Planifica Sistemáticamente

Más de una vez nos ha ocurrido que al término del día sentimos que no hemos avanzado: teníamos varias cosas para hacer a la vez y el tiempo no nos alcanzó para terminar ninguna o ninguna bien.

Esta situación se vincula frecuentemente con el hecho de no tener identificado con claridad cuáles son mis objetivos (tanto en el ámbito personal como laboral), y/o no tener asignadas prioridades para el logro de dichos objetivos.

El tener presente el conjunto de objetivos que persigo, permite ser más “realista” a la hora de definir metas, de modo de lograr compatibilidad entre ellas.

Una vez definidas, las metas, la pregunta que debemos responder tiene que ver con: ¿cuál es el camino que tomaré para alcanzar cada meta? Esto se vincula con el hecho de que generalmente hay un único camino para lograrlo. Si por ejemplo mi meta consiste en obtener cierto monto de dinero-N$ 400.000.-al 31 de diciembre de este año (para alquilar una casa de veraneo), los caminos son múltiples:

- Hacer “changas” como pintor durante cuatro fines de semana.- Organizar una rifa.- Realizar “horas extras” en mi trabajo.- Comprar un numero de lotería que cuesta N$ 50.000 o dos números de

lotería que cuestan N$ 25.000.- c/u.- Vender mi heladera y mi cocina y comer refuerzos de aquí a fin de año.- Comprarme una batidora y asociarme con una amiga para preparar tortas

de cumpleaños, con la condición de que venda 20 tortas todas las semanas.

- Planear y realizar un robo a un Banco/almacén.- Pedir un préstamo familiar.

Las distintas actividades necesarias (para lograr la meta), suponen diferencias entre los recursos, en los tiempos previstos como las técnicas aplicadas y, por último, en la forma de combinar todos estos elementos. Los recursos necesarios en cada uno de los caminos mencionados, varían sustancialmente: mientras las opciones de realizar horas extras o vender tortas de cumpleaños, exigen horas de mi tiempo libre, el robo a un Banco implica adquirir un equipo de soldadura autógena. La opción venta heladera y cocina supone deshacerme de bienes básicos y bajar mi nivel de consumo. Los tiempos requeridos para realizar las actividades que conduzcan al logro de mi meta van desde cuatro fines de semana en el caso “de las changas” a unos minutos para elegir y comprar los números de lotería. Por otro lado, los conocimientos y las técnicas aplicadas para realizar

cada una de las actividades propuestas son deferentes. Entre ellos debemos optar, ya que sus costos y riesgos, y por lo tanto sus viabilidades varían.

Ser flexibles y estar con “la cabeza abierta” a la hora de plantearnos los distintos caminos posibles es una actitud indispensable. Porque encerrarme en un único plan para realizar una meta nos hace correr el riesgo de no alcanzar lo que por otras vías si es factible o que lo logremos a un mayor costo.

Así como es necesario determinar qué actividades debo desarrollar para alcanzar mis metas, es muy importante dejar claramente establecidas las responsabilidades en la ejecución de las mismas. Cuando no han sido claramente definidas las responsabilidades, es difícil exigir o pedir cuentas por el trabajo mal o no realizado. (Quizás la meta no se alcance, o sí se logra pero a costa de ser muy ineficientes en la distribución de nuestros esfuerzos). Si hubiera optado por producir y vender tortas de cumpleaños, de no quedar claramente establecido quién se encarga de comprar diariamente las materias primas frescas, que puede que la meta no se logre (por que no se alcance la producción requerida, o porque por desavenencias se disuelva la sociedad).

Una vez que se ha definido actividades, tiempos, recursos y responsabilidades, se podrían comenzar teóricamente con la ejecución. Sin embargo, para que la planificación sea efectiva hay que organizar y realizar posteriormente un seguimiento y control. Esto permite detectar si lo que efectivamente se está haciendo se aparta o no de lo planeado, y además, en qué aspectos. A su vez, para que este control contribuya al logro de la meta y permita hacer reformulaciones, “efectivas”, debemos tener claro cuáles son los puntos claves que aseguran el cumplimiento de la meta, es en estos puntos claves en donde se deben centrar mi atención a la hora de controlar. Retomando el ejemplo de producción de tortas, es necesario chequear si semanalmente vendo 20 tortas o no. Pero además, sería conveniente tener identificados los puntos clave que aseguran la producción a la venta de las 20 tortas semanales. Es decir, tanto para evaluar la marcha del proceso como para sus resultados, es necesario establecer indicadores que permitan cuantificar en qué grado se ha alcanzado cada una de las metas. Durante el proceso como un indicador de control sería: Número de tortas vendidas semanalmente; en tanto que, para verificar si la meta se alcanzó el indicador debería ser N$ ahorrados al 31/12. Sólo si estoy en condiciones de saber donde estoy parado y cuáles son las eventuales reformulaciones y cambios a emprender.

Por último, es importante tener presente bajo qué supuestos estoy planificando. Aquí se trata de detectar básicamente aquellos factores que pueden perjudicar parcialmente o poner directamente en peligro la realización de mis objetivos. Hay que fijarse particularmente en los factores externos a nuestro radio reinfluencia, sin embargo, sin perder de vista eventuales sucesos dentro de nuestro ámbito de acción. Hacer un esfuerzo por escribirlos y “tenerlos en la mesa” cuando defino objetivos y acciones me brinda elementos para tomar decisiones mas razonables, y consecuentemente, producir metas efectivamente alcanzables.

En forma de síntesis todo este proceso se puede representar mediante el siguiente esquema:

ACTIVIDADES

METAS SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN

Cabe destacar el último punto importante. Para “sacarle realmente el jugo” a la planificación, es necesario percibirla como algo esencialmente dinámico, un proceso continuo donde el seguimiento y el control alimentan con información al que planifica para emprender los necesarios ajustes o afinaciones. La planificación debe ser un servidor y no un tirano.

Pero ¡alto!, un concepto dinámico tampoco a de servir como excusa para adaptar lo planificado a cada rato, evitando una confrontación con la realidad o la valiosa información de un fracaso.

INDICADORESSUPUESTO