PRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOC
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PRESENTACIÓNPRESENTACIÓNSOFTWARE MAPADOCSOFTWARE MAPADOC
MAPA, MAPA, CARACTERIZACIÓN DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y CONTROL PROCESOS Y CONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTAL
Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados Presentación Caracterización versión 1 Derechos Reservados
20112011www.mejoramiso.comwww.mejoramiso.com
El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la El administrador puede diseñar el mapa de procesos de la organizaciónorganización
a través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesosa través del menú Mapeo y Caracterización/Mapa de Procesos
En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a En el Editor Visual de Procesos (VEP), aparece el panel de control a la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y la izquierda, las figuras identifican macroprocesos, procesos y
Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha Subprocesos. Desplazando el mouse sobre la figura hacia la derecha se va armando el mapa. se va armando el mapa.
Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede Las figuras aparecen Sin Nombre por lo que desde allí puede activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través activar el cuadro de diálogo para dar nombre a la figura a través
del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de del primer ícono y aplicar otras funcionalidades como tipo de proceso, vincular padre, caracterizar, etc.proceso, vincular padre, caracterizar, etc.
En el menú se encuentran varias funcionalidades para el En el menú se encuentran varias funcionalidades para el administradoradministrador
El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo El tipo de proceso es para agrupar o clasificar los procesos y sólo es válido en Los macroprocesos (verdes)es válido en Los macroprocesos (verdes)
Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena Por ejemplo al macroproceso Compras se le clasifica como Cadena de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores) de Valor y por Consiguiente sus hijos (niveles inferiores)
pertenecerán a esa clasificaciónpertenecerán a esa clasificación
A las actividades de los procesos en la caracterización se les A las actividades de los procesos en la caracterización se les puede adicionar unos atributos a través de la opción puede adicionar unos atributos a través de la opción
Actividades/EncabezadosActividades/Encabezados
En el contenido se define los valores de cada atributo en las En el contenido se define los valores de cada atributo en las actividadesactividades
Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en Se puede imprimir el mapa tipo texto o gráfico tal cual se ve en pantallapantalla
Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel Los procesos o subprocesos se pueden asociar a un nivel superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al superior, por ejemplo el Proceso Troquelado pertenece al
macroproceso Producción. macroproceso Producción. Esto se realiza a través del Cuadro de diálogoEsto se realiza a través del Cuadro de diálogo
Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras Los macroprocesos y procesos con archivador, agrupan a figuras del nivel inferiordel nivel inferior
Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y Para caracterizar un proceso, activamos el cuadro de diálogo y utilizamos el 3er ícono (gafas)utilizamos el 3er ícono (gafas)
Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la Obtenemos a través del Addor en forma de cuadros la información con la caracterización del proceso información con la caracterización del proceso
Se puede agrandar cada uno de los cuadros. Por ejemplo el de Información básica. Se puede allí registrar información del alcance, requisitos legales, normativos, etc. El Addor puede habilitar la caracterización para el Líder del
proceso, seleccionando el proceso correspondiente y luego al líder. En este caso, el líder puede también Caracterizar el
proceso si es la voluntad de la organización
En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y En Salidas se relacionan los productos del proceso, sus clientes y requisitos exigidos por éstosrequisitos exigidos por éstos
Las entradas representan los insumos a transformar en el proceso, los proveedores que los suministran y los requisitos que a estos
exigimos
Las actividades que transforman los insumos en productos junto con los responsables de cada una y los atributos que definió el
administrador en el Menú Mapa
Los recursos de Información, agrupan los documentos y los registros asociados al proceso. Estos documentos y registros aparecen aquí automáticamente al utilizar la funcionalidad de
Flujo documental que se mostrará mas adelante
A los demás usuarios (No administrador) aparece este menú al ingresar al mapa. Pero no vale la pena entrar por acá a consultar, a excepción de los lideres de procesos que pueden caracterizar sus procesos
Flujo para el Control Documental: (funcionalidad Flujo para el Control Documental: (funcionalidad complementaria al Mapa de procesos y complementaria al Mapa de procesos y
Caracterización)Caracterización)Los usuarios con la responsabilidad de “Administra Los usuarios con la responsabilidad de “Administra
Flujo Documental” son prácticamente intermediarios Flujo Documental” son prácticamente intermediarios para crear, actualizar, ordenar la revisión y para crear, actualizar, ordenar la revisión y
aprobación, además de Distribuir documentos.aprobación, además de Distribuir documentos.En la opción Crear/Actualizar documentos…….En la opción Crear/Actualizar documentos…….
En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite En la opción Crear/Actualizar documentos……. Permite crear y modificar los datos básicos de un documento crear y modificar los datos básicos de un documento
asociado a un procesoasociado a un proceso
En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del En la opción Revisar Documentos se ordena la revisión del documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad documento escogiendo la-s persona-s con responsabilidad
de Revisar . La lupa es para consultar el documentode Revisar . La lupa es para consultar el documento
En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación En la opción Aprobar Documentos se ordena la aprobación del documento escogiendo la-s persona-s con del documento escogiendo la-s persona-s con
responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el responsabilidad de Aprobar. La lupa es para consultar el documentodocumento
El responsable del Flujo puede modificar el documento y El responsable del Flujo puede modificar el documento y adjuntarlo a la notificación para el Aprobadoradjuntarlo a la notificación para el Aprobador
Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben Los eventuales Revisores y Aprobadores notificados reciben mail y pendiente por el software.mail y pendiente por el software.
Ejemplo del pendiente que recibe un aprobador notificadoEjemplo del pendiente que recibe un aprobador notificado
Al activar el pendiente, el aprobador puede ver el documento a aprobar por la lupa,puede modificarlo y subirlo, registra comentarios
Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe Al revisar o aprobar, el Responsable del flujo recibe notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo notificación por email y por Pendiente. Ejemplo de lo que recibe el responsable del flujo luego de que un que recibe el responsable del flujo luego de que un
usuario Apruebeusuario Apruebe
Al activar el pendiente….
Por opción Crear/Actualizar, si el documento esta en estados: Elaborando/Revisado/ Aprobado, se utiliza la opción señalada al final de esta pantalla para colocar en Vigente el documento y ponerlo a disposición por las lupas de los informes
Al activar la opcion de Distribución……
Selecciona el documento a distribuir a Través de sus listas de distribución(solo documentos Vigentes)
Cada integrante deLa lista recibe mail ypendiente
El receptor al activar el Pendiente puede ver el Documento por la lupa
Todos los reportes de este módulo están organizados en el Todos los reportes de este módulo están organizados en el menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes menú Informes/Caracterización. Este bloque de reportes
documentales es suficiente para que los usuarios corrientes documentales es suficiente para que los usuarios corrientes consulten todo lo referente a documentación consulten todo lo referente a documentación
Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Tal vez el reporte mas utilizado es el de Ver la Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus Caracterización, ya que allí se consulta el proceso y sus características, promoviendo el enfoque de procesos características, promoviendo el enfoque de procesos
Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad Pero lo interesante de ese reporte es la posibilidad para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los para los usuarios, de abrir a través de la lupa, los documentos asociados vigentes al Proceso, como documentos asociados vigentes al Proceso, como
Procedimientos, formatos, manuales, etcProcedimientos, formatos, manuales, etc
En el Maestro de Documentos, también se puede ver el En el Maestro de Documentos, también se puede ver el documento vigente por la lupa documento vigente por la lupa
Otro reporte útil para ver la información de los cambios Otro reporte útil para ver la información de los cambios del documento y del flujo que ha sufridodel documento y del flujo que ha sufrido
Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los Puede seleccionar un proceso (Compras). Aparecen los documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes, documentos asociados, la lupa para abrir los vigentes,
además de iconos para ver la información de los cambios del además de iconos para ver la información de los cambios del documento y el flujo de distribucióndocumento y el flujo de distribución
El Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formasEl Mapa de Procesos se puede consultar de 2 formas
En cuanto a su estructura jerárquica
En forma de red para las interacciones
Se puede consultar documentos por textoSe puede consultar documentos por texto
Busca en el titulo y en la descripción los documentos que tengan el texto ingresado. Se puede consultar por la lupa el documento vigente
Se puede consultar la trazabilidad de un documentoSe puede consultar la trazabilidad de un documento
Se puede consultar por días los pendientes atrasados Se puede consultar por días los pendientes atrasados de documentaciónde documentación
Puede consultar el documento obsoleto después de Puede consultar el documento obsoleto después de actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo) actualizar. (Solo el Addor y el responsable del Flujo)
Se cuenta con las Disposiciones del Control de Se cuenta con las Disposiciones del Control de RegistrosRegistros
Por Menú Mapeo y Caracterización/Control de RegistrosPor Menú Mapeo y Caracterización/Control de Registros
Se puede crear o modificar datos de un RegistroSe puede crear o modificar datos de un Registro
Contiene los datos mas importantes para controlar los Contiene los datos mas importantes para controlar los registrosregistros
Los 2 últimos reportes son sobre registrosLos 2 últimos reportes son sobre registros
El Maestro de RegistrosEl Maestro de Registros
Información mas Detallada de los registrosInformación mas Detallada de los registros
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