Política de Viajes de Airbuscrisaairbus.ugt-fica.org/images/Airbus_Politica_Viajes.pdf · hayan...

2017

Objeto: Este documento define el procedimiento relativo a la organización de viajes para los empleados de Airbus .

Versión: 1.2

Autores: Travel MDT 3 y PJTM

Aprobado por: HA & PJT

Autorizado por: Philippe Pezet (HA) y Bernard Pain (PJT)

Política de Viajes de Airbus

Airbus Travel Policy

Índice

1. AMBITO DEL DOCUMENTO ______________________________________ 4

1.1 DEFINICIÓN DE VIAJE PROFESIONAL ___________________________________ 4

1.2 INICIO/FIN DE UN VIAJE PROFESIONAL EN EL LUGAR DE TRABAJO HABITUAL ___________________________________________________________________ 4

2. APLICABILIDAD Y CUMPLIMIENTO ________________________________ 5

2.1 APLICABILIDAD ________________________________________________________ 5

2.2 CASOS EXCEPCIONALES _______________________________________________ 5

3. CONFIRMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE VIAJES ______________________ 5

3.1 REGLAMENTO _________________________________________________________ 5

3.2 CONFIRMACIÓN DEL VIAJE _____________________________________________ 6

3.3 AUTORIZACIÓN ________________________________________________________ 6

4. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES__________________________________ 6

4.1 PROCEDIMIENTOS DE RESERVAS ______________________________________ 6

4.2 PERFIL DEL VIAJERO ___________________________________________________ 6

4.3 COMBINACIÓN DE VIAJE PROFESIONAL CON VIAJE PARTICULAR ________ 7

5. VIAJES EN AVIÓN Y TREN _______________________________________ 7

5.1 LANZADERAS DE AIRBUS ______________________________________________ 7

5.2 CLASE DE SERVICIO AÉREO ____________________________________________ 7

5.3 TARIFAS AÉREAS OPTIMIZADAS / AEROLÍNEAS AUTORIZADAS __________ 8

5.4 PROGRAMAS DE FIDELIZACIÓN ________________________________________ 8

5.5 EQUIPAJE _____________________________________________________________ 8

5.6 VIAJES EN TREN O EN BARCO __________________________________________ 8

5.7 APARCAMIENTO EN AEROPUERTOS Y ESTACIONES DE TREN ___________ 9

6. VIAJES EN COCHE _____________________________________________ 9

6.1 MULTAS Y SANCIONES _________________________________________________ 9

6.2 ALQUILER DE VEHÍCULOS ______________________________________________ 9

6.2.1 SEGUROS PARA VEHÍCULOS DE ALQUILER Y DESPERFECTOS ______________ 10

6.2.2 RECOGIDA Y DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS DE ALQUILER ___________________ 10

6.3 USO OCASIONAL DE VEHÍCULOS PARTICULARES ______________________ 10

6.4 USO DE TAXIS ________________________________________________________ 11

7. HOTEL ______________________________________________________ 11

8. MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE UN VIAJE ____________________ 11

9. TARJETAS DE CRÉDITO Y ANTICIPOS PARA GASTOS ______________ 12

9.1 TARJETAS DE CRÉDITO PROFESIONALES ______________________________ 12


9.2 ANTICIPOS PARA GASTOS (si procede) _________________________________ 12

10. PASAPORTE / VISADOS / SALUD ________________________________ 12

10.1 VISADOS______________________________________________________________ 13

10.2 SALUD ________________________________________________________________ 13

11. SEGURIDAD __________________________________________________ 13

Anexo A - Ámbito (a partir del 1 de abril de 2017) _______________________ 14

Anexo B - Reglas de Oro para los Viajes ______________________________ 14

Anexo C – Zonas de Tráfico de IATA _________________________________ 16

Anexo D – Precios máximos de hoteles_______________________________ 19


1. AMBITO DEL DOCUMENTO

Este documento describe la política de viajes de las entidades de Airbus, en las que Airbus ostenta una participación superior al 50%, en los países relacionados en el Anexo A o que hayan firmado un Acuerdo de Servicios de Viajes (‘Travel Service Agreement’) con General Procurement de Airbus. En él se especifican las normas relacionadas con la organización, autorización, solicitud y reserva de viajes en el marco de los viajes profesionales.

Existen otras normas relacionadas con los viajes, como las que afectan a dietas y tiempos de viaje, que se recogen en las políticas correspondientes.

Este documento no incluye otras normas que el viajero debe cumplir, como son los reglamentos fiscales, las políticas de seguridad y la política de ética y cumplimiento (incluido el control de exportaciones). Tampoco anula las políticas y reglas específicas que puedan existir referentes al desplazamiento diario de los empleados al trabajo, expatriados, becarios, aprendices y estudiantes. No obstante, si estos se encuentran en viaje profesional sí que les es de aplicación la política de viajes de Airbus.

El personal subcontratado se deberá remitir a la política de viajes de la empresa a la que pertenecen.

1.1 DEFINICIÓN DE VIAJE PROFESIONAL

Un viaje profesional, conforme a lo contemplado en la Política de Viajes, es un cambio de localización, incluyendo el viaje de ida y el de vuelta, para realizar un trabajo temporal en otro emplazamiento y que, por lo general, no durará más de 3 meses. Se considera que un trabajo se realiza en otra localidad si para llevarlo a cabo el empleado tiene que desplazarse una distancia considerable, desde su vivienda o lugar de trabajo habitual, conforme a lo establecido en la correspondiente política de gastos de viaje.

Como norma general, el lugar de trabajo habitual es la instalación de la empresa que se especifica en el contrato de trabajo y en la está asignado permanentemente el empleado.

A los efectos de la presente Política de Viajes, los distintos desplazamientos realizados en un mismo día al lugar de trabajo, se contabilizan como un unico viaje profesional.

1.2 INICIO/FIN DE UN VIAJE PROFESIONAL EN EL LUGAR DE TRABAJO HABITUAL

En principio, los viajes profesionales se inician/ finalizan en el lugar de trabajo habitual y/o el lugar de residencia habitual, que es el establecido en los datos HR de los viajeros. En los viajes profesionales que comienzan con un vuelo, el lugar de residencia no se considerará como el punto de salida/llegada si el aeropuerto se encuentra a menos de 3 kilómetros del lugar de trabajo habitual, sino que se considerará como punto de partida/llegada del viaje el propio aeropuerto o el lugar de trabajo habitual si se accede al mismo de camino del aeropuerto.


2. APLICABILIDAD Y CUMPLIMIENTO

2.1 APLICABILIDAD

Esta política se aplicará a partir del 1 de abril de 2017 a todos los empleados de las entidades Airbus en las que ésta tenga una participación superior al 50% en los países relacionados en el Anexo A, incluido el personal temporal*, así como a las entidades que hayan firmado un Acuerdo de Servicios de Viajes (‘Travel Service Agreement’) con General Procurement de Airbus.

* El proceso para la reserva de viajes del personal temporal se podrá adaptar con arreglo a la política nacional.

Es responsabilidad del viajero y de su manager conocer y aplicar estrictamente esta política. Cualquier información adicional relativa a los viajes de negocio se encuentra disponible en las páginas de viajes en el Hub de Airbus.

2.2 CASOS EXCEPCIONALES

Puede haber circunstancias excepcionales en las que el viajero no pueda cumplir con todas las cláusulas de esta política. En tales casos, o en caso de duda, en adelante conocidos como “arbitrajes”, las divisiones, entidades o filiales tomarán la decisión oportuna, junto con General Procurement (GP) Travel, mediante un proceso de arbitraje. La agencia de viajes identificará el incumplimiento y se lo trasladará al correspondiente Travel Manager de GP para su aprobación. El Travel Manager de GP tomará la decisión sobre el arbitraje y podrá solicitar además la aprobación del line manager.

Airbus se ha comprometido con ser una empresa integradora en la que todos los empleados puedan contribuir a su pleno potencial. En la medida de posible, esto incluirá ajustes razonables para las personas discapacitadas en sus viajes profesionales, pero siempre dependiendo de los servicios ofrecidos por el proveedor de servicios de viaje (compañía aérea, hotel, etc.). En este sentido, se tendrán en cuenta el tipo y grado de discapacidad. Con objeto de simplificar el proceso de reservas, el empleado permitirá a la agencia de viajes guardar en el perfil del viajero las necesidades especiales que requiere su discapacidad, como pueda ser la necesidad de silla de ruedas.

3. CONFIRMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE VIAJES

3.1 REGLAMENTO

Los viajes de negocios deberán realizarse unicamente cuando sea absolutamente necesario. Todos los empleados de Airbus que tengan que viajar por razones profesionales deberán aplicar el sentido común y tener presentes los intereses de la empresa a la hora de hacer la reserva del viaje.

El principio que deberá regir la elección del modo de transporte y alojamiento es el de la efectividad económica, esto es, la mejor combinación posible de tiempo y costes, o lo que es igual, la mejor opción de compra en el momento de la reserva (‘Best Buy’).

Los empleados deberán aplicar las Reglas de Oro para los Viajes definidas en el Anexo B.


3.2 CONFIRMACIÓN DEL VIAJE

El Priced Travel Plan (PTP), o plan de viaje cotizado, es un documento de confirmación del viaje imprescindible para todo viaje profesional. Se trata de un documento individual donde se recogen los detalles del viaje. Este documento lo emite la agencia de viajes.

Es responsabilidad del viajero comprobar el contenido del PTP y, en su caso, notificar inmediatamente a la agencia de viajes cualquier error detectado.

3.3 AUTORIZACIÓN

El line manager (N+1), es el responsable de autorizar las solicitudes de viaje mediante la validación del PTP y de asegurar el cumplimiento de la política de viajes.

4. ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES

4.1 PROCEDIMIENTOS DE RESERVAS

Los viajes estándar* se reservarán online por medio de la herramienta de viajes de Airbus. Los demás tipos de viajes se reservarán a través de la agencia de viajes de Airbus.

* Viajes nacionales y regionales punto a punto.

En la organización de los viajes se incluirán los vuelos, hoteles, coche, tren o barco (pero no el uso compartido de coche - ‘Car Pool’).

4.2 PERFIL DEL VIAJERO

El perfil del viajero es imprescindible para poder reservar un viaje profesional. Por lo tanto, se aconseja al empleado que rellene su perfil de viajero en la herramienta de reservas. Si no se cuenta con una herramienta de reservas online, el empleado deberá enviar un formulario de perfil a la correspondiente agencia de viajes.

Además de la información relacionada con la compañía ya proporcionada, se requiere información personal complementaria para un proceso de reserva sin contratiempos:

• Número de la tarjeta de crédito (profesional) personal para el alquiler de coche y las reservas de hotel y para algunas aerolíneas de bajo coste.

• Número de teléfono (móvil).

Se recomienda incluir un número de teléfono móvil en el perfil para que la agencia de viajes y/o la empresa del viajero pueda contactar con éste durante el viaje en caso de urgencia.

El viajero podrá añadir sus preferencias personales de viaje, como preferencias de comidas, asignacion de asiento, etc.


4.3 COMBINACIÓN DE VIAJE PROFESIONAL CON VIAJE PARTICULAR

Todas las actividades de viajes se realizarán de forma que primen los objetivos profesionales.

Ninguna solicitud de viaje que combine motivos profesionales con otros de índole particular, por ejemplo, el retraso de la vuelta por motivos personales, podrá suponer un coste adicional para Airbus. En cualquier caso, no se aceptará ningún cambio de localidad (origen/ destino / escala) por razones personales. Consulte con la agencia de viajes antes de reservar un viaje que combine un desplazamiento profesional con uno de carácter particular.

La combinación de viajes profesionales y personales podría tener un impacto fiscal o de seguridad social. El viajero deberá comprobar dicho impacto con el departamento fiscal de su entidad antes de reservar el viaje.

En caso de interrupción o combinación de un viaje profesional con uno de carácter particular, solo se reembolsarán los elementos requeridos para el viaje profesional. Si un viaje profesional se prolonga por motivos particulares, el viaje profesional finalizará en el instante en que pasara a convertirse en viaje particular.

La “parte personal” de un viaje profesional no está cubierta por el seguro de Airbus. El viajero tendrá que contratar su propio seguro de cobertura privado.

5. VIAJES EN AVIÓN Y TREN

5.1 LANZADERAS DE AIRBUS

Airbus proporciona un servicio específico de lanzaderas aéreas. A la hora de la reserva, se dará prioridad a estos vuelos sobre los de las compañías aéreas comerciales.Serán de aplicación las restricciones de acceso a la planta en caso de llegada de un vuelo lanzadera a la misma. . El viajero podrá consultar con Facility Management (Servicios Generales) / Site Security (Seguridad de la planta) para más información.

5.2 CLASE DE SERVICIO AÉREO

La clase de servicio de un vuelo se establecerá con arreglo a las zonas de tráfico definidas por la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA), ver Anexo C.

A este respecto, se aplicará el siguiente principio:

- Clase Turista: Todos los viajes dentro de una subzona IATA: América del Norte, América Central, América del Sur, Caribe, Europa (excepto el Magreb*, Rusia, Azerbaiyán y Georgia), Oriente Medio, África, Sudeste Asiático, Subcontinente Sudasiático, Japón y Corea y Pacífico Sudoccidental.

* Magreb: Argelia, Marruecos y Túnez.

- Clase Preferente como máximo: Todos los viajes entre subzonas IATA y otras zonas, incluidos el Magreb, Rusia, Azerbaiyán y Georgia.

Los vuelos de conexión sin pernoctación se considerarán como un solo viaje.


5.3 TARIFAS AÉREAS OPTIMIZADAS / AEROLÍNEAS AUTORIZADAS

Por regla general, a la hora de realizar la reserva se seleccionará la tarifa más barata disponible que sea no-reembolsable pero modificable por una pequeña cuota (conocido como billete semiflexible), incluidas las compañías aéreas de bajo coste.

5.4 PROGRAMAS DE FIDELIZACIÓN

El viajero podrá aprovechar los programas de viajero frecuente para viajes particulares siempre que se atenga a estas normas y no cree ningún conflicto de interés.

La posibilidad de utilizar las millas acumuladas u otras ventajas de los programas de viajero frecuente en viajes particulares dependerá de la legislación de cada país.

Los beneficios de los programas de viajero frecuente no deberán primar a la hora de elegir la compañía aérea, hotel o compañía de alquiler de coches.

5.5 EQUIPAJE

Las aerolíneas ofrecen diferentes tarifas y normas con respecto al equipaje. En caso de necesidad de prefacturación / facturación de equipaje, para la misión profesional, el viajero deberá seleccionar la tarifa adecuada cuando haga la reserva y atenerse a los límites de peso o número de bultos de la compañía aérea con el fin de evitar cargos adicionales a la hora de la salida.

Se permitirá llevar exceso de equipaje en las siguientes circunstancias:

• Cuando se tenga que viajar con material o equipos pesados o de cierto volumen que resulten imprescindibles para la misión profesional.

• Cuando el exceso de equipaje se deba a documentos u objetos propiedad de la compañía.

• Cuando el viaje tenga una duración superior a dos semanas.

Las aerolíneas limitan su responsabilidad en caso de desperfecto o pérdida del equipaje. Por consiguiente, no deberán llevarse pertenencias personales de valor en misiones profesionales.

5.6 VIAJES EN TREN O EN BARCO

Para los viajes en tren se permite la reserva en primera clase. Para los viajes en barco (ferry), se permite la clase de camarote “estándar”.


5.7 APARCAMIENTO EN AEROPUERTOS Y ESTACIONES DE TREN

Para limitar los costes, se podrán aplicar restricciones al aparcamiento en aeropuertos y estaciones de tren. Consulte su política de gastos de viaje nacional o de su entidad.

6. VIAJES EN COCHE

Se podrá utilizar el coche si este medio de transporte resulta el más económico. En este sentido, habrá que tener en cuenta tanto el tiempo como los costes asociados.

6.1 MULTAS Y SANCIONES

Cada viajero deberá respetar legislación aplicable en materia de tráfico rodado. La compañía no pagará ni reembolsará las multas en las que incurra el conductor ni los cargos administrativos que estas conlleven.

6.2 ALQUILER DE VEHÍCULOS

Se podrá alquilar un coche si fuera necesario para cubrir las necesidades de la misión profesional (duración, distancia y coste).

Los vehículos se deberán alquilar a los proveedores preferentes de Airbus. Para más información sobre el alquiler de vehículos, como kilometraje y seguros incluidos en las tarifas negociadas, así como para formularios de solicitud de tarjetas de cliente, consulte las páginas de viajes en el Hub de Airbus.

Los coches de alquiler se utilizarán exclusivamente con fines profesionales.

Cuando existan servicios lanzadera de autobuses o la posibilidad de coches compartidos, éstos se deberán utilizar / reservar preferentemente antes de contratar un vehículo de alquiler.

Para el alquiler de vehículos se aplicarán las siguientes categorías:

• Grupo compacto (con GPS): 1-3 personas viajando juntas y/o menos de 100 km.

• Grupo estándar: más de 3 personas viajando juntas y/o más de 100 km.

En los siguientes casos se podrá reservar una categoría de vehículo diferente:

• Dificultad para obtener vehículos de las categorías antes mencionadas en el lugar de destino.

• En caso de tener que llevar material o equipos pesados o de cierto volumen.


6.2.1 SEGUROS PARA VEHÍCULOS DE ALQUILER Y DESPERFECTOS

Cada conductor es responsable de verificar que se le ha provisto de la necesaria cobertura de seguros (incluida la documentación del alquiler); especialmente, el seguro de colisión “CDW” en caso de desperfecto causado al vehículo (llamado “LDW” en EE.UU.), y el seguro de robo “TW” en caso de robo del vehículo, así como el seguro de responsabilidad “LIS” en aquellos países en los que la compañía de alquiler ofrezca una cobertura inferior a 1 millón de euros. La cobertura de seguro se incluye habitualmente en las tarifas negociadas por General Procurement Travel. Si es así, el viajero no deberá firmar ningún seguro adicional ni aceptar “paquetes premium” de la compañía de alquiler que modifiquen las condiciones económicas pactadas. Si la cobertura arriba mencionada no estuviera incluida en la tarifa, el viajero tendrá que añadir el correspondiente seguro antes de firmar el contrato de alquiler. En caso de accidente o desperfecto del coche, el viajero tendrá que seguir los procedimientos establecidos en los Términos y Condiciones Generales del contrato de alquiler.

6.2.2 RECOGIDA Y DEVOLUCIÓN DE VEHÍCULOS DE ALQUILER

Antes de arrancar, el viajero deberá comprobar si se registran desperfectos previos y están recogidos en el contrato de alquiler. El viajero deberá devolver el vehículo de alquiler con arreglo a la fecha y hora reflejadas en la reserva. A la hora de devolver el coche, se recomienda al viajero solicitar un protocolo de entrega con objeto de evitar cualquier reclamación posterior de desperfectos.

Los empleados deberán llenar el depósito de combustible antes de devolver el coche con el fin de evitar el cargo de gastos adicionales.

6.3 USO OCASIONAL DE VEHÍCULOS PARTICULARES

Ocasionalmente podrá utilizarse un vehículo particular para misiones profesionales desde la oficina o la vivienda particular*.

* Si el empleado participa en el “Modelo de coches de leasing = Firmenangehörigengeschäft” alemán de Airbus, el vehículo no

se podrá utilizar con fines profesionales como pueda ser, por ejemplo, un viaje profesional o viaje oficial. Por consiguiente, no

se podrán contabilizar los kilómetros recorridos.

El seguro de Airbus cubre el uso ocasional de vehículos particulares para fines profesionales. Para información sobre el seguro, el viajero deberá consultar con el departamento de seguros o la aseguradora seleccionada por Airbus. Dependiendo de la normativa nacional, podrá establecerse una distancia máxima para el uso de un vehículo particular en una misión profesional. Por favor consulte la política de gastos de viaje nacional o de su entidad.


6.4 USO DE TAXIS

Tanto el uso de taxis como la distancia del recorrido deberán ser razonables.

El uso de taxis no está permitido si la distancia entre el lugar principal de trabajo y el aeropuerto de salida es inferior a 3 km.

Siempre que sea posible, se utilizarán otros medios de transporte locales, como servicios lanzadera de Airbus o del hotel, transporte público o vehículos de alquiler, a/desde las plantas, teniendo en cuenta siempre el coste y el horario laboral.

7. HOTEL

General Procurement Travel ha definido un programa de hoteles que es prioritario a la hora de efectuar las reservas. La mayoría de los hoteles se conciertan con desayuno y WIFI incluidos.

Los viajeros deberán reservar hoteles que se encuentren cerca del lugar de trabajo y utilizar los servicios lanzadera que ofrezca, el hotel, si procede.

GP Travel establece unos precios máximos de hotel (por ciudad, país y/o región), que excluye los impuestos locales (por ejemplo, tasas municipales), el desayuno y Wifi en el hotel. Estos precios máximos, no obstante, sí que incluyen el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Los precios máximos se relacionan en el Anexo D, y son los aplicables para el reembolso. Los hoteles no contemplados en el programa de hoteles y/o los costes por noche que superen el precio máximo, por ejemplo, durante ferias, deberán reservarse exclusivamente a través de la agencia de viajes autorizada por Airbus, que añadirá el hotel y otros costes relacionados al PTP (Priced Travel Plan).

Otras excepciones se limitan a la participación en programas de formación, seminarios o conferencias, cuando el organizador ofrezca habitaciones de hotel con condiciones especiales, así como a reservas de grupo efectuadas a través de la agencia de viajes autorizada por Airbus. En tal caso, el formulario de registro, invitación o confirmación de la reserva del grupo se adjuntará a la solicitud de reembolso de gastos.

Cuando se viaje a países de riesgo, conforme a la definición de Travel Security (Seguridad en los viajes), la elección del hotel por parte del viajero podría verse limitada por motivos de seguridad. En tal caso, el viajero deberá incluir un comentario al respecto en la solicitud de reembolso de gastos, especialmente cuando el coste supere los precios máximos establecidos en el Anexo D.

8. MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE UN VIAJE

Toda modificación o cancelación que tuviera lugar antes o durante el viaje profesional deberá realizarse también a través del proceso de reservas autorizado por Airbus. Si la modificación no pudiera hacerse por medio de la herramienta de reservas online o durante el horario normal de atención de la agencia de viajes, hay disponible un Servicio de Viajes de Emergencia (ETS) para reservas con salidas durante el siguiente día hábil.


Si no pudiera contactar con la agencia o el servicio ETS, el viajero podrá tratar directamente con el proveedor del servicio, por ejemplo, hotel, compañía de alquiler del vehículo o compañía aérea. En dichos casos excepcionales, el viajero deberá pedir y conservar el correspondiente número de la cancelación para evitar cualquier problema de facturación o cargo por no haberse presentado.

Todo billete de avión o tren que no se haya utilizado parcialmente o en su totalidad o cuya ruta haya sido modificada, se deberá poner en conocimiento de la agencia de viajes y mencionarse también en la relación de gastos, acompañado de la debida justificación.

En el caso de que una aerolínea ofrezca al viajero una compensación por no haber podido aprovechar parcial o totalmente el servicio de transporte (por ejemplo, por retrasos, cancelaciones, overbooking, haberle sido asignado una clase inferior), el afectado deberá comunicar la recepción de tal compensación a la agencia de viajes y a Travel Management (Gestión de viajes).

9. TARJETAS DE CRÉDITO Y ANTICIPO DE GASTOS

9.1 TARJETAS DE CRÉDITO PROFESIONALES

Airbus ofrece a sus empleados una tarjeta de crédito personal para gastos relacionados con los viajes de negocios. El procedimiento para la obtención de una tarjeta de crédito está establecido por Airbus. En las páginas de viajes en el Hub de Airbus encontrará información adicional

Todas las transacciones realizadas con la tarjeta de crédito profesional se detallarán en un extracto mensual de gastos. El pago en plazo de estos gastos a la entidad emisora de la tarjeta de crédito es responsabilidad del empleado.

En caso de pérdida o robo de la tarjeta de crédito profesional, el empleado deberá denunciarlo a la entidad emisora de la tarjeta.

9.2 ANTICIPO DE GASTOS (si procede)

Los anticipos de gastos son excepcionales. Los empleados con tarjeta de crédito profesional no podrán recibir anticipos.

Los anticipos para cubrir gastos de viaje se transferirán a la cuenta bancaria del empleado previa presentación de un PTP aprobado.

Toda solicitud de anticipo deberá ser aprobada de acuerdo con las normas internas de la empresa.

Si el viaje profesional tuviera una duración superior a un mes, y siempre que el empleado presente una solicitud a tal efecto, se podrá solicitar un anticipo por transferencia bancaria.

10. PASAPORTE / VISADOS / SALUD

El viajero es responsable de asegurarse que su pasaporte, visado(s), vacunaciones y certificados médicos estén en vigor.


10.1 VISADOS

La agencia de viajes facilitará al empleado la información pertinente para la tramitación de visados.

Asimismo, la agencia de viajes ayudará al empleado a obtener los visados necesarios antes de la fecha del viaje, de acuerdo con los procedimientos específicos del correspondiente consulado(s).

Si fuera necesario, se podrá emitir una carta de confirmación, validada mediante la firma del departamento de Recursos Humanos autorizado.

10.2 SALUD

Todos los viajeros deberán asegurarse de estar en condiciones físicas para viajar.

El empleado deberá contactar con el departamento de Seguridad y Salud Laboral de su División, con el fin de:

• Obtener información exhaustiva sobre los riesgos potenciales y precauciones de salud que debe tener en cuenta en relación con el viaje profesional.

• Asegurarse de haber recibido todas las vacunaciones necesarias para su viaje profesional. El empleado es responsable de la fecha de validez de sus vacunas.

11. SEGURIDAD

Los empleados podrían tener la necesidad de viajar a países que comporten un riesgo. Estos avisos de riesgo se facilitarán y actualizarán por el departamento de Seguridad de Airbus.

El viajero deberá ceñirse a las normas y reglas de Seguridad de Airbus referentes a reglamentos y prevención en materia de seguridad, y consultar con el departamento de Seguridad correspondiente antes de emprender el viaje profesional.


Anexo A - Ámbito (a partir del 1 de abril de 2017)

Esta política de viajes es de aplicación a los empleados del grupo con un contrato de trabajo en vigor en uno de los siguientes países:

• Alemania • Francia • España • Reino Unido

Anexo B - Reglas de Oro para los Viajes A continuación se exponen las buenas conductas en viajes a las que pedimos se adhieran los empleados y managers.

a. Optimice su tiempo fuera de la oficina consolidando reuniones

En la medida de lo posible, les pedimos a nuestros viajeros que eviten el coste adicional de realizar varios vuelos de un solo día a una misma localidad. ¿Por qué no consolidar las reuniones y evitar tener que viajar dos o más veces? Igualmente pedimos que la elección de los lugares de reunión se base en el coste total más bajo para todos los asistentes y, en la medida de lo posible, que la agenda sea compatible con los horarios de los vuelos, incluidas las operaciones chárter de nuestra compañía.

b. Utilice alternativas a los viajes siempre que sea posible y razonable: audio, web o videoconferencias

Sin duda es siempre es agradable y, a veces importante, reunirse cara a cara. No obstante, muchas reuniones pueden ser igual de productivas utilizando las modernas tecnologías, evitando así la necesidad de viajar. Esto no solo supone beneficios para la empresa sino también para el empleado, al reducir el tiempo que tiene que pasar fuera de su casa y mejorar la conciliación entre vida laboral y personal.

c. Planifique su viaje con antelación y realice las oportunas reservas online

Simplemente pedimos a nuestros viajeros que hagan sus reservas con la mayor antelación posible, porque si se reserva con suficiente tiempo se pueden obtener mejores precios y una mayor disponibilidad de vuelos y hoteles.

Reservando con más de 20 días de antelación se pueden ahorrar varios cientos de euros por viaje, en comparación con dejarlo hasta pocos días antes de la salida.

d. Elija el billete de mejor precio (‘Best Buy’), que es el de la tarifa modificable más baja

Pedimos a nuestros empleados que consideren el uso de billetes semiflexibles en lugar de totalmente flexibles. Se han hecho estudios que demuestran que se pueden conseguir ahorros importantes. Aunque se cancele totalmente el billete, se puede lograr el reembolso de parte de los costes, como por ejemplo las tasas.


El mejor precio es la medida del nivel óptimo de ahorro que se puede conseguir al reservar un vuelo. Esta se calcula por la diferencia entre la tarifa elegida y la opción más económica disponible a la hora de reservar. El cálculo tiene en cuenta el margen horario, el número de escalas y la duración total del viaje.

e. Fomente las buenas prácticas de reserva de viaje en el seno de tu equipo – lidere con el ejemplo

Toda gran organización confía en que sus líderes prediquen con el ejemplo, y Airbus no es la excepción. Pedimos a nuestros managers que muestren estas buenas prácticas de viajes, poniéndolas de manifiesto con su propia conducta y animando a los miembros de su equipo a proceder de la misma manera.

f. Planifique con antelación las reuniones recurrentes del equipo

Aunque reconocemos que siempre habrá alguna reunión que haya que organizar a última hora, cuando se trata de reuniones recurrentes es importante que éstas se organicen lo antes posible. Esto permitirá que los asistentes puedan preparar sus planes de viaje con la antelación adecuada para aprovechar las mejores tarifas y disponibilidad de servicios.


Anexo C – Zonas de Tráfico de IATA


IATA-Zona1

NORTEAMÉRICA Canadá, México, St. Pierre y Miquelón, EE.UU.

CENTROAMÉRICA Belice, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Nicaragua,

SUDAMÉRICA Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, Guyana Francesa, Guyana, Panamá, Paraguay, Perú, Surinam, Uruguay, Venezuela

CARIBE Bahamas, Bermuda, Islas del Caribe

IATA-Zona 2

EUROPA

Albania, Argelia, Andorra, Armenia, Austria, Azerbaiyán, Bielorrusia, Bélgica, Bosnia Herzegovina, Bulgaria, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Estonia, Islas Feroe, Finlandia, Francia, Georgia, Alemania, Gibraltar, Grecia, Hungría, Islandia, Irlanda, Italia, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Malta, Moldavia, Mónaco, Marruecos, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal incluidas las Azores y Madeira, Rumania, Rusia (Europa Continental), San Marino, Serbia y Montenegro, Eslovaquia, Eslovenia, España, incluidas Baleares y Canarias, Suecia, Suiza, Túnez, Turquía, Ucrania, Reino Unido

AFRICA

África Central: Malawi, Zambia, Zimbabue África Oriental: Burundi, Yibuti, Eritrea, Etiopía, Kenia, Ruanda, Somalia, Tanzania, Uganda África del Sur: Botsuana, Lesoto, Mozambique, Sudáfrica, Namibia, Suazilandia Libia Islas del Océano Índico: Comoros, Madagascar, Mauricio, Mayotte, Reunión, Seychelles África Occidental: Angola, Benín, Burkina Faso, Camerún, Cabo Verde, República Centroafricana, Chad, Congo, Costa de Marfil, República Democrática del Congo, Guinea Ecuatorial, Gabón, Gambia, Ghana, Guinea, Guinea-Bissau, Liberia, Mali, Mauritania, Níger, Nigeria, Príncipe y Sao Tome, Senegal, Sierra Leone, Togo

ORIENTE MEDIO Bahréin, Egipto, Irán, Irak, Israel, Jordania, Kuwait, Líbano, Omán, Qatar, Arabia Saudí, Sudán, Emiratos Árabes, República Árabe de Siria, Yemen


IATA-Zona 3

SUDESTE ASIÁTICO

Brunei Darussalam, Camboya, China, Taipéi (anteriormente Taiwán), Isla de Pascua, Islas Cocos (Keeling), Guam, Hong Kong, Indonesia, Kazajstán, Kirguizistán, Laos, Macao, Malasia, Islas Marshall, Micronesia, Mongolia, Myanmar, Islas Mariana del Norte, Palao, Filipinas, Rusia (Europa No Continental), Singapur, Tayikistán, Tailandia, Timor Leste, Turkmenistán, Uzbekistán, Vietnam

JAPON Japón, Corea

SUBCONTINENTE SUDASIÁTICO

Afganistán, Bangladesh, Bután, India, Maldivas, Nepal, Paquistán, Sri Lanka

SUROESTE PACÍFICO

Australia, Islas Cook, Fiyi, Polinesia Francesa, Kiribati, Nauru, Nueva Caledonia, incluidas las Islas Lealtad, Nueva Zelanda, Niue, Papúa Nueva Guinea, Samoa, incluida Samoa Americana, Islas Solomon, Tonga, Tuvalu, Vanuatu, Willis e Islas Futuna


Anexo D – Precios máximos de hoteles (a partir del 1 de abril de 2017)

País / Región

Límite en moneda local aplicable para

el reembolso

El límite de tarifas en esta columna es solo

de referencia

FRANCIA 125 EUR 125 EUR

Excepciones París 175 EUR 175 EUR

Toulouse 150 EUR 150 EUR

ALEMANIA 125 EUR 125 EUR

Excepciones

Augsburgo 115 EUR 115 EUR

Berlín 150 EUR 150 EUR

Bremen 110 EUR 110 EUR

Donauwörth 85 EUR 85 EUR

Frankfurt 160 EUR 160 EUR

ESPAÑA 110 EUR 110 EUR

Excepciones Madrid 120 EUR 120 EUR

REINO UNIDO 110 GBP 125 EUR

Excepciones Londres 180 GBP 215 EUR

RESTO DE EUROPA (Excepto FR, AL, RU, ES)

170 EUR 170 EUR

Excepciones

Copenhague 1540 DKK 210 EUR

Zúrich 205 CHF 190 EUR

Islandia 30000 ISK 260 EUR

NORTEAMÉRICA 175 USD 165 EUR

SUDAMÉRICA 280 USD 270 EUR

CENTROAMÉRICA 155 USD 150 EUR

ORIENTE MEDIO 250 USD 230 EUR

ÁFRICA 250 USD 230 EUR

SUDESTE ASIÁTICO 230 USD 210 EUR

SUR DE ASIA 10800 INR 150 EUR

JAPÓN Y COREA 310 USD 295 EUR

SUROESTE PACÍFICO 270 AUD 200 EUR

Fecha de emisión de la versión: 01/04/2017 (V02.2017)

Fecha del tipo de cambio: 22/02/2017


Anexo D Regiones Hoteleras

Principales Países

EUROPA

Francia, Alemania, España, Reino Unido, Italia, Polonia, República Checa, Ucrania, Rusia, Rumania, Bulgaria, Turquía, Hungría, Eslovenia, Croacia, Austria, Eslovaquia, Noruega, Suecia, Finlandia, Estonia, Letonia, Dinamarca, Suiza, Bélgica, Países Bajos

NORTEAMÉRICA Estados Unidos, Canadá, México, Jamaica

SUDAMÉRICA Colombia, Brasil, Venezuela, Perú, Ecuador, Bolivia, Paraguay, Argentina, Chile, Uruguay

CENTROAMÉRICA Guatemala, Honduras, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, Belice y el Caribe

ORIENTE MEDIO Emiratos Árabes, Egipto, Arabia Saudí, Sudán, Yemen, Omán, Irán, Israel, Líbano, Kuwait, Qatar, Bahréin

ÁFRICA Marruecos, Túnez, Argelia, Libia, Mali, Níger, Etiopía, Sudáfrica, Nigeria, Congo, Camerún, Kenia, Tanzania, Madagascar, Somalia, Ghana, Senegal, Tanzania, Ruanda, Burundi, Togo

SUDESTE ASIÁTICO China, Kazajstán, Uzbekistán, Tailandia, Vietnam, Laos, Camboya, Malasia, Indonesia, Filipinas, Taiwán, Singapur

SUR DE ASIA India, Pakistán, Afganistán, Nepal

SUROESTE PACÍFICO Australia, Nueva Zelanda

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