PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN DEL DEL MÓDULOMÓDULO

MAPA Y MAPA Y CARACTERIZACIÓN CARACTERIZACIÓN

DE PROCESOSDE PROCESOS

Mejoramiso Ltda. Mejoramiso Ltda. Presentación Caracterización versión 9 Derechos Reservados Presentación Caracterización versión 9 Derechos Reservados

20112011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com

El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organizaciónorganización

a través del menú Sistema/Mapa de Procesos/Mapa de Procesosa través del menú Sistema/Mapa de Procesos/Mapa de Procesos

En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y

Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa. se va armando el mapa.

Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través

del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.proceso, vincular padre, caracterizar, etc.

En el menú se encuentran varias funcionalidades para el En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administradoradministrador

El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)es válido en Los macroprocesos (verdes)

Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores)

pertenecerán a esa clasificaciónpertenecerán a esa clasificación

A las actividades de los procesos en la caracterización se les A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción puede adicionar unos atributos a través de la opción

Actividades/EncabezadosActividades/Encabezados

En el contenido se define los valores de cada atributo en las En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividadesactividades

Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantallapantalla

Se puede obtener los maestros de documentos y registros

Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al

macroproceso Producción. macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogoEsto se realiza a través del Cuadro de diálogo

Los líderes de procesos pueden caracterizar ingresando al mapa Los líderes de procesos pueden caracterizar ingresando al mapa a través de su menú Usuarioa través de su menú Usuario

Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferiordel nivel inferior

Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)utilizamos el 3er ícono (gafas)

Obtenemos en forma de cuadros la información con la Obtenemos en forma de cuadros la información con la caracterización del procesocaracterización del proceso

Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar

información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. En la parte inferior de este cuadro aparecerán los indicadores

definidos en el módulo de Indicadores

En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstosrequisitos exigidos por éstos

Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos

exigimos

Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el

administrador en el Menú Mapa

Los recursos son los documentos y los registros asociados al proceso. A través del Botón Control Documento puede ver

detalles del documento y las disposiciones del Control documental. La lupa de la izquierda del documento es para

abrirlo. Los documentos se realizan en cualquier editor

Al ingresar por el botón Control documento de uno de ellos, usted accede a 5 pestañas con funcionalidades para controlarlo

La ruta vigente es donde se encuentra el documento y que es consultado por medio de la lupa en varios reportes que se verán

mas adelante

Los responsables del proceso con autoridades para el control del documento

Se distribuyen mensajes a través de correo electrónico con el fin de difundir los cambios del documento (nueva versión) o para

solicitar modificación a alguno. Estos mensajes y sus protagonistas quedan registrados. Otra alternativa para el flujo del documento es crear tarea con el botón inferior (ver Función

Actas y tareas)

La pestaña Modificaciones contempla la historia de cambios al documento

En el cuadro Recursos puede registrar en la parte inferior, las características de cada registro del proceso, entrando por el

botón Control de Registros

Se dispone de 3 pestañas. Los datos generales del registro incluyen el tiempo de retención y la disposición

La ubicación física o digital del registro, en la pestaña Ubicación

Los autorizados del proceso para trabajar con los registros

Con toda la información sobre la documentación que modifique en el cuadro Recursosde la Caracterización, podrá obtener los reportes maestros de Control documentos y Control De Registros actualizados y orientados por proceso; sin embargo es mas fácil Obtener estos maestros en el bloque de reportes documentales que abordaremos masadelante

Los demás usuarios (no administrador) podrán ingresar a consultar el mapa y la caracterización por medio del siguiente menú Usuario/Mapa de procesos/Mapa de procesos o preferiblemente acudir al bloque de reportes documentales. Entrar aquí es mas usado por los líderes de proceso que tambien estan autorizados a modificar la caracterización de sus procesos

A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa

Todos los reportes de este módulo están organizados en el Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Detallados incluyendo el de búsqueda de menú Informes/Detallados incluyendo el de búsqueda de

documentos por texto.documentos por texto.O los maestros de Documentos y Registros actualizados. Este O los maestros de Documentos y Registros actualizados. Este bloque de reportes documentales es suficiente para que los bloque de reportes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten referente a documentación usuarios corrientes consulten referente a documentación

Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que alli se consulta el proceso y sus Caracterización, ya que alli se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos características, promoviendo el enfoque de procesos

Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los

documentos asociados al Proceso, como documentos asociados al Proceso, como Procedimientos, formatos, manuales, etcProcedimientos, formatos, manuales, etc

Otro reporte útil para ver la información de los cambios Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufridodel documento y del flujo que ha sufrido

Puede seleccionar un proceso (producción). Aparecen Puede seleccionar un proceso (producción). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrirlos, ver la los documentos asociados, la lupa para abrirlos, ver la información de los cambios del documento y el flujo de información de los cambios del documento y el flujo de

distribucióndistribución

CUALQUIER INQUIETUD O SUGERENCIA FAVOR

CONTÁCTENOS A WWW.MEJORAMISO.COM

mejoramiso@mejoramiso.cominfo@mejoramiso.com

Medellín y Bogotá COLOMBIA

Derechos reservados – copyrigth 2011 Mejoramiso Ltda