Política De Tratamiento De La Información · 2018. 2. 27. · INFORMACION POLÍTICA DE...

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DIRECCIONAMIENTO CÓDIGO: PO-DI-09 VERSIÓN: V1 PÁGINA: Página 1 de 22 FECHA DE EMISIÓN: 15 /01/2018 TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION ELABORADO: Laura Lozano CARGO: Aux. Administrativa REVISADO POR: Adrián Pinilla N. CARGO: Jefe Calidad APROBADO POR: Comité SPDP Política De Tratamiento De La Información Clínica De Urgencias Bucaramanga S.A.S 2018

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FECHA DE EMISIÓN:

15 /01/2018 TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

ELABORADO: Laura Lozano

CARGO: Aux. Administrativa

REVISADO POR: Adrián Pinilla N. CARGO: Jefe Calidad

APROBADO POR: Comité SPDP

Política De Tratamiento

De La Información

Clínica De Urgencias

Bucaramanga S.A.S

2018

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Contenido

Política de Tratamiento de la Información. (P.T.I.) 3 1. Destinatarios de la Política de Tratamiento de la Información 3 2. Matriz de Titulares, datos y finalidades 3 3. Disposiciones normativas finalidades 7 4. Definiciones 8 5. Obligaciones 10 6. Estructura administrativa sobre protección y tratamiento de datos 11 7. Principios relacionados con la recolección de datos personales: 7.1. Principios relacionados con la recolección de datos personales 12 7.2. Principios relacionados con el uso de datos personales 14 7.3. Principios relacionados con la calidad de la información 14 7.4. Principios relacionados con la protección, acceso y circulación datos personales 14 8. Derechos aplicables a los titulares de datos personales 16 9. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos 16 10. Acciones previas a quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio 18 11. Deberes de clínica de urgencias Bucaramanga S.A.S como responsable

Del Tratamiento 18 11.1. Deberes respecto del titular del dato 18 11.2. Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos

personales 18 11.3. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado o

Subencargado 19 11.4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio 19 11.5. Deberes cuando obra como encargado del tratamiento de datos

Personales 19 12. Niveles y medidas de seguridad 20 13. Videovigilancia 20 14. Aviso de privacidad 21 15. Vigencia de Bases de Datos 21 16. Modificación y/o actualización de la PTI 22

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN - PTI CLÍNICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S, persona jurídica identificada con Nit. 900.581.702-9 y cuyo domicilio social se encuentra ubicado en Bucaramanga, departamento de Santander, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea tratada por

la organización de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario.

PRESENTACIÓN En la presente política, CLÍNICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S, en adelante CUB, ha instituido las reglas y principios necesarios para brindarle protección a Usted, como titular de los datos personales que se tratan dentro de la organización, de cualquier riesgo de vulneración de sus derechos, con miras a garantizar su Dignidad Humana a partir de la implementación de las medidas necesarias y efectivas para cumplir las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario. En tal sentido, le informamos que este documento contiene las directrices generales que tendremos en cuenta para tratar sus datos personales cuando sean recolectados,

almacenados, usados, circulados o suprimidos por nosotros.

1. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Esta política se ha establecido para otorgar protección a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentren en las bases de datos de la CUB, y tiene como destinatarios a todos los miembros de la organización, ya sea que esta actúe en calidad de Responsable, Encargada o Sub encargada del tratamiento de datos personales. Así mismo se destina a terceros que, al relacionarse con la organización, tengan acceso o relación con los datos personales por ella tratados.

2. MATRIZ DE TITULARES, DATOS Y FINALIDADES Para el normal desarrollo de la misión, compromiso organizacional y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por la CUB, realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales de los titulares mencionados a continuación, para las finalidades que se referencian en la siguiente tabla:

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

CLIENTES

DATOS

PERSONALES

DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, GENERO, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, EMPRESA DONDE LABORA, FIRMA MANUSCRITA, CARGO.

PROVEEDORES

DATOS

PERSONALES

NUMERO DE TELEFONO CORPORATIVO, FIRMA MANUSCRITA, DIRECCION DEL TRABAJO, IMÁGENES DE VIDEO, CARGO, NOMBRE Y APELLIDO.

VISITANTES

DATOS

PERSONALES

NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CORREO ELECTRONICO PERSONAL, ORIENTACION SEXUAL, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELEFONO PERSONAL, ORIGEN ETNICO, DISCAPACIDAD, FIRMA MANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO, CONDICION DE DESPLAZADO.

REFERENCIADORES

DATOS PERSONALES

NOMBRE Y APELLIDO, DIRECCION DE RESIDENCIA, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL,PARENTESCO

CONTRATISTAS

DATOS

PERSONALES

DIRECCION DE RESIDENCIA,FIRMA DIGITAL,LUGAR DE EXPEDICION DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD,NUMERO DE TARJETA PROFESIONAL,NOMBRE Y APELLIDO, FIRMA MANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO, HONORARIOS,CARGO, NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD.

TERCEROS

DATOS

PERSONALES

ORIENTACION SEXUAL, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELEFONO PERSONAL, ORIGEN ETNICO, DISCAPACIDAD, FIRMA MANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO,CARGO, CONDICION DE DESPLAZADO, NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CORREO ELECTRONICO PERSONAL.

PACIENTES

DATOS PERSONALES

GENERO, NOMBRE Y APELLIDO, ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD-E.P.S- NÚMERO DE TELEFONO PERSONAL,CALIDAD DE COTIZANTE, FIRMA MANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO,DATOS DE SALUD,ANTECEDENTES MEDICOS, CREENCIA RELIGIOSA, NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, CORREO ELECTRONICO PERSONAL,ESTADO DE SALUD,DISCAPACIDAD,CALIDAD DE BENEFICIARIO DE ENTIDAD ASEGURADORA O SEGURO, HISTORIA CLINICA, DIRECCION DE RESIDENCIA,HUELLA DACTILAR,ESTADO CIVIL Y LUGAR DE EXPEDICION DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD,ORIENTACION SEXUAL, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,EDAD,DIAGNOSTICO MEDICO,CONDICION DE DESPLAZADO, VALOR DEUDA,FECHA DE NACIMIENTO, TIPO DE SANGRE, ORIGEN ETNICO, CALIDAD DE BENEFICIARIO DE E.P.S,NUMERO DE CELULAR PERSONAL,RESULTADOS DE EXAMEN MEDICO.

FAMILIARES DE PACIENTES

DATOS PERSONALES

NUMERO DEL CELULAR, PARENTESCO, GENERO, LUGAR DE EXPEDICION DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD,ORIENTACION SEXUAL, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,NOMBRE Y APELLIDO, NUMERO DE TELEFONO PERSONAL, FIRMA MANUSCRITA,IMÁGENES DE VIDEO,CONDICION DE DESPLAZADO,NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,CORREO ELECTRONICO PERSONAL,ORIGEN ETNICO,DISCAPACIDAD,DIRECCION DE RESIDENCIA,HUELLA DACTILAR.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CLINICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S TITULAR DESCRIPCION

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

ACOMPAÑANTES DE PACIENTES

DATOS PERSONALES

NUMERO DEL CELULAR, PARENTESCO, GENERO, LUGAR DE EXPEDICION DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD,ORIENTACION SEXUAL, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,NOMBRE Y APELLIDO, NUMERO DE TELEFONO PERSONAL, FIRMA MANUSCRITA,IMÁGENES DE VIDEO,CONDICION DE DESPLAZADO,NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,CORREO ELECTRONICO PERSONAL,ORIGEN ETNICO,DISCAPACIDAD,DIRECCION DE RESIDENCIA,HUELLA DACTILAR.

TRABAJADORES

DATOS PERSONALES

GENERO,AREA DONDE LABORA,ESTATURA,INSTITUTO EDUCATIVO DONDE ESTUDIO,CALIDAD DE COTIZANTE,DATOS DE SALUD,ANETECEDENTES MEDICOS, NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,ESTADO DE SALUD,ADMINISTRADOR DE FONDOS DE PENSIONES,AFP,TALLA,HUELLA DACTILAR,LUGAR DE EXPEDICION DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD,TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,ESTRATO SOCIAL,EDAD,CORREO ELECTRONICO CORPORATIVO,EMPRESA DONDE LABORA,PROFESION,VALOR DE EGRESOS,CARGO,VALOR DE DEUDA,NUMERO DE PERSONAS EN EL NUCLEO FAMILIAR,FECHA DE NACIEMIENTO,NUMERO DE HIJOS,IMÁGENES FOTOGRAFICAS,TIPO DE SANGRE,FORMACION ACADEMICA,PESO,VALOR DE INGRESOS,CIUDAD DE RESIDENCIA,SALARIO,FIRMA DIGITAL,NUMERO DE TARJETA PROFESIONAL,NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD-E.P.S-LUGAR DE NACIMIENTO,FIRMA MANUSCRITA,IMÁGENES DE VIDEO,CAJA DE COMPESACION FAMILIAR,CREENCIA RELIOGIOSA,CORREO ELECTRONICO PERSONAL,ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES-ARL, EXPERIENCIA LABORAL,DIRECCION DE RESIDENCIA,NUMERO DE PERSONAS A CARGOS,ESTADO CIVIL,NUMERO DE CUENTA BANCARIA

PRACTICANTES

DATOS PERSONALES

NOMBRE Y APELLIDO,FIRMA MANUSCRITA,IMÁGENES DE VIDEO,CARGO

DOCENTES

DATOS PERSONALES

NOMBRE Y APELLIDO,FIRMA MANUSCRITA,IMÁGENES DE VIDEO,CARGO

ASPIRANTES A TRABAJADORES

DATOS PERSONALES

VALOR DE INGRESOS,GENERO,NUMERO DE TARJETA PROFESIONAL,NOMBRE Y APELLIDO,NUMERO DE TELEFONO PERSONAL,ESTATURA,INSTITUTO EDUCATIVO DONDE ESTUDIO,LUGAR DE NACIMIENTO,IMÁGENES DE VIDEO,FIRMA MANUSCRITA,DATOS DE SALUD,ANTECEDENTES MEDICOS,NUMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,CORREO ELECTRONICO PERSONAL,ESTADO DE SALUD,FORMACION ACADEMICA,PESO,DIRECCION DE RESIDENCIA,NUMERO DE PERSONAS A CARGO,ESTADO CIVIL,TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,EMPRESA DONDE LABORA,PROFESION,VALOR DE EGRESO,CARGO,FECHA DE NACIEMIENTO,NUMERO DE HIJOS,IMÁGENES FOTOGRAFICAS

FAMILIARES DE TRABAJADORES

DATOS PERSONALES

DIRECCION DE RESIDENCIA,PARENTESCO,NUMERODE DOCUMENTO DE IDENTIDAD,CORREO ELECTRONICO PERSONAL,EDAD,NOMBRE Y APELLIDO,NUMERO DE TELEFONO PERSONAL,EMPRESA DONDE LABORA,FORMACION ACADEMICA,IMÁGENES DE VIDEO

ACCIONISTAS DATOS PERSONALES

DIRECCION DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRONICO PERSONAL, IMÁGENES DE VIDEO, NOMBRE Y APELLIDO, NUMERO DE TELEFONO PERSONAL.

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Finalidades de tratamiento de bases de datos de los titulares:

Finalidades

Empleados

Finalidades Varias-Atención Al Ciudadano/Cliente(Gestión PQR)

Finalidades Varias-Custodia Y Formación De Bases De Datos

Finalidades Varias-Gestión De Estadísticas Internas

Gestión Contable, Física Y Administrativa-Atención Y Seguimiento De Requerimientos De Autoridad Judicial O Administrativa

Gestión Contable, Física Y Administrativa-Gestión de Cobros y pagos

Gestión Contable, Física Y Administrativa-Gestión de facturación

Gestión Contable, Física Y Administrativa-Gestión de Proveedores

Gestión Contable, Física Y Administrativa-Gestión económica y contable

Gestión Técnica y Administrativa-Desarrollo Operativo

Gestión Técnica y Administrativa-Envió de Comunicaciones

Justicia-Procedimientos Judiciales

Recursos Humanos-Control de Horario

Recursos Humanos-Gestión de Nomina

Recursos Humanos-Gestión de Personal

Recursos Humanos-Promoción y Selección de Personal

Salud

Seguridad-Seguridad y control de Acceso a edificios

Servicio de Salud-Gestión de Autorizaciones servicios de salud

Servicio de Salud-Gestión de Ordenes Medicas y medicamentos

Servicio de Salud-Historial Clínico

Servicio de Salud-Registro de citas médicas u odontológicas

Servicio de Salud-Registro de donantes

Servicio de Salud-Registro de imágenes y exámenes diagnósticos

Servicio de Salud-Salud mental

Servicio de Salud-Salud sexual y reproductiva

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Estos datos personales son tratados conforme a lo ordenado en la Ley 1581 de 2012 y según la clasificación establecida por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015. Cuando fuere estrictamente necesario, para efectos del cabal cumplimiento de las operaciones propias de la CUB, la organización podrá compartir la información de las bases de datos con proveedores y contratistas en general, entre otros, para lo cual, quien autoriza el tratamiento de los datos, da por hecho conocer esta circunstancia y la acepta de forma libre, previa, expresa e inequívoca, toda vez que su autorización ha sido recolectada conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario. La CLINICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S también podrá:

Realizar, directa o indirectamente, transmisión o transferencia nacional o internacional de datos, cuando resulte imprescindible para el correcto funcionamiento de la organización. Circunstancia que el titular, al autorizar el tratamiento del dato, acepta con dicho acto, tal proceder.

Utilizar los datos recolectados a través de puntos de seguridad, personal de seguridad y videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la organización, para fines de seguridad y vigilancia de las personas, bienes e instalaciones de la CUB y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso judicial o administrativo.

Soportar procesos de auditoría externa e interna. Realizar estudios estadísticos, procesar y compartir información con grupos de

interés. Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al

cliente, así como todos los relacionados con ocasión de la relación legal o contractual existente con los Titulares.

Ceder datos personales a terceros para fines legales y/o contractuales. Reporte de información y datos personales a entidades públicas y/o privadas, por

mandato legal o judicial.

Captura y publicación en redes sociales y página web institucional de registros fotográficos y videos de actividades realizadas por la organización.

3. DISPOSICIONES NORMATIVAS Esta política está desarrollada en el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, constituido por las siguientes disposiciones:

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al Hábeas Data. De esta disposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

La Ley Estatutaria 1581, del 17 de octubre de 2012, establece las condiciones mínimas para realizar Tratamiento legítimo de los datos personales de los Titulares de la información personal.

El Decreto 1074 del 2015, define aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la Política de Tratamiento de la Información y el Registro Nacional de Bases de Datos, entre otros de los puntos tratados.

La Circular Externa 02 del 4 de noviembre de 2015, de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Decreto 1759 del 2016 modifica el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 ampliando los plazos de inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

4. DEFINICIONES Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

BASE DE DATOS. Conjunto organizado, sea físico o digital, de datos personales

que sea objeto de Tratamiento.

CESIÓN DE LA BASE DE DATOS. Transferencia de la calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable a título gratuito u oneroso. Se le considerará al nuevo Responsable del Tratamiento de la base de datos cedida tal condición a partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.

CONSULTA. Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o

por la ley, para conocer la información que reposa sobre él, en bases de datos o archivos de la organización.

DATO PERSONAL. Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a

una persona natural y que permite identificarla, estos datos se clasifican en:

DATO PERSONAL SENSIBLE. Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).

DATO PERSONAL PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el salario. También lo son los datos que reposen en los archivos de la Registraduría, referentes a la identidad de las personas, cómo son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.

DATO PERSONAL SEMIPRIVADO. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

DATO PERSONAL PÚBLICO. Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible. Son públicos, entre otros, el nombre, el número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación, profesión, calidad de comerciante o de servidor público, datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio, entre otros.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

NNA. Hace referencia a los menores de 18 años, y corresponde a la sigla de Niños, Niñas y Adolescentes.

RECLAMO. Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o por

la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica de naturaleza

pública o privada, que decide sobre la recolección y fines del tratamiento de los datos personales. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos o sistema de información que contiene datos personales.

SUBENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de un Encargado del tratamiento.

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

TITULAR DEL DATO. Es la persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento.

TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

personales tales como: la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que

realiza el Responsable o Encargado desde Colombia a un destinatario que será un Responsable que se encuentra fuera del país y cuya operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que

realiza el Responsable desde Colombia a un destinatario que será un Encargado que se encuentra fuera del país y cuya operación está cobijada por un contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 o una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSMISIÓN NACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado dentro del territorio nacional a un destinatario que será un Responsable o Encargado y cuya operación está cobijada por un negocio jurídico.

5. OBLIGACIONES Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos y cada uno de los miembros de la Clínica de Urgencias Bucaramanga S.A.S (CUB), al igual que para todos los terceros que obran en nombre de la misma o que tratan o se relacionan con datos personales por disposición de la organización, como Encargados o Sub encargados. Todos ellos deberán observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones, actividades y ejecuciones contractuales, aún después de terminados los vínculos legales, funcionales, comerciales, laborales o de cualquier índole que con la organización hubieren establecido. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento tratados. Es importante señalar que la CUB realiza tratamiento de datos personales de sus respectivos titulares, contando con un equipo de trabajo capacitado y actualizado en protección de datos personales y que cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos con sus trabajadores, proveedores y demás miembros de la organización, pensando siempre en preservar la privacidad de la información a la cual pudieren llegar a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades.

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

No obstante, agradecemos que cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en este documento, que se entiende como un incumplimiento gravísimo de las obligaciones contractuales de los obligados, sea reportada a través del correo electrónico [email protected], o mediante el buzón de sugerencia dispuesto en el primer piso de las instalaciones de la organización ubicadas en la Carrera 33 #53-27 Bucaramanga, Santander

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

La CUB ha establecido para efectos del Sistema de Gestión de Seguridad de Datos Personales- SGSDP la siguiente estructura de gobierno:

ÓRGANO APROBADOR DE POLÍTICA: Encargado de definir y aprobar la Política de Tratamiento de la Información – PTI- de la organización y realizar las modificaciones de la misma.

ÓRGANO SUPERVISOR DEL SISTEMA: Encargado de supervisar y controlar el

funcionamiento del Sistema de protección de Datos Personales de la Organización

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el encargado de dirigir el Sistema de Protección de Datos Personales y velar por el cumplimiento del mismo en la organización.

LIDER TIC’s: Es el encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de los Datos Personales y velar por el cumplimiento de los mismos en la Organización.

LIDER DE CONSULTAS Y RECLAMOS: Es el encargado de gestionar y/o apoyar la atención de consultas y reclamos asociados a datos personales en la Organización.

LIDER DE CULTURA ORGANIZACIONAL: Es el encargado de gestionar y mantener la cultura organizacional asociada a la Protección de Datos Personales.

LIDER JURIDICO: Es el encargado de gestionar y adecuar los documentos

Jurídicos del Sistema de Protección de Datos en la Organización.

LIDER DE ARCHIVOS FISICOS: Es el encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personales en las locaciones físicas donde se almacenan

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TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

7.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el Titular sobre los mismos. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos. Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. Si los datos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los facilitados por éste. Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos por los correspondientes datos rectificados o completados, siempre y cuando el titular de la información así lo solicite. Desde el momento en el que el titular pone en conocimiento esta situación a la Organización se dará aplicación al correspondiente protocolo. Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron previstas.

AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Para efectos de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser explícita y previa a la recolección del dato o a más tardar, concomitante con ella.

Se debe informar al Titular expresamente que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información, salvo deber legal o contractual, de lo cual se dejará registro.

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FECHA DE EMISIÓN: 15 De Enero de 2018

TÍTULO: POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

Para su transmisión y/o transferencia, lo mismo que para su almacenamiento, se utilizarán mecanismos de seguridad especial tales como cifrado de bases de datos, registro de control de accesos a estas, copias de seguridad alojadas en lugar físico diferente a donde están alojadas las bases de datos, conexiones seguras, etc. según el caso.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):

Para efectos de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de

sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán

objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo. De igual manera, en general para la recolección de datos, la organización tendrá presentes los siguientes principios:

PRINCIPIO DE DIGNIDAD: Toda acción u omisión asociada al tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando la dignidad del Titular y amparándolos demás derechos constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y el derecho a la información.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de datos “es una actividad reglada,

debiéndose por tanto estar sometida a todas las disposiciones que le regulan” y a los principios que lo enmarcan. (Ley 1581 de 2012).

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el

consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE INTEGRIDAD: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

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7.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES

PRINCIPIO DE FINALIDAD: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD: Los datos personales se conservarán

únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

7.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Organización así lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

7.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Cada miembro de la Organización deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales debe

garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

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PRINCIPIO DE ACCESO RESTRINGIDO: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

Al Titular del dato. A las personas autorizadas por el Titular del dato. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para

conocer la información del Titular del dato. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en

internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.

PRINCIPIO CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales. A las personas autorizadas por el Titular del dato o por la ley. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por

orden judicial. En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.

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8. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES La CUB está comprometida en respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

Permitir, una vez cada mes calendario, el acceso en forma gratuita a los datos personales por parte del titular, si así lo requiere, o cuando existan modificaciones sustanciales de la PTI que lo ameriten.

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato.

Informar sobre el uso que la CUB ha dado a los datos personales del Titular.

Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento realizado por los directivos, trabajadores y miembros de la CUB se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición la CUB

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que

estén facultadas para representarlos.

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

Canales de Comunicación: A efectos de que los titulares de datos personales, sus representantes legales, apoderados o herederos, todos estos debidamente acreditados, ejerzan los derechos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en general para la atención de PQR asociadas a los datos personales, hemos establecido UNICAMENTE los siguientes canales de comunicación: (i) correo electrónico [email protected]; (ii) buzón de sugerencias disponible en las instalaciones de la organización ubicadas en la Carrera 33 #53-27 Bucaramanga, Santander.

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Fuentes de PQR e informes administrativos y judiciales: Según la circunstancia en que se genere la PQR tenga en cuenta lo siguiente:

Cuando el Titular realiza consulta o reclamos verbales: Cuando la P.Q.R. se quiera formular a través del canal físico, en sede, de manera verbal, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: Al Titular se le proveerá el formulario correspondiente al formato “Consulta – Reclamo verbal”, que para el efecto tiene establecido la organización para cada caso. Adicionalmente deberá anexar:

- Copia del documento idóneo que permita su identificación o de la calidad en que actúa (titular, causahabiente o apoderado).

- Poder si se actúa a través de representante

- Si se tratase de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.

- Los anexos o soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.

Cuando el Titular realiza la Petición o consulta por medio de correo electrónico: Cuando la P.Q.R. se quiera formular a través del canal virtual del correo electrónico, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos: Para verificar la condición de Titular, éste al momento de enviar el correo electrónico, deberá adjuntar:

- Copia ampliada al 150% de su documento de identificación.

- En tratándose de un causahabiente o apoderado del Titular, documento que acredite la calidad de causahabiente o poder debidamente otorgado

- Si se tratase de una persona jurídica, debe el representante legal, presentar el documento idóneo que acredite la existencia y representación legal de la misma, junto con la exhibición de un documento idóneo que permita su identificación.

- Los anexos o soportes que considere necesarios para su consulta o reclamo.

Cuando la consulta proviene de Organismos de Control: Cuando el asunto tenga como origen en una entidad administrativa o de control se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Deberán indicar la correspondiente solicitud de manera expresa e inequívoca.

- La finalidad concreta para la cual requieran la información solicitada (salvo que sea autoridad judicial).

- Indicar las funciones específicas que le han sido conferidas por la ley relacionadas con dicha finalidad mencionando la correspondiente norma (esta exigencia no aplica cuando se trate de autoridad judicial).

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10. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la CUB, de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

11. DEBERES DE CLÍNICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

A los titulares de datos y terceros interesados, les informamos que la CUB, en desarrollo del tratamiento de los datos personales cumple y exige que se cumplan los deberes que impone la ley así:

11.1. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la

presente política.

11.2. DEBERES RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de la Organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.

Actualizar la información cuando sea necesario. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

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11.3. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO O SUBENCARGADO

Poner en conocimiento del Encargado o Subencargado la presente Política de Tratamiento de la Información, para advertir de la obligación que les asiste de operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de la misma.

Suministrar al Encargado o Subencargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado o Subencargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar de manera oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Exigir al Encargado o Subencargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Informar al Encargado o Subencargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentre en condición de “reclamo en trámite” por parte del Titular o en se trate de “información en discusión judicial”, una vez se haya presentado la reclamación o recibido la información. Así mismo deberá reportar los eventos en que el reclamo se atienda o la discusión judicial sea superada.

11.4. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

La CUB deberá cumplir con los siguientes deberes:

Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.5. DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando la CUB realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u Organización Responsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y por tanto se obliga a cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a la CUB los datos personales que tratará como Encargado.

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Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de

los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos

señalados en la presente política.

Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan novedades en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD La CUB cuenta con políticas y procedimientos de seguridad, donde el objetivo principal es asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros miembros de la Organización y terceros, lo mismo que asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación. Todas las medidas de seguridad que ha implementado y gestiona la CUB, buscan la protección de la información y la garantía de la dignidad de los Titulares de los datos personales que trata. Tales medidas buscan el acceso de los usuarios autorizados de forma controlada e impedir que los no autorizados puedan llegar a acceder, bloquear, modificar, adulterar o suprimir la información y/o datos personales tratados por parte de la CUB como Responsable, Encargado o Subencargado de los mismos según el caso.

13. VIDEOVIGILANCIA La CUB utiliza medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus sedes. Por ello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas de videovigilancia. No obstante, ningún dispositivo de videovigilancia se sitúa en lugares que

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puedan afectar la intimidad de los Titulares. La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normas legales. Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explicitas y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

14. AVISO DE PRIVACIDAD

Para todos los efectos legales, la CUB manifiesta cumplir con el Aviso de Privacidad de que trata el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Los Titulares de datos personales que deseen consultarlo, podrán hacerlo enviando su solicitud al correo electrónico [email protected].

15. VIGENCIA DE BASES DE DATOS La CUB, cuando actúe como Responsable, conservará en su base de datos, los datos personales que hayan sido recolectados, mientras siga desarrollando las actividades que constituyen su objeto social. Cuando la CUB actúe en la calidad de Encargado, la vigencia de los datos personales bajo su tratamiento estará determinada por las indicaciones que al efecto le señale el correspondiente Responsable. Lo expresado en los párrafos anteriores, se tendrá siempre en cuenta sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular o de orden legal, administrativa o judicial que ordene la supresión de los mismos. En tratándose de las historias clínicas, la retención estará conforme a las disposiciones legales y reglamentarias que sobre el tema se aprueben y conforme a los protocolos que al efecto se aprueban por parte de la organización.

16. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En el evento de cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de la Información, se hará la comunicación de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

Página web www.cub.com.co Correo electrónico enviado a los Titulares. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que

no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en un diario de amplia circulación.

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Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del titular una nueva autorización. Esta Política de Tratamiento de Información – PTI fue aprobada por el ORGANO APROBADOR DE POLITICA DE CLINICA DE URGENCIAS BUCARAMANGA S.A.S, el día 15 de Enero de 2018, Reemplaza cualquier otro documento que con anterioridad se hubiere Elaborado. Se ha dado a conocer mediante aviso de privacidad elaborado conforme a la ley; La presente PTI inicia su vigencia pasados diez (10) días del correspondiente Aviso de Privacidad. Para conocimiento de los Titulares y Terceros interesados puede ser consultada en la página www.cub.com.co.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE,

Dado en Bucaramanga, el día 15 de Enero del 2018,