Los objetivos deben ser consistentes y armonizar Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa.relaciones públicas de la empresa.

Cuando los objetivos son claramente definidos, Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la tendientes a conformar el objeto de la celebración.celebración.

Entre los propósitos que se persiguen con la Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:organización de un evento, tenemos:

Intercambiar experiencias o resultadosIntercambiar experiencias o resultados Transferir conocimientos.Transferir conocimientos. Mercadear productos o servicios.Mercadear productos o servicios. Divulgar ideas.Divulgar ideas. Entablar relaciones de tipo social y de Entablar relaciones de tipo social y de

negocios.negocios.

El proceso a través del cual se creará El proceso a través del cual se creará la estructura y ambiente necesarios la estructura y ambiente necesarios y se ordenarán de forma sistemática y se ordenarán de forma sistemática las acciones diseñadas y las acciones diseñadas y previamente decididas para alcanzar previamente decididas para alcanzar con eficiencia los objetivos marcados con eficiencia los objetivos marcados en un plan estratégico en un plan estratégico

(Presentaciones de nuevos (Presentaciones de nuevos productos o servicios o productos o servicios o proyectos, inauguraciones de proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, nuevas instalaciones, aniversarios para aniversarios para conmemorar la fecha en que conmemorar la fecha en que se creó la organización, se creó la organización, exposiciones históricas, o de exposiciones históricas, o de productos en ferias y salones productos en ferias y salones de corte profesional e de corte profesional e industrial)industrial)

Son todos Son todos aquellos que nos aquellos que nos dan a conocer dan a conocer noticias de noticias de importancia importancia como puede ser como puede ser las ruedas de las ruedas de prensa, noticias. prensa, noticias.

Tienen el fin de lograr Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el posicionamiento en el mercado, consumo de bienes mercado, consumo de bienes y servicios:y servicios:

Eventos de integraciónEventos de integración Inauguraciones Inauguraciones Aniversarios de Empresa Aniversarios de Empresa Almuerzos de trabajoAlmuerzos de trabajo

FestivalesFestivales Actos artísticosActos artísticos Muestra de arteMuestra de arte Exposiciones Exposiciones ConcursosConcursos InauguracionesInauguraciones ConmemoracionesConmemoraciones Espectáculos Espectáculos

callejeros callejeros

Bautismo. Bautismo. Comunión. Comunión. NavidadNavidad ConvivenciasConvivencias PascuasPascuas BodasBodas SeminariosSeminarios

  Torneos. Torneos. CompetenciasCompetencias. . Olimpíadas. Olimpíadas. Intercolegiales. Intercolegiales. Campeonatos Campeonatos

ínter ínter empresarios. empresarios.

Mundiales.Mundiales.

música en vivomúsica en vivo discusión y discusión y

educacióneducación caridad y apoyocaridad y apoyo SocialesSociales Escolares Escolares PolíticosPolíticos

ORGANIZADORESORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organización, Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

CONFERENCISTASCONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académicaacadémica

PARTICIPANTES O INVITADOSPARTICIPANTES O INVITADOS

Quienes asisten como receptores y a quienes van Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.dirigidos todos los esfuerzos.

Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.del seguimiento.

En esta fase, se deberá definir el objetivo y En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar uncuantificar los recursos necesarios, realizar un calendariocalendario de las actividades y definir la respuesta de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencias designarán los esperada por parte de la audiencias designarán los recursos, así como las especificaciones generales y recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar por realizar

En esta etapa se deben desarrollar acciones que En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste. respalden la estrategia de comunicación de éste.

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado acuerdo a lo planeado

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo. que algo falle, poder corregirlo.

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes: puntos importantes:

Las actividades de seguimiento Las actividades de seguimiento La aplicación de encuestas de satisfacción y La aplicación de encuestas de satisfacción y

reporte de resultados reporte de resultados

El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de

una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la

descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y

canales formales de comunicación

El organigramaEl organigrama consiste en hojas o cartulinas en consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente las funciones las que se muestran gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y departamentos o posiciones de la organización y cómo están relacionados, mostrando el nombre cómo están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades individuales suelen aparecer dentro de unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas unas a otras casillas que están conectadas unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de cadena de mando y los canales oficiales de comunicación.comunicación.

Obliga a sus autores aclarar sus ideas Obliga a sus autores aclarar sus ideas Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las

relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción podría hacerse por medio de una larga descripción

Muestra quién depende de quién Muestra quién depende de quién Indica a los administradores y al personal nuevo la forma Indica a los administradores y al personal nuevo la forma

como se integran a la organización como se integran a la organización