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EVALUACION A PLANES DE MEJORAMIENTOSUJETOS DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 012 DE 2018

Agosto de 2018

Material para Capacitación

28 de Febrero de 2018

“Por la cual se reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan lossujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, D.C., se adopta elprocedimiento interno y se dictan otras disposiciones.”

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 012 DE 2018

Procedimiento para la evaluación del plan de mejoramiento

Código formato: PGD-02-05 - Versión: 11.0Código documento: PVCGF-07 – Versión: 14.0


PLAN DE MEJORAMIENTO

INCUMPLIDAS


Formulación de las acciones en el SIVICOF

Sujeto de Control

1 2

Verifica y consulta los

hallazgos que le subió la

Contraloría de Bogotá en el Informe 73:

Plan mejoramiento

Hallazgos

Formula las acciones a los hallazgos, diligenciando el

Informe 70: Plan mejoramiento el formato CB-

0402F: plan mejoramiento formulación

Genera Certificado


Seguimiento de acciones incumplidas

Sujeto de Vigilancia y

Control Fiscal

1 2 3

Director Técnico SectorialContraloría de Bogotá

4

Director Técnico Sectorial- Auditor

Contraloría de Bogotá

Comunica al sujeto de

vigilancia el resultado de la

evaluación.

Sube al sistema SIVICOF la calificación

Asigna verificación de

las acciones incumplidas

mediante memorando y/o

auditorias

A los 30 días sube al sistema

SIVICOF el seguimiento de

las acciones incumplidas

Informe 71: Plan mejoramiento Seguimiento

Entidad -Genera

Certificado



Modificaciones plan mejoramiento

GerenteProfesional

Equipo Auditor

1 3 4

Director Técnico Sectorial

5

Director Técnico Sectorial

Profesional TIC

Recibe solicitud del Sujeto de

Vigilancia

Habilita informe Habilita 70: Plan mejoramiento

formulación según términos

establecidos Informa la autorización o negación de la

solicitud de modificación y remite copia a

TIC Debe contener fecha de corte y

término autorizado

Verifica en SIVICOF lo

establecido en el Artículo 9

parágrafos 1 y 2 de la RR 012


Control Fiscal

Sube al sistema SIVICOF la

modificación Informe 70: Plan

mejoramiento formulaciónFormato CB-0402M: Plan

mejoramiento modificación


Realiza solicitudy la radica en laContraloría deBogotá


Control Fiscal

2


Seguimiento anual acciones abiertas e incumplidas


Control Fiscal

21

Apertura en la cuenta anual el

Informe 71: Plan mejoramiento seguimiento entidad con

fecha de corte 31 de diciembre de

la vigencia a reportar con

periocidad anual

Sube al sistema SIVICOF el

seguimiento a todas las

acciones que estén a corte 31

de diciembre dela vigencia en estado abierto e

incumplido



HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD EVALUACIÓN AUDITOR

Informe 73: PlanMejoramientoHallazgos

70: PlanMejoramientoFormulación

70: PlanMejoramientoFormulación

71: Plan MejoramientoSeguimiento Entidad

72: Plan MejoramientoEvaluación Auditor

Formulario CB-0402H: PlanMejoramientoHallazgos

CB-0402F: PlanMejoramientoFormulación

CB-0402M: Plan Mejoramiento Modificación

CB-0402S: PlanMejoramientoSeguimiento Entidad

CB-0402SA: PlanMejoramiento EvaluaciónAuditor

Diligenciamiento

La Contraloríaincorpora loshallazgosLos archivos str sedeben remitir conanterioridad a lacomunicación delinforme final.

El Sujeto deControlincorpora lasacciones.

El Sujeto de Controlincorpora lasmodificaciones.

El Sujeto de Controlrealiza el seguimiento, elanual y a las accionescon estado incumplido.

La Contraloría incorpora laevaluación de las auditoriasregularidad, desempeño,visita de control fiscal ydictamen estados contables.Cuando hay accionesincumplidas se debe decir enel mismo memorando queviene acciones incumplidaspara que TIC aperturé esteinforme.



Fecha de corte

Fecha en que seradica el informefinal.

Fecha delsiguiente díahábil de la fechade corte de loshallazgos.

Fecha de solicitud delSujeto de Control.

Para seguimiento anual:el último día del año.Para seguimiento de lasacciones incumplidas, 30días hábiles contados apartir de la fecha decomunicación del informefinal.

Fecha en que se radica elinforme final.

Plazos *Fecha en que seradica el informefinal.

10 días hábilessiguientes a laradicación delinforme finaltiene el Sujetode Control paraformular lasacciones

A consideración de lasectorial respectiva

Anual

Para el seguimiento de lasincumplidas tiene 5 díashábiles para reportar elseguimiento en el sistemaa partir del día siguientede su culminación.

*Fecha en que se radica elinforme final.



Solicitudes Con memorandoy archivo str enSIGESPRO sesuben loshallazgos alsistema.

Se aperturaautomáticamente

El sujeto de controlrealiza la solicitudpor escrito y lasectorial darespuesta en tresdías hábilessiguientes a la fechade radicación de lasolicitud y envía unacopia a TIC para darapertura del sistema(el comunicadodebe contener lafecha de corte )

Anual se aperturaautomáticamente.

Cuando hay accionesincumplidas se debedecir en el mismomemorando que vieneacciones incumplidaspara que TIC aperturaeste informe.

Con memorando yarchivo str en SIGESPROse suben la evaluacióndel auditor.

Prórrogas N/A Se podrán otorgar hasta 5días hábiles de Prórroga (Fuerza Mayor), debensolicitarlo conanterioridad a la fechalimite de formulación.

A consideración de la sectorial respectiva

A consideración de lasectorial respectiva

EL seguimiento a lasincumplidas esimprorrogable.

N/A



Cambios en los formularios

Se le adiciona cuatro campos en elformulario así:• NUEVO HALLAZGO GENERADO POR

INEFECTIVA (seleccionar SI/NO)• VIGENCIA PAD AUDITORIA o VISITA

DE LA INEFECTIVA• CODIGO AUDITORIA DE LA

INEFECTIVA• No. HALLAZGO DE LA INEFECTIVA

En el formulario se inactivacolumna 44 Estado y EvaluaciónEntidad


HALLAZGOS FORMULACIÓN MODIFICACIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD

EVALUACIÓN AUDITOR

Aspectos a tener en cuenta

Se incorporalos hallazgosde lasauditoriasregularidad,desempeño,visita decontrol fiscal ydictamenestadoscontables.

En el eventode culminarmás de unaauditoría enel mismosujeto decontrol con lamisma fechade corte,estas sedebenconsolidar enun soloarchivo excely str.

Fecha limiteterminaciónacción hasta 12meses contados apartir de la fechade formulacióndel respectivoplan demejoramiento.Estados contablesun mayor tiempodebe estarjustificado (hasta18 meses )

• Solo se puede solicitarmodificación de la acciónpor una sola vez.

• Se permite para la acción,área responsable, fecha determinación, indicador o lameta propuesta.

• No se podrán adicionar nieliminar acciones de lasinicialmente formuladas.

• No se podrán modificaraquellas acciones a lascuales les falte 30 díashábiles para suterminación, teniendocomo referenciaúnicamente la fechaprogramada determinación.

• La nueva fecha determinación de la acción amodificar, no podrá superarseis meses adicionales a losdoce meses contados apartir de la fecha deformulación, sin superar los18 meses en total.

Anual a corte 31 dediciembre de cadavigencia, incorporaacciones abiertas eincumplidas.

El sujeto de controldeberá culminar lasacciones que ledejaron comoincumplidas dentrode los 30 díashábilesimprorrogables,contados a partir dela fecha decomunicación delinforme final, el cualdeberá subir elseguimiento en elsistema SIVICOF.

• A las auditorias de regularidad, desempeño o visitade control fiscal y dictamen estados contables.

• Resultado de la evaluación(Estados):• CERRADA• INCUMPLIDA• INEFECTIVA• CERRADA POR VENCIMIENTO DE TÉRMINOS• AVERIGUACIÓN PRELIMINAR

• Se evaluarán las acciones que estén calificadas comoabiertas e incumplidas en caso de que estas últimassu termino de culminación (30 días) se cumpla enejecución de la auditoria que inicia.

• Para las acciones calificadas como inefectivas enauditorias de las vigencias 2016 y 2017, que no seles hay establecido un nuevo hallazgo, en Auditoriasde regularidad, que se programen en el PAD 2018 yPAD 2019 se deberá formular un nuevo hallazgo.Solo se podrá hacer por una única vez por sujeto decontrol.

• Cuando se califique una inefectiva en la columna deAnálisis Evaluación del informe colocara lareferencia del nuevo hallazgo.

• Para la verificación de acciones incumplidas se podráprogramar la verificación de esas acciones, una vezpasado los 30 días hábiles, para esta verificaciónpodrá realizarse en ejecución de auditorias encualquier modalidad o por oficio asignando la labora los funcionarios a 10 días hábiles y exclusivamentepara esto.


EVALUACIÓN DEL AUDITOR

CERRADA: Cuando la acción es ejecutada en el 100% y elimina la causa del hallazgo.• No hay mas calificaciones para este hallazgo.

INEFECTIVA: Cuando la acción es ejecutada en el 100%, pero persiste la causa que originó elhallazgo.• En ningún caso se calificará dos veces como inefectiva.• Se debe formular un nuevo hallazgo.• No hay mas calificaciones para este estado.

INCUMPLIDA: No se ha ejecutado el 100%.• No se puede calificar una acción incumplida nuevamente como incumplida.• Una acción incumplida solo se puede calificar como cerrada o averiguación preliminar.• Se evaluarán las acciones incumplidas, se podrá programar su verificación (PAD, Auditorías,

oficio).• Se dan 30 días el sujeto de vigilancia para que la cumpla.


EVALUACIÓN DEL AUDITOR

CERRADA POR VENCIMIENTO DE TÉRMINOS: Cuando la acción supera tres vigencias contadas a partirde la fecha programada para su terminación y que no haya sido evaluada por la contraloría.• No hay mas calificaciones para este estado.

AVERIGUACIÓN PRELIMINAR: Cuando la acción ha sido evaluada como incumplida y han transcurrido 30días hábiles para su cumplimiento el sujeto de vigilancia y control fiscal no la implementó.

• No hay mas calificaciones para este estado.



• INFORME 73: HALLAZGOS

CB-0402H: HALLAZGOSSe reporta por el auditor conforme a los hallazgos consignados enel informe final de auditoría.

Los hallazgos se identificaran a través de los siguientes campos entodos los formularios:

• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo


PLAN DE MEJORAMIENTO• INFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN

CB-0402F: FORMULACIÓN Se consignan todos los hallazgosreportados por el auditor con sus acciones y demás datosrelacionados:

• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo• Código Acción• Causa que origino el hallazgo• Acciones• Indicador• Meta• Área Responsables


PLAN DE MEJORAMIENTOINFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN

CB-0402M: MODIFICACIÓN Se consignan las modificaciones a las accionesformuladas, si se presentan.

• Acciones• Fecha de terminación• Indicador• Meta propuesta



• INFORME 71: PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDAD

CB-0402S: SEGUIMIENTO ENTIDAD Se consignan los resultados alas acciones formuladas, este informe es anual.

Seguimiento anualSeguimiento cuando se dejen acciones incumplidas



INFORME 72: EVALUACION DE AUDITOR

CB-0402SA: EVALUACIÓN AUDITOREvaluación realizada mediante cualquier Auditoria

(Regularidad, regularidad, desempeño, visita de control fiscal y dictamenestados contables ) , de la eficacia y efectividad de lasAcciones formuladas para corregir los hallazgos.• Estados:

• Cerrada• Inefectiva• Incumplida• Cerrada por vencimiento de términos• Averiguación preliminar


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