PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

Rosario, mayo 2009

Aplicación como herramienta de control de gestión

CONTEXTO DE ANÁLISIS

Necesidades

Múltiples

RecursosEscasos

CostoInput

BeneficioOutput

Aumento de la complejidad

Aumento de la descentralización

Mayor necesidad de control formal



MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

SISTEMAS

TENER MEJOR INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

ESTRATEGIA


IncertidumbresEstratégicas

Variables críticasde éxito

Riesgos a Evitar

Valores Fundamentales

ESTRATEGIASistemas de Creencias Sistemas

de controldiagnóstico

Sistemas de límites

Sistemas de Control Interactivo

Estr

uctu

ra

Intr

od

ucció

nsis

tem

as d

e c

on

trol

Cic

lod

e v

ida

SISTEMAS DE CONTROL DIRECTIVO

crecimiento

especializaciónfuncional

unidadesde negocio

informal matricial

madurezstart-up

controles internos

presupuestos y sistemas de control de diagnóstico

sistemas de límites de conducta

sistemas de creencias

sistemas de límites estratégicos

sistemas de control interactivos

PRESUPUESTO: DEFINICIÓN

• Es uno de los pasos finales del proceso de planificación estratégica

• Implica pronosticar pero además tomar decisiones con el objetivo de influir sobre los resultados

• Abarca todas las actividades y áreas de la empresa asignándoles una partida presupuestaria

• Capta las consecuencias financieras de los programas generales y especiales de acción

El presupuesto es la expresión en términos monetarios de los planes de acción que una empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de un período de tiempo, en general 1 año.

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

• Obtención de información operativa para el planeamiento estratégico

• Comunicación de objetivos de alta dirección

• Culminar el proceso de planeamiento: cuantificar planes para un período de tiempo determinado

• Facilitar el proceso de comunicación y coordinación entre departamentos y áreas de la empresa

• Permitir la asignación de recursos

• Formación y desarrollo a través del aprendizaje que implica su elaboración

• Medir resultados y calcular desvíos, evaluar performance y promover incentivos

OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

• Planeamiento vs. Motivación (ej. Ventas vs. Presupuesto de Tesorería)

• Planeamiento vs. Control (énfasis en desvíos negativos)

• Motivación vs. Evaluación (nivel actividad, variables no controlables)

Gerencia:

Planea.

Organiza.

Integra.

Dirige.

Controla.

Gerencia:

Planea.

Organiza.

Integra.

Dirige.

Controla.

DIAGNOSTICO INTERNOFORTALEZAS Y BEBILIDADES

DIAGNOSTICO INTERNOFORTALEZAS Y BEBILIDADES

DIAGNOSTICO EXTERNOOPORTUNIDADES Y

AMENAZAS

DIAGNOSTICO EXTERNOOPORTUNIDADES Y

AMENAZAS

VENTAS

COMPRAS

OPERACIÓN

PERSONAL

FINANZAS

INVERSION

ECONOMIA

POLITICO

JURIDICO

TECNOLOGICO

DEMOGRAFICO

CULTURAL

ECOLOGIA

PROCESO PRESUPUESTARIO

Definiciones:•Centralización/ descentralización•Período de presupuestación•Criterios de evaluación•Análisis de desviaciones•Precios de transferencia

CICLO PRESUPUESTARIO

Revisión y coordinación

Negociación

Planes,programas de acción

y presupuestos

Presupuesto Aprobado

Definición de directrices generales

Seguimiento y evaluación

Coordinador de presupuesto

Pre

sup

uest

o d

e

op

era

cion

es

TIPOS DE PRESUPUESTO

Presupuesto de Ventas

Presupuesto de Tesorería

Presupuesto de

Producción

Presupuesto General

EERRCash FlowBalance

Presupuesto de Insumos

Presupuesto de Mano de

Obra

Presupuesto de Gtos.

Fijos

Presupuesto de

Inversiones

Presupuesto Comercial,

Adm y RRHH

Pla

nific

aci

ón e

stra

tég

ica

Presupuesto de ventas

Volumen Histórico y estudios de mercado

Competencia

Capacidad de

Producción

PublicidadPromoción

Distribución

Mix de productos

Margen de contribución

Política de precios

Previsiónde ventas

•Técnicas cualitativas

•Series temporales

•Modelos causales

Presupuesto Comercial

Además de la previsión de ventas en unidades el presupuesto comercial incluye:

• Precio• Descuentos y Bonificaciones• Publicidad y Promoción• Distribución• Fuerza de ventas: Plantilla, remuneración,

comisiones, gastos fijos.• Gastos propios del departamento

Presupuesto de producción

• Varía según tipo de empresa

– Servicios: capacidad

– Comercial: necesidades de compras

– Fabril: necesidades de producción


• Plan de producción y nivel de stocks: con el objetivo de maximizar el uso de la capacidad de planta y mano de obra contratada

• Presupuesto de Materias Primas: en conjunto con departamento de compras se estiman precios y consumos.

• Presupuesto de Mano de Obra: personal, turnos, jornales.

• Presupuesto de gastos de fabricación: fijos y variables.

Stock Inicial – Ventas + Producción Stock Final

Stock Inicial – Ventas + Producción Stock Final

Fijación de estándares


Cálculo de estándares Un estándar es una estimación de lo que debería ocurrir bajo un

conjunto de supuestos, que incluyen tanto hipótesis sobre variables del entorno como predicciones de las acciones que va a tomar la empresa.

Equivale al concepto de presupuesto solo que, en general, este concepto se utiliza asociado a cantidades globales.

Asociaremos el concepto de costo estándar a unidades de producto como el costo medio que el que incurriremos en condiciones normales, al fabricar una unidad de producto.

COSTO FUTURO

Obtención de estándares:Materia Prima y Mano de obra directa

DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES

Capacidad práctica, mermasRegistros históricos

Estudios de demanda, tiemposElimina ineficiencias

Estándar difícil pero alcanzableNO teorizar ni perpetuar ineficiencias



CANTIDADESMateria prima: consumos por unidad, mermasMano de obra: estudios de tiempos y movimientos

PRECIOSMateria prima: Depto. Compras, datos históricos y previsiones futuras (inflación)Mano de obra: Depto. RRHH, datos históricos y previsiones futuras

DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES

Capacidad práctica, mermasRegistros históricos

Estudios de demanda, tiemposElimina ineficiencias

Obtención de estándares:Materia Prima y Mano de obra directa


FIJOS

PRESUPUESTO ANUAL

Seguros, Alquileres, Contratos de Mantenimiento

Gastos fijos

Medida nivel de actividad

Obtención de estándares: tasa $/uGastos generales de fabricación

Tasa de absorción de GFF

Presupuesto Económico

Estado de resultados proyectado

Presupuesto de ventasPresupuesto de costos variables

InsumosMano de obra

Contribución MarginalPresupuesto de costos fijosUtilidad final antes de impuestos

Presupuesto de inversiones

Implican una evaluación previa a largo plazo por métodos específicos: TIR, VAN

• Lanzamiento de nuevos productos

• Cambios en la capacidad de producción

• Renovación de Equipamiento

• Cambios de tecnología

• Ampliación de la superficie edificada

Presupuesto Financiero

• Refleja las previsiones de cobros y pagos derivados de las distintas actividades contempladas en los diferentes presupuestos

• Presupuesto Económico – + dimensión del tiempo

– +/- Ajustes

Es el último filtro por el que pasa todo el proceso de planificación presupuestaria: un

presupuesto económicamente factible puede llegar a ser financieramente inviable

Presupuesto Financiero

• Indica con anticipación los excedentes o faltantes de fondos, como consecuencia de las proyecciones efectuadas.

• Permite una utilización más eficiente de las disponibilidades al aplicarlas para nuevas inversiones.

• Detecta cuando es conveniente recurrir a la obtención de préstamos y cuando sería factible su devolución.

• Se constituye en la herramienta más idónea para el control permanente de la posición de efectivo.

• Sirve de sólido fundamento para la obtención de créditos.

PRESUPUESTO: REFORMULACIÓN

Análisis de Sensibilidad•Objetivo: determinar el impacto de una variación en

alguno de los principales supuestos. •Permite determinar cuáles son las variables críticas

Análisis de punto de equilibrio•Determinación del valor de la(s) variable(s) que hacen

el resultado = 0

Escenarios•Determinación de combinaciones de variables y su efecto sobre el presupuesto económico financiero.

Ventaja de la modelización

VENTAJAS DE LA PRESUPUESTACIÓN

• Permite fijar objetivos de eficacia

• Facilita el trabajo coordinado de los diferentes servicios

• Permite anticipar los resultados

• Facilita mayor motivación de los responsables

• Simplifica y coordina el proceso de asignación de recursos

• Facilita el control a posteriori de la gestión y el desempeño real en curso, al centrarse en los desvíos significativos

DIFICULTADES

• La fijación de estándares no siempre puede hacerse de manera exacta. Puede haber actividades difícilmente previsibles y cuantificables.

• La formación del personal debe ser más cualificada.

• Falta de respaldo por parte de la dirección

• Comportamientos disfuncionales:

– Negociar metas fácilmente cumplibles– Pedir más recursos de los necesarios– Gastar las partidas presupuestadas– Sustituir el sentido común por los presupuestos

• Relación con el sistema de incentivos

Control presupuestario

Análisis de desviaciones de Costos Estándar

Análisis de desviaciones de Beneficios

CONDICIONES PREVIAS

• Claridad organizacional sobre la importancia del presupuesto

• Existencia de soportes de contabilidad que permitan controlar los resultados de la forma en la que fueron presupuestados

• Asignar los resultados obtenidos a los centros de responsabilidad

• Interpretar la información obtenida dentro del marco general del conocimiento del negocio, con sentido común y prudencia. Distinguir entre desviaciones de objetivos y errores de presupuestación

AGENDA

• Análisis de desviaciones de Costos Estándar– Caso Broadside Boat Builders, Inc.

• Análisis de desviaciones de Beneficios– Un ejemplo númerico

ESTANDARES, REALIDAD Y DESVIOS

Estándares Realidad Desviaciones

Presupuestos

Costos estándar

Registros contables

Costos reales

Presupuestarios

De Costos

Análisis ex ante Análisis ex post

Un correcto análisis de desviaciones depende de la corrección de la regla general (el presupuesto) y del conjunto de normas utilizadas (los estándares).

La deficiencia en la elaboración del presupuesto de los estándares, quita efectividad o imposibilita el análisis de desviaciones.

Caso Broadside Boat Builder, Inc

Caso: Broadside Boat Builders, Inc. Números

Unidades reales 430

Total

Consumo $/u Total Consumo real $/u std Total Consumo $/u Total

MP Plancha 51.600 0,40 20.640 54.000 0,40 21.600 54.000 0,39 21.060

-960 540 -420

MP Mezcla 17.200 0,75 12.900 19.000 0,75 14.250 19.000 0,76 14.440

-1.350 -190 -1.540

MOD Mezcla 215 4,00 860 210 4,00 840 210 4,10 861

20 -21 -1

MOD Modelaje 430 4,00 1.720 480 4,00 1.920 480 4,00 1.920

-200 - -200

Costos Indirectos 1.321 1.400 79

Variación de Eficiencia + Variación de Precio = Variación

total

Estandar Estandar Flexible Real

Presupuesto de ventas 450 Consumo $/u Estandar

MP Plancha 120 0,40 48,00 MP Mezcla 40 0,75 30,00 MOD Mezcla 0,50 4,00 2,00 MOD Modelaje 1,00 4,00 4,00 Costos Indirectos 3,00

430Unidades reales

MATERIA PRIMA Estándar Real GASTOS DE FAB. VARIABLES Estándar Real

Consumo de MP Estándar Estándar Real Consumo de GFV Estándar Estándar Real

Precio de la MP Estándar Real Real Precio de GFV Estándar Real Real

MANO DE OBRA Estándar Real GASTOS FIJOS Presupuesto Absorvidos Real

Consumo de MOD Estándar Estándar Real Unidades de prod. totales Estándar Real Real

Precio de la MOD Estándar Real Real Tasa de absorción de GF Estándar Estándar Real

ANÁLISIS DE DESVIACIONES: Esquema

Variación de eficiencia

Variación de Precio





Variación de Presupuesto

Variación de Volumen

INTERPRETACIÓN

• Problemas de estándar en la fijación o en las circunstancias actuales.

• Desviaciones en precio: gestión del depto. de Compras

• Desviaciones en cantidad : gestión del depto. de Producción

• Analizar diferencias en sentido inverso: calidad

MATERIA PRIMA Estándar Real

Consumo de MP Estándar Estándar Real

Precio de la MP Estándar Real Real

MANO DE OBRA Estándar Real

Consumo de MOD Estándar Estándar Real

Precio de la MOD Estándar Real Real





• Problemas de estándar en la fijación o en las circunstancias actuales.

• Desviaciones en precio: gestión del depto. de RRHH

• Desviaciones en cantidad : gestión del depto. de Producción

• Analizar diferencias en sentido inverso: capacitación, experiencia

INTERPRETACIÓN

• Problemas con el estándar: tener en cuenta que estos son los más difíciles de controlar

• El análisis no es tan lineal• La interpretación se dificulta porque

suelen ser partidas variables sólo por escalones

GASTOS DE FAB. VARIABLES Estándar Real

Consumo de GFV Estándar Estándar Real

Precio de GFV Estándar Real Real

GASTOS FIJOS Presupuesto Absorvidos Real

Unidades de prod. totales Estándar Real Real

Tasa de absorción de GF Estándar Estándar Real



Variación de Presupuesto

Variación de Volumen

• El resultado de un centro de gasto discrecional se considera satisfactorio si los gastos reales son similares a los presupuestados

• Puede haber desviaciones favorables que en realidad sean desfavorables para la empresa (mantenimiento, amortizaciones)

Análisis de desviaciones de Beneficios

OBJETIVOS

Controlar los resultados de la gestión y su alineamiento con los planes de la empresa

Verificar el cumplimiento y exactitud de los estándares

Analizar las causas de los incumplimientos

Asignar responsabilidades por los incumplimientos, distinguiendo:Variables Controlables (ej: costos operativos)Variables No Controlables (ej: costos comprometidos)

Retroalimentar planes y estándares futuros. Para ello debe ser OPORTUNO

ETAPAS DEL ANÁLISIS

Etapas del análisis

de desviaciones

Cálculo: localizar la diferencia

Interpretación: determinar la causa

Responsabilización: atribuir responsabilidad

Ejemplo

Ingresos= -40.700Costos y gastos= 44.400 Desvío total = 3.700

PRESUPUESTO Tradicional Premium CortoPrecio 300,00$ 450,00$ 180,00$ Costos Variables 280,00 280,00 120,00$ Contribución Marginal 20,00$ 170,00$ 60,00$

Presupuesto de ventas 8000 1500 500 10000Mercado 200.000,00 Market Share 5,0%

Ventas 2.400.000,00$ 675.000,00$ 90.000,00$ 3.165.000,00$ Costos variables 2.240.000,00$ 420.000,00$ 60.000,00$ 2.720.000,00$ Contribución Marginal 160.000,00$ 255.000,00$ 30.000,00$ 445.000,00$

Gastos Comerciales y de Adm 180.000,00$ Resultado proyectado 265.000,00$

REAL Tradicional Premium CortoPrecio 315 430 190Costos Variables 290 275 130Contribución Marginal 25 155 60

Ventas 7300 1600 720 9620Mercado 229.047,62 Market Share 4,2%



PROBLEMA: el resultadopresupuestado está relacionado con un nivel de actividad y con una composición de ventas diferentes a los del resultado real

SOLUCION: aislar del análisis al nivel de actividad y la composición de lasVentas: flexibilizar el presupuesto con el nivel de actividad ymix real

Ejemplo: Presupuesto FlexiblePRESUPUESTO FLEXIBLE Tradicional Premium CortoPrecio 300 450 180Costos Variables 280 280 120Contribución Marginal 20 170 60

Ventas 7300 1600 720 9620Mercado 229047,619Market Share 4,2%



Refleja el resultado que se hubiera obtenido con la actividad real y el mix real, si el resto de los supuestos se hubieran mantenido dentro del nivel presupuestado.

ANÁLISIS DE DESVIACIONES Presupuesto Flexible Real

Resultado 265.000,00$ 281.200,00$ 268.700,00$

16.200

Desvío por nivel de actividad

-12.500Desvío de

precios costos y gastos

3,700

Ejemplo: Presupuesto Revisado

• Las variaciones en el nivel de actividad pueden deberse a variaciones en el volumen de ventas o en el mix de ventas

• Revisamos el presupuesto al volumen de ventas manteniendo el mix previsto

PRESUPUESTO REVISADO Tradicional Premium CortoPrecio 300,00$ 450,00$ 180,00$ Costos Variables 280,00$ 280,00$ 120,00$ Contribución Marginal 20,00$ 170,00$ 60,00$

Ventas 7696 1443 481 9620Mercado 200416,6667Market Share 4,8%



Presupuesto Revisado FlexibleAct. Real Act. Y mix real

Resultado 265.000,00$ 248.090,00$ 281.200,00$

-16.910Desvío por

volumen

33.110Desvío por

mix

16,200


Ejemplo: Variaciones del volumen de ventas

Cuando el volumen de ventas presenta desviaciones, puede deberse a :

1. que el tamaño del mercado haya cambiado

2. que el market share de la empresa haya cambiado

Volumen Mercado Real – Volumen Mercado Estimado) * Market Share Estimado * CMg. Promedio Estimada

(Market Share Real – Market Share Estimado) * Volumen Mercado Real * CMg. Promedio Estimada

229.047,62 - 200.000,00 * 5,0% * 44,5 = 64.630,95

4,2% - 5,0% * 229.047,62 * 44,5 = -81.540,95

-16.910Desvío total por cambios en el volumen de ventas

Ejemplo: Variación en el Mix

• El desvío originado en cambios del mix de ventas puede abrirse a nivel de producto para obtener el impacto de cada uno

Presupuesto Revisado FlexibleAct. Real Act. Y mix real

Resultado 265.000,00$ 248.090,00$ 281.200,00$

-16.910Desvío por

volumen

33.110Desvío por

mix

Unidades Unidades Desviacíon Variación en el mix de ventas Revisado Flexible-Real Diferencia C.Mg prevista en el mixTradicional 7696 7300 -396 20 -7.920,00 Premium 1443 1600 157 170 26.690,00 Corto 481 720 239 60 14.340,00

33.110,00

Ejemplo: Variaciones de Precio, Costos, Gastos

Flexible Real VariaciónVentas 3.039.600 3.124.300 84.700,00 Precio Precio Unidades

Impacto por producto Flexible-Previsto Real Direfencia Flexible-RealTradicional 300,00$ 315,00$ 15,00$ 7300 109.500,00$ Premium 450,00$ 430,00$ -20,00$ 1600 -32.000,00$ Corto 180,00$ 190,00$ 10,00$ 720 7.200,00$

84.700,00$

PRECIO

• Para calcular el impacto por cambio en el precio de ventas comparamos las ventas del presupuesto flexible con las reales, recordando que las primeras están calculadas con los precios previstos pero el mix y volumen de ventas reales.

• Este desvío puede abrirse luego a nivel producto.

Ejemplo: Variaciones de Precio, Costos, Gastos

Flexible Real VariaciónC.Variables 2.578.400 2.650.600 -72.200

COSTOS VARIABLES

• Para calcular el impacto por cambio en los costos variables comparamos los costos del presupuesto flexible con los reales, recordando que los primeros están calculadas con de acuerdo a lo previsto

• Si se tienen los datos de costos estándares se aplica aquí el análisis de variaciones que permite dividir este desvío en dos_– Precio de los factores

– Eficiencia

• Este desvío puede abrirse luego a nivel producto.

C.u. C.u. UnidadesImpacto por producto Flexible-Previsto Real Diferencia Flexible-RealTradicional 280,00$ 290,00$ -10,00$ 7300 -73.000,00$ Premium 280,00$ 275,00$ 5,00$ 1600 8.000,00$ Corto 120,00$ 130,00$ -10,00$ 720 -7.200,00$

-72.200,00$

Ejemplo: Resumen de variaciones

3,700

Desvío total

16,200 -12,500


Desvío por Precios, costos, gastos

64.630

Tamaño de mdo

Market Share

.81540 -7.920 26.690 14.340

Trad. Prem. Corto

109,500-32.000 7.200

Trad. Prem. Corto

-73.000 8.000 -7.200

Trad. Prem. Corto

Desvío por Precio Factores

Desvío de eficiencia

-16.910

Desvío por cambios en el volumen de ventas

Desvío por cambio del mix de ventas

-33.110

Desvío por cambio del precio

84,700 -72.200

Desvío por C. variables

-25.000

Desvío por C. Fijos

Análisis de desviaciones: Esquema

PrevistasPrevistaPrevistosPrevistos

Presupuesto RealRealesReal

RealesReales

Prevista Real

Previsto Real

Previstos Reales

UnidadesMixPreciosC.Variables

C. Mg

Resultado

Costos Fijos

Desviación total

RealesReal

PrevistosPrevistos

Flexible

Flexible

Flexible

Previstos

RealesPrevistaPrevistosPrevistos

Revisado

Revisada

Revisado

Previstos

Desvío en el nivel de actividad Desvío en precios-costos variables

Desvío en el volumen Desvío en el mix

Desvío en costos fijos

MS

Mercado

CONCLUSIONES

• La técnica de análisis de variaciones identifica dónde surge la desviación pero nada dice del porqué de la misma.

• El análisis no determina si una desviación es significativa .

• Por más pequeñas que sean deben analizarse

• El análisis de desvíos contiene únicamente los hechos recogidos por la información contable.

• Si una desviación es significativa pero no controlable (ej.: inflación inesperada), no tiene sentido analizarla

• Como todo método de control de gestión basado en datos financieros contables, puede provocar “miopía” de corto plazo

• Las cifras orientan pero no deben considerare en forma absoluta

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