El plan de

Comunicaciones es una

estrategia de

comunicación orientada

a fortalecer la

comunicación interna y externa de la Institución.

Objetivos* Asegurar flujos eficientes de información que

permitan un desarrollo armónico de la gestión de

los diferentes procesos y su comunicación eficaz

con la comunidad.

* Fortalecer y facilitar la comunicación en todos los

niveles de la Institución y hacia la comunidad.

* Construir una identidad de la institución en un

ambiente de mutua confianza y alta motivación.

Ejes de la propuesta

• Eje de Comunicación Interna

A través de distintos escenarios y herramientas, los

funcionarios internos de la institución incrementarán su

interacción y contarán con información oportuna y veraz, a

través de un lenguaje positivo y protocolos de uso de los

medios disponibles.

• Eje de Comunicación Externa

Dirigido a la comunidad, este eje promoverá una

comunicación asertiva con este tipo de público,

a través de medios comunes.

Eje de Comunicación Interna

Escenarios y Herramientas

• Correo electrónico

• Mensajería instantánea

• Foros

• Modelo Intranet

• Periódico interno

• E - mailEs el medio de comunicación oficial y el canal estratégico dela Institución, a través del cual se recibe informaciónpermanente.A través de este medio, se envía información de interés, comoconvocatorias para las reuniones de trabajo, actas de comitése información para el desarrollo de los procesos.

Escenarios y Herramientas

Los funcionarios deberán estar en Línea a todo momento, verificar y responderlos mensajes que les sean enviados, de tal manera que se garantice que lainformación llegó a su destino.

La revisión diaria del E-mail es de carácter obligatorio

.Mensajería instantánea

Escenarios y Herramientas

Esta herramienta permite una comunicación más ágil yminimiza el uso de las líneas telefónicas internas. Puedeser usada para mensajes cortos e incluso para el envíorápido de archivos.

Ventajas y beneficios: La mensajería instantánea es elmedio ideal para envíos de mensajes masivos, comorecordatorios de reuniones, capacitaciones y eventos. Loslíderes de procesos contaran con whatsapp para unacomunicación instantánea y eficaz

• Modelo Intranet

Este medio de comunicación permitirá a todos los funcionarios estar

actualizados con toda la información de la Institución. Incluiría banners

y diseño atractivo. Manejar esta herramienta es estar en línea con la

institución.

Ventajas y beneficios: A través de la intranet se dan a conocer la

Misión, Visión políticas, Objetivos, Procesos Procedimientos,

capacitaciones virtuales, noticias, información de las áreas.

La información aquí contenida debe ser oportuna, veraz y en

permanente actualización.

Escenarios y Herramientas

Escenarios y Herramientas

Eje de Comunicación Externa

• Página web de la Institución

• Página Facebook

• Cuenta twitteer

• Medios radiales

• Medios televisivos

• Medios impresos

Escenarios y Herramientas

• Página web

Es el medio de comunicación hacia la comunidad.

Presenta un alto contenido gráfico y debe estar en

permanente actualización.

Ventajas y beneficios: A través de la página web se

publica información oportuna para nuestra

comunidad. Los funcionarios pueden sugerir

contenidos y solicitar actualización de la

información allí contenida, de acuerdo con los

avances de sus procesos.

Escenarios y Herramientas

• Página institucional en FacebookSe propone a partir de este plan de comunicaciones que

la institución incursione en esta red social, con

mensajes actualizados, fotografías y noticias de interés

para nuestros usuarios. Facebook y Twitter se han

convertido

en medios de comunicación de uso obligatorio entre las

empresas y sus clientes.

Ventajas y beneficios: Las redes sociales se han impuesto

a nivel global, y es un excelente canal de comunicación

con

la comunidad. La vinculación de la comunidad a través de

esta red genera simpatía, visibilidad y alto nivel de

recordación.

Escenarios y Herramientas

• Medios radiales La radio por ser un medio masivo de comunicación es una herramienta para información eficaz e inmediata a losdiferentes usuarios

• Medios TelevisivosLa televisión es un medio masivo de comunicación de amplio cubrimiento local y regional para una información eficaz a todos Los usuarios.

• Medios impresosEl periódico, la revista, el folleto sonmedios masivos de comunicaciónde amplia circulación local y regional para una información eficaz a todos los usuarios.

Escenarios y Herramientas

Política de Comunicaciones

Nuestras acciones de comunicación están orientadas al posicionamiento y

reconocimiento de la Institución tanto al interior como al exterior, guiadas por

una política basada en los siguientes aspectos:

Comunicación abierta, transparente y oportuna

Proporcionamos información amplia y en forma continua sobre nuestro

desempeño interno y externo en el momento adecuado, a todos nuestros

grupos de interés: Comunidad, entes de control y funcionarios

Información Accesible

Nuestro compromiso con la comunidad se basa en el respeto, la confianza, el

interés de fomentar la salud y la facilidad para acceder a los diferentes

servicios de nuestra institución.

Matriz de Responsabilidades

ESTRATEGICA DE COMUNICACION

LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR

E-MAIL CORPORATIVO

JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

FORMATO DE SEGUIMIENTO AL USO DEL E-MAILCORPORATIVO

MENSAJERIA INSTANTANEA

JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

N/A

MODELO INTRANET JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO ,

PLANEACION Y GESTION DE

CALIDAD

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

ENCUESTA DE EVALUACION DEL

MODELO INTRANET

ESTRATEGICA DE COMUNICACION

LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR

PAGINA WEB DE LA INSTITUCION

JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO, SISTEMAS DE

INFORMACION Y ESTADISTICA

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

INVOLUCRAR EN LA ENCUESTA DE

SATISFACION DE LOS DIFERENTES

SERVICIOS SOBRE LA OPINION DE LOS

USUARIOS CON RESPECTO A LA PAGINA WEB

PAGINA ENFACEBOOK

JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

NUMERO DE USUARIOS QUE LES GUSTA LA PAGINA

TWITTER JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

NUMERO DE USUARIOS QUE LES GUSTA LA PAGINA

ESTRATEGICA DE COMUNICACION

LIDER INVOLUCRADOS INDICADOR

MEDIOS RADIALES JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

PARTICIPACION EN MEDIO RADIAL DE AMPLIA SINTONIA

MEDIOS TELEVISIVOS

JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

RATING DE SINTONIA

MEDIOS IMPRESOS JEFE DE PRENSA Y PROTOCOLO

TODOS LOS RESPONSABLES Y LIDERES DE LOS

PROCESOS

MAYOR NUMERO DE IMPRESIONES