Planeación Conceptos Basicos

Planeación Conceptos Básicos

generales

M.C. e Ing. José Luciano Saucedo Silva DIC-2012

Enfoque de la

Planeación

• La planeación se enfoca hacía el futuro: Qué es lo

que se debe lograr y cómo. En esencia, la función

de planeación incluye aquellas actividades de

dirección que determinan los objetivos para el

futuro y la forma en que se deben obtener esos

objetivos. El resultado de la planeación es el plan.

• Los proyectos también se enfocan al futuro. Por

tanto forman parte de los planes.

PLANEACION

Conceptos Básicos

• NIVELES DE PLANEACIÓN

• 1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

• 2 PLANEACIÓN TÁCTICA

• 3 PLANEACIÓN OPERATIVA

PLANEACION

Conceptos Básicos

• estratégica

T á c t i c a

O p e r a t i v a

Conceptos Generales de Administración

Conceptos Básicos

RELACIÓN ENTRE ESTRATEGIA Y OPERATIVA

• LA ESTRATEGIA DEFINE LA DIRECCIÓN O RUMBO

• LA OPERATIVA SE APOYA EN LAS DECISIONES

DIARIAS

• LA COMBINACIÓN DE ESTOS FACTORES DEFINE LA

PROBABILIDAD DE ÉXITO.

PROYECTOS

ESPECÍFICOS

ORIGEN

1. ¿ De dónde

surgen los

Proyectos ?

CARACTERÍSTICAS

2. ¿ Qué

características

deben de tener los

Proyectos ?

ADMINISTRACIÓN

1. ¿ Cómo se

administran los

Proyectos ?

¿Cómo se administran los proyectos ?

GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA

ESTRATÉGICA

GERENCIA

OPERATIVA

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PROYECTOS

ESTRATÉGICOS

¿Estoy haciendo lo que debo hacer?

¿Cómo puedo hacer mejor lo que estoy haciendo?

Insumos Productos

Presente Corto P.

Futuro

Mediano P. Largo P.

PROYECTOS

OPERATIVOS

Origen

¿De donde surgen

Los Proyectos?

Organizaciones

existentes

Necesidad de

usuarios

Necesidades

Sociales

Ecologicas

Políticas

Nueva Infraestructura

o Capacidad Instalada

Administración de Proyectos

Solución a

Problemas Operativos

Nuevas

Organizaciones

Necesidad de

Bienes o servicios

por parte de clientes

Nuevos

Productos

o Tecnologías

Organizaciones

Existentes

Nuevas

Organizaciones

Infraestruc

-tura

Modelos de Planeación

Planeación Empresarial

Operativa

Planes y Programas

Operativos

Estrategica

Planes y Programas

de Inversión

Proyectos

Portafolio de Proyectos

PLANEACIÓN.


Objetivos

• Cuáles son los objetivos que buscamos?

• Qué es de relativa importancia para cada

objetivo?

• Cuál es la relación entre los objetivos?

• Cuándo debería ser logrado cada objetivo?

• Cómo puede ser medido cada objetivo?

• Qué persona o departamento debería ser

responsable de lograr los objetivos

Decisiones y Proyectos Estratégicos

CONCEPTO DE ESTRATEGIA

VISIÓN

POLÍTICAS DECISIONES y

PROYECTOS

ESTRATÉGICOS

METAS

Y

OBJETIVOS

ESPECÍFICOS

VALORES

Y

ACTITUDES

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS Y MIS

• Definir los principales

programas y proyectos

de la organización

PLAN

ESTRATÉGICO

INFORMACIÓN

1. ¿Qué información se necesita

para la elaboración del Plan

Estratégico?

PLAN ESTRATÉGICO

2. ¿Cómo se integra la

información para

elaborar el Plan

Estratégico?

PROGRAMAS DE TRABAJO

3. ¿Cómo se integran los

programas de trabajo?

PRESUPUESTO

4.¿Cómo se

traducen el plan

Estratégico y los

Programas de

Trabajo en un

presupuesto

institucional?

¿Cómo se diseña el plan estratégico de la organización?

CÉDULA DE

REGISTRO

LADO B

Responsable

Fecha límite de

cumplimiento

Meta o resultado esperado

Presupuesto o inversión

Coordinación con terceros.

Las cédulas de registro que contengan las

actividades contingentes también deberán tener esta

información.

¿ Cómo se integra la información para elaborar el Plan

Estratégico?

Con base en la información de las cédulas de registros

lados A y B, se llena la siguiente información:

8 7 6 5 4 3 2 1 9

Factores de : coordinación y control de evaluación y segmto.

1. Integrando las actividades clave por

Responsable, cada persona o área

elabora su propio programa de trabajo.

2. Integrando las actividades clave por

fechas límite de cumplimiento, cada

programa de trabajo se puede evaluar

de forma mensual, trimestral , etc.

INTEGRACIÓN POR RESPONABLE

INTEGRACIÓN POR FECHA DE CUMPLIMIENTO

¿ Cómo se integran los programas de trabajo?

Señale que porcentaje del presupuesto de cada

actividad clave se invertirá en recursos humanos,

materiales y financieros

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

Actividad

clave

Total Recursos

humanos

Recursos

materiales

Recursos

financieros

100% 100% 100 % 100 %

El entorno

La economía

Tecnología

Sociedad

Políticas y normas

Recursos

disponibles

Consumidores o

clientes

El Plan estratégico de la

Organización

Misión Organizacional

Objetivos

Organizacionales.

Estrategias

Organizacionales

Plan Portafolio

Organizacional.

Portafolio proyectos

Información

Implementación

El proceso de planeación estratégica


MISIÓN

VISIÓN

OBJETIVOS

EMPRESA

MISIÓN

VISIÓN

OBJETIVOS

PERSONAL

El proceso de planeación requiere de tiempo.

Si “no se tiene tiempo para planear”, se estará

trabajando en el terreno de la improvisación, y éste

es un terreno muy resbaloso.

• Documento escrito que indica claramente los

resultados específicos que se pretenden lograr en

un plazo determinado, la forma en que se

alcanzarán dichos resultados y los recursos que

se utilizarán para ello.

1. Establecimiento de la misión.

2. Determinación de la visión.

3. Establecimiento de objetivos.

4. Análisis estratégico.

5. Ajuste de objetivos.

6. Establecimiento de metas.

7. Diseño de estrategias.

8. Asignación de recursos.

9. Diseño de mecanismos de control.

Es la razón de ser de la Organización o de la Unidad

Organizacional.

Indica la función social que le da sentido a su

existencia.

No es un objetivo.

¿Qué vendes?

¿A quién se lo vendes?

¿Qué características y beneficios tiene lo que

vendes?

¿Cuál es la diferencia de lo que vendes y cómo lo

vendes, respecto a tu competencia?

Es la forma en que se desea que esté la

Organización o Unidad Organizacional en un futuro

determinado.

La visión es un futuro posible deseado.

La visión debe establecerse en función de

la satisfacción de los requerimientos del

cliente.

Ser consistente con la misión.

Considerar los valores esenciales de la

organización.

Ser compartida por todos.

Ser retadora.

Ser comprometedora.

DEBE:

Estar claramente definidos.

• No deben dar lugar a confusiones o malos entendidos.

Ser precisos.

• No deben ser ambiguos. Deben significar lo mismo para

todos.

LOS OBJETIVOS DEBEN:

Ser concretos.

• No deben ser “rollos”.

Ser realistas.

• Deben ser alcanzables.

Indicar una fecha de logro.

• No debe violarse “la Quinta Ley de Newton”.


Ser evaluables.

• Deben estar elaborados de forma tal, que sea factible

determinar si se alcanzaron en el plazo determinado.

Indicar un solo resultado.

• Un objetivo no debe indicar el logro de varios

resultados.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS


Indicar la solución a un problema o el

aprovechamiento de una oportunidad para

mejorar.

• Son la base para la generación de acciones de

mejoramiento.


Debe proporcionar la posición actual para el logro de

los objetivos y metas.

Debe indicar pautas para la viabilidad de las

estrategias que se diseñen para el logro de los

objetivos.

NIVEL INTERNO

Diagnóstico

Inventario

de recursos

NIVEL EXTERNO

MONITOREO

Oportunidades

Amenazas

Entorno

Factores

internos Fortalezas

Debilidades

AMENAZA

Entorno desfavorable.

Obstáculos externos.

OPORTUNIDAD

Posibilidad real en espacio y tiempo de lograr un objetivo.

FORTALEZA

Recursos reales que apoyan el logro de objetivos.

(condiciones, personas, procesos, sistemas, tecnología,

dinero, instalaciones, etc.)

DEBILIDAD

Situación desfavorable para el logro de objetivos.

Áreas prioritarias dentro de las cuales se tienen

que alcanzar los resultados.

Ventas.

Producción.

Calidad.

Seguridad.

Capacitación.

Son los factores mensurables dentro de cada una de las Áreas Clave de Resultados.

Utilidades (en pesos, dólares, euros, etc.)

Accidentes.

Unidades producidas.

Productos (vendidos, rentados, etc.)

Cursos.

Se realiza cuando el

análisis estratégico indica

la necesidad de

modificaciones por el

descubrimiento o previsión

de condiciones adversas.

Es una situación que se desea alcanzar. Considera

las mismas características generales que los

objetivos, sólo que una meta es cuantificable y se

deriva de un objetivo.

Una meta o un conjunto de metas, debe permitir

alcanzar un objetivo.

• ESTRATEGIA • strategia: oficio de general

• strategos: conducción de un ejército

Declaración de los cursos de acción

a seguir para lograr los objetivos.

Identificar las fortalezas y debilidades del enemigo.

Identificar las fortalezas y debilidades propias.

Conocer lo mejor posible el campo de batalla.

Concentrar fortalezas contra debilidades enemigas.

PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS BÁSICOS:

REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA

Contar con núcleo vital de conocimientos.

Tener capacidad para integrar estos conocimientos y visualizarlos como sistema.

Tener los elementos necesarios para poder elegir entre alternativas en una determinada situación.

REQUISITOS BÁSICOS PARA EL DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA

Poseer un control de recursos más allá de las necesidades inmediatas. (Contar con un adecuado excedente de recursos, por encima de las necesidades actuales)

Estar dispuesto a privarse o renunciar a los beneficios actuales, para invertir en el potencial del futuro.

PLAN

ESTRATÉGICO DE

LA

ORGANIZACIÓN

PLAN ESTRATÉGICO DE

LA UNIDAD

ORGANIZACIONAL

PLAN

ESTRATÉGICO

PERSONAL

Establecimiento del plan estratégico de la unidad organizacional.

• Forma parte del plan estratégico de la unidad organizacional y se deriva de éste y directamente de la unidad organizacional madre.

• Su cobertura es generalmente de un año.

LA PLANEACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO

Procedimiento para la elaboración del un plan estratégico de la unidad organizacional.

• Establecer la misión.

• Establecer la visión.

• Determinar los objetivos.

• Determinar las metas.


• Establecer los cursos de acción a seguir para lograr los objetivos y metas.

• Determinar los recursos necesarios.

• Elaborar el programa de trabajo.

Procedimiento para la elaboración

del un plan estratégico de la unidad

organizacional.


OBJETIVOS

METAS

ACTIVIDADES

O TAREAS

Establecimiento del plan personal Determinar los objetivos y metas a lograr por

cada mes.

Determinar los objetivos y metas a lograr por cada semana.

Listar las actividades a realizar por semana para alcanzar las metas y objetivos establecidos.

Establecer el nivel jerárquico por actividad.

EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL

Establecimiento del plan personal

Agrupar las actividades jerarquizadas por

día. (Hacer listado por día)

Elaborar el plan de acción diario.

•Sin objetivos no sabemos qué hacer.

•Sin prioridades no sabemos qué hacer

primero.

•Sin plazos no sabemos cuando hacerlo.

EL PLAN ESTRATÉGICO PERSONAL

JERARQUIZACIÓN DE PROYECTOS

POR LIMITACIÓN PRESUPUESTAL

• SIEMPRE ES CONVENIENTE OPTIMIZAR

EL USO DE LOS RECURSOS

• CASI SIEMPRE SE PRESENTA ALGUNA

LIMITACIÓN ECONÓMICA

• POR ESO ES NECESARIO SABER CÓMO

RESOLVER EL PROBLEMA DE SELECCIÓN

DE PROYECTOS

• NO TODOS LOS FACTORES A

CONSIDERAR SON ECONÓMICOS

• EL PUNTO DE PARTIDA DEL ANÁLISIS

ES LA INTERDEPENDENCIA ENTRE LOS

PROYECTOS

Plan estratégico y programas

de trabajo

Actividad

clave

Detección de problemas particulares

¿De donde surgen los proyectos ?

Proyecto

Estratégicos

Proyectos

operativos

Específicos

Proyectos que se generan para lograr la solución de un problema.

1. Conceptualizar y delimitar el problema

2. Identificar las causas del problema

3. Definir alternativas de solución

4. Seleccionar la mejor alternativa

5. Llevar a cabo las acciones

6. Dar seguimiento y control

7. . Evaluar los resultados

8. Verificar la solución del problema

ESQUEMA GENERAL PARA ADMINISTRAR UN

PROYECTO

1. INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE

TRABAJO

1.1 Proyectos pequeños con

4-6 elementos

Proyectos de gran escala

1000 - 5000 integrantes

1.2 La integración del equipo de trabajo

puede provenir de diferentes áreas o

de una organización independiente.

1.3 Se deben definir bien las funciones

y responsabilidades


PROYECTO

2.0 DESIGNACIÓN DEL COORDINADOR O

GERENTE

2.1 Con autoridad y liderazgo

2.2 Polivalente y orientado a resultados

2.3 Con capacidad de organización y de

comunicación

2.4 Reconocido por sus colaboradores

2.5 Conciliador y con habilidad para

resolver conflictos


PROYECTO

3.0 Definición del papel de cada integrante

3.1 FUNCIONES

3.2 RESPONSABILIDADES

.

3.3 TAREAS

3.4 ATRIBUCIONES

3.5 RESULTADOS INDIVIDUALES


PROYECTO

4.0 METAS Y FECHAS LÍMITE

4.1 Definición de resultados

4.2 Medición de resultados por área

4.3 Negociación de metas y concientización

del equipo

4.4 Integración de resultados

a) individuales

b) Por área o función

c) Globales


PROYECTO

5.0 REPORTES DE AVANCES

5.1 Establecimiento del sistema de reporte

5.2 Reporte de avances por cada individuo

área y función.

.

5.3 Integración de resultados

a) individuales

b) Por área o función

c) Globales

5.4 Formulación de reportes ejecutivos

5.5 Presentación de reportes a la alta dirección


PROYECTO

6.0 FINIQUITO DEL PROYECTO

6.1 Proceso de evaluación

6.2 Presentación del reporte final al grupo de

trabajo

6.3 Integración de resultados finales

6.4 Formulación del reporte ejecutivo final

6.5 Desintegración del grupo de trabajo

6.6 Finiquito administrativo del proyecto

Qué recursos deben ser incluidos en el plan?

Cuál es la interrelación entre los recursos

Qué técnicas de presupuestación deben ser utilizadas?

Qué personas o departamentos deberían ser

responsables

de la preparación del presupuesto

RECURSOS

Conceptos Generales de

Administración

TIPOS DE DECISIÓN .

Intuitiva Rutinarias

Racional Esporádicas

PREPARACIÓN DE LA DECISIÓN

información

Análisis

Síntesis

Decisión

ENFOQUE ADMINISTRATIVO

Disponer de un modelo simplificado de la realidad

Disponer de un conjunto de valores

Decidir en base a una RACIONALIDAD SUBJETIVA

Alcanzar una satisfacción


TOMA DE DECISIONES

ELEMENTOS INDISPENSABLES PARA UNA

BUENA DECISIÓN

• QUE SE CUENTE CON AUTORIDAD

• QUE SE TENGA CAPACIDAD

• QUE EXISTAN ALTERNATIVAS VIABLES

• QUE SE TENGA VOLUNTAD PARA TOMAR LA

DECISIÓN

• QUE LA DECISIÓN SEA OPORTUNA

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES


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