PRESENTACIONES EXITOSAS Y COMO HABLAR EN PUBLICO

HERBERT UCIEL PATZAN CARRILLOMILZAR VINICIO CASTAÑON GARCIACARLOS FERNANDO MAYORGA MEJIACARLOS ADOLFO AREVALO QUATTRINIMYNOR ALEJANDRO NAJERA VASQUEZ

UNIVERSIDAD GALILEO

L.A.S.I.

31 de Octubre de 2007

DEFINICION

Una presentación es una descripción detallada de diferentes conceptos y alternativas que se dan a conocer a la audiencia o personas interesadas por parte del orador o expositor.

Hay diferentes pasos para llevar a cabo una buena presentación, en los que sobre sale la busqueda de la información que va a hablar, por medio de diferentes fuentes.

PASOS PARA LA ELABORACION

Recopilación de información: En este primer paso la persona que va a realizar su

exposición, que llamaremos el expositor, debe recopilar toda la información necesaria para llevar a cabo la presentación. Se supondrá que la investigación previa ya ha sido finalizada y que ya se cuenta con los resultados que se desea presentar.

No es recomendable empezar a preparar una presentación sin contar con estos resultados. Adicionalmente, el expositor deberá conocer muy bien cuál es el objetivo de su presentación con el fin de aclarar el mensaje que tendrá su exposición.

PASOS PARA LA ELABORACION

En esta etapa se debe conocer a priori cuál es el nivel de conocimiento que tiene el público al cual será dirigida la exposición. Esto con el objeto de hacer provechosa y entendible la exposición. Es necesario tomar en cuenta que si el nivel de conocimiento del auditorio es elevado el expositor deberá entonces evitar las explicaciones que resulten obvias.

En caso contrario, si la exposición pretende explicar temáticas que no son de dominio del público, la presentación deberá preferiblemente dedicar algunos minutos adicionales a la introducción del tema

PASOS PARA LA ELABORACION

En esta etapa también debe conocerse el número de personas que asistirán a la presentación: una exposición para un público de sólo 10 personas es completamente distinta a una destinada a 600 personas.

Asimismo, el expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para su exposición, y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivos de una presentación oral es el intercambio de conocimientos con el público, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.

PASOS PARA LA ELABORACION

Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran alrededor de 15 a 20 minutos y las preguntas de 5 a 10 minutos. En la defensa de una tesis, la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora se pueden prolongar comúnmente hasta las 2 horas.

PASOS PARA LA ELABORACION

PREPARACION DE DIAPOSITIVAS: Es necesario considerar que el número de

diapositivas a presentar en la exposición oral no debe ser ni muy grande ni muy pequeño. Demasiadas transparencias cansan y distraen al auditorio, en caso contrario si son muy pocas transparencias el público se aburre y no presta atención. Ambos errores indican que la presentación ha sido mal estructurada y conllevan a que el público no entienda la exposición. Una estimación típica es dedicar 1 a 2 minutos de la exposición por diapositiva.

PASOS PARA LA ELABORACION

Típicamente la exposición debe tener cuatro partes: introducción a la exposición, introducción al tema, parte principal y conclusiones.

Introducción a la exposición: esta parte consta de sólo dos diapositivas: i) título ii) estructura de la exposición.

En la primera diapositiva se debe poner el nombre de la exposición, el nombre del expositor, la fecha, el nombre de la universidad, facultad, departamento y/o instituto en donde el expositor ha realizado el trabajo que expone.

PASOS PARA LA ELABORACION

En la segunda diapositiva se debe enumerar a manera de índice los puntos que se tratarán en la exposición. El expositor en esta transparencia explicará muy brevemente cuáles serán los puntos que se presentarán.

Introducción al tema: en esta parte, de unas 2 a 3 transparencias, o bien el equivalente al 20-22% del número total de diapositicas, se planteará el problema, se explicará el estado del arte y se señalará cuál es la solución propuesta

PASOS PARA LA ELABORACION

Es muy bueno ilustrar esta parte de la exposición con diagramas de bloques. Por lo general, los detalles no son parte de la exposición debido a la falta de tiempo. Los interesados en los detalles pueden hacer preguntas al final de la exposición.

Parte principal: por ser ésta la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle un 60-70% del número total de las diapositivas. En esta parte se deben incluir los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos, y el significado de este trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio.

PASOS PARA LA ELABORACION

Conclusiones: esta parte consta de una sola diapositiva en la que se le repite al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de este trabajo. En esta repetición se asegura que el público reciba la idea principal que se ha deseado transmitir en la presentación. Adicionalmente, se pueden mencionar también las sugerencias para trabajos futuros.

PASOS PARA LA ELABORACION

En cuanto al uso de colores se debe considerar el alto contraste en los dibujos y en el texto. No es recomendable por ejemplo usar amarillo, anaranjado o celeste con fondo blanco; o bien azul o verde oscuro con fondo negro. Tampoco es recomendable usar líneas muy delgadas en los diagramas.

La animación de las transparencias en caso de hacer una presentación con medios computacionales (como PowerPoint con DataShow) debe considerarse con especial atención. Por regla general se puede usar la animación, mas no se debe abusar de ella.

PASOS PARA LA ELABORACION

La animación se debe usar cuando hace algún aporte a la transmisión o explicación de una idea. A manera de ejemplo, introducir textos animados en forma de espiral no aportan en este sentido, más bien distraen al público y lo hacen pensar más en la forma de la presentación que en su contenido. Por el contrario, introducir las partes de la transparencia en la medida que se vayan explicando, ayuda a la concentración del público.

No es recomendable diseñar una presentación en la que el expositor tenga que saltarse algunas transparencias o que tenga que retroceder a diapositivas anteriores. Estos saltos desordenan la presentación y distraen muchísimo al público.

PASOS PARA LA ELABORACION

Adicionalmente se pueden preparar lo que se llaman diapositivas de relleno, las que pueden servir para las preguntas si hay alguien del público interesado en profundizar sobre algún tema. También es posible utilizar estas diapositivas de relleno si es que ha sobrado algo de tiempo al final de la exposición y el expositor considere que profundizar sobre algún tema sería un aporte para la exposición.

PASOS PARA LA ELABORACION

LA RETORICA: La retórica por lo general se subestima en la

preparación de una exposición. Esta subestimación es un grave error porque muchas veces lo que se dice resulta ser más importante que lo que se muestra en las transparencias. Una presentación con mala retórica (independientemente de la calidad de las diapositivas y del trabajo a exponer) difícilmente logra transmitir el mensaje que debe recibir el público.

PASOS PARA LA ELABORACION

Es necesario en esta parte de la preparación, pensar muy bien qué se va a decir en cada parte de cada diapositiva. Por regla general no debe quedar ninguna parte de la transparencia sin mencionar. La secuencia como se explica cada parte de la transparencia también es importante, es necesario ensayar para determinar la secuencia correcta. Típicamente se empieza por los diagramas.

PASOS PARA LA ELABORACION

Se recomienda hacer pruebas de presentación ante colegas que puedan opinar sobre el contenido y la forma de la exposición.

PASOS PARA LA ELABORACION

CONOCIMIENTO DEL LUGAR DE LA EXPOSICION:

Es sumamente recomendable que el expositor conozca el lugar de la exposición con anterioridad. Esto le permitirá al expositor familiarizarse con el ambiente en el que tendrá que realizar su presentación. Dentro de esta familiarización se puede hacer un ensayo general tal como si fuera la presentación real. Así el expositor se dará cuenta si domina la escena.

PASOS PARA LA ELABORACION

Si esta prueba no se puede realizar es necesario que el expositor pruebe con anticipación el manejo del proyector, esto evita tener problemas durante la exposición. Un error típico en las presentaciones con computador es que éste no lee bien los diskettes, o que no tiene suficiente memoria para presentar las fotografías, o que no tiene suficientes puetos USB etc. Se recomienda probar el equipo con todas las diapositivas diseñadas con un día de anticipación.

PASOS PARA LA ELABORACION

Como nota final debe indicarse que si el expositor prepara su exposición siguiendo estos cuatro pasos, ganará una seguridad tan grande que podrá, en la gran mayoría de casos, contrarrestar significativamente el nerviosismo que impone una presentación en público.

ERRORES FRECUENTES

Teniendo en cuenta algunas de las condiciones necesarias es posible afirmar que su olvido o negación recae en errores, entre los cuales destacan los siguientes 5 errores (fatales) en los cuales el presentador jamás debe incurrir:

Poca claridad de los objetivos de una presentación. Esto puede llevar a que el público quede con una sensación de no saber cual era la idea a la que quería llegar el presentador con la exposición que ellos observaban. (No poseer un objetivo claro es una presentación sin bases)

ERRORES FRECUENTES

No lograr transmitir cuáles serán los beneficios para el público si adquieren dicho producto, por ejemplo si el presentador sólo se da vueltas en la descripción del producto y no logra transmitir las ventajas que se pueden obtener al adquirirlo. Por lo tanto, se debe evitar que el público se formule la siguiente pregunta: ¿y qué?.

ERRORES FRECUENTES

Confusa explicación, si el presentador no es claro en el tema y no sabe hilar cada idea es muy probable que al final el público no sepa como se llegó a dicho punto lo cual hará que la audiencia pierda la atención y que lamentablemente, al final, la exposición no logre su objetivo. (Ordenamiento de ideas)

Uso de lenguaje poco comprensivo en el cual abundan términos excesivamente técnicos acabarán dejando en un segundo plano la idea principal y por consiguiente es muy probable que el público pierda el hilo conductor al detenerse a tratar de comprender dichos conceptos.

ERRORES FRECUENTES

Una presentación demasiado larga provocará desconcentración y aburrimiento en el público lo cual una vez más es motivo para que la exposición no logre su objetivo. Es de vital importancia recordar que el tiempo promedio de atención es de 8 minutos aproximadamente, por lo que realizando una pausa, el tiempo óptimo de duración será de 15 minutos. (Normalmente las presentaciones tienen una duración de entre 20 y 40 minutos

TACTICAS

Tiene gran importancia la capacidad de persuasión que posea el presentador, la cual está por encima de miles de datos técnicos que este pueda manejar, ya que su objetivo principal es lograr que el público vaya desde el punto A al punto B que es donde finalmente pasará a la acción y la presentación ha logrado sus objetivos.

Otra táctica para llamar la atención es “ la defensa del público “, consiste en tener la capacidad de ponerse en el lugar del público, empalizar con ellos, ser capaz de ver como ellos ven las distintas necesidades y de esa forma poder entregarles las soluciones y, en el caso de estar publicitando un producto, llegar a convencerlos de que dicho objeto es la solución a sus problemas.

TACTICAS

Otra es centrarse en los verdaderos intereses del público si se quiere ser un buen presentador y realmente conseguir estar en “ la defensa del público “ es necesario hacerse preguntas como ¿De qué les servirá? o ¿Cuáles son las razones para tomar tal decisión?.

Con esto, el presentador hace uso de una gran ayuda, ya que estas preguntas permiten que no se aleje del objetivo, el cual es centrarse en el interés de los espectadores para poder facilitar la inserción o venta del producto.

TACTICAS

Existen frases directrices que ayudan a mantener la atención del público en el beneficio del producto o idea que se expone, ejemplo de ellas son:

todo esto es importante para ustedes porque. ¿Por qué les digo esto?....”(sirve para que razonen) ¿Qué significa esto para ustedes? (y luego explicar)

TACTICAS

Entre otras, estas frases son usadas por el presentador a modo de apoyo para reafirmar los beneficios con las propias respuestas a estas preguntas y asi también mantener la atención del público durante la exposición.

Otro detalle importante, reiterando el ejemplo anterior, es el de no confundir hacia quien va dirigida una exposición, porque, por ejemplo, a un inversionista le importa más el qué tan grande puede llegar a ser su mercado antes de cuál es el precio de oferta de ese producto en ese momento, lo cual por el contrario, sí interesa más al consumidor.

LLUVIA DE IDEAS

También llamado “Brainstorming” es un método utilizado en la creación de la presentación. Este consiste en que un individuo (parte de un grupo o de forma solitaria) presente un tema, la idea principal de la presentación a desarrollar.

A continuación, los otros miembros de grupo (o él mismo) anotarán todos los conceptos e ideas relacionados con el tema principal, surgiendo de esta manera puntos que de otra forma quedarían rezagados. El objetivo de esta técnica es crear una presentación de fácil comprensión, entregando todo el conocimiento necesario de manera simple y concreta.

LLUVIA DE IDEAS

El concepto que posibilita una lluvia de información o también llamado “brainstorming” logra analizar todas las ideas posibles, Para agrupar estas ideas al iniciar el desarrollo de una presentación es necesario conocer los siguientes puntos:

entorno físico donde se va a llevar a cabo la presentación. Esta variable ayudará a determinar si es una o más personas las que exponen, el tiempo que tienen cada uno para presentar la idea, los elementos y materiales que tienen para hacer la presentación y las ventajas que presenta el producto.

ENTORNO FISICO

A donde se quiere llevar el público, el objetivo de todo.

El nivel y tipo de público al que la presentación es dirigida.

El interés personal del publico y que esperan de lo que le pueden ofrecer.

LLUVIA DE IDEAS

Los parámetros externos: fuera de lo que el presentador y el público puedan afectar en el mensaje, estos parámetro pueden producir cambios en la estructura de la presentación dependiendo del objetivo, el cual puede ser, por ejemplo, el de convencer (y para ello hay que investigar en el contexto externo del tema presentado).

ESTRUCTURAS LOGICAS

No es necesario acatar y utilizar cada uno de los puntos que se nombrarán a continuación, puesto que lo recomendad es elegir uno o dos. Su fin es ayudar en la estructura de la exposición, a fin de mejorarla para facilitar la entrega del mensaje.

Estos puntos, llamados también estructuras lógicas, ayudan a realizar una presentación ideal, transparente y convincente. Existen 16 tipos de estructuras lógicas:

Hacer una secuencia con ideas similares con orden intercambiable, siempre logrando que sus partes estén relacionas entre si.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Al realizar una presentación en forma modular se tiene la ventaje de olvidar el orden de las ideas, pues se puede saltar de una diapositiva a otra sin perder la el orden de la idea principal.

Si el tema tiene un órden cronológico, se debe recordar sus inicios (el principio) para luego exponer el desarrollo y el fin, en caso de poseer uno, o en su ausencia un posible futuro a base del analisis de los datos entregados. Este punto ayuda a comprender el desarrollo del tema tratado, y expone su evolución temporal.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Planificar las ideas según su ubicación física y geográfica: muchas empresas tiene plantas en diferentes lugares, y tomando en cuenta este punto se logrará exponer sobre los información relevante para el área en que se encuentran los puntos estratégicos de la planta y sus sucursales.

Tratar de organizar las ideas mediante una analogía o metáfora física, para así tratar de darle forma a la exposición y adaptarla a una idea general. Por ejemplo, es posible comparar la empresa a un edificio, relacionando los distintos elementos de esta edificación con las distintas áreas dentro de la empresa.

ESTRUCTURAS LOGICAS

La presentación puede estar organizada alrededor de posibles problemas, los cuales deben ser respondidos con sus soluciones mas efectivas y rápidas. Cuando se presenta de esa forma hay que poner más énfasis a la solución puesto que eso es lo que busca el público y será lo más recordado.

Una presentación puede ser expuesta organizándola alrededor de una o más situaciones y las acciones que deberían ser emprendidas para darle solución a cada una de esas situaciones. Exponer de forma que los problemas tengan caminos a la solución explicando su evolución.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Organizar la presentación enfocándola a nuevas oportunidades de negocios en el mercado que posee dicha empresa. Explicar como las va a manejar y aprovechar para de esas oportunidades hacer surgir más. Se enfoca en centrar el interés del público en las respuestas que tendrá la empresa ante nuevos cambios.

Se puede organizar una presentación alrededor de un concepto, como por ejemplo la tecnología, las cuales ofrecen múltiples posibilidades de extraer nuevos puntos de análisis.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Realizar la presentación alrededor de las características del servicio o producto, y demostrar los beneficios que este proporcionan al público presente.

Cuando las presentaciones están dirigidas a explicar casos o experiencias ya pasadas hay que explicar como la empresa supero los obstáculos y pudo darle solución satisfaciendo así al cliente. Tienen que explicar su comienzo, desenlace, experiencias en el camino y como dieron salida a su experiencia.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Cuando la empresa quiere exponer un tema el cual es cuestionado por analistas externos diciendo falacias sobre alguna situación, la empresa puede exponer los argumentos negativos para demostrar luego que se tratan sólo de falacias. Para ello se analiza la afirmación negativa demostrando lo contrario (si así lo es).

Otra forma de exponer es comparando la empresa con su competencia de esta manera la empresa puede demostrar su superioridad, diferencia y porque sus productos o servicios son mejores.

ESTRUCTURAS LOGICAS

La utilización de una matriz, ósea un diagrama en forma de casilla, puede ayudar cuando el tema presentado es muy complejo. De esta forma se puede hacer más didáctica y entendible la exposición y el público puede seguir y recordar lo dicho durante la presentación.

Cuando se trata de exponer un tema a un público no familiarizado con ellos se puede usar el sistema de pistas paralelas en donde dos series paralelas de ideas relacionadas entre sí ayudan al oyente a entender la idea principal.

ESTRUCTURAS LOGICAS

Muchas dudas pueden quedar en una presentación, por lo cual cabe la posibilidad de formular posibles preguntas que podría hacer el público, y responder a ellas antes de que sean cuestionadas, detal forma que no queden interrogantes sin responder.

Y por ultimo esta la posibilidad de hacer una presentación numérica en donde se enumeran una serie de ideas, hechos o argumentos con alguna relación, para luego darle respuesta a ella.

CAPTAR LA ATENCION

Dado que al inicio de una presentación, la atención del público está ocupada en todo menos en aquello que va a escuchar, la exposición no puede comenzar de inmediato y a toda velocidad describiendo detalladamente el producto, servicio o tecnología que ofrece la empresa, ya que el auditorio no podrá seguirla.

CAPTAR LA ATENCION

Antes al contrario, es preciso que el presentador capte la atención del público mediante una breve afirmación que le ayudará a iniciar su tarea de manera coloquial y cómoda. Son siete los métodos de inicio clásicos para dar comienzo a una presentación:

PREGUNTA DIRIGIDA AL PUBLICO DATOS DE COMIENZO RETROSPECTIVA/PROSPECTIVA ANÉCDOTA CITA

CAPTAR LA ATENCION

AFORISMO ANOLOGIA

GRACIAS