Presupuesto y Tipos de Presupuesto

download Presupuesto y Tipos de Presupuesto

of 9

Transcript of Presupuesto y Tipos de Presupuesto

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    1/9

    PRESUPUESTO Y TIPOS DE PRESUPUESTO

    PRESUPUESTO:

    "Computo anticipado de costos de obras y rentas"

    "Plan maestro detallado y cuantificado que muestra cmo sern adquiridos y

    usados los recursos de una empresa con el objeto de lograr xito en sus

    operaciones."

    "Plan Financiero que expresa los compromisos estratgicos y las acciones

    operativas que se llevarn a cabo dentro de la organizacin. Se caracteriza por ser

    bastante detallado y porque establece normas para la ejecucin de las acciones y

    porque sirve de base para alcanzar una mayor productividad."

    "Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipacin

    algunos resultados considerados bsicos por el jefe de la empresa"

    Clasificacin de los presupuestos:

    Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar los

    presupuestos. El orden de prioridades que s de a ellos depende de las

    necesidades del usuario.

    Rgidos, estticos, fijos o asignados:

    Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado

    este, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que

    suceden realmente. De esta manera se estar efectuando un control anticipado,

    dejando de lado el concepto de comportamiento econmico, cultural, poltico

    demogrfico o jurdico de la regin en donde acta la empresa. Esta forma de

    control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el

    Sector pblico.

    Flexibles o variables:

    Los presupuestos sern flexibles o variables si se elaboran para diferentes niveles

    de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan encualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cmo

    debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o

    de produccin.

    Tienen amplia aplicacin actualmente en el campo de la presupuestacin de

    gastos ya sean administrativos o de ventas y en la presupuestacin de los costos.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    2/9

    TIPOS DE PRESUPUESTOS

    Indirectos de fabricacin en empresas fabriles.

    A corto plazo:

    Los presupuestos sern a corto plazo si la planificacin se hace para cumplir el

    ciclo de operaciones de un ao. Este sistema generalmente se adapta ms a

    nuestra economa la cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolables

    En el nivel de precios.

    A largo plazo:

    En este campo podramos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado y

    las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipogeneralmente en lo referente a la adquisicin de activos fijos y en forma ocasional

    cuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida

    como "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se detalla ampliamente el primer ao

    y se presentan datos generales para los aos restantes. En otros trminos, con

    este sistema se trata de hacer una planeacin a largo plazo y luego detallar y

    cuantificar todas las actividades del primer ao. Una vez que se cumpla el primer

    ao ser necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias,

    adicionar un nuevo ao a ese plan, formular planes detallados para el ao dos y

    cuantificados por medio del presupuesto.

    Presupuestos del Sector Pblico:

    Los presupuestos sern del sector pblico si en ellos se trata de verter la

    cuantificacin de los programas de organismos y entidades oficiales.

    Cuando se hizo su aparicin en Colombia se limitaba al clculo de una serie de

    cifras sin fijacin de objetivos definitivos ni resultados. El nfasis recaa en los

    "elementos y servicios y no en los objetivos que podra alcanzar la direccin de la

    entidad"

    Esta forma de clculo de ingresos y gastos pblicos se us durante varios aos,

    dando surgimiento a lo que ms tarde se denomin presupuesto tradicional.

    Presupuesto del Sector Privado:

    Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen como "Presupuestos

    empresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    3/9

    Presupuesto en Base Cero:

    Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han surgido los

    presupuestos base cero. Conforme a esta tcnica, cada presupuesto se construye

    sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estar

    plenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidadesde gobierno, han utilizado los presupuestos en base cero.

    Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio, analticamente,

    estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignacin de

    recursos en lo referente a los costos indirectos"

    "Proceso mediante el cual la administracin, al ejecutar el presupuesto anual,

    toma la decisin de asignar los recursos destinados a reas indirectas de la

    empresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre

    que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido".

    "El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todas

    las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes".

    De estas definiciones se puede deducir que la filosofa del sistema es sencilla; se

    trata de fijar objetivos para cada nuevo perodo, presentar alternativas para

    alcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios.

    Control del Presupuesto de Ventas:

    El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona informacin bsica para

    el control de las ventas, los costos de distribucin y otras partidas relacionada los

    componentes del plan de ventas deben desarrollarse en funcin de las

    responsabilidades administrativas delegadas ya sobre esta base podra lograrse

    un control eficaz. El control en la funcin de ventas debe considerarse como una

    actividad general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por ventas, los

    gastos de publicidad y promocin y los dems gastos de distribucin. Un control

    efectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y promocin se

    miren como nico problema en lugar de dos problemas distintos.

    El control en la funcin ventas, se logra a travs de varias etapas de la actividadadministrativa.

    Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir:

    Nmero de visitas a los clientes por perodo o por vendedor.

    Cantidad de nuevos clientes a obtener.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    4/9

    Importe de los gastos de ventas directos de cada vendedor.

    Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta con el importe de

    las ventas.

    Cantidad media de los pedidos solicitados.

    Nmero de pedidos a obtener por visitas hechas en una regin o territorio

    especfico.

    Cuotas de ventas por vendedor, por perodos y su importe monetario.

    Un control efectivo de la funcin distribucin necesita tambin informes

    peridicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.

    Qu es el Pronstico de Ventas?

    La planificacin y el pronstico de ventas, son trminos que a menudo se

    confunden. Aunque relacionados entre s, tienen propsitos claramente definidos.

    Un pronostico no es un plan, sino ms bien una declaracin y/o apreciacin

    cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin o materia en

    particular.

    Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa. Un

    pronstico debe verse solo como uno de los insumos en el desarrollo del plan deventas. La administracin de una compaa puede tal vez aceptar, modificar o

    rechazar el pronstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones de

    la administracin, las cuales se basan en el pronstico, en otros insumos y en los

    juicios de la administracin sobre conceptos relacionados, tales como el volumen

    de las ventas, precios, esfuerzos de ventas, produccin y financiamiento.

    Un pronstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la administracin

    ha tomado en consideracin su propio juicio, las estrategias planificadas, los

    recursos comprometidos, y el acuerdo de la administracin de emprender

    acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticacin de lasventas, por otra parte, es una funcin tcnica del personal de "Staff".

    Es importante hacer una distincin entre l pronostico de ventas y el plan de

    ventas, principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personal

    tcnico interno tome decisiones y exprese los juicios fundamentales de la

    administracin, implcitos en todo plan de ventas.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    5/9

    An ms, es difcil de cuantificar la influencia de los actos de la administracin

    sobre los potenciales de ventas, para los efectos de pronosticacin de las futuras

    ventas. Por lo tanto, los elementos experiencia y juicio de la administracin debe

    moldear el plan de ventas. Otra razn para identificar al pronostico de las ventas

    slo como uno de los pasos en la planificacin de las mismas es que los

    pronsticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararse

    antes de cualquier decisin o plan de la administracin en terrenos tales como:

    ampliacin de la planta, cambios de precios, programas promocionales,

    programacin de la produccin, expansin o contraccin de las actividades de

    mercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciacin entre el pronstico

    y la planificacin, fue resaltada por un autor como sigue:

    "Cuando el lder de una organizacin manifiesta que le gustara tener un

    pronstico, lo que a menudo quiere decir es que desea un plan. Desea hacer que

    algo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente dentro de su

    organizacin."

    Presupuesto de Produccin?

    El trmino se relaciona con ese proceso de transformacin de un objeto de trabajo

    en producto terminado. Como presupuesto hace referencia:

    La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planeadas dejando un

    margen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no previstas y al

    costo de esa produccin haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cif

    que sern indispensables para costear esa produccin.

    Aunque ambos son temas de presupuestacin, enfocaremos en primer lugar la

    determinacin de esa cantidad a producir. En el clculo intervienen tres variables:

    - las ventas esperadas segn el pronstico de ventas - el inventario final esperado

    el cual se fija teniendo en cuenta principalmente las polticas de inventario

    (decisin de gerencia o de produccin)

    - el inventario inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar el

    proceso presupuestario

    Control del Presupuesto de Produccin:

    Como se plante inicialmente el presupuesto de produccin sirve de base para

    planificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el efectivo, las

    adiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricacin.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    6/9

    Un sistema de control adecuado es esencial para efectuar control sobre los

    costos, la calidad del producto y las cantidades producidas. Los principales

    aspectos relacionados con el control de la produccin, segn algunos autores son:

    Control de materiales.

    - anlisis de procesos de elaboracin

    - preparacin de las rutas de produccin

    - programacin de la produccin

    - despacho de la produccin

    Vigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo.

    Un esquema sencillo del control de la produccin podra incluir:

    Se da por entendido que no slo se deben verificar los resultados reales frente a lo

    programado sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados para

    aprovechar las experiencias en perodos futuros.

    Adems de los controles diarios y semanales de produccin y los niveles de

    inventarios de productos terminados, debe comunicarse la situacin de estos dos

    conceptos en el informe mensual en que los resultados reales se comparan con

    los planes y normas.

    Presupuesto de Compras?

    Implica determinar el nmero de unidades que se debe adquirir para hacer frente

    al consumo, de manera que haya una produccin normal y para tener una

    cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos

    por almacenaje ni riesgos por prdida o deterioro.

    En las empresas manufactureras seran muchos los elementos que se incluiran

    en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que

    van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos,

    suministros de fbrica y repuestos. Aqu se habla de compra de aquellas materias

    primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es

    identificable con el mismo. Si hay variacin de precios, se debe contemplar esta

    posibilidad y presentarla en el presupuesto.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    7/9

    Presupuesto de compra de materiales:

    Un presupuesto de compras especfica tanto las unidades a comprar como el valor

    presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida.

    Su importancia es fundamental porque sirve:

    Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un perodo.

    Para determinar las necesidades de efectivo.

    Para tener una visin ms clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias

    primas en el mercado y para prever las fechas de adquisicin en las pocas de

    menor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe:

    Formular polticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidades

    de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima.

    Presupuesto de Flujo de efectivo

    El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situacin

    de efectivo. Los cobros y los pagos reales sern algo diferentes de los previstos

    en el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado de:

    - Una variacin en los factores que afectan el efectivo.

    - Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones.

    - Falta de control del efectivo.

    Es imprescindible que la direccin est plenamente informada de la probable

    situacin de efectivo con tanta anticipacin como sea posible. Suministrando una

    planificacin adecuada, el control continuado de la situacin de efectivo debe

    basarse en trminos generales en este procedimiento: hacer una adecuada y

    continua evaluacin de la situacin de efectivo tanto presente como probable.

    Este procedimiento incluye la evaluacin y comunicacin peridicas, digamos

    mensualmente, de la situacin real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla a

    una nueva proyeccin de la probable corriente de efectivo futura que tome

    considerando que las condiciones presupuestadas son afectadas por

    acontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuesto

    original efectivo.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    8/9

    El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al da de la

    situacin de efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a travs de un

    programa general de presupuestos se debe incluir:

    - La proyeccin sistemtica de las corrientes de efectivo tanto a corto como a largo

    plazo.

    - La proyeccin mensual de la situacin de efectivo.

    - La evaluacin diaria de la situacin de efectivo.

    Presupuesto Financiero o de Finanzas:

    Las Finanzas: Permiten el anlisis global o por partes del sistema y sirven de

    fundamento a la eleccin de las mejores alternativas para tomar la decisin

    definitiva.

    El Presupuesto financiero incluye el clculo de partidas y/o rubros que inciden

    fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o

    tesorera y el de capital, tambin conocido como erogaciones capitalizables.

    Presupuesto de tesorera:

    Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y

    valores de fcil realizacin. Tambin recibe el nombre de presupuesto de caja o

    movimiento de fondos porque en l se trata de hacer una posible previsin de los

    recursos que entraran a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta deactivos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicacin

    que se piense darles.

    Se formula por perodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque

    mediante l se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y la

    forma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administracin a

    seguir sanas polticas de financiacin.

    Presupuesto de erogaciones capitalizables:

    Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr ms o menos elimporte de las construcciones de nuevos edificios, ampliacin de departamentos

    productivos. Sirve como medio de evaluacin de las posibles alternativas de

    inversin as como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su

    disponibilidad en el tiempo.

  • 8/14/2019 Presupuesto y Tipos de Presupuesto

    9/9

    Una vez terminadas las obras ser necesario comparar las estimaciones con sus

    valores reales. Los altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan

    en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversiones

    que se proyectan inicialmente a un ao con pocos miles de pesos, pueden salir

    con costos de millones de pesos en poco tiempo. Entonces se debe ser cuidadoso

    al presupuestarlos y emplear mtodos adecuados para su correcta evaluacin.

    Presupuesto de Operacin:

    Incluyen la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al

    cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de

    prdidas y ganancias proyectadas. Entre stos podramos incluir:

    - Ventas.

    - Produccin.

    - Compras.

    - Uso de Materiales.

    - Mano de Obra y

    - Gastos Operacionales.

    Presupuesto de gastos de operacin:

    La informacin final que sirve como complemento al plan de utilidades es el

    presupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como gastos de

    administracin, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventas

    deben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizo

    alusin al tratar de planificar las ventas y debido a su consideracin especial se

    presentaron en esa parte. Los denominados gastos administrativos incluyen toda

    una serie de erogaciones que sin ser produccin ni distribucin son esenciales

    para el buen funcionamiento de la empresa.

    Debido a que la mayora de los gastos administrativos son fijos persiste la

    inclinacin a no controlarlos a excepcin de los sueldos de ciertos funcionarios

    que en muchos casos los fija el consejo de administracin; los dems tienen una

    "influencia bastante significativa" de las polticas y decisiones de la gerencia.