POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION NOMBRE BASE...

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIONNOMBRE BASE DE DATOS: NOMINA

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL

RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

ELCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALRigiéndose bajo El Artículo. 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 del 2015 Referente a las Políticas deTratamiento de la Información, los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas parael tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabalcumplimiento a las mismas.Teniendo en cuenta que es una entidad sin ánimo de lucro,según su personaría juridica,ubicada en laCARRERA 50 # 22 - 41 de esta ciudad, conforme a lo previsto en el Artículo 8 de la Ley 675de 2001. y registrada en la alcaldía de Teusaquillo y teniendo en cuenta que su función es la deadministrar, la propiedad horizontal, de este centro de comercio y velar por la protección y el buenfuncionamiento de las áreas comunes, la divulgación de información a nivel administrativo, comercial,promocional, educativo en dos vías a propietarios, arrendatarios trabajadores y proveedores y por otrolaso a usuarios o visitantes del centro comercial.

Por lo cual es de sumo cuidado la protección y elebaración de formatos informativos a estos dos gruposescenciales.Por lo tanto el ratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobredatos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,supresión o circulación de los mismos.

Seran recolectados a través de los diversos canales administrativos, pero su responsabilidad y cuidado serán asumidos bajo la titularidad de: _______________________________ con CC._____________ Quien figura como ________________________ previa autorización del respectivo reprecentante legaly mienbros del concejo de administración

1. GrupoBase de Datos Nómina Utilizaran para la afiliación a la Seguridad Social

y el pago de la Nómina.Se les garantiza a los empleados regular elejercicio efectivo del derecho deHábeas Data de los Titulares de los datospersonales tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL a través de lafijación de parámetrosclaros de recolección, conservación yadministración de los mismos; así como deprocedimientos para que los Titulares conozcan,actualicen, rectifiquen o solicitenla supresión de los datos que se hayan recogidosobre ellos en la Base de Datosde la Compañía.La Empresa reconoce que sus empleados,accionistas y miembros de Junta directiva tienenderecho a contar con una expectativa razonable desu privacidad,teniendo en todo caso para ello en cuenta susresponsabilidades, derechos yobligaciones con la empresa.

Propietarios y Arrendatarios de Locales Se útilizará para generar informes de tipoadministrativo, contable, educativo, y reunionesde administración informes propios de lasgestiones administrativas tales como:presupuestos, informes financieros,contables, demanera individual y colectiva, propios delejercicio administrativo acostumbrado en lasreuniones de años anteriores, punto en el cual si sehace una modificación al protocolo se deberaanexar los cambios por escrito previa reunion delconcejo de administración

Base de Datos Directorio Los propietarios y (o) arrendadores serán parte delDirectorio de establecimientos del centrocomercial en los cuales se podrán compartir datosde ubicación , teléfonos, promocionales, tantoimpresos como en nuestro sitio web, estos datosserán de carácter público y estan enfocados agenerar procesos de divulgación de las actividadescomerciales, con cruce de información a lasempresas de servicioos públicos y proveedorescon el fin de ágilizar los procesos de ubicación

para el mantenimiento de los mismos no secompartiran datos financieros o personales queafecten la dignidad de las personas que utilicenesta base de datos

Base de Datos Proveedores Esta base de datos constará de información clara ysencible para uso contable y administrativo, notendrá divulgación pública , estará registrada yvigilada en los sistemas contables yadministrativos de CENTRO COMERCIALCIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL,no se compartirá a empresas privadas personasnaturales o personas externas que quieran obtenerbeneficios lucrativos, solo se compartiráexternamente a las entidades estatales contables oadministrativas empresas de ingenieria odesarrollo de software que lo requieran paragenerar procesos de automatización o desarrollode tecnologias para beneficio del sistema o porprotocolos de ley, quien acceda a ella deberáaceptar y firmar terminos y condiciones para suuso

Base de Datos Contabilidad Contiene datos referenctes al ámbito económico,contable, financiero, y físcal información deinterés para la coopropiedad del centro Comercial,Las entidades Bancarías, las entidadesadministrativas con las cuales por ley tocacompartir dicha información y las entidadesJurídicas que lleven a cargo procesos de cobro decartera.Empresas personas naturales que mantenganrelaciones comerciales con el Centro Comercialsiguiento los protocolos de la ley 1581 del 2012

Este grupo se le dará la categoria de bases de datos sencibles, ya que se compartiran datos que puedanafectar la privacidad y el desarrollo económico de los usuarios, por lo cual se generarán los respectivosformatos para proteger esta información, además del compromiso de los titulares y protectores dedichas bases de datos quienes tendrán la obligación de cumplir no solo con los parámetros descritos sino con la actualización y reserva de dichos datos, ya que en ellos recae la funcionabilidad ante lasentidades estatales , administrativas, o jurídicas que lo requieran .

2 Grupo

Visitantes O Usuarios Estas bases de datos son de cáracter público yaque hacen parte la mayoría de veces de datosrecogidos en áreas comunes, en el sitio web o lasredes sociales, y estan muchas veces visibles, porlo cual es muy importante dar a conocer al usuariode estas bases de datos esta carácteristica,

1. Para el uso en el sitio Web:En el registro para compartir datos de debeasegurar ser mayor de edadLos correos no serán públicos solo se compartiráncon administración y o los locales encargados dehacer eventos o encuestas, además de que losusuarios verían los terminos y condiciones antesde ingresar sus datos2 Redes Sociales o GoogleEstas son bases de datos externas en la cual elcentro comercial no tiene ninguna ingerencia nipuede generar sanciones, dependera de losusuarios su uso adecuado, solo se trabajarán demanerá nominativa para generar procesos decomunicación entre los usuarios del centrocomercial y los locales o situaciones de ínterescomún3. se generara un listado con CC de identidaddatos de ingreso o elementos ingresados, teléfono,o No: de referencia para dispositivos a las zonasde acceso restringido

Quejas y Reclamos Se habilitará un medio especial según el protocoloaprobado, bien sea en el sitio web o enadministración , estos no se compartiránpublicamente, en el sitio web ,

PROCEDIMIENTOS

procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o solicitenla supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la base de datosde la compañía.La empresa reconoce que sus empleados, accionistas y miembros de Juntadirectiva tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad,teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos yobligaciones con la Empresa.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION YAUTORIZACIÓNES PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Derechos de los Titulares. Son derechos de los titulares de los datos Personales tratados por , deacuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:

1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a laEmpresa. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Ser informado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamoante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/osupresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinadoque en el Tratamiento CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 del 2012, y a laConstitución.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto deTratamiento.

PERSONAS O AREAS ENCARGADAS DEL TRATAMIENTO DE LAINFORMACION.

No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Solicitud y Requerimiento deEmpleados Gerente Recomendado

Gerente Recomendadoo Administrador

Recomendado

2 Selección y revisión de las hojas devida

Asistente deAdministración

Hojas de Vida

3 Entrevistas del PersonalSeleccionado

Gerente Pruebas Pruebas

4 Afiliación a la Seguridad Social Gerente Recomendadoo Administrador

Datos CC, Eps,Fondo dePensiones ,Beneficiarios

Requeridos

5 Entrega de dotación según la Ley Asistente deAdministración

Elementos y listado deentrga de dotación según

la leyReglamento Interno para

ser puesto enconocimiento al nuevo

empleado

6 Capacitación y entrenamiento alnuevo empleado


Formato de capacitaciónsegún las empresascontratistas, para

empleados directosmanual de funciones

7 Liquidar nómina Asistente deAdministración

Pre_ nómina

8 Revisión y Pago de la Nomina Gerente Recomendadoo Administrador

Nómina

PROCEDIMIENTOS DE LOS TITULARES PARA CONSULTA, RECLAMAR,SUPRIMIR, RECTIFICAR, SUPRIMIR Y RENOVAR LA INFORMACION.

Consultas.Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

1. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la2. cédula de ciudadanía.Rut o Cámara de Comercio3. Solicitudes presentadas a través de la línea telefónica mencionada anterior mente deberá

absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.4. Solicitudes presentadas a través del buzón o punto de atención se deberán absolver

satisfactoriamente adicionando un cuestionario de verificación de identidad.5. En caso de fallecimiento :Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia

de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad. Trámite de la consulta.

Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Reciba lasolicitud deinformación por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registroindividual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado.Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábilessiguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia. Si revisado el documentoaportado, el nombre del Titular, y las respuestassatisfactorias al cuestionario de verificación deidentidad, se determina que son coincidentes los documentos, EL CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Procederá a darrespuesta en un término de diez (10) días hábiles. En el evento en queCENTRO COMERCIALCIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Considere que requiere de un mayor tiempo para dar

respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que noexcederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos deCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL debe ser corregida,actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Empresa.Trámite de la reclamación.El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL.Debe ir acompañado de:

1) el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2) la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4) los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentrode los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que elsolicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por CENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL o quien tenga alianza. Entenderá que elreclamante ha desistido de su pretensión.Por el contrario, si la EMPRESA recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de losrequisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en labase de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) díashábiles. En caso de que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL nopueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8)días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante CENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, con anterioridad a la presentación decualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.

Información requerida de los empleados directos. El tratamiento de la información de los titulares de la base de datos titulada NOMINA será de carácter legal con el fin de suministrarla para los siguientes propósitos.

Empleados directos:

1. Para fines pertinentes a la relación laboral (Inscripción a la Seguridad social y Fondos de pensiones ycajas de compensación, etc.)

2. En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende la autorización expresa para darle tratamiento a la información en caso de requerimientos legales.

3. Liquidación, procesamiento, contabilización y pago de la nómina de los empleados.4. Reclutar y seleccionar personal que ocupan las vacantes5. Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.6. Realzar Transacciones7. Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestrostrabajadores activos, entre otros.8 Formato de Actualización de datos

BASE DE DATOS PROPIETARIOS Y ARRENDATARIOS

Contenido y Uso

1. Información sobre trámites juridicos que repocen a su nombre2. Cobro de cartera, 3. Información de servicios publicos por lo cual se generara cruce de datos con las empresas

registradas tales como:CODENSA,CLARO, ETB, MOVISTAR, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, etc.. Quienes firmaran el respectivo protocolo de uso de las zonas comunes y firmarán planilla de informe con fecha de visita, con el fin de que propietarios y arrendatarios puedan corfirmar estos datos para saber sobre sus fechas de corte o información relevante, también el . CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL se compromete a informar a dichas empresas sobre el protocolo de entrega de recibos y asignación de sitios de entraga de esta información suspenciones, o mantenimiento

4. Información de asambleas extraordinarias y citación a las mismas5. Informas Administrativos y financieros de la coopropiedad6. Manual de convivencia7. Eventos de la coopropiedad8. Formato de Actualización de datos

BASE DE DATOS PROVEEDORES

Contenido y Uso

1. Actualización de Datos (los proveedores deben registrar sus datos de Cámara de comercio o Rut, Reprecentante legal, Dirección, correo eléctronico, Teléfono, Actividad económica, e información de excepción de impuestos previa acetación )

2. Fines Contables, para liquidación de impuestos ( IVA, RETEFUENTE, RETEICA ETC..)3. Seleción de área según actividad económica4. Para Fines de Ubicación y localización5. Cruce de información ante propietarios y arrendatarios, bien sea para contratación o

mantenimiento6. Contables7. Peticiones

PARA BASES DE DATOS DEL GRUPO 2(Visitantes y Usuarios y Quejas y reclamos)

1. El usuario deberá ser informado del uso de sus datos y con quien puede compartirlos2. El Usuario debe ser informado del sobre el alcance que podría tener el compartir sus

datos, si hay cruce de información con redes sociales, o hace parte de un foro en linea lainformación debe estar a la vista en el sitio web

3. el usuario tiene derecho a correjir , actualizar o borrar sus datos , pidiendolo por correoante el administrador CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL

4. 4. El CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL secomprometena no publicar información que afecte la dignidad humana, según protocolosde ley

Quejas y Reclamos:

1. CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL secompromete a recibir dichas peticiones de manera escrita, y dar respuesta según losterminos de ley

2. dependiendo de cada caso, y si por ley el CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL esta obligado y tiene que servir de intermediario,compartira dicha información alas entidades correspondientes , como la unidad distritalde quejas y reclamos, La Fiscalia , la linea 195, endidades judiciales o policiales,correspondientes.

3. Garante de la información de cámaras de video tendrá que dejar registro de solucitud yentrega de dicho materíal y generar archivo con firma fecha y hora para soporte depruebas documentales , resguandando la reserva y el cuidado de los mismos, si en dadocaso ocurriecen daños en dicho material deberá informarlo a las partes interesadas porescrito, además de informar de los protocolos de cuidado y archivo que se hagan porparte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL y lasempresas de seguridad contratantes

PRINCIPIOS DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIONDE DATOS PERSONALES

Los siguientes principios constituyen el marco general para dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en el reglamento.Finalidad: el Tratamiento de los datos personales realizado por la empresa debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al titular.Libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del

titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el titular. Transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por Operadores por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PERSONAS O AREAS RESPONSABLES DE LA ATENCION A PETICIONES

No: DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Recepción de la peticiones quejas oreclamos


Solicitud Escrita

2 Revisión de correo electrónico pararevisar si hay peticiones expuestas.


Correo eléctronico,Carta escrita rádicada en

administraciónNotificación por correo

certificado

3 Revisión de las quejas y reclamos y Gerente EncargadoAdministrador

Correo electrónico odocumento escrito

4 contestación Gerente EncargadoAdministrador

Se contestará por correoeléctronico, o correo

certificado durante losdías habiles que exige laley, remisión a entidadescorrespondientes segúnsea el caso con archivode número de radicado

AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION DE DATOSPERSONALES.

Autorización para el Tratamiento de la Información.Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de lainformación, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida porcualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, la autorización del titular no será necesariocuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines Históricos, estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

SOLICITUD DE AUTORIZACION

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener,como mínimo, la siguiente información:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre

datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;3. Los derechos que le asisten al Titular;4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos

suministrados por el Titular.

Prueba de la Autorización. CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL.adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneosrelativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del titular para el Tratamiento desus datos personales.Finalidad del Tratamiento de datos personales. El Tratamiento de la información se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de derechos que les asisten.Cantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datos NOMINA esde ____ EmpleadosTipo de Datos Personales Contenido en la base de datos: La información contenida de los empleados en la base de datos nómina es:Nombre.CC.Dirección.Teléfono.E-mail.

Ubicación Física de la base de datos Nomina:

a. Base de Datos Física: La base de datos Nomina se encuentra en archivadores ubicados en la empresaen el cual se archivan todos los documentos de los empleados tales como, Hojas de Vida, Recibos depagos y planilla asistida de la seguridad social.b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Nomina se encuentra almacenada en unServidor de datos, Administrado por un programa de Gestión Administrativo que en este casos es__________________________manejado por la asistente contable y financiera quien liquida la nómina y la Seguridad Social, elServidor se encuentra ubicado dentro de las instalaciones del la administración.

Canales de Atención al Titular:

Los canales de atención al Titular son tanto para el Responsable del Tratamientocomo para los Encargados del Tratamiento.a. Correo Electrónico: [email protected]. Punto de Atención: ADMINISTRACIÓN: Carrera 50 No: 21-41c. Teléfonos: 7527007d. Móvil: 3133408832

Seguridad de los Datos Personales.

El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados en el Servidor, se hacea través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que se tiene el control de losprocesos que ejecuta el usuario, con este proceso la Administración y el encargado de la informacióngarantiza que los datos personales de los empleados están siendo bien tratados.

Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento:

La entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se da en el momento en quese le dé a conocer a los titulares. El periodo de vigencia de los datos en nuestras bases de datos estarándisponibles hasta el tiempo que la ley lo estipule ya que han tenido movimientos y afectan otro tipo deinformación contable, por lo que no pueden ser eliminados.Modificación de esta política. Esta política puede ser modificada en cualquier momento, informandodebidamente del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o losmecanismos para obtener una copia de la misma.

Vigencia De La Base De Datos: La Vigencia de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidado finalidades del tratamiento en cada base de datos, el cual reconoce la importancia de la seguridad,privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual estácomprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección dedatos personales y en particular a lo previsto en este manual.

Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, de caducidad ytemporalidad, según lo dispuesto en el decreto 1377 de 2013 y las normas que regulan la conservaciónde documentos, dejando medios impresos por un periodo de cinco años y back up como copias deseguridad en la información.

Información digital o de cámaras de seguridad:

La información cámaras de vigilancia será depurada cada ___ meses , la información que sea requeridacomo prueba de algún echo derá ser separada y guardada en otro espacio distinto en el que estan todoslos videos , y remitida o resguardada según los protocolos que nos exija la ley, El resguardo comogarante dependiendo del caso lo hará la empresa de vigilancia o la administración.La información del sitio web y de los locales que tienen sus tiendas anunciadas enwww.ciprésplaza.com, dependerá de las actualizaciones generadas por los locales directamente, y suresguardo esta a cargo de Directorio de Páginas Amarillas. SAS quien garantiza un Backup de lainformación que se solo de suministrará a través de la administración CENTRO COMERCIALCIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL pedido por el correo registrado, adicional secompromete a la prestación del servicio siempre y cuando los procesos de renovación esten al día

Dispositivos y Medios Magnéticos

Las personas que ingresen a las áreas administrativas, deberán informar si ingresan algún disposivivo oTales como: Computadores, Tablets y celulares, con el fin de proteger la información, y deberán llenarel respectivo registro

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIONNOMBRE DE BASE DE DATOS: PROPIETARIOS ARRENDATARIOS LOCALES

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

LEYES Y NORMAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL TRATAMIENTO DE LAINFORMACION DE DATOS PERSONALES.

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Rigiéndose bajo El Artículo. 2.2.2.25.3.1 –sección 3- Políticas de Tratamiento de la Información, delDecreto 1074 de 2015,“Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datospersonales y velar por que los Encargados del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.Tratamiento de la Información: es toda operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,tales como la recolección, almacenamiento, uso, supresión o circulación de los mismos.Las Políticas de tratamiento de la información y Procedimientos de Protección de Datos Personales deEL CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, tiene como propósitoponer en conocimiento de los Locales del centro comercial, biensea en calidad de arrendatarios opropietarios, en su condición de titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de laCompañía, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal adoptadas por laEmpresa, como consecuencia de la promulgación de la Ley 1581 de 2012.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL es una sociedad cuyo objetosocial principal es la administración de la propiedad horizontal del Centro Comercial Ciprés plaza ycomo responsable de la información busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiadopara salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de los Propietarios, Arrendatarios,Trabajadores, Proveedores y equipo de trabajo garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales sontitulares, y que son tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTALLa administración reconoce que todos aquellos que intervienen de una u otra forma en elfuncionamiento del centro comercial o que tienen como patrimonio en bién mueble o inmueble quehace parte de un conjunto integral de necesidades deberes y derechos , tienen que a contar con laprivacidad y protección de sus datos tratados en o compartidos con nosotros, por lo cual haremosesfuerzoz razonables por resguardar este derecho

PERSONAS O AREAS ENCARGADAS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Actualización de información Asistente Administrativa Documento deactualización

Formatto Actualización dedatos de coopropietarios y

Arrendatarios

2 Reunuones administrativas paratoma de desiciones o precentación de

informes

Asistente Administrativa -Acta de Admnistracióncon citación a la reunion

fecha día hora y protocolode sistencia.

Acta o Cuorum según loexige el manual de

convivenciaPuntos o Agendados a

tratarInformes escritos, o en

multimediaInforme final de la reunion

firmado por las partesinteresadas

4 Recibos de Administración, tendránque ser archivados de manera

eficiente, que permitan suverificación y cuidado, proceso queserá vigilado por el administrador

encargado para generar seguridad enel protocolo

Asistente Administrativa Serán entregados según elprotocolo existente debencontar con un cocecutivo ytres copias e informaciónclara del pago, medios de

pago, etc..

5 Petición de Paz y Salvos Administrador Copia de pago de serviciosPúblicos,

Recibos de AdministraciónActa de entrega del

Inmueble

6 Solucitud de Remodelaciones Administrador, concejo deadministración o

Asamblea extraordinaria

Petición escrita indicandomotivos

Presupuesto y cotizacionesAprobación por parte del

concejo asamblea oadministrador según sea elcaso dependiendo de losestatutos approbados Por

parte de la asamblea

7 Los correos eléctronicos enviadospor la Envio de correos

:administración solo serán con finesadministrativos,

contables, educativos, juridicos, oinformativos, solo tendrán como

titular los correos asigados para estefin ,

[email protected]@gmail.com

Estos correos no podrán sersuministrados a terceros o entidadesprivadas con ánimo de lucro de esta

información, solo se podránsuministrar con firma de documentoprotocolario a entidades encargadas

del mantenimiento de programascontables, entidades

gubernamenteales o procesos conorden expedida por un juez de la

republica

Asistente Administrativa Correos enviados solodesde

[email protected]

[email protected]

8 Entrega de Llaves o Materiales odatos que se requieran para elfuncionamiento de los locales

Asistente Administrativa Documento de entrega y deresponsabilidad

9 Suministro de información aentidades de servicios publicos

Asistente Administrativa oJefe de seguridad

Planilla de entrada fechahora y evento

10 Enajenación, Suceción o EmbargoCualquier solicitud bien sea anombre propio o por parte del

reprecentante legal debe ser pedidapor escrito y ser contestada durante

los días hábiles que exija la leysegún sea el caso

Administrador Acta de sucesiónCopia de Escritura

Certificado de libertad,copia de la Tarjeta

Profesional delreprecentante legal si seactua por medio de un

tercero, documento queacredite la reprecentación

legal, recibos de paz ysalvo y documentos que

exija el proceso se pediránsegún sea el caso

mailto:[email protected]



DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA ELTRATAMIENTODE LA INFORMACIÓN

Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por CENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:

1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a laCompañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Ser informado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALrespecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo anteCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no serespeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/osupresión procederá Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinadoque en el Tratamiento que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.6. Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de las excepciones

consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requierela autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medioque pueda ser objeto de consulta posterior.

7. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funcioneslegales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos ocientíficos.5. Datos relacionados con el Registro Civil y Cédula de las Personas. Solicitud deAutorización.etc..

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contenercomo mínimo, la siguiente información:1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobredatos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;3. Los derechos que le asisten al Titular;4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos

suministrados por el Titular.5 Prueba de la Autorización.

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Adoptará las medidasnecesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a lafecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus DatosPersonales.

PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.

Los principios señalados a continuación constituyen el marco general de cumplimiento de lasdisposiciones consagradas en el Reglamento. a. F inalidad: el Tratamiento de los Datos Personalesrealizado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL debe obedecer:A, Una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.B. Libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado delTitular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o enausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. C. Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por elTitular.D.Transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Empresa,en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.E. Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. Eneste sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.F. Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativasque sean necesarias para garantizar laseguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.G. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en elTratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva dela información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores que comprende el Tratamiento.

PERSONAS O AREAS RESPONSABLES DE LA ATENCION A PETICIONESNo DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS

Descrición Responsable Protocolo de Archivo Ubicación

1 Recepción de lapeticiones quejas o

reclamos.

Asistente Administrativa Archivo Histórico Administración

2. responsable deverificación de correos

Asistente Administrativa Depuración despúes de5 años solo se

guardarán aquellos quepor su contenido sean

relevantes o sirvancomo prueba en caso deprocesos ecónomicos o

legales

Servidor de lacompañía, o archivo de

correo

3. responsable de larevisión

Administradora Archivo de quejas yreclamos

Administración

4. Contestación segúnlos términos y días

hábiles que exige la leyque exige la ley

Administradora Archivo de quejas yreclamos, envio decopias a entidadesadministrativas,

ejecutivas, jurídicascontables o interesados

o policiales

Copia en administraciónarchivo histórico

Respuestas a las peticiones, quejas y Reclamos de los Locales. Serán entregados en los correosasignados por la administración o de forma personal en el punto de atención, u oficina deadministración


Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Aviso de Privacidad porparte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, y así se le indicaráal momento de obtener el consentimiento por parte del usuario. La colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información en los datosconocidos por ellos es fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al Encargado o

Vendedor sobre todas las novedades o cambios de los datos que se le hayan suministrado para que sufactura se elabore con todos sus datos.Finalidad de la Información Obtenida.La información obtenida por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Será para la siguiente finalidad:

* Información para citación a Asamblea Extraordinaria*Información General* Acciones de cobro* Contabilidad* Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá serTransferida a terceros, tales como entidades financieras dministrativas, entes externos etc....* Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.* Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.* Facturación.* Impuestos Tributarios ante las entidades del Estado*Entidades de servicios Públicos

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Deberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD en relación con elTratamiento de los Datos Personales.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD De acuerdo con lo establecido en el artículo17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante elTratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectivaautorización otorgada por el titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia enla prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas lasnovedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado yadoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este semantenga actualizada.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinenteal Encargado del Tratamiento.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusiónpor parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite

respectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la Administración de la información de los Titulares.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia De Industria yComercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNConsultas.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en labase de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD. Con ese propósito, losTitulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.b. Solicitudes presentadas a través de la línea telefónica, deberá atender satisfactoriamente uncuestionario de verificación de identidad.c. Solicitudes presentadas a través del punto de atención la deberá resolver el encargado del almacénsolicitando la documentación o información necesaria..En caso de los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder y de su documento deidentidad.

Trámite de la consulta.

Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD., reciba la solicitud deinformación por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual quecorresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado con su respectivareclamación o consulta. Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas sonsatisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD. Procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, considere que requierede un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y darárespuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del términoinicial.

Reclamos.El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos deCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD debe ser corregida, actualizada o suprimida,podrán presentar una reclamación ante la Empresa.

Trámite de la reclamación.

El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, acompañadode:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;

4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.5. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.6. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente lacomplementación al reclamo en los términos señalados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD o quien tenga alianza. Entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión 7. Por elcontrario, si la EMPRESA recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de losrequisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en labase de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.8. El término máximo para responder una reclamación es de t re i n t a (30) díashábiles. En caso de que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD no pueda darrespuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábilesmás para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante CENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, con anterioridad a la presentación de cualquier quejaante la Superintendencia de Industria y Comercio. Tipo de Datos Personales Contenidos en la Base deDatos Propietarios y Arrendatarios:La información contenida de los Clientes en la Base de datos es:Nombres. ReprecentanteNit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.Ubicación Física de la base de datos Clientes:No: localNombre del LocalHorarios de atención

a. Base de Datos Física: La base de datos se encuentra enarchivadores ubicados en el el punto de Administración en el cual se archivan todos losdocumentos de los Locales tales como, Recibos Facturas, Rut, Cámara de comercioy otros.b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Propietarios Arrendatarios locales seencuentra almacenada en un Servidor de Datos, y los datos son Administradopor un programa de Gestión Administrativo que en este caso es _______________________________,Modulo manejado por Los asistentes Administrativos y el Administrador quienes realizan las facturascontestaciones y las acciones de cobro. el Servidor se encuentra ubicado dentro delas instalaciones deAdministraciónCantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datos Propietarios Arrendatarios Locales________Canales de Atención al Titular:Los canales de atención al Titular por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDADcomo Responsable del Tratamiento de la Información son:a. Correo Electrónico: [email protected]. Punto de Atención: Cra 10 # 14 - 68c. Teléfonos: 8623432 – 8637465d. Celular: 3173828909

Seguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados en el Servidor, se hacea través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que se tiene el control de losprocesos que ejecutan los usuarios, con este sistema la empresa y el encargado de la informacióngarantizan que los datos personales de los Clientes estén siendo bien tratados, además se realizancopias de seguridad diarias de las bases de datos y de la información contenida en el servidor para serrestaurada en caso de pérdida o daño.Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento:La entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se da en el momento en quese le dé a conocer a los titulares. Modificación de esta política. Esta política puede ser modificada encualquiermomento, informando debidamente del cambio y poniendo a disposición la última versión deesta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.Vigencia De La Base De Datos. La Vigencia de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodoen que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, el cual reconoce laimportancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran laspersonas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimenlegal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este manual.Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad,de caducidad ytemporalidad, según lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y las normas que regulan la conservaciónde documentos, dejando medios impresos por un periodo de cinco años y back up como copias deseguridad en la información.



POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIONNOMBRE DE BASE DE DATOS: DIRECTORIO

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL



CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Rigiéndose bajo El Artículo. 2.2.2.25.3.1 –sección 3- Políticas de Tratamiento de la Información, delDecreto 1074 de 2015,“Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datospersonales y velar por que los Encargados del Tratamientoden cabal cumplimiento a las mismas”.Tratamiento de la Información: es toda operación o conjunto de operacionessobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,supresión o circulación de los mismos.Las Políticas de tratamiento de la información y Procedimientos de Protección deDatos Personales de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, tienecomo propósitoponer en conocimiento de los Locales del centro comercial, biensea en calidad de arrendatarios opropietarios, en su condición de titulares de los datospersonales que reposan en las bases de datos de la Compañía, la existencia de laspolíticas de tratamiento de información personal adoptadas por la Empresa, comoconsecuencia de la promulgación de la Ley 1581 de 2012.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL es una sociedad cuyo objetosocial principal es la administración de la propiedad horizontal del Centro Comercial Ciprés plaza y como responsable de la información busca establecer un marcojurídico y procedimental apropiado para salvaguardar el derecho fundamental deHábeas Data de los Propietarios, Arrendatarios, Trabajadores, Proveedores y equipo de trabajogarantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personalesde los cuales son titulares, y que son tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTALLa administración reconoce que todos aquellos que intervienen de una u otra forma en elfuncionamiento del centro comercial o que tienen como patrimonio en bién mueble o inmueble quehace parte de un conjunto integral de necesidades deberes y derechos , tienen que a contar con laprivacidad y protección de sus datos tratados en o compartidos con nosotros, por lo cual haremosesfuerzoz razonables por resguardar este derecho

LA BASE DE DATOS DIRECTORIO SOLO CONTENDRÁ LA SIGUIENTE INFORMACIÓN

1. NOMBRE COMERCIAL2. LOCAL3. TELÉFONOS DE CONTACTO4. DIRECCIÓN 5. HORARIOS DE ATENCIÓN6. ACTIVIDAD ECONÓMICA



1 Actualización de información Asistente Administrativa Documento deactualización

Formatto Actualización dedatos de coopropietarios y

Arrendatarios

2 Directorio para gestíon deproveedores y contratistas

Asistente Administrativa Solicitud Escrita de lasempresas correspondientes

4 Listado de locales y reprecentantespara gestión ante las empresas

Aseguradoras , Seguridad oServicios Generales solo se generara,Nombre, Correo, Local, Horarios de

atención Teléfono

Asistente Administrativa .Solicitud Escrita de lasempresas correspondiente

5 Información comercial para Alojaren el sitio Web, esta base de datos

podrá ser suministrada a lasempresas de mercadeo y publicidad

Administrador Solicitud escrita,especificando el uso de los

datos


Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personales tratados por CENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo con lo señalado en elartículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía.Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no hayasido autorizado.2. Ser informado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALrespecto del uso que le ha dado a sus datos personales.3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto enla Ley 1581 de 2012, una vez haya agotadoel trámite de consulta o reclamo ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL.4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en elTratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Larevocatoria y/o supresión procederá Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayadeterminado que en el Tratamiento que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD

HORIZONTAL ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto deTratamiento.Autorización para el Tratamiento de la Información.Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de lainformación, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida porcualquier medio que pueda ser objeto deconsulta posterior.La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:1. Información requerida por una entidad pública o administrativa enejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil y Cédula de las Personas.Solicitud de Autorización.etc..

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, éstadeberá contener como mínimo, la siguiente información:1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidaddel mismo;2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuandoestas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños yadolescentes;3. Los derechos que le asisten al Titular;4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresiónde los datos suministrados por el Titular.Prueba de la Autorización.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Adoptará las medidasnecesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a lafecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus DatosPersonales.


Los principios señalados a continuación constituyen el marco general de cumplimiento de lasdisposiciones consagradas en el Reglamento. a. F inalidad: el Tratamiento de los Datos Personalesrealizado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALdebe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.b. L ibertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informadodel Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o enausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c. Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por elTitular.

d. Transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Empresa,en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.e. Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. Eneste sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.f. Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativasque sean necesarias para garantizar laseguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.g. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de DatosPersonales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada surelación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.



1 Actualización dedatos.

Asistente Administrativa Archivo Históricoyservidores

Administración

2. responsable deverificación de correos




legales

Servidor de lacompañía, o archivo de

correo



Administración

4 Respuestas a las peticiones, quejas yReclamos de los Locales. Serán entregados en los correos asignados por la administración o de forma personal en el punto de atención, u oficina de administración

RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL

CIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Avisode Privacidad por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, yasí se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte del usuario.La colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información en los datosconocidos por ellos es fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al Encargado oVendedor sobre todas las novedades o cambios de los datos que se le hayan suministrado para que sufactura se elabore con todos sus datos.Finalidad de la Información Obtenida.La información obtenida por CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Será para la siguiente finalidad:

* Información para empresas del sector o público en general*Información General*Ubicación en el mapa* Facilidad de acceso a usuarios del centro comercial que quieran acceder a sus servicios* Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá serTransferida a terceros, tales como entidades financieras dministrativas, entes externos etc....* Solicitud en el punto de información o en la página para guia de usuarios * Facilidad de ubicación para personas con discapacidad* Entrega de correspondencia a facturación.* Impuestos Tributarios ante las entidades del Estado*Entidades de servicios Públicos* Guía para personas de servicios Generales y Empresas de seguridad Seguridad

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNDeberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en relación conel Tratamiento de los Datos Personales.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD De acuerdo con lo establecido en el artículo17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con lossiguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio delderecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012,copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y losderechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesariaspara obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento

sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado delTratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto delos datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este semantenga actualizada.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, ycomunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datoscuyo Tratamiento esté previamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a lascondiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados enla Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información seencuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado lareclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presentenViolaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en laAdministración de la información de los Titulares.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SuperintendenciaDe Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Consultas.Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de losprimeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD. Conese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de lacédula de ciudadanía.b. Solicitudes presentadas a través de la línea telefónica, deberá atender satisfactoriamente uncuestionario de verificación de identidad.c. Solicitudes presentadas a través del punto de atención o punto de información la deberá resolver elencargado del almacén solicitando la documentación o información necesaria..En caso de los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder y de su documento deidentidad.

Trámite de la consulta.

Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD., reciba la solicitud deinformación por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual quecorresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado con su respectivareclamación o consulta.Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas son satisfactorias alcuestionario de verificación de identidad, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD.

Procederá a dar respuesta en un término de diez (10) díashábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, considere que requierede un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de talsituación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábilessiguientes al vencimiento del término inicial.Reclamos.El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida enla base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD debe ser corregida,actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Empresa.Trámite de la reclamación.El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, acompañadode:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos quesoportan la reclamación.5. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentrode los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para quecomplemente el reclamo.6. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que elsolicitante presente la complementación al reclamo en los términos señaladospor CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD o quien tenga alianza. Entenderá que elreclamante ha desistido de su pretensión.7. Por el contrario, si la EMPRESA recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.8. El término máximo para responder una reclamación es de t re i n t a (30) díashábiles. En caso de que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardaráhasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Tipo de Datos Personales Contenidos en la Base de Datos Propietarios y Arrendatarios:La información contenida de los Clientes en la Base de datos es:Nombres. ReprecentanteNit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.Ubicación Física de la base de datos Clientes:No: localNombre del LocalHorarios de atención

a. Base de Datos Física: La base de datos se encuentra enarchivadores ubicados en el el punto de Administración en el cual se archivan todos los documentos delos Locales tales como, Recibos Facturas, Rut, Cámara de comercio y otros.b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Propietarios Arrendatarios locales seencuentra almacenada en un Servidor de Datos, y los datos son Administradopor un programa de Gestión Administrativo que en este caso es _________________,Modulo manejado por Los asistentes Administrativos y el Administrador quienes realizan las facturascontestaciones y las acciones de cobro. el Servidor se encuentra ubicado dentro delas instalaciones de AdministraciónCantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datos Directorio _____________________Canales de Atención al Titular:Los canales de atención al Titular por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDADcomo Responsable del Tratamiento de la Información son:

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected] de Información de Administración

Seguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados en el Servidor, se hacea través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que se tiene el control de losprocesos que ejecutan los usuarios, con este sistema la empresa y el encargado de la informacióngarantizan que los datos personales de los Clientes estén siendo bien tratados, además se realizancopias de seguridad diarias de las bases de datos y de la información contenida en el servidor para serrestaurada en caso de pérdida o daño.Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento:La entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se da en el momento en quese le dé a conocer a los titulares.Modificación de esta política. Esta política puede ser modificada en cualquier momento, informandodebidamente del cambio y poniendo a disposición la última versión de esta Política o los mecanismospara obtener una copia de la misma.Vigencia De La Base De Datos. La Vigencia de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodoen que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, el cual reconoce laimportancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran laspersonas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimenlegal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este manual.Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, de caducidad ytemporalidad, según lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y las normas que regulan la conservaciónde documentos, dejando medios impresos por un periodo de cinco años y back up como copias deseguridad en la información.


POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

BASE DE DATOS: PROVEEDORES

RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓNCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL



LEYES Y NORMAS PARA EL CUMPLIMIENTO DEL TRATAMIENTO DE LAINFORMACION DE DATOS PERSONALES.Las Políticas y Protección de Datos Personales de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTALtiene como propósito poner en conocimiento de sus proveedores Clientes y Empleados, en su condiciónde titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de la Empresa, la existencia de laspolíticas de tratamiento de información personal adoptadas por la Empresa, como consecuencia de lapromulgación de la Ley 1581 del 2012.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, es una sociedad cuyo objetosocial principal es la administración de la propiedad horizontal del Centro Comercial Ciprés plaza y como responsable de la información busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiadopara salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de los Propietarios, Arrendatarios,Trabajadores, Proveedores y equipo de trabajo garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personalesde los cuales son titulares, y que son tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTALLa administración reconoce que todos aquellos que intervienen de una u otra forma en elfuncionamiento del centro comercial o que tienen como patrimonio en bién mueble o inmueble quehace parte de un conjunto integral de necesidades deberes y derechos , tienen que a contar con laprivacidad y protección de sus datos tratados en o compartidos con nosotros, por lo cual haremosesfuerzoz razonables por resguardar este derecho

Objeto.

El objeto de las políticas de tratamiento de la información es Regular el ejercicio efectivo y el derechode Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL a través de la fijación de parámetros claros de recolección,conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titularesconozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellosen la Base de Datos de la Empresa. Así mismo, estas políticas y procedimientos tienen por objetoestablecer los lineamientos para el registro de proveedores y Clientes radicación de facturas ycondiciones de pago de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALPrincipios. Los principios enumerados a continuación, constituyen el marco general de cumplimientode las disposiciones consagradas para el tratamiento delos datos personales de los cuales CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL es responsable.

1. F I N A L I D A D : el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la administración debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.2. LIBERTAD: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informadodel Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o enausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.3. VERACIDAD O CALIDAD: veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe serveraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayansido suministrados por el Titular.

4. TRANSPARENCIA: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de laEmpresa, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.5. ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivande la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y laConstitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL porsí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas querealice.

6. SEGURIDAD: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIE se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesariaspara garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o accesono autorizado o fraudulento.7. CONFIDENCIALIDAD: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personalesestán obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación conalguna de las labores que comprende el Tratamiento.Responsable del tratamiento de datos. Para el efecto de tratamiento yadministración de la base de datos PROVEEDORES de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL, el Área de CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN son ellos losresponsablesde que el Tratamiento a la Información se cumpla y de asegurar lainformación de cada titular:1. Proveedores2. Contratistas3. Colaboradores y personas Naturales que presten Algún servicio al CENTRO COMERCIALCIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALEncargados del Tratamiento:Los encargados del tratamiento de la base de datos CONTABILIDAD se acogen a las políticas deTratamiento de la Información de la Empresa que consiste en Mantener, Proteger y no Divulgar lainformación de los Titulares sin consentimiento Previo. PERSONAS O AREAS ENCARGADAS DELTRATAMIENTO.No DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS1 Contabilización de facturas deCompras y VentasAuxiliar Contable Facturas2 Registros Bancarias Contador Conciliaciones3 Liquidación de Impuestos Contador Impuestos4 Balance y estados financieros Contador Estadosfinancieros5 Liquidación de Nomina Auxiliar Contable Nomina6 Cuentas por Cobrar y por Pagar Auxiliar Contable Cuentas7 Programación de pagos Gerencia FacturasProcedimiento:1. Revisión de todos los documentos ingresados en el sistema.2. Liquidación de impuestos.3. Realizan balances y estados financieros de la empresa.

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN.El Encargado, de la base de datos es responsable de la información, participará en el proceso de

registros de los datos en el momento de recibir, solicitar o contratar bienes o servicios ade más de alimentar el sistema de inventario y Bodegaje de bienes y Servicios . Por demás es responsable deincluir todos los datos de contacto para pedir garantias o mantenimiento sobre los bienes o servicioscontratadosy de generar un sistema claro y ordenado para alimentar procesos contables y administrativos.Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Avisode Privacidad por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. yasí se le indicaráal momento de obtener el consentimiento por parte del usuario.Igualmente la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización desu información en los datos conocidos por ellos es fundamental para elcumplimiento óptimo o el propósito de garantizar que la información es enviada aGerencia responsable para el pago, completo y sin errores.Fines de la Información Obtenida:1) Impuestos Nacionales y Distritales2) Contabilización.3) Tributarios.4) Registros Bancarios5) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podráser Transferida a terceros, tales como entidades financieras y entes externos.5) Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores yClientes6) Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de suinformación.7) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNRAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los DatosPersonales tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, deacuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a laAdministración Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,ncompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamenteprohibido o no haya sido autorizado.2. Ser informado porCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL ,respecto del usoque le ha dado a sus datos personales.3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas porinfracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta oreclamo ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL


4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respetenlos principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederácuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el TratamientoOperadores ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.Canales de atención al Titular:La Empresa CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL pone adisposición de los proveedores, Clientes y Empleados Los canales de atención al Titular para queejerzan sus derechos de consulta, reclamos y peticiones a los que hacen referencia la ley 1581 de 2012y complementado con el decreto 1074 del 2015 referente a las políticas de tratamiento de lainformación. En cabeza del Responsable y Encargado del Tratamiento.

Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de lasexcepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, serequiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medioque pueda ser objeto de consulta posterior.La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa enejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.Solicitada la Autorización: Independientemente del medio a través del cual éstasea solicitada deberá contener, como mínimo, la siguiente información:1. el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y lafinalidad del mismo;2. el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen,cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de lasniñas, niños y adolescentes;

3. los derechos que le asisten al Titular;4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección,supresión de los datos suministrados por el Titular.Prueba de la Autorización. adoptará lasmedidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicosidóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por partedel Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de lainformación se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de losderechos que le asisten.PERSONAS O AREAS RESPONSABLES DE LA ATENCION A PETICIONES

No: Descripción Responsable Documentos

1 Lista de Proveedores Asistendte Listado de proveedores

Administrativa,Auxiliar ContableAdministrador


AsistendteAdministrativa

Correos a Proveedores conCuentas de cobroRutCamara de ComercioCC de ciudadaníaCertificaciones Bancarias



Petición escrtita

4 Convocatorias y recepción de Cotizaciónesde la base de datos Proveedores

AsistenteAdministrativaAdministradorconcejo deAdministraciónTesorero

Cotización EscritaLink de correo para accesoa documentación escrita, Precentaciones EspecialesMultimedia

5 Actualización de la Base de Datos AsistenteAdministrativaContador

Formato de Actualizaciónde base de datos

6 Recepción y evaluación de peticiones,quejas y reclamos de proveedores.

AsistenteAdministrativaAdministradorContador Concejo deAdministraciónTesorero

Petición Escrita

7 Respuesta de Peticiones Quejas yReclamos

AsistenteAdministrativaAdministradorEntidadesadministrativas a lasque haya lugar

Archivo HistóricoDocumento de descripcióndel proceso,Numero dehojas fecha y hora derecepción Vitácora decorrespondencia registro defecha y hora de recepción


Deberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en relación conel Tratamientode los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley1581 de 2012, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL secompromete a cumplir conlos siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectivaautorización otorgada por el Titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia enla prevención de su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado yadoptar las demás medidasnecesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 7. Rectificar lainformación cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente al Encargadodel Tratamiento.4. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusiónpor parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en laadministración de la información de los Titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria yComercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNConsultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la informaciónque de los primeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL

Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguientemanera:1. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia del documento de identidad ydescribir claramente la petición solicitada.2. Solicitudes presentadas a través del correo electrónico [email protected] para suspeticiones consultas o reclamos adjuntar documento de identidad y documento describiendo lapetición solicitada.3.Solicitudes presentadas a través del punto de atención de administraciónTRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL CIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007

DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

adjuntar documento de identidad y carta con la descripción de la petición.En caso de acciones judiciales, los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder, y de sudocumento de identidad.Trámite de la consulta. Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTALreciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar elregistro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidadaportado. Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) díashábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionariode verificación de identidad, se determina que soncoincidentes los documentos, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALconsidere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de talsituación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del término inicial.Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacióncontenida en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL debe sercorregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante laEmpresa.

Trámite de la Reclamación. El reclamo será formulado anteCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, acompañado de:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechosque soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentrode los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para quecomplemente el reclamo.Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que elsolicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados porCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Entenderá que el reclamanteha desistido de su pretensión.Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de losrequisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en labase de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.El términomáximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de queCENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL SAS no pueda darrespuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles


más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCon anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y comercio.Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. Las peticiones, quejas o reclamos presentados ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALILUM INAC ION SAS . Serán atendidas, en primera instancia, por el Área Administrativa.Dicho funcionario velará por el cumplimiento de las políticas de tratamiento de la información, y trasladara las consultas, quejas o reclamos a Gerencia para dar solución a dicha solicitud.

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, como responsable del tratamiento de Sus datos, almacenan de forma segura y confidencial la información registrada ensus bases de datos. En cualquier momento usted tiene derecho a corregir,actualizar o solicitar la supresión de la información que le proporcione a CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Través del correo electrónico o de la línea telefónica TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected] de Datos Personales Contenido en la Base de Datos: La informacióncontenida de los Proveedores, Clientes y Empleados en la Base de datosContabilidad es:Nombre.Nit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.

Ubicación Física de la base de datos Contabilidad: Administración a. Base de Datos Física: La base dedatos Contabilidad se encuentra en archivadores ubicados en la empresa en el cual se archivan todos losdocumentos de los Proveedores, Clientes y Empleados tales como, Cámara de Comercio, Rut, Copia deCedula de ciudadanía, Facturas de compra, Pagares, Consignaciones b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Contabilidad seencuentra almacenada en un Servidor de Datos en las Instalaciones del la administración, y los datosson Administrado por un programa de GestiónAdministrativo ____________, Modulo manejado por el Área deCONTABILIDAD yY ADMINISTRACIÓN quienes ingresan al sistema toda la información contablede Clientes, Proveedores, Importaciones y Empleados.Cantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datosPROVEEDORES es de _______Seguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados enel Servidor, se hace a través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que setiene el control de los procesos que ejecuta el Usuario, con este proceso la Empresa y el encargado dela información puede garantizar que los datos personales de los Proveedores, Clientes y Empleadosestén siendo bien tratados. Además se realizan copias de seguridad diarias de las bases de datos y de lainformación contenida en el servidor para ser restaurada en el caso de pérdida o daño del equipo.


Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento: La entrada en vigencia de las Políticas deTratamiento de Datos Personales se da en el momento en que se le dé a conocer a los titulares.El periodo de vigencia de los datos en nuestras bases de datos estarán disponibles por el tiempo que laley lo establezca y no serán eliminados ya que han tenido movimientos y afectan otro tipo deinformación contable,

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y PROTECCION DE

DATOS PERSONALESBASE DE DATOS: CONTABILIDAD





Las Políticas y Protección de Datos Personales de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALtiene como propósito poner en conocimiento de sus proveedores Clientes y Empleados, en su condiciónde titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de la Empresa, la existencia de laspolíticas de tratamiento de información personal adoptadas por la Empresa, como consecuencia de lapromulgación de la Ley 1581 del 2012.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, es una sociedad cuyo objetosocial principal es la administración de la propiedad horizontal del Centro Comercial Ciprés plaza y como responsable de la información busca establecer un marco jurídico y procedimental apropiadopara salvaguardar el derecho fundamental de Hábeas Data de los Propietarios, Arrendatarios,Trabajadores, Proveedores y equipo de trabajo garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personalesde los cuales son titulares, y que son tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTALLa administración reconoce que todos aquellos que intervienen de una u otra forma en elfuncionamiento del centro comercial o que tienen como patrimonio en bién mueble o inmueble quehace parte de un conjunto integral de necesidades deberes y derechos , tienen que a contar con laprivacidad y protección de sus datos tratados en o compartidos con nosotros, por lo cual haremosesfuerzoz razonables por resguardar este derecho

Objeto.

El objeto de las políticas de tratamiento de la información es Regular el ejercicio efectivo y el derechode Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL a través de la fijación de parámetros claros de recolección,conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titularesconozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellosen la Base de Datos de la Empresa. Así mismo, estas políticas y procedimientos tienen por objetoestablecer los lineamientos para el registro de proveedores y Clientes radicación de facturas ycondiciones de pago de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALPrincipios. Los principios enumerados a continuación, constituyen el marco general de cumplimientode las disposiciones consagradas para el tratamiento delos datos personales de los cuales CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL es responsable.

La base de Datos CONTABILIDAD contiene información sencible en cuanto cuentas por cobrar,pagos, deudores morosos información que no puede ser expuesta en público, para no afectar ladignidad de personas naturales o jurídicas que se encuentres allí, por ello se tomarán en cuenta losprotocolos ya establecidos por parte del concejo de administración y la aprobación de dichosparametros en asambleas anteriores, solo se generara por intermedio de listado a las partes directamenteinteresadas en casos de conciliación, reformas al presupuesto, contratación de sistemas de cobro decartera, área jurídica o contables, miembros del consejo de administración o informes de gestión ante laasamblea general, no se podrá publicar en áreas comunes, página web, redes sociales ni áreas sociales

expuestas a la vista pública .

1. F I N A L I D A D : el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la administración debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.2. LIBERTAD: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informadodel Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.3. VERACIDAD O CALIDAD: veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.4. TRANSPARENCIA: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Empresa, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.5. ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL porsí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas querealice.

6. SEGURIDAD: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIE se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.7. CONFIDENCIALIDAD: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.Responsable del tratamiento de datos. Para el efecto de tratamiento yadministración de la base de datos PROVEEDORES de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, el Área de CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN son ellos los responsablesde que el Tratamiento a la Información se cumpla y de asegurar lainformación de cada titular:

1. Proveedores2. Contratistas3. Cuentas por cobrar4. Cuentas por Pagar5. Inventarios6. Patrimonio7. Contador8. Área Jurídica

Encargados del Tratamiento:Los encargados del tratamiento de la base de datos CONTABILIDAD se acogen a laspolíticas de Tratamiento de la Información de la Empresa que consiste en Mantener,Proteger y no Divulgar la información de los Titulares sin consentimiento Previo.

PERSONAS O AREAS ENCARGADAS DEL TRATAMIENTO.

No: DESCRIPCION RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Contabilización de facturas deCompras y Ventas

Auxiliar Contable Facturas

Balance General Programa Contable

2 Registros Bancarios Contador - Administrador Extractos Bancarios

3 Liquidación de Impuestos Contador-Auxiliar Contable

Recibos de predialLiquidación de

ImpuestosLibros Contables

4 Impuestos Contador-AuxiliarContable

Declaraciön DeImpuestos

5 Liquidación de Nomina Auxiliar Administrativo Nómina

6 Balance y estados financieros Contador Balance General

7 Cuentas por Cobrar y por Pagar Auxiliar Administrativo Facturas Cuentas decobro

8 Informe contable Contador Informe general añoAsamblea

Extraordinaria

9 Presupuestos Administrador. nforme general añoAsamblea

Extraordinaria

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN.El Encargado, de la base de datos es responsable de la información, participará en el proceso de registros de los datos en el momento de recibir, solicitar o contratar bienes o servicios ade más de alimentar el sistema de inventario y Bodegaje de bienes y Servicios . Por demás es responsable de incluir todos los datos de contacto para pedir garantias o mantenimiento sobre los bienes o servicios contratadosy de generar un sistema claro y ordenado para alimentar procesos contables y administrativos.Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Avisode Privacidad por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. yasí se le indicaráal momento de obtener el consentimiento por parte del usuario.Igualmente la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización desu información en los datos conocidos por ellos es fundamental para elcumplimiento óptimo o el propósito de garantizar que la información es enviada aGerencia responsable para el pago, completo y sin errores.Fines de la Información Obtenida:1) Impuestos Nacionales y Distritales2) Contabilización.3) Tributarios.4) Registros Bancarios

5) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser Transferida a terceros, tales como entidades financieras y entes externos.5) Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores y Clientes6) Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de suinformación.7) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN PARA EL

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNRAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los DatosPersonales tratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Administración Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, ncompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamenteprohibido o no haya sido autorizado.2. Ser informado porCENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL ,respecto del usoque le ha dado a sus datos personales.

3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas porinfracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta oreclamo ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respetenlos principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederácuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el TratamientoOperadores ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.Canales de atención al Titular:La Empresa CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL pone adisposición de los proveedores, Clientes y Empleados Los canales de atención al Titular para queejerzan sus derechos de consulta, reclamos y peticiones a los que hacen referencia la ley 1581 de 2012y complementado con el decreto 1074 del 2015 referente a las políticas de tratamiento de lainformación. En cabeza del Responsable y Encargado del Tratamiento.

Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de lasexcepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, serequiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medioque pueda ser objeto de consulta posterior.


La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa enejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.Solicitada la Autorización: Independientemente del medio a través del cual éstasea solicitada deberá contener, como mínimo, la siguiente información:1. el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y lafinalidad del mismo;2. el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen,cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de lasniñas, niños y adolescentes;

3. los derechos que le asisten al Titular;4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección,supresión de los datos suministrados por el Titular.Prueba de la Autorización. adoptará lasmedidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicosidóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por partedel Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de lainformación se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de losderechos que le asisten.

PERSONAS O AREAS RESPONSABLES DE LA ATENCION A PETICIONES

No: Descripción Responsable Documentos

1 Lista de Proveedores AsistendteAdministrativa,Auxiliar ContableAdministrador

Listado de proveedores



Correos a Proveedores conCuentas de cobroRutCamara de ComercioCC de ciudadaníaCertificaciones Bancarias



Petición escrtita

4 Convocatorias y recepción de Cotizaciónesde la base de datos Proveedores

AsistenteAdministrativa

Cotización EscritaLink de correo para acceso

Administradorconcejo deAdministraciónTesorero

a documentación escrita, Precentaciones EspecialesMultimedia

5 Actualización de la Base de Datos AsistenteAdministrativaContador

Formato de Actualizaciónde base de datos

6 Recepción y evaluación de peticiones,quejas y reclamos de proveedores.

AsistenteAdministrativaAdministradorContador Concejo deAdministraciónTesorero

Petición Escrita

7 Respuesta de Peticiones Quejas yReclamos

AsistenteAdministrativaAdministradorEntidadesadministrativas a lasque haya lugar

Archivo HistóricoDocumento de descripcióndel proceso,Numero dehojas fecha y hora derecepción Vitácora decorrespondencia registro defecha y hora de recepción


Deberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en relación conel Tratamientode los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012,CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL se compromete a cumplircon los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectivaautorización otorgada por el Titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia enla prevención de su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado yadoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantengaactualizada.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinenteal Encargado del Tratamiento.4. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté

previamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNConsultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la informaciónque de los primeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL

Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguientemanera:1. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia del documento de identidad y describir claramente la petición solicitada.2. Solicitudes presentadas a través del correo electrónico [email protected] para sus peticiones consultas o reclamos adjuntar documento de identidad y documento describiendo lapetición solicitada.3.Solicitudes presentadas a través del punto de atención de administraciónTRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNRAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected]

adjuntar documento de identidad y carta con la descripción de la petición.En caso de acciones judiciales, los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder, y de su documento de identidad.Trámite de la consulta. Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALreciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del titular y al número de documento de identidad aportado.Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionariode verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, CENTRO


COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL procederá a dar respuesta en un términode diez (10) días hábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALconsidere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de talsituación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del término inicial.Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la informacióncontenida en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL debe sercorregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Empresa.

Trámite de la Reclamación. El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL, acompañado de:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechosque soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente lacomplementación al reclamo en los términos señalados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL. Entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de losrequisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en labase de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.El términomáximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de queCENTROCOMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL SAS no pueda darrespuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábilesmás para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, su causahabiente o apoderado,deberán agotar el trámite de consulta ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTALCon anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y comercio.Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. Las peticiones, quejas o reclamos presentados ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTALILUM INAC ION SAS . Serán atendidas, en primera instancia, por el Área Administrativa.Dicho funcionario velará por el cumplimiento de las políticas de tratamiento de la información, ytrasladara las consultas, quejas o reclamos a Gerencia para dar solución a dicha solicitud.

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, como responsable deltratamiento de Sus datos, almacenan de forma segura y confidencial la información registrada ensus bases de datos. En cualquier momento usted tiene derecho a corregir,actualizar o solicitar la supresión de la información que le proporcione a CENTRO COMERCIAL

CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Través del correo electrónico o de la línea telefónica TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected] de Datos Personales Contenido en la Base de Datos: La informacióncontenida de los Proveedores, Clientes y Empleados en la Base de datosContabilidad es:Nombre.Nit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.

Ubicación Física de la base de datos Contabilidad: Administración a. Base de Datos Física: La base de datos Contabilidad se encuentra enarchivadores ubicados en la empresa en el cual se archivan todos losdocumentos de los Proveedores, Clientes y Empleados tales como, Cámara de Comercio, Rut, Copia deCedula de ciudadanía, Facturas de compra, Pagares, Consignacionesb. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Contabilidad seencuentra almacenada en un Servidor de Datos en las Instalaciones del la administración, y los datosson Administrado por un programa de GestiónAdministrativo ____________, Modulo manejado por el Área deCONTABILIDAD yY ADMINISTRACIÓN quienes ingresan al sistema toda la información contablede Clientes, Proveedores, Importaciones y Empleados.Cantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datosPROVEEDORES es de _______Seguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados enel Servidor, se hace a través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que setiene el control de los procesos que ejecuta el Usuario, con este proceso la Empresa y el encargado dela información puede garantizar que los datos personales de los Proveedores, Clientes y Empleadosestén siendo bien tratados. Además se realizan copias de seguridad diarias de las bases de datos y de lainformación contenida en el servidor para ser restaurada en el caso de pérdida o daño del equipo.Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento: La entrada en vigencia de las Políticas deTratamiento de Datos Personales se da en el momento en que se le dé a conocer a los titulares.El periodo de vigencia de los datos en nuestras bases de datos estarán disponibles por el tiempo que laley lo establezca y no serán eliminados ya que han tenido movimientos y afectan otro tipo deinformación contable,



DATOS PERSONALESBASE DE DATOS: USUARIOS Y VISITANTES





LA BASE DE DATOS USUARIOS Y VISITANTES

1. NOMBRE 2.HORA DE INGRESO3.HORA DE SALIDA4.TELEFONO5.INGESO DE DISPOSITIVOS6.REFERENCIA DEL DISPOSITIVO7. INGRESO O SALIDA DE APARATOS, MUEBLES , O MATERIALES



1 Planilla de Ingreso äreasRestringidas

Auxilliar de Seguridad Libro de Visitantes

2 Directorio de Locales Asistente AdministrativaPunto de Información

Página WebSeñalización InternaDocumento Impreso

4 Linea de Atención TelefónicaPlanilla de Registro

Asistente Administrativa .Whatsapp Teléfonos AsignadosPlanilla o Agenda de

llamadas y Citas

5 Correos Eléctronicos, Llamadas ycontactos desde la Página Web

Asistente Administrativa Solicitud escrita, ContactoPor la Pagina

6 Planilla de Ingreso y Salida deMateriales

Auxilliar de Seguridad Planilla


Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personalestratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo conlo señalado en elartículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía.Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no hayasido autorizado.2. Ser informado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALrespecto del uso que le ha dado a sus datos personales.3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto enla Ley 1581 de 2012, una vez haya agotadoel trámite de consulta o reclamo ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL.4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en elTratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Larevocatoria y/o supresión procederá Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayadeterminado que en el Tratamiento que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto deTratamiento.Autorización para el Tratamiento de la Información.Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de lainformación, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto deconsulta posterior.La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:1. Información requerida por una entidad pública o administrativa enejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil y Cédula de las Personas. Solicitud de Autorización.etc..

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contenercomo mínimo, la siguiente información:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobredatos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;3. Los derechos que le asisten al titular.4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datossuministrados por el Titular. Prueba de la Autorización.

CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Adoptará las medidasnecesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a lafecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus DatosPersonales.


Los principios señalados a continuación constituyen el marco general de cumplimiento de lasdisposiciones consagradas en el Reglamento. a. F inalidad: el Tratamiento de los Datos Personalesrealizado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALdebe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.b. L ibertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informadodel Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o enausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c. Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por elTitular.d. Transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Empresa,en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.e. Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la

naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. Eneste sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.f. Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativasque sean necesarias para garantizar laseguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.g. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en elTratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva dela información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores que comprende el Tratamiento.



1 Libro de Visitantes. Auxiliar de Seguridad Archivo Histórico Entradas

2. responsable deverificación de quejas y

reclamos




legales

Archivadores de laAdministración



Administración

Respuestas a las peticiones, quejas y Reclamos de los Locales. Serán entregados en los correos asignados por la administración o de forma personal en el punto de atención, u oficina de administración


Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Avisode Privacidad por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, yasí se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte del usuario. La colaboraciónefectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información en los datos conocidos por elloses fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al Encargado o Vendedor sobretodas las novedades o cambios de los datos que se le hayan suministrado para que su factura seelabore con todos sus datos.Finalidad de la Información Obtenida. La información obtenida por CENTRO COMERCIAL CIPRESPLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. Será para la siguiente finalidad:

* Información para empresas de seguridad*Información General* Facilidad de acceso a usuarios del centro comercial que quieran acceder a sus servicios* Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá serTransferida a terceros, tales como Policia Nacional, Procesos Administrativos o Juridicos* Solicitud en el punto de información o en la página para guia de usuarios * Facilidad de ubicación para personas con discapacidad* Entrega de correspondencia a facturación.* Verificación de entrada y salida de muebles o materiales que afecten de alguna forma el patrimoniode terceros*Entidades de servicios Públicos*Revisión de Ingreso de Materiales Peligrosos* Ayuda al control Vehicular y Seguridad en äreas Comúnes

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNDeberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en relación conel Tratamiento de los Datos Personales.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD De acuerdo con lo establecido en el artículo17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con lossiguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectivaautorización otorgada por el Titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia enla prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta,

actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado yadoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este semantenga actualizada.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinenteal Encargado del Tratamiento.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datoscuyo Tratamiento esté previamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusiónpor parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámiterespectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. 13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten Violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la Administración de la información de los Titulares.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SuperintendenciaDe Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNConsultas.Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de losprimeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD. Conese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.b. Solicitudes presentadas a través de la línea telefónica, deberá atender satisfactoriamente uncuestionario de verificación de identidad.c. Solicitudes presentadas a través del punto de atención o punto de información la deberá resolver elencargado del almacén solicitando la documentación o información necesaria..En caso de los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder y de su documento deidentidad.

Trámite de la consulta.Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD., reciba la solicitud deinformación por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar elregistro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidadaportado con su respectiva reclamación o consulta.Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas sonsatisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD. Procederá a dar respuesta en un término de diez (10) díashábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, considere que requierede un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término

inicial.Reclamos.El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida enla base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD debe ser corregida,actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Empresa.Trámite de la reclamación.El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, acompañadode:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.5. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) díassiguientes a la recepción de la reclamación para quecomplemente el reclamo.6. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente lacomplementación al reclamo en los términos señalados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD o quien tenga alianza. Entenderá que elreclamante ha desistido de su pretensión.7. Por el contrario, si la EMPRESA recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad delos requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluiren la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.8. El término máximo para responder una reclamación es de t re i n t a (30) díashábiles. En caso de que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD no pueda darrespuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábilesmás para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consultaante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, con anterioridad a la presentación decualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.Tipo de Datos Personales Contenidos en la Base de Datos Propietarios y Arrendatarios:La información contenida de los Clientes en la Base de datos es:Nombres. ReprecentanteNit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.Ubicación Física de la base de datos Clientes:No: localIngreso de DispositivosSalida de Muebles o Materiales

a. Base de Datos Física: La base de datos se encuentra en archivadores ubicados en el el punto deAdministración en el cual se archivan todos los documentos de los Locales tales como, RecibosFacturas, Rut, Cámara de comercio y otros.b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Propietarios Arrendatarios locales seencuentra almacenada en un Servidor de Datos, y los datos son Administradopor un programa de Gestión Administrativo que en este caso es _________________,

Modulo manejado por Los asistentes Administrativos y el Administrador quienes realizan lasfacturas contestaciones y las acciones de cobro. el Servidor se encuentra ubicado dentro delas instalaciones de AdministraciónCantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datos Usuarios y Visitantes________Canales de Atención al Titular:Los canales de atención al Titular por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADcomo Responsable del Tratamiento de la Información son:

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected] de Información de Administración

Seguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados en el Servidor, se hacea través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que se tiene el control de losprocesos que ejecutan los usuarios, con este sistema la empresa y el encargado de la informacióngarantizan que los datos personales de los Clientes estén siendo bien tratados, además se realizancopias de seguridad diarias de las bases de datos y de la información contenida en el servidor para serrestaurada en caso de pérdida o daño. Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento:La entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se da en el momento en quese le dé a conocer a los titulares. Modificación de esta política. Esta política puede ser modificada encualquier momento, informando debidamente del cambio y poniendo a disposición la última versión deesta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma. Vigencia De La Base De Datos. LaVigencia de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad ofinalidades del tratamiento en cada base de datos, el cual reconoce la importancia de la seguridad,privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual estácomprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección dedatos personales y en particular a lo previsto en este manual. Los datos se conservan de acuerdo con losprincipios de necesidad y razonabilidad, de caducidad y temporalidad, según lo dispuesto en el Decreto1377 de 2013 y las normas que regulan la conservación de documentos, dejando medios impresospor un periodo de cinco años y back up como copias de seguridad en la información.





DATOS PERSONALESBASE DE DATOS: SITIO WEB





LA BASE DE DATOS SITIO WEB

1. Se alimenta de los Visitantes que desiden Interactual con el sitio Web2. de la administración de los Mini sitios Asignados a los Locales3. Su registro se contabiliza, por la interacción de llamadas en la planilla de citas ola interacción

de correos en el registro de correos recibidos



1 Sitio Web Cipres Plaza Auxiliar AdministrativaServicio Técnico

Directoriode PáginasAmarillas

Página Web

2 Revisión de Correos Electrónicos Asistente Administrativa Correos Electrónicos

4 Linea de Atención TelefónicaPlanilla de Registro

Asistente Administrativa .Whatsapp Teléfonos AsignadosPlanilla o Agenda de

llamadas y Citas

5 Correos Eléctronicos, Llamadas ycontactos desde la Página Web

Asistente Administrativa Solicitud escrita, ContactoPor la Pagina

6 Actualización de los Sitios Web Auxilliar AdministrativaReprecentantes de los

Locales, con Usuario yContraseña

Mini sitios y Pagina WebEn General

7 Actualización de Redes Sociales Auxiliar Administrativa Facebook, Google maps

Nota: Las redes Sociales y Los comentarios en Google Maps, no hacen parte de bases de datosintervenibles por el centro comercial, son agentes externos, que tienen protocolos propios depublicación, el centro comercial ciprés plaza, actualizara la información pertinente que los usuariospidan corregir más no se hace responsable de la utilización de estos datos por las empresas dueñas deestas plataformas, ni tampoco del mal uso de dicha información , generaremos esfuerzos razonablespara corregir cualquier inconveniente enviando las peticiones correspondientes a las empresas, sinembargo no asumiremos responsabilidades ya que no contamos con ingerencia sobre sus protocolos deservicio


Derechos de los Titulares. Son derechos de los Titulares de los Datos Personalestratados por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, de acuerdo conlo señalado en elartículo 8 de la Ley 1258 de 2012, los siguientes:1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a la Compañía.Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no hayasido autorizado.2. Ser informado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALrespecto del uso que le ha dado a sus datos personales.3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto enla Ley 1581 de 2012, una vez haya agotadoel trámite de consulta o reclamo ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL.4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en elTratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Larevocatoria y/o supresión procederá Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayadeterminado que en el Tratamiento que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADHORIZONTAL ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto deTratamiento.Autorización para el Tratamiento de la Información.Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de lainformación, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida porcualquier medio que pueda ser objeto deconsulta posterior.La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:1. Información requerida por una entidad pública o administrativa enejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.2. Datos de naturaleza pública.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.5. Datos relacionados con el Registro Civil y Cédula de las Personas. Solicitud de Autorización.etc..

Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener como mínimo, la siguiente información:1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;3. Los derechos que le asisten al Titular;

4. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresiónde los datos suministrados por el Titular.Prueba de la Autorización.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL Adoptará las medidasnecesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a lafecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus DatosPersonales.


Los principios señalados a continuación constituyen el marco general de cumplimiento de lasdisposiciones consagradas en el Reglamento. a. F inalidad: el Tratamiento de los Datos Personalesrealizado por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALdebe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.b. L ibertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informadodel Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o enausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. c. Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por elTitular.d. Transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Empresa,en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.e. Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. Eneste sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.f. Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZAPROPIEDAD HORIZONTAL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativasque sean necesarias para garantizar laseguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.g. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de DatosPersonales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada surelación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.



1 Pgina Web AuxiliarAdministrativo

Servidor Web Cloud Nube

2. responsable deverificación de quejas y

reclamos

AsistenteAdministrativa

Depuración despúes de 5años solo se guardarán

aquellos que por sucontenido sean relevanteso sirvan como prueba en

Correo Eléctronico

caso de procesosecónomicos o legales



Administración

4. Actualizaciónes Reprecentantes de losLocales con

Contraseña y usuario

Servidor Web C-panel de cada Sitio

5. Servicio Técnico Directorio de PáginasAmarillas

Se brindará soporteGratuito de las peticiones

echas desde el correoregistrado a

[email protected]

Documento de Ticket deservicio enviado al

correo de la empresa

4 Respuestas a las peticiones, quejas yReclamos de los Locales. Serán entregados en los correos asignados por la administración o de forma personal en el punto de atención, u oficina de administración


Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Avisode Privacidad por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL, yasí se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte del usuario.La colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de suinformación en los datos conocidos por ellos es fundamental para el cumplimientoóptimo del deber de informar al Encargado o Vendedor sobre todas las novedadeso cambios de los datos que se le hayan suministrado para que su factura seelabore con todos sus datos.Finalidad de la Información Obtenida.La información obtenida por CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL. serápara la siguiente finalidad:

* Información Comercial*Información General* Facilidad de acceso a usuarios del centro comercial que quieran acceder a sus servicios* Solicitud en el punto de información o en la página para guia de usuarios

* Facilidad de ubicación para personas con discapacidad*comunicación con los Locales del Centro Comercial* Información de Eventos* Atención prioritaria vía Whatsapp

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓNDeberes de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTAL en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD De acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, se compromete a cumplir con lossiguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida,consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.5. Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades reportadas por los Titulares, respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demásmedidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, ycomunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datoscuyo Tratamiento esté previamente autorizado.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a lascondiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados enla Ley 1581 de 2012.11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información seencuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado lareclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presentenViolaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en laAdministración de la información de los Titulares.14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendenciade Industria y Comercio

.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓNConsultas.Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de losprimeros repose en la base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD. Conese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de lacédula de ciudadanía.b. Solicitudes presentadas a través de la línea telefónica, deberá atendersatisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.c. Solicitudes presentadas a través del punto de atención o punto de información la deberáresolver el encargado del almacén solicitando la documentación oinformación necesaria..En caso de los apoderados, deberán presentar copia autenticada del poder y de sudocumento de identidad.

Trámite de la consulta.Una vez que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD., reciba la solicitud deinformación por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar elregistro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documentode identidad aportado con su respectiva reclamación o consulta.Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas sonsatisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD. Procederá a dar respuesta en un término de diez (10) díashábiles.En el evento en que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, considere que requierede un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de talsituación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábilessiguientes al vencimiento del término inicial.Reclamos.El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida enla base de datos de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD debe ser corregida,actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Empresa.Trámite de la reclamación.El reclamo será formulado ante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, acompañadode:1. el documento que identifique al Titular o su causahabiente;2. la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo;3. la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones;4. los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos quesoportan la reclamación.5. Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentrode los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para quecomplemente el reclamo.6. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que elsolicitante presente la complementación al reclamo en los términos señaladospor CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD o quien tenga alianza. Entenderá que el

reclamante ha desistido de su pretensión.7. Por el contrario, si la EMPRESA recibe la reclamación debidamente formulada ycon la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término dedos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente laleyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.8. El término máximo para responder una reclamación es de t re i n t a (30) díashábiles. En caso de que CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD no pueda darrespuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardaráhasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por lascuales solicita la prórroga del término.Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consultaante CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD, con anterioridad a la presentación decualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.Tipo de Datos Personales Contenidos en la Base de Datos Propietarios y Arrendatarios:La información contenida de los Clientes en la Base de datos es:Nombres. ReprecentanteNit, CC.Dirección.Teléfono.E-mail.Ubicación Física de la base de datos Clientes:No: localIngreso de DispositivosSalida de Muebles o Materiales

a. Base de Datos Física: La base de datos se encuentra enarchivadores ubicados en el el punto de Administración en el cual se archivan todos losdocumentos de los Locales tales como, Recibos Facturas, Rut, Cámara de comercioy otros.b. Base de Datos Electrónica o Digital: La Base de Datos Propietarios Arrendatarios locales seencuentra almacenada en un Servidor de Datos, y los datos son Administradopor un programa de Gestión Administrativo que en este caso es _________________,Modulo manejado por Los asistentes Administrativos y el Administrador quienes realizan lasfacturas contestaciones y las acciones de cobro. el Servidor se encuentra ubicado dentro delas instalaciones de AdministraciónCantidad de Titulares: La cantidad de titulares de la base de datos Usuarios y Visitantes________Canales de Atención al Titular:Los canales de atención al Titular por parte de CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDADcomo Responsable del Tratamiento de la Información son:

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION:RAZON SOCIAL: CENTRO COMERCIAL CIPRES PLAZA PROPIEDAD HORIZONTALCIUDAD: Bogotá ColombiaNIT: 90005378-4TELEFONO: 7527007

DIRECCION: Carrera 50 No: 21-42CORREO: [email protected] de Información de AdministraciónSeguridad de los Datos Personales.El acceso a la información de los datos personales que se encuentran reposados en el Servidor, se hacea través de un Usuario y Contraseña con un perfil predeterminado con el que se tiene el control de losprocesos que ejecutan los usuarios, con este sistema la empresa y el encargado de la informacióngarantizan que los datos personales de los Clientes estén siendo bien tratados, además se realizancopias de seguridad diarias de las bases de datos y de la información contenida en el servidor para serrestaurada en caso de pérdida o daño. Entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento:La entrada en vigencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se da en el momento en quese le dé a conocer a los titulares. Modificación de esta política. Esta política puede ser modificada encualquier momento, informando debidamente del cambio y poniendo a disposición la última versión deesta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma. Vigencia De La Base De Datos. LaVigencia de las bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad ofinalidades del tratamiento en cada base de datos, el cual reconoce la importancia de la seguridad,privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual estácomprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección dedatos personales y en particular a lo previsto en este manual. Los datos se conservan de acuerdo con losprincipios de necesidad y razonabilidad, de caducidad y temporalidad, según lo dispuesto en el Decreto1377 de 2013 y las normas que regulan la conservación de documentos, dejando medios impresospor un periodo de cinco años y back up como copias de seguridad en la información.




POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION NOMBRE BASE...

Documents

Transcript of POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION NOMBRE BASE...