presentacion Teoría general de sistemas

Teoría General de Sistemas

ANÁLISIS SISTEMÁTICO ORGANIZACIONAL

ASO

MATERIA:

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS-TGS

PRESENTADO POR:

YESICA VIVIANA BEDOYA GONZÁLEZ

LUIS FABIÁN OYOLA CARDONA

ENTREGADO AL PROFESOR:

DIEGO LÓPEZ FRANCO

2014

Trabajo Final Página 1


Tabla de contenidoOBJETIVOS...............................................................................................................................3

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................4

ANÁLISIS SISTEMÁTICO ORGANIZACIONAL (ASO)........................................................5

1. Nombre de la organización, descripción de la actividad, ubicación y tiempo de funcionamiento.......................................................................................................................5

2. Organigrama..................................................................................................................6

3. Tipo de estructura organizativa...................................................................................7

4. Funciones primaria de la Organización como Sistema............................................8

5. Interacciones del sistema con sus subsistemas, con sistemas externos y con el ambiente...............................................................................................................................12

6. Políticas generales del trabajo..................................................................................14

7. Características del talento humano de la organización..........................................15

8. Visión de la organización en el corto, mediano y largo plazo y medios para lograrlo..................................................................................................................................15

9. Riesgos de la organización que puedan afectar su equilibrio...............................16

10. Identificar cual sería el estado ideal de la organización (Éxito)........................17

Ilustración 1: Tarjeta de presentación de la organización a analizar.................................5Ilustración 2: Organización Compra de oro y Joyería Beto.................................................5Ilustración 3: Ubicación Geográfica Centro de Manizales...................................................6Ilustración 4: Posible Organigrama de la Compra de oro y Joyería Beto..........................7Ilustración 5: Diferentes joyas y artículos que entran al sistema........................................9Ilustración 6: Otros bienes que entran al sistema en menor cantidad...............................9Ilustración 7: Entradas necesarias para realizar parte de los procesos que realiza el sistema......................................................................................................................................10Ilustración 8: Diagrama general del proceso de la organización......................................11Ilustración 9: Cuentas e inventarios se realizan en Libros Contables en la organización...................................................................................................................................................12Ilustración 10: Algunos de los subsistemas de la organización........................................14Ilustración 11: Objetos de colección, oro para inversionistas y vitrinas hacen parte del entorno del sistema.................................................................................................................14Ilustración 12: Entrada que genera pérdidas al sistema....................................................15Ilustración 13: Cambio repentino de los precios de los metales en el mercado.............16Ilustración 14: Software para manejar mejor las entradas y salidas................................17Ilustración 15: Análisis estadísticos a las variables del sistema.......................................17



OBJETIVOS Aplicar los conceptos adquiridos en el desarrollo de las actividades

planteadas en el salón de clases a lo largo del semestre, concerniente a la teoría general de sistemas y su relación con la carrera de Ingeniería de Sistemas y Computación.

Identificar todos los componentes de una organización como sistema, analizando cada una de sus funciones primarias como lo son entradas, procesos y salidas.

Identificar los posibles riesgos que posee la organización y plantear las posibles soluciones para evitar que este alcance un estado de entropía.

Plantear el rol que un Ingeniero de Sistemas y Computación, desempeñaría en esta organización para mejorar o integrar de una manera más eficiente partes de este sistema, acercándose así a un estado ideal o Éxito.



INTRODUCCIÓN

En la actualidad que se está viviendo hoy en día se observa como la tecnología avanza de una manera cada vez más rápida, ayudando a la humanidad a realizar descubrimientos que son de vital importancia en la solución de muchos problemas, mejorando su conocimiento, realizando labores que muchas veces son difíciles sin la ayuda de maquinas sistematizadas que dan una mayor precisión, por ello es que las organizaciones deben ser planteadas como sistemas abiertos en los cuales los cambios no sean una necesidad sino que formen parte del sistema para así de una manera holística pueda estar en armonía con el entorno y pueda servir de una manera eficiente a otros sistemas.

En el presente trabajo se presentan los análisis de una compra de metales preciosos ubicada en la ciudad de Manizales, después de una entrevista con uno de los empleados más antiguos. Por las características encontradas en esta, se presenta como un sistema abierto. No se encuentra un organigrama como tal en esta organización pero a pesar de ello se puede observar unos cargos bien definidos para el funcionamiento negentropico de esta.

También se muestra cuales son las entradas de esta, se plantea de forma general el proceso que se realiza, la relación con el entorno, algunas de sus fronteras y se mencionan algunas de sus salidas.

Al final del trabajo se plantea que podría aportar un Ingeniero de Sistemas a la Organización, para lograr la homeostasis dentro del sistema y se plantea cual sería un estado ideal para la organización.



ANÁLISIS SISTEMÁTICO ORGANIZACIONAL (ASO)

1. Nombre de la organización, descripción de la actividad, ubicación y tiempo de funcionamiento.

La razón social que se trabaja en el presente análisis, es la Compra de Oro y Joyería Beto, la cual se puede plantear como un subsistema de otras organizaciones para la cual desempeña su labor, pero se escogió trabajar sobre esta por lo tanto será el sistema a analizar.

Ilustración 1: Tarjeta de presentación de la organización a analizar

La persona que se contacto para obtener la información necesaria para desarrollar el trabajo, fue el administrador de la compra, el cual se encuentra en este puesto hace aproximadamente 15 años.

Esta organización tiene larga trayectoria en el centro de Manizales, posicionándose como una de las más importantes en el comercio de metales preciosos en forma de joya y en metales preciosos que adquieren un menor valor debido a su uso y por ello son llamados chatarra.

Ilustración 2: Organización Compra de oro y Joyería Beto



Ilustración 3: Ubicación Geográfica Centro de Manizales

La actividad que desempeña la organización es la compra y venta de metales preciosos como plata, oro, platino en forma de joyas, además de metales de menor valor como acero inoxidable y otras aleaciones con cobre y estaño y la trasformación de metales preciosos conocidos por sus clientes como chatarra entre los cuales se encuentran partes de cadenas que ya no cumplen su función o otras como partes de aretes que han quedado nonos y ya no sirven como joyas.

La organización empieza en la ciudad hace más de 18 años, como una organización aun más pequeña, en la cual solo se compraba oro en un pequeño local situado en un espacio reducido dentro de una compraventa, luego al pasar de los años fue necesario la introducción de más socios para convertirse ahora en una organización familiar.

2. Organigrama

Esta organización no cuenta con un organigrama definido, a pesar de llevar tantos años en la ciudad, por la infraestructura y cuestiones presupuestales sigue siendo una organización caracterizada como pequeña empresa. Pero si es evidente que se encuentran bien definidos los cargos que allí se manejan.

En el siguiente diagrama se muestra un posible organigrama general de las funciones que se desempeñan dentro de la organización:



Ilustración 4: Posible Organigrama de la Compra de oro y Joyería Beto

En el anterior organigrama se puede observar que aparte del administrador y los dueños de la organización se cuenta con otras dependencias que son de vital importancia para el buen desempeño de esta y a su vez para poder contar con una buena solvencia económica y mantenerse en homeostasis, este sistema requiere de otros subsistemas como son locales alternos en la misma ciudad y también ofrece otros bienes diferentes a su actividad principal que trabajando sinérgicamente con esta logran mantener este sistema en funcionamiento a pesar no contar todavía con una implementación significativa de la tecnología en sus instalaciones.

3. Tipo de estructura organizativaLa estructura organizacional de esta empresa se caracteriza por ser descentralizada, ya que la toma de decisiones no recae solo sobre un solo empleado o dependencia del sistema sino que todas influyen sobre la decisión final de adquirir cierta cantidad de material, si se guarda o si se vende, debido esto al precio de los metales preciosos, (sean joyas o chatarra) es muy fluctuante, varía todos los días dependiendo de la actividad de los mercados internacionales, el precio del dólar y la onza, si hay guerras o problemas políticos entre los países desarrollados, si hay una gran oferta o demanda de


Compra de oro y

joyeria Beto

Dueños

Contadores Abogados administrador

Compradores en pueblos

Local Principal

compradores,fundidores

Otras Dependencias

Bancos Otros Negocios

Administradores

Asesores comerciales


cada uno de los metales por separado. Muchos de los subsistemas pertenecientes a este sistema está encargado de tomar su parte en la decisión final, ya que cada uno maneja y conoce unos clientes que pueden cambiar de un momento a otro respecto a un negocio que se haya pactado. Sin el holismo que maneja esta organización no podría trabajar como sistema ya que, dejar muchas de las responsabilidades solo a una parte del sistema, entraría rápidamente en estrés y no tendría como responder a los cambios que se generan a diario.

4. Funciones primaria de la Organización como SistemaEntradas:

El sistema y sus subsistemas tienen como entradas:

Todo tipo de Joyas en forma de cadenas, aretes, adornos, imágenes, anillos, pulseras. En diferentes materiales: como lo son oro de rio, mina, 10Kilates, 14k,16k, Bucaramanga, 18k, 750(italiano), 24k; plata 925 o plata 1000; objetos de platino, acero inoxidable, entre otros.



Ilustración 5: Diferentes joyas y artículos que entran al sistema

Relojes y piedras preciosas entre las cuales encontramos esmeraldas, diamantes, piedras azules entre otras.

Ilustración 6: Otros bienes que entran al sistema en menor cantidad.

Para el proceso se encuentra como entradas: los diferentes ácidos para probar los materiales, lupas, cucharas de fundición, crisoles para los hornos, cobre para purificación y refinamiento de los metales, pinzas, todos los materiales de alta seguridad para el proceso de transformación de los metales ya que se genera gran cantidad de calor en las instalaciones, pipas de gas y oxigenes, entre otras.



Ilustración 7: Entradas necesarias para realizar parte de los procesos que realiza el sistema

Información de cada uno de los subsistemas sobre cantidades negociadas a diario, e información del precio de cada uno de los materiales que se genera a diario, proveniente de los mercados internacionales.

Información de la cantidad de dinero con la cual se dispone para negociar determinada cantidad de material o posponer su compra si es posible, préstamos y demás.

El dinero para poder suplir las necesidades de los clientes y que estos no tengan que recurrir a la competencia.

Información de préstamos de los trabajadores, negocios alternos, pago de trabajadores y todo tipo de cuentas que se deben pagar en la organización.

Procesos:

En el siguiente diagrama se puede observar como seria el proceso general de la organización en estudio, a pesar de que son innumerables las variables que se presentan en este sistema se opto por representar la actividad principal de este, como un ciclo ya que los demás procesos dependen de este y como se puede ver, una vez obtenido el dinero se procede a la compra de los metales, luego se realiza los diferentes procedimientos de la organización en varias etapas y luego son vendidos para obtener de nuevo el dinero para volver a empezar el ciclo.

A continuación se dará una breve descripción de varios procesos que son de gran importancia para que se pueda llevar a cabo el proceso general y pueda alcanzar la homeostasis en cada una de sus actividades diarias:



Puesto que una de las entradas más importantes es el dinero para poder comprar cada uno de los metales en un principio se realiza un balance económico general para saber cómo se encuentra la organización, para suplir las necesidades de los clientes y en ese momento se

Ilustración 8: Diagrama general del proceso de la organización.

analiza con los demás empleados si es posible proporcionar la cantidad suficiente para que los subsistemas puedan suplir las de los clientes de ellos, de esto se encarga el administrador y los dueños de la organización, si no se cuenta con la cantidad suficiente se recurre a los demás negocios que sirven de apoyo en la parte financiera y a entidades bancarias para pedir avances y poder contar con la capacidad suficiente. Luego de que esto está resuelto se procede a analizar los precios de los materiales para el día y se realizan las llamadas a la mayor cantidad de clientes o ellos llaman a pedir los diferentes precios del día según sus intereses particulares. Luego de que se tiene seguro los precios del día se abre la compra para que los asesores, compradores y vendedores atiendan a los clientes y se realicen las negociaciones que serán pactadas para el resto del día, ya que muchas solo son verbales en un comienzo y vienen a ser efectiva al final de este. Por otra parte el administrador también cumple con la función de clasificar el material para ser procesado y el que va a las vitrinas del local o pasara a otros locales para ser vendido como joyas.

Otro parte del proceso es la transformación de los metales que se consideran chatarra, oro de rio y de mina para ser convertidos en un oro con mayor valor agregado, que luego serán enviados a una comercializadora internacional de


Compra de oro y Joyería Beto

Entrada de dinero

Compra de

metales y otros

Bienes

Clasificacion de los

metales

Transformacion o

refinacion de los

metales

venta de metales


metales preciosos, que le darán uso para realizar nuevas joyas, dispositivos electrónicos, lingotes para bancos, mezclas con otros elementos para realizar tipos de procesos muy diferentes al de joyas.

Al final del día se realiza un balance económico muy rápido para dejarlo listo para el análisis del día siguiente, es de anotar que los inventarios de la organización y sus subsistemas se realizan mensualmente, pero todo se hace manual como se realizaba anteriormente por muchas de las empresas con un libro contable.

Ilustración 9: Cuentas e inventarios se realizan en Libros Contables en la organización

Salidas:

Las salidas que presenta el sistema es información de precios, productos, cierres de cantidades importantes de material; por otro lado se presenta como salida el dinero en efectivo o en cheques que se le entrega a los clientes después de vender sus metales, joyas, metales transformados, refinados y demás bienes que ofrece la organización.

5. Interacciones del sistema con sus subsistemas, con sistemas externos y con el ambiente

La interacción del sistema con los subsistemas, sistemas externos y con el ambiente es de gran importancia, la organización busca que en lo posible estos se manejen como un tipo de relación superflua, ya que por ser un sistema que se encuentra sujeto a cambios repentinos en su entorno o ambiente, sería un gran riesgo manejar relaciones de tipo simbiótico, ya que el sistema entraría en estrés fácilmente, llegando hasta tal punto que se alcanzaría la entropía de este.

Los sistemas externos que interactúan con este sistema son las comercializadoras internacionales que son las encargadas de dar los precios de los diferentes materiales y metales al sistema, además de proporcionar la mejor disposición de formas de pago para que el sistema se homeostático y pueda reaccionar frente a cambios imprevistos, si algún sistema externo de



estos falla el sistema está en la capacidad de continuar puesto que maneja relaciones con varios sistemas externos que cumplen la misma función, por otro lado los subsistemas con que cuenta esta organización están ideados de manera que aunque trabajen de manera sinérgica con el sistema son muy independientes de este y están en la capacidad de mantener la armonía activando o desactivando cambios dependiendo de la exigencia de las variables del sistema.

Una de las variables en las que la organización presta mayor atención es en la relación con el ambiente, ya que el entorno en el cual se desempeña este sistema es muy voluble, debido a que los precios de los metales varían drásticamente, generando un comercio con muchos alti-bajos en cuanto a las entradas y salidas que se generan día tras día. Cuando hay gran oferta en el entorno del sistema los precios caen drásticamente y las salidas principales del sistema deben ser disminuidas para no generar un desequilibrio en este y se activan varios de los subsistemas que contrarresten estás perdidas, en este caso se recurre a utilizar parte de los insumos en la manufactura de otros productos que luego pueden ser vendidos a unos mayores precios, recuperando la estabilidad de este.

Entre los subsistemas de la organización compra de otro Beto tenemos, los negocios para reparación de joyas, manufactura de joyas, los técnicos encargados de la transformación y refinamiento de los materiales preciosos, las compañías encargadas del transporte del material y otros bienes que se han ido adhiriendo al sistema como fórmula para lograr la adaptabilidad del sistema.

Ilustración 10: Algunos de los subsistemas de la organización.



En el entorno o ambiente se encuentra clientes de las comercializadoras internacionales, coleccionistas, negocios que compran para sus vitrinas, inversionistas y condiciones políticas y económicas entre países sobre todo los desarrollados.

Ilustración 11: Objetos de colección, oro para inversionistas y vitrinas hacen parte del entorno del sistema

6. Políticas generales del trabajo Entre las políticas generales que maneja la organización se busca generar la mayor confianza posible del cliente, debido a que existen muchas organizaciones similares que buscan conocer los elementos que el cliente desconoce sobre el sistema para sacar beneficio de ello y creando un ambiente de indecisión a la hora de realizar un negocio. La satisfacción del cliente es primordial a la hora de ofrecer un producto o la compra de este, por ello se le ofrece al cliente una serie de pautas para que este se guie, compare y decida libremente de que está realizando un buen negocio donde ambas partes están ganando. Por otra parte para generar un sistema descentralizado, todos los subsistemas y partes de este tienen conocimiento pleno del sistema y se trata que cada una de las personas que manejan cada elemento de estos tengan gran conocimiento de la organización y de las funciones y procesos que en este se llevan a cabo para poder manejar entre todos la toma de decisiones. Por otra parte como los trabajadores hacer parte esencial de la mantenibilidad y estabilidad del sistema y sus subsistemas la organización busca que estos se encuentren a gusto en su labor por ello se les facilitan horarios flexibles, además la posibilidad de plantear ideas sobre subsistemas alternos en los cuales ellos salgan beneficiados y se beneficie la organización.

Se manejan unos compromisos de confidencialidad de algunos procesos de trasformación de los materiales, insumos y formulas financieras para mantener la eficiencia y eficacia del sistema.



7. Características del talento humano de la organizaciónEl equipo humano esta concientizado de que cada una de las partes del sistema debe estar integrado, ya que gracias a esto la organización ha ido creciendo a lo largo de los años y se ha logrado mantener como una de las más influyentes en su entorno no solo a nivel de la ciudad sino en varios sectores del eje cafetero, por ello las relaciones dentro del equipo y sus funciones son respetadas por cada uno de ellos y todos ponen parte en compartir las ideas nuevas o ponen de manifiesto procesos más óptimos que se generan según nuevos cambios o conocimientos presentados por los clientes lográndose así una retroalimentación para la mejora de los procesos y una mayor adaptabilidad frente a los cambios.

Un ejemplo claro de esto es cuando se genera una perdida en alguno de los subsistemas de la organización por un material nuevo que hace parte de un engaño en el cual, la parte exterior de la joya tiene un metal de gran valor y por dentro esta relleno de una aleación o un material que es en un principio imperceptible por la organización, ya que nunca se había generado una entrada semejante. Luego de detectar la perdida ese elemento se encarga de informar a los demás subsistemas y sistemas externos para generar el conocimiento y buscar la solución para detectar la falla sin perdidas en una próxima ocasión.

Ilustración 12: Entrada que genera pérdidas al sistema

8. Visión de la organización en el corto, mediano y largo plazo y medios para lograrlo

La visión de la organización por el momento es lograr superar sin mayores contratiempos los nuevos cambios a los cuales está siendo sometida en los últimos años debido a las nuevas reglamentaciones impuestas por el gobierno en cuestión a las reformas tributarias y las leyes sobre la explotación minera, esto reduce notablemente la inyección de capital en el negocio, debido esto a los elevados precios de los metales y los impuestos desmesurados que propone la DIAN sin tener en cuenta que todos las organizaciones no son iguales y que con pocos productos de esta organización se manejan grandes cantidades de dinero y pocas ganancias.



A mediano plazo la organización tiene proyectado el crecimiento de negocios alternos a los metales pesados, los cuales se han venido proponiendo por las generaciones más jóvenes de los nuevos socios que han llegado a la organización y que hasta al momento han comenzado con muy buena acogida por parte de los clientes de la actual organización.

A largo plazo la organización espera que la implementación de las nuevas tecnologías y telecomunicaciones ayuden a mantenerse como una de las mejores logrando así la adaptabilidad y homeostasis del sistema, por eso ya varios de los subsistemas están empezando por implementar el uso de las redes sociales para ampliar sus fronteras y atraer nuevos clientes al sistema.

9. Riesgos de la organización que puedan afectar su equilibrioSon innumerables los riesgos que acompañan una organización y más cuando se trata de un entorno tan voluble como con el que se cuenta actualmente en el sistema, pero sin duda alguna uno de los riesgos potenciales que amenazan la homeostasis de este sistema es el cambio repentino de los precios en el mercado , ya que no se cuenta con una formula o con el personal capacitado que genere con toda certeza o con un margen de incertidumbre pequeño como variara el precio y en qué cantidad al día siguiente a diferencia de varios de los sistemas externos, además como el mundo entero se está enfrentando a la globalización de los mercados, estos precios se ven afectados por las diferencias políticas y económicas entre países y muchas veces estos acontecimientos no son predecibles ni por los mejores economistas con los que cuenta la organización.

Ilustración 13: Cambio repentino de los precios de los metales en el mercado

Otro riesgo que puede afectar la organización, es la no implementación de las nuevas tecnologías en un entorno que se ha venido modernizando a pasos agigantados, puesto que al sistema se le ha ido agregando otros subsistemas y por ende a aumentado la cantidad de información y productos que esta maneja, por lo tanto un libro contable es una herramienta poco practica y eficaz para manejar la organización en el mundo actual.



Ilustración 14: Software para manejar mejor las entradas y salidas

Uno de los riesgos que amenaza la negentropia del sistema es la imposición de las nuevas leyes impuestas por el gobierno, ya que son muchos los cambios que se han presentado debido a estas y algunos han sido difíciles de superar.

10. Identificar cual sería el estado ideal de la organización (Éxito)En un mundo tan modernizado como el que se presenta actualmente con las nuevas tecnologías y las telecomunicaciones, para cumplir con las condiciones de eficacia y eficiencia pactadas con el cliente se podría llegar a un estado ideal de la organización (éxito), integrando a las funciones primarias de la organización(entradas, procesos y salidas) componentes del sistema que recopilen toda la información existente no solo por días sino semanas, meses y años para identificar, analizar y sacar estadísticas tanto de los clientes, los precios y los contratiempos que se sufren en el sistema , también se podría implementar un sistema que analice los gustos de cada cliente y los clasifique para ser contactados según sus necesidades cuando el sistema posea las mejores opciones para ellos.

Ilustración 15: Análisis estadísticos a las variables del sistema

Debido a que esta organización trabaja con un libro contable y no con una tecnología que permita realizar inventarios con mayor rapidez y precisión, se alcanzaría también un estado ideal con un software que permita hacer análisis



mas concretos sobre el desempeño de la organización con respecto a todos sus componentes, buscando así obtener una optimización en los procesos, reducir costos y plantear nuevas estrategias.

Por último sería muy importante que la organización debido a su crecimiento contara con personal calificado para predecir con una mayor exactitud los cambios de los precios de los metales, para así obtener mayores ganancias y se generaran menos perdidas que las que se presentan actualmente, porque esta parte del proceso se realiza muy empíricamente.


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