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PLAN DIRECTOR Administración Electrónica Universidad de Alicante Consejo de Gobierno Octubre 2010 Resumen Ejecutivo
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PLAN DIRECTOR Administración Electrónica
Universidad de Alicante
Consejo de Gobierno Octubre 2010
Resumen Ejecutivo
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 2 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Sumario
Introducción ................................................................................................ 3
Situación Actual .......................................................................................... 3
Modelo de e-Administración ........................................................................ 7
Organismos de Referencia .......................................................................... 8
Arquitectura de e-Administración. ............................................................... 8
Líneas de Actuación .................................................................................. 13
Plan de Información y Formación .............................................................. 18
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 3 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Introducción
La Universidad de Alicante ha contratado a AGTIC para la elaboración de un plan director de adaptación a la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Fruto de esta colaboración se ha obtenido:
Un análisis de la situación actual en relación a los distintos ámbitos de la ley: normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano.
Modelos de e-Administración y Organismos de Referencia.
Propuesta de arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración.
Definición de la líneas de actuación a tres años vista para dar cumplimiento a las exigencias de la ley.
Directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación.
Para ello se ha partido de la experiencia de AGTIC en acometer este tipo de proyectos, el conocimiento de iniciativas relacionadas y de organismos de referencia en el campo de la e-Administración y de entrevistas realizadas con las personas clave de la Universidad y que constituyen la Comisión de e-Administración.
Situación Actual
En relación a la situación actual de la Universidad de Alicante podemos decir que se trata de un Organismo que no parte de cero y que ya ha realizado acciones encaminadas a dar cumplimiento a la ley 11/2007. Destacaríamos las siguientes:
La constitución de una Comisión de e-Administración con representación de todas las áreas clave de la Universidad para llevar a cabo el proceso de adopción de la e-Administración.
El disponer de un Campus Virtual y de una cultura de relación
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telemática con el alumno, incluso con el certificado digital de la ACCV.
La publicación ya electrónica del BOUA.
La implantación de SIGEM como gestor de expedientes y con ello la integración de la plataforma @firma del MAP de firma y validación de firma electrónica y obtención de sellado de tiempo, de la plataforma de notificaciones telemáticas de la GVA y de la pasarela de pagos de la Generalitat Valenciana, así como un módulo para facilitar la interoperabilidad con otras administraciones públicas.
La digitalización de nueve procedimientos englobados en la implantación de SIGEM.
La planificación para disponer antes de finalizar 2010 de Sede Electrónica.
La digitalización de todos los documentos que pasan por Registro.
En el ámbito normativo la Universidad se encuentra en fase de desarrollo de la normativa asociada a la Sede Electrónica y el Registro Telemático. Para facilitar el proceso de redacción de las normativas necesarias, el servicio jurídico participará en la definición de los proyectos de e-Administración para identificar y redactar las normativas necesarias. Una vez finalizado el proceso de adopción de la e-Administración los distintos cuerpos normativos constituirían el Reglamento de e-Administración que regulará todos los aspectos relacionados en este ámbito. Para ello se tiene muy presente la ley 11/2007, pero también la reciente Ley 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana.
En el ámbito organizativo la Universidad inició durante el año 2008 un proceso de documentación de todos los procedimientos los cuales están debidamente identificados y ascienden a más de 1.000. Durante el curso académico 2009-2010 la Unidad Técnica de Calidad dispondrá de un catálogo de servicios actualizado en el que se identificarán toda aquella información relevante de cara a la priorización de procedimientos a digitalizar. Esta misma Unidad dispone de una metodología de revisión de procedimientos que será adaptada para facilitar su digitalización considerando las posibilidades de poder realizar el trámite a través de medios telemáticos, con el soporte de documentos electrónicos con validez jurídica, la automatización de ciertas tareas administrativas y el uso de la interoperabilidad con otras Administraciones Públicas.
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En el ámbito documental se dispone de un cuadro de clasificación de la documentación ya muy avanzado, se ha empezado a trabajar en los metadatos asociados a los documentos a partir del modelo definido por la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas y se han valorado distintas soluciones tecnológicas de gestión documental en su fase activa y semi-activa, quedando pendiente la identificación de una solución que permita gestionar los documentos en su fase de archivo.
Por otra parte, aunque es conocida la necesidad, no se ha definido una política de acceso al documento y expediente electrónico ni tampoco un calendario de preservación de documentos aunque son conocidos los procedimientos de comunicación con la Junta Calificadora de Documentos Administrativos de la Generalitat Valenciana quien dictaminará sobre las tablas de valoración documental propuestas por las administraciones públicas.
En relación al ámbito tecnológico, en el marco del proyecto, se ha realizado una descripción de los sistemas de información útil para la definición de proyectos de e-Administración. Aparte de los aspectos tecnológicos ya indicados previamente, destacamos lo siguiente:
La Universidad es Entidad de Registro de la ACCV.
Algunos usuarios disponen de certificados digitales para relacionarse con otras Administraciones Públicas.
Los usuarios del campus virtual tienen la posibilidad de acceder con certificado emitido por la ACCV.
Se utiliza la Plataforma de Contratación del Estado del MEC como Perfil del Contratante.
Se ha integrado la pasarela de pagos proporcionada por la CAM.
En relación al ámbito de servicios al ciudadano la Universidad ofrece ya servicios a sus estudiantes a través el Campus Virtual el cual podría ser un muy buen punto de partida para constituir la “carpeta del estudiante”. De hecho, actualmente, ya existen trámites que pueden realizarse completamente a través del Campus aunque sea sin firma digital.
A raíz del análisis realizado se ha obtenido, en base a un conjunto de indicadores relacionados con cada ámbito, un 32% de cumplimiento:
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OBLIGACIONES Importancia% de
cumplimiento
Grado de
adaptación
dentro del
ámbito
Grado de
adaptación
total
Ámbito normativo1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 5 0% 0% 0%
Total ámbito normativo 5 0% 0%
Ámbito organizativo2. Creación de una Comisión de e-Administración. 10 100% 5% 2%
3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 40 100% 21% 7%
4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 10 100% 5% 2%
5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 30 50% 8% 3%
6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 40 10% 2% 1%
7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 50 20% 5% 2%
8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0%
9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0%
Total ámbito organizativo 195 46% 16%
Ámbito de gestión documental10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 10 80% 10% 1%
11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 10 0% 0% 0%
12. Disponer del calendario de preservación. 10 0% 0% 0%
13. Disponer del vocabulario de metadatos. 20 20% 5% 1%
14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos. 20 0% 0% 0%
15. Disponer de política de acceso. 10 0% 0% 0%
Total ámbito de gestión documental 80 15% 2%
Ámbito tecnológico16. Disponer de sede electrónica. 10 30% 2% 1%
17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 10 50% 4% 1%
18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 10 100% 7% 2%
19. Implantación de la Firma Electrónica. 20 20% 3% 1%
20. Disponer de Registro Electrónico. 10 20% 1% 0%
21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor
documental, gestor de expedientes. 30 20% 4% 1%
22. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 0% 0% 0%
23. Disponer de herramientas de e-Digitalización y e-Impresión. 10 0% 0% 0%
24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 20 20% 3% 1%
25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 10 20% 1% 0%
Total ámbito tecnológico 140 26% 6%
Ámbito de Servicios al Ciudadano26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y
trámites, así como datos de las autoridades competentes. 10 90% 6% 2%
27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios
electrónicos. 50 25% 9% 2%
28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para
recabar dicha información. 10 15% 1% 0%
29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los
procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la
normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información
sobre aquéllos. 30 20% 4% 1%
29. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen
parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 0% 0% 0%
30. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones
Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 0% 0% 0%
31. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo
las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del
Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con
cualquier Administración Pública . 10 20% 1% 0%
32. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el
ámbito de las Administraciones Públicas 10 20% 1% 0%
33. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 90% 6% 2%
34. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las
Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o,
en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 90% 3% 1%
Total ámbito de servicios al ciudadano 145 32% 8%
TOTAL 565,00 32%
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Modelo de e-Administración
Se propone a la Universidad de Alicante el modelo mixto de adopción de la e-Administración siguiendo las siguientes premisas:
1. Iniciar un proceso de implantación de la e-Administración en la UA desde diferentes áreas. Todas deberían estar implicadas.
2. La implantación de la e-Administración en los procesos se propone sobre una arquitectura común de servicios.
3. Para cada fase se definirán:
a. Los procesos a implementar la e-Administración en función de
las priorizaciones definidas por la comisión de e-Administración.
b. Los módulos comunes necesarios a implementar. c. El coste de digitalización del proceso. d. El calendario del proyecto.
4. No es necesario tener implementada toda la arquitectura común para
iniciar el proceso de implementación de la e-Administración en los primeros procesos.
5. Antes de implantar la e-Administración en un proceso, comprobar si este se puede simplificar: automatizar, interoperabilidad, supresión de pasos, normar, etc.
6. Una vez implementada la e-Administración en un proceso, será necesario hacer un seguimiento de los beneficios que está aportando la e-Administración, así como el total de costes asociados.
7. En base a los resultados obtenidos en los procesos implantados, iniciar la siguiente fase de implantación.
Implementar los procesos coordinadamente con una campaña de información y formación, para facilitar la gestión del cambio.
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Organismos de Referencia
Durante las entrevistas realizadas y a partir de la experiencia de AGTIC se han recogido un conjunto de Organismos para cada ámbito que la Universidad puede utilizar como referencia para acometer su proceso de adopción de la e-Administración. En relación a los aportados por AGTIC en el informe se ha incluido la persona de contacto correspondiente.
Arquitectura de e-Administración.
Después de haber analizado distintas soluciones, así como teniendo en cuenta los requerimientos de la LAECSP, la situación actual de la Universidad de Alicante, las informaciones obtenidas a partir de las reuniones mantenidas con el personal de sistemas de la Universidad y la experiencia de AGTIC en la materia, consideramos que la arquitectura propuesta se basaría en la siguiente estructura:
Interface Terceros (Internet) Interface trabajador público (Intranet)
SedeElectrónica
Carpeta del estudiante
Portafirmas
Se
rv
ic
io
1
Se
rv
ic
io
2
Pr
oc
es
o1
Pr
oc
es
o2
Pr
oc
es
o3
Pr
oc
es
o4
Pr
oc
es
o5
Pr
oc
es
on
Workflow
Gestor documental/Gestor de expedientes
Plataforma de custodia del e-documento y del e-expediente
Se
rv
ic
io
n
Se
rv
ic
io
3
Se
rv
ic
io
4
Se
rv
ic
io
5
Se
rv
ic
io
n
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A partir de esta estructura hemos definido los módulos y plataformas involucrados en la e-Administración que serían: 1. Módulo de gestión de la publicación de documentos a la Sede
Electrónica utilizado para publicar los documentos con validez jurídica, tal y como se establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en los artículos: 10, 11 y 12, así como también expresa la ley 30/2007 de contratos del sector público en su artículo 42 de Perfil de Contratante.
2. Carpeta del estudiante. Plataforma en la que el estudiante puede acceder a la información sobre sus trámites y datos académicos, tal y como establece la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en su artículo 37.
3. Herramienta de Workflow o BPM. Plataforma en la que se definen los procedimientos y servicios a través de medios telemáticos.
4. Gestor documental. Plataforma en la que se gestionan los documentos y los expedientes electrónicos tal y como se establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en sus artículos 29, 10 y 32.
5. Plataforma de custodia y preservación del e-documento y el e-expediente. Con el objetivo de garantizar la validez y acceso al documento y expediente electrónico es necesario disponer de herramientas de custodia tal y como establece la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en su artículo 31.
6. e-Registro. Plataforma de registro telemático tal y como establece la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en sus artículos 24, 25 y 26.
7. e-Notificación. Plataforma de notificación telemática tal y como establece la ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos en sus artículos 27 y 28.
8. e-Pagos. Plataforma de gestión de pagos a través de medios telemáticos: tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.
9. Gestor de contenidos. Plataforma para gestionar los contenidos a publicar a la Web, el Campus Virtual y la sede electrónica.
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10. Modelador de procedimientos. Plataforma que permite el diseño de procedimientos de forma sencilla para el usuario. Lo debería poder utilizar personal no informático que conozca bien el proceso. Normalmente a partir de este diseño se generan las instrucciones para definir procedimientos con la herramienta de Workflow o BPM.
11. e-Digitalización. Módulo que permite pasar de papel a documento electrónico con validez jurídica según la ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos en su artículo 30.
12. e-Impresión. Módulo que permite generar una copia en papel de un documento electrónico con validez jurídica, según la ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos en su artículo 30.
13. Plataforma de Interoperabilidad. Módulo o Plataforma que permite gestionar las comunicaciones con otras Administraciones Públicas tanto para solicitar documentos electrónicos (p. ej. nivel de ingresos según la AEAT o estar al corriente del pago de la Seguridad Social) como para enviar documentos electrónicos generados por la propia Universidad de Alicante (p. ej. fichas de las asignaturas para procesos de convalidación de otras universidades).
14. Módulo de firma electrónica (e-firma). Módulo que permite la generación de firmas electrónicas con diferentes formatos y a partir de documentos con diferentes formatos, tal y como se establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos en sus artículos 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 y 22, así como en la ley 59/2007 de firma electrónica.
15. Módulo de sellado de tiempo. Módulo que permite la generación de sellos de tiempo tal y como establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos.
16. Módulo de gestión de representaciones. Módulo que permite gestionar la capacidad de representación de personas con personas y de personas ante personas jurídicas, según establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos en su artículo 23.
17. Módulo de validación. Módulo que permite la validación de certificados digitales y de firmas electrónicas con distintos formatos, tal y como se establece en la ley 11/2007 de acceso electrónico del
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ciudadano a los servicios públicos en sus artículos 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, así como en la ley 59/2007 de firma electrónica.
18. Plataforma de almacenamiento y gestión de certificados digitales. Plataforma que permite gestionar de forma centralizada los certificados emitidos para la Universidad de Alicante y que se guarda en un dispositivo criptográfico como dispositivo seguro.
19. Módulo de Firma Automatizada. Módulo que permite generar firmas electrónicas de forma automatizada, es decir, sin el control directo de ninguna persona. En este caso podríamos estar hablando del uso de certificados de sello electrónico, pero también de la firma automatizada de personas físicas a partir del portafirmas.
20. Módulo de Cifrado. Módulo que permite el cifrado y descifrado de documentos, mensajes, etc.
21. Portafirmas. Plataforma que permite la visualización de documentos provenientes de los distintos procedimientos administrativos y la gestión de su firma electrónica. Permite la firma automatizada de documentos y expedientes con validez jurídica incluso de múltiples documentos a la vez con firma individualizada de cada uno.
22. Generador de formularios. Plataforma que permite generar, mantener e inventariar los formularios desde los cuales los ciudadanos se relacionan telemáticamente con las Administraciones Públicas y, en el caso de la Universidad, de los estudiantes que se relacionan con la propia Universidad.
23. Plataforma de gestión de logs y evidencias. Plataforma de gestión de las evidencias electrónicas que se van generando en los distintos procedimientos y que puedan ser aportados como prueba judicial del correcto desarrollo del procedimiento administrativo electrónico.
En la siguiente página se muestra la arquitectura ampliada con la totalidad de módulos y plataformas consideras como necesarias identificando las herramientas de las que ya dispone la Universidad o está en fase de implantación.
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E-notificación
SIGEM
E-registro
SIGEM
Plataforma de interoperabilidad
SIGEM
Módulo e-firmaSIGEM-@firma
Gestión de representaciones
Validación
SIGEM-@firma
Sello de tiempo
SIGEM-@firma
Firma automatizada
SIGEM-@firma
E-impressión
E-digitalitzación
Gestor de contenidos
VUALÀ
Modelador de procedimientos
SIGEM-INTALIO
E-pagosSIGEM Generador de
formularios
SIGEM
E-logs
Interface Terceros (Internet) CAMPUS VIRTUAL
Interface trabajador público (Intranet)SIGEM
SedeElectrónica
Carpeta del estudiante
PortafirmasSIGEM
Se
rv
ic
io
1
Se
rv
ic
io
2
Pr
oc
es
o1
Pr
oc
es
o2
Pr
oc
es
o3
Pr
oc
es
o4
Pr
oc
es
o5
Pr
oc
es
on
Workflow (BPM) - SIGEM
Gestor documental (ALFRESCO?)/Gestor de expedientes (SIGEM)
Plataforma de custodia del e-documento y del e-expediente
Se
rv
ic
io
n
Se
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io
3
Se
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io
4
Se
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io
5
Se
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n
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Líneas de Actuación
En base al trabajo realizado se ha elaborado una propuesta de hoja de ruta de acciones a realizar durante el año 2010, 2011 y 2012 con el objetivo de ir avanzando hacia la e-Administración.
En caso de cumplir el plan propuesto, la evolución prevista del cumplimiento de la e-Administración según los indicadores en los que se ha basado la estimación inicial quedaría tal y como se muestra en el siguiente cuadro resumen:
OBLIGACIONES% de
cumplimiento% ponderado
% de
cumplimiento% ponderado
% de
cumplimiento% ponderado
% de
cumplimiento% ponderado
Total ámbito normativo 0,00% 0,00% 20,00% 0,18% 60,00% 0,53% 100,00% 0,88%
Total ámbito organizativo 45,64% 15,75% 58,46% 20,18% 72,82% 25,13% 92,31% 31,86%
Total ámbito de gestión documental 15,00% 2,12% 34,38% 4,87% 68,75% 9,73% 88,75% 12,57%
Total ámbito tecnológico 25,71% 6,37% 52,50% 13,01% 81,79% 20,27% 91,43% 22,65%
Total ámbito de servicios al ciudadano 25,71% 6,37% 46,90% 12,04% 89,48% 22,96% 95,00% 24,38%
TOTAL 32% 52% 80% 93%
Evolución incremental 20% 27% 13%
TABLA COMPARATIVA
Inicial 2010 2011 2012
A continuación se incluye una tabla resumen de las líneas de actuación y su ubicación en el tiempo. Éstas se han agrupado por los mismos ámbitos por los que se ha realizado el análisis de situación actual y se encuentran detalladas en el informe correspondiente.
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 14 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Actuación 2010 2011 2012
Ámbito normativo
1. Elaboración de la normativa de Registro Electrónico
2. Elaboración de la normativa de Sede Electrónica
3. Elaboración de la normativa interna que regule la realización de procesos telemáticos y el documento electrónico con validez jurídica
4. Elaboración de la normativa de Notificación Electrónica
5. Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos
6. Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos
7. Elaboración de convenios de interoperabilidad
8. Elaboración y validación del cuerpo normativo único de e-Administración
Ámbito organizativo
9. Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización
10. Documentación y optimización de los procedimientos de la UA de cara a su digitalización
11. Elaboración del cuadro de interoperabilidad
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 15 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Actuación 2010 2011 2012
Ámbito organizativo (cont.)
12. Elaboración del plan de comunicación de la e-Administración
13. Adaptación del plan de comunicación de la e-Administración según las nuevas herramientas implantadas y procedimientos digitalizados
14. Ejecución del plan de comunicación de la e-Administración
15. Elaboración del plan de formación de la e-Administración a los distintos ámbitos de la UA involucrados
16. Ejecución del plan de formación de la e-Administración a los distintos ámbitos de la UA involucrados
17. Ejecución del plan de formación al usuario final de la UA de las herramientas y procedimientos de e-Administración
Ámbito de gestión documental
18. Finalizar el desarrollo del Cuadro de Clasificación
19. Finalizar la definición del vocabulario de metadatos
20. Definir la Tabla de Preservación de documentos
21. Formación al personal de archivo sobre “Record Management”
22. Redacción de un Plan Director del Documento Electrónico
23. Definición de las Políticas de Acceso a documentos y expedientes
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 16 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Actuación 2010 2011 2012
Ámbito tecnológico
24. Continuar siendo Entidad de Registro de la ACCV
25. Ampliar el número de certificados admitidos para relacionarse telemáticamente con la UA
26. Entregar certificados digitales a los trabajadores de la UA que así lo requieran
27. Finalizar la implantación de SIGEM según encargo realizado a Cesser
28. Publicar la sede electrónica de la UA (seuelectronica.ua.es)
29. Ampliar los servicios ofrecidos a través de la sede electrónica
30. Implantar herramienta de evidencias electrónicas
31. Implantar herramienta de gestión documental
32. Evaluar soluciones de archivo electrónico
33. Implantar herramienta de digitalización segura de documentos
34. Implantar herramienta de impresión segura de documentos
35. Implantar plataforma tecnológica de apoyo a la interoperabilidad
Ámbito de Servicios al Ciudadano
36. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA y, para los que
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Actuación 2010 2011 2012 aplique, con posibilidad de tramitación telemática
Esquema Nacional de Interoperabilidad y de Seguridad
37. Elaborar un plan de acción que defina las actividades y sus plazos para dar cumplimiento al ENS y al ENI en un plazo máximo de 48 meses desde su entrada en vigor, es decir, hasta el 30 de enero de 2014.
38. Llevar a cabo las actividades del plan de acción de cumplimiento del ENS y del ENI según los plazos definidos por el propio plan para dar cumplimiento al ENS y al ENI antes del 30 de enero de 2014.
y 2013
Plan director para la adminitración electrónica en la Universidad de Alicante. Página 18 de 18 Consejo de gobierno, octubre de 2010
Plan de Información y Formación
La implantación de la e-Administración supone un nuevo paradigma que cambiará la forma en que se realizan los procedimientos habituales de la Universidad. Por ello es básico disponer de herramientas para la gestión del cambio.
En este sentido, la implantación de la e-Administración significa un esfuerzo para los usuarios en el uso de las nuevas herramientas, la comprensión de los cambios organizativos y las obligaciones que imponen las leyes en este ámbito.
Es por este motivo que se considera básico que la Universidad disponga de un plan de información y formación para facilitar el cambio cultural en la organización.
En el aspecto informativo, se considera básico actuar en dos ámbitos:
Disponer de una web donde encontrar toda la información sobre los conceptos de e-administración.
Realizar un conjunto de actividades presenciales de información para comunicar a la comunidad universitaria de lo que es la e-Administración y de cómo se prevé su implantación en la Universidad de Alicante.
En el aspecto formativo, se considera básico actuar a dos niveles:
Formación específica vertical. Orientada a dar los conocimientos específicos a ciertos colectivos para que puedan desarrollar de una nueva forma su actividad.
Formación vinculada a la puesta en marcha de los nuevos servicios. En este ámbito estarían el conjunto de formaciones específicas cada vez que se ponga en marcha un nuevo servicio.
En el documento preparado por AGTIC se han propuesto distintas líneas de formación específica vertical según el ámbito: organizativo, normativo, tecnológico y documental. En cambio no se ha profundizado en la formación vinculada a la puesta en marcha de nuevos servicios puesto que dichas actuaciones se enmarcarían como un subproyecto dentro de cada proyecto a desarrollar.
