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Plan Estadístico del Municipio de Caldas

PLAN ESTADÍSTICOMUNICIPIO DE

CALDAS


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Realización e interventoría: Área Metropolitana del Valle de Aburrá. Subdirección de Planeación

Coordinación de publicación: Depar tamento de Divulgación y Relaciones Institucionales Área Metropolitana

del Valle de Aburrá

Elaboración del proyecto: Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización �

DIRPEN�DANE

Coordinación editorial e impresión: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE

Primera edición: Bogotá, diciembre de 2004

Impreso en Colombia

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JUNTA METROPOLITANA

Alcalde Metropolitano

SERGIO FAJARDO VALDERRAMA

Alcalde Municipal de Barbosa

NELSON DARÍO ESCOBAR MONTOYA

Alcalde Municipal de Girardota

LUIS FERNANDO ORTIZ SÁNCHEZ

Alcalde Municipal de Copacabana

FRANK ERNESTO MONTOYA ARROYAVE

Alcaldesa Municipal de Bello

OLGA LUCÍA SUÁREZ MIRA

Alcalde Municipal de Itaguí

CARLOS ARTURO BETANCUR CASTAÑO

Alcalde Municipal de La Estrella

CARLOS ALBERTO MUÑOZ MEJÍA

Alcalde Municipal de Sabaneta

CARLOS MARIO CUARTAS PALACIO

Alcaldesa Municipal de Caldas

BEATRIZ EUGENIA GONZÁLEZ VÉLEZ

Representante del Concejo del Municipio Núcleo

JESÚS ANÍBAL ECHEVERRY JIMÉNEZ

Representante de los Concejos Municipales del Valle de Aburrá

ÁLVARO BAENA GIL

Representante del Gobernador de Antioquia

PEDRO JUAN GONZÁLEZ CARVAJAL

Director Área Metropolitana

SERGIO BUSTAMANTE PÉREZ


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ESTRUCTURA DANE

DirectorERNESTO ROJAS MORALES

SubdirectorPEDRO JOSÉ FERNÁNDEZ AYALA

Secretaria GeneralHATSBLADE GALLO MEJÍA

Directores técnicos

Metodología y Producción EstadísticaÁLVARO SUÁREZ RIVERA

Censos y DemografíaCARMELA SERNA RÍOS

Regulación, Planeación, Estanderización y NormalizaciónEDUARDO EFRAÍN FREIRE DELGADO

GeoestadísticaMIGUEL ÁNGEL CÁRDENAS CONTRERAS

Síntesis y Cuentas NacionalesLUZ AMPARO CASTRO CALDERÓN

Difusión, Mercadeo y Cultura EstadísticaMARIE VIVIANNE BARGUIL BECHARA

Proyecto SISACJAVIER ALBERTO GUTIÉRREZ LÓPEZ

República de Colombia


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DIRECCIÓN DE REGULACIÓN, PLANEACIÓN,ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN � DIRPEN

GRUPO TÉCNICO

Ana Zoraida Quintero Gómez, Coordinadora Planificación EstadísticaOlga Rocío Bermúdez Barragán, profesional especializadoJudith Velásquez Araque, profesional especializadoHumberto Arboleda, profesionalMónica del Pilar Osorio Bohórquez, profesionalJuan Pablo Navarro Uribe, profesional

ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE ABURRÁSUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

GRUPO TÉCNICOCarlos Ignacio Escobar Pérez, profesionalMaría Libia Flórez Garcés, interventora

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PRESENTACIÓN 9INTRODUCCIÓN 111. Descripción de la metodología 131.1 Sensibilización y espacio de negociación 131.2 Recolección y crítica de la información 131.3 Organización de la información 151.4 Diagnóstico 151.5 Cruce oferta - demanda 181.6 Formulación del Plan Estadístico 18

2. Situación de la actividad estadística en el Municipio de Caldas 192.1 Secretaría de Hacienda 212.2 Secretaría de Apoyo Ciudadano y Servicios Generales 232.3 Secretaría de Planeación y Obras Públicas 272.4 Secretaría de Desarrollo y Gestión Social 302.5 Secretaría de Educación 332.6 Secretaría Local de Salud 35

3. Situación del componente tecnológico y de la informacióngeográfica o espacial 39

3.1 Componente tecnológico 393.2 Información geográfica o espacial 40

4. Cruce oferta y demanda 424.1 Usuarios internos 454.2 Usuarios externos 46

5. Formulación del Plan Estadístico 475.1 Secretaría de Hacienda 485.2 Secretaría de Apoyo Ciudadano y Servicios Generales 495.3 Secretaría de Planeación y Obras Públicas 515.4 Secretaría de Desarrollo y Gestión Social 535.5 Secretaría de Educación 555.6 Secretaria Local de Salud 57

6. Costos de la implementación del Plan Estadístico 59

Conclusiones y recomendaciones 60

Glosario 62

Anexo 67

Página

CONTENIDO


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PRESENTACIÓNEl Valle de Aburrá alberga una dinámica aglomeración urbana, una ciudad que se extiendeen el territorio de diez municipios. Pero esa ciudad no se puede entender ni intervenir sintomar en consideración sus entornos más inmediatos. He ahí la región metropolitana, unvasto y complejo espacio, desigualmente desarrollado, en proceso de degradación ambientaly con problemas de integración física, económica y social, pero con inmensas oportunidadesde desarrollo, que es necesario identificar. Esta realidad, contundente e incontrovertible,impone la existencia de una institución que esté en condiciones de encarar los enormesdesafíos asociados a la resolución de tales problemas y a la activación de las posibilidadesde desarrollo.

Para entender y asumir estos retos se creó el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, cuyocompromiso fundamental es planear el desarrollo de la gran región metropolitana,compromiso que compete a todos los actores del desarrollo y exige cooperación, coherenciay continuidad en las intervenciones; también, visiones compar tidas, construidascolectivamente, articulación del trabajo de las instituciones del Estado entre sí y con lasorganizaciones de la sociedad, así como actuaciones con sentido estratégico. El ÁreaMetropolitana del Valle de Aburrá dispone de un Plan Integral de Desarrollo Metropolitano,el Proyecto Metrópoli 2002 - 2020, el cual marcará el rumbo de la organización y orientarála consolidación de las estrategias en él definidas.

Para reforzar los procesos de planeación que se deben continuar a partir del Plan Integralde Desarrollo se propuso como uno de los diez programas estratégicos la conformacióndel Sistema de Información Metropolitano, el cual se desarrollará, alimentará y utilizará porla entidad y por los municipios del Valle de Aburrá. La estructuración de este sistema se haprogramado con base en estudios anteriores efectuados por la Entidad orientados haciasu función como autoridad ambiental, y apoyados en el conocimiento de los funcionarios.Se consideró que para optimizar el diseño y desarrollo del sistema de información lo másindicado era formular un plan estadístico, que permitiera identificar el estado actual de lainformación y detectar deficiencias como: desconocimiento de información necesaria paratoma de decisiones, documentación ineficiente e incompleta, pertinencia, característicastécnicas como consistencia, accesibilidad, ausencia de estándares, cobertura, duplicidad deinformación y falta de planeación de la actividad estadística.

En este orden de ideas, en el año 2003, el Área Metropolitana del Valle de Aburrá y elDANE suscribieron un Convenio Interadministrativo, con el fin de emprender la elaboraciónde los Planes Estadísticos para la entidad y los municipios que conforman la regiónmetropolitana.

Como desarrollo del convenio se ha producido un documento con la programación parala producción, obtención y difusión de información confiable, oportuna y estratégica, quetiene gran importancia, en la medida en que es el insumo básico para la toma de decisionesy la formulación de políticas metropolitanas, programas y proyectos, hacia el futuro.


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Como resultado de este trabajo conjunto, hoy entregamos el Plan Estadístico de Caldas,que se constituye en el primer paso de un largo camino hacia la consolidación de lainformación estadística municipal.

SERGIO BUSTAMANTE PÉREZDirector

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Las directivas del Área Metropolitana del Valle de Aburrá conscientes de la necesidad detener información confiable, oportuna y estratégica como insumo básico para la tomadecisiones y la formulación de políticas metropolitanas, programas y proyectos, suscribieronel Convenio Interadministrativo con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística-DANE-, mediante el cual esta Entidad se compromete a prestar la asesoría técnica parala Formulación del Plan Estadístico del Área y de cada uno de los municipios que integranel Valle de Aburrá, con excepción de Itagüí.

La asistencia técnica se enmarca en la aplicación de la metodología diseñada por el DANEpara tal fin. El proceso lo lidera la Subdirección de Planeación del Área Metropolitana encoordinación con las oficinas de Planeación de los municipios.

Con el avance del proceso de descentralización en Colombia, a los municipios se les hanvenido asignando funciones que para su cumplimiento efectivo requieren de la generacióny uso continuo de la información estadística. En particular, se requiere de un acervo deinformación que permita responder a los requerimientos de los gobiernos central ydepartamental en materia de descentralización de recursos; a la formulación, seguimientoy evaluación del Plan de Desarrollo Municipal; así como a la definición de las prioridadeseconómicas y sociales que se deben atender con mayor urgencia, con el fin de darcumplimiento al objeto misional del municipio de Caldas.

Para la elaboración de los planes estadísticos se partió del concepto de que la planificación,como proceso permanente, tiene entre sus retos fundamentales lograr que lasorganizaciones elaboren y adopten una programación cierta para la producción, obtencióny difusión de información de probada utilidad, para el cumplimiento de los propósitosmisionales y para la satisfacción de los requerimientos de los distintos usuarios.

El compromiso de esta labor supone establecer con criterio técnico el tipo de informaciónque interesa a cada municipio y que será necesariamente objeto de planificación; es decir,se debe aplicar un criterio de priorización y certidumbre frente a las posibilidades realesde obtener datos que sean de utilidad tanto para la toma de decisiones como para laevaluación de la gestión institucional. Así mismo, se requiere adoptar los sistemas de registroy los procedimientos para el levantamiento, tratamiento y difusión de la información quegaranticen su continuidad y sostenimiento.

Es importante definir con propiedad las posibilidades de generar operaciones estadísticasque puedan incorporarse en el acervo de información generado a través de las diferentesinstancias de la Entidad, o mediante actos administrativos; igualmente, la posibilidad depotenciar el uso de la información geográfica con fines estadísticos.

Las estadísticas presentadas en este documento son el resultado de las operaciones condatos numéricos, para obtener a par tir de ellos inferencias basadas en el cálculo deprobabilidades, y de las demandas específicas relacionadas con la consecusión de informaciónintra e intersectorial para la actualización y sostenibilidad de los indicadores sectoriales yde gestión del municipio de Caldas.

INTRODUCCIÓN


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La información por sí sola no tiene sentido. Su producción, ya sea con base en operacionesestadísticas o a partir de información derivada, debe estar orientada por un interés específicode medición. El concepto de medición está directamente relacionado con la utilidad oaplicación de los datos; además, supone el conocimiento previo de: para qué se necesita lainformación, es decir cuál fenómeno interesa medir, y cuáles son sus expresiones de medición(por ejemplo indicadores).

La información debe traducir el ordenamiento, organización y sistema que guarda laobtención de los datos mismos, así como la inteligibilidad que deben contener losindicadores. En este sentido es necesario aproximarse no sólo a la elaboración de éstos,también hacia la construcción de series a partir de datos simples y nominales a nivel devariables (por ejemplo: precios, áreas, producción, ingresos, entre otros).

De acuerdo con lo anterior, el Plan Estadístico constituye un instrumento ordenador de laproducción estadística oficial del municipio, al determinar las estadísticas que debenproducirse en un período determinado y asignar responsabilidades para su desarrollo.

En este contexto, el inventario de oferta y demanda de información que ofrece estapublicación permite identificar las estadísticas de cada municipio y de la Entidad, ademásde las necesidades o requerimientos de información tanto para la toma de decisionescomo para los futuros procesos de planeación, investigación, evaluación, control yseguimiento en el ámbito de la administración y gestión pública, que serán de inmensautilidad para los planes de desarrollo municipales y metropolitano.

El Plan Estadístico del municipio de Caldas incluye tanto el análisis de oferta como elanálisis de demanda de información estadística y geográfica, con el fin de obtener unbalance objetivo en materia del estado y las características de la actividad estadística en lasdependencias del Municipio.

El Área Metropolitana del Valle de Aburrá, en su propósito de dotar a la región metropolitanade un sistema de información confiable y actualizado, continuará con la implementaciónde las recomendaciones y propuestas establecidas en el presente plan estadístico.

Este documento, que registra el proceso de planificación estadística y sus resultados, estáconformado de la siguiente manera: en el primer capítulo se explica a grandes rasgos lametodología, los instrumentos y los criterios utilizados en el proceso; en el segundo, se daa conocer el diagnóstico de la información; en el tercero, cuarto y quinto, se presenta laformulación del plan estadístico; y finalmente, se enuncian conclusiones sobre el tema.

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1. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍAEl Plan Estadístico se concibe como un instrumento ordenador de la actividad estadística,cuyos alcances consisten en identificar y seleccionar la oferta y demanda de la información,precisar parámetros de calidad, disponer la información para múltiples usos, contribuir adisminuir costos y brindar elementos para la formulación de políticas. Durante el desarrollodel Plan Estadístico del Municipio se llevaron a cabo las siguientes etapas.

1.1 SENSIBILIZACIÓN Y ESPACIO DE NEGOCIACIÓN

El objetivo principal de esta etapa consistió en orientar a los directivos y técnicos de laentidad, sobre la importancia y necesidad de formular un plan estadístico, así como definirsu función en el proceso.

En este momento del trabajo, se lograron acuerdos y compromisos entre las entidadesinvolucradas en el proceso, con el fin de determinar el alcance del Plan, las obligaciones delos ejecutores responsables de su elaboración y los resultados esperados. Para ello, seconvoco a una reunión a todos los alcaldes y secretarios de los municipios, allí se motivósobre la importancia del Plan Estadístico y se les solicitó apoyo para la obtención de lainformación estadística relacionada con sus funciones y la ejecución y evaluación del Plande Desarrollo.

En esta etapa igualmente, para sensibilizar a los funcionarios que harían parte del proceso,se realizaron actividades adicionales como las que se describen a continuación:

- Conformación de un grupo técnico de base constituido por funcionarios del Municipioy liderado por la Subdirección de Planeación del Área Metropolitana y de funcionariosdel DANE.

- Capacitación a los representantes de cada municipio que harían parte del grupotécnico en el proceso metodológico del Plan, mediante la presentación de la propuestay la estrategia de trabajo para la implementación de los instrumentos de indagación.

1.2 RECOLECCIÓN Y CRÍTICA DE LA INFORMACIÓN

Esta etapa permitió obtener información, acerca de la actividad estadística de la entidad,en los componentes de oferta y demanda de información estadística.

Al finalizar esta etapa, la cuál se realizó entre junio y octubre de 2003, se compiló el mayorvolumen de información, que permitiera caracterizar el estado de la producción y gestiónde los datos en su conjunto. La información recolectada constituyó el referente a partirdel cual se estableció el diagnóstico sobre oferta y demanda de información para los finesdel Municipio. Las actividades desarrolladas fueron:

- Capacitación y asistencia técnica para la identificación, evaluación y registro en losformatos diseñados para las operaciones estadísticas que se generan en lasdependencias de las subdirecciones.

- Determinación de los responsables de cada actividad de acuerdo con la estructuraque se muestra a continuación.


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Recurso humano que intervino en la etapa de recolección

Para el desarrollo de este proceso se conformó un grupo técnico con personal del Área,liderado por la Subdirección de Planeación que actuó en representación del ÁreaMetropolitana y por su condición de ejecutor le correspondió ser el interlocutor entre losdiferentes municipios y el DANE, en la definición de compromisos y en la sensibilizacióndel personal acerca de la importancia del trabajo por realizar. Adicionalmente, fue necesariocontar con: un coordinador operativo, un grupo de entrevistadores y un grupo de digitadores.

Durante todo el proceso se contó con la participación de un calificado grupo técnico dela Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización -DIRPEN-, DANEdependencia del cual se encargó tanto del diseño de la metodología y de la elaboraciónde los instrumentos de recolección, como de la capacitación del personal responsable dela recolección de la información, y de la asesoría y orientación técnica durante el desarrollode los procesos concomitantes.

Área Metropolitana

CoordinaciónGeneral del Plan-Subdirección de

Planeación

CoordinadorMunicipal

Entrevistadores

Dirección DIRPEN-DANE

Grupo TécnicoDIRPEN

Digitadores Apoyo Técnico

Para iniciar este proceso, el DANE capacitó a funcionarios de los municipios sobre laaplicación de los diferentes instrumentos de recolección La capacitación se hizo duranteuna semana y se realizó en dos sesiones de trabajo dirigido.

Se hizo la aplicación simultánea de la encuesta en las dependencias seleccionadas en cadaunos de los municipios. Posteriormente, se entregaron las encuestas diligenciadas alcoordinador operativo; éste y el personal del DANE Medellín, hicieron la revisión de losanexos relacionados (tablas y formatos de salida de las informaciones), la revisión delcontenido de cada encuesta y el ajuste final de deficiencias encontradas.

El proceso de digitación de los datos lo realizó el Área con personal especializado en estecampo.

Los formularios que se aplicaron fueron los siguientes:

- F1. Exploración institucional: para analizar de la estructura interna de cada entidad paraestablecer las dependencias productoras y/o usuarias de información estadística.

- F2. Existencias y necesidades de información estadística: para identificar y caracterizar elestado de la oferta y demanda de información estadística.

Diagrama 1

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- F3. Información geográfica: para identificar y caracterizar el estado de la oferta y demandade información geográfica y espacial.

- F4. Componente tecnológico: para conocer el estado de la plataforma tecnológica enlos componentes hardware, software y comunicaciones.

1.3 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Esta etapa tuvo como objetivo ordenar y procesar la información recolectada, de formatal que se pudiera: consultar, generar reportes y disponer de una base inicial de sistema deinformación en la perspectiva de los metadatos que sirviera como insumo para el procesode análisis y diagnóstico.

El DANE entregó al Área un documento con los lineamientos que debían tenerse encuenta para el desarrollo del programa de captura; igualmente, se entregaron los diseñosde los cuadros de salida, las tablas de diagnóstico, las especificaciones de validación yconsistencia, y la estructura de la ficha de metadato.

1.4 DIAGNÓSTICO

En esta etapa se evaluó, a través de criterios establecidos, el estado de la oferta deinformación estadística y la relevancia de los requerimientos de información, para desarrollarcon eficacia la gestión institucional y dar cumplimiento a los programas presentes en elPlan de Desarrollo.

Para realizar el diagnóstico y las etapas faltantes del Plan, el DANE y el Área acordaronque el primero se responsabilizaba de ejecutarlas, para lo cual el DANE se apoyó en unequipo dedicado exclusivamente a esta labor. Este grupo realizó el correspondiente trabajocon la información recolectada en cada una de las dependencias del municipio y generóasí los informes respectivos que sirvieron como primer insumo para la formulación delPlan Estadístico.

El análisis de la oferta se hizo aplicando criterios específicos y diferenciales a cada operaciónestadística, según se tratara del análisis de operaciones individuales propias, operacionesindividuales de otras fuentes, grupos de operaciones e indicadores. Para cada tipo deanálisis se requirió como soporte la información específica proveniente del inventario deoferta. Los campos de análisis y criterios aplicados se resumen en el diagrama 2.

La tarea de análisis de los datos comprendió, en primer lugar, un proceso de depuraciónen dos etapas, mediante las cuales se agruparon de manera adecuada los datos parafacilitar su manejo y en segundo lugar, la revisión del comportamiento de los datos.

La fase de diagnóstico clasificó la información y los indicadores en tres grandes grupos:operaciones e indicadores propios, operaciones e indicadores utilizados de otras fuentes,y operaciones e indicadores requeridos.

En el diagnóstico se identificaron también las operaciones estadísticas e indicadores quepresentaron problemas de oportunidad, accesibilidad, pertinencia, disponibilidad, entreotros. Los criterios de análisis de la demanda tienen que ver con los propósitos misionalesdel Municipio y el Plan de Desarrollo.

Para continuar la aplicación de la metodología propuesta por el DANE, se inició eldiagnóstico de las operaciones estadísticas. Se siguieron entonces, las actividades descritasa continuación:


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Opercionesindividuales

propias

Indicadorespropios

Operaciones

de otras fuentes

Indicadores

de otras fuentes

Operaciones

estadísticas propias

por grupos

Indicadores

por grupos

Calidad estadística Confiabilidad

Oportunidad

Accesibilidad

Rigor científico: Pertinencia

Calidad estadística: ConfiabilidadCoherencia

Aplicabilidad

FuncionalidadUso:

Nivel de

satisfacción:Confiabilidad

Oportunidad

Accesibilidad

Normativo -

institucional: Pertinencia

Normativo -institucional: Pertinencia

Gestión: Potencialidad

Coordinación: Duplicidad

Coordinación: Duplicidad

Diagnóstico de

ofertade informacíon

estadística

Diagrama 2

Gestión

- Aplicación de criterios de selección de operaciones para el análisis de ofer ta deinformación propia y de otras fuentes.

- Aplicación de criterios y técnicas de análisis de oferta de información por dependencias,secretarías y el Municipio en su totalidad, y por grupos de operaciones.

- Análisis de la oferta por grupo de operaciones.- Análisis de demanda de información.

Como resultado de las actividades propias del diagnóstico, el equipo de trabajo logróconsolidar los siguientes resultados:

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Diagnóstico de

demanda de

información

estadística

Variables

requeridas

Origen de necesidades:

Correspondencia con funciones o procesos, con el Plan

de Desarollo y con el Plan de Ordenamineto Territo-

rial

Preferencias: Utilidad

Diagrama 3

Los criterios de análisis de la demanda tienen que ver, como se mencionó anteriormentecon los propósitos misionales del Municipio y con el Plan de Desarrollo.

- Identificación y depuración de operaciones estadísticas e indicadores.- Identificación del grado de satisfacción de la demanda (satisfecha, parcialmente satisfecha

o insatisfecha).- Percepción frente a la gestión de los datos en la organización: restricciones a la oferta

y la demanda de información, pertinencia y uso.- Análisis de calidad, pertinencia y completitud de las operaciones estadísticas de interés:

variables, indicadores, agrupaciones por temáticas.- Inventario único y definitivo de las operaciones estadísticas e indicadores, objeto de la

Formulación del Plan Estadístico. De cada operación e indicador se conocieron susrespectivas variables y las dependencias o entidades usuarias o productoras.

- En el diagnóstico se identificaron las operaciones estadísticas e indicadores quepresentaban problemas de oportunidad, accesibilidad, pertinencia, cobertura temáticay geográfica, eficiencia, capacidad tecnológica, duplicidad y agregabilidad.

- Con relación a la demanda, el diagnóstico se efectuó a partir de los requerimientos deinformación formulados por cada una de las dependencias y de las necesidades que enmateria de información hubiesen manifestado los niveles gerenciales. Los campos deanálisis y criterios que se aplicaron se encuentran resumidos en el diagrama 3.

1.5 CRUCE OFERTA - DEMANDA

En esta fase se logra identificar si los requerimientos de información estadística de lasdiferentes dependencias, están siendo satisfechos por la actual producción de información.En esta etapa se evaluaron los siguientes criterios:

Cruce oferta-

demanda de

información

estadística

Campos y

críterios de

análisis

Nivel de satisfacción de la relación demanda - uso:Confiabilidad

Oportunidad

Disponibilidad - Accesibilidad

Compleitud - Agregabilidad

Diagrama 4

El equipo del DANE realizó la confrontación del listado de oferta y demanda clasificadapara encontrar demandas satisfechas, parcialmente satisfechas e insatisfechas. Desde elpunto de vista de la oferta, se examinó la forma como la información estadística se ponea disposición de los usuarios. Desde la perspectiva de la demanda, se examinaron lasdificultades de acceso por parte de los usuarios.


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1.6 FORMULACIÓN DEL PLAN ESTADÍSTICO

La etapa final del proceso, es decir la formulación del Plan Estadístico del Municipio, permitióorganizar y priorizar la actividad estadística para determinar las estadísticas que debenproducirse en un periodo preciso y asignar responsabilidades para su desarrollo.

Se obtuvo como resultado la definición de proyectos estadísticos nuevos, proyectos quese deben mejorar y los proyectos que continúan.

Para la selección y priorización de las operaciones estadísticas por incorporar en el PlanEstadístico, se consideraron los siguientes aspectos: los requerimientos contemplados enel Plan de Desarrollo; las funciones de las dependencias centralizadas y descentralizadas, yla frecuencia de utilización.

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Tabla 1Existencias y necesidades de informaciónMunicipio de Caldas2003

Secretaría deHacienda 2 1 4 4 1 1 9Secretaría de ApoyoCiudadano 6 6 11 0 0 15 6Secretaría dePlaneación yObras Públicas 4 6 10 2 2 2 4Secretaría deDesarrollo yGestión Social 4 7 15 4 3 0 6Secretaría deEducación 1 4 5 0 0 0 1Secretaría Localde Salud 1 2 4 1 1 2 2

OficinasInfor-

maciónpropia

Indica-dores

propios

Infor-mación de

otras fuentes

Reque-rimiento deinformación

Reque-rimiento

deindicadores

Informaciónsuministrada

a otrasfuentes

El diagnóstico de la información aplicado al municipio de Caldas sigue el esquema de lametodología diseñada por el DANE en la búsqueda de las características fundamentalesde la actividad estadística territorial, de manera que se puedan evidenciar los problemasen la generación y comunicación de la información evaluados según los criterios calidadestadística y rigor científico.

Seis entidades participaron en esta experiencia que arrojó como resultados 33 operacionesestadísticas y 56 indicadores, producidos directamente por las 18 oficinas dependientesde las entidades. A su vez, se reportaron 9 requerimientos de información estadística nosatisfecha y 18 indicadores.

Las instituciones con mayores niveles de demandas de información estadística son lassecretarías de Apoyo Ciudadano y de Planeación (tabla 1).

Se puede observar a través de gráfico 1 que las secretarías con mayor frecuencia deactividad estadística son la de Desarrollo y Gestión Social y la de Apoyo Ciudadano, tantoen la producción como en el uso de información; en comparación, la entidad de más bajafrecuencia es la Secretaría de Educación.

2. SITUACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTADÍSTICA EN ELMUNICIPIO DE CALDAS

Entidad


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En Caldas al igual que en otros municipios del país, la información se obtiene a través deregistros administrativos principalmente, ya que la información que se requiere está ligadaa las labores funcionales de las instituciones municipales. Los registros debido a su caráctermisional presentan inconvenientes en la recolección, procesamiento y análisis, dada lainsuficiencia tanto tecnológica como técnica por parte de los funcionarios.

Además, es importante reconocer que muchas de las dificultades vinculadas al tema de lainformación van más allá del aspecto técnico; su administración es una tarea difícil para lasautoridades municipales, quienes deben dirigir esfuerzos en cada cuatrienio para cumplircon los compromisos nacionales y en la consecución de información para su Plan deDesarrollo.

Gráfico1Frecuencia en la actividad estadística2003

Secretaría de Educación

Secretaría Local de Salud

Secretaría de Hacienda

Secretaría de Planeación y Obras Públicas

Secretaría de Apoyo Ciudadano

Secretaría de Desarrollo y Gestión Social

0 0,1 0,2 0,3

Fuente: DANE. Diagnóstico de Información Municipio de Caldas. 2003.

Por otra parte, se puede observar que el flujo de información municipal, se caracterizaprincipalmente por la generación de información que se constituye en el 53% de la actividadestadística municipal, el uso corresponde apenas al 8% y los requerimientos de informaciónalcanzan el 14%. Esta situación aparentemente muestra suficiencia de información, cuandoen realidad hay vacíos substanciales en el tema, cuya causa principal es el desconocimientode la importancia que tiene la generación y el aprovechamiento de información básica yestratégica, sumada a los obstáculos provocados en el flujo de información.

Aunque la estructura de la información municipal no debe cambiar, el concepto de uso detal información debe hacerse más importante, con lo cual se optimizan los recursos físicos,humanos y financieros y se evita la duplicidad de esfuerzos en la obtención de la mismainformación.

Gráfico 2Existencias y necesidades de informaciónMunicipio de Caldas2003 20%

18%

35%8%

5%

14%

Información propia

Información otras fuentes

Requerimiento de indicadores

Indicadores propios

Requerimiento de información

Información suministrada a otras fuentes

Fuente: DANE. Diagnóstico de Información Municipio de Caldas. 2003

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En este sentido, la calidad de la información está supeditada a que los procesosorganizacionales funcionen, y a que se use y aproveche la información de la cual se dis-pone. Estas condiciones permiten establecer que la importancia de una buena administraciónde la información municipal depende la generación de información confiable, oportuna,accesible y pertinente.

2.1 SECRETARÍA DE HACIENDA

La Secretaría de Hacienda tiene como misión incrementar la capacidad financiera delMunicipio a través de la administración de los recursos, velando por el adecuado flujo delos ingresos que permitan llevar a cabo los diferentes objetivos del Plan de Desarrollo.

Está conformada por dos dependencias, que se describen a continuación:

- Dirección Financiera: realiza y evalúa los movimientos de ingreso y egresos de las diferentesdependencias.

- Tesorería: recauda el impuesto predial y de industria y comercio, al igual que otras tasasy contribuciones.

2.1.1 Diagnóstico de la información

Se encontró que en la Secretaría se maneja un flujo escaso de información, en donde eluso es aún mayor que la producción.

Tabla 2Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Hacienda2003

Información propia 1Indicadores propios 4Información de otras fuentes 4Requerimientos de información 1Requerimientos de indicadores 1Información suministrada a otras fuentes 9

Se consideró que la producción de operaciones estadísticas como de indicadores esinsuficiente, por lo cual la Secretaría de Hacienda presentó requerimientos de ambostipos en la Dirección Financiera.

Los datos suministrados a otras fuentes representan el 45% de la actividad estadísticadiagnosticada en la Secretaría. Dichas fuentes son del orden nacional como la ContaduríaGeneral de la Nación y departamentales como la Contraloría Departamental.

Debe determinarse cuál es el motivo por el que se suministran más operaciones de lasque se producen, pues no parece coherente.

Tipo de información Cantidad



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2.1.2. Análisis de la oferta

En la Secretaría de Hacienda sólo se genera una operación propia, que es el Registro delbalance de prueba, a cargo de la Dirección Financiera. Su objetivo principal es determinarlos gastos del Municipio por cada una de las secretarías y las diferentes inversionesmunicipales.

Esta operación es fácilmente accesible a los usuarios potenciales, se presenta de maneraoportuna y con una confiabilidad muy aceptable.

Operaciones estadísticas propias

- Registro del balance de prueba

Por otro lado, las operaciones de otras fuentes que son utilizadas en la Secretaría deHacienda son confiables, oportunas y aplicables, pero presentan algunos problemas depertinencia, relacionados con las variables definidas, las cuales no cubren por completo lasnecesidades de información de la Secretaría.

Operaciones estadísticas otras fuentes

- Registro de nómina

- Registro de cuentas por cobrar

- Registro de cuentas por pagar

- Registro de caja y bancos

Los indicadores generados por la Secretaría de Hacienda son confiables, pues se encuentrauna completa concordancia entre los objetivos para los que fueron realizados con lasfunciones de la dependencia que los utiliza (Dirección Financiera); igual relación se encuentraentre las respectivas variables.

Las fórmulas para su construcción son claras y concisas, se utilizan las variables que sedesprenden de la operación estadística lo que permite una buena interpretación delindicador ; adicionalmente, no existe ningún problema para su generación, por lo cual soncompletamente funcionales. También los usos de los indicadores entran en concordanciacon los que se presentaron en la dependencia, razon que facilita su aplicación.

Gráfico3Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Hacienda2003


Información propia5%

Indicadores propios20%

Información de otrasfuentes

20%

Informaciónsuministrada a otras

fuentes45%

Requerimientos deinformación

5%

Requerimientos deindicadores

5%

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Indicadores propios

- Porcentaje de ingresos obtenidos

- Porcentaje de gastos generados por el municipio

- Porcentaje de inversión

- Porcentaje de cofinanciación de los gastos realizados por parte de entidades privadas y/o de orden nacional

2.1.3 Análisis de la demanda

La operación Registro del valor de los bienes muebles dados de baja; solicitada por la Secretaríade Hacienda es medianamente útil para la dependencia financiera. Por su parte, el indicadorCosto total bienes muebles dados de baja se abstrae claramente de la operación.

Se encuentra una relación clara con el sistema de autoevalúo catastral contenido en elPlan de Desarrollo, por lo cual se considera verdaderamente útil en el alcance de losobjetivos del plan; sin embargo, es preciso implementar este sistema que contenga todoslos aspectos relacionados con la información catastral.

Requerimientos de información e indicadores

- Registro del valor de los bienes muebles dados de baja

- Costo total bienes muebles dados de baja

2.2 SECRETARÍA DE APOYO CIUDADANO Y SERVICIOS GENERALES

La Secretaría de Apoyo Ciudadano tiene como misión promover y participar a la ciudadaníalas políticas de convivencia y tolerancia para el mejoramiento social y cultural de loshabitantes. Igualmente, busca optimizar el uso y el desempeño de los recursosorganizacionales.

Está conformada por seis dependencias, a saber:

- Dirección de Personal: liquida las prestaciones sociales, nómina y seguridad social; manejalos contratos de personal vinculado y los programas de salud ocupacional.

- Tránsito: control del tráfico, atención de accidentes de tránsito; adelanta los procedimientospor accidentes o infracciones, matrículas y expedición de licencias.

- Centro de Reflexión: vela por el cumplimiento de las normas de seguridad; rinde informesal alcalde y al secretario de gobierno sobre la situación de los internos.

Inspección Primera: vela por el respeto de los derechos civiles y garantías sociales,conservando el orden público; atiende las denuncias presentadas por los ciudadanos yefectúa las investigaciones pertinentes.

Inspección Segunda: recibe denuncias, quejas, actos de paz, etc.; efectúa los trámites decontravenciones y de querellas civiles.

Comisaría de Familia: asesora, promociona y previene desde las áreas psicosociales a losdiferentes grupos poblacionales.


24

Se observa en la gráfica que los requerimientos de indicadores (39,5%) y los indicadorespropios (29%) representan el mayor porcentaje del diagnóstico realizado; además, seevidencio la ausencia total de información de otras fuentes y requerimientos de información.

Gráfico 4Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Apoyo Ciudadano y Servicios Generales2003




0%


fuentes16%Requerimientos de

información0%

Requerimientos deindicadores

39,5%





En la Secretaría de Apoyo Ciudadano se maneja información relativa a lesiones personales,hurto, quejas y nómina, entre otros.

Tabla 3Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Apoyo Ciudadano2003


Se observa que la Secretaría de Apoyo Ciudadano y Servicios Generales es básicamenteproductora de información, y los resultados obtenidos son suministrados a entidades deorden nacional como el INPEC, la Fiscalía General de la Nación y el Instituto Colombianode Bienestar Familiar.

Los indicadores actualmente registrados en la Secretaría no cubren las necesidadesexistentes, por lo cual los requerimientos se consideran el aspecto más importante dentrodel diagnóstico de información.

25


1 La calidad estadística debe alcanzar como máximo 40 puntos y el rigor científico 10.

2.2.2 Análisis de la oferta

La falta de una actualización de la metodología existente en todas las operaciones producidaspor la Secretaría de Apoyo Ciudadano, la confusión en la definición de los objetivos de lasmencionadas operaciones y sus variables, hacen poco pertinentes los resultados obtenidos.

El gráfico 5 muestra el alcance de cada uno de los registros con respecto a la línea decalidad que se espera si las operaciones estadísticas cumplan; la región azul comprende lacalidad estadística y la región roja el rigor científico1 . Como se puede observar ninguna delas operaciones alcanza siquiera el umbral de la calidad estadística salvo el registro decasos de violencia intrafamiliar.

El Registro de hurtos y Registro ingreso de internos al centro de reflexión presentan fallaspropias con respecto a la calidad estadística, más específicamente en la oportunidad,accesibilidad y difusión de la información, básicamente por incongruencias con los datosque resultan de la operación.

Gráfico 5Alcance de la calidad de las operaciones estadísticas producidasSecretaría de Apoyo Comunitario2003

80

60

40

20

0Registro de

lesionespersonales

Registro dehurtos

Registroingreso

de internosal Centro

de Reflexión

Registro dequejas

recibidas

Registro denómina

Registro decasos deviolencia

intrafamiliar


En contraposición con las operaciones estadísticas, los pocos problemas presentados enlos indicadores exponen un panorama favorable en la materia, debido a que 5 de ellos nopresentan fallas y otros 5 sólo muestran un problema.

No obstante, la aplicación de los indicadores es muy baja, pues en sólo 2 de los 11 existeconcordancia entre los usos para los que fueron creados el indicador y los que tiene laoperación estadística de la que resultan. Además, la confusión en la definición de losindicadores afecta su coherencia con los objetivos organizacionales.

Can

tidad

de

punt

os

Operaciones estadísticas


26

Indicadores propios

- Variación porcentual del número de lesionados

- Número de hurtos en el municipio de Caldas

- Cantidad de internos que ingresan

- Variación porcentual del número de quejas presentadas en la Entidad

- Porcentaje de empleados liquidados por vacaciones

- Porcentaje de empleados liquidados por primas

- Porcentaje de sueldos de contratistas con respecto a nómina

- Porcentaje de nómina con respecto a inversión

- Porcentaje de nómina con respecto a funcionamiento

- Número de casos de violencia intrafamiliar por sexo

- Número de casos de violencia intrafamiliar infantil


Los indicadores solicitados por la comisaría de familia Violencia intrafamiliar por sexo yViolencia intrafamiliar por edad, no son necesarios pues, como puede observarse, ya songenerados por la Secretaría.

En el caso de los 4 indicadores solicitados por la inspección primera y los 4 de la inspecciónsegunda, enumerados en la lista siguiente, no son de gran utilidad, sus funciones no estánclaramente definidas y no concuerdan ni con el Plan de Desarrollo ni con el Plan deOrdenamiento Territorial.

Los únicos indicadores que merecen un estudio y su creación son los solicitados por elCentro de Reflexión, por su utilidad, y los requeridos por la Dirección de Personal, enespecial Porcentaje de bonos pensionales pendientes por tener completa concordancia confunciones, usos y aplicabilidad de los planes de Ordenamiento Territorial y de Desarrollo.

Hay datos que no han sido considerados pese a su aplicabilidad dentro del cumplimientode las metas del Plan de Desarrollo, como la información sobre homicidios y lesiones poraccidentes de tránsito; las acciones de las Juntas de Acción Comunal y de las organizacionesque atienden poblaciones vulnerables; las coberturas en eventos deportivos y culturalesde la población y el estado de la infraestructura de los establecimientos, en coordinacióncon la Secretaría de Planeación.


- Distribución de lesionados por tipo

- Distribución de lesionados por lugar

- Distribución de lesionados por sexo

- Distribución de lesionados por edad

- Cantidad de internos por delito cometido

- Distribución de quejas por tipo

- Distribución de quejas por lugar

- Distribución de quejas por sexo

27


- Distribución de quejas por edad

- Distribución de seguridad social por EPS

- Porcentaje de vacaciones liquidadas por año

- Porcentaje de bonos pensionales pendientes

- Índice de escolaridad del personal de la Administración Municipal

- Violencia intrafamiliar por sexo

- Violencia intrafamiliar por edad

2.3 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS

La Secretaría de Planeación y Obras Públicas tiene como misión liderar los procesos quepermitan a la Administración formular, ejecutar y evaluar los programas y proyectos delPlan de Desarrollo.

Entre algunos de los objetivos específicos de esta Secretaría se pueden mencionar :

- Presentar informes a la Contraloría sobre la contratación referente a contribución deproyectos de obra.

- Realizar la evaluación del Plan de Desarrollo Municipal de manera semestral y anual.

- Capacitar a la comunidad del Municipio sobre el uso y conservación de los recursosnaturales.

Está conformada por cuatro dependencias, a saber:

- Dirección de Obras Públicas: realiza la interventoría a cada uno de los proyectos de obraque se generen en el Municipio.

- Banco de Proyectos y Planeación estratégica: realiza el radicado y registro de cada unode los proyectos que se generan en la Administración.

- Dirección de Unidad Ambiental: administra los recursos naturales renovables en losasuntos delegados por Corantioquia.

- Dirección Control Urbanístico: expide las diferentes licencias de construcción, reformasy adiciones que se generen dentro de la oficina.


En la Secretaría de Planeación se maneja información relativa a las licencias de construcción,proyectos de inversión pública y concesiones de aguas, entre otros.


28

Gráfico 6Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Planeación y Obras Públicas2003

Tabla 4Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Planeación2003



15%23%

38%

8%

8%

8%

Información propia

Información otras fuentes


Indicadores propios




Se considera que la información existente no cubre por completo las necesidades deinformación, por lo cual hay requerimientos tanto de indicadores como de operacionesestadísticas.

La oferta de información está compuesta principalmente por información e indicadorespropios que constituyen el 61% de la actividad estadística de la entidad, mientras que losusos apenas participan con un 8%.


El grupo de operaciones está afectado, en los aspectos de oportunidad, accesibilidad ydisponibilidad; por su parte, ninguna de las otras operaciones presentaron inconvenientesa este respecto.

Se observa claramente que la Secretaría de Planeación es principalmente un productor ade información, la cual suministra tanto a entidades de orden nacional, como PlaneaciónNacional, y departamentales, como Corantioquia.

29


Los registros que presentan las características más favorables en cuanto a la calidad sonRegistro de certificado de usos del subsuelo y, Registro de solicitantes concesión de aguas,como se puede observar en el gráfico 7. El principal problema es la falta de difusión de losRegistros de licencias de construcción y de contratos de obras públicas.

Al igual que ha acontecido en las secretarías anteriormente descritas, la falta de claridaden la descripción de los objetivos para los que fueron creadas las operaciones, y la granconfusión en las variables utilizadas no permiten considerar una adecuada pertinencia delos resultados obtenidos.

Registro dellicencias decontrucción

Registro decertificadosde usos del

suelo

Registro deproyectos

de inversiónpública

Registro decontratosde obraspúblicas

Registrosolicitantesconcesiónde aguas

Registrosolicitantespermiso devertimientos

Gráfico 7Alcance de la calidad de las operaciones estadísticas producidasSecretaría de Planeación2003

80

60

40

20

0

Por otra parte, los problemas para la generación de 9 de los 10 indicadores de la Secretaríade Planeación hacen que éstos no cumplan con sus funciones y los resultados obtenidosde ellos no sean confiables; lo anterior, tiene mayor importancia al analizar la poca claridadde las variables, y la no inclusión de ninguna de las generadas por las operaciones estadísticasen 2 de los indicadores (Concesiones de aguas vencidas y Permisos de vertimientosvencidos), situación que indudablemente mina la confiabilidad de los resultados.

Indicadores propios

- Viviendas nuevas construidas

- Viviendas reformadas

- Principales actividades económicas que se generan en el Municipio

- Cantidad de proyectos cofinanciados por entidad

- Usuarios registrados en los proyectos

- Concesiones de agua vigentes

- Concesiones de agua vencidas

- Usuarios registrados

- Permisos de vertimientos vigentes

- Permisos de vertimientos vencidos


Can

tidad

de

punt

os

Operaciines estadísticas


30


Los requerimientos de información referentes a operaciones estadísticas se desprendende la dependencia de control urbanístico; además, las operaciones que solicita están enconcordancia con sus funciones.

En cuanto al requerimiento del indicador Relación de contratos ejecutados por año, sepresentan resultados similares a los observados con las operaciones estadísticas, con ladiferencia de que en este caso la relación con los planes es mucho más cercana, haciéndolosmuy útiles para el funcionamiento de la Secretaría.

Es importante incluir algunos requerimientos comprendidos dentro del Plan de Desarrolloy los Indicadores del Área Metropolitana � como telefonía y energía, red vial, tránsito ytransporte, prevención y atención de desastres � con lo cual el Municipio dara cabida a lasacciones municipales dentro de su desempeño funcional.

También es preciso diseñar un indicador del déficit de vivienda con el cual se puedancumplir las metas del Plan y los indicadores del Área Metropolitana en cuanto a atencióna poblaciones especiales.


- Registro de licencias de construcción

- Clasificación de usos por actividad económica

- Licencias de construcción aprobadas por zonas

- Relación de contratos ejecutados por año

2.4 SECRETARÍA DE DESARROLLO Y GESTIÓN SOCIAL

La Secretaría de Desarrollo y Gestión Social tiene como objetivo la efectiva participaciónde la ciudadanía en el diagnóstico, planeación, ejecución y evaluación de planes, programasy proyectos que contribuyan a elevar su nivel de vida.

Entre algunas de los objetivos específicos de la Secretaría se pueden mencionar :

Ejecutar programas de capacitación, promoción y asesoría en gestión empresarial.Disponer y ampliar la demanda laboral local y regional.

Está conformada por cuatro dependencias, que se relacionan a continuación:

Unidad de asistencia técnica: imparte y propicia procesos de capacitación y formación enaspectos de salud, nutrición y alimentación tanto pedagógicos, cómo técnicos yadministrativos.Coordinación de programas sociales: planea y ejecuta los programas que aseguren elbienestar de la población orientando su contenido a brindar atención para cubrir a laspersonas en forma integral.

Dirección de capacitación y promoción social: crea e impulsa acciones o proyectostendientes a lograr mayor par ticipación comunitaria, logrando con ello un mayoracercamiento y credibilidad en la toma de decisiones sobre los asuntos de interés colectivo.

Dirección de información básica para el empleo: organiza, promueve y agiliza el contactoentre la demanda y la oferta laboral para cubrir vacantes.

31




Tabla 5Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Desarrollo y Gestión Social2003

Se observa que la Secretaría de Desarrollo y Gestión Social es principalmente productorade información y los resultados obtenidos son suministrados a entidades del orden nacionalcomo el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Ministerio del Interior y de Justicia y elSENA, entre otros.

Existen requerimientos de operaciones estadísticas en dos de las cuatro dependenciasque conforman la Secretaría.




11%


fuentes17%

Requerimientos deinformación

9%Requerimientos de

indicadores0%



Los indicadores representan la participación más alta dentro de la oferta de informacióncon el 43% de la actividad estadística, seguida de la información propia, con el 20%. Tambiénes clara la ausencia de requerimiento de indicadores, único aspecto del que no seencuentran registros.


De las operaciones estadísticas registradas, sólo 2 de ellas no alcanzan el umbral de lacalidad estadística2 , como se muestra en el gráfico 9.

Gráfico 8Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Desarrollo y Gestión Social2003


En la Secretaría de Desarrollo y Gestión Social se utiliza información relativa a los clubesjuveniles, vacantes laborales y movilización de semovientes, entre otros.

2 40 puntos


32

El principal problema que se encuentra es la falta de canales de difusión estables paraacceder a los resultados, pues en ninguna de las 7 operaciones producidas utiliza estosmedios de manera adecuada, aspecto que dificulta las posibilidades para ofreceroportunamente los resultados a quienes estén interesados.

Gráfico 9Alcance de la calidad de las operaciones estadísticas producidasSecretaría Desarrollo y Gestión Social2003

Registro delicencias delos clubesjuveniles

municipales

Registro decontroles

nutricioinales

Registro deorganizacionescomunales

delMunicipio

Registro depersonas

quebuscan

trabajo enel Municipio

Registrode vacantesde la basede datosdel CIE

Registro demovilización

desemovientes

en elMunicipio

Registro delos

programasde

vacunaciónen el sector

pecuario


En lo referente a las operaciones estadísticas de otras fuentes, la operación Registro desocios en el libro de cada junta presenta fallas para la obtención de los resultados en losaspectos de accesibilidad, credibilidad y oportunidad, los cuales son absolutamente básicospara su correcta aplicación en la Secretaría.

Operaciones estadísticas otras fuentes

- Registro de datos de los establecimientos educativos

- Registro de socios en el libro de cada junta

- Registro de vacantes de otros CIE en el departamento

- Registro del nivel de SISBEN

Los indicadores producidos en la Secretaría presentan una estrecha relación entre lasvariables que los componen y las existentes en las diferentes operaciones de las que hansido generados; por consiguiente, la confiabilidad de los resultados que entregan es muyalta.

Hay más fallas en la confianza de los resultados obtenidos por la baja relación entre lasvariables de los indicadores y las de las operaciones existentes, pues en la gran mayoría delos casos no hubo la definición de esas variables o fue deficiente.

Indicadores propios

- Porcentaje jóvenes beneficiados

- Porcentaje niños con algún tipo de desnutrición

- Cantidad de niños inscritos en el programa por sexo

80

60

20

0

40

Can

tidad

de

punt

os


33


- Porcentaje socios inscritos en las juntas

- Porcentaje de socios según sexo

- Porcentaje de la población desempleada atendida

- Número de inscritos por mes en los diferentes programas

- Porcentaje de vacantes captadas

- Número de vacantes registradas en cada uno de los programas

- Porcentaje de animales según raza

- Porcentaje de animales según sexo

- Porcentaje de semovientes movilizados

- Porcentaje de semovientes vacunados

- Porcentaje de animales vacunados según especie

- Porcentaje de animales vacunados según sexo


La Secretaría de Desarrollo y Gestión Social presenta requerimientos de informaciónestadística en dos de sus dependencias, en ambos casos las variables solicitadas tienenabsoluta relación con los objetivos de las diferentes dependencias, y las operaciones sonmuy útiles en el desarrollo de las funciones descritas en cada una de ellas.

No se encuentra, sin embargo, una relación tan plena con los planes de OrdenamientoTerritorial el Plan de Desarrollo, pues las operaciones no se ven completamente definidasen ninguno de los dos.


- Personas desempleadas del Municipio

- Mayor oferta de vacantes de empleo por parte de las empresas

- Registro del número de menores con desnutrición en el Municipio

2.5 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

La Secretaría de Educación tiene como misión, liderar la gestión y recreación de procesoscon amplia participación de la comunidad y de los distintos actores educativos, para lograrcobertura sostenible, mejoramiento continuo de la calidad y adecuación progresiva.

Está conformada por una dependencia: Servicios Académicos, la cual tramita el reemplazode los docentes de traslado, realiza las posesiones de docentes y la elaboración de permutas.


La información que se maneja dentro de la Secretaria de Educación se encuentra en unmarco normativo establecido nacionalmente en cuanto a matrícula, docentes, infraestructurae información de calidad educativa. A continuación se presenta la tabla 6 que contiene laactividad estadística de la Secretaría de acuerdo con los tipos de información.


34

6

5

4

3

2

1

0Información

propiaIndicadores

propiosInformación

de otrasfuentes

Reque-rimientos

deinformación

Reque-rimientos

deindicadores

Informaciónsuministrada

a otrasfuentes

Can

tidad

de

punt

os

Tipos de información

Gráfico 10Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Educación2003

Es importante establecer si con la oferta existente pueden suplirse las demandas deinformación que emanan del Plan de Desarrollo y de los objetivos programáticos de laregión y el Municipio.


La gran cantidad de problemas técnicos que afectan a las operaciones generadas por laSecretaría de Educación limita la confiabilidad y la pertinencia de los resultados obtenidos.

En primer lugar solamente el Registro de docentes operaciones estadísticas tienecaracterísticas favorables en cuanto al rigor estadístico que se encuentra en el bloque rojo;las demás operaciones presentan este inconveniente.

Por otro lado, el municipio no cuenta con estadísticas de calidad educativa ni deinfraestructura, por lo que se tiene que revisar cómo se están supliendo las necesidadesde información del Plan de Desarrollo.

Los indicadores generados por la Secretaría son deficientemente confiables, pues las vari-ables que son utilizadas guardan poca relación con las existentes en las operaciones de lasque se desprenden, lo mismo sucede con los objetivos, debido a que la relación queguardan es aún menor.


NúmeroTipo de información

Tabla 6Existencias y necesidades de informaciónSecretaría de Educación2003


Según lo expuesto, se observa que la Secretaría de Educación es únicamente productorade información, los resultados obtenidos en sus operaciones son suministrados al Ministeriode Educación y del DANE, entidad que ha realizado el censo educativo durante 26 años.


35


Gráfico 11Alcance de la calidad de las operaciones estadísticas producidasSecretaría de Salud2003

80

60

40

20

0

Registro dealumnos

matriculados porestablecimientos

Estudiantesdesertores

porestablecimiento

educativo

Número deestudiantesgraduados

porestablecimientos

Registro dedocentes

porestablecimientos

Can

tidad

de

punt

os



Indicadores propios

- Cobertura educativa por centro educativo

- Porcentaje de población matriculada

- Porcentaje de alumnos desertores por establecimiento educativo

- Porcentaje de alumnos graduados por establecimiento educativo

- Docentes por institución educativa


Aunque la Secretaría no presentó ningún requerimiento de información ni de indicadores,es preciso establecer flujos con las entidades nacionales responsables de la información decalidad y coberturas, como el ICFES y el DANE.

También es indispensable determinar la absorción del tipo e empleo con lo cual se puedanestablecer programas de educación que tengan demanda real de trabajo. Asimismo, tenerel inventario de las instituciones educativas de acuerdo con los tipos de programas queofrecen, de modo que se pueda realizar un cruce de oferta y demanda de trabajo.

2.6 SECRETARÍA LOCAL DE SALUD

La Secretaría Local de Salud tiene como misión garantizar el aseguramiento y la prestaciónde los servicios con oportunidad, eficiencia y eficacia a toda la comunidad del municipio,implementando proyectos que propugnen por un tratamiento preventivo

Está conformada por la Dirección de Salud Pública la cual ejerce las funciones de inspección,vigilancia y control municipal de la salud.


Al igual que la educación, el sector de la salud está circunscrito en un marco normativonacionalmente establecido con la Ley 100 de 1993 y la Ley 715 de 2001. Este marcocomprende la implementación de una sistema de información que incluya el aseguramientoal Sistema General de Seguridad Social en Salud, la prestación de servicios y la saludpública del territorio.


36

Ya que este marco está establecido, los requerimientos de información son más claros; sinembargo, las dificultades al nivel municipal generalmente se encuentran en los flujos deinformación y su administración.

En el municipio de Caldas se presentaron las siguientes existencias y necesidades deinformación de acuerdo con los temas contemplados en la tabla 7.

Tabla 7Existencias y necesidades de informaciónSecretaría Local de Salud2003


CantidadTipo de información

La Secretaría Local de Salud presenta bajos niveles de generación de información, sólo seregistran dos operaciones estadísticas en la información propia y cuatro indicadores creadosa partir de los registros.

A su vez, el uso de información de otras fuentes es bajo, lo mismo ocurre con losrequerimientos de información. En la gráfica se puede observar que la información propiaconstituye el 50% de la actividad estadística de la entidad, los requerimientos, el 25% y lainformación usada de otras fuentes, el 8%.

De la información existente, se puede considerar que hay un faltante de información eindicadores estratégicos en la Secretaría.


17%17%

33%8%

8%

17%

Información propia

Información de otras fuentes


Indicadores propios




Gráfico 12Existencias y necesidades de informaciónSecretaría Local de Salud2003

37



El gráfico 13 permite concluir que las dos operaciones registradas tienen problemas depertinencia en cuanto rigor científico, como se visualiza en la figura, la línea gruesa superiordefine la calidad estadística de las operaciones. Este inconveniente se debe a los problemasde recolección y la no actualización de la metodología de generación de la información,sumados a las serias deficiencias en la definición de los objetivos.

La producción y difusión de la información generada en la Secretaría no es la ideal, el usode los canales de difusión no son óptimos, factor que ocasiona dificultades en el acceso ala información.

Gráfico 13Alcance de la calidad de las operaciones estadísticas producidasSecretaría Local de Salud2003

Can

tidad

de

punt

os

Registro deestadísticas

vitales

Registro deafiliaciones al

SISBEN y régimensubsidiado

La única operación generada por otra entidad que es utilizada por la Secretaría Local deSalud es el Registro de nacimiento y defunciones, la cual no presenta ningún tipo deinconveniente para su utilización; no se reporta ningún problema en lo referente al accesoy a la oportunidad de la información, además de estar altamente relacionada con lasnecesidades de la Secretaría, por lo que se considera muy pertinente.

En general, los indicadores presentan problemas de pertinencia en cuanto al rigor científicoy de confiabilidad en el caso de la Tasa de mortalidad y natalidad. Es necesario hacer undiseño más conveniente de indicadores con la información existente y usada de otrasfuentes, puesto que así se pueden generar resultados valiosos para el desempeño de laslabores funcionales de la Entidad.

Indicadores propios

- Tasa de mortalidad

- Tasa de natalidad

- Tasa de mortalidad infantil

- Población encuestada


80

60

40

20

0



38


Los requerimientos de información de la Secretaría de Local de Salud en cuanto aoperaciones estadísticas se limitan a la operación personas sisbenizadas por sexo y edad,que tiene concordancia con los objetivos funcionales de la Secretaría y del Plan de DesarrolloMunicipal.

Se solicita un indicador del mismo nombre de la operación mencionada anteriormente,cuya utilidad ya quedó claramente explicada. Al igual, se solicita como indicador Distribuciónde nacimientos por sexo, que también está estrechamente relacionado en sus funciones yutilidad con los objetivos de la Secretaría y el Plan de Desarrollo.

No obstante, hay faltantes importantes de información de acuerdo con las exigencias delnivel nacional en cuanto a: cumplimiento del Plan de Atención Básico, las acciones depromoción y prevención y factores de riesgo del ambiente y sus respectivos indicadores.

Es importante también la creación de indicadores sobre coberturas de salud a los diferentesregímenes.


- Personas sisbenizadas por sexo y edad

- Distribución de nacimientos por sexo

39


3.1 COMPONENTE TECNOLÓGICO

Para evaluar el componente tecnológico se aplicó el Formulario 4, en éste se revisarontres temas: desarrollo de sistemas de información, comunicaciones y hardware.Adicionalmente se construyó una matriz en la cual se detectaron los desarrollos existentesy requeridos en el Municipio. Una vez aplicado el formulario y construida la matriz, seencontró lo siguiente:

Actualmente el municipio de Caldas no cuenta con un Plan Estratégico de Sistemas deInformación que contribuya a que la administración se apoye en él para gestionar suprograma de gobierno. Hasta el momento no hay cultura para que la Oficina de Informáticalo haga.

La mayoría de los aplicativos del Municipio han sido adquiridos, entre ellos DELTA quecomprende el sistema financiero con presupuesto, contabilidad, tesorería, predial, industriay comercio, nómina, almacén, bienes e inventarios y archivo y correspondencia. Se consideraconveniente la integración entre los módulos , lo cual permite consolidar adecuadamentela información, sin duplicidad ni de información ni de procesos, para una buena toma dedecisiones.

Se tiene también el sistema de información del SISBEN en la Secretaría de Salud, en laSecretaría de Desarrollo y Gestión Social el aplicativo sobre el empleo, y en la Secretaríade Educación, el sistema SIRRUE.

En lo que respecta a nuevos desarrollos se encontró que se requiere un sistema deindicadores para el Municipio en general, y los sistemas de información para las secretaríasde Apoyo Ciudadano, Planeación y Obras Públicas, entre otras.

Es notorio que los desarrollos existentes atienden necesidades específicas algunas de ellasde tipo estratégico y otras más de tipo operativo, haciendo que sea difícil la integraciónentre ellos.

La infraestructura de hardware está actualizada y responde a las necesidades de los usuarios.

El tema de las comunicaciones a pesar de tener una buena infraestructura, requiere integrarla totalidad de las secretarías municipales.

Teniendo en cuenta la situación del Municipio, es importante pensar en la posibilidad dediseñar e implementar un Sistema de Información para el municipio de Caldas, de talmanera que atienda las necesidades de información de todas las secretarías y que sirva deapoyo para la toma de decisiones y para la gestión municipal, como uno de sus insumos laformulación del Plan Estadístico.

3. SITUACIÓN DEL COMPONENTE TECNOLÓGICO Y DE LA INFORMACIÓNGEOGRÁFICA O ESPACIAL


40

Dado lo anterior, y para poder contribuir a que el Municipio sea un generador deinformación útil para sustentar mejor este proceso en todos los niveles, y que ademáspermita orientar y articular el accionar de las entidades centralizadas y descentralizadas, elMunicipio debe empezar a organizarse internamente, con base en las siguientes prioridades:

1. Definición, adaptación y adopción de políticas para el manejo de la información en elmunicipio y otras entidades de interés.

2. Estructuración e implementación del proceso de gestión de información, en el que sedetermine cómo y con qué recursos se va a administrar, desarrollar y operar el sistemade información, y cómo se va a analizar y difundir la información generada por éste.

3. Actualización de la infraestructura de software, hardware y comunicaciones, junto conla apropiación debida de las últimas tecnologías para el manejo de la información ydefinición de la arquitectura de aplicaciones, red e información.

3.2 INFORMACIÓN GEOGRÁFICA O ESPACIAL

En el municipio de Caldas la Secretaría de Planeación y el Catastro son las dependenciasencargadas del tema de información geográfica o espacial.

El resultado del análisis del estado actual de la Administración Municipal en cuanto ainformación geográfica o espacial se basa en la información recogida en el Formulario 3. Eldiagnóstico revisa los puntos relacionados con normalización y estandarización de lainformación, el software y hardware utilizado para el procesamiento, el análisis de existenciasy de requerimientos de información geográfica básica y temática.

El municipio de Caldas no participa en los comités de normalización y estandarización, nose ve la necesidad por ahora de conformarlo o de hacer parte de él. No cuenta con unapropuesta para desarrollar una infraestructura sectorial de datos especiales. Por tanto, seafirma que el nivel de normalización y estandarización del Municipio es insuficiente. Sehace necesario conformar una red que permita intercambio de información entredependencias, actualizaciones en línea, etc.

En el tema de software y hardware, los formatos de intercambio que tiene el Municipiono son potentes, pero son suficientes para la tecnología que maneja; lo mismo ocurre conlos medios de almacenamiento, son de baja tecnología, aunque son los necesarios. Encuanto a los periféricos utilizados para manejar información, se cuenta con un GPS,recientemente adquirido para el que se comenzará en pocos días la capacitación paramedición y referenciación geográfica de variables ambientales y de planeación. El Municipiono cuenta con un software de georreferenciación, sólo posee una licencia AUTOCAD-MAP utilizado como herramienta de dibujo, fundamentalmente.

La información georreferenciada se obtiene de aerofotografías, mapas digitales y análogos,esto es suficiente para la realidad de trabajo y tecnología del Municipio.

Tecnológicamente Caldas se puede considerar de bajo perfil. Las necesidades másapremiantes se manifiestan en:

1. Trabajo en red entre productores y usuarios de la información geográfica.

2. Contar con herramientas que permitan tomar decisiones, atender al público coninformación en línea para que se agilicen los procesos de la administración.

3. Disponer de estaciones de trabajo acordes con la información que manipula el Municipio.

41


Según el análisis de existencias y requerimientos de información geográfica básica y temáticase encontró lo siguiente:

La cartografía más actualizada que posee el Municipio fue realizada en el año 2000, la cualse utilizó para el POT, en AUTOCAD, escala 1:5 000 para zona urbana y a escala 1:25 000para la rural. Los temas que más manipula el municipio son usos del suelo, geomorfología,hidrología, plan vial, amenazas y riesgos.

Para el análisis de oferta, en las dependencias productoras y usuarias del Municipio, seconsidera la cartografía como no confiable. A pesar de contar con una cartografía catastraldel año 2001, no se actualiza en línea o no existe un proceso para hacerlo periódicamentedesde las dependencias que intervienen en ella; si Catastro hace intervenciones éstas nose ven reflejadas en Planeación, y viceversa.

La cartografía presenta problemas de oportunidad y la correlación es baja con los temasque se manejan en las dependencias; la calidad de la cartografía también es baja, ya que nosatisface las necesidades de los diferentes usuarios del Municipio y la comunidad.

En cuanto a la demanda, se tienen los siguientes requerimientos en el Municipio los cualesposeen una alta correspondencia tanto con el Plan de Desarrollo como con el POT.

Descripción del requerimiento (Cartografía)

- Clima- Hidrogeografía- Geomorfología- Suelos- Clasificación agrológica- Conflictos de usos del suelo- Geología- Hidrogeología- Fauna y flora- Vegetación- Usos del suelo- Ecosistemas- Zonas de vida- Zonificación agroecológica- Zonificación ambiental- Riesgos- Amenazas- Vulnerabilidad- Población- Actividades económicas- Topográfico y pendientes- Predial urbano- Predial rural- Redes

Dado lo anterior, y al revisar la demanda de información geográfica presentada, se ve lanecesidad de implementar el Sistema de Información Geográfico, el cual es un instrumentoversátil que permite organizar la información espacial y disponerla para su uso a través deun ensamble de mapas, tablas y gráficas; de igual manera, aporta las utilidades necesariaspara el análisis del espacio geográfico y las interacciones que en el se presentan. El ideal,finalmente, sería georreferenciar toda la información que sea susceptible de tener estacaracterística y, por lo tanto se sugiere invertir en la infraestructura tecnológica adecuadapara este tipo de procesos.


42

Tabla 8Oferta y demanda de información2003

Registro delnúmero demenores condesnutrición enel Municipio

Mayor oferta devacantes deempleo porparte de lasempresas

Personasdesempleadasdel Municipio

No existe

No existe

Registro de perso-nas que buscantrabajo en elmunicipio

Secretaría deDesarrollo,coordinación deprogramas sociales

Secretaría deDesarrollo,DirecciónInformación sobreEmpleo

Secretaría de Salud

Secretaría deDesarrollo

Secretaría deDesarrollo

Este registro debe serimplementado por Circular052 de 2002.

Se debe realizar un conveniocon las empresas delMunicipio para quel se puedaobtener un estimado de lademanda de empleo.

Se puede obtener un númeroestimado de las personasdesempleadas con esteregistro

Requerimientode información

OfertaEntidad quedemanda

Posibleresponsable Observaciones

Después del cruce entre las operaciones de cada dependencia y la información que seusa de otras fuentes, se pudo establecer que el 90% se obtiene a través de la ofertainterna, y solamente el 10% se consigue a través de fuentes externas al Municipio, tal es elcaso de los registros de nacimientos y defunciones.

También se pudo observar que entre las mismas dependencias se toman como operacionesexternas las estadísticas generadas en las distintas oficinas dentro de la misma entidad, unejemplo es el Registro de vacantes de los CIE, lo que denota un problema en la comunicaciónde la información dentro de las propias oficinas.

Después del primer cruce, entre oferta y demanda existente, se realizó el contraste entreoferta y demanda requeridas. Este análisis pudo realizarse a través de una comparaciónentre los requerimientos previstos por la secretarías y las posibles fuentes de la informaciónvista como la oferta real.

La tabla 8 presenta el resultado del cruce de la oferta y demanda registrada por lasdiferentes entidades municipales; como complemento, va acompañada de una seriederecomendaciones generales para los casos que se presentaron.

4. CRUCE OFERTA Y DEMANDA

43


Personassisbenizadas porsexo y edad

Registro delicencias deconstrucción

Clasificación deusos poractividadeconómica

Registro delvalor de losbienes mueblesdados de baja

Distribución denacimientos porsexo

Distribución delesionados portipo, lugar, sexo yedad

Cantidad deinternos pordelito cometido

Registro deafiliaciones alSISBEN y régimensubsidiado

Registro delicencias deconstrucción

No existe

No existe

Registro denacimientos

Registro delesionespersonales

No existe

Secretaría de Salud,Dirección de SaludPública

Secretaría Planeación,Control Urbanístico

Secretaría de Hacienda,Dirección Financiera

Secretaría de Salud,Dirección SaludPública

Secretaría de ApoyoCiudadano,Inspección, Segunda

Secretaría de ApoyoCiudadano, Centro deReflexión

Secretaría de Salud

Secretaría dePlaneación

Secretaría deHacienda

DANE, SecretaríaDepartamental

Secretaría de ApoyoCiudadano

A pesar de que existe lainformación, no está siendocomunicada dentro de lapropia dependencia. Laausencia de la variablepuede deberse a la falta dedesagregación de la variable.

A pesar de que existe lainformación, no está siendocomunicada dentro de lapropia dependencia.

No hay claridad en ladefinición del registro.

Este registro deberíaincluirse en el sistema deavalúo catastral, con el cualse pueden obtener másestadísticas.

Aunque se declaró esteregistro como uso de laSecretaría parece quedentro de ella se presentanproblemas decomunicación.

Existen problemas en elflujo de información con lasinstituciones que dependende la Secretaría.Si el inconveniente tieneque ver con ladesagregación deberámejorarse esta operaciónestadística.




Tabla 8 (continuación)Oferta y demanda de información2003


44

Distribución dequejas por tipo,lugar, sexo yedad

Distribución deseguridad socialpor EPS

Porcentaje devacacionesliquidadas poraño

Porcentaje debonospensionalespendientes

Índice deescolaridad delpersonal de laadministraciónmunicipal

Violenciaintrafamiliar porsexo

Violenciaintrafamiliar poredad

Registro dequejas recibidas

Registro deafiliaciones alSISBEN yrégimensubsidiado

No existe

No existe

No existe

Registro decasos deviolenciaintrafamiliar

Registro decasos deviolenciaintrafamiliar

Secretaría de ApoyoCiudadano,Inspección Primera

Secretaría de ApoyoCiudadano, Direcciónde Personal

Secretaría de ApoyoCiudadano,Comisaría de Familia

Secretaría ApoyoCiudadano

Secretaría Local deSalud

No existe

No existe

No existe



Se presentan problemasde comunicación entre lasinstituciones quedependen de la Secretaría.

Debe generarse a partirde la base de datos delrégimen subsidiado.

Ninguna

Ninguna

Este indicador debe serresponsabilidad de todaslas entidades del Municipio.

El indicador debegenerarse a partir de esteregistro.





Tabla 8 (conclusión)Oferta y demanda de información2003

Licencias deconstrucciónaprobadas porzona

Relación decontratosejecutados poraño

Costo totalbienes mueblesdados de baja

Registros delicencias deconstrucción

Registro decontratos deobras públicas

No existe

SecretaríaPlaneación, ControlUrbanístico

Secretaría dePlaneación,Dirección ObrasPúblicas

Secretaría deHacienda, DirecciónFinanciera

Secretaría dePlaneación, ControlUrbanístico

Secretaría dePlaneación, DirecciónObras Públicas

Secretaría de Hacienda,Dirección Financiera




45


El gráfico 14, permite observar que a pesar de lo que se cree en las entidades, el 58% dela información requerida puede ser satisfecha a través de la oferta interna, y el 42%, comono puede ser suplido por la oferta existente, se deben implementar proyectos nuevos quesuplan las necesidades insatisfechas.

Gráfico 14Capacidad de la oferta para satisfacer la demanda2003

100

80

60

40

20

0

Porc

enta

je

Porcentaje de participación

Información que no existe

Información que existecon problemas decomunicación

Información que existe

42%

26%

32%

Es importante señalar que el 26% de las operaciones estadísticas fueron reportadas comonecesidades insatisfechas de otras dependencias; se puede deducir como un problema decomunicación al dentro de las entidades. Estos inconvenientes del flujo de informaciónson persistentes en las entidades territoriales y deben subsanarse a través de la continuadocumentación y publicación de sus metodologías.

En cuanto a la información que hace par te del Sistema de Indicadores del ÁreaMetropolitana, el municipio de Caldas apenas responde con el 22%. No obstante, al haceruna revisión, en contraste con la oferta interna presentada en el diagnóstico, se logródeterminar que algunos indicadores se pueden satisfacer actualmente. El 9% de losindicadores pueden suministrarse con las operaciones estadísticas vigentes, y el 22% puedendeducirse de ellas; sin embargo, deben hacerse ajustes a la información. El 49% de losindicadores no son satisfechos actualmente, y por lo tanto, se deben tener en cuenta en laformulación del Plan Estadístico del Municipio.

Por último, también como otro resultado del cruce entre oferta y demanda se identificaronlos siguientes usuarios de la información producida por las dependencias.

4.1 USUARIOS INTERNOS

Las siguientes son las subsecretarías o diferentes dependencias de cada secretaría que sonlas principales usuarias de información, tanto generada en otras dependencias del municipiode Caldas como en otras entidades de nivel departamental o nacional.

- Dirección Información de Empleo, de la Secretaría de Desarrollo

- Subsecretaría de Salud, de la Secretaría de Salud

- Coordinación de Programas Sociales, de la Secretaría de Desarrollo y Bienestar Social

- Dirección Financiera, de la Secretaría de Hacienda

- Dirección de Obras Públicas, de la Secretaría de Planeación



46

4.2 USUARIOS EXTERNOS

Las diferentes dependencias de cada secretaría envían resultados de la información quegeneran a varias entidades de diferentes niveles geográficos (municipal, departamental eincluso nacional), tales como:

- Dirección Seccional de Salud

- Ministerio de Educación Nacional

- Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE

- Departamento Nacional de Planeación -DNP

- Contraloría Departamental y Contraloría General de la Nación

- Personería General de la Nación

- Concejo Municipal de Caldas

47


Las operaciones estadísticas que hacen parte del Plan Estadístico del municipio de Caldas,están clasificadas y priorizadas de acuerdo con su pertinencia hacia: el Plan de Desarrollo,las funciones de las dependencias y la frecuencia de uso por las diferentes dependencias.

Así mismo los proyectos nuevos están ordenados de la mayor a la menor prioridad, y sepresentan de manera esquemática, teniendo en cuenta su alcance, responsables,características técnicas y costos preliminares.

En lo referente a las operaciones por mejorar, se estableció una clasificación de los problemascomunes presentados con sus respectivas soluciones, la cual se expone a continuación.

Problemas de recolección análisis y consolidación de información

La solución a este problema consiste en disponer de un grupo de técnicos de la dependenciacorrespondiente, para que diseñen las estrategias que permitan una eficiente recolecciónde la información en las diferentes fuentes. Así mismo, se requiere del diseño de estrategiaspara la consolidación. Como actividad complementaria es necesario emprender las siguientesacciones:

- Sensibilización a las fuentes de información- Publicidad- Realización de talleres de capacitación a las fuentes de información y los funcionarios

involucrados en el proceso- Control, brindar asistencia técnica y normalizar procesos.

El costo aproximado para mejorar esta operación es de $30 millones, en casos de coberturatemática amplia y fuentes externas al Municipio y de $5 millones para los casos en loscuales se requiere reordenar información dentro de una dependencia.

Problemas de componente tecnológico

Como solución se requiere el mejoramiento de la plataforma tecnológica, la cual involucrala actualización del software y/o la adquisición o adecuación del hardware en algunasdependencias del Municipio. De otra parte, es indispensable capacitar a los técnicos en elmanejo y uso de las diferentes herramientas.

El costo aproximado: está por estimarse y sujeto a las especificaciones propias de laproblemática en cada dependencia y a la política informática que tenga la administraciónmunicipal. Es importante anotar que esta situación es una de las más comunes según esteestudio; por lo tanto, es de vital importancia establecer acciones prontas para que dichadeficiencia sea superada paulatinamente.

5. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTADÍSTICO


48

Objetivo Mantener actualizado un sistema de lainformación catastral del Municipiocon el fin de que se pueda contaroportunamente con la información.

Variables Valor de los bienes muebles dados de baja,número de viviendas del Municipio,valor de los impuestos de catastralesrecaudados, nombre y datos personales delpropietario desagregado por bien inmueble.

Cobertura geográfica Municipal

Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Hacienda

Dependencias beneficiadas Secretaría de Hacienda

Costo aproximado Por estimar. Debido a la complejidad deconstruir un sistema de información con lascaracterísticas que necesita un sistemacatastral no se puede hacer una estimaciónaproximada sin tener en cuenta todos losrequerimientos necesarios.

Sistema de Información Catastral

Proyectos estadísticos nuevos

Problemas administrativos

Se deben establecer mejoras para superar las deficiencias de tipo funcional, representadasen procesos, asignación de personal idóneo y suficiente, así como dotación de equiposespecializados para la toma de información.

El costo aproximado es de $5 millones.

Problemas de difusión

Es indispensable crear un programa específico con estrategias de difusión diferenciadassegún el tipo de información y de usuarios; igualmente, para los casos cuando sea pertinente,asignar recursos para la publicación electrónica o física de la información.

El costo aproximado es de $15 millones para proyectos en los cuales sea necesaria unapublicación periódica y se necesite diseñar una política, y de $5 millones para operacionesestadísticas en las cuales sólo sea necesario retomar mecanismos ya existentes y el volumende información derivada sea poco.

5.1 SECRETARÍA DE HACIENDA

5.1.1 Directorio de operaciones seleccionadas

Sistema de información Catastral Proyecto nuevo

Registro de pagos de impuestosen el municipio Proyecto nuevo

Registro de balances de prueba Operación estadística que continúa

Nombre de la operación Categoría

49


Objetivo Conocer el estado de los habitantes delMunicipio en cuanto a la cartera de impuestos,conocer los ingresos que se generan por pagode impuestos.

Variables Nombre, impuesto pagado, fecha pago


Periodicidad Bimestral

Dependencia responsable Secretaría de Hacienda

Dependencias beneficiadas Secretaría de Hacienda

Costo aproximado $ 50 000 000

Registro de pagos de impuestos en el Municipio

Registro de accidentes y homicidios Proyecto nuevopor accidente de tránsito

Registro de información de las JAC Proyecto nuevo

Registro de información deportiva Proyecto nuevoy cultural

Registro de hurtos Operación estadística por mejorar

Registro de ingreso de internos al Operación estadística por mejorarcentro de reflexión

Registro de quejas recibidas Operación estadística por mejoraren el despacho

Registro de lesiones personales Operación estadística que continúa

Registro de nómina Operación estadística que continúa

Registro de casos de violencia intrafamiliar Operación estadística que continúa

5.2 SECRETARÍA DE APOYO CIUDADANO Y SERVICIOSGENERALES




50

Objetivo Mantener un registro actualizado de lasactividades deportivas y culturales del Municipio

Variables Número de eventos deportivos del Municipio,número de deportistas, número de eventosculturales, número de artistas, estado de lainfraestructura deportiva y cultural.


Periodicidad Mensual - semestral

Dependencia responsable Secretaría de Apoyo Ciudadano

Dependencias beneficiadas Secretaría Apoyo Ciudadano, Secretaría dePlaneación y Secretaría de Desarrollo


Registro de información deportiva y cultural

Objetivo Establecer el cumplimiento de las acciones delas JAC y las organizaciones que se apoyen através de éstas.

Variables Número de organizaciones que atiendenpoblaciones vulnerables, número de accionesde la JAC.


Periodicidad Semestral


Dependencias beneficiadas Secretaría Apoyo Ciudadano, Secretaría deDesarrollo


Registro de información de las Juntas de Acción Comunal

Objetivo Conocer el grado de accidentalidad de tránsitodel Municipio.

Variables Número de accidentes por accidente detránsito, homicidios por accidentes de tránsito,desagregado por edad, sexo y lugar dondeocurrió.


Periodicidad Mensual


Dependencias beneficiadas Secretaría Apoyo Ciudadano, Secretaría dePlaneación


Registro de accidentes y homicidios por accidente de tránsito

Proyectos nuevos

5.2.2 Fichas de metadato de cada operación

51


Objetivo Buscar mayor seguridad para los habitantes deCaldas.

Problemas y soluciones Problemas de recolección, análisis,consolidación de información y difusión.


Registro de hurtos

Objetivo Llevar una información completa de las personas que ingresan al Centro de Reflexión(Cárcel Municipal).

Problemas y soluciones Problemas del componente tecnológico,administrativos y de difusión.


Registro de ingreso de internos al centro de reflexión

Objetivo Tratar de que la comunidad caldeña tenga unamejor forma de vivir y en especial se fomentamás la tolerancia comunitaria.

Problemas y soluciones Problemas de difusión.


Registro de servicios públicos Proyecto nuevo

Registro de tránsito y transporte Proyecto nuevo

Registro de licencias de construcción Operación estadística por mejorar

Registro de contratos de obras públicas Operación estadística por mejorar

Registro solicitantes permisos Operación estadística por mejorarde vertimientos

Registro de certificados de usos del suelo Operación estadística que continúa

Registro de proyectos de inversión pública Operación estadística que continúa

Registro de solicitantes concesión de aguas Operación estadística que continúa

Nombre de la operación

5.3 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS


Operaciones estadísticas por mejorar

Registro de quejas recibidas en el despacho

Categoria


52

Objetivo Elaborar indicadores del sector de laconstrucción para apoyar los procesos deplanificación, evaluación y seguimiento. Debeimplementarse un indicador del déficit devivienda.

Problemas y soluciones Problemas de recolección análisis,consolidación de información, problemasadministrativos y de difusión.


Registro de licencias de construcción


Objetivo Mantener un registro de las coberturas y calidadde los servicios públicos en el Municipio.

Variables Número de suscriptores a energía, teléfono,agua potable y alcantarillado, y calidad de cadauno de los servicios.


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Planeación

Dependencias beneficiadas Secretaría de Planeación, Secretaría deDesarrollo


Proyectos estadísticos nuevos

Registro de servicios públicos


Objetivo Hacer seguimiento de las acciones que se lleven acabo en cuanto a malla vial, tránsito ytransporte municipal.

Variables Estado de la malla vial, parque automotor,licencias de conducción.


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Planeación

Dependencias beneficiadas Secretaría de Planeación, Secretaría de Desarrollo

Costo aproximado 30 000 000

Registro de Tránsito y Transporte

53


Objetivos Determinar el número de contratos de obraspúblicas que se registran en la Oficina dePlaneación y Obras.

Problemas y soluciones Problemas de recolección, análisis, consolidaciónde información, problemas administrativos y dedifusión.


Registro de contratos de obras públicas

Objetivos Mitigar la contaminación en las fuentes de aguacon pretratamiento de las aguas residualesdomésticas e industriales.

Problemas y soluciones Problemas administrativos y de difusión


Registro de solicitantes de permisos de vertimientos

Registro de asistencia a eventos Proyecto nuevoculturales y deportivos del Municipio

Registro de los clubes juveniles Operación estadística por mejorarmunicipales

Registro de organizaciones Operación estadística por mejorarcomunales del Municipio

Registro de controles nutricionales Operación estadística que continúa

Registro de personas que buscan Operación estadística que continúatrabajo en el Municipio

Registro de vacantes de la base de Operación estadística que continúadatos del CIE

Registro de movilización de Operación estadística que continúasemovientes del Municipio

Registro de los programas de Operación estadística que continúavacunación en el sector pecuario

5.4 SECRETARÍA DE DESARROLLO Y GESTIÓN SOCIAL


Nombre de la operación Categoria


54

Objetivo Promover la participación y el desarrollo per-sonal a través de la capacitación y desarrollode los jóvenes.

Problemas y soluciones Problemas del componente tecnológico,administrativos y de difusión.



Registro de los clubes juveniles municipales

5.4.2 Fichas de metadato de cada operación por dependencia

Proyectos nuevos

Objetivo Registrar a las personas que se haninteresado en los diferentes eventos de tipocultural y/o deportivo patrocinados por elMunicipio y efectuados en su área.

Variables Nombre, evento, tipo, participación


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Desarrollo y Gestión Social

Dependencias beneficiadas Secretaría de Salud, Secretaría de Educación,Secretaría de Desarrollo y Gestión Social

Costo aproximado Proyecto de carácter territorial, su costo seincluirá en dicho Plan.

Registro de asistencia a eventos culturales y deportivos del Municipio

Objetivo Disponer de información actualizada de losorganismos comunales de primero y segundogrado del Municipio para fortalecer la gestióncomunitaria.

Problemas y soluciones Problemas de recolección, análisis,consolidación de información, problemasadministrativos y de difusión.

Costo aproximado $10 000 000

Registro de organizaciones comunales del Municipio

55


5.5.2 Fichas de metadato de cada operaciónProyectos nuevos

Objetivo Conocer cuáles y cuántos son losestablecimientos educativos legalmenteestablecidos en el Municipio. Este registro sepuede obtener a través de la solicitud de lainformación a las entidades de otros nivelesterritoriales responsables del flujo deinformación.

Variables Nombre, tiempo de creado, nombre delrepresentante legal, estado de lainfraestructura y dotación de losestablecimientos.


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Educación

Dependencias beneficiadas Secretaría de Educación, Secretaría dePlaneación


Registro de establecimientos educativos e infraestructura

5.5 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN


Registro de establecimientos educativos Proyecto nuevoe infraestructura

Estadísticas de calidad educativa Proyecto nuevo

Demanda de empleo en el Municipio Proyecto nuevo

Registro de alumnos matriculados Operación estadística por mejorarpor establecimiento

Registro de estudiantes desertores Operación estadística por mejorarpor establecimiento educativo

Registro de estudiantes graduados Operación estadística que continúapor establecimiento

Registro de docentes por establecimiento Operación estadística que continúa



56


Objetivo Determinar la población estudiantil matriculadapara cada periodo académico porestablecimiento educativo.

Problemas y soluciones Problemas de recolección, análisis yconsolidación de información.


Registro de alumnos matriculados por establecimiento

Objetivo Realizar un diagnóstico constante del tipo dedemanda de empleo que se requiere enel Municipio con el cual se puedan realizarcruces con la oferta de educación.

Variables Empleo por nivel de educación, exceso depuestos laborales por tipo.


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Educación con el apoyo de lasempresas municipales.

Dependencias beneficiadas Secretaría de Educación

Costo aproximado Por estimar, la realización deeste proyecto requiere de un análisis exhaustivo yclaro sobre su uso y aprovechamiento.

Proyecto estadístico nuevo

Demanda de empleo

Objetivo Mantener actualizada la base del ICFES a travezde solicitud de la información, con el propósitode establecer estrategias que eleven la calidaddel estudiante en el municipio de Caldas. Medianteel Examen de Estado a los bachilleres y las pruebasSABER, el ICFES determina estándares de calidadde los establecimientos educativos.

Variables Puntajes de los alumnos de losestablecimientos por grado


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Educación

Dependencias beneficiadas Secretaría de Educación


Calidad de la educación en los establecimientos educativos de Municipio

57


Registro de ingresos a los centros Proyecto nuevohospitalarios del Municipio

Registro de vacunación a menores Proyecto nuevode edad

Registro del cumplimiento del Plan Proyecto nuevode Atención Básica - PAB

Registro de acciones de promoción Proyecto nuevoy prevención

Registro de natalicios y muertes Operación estadística que continúaen el Municipio

Registro de afiliaciones al SISBEN Operación estadística que continúay régimen subsidiado

5.6 SECRETARÍA LOCAL DE SALUD


Objetivo Detectar el número de estudiantes desertoresdurante cada periodo académico, porestablecimiento educativo y causa de ladeserción.

Problemas y soluciones Problemas de recolección, análisis yconsolidación de información


Registro de alumnos desertores por establecimiento educativo


Objetivo Mantener un registro de las personas que hanrequerido la utilización de centros hospitalariosubicados en el Municipio.

Variables Nombre, tiempo, utilización, centro hospitalario


Periodicidad Anual

Dependencia responsable Secretaría de Salud

Dependencias beneficiada Secretaría de Salud


Proyectos nuevos

Registro de ingresos a los centros hospitalarios del Municipio



58

Objetivo Vigilar el estricto cumplimiento de las accionesde promoción y prevención en el Municipio.

Variables Número de mujeres embarazadas vacunadascon TT2, número de citologías realizadas,número de niños con control de crecimiento ydesarrollo, número de mujeres en primertrimestre de embarazo con control prenatal.






Registro de acciones de promoción y prevención

Objetivo Vigilar el estricto cumplimiento del PAB a travésde un registro de las acciones realizadas.

Variables Número de líneas del PAB, número deacciones proyectadas, número de acciones quese llevaron a cabo por cada una de las líneas.






Registro del Cumplimiento del PAB

Objetivo Tener un control de los menores de edad quehan sido vacunados en los centros de saluddel Municipio.

Variables Nombre, vacuna suministrada, número delcarné


Periodicidad Anual




Registro de vacunación a menores de edad

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La formulación de Plan Estadístico da unas orientaciones específicas de las acciones y de lapolítica de información que debe adoptar el Municipio a través del progreso continuo de laactividad estadística mediante los proyectos nuevos y las operaciones por mejorar.

A continuación se presenta una relación generalizada que contiene los costos aproximadosde los proyectos por entidad y otra con la jerarquización de los proyectos nuevos demanera que el Municipio pueda implementar cada uno de ellos paulatinamente.

Secretaría de Hacienda 2 50 000 000 0 50 000 000Secretaría de Apoyo Ciudadano 3 90 000 000 3 25 000 000 115 000 000Secretaría de Planeación y Obras Públicas 2 80 000 000 3 60 000 000 140 000 000Secretaría de Desarrollo y Gestión Social 1 30 000 000 2 15 000 000 45 000 000Secretaría de Educación 3 2 000 000 2 2 000 000 $4 000 000Secretaría Local de Salud 4 95 000 000 0 95 000 000Total 15 317 000 000 10 102 000 000 419 000 000

EntidadNro. de

proyectosnuevos PlanEstadístico

Costos(pesos)

Operacionesestadísticaspropias por

mejorar

Costos(pesos)

Costos total(pesos)

Relación de los proyectos nuevos en orden de prioridad de ejecución

1 Registro de ingresos a los centros hospitalarios del Municipio Secretaría Local de Salud 30 000 000 2 Registro de vacunación a menores de edad Secretaría Local de Salud 30 000 000 3 Registro del cumplimiento del Plan de Atención Básica Secretaría Local de Salud 15 000 000 4 Registro de acciones de promoción y prevención Secretaría Local de Salud 20 000 000 5 Registro de accidentes y homicidios por accidente de tránsito Secretaría de Apoyo Ciudadano 30 000 000 6 Registro de servicios públicos Secretaría de Planeación y Obras Públicas 50 000 000 7 Registro de establecimientos educativos e infraestructura Secretaría de Educación 1 000 000 8 Estadísticas de calidad educativa Secretaría de Educación 1 000 000 9 Demanda de empleo en el Municipio Secretaría de Educación Por estimar10 Sistema de información catastral Secretaría de Hacienda Por estimar11 Registro de pagos de impuestos en el Municipio Secretaría de Hacienda 50 000 00012 Registro de información de las JAC Secretaría de Apoyo Ciudadano 30 000 00013 Registro de tránsito y transporte Secretaría de Planeación y Obras Públicas 30 000 00015 Registro de información deportiva y cultural Secretaría de Apoyo Ciudadano 30 000 00016 Registro de asistencia a eventos culturales y deportivos del Municipio Secretaría de Desarrollo 0

Orden Operación estadísticaDependenciaresponsable

Costo (pesos)

6. COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ESTADÍSTICO


60

El Plan Estadístico del Municipio de Caldas debe constituir un insumo para la adecuaciónde un sistema municipal de información que ayude a producir necesaria para las secretaríasy dependencias que lo conforman. Dicha información debe ser usada en el cumplimientode los deberes misionales de dichas dependencias y debe estar articulada con las metas yobjetivos plasmados en el Plan de Desarrollo y el Plan de Ordenamiento Territorial.

En esta perspectiva, se detectó que muchas de las dificultades sobre el tema en Caldasestán ligadas a la administración de la información, y en realidad este inconvenienteentorpece todo el proceso de la actividad estadística ya que no hay una verdaderacorrespondencia y comunicación entre la producción y las necesidades de información.

En este sentido, la difusión de los resultados obtenidos en las diferentes operacionesproducidas es muy importante, pues de esta manera se puede generar un mayor controlde los resultados, al obtener una retroalimentación de los receptores de la información,aspecto que debe resaltarse dado el alto porcentaje de las operaciones estadísticas quepresentan este inconveniente.

Es necesario observar que las operaciones aquí presentadas, en especial las consideradascomo nuevas, generarían indicadores para las diferentes secretarías, las cuales debenconsiderarse como una de las mayores fuentes de información para el Municipio.

Los procesos de recolección, procesamiento y análisis de la producción estadística debenestar sustentados por una metodología adecuada y aplicable, la cual debe ser diseñada porpersonal profesional capacitado para ello. Por su parte, la difusión debe hacerse de formaoportuna y por medio de canales de comunicación acordes con las necesidades de losusuarios de dicha información.

Es necesario implantar un sistema de indicadores dentro de cada una de las secretarías yhacer la debida difusión, ya que estos conforman una herramienta indispensable en elproceso de toma de decisiones y formulación de políticas; además, permiten el seguimientoy control de los fenómenos relevantes.

Es importante tener en cuenta que para poder producir indicadores confiables se debenutilizar aquellas variables que arrojan las operaciones estadísticas, y que los objetivos deproducirlos deben concordar con aquellos de las operaciones. En este sentido se encontróque el Municipio no está contando con una producción suficiente de indicadores, por locual se debe propender a generarlos.

Se deben manejar estándares con una orientación acerca de qué, cómo, cuándo y dóndemedir, sustentados en una cultura para la construcción de información de manera sistemática.También es importante implementar el sistema de metadatos de tal manera que en laentidad se conozca quién produce qué y así facilitar la consulta y el uso.

Este es el primer paso para avanzar en la consolidación del sistema de información y, enesa perspectiva, la Alcaldía procurará continuar con el proceso mediante el desarrollo dela implementación de líneas de base con indicadores para los diferentes sectores que

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

61


faciliten la planeación y el seguimiento de las políticas públicas, experiencia sobre la cual elDANE ha venido desarrollando metodologías y aplicaciones prácticas en otras regionesdel país.

Con el Plan Estadístico se plantea un nuevo escenario de la actividad estadística del municipiode Caldas en donde la eficiencia en la generación de información vaya a la par de laoptimización de recursos, para ello es necesario contemplar las recomendaciones de esteproceso en el plan plurianual de inversiones municipales.


62

63


GLOSARIOActividad estadística: conjunto de acciones dirigidas a la recopilación u obtención, elaboracióny ordenación, almacenamiento, análisis, difusión, publicación de datos y cualquier otraactividad de similar naturaleza, de acuerdo con metodologías preconcebidas y elaboradaspara tal fin y realizadas a través de cualquier medio técnico o tecnológico reconocido.

Capacidad técnica: grado de desarrollo de conocimiento y destrezas técnicas para laproducción, transformación y difusión de la información. La capacidad técnica como criteriode análisis evalúa el conocimiento que se tiene sobre la información existentes y suaprovechamiento.

Capacidad tecnológica: grado de desarrollo de infraestructura tecnológica (hardware ysoftware) para la producción, transformación y difusión de la información. La capacidadtecnológica como criterio de análisis, identifica y evalúa el equipamiento.

Censo: procedimiento estadístico mediante el cual se estudia la totalidad del universo deestudio. Ejemplo: Censo Nacional de Población y Vivienda.

Cruce oferta-demanda: identifica si los requerimientos de información estadística de lasdiferentes dependencias, están siendo satisfechos por la actual producción de información.

Cultura estadística: conocimiento que tiene los integrantes de la institución, sector o áreatemática, sobre el manejo y utilización de la información disponible, así como de lasnecesidades de información que se generan a partir de las propias funciones, marcoslegales y misión institucional.

Cultura informática: utilización óptima de los recursos (software y hardware) existentes y laidentificación de la obsolescencia o desaprovechamiento de los mismos, así como elconocimiento sobre la tecnología disponible en el entorno, para potenciar su capacidadde procesamiento, de comunicaciones y de transferencia electrónica de información.

Demanda de Información: hace referencia a aquella información requerida por las diferentesáreas técnicas y gerenciales, y que es prioritaria para cumplir con el objeto misional de lasdependencias.

Diagnóstico de información: evalúa, a través de criterios establecidos, el estado de la ofertade información estadística y la relevancia de los requerimientos de información paradesarrollar con eficacia la gestión institucional y dar cumplimiento a los programas presentesen el Plan de Desarrollo.

Diseño técnico estadístico: la generación de información está soportada en forma escrita,cumple con las etapas de la investigación estadística (planificación, producción, evaluacióny control, documentación y difusión) y se sustenta en métodos y procedimientos estadísticos.

Formulación del plan: organiza y prioriza la actividad estadística de la institución sector otema, y determina las estadísticas que deben producirse en un periodo determinado yasigna responsabilidades para su desarrollo.


64

Indicador : es una expresión cuantitativa que permite descr ibir características,comportamientos o fenómenos de la realidad en un momento determinado, tomandocomo base un resultado estadístico o el cruce de varios resultados estadísticos. Ejemplo,indicador tasa de desempleo: relaciona la población desocupada frente a la poblacióntotal y el resultado lo expresa en porcentaje.

Información estadística: es el resultado del conjunto de actividades de recopilación,procesamiento, análisis, almacenamiento y difusión de datos.

Metadato: atributos o características que identifican y describen la información. En síntesis,el metadato es la información acerca de la información.

Muestreo: es el método estadístico por el cual se investiga y analiza un fenómeno, mediantela selección de una muestra, para luego inferir sobre el total de la población; esta puedeser probabilística o no probabilística. La primera implica el desarrollo de las siguientesactividades: definición de las variables de la encuesta, tamaño de muestra, expansión deresultados, métodos de medición a utilizar, método de análisis, utilización de los resultadosy precisión que se desea. Para la segunda, se analizan las características del universomediante la indagación o consulta a un grupo o parte de las unidades que lo conforman,seleccionadas sin utilizar bases o fundamentos estadísticos, además, no se hace inferenciaal total de la población.

Oferta de información: es el registro o inventario de información que se produce en cadadependencia

Operación estadística: procesos para la producción de información estadística y/otransformación de la misma con el fin de obtener agregados o resultados, que se originanen encuestas (censos y muestras), consolidación de registros, normas y estándares ymedición científico- técnica.

Organización de información: ordena y procesa la información recolectada, de forma talque se puedan hacer consultas, generar reportes y disponer de una base inicial de sistemade información en la perspectiva de los metadatos.

Plan estadístico: es el instrumento de determinación y priorización de la informaciónestadística y demás resultados que se requieren o desean generar en un ámbito institucionalespecífico (territorial, nacional, sectorial); contiene la información estratégica que se requierepara la formulación de políticas públicas, la planeación, la toma de decisiones, así comopara la evaluación y el seguimiento a los planes de desarrollo en los aspectos atinentes.En este sentido, define y acota las temáticas de información por priorizar, sus objetivos, susresponsables, el tiempo previsto para su desarrollo y los costos asociados.

Planificación estadística: conjunto de actividades por desarrollar por organismos oficialestendientes a compilar y facilitar, en forma imparcial, estadísticas oficiales de comprobadautilidad para el Estado y la sociedad.

Recolección de información: obtención de información acerca de la actividad estadística delas entidades: oferta y demanda de información.

Registro administrativo: asiento o anotación que se hace para contabilizar o relacionarhechos, acontecimientos o actividades económicas, sociales o de otra índole, con finespuramente administrativos y que pueden ser usados individualmente o en forma agregada,para análisis estadístico particulares. Ejemplo: Registro de tesorería para captar impuestospor concepto de degüello o sacrificio de ganado. Registros de nacimientos y defunciones.

Registro único: mecanismo mediante el cual se simplifican y unifican registros administrativos.

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Sensibilización y espacio de negociación: actividades que orientan a los directivos y técnicosde las entidades oficiales, sobre la importancia y necesidad de formular un plan estadístico.

Campos y criterios de análisis para operaciones individuales propias

Accesibilidad: la evaluación de este criterio consiste en identificar si los medios utilizadospor el productor les permiten a los usuarios consultar la información estadística.

Calidad estadística: se refiere al conjunto de condiciones o características de la informaciónestadística, que le otorgan o no idoneidad para su utilización.

Confiabilidad: evalúar sobre cada operación, si sus resultados están soportados en procesosidóneos de producción estadística y por ende poseen la calidad y cualidades recomendablespara su uso.

Disponibilidad: examina la forma como la información estadística se pone a disposición delos usuarios.

Gestión: con respecto a la información, la gestión se refiere a formas eficientes de producción,difusión y uso de la información estadística.

Oportunidad: evalúa el cumplimiento de los tiempos establecidos para la producción ydifusión de la información.

Pertinencia: se examina la congruencia que debe existir entre: (1) los objetivos planteadospara la planificación y el diseño de la operación estadística evaluada y las funciones de lasdependencias, oficinas/áreas/grupos de trabajo encargadas de la misma; (2) los objetivosde la operación estadística evaluada y los elementos que determinan las características dela operación. v.gr. cobertura temática, variables, metodología.

Rigor Científico: aplicación de procedimientos para el diseño, producción y utilización deoperaciones estadísticas, que atiendan necesidades especificas de generación de informaciónestadística en la administración pública.

Campos y criterios de análisis para operaciones individuales producidas por otras fuentes

Accesibilidad: examina la forma en que los resultados de las operaciones estadísticas puedenser utilizados, a fin de evaluar si la difusión se hace en los medios más eficientes y si existenrestricciones para su posible uso.

Confiabilidad: valoración sobre la utilidad o bondad de las estadísticas e indicadores quedemandan y utilizan las entidades.

Nivel de satisfacción: medición del grado en que una operación estadística responde ocumple con las condiciones de uso requeridas por los demandantes.

Normativo-institucional: coherencia entre las normas, funciones y/o procesos que desarrollala entidad y las operaciones estadísticas e indicadores que utilizan para el cumplimiento.

Oportunidad: percepción de los usuarios respecto a retrasos o cumplimiento en laproducción de resultados y la difusión de las estadísticas requeridas.

Pertinencia: tiene como propósito establecer si existe coherencia, congruencia ocompatibilidad entre las variables e indicadores utilizados por las dependencias y las funcionesde éstas y las estadísticas que deben producir.


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Campos y criterios de análisis de oferta por grupo de operaciones

Coordinación: muestra el nivel de la Entidad para la producción, uso y difusión de lainformación, a partir de la identificación de problemas como: la retención, incompatibilidady desvalorización de la información.

Duplicidad: al evaluar las operaciones estadísticas por sector o tema, se atiende al propósitode identificar operaciones estadísticas duplicadas y duplicidad de información sobre untema específico.

Gestión: tiene como propósito identificar la capacidad y potencialidad (agregabilidad,compatibilidad e integración) de las operaciones estadísticas para consolidar la informaciónbásica que debe producir la Entidad de manera continua o para un periodo de tiempopredeterminado.

Potencialidad: al observar la situación de las operaciones estadísticas por sector o tema, sebusca identificar si los resultados de las mismas son susceptibles de integrarse y/o agregarseentre ellas o en esquemas, modelos o caracterizaciones que describan la situación delsector o tema. Ejemplo: los balances de las cuentas sectoriales o evaluaciones integrales.

Campos y criterios de análisis para análisis de indicadores propios

Aplicabilidad: se refiere a que los resultados y los análisis con base en los indicadorespermitan tomar decisiones, adoptar líneas de acción y responder a la evaluación de losprocesos que ejecuta la organización, que respondan a una necesidad real.

Calidad estadística: se refiere a los atributos y características de los datos y a los criteriostécnicos y estadísticos que definen la construcción de indicadores y que les otorgan o noidoneidad para su utilización. La calificación de este campo tiene en cuenta los datos, surelación con el problema de análisis y la utilidad para el usuario.

Confiabilidad: que los indicadores generados posean atributos de calidad estadística. Laconfiabilidad de los datos y de la información se fundamenta en diseños y procesostécnicamente elaborados y estandarizados que responden a un método lógico, objetivo yadecuado.

Coherencia: congruencia, compatibilidad o pertinencia de los indicadores, sobre determinadosector o tema, que examina, en especial, si responden al marco conceptual y estadísticoformulado para las operaciones estadísticas de las cuales se originan.

Funcionalidad: verificar que el indicador con base en los datos que provienen de lasoperaciones estadísticas, sea posible calcular, operacionalizable y sensible a la situación otendencia del fenómeno objeto de investigación.

Uso: fines de uso y caracterización de los usuarios. Satisfacción de una necesidad real quehace necesario su generación y utilización de estadísticas básicas y derivadas (indicadores,índices).

Este campo permite establecer el tipo de indicadores frecuentemente utilizados por losagentes, para el cumplimiento de las funciones y procesos que desarrollan las organizaciones.Busca evaluar si los requerimientos son concernientes y conducentes a los objetivosgenerales que orientan la producción de operaciones estadísticas

Campos y criterios de análisis para indicadores de otras fuentes

Normativo-institucional: coherencia entre las normas, funciones y/o procesos que desarrollala organización y las operaciones estadísticas e indicadores que utilizan para el cumplimiento

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de los mismos. Establece si la utilización de los indicadores obedece efectivamente alquehacer o funciones de la Entidad y son consistentes con las necesidades de la producciónestadística.

Pertinencia: tiene como propósito establecer si existe coherencia, congruencia ocompatibilidad entre los indicadores utilizados por las dependencias y las funciones deéstas.

Campos y criterios de análisis para indicadores por grupo

Coordinación: muestra el nivel de organización asociado a la demanda y uso de indicadores.Se examina a través, por ejemplo, de la identificación de vacíos en el proceso y flujo decomunicación en la organización; procedimientos que ponen en riesgo tanto la rendiciónoportuna de datos de conformidad con los requerimientos señalados, como el uso pocoeficiente de los recursos técnicos y humanos.

Duplicidad: atiende al propósito de identificar si en el interior de la Entidad (entredependencias), se producen indicadores cuyos objetivos y temáticas están siendo duplicados.

Campos y criterios de análisis para operaciones individuales propias - demanda

Correspondencia con funciones o procesos: relación de la demanda de información estadísticacon el quehacer y, por ende, con el cumplimiento de las funciones de un área de trabajoespecífica.

Correspondencia con el Plan de Desarrollo: relación que existe entre las demandas deinformación planteadas desde los niveles gerencial y técnico, frente a los programas ysubprogramas del Plan de Desarrollo.

Correspondencia con el Plan de Ordenamiento territorial: se refiere a la relación que existeentre las demandas de información planteadas desde los niveles gerencial y técnico, frentea los programas del Plan de Ordenamiento Territorial.

Origen de las necesidades: identifica qué motiva la demanda de información estadística porparte de los diferentes actores de las dependencias del municipio (nivel técnico y gerencial).

Preferencias: establece características que los usuarios desean en la información y la relacionacon la clase de uso para el cual se requiere.

Utilidad: evalúa sobre cada requerimiento de información, su nivel de utilización para latoma de decisiones.


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OPERACIONES ESTADÍSTICAS QUE CONTINÚAN POR DEPENDENCIAEJECUTORIA

Objetivos Determinar los gastos de inversión yfuncionamiento que afecta el presupuestomunicipal.

Nivel de desagregación Veredal

Cobertura temática Balance de prueba

Cobertura geográfica Veredal

Variables de estudio Ingresos, gastos, inversión, periodo, capacidadde endeudamiento

Periodicidad de recolección de datos Mensual

Periodicidad de difusión Trimestral

Medio de difusión Disquete

Fecha del último dato disponible Junio de 2003

Universo de estudio Actividad financiera de administración.

Registro de balances de prueba

Objetivo Buscar alternativas de seguridad municipal paradisminuir los casos de lesiones personalesmunicipales.

Nivel de desagregación Barrio

Cobertura temática Tratamiento de las lesiones personales


Variables de estudio Nombre, cédula, lugar, hijo de..., profesión, edad,dirección, teléfono, tipo de lesión

Periodicidad de recolección de datos Semestral

Periodicidad de difusión Semestral



Universo de estudio Población con lesiones personales, que seconocen en la inspección

Registro de lesiones personales

ANEXO

SECRETARÍA DE APOYO CIUDADANO Y SERVICIOS GENERALES

SECRETARÍA DE HACIENDA


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Objetivo Cumplir con los derechos de los trabajadoresdel Municipio

Nivel de desagregación Municipal

Cobertura temática Liquidación de nómina


Variables de estudio Primas legales y extralegales, nómina salarios,parafiscales, seguridad social, nombre yapellidos




Fecha del último dato disponible junio de 2003

Universo de estudio Personas que tienen derecho a las prestacionessociales dentro de la administración.

Registro de nómina

Objetivo Llevar un registro de las diferentes casos deviolencia intrafamiliar que se presentan en elmunicipio de Caldas.

Nivel de desagregación Barrio

Cobertura temática Trámite a la violencia intrafamiliar

Cobertura geográfica Barrio

Variables de estudio Tipo de violencia, nombre, zona, dirección,causas de violencia (carnal, ofensiva)





Universo de estudio Casos de violencia intrafamiliar registrados en lacomisaría de familia

Registro de casos de violencia intrafamiliar

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Objetivo Determinar las principales actividadeseconómicas que solicitan los usuarios en laoficina de planeación y obras públicas.

Nivel de desagregación Barrios

Cobertura temática Destinación económica de usos del suelo

Cobertura geográfica Barrios

Variables de estudio Actividad económica, propietario, ubicación,razón social, teléfono, aprobado, negado



Medio de difusión Medio impreso


Universo de estudio Certificados de uso del suelo solicitados

Registro de certificados de usos del suelo

Objetivo Determinar la inversión realizada por elMunicipio en los diferentes sectores sociales.


Cobertura temática Inversión municipal

Cobertura geográfica Barrios

Variables de estudio Dependencia, sector, nombre del proyecto,costo, viabilidad, número de radicado





Universo de estudio Proyectos registrados en el banco de proyectos

Registro de proyectos de inversión pública

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS


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Objetivo Regular, ordenar y controlar el recurso hídricoen el área rural del municipio de Caldas.


Cobertura temática Utilización del recurso hídrico


Variables de estudio Fecha de entrega, radicado, datos del solicitante,nombre (persona natural), razón social,nombre del representante legal (personajurídica), cédula de ciudadanía, NIT, dirección ,teléfono, fuente, predio comunal, destinaciónde la concesión, cantidad de agua, firma.

Periodicidad de recolección de datos Trimestral




Universo de estudio Población rural que solicita la concesión deaguas

Registro de solicitantes concesión de aguas

Objetivo Realizar controles antropométricos para losniños de las diferentes programas derestaurantes escolares y comunitarios paradeterminar estado nutricional.


Cobertura temática Control nutricional


Variables de estudio Nombres y apellidos, fecha de nacimiento,edad, sexo, fecha de control, peso, talla,clasificación nutricional, dirección, teléfono.





Universo de estudio Población infantil del sector urbano y rural

Registro de controles nutricionales

SECRETARÍA DE DESARROLLO Y GESTIÓN SOCIAL

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Objetivo Determinar la demanda laboral que se genera enel Municipio para programas de información sobreempleo y proyectos productivos que les permitael acceso laboral.


Cobertura temática Perfil ocupacional de los desempleados


Variables de estudio Nombres y apellidos, edad, sexo, nivel deescolaridad, experiencia laboral, dirección


Periodicidad de difusión Mensual

Medio de difusión Internet


Universo de estudio Población del municipio de Caldas y municipiosaledaños que busca trabajo.

Registro de personas que buscan trabajo en el Municipio

Objetivo Poner a disposición de los usuarios informaciónsobre vacantes y sus requisitos.


Cobertura temática Vacantes de empleo


Variables de estudio Identificación, razón social, teléfono, ocupaciónsolicitada, requisitos

Periodicidad de recolección de datos Cuando ocurren novedades


Medio de difusión Internet


Universo de estudio Empresas, microempresas y personas quesolicitan personal para cubrir vacantes

Registro de vacantes de la base de datos de CIE


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Objetivo Controlar y vigilar el flujo de semovientes queentran y salen del municipio de Caldas.


Cobertura temática Movilización de semovientes


Variables de estudio Nombre de finca, nombre del propietario,dirección, cédula del propietario, cantidad deanimales existentes, número de animales porespecie y por sexo.





Universo de estudio Población de semovientes del municipio deCaldas

Registro de movilización de semovientes del municipio

Objetivo Controlar que los semovientes registrados enel Municipio estén vacunados.


Cobertura temática Vacunación


Variables de estudio Nombre de la vereda, código del predio,nombre del predio, nombre del propietario,nombre del vacunador, número de hembrasvacunadas, número de machos vacunados.



Medio de Difusión Medio impreso


Universo de Estudio Semovientes del municipio de Caldas

Registro de los programas de vacunación en el sector pecuario

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Objetivo Determinar la población graduada porestablecimientos en cada año academico.


Cobertura temática Estudiantes graduados


Variables de estudio Nombre estudiante, nombre del establecimiento,

sexo, edad

Periodicidad de recolección de datos Anual

Periodicidad de difusión Anual

Medio de difusión CD ROM


Universo de estudio La población estudiantil graduada porestablecimientos

Registro de estudiantes graduados por establecimiento

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

Objetivos Determinar el número de docentes porestablecimiento educativo y por programaacadémico.


Cobertura temática Docentes


Variables de estudio Nombre, sexo, nivel de formación, tipo devinculación, antigüedad.



Medio de difusión CD ROM


Universo de estudio La población docente del municipio de Caldas

Registro de docentes por establecimiento


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Objetivo Conocer las características de las de lasdefunciones y de los nacimientos que ocurrenen el Municipio.


Cobertura temática Estadísticas vitales


Variables de estudio Nacimientos, causas de defunción, edad, sexo,zona, escolaridad




Fecha del último dato disponible Diciembre de 2002

Universo de estudio Usuarios de los diferentes institucionesmunicipales, personal de salud

Registro de natalicios y muertes en el municipio

SECRETARÍA LOCAL DE SALUD

Objetivo Obtener información socioeconómica de lasfamilias a personas que habitan bajo un mismotecho para determinar las necesidades mássentidas de la comunidad.


Cobertura temática Afiliaciones al SISBEN


Variables de estudio Estado de la vivienda, nivel educativo, ingresoseconómicos, servicios públicos, nombre, edad,ocupación, dirección.

Periodicidad de recolección de datos Semanal

Periodicidad de difusión Diaria



Universo de estudio Población censada por encuesta para seracreedoras al SISBEN

Registro de afiliaciones al SISBEN y régimen subsidiado

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Impreso en la Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura EstadísticaDepartamento Administrativo Nacional de Estadística � DANE

Bogotá, D.C. � Colombia �, diciembre de 2004

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