una vez analizados losdocumentos relacionadoscon la liquidación anticipadade mutuo acuerdo delcontrato 314 de 2010 y suOTROSI No. 1 del 2010, seefectuarà la cancelación dela reserva constituida, conel acta de liquidación delcontrato el cual a la fechaya está suscrito por laspartes

Depuración saldos de lasreservas presupuestalesconstituidas al 31 dediciembre de 2011

La Coordinación dePresupuesto elaborá el actade cancelación de reservassoportada con el acta deliquidación del contratointeradministrativo 314 de2010 suscrito entre laRNEC y la CompañíaColombiana de Servicios deValor agregado yTelematicos COLVATELS.A. E.S.P.

Acta 1 2012/08/01 2012/08/31

4Rezago Presupuestal (D).En la constitución delrezago presupuestal de la Registraduría Nacionaldel Estado Civil por la vigencia 2011, seevidenciaron las siguientes situaciones: En lareserva presupuestal existe una partida a nombrede Colvatel por $298 2 millones la cual no cuenta

Falta de análisis,control y depuraciónde las partidasincluidas en elrezago presupuestal.

Inobservancia delos criterios para suconstitución, alincluir compromisosy obligaciones sin elrespaldo

La Coordinación de GestiónFinanciera verificará yrevisará los documentossoportes de las cuentas porpagar y radicará en laCoordinación de

Evitar errores en laconstitucion de las Cuentaspor Pagar

Verificación de laconstitución de las cuentaspor pagar

Obligaciones 100 2012/12/31 2013/01/17

2

Mantenimiento Preventivo y Correctivo (IP y D).En los contratos para el mantenimiento preventivo ycorrectivo del sistema de identificación y registrocivil de la solución implementada por el PMTII,vigencias 2010 y 2011, se estableció losiguiente:Contrato 258 de 2010(.....)Contrato No.141 del 2011(....)

Debilidades en losestudios denecesidad yconveniencia respecto a laestimación del valordel contratoprincipal, así comoen el adicional No.01 y prorroga No.02, y debilidades enla determinación delas necesidades quese pretendensatisfacer con elcontrato.

No se realizóteniendo en cuentanecesidades reales,estudios técnicos yconfiables paradeterminar el valorde esta actividad, locual contradice losprincipios deplaneación, economía, responsabilidad dela contrataciónestatal, afectandolos recursospúblicos.E inobservancia delprincipio deplaneación

Fortalecer la aplicación delos principios de planeación,economía y resposabilidaden la contratación estatal.

Mitigar los riesgospresentados en la etapacontractual

Incluir las observacionesrealizadas por el ente decontrol en el “Manual deContratación –competencias yprocedimientos” que a lafecha se encuentra enrevisión y modificación deconformidad con el DecretoLey 734 de 2012.

Manual de Contratación 1 2012/08/03 2012/12/31

21Mantenimiento Preventivo y Correctivo (IP y D).En los contratos para el mantenimiento preventivo ycorrectivo del sistema de identificación y registrocivil de la solución implementada por el PMTII,vigencias 2010 y 2011, se estableció losiguiente:Contrato 258 de 2010(.....)Contrato No.141 del 2011(....)

Debilidades en losestudios denecesidad yconveniencia respecto a laestimación del valordel contrato

No se realizóteniendo en cuentanecesidades reales,estudios técnicos yconfiables paradeterminar el valorde esta actividad, lo

Emitir circular relacionadacon la elaboración de losestudios previos, y otros,con el fin de mitigar losriesgos presentados en laetapa precontractual.

Circular 1 2012/08/03 2012/09/28

8

21 1802100





Integrar el diagnostico y elestado de los bienestecnológicos del PMT comoparte de los estudios denecesidad y conveniencia delos contratos demantenimiento del PMT.

Entregar un estudio técnicoconfiable y actualizado, quepermita valorizar lasactividades demantenimiento, preventivo ycorrectivo en un universo debienes tecnológicosmisionales de la soluciónPMT.

Incluir en los estudios denecesidada y convenienciala información concernientea los bienes de la solucióntecnológica PMT, sobre loscuales se estableceran:estado actual,funcionalidad, antecedentesde mantenimientospreventivos y correctivosque garanticen la labormisional de la Entidad.

Cantidad de bienestecnologicos identificados

100 2012/08/03 2013/03/31

34




Detallar el costo de cadauna de las actividades delmantenimiento preventivo ycorrectivo, incluyendo elcomponente de la logisticanecesaria para acceder alos sitios, lo cual permitirala regionalización de loscomponentes de hardwarey software de la solución.

Establecimiento de costos por bien. 100 2012/08/03 2013/08/02

52

23

Los productos entregados en desarrollo delcontrato 071 de 2011, terminado el 22 de octubrede 2011, incluyen: Suministro e instalación delámparas fluorescentes, mesa industrial conpozuelo, lavamanos en acero inoxidable,estantería en acero inoxidable, marco y puerta enlámina, entre otros. Sin embargo, a la fecha (29de mayo de 2012) no se ha actualizado el

Evidenciando faltade control yseguimiento de losbienes propiedad dela Entidad.

Generándose riesgo respecto alcuidado y vigilanciade los bienespuestos adisposición delcontratista,

SUBSANADO

SUBSANADO

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGALNombre: CARLOS ARIEL SANCHEZ TORRES

Correo electrónico:

Conven

Evaluación del Plan deMejoramientoEvaluación:

Columnas de calculo automático Puntaje base deevalaluación de

Informacion suministrada en el informe de la CGR Puntaje base de evaluaciónde avance

Fila de TotalesCumplimiento del Plan deMejoramientoAvance del plan deMejoramiento

Elaboro: Oficina de Control Interno

TOTALES

160300122


SI NO

9 100% 21 21 21

9 100% 21 21 21

9 100% 21 21 21

2012-06-30

Puntaje Logrado por las Metas

Vencidas (PLAVI)

Puntaje Logrado por las Metas (PLAI)

Efectividad de la Acción

Puntaje atribuido

a las Metas

vencidas (PAAVI)

Avance físico de ejecución

de las Metas

Porcentaje de Avance físico de ejecución

de las Metas


64

2% 1 1 52

0% 0 0 15

0% 0 0 15

0% 0 0 11

64

2% 1 1 52

0% 0 0 15

0% 0 0 15

0% 0 0 11


64

2% 1 1 52

0% 0 0 15

0% 0 0 15

0% 0 0 11

9

100% 30 30 30

30

100% 48 48 48

60

60% 29 29 48


100

100% 4 4 4

9

100% 30 30 30

1

100% 52 52 52

1

100% 52 52 52


4

100% 52 52 52

1 100% 52 52 52

1 100% 13 13 13

100

100% 52 52 52

0% 0 0 0

0% 0 0 0


0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


0% 0 0 0

1

100% 52 52 52

1

100% 52 52 52

12

100% 17 17 17

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

100 100% 52 52 52


1 100% 22 22 22

0% 0 0 0

0% 0 0 0

100 5252100% 52


0% 0 0 48

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


0% 0 0 0

0% 0 0 52

0% 0 0 52

0% 0 0 9

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 21


0% 0 0 0


0% 0 0 4

64

2% 1 1 52

0% 0 0 15

0% 0 0 15

0% 0 0 11

0% 0 0 0

0% 0 0 0

100

100% 52 0 0


0% 0 0 0

0% 0 0 0

3

75% 39 0 0

1

100% 30 30 30

0% 0 0 0

64

2% 1 1 52

0% 0 0 15


0% 0 0 15

0% 0 0 11


100

100% 52 52 52

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


0% 0 0 30

0% 0 0 52

1

100% 52 52 52

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


1

100% 4 4 4

0% 0 0 0


100

100% 52 52 52

4

100% 34 34 34

4 100% 43 43 43

4 100% 43 43 43

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


0% 0 0 0


0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0

64

2% 1 1 52

0% 0 0 15

0% 0 0 15

0% 0 0 11


0% 0 0 0

0% 0 0 0

100

100% 30 30 30

100

100% 30 30 30

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100

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20

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0% 0 0 0

0% 0 0 0

0% 0 0 0


1

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8

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1

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100

100% 43 43 43

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1 100% 4 4 4

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1

100% 4 4 4

100% 48 4848

44


2

100% 48 48 48

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1 100% 4 4 4

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1

100% 4 4 4

1

100% 4 4 4

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100% 4 4 4

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100% 13 13 13

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1 100% 4 4 4

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1 100% 4 4 4

1

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1 100% 8 8 8

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1 100% 9 9 9


1

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1

100% 21 21 21

1

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1

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1

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100

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1

100% 8 8 8


1

100% 8 8 8

1

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100% 26 26 26

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1

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1

100% 8 8 8


100

100% 4 4 4

100

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100

100% 4 4 4

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1

100% 4 4 4

2

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100

100% 4 4 4

100

100% 6 6 6

100

100% 4 4 4

1

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1

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4

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1

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1

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1

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1

100% 13 13 13

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100

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6

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1 100% 26 26 26

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100

100% 4 4 4

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1

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1

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80 80% 42 0 0

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1

100% 9 9 9

1 100% 9 9 9


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100

100% 9 9 9

100

100% 9 9 9

100

100% 9 9 9

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5 100% 17 17 17

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1 100% 9 9 9

6

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1 100% 4 4 4

1

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6986 6645 7959

7959

14209

83,49%

49,16%

PBEC

CPM = POMMVi /PBECAP = POMi / PBEA

PBEA


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