Pm05 Pr02 Atencion
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
Código: PM05-PR02 Fecha: 20/09/2012
PL02-PE01-PR05 – V4 Página 1 de 14
RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN No. 312 del 19 de Junio de 2008
Acta de Aprobación No. 070 de septiembre 21 de 2012
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS
1.0 Adopción del procedimiento
2.0 Modificación del procedimiento
3.0 Modificación del procedimiento
AUTORIZACIONES
ELABORÓ: REVISÓ
NOMBRES: Martha Liliana Sánchez Aparicio Angela Yohana Jaime Buriticá
NOMBRE: Juan Carlos Abreo Beltrán B
FIRMA
FIRMA
CARGO: Profesionales universitarios CARGO: Director de Control y Vigilancia
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
Código: PM05-PR02 Fecha: 20/09/2012
PL02-PE01-PR05 – V4 Página 2 de 14
1. OBJETIVO Describir las actividades para la adecuada atención de requerimientos o solicitudes de usuarios sobre señalización en las diferentes localidades de la ciudad. 2. BASE LEGAL
• Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo
y de lo Contencioso Administrativo.” • Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”
• Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”.
• Ley 1383 de 2010 “Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002-Código Nacional de Tránsito y se dictan otras disposiciones”
• Decreto 371 de 2010 “ Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las entidades y Organismos del distrito Capital”
• Ley 1239 de 2008 " Por medio de la cual se modifican los artículos 106 y 107 de la ley 769 del 2 de agosto de 2002 y se dictan otras disposiciones"
• Ley 769 de 2002 “Código Nacional de Tránsito Terrestre. • Decreto 567 de 2006 “Por la cual se adopta la estructura organizacional y las
funciones de la Secretaría Distrital de Movilidad, y se dictan otras disposiciones”. • Resolución 1050 de Mayo de 2004 - Ministerio de Transporte - Manual de
Señalización Vial – Dispositivos para la regulación del tránsito en calles, carreteras y ciclorrutas de Colombia, o la norma que lo modifique.
• Decreto 319 de 2006. “Por el Cual se Adopta el Plan Maestro de Movilidad Para Bogotá Distrito Capital, que Incluye el Ordenamiento de Estacionamientos, y Se Dictan Otras Disposiciones.”
• Decreto 190 de 2004 “Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003”.
• Manual de Planeación y Diseño para la Administración del Tránsito y el Transporte. Secretaría de Tránsito y Transporte, versiones 1998 y 2005.
3. ALCANCE El procedimiento inicia con el recibo de solicitudes provenientes de la comunidad, otras Entidades, entes de control u otras direcciones de la Secretaria Distrital de Movilidad, solicitudes en las que describen los requerimientos o necesidades en materia de
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
Código: PM05-PR02 Fecha: 20/09/2012
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señalización y finaliza con la entrega a correspondencia para envío de la respuesta al peticionario y archivo del cumplido del oficio de respuesta, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental de la Entidad. 4. DEFINICIONES Contratista: Persona que suscribe un acuerdo o contrato con una organización para desarrollar un trabajo específico. Control : Actividades tendientes a verificar y sancionar el no cumplimiento de la normatividad vigente o de una especificación o requisito técnico. Correspondencia: Conjunto de documentos o correos electrónicos que se reciben o se expiden Cumplido: Copia de documento de respuesta en el que se evidencia que fue recibido, mediante firma de quien lo recibió. Derecho de petición: Derecho que la constitución Nacional en su Artìculo 23 ha concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades para que se les suministre información sobre situaciones de interés general y/o particular. Dispositivos para la regulación del tránsito: Son los mecanismos físicos o marcas especiales, que indican la forma correcta como deben circular los usuarios de las calles y carreteras. Los mensajes de los dispositivos para la regulación del tránsito se dan por medio de símbolos, elementos y leyendas de fácil y rápida interpretación. Documento : Escrito en que consta iinformación fidedigna o susceptible de ser empleada como tal para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Operativo: Acción o conjunto de acciones desarrolladas por un sujeto o sujetos con un objetivo o fin definido. Pliego de Condiciones: Documento contractual, de carácter comprensivo y obligatorio donde se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios, una concesión administrativa o una subasta. Profesional interno: Persona asignada para desarrollar una labor dentro del grupo de señalización de la entidad, ya sea personal de planta o por contrato de prestación de servicios.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
Código: PM05-PR02 Fecha: 20/09/2012
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Señal de Tránsito: Dispositivo físico o marca especial. Preventiva, reglamentaria e informativa, que indica la forma correcta como deben transitar los usuarios de las vías. Señal preventiva : Señales lllamadas también de prevención, tienen por objeto advertir al usuario de la vía la existencia de una condición peligrosa y la naturaleza de ésta. Se identifican con el código SP. Señal reglamentaria : Las señales reglamentarias o de reglamentación tienen por objeto indicar a los usuarios de la vía las limitaciones, prohibiciones o restricciones sobre su uso. Estas señales se identifican con el código SR. Señal informativa : Las señales informativas o de información, tienen por objeto guiar al usuario de la vía suministrándole la información necesaria sobre identificación de localidades, destinos, direcciones, sitios de interés turístico, geográficos, intersecciones, cruces, distancias por recorrer, prestación de servicios, etc. Estas señales se identifican con el código SI. Señalización: Señalización es el conjunto de elementos que condicionan la actuación de las personas que los captan frente a determinadas situaciones que se pretender resaltar. La señalización tiene como misión llamar la atención sobre los objetos o situaciones que pueden provocar peligros. Vigilancia : Verificación y seguimiento del comportamiento frente a las normas de tránsito y transporte. Visita de Campo: Actividad que se debe realizar para comprobar in situ (en el propio lugar) los hechos, aseveraciones o recabar los datos específicos de que trate el estudio o asunto en cuestión. 5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Secretario (a) de Movilidad Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de señalización, cuando sea de su competencia. Subsecretario(a) de Servicios de la Movilidad Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de señalización, cuando sea de su competencia.
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PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
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Director(a) de Control y Vigilancia Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta en materia de señalización, cuando sea de su competencia, dar visto bueno a los oficios que deben ser firmados por la Subsecretaría de Servicios o por el Secretario (a) de Movilidad Profesional Universitario y/o Especializado. Recibir, hacer una evaluación técnica integral y generar concepto técnico y/o atender los requerimientos que le sean asignados en materia de señalización. Auxiliar Administrativo Recibir y actualizar las bases de datos de correspondencia recibida y entregada, imprimir las planillas, entregar los requerimientos o solicitudes al profesional asignado, fotocopiar y escanear los documentos y archivar los cumplidos. 6. LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIÓN Atender oportunamente las solicitudes en materia de señalización, con respecto a la implementación, retiro, traslado y/o mantenimiento de los dispositivos de señalización. Para dar respuesta a los diferentes requerimientos se deberá realizar una evaluación inicial de antecedentes de la solicitud, a fin de verificar si el tema ya ha sido evaluado o se han desarrollado acciones por parte de la entidad. Al proyectar las respuestas a las solicitudes o requerimientos, acatar la normatividad vigente en materia de señalización y los conceptos técnicos establecidos por la Entidad. Para atender una solicitud, se debe identificar la necesidad y el sector, así como llevar a cabo una evaluación técnica integral y una verificación de la información correspondiente en las bases de datos de señalización de la Entidad, al igual que una evaluación de las condiciones operativas observadas en la en la visita técnica (cuando ésta se requiera), que incorpora el inventario de la señalización existente, características técnicas y de circulación de los segmentos viales, caracterización de los usos del suelo, espacio público y de la infraestructura complementaria, caracterización del tránsito y usuarios y de todos aquellos elementos que permitan un planteamiento integral de la señalización. Cuando se trate de dar respuestas a través de contratistas, estas deberán ser revisadas previamente por el profesional asignado del grupo de señalización antes de ser enviadas al (a) director(a) de Control y Vigilancia para su respectiva firma. Los documentos que sean remitidos para generar respuesta, deberán ser previamente relacionados en una planilla, la cual se firmará por quien recibe los respectivos documentos.
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Procedimiento de atención de solicitudes en materia de señalización
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La Dirección de Control y Vigilancia llevará un control de fechas y asignación de los documentos recibidos y entregados, a fin de evitar que se incumpla con los tiempos legales establecidos para dar respuesta a los mismos. La respuesta a las solicitudes se proyectará de acuerdo con el orden cronológico de llegada, no obstante, se dará prioridad a los derechos de petición y a los casos que se consideren como urgentes. Las actividades que realice el contratista estarán sujetas a las definidas en el pliego de condiciones del contrato suscrito con la Secretaría Distrital de Movilidad. 7. FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS
F01-PM05-PR02 Formato de control de Entrada y salida de correspondencia F02-PM05-PR02 Formato de visita de campo F04-PA01-PR23 Acta de Reunión
Planilla del programa de correspondencia 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo
1
Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Recibir la correspondencia diariamente por parte de la oficina de radicación.
Planilla de Correspondencia
Programa de Correspondencia
1 día
2
Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Asignar al profesional líder del grupo de señalización o al auxiliar administrativo del grupo de señalización las solicitudes o requerimientos asignados por contener necesidades en referencia al tema de señalización
Planilla de Correspondencia. 30 minutos
3
Profesional Universitario y/o
Especializado y/o auxiliar
Dirección de
Control y Vigilancia
Recibir, clasificar por localidad y asignar solicitudes relacionadas con señalización. Definir si se asigna a
Planilla de Correspondencia
Programa de Correspondencia
30 minutos
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No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo
Administrativo profesional interno o a contratista externo.
4 Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Registrar en base de datos de seguimiento la correspondencia entregada a los profesionales o a contratistas externos.
Base de Datos 30 minutos
5 Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Asignar el documento en el aplicativo de correspondencia e Imprimir la planilla de entrega de correspondencia.
Planilla de Correspondencia 30 minutos
6 Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Entregar correspondencia al contratista externo o personal de la entidad según corresponda y obtener firma de parte de quien recibe los documentos. Si la entrega se realizó al contratista externo continuar con la actividad No.13.
Planilla de Correspondencia 20 minutos
7
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
� Verificar si existen antecedentes del requerimiento y a su vez verificar a través de las bases de datos georeferenciadas, información relacionada en la solicitud.
1 hora
8 Profesional
Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Establecer si requiere visita de campo. Si: Seguir actividad No 9 No: Seguir actividad No 10
10 minutos
9 Profesional
Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Programar y realizar visitas de campo y/o reuniones de atención a la comunidad previstas, para complementar y actualizar información Diligenciar formato de visita de campo y/o acta de reunión cuando aplique.
Acta de reunión y/o formato de visita de campo
1 día
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No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo
10 Profesional
Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Hacer un Análisis técnico integral de la información recolectada y de las condiciones físicas y operativas del segmento vial y determinar las acciones a desarrollar.
30 minutos
11 Profesional
Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Ingresar a base de datos de compromisos para diseño de señalización, implementación Retiro, Mantenimiento o reubicación de señalización y/o solicitar operativo al grupo de transporte de la Dirección de Control y Vigilancia.
Base de datos
30 minutos
12 Profesional
Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Proyectar oficio de respuesta al peticionario, descargar consecutivos del aplicativo de correspondencia, enviar comunicaciones a otras dependencias, ya sea a través de medio físico, o electrónico si se considera necesario; informando acerca de las acciones y registrar. Entregar el oficio al líder del grupo Mediante el registro en el formato F1-PM05- PR02 Continuar con la actividad No.14.
Correo electrónico, Aplicativo de
correspondencia, memorando u
oficio Formato de
entrega de oficios.
2 Horas
13 Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Recibir los proyectos de respuesta de parte del(os) contratista(s) externos y firmar planilla de recibido.
Planillas de correspondencia
20 minutos
14
Profesional Universitario y/o Especializado y
Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Entregar a un profesional del grupo de señalización los proyectos de respuesta de los contratistas externos e internos del personal de la Entidad para revisión.
Oficio de respuesta
30 minutos
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No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo
15
Profesional Universitario y/o
Especializado del grupo de
señalización
Dirección de Control y Vigilancia
� Revisar y determinar ¿Existen observaciones?
Si: Devolver oficio al contratista externo o al profesional interno para su corrección. Continuar con actividad No. 16 No: Continuar con la actividad No.17
Oficio de respuesta
30 minutos
16
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Corregir el oficio de respuesta y volver a la actividad No.14.
Oficio de respuesta 30 minutos
17
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Entregar para revisión y firma de el(a) Director(a) de Control y Vigilancia, si fuere de su competencia.
Oficio de respuesta
1 día
18
Director de Control y Vigilancia
Dirección de Control y Vigilancia
Aprobar oficio de respuesta y/o dar visto bueno para remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad, de ser necesario. Hacer la entrega mediante planilla que deberá ser firmada por el auxiliar administrativo de la Dirección de Control y Vigilancia.
Oficio de respuesta
1 día
19
Director de Control y Vigilancia Dirección de
Control y Vigilancia
Remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad para aprobación, si fuere de su competencia.
Oficio de respuesta
½ día
20
Secretario (a) de Movilidad o
Subsecretario(a) de Servicios de la
Movilidad
Despacho o Subsecretaría de Servicios de la Movilidad
Firmar la respuesta si fuere de su competencia.
Oficio de respuesta
1día
21 Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y
Fotocopiar oficio firmado y aprobado.
Oficio de respuesta
10 minutos
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No. Responsable Dependencia Descripción Soporte Tiempo
Vigilancia
22
Profesional Universitario y/o Especializado
Dirección de Control y Vigilancia
Entregar al contrato de correspondencia de la Entidad la respuesta al requerimiento para enviar al peticionario.
Oficios recibidos y contestados
30 minutos
23
Auxiliar Administrativo
Dirección de Control y Vigilancia
Archivar los cumplidos de acuerdo con las especificaciones establecidas en las tablas de retención documental.
Archivos escaneados
20 minutos
9. CAMBIO O MEJORA REALIZADA EN EL PROCEDIMIENTO No. CAMBIO O MEJORA REALIZADA 1 Modificación del logo imagen institucional 2 Se modificó el nombre del procedimiento 3 Se actualizó la base legal del procedimiento 4 Se modificó el alcance 5 Se complementaron algunas responsabilidades y autoridades 6 Se incluyeron algunas definiciones adicionales. 7 Se eliminó un lineamiento o política de operación 8 Se complementaron los pasos 2 y 11 9 Se modificaron los pasos 12,15,19,23 y 24 10 Se modificó el tiempo del paso 13 11 Se ajustó el flujograma de acuerdo con los cambios realizados en el procedimiento
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10. FLUJOGRAMA
1
INICIO
Recibir, clasificar por localidad y asignar solicitudes relacionadas con señalización. Definir si se asigna a profesional interno o a contratista externo
Entregar correspondencia al contratista externo o al funcionario de la Entidad según corresponda y obtener firma de parte de quien recibe los documentos
Registrar en base de datos de seguimiento la correspondencia entregada a los profesionales o a contratistas externos.
Recibir la correspondencia diariamente de parte de la oficina de radicación
Asignar en el aplicativo de correspondencia e imprimir la planilla de entrega de correspondencia.
1
Entregar al profesional líder del grupo de señalización o al auxiliar administrativo del grupo deseñalización
¿Fue asignado a un funcionario de
la Entidad?
Sí
NO
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1
� Verificar en las bases de datos de señalización de la Entidad, la información relacionada con la solicitud y verificar si existen antecedentes del requerimiento
¿Requiere visita?
Programar y realizar visitas de campo y/o reuniones de atención a la comunidad previstas, para complementar y actualizar información.Diligenciar formato de verificación y/o acta de reunión si se requiere
2
2
Ingresar a base de datos de compromisos para diseño de señalización, implementación Retiro, Mantenimiento o reubicación de señalización. Si se requiere, solicitar operativo al grupo de Transporte Público de la Dirección de Control y Vigilancia
Proyectar oficio de respuesta al peticionario, descargar consecutivos del aplicativo de correspondencia, enviar comunicaciones a otras dependencias o a otras Entidades cuando se requiera, ya sea a través de medio físico, o electrónico si se considera necesario; informando a cerca de las acciones y registrar. Entregar el oficio al líder del grupo ( F1-PM05- PR02) . Continuar con la actividad No.14.
Analizar la información recolectada y determinar las acciones a desarrollar.
3
2
NO
SI
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2
Entregar para revisión por parte de un profesional del grupo de señalización los proyectos de respuesta de los contratistas externos o del personal interno de la Entidad
Recibir los proyectos de respuesta de parte del(os) contratista(s) externos y firmar planilla de recibido
¿Existen observaciones?
Corregir oficio y continuar con la actividad No.14
Remitir al Despacho o a la Subsecretaria de Servicios de la Movilidad para aprobación, si fuere de su competencia.
Aprobar oficio de respuesta y/o dar visto bueno para remitir al Despacho o a la Subsecretaría de Servicios de la Movilidad si se requiere
Entregar para revisión y firma de el(a) Director(a) de Control y Vigilancia, si fuere de su competencia.
3
Devolver al contratista externo o al profesional para su corrección.
1
3
4
4
5
5
� Revisar el documento de respuesta.
NO
SI
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Firmar la respuesta si fuere de su competencia.
Entregar a correspondencia y escanear los oficios.
FIN
Fotocopiar oficio firmado y aprobado
Archivar los cumplidos de acuerdo con lo establecido en la tabla de
retención documental de la Entidad
3