Planificación Estratégica
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Gestin estratgica del sistema de abastecimiento y compras pblicasFeria Proveedoresjunio de 2006
Jos Miguel [email protected]
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TemasConcepto de abastecimientoQu es comprar bienOportunidades de mejoramientoConsolidacin de compras Comercio electrnicoDesarrollo de proveedoresPlanificacin de compras y gestin de inventariosConclusiones
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La funcin de abastecimiento (1/2)TradicionalmenteDisponer de los bienes y servicios que son requeridos por las reas usuarias en forma oportuna y al menor precio posibleConsecuenciasOrientacin al precionfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia interna)Enfoque de corto-plazoRelacin competitiva con proveedoresLiderado por los usuarios
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La funcin de abastecimiento (2/2)ActualmenteMinimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una institucin para el cumplimiento de su misinConsecuenciasNo slo importan los precios, sino tambin la pertinencia, oportunidad y calidad de los requerimientosCarcter estratgicoEnfoque de largo plazoRelaciones de colaboracin con proveedoresLiderazgo desde el rea de abastecimiento
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Objetivo del abastecimientoEficiencia en las comprasTCOEnfoque de costo integralTransparenciaAuditabilidad y trazabilidadVisibilidadCalidadProducto ServicioDesarrollo de proveedoresInnovacinOptimizacin del uso de recursosAnlisis de gastosSoporte a usuarios
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Qu significa comprar bien?
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Ver el bosquePrecioUnitarioNivel de actividadAltoBajoBajoAltoMejorarnegociacinAgilizarprocesosConsolidardemanda
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Focalizar estrategias (1/2)InfraestructuraEquipamientoProyectosInsumos de produccinMateriales y servicios de uso comnMantencinReparacinOperacionesClasificacin de las compras
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Focalizar estrategias 2/2
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Generar condiciones de competenciaBuenas prcticas de licitacinRFIInversin en la gestin del procesoInteligencia de mercadosAnlisis experto de los mercados relevantesAdministracin de contenidosDescripciones claras de los requerimientos son esenciales
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Focalizar el control y agilizar las comprasEl dilema del exceso de controlFomentar una cultura de responsabilidad y autonomaIncorporar TIC para facilitar los controlesAgilizar los procesos para compras de menor montoContratos marcoCompra directa y cotizacin, cuando stos no estn disponibles
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Oportunidades de mejoramientoConsolidacin de comprasContratos Marco Comercio electrnicoImpacto de ChileCompraDesarrollo de proveedoresPlanificacin de compras y gestin de inventarios
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Consolidacin de comprasImpacto de los contratos marco en la gestin de las Instituciones
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Beneficios de la consolidacin de comprasDescuentos por volumenSimplificacin de los procesosFocalizacin de los recursos a procesos de mayor valor agregado
IndicadorImpactoReduccin precios5% - 20%Reduccin costo administrativo30% - 50%Reduccin de tiempo de cicloMs de 50%Reduccin de inventarios30%
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Dimensiones de la consolidacinInstitucionesTiempoRubros / temsMs que una actividad puntual, la consolidacin de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo
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Comercio electrnico
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Mercados electrnicosMejor acceso a los proveedoresMenores costos administrativosMs transparenciaMayor competitividadReduce costos de negocios con gobiernoMayor visibilidad Menos erroresMenos retrasos de pagosChileCompra
Instituciones
Proveedores
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Adopcin del comercio electrnicoRediseo de procesosAdecuacin de normativa y procedimientosProyecto tecnolgico internoIncorporacin de TICIntegracinDesarrollo de proveedoresIncorporacin de proveedores crticosGestin del cambioAdopcin de nuevas prcticas en las personas
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Desarrollo de proveedoresLos proveedores como una fuente de valor para las Instituciones
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Principios para mejorar la relacin con proveedoresPreservar la competitividad y transparencia de los procesos de contratacinGenerar instancias y canales formales para promover la colaboracinEstablecer relaciones de largo plazoApoyar el desarrollo de los proveedoresBuscar soluciones de beneficio mutuo (win-win)
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mbitos de Generacin de ValorInnovacin y desarrolloCmo poner el conocimiento del proveedor al beneficio de las institucionesNegociacinCmo promover la transparencia y la competitividad de los procesos de negociacinEjecucin logsticaCmo reducir los costos de coordinacin y optimizar la cadena logstica
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Planificacin de Compras y Gestin de Inventarios
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Planificacin de comprasHacer catastro de lo que compra la institucinEvaluar que es planificable y que no lo esHacer el plan de acuerdo a los datos actuales y la historia (levantamiento de requerimientos)Definir estrategias y modalidades de compra para cada artculo o familiaProgramar la gestin de compras (programa de trabajo anual)Evaluar las desviaciones del plan (problemas de ejecucin o de planificacin)
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Gestin de inventariosDependiendo de la naturaleza de las compras, definir polticas de inventarioNormalmente se requiere apoyo informtico para hacer una buena gestinPara compras de artculos de consumo (insumos, materiales):Estimar consumos con datos histricosComprar con criterios de stock de reposicin definiendo periodicidad de compras diferenciadasEvaluar permanentemente evolucin de consumos y stocks (indicadores de existencias valorizadas y duracin de productos)
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ConclusionesEl abastecimiento dej de ser una funcin administrativa, para transformarse en una funcin estratgicaLa modernizacin de los sistemas de abastecimiento del sector pblico demanda una creciente profesionalizacin e incorporacin de TICHay importantes oportunidades para todos los involucrados de incrementar la probidad y la transparencia, mejorar la eficiencia y aportar valor
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