Políticas de Crédito y Cartera¿Cómo implementar un sistema de crédito en mi empresa?

Ana María Giraldo

Políticas de Crédito y Cartera:

¿Cómo implementar un sistema de crédito en mi empresa?

Objetivo

Motivar a los participantes a definir estrategias de crédito y cobranzaque le permitan a las empresas mayores ventas, pero asegurando larecuperación de sus cuentas vencidas.

Políticas de Crédito y Cartera

¿Cómo implementar un sistema de crédito en mi empresa?

Introducción

Una de las consecuencias de la reciente crisis, que afectó a muchas empresas ynegocios, fue el incremento en los índices de morosidad, teniendo que reorientarlos modelos de crédito, cartera y cobranza, para aumentar el nivel de recuperacióny resolver así la afectación a flujo de caja que genera iliquidez y pone en riesgo lasostenibilidad.

Esta charla pretende identificar de manera sencilla los principales elementos atener en cuenta en la definición de una estrategia empresarial que permitamejorar los niveles de recaudo de las ventas, beneficiando sus indicadores decartera y liquidez. Para ello se abordarán alternativas de análisis de la situaciónactual y elementos a tener en cuenta en la definición de una política, quecontemple alternativas de control desde el origen, de recuperación, cobranza,garantías, negociación, hasta el seguimiento, indicadores y proyección de la cartera.

ESTRATEGIAS

• Crédito

• Cartera

• Cobranza

↑ Ventas

Resultado Utilidad ↑ VentasSostenibilidad

Flujo de Caja ↑ Recaudo

Políticas de Crédito y Cartera

¿Cómo implementar un sistema de crédito en mi empresa?

Objetivo del Otorgamiento de un CréditoIncrementar el volumen de las ventas mediante el otorgamiento de facilidades de pago al cliente.

Las cuentas impagadas que surgen de las transacciones realizadas a crédito porel ente económico en el giro ordinario de sus negocios y en desarrollo de suobjeto social.

¿Qué es la Cartera Comercial?

Políticas de Créditos• Lineamientos de una empresa, para otorgar facilidades de pago a clientes.

• Determina la selección, normas y condiciones de crédito.

• Da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el montode éste.

• Determina fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito.

Políticas de Cobranza• Son los procedimientos para cobrar las cuentas una vez vencidas

• Debe orientar su recuperación sin afectar la permanencia del cliente y cuidarde no ser demasiado agresiva su gestión de cobros.

Administración de La Cartera • Es el proceso sistemático de

• Evaluación• Seguimiento• Control

De las cuentas por cobrar, con el fin de lograr que los pagos se realicen demanera oportuna y efectiva.

Contempla el registro y clasificación de las cuentas por antigüedad ycategorías como son corriente, vencida y cuentas de difícil cobro queregularmente se maneja con plazos de 1 a 30 dias,30 a 60 , 60 a 90 y más de90 días.

La Cobranza

Proceso en el que se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio. Incluye el pago de documentos como:

• Facturas• Pagares• Letras de cambio• Otros títulos valores

LA PROVISIÓN DE CARTERA

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.

Proceso de Seguimiento y Control de la CarteraManual de procedimientos para la administración eficiente de la cartera, que incluya aspectos como:

• Categorización de la cartera por el nivel de riesgo.

• Calificación de la cartera por edad de vencimientos.

• Establecer periodos de evaluación de la cartera considerando aspectos como capacidad de pago, solvencia del deudor y solidarios, garantías , y cumplimiento de los términos pactados.

IndicadoresEvaluación de Cartera

La Cartera es el eje de la liquidez de la empresa, y componente principal del flujo del efectivo.

• ROTACIÓN: Indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar toman convertirse en efectivo o el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes. A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.

• ANTIGÜEDAD: Se refiere al grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.

• COMPOSICIÓN POR CLIENTE: Financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad por lo tanto es necesario vigilar la concentración de cartera en algunos clientes teniendo en cuenta dos aspectos:

• Grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes.

• Niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones.

• CICLO NETO DE CAJA: Muestra la capacidad de cubrir las cuentas x pagar con la cartera .

• PRINCIPIO DE CONFORMIDAD FINANCIERA:

• Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de C x Pagar es menor a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo.

• Habrá equilibrio cuando los días de cartera son iguales a los días de Cuentas x pagar.

• Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar son mayores a los días de Cuentas x cobrar.

Seguimiento a la Cartera

Metas de recuperación

presupuesto de cartera

Indicadores

Rotación de cartera = Ventas a Crédito

(Veces en el año) Promedio Cuentas por cobrar

Periodo de cobro en días= 365 días / Rotación

Calidad de la cartera y composición de la misma

Informes y periodicidad

Evaluación y Decisión

¿Qué hacer hoy con la situación

actual?

Lo que existe – Revisión situación actual.

-Interna.

-Externa.

E. Reactiva.

Recuperación.

Cobranza.

¿Qué hacer para resultados futuros?

Lo que espero-

Vender más.

Con cartera sana.

Recuperación oportuna.

E. Proactiva.

Definir Políticas

Crédito, Cartera y Cobranza.

Evaluar y Tomar decisiones

Analizo mi situación actual.

Externa

• Macro Económico

• Mi Sector

Interna

• Histórico

• Tendencias

• Indicadores

• Clasificar la cartera

• Identificar aspectos mejora

Todo este conocimiento será la base para definir

la Política.

La estrategia para alcanzar los resultados

futuros esperados.

¿Cómo Analizo mi situación actual?

-Histórico, Tendencias, Indicadores Reviso estados financieros períodos anteriores – Indicadores de rotación cartera, Liquidez,

-Clasificar la cartera por edades ( Vencimientos 0-30, 30-90, 90-180 y mayor de 360días.

¿Qué proporción tiene esos vencimientos?

Hacerse estas preguntas

¿Quién es mi cliente? – Definirlo e identificarlo, que tanto conoce a su cliente, su experiencia, a que se dedica, su solvencia, capacidad de pago etc. En qué lo sustenta?

¿De qué se dio cuenta en la revisión? ¿Qué considera ud debería mejorar?

¿Cuáles son sus mejores clientes? Defina y caracterícelos y busquemos clientes de esos, como hacemos que los otros se vuelvan así como los mejores?

Preguntas para Evaluar La Gestión

de Crédito y Cartera en su empresa

¿Cuál es el modelo que tiene hoy su empresa?:

¿En otorgamiento de crédito?

¿En seguimiento y recuperación de cartera?

¿En cobranza?

¿Cada cuanto hace revisión de su cartera?

¿Conoce los clientes morosos y el motivo de incumplimiento?

¿Que estrategias de negociación tiene definidas?

¿Analiza el riesgo de perdida. O provisiona un %?

¿Que medios o herramientas de cobranza utiliza?

¿Quien realiza el cobro? ¿Empleado, agencia?

¿Está capacitado para la relación y no perder el cliente?

¿Tiene cartera castigada? ¿La cobra?

Prepararse para el Futuro

Es necesario disminuir el nivel de riesgo en la cartera y se logra con un adecuado filtro y selección de los clientes.

Con unas condiciones claras.

Con respaldo y garantía.

Con una previsión ¿Qué hacer en caso de incumplimiento?

Definiendo la Política

Estudio y aprobación de créditos.

Condiciones.

Garantías.

Plazo, monto s/ tipo de cliente, s/ producto.

Como proceder en mora? Tipo de medio a utilizar.

Invitación y recordatorio de pago.

Relación jurídico y prejurídico.

Cobro de la cartera castigada.

Controles y reportes.

Presupuesto de cartera.

Gestión legal.

El propósito es mantener un equilibrio riesgo y rentabilidad

Elementos para definir la Política

Estudio de crédito (Control de Origen)

• Para cada solicitante

• Definir cupo de crédito y plazo

Seguimiento del Crédito

• Contacto con el cliente

• Preventivo

Procedimiento de Cobranza

• Mecanismos para recuperar cuentas vencidas según la morosidad

1. Estudio de Crédito

• Conocimiento del cliente : Definir un Formularios de conocimiento del cliente (Solicitud de Crédito)• Sí es una empresa:

• Conocer socios, Certificado de Existencia y Representación Legal

• Sí es persona natural:• Copia del documento.• Estado civil, Edad, ocupación• Certificado laboral (Sueldo, cargo, antigüedad y tipo de contrato) Verificarla

• Ubicación (Dirección , teléfono,)• Estados financieros, Declaración de renta• Nivel y capacidad de endeudamiento • Referencias comerciales (tiempo de vinculación y habito de pago)• Referencias Bancarias ( Antigüedad, extractos)• Referencias personales (codeudor, deudor solidario)• Consulta centrales de riego• Vulnerabilidad de la actividad (socio-político-Económico) evaluar riesgos• Montos, Plazos y Garantías (Real o personal)

2. Seguimiento del Crédito

• Realizar visitas ocasionales.• Actualizar información periódicamente.• Circularizar cartera.• Contacto con el cliente permanente.• Revaluar plazos, cupos y condiciones frente

a cambios.

3. Procedimiento de Cobranza

El Objetivo de la cobranza es Normalizar el pago y Mantener el cliente

Definir el método a utilizar, más estricto a mayor tiempo de vencimiento

Electrónico, mensajes de texto

llamada telefónica, visita, suspensión de despachos

Agencias especializadas, cobro jurídico

Cada uno debe ser utilizado en caso específico, defina de qué manera

Realizar cobranza preventiva- Recordatorio de pago

Motivación de pago Incentivar el pago al día, Promociones,

Descuentos, puntos

Facilitar medios de pago

Recurso de negociación

Garantías, custodia, supervisión,

Mecanismos para recuperar cuentas vencidas según la morosidad

Herramientas y medios de cobro

La Persona que realiza el cobro debe ser un asesor, un negociador evaluar costo beneficio (Empleado o externo)

En estos momentos de crisis hay que reinventar la cobranza, salir de la zona de confort, utilizar conversaciones poderosas con los clientes, desarrollar la habilidad de elaborar preguntas que produzcan información útil, que nos permita la conexión de emociones según la vivencia de cada cliente.

¿Quién Realiza la Cobranza?

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CONTACTOS CÁMARA DE COMERCIO ABURRÁ SUR

IRMA VILLA VALENZUELACoordinadora de ProyectosTeléfono 4442344 ext. 1220

proyectos@ccas.org.co

LINA MARIA SIERRA GONZALEZAsesora Empresarial

Teléfono 4442344 ext. 1360promotor4@ccas.org.co

¡GRACIAS!