PLANEACIÓN

Tipos de planes

1. Propósitos o misiones2. Objetivos o metas3. Estrategias4. Políticas5. Procedimientos6. Reglas7. Programas8. Presupuestos

1. Propósitos o misiones

• Es la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta.

• Ejemplo: el propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la prestación de servicios a la comunidad. El de una fuerza de seguridad, es el de brindar seguridad a la población

2. Objetivos o metas

• Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole.

• Representan no sólo el punto terminal de la planeación sino también, el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.

• Ejemplo: disminuir el robo de autos, en el próximo año, en un 20%

3. Estrategias

• Es la determinación de los objetivos básicos de la empresa a largo plazo y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento

• Ejemplo: para disminuir los robos de autos se emplea la estrategia de desactivar los desarmaderos de autos

4. Políticas

• Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.

• Ejemplo: contratación de personal de un tipo determinado, elevado apego a la ética profesional, otorgar vacaciones al personal

5. Procedimientos

• Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Son guías de acción no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

• Ejemplo: la política de la organización puede ser otorgar vacaciones, los procedimientos se refieren a la forma en que se instrumentarán esas vacaciones, de modo de no interrumpir el normal desempeño de la tarea, cómo se deben solicitar, etc.

6. Reglas

• Son acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona

• Es importante distinguir la diferencia con las políticas. Estas últimas orientan la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las cuales los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten ningún tipo de discrecionalidad

• Ejemplo: no fumar

7. Programas

• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.

• Ejemplo: un programa formulado en una organización para levantar la moral de su personal

8. Presupuestos

• Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.

• Un presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas - hombre, de unidades de producto o de horas -máquina.

• Ejemplo: presupuesto de capacitación para el próximo año

Pasos de la planeación

1. Atención a las oportunidades2. Establecimiento de objetivos3. Desarrollo de premisas (supuestos)4. Determinación de cursos de acción alternativos5. Evaluación de cursos de acción alternativos6. Selección de un curso de acción7. Formulación de planes derivados8. Traslado de planes a cifras por medio de la

presupuestaciónObservación: coordinación de planes a corto y largo plazos

Objetivos

• Son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales

• Los objetivos deben ser verificables; es decir, al final del período debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no.

Jerarquía de los objetivos

Propósito o misión

Objetivos generales a largo plazo

Objetivos más específicos (de áreas de resultados clave)

Objetivos divisionalesObjetivos departamentales y de unidades

Objetivos individuales (Desempeño y desarrollo personal)

Método descendente

Método ascendente

Características de los objetivos

• Claros• Flexibles• Medibles   • Realistas• Coherentes• Motivadores• Deseables y confiables por los miembros de la

organización.• Elaborados con la participación del personal de la

empresa

Lista de comprobación

• Cubren las características básicas de mi puesto?

• Es demasiado larga la lista? (combinar)• Son verificables?• Indican cantidad, calidad, tiempo, costo?• Son difíciles pero razonables?• Se le asignaron prioridades?• Son congruentes con los objetivos de mi

superior, del departamento y de la compañía?• He comunicado los objetivos a todos los que

deben ser informados de ellos?

Lista de comprobación (cont.)

• Los objetivos de corto plazo son congruentes con los de largo plazo?

• Los supuestos en los que se basan los objetivos han sido claramente identificados?

• Están claramente expresados y se han puesto por escrito?

• Prevén retroalimentación a fin de poder aplicar acciones correctivas?

• Los recursos y autoridad disponibles son suficientes para su cumplimiento?

• He dado oportunidad a los individuos de quienes depende su cumplimiento de sugerir sus propios objetivos?

Administración por objetivos

Es un proceso por el cual, los responsables de distinto nivel en la organización, establecen objetivos comunes, determinan los niveles de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guía para la operación de la empresa

Beneficios y deficiencias de la Administración por objetivos

Beneficios:– Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a

resultados– Precisión de los roles y estructuras organizacionales y de la delegación

de autoridad– Estímulo del compromiso personal– Desarrollo de controles eficacesDeficiencias:– Ineficiencias en la enseñanza de la filosofía de la AO– Deben fijarse metas verificables dentro de ciertos límites. El excesivo

énfasis en resultados económicos puede inducir a conductas no éticas.– Se corre el riesgo de subrayar objetivos a corto plazo a expensas de la

solidez de la organización a largo plazo– El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores

vacilen en modificar los objetivos aún si fuera necesario un cambio– Abuso de metas cuantitativas, empleando números donde no son

aplicables

Estrategias/Análisis FODA (Matriz TOWS)

– Fortalezas y debilidades de la organización

– Oportunidades y amenazas del entorno

FODA

FCualidades

administrativas, operativas u otras

DDebilidades en las

áreas incluidas en F

OCambios políticos y

sociales

Maxi-maxi: Se sirve de las fortalezas de la

organización para aprovechar las oportunidades

Mini-maxi: Estrategias de desarrollo para

superar debilidades a fin de aprovechar

oportunidades

ACompetencia

Maxi-mini: Uso de fortalezas para

enfrentar o evitar amenazas

Mini-mini: Atrincheramiento,

liquidación o sociedad en participación

Factores Internos

Factores Externos

Análisis FODA del pasado, del presente y de distintos momentos del futuro

Fuerzas competitivas (Porter)

1. Competencia entre compañías

2. Amenaza de acceso al mercado de nuevas compañías

3. Posibilidad de uso de productos o servicios sustitutos

4. Poder de negociación de los proveedores

5. Poder de negociación de los clientes

Competencia entre compañías

Nuevas compañías

Proveedores

Sustitutos

Clientes

Fuerzas competitivas (Porter)

Estrategias competitivas genéricas (Porter)

• Liderazgo en costos

• Diferenciación

• Enfoque en bajo costo o diferenciación

Toma de decisiones

• La toma de decisiones es la selección de un curso de acción entre varias alternativas. Constituye la esencia de la planeación

• Los administradores deben decidir:– Qué?– Quién?– Cuándo?– Dónde?– Cómo?

Pasos para la toma de decisiones

1. Establecimiento de premisas

2. Identificación de alternativas

3. Evaluación de las alternativas

4. Elección de una alternativa

Toma de decisiones racionales

• El administrador, en general tiene limitaciones de tiempo, información y otros recursos para ser totalmente racional en la toma de decisiones. Es por esto que se deberá conformar con una racionalidad limitada o acotada

• Principio del factor limitante: para seleccionar el mejor curso de acción alternativo se deben identificar y superar los factores que más firmemente se oponen al cumplimento de una meta.

Evaluación de alternativas

• Factores cuantitativos: son medibles en términos numéricos

• Factores cualitativos o intangibles: difíciles de medir numéricamente, como la calidad de las relaciones laborales, el riesgo del cambio tecnológico o el estado de las condiciones políticas internacionales

• Análisis marginal

Selección de una alternativa

• Experiencia: muy valiosa pero no es infalible. La mayoría de las personas desconoce las razones primordiales de sus errores o fracasos. Además las lecciones de la experiencia pueden ser inaplicables a nuevos problemas.

• Experimentación: consiste en probar una alternativa y ver qué sucede. Es muy costosa y sólo debe aplicarse después de haber considerado otras alternativas

• Investigación y análisis: búsqueda de relaciones entre las variables. Utilización de modelos de simulación.

Decisiones programadas y no programadas

Niveles organizacionales

Naturaleza de la toma de decisiones

Naturaleza de los problemas

No estructurados

Estructurados

Decisiones no programadas

Decisiones programadas

Nivel superior

Nivel inferior

Creatividad e innovación

• Creatividad: capacidad de desarrollar nuevas ideas

• Innovación: es el uso de esas ideas

“Brainstorming” (lluvia de ideas)

Reglas:1. No criticar ninguna idea

2. Mientras más extremosas sean las ideas, mejor

3. Alentar la cantidad de ideas producidas

4. Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas