Capítulo 17: Datos relevantes Capítulo 17: Datos relevantes La administración La administración

participativa y el uso de los participativa y el uso de los equipos de trabajo en las equipos de trabajo en las

bibliotecas.bibliotecas.

Síbil García Muñoz Yolianna León Santos

8 de noviembre de 2012

Introducción Introducción

Este capítulo trata sobre la administración participativa y sus ventajas. Dado a que la gestión de los equipos de trabajo es cada vez mas popular. También ofrece una visión general de la administración en un ambiente en equipo.

La administración participativa involucra a los empleados en el intercambio de la información, la toma de decisiones, la resolución de problemas, la planificación de proyectos y la evaluación de resultados. Las mejores decisiones se toman con la participación del personal, y el estilo de administración esto conduce a la satisfacción en el empleo y a mejores servicios bibliotecarios.

Definiciones Definiciones

Administración participativa: un tipo de administración que se caracteriza por la delegación de autoridad y poder a los empleados de nivel inferior.

Empoderamiento: el proceso de compartir el poder con los empleados.

Seis principios para contribuir con una Seis principios para contribuir con una Sociedad LógicaSociedad Lógica

Antiguos principios Nuevos principios

La organización es una fuente secundaria de la ventaja competitiva

La organización puede ser la ventaja competitiva final.

La burocracia es la mas efectiva. La participación es la mas efectiva.

La alta dirección y los técnicos expertos deben aportar la mayor parte.

Todos los empleados deben aportar un valor añadido significativo.

Los procesos jerárquicos son la clave para la eficacia de la organización.

Los procesos laterales son la clave para la eficacia de la organización.

Las organizaciones deben ser diseñadas en torno a sus funciones.

Lar organizaciones deben ser diseñadas en torno a sus productos y clientes.

Los gerentes efectivos son la clave para la eficacia de la organización.

El liderazgo efectivo es la clave para la eficacia de la organización.

Niveles de participación Niveles de participación

1. Los empleados no necesitan estar informados sobre las decisiones , salvo que estas afectén directamente su trabajo.2. Los empleados son informados después de que se ha tomado la decisión.3. Los empleados tienen la oportunidad de expresar su opinión, pero la gerencia toma las decisiones.4. Los empleados son consultados de manera informal antes de que se tome la decisión.5. Los empleados deben ser consultados antes de que se tomen las decisiones.

6. Los empleados participan de manera informal con la administración en la toma de decisiones y en algunos convenios colectivos .7. Los directivos y empleados toman decisiones conjuntamente.8. Los empleados tienen la ultima palabra en todas las decisiones.

Equipos de trabajo en las Equipos de trabajo en las organizacionesorganizaciones

Es una innovación empresarial que cada vez es mas común en las organizaciones esto incluye las bibliotecas .

Estas organizaciones están empleando

los equipos para hacer el trabajo que antes lo hacia un individuo y ahora realizan en conjunto.

El uso de los equipos en la bibliotecaEl uso de los equipos en la biblioteca

Según una encuesta realizada en el año 1998 por la Asociación de Bibliotecas de Investigación (ARL) a sus miembros los resultados fueron:

1. El 64% de los encuestados reportaron haber tenido al menos un equipo permanente en sus organización.

2. El 73% de los encuestados reportaron haber tenido al menos un equipo de proyecto.

3. El 72% de los encuestados informaron haber participado en equipos de trabajo en un periodo menor de los cinco años.

Estos resultados proveen alguna señal del crecimiento en el uso de los equipos de trabajos en las bibliotecas académicas grandes.

Algunas definiciones de los equiposAlgunas definiciones de los equipos

1. Gerencia en equipo: estos equipos son utilizados en las organizaciones, en lugar de utilizar la jerarquía tradicional.

2. Equipo auto-dirigido o auto-gestionado: estos equipos tienen a cargo determinados proyectos o procesos para llevar a cabo sus objetivos.

3. Proyectos en equipos: estos equipos están constituidos por una cantidad de miembros para trabajar en un proyecto o una tarea específica.

4. Equipos interfuncionales: estos equipos sus miembros son de diferentes departamento o especialización.

5. Equipos virtuales: estos equipos tienen miembros en diferentes ubicaciones geográficas y rara vez se encuentran cara a cara. Estos miembros se comunican a través de las tecnologías como el internet y videoconferencias.

Diferencia entre los equipos y los Diferencia entre los equipos y los gruposgrupos

Equipos Grupos

Comparten y se alternan los roles de liderazgo.

Tienen un líder designado.

Comparten autoridades y responsabilidades

Tienen poco intercambio de autoridad o responsabilidad.

Tienen responsabilidad individual y en grupo.

Tienen la responsabilidad individual.

Pieden a los miembros que produzcan los resultados en conjunto.

Obtienen los resultados producidos por esfuerzo individual

Los resultados del trabajo son de forma colectiva.

Los resultados del trabajo son de forma individual

Comparten los resultados y beneficios.

Tienen poco intercambio de resultados y recompensas.

Discuten, deciden y comparten el trabajo en conjunto.

Discuten, desiden y delegan el trabajo a un individuo.

Características de los equipos Características de los equipos eficaceseficaces

Los equipos mas exitosos demuestran:1. Habilidades relevantes: los miembros de un equipo tiene que tener las habilidades y las técnicas interpersonales para que el equipo sea eficaz.2. Confianza mutua: los miembros del equipo eficaz deben confiar en los demás de su equipo.3. Tamaño apropiado: para que el equipo se eficaz se considera que el equipo debe tener de 5 a 12 miembros.4. Buena comunicación: los equipos mas eficaces aprenden a comunicarse entre si.

5. Dirección apropiada: los equipos efectivos tienen líderes que ayudan a alcanzar sus metas.

6. Objetivos claros: los equipos saben cuales son sus objetivos y como medir el progreso hacia las metas establecidas.

7. Lealtad: los miembros del equipo demuestran lealtad a su grupo y están dispuestos a trabajar duro para lograr sus objetivos.

Etapas de desarrollo de un equipo de Etapas de desarrollo de un equipo de trabajotrabajo

1. Formación: Ocurre cuando el equipo se organiza con su propósito, estructura y liderazgo.

2. Cuestionamiento: Los miembros se cuestionan el control y la dirección del equipo.

3. Normalización: Donde se desarrolla el sentido de la identidad, propósito, expectaciones y normas con respecto a lo que se espera de cada miembro.

4. Ejecución: Es cuando el equipo ya esta en pleno funcionamiento.

5. Levantar: Es cuando ya el equipo esta listo y ha completado su tarea y dirige sus esfuerzos a otras tareas.

Pasos básicos para que el administrador Pasos básicos para que el administrador pueda formar sus equipos de trabajo pueda formar sus equipos de trabajo 1. Identifica las competencias cuando asigna los miembros del

equipo. 2. Comunica la metas con claridad.3. Establece fechas límites y reglas.4. Involucra a todos los miembros en el proyecto. 5. Mantiene una estructura orientada hacia los resultados.

Monitoreando el progreso para ver que todo el mundo este encaminado y fomenta la retro comunicación frecuente.

6. Provee clima colaborativo y comparte la autoridad. 7. Busca el consenso y acuerdos .8. Mantiene la motivación 9. Desarrolla la confianza en si mismo de sus componentes del

equipo haciendo que todo miembro sea importante y esencial.10. Logra que los integrantes del equipo confíen en el y lo

respeten.11. Es flexible para los cambios. También provee apoyo exterior y

reconocimiento.

Roles que asumen las Roles que asumen las personas en los equipos de personas en los equipos de trabajo trabajo Roles orientados hacia la

tareaRoles para el

mantenimiento del equipo de trabajo

Recopilan información, expresan opiniones y sugieren estrategias.

Armonizan para mantener los conflictos y la tensión a su nivel mínimo.

Se aseguran que la tarea este en progreso. Organizan reuniones y requieren informes periódicos.

Se aseguran que cada miembro tiene la oportunidad de expresar opiniones y contribuir.

Clarifican, toman notas, mantienen “records” de discusiones y acuerdos.

Estimulan y motivan a todos los miembros del grupo.

Hacen sugerencias, clarifican y evalúan.

Sirven de enlace para la negociación y ayudan a mantener los puntos de vista en armonía.

Clarifican el alcance de los problemas

Comprometen y enfatizan la importancia del consenso.

Roles adoptados por algunas personas que Roles adoptados por algunas personas que impiden el trabajo en equipo impiden el trabajo en equipo

• Bloquean las sugerencias y contribuciones de los demás.

• Son excesivamente agresivos y competitivos. También imponen sus ideas.

• Rebajan con comentarios las ideas de los demás.

• Se abstienen de participar de las actividades.

• Interrumpen hablando con sus compañeros aparte y hablan excesivamente.

• Hacen payasadas y no toman el trabajo en serio.

Las fortalezas de una Las fortalezas de una administración participativa administración participativa • Provee para la complejidad.• Consigue q la organización alcance

sus metas a través de las actividades realizadas por todos sus componentes.

• Desarrolla destrezas innovadoras de comunicación desde la más alta esfera hasta la más baja en forma cíclica.

• Prepara la organización para los constantes cambios de los tiempos.

• Ayuda a enfrentar los retos del siglo 21 de manera ligera y diligente.

ReferenciaReferencia

Stueart, R. & Moran, B. (2007). Library and information center management. (7 ed.) Connecticut: Libraries Unlimited.