GESTION DE PROYECTOS DE DESARROLLO

MODULO 01 – PARTE 1

Los proyectos y el desarrollo

Obtención de resultados concretos que permitan impulsar el desarrollo socioeconómico de un país o una región

La implementación de proyectos para impulsar el desarrollo se basa en la premisa de que estos cumplirán sus objetivos dentro de sus limitaciones de alcance, tiempo y presupuesto.

Los proyectos en el ámbito del desarrollo tienen como objetivo final.

Los proyectos se llevan a cabo bajo unos supuestos socioeconómicos de cambiogradual es decir que los objetivos a largo plazo solo se cumplen mediante laconsecución de resultados intermedios.

Teoría del cambio

Características de los proyectos de desarrollo

Diversidad de interesados.

Sostenibilidad

Retorno social

Estrategia de desarrollo del país.

Fondos propios Fondos Externos

Necesidades Prioridades sociales

Rol de las entidades financiadoras

Ambos actores, Gobierno y Entidades Financiadoras buscan:

Implementar estrategias de desarrollo a través de marcos operativos adecuados en las áreas de planificación, presupuesto y evaluación del desempeño.

Priorizar la alineación de objetivos de cooperación internacional.

Intensificar las sinergias y la colaboración en cuanto a políticas, estrategias ydesempeño en materia de desarrollo.

Eliminar la duplicidad de esfuerzos para alcanzar el máximo rendimiento posible

Ambos actores, Gobierno y Entidades Financiadoras buscan:

Reformar y simplificar las políticas y los procedimientos para favorecer unacolaboración y alineación progresiva.

Emprender acciones concretas y efectivas en la búsqueda de resultados dedesarrollo.

Combatir la corrupción y la falta de transparencia, que imposibilitan lamovilización y la asignación eficaz de recursos y desvían los recursos destinados aactividades vitales

Estrategia de desarrollo conjuntas

PAIS FINANCIADOR

Estrategias de Desarrollo

Estrategias de Desarrollo

Estrategias de Desarrollo, País y Financiador

Los proyectos de desarrollo constituyen los vehículos para que un país logremejorar sus índices de desarrollo. En este sentido, todos los actores deldesarrollo establecen constantemente marcos de trabajo que facilitan lacolaboración y la eficiencia de sus acciones para lograr un mayor impacto.Uno de los estandartes actuales representativos de este esfuerzo es el marcode efectividad en el desarrollo.

Efectividad en el desarrollo

RESULTADOS

Las herramientas que forman parte del marco de efectividad en eldesarrollo son parte de una nueva cultura de gestión para resultados,que comprende cuatro áreas:

Planificación estratégica.

Gestión de riesgos

Monitoreo del desempeño con base en resultados

Evaluación de resultados.

CONCEPTO DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO

Conceptos básicos.

• La gestión de proyectos es una disciplina que sirve para guiar e integrar losprocesos necesarios para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrarproyectos con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollarun proyecto y cumplir con el alcance estipulado dentro de los límites detiempo y presupuesto definidos.

• La gestión de proyectos de desarrollo se define como el uso de unacombinación de herramientas y técnicas derivadas de buenas prácticas yestándares internacionales para asegurar el logro de los objetivosespecíficos (resultado, producto o servicio) del proyecto dentro del tiempo(cronograma), y el costo del mismo.

Origen de las prácticas internacionales

Origen de las prácticas internacionales

Definiciones.• Proyecto: Es un conjunto de actividades coordinadas y relacionadas entre sí que

buscan cumplir un objetivo específico (resultado, producto o servicio) dentro de untiempo, con un costo y un alcance definidos.

• Gestión de proyectos: Se define como el uso de una combinación deherramientas y técnicas derivadas de buenas prácticas y estándaresinternacionales para asegurar el logro de los objetivos específicos (resultado,producto o servicio) del proyecto dentro del tiempo (cronograma), el costo(presupuesto), el alcance y la calidad planificados.

• Programa: Es un conjunto de proyectos que tienen características en común y quese ha decido agruparlos para obtener un resultado mejor que el que podría darcada proyecto de manera individual. De esta manera, se logra una mejorcoordinación, optimización de recursos y menos duplicidades.

Definiciones.

• Portafolio: Es un grupo de proyectos y programas llevados a cabo bajo el auspicio de una organización. La gestión del portafolio se enfoca en identificar, priorizar, autorizar, administrar y controlar proyectos, programas u otro tipo de trabajos para lograr los objetivos estratégicos de la organización.

• Gestión para resultados en el desarrollo (GpRD): Es una estrategia focalizada en los resultados y en las mejoras de sostenibilidad de estos resultados en los países. Provee un marco coherente en el cual la información sobre el rendimiento de proyectos, programas y portafolios es usada para optimizar la toma de decisiones.

• El BID utiliza el concepto de Project Portfolio para referirse a los proyectos que se están ejecutando en la región o en un país en apoyo a las estrategias de desarrollo regionales o del país.

La lógica del proyecto

El BID ha migrado hacia una nueva forma de gerencia del ciclo de vida del proyecto bajo una lógica por resultados.

Es un marco lógico inclusivo de todos los ciclos y actores de la gestión pública, que permite ordenar las relaciones causa-efecto existentes entre un objetivo estratégico y el programa que se llevará a cabo para lograrlo, los insumos que los ejecutores del proyecto deberán crear o producir para lograrlo, y el cómo hacer todo esto; es decir, la lógica de todo proyecto del BID intenta partir de un enfoque en resultados, en lugar de actividades y el ciclo presupuestal, con el propósito de que la prioridad deje de ser el control de esas actividades (BID, 2010).

Elementos de la planificación orientada a resultados

En la gestión de proyectos es necesario definir los resultados en los cuales se debe enfocar toda laoperación de desarrollo. Los “resultados” se basan en indicadores de desempeño y evaluaciones; seconsidera un resultado exitoso aquel que ha sido bien planificado y ha ocurrido según lo programado enla planificación estratégica, la planificación participativa y la planificación operativa

Noción de causalidad. Cadena de resultados

Los resultados tienen que ser acordados por los interesados (stakeholders) delproyecto y, en particular, por los beneficiarios finales. Si los resultadosesperados no satisfacen las necesidades y expectativas de los beneficiariosfinales, no serán exitosos aunque hayan sido cumplidos de acuerdo con loplanificado. Otro elemento para tener en cuenta en el momento de definir losresultados en este contexto es que estos generen un impacto sostenible, locual da lugar a la formación de la cadena de resultados. De esta manera, unproceso estará causalmente relacionado con sus predecesores ydependientes, tal como define el gráfico.

Noción de causalidad. Cadena de resultados

Entorno del proyectoPara ser eficaces en el manejo de las situaciones complejas, los responsables en lasdistintas fases deben tener una visión holística del proyecto, que implique comprender laforma en que este se desenvuelve durante su ciclo de vida. Al contar con esta apreciación,los responsables de proyectos estarán mejor preparados para entender los factores queimpactarán en el proyecto en un momento dado.

Los proyectos nunca existen de forma aislada y siempre se ven influidos por dos factores:

Entorno externo

Entorno interno

Entorno del proyecto

• El entorno interno: Son las circunstancias relativamente controlables por lasentidades u organizaciones responsables de la formulación y la ejecución delproyecto, tales como la cultura organizacional, las capacidades técnicas ygerenciales, la solvencia financiera, las competencias del personal y el análisis delportafolio.

• El entorno externo: Son las condiciones no controlables por los responsables delproyecto, por ejemplo, los fenómenos naturales, la incertidumbre y lainestabilidad política, o las percepciones y expectativas no expresadas por losinteresados (stakeholders) del proyecto.

Las restricciones del proyecto

Según la conceptualización más comúnmente conocida en el ámbito de lagestión de proyectos, todo proyecto está sujeto a una triple restricción: elalcance (productos), el tiempo (cronograma) y el costo (presupuesto). El éxitode un proyecto depende de las habilidades y el conocimiento de la gerenciapara considerar estas restricciones y desarrollar los planes y los procesos a finde mantenerlos en equilibrio.

No es suficiente para un proyecto alcanzar los objetivos dentro delpresupuesto o reportar que todas las actividades y los productos han sidoejecutados a tiempo, sino que, además de tener equilibradas las tresrestricciones en todo momento, debe asegurarse de lograr los objetivos(impacto) esperados

Las restricciones del proyecto

Este gráfico representa lasrelaciones de dependencia entrelas restricciones de un proyecto.Si una de las restriccionescambia, al menos otra se veráimpactada. Por ejemplo, uncambio en el plan del proyectopara acortar el cronogramapuede dar como resultado unincremento de los costos orequerir una disminución en elalcance.

Las restricciones del proyecto

Alcance: Se refiere al trabajo (productos) requerido para entregar los resultados delproyecto y los procesos usados para producirlos: es la razón de ser del proyecto. Una delas principales causas para que un proyecto falle es el mal manejo de su alcance en lassiguientes situaciones: no se dedicó el tiempo necesario a definir el trabajo, no hubo unacuerdo acerca del alcance por parte de los interesados (stakeholders) o existió unafalta de gestión sobre el alcance.

Todas estas falencias provocan trabajos no autorizados o presupuestados, conocidoscomo alteración del alcance (Scope Creep). La alteración del alcance o los cambios nocontrolados en el alcance provocan que un proyecto incluya más trabajo que eloriginalmente autorizado, lo que comúnmente resulta en costos más altos que losplanificados y una ampliación de la fecha inicial de culminación.

Las restricciones del proyecto

Tiempo: Se trata de la duración que requieren todas las actividades paracompletar el proyecto y es usualmente representado en un diagrama de barras(Gantt), un diagrama de hitos o un diagrama de red.

A pesar de su importancia, el tiempo, a menudo, es la omisión más frecuente enproyectos de desarrollo. La ausencia de control de los tiempos de un proyecto serefleja en plazos que no se cumplen, actividades incompletas y atrasos en general.Un control adecuado del cronograma requiere una cuidadosa identificación de lastareas que serán ejecutadas, una estimación precisa de su duración, la secuenciaen la que serán realizadas y cómo el equipo del proyecto y los recursos seránutilizados.

Las restricciones del proyectoCosto: Son los recursos financieros aprobados para la ejecución de las actividades delproyecto e incluyen todos los gastos requeridos para alcanzar los resultados dentro delcronograma planificado. En proyectos de desarrollo, una débil gestión de los costospuede resultar en situaciones complejas de devolución de recursos y de presupuestoasignado para el año contable y, por ende, puede producir dificultad de apropiación derecursos en los siguientes ejercicios contables.

En proyectos de desarrollo, existen factores importantes para tener en cuenta: lasrestricciones presupuestarias, las políticas de asignación de presupuesto, las normas ylos procedimientos de adquisiciones, etcétera. Estas normas condicionan la obtenciónde recursos de personal, equipo, servicios y materiales que deben ser adquiridos por elproyecto. Los responsables de ejecutar y supervisar el proyecto deben estar informadossobre todas las políticas, los lineamientos y los procedimientos existentes para laadquisición de estos recursos. La información de proyectos anteriores similares puedeser útil para mejorar las estrategias de manejo del presupuesto.

Las restricciones del proyecto

Calidad: En proyectos de desarrollo, se refiere normalmente a la obtención delimpacto esperado por la intervención en términos de cumplimiento de metas dedesarrollo económico y social. Es, por tanto, un factor clave para tener en cuentapara evaluar el éxito del proyecto

El ciclo de vida y el ciclo de gestión del proyecto de desarrollo

Al considerar un proyecto como una serie de fases interrelacionadas, existenmejores posibilidades de asegurar su éxito. De hecho, la suma de las fases delproyecto es su ciclo de vida. Por este motivo, la buena práctica de dividir elproyecto en varias fases hace que cada una de ellas resulte más manejable. Laestructura del ciclo de vida varía según la industria y la naturaleza delproyecto, por lo que no existe una forma ideal de organizar un proyecto. Sinembargo, un proyecto de desarrollo típicamente tiene el siguiente ciclo devida.

El ciclo de vida y el ciclo de gestión del proyecto de desarrollo

Un proyecto tiene que completarexitosamente cada fase antes deseguir con la siguiente; estopermite que el ciclo del proyectotenga mejor control y construya losnexos apropiados con el entornointerno y externo. Cada fase nodebe ser vista comoindependiente, sino como unesfuerzo continuo einterdependiente porque losresultados de una fase son usadoscomo insumos para la siguiente.

Etapas de la gestión del proyectoEl ciclo de gestión de proyectos está en la fase de implementación y monitoreo y control, y utilizacinco etapas necesarias para concluir exitosamente: i) inicio, ii) planificación, iii) implementación,iv) monitoreo y control, y v) cierre

Etapas de la gestión del proyecto

La etapa de inicio da paso a la de planificación. Una vez desarrollados yaprobados los planes, comienza la etapa de implementación o ejecución delproyecto. A medida que esta avanza, el proceso de control o monitoreo revisa siel proyecto está cumpliendo con sus metas y objetivos. De existir la necesidadde cambios, se adaptan los planes originales y se reinicia el proceso deimplementación. Una vez que el proyecto ha cumplido con todos sus objetivos ylos entregables han sido aceptados, entra en la etapa de cierre.

Esfuerzo en cada etapa del proyecto

Proyectos con dos ciclos

Los proyectos grandes o complejos pueden requerir varios ciclos, a los quellamaremos fases. En algunos casos, el cierre de una fase puede dar lugar al iniciode la siguiente. Esto permite que se revisen las premisas y los supuestos originalesque surgieron durante el diseño del proyecto como un precedente para empezar lasiguiente fase de implementación y para incluir mejoras en los procesos de gestiónde proyectos sin necesidad de esperar al fin del proyecto para hacerlo. Al términode cada fase de implementación, se ofrece la oportunidad de aprender, adaptar ymejorar las prácticas, las competencias y las dinámicas del equipo del proyecto