5.1 El nuevo enfoque del control en las empresas

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¿De dónde partimos y hacia dónde vamos?

Planeación.¿Qué? ¿Dónde?

¿Cómo?¿Cuándo?

AdministraciónOrganización.

¿Quién? ¿Con qué?

Dirección. Hacer que se

quiera en forma correcta y por

convicción.

Control.¿Cómo se ha

realizado?

Hace tiempo los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las empresas que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.

¿Qué se entiende por Control?

“El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías”:

Eficacia y eficiencia de las operacionesFiabilidad de la información financieraCumplimiento de las leyes y normas aplicables

¿Qué se entiende por Control?

George R. Terry:Control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol:Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert C. Appleby:Control es la medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplen eficaz y armónicamente.

Munch/García:Control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.

¿Qué se entiende por Control?

El Control es importante porque detecta los vacíos que se dan en la planeación, organización, integración y dirección.

Determina las medidas correctivas –cuya acción- interviene en las desviaciones encontradas.

Detecta las partes de la empresa en que se han generado los problemas.

Cuenta con la capacidad para el análisis de las variaciones y determinar las soluciones más adecuadas.

Se desarrolla en las cosas, la persona, grupos y las actitudes y aptitudes.

Proporciona información precisa y oportuna acerca de la situación de la dirección de los planes sirviendo como base para que en el futuro se mejore el proceso de planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores .

Importancia del Control

Hoy día, la mayor parte de los esfuerzos de control se orientan hacia las áreas que son de Producción, Finanzas, de Administración, de Ventas, Generales y de Normas.

DE PRODUCCIÓN: El éxito organizacional depende de su habilidad para producir bienes y servicios con eficiencia y eficacia. Los controles de producción abarcan la vigilancia de las actividades de producción para cerciorarse que se efectúen según el programa, evaluar la habilidad del departamento de compras para proveer la cantidad y calidad correcta de los suministros necesarios al costo más bajo posible, vigilar la calidad de los bienes o servicios para asegurarse de que satisfagan las normas que establecieron, y cerciorarse de que la maquinaria y equipo reciban un adecuado mantenimiento.

Control, el nuevo enfoque.

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DE FINANZAS: El objetivo económico de toda empresa es obtener utilidades. En busca de este objetivo, los administradores deben implantar controles financieros. Por consiguiente, la manera más simple es analizar los estados financieros en busca de gastos excesivos. También podría efectuar el estudio de razones financieras para asegurarse de que los activos se usan de manera productiva. Estos son ejemplos de cómo se pueden utilizar los controles financieros para reducir costos y hacer el mejor de los recursos disponibles. El control financiero incluye el Balance General de la Empresa que es aquel informe que muestra la imagen financiera de la empresa en un momento dado y que clasifica los activos, los pasivos y el capital de los accionistas.

Control, el nuevo enfoque.

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DE ADMINISTRACIÓN: Los administradores logran objetivos porque trabajan a través de otras personas. Para alcanzar objetivos departamentales, los administradores necesitan y dependen de los subordinados. Por consiguiente, es importante que los administradores se cercioren que los subordinados lo lleven a cabo mediante la supervisión directa y con evaluaciones de desempeño. El uso de controles presupuestales ha sido uno de los métodos de mayor uso y reconocimiento en el control administrativo, relaciona el control anticipado, el concurrente y el de retroalimentación, según donde se aplique. Existen muchos tipos de presupuestos, ejemplo:

Control, el nuevo enfoque.

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Presupuesto de ventas, producción, costos de producción, de efectivo, de gastos de producción y otros.

DE VENTAS: Los controles de ventas tienen como base el pronóstico de ventas. Para realizar un control de ventas se debe tomar en cuenta la fuerza de ventas, las razones geográficas atendidas, los vendedores responsables de esas zonas, el levantamiento de los pedidos, el total de ventas por día, por semana, por quincena, por mes, trimestrales, semestrales y anuales. Es importante en este control ver la tendencia de nuestras ventas, para que cuando observemos que sea a la baja, tomar la decisión en forma oportuna.

Control, el nuevo enfoque.

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GENERALES: Este tipo de control engloba a todas las demás áreas de la empresa como son: presupuestos de publicidad, de auditoría, de reclutamiento, de cargos indirectos, etc.

Control, el nuevo enfoque.

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DE NORMAS: En este tipo de control debemos de contemplar todas las normas que van a medir el desempeño real o esperado de la empresa, como son normas de servicio, normas de políticas, normas de evaluación, normas de costos, normas físicas, normas de capital, normas de ingreso, normas de productividad, normas de publicidad, normas de información, normas de programas, etcétera.

Control, el nuevo enfoque.

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