PLAN DE RSE Y COMUNICACIÓN TRAMARSA 2012

PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMUNICACIÓN

PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL Y COMUNICACIÓN

“TRAMARSA SIEMPRE PRIMERO, COMPROMETIDO CON UNA GESTIÓN RESPONSABLE”

2012


1. PRESENTACIÓN

Nuestro país, por la ubicación privilegiada que tiene en América del Sur, está conectado vía marítima con todo el mundo lo que permite realizar diversas operaciones de exportación e importación. En este caso, el sistema portuario, cumple un papel importante dinamizando la economía peruana y participando así en la generación de empleo.

Los puertos en el Perú, hasta antes de la creación de la Empresa Nacional de Puertos (ENAPU), se encontraban bajo distintas administraciones. Fue en 1970 cuando se crea este organismo público descentralizado del Sector Transportes y Comunicaciones, que se inició una nueva gestión en el servicio portuario basada en la participación de los usuarios, en la organización y la consideración de sus planteamientos y sugerencias.

La globalización y la apertura económica del Perú ha generado que los servicios de transporte marítimo que se brindan, constituyan un factor cada vez más importante para el desarrollo del comercio internacional y la mayor competitividad del país. A pesar de que la modernización de los puertos avanza y sólo uno de ellos está concesionado al sector privado, aún queda mucho por hacer en materia portuaria.

Trabajos Marítimos S.A. (TRAMARSA) forma parte del Holding “Central Puertos”, y opera desde 1990 en el negocio de operaciones portuarias en el Perú ofreciendo el conjunto más completo de servicios a nivel nacional. Después de 20 años se ha consolidado como una empresa líder del sector teniendo a las empresas portuarias más importantes entre sus principales clientes.

En este marco Tramarsa, ha decidido elaborar un plan de Responsabilidad Social Empresarial y Comunicación, a nivel nacional con la finalidad de poner en marcha acciones concretas que permitan tener un lazo estrecho con sus públicos objetivos (stakeholders) y al mismo tiempo encontrar un equilibrio con el medio ambiente de manera sostenible. Para lograr el éxito de este plan se considera necesario un proyecto de RSE interno y externo, cuyo eje sea la comunicación. Además, es necesario que la Gerencia General, de Desarrollo Organizacional, todas las gerencias, subgerencias y jefaturas estén alineadas y de acuerdo con el presente documento, ya que serán éstas la que impulsen el plan y logren los resultados esperados.


2. DIÁGNOSTICO SOBRE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

En el Perú, la Responsabilidad Social en las empresas, se ha convertido en un proceso ético y obligatorio que se implementa con el objetivo de instituir una gestión socialmente responsable en los siguientes ámbitos:

Calidad de vida en la empresa.

Ética empresarial.

Vinculación de la empresa con la comunidad.

Respeto por el medio ambiente.

Marketing social En momentos que la economía atravesaba un proceso de apertura, a mediados de 1990, la empresa privada se posicionó como un nuevo actor en los procesos de cambio social. En muchos casos esto ocurrió por la inacción del Estado y los gobiernos locales, pero resultaba que las empresas debían amoldarse a las transformaciones sociales (tanto internas, como externas) con niveles óptimos de sostenibilidad y competitividad. Hoy la RSE forma parte de la agenda diaria, no sólo de las empresas privadas, sino también de las instituciones públicas, educativas, ONG´s y de la sociedad civil en general. Sin embargo, en su aplicación predomina un “enfoque filantrópico” que sólo busca que las acciones desplegadas estén asociadas a un fuerte componente asistencialista (que sea la foto del momento), lo cual escapa a su objetivo final que es generar mejora en la calidad de vida del entorno y una mejor relación con el medio ambiente. Las empresas que prestan servicios marítimos, con pocas excepciones, no exigen la certificación de sus políticas de RSE con indicadores de reconocida aceptación para medir el impacto de sus prácticas sociales. En algunas de éstas se observan avances sustanciales en esta materia, no obstante, existen casos como la falta de cumplimiento de algunos indicadores de RSE tales como la jornada laboral de ocho horas, el pago de horas extras, la salud ocupacional y la seguridad industrial. Se aprecia un mayor cuidado ambiental aunque aún hay un largo camino por recorrer en este campo. Si bien varias empresas que prestan servicios marítimos ya iniciaron campañas de RSE para difundir las acciones con sus públicos objetivos (stakeholders), el éxito acompaña a algunas de estas. Tisur que opera en el Puerto de Matarani (Arequipa) es destacada por el respeto a las leyes laborales, apoyo a la comunidad con obras


de infraestructura educativa y deportiva y empleo de empresas de estiba y desestiba que cumplan con estándares de RSE. Sabiendo que ejecutar practicas de RSE es de vital importancia, Trabajos Marítimos S.A. (TRAMARSA) decidió poner en marcha un Plan de Responsabilidad Social Empresarial a nivel nacional (cada sede tendrá un plan adicional en caso lo amerite), que busca el desarrollo sostenible de la empresa y la comunidad.

Este desarrollo va de la mano de los trabajadores de Tramarsa (planilla), los estibadores y sus familias, la comunidad chalaca (y de los ámbitos de influencia donde opera), las instituciones como Gobierno Regional y Municipalidad (Callao y otras sedes), ENAPU, ONG`s, sus clientes, entre otros, que serán parte los cuatro ejes del desarrollo: económico, social, institucional y ambiental. Es así que Tramarsa adquiere este compromiso que se ejecutará en el tiempo, involucrando a todos sus stakeholders y sumando esfuerzos para la convivencia armónica entre la sociedad y el medio ambiente.

3. OBJETIVO GENERAL

Implementar acciones de RSE que resalten el compromiso de Tramarsa con sus trabajadores y la comunidad local para lograr una convivencia armónica y lograr así un equilibrio sostenible con el medio ambiente.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Posicionar a la empresa entre sus stakeholders como confiable, ya que las operaciones que realizan los involucran.

Mejorar la imagen corporativa de la empresa, tanto de manera interna como externa.

Sus clientes verán en Tramarsa una empresa que respeta el medio ambiente y busca la convivencia armoniosa.

Generar alianzas y convenios con sus públicos objetivos con la finalidad de impulsar programas sostenibles.


5. VISIÓN DE RSE DE TRAMARSA

Tramarsa es una empresa comprometida con sus trabajadores y la comunidad local, buscando que las personas puedan satisfacer sus necesidades por lo que implementa planes a corto, mediano y largo plazo que mejoren su calidad de vida, encontrando así un equilibrio con la sociedad y el medio ambiente.

6. COMPROMISO EN RSE

La Responsabilidad Social que se implemente en este plan (documento) debe ser SOSTENIBLE, es decir debe perdurar en el tiempo y tiene que ser comprobada a través de indicadores.

Los planes que se implementen en la empresa no pueden ser aislados. Todos deben apuntar hacia un objetivo que tiene que ser medible.

Poner énfasis en lo “Social” y “Ambiental”. Social porque es necesario trabajar con las personas del entorno (Stakeholders) y ambiental porque hay que respetar los estándares para proteger el medio ambiente.

Afianzar en los trabajadores los valores éticos de la empresa para que se sientan identificados con la misma y repliquen el trabajo que se realizará.


Inversión de tiempo y dinero para las acciones que se quieran emprender con la finalidad de cumplir los objetivos.

Informar a todos los stakeholders sobre el trabajo en RSE que realizará Tramarsa en todas sus sedes.

Capacitar e involucrar a líderes de opinión y periodistas de diferentes medios de comunicación en la promoción y difusión de mensajes sobre RSE de Tramarsa.

Promover la corresponsabilidad y participación efectiva de actores clave como ONG’s, instituciones públicas, para el apoyo de las acciones que se lleven a cabo.

7. PÚBLICOS OBJETIVOS - STAKEHOLDERS

PÚBLICO OBJETIVO PRIMARIO

Accionistas

Trabajadores administrativos y operativos

Estibadores

Familia de los trabajadores

PÚBLICO OBJETIVO SECUNDARIO

Entidades administrativas portuarias

Policía Nacional y Antidrogas

Ministros de Estado

Autoridades portuarias

Autoridades de Gobierno Regional, municipal y local

Proveedores

Clientes

Población del ámbito de influencia

Educadores

Periodistas y comunicadores de instituciones públicas y privadas

Líderes sociales


8. ANÁLISIS ANTE DE SOSTENIBILIDAD DE PROYECTOS DE RSE

a. Aspectos económicos – financieros = 27

VARIABLES Muy en desacuerdo

Desacuer-do moderado

Leve desacuerdo

Acuerdo moderado

Muy de acuerdo

Flujo de fondos adecuados

5

Fuentes de financiamiento aseguradas

5

Valor actual neto (VAN) y tasa interna de retorno (RIN) adecuados

4

Capacidad de maniobra y fuentes en uso

4

Activos suficientes 5


en el tiempo para cubrir las necesidades

Flujo de inventarios y compras planificado y adecuado a las necesidades

4

b. Aspectos sociales = 40


Desacuerdo moderado

Leve desacuerdo

Acuerdo moderado

Muy de acuerdo

El público objetivo está en capacidad de responder en forma adecuada la propuesta

3

Participación del público desde inicio de la propuesta

2

El público objetivo es clave para resolver el problema

5

Público acepta propuesta

3

El público considera la propuesta importante para su desarrollo

3

Público objetivo tiene claro como contribuir con el éxito de la propuesta

4


Existen mecanismos claros para canalizar la participación del público objetivo

3

La propuesta ayudará a mejorar la calidad de vida de la población

5

Existe compromiso claro de los actores

3

Existen liderazgos claros y comprometidos

4

Se ha identificado a los disidentes de propuesta y se conoce motivaciones y como incorporarlos

5

c. Aspectos ambientales = 35


Desacuerdo moderado

Leve desacuerdo

Acuerdo moderado

Muy de acuerdo

No usa recursos escasos, que pueda generar disputa entre los mismos

4

No usa recursos contaminados o con baja calidad ambiental o en proceso de degradación

3

No afecta áreas verdes

4


Los recursos crecen proporcionalmente con las actividades que se desarrollan en el mismo espacio

2

La calidad de aire no es afectada

3

La calidad del agua no es afectada

2

No genera actividades que generen tensiones entre la población

3

No genera polarización de opiniones entre la población

3

Cuenta con mecanismos para evitar posibles conflictos

2

No afecta áreas naturales

3

No genera condiciones de vulnerabilidad ante desastres

3

Respeta la potencialidad y limitación del uso del espacio

3

d. Aspectos institucionales = 49


Desacuerdo moderado

Leve desacuerdo

Acuerdo moderado

Muy de acuerdo


La institución tiene una organización adecuada para desarrollar el proyecto

5

Se cuenta con personal suficiente en calidad y calidad para cubrir las tareas que demande el proyecto

4

La propuesta de trabajo es clara para los involucrados

5

La institución tiene mensajes coherentes entre todos sus miembros

3

Se cuenta con los aliados necesarios y suficientes en el ámbito externo

4

La alta dirección conoce y está comprometida con la propuesta

5

Se tiene maquinaria y equipos necesarios suficientes

5

Existen procedimientos claros, técnicos y administrativos

5

Se cuenta con métodos internos para asumir y

4


corregir desviaciones y situaciones imprevistas, en caso existan

El personal está motivado e identificado con la propuesta por crecimiento personal

3

Áreas diferentes a la responsable conocen y están identificadas con la propuesta

3

Existe liderazgo interno claro y respetado

3

a. Aspectos económicos financieros = 4.5 b. Aspectos sociales = 3.63 c. Aspectos ambientales = 2.91 d. Aspectos institucionales = 4.08


RESULTADOS CONCLUSIONES Se puede concluir:

Tramarsa tiene que poner más ahínco en el tema ambiental, ya que a pesar de que trabaja internamente (ISO y OSHAS), aún existe una percepción negativa de los stakeholders del trabajo que se viene realizando.

La empresa debería implementar un plan de comunicaciones para poder tener varios frentes: uno establecer una comunicación fluida con los grupos de oposición. También con las autoridades que pueden ser un buen aliado. La comunicación interna también es de vital importancia, ya que serán los trabajadores lo que llevarían el mensaje a toda la población.

Todos los proyectos que presente cada área de Tramarsa deben estar alineados con los objetivos de la empresa y todas las áreas deberán participar en su implementación.

Se deberían tener más aliados que puedan identificar y vociferar que cada proyecto forma parte del desarrollo para la zona y que beneficiará a todos.

Social Económicos y financieros

5 5

0

5 5 Institucional Ambiental


Implementar una estrategia de liderazgo entre los gerentes y jefes para que pueden ser ellos los que primero se identifiquen con el proyecto y afianzarlo como uno de los principales bastiones de su gestión.

Implementación de estrategias que permitan llegar a todos los stakeholders (público). Pero al mismo tiempo falta afinar los factores ambientales que se aplican a largo plazo.

Retomar las auditorías de sensibilización y el dictado de charlas en función a los resultados.

9. COMITÉ DE RSE

CONFORMACIÓN

PRESIDENTE

Gerente General Mario Hart

MIEMBROS

Gerente de Desarrollo Organizacional Marianella Allende

Supervisora de RSE Lorena Trelles

Gerente de Comercial Gabriel Monge

Gerente de Tareas Marítimas Ramón Duharte

Jefe del SIG Natalia Rivera

Gerente de TCT José Vargas

Jefe de Seguridad Industrial Enrique Beltrán

Jefe de Seguridad Física Fernando Muñoz

Abogada Sandra Alvarez

FUNCIONES

- El Comité es el responsable de la integración de las políticas y buenas prácticas emanadas del plan de RSE, que está alineado con los objetivos estratégicos de Tramarsa.

- Aprobar y poner en marcha el plan de RSE de Tramarsa que ubicará a la empresa como socialmente responsable y mejorará su reputación.

- Proponer nuevas acciones al plan de RSE que puedan ser medidas por indicadores. - Reunirse una vez al mes para evaluar, argumentar y mejorar las acciones de su

área contenidas en el plan de RSE.


- Elaborar un Manual de Prácticas Éticas, basado en los valores de la empresa, el cual se denominará Código de Conducta.

- Apoyar a los gerentes de cada área a elaborar / actualizar los manuales de gestión y procedimientos. Éstos deberán ser aprobados por todo el comité.

- Participar, junto con el personal de su área, en entregar información importante y destacable para los boletines, periódicos murales y voluntariado empresarial.

- Programar e impartir seminarios, charlas y capacitaciones de sensibilización a todos los empleados de los diferentes niveles, referentes a la importancia y beneficios de la nueva política, así como las consecuencias para la empresa de no adoptarla.

- Participar activamente en los registros, controles, evaluaciones e impactos de las acciones contenidos en el plan de RSE.

- La Supervisora de RSE y Clima Laboral será la responsable ante el presidente de la implementación del plan de RSE.

- Implementar las acciones en todas las sedes. Cada gerente impulsará las acciones de su área en cada una de las sedes.

- Los miembros del Comité que no asistan a las reuniones o cumplan con las tareas encomendadas en las reuniones mensuales serán sancionados con una amonestación de la Gerencia General.

- Cada gerente y/o jefe deberá nombrar a un alterno en caso no puedan asistir a la reunión mensual, con la finalidad de suplirlo y poder exponer las acciones avanzadas.


10. INDICADORES PARA MEDIR RENDIMIENTO EN CADA ÁREA

Se identifican las variables importantes de cada área, teniendo en cuenta que su presencia y actividad son necesarias para que Tramarsa funcione. Para tal objeto se utilizará el siguiente modelo de tabla, donde se precisan las variables e indicadores de cada área.

Tabla para generar la base de datos por Área

Variables Dimensiones a evaluar

Indicadores de evaluación

Valor de medición del

Indicador

Valor óptimo referencial

Fuente

A

B

C


11. CUMPLIMIENTO Y COMPROMISO DE CADA ÁREA Evaluación de procesos:

Eficiencia: si se han empleado los recursos de manera que apoyen al logro de objetivos.

Eficacia: si se han cumplido las acciones programadas.

Sostenibilidad: si las acciones que se realizan tienen un impacto duradero.

12. RSE INTERNA

Mantener una comunicación fluida, dedicada y con mensajes correctos con todos

sus trabajadores.

Publicación de cifras mensuales sobre aspectos ambientales en la web y en el

boletín mensual.

Publicación de noticias que resaltan la tarea de RSE a través de murales y correos

electrónicos.

El factor que debe primar es la TRANSPARENCIA, ya que a través de ésta se logrará

la confianza y aceptación del plan de RSE en todos los trabajadores.

Fomentar la participación de los trabajadores de todos los niveles (Gerentes, jefes

y trabajadores de línea). Se incluirán las mejores ideas en este.

Implementar un programa de participación mensual de los trabajadores y hacer el

seguimiento del mismo.

Mejorar los canales de comunicación internos (web, mensajes por correo

electrónico y otros).

Verificar el cumplimiento del plan y las acciones dependiendo del área.


13. ACCIONES EN RSE Y CLIMA LABORAL

ACCIÓN A IMPLEMENTAR REGISTRO

Elaboración de boletín mensual (sale el 15 de cada mes).

Implementación de murales informativos en todas las sedes.

Implementación de manual de normas e identidad corporativa que tendrán que ser respetadas por todos los trabajadores de la empresa.

Nueva forma de comunicar diferentes eventos.


Elección de trabajador del mes.

Implementación del pasaporte de cumplimiento.

Implementación de campañas de salud internas.

Coordinación de cursos de capacitación para los trabajadores.


Seguimiento en el cumplimiento de las acciones del Comité de delegados.

Celebración de los cumpleaños una vez al mes.

Apoyo a campañas externas.

Firma de convenio con la Municipalidad Provincial del Callao y acciones de RSE conjuntas. También con la ONP.


Promoción de valores en los trabajadores a través de campañas internas.

Implementación del buzón de sugerencias en todas las sedes.

Trabajo en publicaciones externas como la memoria institucional, memoria de RSE y otras en medios de comunicación.

Elaboración del video institucional y otras herramientas de comunicación como facebook, twitter. Arreglo de la web de Tramarsa (en ejecución).

Medición de clima laboral en las sedes y toma de acciones concretas conjuntamente con los gerentes y administradores.

Nuevo sistema de mensajes de texto para la comunicación interna.

Planeamiento de actividades internas como la Olimpiada Tramarsina, cursos de capacitación en computación para los empleados y otras acciones que mejoren el clima laboral.

Mapeo de stakeholders en la sede Talara y Callao.


14. ALIADOS ESTRATÉGICOS

Se desarrollarán alianzas estratégicas con instituciones públicas, propietarios de medios de comunicación, organizaciones de mujeres, jóvenes, entre para generar apoyo técnico o espacios para la divulgación de las acciones que se emprendan.

Firma de convenios con las autoridades Regionales y municipales para el apoyo en cursos de capacitación y otras acciones que puedan realizarse en la zona.

Acercamiento con el Ministerio de Salud, EsSalud y Disa para el apoyo en campañas de salud que se emprendan tanto con los trabajadores o con el público externo.

ASSPOR y APMT se convierten en los principales aliados para trabajar conjuntamente por los estibadores y presentar mejoras en su calidad de vida de acuerdo a las nuevas leyes laborales.

15. RSE EXTERNA Serán todas aquellas acciones que se realizarán con la comunidad (entorno donde opera Tramarsa) y con aquellos stakeholders en los que se quiere ahondar.

i. Apoyo a la comunidad: Pobladores se ven favorecidos con la implementación de las bibliotecas escolares y se entrega material didáctico (libros).

ii. Atención médica gratuita en diferentes especialidades, así como con servicio de peluquería, concursos, show infantil y un gran almuerzo para todos los pobladores de la esta zona.

iii. Construcción y mejoramiento de infraestructura en dos colegios. Como parte del plan “Obras por Impuesto” incentivado por el Gobierno, se intercambiará infraestructura con impuestos.

iv. Incentivo del deporte: Participación de colegios del nivel secundario de la zona donde se encuentre la sede, llevar a cabo la I Maratón Escolar. El evento deportivo incentiva los valores y la ética.

v. Campaña playas limpias. Implementación de materiales y mensajes que generen conciencia en la población para el cuidado de las playas de la zona. Se trabaja en coordinación estrecha con la autoridad local.


vi. Concurso de dibujo y pintura entre los alumnos de primaria. Coordinar con los UGEL, MINEDU, Gobierno Regional para realizar este concurso en la fecha de aniversario del lugar.

vii. Voluntariado corporativo: Trabajadores de Tramarsa realizan cursos de capacitación a los hijos de los estibadores. Se realizará una vez a la semana en algún lugar asignado.

16. POLÍTICA DE DONACIONES

La filantropía se realiza a través de donaciones, ya sea en dinero o en especies y sería una actividad más de la Responsabilidad Social Empresarial emprendida por Tramarsa. Este es un acto de carácter gratuito, donde no hay recuperación de la inversión ni se controla lo que el donatario hace con el aporte donado. Por su naturaleza, la donación no implica el establecimiento de indicadores de impacto, ni evaluación de resultados por parte de la empresa. Considerando entonces que las donaciones son una importante fuente de acercamiento a nuestros stakeholders externos (comunidad), Tramarsa promoverá la entrega de materiales que contribuirán al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Políticas Para que una donación, independiente cual sea, se entregue a determinada institución, se debe cumplir con determinadas condiciones y características:

Selección y aceptación • La institución (colegio, Policía, ONG`s, etc.) envían una carta solicitando la

donación a nombre de la persona de determinada área que será el contacto.

• La carta será remitida, a través de un formato, a la Supervisora de RSE, quien recepcionará el pedido de donación para el análisis y selección de la misma. Esto se gestiona a través de la Gerencia General quien es la autorizada a tomar la decisión.

• El material que sea donado por Tramarsa debe ser analizado y seleccionado por el área que recibió la carta. Este no deberá estar en mal estado y debe cumplir con el pedido íntegro de la institución solicitante.

Criterios de Selección 1. Sólo se entregará material o donaciones que no comprometan

económicamente a la empresa o el presupuesto de determinada área.


2. El área de RSE tiene en su presupuesto un monto destinado para donaciones. Los gastos se deben ajustar a este presupuesto y si hay más requerimiento, previo al gasto se requiere aprobación del Gerente General.

3. Las donaciones se realizan a nombre de Tramarsa y las entregará el Gerente General o la persona que él designe.

4. Se priorizará la entrega de donaciones a nuestros trabajadores, población cercana al ámbito o área de trabajo y autoridades con las que se trabaje estrechamente.

5. Cuando se traten de donaciones materiales en gran cantidad habría que coordinar con la Supervisora de RSE para la toma de fotos, video y emisión de una nota de prensa.

6. En ningún caso realizamos donaciones a empresas privadas o a personas. 7. No se aceptan devoluciones ni cambios del material donado. 8. El donatario debe comprometerse a no vender o volver a donar el material

entregado por Tramarsa. Debe establecerse un acta de recepción de la donación con los compromisos del donatario.

9. Con el objetivo de ser transparentes y simples, todas nuestras donaciones son ofrecidas serán publicadas a fin de año en la web.

10. En todos los casos se solicitará un certificado de donación a la empresa que recibe los materiales.

FORMATO

AREA QUE

RECEPCIONA LA SOLICITUD

DE DONACIÓN

INSTITUCIÓN QUE SOLICITA LA DONACIÓN

TIEMPO DE ENTREGA

CARACTERÍSTICAS DEL PEDIDO

OBJETIVO DEL PEDIDO

OBSERVACIONES DEL ÁREA

17. LÍNEAS ESTRATÉGICAS CON STAKEHOLDERS

Advocacy: Se pretende utilizar el Advocacy como estrategia para incidir con los propietarios de los medios de comunicación, especialmente en el nivel regional, para generar compromisos con el fin de incentivar el tema de RSE de las empresas. Se promoverá la RSE que viene implementando Tramarsa en los bancos (BCP) y universidades para emitir nuestro video institucional en sus


circuitos cerrados. También las calles en letreros que demuestren el trabajo que se viene realizando.

Movilización Social: Se pretende promover festivales o caravanas, que incluyan animaciones socioculturales, danzas y música preparadas y presentadas por las diferentes organizaciones de la sociedad civil, organizaciones juveniles, agrupaciones escolares.

También se pueden desarrollar concursos para periodistas, concurso de historietas o afiches para escolares y universitarios y demás centros de educación, como medida efectiva para involucrar a la población objetivo.

Sensibilización: Se trabajarán estrategias informativas-educativas que contengan mensajes que incidan en los stakeholders.

Desarrollar competencias: Se pretende incidir en el desarrollo y capacitación humana para garantizar el involucramiento con el tema y la sostenibilidad de la intervención en todos nuestros stakeholders.

18. ETAPAS DE INTERVENCIÓN

Se considerará las siguientes etapas y momentos para la ejecución del Plan de RSE:

Primera etapa (según la fecha designada): Se realizará el día de la presentación del Plan de RSE ante los miembros del Comité.

Segunda etapa: En Diciembre se hará una memoria de todo el trabajo realizado y las medidas que se tomarán para el 2012.

Posicionamiento y Seguimiento: Se realizará en el 2012 con el apoyo de cada área.


19. ASESORÍA TÉCNICA

Solicitar la asesoría técnica externa para el diseño, monitoreo y evaluación del Plan de RSE.

Facilitar permanentemente estrategias y herramientas educativo comunicacionales para el impacto del Plan.

20. MONITOREO Y EVALUACIÓN

El monitoreo está dirigido a:

Supervisar las actividades programadas descritas en el plan de RSE.

Identificar niveles de relación entre Tramarsa y sus stakeholders. Esto servirá para hacer ajustes para el año siguiente.

21. PLAN DE COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN EXTERNA

Es necesario articular y ordenar las actividades que emprenda Tramarsa a través de un plan de comunicación y difusión externa que debe partir del análisis de la realidad de los medios existentes en cada región.

Se debe contar con el listado de medios de comunicación que operan en su zona, los jefes de informaciones y periodistas que cubren noticias, así como los corresponsales de medios de la capital.

La difusión a realizar buscará mantener el tema que Tramarsa desee que esté vigente en la agenda informativa. Antes de salir a los medios, el responsable comunicaciones de cada sede, debe entablar reuniones con la Supervisora de RSE para conocer el tema y apoyarlo en el tema.

22. ETAPAS DE DIFUSIÓN EN MEDIOS Se realizará cuando Tramarsa quiera hacer un anuncio importante ante la Opinión Pública.


a) Antes: Comenzar con la emisión de notas de prensa sobre el tema o la presencia de voceros en los medios para entrevistas. Asimismo, luego de introducido el tema, se realizará la capacitación a los hombres de prensa, esto a través de reuniones que podrán ser manejadas en talleres, desayunos o almuerzos de trabajo entre otras actividades, que hagan que los periodistas conozcan más del tema.

b) Anuncio del acontecimiento Se realizará la presentación del acontecimiento ante los medios de comunicación, donde se convocará a conferencia de prensa a todos los medios.

c) Lanzamiento Se explotará la actividad planeada para la fecha de lanzamiento y se buscará hacer contactos con medios televisivos y radiales que informen en vivo. La actividad visual será vital por lo que sugiere realizar eventos que llamen la atención e involucren. Para la fecha designada se tiene pensado hacer una feria masiva informativa donde asistan personalidades políticas. El tema se mantendrá en los medios durante una semana, donde se contactará entrevistas con los voceros, además de la difusión de notas de prensa y la cobertura periodística de las actividades.

23. FORMATOS PARA ELABORACIÓN DE NOTAS DE PRENSA A diferencia del comunicado las notas de prensa deben contener más hechos que explicaciones y deben informar el estado real de la situación. También puede ser la vía para el anuncio de las futuras informaciones. El lenguaje usado debe ser claro, en caso de utilizarse palabras técnicas siempre se debe explicar su significado para evitar que el periodista pueda confundir los términos y, en consecuencia, desinformar al lector. Diez reglas básicas para elaborar una nota de prensa

Abordar un tema específico con claridad, buenos argumentos y detalles.


Dar la “pepa” de la noticia informando las acciones más resaltantes. Seguir el formato de la “pirámide invertida”, vale decir al inicio de la nota la información principal y luego la información complementaria.

Los párrafos deben mantener una secuencia lógica.

Las cifras deben estar totalmente verificadas y escritas correctamente para evitar malos entendidos.

La nota debe ser escrita en un solo tiempo (pasado, presente, futuro) y en tercera persona.

No iniciar una nota prensa por el ángulo negativo.

Sólo en casos muy extraordinarios se hará un recuento histórico y/o cronológico de los hechos, pero luego de dar la noticia principal en el primer párrafo.

La extensión debe ser preferentemente de una sola carilla o pantalla.

Traducir y hacer entendible para el común de la gente los términos técnicos, si es muy necesario buscar una explicación sencilla y corta.

Poner un referente de consulta posterior.


Modelo de Nota de prensa

NOTA DE PRENSA

Trabajadores de Tramarsa guardarán un minuto de silencio por “Día de la Solidaridad y

prevención de desastres naturales”

Con un minuto de silencio conmemoraremos hoy el Día de la Solidaridad y de Reflexión en la

Prevención de Desastres, instaurado en 1992 en homenaje a los hombres y mujeres y pueblos de

Ancash afectados por el terremoto del 31 de mayo de 1970.

Con ese motivo, el Instituto Nacional de Defensa Civil ha solicitado a todos los peruanos hacer un alto

en sus labores y reflexionar sobre el tema. Tramarsa se une a esta importante causa y pide a todos sus

trabajadores que al mediodía guarden un minuto de silencio y reflexionen sobre la importancia de estar

prevenidos.

Nuestro país se encuentra expuesto a diversos peligros de origen natural como sismos, maremotos,

aluviones, erupciones volcánicas, inundaciones, heladas, sequías, epidemias, plagas, derrumbes, entre

otros, por lo cual es importante el fortalecimiento de la cultura de prevención de desastres. Éste debe

ser un tema prioritario en todos los niveles de la comunidad, toda vez que permite evitar hechos

lamentables como consecuencia de eventos de origen natural y/o inducido.

En esta importante fecha, se utilizará un lazo naranja, con lo que se expresará el compromiso de

reflexionar sobre la importancia de la prevención de desastres. Colaboremos todos con esta iniciativa y

demostremos que todos estamos de la mano con el fortalecimiento de la prevención.

Para más información o entrevistas contactar a….


24. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN MEDIOS

Entrevista televisiva-microondas En la televisión el mensaje es directo cuando se acude a un noticiero, un programa de entrevistas o se interviene en un microondas. Por eso es importante estar preparado para hablar en tiempo real para públicos diversos. Entrevista radial En la radio la calidez y, al mismo tiempo, la fuerza que tenga la voz del vocero es primordial porque una de las características de la comunicación radiofónica es que el oyente sólo capta y entiende a través del sentido del oído. Las entrevistas radiales pueden ser de dos tipos: presenciales o telefónicas. En ambas se debe tener cuidado tanto de lo que se dice como de la manera en cómo se dice. Pautas para la entrevista

Prepare tres mensajes claves, “ideas fuerza”, para transmitir en la entrevista.

Si se va encarar una crisis mediática, por ejemplo denuncias de malos manejos, antes de responder a las preguntas realice un breve resumen del “estado de las cosas”.

El vocero está en su derecho de no responder alguna pregunta incómoda, pero nunca debe disculparse por no responder parte de las inquietudes de la prensa.

Se puede “esquivar” algunas preguntas del periodista, pero manteniendo siempre presente los mensajes claves del tema en cuestión, puesto que ello transmite seguridad y confianza de la información brindada.

Si las preguntas son “cuestionadoras” o “negativas”, el vocero no debe mostrar incomodidad o fastidio.

No debe responder con un “si” o “no” a las preguntas que contienen afirmaciones o hipótesis. En otras palabras no debe permitir que los periodistas le prepararen las respuestas.

No debe repetir las preguntas.

Siempre responda en positivo.

Ante una pregunta insidiosa, nunca pida rectificación.


Un vocero exaltado es noticia. No caiga en esta trampa.

Finalice siempre mostrándose dispuesto a responde cualquier otra inquietud posteriormente.

Si el periodista quiere mayor información indíquele a través de qué canales puede hacerle llegar más información.

No existen medios de comunicación o periodistas “amigos” y, por tanto, a todos se les debe brindar la misma información, lo cual además se sujeta a la política de transparencia informativa y acceso a la información pública.

La conferencia de prensa

Ubicar al vocero frente a una decena o veintena de periodistas interesados en la mayor cantidad de información y datos, es una decisión que debe tomarse sin precipitación pero con rapidez. Una conferencia de prensa requiere:

Contar con un vocero que inspire credibilidad y que sepa comunicar.

Tener un vocero capaz de hacerle frente a las acusaciones o interrogantes, que sepa mantener la calma y no caer en provocaciones.

Reconocer las formas de interpretación que pueden tener las palabras del vocero por el lado periodístico y sus implicancias.

Tener un vocero entrenado con las posibles preguntas, ensayo en escenarios posibles.

La conferencia de prensa termina con la última pregunta, no deben dejarse dudas al aire.

Si en caso de necesidad se tenga más de un vocero, uno de ellos debe ser el portavoz principal.

Cómo y cuándo hacerla

Cuando se tiene la información completa o casi completa, cuando el panorama está demasiado confuso o complejo, las versiones informativas son diversas y se necesita aclarar las cosas, lo más contundente es una conferencia de prensa.

Cómo preparar conferencia de prensa

Invitar previamente y confirmar asistencia, elaborar material previo sobre el tema (comunicado, nota de prensa, ayuda memoria, etc.), comprobar características físicas de la sala (tamaño, puertas de ingreso y salida, acústica, micrófono y audiovisuales), exposición centrada en uno o dos mensajes (una sola idea)


Cómo debe ser la conferencia

a) Abordar el tema específico con amplitud. b) Tener pruebas que sustenten el argumento expuesto. c) En lo posible mostrar material de apoyo (audio, videos, etc.). d) Debe observarse la puntualidad. e) Tratar sólo el tema de convocatoria.

En la conferencia de prensa a) Elaborar el registro de medios. b) Ubicación de cámaras, micrófonos y periodistas.

Inicio: Presentación y exposición. Rol de preguntas.

Término: Entrevistas breves a medios que soliciten. Entrega de material informativo.

PLAN DE RSE Y COMUNICACIÓN TRAMARSA 2012

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